Web-Server.hu © 2012
A profi céges levelezés alapszabályai
Tartalomjegyzék Bevezető ............................................................................................. 2 Központi e-mail címek .......................................................................... 3 Nálunk SMTP szolgáltatás is jár .............................................................. 3 Így tudod beállítani a levelezésedet ........................................................ 3 E-mailezés okostelefonról ...................................................................... 4 Céges levelező rendszerek..................................................................... 4 Microsoft Outlook ................................................................................. 4 Mit tud az Outlook? ............................................................................ 5 A Microsoft Outlook előnyei ................................................................. 5 A Microsoft Outlook hátrányai .............................................................. 5 Mozilla Thunderbird .............................................................................. 5 Érvek a Thunderbird mellett ................................................................ 6 A program hátrányai az Outlook-kal szemben ........................................ 6
Web-Server.hu © 2012
Bevezető Ha azt szeretnéd, hogy vállalkozásodat komolyan vegyék reménybeli üzleti partnereid, erősen ajánlott céges e-mailt használnod. Gondolj csak bele, milyen viccesen hangzik egy ilyen cím a vezérigazgató neve alatt:
[email protected]. Természetesen az összes hasonlóan komolytalannak tűnő e-mail szolgáltató használata kerülendő. A KSH adatai szerint Magyarországon a vállalkozásoknak mintegy 90 százaléka kommunikál már e-mailen keresztül. Ma már a cégbírósági bejegyzéshez is szükséges egy e-mail cím megadása. De a kötelezettségek mellett a cégvezetőnek is érdekében áll, hogy – akár honlap híján is – vállalkozása e-mailen is elérhető legyen.
Hogy nézzen ki egy céges e-mail cím? Ha vállalkozásod rendelkezik saját weboldallal, legjobb megoldás, ha az e-mail cím tartalmazza a domain nevét. A @ előtti rész pedig a munkatárs neve legyen, például:
[email protected]. Előfordulhat, hogy a cég nem csak Magyarországon képviselteti magát, ebben az esetben a keresztnév legyen elöl:
[email protected]. Bár ma már ékezetes karakterek is használhatók az e-mail címekben, a félreérthetőség miatt nem javasoljuk alkalmazásukat. A munkatársak e-mail címeinek legyen rövidített változata is, pl.
[email protected], ez leegyszerűsíti a belső levelezési folyamatot. Ha még nincs honlapja a cégnek, használhatod az internetszolgáltatód által biztosított e-mail címet. Ezt a megoldást nem javasoljuk, mert szolgáltató váltás után megszűnik, és igen fáradságos munka lesz ügyfeleiddel megjegyeztetni az új címet. Nem beszélve arról, hogy a praktikus kényelmi funkciókat is mellőznöd kell: nem tudsz álneves e-mail címet regisztrálni, nem tudod a postafiókot átirányítani, nem küldheted az e-mailt másolatban harmadik félnek, és ha szabadságon vagy, automata vakációs válaszüzenetet sem tudsz beállítani. Az automata válaszüzenet nagyon hasznos lehet, ha betegség, szabadság vagy egyéb ok miatt nem tartózkodsz az irodában. Az üzenetben célszerű megadni, hogy mettől meddig nem vagy gépközelben, így a levél feladója tudni fogja, hogy mikor számíthat válaszra. Automata üzenetet használhatsz akkor is, ha egy témával kapcsolatban nagymennyiségű érdeklődő e-mailt vársz, és egyenként válaszolni már túl fáradságos lenne. Ez a megoldás leginkább álláshirdetéseknél használatos.
Web-Server.hu © 2012
Központi e-mail címek Célszerű egy ellenőrző e-mail címet is kreálni, mellyel figyelemmel követheted a munkatársak levelezését (pl.:
[email protected]), majd beállítani, hogy az összes levélről ebbe a mappába érkezzen egy másolat. Ha vállalkozásodhoz ügyfélszolgálatot üzemeltetsz, legjobb, ha létrehozol egy olyan egyszerű központi e-mail címet, mely könnyen megjegyezhető, és IMAP, vagy IMAPS protokollon keresztül használható. Így az összes munkatársad egyszerre tudja kezelni. Javasoljuk, hogy az
[email protected] vagy
[email protected] legyen a központi fiókok neve. A beérkező leveleket tárolhatod ömlesztve, egy mappában, de a fontosabb feladóknak külön mappát és szabályt is létrehozhatsz, és a tőlük érkező levelek ezután ide érkeznek be. Különböző projektekhez praktikus egyedi almappákat készíteni, melyekhez szabályokat rendelhetsz, vagy manuálisan is bemásolhatod a megőrizni kívánt küldeményeket. Ha úgy érzed, szinte ellep a sok tennivaló, érdemes az elvégzett feladatoknak is külön mappát szentelni. Ezt bonthatod akár heti, havi vagy éves almappákra is.
Nálunk SMTP szolgáltatás is jár A Web-Server Kft-nél minden tárhelycsomaghoz ingyenes SMTP szolgáltatás is jár. De mit is jelent ez pontosan? Az SMTP magyarul azt jelenti: szolgáltató-független levélküldési szolgáltatás. Ezzel a lehetőséggel leginkább azok élnek, akik gyakran utaznak, és változatos módon (irodából, otthonról, mobil eszközzel stb.) használják levelezésüket. Az SMTP helyfüggetlen levelezést biztosít, melynek segítségével a felhasználó szinte bárhonnan be tud kapcsolódni a céges levelezésbe.
Így tudod beállítani a levelezésedet A beérkező levelek kiszolgálóját itt tudod elérni: mail.web-server.hu. A beérkező levelek portja: 110 (POP3) vagy 143 (IMAP) Felhasználói név a teljes e-mail cím Kimenő levelek kiszolgálója: smtp.web-server.hu A kimenő levelek portja: 465 A biztonságos kapcsolat feltétele, hogy bekapcsold az SSL-t.
Web-Server.hu © 2012 A levelezés beállításához bemutató videóink segítenek: http://web-server.hu/tarhely/ugyfelszolgalat/bemutato-videok/
E-mailezés okostelefonról Napjainkban a rendszeresen e-mailezők mintegy 20 százaléka mobiltelefonjáról is küld illetve fogad üzeneteket. Egy 3,5-5 colos képernyőn már kényelmesen el tudod olvasni az üzeneteket, és a fontosabbakra azonnal válaszolhatsz. E-mail szolgáltatásaink szinte minden típusú okostelefonra integrálhatóak, és rendszeresen fejlesztünk olyan extra alkalmazásokat is, mint például az androidos domain kereső. A telefonos e-mail szolgáltatás beállításait itt találod: http://webserver.hu/tarhely/ugyfelszolgalat/bemutato-videok/ A domain kereső az ügyfélkapus belépési kódokkal érhető el.
Céges levelező rendszerek A továbbiakban ismertetjük a Microsoft Outlook és a Mozilla Thunderbird programok fontosabb jellemzőit.
Microsoft Outlook A Microsoft Outlook a legnépszerűbb, cégek által használt levelező program. Világszerte több mint 500 millió felhasználója van. A fiók beállításához segítséget nyújt videónk: http://www.youtube.com/watch?v=cUKmcVZp_Cs
Web-Server.hu © 2012 Mit tud az Outlook? A Microsoft Outlook nevű levelezőprogram lehetőséget biztosít arra, hogy egyszerre több címzettel is kommunikálni tudj. A címzettek kaphatják közvetlenül, másolatban, vagy akár titkos másolatban is a küldeményt – erről te döntesz. A beérkezett levelet egyszerűen tudod továbbítani. A „Válasz” gomb megnyomása után csak a küldőnek, míg a „Válasz mindenkinek” lehetőségre kattintva a levelezés összes résztvevőjének tudsz válaszolni. Az Outlook segítségével mellékleteket is csatolhatsz e-mailedhez. Leveleidet elláthatod automatikus aláírással. A naptár funkció olyan események tárolására alkalmas, melyekre nincs meghívva más személy. Ha az eseménynek más résztvevői vannak, értekezletet hozhatsz létre, ahova meginvitálhatod őket, majd ütemezheted az eseményt. Az Outlook-ban lehetőséged van feladatok és feljegyzések létrehozásra is. A gyakrabban használt címzetteket névjegyként is használhatod, így nem kell keresgélned a fejből nem tudott email címeket. Az Outlook különálló alkalmazásként és Microsoft Exchange Serverrel együtt is használható, mellyel megosztott postafiókok és naptárak hozhatók létre. A Microsoft Outlook előnyei Fejlett beépített keresővel rendelkezik Hatékony spamszűrő van beépítve Mobiltelefonra is integrálható
A Microsoft Outlook hátrányai
Fizetős szoftver Csak Microsoft operációs rendszerek alatt futtatható Nehezen integrálható más programokkal (pl.: Google Calendar) A sok beépített funkció a kevésbé gyakorlott felhasználókat elbizonytalaníthatja, és bonyolultnak tűnhet nekik a program
Mozilla Thunderbird A Thunderbird beállítását videónk segítségével egyszerűen elvégezheted: http://www.youtube.com/watch?v=zDWx-rHCLSc A Thunderbird a Mozilla által kifejlesztett levelező program. Ez a kliens is több email fiók kezelésére képes. Az üzenetek nézete megoldható úgy is, hogy a postafiókok
Web-Server.hu © 2012 külön ellenőrizhetők legyenek, de beállíthatod azt is, hogy minden levél egy helyre érkezzen. Használatát megkönnyíti a beépített gyorskereső, mellyel hosszas görgetés helyett egyszerűen megtalálhatjuk a keresett levelet. A program archivált levéltárolóval és fejlett levélszűrővel rendelkezik. A súgó menü alatti „Áttérési segéd” megkönnyíti a beállításokat. A kiegészítőket is itt tudod telepíteni. Az egykattintásos címjegyzék lehetővé teszi, hogy egyszerűen hozzáadhass új címzetteket a címjegyzékhez. Dupla kattintással további információkat adhatsz meg. Az archiválás szintén egy kattintással megoldható, mindössze egy A betű lenyomására van szükség, és az e-mail máris az archív mappában landol. Veled is előfordult már, hogy lehagytad a csatolmányt a levélből? A Thunderbird a küldés gomb megnyomása után figyelmeztet erre, így nem kell egy következő e-mailben mentegetőznöd feledékenységed miatt. Ha Linux rendszert használsz, a rendszerlevelezés (movemail) is támogatott. A Thunderbird nagy gondot fordít az adathalászat elleni védekezésre. Ha a levelező program gyanúsnak ítél egy küldeményt, minden esetben figyelmezteti a postafiók tulajdonosát, és veszélyesnek jelöli a levelet Érvek a Thunderbird mellett
Ingyenesen és gyorsan letölthető Új ablakban is megnyithatod az e-maileket A legtöbb operációs rendszer (Windows, Linux, Mac OS X stb.) alatt működik Az outlookos beállításaidat importálni tudod Thunderbird-be Rengeteg ingyenes bővítménnyel egészíthető ki
A program hátrányai az Outlook-kal szemben Mivel nem Microsoft termék, nem kompatibilis a Word-del és az Excel-lel Valamivel lassabb, mint az Outlook Bármelyik programot is választod, nagy lépést teszel afelé, hogy a céges kommunikációd a legkritikusabb ügyfeleid számára is megfelelő legyen.
