ODŮVODNĚNÍ A. Obecná část Závěrečná zpráva z hodnocení dopadů regulace 1. Důvod předložení a cíle Cílem navrhované právní úpravy, tj. vyhlášky o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů, je především stanovit technické náležitosti provádění konverze, vstupu a výstupu, jak je stanoveno v zákoně č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi, (dále jen „zákon o elektronických úkonech“). Účinnost tohoto zákona je stanovena dnem 1. července 2009. Předmětem zákona o elektronických úkonech je úprava • datových schránek určených pro elektronickou komunikaci s orgány veřejné moci, provádění úkonů a doručování dokumentů prostřednictvím informačního systému datových schránek, • autorizované konverze dokumentů - možnost převodu dokumentu z listinné podoby do dokumentu obsaženého v datové zprávě (dále jen „dokument v elektronické podobě“) a naopak; dokument, který provedením konverze vznikl, má stejné právní účinky jako ověřená kopie dokumentu, jehož převedením výstup vznikl. Zákon stanoví dva druhy autorizované konverze, a to • autorizovanou konverzi z moci úřední, kterou provádějí orgány veřejné moci pro výkon své působnosti a pouze pro svou potřebu, • autorizovanou konverzi na žádost budou jako službu provádět kontaktní místa veřejné správy, tj. na pracovištích Czech POINTů. Autorizovaná konverze dokumentů, tj. převod dokumentu v listinné podobě do dokumentu v elektronické podobě a naopak, není dosud právními předpisy upravena. Úprava autorizované konverze je obdobou úpravy vidimace podle zákona č. 21/2006 Sb., o ověřování shody opisu nebo kopie s listinou a o ověřování pravosti podpisu a o změně některých zákonů (zákon o ověřování), ve znění pozdějších předpisů. V tomto materiálu jsou navrženy jednotlivé varianty řešení, které popisují technické náležitosti provádění konverze, vstupu a výstupu.
1.1 Identifikace problému a zhodnocení platného právního stavu Již dnes je legislativně upravena elektronická komunikace s úřady. Splňují-li tyto dokumenty v elektronické podobě podmínky stanovené v jiných právních předpisech, jsou vnímány jako rovnocenné s listinnými dokumenty. Vždy se však zvažuje pouze listinná či elektronická podoba, neexistuje možnost konverze, tj. převod do podoby druhé. Proto stále existují omezené možnosti, jak převést listinný dokument do elektronické podoby a zacházet s takto zkonvertovaným dokumentem při elektronické komunikaci jako s ověřenou kopií originálu. Výhody elektronické komunikace tak nemohou být plně využity. Zákon o elektronických úkonech, zabývající se danou problematikou, vstoupil v platnost dne 19. srpna 2008, přičemž jeho realizaci je třeba zajistit mimo jiné i tímto
5
prováděcím právním předpisem a to nejpozději do nabytí účinnosti tohoto zákona, tj. do 1. července 2009.
1.2 Popis cílového stavu Zavedením autorizované konverze dokumentů se zrovnopravňuje elektronická a listinná podoba dokumentů při komunikaci s úřady. Zrovnoprávnění dokumentu v elektronické podobě s jeho listinnou podobou tedy znamená možnost bezpečně transformovat listinné dokumenty do elektronické podoby (a opačně) a následně tyto dokumenty využívat při další komunikaci s úřady jako jejich ověřené kopie. Vyhláška stanoví technické náležitosti provádění konverze, vstupu i výstupu.
1.3 Identifikace dotčených skupin Fyzické a právnické osoby Zavedení možnosti využívat autorizovanou konverzi dokumentů na žádost bezesporu zvýší komfort fyzických i právnických osob při jednání s úřady. Bude zajištěna možnost využít výstup z konverze se stejnými právními účinky jako jeho ověřená kopie, stejně jako se dnes využívá ověřená listinná kopie při jednání s úřady podle zákona o ověřování. Fyzickým a právnickým osobám se tak otevírá možnost využívat při elektronické komunikaci s úřady výstupy z konverze v elektronické podobě. Dále bude umožněna konverze dokumentů v elektronické podobě do listinné podoby, které při elektronické komunikaci logicky vznikají.
Podnikající fyzické osoby Pro podnikatele se předpokládá značná úspora času díky možnosti využít výstupy z konverze při komunikaci s úřady. U podnikatelských subjektů dojde také k určité úspoře nákladů, a tím i ke snížení celkové byrokratické zátěže spojené s administrativními překážkami podnikání, což bude mít bezesporu pozitivní dopad na zefektivnění podmínek pro podnikání v České republice. Podnikatelé budou moci nově využívat službu konverze a zasílat úřadům listinné dokumenty zkonvertované do elektronické podoby jak prostřednictvím existujících elektronických podatelen, tak nově zřizovaných datových schránek.
Orgány veřejné moci Zákon o elektronických úkonech ukládá orgánům veřejné moci za účelem snížení ekonomických nákladů povinnost použití elektronické formy komunikace prostřednictvím datových schránek, umožňuje-li to povaha dokumentu. Konverze dokumentů z moci úřední bude umožňovat orgánům veřejné moci snadněji využít efektivnější způsob elektronické komunikace i v případě, když obdrží dokument v listinné podobě. Pro úřady bude také jistě přínosem možnost převodu elektronických dokumentů do jejich listinné podoby, což doposud nebylo legislativně upraveno. Z dlouhodobého hlediska tak dojde ke snížení výdajů a ke zvýšení výkonnosti a efektivnosti orgánů veřejné moci.
1.4 Zhodnocení rizika nečinnosti Vyhláška, která stanoví technické náležitosti provádění konverze, i výstupu, je prováděcím právním předpisem zákona o elektronických úkonech.
vstupu
Pokud by vyhláška nebyla vydána, hrozilo by riziko, že by nebylo možné provádět autorizovanou konverzi dokumentů v dostatečné kvalitě na některých konverzních místech z důvodů absence technického zařízení s dostatečnými technickými parametry.
6
Je-li jedním z cílů vlády elektronizace veřejné správy a justice, je i z toho důvodu tato vyhláška nezbytným krokem k jejímu úspěšnému plnění.
2. Návrh variant řešení 2.1 Varianta I – rezignace na stanovení technických náležitostí provádění konverze Zákon o elektronických úkonech ukládá povinnost vybudovat informační systém datových schránek a umožňuje autorizovanou konverzi dokumentů subjektům provádějících autorizovanou konverzi (dále jen „konverzní místa“), která bude mít dvě podoby. Konverzi z moci úřední provádí orgány veřejné moci, pokud vznikne potřeba transformovat dokument do listinné resp. do elektronické podoby. Konverze na žádost je prováděna za úplatu prostřednictvím kontaktních míst veřejné správy (dále jen „kontaktní místa“), tj. na Czech POINTech. Stanovení technických náležitostí ve vyhlášce je jedna ze stěžejních podmínek pro úspěšné spuštění služby konverze na konverzních místech. V případě neexistence této vyhlášky by tak mohly nastat problémy při pořizování technických zařízení pro kontaktní místa. Nebyly by totiž jasně dané minimální požadavky na technické parametry technických zařízení a tudíž by mohla kontaktní místa vytvářet při provedení konverze nekvalitní výstupy.
2.2 Varianta II – zařízení s minimálními technickými parametry Ve vyhlášce jsou navrženy technické náležitosti provádění konverze, vstupu i výstupu. Při výběru technických zařízení byly vybrány technické parametry takové, aby pořízení hardware nebylo pro konverzní místa velkou finanční zátěží. Zároveň tato technická zařízení budou splňovat minimální požadavky na kvalitu pořízeného výstupu, který bude umožňovat konverzním místům zajistit úplné provedení autorizované konverze podle zákona o elektronických úkonech. Požadavky na snímací zařízení a tiskárnu byly stanoveny následující: minimální hardwarové rozlišení tiskárny i snímacího zařízení (např. skeneru) je stanoveno na 300 dpi. Toto rozlišení je postačující pro to, aby byl zachován informační obsah konvertovaného dokumentu. Díky tomuto rozlišení bude možné pořídit výstup v dostatečné kvalitě, která bude umožňovat porovnání obsahu vstupu a výstupu, minimální velikost dokumentu pro tisk na tiskárně nebo snímací plochy skeneru je formát A4, technické zařízení musí umožňovat pořízení barevného výstupu pro případ, že barva obsažená v dokumentu souvisí s jeho obsahem nebo stanoví-li tak jiný právní předpis.
2.3 Varianta III –zařízení s kvalitnějšími technickými parametry Stejně jako varianta II budou ve vyhlášce popsány technické náležitosti pro provádění konverze. Oproti variantě II jsou požadovány pro technické zařízení technické parametry umožňující pořízení výstupu ve vyšším grafickém rozlišení a zároveň je umožněna konverze dokumentů až do velikosti formátu A3. Jsou navrženy následující požadavky na parametry technického zařízení
minimální hardwarové rozlišení tiskárny i snímacího zařízení (např. skeneru) je stanoveno na 800 dpi,
7
minimální velikost dokumentu pro tisk na tiskárně nebo snímací plochy skeneru je formát A3, technické zařízení musí umožňovat pořízení barevného výstupu pro případ, že barva obsažená v dokumentu souvisí s jeho obsahem nebo stanoví-li tak jiný právní předpis.
3. Vyhodnocení nákladů a přínosů 3.1 Náklady jednotlivých variant Varianta I. nulové řešení Ve variantě I by nevznikly žádné přímé náklady na pořízení technických zařízení a programového vybavení potřebných ke konverzi, ale jedná se z legislativního hlediska o nepřípustnou variantu, protože zmocnění k vydání vyhlášky stanovené zákonem o elektronických úkonech musí být naplněno. Varianta II. - zařízení s minimálními technickými parametry Varianta II zahrnuje náklady na pořízení odpovídajícího technického vybavení pro zajišťování autorizované konverze. Požadavky na technické zařízení byly nastaveny tak, aby některá konverzní místa, která již jsou vybavena výpočetní technikou splňující minimální kritéria, nebyla nucena si pořizovat další nové technické zařízení. Případné pořízení technického zařízení s jasně definovanými minimálními technickými parametry nebude pro konverzní místa velkou finanční zátěží, jelikož se jedná o běžně dostupné a využívané zařízení. Financování je řešeno pomocí typových projektů v rámci Integrovaného operačního programu (IOP) z fondů EU, kterému se věnuje kapitola 6. Varianta III. - zařízení s kvalitnějšími technickými parametry Ve variantě III lze předpokládat, že v případě pořizování technických zařízení s lepšími parametry než v navrhované variantě II nebude většina konverzních míst disponovat technickými zařízeními splňujícími tyto technické parametry. Vzhledem k finanční náročnosti vybavení všech konverzních míst technickým zařízením s lepšími parametry podle varianty III je zřejmé, že tato varianta je v rámci stanovených finančních podmínek nerealizovatelná. Vybavení každého konverzního místa odpovídající technikou dle varianty III není ani možné financovat na základě typových projektů v rámci IOP (viz kapitola 6), jelikož alokovaná částka na jedno konverzní místo by nedokázala zdaleka pokrýt vybavení celého konverzního místa příslušnou výpočetní technikou dle této varianty. Zároveň by se jednalo o zbytečné plýtvání veřejných finančních prostředků.
3.2 Přínosy jednotlivých variant Varianta I. Nulová varianta nepřináší oproti stávající situaci žádné přínosy, naopak lze tvrdit, že nulová varianta by mohla být významnou překážkou při aplikaci zákona o elektronických úkonech. Navíc je tato varianta v rozporu s předmětným zákonem.
8
Varianta II. a III. Přínosy variant II i III jsou totožné, kdy hlavním přínosem je provádění konverze v dostatečné kvalitě. U obou variant II a III jsou popsány minimální požadavky na parametry technických zařízení pro konverzi dokumentů, které zaručí to, že každé konverzní místo bude schopno provést konverzi dokumentu v takové kvalitě, která bude umožňovat ověření shody obsahu vstupu a výstupu při konverzi. Varianta III navrhuje lepší technické parametry pro technická zařízení, na kvalitu výstupu to však nemá zásadní vliv, jedná se však o podstatně dražší variantu oproti variantě II.
3.3 Dopady navrhované právní úpravy Navrhovaná právní úprava nemá negativní sociální dopady. Zavedení autorizované konverze dokumentů na konverzních místech nebude mít negativní dopad na finanční náklady fyzických i právnických osob. Návrh nepředpokládá žádné technické znalosti fyzických či právnických osob nutné pro provedení konverze na žádost, a tudíž neklade žádné nároky na jejich počítačovou gramotnost či technické vybavení; veškerý kontakt bude probíhat prostřednictvím pracovníka na kontaktním místě. Předpis bude mít pozitivní sociální dopady díky výraznému zlepšení výkonu veřejné moci. Navrhovaná vyhláška nemá žádné negativní dopady na životní prostředí. Naopak s přihlédnutím ke skutečnosti, že budou častěji využívány dokumenty v elektronické podobě, dojde ve výsledku k úspoře listinných dokumentů, a proto lze v tomto směru hovořit i o určitém pozitivním dopadu na životní prostředí. Vyhláška nemá žádné dopady ve vztahu k rovnosti příležitostí a postavení mužů a žen, protože neupravuje žádné oblasti vztahů odlišně pro muže a ženy. Rovněž nemá žádné dopady ve vztahu k rovnosti postavení z důvodu rasy nebo etnického původu, sexuální orientace, věku, zdravotního postižení, náboženství či víry, ani z jiných obdobných důvodů.
3.4 Výběr řešení Pro návrh řešení byla vybraná varianta II umožňující provádět konverzi na všech konverzních místech v dostatečné kvalitě. Počítá se zde s menšími nároky na technické zařízení, zároveň varianta II přináší stejné přínosy jako varianta III. Minimální technické parametry byly zvoleny tak, aby náklady na softwarové a hardwarové vybavení konverzních míst nebyly zbytečnou finanční zátěží. Některá konverzní místa jsou již dnes vybavena technickými zařízeními splňujícími minimální technické požadavky pro provedení konverze v dostatečné kvalitě. Počítá se tedy s tím, že mnoho konverzních míst nebude nuceno si pořizovat nové technické zařízení. Ministerstvo vnitra zároveň na základě výzvy, která se vztahuje na oblast podpory 2.1 Zavádění ICT v územní veřejné správě v rámci IOP, počítá se vznikem Czech POINTů a rozvojem stávajících Czech PONTů, kde se již počítá s výbavou konverzních míst odpovídající technikou umožňující provádět autorizovanou konverzi.
3.5 Konzultace Problematika byla konzultovaná se zástupci firmy Adobe, která produkuje software podporující formát PDF. Autorizovaná konverze byla stejně jako zákon o elektronických úkonech prezentovaná a diskutovaná na mnoha odborných konferencích.
9
4. Návrh implementace vybraného řešení Vyhláška stanoví minimální technické požadavky pro tiskárnu, kterými jsou rozlišení alespoň 300 dpi, možnost tisku barevného výstupu a velikost formátu výstupu pro tisk alespoň A4, kterou bude disponovat každé pracoviště Czech POINTu. Navíc s dalším rozvojem pracovišť Czech POINTů se počítá se vznikem tzv. „eGON center“ v krajích, což budou technologická centra vybavená výrazně kvalitnější výpočetní technikou umožňující tisk větších formátů než je A4. Občané tak budou mít možnost navštívit tato centra v případě, že budou mít dokument většího formátu, který každý Czech POINT nebude schopen technicky zpracovat. Na úrovni krajů tak informatika díky eGON centrům získá výrazně regionální charakter. Technické náležitosti pro snímací zařízení umožňujícího převod dokumentu v listinné podobě do dokumentu obsaženého v datové zprávě jsou rozlišení alespoň 300x300 dpi a velikost formátu výstupu snímané plochy alespoň A4. Bude tak zaručena možnost konverze listinných dokumentů do formátu A4, které jsou dnes také nejpoužívanější při jednání s úřady. I zde se počítá s využitím eGON center na krajích, která budou schopná zpracovat i větší formáty dokumentů, které nebude každé konverzní místo schopno zpracovat. Orgány veřejné moci provádějící konverzi z moci úřední, které již dnes používají technické zařízení pro převod dokumentů, ani Czech POINTy nebudou mít povinnost pořídit si nové snímací zařízení či tiskárnu v případě, že technické zařízení odpovídá minimálním technickým požadavkům stanoveným touto vyhláškou. Konverzní místa, která nebudou disponovat příslušným technickým zařízením, budou muset splnit minimální požadavky dané touto vyhláškou. Požadavky na technické parametry byly nastaveny tak, aby pro konverzní místo nebylo pořízení technického zařízení pro provádění konverze velkou finanční zátěží v rámci jeho rozpočtu. Náklady na pokrytí financování je řešeno v následující kapitole. V návrhu vyhlášky je stanoveno, že konverzní místo je oprávněno odmítnout autorizovaně zkonvertovat takový vstup, který by obsahoval škodlivý kód způsobilý přivodit škodu na informačním systému. Touto vyhláškou však nejsou stanoveny požadavky na to, jak řešit případné bezpečnostní incidenty. Každé konverzní místo by se mělo řídit bezpečnostní politikou a provozním řádem provozovny, která by měla jasně určovat postupy, jak bezpečně přijímat a kontrolovat dokumenty v elektronické podobě. Dá se předpokládat, že se bude se jednat o obdobné bezpečnostní postupy, které jsou aplikovány např. u elektronických podatelen ( vyhláška 496/2004 Sb. §2 odst.2, o elektronických podatelnách). Další povinností subjektu provádějícího konverzi je okamžité zničení případných kopií dokumentů, které vzniknou v průběhu konverze. Zákon č.300/2008 Sb. nezakládá kompetenci získávat a uchovávat obsah konvertovaných dokumentů, proto se s ohledem na právní řád České republiky má za samozřejmé, že veškeré případné kopie budou zničeny. Konverze bude probíhat prostřednictvím aplikace systému kontaktních míst veřejné správy, která nebude umožňovat zálohování kopií v průběhu provádění konverze. Aplikace systému kontaktních míst veřejné správy bude mimo jiné umožňovat autentizaci a autorizaci uživatele podle jeho role. Každá role bude mít jasně definovaná oprávnění k provádění činností jako je např. konverze na žádost nebo konverze z moci úřední. Součástí aplikace budou také elektronické formuláře ověřovacích doložek, které se po správném vyplnění automaticky doplní jako ověřovací doložka, jak je definováno v zákoně č.300/2008 Sb.. Nepředpokládá se, že by bylo nezbytné posilovat personální kapacity na konverzních místech. V případě kontaktních míst bude možné určité náklady hradit z poplatků za provedení konverze na žádost.
10
Jako formát dokumentů obsažených v datových zprávách bylo stanoveno PDF, což je souborový formát pro přenositelnost dokumentů nezávisle na software i hardware. PDF (Portable Document Format, formát pro přenositelné dokumenty) je souborový formát vyvinutý firmou Adobe pro ukládání dokumentů nezávisle na softwaru i hardwaru, na kterém byly pořízeny. Soubor typu PDF může obsahovat text i obrázky, přičemž tento formát zajišťuje, že se libovolný dokument na všech zařízeních zobrazí stejně. Pro práci s formátem PDF je volně k dispozici Adobe Acrobat Reader i prohlížeče třetích stran a je dostupné široké spektrum knihoven pro automatické zpracování tohoto formátu. Vzhledem k požadavkům autorizované konverze dle zákona o elektronických úkonech je jako výstupní datový formát při konverzi do dokumentu v elektronické podobě zvolen datový formát PDF 1.7, který se stal standardem ISO 32000-1:2008. Tento formát splňuje veškeré požadavky na konverzi dokumentů, tj. možnost elektronicky podepsat dokument zaručeným elektronickým podpisem a následně přidat kvalifikované časové razítko. Jako formát vstupu obsaženého v datové zprávě při konverzi do listinné podoby se stanovuje PDF 1.3 a vyšší. Některé verze sice nejsou stanoveny standardy dle mezinárodních norem, ale jelikož tyto formáty podporují správné zobrazení dokumentu v době konverze a zároveň zaručují jeho integritu, lze použít jakýkoliv formát PDF, který je možné elektronicky podepsat a opatřit kvalifikovaným časovým razítkem (tj. verze 1.3 a vyšší). Jako formáty pro konverzi dokumentů obsažených v datových zprávách nebyly záměrně zvoleny často využívané formáty DOC, XLS ani PPT, jelikož se nejedná o čistě statické dokumenty. Tyto formáty totiž umožňují vkládání dynamických funkcí (např. zobrazení aktuálního data), které by při následném otevření mohly změnit některé hodnoty v dokumentu, jež byly ověřovány v době provádění konverze. Hrozilo by zde riziko ztráty důvěry v elektronické dokumenty uložené v těchto formátech. Poslední dobou se z různých stran objevuje požadavek na sjednocení datových formátů používaných v archivnictví a při autorizované konverzi dokumentů. Tomuto požadavku však nelze vyhovět, neboť zákon o elektronických úkonech ukládá povinnost, že elektronické dokumenty vstupující do konverze na žádost (konverze z el. do listinné formy) i dokumenty vystupující z konverze (konverze z listinné do el. formy) musí být elektronicky podepsány a opatřené kvalifikovaným časovým razítkem, což formáty pro digitální archivaci dle nařízení vlády č.1338 ze dne 3.listopadu 2008 neumožňují.
5. Zhodnocení souladu navrhované právní úpravy s ústavním pořádkem České republiky, s mezinárodními smlouvami, jimiž je Česká republika vázána, a s právem Evropských společenství Navrhovaná právní úprava je plně v souladu s ústavním pořádkem České republiky. Mezinárodní smlouvy, jimiž je Česká republika vázána se na danou oblast nevztahují. Z hlediska práva Evropských společenství se oblasti upravované navrhovanou právní úpravou se týká směrnice Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES ze dne 24. října 1995 o ochraně jednotlivců v souvislosti se zpracováváním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů. S touto směrnicí je navrhovaná právní úprava v souladu.
11
6. Hospodářský a finanční dopad na státní rozpočet, jiné veřejné rozpočty a na podnikatelské subjekty V současné době je v provozu více než 3000 kontaktních míst veřejné správy. Ministerstvo vnitra České republiky otevřelo novou výzvu pro oblast e-Governmentu v rámci Integrovaného operačního programu (IOP). Výzva se vztahuje na oblast podpory 2.1 Zavádění ICT v územní veřejné správě Integrovaného operačního programu (IOP) „E-Government v obcích – Czech POINT“. Cílem této oblasti podpory je dosáhnout „rychlejšího a spolehlivějšího poskytování veřejných služeb nejširší veřejnosti; prostřednictvím elektronické správy pak umožnit občanům a podnikatelským subjektům jednoduše a rychle komunikovat s úřady územní samosprávy“. Podporované aktivity: Vybudování přístupových míst pro komunikaci s informačními systémy veřejné správy, zřizování a rozvoj tzv. kontaktních míst veřejné správy – zapojování regionálních a místních pracovišť k tzv. Czech POINT (zejména zajištění technického a technologického vybavení). V rámci této výzvy je možno zažádat buď o podporu plné verze pracoviště Czech POINT, nebo o upgrade již stávajícího pracoviště, a to v souladu s technickou specifikací uvedenou v Příručce pro žadatele a příjemce. Výzva je určena na realizaci projektů ve všech regionech soudržnosti České republika vyjma hlavního města Prahy. O podporu mohou žádat obce a jimi zřizované a zakládané organizace. Platí, že potenciální žadatelé budou osloveni přímo ministerstvem vnitra a vyzváni k podávání žádostí prostřednictvím obce s rozšířenou působností, do jejíhož správního obvodu patří. Na realizaci výše uvedených aktivit je alokováno celkem 650 milionů korun. Maximální limit na způsobilé náklady projektu činí u plné verze pracoviště CzechPOINT 93.927 Kč a u upgrade stávajícího pracoviště je maximální limit stanoven ve výši 68.540 Kč. Pokud se jedná o vybavení konverzních míst výpočetní technikou potřebnou ke konverzi dokumentů z moci úřední, zvažuje Ministerstvo vnitra alternativy finanční pomoci a hodlá doporučit vhodný model financování v rámci IOP. V rámci IOP budou podporovány projekty spojené se zaváděním služeb elektronické veřejné správy – eGovernment s vysokou mírou využití moderních informačních a komunikačních technologií (dále jen „ICT“) jak u centrálních úřadů, tak také na úřadech územní samosprávy. Jedná se zejména o projekty „Zavádění ICT v územní veřejné správě“ (prioritní osa 2). Moderní informační a komunikační technologie mají zavést služby elektronické veřejné správy, umožnit efektivní komunikaci mezi regionálními a místními orgány veřejné správy navzájem, jedním z cílů osy je rovněž standardizace ICT v regionální a místní správě. V případě dopadů na podnikatelské subjekty nelze vyčíslit náklady, které podnikatelským subjektům v souvislosti s prováděním autorizované konverze dokumentů vzniknou. Podnikatelské subjekty mohou využívat pouze autorizovanou konverzi dokumentů na žádost, je však ryze na nich, zda tak skutečně učiní či nikoliv. Stávající právní úprava umožňuje, aby podnikatelské subjekty komunikovaly s veřejnou správou a justicí elektronicky, tyto tudíž nemusí mít potřebu dokumenty orgánů veřejné moci doručené prostřednictvím datové schránky konvertovat do listinné podoby. Za provedení autorizované konverze dokumentů na žádost se vybírá správní poplatek ve výši 30 Kč za každou i započatou stranu konvertované listiny.
12
7. Kontakty a prohlášení o schválení RIA Ing. Radek Horáček, mail:
[email protected] , tel.: 974 817 511 Ing. Lucie Urbanová, mail:
[email protected] , tel.: 974 817 509 Ing. Vladimír Weis, mail:
[email protected] , tel.: 974 817 512
13
B. Zvláštní část K § 1: Stanoví se předmět vyhlášky, jímž je úprava technických náležitostí konverze, vstupu a výstupu při konverzi a vzor osvědčení o vykonání zkoušky zaměstnance držitele poštovní licence a Hospodářské komory České republiky, který provádí konverzi. Konverzí se podle zákona o elektronických úkonech rozumí transformace dokumentu obsaženého v datové zprávě do dokumentu v listinné podobě a naopak. K § 2 odst. 1: Konverze se provádí prostřednictvím elektronické aplikace systému kontaktních míst veřejné správy. Tato aplikace bude umožňovat přihlašování autorizovaných uživatelů do rolí, které jim byly přiděleny. Někteří uživatelé budou oprávněni využívat konverzi na žádost i z moci úřední. Některé subjekty budou využívat pouze konverzi z moci úřadní, zatímco někteří budou využívat pouze konverzi na žádost. Součástí této aplikace budou také elektronické formuláře ověřovacích doložek, které se po správném vyplnění připojí ke konvertovému dokumentu. K § 2 odst. 2: Konverze z listinné podoby do dokumentu obsaženého v datové zprávě se provádí pomocí skeneru nebo jiného snímacího zařízení (tj. zařízení umožňujícího převod dokumentu z listinné podoby do podoby datové zprávy). Minimální technické parametry snímacího zařízení stanovené v bodu 1 přílohy č. 1 vyhlášky jsou nastaveny tak, aby snímací zařízení umožňovalo provádět konverzi v dostatečné kvalitě. K § 2 odst. 3: Konverze dokumentu v elektronické podobě do listinné podoby se provádí pomocí tiskárny. Minimální technické parametry v bodu 2 přílohy č. 1 vyhlášky jsou nastaveny tak, aby umožňovaly provedení konverze na konverzních místech v dostatečné kvalitě. K § 2 odst. 4: Konverze dokumentu se převádí barevně, pokud by barva v něm obsažená ztratila černobílým převedením informace vyjádřené barvou. Tím je míněna ztráta textu (např. při jeho různých odstínech). Barevně se bude konvertovat např. dokument, kde bude text odlišený barvami (každá barva označuje např. změny a připomínky určitého subjektu). Barvy v tomto dokumentu tak ponesou informaci, která by se černobílým převedením mohla ztratit. Nejedná se o případy log či razítek apod. V ostatních případech lze konverzi provádět černobíle. Konverzní místa budou však disponovat zařízeními umožňujícími konverzi výstupu barevně i černobíle.
K § 2 odst. 5: U konverze na žádost budou kontaktní místa přijímat vstupy a vydávat výstupy obsažené v datové zprávě prostřednictvím informačního systému datových schránek. Se zavedením institutu datových schránek tak bude možné doručit dokument určený ke konverzi nebo předat výstup z konverze prostřednictvím datové schránky konverzního místa do datové schránky žadatele. V návrhu vyhlášky jsou stanoveny další způsoby předávání výstupu a přijímání vstupu obsaženého v datové zprávě prostřednictvím datového úložiště přístupného přes internet, kam občan, který nebude mít zpřístupněnu datovou schránku, uloží nebo převezme dokumenty určené
14
ke konverzi. Zřízení datového úložiště se počítá v rámci dalšího rozvoje Czech POINTů, kontaktní místo bude přijímat datové zprávy určené k autorizované konverzi dokumentů nebo předávat výstupy z konverze na CD/DVD. Každé kontaktní místo bude vybavené zařízením umožňujícím bezpečně získat datové zprávy určené ke konverzi uložené na CD či DVD kontaktní místo může přijímat vstupy nebo předávat výstupy v datové zprávě také na dalších obvyklých nosičích dat (USB flash disk, disketa atd.), bude-li to po zhodnocení analýzy rizik umožňovat provozní řád provozovny.
K § 3 odst. 1: Konverze do listinné podoby se neprovede u dokumentu v datové zprávě, která obsahuje škodlivý kód nebo která by mohla způsobit škody na informačních systémech konverzního místa. Předpokládá se, že kontrolu bude provádět počítačový software, který slouží k identifikaci, odstraňování a eliminaci počítačových virů a jiných škodlivých kódů. Tímto programovým vybavením by z důvodu bezpečnosti měla již dnes být vybavena všechna místa využívající výpočetní techniku. K § 3 odst. 2: Konverze se neprovede v případě, že žadatel o konverzi dokumentu předloží vstup, který by mohl znehodnotit či poškodit snímací zařízení konverzního místa. Konverze se neprovádí ani u vstupů, které by se mohly konverzí znehodnotit ( např. dokumenty, které nelze nasvítit). K § 3 odst. 3: Přípustné formáty vstupů a výstupů (dokumentů obsažených v datových zprávách), které bude možno převádět při konverzi na žádost na všech kontaktních místech veřejné správy, jsou stanoveny v bodu 3 a 4 přílohy č. 1 vyhlášky. Autorizovaná konverze bude prováděna pomocí elektronické aplikace systému kontaktních míst veřejné správy, která bude zajišťovat sofistikované a jednotné provádění autorizované konverze všemi oprávněnými subjekty. Jsou proto stanoveny přípustné datové formáty, které budou podporovány v centrální aplikaci kontaktních míst veřejné správy. K § 3 odst. 4: Kontaktní místo přijímá vstupy nebo vydává výstupy formátu A4 v rozsahu nejvýše 50 stran v případě, pokud by s ohledem na kapacitní, technické nebo organizační možnosti pracoviště mohl být po zhodnocení situace ohrožen provoz kontaktního místa nadměrným a neúměrným zatěžováním. K § 4: Vzor osvědčení o vykonání zkoušky zaměstnance držitele poštovní licence a Hospodářské komory České republiky, který provádí konverzi na žádost je uveden v příloze č. 2 vyhlášky. Osvědčení bude vydáno na základě úspěšného složení zkoušky, která bude ověřovat znalost tohoto zákona a schopnosti provádět konverzi dokumentů na žádost. K § 5: Datum nabytí účinnosti vyhlášky je stanoveno stejně jako je tomu u zákona o elektronických úkonech, tj. dnem 1. července 2009.
15
K příloze č. 1 bodu 1: Stanoví se minimální technické požadavky na snímací zařízení (skener, či jiná snímací zařízení), která budou umožňovat převádět dokument v listinné podobě do jeho elektronické podoby, a to takovým způsobem, aby byl výstup při konverzi v takové kvalitě, aby bylo konverzní místo schopno porovnat obsah vstupu s výstupem, a následně k takto ověřenému výstupu připojit ověřovací doložku. Technické požadavky jsou následující: hardwarové rozlišení musí být minimálně 300x300 dpi. Jedná se o rozlišení, které je postačující pro převádění dokumentů (zvláště textů), v případě, že barva v dokumentu nese zásadní význam, je nutné, aby snímací zařízení mělo barevnou hloubku alespoň 24 bitů. Většina skenerů umožňuje v této barevné hloubce převádět listinné vstupy do elektronické podoby. Jde-li výlučně o černobílé převádění, lze využít i skener s minimálním rozlišením 256 stupňů šedi; velikost snímací plochy je nejméně ve formátu A4. Formát A4 je pro listinné dokumenty nejpoužívanější. Tyto technické požadavky na snímací zařízení stanovují technické minimum, kterým bude disponovat každé konverzní místo. Tím se samozřejmě nevylučuje to, aby např. pracoviště Czech POINT disponovalo zařízením umožňujícím konverzi většího formátu dokumentu (např. A3), než je stanoveno v této vyhlášce. Předpokládá se, že právě „eGON centra“ budou umožňovat konverzi větších formátů a tak najdou uplatnění při realizaci většího objemu konverzí, které na všech Czech POINTech z kapacitních důvodů nebude možné. K příloze č. 1 bodu 2: Stanoví se minimální technické požadavky na tiskárnu, která bude umožňovat vytisknout zkonvertovaný elektronický dokument do listinné podoby a to v takové kvalitě, aby umožňovala porovnat shodu obsahu vstupu a výstupu a následně k takto ověřenému výstupu následně připojit ověřovací doložku. Technické požadavky jsou následující: rozlišení tisku musí být minimálně 300 dpi, jedná se o rozlišení, které je postačující pro tisk výstupu (zvláště textu), tiskárna musí umožňovat tisk barevného výstupu z důvodu možnosti konverze datových zpráv, u nichž nese barva zásadní význam, možnost tisku formátu alespoň A4. Formát A4 je pro listinné dokumenty nejpoužívanější a proto by mělo každé pracoviště Czech POINTu umožňovat konverzi do tohoto formátu. Tyto technické požadavky na snímací zařízení stanovují technické minimum, kterým bude disponovat každé konverzní místo. Tím se samozřejmě nevylučuje to, aby např. pracoviště Czech POINT disponovalo tiskárnou umožňujícím konverzi většího formátu dokumentu (např. A3), než je stanoveno v této vyhlášce. Předpokládá se, že právě „eGON centra“ budou umožňovat konverzi větších formátů a tak najdou uplatnění při realizaci většího objemu konverzí, které na všech Czech POINTech z kapacitních důvodů nebude možné. K příloze č. 1 bodu 3: Jako formát vstupu obsaženého v datové zprávě při konverzi na žádost do listinné podoby se stanovuje PDF 1.3 a vyšší. Vzhledem k tomu, že při konverzi z elektronické do listinné podoby je nutné zajistit správné zobrazení dokumentu v době konverze a není již třeba kalkulovat s čitelností do budoucna, lze použít jakýkoliv formát PDF, který je možné elektronicky podepsat (to znamená verze 1.3 a vyšší). Tento formát také podporuje případné připojení kvalifikovaného časového razítka.
16
K příloze č. 1 bodu 4: Jako výstupní datový formát dokumentu obsaženého v datové zprávě při konverzi na žádost do elektronické podoby byl stanoven PDF 1.7 nebo vyšší v případě, že tato verze splňuje mezinárodní standardy v oblasti správy dokumentů. Verze PDF 1.7 byla vybraná, jelikož se stala mezinárodně uznávaným standardem ISO 32000-1:2008 a to pod označením „Document management -- Portable document format -- Part 1: PDF 1.7“. Dá se předpokládat, že budoucí verze budou vydávány jako rozšiřující části pro tento současný standard. Tento standard mimo jiné umožňuje dokument elektronicky podepsat a označit ho kvalifikovaným časovým razítkem, což je nutná podmínka pro provedení autorizované konverze dokumentů. K příloze č. 2: Je stanoven vzor osvědčení o vykonání zkoušky zaměstnancem držitele poštovní licence a Hospodářské komory České republiky, který je následně oprávněn provádět autorizovanou konverzi na žádost.
17
