Quick Start Aan de slag met Basispoort voor mijnklas.nl gebruikers
Bent u al aangesloten op Basispoort? Ga meteen naar bladzijde 9
Bedoeld voor ICT-coördinatoren, gebruikers van methodesoftware basisonderwijs Noordhoff Uitgevers of AmbraSoft. Versie 1.0
2
Inhoud Inleidend: Wat is Basispoort? .................................................................................................................. 4 Eén inlog: toegang tot al uw online software ................................................................................. 4 Basispoort is kosteloos .................................................................................................................... 4 Methodesoftware en AmbraSoft School in Basispoort ................................................................... 4 De digibordsoftware Dr. Digi zal niet op Basispoort worden aangesloten. U kunt op Dr. Digi zowel nu, als na de aansluiting van Noordhoff Uitgevers op Basispoort, op de voor u bekende wijze blijven inloggen via www.drdigi.nl. ................................................................................................................ 4 In deze handleiding ............................................................................................................................. 4 Basispoort in gebruik nemen................................................................................................................... 5 Stap 1: Voorbereiding en voorwaarden .............................................................................................. 5 Stap 2: Basispoort inrichten ................................................................................................................ 6 Belangrijke veranderingen voor mijnklas.nl ............................................................................................ 6 Inloggen voor gebruikers mijnklas.nl .................................................................................................. 6 Inloggen via slimme snelkoppeling of ................................................................................................. 8 Beheer in mijnklas.nl wordt aangepast ............................................................................................... 9 Geen beheerlasten meer mijnklas.nl – Edexml importeren ............................................................... 9 Wijzigingen in uw LAS en doorvoeren in mijnklas.nl........................................................................... 9 De matchtool ..................................................................................................................................... 11 Mismatches oplossen in mijnklas.nl met matchtool ......................................................................... 11 Nieuwe gebruiker in LAS ............................................................................................................... 13 Bestaande gebruiker gewijzigd in LAS ........................................................................................... 13 Het logboek op termijn… ............................................................................................................... 14 Hulp en Support .................................................................................................................................... 15 Netwerkbedrijf .................................................................................................................................. 15 Basispoort .......................................................................................................................................... 15 mijnklas.nl en AmbraSoft .................................................................................................................. 15
3
Inleidend: Wat is Basispoort? Basispoort is een initiatief van Alberts Onderwijs, Heutink, KG & Rolf, Malmberg, Noordhoff Uitgevers, Reinders Oisterwijk, ThiemeMeulenhoff en Uitgeverij Zwijsen. Doel van deze samenwerking is om het gebruik van online educatief materiaal voor leerkrachten en leerlingen in het Primair Onderwijs (PO) gemakkelijker te maken. Door het bieden van één simpele uniforme inlogprocedure voor al het digitale lesmateriaal (als vervanger voor een veelheid aan verschillende inlogmethodieken) minder voorbereiding en een lagere beheerlast voor de school.
Eén inlog: toegang tot al uw online software Basispoort is een Single Sign-On-oplossing voor alle methodesoftware van de aangesloten uitgeverijen. Door in te loggen op Basispoort beschikt u direct over alle methodesoftware waar uw school licenties voor heeft aangeschaft. U hoeft dus niet meer per methode en uitgeverij met aparte gebruikersaccounts in te loggen, maar u heeft met één account per leerling of leerkracht direct via Basispoort toegang tot al uw methode-afhankelijke en - in het geval van AmbraSoft - methodeonafhankelijke software. Tevens neemt Basispoort u werk uit handen bij het beheren van gebruikersgegevens. In Basispoort authenticeert leerkrachten en leerlingen op centraal niveau. Autorisatie van toegang blijft, weliswaar geautomatiseerd via Basispoort, plaatsvinden in het domein van de uitgeverij.
Basispoort is kosteloos Alle basisscholen kunnen vanaf schooljaar 2013-2014 kosteloos gebruikmaken van de Singe Sign Onoplossing (SSO). Om software van een uitgeverij te gebruiken dient de school over een licentie van de software te beschikken.
Methodesoftware en AmbraSoft School in Basispoort De methodesoftware van basisonderwijs Noordhoff Uitgevers en AmbraSoft zijn inmiddels aangesloten op Basispoort. De software van Noordhoff Uitgevers en AmbraSoft, samen ondergebracht in het platform mijnklas.nl, is nu dus ook toegankelijk via de centrale inlog van Basispoort. De digibordsoftware Dr. Digi zal niet op Basispoort worden aangesloten. U kunt op Dr. Digi zowel nu, als na de aansluiting van Noordhoff Uitgevers op Basispoort, op de voor u bekende wijze blijven inloggen via www.drdigi.nl.
In deze handleiding Deze handleiding beschrijft kort hoe u als mijnklas.nl-gebruiker Basispoort in kunt inrichten en de mijnklas.nl-omgeving klaar kunt zetten voor gebruik. Daarnaast worden de belangrijkste veranderingen ten opzichte van de huidige situatie beschreven.
4
Basispoort in gebruik nemen Om de aansluiting van onze scholen zo succesvol mogelijk te laten verlopen heeft Noordhoff er voor gekozen om scholen gefaseerd aan te sluiten. Nu is uw school aan de beurt. De impact die de aansluiting voor u heeft, wordt voornamelijk bepaald of u aangesloten bent bij één van onderstaande netwerkbedrijven:
Heutink ICT QL-ICT Reinders ICT Skool Automatisering Station to Station
Als één van bovenstaande bedrijven uw netwerkbeheerder is, zult u nauwelijks iets van de aansluiting merken. In de meeste gevallen bent u namelijk na het inloggen op het netwerk van de school automatisch ook ingelogd in Basispoort. U ziet dan vrijwel niets terug van de Basispoortomgeving, waarover hieronder gesproken wordt. Ga voor de resterende stappen naar bladzijde 9. In deze resterende stappen kunt u voorkomen dat voortgang en resultaten verloren gaan. Aansluiting voor de overige netwerkbedrijven Is uw school niet aangesloten bij één van deze netwerkbedrijven, dan dient u een aantal stappen te volgen om weer met mijnklas.nl te kunnen werken. Maakt uw school al gebruik van Basispoort voor andere (methode-)software van andere educatieve uitgeverijen, ga dan naar bladzijde 5. Als u Basispoort nog niet in gebruik heeft genomen, dient u onderstaande stappen uit te voeren. Deze stappen helpen u om Basispoort in te richten en klaar te zetten voor gebruik door uw leerlingen en leerkrachten.
Stap 1: Voorbereiding en voorwaarden
Let op: Zorg ervoor dat u uw leerlingadministratiesysteem (LAS) op orde heeft en bijgewerkte gegevens bevat van groepen, leerlingen en leerkrachten. U heeft eerder een e-mail ontvangen van Basispoort, hierin zit een activatielink om uw Basispoort-account te activeren. Na het aanklikken van deze activatielink kunt u inloggegevens aanmaken voor Basispoort. Zorg ervoor dat uw leerlingadministratiesysteem de koppeling met Basispoort toestaat.
5
Stap 2: Basispoort inrichten Basispoort heeft een snelstart-handleiding ontwikkeld om Basispoort in te richten. Hierin worden alle belangrijke handelingen (van inloggen tot het downloaden van de juiste snelkoppelingen) beschreven. U dient deze handleiding zorgvuldig door te lopen: Verkorte handleiding Basispoort http://info.basispoort.nl/Portals/76/PUBMOD/413/snelstarthandleiding.pdf Als de link niet werkt, kijk dan voor een actuele versie van de pdf op: http://help.basispoort.nl
Belangrijke veranderingen voor mijnklas.nl Inloggen voor gebruikers mijnklas.nl Inloggen via Basispoort Zoals ook beschreven staat in de handleiding van Basispoort (p. 3) loggen leerlingen en leerkrachten in via een Basispoort-snelkoppeling. In de handleiding is te lezen hoe u deze snelkoppelingen voor beide typen gebruikers kunt vinden en plaatsen. De inloggegevens van leerlingen kunt u vinden in het onderdeel Groepen binnen Basispoort (afb. 1). Klik op de groep en u ziet alle leerlingen en wachtwoorden (afb. 2). U kunt deze wachtwoorden printen en meegeven aan leerlingen. Leerlingen kunnen hiermee inloggen wanneer zij op de nieuwe snelkoppeling van Basispoort klikken (afb. 3 en 4).
afb. 1
6
Afb. 2
Afb. 3 Leerlingen
afb. 4
7
Inloggen via slimme snelkoppeling of www.mijnklas.nl De slimme snelkoppeling van mijnklas.nl (zie afbeelding 5 hieronder) blijft voor leerlingen nog beschikbaar, maar zal ‘anders’ werken.
afb.5 Wanneer leerlingen op de slimme snelkoppeling van mijnklas.nl klikken, zullen zij automatisch doorgestuurd worden naar het inlogscherm van Basispoort (zie afbeelding 3 en 4 hierboven). Na het klikken op hun naam en het intypen of aanklikken van hun wachtwoord, zullen zij terechtkomen in de leerlingkast van mijnklas.nl (zie afbeelding 6 hieronder).
afb. 6 Het bekende inlogscherm van mijnklas.nl (afb. 7) voor leerlingen en leerkrachten zal niet meer in beeld komen (zie onderstaande afbeelding). Ook de huidige inloggegevens van mijnklas.nl voor leerlingen en leerkrachten zijn niet meer bruikbaar. Leerlingen dienen in het vervolg de inloggegevens van Basispoort te gebruiken in de inlogomgeving van Basispoort.
afb. 7
8
Ook zult u merken dat in Basispoort de naam van de leerkracht niet tussen de namen van de leerlingen staat. Het inlogscherm voor de leerkracht kan getoond worden door rechtsboven op ‘Leerkrachtinlog’ te klikken. Beheerders en leerkrachten kunnen buiten de schoolomgeving inloggen via www.basispoort.nl. Hier kunt u inloggen met de inloggegevens van Basispoort. Als u aangesloten bent op Basispoort zijn alleen de inloggegevens van Basispoort nog bruikbaar. Na het invoeren van uw inloggegevens kiest u in Basispoort in het tab Lesmateriaal voor mijnklas.nl. U komt dan terecht in het leerkrachtgedeelte van mijnklas.nl (zie afbeelding 8 hieronder):
afb. 8
Beheer in mijnklas.nl wordt aangepast Na aansluiting op Basispoort zal het tabblad Beheer van mijnklas.nl aangepast zijn. De functionaliteiten in de onderdelen Groepen en Gebruikers zijn veranderd. Alle mogelijkheden om gegevens en wachtwoorden van gebruikers aan te passen zijn niet meer in mijnklas.nl beschikbaar. Wijzigingen in gebruikers en groepen dient u in uw leerlingadministratiesysteem door te voeren. De wijzigingen worden in diezelfde nacht automatisch met Basispoort gesynchroniseerd en ook met de software van de educatieve uitgeverijen. De gebruikersgegevens in het leerlingadministratiesysteem zijn de bron en worden via Basispoort overgenomen in mijnklas.nl. De gebruikers van mijnklas.nl zijn daardoor altijd een een-op-een kopie van uw LAS (leerlingadministratiesysteem).
Geen beheerlasten meer mijnklas.nl – Edexml importeren Doordat uw leerlingadministratiesysteem (LAS) gekoppeld is met Basispoort en deze gebruikersgegevens overgenomen worden door de online software zoals mijnklas.nl, hoeft u niet meer per uitgever gebruikersgegevens te importeren of te wijzigen. In mijnklas.nl verdwijnt dus ook de mogelijkheid om een Edexml te importeren.
Wijzigingen in uw LAS en doorvoeren in mijnklas.nl Wijzigingen in het LAS worden overgenomen door Basispoort. Dit kan op twee manieren: D.m.v. de automatische koppeling van uw LAS met Basispoort (voor Parnassys, Esis en Dotcomschool) U importeert handmatig de export van uw LAS in het beheergedeelte van Basispoort. U gebruikt de EdeXML-maker van Basispoort voor het handmatig invoeren van leerling- en leerkrachtgegevens en groepen (ga voor meer informatie naar http://help.basispoort.nl). Daarna importeert u het bestand in Basispoort.
9
Elke nacht zal Basispoort de data in het LAS synchroniseren met de gebruikersgegevens die bekend zijn in Basispoort.
10
De matchtool Noordhoff vindt het belangrijk dat voortgang en resultaten van leerlingen in mijnklas.nl behouden blijven. AmbraSoft gebruikt bijvoorbeeld groepsoverstijgende leerlijnen. Wij proberen bij de synchronisatie met Basispoort zoveel mogelijk werk uit handen te nemen. In sommige gevallen vraagt de koppeling echter wat extra werk van uw kant. Iedere nacht worden alle wijzigingen in uw leerlingadministratiesysteem gesynchroniseerd met Basispoort. Basispoort synchroniseert diezelfde nacht dezelfde wijzigingen met mijnklas.nl. Leerlingen die al bestaan in mijnklas.nl worden automatisch gematcht (gekoppeld) aan de Basispoortgebruiker. Er zijn echter drie uitzonderingen: 1. Een leerling of leerkracht heeft in het leerlingadministratiesysteem een licht afwijkende naam, bijvoorbeeld Femke Slag in het leerlingadministratiesysteem is Famke Slag in mijnklas.nl. In dat geval kunt u met de matchtool Femke Slag koppelen aan gebruiker Famke Slag in mijnklas.nl. De correcte naam uit het leerlingadministratiesysteem wordt dan meegenomen en nog belangrijker… alle voortgang en resultaten blijven behouden. 2. Een leerling is een nieuwe leerling en hoeft niet gematcht te worden. In dat geval drukt u in de matchtool op de knop met de tekst “Deze leerling hoeft niet gematcht te worden. Het is een nieuwe leerling.” 3. Er zijn twee of meer leerlingen met dezelfde leerlingnaam op school . Bij het automatisch matchen zijn voortgang en resultaten bij de verkeerde leerling terechtgekomen. Neem in dat geval contact op met onze helpdesk. Wij kunnen dit voor u verhelpen. Bij uitzondering nummer 1 en 2 kan de ICT-coördinator zelf actie ondernemen om het probleem op te lossen. Hiervoor kan de matchtool worden gebruikt. Voor actie 3 dient u contact op te nemen met onze helpdesk.
Mismatches oplossen in mijnklas.nl met matchtool De ochtend na de eerste synchronisatie zal er veelal een flinke lijst met op te lossen mismatches voor u klaarstaan. Wij willen u vragen wat tijd te reserveren om deze mismatches op te lossen. Door een snelle actie zal er zo min mogelijk resultaat- en voortgangsdata van leerlingen verloren gaan. Na deze inspanning zullen alleen wijzigingen in het LAS of het toevoegen van nieuwe leerlingen nog mismatches opleveren. Gebruikers die mijnklas.nl in de nachtelijke synchronisatie niet heeft kunnen matchen met bestaande gebruikers en nieuwe gebruikers worden weergegeven in het logboek van mijnklas.nl. Dit logboek is alleen zichtbaar voor ICT-coördinatoren. Het aantal mismatches binnen uw school wordt kenbaar gemaakt met een getal. Dit getal staat achter uw gebruikersnaam (afb. 9). Om deze mismatches in te zien, klikt u op het getal. U komt vervolgens in het logboek (afb. 10) terecht.
afb. 9
11
In het logboek kunt u voor bestaande gebruikers de mismatches oplossen. Oorzaken van mismatches kunnen zijn: 1. De gewijzigde gebruiker komt waarschijnlijk wel voor binnen uw school, maar heeft een licht afwijkende leerlingnaam. 2. Er is een nieuwe gebruiker, die wel in uw leerlingadministratiesysteem voorkomt, maar nog niet in mijnklas.nl. Bij het maken van een match tussen een tijdelijke basispoortgebruiker en de gebruiker met de licht afwijkende naam in mijnklas.nl zal:
zal de bestaande gebruiker de nieuwe leerlingnaam krijgen. zal de leerlingdata (resultaten en voortgang) behouden blijven. mijnklas.nl alle extra info uit uw LAS overnemen.
Hoe kunt u deze mismatches oplossen? Wanneer u het logboek heeft geopend, ziet u alle mismatches. Klik op actie (in de kolom Actie) bij de betreffende mismatch (afb. 10).
afb. 10 Er verschijnt een pop-up (afb. 11). Hierin worden de gebruikers weergegeven met de meest logische opties om de Basispoort-gebruiker te koppelen aan de bestaande gebruiker in mijnklas.nl. De gebruiker met de grootste kans op een match (met het hoogste slagingspercentage) staat bovenaan , zie afbeelding 11:
12
afb. 11 Klik op juiste de naam om de koppeling te maken. Let op: controleer of dit de juiste gebruiker is die u eerder gewijzigd heeft in het LAS. Er verschijnt een nieuwe pop-up, u dient te bevestigen dat de koppeling doorgevoerd kan worden. Er blijft vaak een groep mismatches over die u niet kunt oplossen. Het gaat het veelal om nieuwe leerlingen die nog niet in mijnklas.nl aanwezig waren. Selecteer de mismatch Klik op de knop ‘Geen match gevonden. Gebruiker toevoegen.’ De mismatch verdwijnt uit het logboek en de leerling wordt als nieuwe leerling toegevoegd.
Nieuwe gebruiker in LAS Wanneer u een nieuwe gebruiker toevoegt in uw LAS, zal Basispoort een nieuwe digitale identiteit creëren voor deze gebruiker. Hiermee zal de gebruiker gekoppeld worden aan de school en blijvend worden herkend in Basispoort als gebruiker van uw school. De nieuwe gebruiker is de volgende dag zichtbaar in Basispoort en zal ook worden overgenomen in mijnklas.nl. Pas de volgende dag heeft de nieuwe gebruiker toegang tot mijnklas.nl en kan de software van Noordhoff en AmbraSoft worden gebruikt. Mijnklas.nl zal – indien mogelijk – proberen de gesynchroniseerde (Basispoort-)gebruiker te matchen met de bestaande gebruiker in mijnklas.nl. Op deze manier blijven resultaat- en voortgangsgegevens behouden. Als dit niet lukt, kan de mismatchtool (zie hierboven de paragraaf Mismatches oplossen in mijnklas.nl met matchtool) gebruikt worden om de Basispoortgebruiker alsnog te matchen met een bestaande mijnklas.nl-gebruiker, of als nieuwe gebruiker aan mijnklas.nl toe te voegen.
Bestaande gebruiker gewijzigd in LAS U heeft een gebruiker gewijzigd in het LAS. Dit kan bijvoorbeeld een naamswijziging zijn. Omdat Basispoort deze gebruiker wel herkent op basis van de digitale identiteit, die al aan de gebruiker was gekoppeld, zal er geen nieuw account worden aangemaakt. In Basispoort zal de gebruiker herkend worden. De wijziging zal in alle aangesloten producten worden doorgevoerd. 13
Het logboek op termijn… Het logboek met de mismatchtool is vooral belangrijk in de eerste maand na de migratie. Het belangrijkste doel is bestaande gebruikers relateren aan Basispoortgebruikers om te voorkomen dat leerlingdata verloren gaat. Op termijn zal het logboek in mijnklas.nl dan ook verdwijnen.
14
Hulp en Support Netwerkbedrijf Voor technische ondersteuning met betrekking tot het in gebruik nemen van Basispoort binnen uw schoolnetwerk, neemt u dan contact op met uw netwerkbeheerder.
Basispoort Voor hulp en support omtrent het inrichten van Basispoort en de werking hiervan, verwijzen wij u door naar Basispoort. Hier vindt u veel ondersteunende documenten, informatie en antwoorden op veel gestelde vragen over diverse onderdelen van Basispoort. Raadpleeg http://help.basispoort.nl
mijnklas.nl en AmbraSoft Voor hulp en support met betrekking tot de specifieke onderdelen van mijnklas.nl en AmbraSoft, neem dan contact met ons op. Stuur een e-mail naar
[email protected].
15
