1. Veel gestelde Vragen Basispoort (FAQ) Hieronder staan antwoorden op de meest gestelde of meest denkbare vragen. Dit overzicht wordt bijgewerkt zodra daar aanleiding voor is. Actueel overzicht met FAQ’s en gebruikshandleiding(en) zijn te vinden op http://help.basispoort.nl. 1.1 Wat is Basispoort? De Stichting Basispoort is een samenwerkingsverband tussen vier grote educatieve uitgeverijen en vier schoolleveranciers. Het doel van de Stichting is een Single Sign On te bieden voor de software van de aangesloten partners. 1.2 Welke uitgeverijen zijn momenteel aangesloten bij Basispoort? Op dit moment wordt voor alle online software van Malmberg, ThiemeMeulenhoff en Zwijsen de toegang geregeld via Basispoort. De online software van Noordhoff wordt later dit achter Basispoort geplaatst. 1.3 Wat kost het gebruik van Basispoort? Basispoort is voor scholen een gratis service. 1.4 Moet ik altijd Basispoort gebruiken? Ja, de uitgevers Malmberg, ThiemeMeulenhoff en Zwijsen hebben ervoor gekozen hun software alleen via Basispoort te ontsluiten. Noordhoff volgt later dit schooljaar. Bij sommige uitgevers kunt U nog steeds inloggen op de methodesite van de uitgevers, maar die inlogs worden wel via Basispoort afgehandeld. 1.5 Hoe kan ik leerlingen, leerkrachten en groepen importeren? In Basispoort geeft u aan welk LAS u gebruikt. Indien u gebruikmaakt van een LAS van Dotcomschool of ParnasSys, dan wordt er vervolgens een automatische koppeling tot stand gebracht. De leerling gegevens worden dan binnen 24 uur automatisch doorgezet naar de betreffende software omgeving van de aangesloten uitgevers. In de uitgeversplatforms hoeft u alleen nog de daarin aanwezige licenties te koppelen aan de verschillende groepen. Gebruikt u een ander LAS, dan zult u een handmatige import moeten doen (eventueel m.b.v. de Basispoort XML Maker). Zie gebruikershandleiding. Let op: de koppeling tussen Esis en Basispoort komt pas in september beschikbaar. Tot die tijd dienen de gegevens die Basispoort nodig heeft, op een iets omslachtiger manier geïmporteerd te worden: 1. Maak in ESIS een EDEXML bestand aan; 2. Converteer dit EDEXML bestand met de Basisport XML maker tot een in Basispoort te importeren bestand. De Basispoort XML Maker vindt u op http://help.basispoort.nl 3. Importeer het bestand dat de XML maker heeft aangemaakt in Basispoort. Voor vragen over ESIS, gelieve contact op te nemen met de servicedesk van ESIS. Indien uw school Dotcomschool of ParnasSys gebruikt, dient u in deze omgevingen vooraf een vinkje te plaatsen voor toestemming van gegevensexport naar Basispoort. Raadpleeg bij vragen uw LAS-leverancier. 1.6 Ik wil leerling gegevens wijzigen. Waar kan ik dat doen?
Basispoort helpdocumenten: FAQ voor scholen
versie 1.1_2013 08 02
1
U dient gegevens van leerlingen, leerkrachten en groepen te wijzigen in het leerling administratie systeem (LAS) van uw school. Als u Dotcomschool of ParnasSys gebruikt, worden deze gegevens ’s nachts automatisch doorgezet naar alle educatieve applicaties, wanneer u bij Basispoort deze koppeling heeft geselecteerd in het beheermenu. Vergeet niet in uw LAS de benodigde instelling te doen, waarmee u Basispoort toestaat de gegevens op te halen. Let op: de koppeling tussen Esis en Basispoort komt pas in september beschikbaar. Tot die tijd dienen de gegevens die Basispoort nodig heeft, op een iets omslachtiger manier geïmporteerd te worden: 1. Maak in ESIS een EDEXML bestand aan; 2. Converteer dit EDEXML bestand met de Basisport XML maker tot een in Basispoort te importeren bestand. De Basispoort XML Maker vindt u op http://help.basispoort.nl 3. Importeer het bestand dat de XML maker heeft aangemaakt in Basispoort. Voor vragen over ESIS, gelieve contact op te nemen met de servicedesk van ESIS. Indien uw school Dotcomschool of ParnasSys gebruikt, dient u in deze omgevingen vooraf een vinkje te plaatsen voor toestemming van gegevensexport naar Basispoort. Raadpleeg bij vragen uw LAS-leverancier. Maakt uw school gebruik van een andere LAS aanbieder, of geen gebruik van een speciale applicatie voor leerling administratie, dan kunt u altijd handmatig een bestand met leerkrachten en leerlingen samenstellen en uploaden naar Basispoort. Scholen die een ander LAS gebruiken, dienen te controleren of zij daaruit een XML of Edexml bestand kunnen halen. Voor buitenlandse scholen en bijvoorbeeld RT-praktijken is er een losse tool waarmee een XML bestand gegenereerd kan worden in het UWLR format (dat kan worden ingelezen in Basispoort). Zie daarvoor de ‘handleiding gebruik Basispoort XML Maker voor scholen’. Beschrijving en tool zijn te downloaden vanaf http://help.basispoort.nl. 1.7 Waarom heeft Basispoort (persoons)gegevens van leerlingen nodig? Basispoort heeft een beperkt aantal gegevens nodig van de school, de ICT-coördinator, de leerkrachten en de leerlingen. Deze gegevens zijn nodig om te waarborgen dat elke persoon uniek geïdentificeerd kan worden. Dit is noodzakelijk om te kunnen garanderen dat bijvoorbeeld resultaten van digitaal oefenen en toetsen in methodesoftware, correct worden weggeschreven. De gegevens die nodig zijn en voorwaarden voor gebruik van die diensten van Basispoort, zijn dezelfde die tot nu nodig waren, om te kunnen werken met/toegang te krijgen tot digitale applicaties bij lesmethoden. Bron voor de leerling gegevens is het leerling administratiesysteem (LAS) van de school. De algemene gegevens over de school komen uit ASSU (www.assu.nl). 1.8 Waar kan ik lezen welke (persoons)gegevens Basispoort verwerkt? In de gebruikersovereenkomst van Basispoort wordt concreet en transparant duidelijk gemaakt welke gegevens door Basispoort verwerkt worden en met welk doel. Stichting Basispoort heeft de voorwaarden en het privacy statement vastgelegd in een gebruikersovereenkomst, die te vinden is op http://help.basispoort.nl. Omdat Stichting Basispoort een aparte rechtspersoon is, is die overeenkomst aanvullend op de licentieovereenkomsten van de uitgeverijen. Basispoort heeft het verwerken van Basispoort helpdocumenten: FAQ voor scholen
versie 1.1_2013 08 02
2
persoonsgegevens zoals dat hoort aangemeld bij het College Bescherming Persoonsgegevens (meldingsnummer: M1538319). 1.9 Hoe en waar accepteert de school de gebruikersovereenkomst? Bij het inrichten van het Basispoort account door de school, dient de ICT-coördinator de gebruikersovereenkomst namens de school te accepteren. Middels het aanklikken van een vinkje in een van de eerste schermen in het beheermenu van Basispoort. Daarbij wordt er van uitgegaan dat hij/zij daartoe is gemandateerd door het schoolbestuur. Scholen hebben een eigen verantwoordelijkheid om aan ouders van leerlingen te melden welke persoonsgegevens zij verwerken in systemen die het onderwijsproces ondersteunen. Dat is in relatie tot het gebruik van Basispoort niet anders dan bij het gebruik van een leerling administratie en- of volgsysteem. 1.10 Kan de gebruikersovereenkomst worden opgezegd? Ja, de gebruikersovereenkomst kan door de school te allen tijde worden opgezegd. Door een verzoek hiertoe te per e-mail te sturen aan info@ basispoort.nl 1.11 Kan de gebruikersovereenkomst worden gewijzigd door Basispoort? Nee, Basispoort kan een bestaande overeenkomst alleen wijzigen na uitdrukkelijke toestemming van de school. 1.12 Worden (persoonsgegevens) bij Basispoort gedeeld met anderen? De (persoons)gegevens die worden opgeslagen in Basispoort mogen en zullen enkel en alleen gebruikt worden voor het regelen van de toegang tot de educatieve applicaties en nooit aan derden verstrekt. 1.13 Kan Basispoort persoonsgegevens inzien in ons LAS/LVS? Nee. Basispoort heeft op geen enkele manier toegang tot of inzage in andere dan de in de gebruikersovereenkomst genoemde gegevens, die de school noteert in haar leerling administratie systeem. Ook niet tot het leerling volg systeem (LVS). En ook niet tot de methode-omgevingen van uitgeverijen met digitale werkboeken, oefen- of toets modules. 1.14 Kan één bovenschoolse administrator op stichtingsniveau het Basispoort beheer voor meerdere scholen uitvoeren? Een schoolorganisatie kan bij Basispoort meerdere personen de rol van ‘beheerder’ toekennen. Belangrijk is dat het e-mailadres van een boven schoolse ICT-coördinator ook in het LAS van de school(locatie) voorkomt. 1.15 Ik kan, als ICT-coördinator, niet in Basispoort. Wat moet ik doen? Als u bekend bent bij Basispoort, dan heeft u via e-mail een activeringslink ontvangen van Basispoort. Deze activeringslink dient u te volgen en vervolgens een wachtwoord aan te maken. Vervolgens kunt u bij Basispoort inloggen en het schoolaccount bij Basispoort inrichten. Heeft u geen e-mail ontvangen met activeringslink, of bent u deze kwijt, stuurt u dan een bericht aan
[email protected] 1.16 Ik ben leerkracht en mijn ICT-coördinator wil mij ook beheerder maken namens mijn school bij Basispoort. Kan dat?
Basispoort helpdocumenten: FAQ voor scholen
versie 1.1_2013 08 02
3
Basispoort kent de dubbelfunctie ICT-coördinator/leerkracht. Uw ICT-coördinator kan collega leerkrachten ook een beheerdersrol toekennen bij Basispoort. Dat is zelfs aan te bevelen. Als u als leerkracht eveneens de rol van beheerder bij Basispoort krijgt, dan blijft Uw inlog hetzelfde. 1.17 Kan ik met één e-mailadres op meerdere scholen ICT-coördinator of leerkracht zijn? Ja, dat kan. Als u op meerdere scholen werkt, dan zult u bij het inloggen in Basispoort een pagina krijgen waarop u de scholen ziet waarop u werkzaam bent. U kunt dan de school kiezen die u op dat moment wilt. Vanuit Basispoort kunt u ook weer een andere school kiezen zonder uit te loggen. 1.18 Onze school heeft twee locaties die onder het zelfde BRIN werken. Met maar één LAS dat beide locaties afdekt. Is dat een probleem? Nee. Deze in dat geval is ook slechts één Basispoort account voor de school nodig. Alle groepen zullen dan op beide locaties ‘zichtbaar’ zijn. Wel moeten bij het instellen van het ‘Verbindingstype (type IP-adres), de IP-adressen van beide locaties worden ingevoerd. 1.19 Kan ik gebruikmaken van Basispoort als ik met een ander LAS werk dan Dotcomschool of ParnasSys? Maakt uw school gebruik van een andere LAS aanbieder, of geen gebruik van een speciale applicatie voor leerling administratie, dan kunt u altijd handmatig een bestand met leerkrachten en leerlingen samenstellen en uploaden naar Basispoort. Scholen die een ander LAS gebruiken, dienen te controleren of zij daaruit een XML of Edexml bestand kunnen halen. Voor buitenlandse scholen en bijvoorbeeld RT-praktijken is er een losse tool waarmee een XML bestand gegenereerd kan worden in het ECK2 format (dat kan worden ingelezen in Basispoort). Zie daarvoor de ‘handleiding gebruik Basispoort XML Maker voor scholen’. Beschrijving en tool zijn te downloaden vanaf http://help.basispoort.nl. Let op: de koppeling tussen Esis en Basispoort komt pas in september beschikbaar. Tot die tijd dienen de gegevens die Basispoort nodig heeft, op een iets omslachtiger manier geïmporteerd te worden: 1. Maak in ESIS een EDEXML bestand aan; 2. Converteer dit EDEXML bestand met de Basisport XML maker tot een in Basispoort te importeren bestand. De Basispoort XML Maker vindt u op http://help.basispoort.nl 3. Importeer het bestand dat de XML maker heeft aangemaakt in Basispoort. Voor vragen over ESIS, gelieve contact op te nemen met de servicedesk van ESIS. Indien uw school Dotcomschool of ParnasSys gebruikt, dient u in deze omgevingen vooraf een vinkje te plaatsen voor toestemming van gegevensexport naar Basispoort. Raadpleeg bij vragen uw LAS-leverancier. 1.20 Kan ik gebruikmaken van Basispoort als ik met een andere netwerkbeheerder dan Skool Automatisering, QL-ICT, Heutink ICT, Station to Station of Reinders ICT werk? Maakt uw school gebruik van een andere dan de hier genoemde netwerkomgevingen, dan kunt u natuurlijk ook gebruikmaken van Basispoort. In dit geval gaat u naar de website van Basispoort (https://www.basispoort.nl) en logt u in op Basispoort. Daarna krijgt u drempelloos
Basispoort helpdocumenten: FAQ voor scholen
versie 1.1_2013 08 02
4
toegang tot alle webbased software van de Basispoort partners, voor zover u daarvoor een licentie heeft aangeschaft. Maakt uw school gebruik van een andere netwerkleverancier dan de hier genoemde, en u wilt dat deze leverancier ook automatisch gekoppeld wordt aan Basispoort, laat dan uw leverancier contact opnemen met Basispoort via
[email protected]. Andere netwerkomgevingen zijn namelijk vanaf de zomer 2014 welkom om zich aan te sluiten bij Basispoort. 1.21 Zijn alle versies van netwerkomgevingen van Skool Automatisering, QLICT, Heutink ICT, Station to Station of Reinders ICT gekoppeld met Basispoort? Van QL-ICT zijn alle versies gekoppeld met Basispoort. Heutink ICT biedt alleen een koppeling met Basispoort aan in deklas.nu 3. XP gebruikers dienen in het Basispoort beheermenu de onderste optie “Geen (van deze) netwerkbeheerders” aan te vinken. Reinders ICT biedt alleen een koppeling met Basispoort aan in deklas.nu 3. Support Plus gebruikers dienen in het Basispoort beheermenu de onderste optie “Geen (van deze) netwerkbeheerders” aan te vinken. Station to Station biedt alleen een koppeling met Basispoort aan in deklas.nu 3. C3LO gebruikers dienen in het Basispoort beheermenu de onderste optie Geen (van deze) netwerkbeheerders” aan te vinken. Skool Automatisering biedt alleen een koppeling met Basispoort aan voor de combinatie SkoolControl 5.1/SkoolLogin. Raadpleeg bij vragen de leverancier van uw netwerkomgeving! 1.22 Hoe weet ik achter welk IP-adres ons schoolnetwerk zit? Om van Basispoort gebruik te kunnen maken, dient u tevoren in te stellen van welk verbindingstype (type IP-adres) uw schoolnetwerk gebruik maakt. U moet weten of u een statisch IP adres heeft (altijd het zelfde), of u een IP adres deelt met andere (locaties) (shared Proxy) of dat u mogelijk een wisselend IP adres gebruikt (dynamic IP). In het tabblad ’IP-adres’ geeft Basispoort aan wat het IP-adres van uw computer of server is. Door te klikken op de button ‘IP-adres toevoegen’ wordt het toegevoegd. Basispoort onthoudt het IP-adres. Welk IP adres (of welke adressen) de omgeving van uw school gebruikt, kunt u navragen bij uw hosting partij of provider(waar u internetverbinding ‘koopt’). Als u vanaf school naar de link http://www.watismijnip.nl/ gaat, ziet u ook achter welk (type) IP-adres u zit. 1.23 Ons schoolnetwerk zit achter een Proxyserver. Wij delen een IP-adres met andere scholen binnen onze stichting. Is dat een probleem? Nee, dat is geen probleem. U dient in het beheermenu als verbindingstype de optie ‘shared proxy’ te selecteren. Voor iedere schoollocatie wordt een Basispoort account aangemaakt. Per locatie dient dus ook aangevinkt te worden van welk verbindingstype er sprake is.
Basispoort helpdocumenten: FAQ voor scholen
versie 1.1_2013 08 02
5
1.24 Ik wil graag thuis mijn lessen voorbereiden. Kan ik thuis inloggen en in het leerkrachtgedeelte met de software werken, ook al werk ik vanaf een ander IP-adres? Ja, als leerkracht kunt u met behulp van uw gebruikersnaam en wachtwoord van iedere computer inloggen. 1.25 Hoe log ik in bij Basispoort? Leerkrachten loggen in via https://www.basispoort.nl en vullen dan een e-mailadres en wachtwoord in. Leerlingen loggen in via snelkoppelingen op het bureaublad. Deze snelkoppelingen dient de ICT-coördinator van de school klaar te zetten. De methodesnelkoppelingen zijn te downloaden in het beheermenu onder ‘Lesmaterialen’. De snelkoppeling naar het Basispoort portaal ziet de ICT-coördinator en de leerkracht onder ‘Mijn profiel’. Zie voor details gebruikershandleiding Basispoort. 1.26 Hoe kom ik aan mijn wachtwoord? Uw ICT-coördinator heeft als het goed is voor u een gebruikersnaam aangemaakt. Uw gebruikersnaam dient het e-mailadres te zijn dat voor u gebruikt wordt in de schooladministratie. Basispoort heeft u daarna per e-mail een activatielink gestuurd. Daarmee kunt u een zelf te bepalen persoonlijk wachtwoord aanmaken. Vraag het eventueel aan uw ICT-coördinator. 1.27 Ik ben mijn wachtwoord vergeten, wat nu? Klik in het inlogscherm van Basispoort op de link ‘Wachtwoord vergeten’. U krijgt dan een email waarmee u het wachtwoord kunt herstellen. 1.28 Moeten leerlingen ook inloggen met een wachtwoord? NEE, leerlingen loggen in met een snelkoppeling op het bureaublad en een wachtwoord in de vorm van een plaatje of pincode. Die snelkoppeling kan naar Basispoort gaan of direct naar de methode. 1.29 Hanteert Basispoort veilige verbindingen Ja, Basispoort maakt gebruik van httpS-verbindingen, waarbij de ‘S’ staat voor ‘secure’. In de snelkoppeling naar Basispoort waarop de leerling klikt, zit de schoolcode. Afhankelijk van de snelkoppeling kiest de leerling daarna groep, naam en logt in met een wachtwoordplaatje of pincode en eventueel methode. 1.30 Moet ik voor iedere methode steeds opnieuw inloggen? Nee, als u via het Basispoort portaal bent ingelogd (dus niet via een snelkoppeling bij een met Basispoort ‘onder water’ gekoppelde netwerkomgeving), dan blijft de Basispoort methode-overzichtspagina op de achtergrond open staan. Gaat u terug naar de overzichtspagina van Basispoort, dan kunt u direct naar een andere methode toe. Vanuit een snelkoppeling bij een met Basispoort ‘onder water’ gekoppelde netwerkomgeving, kan een leerkracht of leerling vanaf het bureaublad van deze omgeving altijd zonder extra of nieuwe inlog naar de verschillende methoden. In alle gevallen is het advies dat wanneer een leerling stopt met het gebruiken van online software, hij of zij alle browsers op het bureaublad (ook die zijn ‘kleingemaakt’) sluit (klikken op het rode kruisje rechtsboven). Om 100% uit te sluiten dat (oefen of toets)resultaten van de volgende leerling kunnen worden opgeslagen op naam van de voorgaande. 1.31
Ik kan niet inloggen met snelkoppelingen, die zie niet op het bureaublad.
Basispoort helpdocumenten: FAQ voor scholen
versie 1.1_2013 08 02
6
Als u geen snelkoppelingen ziet op uw bureaublad, dan zijn deze niet aangemaakt of klaargezet door uw ICT-coördinator. Neem contact op met uw ICT-coördinator. 1.32 Word ik automatisch uitgelogd bij Basispoort? Nee, u moet zelf uitloggen bij Basispoort door het sluiten van alle browsers die open staan. Als u dat zou vergeten, wordt u (pas) ’s nachts automatisch uitgelogd. het leerling administratie systeem (LAS) van alle vestigingen voorkomt. 1.33 Wat is het verschil tussen de methodesnelkoppeling en de Basispoortsnelkoppeling? Als u de methodesnelkoppeling gebruikt komt u, via Basispoort, direct in de methode. Als u de Basispoortsnelkoppeling gebruikt, komt u in het Basispoort portaal op de overzichtspagina met online programma’s waarvoor uw school een licentie heeft. 1.34 Wat is het verschil als een leerling inlogt met een methodesnelkoppeling of de Basispoortsnelkoppeling? Als een leerling inlogt met de methodesnelkoppeling komt hij/zij, na ingeven van groep, naam en pincode of plaatje, direct in de methode waarvoor hij heeft gekozen. Als een leerling inlogt met de Basispoortsnelkoppeling krijgt hij/zij, na ingeven van groep, naam en plaatje of pincode, een overzichtspagina met daarop een overzicht van de software die hij mag gebruiken. Uit de lijst kiest de leerling vervolgens de methode waarmee hij/zij wil werken. Daarna komt de leerling, na ingeven van groep, naam en pincode of plaatje, in de methode waarvoor hij/zij heeft gekozen 1.35 Ik ben huiswerkbegeleidingsinstituut. Kan ik ook gebruik maken van Basispoort? Indien een uitgever u licenties op online software ter beschikking stelt, moet u zelfs gebruik maken van Basispoort. Iedere bij Basispoort aangesloten uitgeverij kan voor uw instelling een account aanmaken bij Basispoort. 1.36 Ik ben een onderwijsbegeleidingsdienst. Kan ik ook gebruik maken van Basispoort? Indien een uitgever u licenties op online software ter beschikking stelt, moet u zelfs gebruik maken van Basispoort. Iedere bij Basispoort aangesloten uitgeverij kan voor uw instelling een account aanmaken bij Basispoort. 1.37 Ik ben pedagogisch opleidingsinstituut. Kan ik ook gebruik maken van Basispoort? Indien een uitgever u licenties op online software ter beschikking stelt, moet u zelfs gebruik maken van Basispoort. Iedere bij Basispoort aangesloten uitgeverij kan voor uw instelling een account aanmaken bij Basispoort.
Basispoort helpdocumenten: FAQ voor scholen
versie 1.1_2013 08 02
7
