Lampiran Nomor Tanggal
: Keputusan Kepala Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu Satu Pintu Provinsi Nusa Tenggara Timur : 503/ / KPPTSP / 2016 : 20 Juli 2016
A. PENDAHULUAN 1. VISI Visi berkaitan dengan pandangan ke depan yang menyangkut kemana Kantor Pelayanan Perijinan Terpadu Provinsi NTT harus dibawa dan diarahkan sesuai dengan tuntutan masyarakat dan tujuan Otonomi Daerah yang harus melayani masyarakat secara optimal dan berdaya guna. Visi Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu Satu Pintu Provinsi NTT “ Mewujudkan pelayanan perijinan yang lebih cepat, lebih baik dan lebih murah untuk mendorong pengembangan aktivitas ekonomi dan investasi di Provinsi Nusa Tenggara Timur” Prinsip – prinsip dari visi diatas adalah : 1) Pelayanan Perijinan yang lebih Cepat, yaitu : a. Cepat dalam waktu penyelesaian ijin yang terukur mulai dari permohonan masuk sampai terbitnya keputusan Perijinan dengan ditentukannya Standar Waktu Minimal waktu penyelesaian ijin untuk tiap jenis ijin. b. Cepat dan mudah dalam memperoleh persyaratan perijinan terutama persyaratan yang banyak melibatkan instansi terkait disederhanakan. c. Cepat dalam pemrosesan pelayanan perijinan baik yang dilaksanakan oleh Badan Pelayanan Perijinan Terpadu maupun yang melibatkan instansi terkait dengan berperan aktif dalam pemprosesan ijin tersebut ditunjang dengan SDM dan sarana/prasarana perijinan yang memadai. d. Cepat dalam informasi pelayanan perijinan yang transparan terutama dalam persyaratan, waktu penyelesaian, biaya perijinan dan menangani pangaduan masyarakat. 2) Pelayanan lebih baik (better) bermakna pelayanan yang mengutamakan pengguna atau berorientasi pelanggan, ramah, transparan, adil dan pasti. 3) Pelayanan lebih murah (cheaper) merujuk pada efisiensi biaya untuk menekan biaya tinggi (high-cost) dalam pengembangan usaha dan investasi, sekaligus mencegah biaya ilegal yang sering membebani pelaku usaha. 2. MISI Sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya, maka misi KPPTSP Provinsi Nusa Tenggara Timur untuk mendukung dan mewujudkan Visi KPPTSP Provinsi Nusa Tenggara Timur, yaitu : Misi 1
:
Misi 2 Misi 3 Misi4
: : :
Misi 5
:
Misi 6
:
Meningkatkan Kompentensi & Profesionalisme Aparatur dalam rangka melaksanakan pelayanan prima Melaksanakan Deregulasi & Debirokratisasi Pelayanan Meningkatkan Sarana & Prasarana Yang Memadai Mengembangkan Integrasi Sistem Informasi Pelayanan melalui penerapan teknologi informasi yang Berbasis Komunikasi Memfasilitasi Kabupaten/Kota dalam pengembangan pelayanan perijinan untuk melaksanakan pelayanan prima Mendorong Peningkatan pelayanan serta terciptanya lingkungan yang kondusif bagi pelayanan perijinan.
3. MOTTO DAN KOMITMEN PELAYANAN PUBLIK DI KANTOR PELAYANAN PERIJINAN TERPADU 1) Motto Kantor Pelayanan Perijinan Provinsi NTT adalah “ CEMPAKA” (Cepat, Efisien, Murah, Pasti, Aman, Konsisten, Akuntabel ). 2) Komitmen/ janji Kantor Pelayanan Perijinan Provinsi NTT adalah : a. Bekerja dengan ikhlas, jujur, disiplin dan bebas KKN; b. Bekerja dengan penuh tanggung jawab, cermat, teliti dan tepat; c. Menjaga kesopanan dan keramahan dalam memberikan pelayanan serta berlaku adil pada setiap pemohon. B. RUANG LINGKUP TUGAS 1. TUGAS POKOK DAN FUNGSI 1) Tugas Pokok KPPTSP Provinsi NTT yang berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab kepada Gubernur NTT. Kedudukan KPPTSP sesuai dengan Pasal 3 dan 4 PERDA Provinsi NTT Nomor 5 Tahun 2009. KPPTSP mempunyai tugas pokok “Membantu Gubernur dalam melaksanakan koordinasi dan Penyelenggaraan Pelayanan Administrasi di Bidang Perizinan dan non Perizinan secara terpadu dengan prinsip Koordinasi, Integrasi, Sinkronisasi, simplikasi, keamanan dan kepastian” 2) Fungsi Untuk melaksanakan Tugas Pokok tersebut, maka fungsi yang diemban KPPTSP Provinsi Nusa Tenggara Timur adalah : a. Menyusun Program Kantor PPTSP b. Menyelenggarakan Pelayanan Administrasi perizinan; c. Melakukan koordinasi proses pelayanan perizinan; d. Melakukan pemantauan dan evaluasi proses pemberian pelayanan perizinan; e. Melakukan administrasi ketatausahaan kantor f. Melaksanakan fungsi lain yang diberikan oleh Gubernur sesuai dengan tugas dan fungsinya. 2. RINCIAN TUGAS Rincian tugas KPPTSP Provinsi Nusa Tenggara Timur berdasarkan Peraturan Gubernur Nomor 19 Tahun 2009 adalah sbb: 2.1 Kepala Kantor 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Menyusun RENSTRA KPPTSP berdasarkan RPJMD Provinsi dan Kebijakan Gubernur serta masukan dari komponen masyarakat untuk peningkatan pelayanan penyelenggaraan pemerintahan di bidang perizinan; Menyusun Rencana Kinerja KPPTSP berdasarkan RENSTRA Kantor sebagai pedoman dalam melaksanakan tugas; Membagi tugas, memberi petunjuk, memeriksa dan hasil kerja bawahan agar tercapai efisiensi dan efektifitas pelaksanaan tugas; Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan ketatausahaan yang meliputi urusan kepegawaian, keuangan, tata persuratan, perlengkapan, rumah tangga, dan perjalanan dinas untuk kelancaran pelaksanaan tugas; Mengkoordinasikan seluruh proses pengelolaan administrasi perijinan dan non perijinan mulai dari permohonan sampai penerbitan dokumen sesuai prinsip koordinasi, integrasi, sinkronisasi dan keamanan berkas; Menyusun pedoman teknis pelaksanaan pelayanan terpadu satu pintu, standar pelayanan perijinan untuk dijadikan pedomam dalam pelaksanaan tugas;
7. 8. 9. 10. 11. 12.
13. 14. 15.
Menandatangani berbagai jenis perijinan berdasarkan pelimpahan kewenangan dari Gubernur; Memfasilitasi pembangunan jejaring dengan lembaga-lembaga yang memiliki perhatian dalam pengembangan pelayanan perijinan terpadu satu pintu; Mengendalikan dan mengevaluasi penyelenggaraann tugas Pelayanan Perijinan Terpadu Satu Pintu sesuai prosedur dan ketentuan perundang-undangan yang berlaku agar tercapai hasil kerja yang optimal; Mengkoordinasikan Tim teknis dan unsur-unsur perangkat daerah yang mempunyai kewenangan di bidang pelayanan perijinan dan non perijinan untuk mendapatkan rekomendasi sebagai bahan pertimbangan dalam memberikan perijinan; Mengkoordinasikan kegiatan operasi bersama dengan instansi terkait agar tercipta kerjasama yang baik dalam pelaksanaan tugas; Merumuskan dan menetapkan laporan Budaya Kerja, pengawasan melekat, Akuntabilitas Kinerja Pemerintah, LKPJ, LPPD, Laporan Kinerja Keuangan dan Laporan Kinerja Daerah sesuai prosedur dan ketentuan yang berlaku untuk digunakan sebagai bahan pertanggungjawaban pelaksanaan kinerja; Memberikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik diminta atau tidak diminta dalam rangka pengambilan keputusan untuk menyelesaikan masalah yang berkaitan dengan pelayanan perijinan; Menyampaikan laporan bulanan, triwulan dan tahunan serta hasil pelaksanaan tugas kedinasan lainnya berdasarkan kegiatan yang telah dilakukan untuk menjadi bahan masukan atasan; Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan baik secara lisan maupun tertulis sesuai tugas dan fungsinya untuk kelancaran pelaksanaan tugas.
2.2. Kepala Sub Bagian Tata Usaha 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.
Menyusun Rencana Kegiatan Sub Bagian Tata Usaha dan Program Kegiatan Kantor berdasarkan data dari masing-masing seksi agar tersedia program kerja yang partisipatif; Membagi tugas, memberi petunjuk dan memeriksa hasil kerja bawahannya agar tercapai efisiensi dan efektifitas pelaksanaan tugas; Mengontrol dan merekapitulasi kehadiran pegawai sesuai daftar absensi agar tersedia data bagi pembinaan disiplin pegawai; Memberikan pelayanan administrasi umum dan teknis meliputi urusan kepegawaian, keuangan, Tata Usaha, Perlengkapan, Rumah Tangga, dan perjalanan dinas untuk kelancaran pelaksanaan tugas; Merencanakan dan mengusulkan Diklat pegawai baik struktural, teknis maupun fungsional; Melaksanakan kegiatan pengelolaan naskah dinas yang masuk dan keluar sesuai prosedur agar terarah dan terkendali; Mengelola arsip baik aktif, in aktif maupun statis sesuai pola kearsipan agar mudah dan cepat ditemukan apabila diperlukan; Menyusun dan atau mengoreksi konsep Naskah Dinas lainnya sesuai prosedur yang berlaku untuk kelancaran pelaksanaan tugas; Melaksanakan urusan rumah tangga meliputi menata ruangan, lingkungan dan kebersihan kantor agar terasa nyaman dalam pelaksanaan tugas; Merencanakan dan mengontrol pelaksanaan tugas pengamanan sarana prasarana kantor baik pada jam dinas maupun di luar jam dinas agar terjamin keamanan kantor dan lingkungan; Menyusun laporan pengawasan melekat, budaya kerja, kinerja keuangan dan pelaporan kinerja lainnya untuk bahan pertanggung jawaban; Melakukan konsultasi pelaksanaan kegiatan dengan pihak terkait untuk mendapatkan masukan dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas Membuat laporan bulanan, Triwulan dan Tahunan serta hasil pelaksanaan tugas kedinasan lainnya berdasarkan kegiatan yang telah dilakukan dan sumber data yang ada untuk dipergunakan sebagai bahan masukan atasan; Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan baik secara lisan maupun secara tertulis sesuai tugas dan fungsinya untuk kelancaran pelaksanaan tugas;
2.3 Kepala Seksi Informasi Perijinan 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Menyusun rencana kegiatan seksi Informasi perijinan berdasarkan langkah-langkah operasional kantor dan kegiatan tahun sebelunya serta sumber data yang ada agar tersedia program kerja yang partisipatif; Membagi tugas, memberi petunjuk dan memeriksa kerja hasil bawahan agar tercapai efisiensi dan efektifitas pelaksanaan tugas; Melakukan pengumpulan data dan informasi sesuai prosedur dan ketentuan perundangUndangan yang berlaku untuk dijadikan referensi dan pedoman dalam pelaksanaan tugas; Melakukan pengkajian data dan informasi guna mendapatkan keabsahan sebelum disebarluaskan ke publik; Memberikan layanan informasi sesuai prosedur dan ketentuan perundang-Undang yang berlaku ke masyarakat, lembaga terkait dan media masa untuk diketahui dan dipublikasikan; Melakukan koordinasi dengan tim Teknis menyangkut penyusunan SOP informasi perijinan agar informasi yang dipublikasikan valid dan dapat dipertanggung jawabkan; Melakukan konsultasi pelaksanaan kegiatan dengan unit/Instansi atau lembaga terkait untuk mendapatkan masukan dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas; Membuat laporan bulanan, triwulan dan tahunan serta hasil pelksanaan tugas kedinasan lainnya berdasarkan kegiatan yang telah dilakukan dan sumber data yang ada untuk dipergunakan sebagai bahan masukan atasan; Melaksanakan tugas kedinasan lainya yang diberikan oleh atasan baik secara lisan maupun tertulis sesuai tugas dan fungsinya untuk kelancaran pelaksanaan tugas.
2.4 Kepala Seksi Analisis Perijinan 1.
Menyusun Rencana kegiatan seksi Analisis Perijinan berdasarkan langkah-langkah operasional kantor dan kegiatan tahun sebelumnya serta sumber data yang ada agar tersedia program kerja yang partisipatif; 2. Membagi tugas, memberi petunjuk dan memeriksa hasil kerja bawahan agar tercapai efisiensi dan efektifitas pelaksanaan tugas; 3. Mengumpulkan data dan informasi sebagai bahan referensi dalam melakukan pemeriksaan dan analisis perijinan; 4. Mengidentifikasi, memeriksa dan menganalisis data permohonan perijinan yang sesuai prosedur dan ketentuan perundang-undangan yang berlaku untuk menemukan kesalahan-kesalahan guna penyempurnaan lebih lanjut; 5. Mempelajari rekomendasi dari tim teknis mengenai diterima atau ditolaknya suatu permohonan perijinan; 6. Melakukan verifikasi lapangan terhadap permohonan ijin berdasarkan ketentuan dan prosedur yang berlaku dan keabsahan; 7. Melakukan koordinasi dengan tim teknis analisis pelayanan perijinan dan non perijinan dari unsur-unsur perangkat daerah yang mempunyai kewenangan di bidang pelayanan perijinan 8. Menyusun instrumen verifikasi lapangan berdasarkan prosedur dan ketentuan perundangundangan; 9. Melakukan konsultasi pelaksanaan kegiatan dengan unit/instansi atau lembaga terkait untuk mendapakan masukan dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas; 10. Membuat laporan bulanan, triwulan dan tahunan serta hasil pelaksanaan tugas kedinasan lainnya berdasarkan kegiatan yang telah dilakukan dan sumber data yang ada untuk dipergunakan sebagai bahan masukan atasan; 11. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan baik secara lisan maupun tertulis sesuai tugas dan fungsinya untuk kelancaran pelaksanaan tugas.
2.5 Kepala Seksi Pelayanan Perijinan 1.
Menyusun rencana kegiatan seksi pelayanan perijinan berdasarkan langkah-langkah operasional kantor dan kegiatan tahun sebelumnya serta sumber data yang ada agar tersedia program kerja yang partisipatif; 2. Membagi tugas, memberi petunjuk dan memeriksa hasil kerja bawahan agar tercapai efisiensi dan efektifitas pelaksanaan tugas ai tugas dan fungsinya untuk kelancaran pelaksanaan tugas; 3. Mengkoordinir penyiapan dokumen dan peraturan perundang-undangan lainnya untuk digunakan sebagai pedoman dalam pelaksanaan tugas; 4. Mempelajari dan meneliti persyaratan permohonan perijinan sesuai prosedur dan ketentuan perundang-undang yang berlaku; 5. Mempelajari rekomendasi dari Tim Teknis mengenai diterima atau ditolaknya suatu permohonan perijinan; 6. Memproses data perijinan yang telah dikoreksi sesui jenis-jenis perijinan untuk penerbit surat keputusan perijinan; 7. Melakukan koordinasi dengan tim Teknis Pelayanan perijinan dan non perijinan dari unsur-unsur perangkat daerah yang mempunyai kewenangan di bidang pelayanan perijinan; 8. Menyusun dan / atau mengkoreksi konsep naskah dinas lainnya sesuai prosedur dan ketentuan perundang-Undangan yang berlaku untuk kelancaran pelaksanaan tugas; 9. Melakukan konsultasi pelaksanaan kegiatan dengan unit/instansi atau lembaga terkait untuk mendapatkan masukan dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas; 10. Membuat laporan bulanan, triwulan dan tahunan serta hasil pelaksanaan tugas kedinasan lainnya berdasarkan kegiatan yang telah dilakukan dan sumber data yang ada untuk dipergunakan sebagai bahan masukan atasan; 11. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan baik secara lisan maupun tertulis sesuai tugas dan fungsinya untuk kelancaran pelaksanaan tugas. 3. STRUKTUR ORGANISASI 1. Struktur Organisasi Kantor Pelayanan Perijinan Terpadu Satu Pintu terdiri atas : 2. Kepala Kantor 3. Kepala Tata Usaha , 4. Seksi Informasi Perijinan 5. Seksi Analisis Perijinan 6. Seksi Pelayanan Perijinan Adapun struktur organisasi KPPTSP berdasarkan Perda Provinsi NTT Nomor 5 Tahun 2009 sebagai berikut : Kepala Kantor Kelompok Jabatan Fungsional
Kasie Informasi Perijinan
TIM TEKNIS
Sub Bag Tata Usaha
Kasie Analisis Perijinan
TIM TEKNIS
Kasie Pelayanan Perijinan
TIM TEKNIS
4. JENIS JENIS PELAYANAN Jenis pelayanan perizinan dan non perizinan yang diselenggarakan oleh KPPTSP Provinsi NTT mulai dari Penerimaan Permohonan, Pemprosesan, Penandatanganan Keputusan Ijin dan Pembayaran, sejumlah 118 (seratus delapan belas) ijin berdasarkan Peraturan Gubernur Provinsi Nusa Tenggara Timur Nomor 05 Tahun 2016 tentang Pendelegasian Wewenang dari Gubernur kepada Kepala KPPTSP untuk Menandatangani Perizinan dan Non Perizinan di Lingkungan Pemerintah Provinsi NTT.
