Notulen van de Buitengewone ledenvergadering van de VvE "Woonambiance Jan de Louterhof' d.d. maandag 11juni 2012 Voorzitter: dhr. C. van Andel Notulist: Corine van der Vlist (AdmiCo Administratie & Advies, Financieel lnterim) Afivezig volgens presentielijst JdL 4, 6, 8, 12, 16, 1 8, 20,22,24,28,34,38, 44, 46, 48, 52, 54, 58,64,66,68, 72,76,80,82,86, CvV 2A, 2C,4A,4C,6A,6B, 6Bp, 6C, 88, 8C, Slm.ln. 105B Volmacht aanwezis voor: JdL 18, 20,22,28,34,44,48, Slm.ln. 105B Totaal aantal stemmen: 700
Agenda
1.
Opening en mededelingen door de voorzitter
2.
Financieel verslag over het boekjaar 2011
PAUZE
3. Legionellabestrijding/zorgllicht
van de vereniging en namens deze het bestuur
A Uiteenzetting zorgplicht B Hoe gaan we het doen C Scheiding collectief en privaat deel D Discussie en besluitvorming E Kostenplaade
4.
Rondwaag
5.
Sluiting
Ad 1. Openine De voorzitter opent de vergadering en loopt de agenda door. Hoofdreden voor deze vergadering is het punt van de legionella. Daamaast komt ook het financieel overzicht 2071 aan de orde. De vorige keer waren teveel vragen onbeantwoord. In de 3" (voorliggende) versie zljn de meeste vragen beantwoord. Welkom aan Corine van der Vlist, zij heeft gefunctioneerd als externe kascommissie en zal ook notuleren. Agenda wordt vastgesteld.
Ad 2. Financieel verslas 20LL Dhr. Masthoff heeft een aantal vragen op papier gezet bij het Íinanciële verslag 2011 en deelt deze ter vergadering uit. De voorzitter vraag! dhr. Masthoff de vragen toe te lichten bij de aan de orde zijnde posten. Pagina voor pagina wordt het verslag doorgenomen. Bij pagina 2 worden de vragen 8 en 9 van dhr. Masthoff aan de orde gesteld. . De voorzitter stelt voor om dezevragen voor te leggen aan Millen3um.
Verder zijn er geen vragen Vervolgens wordt het kascontrole verslag pagina voor pagina doorgenomen. Vanuit de ALV zijn geen opmerkingen over de inhoud op pagina 1 tot en met 4. Een kleine zijstap wordt gemaakt op paglra2i De telefoon in de lift schijnt niet te werken, wel kosten? Dhr. Cohen licht toe: bij onderhoud van de 1ift bleek de alarminstallatie niet te werken. Euvel verholpen, wordt nog gecheckt. Pagina 5: Resultaat moet zijn € 5.546,52
Conform voorstel 07 uit het stuk van de heer Masthoff besluit de vergadering unaniem de punten van aandacht/actiepunten n.a.v. de kascontrole, zoals opgesomd in de laatste alinea van het Verslag kascontrole onverkort over te nemen en M3 op te dragen deze onverkort en waar mogelijk per ommegaande, maar in ieder geval vóór 1 oktober 2072, uit te voeren De heer Masthoff maakt een compliment aan de kascommissie voor het geleverde verslag'
Het bestuur vraag!. décharge en ontvangt deze met algemene stemmen van de ALV.
Dhr. Masthoff licht zíjnvragentoe en vraagf.het bestuur deze aanMillen3um (hiema: M3) toe te zenden. M3 za| deze vragen dienen te beantwoorden. Dhr. Masthoff uit zijnzorgover de kwaliteit van M3 envraagf.zich af of e.e.a. we1 onder controle is. In het bijzonder aandacht voor het punt m.b.t. de reserveringen. Besloten wordt dat M3 alle vragen schriftelijk beantwoordt en dat zowel de wagen als de antwoorden voor de volgende ALV integraal bij het dan vast te stellen verslag van deze vergadering worden gevoegd.
Pauze
Ad 3. Legionellabestriiding/zorgplicht van de vereniging en namens deze het bestuur
A Uiteenzetting zorgllicht B Hoe gaan we het doen C Scheiding collectief en privaat deel D Discussie en besluitvorming E Kostenplaatje Ad A. Als discussiestuk ligt het document met als titel De zorgplicht van de WE De Louterhof inzake Legionella, opgesteld door de heer Cohen met achtergrond informatie verzameld o.a. door mevroulv Holtrop, die door het bestuur gevraagd zijn enige richting in de materie te geven. Dit document is bij de vergaderstukken toegezonden en wordt bij de besluitvorming in deze notulen puntsgewijs weergegeven. De voorzitter vat de genoemde punten kort samen en licht toe dat het doel is om te komen tot een besluitvorming trzake de genoemde punten.
Ad B. Stembureau wordt ingesteld t.b.v. een juiste en goede stemming. Naar aanleiding van het discussiestuk volgt een discussie, hieronder puntsgewijs een opsomming van gestelde vragen en gegeven antwoorden en gemaakte opmerkingen.
Dhr. Cohen geeft ter toelichting aan datkve staat voor kolonie vormende eenheid. Ook wordt de term kvd gebruikÍ, zijnde kolonie vormende deeltjes.
Ad C. Dhr. Verweij stelt dat in de wet vast ligt wat t.l.v. VvE en t.l.v. de individuele eigenaar dient te worden gebracht. Zie artikel3 uit het Modelreglement dat verwijst naar artikel 5:II2 (eerste lid onder a van het Burgerlijk Wetboek). Dhr. Cohen licht toe dat er niet specifiek iets geregeld is m.b.t. de zorgplichtinzake legionella en dat daartoe deze besluitvorming dient. De voorzitter vult aan dat er geen jurisprudentie is en er weinig over te vinden is. Vervolgens ontstaat een discussie over de inhoud van de te nemen besluiten en interpretatie van een aantal zaken. Ten tijde van de stemming heeft iedereen zijnl}raar vragen kunnen stellen en is door het bestuur hierop naar tevredenheid geantwoord zodat tot stemming kan worden overgegaan. Opgemerkt wordt dat de wateftoevoer van de twee bedrijfsruimten niet binnenkomt via de hooftlleiding in de hal van de containemrimte en dus ook niet aangesloten is op de daar aanwezige drukverhogende hydrofoor. Welke financiële consequenties dat heeft voor de kosten die gemaakt worden voor de legionellabestrijding wordt nader bezíen.
Ad D. 3. 1 . Zorgplicht collectieve waterleidingen. juridisch Het bestuur van de VvE dient haar zorgpTicht inzake legionella zo serieus als mogelijk te vervullen. Die zorgplicht bestaat uit het verzamelen van informatie over de mate van legionella vorming in het collectieve deel van de watervoorziening, en om die legionellavorming te beperken )naaÍ beste vermogen , tot minder dan 100 kve . De kosten die met deze informatie voorziening en beperkingzijn gemoeid zijn voor rekening van de VvE. Voorstel tot besluit L De zorgplicht vsn (het bestuur van) de VvE Jan de Louterhof inzake de legionellabacteríe omvat het verzamelen van ínformatie over de mate van legionella vorming in het collectíeve deel van de watervoorziening én het beperken daarvan tot mínder dan 100 lcve. De kosten die met deze informatievoorziening en de beperking vctn een eventuele besmetting zijn gemoeid zíjn voor rekening van de VvE. Stemming: 325 voor,84 tegen, 0 blanco Voorstel is aangenomen. 2. Informati ebij stand prive waterl eidin gen Hoewel de watervoorziening na de watermeter in de woningen en bedrijfsruimten voor rekening en verantwoording is van de eigenaar, assisteert het bestuur van de VvE zijn leden optimaal geinformeerd te zijn over de legionella besmetting, en de wijzen \Maarop eigenaren legionellavorming binnen hun eigendom kunnen beperken dan wel voorkomen. Het bestuur van de VvE za1 indien gewenst de leden bijstaan met het verkrijgen van betrouwbare informatie over mogelijke legionellavorming binnen de woning en met het beperken daarvan tot een niveau lager dan 100kve. De kosten die met deze informatievoorziening en beperking zijn gemoeid zljn voor rekening van de eigenaar. Voorstel tot besluít 2 De VvE zal indien gewenst haar leden bíjstaan met het verlvijgen van betrouwbare informatie over mogelijke legionellavormíng binnen de woníng en met het beperken daarvan tot een nivo lager dan 100kve. De kosten die met deze informatíevoorziening en beperking zijn gemoeid zíjn voor rekening van de eigenaar. 3
.
Stemming: 314 voor, 95 tegen, 0 blanco Voorstel is aangenomen.
Voorstel de heer Masthoff: kosten voor VvE tot het moment van bereiken doelstelling. Het voorstel van de heer Masthoff wordt ingebracht a1s amendement. Besloten wordt om dit amendement in stemming te brengen. En wordt a1s volgt verwoord: Deze besluíten wat de kostenverdelíng betreft, gaan in vanaf het moment dat uit metíngen gebleken is dat de waarde in de collectieve leidíngen overal lager dan I00kve is. (Toelichting van dhr. Cohen: Daarmee legt dhr. Masthoff de kosten voor het oplossen van de waarden boven 100 kve in de appartementen t.l.v. VvE) Stemming: 95 voor, 3I4 tegen,O blanco Het amendement is verworpen. 3 3 . Omschrijvin g collectief deel waterleidin g Het collectieve deel van de waterleiding, dat vait onder de zorgplicht van de VvE inzake legionella, begint achter de inlaatcombinatie via welke Waternet ons gebouw belevert van water. Die inlaatcombinatie bevindt zichin de ruimte van de hydrofoor. Het collectieve deei strekt zich vervolgens uit tot a1le leidingen die de prive eigendommen bedienen na het hoofd belever punt maar niet verder dan de watermeter van elke eigenaar. Alle leidingen en installaties die zich bevinden na de watermeter komen voor verantwoording en voor rekening van de eigenaar. Elke eigenaar kan door spoelen, koelen, filteren, verhitten of ontsmetten het waterleiding net in zijn of haat woning optimaal beschermen, en indien gewenst en zo mogelijk zal de VvE de techniek daartoe gezamenlijk inkopen, voor rekening van elke eigenaar en niet voor rekening van de VvE .
Voorstel tot besluit 3 Het collectieve deel van de waterleiding , dat valt onder de zorgplicht van de VvE inzake legionella, begint achter de ínlaatcombinatie via welke Waternet ons gebouw belevert van water. Die inlaatcombinatie bevindt zich in de nimte van de hydrofoor. Het collectieve deel strelct zich vervolgens uit tot alle leidingen die de príve eigendommen bedienen na het hooíd belever punt maar níet verder dan de watermeter van elke eigenaar. Stemming: 325 voor, 84 tegen, 0 blanco Voorstel is aangenomen. 3.4. Toesang geven tot bemonstering is verplicht In deze omschrijving van de zorgtrllicht van de VvE is ingebouwd de plicht om betrouwbare informatie Ieverzamelen over de mate van legionella besmetting in het collectieve deel van de watervoorziening, en de plicht deze verzameling met enige regelmaat te herhalen. Omdat in de praktijk het verkrijgen van die informatie niet anders mogelijk is dan door het nemen van watermonsters uit het collectieve deel, zijn alle eigenaren ertoe gehouden om hun eigendom open te stellen voor het nemen van zulke monsters indien dat niet elders in het gebouw mogelijk is. ln het jaaÍ van de nulmeting worden alle laagste punten van de stijgleidingen en a1le hoogste punten van de stijgleidingen gemeten, 18 metingen in het totaal per opname tijdstip. Dit betekent dat er metingen worden gedaan in de eigendommen met de
nummers: CvV 2a,2b,2c,8a,8b,8c; JdL2,4,6,8,10,12,54,70,80,82,84,86. Dewijze van bemonstering wordt in een aparte bijlage gedefinieerd. Deze bijlage vormt een apart deel
van de besluiten van de VvE inzake legionellabesmetting en kan tussentijds worden gewijzigd. Voorstel tot besluit 4 Omdat in de praktijk het verlcrijgen van legíonella informatíe in het collectíeve deel van het waterleidingnet niet anders mogelijk ís dan door het nemen van wqtermonsters uit het collectieve deel, zijn alle eígenaren ertoe gehouden om ltun eigendom open te stellen voor het nemen van zulke monsters indien dat niet elders ín het gebouw mogelijk is. Stemming: 325 voor,84 tegen, 0 blanco Voorstel is aangenomen. 3.5. Plekken van bemonsterinq De leden van de VvE zullen zich neerleggen bij de resultaten van het nemen van watermonsters uit het collectieve deel via de groene plastic afsluitbare uitloop welke zich bevind in elke woning onmiddellijk na de watermeter. Het nemen van watermonsters onmiddellijk voor de private watermeter is zo kostbaar dat dit regelmatige bemonstering op die plek verhindert. Hoewel de afsluitbare uitloop zich strikt genomen net in het prive deel van de waterleiding bevindt is de afstand tot de collectieve (stijg)leidingzeer kort. Op de foto is dit goed te zien. Dat maakt de kans op onacceptabele onbetrouwbaarheid van de meting voor het kennen van de toestand in het collectieve deel zo klein dat deze aanvaardbaar wordt geacht. Het nemen van watermonsters tbv coliectieve meting geschiedt in de vakhandel ook op die wijze ( onmiddelijk na de private watermeter) en, kennis genomen hebbende van die usance, neemt de VvE die over. Voorstel tot besluit 5 De leden van de VvE zullen zich neerleggen bij de resultaten van het nemen van watermonsters uit het collectieve deel via een afsluitbare uitloop welke zich bevíndt in elke woning onmiddelliík na de watermeter. De heer Masthoff levert een aangepaste tekst en deze wordt door de ALV aangenomen en door het bestuur overgenomen. "De leden van de VvE beschouwen de meetresultaten van de watermonsters via de afsluítbare uitloop welke zich ín elke woning onmíddellíjk na de watermeter bevindt als meetresultaten van de collectíe (stíjg)leidingen, hoewel deze monsters strílct genomen (net) in het privé deel van de waterleiding genomen zijn. Teneínde deze meetresultaten te kunnen verwerven zijn de leden verplicht deze metingen op genoemd punt toe te staan en tefaciliteren"
Stemming: 325 voor, 84 tegen, 0 blanco Voorstel is aangenomen. 3.6. Frequentie monstemame na nulmetinq In het eerste jaar van dit plan van aanpak wordt in de aanvang van een 12 maanden periode gemeten , 6 maanden daarna en opnieuw 6 maanden daama. Deze 3 x 18: 54 metingen in een periode van 12 maanden zijn de zgnul meting waarop de rest van beleid is gebouwd. Waar metingen aangeven dat de kve waarde hoger is dan 100 wordt gespoeld met een totale spoelduur die afhankelijk is van de hoogte van de overschrijving. Plekken die een kve waarde hebben <100 worden na het jaar van de nulmeting 1 maal per 12 maanden bemeten. Het beste is om de 72 maanden periode te beginnen aan het einde van j uli 2012, onder zomertemperaturen.
Voorstel tot besluit 6 Plekken die een kve waarde hebben
I maal per I2
Stemming: 325 voor,S4 tegen, 0 blanco Voorstel is aangenomen. 3.7. Subfrequentie monstername na metine>1O0 kve Voor het goed spoelen op plekken waar kve>100 is gemeten wordt gebruik gemaakt van de dichtstbijzijnde kraan na de watermeter in de woning. Onmiddellijk na de spoeling wordt een nieuw monster genomen vanuit de afsluitbare uitloop meteen na de watermeter. Is de waarde nog >100 dan wordt opnieuw gespoeld, en opnieuw bemonsterd. In het totaal wordt maximaal 2 maal gespoeld en drie maal gemeten, daarna wordt overlegd met bv Biolab over de op die plek mogeiijk te nemen maatregel anders dan spoelen. Voorstel tot besluit 7. Overeenkomstig bovenstaande te besluíten. Stemming: 325 voor,0 blanco Voorstel is aangenomen. De voorzitter bedankt de ALV voor de genomen besluiten.
Dhr. Masthoff noemt uit milieuoogpunt de noodzaak om het probleem spoedig te verhelpen, resp. naar een altematief voor het spoelen te streven, daar zoveel water spoelen het milieu emstig belast en omdat water een zeer schaars goed is. Dit wordt door de ALV en het bestuur onderschreven.
Ad E. Kostenplaatje Voor de start van genoemde acties in de besluiten overlegt het bestuur een begroting ad€ 4.820 exclusief btw. Zljnde€ 5.736 inclusief I9oÁbtw (NB: BTW verhoging m.i.v. 1-10-12) Het bestuur stelt voor om de kosten over 2012 en20I3 te verdelen. Vanuit de ALV volgt een opmerking dat deze kosten expliciet in de begroting2}I3 dienen te worden opgenomen. Het bestuur zegJ. toe hiervoor zorgte dragen. Het bestuur vraag!. de ALV om goedkeuring voor cleze uitgaven. Hiervoor wordt gestemd. Alle aanwe zigen verlenen goedkeuring.
Voor de metingen zoekt het bestuur vrijwilligers. 3 personen melden zichter vergadering. Het bestuur heeft de namen genoteerd.
Ad 4. Rondvraag
Dhr. Ligteringen merkt op dat hij de begroting 2012 misI". Reactie van het bestuur: deze is vastgesteld door de ALV van 15 novemb er 2011. De stulften zijn destijds verstrekt. Een kopie is op te vragen bij M3. Tevens merkt dhr. Ligteringen op dat hij een lijst met voorgenomen werkzaamheden betreffende het groot onderhoud wenst te zienbij de begroting 2013.
Mew. Ligteringen: Bestaat er een verzekering tegen legionella? Reactie bestuur: niet te verzekeren. De heer Van den Broek stelt dat er wel een sticker aanwezigis in de lift voor de goedkeuring van de belinstallatie. Reactie bestuur: deze sticker is de laatste keer niet afgegeven omdat de installatie toen niet werkte. De heer Masthoff: geeft aan dat de verwachte btw stijging in begroting2013 mee genomen dient te
i)
worden
2)
glazen
zijn niet (goed) gewassen bíj zijnwoning
Reactie bestuur ad 2):
Dit
zal worden gemeld
blj glazenwas bedrijf en gekeken wordt naar
mogelijkheden in contract per individu.
Ad 5. Sluitine Niets meer aan de orde zijnde dankt de voorzitter een ieder voor de aanwezigheid en sluit de vergadering om 21.45 uur.
CvdV II-6-2012
