A közigazgatási alapvizsga minőségügyi követelményei Eljárások gyűjteménye

A közigazgatási alapvizsga minőségügyi követelményei Eljárások gyűjteménye

Az Eljárásgyűjtemény tartalma a Nemzeti Közszolgálati Egyetem tulajdona. Továbbadása, sokszorosítása előzetes írásos engedély nélkül nem megengedett. Az Eljárásgyűjteményben szereplő információkat csak a minőségirányítási rendszer kiépítéséhez és működtetéséhez lehet használni.

Érvényes: 2013. június 15. 6. kiadás

Készítette: NKE VTKI Továbbképző Központ

Kiadását engedélyezte: Dr. Kis Norbert továbbképzési és nemzetközi rektorhelyettes

A közigazgatási alapvizsga egységes minőségügyi követelményei - Eljárásgyűjtemény -

1

Mielőtt a dokumentumot használná, győződjön meg annak érvényességéről!



AZ ELJÁRÁSGYŰJTEMÉNY TARTALMA: Bevezetés....................................................................................................................... 4 Általános fogalom meghatározások ................................................................................ 5 ME-01-05 A közigazgatási alapvizsga felkészítő folyamata ............................................... 6 ME-02-05 A közigazgatási alapvizsga vizsgafolyamata ................................................... 17 ME-03-05 Az elégedettség mérés folyamata .................................................................. 29 ME-04-05 Minőségügyi dokumentumok és feljegyzések kezelése .................................. 34 ME-05-05 Az audit folyamata ........................................................................................ 40 ME-06-05 A közigazgatási alapvizsga oktatók (konzulensek) képzése, fejlesztése ........... 46 ME-07-05 Nem megfelelőség kezelése ................................................................................. 52 ME-08-03 A közigazgatási alapvizsga vizsgabiztosi tevékenysége ................................... 59 Bizonylatok jegyzéke .................................................................................................... 69

2


3




BEVEZETÉS

A Kormány 174/2011. (VIII. 31.) rendelete (a továbbiakban: Rendelet) rendelkezik a közigazgatási és ügykezelő alapvizsgáról. A rendelet által a Nemzeti Közszolgálati Egyetemhez rendelt, közigazgatási alapvizsga működtetésével kapcsolatos minőségbiztosítási feladatokat a Nemzeti Közszolgálati Egyetem Szervezeti és Működési Szabályzata alapján a Vezető- és Továbbképzési Intézete (továbbiakban NKE VTKI) látja el. Az NKE VTKI-nek a közigazgatási alapvizsgához kapcsolódó egyik fő feladata, hogy kidolgozza és működtesse a közigazgatási alapvizsga minőségirányítási rendszerét, ezért az alapvizsgával szembeni összes minőségügyi követelményt minőségirányítási folyamatleírásban határozta meg. A minőségügyi követelmények forrása a Kormány 174/2011. (VIII. 31.) rendelete és az ISO 9001:2008 szabvány alkalmazott fejezetei. A közigazgatási alapvizsga Eljárásgyűjteménye tartalmazza mindazon eljárásokat, melyek előírják és támogatják a közigazgatási alapvizsga felkészítés és vizsgáztatás folyamatát. A közigazgatási alapvizsga felkészítés és vizsgáztatás folyamatai olyan operatív módszerek és tevékenységek, amelyek a minőségi követelmények teljesítését szolgálják. A folyamat és rendszerszemléletű megközelítés teremti meg a képzési tevékenységeink egymásra épülését. Folyamatos fejlesztéssel biztosítjuk, hogy a közigazgatási alapvizsga tananyaga hatályos, oktatásmódszere a célcsoportra alkalmazható legyen. A közigazgatási alapvizsga hatékony működése érdekében olyan adatokat gyűjtünk, ami mérhető és objektív, hogy tényeken alapuló döntéshozatalt működtessünk. A közigazgatási alapvizsga felkészítés és vizsgáztatás folyamatainak belső felülvizsgálatai feltárják a rendszer erősségét és fejlesztendő területét. A folyamat leírás alkalmazása kiterjed a közigazgatási alapvizsgára felkészítő konzultációt folytató Vizsgaszervezőkre, Vizsgaközpontokra, a közigazgatási alapvizsga felkészítő konzultáció teljes folyamatára, a szervezői tevékenységre, konzulensi módszertani felkészítőkre, az alapvizsga felkészítő oktatásban közreműködő konzulensekre. A minőségügyi eljárásokat (Eljárásgyűjteményt) az NKE VTKI minőségirányítási szakreferense karbantartja, az NKE Vezető- és Továbbképző Intézet Továbbképző Központ munkatársai szakmailag ellenőrzik, a Továbbképző Központ vezetője jóváhagyja, és az NKE Vezető- és Továbbképzési Intézet igazgatója kiadását engedélyezi.

2013. június 4. Dr. Kis Norbert továbbképzési és nemzetközi rektorhelyettes

4



ÁLTALÁNOS FOGALOM MEGHATÁROZÁSOK Dokumentum: információ és annak hordozója. Feljegyzés: olyan dokumentum, amely tevékenységekről vagy elért eredményekről objektív bizonyítékot szolgáltat. Figyelemmel kisérés: A vizsgaszervezőnek a konzultáció teljes folyamata alatt információval kell rendelkeznie a konzultáció előrehaladásáról. A figyelemmel kisérés nem igényli a konzultáción való folyamatos jelenlétet (pld. mint résztvevő). Folyamat, eljárás: egy tevékenység vagy egy folyamat elvégzésének előírt módja. A szervezet hozza létre saját tevékenységeinek szabályozására. Betartása kötelező azoknak, akikre vonatkozik. A vonatkozó külső követelmények (jogszabály, szakmai irányelv) figyelembe vételével készülnek. Panasz: minden olyan, a vizsga- és képzésszervezői tevékenységhez kapcsolódó, a szervezet eljárását kifogásoló, és azzal kapcsolatban konkrét és egyértelmű igényt megfogalmazó, írott formában érkező megkeresés, amely valamely kérdés kivizsgálására, intézkedés megtételére irányul. Mentesség: a 174/2011. (VIII.31.) Kormányrendelet 11.§-ban foglaltak alapján a 289/2005. (XII.22.) Kormányrendelet 1. és 2. számú melléklete szerinti végzettségek esetén. Mentességet élvez, aki jogi, közigazgatási, rendészeti és katonai képzési területhez tartozó szakon vagy e szakoknak megfeleltethető, korábban létesített szakokon felsőfokú végzettséget szerzett, vagy 2012. szeptember 1-jétől a nemzetvédelmi és katonai képzési területhez tartozó szakon olyan felsőfokú végzettséget szerzett, amely külön jogszabály alapján tartalmazza a közigazgatási alapvizsgának megfelelő képzési- és vizsgakövetelményeket, vagy a Magyar Közigazgatási Ösztöndíj Program keretében sikeres záróvizsgát tett. Bizonylat: a közigazgatási alapvizsga és konzultáció során használt olyan dokumentum, amely a felkészítő és a vizsga megvalósulására, a képzési és vizsgafolyamat nyomon követésére, továbbá a konzulensi felkészítőknek, audit folyamatainak dokumentálására szolgál. Használata lehetővé teszi az országosan egységes alapvizsga konzultáció képzési dokumentációját. A bizonylatok kiállításáról az NKE VTKI gondoskodik. Átirányítás: Indokolt esetben a vizsgázó átirányítást kérhet a közigazgatási alapvizsga egy másik, nem a területileg illetékes vizsgaszervezőnél való letétele érdekében. Indokolt esetnek minősül különösen, ha a közigazgatási alapvizsga letételére nyitva álló határidő lejár és a vizsgáztatásra illetékes vizsgaszervező nem szervez vizsgát e határidő lejártáig. Az átirányításról az NKE VTKI külön eljárást ad ki.

5



ME-01-05 A közigazgatási alapvizsgára felkészítő folyamata I. A folyamatleírás célja Az eljárás célja a közigazgatási alapvizsgára felkészítő konzultáció folyamatának meghatározása és leírása. A folyamat előírja, hogy mi az elvégzendő feladat, illetve a megvalósítandó folyamat; megjelöli, hogy ki a felelős az eljárásban leírt feladat vagy folyamat eredményéért, illetve ki annak a végrehajtója; megnevezi azt a dokumentumot vagy bizonylatot, amely alapján ellenőrizhető, hogy betartották-e az eljárásban foglaltakat; tartalmazza a feladat illetve folyamat időbeliségét. II. A folyamatleírásban használt fogalom meghatározások Konzulens: a Rendeletben előírt feltételeknek megfelelő, az Eljárásgyűjtemény ME-06-05 A közigazgatási alapvizsga oktatók (konzulensek) képzése, fejlesztése fejezetben meghatározottaknak megfelelően felkészített, az NKE VTKI által felkért közigazgatási alapvizsga oktató. A felkészítő konzultáció szervezése során az oktatók kiválasztása az NKE VTKI által jóváhagyott névjegyzékből történik. A szükséges konzulensi létszámról az NKE VTKI gondoskodik. Oktatói tevékenységre a konzulenseket a Vizsgaszervező kéri fel, a konzultációs időbeosztásról írásban értesíti (e-mail, levél) és szerződésben vállal kötelezettséget az alapvizsga általa vállalt moduljának oktatására az előzetesen leegyeztetett időpontban és helyszínen. Az elvégzett feladatot teljesítési igazolással hitelesítik. Információk az oktatókról és az oktatóknak a Vizsgaportálon megtalálhatóak. Az NKE VTKI a konzulensek további módszertani fejlesztésére folyamatosan lehetőséget biztosít műhelymunka formájában. Konzultáció: A konzultáció az egyedi, személyes a tananyag elsajátításában felmerülő értelmezési és megértési problémák megoldására szolgál. Lényege a problémahelyzet azonosítása, az ismeret elsajátítás akadályainak feltárása és a különböző megoldási javaslatok kidolgozása. A közös munkát a résztvevők és a felkészülést segítő, irányító szerepben dolgozó oktató közötti kétirányú kommunikáció jellemzi. Az elsajátítandó ismeret átadását, megerősítését elősegítő, a képzésben részt vevő felnőtt(ek) és az oktató (konzulens, tutor) közötti megbeszélés, mely elektronikus formában is megvalósulhat. Konzultáción résztvevő: a Rendeletben meghatározott alapvizsgára kötelezett közszolgálati tisztviselő, akinek munkáltatója is regisztrált a Továbbképzési és vizsgaportálon, valamint közigazgatási alapvizsga konzultációra igényt tart és ennek érdekében a területileg illetékes vizsgaszervező helyen képzési időpontra beregisztrált és azt munkáltatója jóváhagyta.

6



III. A konzultáció során használatos bizonylatok listája Közigazgatási alapvizsga felkészítő Mappalista

BA-F-01

Közigazgatási alapvizsga felkészítő Program

BA-F-02/2

Közigazgatási alapvizsga felkészítő Ajtólista

BA-F-03

Közigazgatási alapvizsga felkészítő Jelenléti ív

BA-F-04

Közigazgatási alapvizsga felkészítő Haladási napló

BA-F-05/2

Közigazgatási alapvizsga felkészítő Panaszkezelési lap

BA-F-06

Közigazgatási alapvizsga felkészítő Hallgatói elégedettség mérése

BA-F-07

Jelentés panasz kivizsgálásáról közigazgatási alapvizsga és konzultáció esetén

BA-F-08

III/1. A konzultáció dokumentálása során használt bizonylatok használata és funkciója BA-F-01 Közigazgatási alapvizsga felkészítő Mappalista: a szervezési tevékenység nyomon követésére szolgál, feltünteti az ide vonatkozó dokumentumokat, valamint a képzési dokumentáció részét képező lefűzendő bizonylatokat. Első lapja a felhasznált bizonylatokat tartalmazó dokumentációnak. A mappalista a képzési dokumentáció része. A Mappalista táblázatában megadott tételein túl bővíthető, amennyiben az segíti a szervező munkáját. BA-F-02/2 Közigazgatási alapvizsga felkészítő Program: tartalmazza a 3 napos konzultáció pontos dátumát, helyszínét, órabeosztását, feltüntetve a felkért oktatók nevét modulonként/almodulonként. Tartalmazza továbbá a 7. modult (Nemzetpolitika), feltüntetve a képzési formát: e-learning, önálló tananyag elsajátítással. Segít a szervezői tevékenységben. A hallgatók számára jól látható helyen kifüggesztésre kerül a képzés során. Sokszorosítást követően kiadható a hallgatóknak, mely elősegíti a hallgatók felkészülését a konzultációra, segíti az elégedettségi kérdőív kitöltését. Az NKE által kiadott program moduljainak sorrendje a témák logikai felépítése részben variábilis. A TTB, 1. és 2. modul tekintetében a tematika kötött, a további modulok sorrendje indokolt esetben módosítható. A továbbiakban a Program bizonylaton megadott modulsorrend betartása javasolt. BA-F-03 Közigazgatási alapvizsga felkészítő Ajtólista: a képzésen részt vevők listája a munkáltató megnevezésével. Tartalmazza a képzési alapadatokat (azonosító szám, hely, dátum). A képzési helyszínre (lehetőség szerint jól látható felületre) kifüggesztendő. Tájékoztató szerepet tölt be a hallgatók részére. Tartalmazza továbbá a képzésszervező nevét, aki a képzésen felmerülő esetleges probléma esetén segítséget nyújthat a nehézség megoldásában, elhárításában. BA-F-04 Közigazgatási alapvizsga felkészítő Jelenléti ív: A konzultáción csak a képzési csoportba beregisztrált, Vizsgaportál által legenerált jelenléti íven szereplő közszolgálati tisztviselő vehet részt. A jelenléti ív napi bontásban kerül elkészítésre a képzésen, 3 különálló bizonylat formájában. A

7



képzésen megjelenő közszolgálati tisztviselők részvételének nyomon követésére szolgál. A munkáltató kérésére ezen dokumentum alapján állíthat ki igazolást a Vizsgaszervező. BA-F-05/2 Közigazgatási alapvizsga felkészítő Haladási napló: célja a konzultáció megvalósulásának nyomon követése. Az oktatók a leoktatott modulok szerződésben meghatározott időpontjában és időtartamában kitöltik a témáknak, alkalmazott feladatoknak megfelelően, majd aláírásukkal hitelesítik a tevékenységüket. A Haladási napló helye a képzés során az oktató teremben van. BA-F-06 Közigazgatási alapvizsga felkészítő Panaszkezelési lap: a képzés során felmerülő panaszok rögzítésére szolgál. Panasz esetén a panaszt kiváltó okot írásban rögzíti a panasztevő a BA-F-06 bizonylaton. A panaszt a vizsgaszervező 15 napon belül köteles kivizsgálni. A vizsgálat eredményéről a kivizsgálást követő 15 napon belül köteles tájékoztatni a panasztevőt a BA-F-08 Jelentés a panasz kivizsgálásáról közigazgatási alapvizsga és konzultáció esetén elnevezésű bizonylaton. Ha a panasz a vizsgaszervező működési hiányosságaira vezethető vissza helyesbítő tevékenységet (azaz helyrehozást) kell indítania. Ha nem történik panasz a konzultáció során, a képzésszervező a rovatok áthúzásával és aláírásával hitelesíti azt. Minden képzéshez 1 db Panaszlap tartozik. A képzési azonosítóval ellátott Panaszkezelési lap helye a Haladási naplóval együtt az oktatás ideje alatt az oktató teremben van. BA-F-07 Közigazgatási alapvizsga felkészítő Hallgatói elégedettség mérése: 2-3 oldal terjedelmű kérdőív, mely felméri az alapvizsga oktatáson részt vevők véleményét, tapasztalatait az oktatással, szervezéssel, konzultációval és annak körülményeivel kapcsolatban. A kérdőív név nélküli és önkéntes. A kérdőívet a képzés 3. napján osztja ki a képzésszervező a résztvevőknek. A kérdőívek az adott képzés dokumentációjához tartoznak. Eredményeit összesítve, az Eljárásgyűjtemény ide vonatkozó szabályozásának megfelelően kell továbbítani az NKE VTKI felé. BA-F-08 Jelentés panasz kivizsgálásáról közigazgatási alapvizsga és konzultáció esetén: a BA-F-08 Közigazgatási alapvizsga konzultációs Panaszkezelési lapon felvett panasz kivizsgálása során tett eredmény, intézkedés rögzítésére szolgál. Egy példánya megküldendő a panasztevő részére. Fenti bizonylatok kiegészítve az oktatói felkérőkkel, szerződésekkel és a hozzájuk tartozó teljesítési igazolással a közigazgatási alapvizsga konzultáció képzési dokumentációját képezik. A bizonylatok minta példányai az Eljárásgyűjtemény mellékleteként szerepelnek. A bizonylatok elektronikus formában megtalálhatóak a Továbbképzési és vizsgaportál képzés- és vizsgaszervezői számára létrehozott mappában, valamint egy részük a rendszer által generálható dokumentum.

8



IV.1. A Konzultáció technikai, személyi és tárgyi feltételei IV.2 Személyi feltételei -

A Vizsgaszervező által kijelölt szervező (vagy a szervezésért felelős személy).

-

A Rendeletben előírt feltételeknek megfelelő, az NKE VTKI és a Kormányhivatalok által felkért és felkészített oktató.

-

A konzultációra jelentkező hallgató (közszolgálati tisztviselő).

IV.3 Tárgyi feltételei A Vizsgaszervezőnek biztosítania kell a konzultáció lefolytatására alkalmas, az NKE VTKI által meghatározott infrastruktúrát (MU 002). Technikai előfeltételei A közigazgatási alapvizsgára való jelentkezés előfeltétele a Továbbképzési és vizsgaportálon (Továbbiakban: Vizsgaportál) (https://tvp.uni-nke.hu) való regisztráció: -

a munkáltató részéről,

-

közszolgálati tisztviselő részéről.

A jelentkezések jóváhagyása után van lehetőség a vizsgaszervező által meghirdetett képzésre való jelentkezésre.

V. A Konzultáció előkészítésének lépései V.1. A képzés meghirdetése A képzési időpontokat a Vizsgaszervező határozza meg a felmerülő munkáltatói igényeknek megfelelő számban. A kijelölt konzultációs időpontokat a Vizsgaportálon hirdeti meg. Időpont módosítás esetén köteles tájékoztatást nyújtani a jelentkezők részére. V.2. Résztvevők jelentkezése A jelentkezés előfeltétele a munkáltató és a közszolgálati tisztviselő regisztrációja a Vizsgaportálon. Minden jelentkező a területileg illetékes vizsgaszervező helyre jelentkezhet képzésre. A résztvevők jelentkezése a Rendelet alapján: -

papír alapon 2011. 12. 31-ig

-

elektronikus formában 2011. 09. 01-jétől a Továbbképzési és vizsgaportálon keresztül történik, a Vizsgaportál által felkínált konzultációs napokra való regisztrálással.

9



V.3. A jelentkezés érvényessége A résztvevő jelentkezését a résztvevő munkáltatója jóváhagyja, melyre 3 munkanap áll rendelkezésre. A visszaigazolás elmulasztása esetén a képzésre való regisztráció érvénytelen. V.4. Résztvevők nyilvántartásba vétele A résztvevők nyilvántartásba vétele a Vizsgaportálon való jelentkezés alapján történik. A képzési csoportba való bekerülés (20 fő) a munkáltató általi jóváhagyástól számított időrendi sorrendben valósul meg. V.5. Résztvevők tájékoztatása A jelentkező automatikus elektronikus válaszüzenetet kap a képzésre való jelentkezés érvényességéről, mely a konzultációra vonatkozó alapadatokat is tartalmazza. V.5.1. Általános tájékoztatás A konzultáción résztvevők tájékoztatása a képzés lebonyolításának körülményeiről, a konzultáció során alkalmazott módszerekről és elvárásokról a Vizsgaportálon közzétett tájékoztató alapján történik (Tájékoztató a közigazgatási alapvizsgáról a vizsgázók részére). V.5.2. Egyéni tájékoztatás A konzultációra jelentkező személy, a jelentkezés befogadásakor e-mailben tájékoztatást kap a konzultáció pontos helyszínéről, és az időpontjáról valamint a képzéssel kapcsolatos alapinformációkról. V.6. Résztvevők beosztása A konzultációs csoportba szervezhető jelentkezők létszáma maximálisan 20 fő. Amennyiben a konzultációra jelentkezők létszáma meghaladja az NKE VTKI által kiadott országosan egységes ajánlásának maximumát, akkor az e fölötti jelentkezők számára az adott felkészülési időszakon belül a vizsgafelkészítésért felelős intézmény kapacitásának függvényben, annyi konzultációt szervez, ami az igények kielégítéséhez szükséges. V.7. Konzultációs ütemterv elkészítése A vizsgaszervező összeállítja a vizsgaportálon a konzultációk – és az oktatók beosztását is tartalmazó – ütemtervét a rendelkezésre álló információi alapján, amely a képzési program, illetve az órarend beosztás is egyben. Ez tartalmazza: képzés azonosítóját, képzés dátumát és időpontját, helyszínét, a modulok megnevezését és beosztását, modulok oktatóját. A modulok időtartama (óraszám) kötött. A kiadott BA-F-02/2 Program szerint kell a képzést szervezni. A képzési programban meghatározott, modulokhoz rendelt óraszámtól eltérni nem lehet.

10



A konzultáció szervezéséről a képzésszervező Mappalistát (BA-F-01) vezet, ahol nyomon követhető a konzultáció készültségi foka, illetve ellenőrizhetővé teszi a konzultációs folyamat zárása után a dokumentáció teljességét. A mappalista a lezárt konzultáció dokumentációjának előlapját képezi. V.8. Konzulensek biztosítása Oktatók kiválasztása az NKE VTKI által jóváhagyott névjegyzékből történik. Az NKE VTKI a szükséges oktatói létszám biztosítása érdekében a módszertani felkészítés után gondoskodik a névjegyzék naprakészen tartásáról. Az oktatók kiértesítése a konzultációs időbeosztásról írásban történik (e-mail, levél). Információk az oktatókról a Vizsgaportálon megtalálhatóak. A konzulensek szerződésben vállalnak kötelezettséget az alapvizsga általuk vállalt moduljának oktatására az előzetesen leegyeztetett időpontban és helyszínen. V.9. Konzultációs helyszín biztosítása Minden vizsgaszervező maga határozza meg a képzés helyszínét az NKE VTKI által meghatározott infrastruktúra biztosításával. (MU 002). V. 10. Tananyag biztosítása Az NKE jogszabályi kötelezettsége az oktatási segédanyagok és vizsgakérdések naprakészen tartása, azok felülvizsgálata és aktualizálása. A közigazgatási alapvizsga hatályos tananyaga elektronikus formában érhető el a Vizsgaportálon és az NKE honlapján. A tananyaghoz az NKE VTKI által kiadott további oktatási segédanyag nem tartozik. A konzulens által összeállított feladatlap, tanulási segédlet használható, sokszorosításáról a szervező szabadon dönthet. V. 11. A tananyag hét modulból áll, melyek a következők: 1. Alkotmányos és jogi alapismeretek 2. Közigazgatási alapismeretek 3. Európai Uniós alapismeretek 4. Gazdálkodási és pénzügyi alapismeretek 5. Információbiztonsági és adatvédelmi alapismeretek 6. Szervezeti igazgatás 7. Nemzetpolitika (e-learning – önálló elsajátítással)

V.12. Dokumentációk előkészítése A konzultáció napjára a képzésszervezőnek elő kell készíteni a konzultáció adminisztrálásához szükséges dokumentumokat: Mappalistát (BA-F-01), oktatói felkérőt és szerződést, Programot (BA-F-

11



02/2), Ajtólistát (BA-F-03), Jelenléti ívet (BA-F-04), a Haladási naplót (BA-F-05/2), a Panaszkezelési lapot (BA-F-06), hallgatói Elégedettségi kérdőíveket (BA-F-07). A dokumentumoknak az előírásoknak megfelelően rendelkezésre kell állnia a képzésen, ill. ki kell helyezni a képzés ideje alatt.

VI. A konzultáció lebonyolítása A képzés személyi és tárgyi feltételeinek szakmai előkészítése, illetve a képzés indításának lépései az előkészítés során meghatározottak szerint történik. A személyi és tárgyi feltételek folyamatos rendelkezésre állását a vizsgaszervező biztosítja. Az oktatók rendelkezésre állását, helyettesítésére vonatkozó szabályokat, illetve elvárt feladatait szerződésben rögzíti egymással a Vizsgaszervező és az oktató. VI.1. Feltételek rendelkezésre állásának ellenőrzése A képzés napján a vizsgaszervező – vagy az általa kijelölt személy – a helyszínen vagy a helyszínről beszerzett információk alapján ellenőrzi a képzéshez szükséges személyi és tárgyi feltételek fennállását. VI.2. Helyszíni tájékoztatás A szervező a helyszínen kifüggeszti az Ajtólistát (BA-F-03) és a Programot (BA-F-02/2). A Programot a hallgatók részére ki is oszthatja. VI.2.1. Résztvevők jelenlétének követése A vizsgaszervező a jelenlét követését a résztvevők által aláírt napi jelenléti ívvel (BA-F-04) dokumentálja. Képzésen való részvételre az jogosult, aki a jelenléti íven (és ajtólistán) szerepel, vagyis érvényes közigazgatási alapvizsga konzultációs regisztrációval rendelkezik a Vizsgaportálon. VI.3. Konzultáció lefolytatása A konzulens az egységes módszertani útmutató alapján végzi a konzultációt. (MU 001) VI.4. Haladási ütemterv követése A konzulens a haladási naplóban (BA-F-05/2) rögzíti a képzés program szerinti megvalósulását. A haladási naplót a helyszínen vezetik az oktatók. A haladási napló pontos vezetéséről a vizsgaszervező gondoskodik. VI.5. Eltérések kezelése, nem megfelelőség kezelése Az esetleges eltéréseket, a konzultáció során felmerült hallgatói panaszokat a Haladási napló mellékleteként, a konzultáción kötelezően ott lévő Panaszkezelési lapon (BA-F-06) kell rögzíteni. A közigazgatási alapvizsga felkészítő konzultáció alatt a vizsgaszervezőnek figyelemmel kell kísérnie a felkészítés folyamatát a felmerülő nem megfelelőségek és az arra tett intézkedések érdekében.

12



A nem megfelelőség kezelésének lépéseit az ME-07-05 folyamatleírás tartalmazza. VII. E-learning önálló tananyag elsajátítással VII.1. A tárgyi feltételek biztosítása A közigazgatási alapvizsga 7. moduljának elsajátítása elektronikus formában, önálló felkészüléssel történik. Az érintett modul elsajátításához szükséges hatályos e-tananyag és segédanyag elektronikus megjelenését az NKE VTKI biztosítja. VII.2. A 7. modul elérhetősége Az e-tananyag és segédanyag elérhetősége minden alapvizsgára jelentkező közszolgálati tisztviselő számára lehetséges és a Vizsgaportálon keresztül történik.

VIII. A konzultáció zárása VIII.1. Résztvevői elégedettség mérés A konzultáció utolsó kontaktnapján a vizsgaszervező az NKE VTKI által kiadott, a Vizsgaportálon elérhető elégedettségi kérdőívvel (BA-F-07) felméri a résztvevők konzultációról alkotott véleményét. A véleménynyilvánítás önkéntes. VIII.2. Elégedettségi kérdőív adatainak összegzése A vizsgaszervező az elégedettségi kérdőíveket feldolgozza, képzésenként összesíti az NKE VTKI által kiállított szempontoknak megfelelően. VIII.3. Statisztikai adatszolgáltatási kötelezettség teljesítése A vizsgaszervező a kérdőíveket az NKE VTKI által előírt statisztikai adatszolgáltatás keretén belül adja. A képzésenként összesített eredményeket, havi bontásban, az NKE VTKI Továbbképző Központ által kiadott adatkezelő táblában elkészíti és félévenként a statisztikai adattáblát továbbítja az NKE VTKI részére. Évente 2 féléves statisztika megküldése szükséges, melynek határideje: -

I. félév tekintetében: tárgyévi július 31.

-

II. félév tekintetében: tárgyévet követő február 1.

A vizsgaszervezők által országosan beküldött statisztikai adattáblát az NKE VTKI Továbbképző Központ munkatársai összesítik, az eredményekről az érintetteket tájékoztatja.

13



VIII. 4. A Panaszkezelési lap és az elégedettségi kérdőív adati alapján korrekciós terv elkészítése A panaszkezelési lap és az elégedettségi kérdőívek összesítéséből az NKE VTKI Továbbképző Központ feladata, hogy a szükséges korrekciós javaslatokat kidolgozza, és a vizsgaszervezőknek továbbítsa az ME-07-es, és az ME-03-as eljárásban részletezett módon. VIII. 5. Panaszkezelési lap összegzése A vizsgaszervező a Panaszkezelési lapon (BA-F-06) tett hallgatói felszólalásokat és annak megoldására történt intézkedések másolatát (fax, e-mail) az eseménytől számított 30 napon belül megküldi az NKE VTKI Továbbképző Központ részére. A beérkezett panaszokat az NKE VTKI Továbbképző Központ munkatársai tartják nyilván. VIII.6. Oktatók szerződéseihez teljesítési igazolás készítése Az oktatók által aláírt szerződésekhez a vizsgaszervező a megvalósult képzések után elkészíti az oktatók teljesítési igazolásait. VIII.7. A képzési dokumentáció A konzultáció napjára előkészített és a konzultáció adminisztrálásához szükséges dokumentumokat: -

Ajtólistát (BA-F-03), Programot (BA-F-02/2) a Jelenléti íveket (BA-F-04) összegyűjti,

-

a Haladási napló (BA-F-05/2) vezetését ellenőrzi,

-

a Panaszkezelési lapot (BA-F-06) aláírásával hitelesíti, panasz esetén gondoskodik a panasz kivizsgálásáról,

-

a kitöltött Elégedettségi kérdőíveket (BA-F-07) földolgozza és tárolja,

-

az oktatói szerződéseket és annak teljesítési igazolását kiállítja.

Fenti bizonylatokat a Mappalista (BA-F-01) mögé képzési dokumentációként lefűzi. A képzési dokumentációt az előírásoknak megfelelő ideig kell tárolni.

14



ME-01 Közigazgatási alapvizsga konzultáció folyamata Alapvizsga szervez

1.1 Személyi feltételek

Oktatótermekkel szembeni követelmény

1.2. Tárgyi feltételek

Alapvizsga okató Konzultáción résztvevő (hallgató)

2. Konzultáció előkészítése 2.1. Résztvevők jelentkezése

2.2 Jelentkezés munkáltatói jóváhagyása 2.3. Résztvevők nyilvántartásba vétele

2.4 Résztvevők tájékoztatása

Konzultáció és vizsga tájékoztató

2.5 Résztvevők beosztása

2.6 Konzultációs ütemterv elkészítése

Konzultációs ütemterv

2.7 Konzulensek biztosítása

2. 8 Konzultációs helyszín biztosítása

2.9 Tananyag biztosítása

Haladási napló Panaszkezelési lap

2. 10 Dokumentációk előkészítése

15

Jelenléti ív



ME-01 Közigazgatási alapvizsga konzultáció folyamata A konzultáció lebonyolítása

Feltételek rendelkezésre állásának ellenőrzése Konzulensek módszertani útmutatója

Konzultáció lefolytatása Jelenléti ív Résztvevők jelenlétének követése Haladási naplót Haladási ütemterv követése Panaszkezelési lap Volt nem megfelelőség?

3.5 ME-07-01 Nem megfelelőség kezelése Konzultáció mappalista

A konzultáció zárása

Résztvevői elégedettségi mérés

Elégedettségi kérdőív adatainak összegzése

Hallgatói felszólalások összegzése

Statisztikai adatszolgáltatás

Oktatói teljesítési igazolás készítése

Folyamat befejezése

16

Nem



ME-02-05 A közigazgatási alapvizsga vizsgafolyamata I.A folyamatleírás célja Az eljárás célja a közigazgatási alapvizsga vizsgafolyamatának meghatározása és leírása. A folyamat követi a Rendelet előírásait, hogy mi az elvégzendő feladat, illetve a megvalósítandó folyamat; megjelöli, hogy ki a felelős az eljárásban leírt feladat vagy folyamat eredményéért, illetve ki annak a végrehajtója; megnevezi azt a dokumentumot/iratot vagy bizonylatot, amely alapján ellenőrizhető, hogy betartották-e az eljárásban foglaltakat; tartalmazza a feladat illetve folyamat időbeliségét. II. A folyamatleírásban használt fogalom meghatározások Vizsga: a Rendelet szerinti, 2011. szeptember 1-jén hatályba lépett közigazgatási alapvizsga. A vizsgára a területileg illetékes vizsgaszervező helyre a Továbbképzési és vizsgaportálon kell jelentkezni. Érvényes jelentkezéssel az a közszolgálati tisztviselő bír, akinek jelentkezését a munkáltatója jóváhagyta. A vizsga eredményes, ha a vizsgázó 50 pontból legalább 26-ot teljesített. A vizsga minősítése: „Megfelelt” vagy „Nem megfelelt”. Vizsgabiztos: közigazgatási alapvizsgánál közreműködő személy, akit a Vizsgaszervező kér fel. Felel a közigazgatási alapvizsga szabályszerű lebonyolításáért. Regisztrálja a vizsgára érkezőket a Vizsgaportálon és jelenléti ívet írat alá. Tájékoztatja a vizsgaszabályzatról és a vizsgáról a vizsgázókat. Szabálytalanság észlelése esetén felfüggeszti a vizsgát. Technikai probléma esetén segítséget nyújt a vizsgázónak. Kiállítja és átadja a vizsga jegyzőkönyvet és a vizsgabizonyítványt. Vizsgázó: a Rendeletben meghatározott alapvizsgára kötelezett közszolgálati tisztviselő, akinek munkáltatója is regisztrált a Továbbképzési és vizsgaportálon, valamint közigazgatási alapvizsga érdekében a területileg illetékes vizsgaszervező helyen vizsga időpontra beregisztrált és azt munkáltatója jóváhagyta. Vizsgajegyzőkönyv: a vizsgáról kiállított irat. Tartalmazza a vizsga eredményét és a vizsgán történt legfontosabb események rögzítésére szolgál. A vizsgabiztos generálja le a rendszerből és aláírásával, illetve a vizsgaszervező pecsétjével hitelesíti. 1 eredeti példányát a vizsga után a vizsgázónak átadja, 1 pld-át a vizsgaszervező lefűzi. Vizsgabizonyítvány: a vizsgaeredményről kiállított dokumentum, mely eredményes vizsga esetén kerül átadásra. A vizsgabizonyítványt a vizsgaszervező vezetője írja alá és a vizsgaszervező pecsétjével hitelesíti. A vizsgaszervező a munkáltató számára a vizsgától számított 15 munkanapon belül küldi meg. Takarékossági szempontokat figyelembe véve a bizonyítvány kiadható a vizsgát követően is, ha a vizsgaszervezőnél a technikai feltételek lehetővé teszik. A bizonyítvány átadását átadás-átvételi elismervénnyel igazolják.

17



III. A vizsga során használatos bizonylatok listája Közigazgatási alapvizsga Mappalista

BA-V-01

Közigazgatási alapvizsga Ajtólista

BA-V-02

Közigazgatási alapvizsga Jelenléti ív

BA-V-03

Közigazgatási alapvizsga Panaszkezelési lap

BA-V-04

Közigazgatási alapvizsga Jegyzőkönyv

BA-V-05

Közigazgatási alapvizsga Bizonyítvány

BA-V-06

Közigazgatási alapvizsga Átadás-átvételi elismervény bizonyítványokról

BA-V-07

Közigazgatási alapvizsga Elégedettség mérése

BA-V-08

Közigazgatási alapvizsga Vizsgabetekintési jegyzőkönyv

BA-V-09

Jelentés panasz kivizsgálásáról közigazgatási alapvizsga és konzultáció esetén

BA-F-08

III.1. A konzultáció dokumentálása során alkalmazott bizonylatok használata és funkciója BA-V-01 Közigazgatási alapvizsga Mappalista: a szervezési tevékenység nyomon követésére szolgál, feltünteti az ide vonatkozó dokumentumokat, valamint a képzési dokumentáció részét képező lefűzendő bizonylatokat. Fedőlapja a felhasznált bizonylatokat tartalmazó aktának. A mappalista a képzési dokumentáció része. A Mappalista a táblázatban felsorolt tételeken túl bővíthető, amennyiben az segíti a szervező munkáját. BA-V-02 Közigazgatási alapvizsga Ajtólista: a vizsgán részt vevők listája a munkáltató megnevezésével. Tartalmazza a vizsga alapadatokat (azonosító szám, hely, dátum). A vizsga helyszínén kifüggesztendő. Tájékoztató szerepet tölt be a hallgatók részére. Feltünteti továbbá a vizsgabiztos nevét, aki a vizsgát felügyeli, felmerülő esetleges probléma esetén segítséget nyújthat a nehézség megoldásában, elhárításában. BA-V-03 Közigazgatási alapvizsga Jelenléti ív: A vizsgán megjelenő közszolgálati tisztviselők részvételének nyomon követésére szolgál. A konzultáción csak a vizsgacsoportba beregisztrált, Vizsgaportál által legenerált jelenléti íven szereplő közszolgálati tisztviselő vehet részt. A jelenléti ívet a személyi azonosítást követően a vizsga előtt írja alá a vizsgázó. A jelenlét ív a vizsgázó neve mellett a Vizsgaportálra bejegyzett felhasználó nevet is tartalmazza. BA-V-04 Közigazgatási alapvizsga Panaszkezelési lap: a vizsga során felmerülő panaszok rögzítésére szolgál. Panasz esetén a panaszt kiváltó okot írásban rögzíti a panasztevő a BA-V-04 bizonylaton. A panaszt a vizsgaszervező 15 napon belül köteles kivizsgálni. A vizsgálat eredményéről a kivizsgálást

18



követő 15 napon belül köteles tájékoztatni a panasztevőt a BA-V-08 Jelentés a panasz kivizsgálásáról közigazgatási alapvizsga és konzultáció esetén elnevezésű bizonylaton. Ha a panasz a vizsgaszervező működési hiányosságaira, munkatársának hibájára vezethető vissza, megelőző tevékenységet kell kezdeményezni. Ha nem történik panasz a vizsga során, a vizsgaszervező a rovatok aláhúzásával és aláírásával hitelesíti azt. Minden vizsgához 1 db Panaszkezelési lap tartozik. BA-V-05 Közigazgatási alapvizsga Jegyzőkönyv: A vizsgát követően a vizsgabiztos a vizsgáról vizsgázónként vizsga jegyzőkönyvet állít ki, melyet a vizsga helyszínén átad a résztvevők számára, vagy postai úton megküldi a munkáltatónak. A vizsgajegyzőkönyv 1 példánya a vizsgadokumentáció részét képezi. BA-V-06 Közigazgatási alapvizsga Bizonyítvány: A sikeres közigazgatási alapvizsgát tett vizsgázó vizsgabizonyítványt kap. A vizsgabizonyítványt a Vizsgaszervező, ill. vizsgabiztos állítja ki, aki átadhatja a vizsgát követően a helyszínen, vagy 15 munkanapon belül a munkáltató számára megküldheti postai úton. BA-V-07 Közigazgatási alapvizsga Átadás-átvételi jegyzőkönyv bizonyítványokról: A bizonylat kiállított a kiállított vizsgabizonyítvány átadás-átvételét igazolja. A helyszínen aláíratandó. Az átadás megtörténtét tértivevényen vagy átadás-átvételi elismervényen is igazolhatja a Vizsgaszervező. BA-V-08 Közigazgatási alapvizsga Elégedettség mérése: A közigazgatási alapvizsga során tapasztalt vélemények összegyűjtésére szolgál, 2012. február 27-től elektronikus formátumú elégedettségi kérdőív. A vizsgateszt lezárást követően un. pop-up ablakban megjelenő kérdőív magába foglalja a vizsgaszervezői, a vizsgabiztosi tevékenység, a tananyag és a Vizsgaportálra irányuló véleménynyilvánítás lehetőségét. Összesítése a Vizsgaportálon keresztül elektronikusan történik. Ha a Vizsgaportál zavarából adódóan az elégedettségmérő nem érhető el, abban az estben a szervező által papír alapon is kiosztásra kerülhet.f BA-V-09 Közigazgatási alapvizsga Vizsgabetekintési jegyzőkönyv: a vizsgázó a vizsgát követő 3 munkanapon belül kérvényezheti a Vizsgaszervezőtől, a tesztjébe való betekintést. Ezt a BA-V-09 bizonylaton teheti meg. A jegyzőkönyv a vizsgadokumentáció részét képezi. BA-F/08 Jelentés a panasz kivizsgálásáról közigazgatási alapvizsga és konzultáció esetén: a BA-V-04 Közigazgatási alapvizsga panaszkezelési lapon felvett panasz kivizsgálása során tett eredmény, intézkedés rögzítésére szolgál. Egy példánya megküldendő a panasztevő részére. 1 eredeti példánya megküldendő az NKE VTKI Továbbképző Központ részére.

19



IV.Az eljárás szabályozása IV.1. A Vizsga személyi, tárgyi és technikai feltételei Személyi feltételei -

A Vizsgaszervező.

-

A Vizsgaszervező által kijelölt vizsgabiztos.

-

A vizsgára jelentkezők.

Tárgyi feltételei -

A vizsga lefolytatásához alkalmas (MU 002), a vizsgázói létszámnak megfelelő számú számítógéppel felszerelt vizsgaterem. A szervező feladata arról gondoskodni, hogy a vizsgáztatás során alkalmazott számítógépek informatikai segédeszköz használatának lehetősége le legyen tiltva. (pl.: USB csatlakozás megszűntetése).

-

A Közigazgatási Továbbképzési és Vizsgaportál használatához internet elérhetőséggel, megfelelő infrastruktúrával és programokkal ellátott terem.

-

Az NKE VTKI biztosítja a hatályosított tananyag elérhetőségét.

Technikai feltételek -

Az NKE VTKI által működtetett Vizsgaportál

-

Munkáltatói és közszolgálati tisztviselő regisztrációja a Vizsgaportálon, ha a konzultáció igénybevételének hiányában eddig nem történt meg.

-

Tájékoztatók, útmutatók a vizsgáról, felkészülést segítő anyagokhoz, információkhoz való hozzáférés.

A vizsgán történő vizsgázói visszaélések elkerülése érdekében a vizsgaszervezőnek az alábbi rendszervédelmi intézkedések betartásáról kell gondoskodnia: -

A „Tárgyi feltételek” részben meghatározott közigazgatási alapvizsga megvalósítására szolgáló vizsgázói számítógépeket a Microsoft Windows XP, illetve a Microsoft Windows 7 operációs rendszerrel kell ellátni. A vizsgázói számítógépeken más operációs rendszer nem futtatható.

-

Az alapvizsgán használt számítógépeken az internetelérés a Vizsgaportálra korlátozódik, csak a vizsga során szükséges Vizsgaportál nyitható meg, más felület nem lehet elérhető.

20



-

A vizsga alatt a Vizsgaportál kizárólag a Mozilla Firefox böngésző használatával nyitható meg és futtatható. Más típusú program használata nem megfelelőséget eredményez.

-

Segédeszköz külső forrásból történő, vizsgázói gépen való beolvasásának elkerülése érdekében minden vizsgázói számítógépen az USB adattároló csatlakozásokat inaktiválni kell.

Fenti intézkedések megvalósításához az NKE VTKI nyújt technikai segítséget tájékoztató formájában, mely részletesen tartalmazza a beállítások módját. A korlátozások a számítógépek, illetve az alapvizsgáztatás adatbiztonsági kritériumainak biztosítását szolgálják, amely végrehajtása ellenőrzés alá kerülhet az éves auditok alkalmával.

IV.2. A vizsga előkészítésének lépései IV.1. Munkáltató regisztrációja a Vizsgaportálon Regisztrációjához és a vizsgára való jelentkezéséhez a vizsgára jelentkező munkáltatójának előzetesen regisztrálnia szükséges a Vizsgaportálon. IV.1.1.Nyilatkozattételre jogosult személy kijelölése A munkáltatónak a Vizsgaportálon való regisztrációja során ki kell kijelölnie a munkáltató képviseletében a közigazgatási alapvizsgával kapcsolatban nyilatkozattételre jogosult személyt vagy személyeket, aki jóváhagyja a közszolgálati tisztviselő vizsgára való jelentkezését. IV.1.2. NKE VTKI írásos tájékoztatása A regisztrációs folyamat végén a rögzített adatok hitelesítése érdekében a munkáltató írásban tájékoztatja az NKE VTKI-t a regisztráció megtörténtéről, ami után a munkáltató aktiválva lesz a Vizsgaportálon. IV.2. Vizsganapok és konzultációs napok közzététele Közigazgatási alapvizsga az év során bármikor szervezhető. A vizsgaidőpontokat a vizsgaszervező határozza meg. A Vizsgaszervezőnek a munkáltatói igények figyelembe vételével kell meghirdetnie a közigazgatási alapvizsgákat és a felkészítő konzultációkat. Közigazgatási alapvizsgát és felkészítő konzultációt általános munkarend szerinti munkanapra lehet csak szervezni. A Vizsgaszervező köteles közzétenni az egyes vizsgák kijelölt időpontjait a vizsgát megelőzően 60 naptári nappal. Ha a vizsgaszervező a Rendeletben meghatározott okból elhalasztja a vizsgát, köteles írásban tájékoztatni a vizsgára jelentkezőket és azok munkáltatóját, majd újabb időpontot biztosítani a vizsgázók számára.

21



IV.3. Egyes vizsganapokhoz jelentkezési határidő meghatározása A meghirdetett vizsgaidőpontokra történő jelentkezés határideje a Vizsgaportálon meghirdetett vizsganap előtt 5 munkanappal zárul le, kivéve, ha a Vizsgaszervező a magasabb csoportlétszám érdekében meghosszabbítja azt. IV.4. Vizsgabiztosok megbízása, kijelölése A vizsgaszervezőnek gondoskodnia kell arról, hogy a rendeletben meghatározott módon biztosítson minden vizsgára vizsgabiztost. A vizsgabiztosokkal a Vizsgaszervező megbízási szerződést köthet. A Rendelet 1. számú mellékletének 8-as pontja alapján a vizsgabiztos kifizetése a ténylegesen megjelent vizsgázók számának alapulvételével történik. IV.5. Résztvevők jelentkezése A vizsgázó a közigazgatási alapvizsgára a Továbbképzési és vizsgaportálon keresztül regisztrál és jelentkezik. IV.5.1. Fogyatékkal élő résztvevő jelentkezése Fogyatékkal élő vizsgázó jelentkezése esetén egyszerűsített vizsga letételére van lehetőség. A könnyített vizsga alapjául szolgáló fogyatékosságot orvosi igazolással kell alátámasztani, melyet a vizsgázó továbbít a vizsgaszervező felé. A vizsga szóbeli beszámolóval történő felváltása esetén az egyszerűsített vizsga keretében a vizsgabiztos az elektronikus rendszer által véletlenszerűen generált feladatsort, a vizsgaszervező vezetője által kijelölt két tanú jelenlétében felolvassa és a vizsgázó által válaszként megadott megoldást megjelöli. Két tanú a vizsgajegyzőkönyvet hitelesíti. IV.5.2. Átirányítás másik vizsgaszervezőhöz Indokolt esetben a vizsgázó átirányítást kérhet a közigazgatási alapvizsga egy másik, nem a területileg illetékes vizsgaszervezőnél való letétele érdekében. Indokolt esetnek minősül különösen, ha a közigazgatási alapvizsga letételére nyitva álló határidő lejár és a vizsgáztatásra illetékes vizsgaszervező nem szervez vizsgát e határidő lejártáig. Az átirányítás rendjéről az NKE VTKI külön ajánlást ad ki, mely részletesen tartalmazza az átirányítás menetét. IV.6. A vizsgára jelentkezés befogadása és visszaigazolása Közigazgatási alapvizsgára a Vizsgaszervező által meghirdetett időpontokban lehet jelentkezni, melyeket a szervező a Vizsgaportálon tesz közzé. A Vizsgaportál a munkáltatónak a vizsgázó jelentkezéséről a jelentkezését követően azonnal automatikus értesítést küld. Ettől számított 3 munkanap áll rendelkezésére a munkáltatónak a vizsgára való jelentkezés jóváhagyására, mellyel érvényesíti a vizsgázó jelentkezését a Vizsgaportálon. A vizsgacsoportba való regisztráció a Vizsgaportálon a munkáltató általi jóváhagyások sorrendjében történik.

22



A sikeres jelentkezésről automatikus elektronikus válaszüzenetet küld a rendszer a vizsgázónak. A válaszüzenet tartalmazza a főbb adatokat a vizsgára vonatkozóan (vizsgaszervező neve, helyszín, időpont). IV.6.1. Halasztási kérelmek fogadása, elbírálása A vizsgázó – munkáltatója egyetértésével – elhalaszthatja a vizsgáját. A vizsgahalasztás bejelentését a munkáltató küldi meg a vizsgaszervező részére hivatalos levél formájában. Nem minősül igazolásnak a vizsgára jelentkező képzési referense általi elektronikus értesítés. IV.7. Előzetes tájékoztatás a vizsga rendjéről IV.7.1. Általános tájékoztatás A konzultáción résztvevők általános tájékoztatása a vizsga lebonyolításának menetéről a „Tájékoztató a közigazgatási alapvizsgáról a vizsgázók részére” című tájékoztatóval történik. IV.7.2. Egyéni tájékoztatás A vizsgára jelentkező személy, a jelentkezés befogadásakor e-mailben tájékoztatást kap a vizsga pontos helyszínéről, és az időpontjáról, fontosabb tudnivalókról.

V. A közigazgatási alapvizsga lebonyolítása V.1. A közigazgatási alapvizsga szervezői tevékenysége A vizsgaszervező a meghirdetett vizsgaidőpontra jelentkezetteknek megfelelően a vizsganap előtt kinyomtatja az Ajtólistát (BA-V-02), Jelenléti ívet (BA-V-03) és a Panaszkezelési lapot (BA-V-04). Elkészíti a vizsgabiztosi megbízási szerződést. V.2. Feltételek rendelkezésre állásának ellenőrzése Megfelelően működő, a Vizsgaportál elérhetőségét biztosító számítógépek, a vizsgázói létszámnak megfelelő mennyiségben készen állnak. A vizsgatermet vizsga előtt a vizsgabiztosnak vagy a vizsgaszervezőnél a kijelölt személynek ellenőriznie kell, hogy az előírt feltételek rendelkezésre állnak. A vizsga napján a vizsgaterem ajtajára kifüggeszti az Ajtólistát (BA-V-02), elhelyezi a vizsgabiztos számára a Jelenléti ívet (BA-V-03) és a Panaszkezelési lapot (BA-V-04). A vizsgabiztosnak ellenőriznie kell a vizsgaportál működőképességét. A vizsga szervezéséről a szervező vizsga Mappa listát (BA-V-01) vezet, ahol nyomon követhető a vizsga készültségi foka, illetve ellenőrizhetővé teszi a vizsgafolyamat zárása után a dokumentáció teljességét. A mappalista a lezárt vizsgadokumentáció előlapját képezi.

23



VI. A vizsga menete VI.1. Személyazonosság ellenőrzése A vizsgabiztos a Vizsgaportálon bejelentkezik és ellenőrzi a vizsgázó személyazonosságát, ellenőrzi a Vizsgaportálon lévő adatok pontosságát és valódiságát, szükség esetén a vizsgázóval módosíttatja a hibás adatokat. A vizsgázó aláírja a jelenléti ívet (BA-V-03) és a vizsgabiztos a Vizsgaportálon is jelöli a vizsgázói jelenlétet. VI.2. Vizsgázó tájékoztatása A vizsga előtt a vizsgaszervező által kijelölt vizsgabiztos vizsgázónként meggyőződik a vizsga elindításához szükséges felhasználónév és jelszó meglétéről. Hiányosság esetén segítséget nyújt a vizsgázónak fentiek pótlására. A vizsga megkezdésekor a vizsgabiztos tájékoztatja a vizsgázókat a vizsga menetéről és a vizsgáztatás rendjéről. A vizsgaszabályzatról az NKE VTKI külön dokumentumot ad ki. VI.3. A vizsga A vizsga során a vizsgabiztos felel a vizsgarend betartásáért, és a vizsgaszabályzatnak megfelelő lebonyolításért. Felfüggesztés és vis major esetén a jegyzőkönyvben rögzíti az eseményt. A közigazgatási alapvizsga írásbeli vizsgából áll, melynek során a vizsgázónak egy, a számítógép által véletlenszerűen generált feladatsort kell megoldania. A feladatsor megoldása ellenőrzött körülmények között, számítógépen történik. A vizsgabiztos a portálon aktiválja a tesztet. A vizsgázók belépnek a Portálra érvényes jelszavukkal és felhasználónevükkel, majd legenerálják a tesztet. A feladatsor legenerálását követően a megoldására 45 perc áll a vizsgázó rendelkezésre. A teszt 50 kérdésből áll. A közigazgatási alapvizsgát a vizsgaszabályzatban meghatározottak betartásával kell teljesíteni. A vizsga akkor eredményes, ha azon a vizsgázó a megszerezhető maximális 50 pontból legalább 26 pontot szerzett. A vizsga befejeztével a rendszer azonnal megjeleníti az eredményt. A kérdésekre adott válaszokat a vizsgázó megtekintheti. Ezt követően nyílik lehetőség az elektronikus elégedettség mérő kérdőív kitöltésére. A vizsga lezárultával a vizsgázó elhagyhatja a termet. VI.4.Elégedettségi kérdőív kitöltése a vizsgázó részéről A vizsgateszt befejezése után, a vizsgaprogram egy felugró ablakban felkínálja a lehetőséget, hogy a vizsgázó elégedettségi kérdőíven kifejthesse véleményét a közigazgatási alapvizsga tananyagával és a vizsgaszerezéssel kapcsolatban (BA-V-08). A vizsgabiztos által történő vizsga lezárását követően a teszt kitöltésére nincs lehetőség. A kérdőíveket az NKE VTKI összesíti, és az eredményeket a vizsgaszervezőknek megküldi. Abban az esetben, ha a Vizsgaportálon az elégedettségmérő kérdőív nem érhető el, papír alapon kiosztható a BA-V-08 jelű bizonylat. A továbbiakban az ME-01-05 eljárás VIII. pontjában foglaltaknak

24



megfelelően kell eljárni azzal a kitétellel, hogy a vizsgán a közigazgatási alapvizsga vizsgafolyamatához csatolt elégedettségmérő bizonylatot kell használni. Párhuzamosan a kétféle módszer (papír alapon és elektronikusan) nem alkalmazható. VI.5. Felfüggesztés A felfüggesztést részletesen a ME-07-05 Nem megfelelőség kezelése eljárásban szabályozzuk. VI.6. Vis maior Vis maior esetére az NKE VTKI külön útmutatót ad ki, mely részletesen tartalmazza az arra vonatkozó eljárás menetét.

VII. A vizsga zárása VII.1. Jegyzőkönyvek elkészítése Az informatikai rendszerben kell a vizsgabiztosnak a vizsgát lezárni. Ezt követően az elégedettségi kérdőív nem tölthető. Míg a vizsgázók várakoznak, addig a vizsgabiztos a rendszerből lehívja (szükség esetén lementi) és kinyomtatja a jegyzőkönyveket. A vizsgabiztos által aláírt, a vizsgaszervező pecsétjével ellátott vizsgajegyzőkönyv egy eredeti példányát átadja a vizsgázóknak, 1 példánya pedig a vizsgadokumentáció részét képezi. VII.2. Bizonyítványok kiállítása A sikeresen vizsgázók vizsga bizonyítványát a vizsgaportál automatikusan generálja, és sorszámozza. A vizsgabizonyítványt a vizsgaszervező vezetője írja alá és a vizsgaszervező pecsétjével hitelesíti. A bizonyítványt, a vizsgát követően 15 munkanapon belül – a munkáltató számára való kézbesítéssel – kell megküldeni a vizsgázó részére. A bizonyítványok átadhatók a vizsga után is, ha a vizsgaszervezőnek lehetősége van a bizonyítványok kiállítására. A bizonyítványok átvételét átadásátvételi elismervényen aláírásával igazolja a vizsgázó. VII.3. Sikertelen vizsgázók tájékoztatása a pótvizsgáról Ha a vizsgázó a vizsgán „Nem megfelelt” minősítést kap, ismétlővizsgát tehet. Ismétlővizsgát tehet a vizsgázó akkor is, ha a vizsgáját alapos ok nélkül megszakította vagy a vizsgabiztos a vizsgáját felfüggesztette. Halasztott és ismétlő vizsga esetén a jelentkező a Vizsgaportálon jelentkezhet újabb vizsgára. Fenti okok és események a vizsgajegyzőkönyvben feltüntetésre kerülnek. VII.4. Vizsgabiztos teljesítési igazolása Amennyiben a vizsgabiztos tevékenységét szerződéssel látja el, a vizsga napján ténylegesen jelenlévő vizsgázók után ellátott vizsgabiztosi feladatokról teljesítési igazolás készül, mely a megbízási szerződés mellett igazolja a vizsgabiztosnak járó ténylegesen kifizetendő összeget.

25



VII.5. Keletkezett dokumentumok archiválása A közigazgatási alapvizsga dokumentumai a mappalista mögé kerülnek lefűzésre és az érvényben lévő irattárolási szabályoknak megfelelően tárolják. A közigazgatási alapvizsga vizsgajegyzőkönyve nem selejtezhető. Megőrzésükről a vizsgaszervező gondoskodik. A vizsgadokumentáció részét képezi a mappalista, ajtólista, jelenléti ív, panaszkezelési lap, vizsgabiztosi szerződés, teljesítési igazolás, vizsga jegyzőkönyv. VII.6. Statisztikai célú összesítés készítése A vizsgaszervező a közigazgatási alapvizsga szervezésével kapcsolatos feladatai között elkészíti a vizsgán résztvevőkről, az NKE VTKI által meghatározott statisztikai célú adatgyűjtést.

26



ME-02 Közigazgatási alapvizsga vizsgafolyamata A vizsgaszervező által kijelölt vizsgabiztos(ok

Tárgyi feltételek

Személyi feltételek

A vizsgára jelentkezők

Oktatótermekkel szembeni követelmény

Közigazgatási Továbbképzési és Vizsgaportál elérhetőségének, és a felhasználói támogatás biztosítása

2. A vizsga előkészítésének lépései

Vizsganapok és konzultációs napok közzététele NKI írásos tájékoztatása A Felhasználói útmutató szerint

Munkáltató regisztrációja a Vizsgaportálon

Nyilatkozattételre jogosult személy kijelölése

Egyes vizsganapokhoz jelentkezési határidő meghatározása

A Vizsgabiztosok kijelölése, megbízása

Átirányítás másik vizsgaszervezőhöz

Fogyatékkal élő résztvevő jelentkezése

Halasztási kérelmek

Résztvevők jelentkezése a Vizsgaportálon keresztül

Regisztráció befogadása és visszaigazolása a Munkáltatónak

Előzetes tájékoztatás a vizsga és konzultáció rendjéről

Általános tájékoztató Konzultáció és vizsga tájékoztató

Résztvevők egyéni tájékoztatása

27



ME-02 Közigazgatási alapvizsga vizsgafolyamata 3. Az alapvizsga lebonyolítása Feltételek rendelkezésre állásának ellenőrzése Személyazonosság ellenőrzés, adatok a vizsgajegyzőkönyvbe

Vizgamappa lista

A Vizsga menete a vizsgázó tájékoztatása

Jelenléti ív

A vizsga lefolytatása

Nem

Volt nem megfelelőség? Igen

ME-07-01 Nem megfelelőség kezelése

Felfüggesztés írása a jegyzőkönyvbe

A vizsga zárása

A Vizsga eredmény megismerése Sikertelen vizsgázók tájékoztatása a pótvizsgáról

Résztvevők jelentkezése

Sikertelen vizsga esetén

Sikeres vizsga esetén

Jegyzőkönyvek elkészítése és kiosztása az összes résztvevőnek Elégedettségi kérdőív kitöltése a vizsgázó részéről

Jegyzőkönyv

Elégedettségi kérdőív

Bizonyítványok kiállítása és megküldése Munkáltatónak Statisztikai adatszolgáltatás

Folyamat befejezése

28

Statisztikai adatok

Jegyzőkönyv archiválás



ME-03-05 Az elégedettségmérés folyamata I.A folyamatleírás célja A mérés, elemzés kulcstényezője a minőségirányítási rendszer tökéletesítésének. A mérés célja, hogy az NKE VTKI értékelje, hogy szükséges-e valamilyen intézkedést hozni, illetve változtatást kezdeményezni a közigazgatási alapvizsga folyamataiban. A mérés további célja, hogy visszajelzést nyerjen a mért terület minőségi működéséről, le tudja mérni a rendszer eredményét, hogy a visszajelzések, megfigyelések az elvárt alapvizsgáztatási kritériumok teljesülését eredményezték. Ha a mérési eredmények elmozdulást, változást jeleznek, akkor a fejlesztés irányát is mutatnia kell. II. A folyamatleírásban használt fogalom meghatározások Elégedettségmérés: a résztvevők véleménynyilvánítására irányuló tevékenység, eszköze az elégedettségi kérdőív. Eredményei feldolgozásra kerülnek, melyek szerves részét képezik a minőségbiztosítási folyamatoknak. Elégedettségmérő kérdőív: az elégedettségmérési folyamat eszköze. Lehet elektronikus vagy papír alapú. Minden mérni kívánt esemény után használható. Területnek megfelelően a kérdőívet az NKE VTKI Továbbképző Központ állítja össze. III. Az elégedettségmérés során használatos bizonylatok Közigazgatási alapvizsga felkészítő Elégedettség mérése

BA-F-07


BA-V-08

III.1. Az elégedettségmérés során használt bizonylatok használata és funkciója: BA-F-07 Közigazgatási alapvizsga felkészítő Elégedettség mérése: a 3 x 8 óra közigazgatási alapvizsga konzultáció során a résztvevői vélemények és értékelések összegyűjtésére szolgáló papír alapú elégedettségi kérdőív. Magába foglalja a képzés módszereire, tankönyvére, képzésszervezői tevékenységre, a közreműködő konzulensek munkájára irányuló véleménynyilvánítást. A képzés utolsó napján a vizsgaszervező osztja ki a hallgatók között, majd összegyűjti és feldolgozza. Az eredményeket félévente, összesítve továbbítja az NKE Vezető- és Továbbképzési Intézet Továbbképző Központnak. A kérdőívek a képzési dokumentáció részét képezik. BA-V-08 Közigazgatási alapvizsga Elégedettség mérése: a közigazgatási alapvizsga során tapasztalt vélemények összegyűjtésére szolgáló elektronikus formátumú elégedettségi kérdőív. A vizsgateszt lezárást követően ún. pop-up ablakban megjelenő kérdőív. Magába foglalja a vizsgaszervezői, a vizsgabiztosi tevékenység, a tananyag és a vizsgaportálra irányuló véleménynyilvánítás lehetőségét. Összesítése a Vizsgaportálon keresztül elektronikusan történik.

29



IV. Az Eljárás szabályozása Elégedettségmérést a minél átfogóbb tájékozódás szempontjából az NKE Vezető- és Továbbképzési Intézet Továbbképző Központja és a vizsgaszervező három területen végzi. Hallgatói elégedettségmérés, mely kiterjed a konzultáció tartalmára, a konzulens munkájára; a vizsgára, a vizsga folyamatára, és a képzésszervezésre. Az oktatói (konzulensi) elégedettségmérésnél rákérdezünk a tananyagra, a hallgatók aktivitására, és a vizsgaszervező konzultáció szervezői munkájának minőségére. A vizsgaszervezés folyamatában részt vevő vizsgaszervező tevékenységét pedig a vizsgaszervezés és a konzultáció szervezés folyamatában mérjük. IV.1.Elégedettség kritériumainak (megfelelőség) meghatározása Az elégedettség az elégedettségi indikátorszámok alapján határozható meg. Indikátorok 4,1-5 átlagpont

3,1-4 átlagpont

2,1-3 átlagpont

1-2 átlagpont

Indikátorok meghatározása Magas szintű elégedettség a felkészítő tartalmával, a kapott ismeretek hasznosíthatóságával, a vizsga szervezettségével, a konzulensi munkával, a tananyag felépítésével. Átlagos szintű elégedettség a felkészítő tartalmával, a kapott ismeretek hasznosíthatóságával, a vizsga szervezettségével, a konzulensi munkával, a tananyag felépítésével. Részben megfelelő szintű elégedettség a felkészítő tartalmával, a kapott ismeretek hasznosíthatóságával, a vizsga szervezettségével, a konzulensi munkával, a tananyag felépítésével. Meg nem elégedettség a felkészítő tartalmával, a kapott ismeretek hasznosíthatóságával, a vizsga szervezettségével, a konzulensi munkával, a tananyag felépítésével.

Fenti táblázat szerint az NKE VTKI Továbbképző Központ a feldolgozott elégedettségi kérdőívek összesített eredményei alapján 3-4 átlagpont értéknél (átlagos szintű elégedettség) határozza meg az elégedettség kritériumát. Ettől az értéktől felel meg az elvárt minőségügyi elvárásoknak, biztosítva az egységes alapvizsgáztatás magas színvonalát. Ezen értéknél alacsonyabb eredményeknél NKE VTKI kiemelt szakmai segítséget nyújt az adott kormányhivatalok vizsgaszervezői részére. IV.2. Igényfelmérés és elégedettségmérés módszerei Az igényfelmérés és elégedettségmérés módszere: kérdőív

30



A kérdőívek alkalmazásának gyakorisága és összesítése az alábbi táblázat szerint valósul meg: Terület

Gyakoriság

Típusa

Összegzést végzi

Közigazgatási alapvizsga konzultáció

Minden konzultáció után

Papír alapú

Vizsgaszervező

Közigazgatási alapvizsga

Minden vizsga után

Elektronikus

NKE VTKI

Konzulensi felkészítő és műhelymunka

Minden felkészítő után

Papír alapú

NKE VTKI

Vizsgaszervezői

Fél évente

Papír alapú

NKE VTKI

A közigazgatási alapvizsga konzultáció esetében a papír alapú kérdőívek összesítését a Vizsgaszervező végzi az ME-01-05 fejezet VII.3. pontjában foglaltaknak megfelelően. Az elégedettségmérés és igényfelmérés folyamatosságának és eredményességének biztosítása érdekében figyelembe vételre kerülnek az előző évi tapasztalatok is. Ennek összesített eredményei álapján kezdődik az aktuális év felülvizsgálata. IV.3. Elégedettségi kérdőív minta készítése Az elégedettségmérés során a következő területeken az alábbi elvárásoknak kell teljesülnie: Terület

Hallgatói elvárások

Konzulensi elvárások

Közigazgatási alapvizsga konzultáció



Közigazgatási alapvizsga



Konzulensi felkészítő





Konzulensi műhelymunka





Vizsgaszervezői





Vizsgaszervezői elvárások



A kérdőív minta elkészítésének szempontrendszere a következő: - célok meghatározása, - elvárások meghatározása, - prioritások fölállítása,

31





- előző évek tapasztalatainak figyelembe vétele, - kérdőív összeállítása. IV.4 Mérési folyamat kialakítása Az elégedettségmérés előkészítését, a mérési folyamat kidolgozását, a kérdőíveket az NKE VTKI készíti el és a Vizsgaszervezők részére használatra megküldi.

V. A mérés lefolytatása A mérést a szervező koordinálja. Az elégedettségmérés lefolytatása a kiadott kérdőívek alapján történik. A kérdőíveket a IV.2. szempontoknak megfelelő gyakorisággal kell használni. V.1. Az eredmények összegzése értékelése Az NKE Vezető- és Továbbképzési Intézet Továbbképző Központjának vezetője az eredmények értékeléseit, megállapításait előterjeszti a Továbbképzési Központ vezetőjének jóváhagyásával – rendszer működését értékelő – vezetői megbeszélésen, hogy az NKE a Vezető- és Továbbképzési Intézet igazgatója és az NKE rektora információt kapjon a folyamatok működéséről, a rendszer erősségéről, fejlesztendő területeiről. V.2. Hallgatói igény és elégedettség mérése A hallgatói igény és elégedettségmérések során, a konzultáción részvevő hallgatóknál, a konzultáció zárónapján, és a vizsga végén felmérés végzése. A vélemény nyilvánítás önkéntes és név nélküli. A hallgatók az utolsó konzultációs nap végén név nélküli kérdőíveket (hallgatói elégedettségmérés konzultáció BA-F-07 papír alapon) töltenek ki. A közreműködőknek minden eszközzel meggyőzően biztosítaniuk kell a partnereket arról, hogy a Vizsgaszervező nem kívánja közvetlen kapcsolatba hozni személyükkel az eredményt. A kitöltött kérdőíveket a teremben található nagyméretű borítékba helyezik el. A vizsgaszervező összesíti a kapott adatokat, és elektronikusan továbbítja az NKE Vezetőés Továbbképzési Intézet Továbbképző Központ minőségirányítási referensének. A kérdőívek adatainak összesítésekor a konzulensekre vonatkozó összesített eredményeket (átlag érték) a Vizsgaszervező 30 napon belül tájékoztatás céljából megküldi az alapvizsga oktatásban közreműködő konzulensek számára. Az NKE Vezető- és Továbbképzési Intézet Továbbképző Központ vezetője felel a kérdőívek minden vizsgaszervezőtől beérkezett adatainak félévente történő kiértékeléséért. A felmérést és az eredmények feldolgozását az NKE Vezető- és Továbbképzési Intézet Továbbképző Központja végzi, összesíti és csoportosítja az eredményeket. Az összesítés írásban vagy számítógépen, először vizsgaszervezőnként, majd az összes vizsgaszervező adatainak összesítésével történik. A felmérést eredményesnek kell tekinteni, ha a kérdőívek 60%-a kitöltve érkezik vissza. Minden hallgatónak,

32



minden konzultáció végén fel kell ajánlani a vélemény nyilvánítás lehetőségét. A kapott eredményekről éves beszámolót készít, melyet megküld a vizsgaszervezők részére. V.3.Vizsgázó igény és elégedettség mérés A vizsgázó a vizsgateszt megírása után, elektronikusan töltik ki a kérdőívet (BA-V-08), mely felugró ablakban jelenik meg számára a Vizsgaportálon. A kérdőívek összesítését a tesztprogram automatikusan végzi. Az eredmények feldolgozását az NKE Vezető- és Továbbképzési Intézet Továbbképző Központ elemzi. A felmérést eredményesnek kell tekinteni, ha a vizsgázók legalább 30%-a kitölti a kérdőívet. Minden vizsgázónak, minden vizsga végén fel kell ajánlani a véleménynyilvánítás lehetőségét. A kapott eredményekről az NKE VTKI felelős osztálya éves beszámolót készít, melyet megküld a vizsgaszervezők részére elektronikus formában a tárgyévet követő első negyedévben. V.4. Konzulensi igény és elégedettség mérés A minőségirányítási rendszer részét képezi az is, hogy a konzulensek a konzultációk alkalmával mit tapasztaltak, ezért alkalmanként az NKE VTKI kezdeményezheti konzulensi vélemények megkérdezését. Az elemzés eredményeit az NKE VTKI figyelembe veszi a minőségirányítási folyamatok értékelésnél. V.5. Vizsgaszervezői igény és elégedettség mérése Az NKE VTKI az eredményesebb minőségirányítási folyamatok érdekében a vizsgaszervezők véleményét is kikérheti a konzultációs és vizsgafolyamatokkal kapcsolatban. A kérdőívek elemzését az NKE Vezető- és Továbbképzési Intézet Továbbképző Központ dolgozza ki, szükség esetén az érintett területet bevonja. Az intézkedési tervet az NKE Vezető- és Továbbképzési Intézet Továbbképző Központ vezetője hagyja jóvá. A felmérés, az adatgyűjtés szempontjai kiterjednek: - a vizsgaszervezői elvárásokra, igényekre; - a vizsgaszervezői elégedettség mérésére.

33



ME-04-05 Minőségügyi dokumentumok és feljegyzések kezelése

I. A folyamatleírás célja Az eljárás célja a közigazgatási alapvizsga minőségirányítási rendszer dokumentációs rendszerének szabályozása. Az eljárás további célja, hogy megfelelő, a felkészítés és vizsga folyamatát szabályozó és a tevékenységeket leíró, valamint a résztvevők elvárásait kielégítő dokumentumok keletkezzenek, a tevékenységek elvégzéséhez szükséges adatok rendelkezésre álljanak, illetve ezen dokumentumok a Vizsgaszervezők részére érvényes példányokban álljanak rendelkezésre. Az eljárás szabályozza az NKE VTKI minőségügyi feljegyzések készítésével, kezelésével, használatával, tárolásával kapcsolatos tevékenységeket.

II. A folyamatleírásban használt fogalom meghatározások Eljárásgyűjtemény: jelen dokumentum, mely a Rendelet 3.§-a alapján tartalmazza a közigazgatási alapvizsgáztatásra vonatkozó egységes minőségügyi követelményeit, a jogszabálynak megfelelően a képzés és vizsgáztatás teljes folyamatát, dokumentálásának módját, eszközeit, határidejét. Meghatározza az audit folyamatát, konzulensek képzését, fejlesztését, elégedettségmérést, nem megfelelőség kezelését és a minőségügyi dokumentumok kezelését. Az eljárásgyűjteményben foglaltak betartása vonatkozik mindazokra, akik fenti folyamtokban részt vesznek. Az Eljárásgyűjteményt az NKE Vezető- és Továbbképzési Intézet Továbbképző Központjának vezetője jóváhagyja, és az NKE Vezető- és Továbbképzési Intézet igazgatója kiadását engedélyezi. Az eljárásgyűjteményben foglaltakat a jóváhagyás dátumától kezdődően érvényesnek kell tekinteni. A hatályos Eljárásgyűjtemény Vizsgaszervezőkhöz való eljuttatásáról az NKE VTKI gondoskodik, valamint elektronikus úton közzéteszi a Vizsgaportálon. III. Az eljárás szabályozása III.1. Alkalmazott iratok, dokumentumok kezelése A dokumentum kifejezés alatt a közigazgatási alapvizsga tevékenységhez kapcsolódó, utasítás jellegű írott anyagokat értjük. Ilyenek lehetnek mind belső, mind külső (Kormány 174/2011. (VIII. 31.) rendeletében meghatározott) forrásból származó anyagok. A folyamatos működést igazoló iratokat bizonylatoknak, feljegyzéseknek nevezzük. A minőségi követelmény rendszerben használt dokumentum-típusokat az alábbi táblázat foglalja össze.

34



Belső dokumentumok

Külső dokumentumok

Minőségirányítási eljárások

Tevékenységeinkre vonatkozó (törvények, rendeletek)

jogszabályok

Szabályzatok, utasítások, bizonylatok, egyéb Minőségirányítási szabvány(ok) dokumentumok

III.2. Dokumentumok készítése, kiadása, kezelése A minőségügyi dokumentumok készítésének koordinálása az NKE Vezető- és Továbbképzési Intézet Továbbképző Központ vezetőjének feladata. A dokumentumok készítését, ellenőrzését, kiadását és archiválását az NKE Vezető- és Továbbképző Intézet Továbbképző Központ végzi. III.3. A Vizsgaszervezőkre érvényes előírások A Vizsgaszervezők az alapvizsgához használatos érvényben lévő minőségügyi dokumentumokat és bizonylatokat a vizsgaportálról tölthetik le, és a hatályosság napjától használniuk kell! A minőségügyi dokumentumok és bizonylatok megőrzéséről, tárolásáról – erre a célra kijelölt és elkülönített mappában – a vizsgaszervezők gondoskodnak. III.4. A dokumentumokra vonatkozó szabályozás A dokumentumokra vonatkozó szabályozás alkalmazásával biztosítható, hogy -

a dokumentumok és adatok csak ellenőrzést és jóváhagyást követően kerülhessenek kiadásra,

-

dokumentumok időszakonkénti átvizsgálása és szükség esetén módosítása, majd ismételt jóváhagyása a naprakészség biztosítása érdekében megtörténjen,

-

a dokumentumok aktuálisak és érvényesek,

-

az érvényes dokumentumok és adatok álljanak rendelkezésre mindenütt, ahol a minőségirányítási rendszer hatékony működése szempontjából lényeges műveletet végeznek,

-

a dokumentumok olvashatók, könnyen azonosíthatók és kikereshetők legyenek,

-

érvénytelenné vált, vagy elavult dokumentumok és adatok használatát visszavonással vagy az érvénytelenség jelzésével kizárjuk.

A külső eredetű dokumentumok legyenek azonosítva, és nyomon követhetőek legyenek. A belső készítésű dokumentumoknak a következő alaki követelményeket kell minimálisan kielégíteniük:

35



⁻

Egyértelmű megnevezés és azonosító,

⁻

Teljességét bizonyító tartalomjegyzék és/vagy lapszámozás,

⁻

Az ellenőr / jóváhagyó (hatályba léptetést végző) neve és aláírása, az ellenőrzés / jóváhagyás (hatályba léptetés) dátuma,

⁻

Másolásra, sokszorosításra alkalmas kivitel.

⁻

Amennyiben a kiadás után módosításra van szükség, a módosított és felülvizsgált dokumentum kiadása előtt egyeztetni kell az NKE Vezető és Továbbképzési Intézet Továbbképző Központ szakreferensével. Ő gondoskodik valamennyi – az elosztási listában szereplő – régi példány visszavonásáról (vagy a már elavult, de vissza nem vont dokumentum egyértelmű érvénytelenítéséről, és arról, hogy az új változat mindenhová eljusson.)

⁻

A módosítást annak kell felülvizsgálnia, aki az eredeti változatot is véleményezte. A módosításokról feljegyzéseket kell vezetni.

⁻

Gondoskodni kell arról, hogy az új változat egyértelműen megkülönböztethető legyen (pl. dátum, azonosító jel, stb.) a módosítás előtti változattól. A módosított (régi) verzió másolati példányait (lapokat, mellékleteket, stb.) vissza kell vonni és meg kell semmisíteni.

⁻

Ha a visszavont változat eredeti (tő-)példányát az irattárba helyezik, a dokumentum kezelője által nyitott dossziéban az archiválás tényét dokumentálni kell. Ha a tőpéldány tárolási helye más, akkor a címlap (vagy az adott lap) áthúzásával és az érvénytelenítés dátumával kell jelezni a kivonást. Az archiválás tényét pedig dokumentálni kell.

A készülő dokumentumok jellemzően elektronikus formában kerülnek kiadásra. Általános szabály, hogy a dokumentumok kiadás előtti átvizsgálási és jóváhagyási kötelezettsége az NKE VTKI Továbbképző Központ által kiadott minden minőségirányítási dokumentumra vonatkozik. Az átvizsgálás és jóváhagyás szempontjai és felelősei a dokumentum tartalmától és funkciójától függően változhatnak. Előíró, szabályozó jellegű dokumentumainkat a kiadást követően, az NKE VTKI Továbbképző Központ szükségszerűen átvizsgálja, aktualizálja, az átvizsgálás után újból jóváhagyja. A dokumentumok használata során a felhasználó, átvizsgáláskor az erre felhatalmazott személy kezdeményezheti a dokumentum módosítását. A felhasználó részéről érkező módosítási javaslatot a dokumentum kiadója bírálja el, majd intézkedik a dokumentum módosítása ügyében. Érvényes és nyilvántartott dokumentumban javítani, megjegyzést, kiegészítést tenni tilos!

36



IV. Eljárások gyűjteménye Az NKE VTKI a közigazgatási alapvizsgával kapcsolatos összes minőségi követelményt dokumentált folyamatleírásokban rögzíti. A folyamatleírásokat egy gyűjteményben fűzi össze, melyet az NKE VTKI Eljárásgyűjteményként azonosít. Tartalmazza továbbá fenti eljárásokban használt bizonylatok összességét. A dokumentum, bizonylat elkészítésekor az NKE VTKI Továbbképző Központ minőségirányítási szakreferense kitölti a Bizonylat kísérő lapot (BA-A-06), és nyilvántartásba veszi a bizonylatot, amelyet a dokumentumnyilvántartó-gyűjtőben tárol. Az Eljárásgyűjteményben megfogalmazott szabályozással kapcsolatban követelmény, hogy: •

Megjelölje, hogy ki a felelős az eljárásban leírt feladat vagy folyamat eredményéért.

•

Leírja, hogy mi az intézkedés.

•

Megjelölje azt a dokumentumot/iratot vagy bizonylatot, amely alapján ellenőrizhető, hogy betartották-e az eljárásban foglaltakat.

•

Az eljárások azonosítására az „ME-00-00” felépítésű karaktersorozatot használja, ahol ME utal a Minőségirányítási Eljárásra, az első két szám futósorszám, míg az utolsó két szám az eljárás verziószámát jelenti. (Pl. ME-08-03 jelentése: A nyolcadik sorszámú minőségirányítási eljárás második, teljes körűen módosított változata.)

IV.1. Az Eljárásgyűjtemény készítése, ellenőrzése, jóváhagyása A minőségügyi eljárásokat (Eljárásgyűjteményt) az NKE VTKI Továbbképző Központ minőségirányítási szakreferense készíti el, az NKE Vezető- és Továbbképző Intézet Továbbképző Központ vezetője szakmailag ellenőrzi, a Továbbképző Központ vezetője első szinten jóváhagyja, a Közigazgatási Rektorhelyettes ellenjegyzi, és az NKE Vezető- és Továbbképzési Intézet igazgatója kiadását engedélyezi. Az NKE VTKI a Vizsgaszervezők részére a gyűjtemény érvényben lévő változatát megküldi. Az Eljárásgyűjtemény mellékletét képezik azok a minőségügyi dokumentumok, bizonylatok, melyek érvényben vannak és a Vizsgaszervező a közigazgatási alapvizsga konzultáció és a vizsga folyamán használ. IV.2. Számítógépes hálózaton elhelyezett dokumentumok kezelése az NKE VTKI-nál Az egyes, számítógépes fájl formájában is rendelkezésre álló dokumentumok a hálózaton keresztül a felhasználók rendelkezésére állnak. • A hálózaton olvasható fájlokat írásvédett állapotban, *.pdf formátumban, illetve szerkeszthető állapotban *.doc formátumban a minőségügyi szakreferens köteles elhelyezni/módosítani/karbantartani a dokumentum tőpéldányának jóváhagyója tájékoztatása alapján. • A hálózaton hozzáférhető dokumentumokat érvényes, felülvizsgált verziójú anyagoknak kell tekinteni. A számítógépek merevlemezére rendszeresen kell menteni az adatokat. Az

37



archivált és/vagy lezárt évek adatállományát külső adathordozón (CD, DVD) és/vagy a hálózaton egy külön erre a célra kialakított „Minőségirányítás/Bizonylatok/Archív” valamint „Minőségirányítás/Eljárásgyűjtemény/Archív” nevű könyvtárban kell tárolni. V. Minőségügyi bizonylatok és feljegyzések V.1. Általánosan érvényes előírások A bizonylatok készítésének irányítása az NKE VTKI Vezető- és Továbbképző Intézet Továbbképző Központ vezetőjének feladata. A bizonylatok készítését, ellenőrzését, kiadását és archiválását az NKE VTKI Vezető- és Továbbképző Intézet Továbbképző Központ végzi. Bizonylatnak a folyamatos működést igazoló iratokat, illetve számítógépes adatbázisokat tekintjük. A minőségügyi dokumentumoknál és bizonylatoknál ezekre kell figyelmet fordítani:

V.2.

-

ellenőrzés a kiadás előtt;

-

folyamatos felülvizsgálat az aktualitás megtartásáért;

-

verziókövetés, azonosítás;

-

az érvényes, és csak az érvényes dokumentumok és bizonylatok legyenek felhasználhatóak;

-

jól olvashatóság és könnyű azonosíthatóság. Minőségügyi feljegyzések kezelése az NKE VTKI-nél

Azokat a feljegyzéseket (igazolásokat) amelyek valamely dokumentumunkon egy igazoló aláírásként jelennek meg, az adott dokumentumra meghatározott módon kezeljük. A feljegyzéseket, ha nincs rá egyéb rendelkezés, 5 évig őrizzük meg. A feljegyzések selejtezését (megsemmisítését, törlését) a megőrzési idő lejártával az iratkezelésért felelős személy hagyja jóvá. Az Intézmény minőségirányítási rendszere biztosítja az elvégzett feladatok, vizsgálatok bizonylatoltságát. A minőséggel kapcsolatos valamennyi bizonylatot könnyen hozzáférhető módon kell tárolni, ezzel biztosítva a visszakereshetőséget és az elemezhetőséget. V.3. A minőségügyi feljegyzések, bizonylatok azonosítása A bizonylati mintákat ún. Bizonylati Albumban kell elhelyezni és a bizonylati mintákat egyedi azonosítóval kell ellátni. A bizonylati mintákról a Bizonylat nyilvántartó lap (BA-A-07) segítségével az NKE VTKI Továbbképző Központ minőségirányítási szakreferense nyilvántartást vezet. A nyilvántartásba vételt követően ki kell állítani a bizonylat Bizonylat kísérő lapját (BA-A-06), melyet a minta tőpéldánya mellett, a bizonylati albumban kell elhelyezni. A bizonylatkísérő lapon kell rendelkezni a bizonylat használatáról, azonosításáról, kitöltési módjáról, megőrzéséről, tárolási

38



módjáról, kötelező adatairól, illetve a felelősségi körökről. A bizonylat felhasználását a kísérőlapnak megfelelően kell végezni. V.4. Bizonylatok azonosítása A bizonylatok azonosítására az „BA-X-00” felépítésű karaktersorozatot kell használni, ahol a BA utal a Bizonylatra, a betűjel a bizonylat használati területére, az azt követő szám futósorszám. A bizonylat verziószámát – amely egyben a módosítás sorszáma is – az NKE Vezető- és Továbbképző Intézet Továbbképző Központ tartja nyilván. A verziószám megjelenik a bizonylaton is: „BA-X-00/0”. Pl.: BA-V-01/2 jelentése: a Bizonylati albumban (BA) a vizsga/vizsgaszervezés tekintetében (V), az ehhez a területhez tartozó bizonylatok között az első sorszámú (01) dokumentum, és annak a második számú verziója (/2). Bizonylat kódja BA-F-00 BA-V-00 BA-M-00 BA-K-00 BA-A-00

Felhasználási terület Felkészítőre vonatkozó bizonylatok Vizsgára vonatkozó bizonylatok Módszertani felkészítő és műhely bizonylatai Kormányhivatalok esetenkénti bizonylatai Auditok során használt bizonylatok

V.5. A minőségügyi bizonylatok módosítása és megőrzése Az érvényben lévő bizonylatokat módosítani az előírásoknak megfelelően lehet. A minőségügyi feljegyzéseket 5 évig kell megőrizni, az alábbiak szerint: - A felülvizsgálat, vezetőségi átvizsgálással kapcsolatos feljegyzéseit időrendi sorrendben kell lefűzni; -

A képzéssel és minőségügyi audittal kapcsolatos iratokat 5 évig kell megőrizni;

-

A helyesbítő tevékenységgel kapcsolatos dokumentumok megőrzését az NKE Vezető- és Továbbképzési Intézet Továbbképző Központ vezetője végzi.

V.6. Archiválás A módosított formanyomtatványok egy (üres) eredeti példányát a Bizonylat nyilvántartó lapon (BA-A07) nyilvántartva kell archiválnia a minőségbiztosítási vezetőnek. (A megőrzött, archivált példányt egyértelmű figyelemfelhívó jelöléssel kell ellátni, hogy megakadályozható legyen a formalap esetleges felhasználása.

39



ME-05-05 Az audit folyamata I. A folyamat célja Az NKE VTKI Továbbképző Központ évente rendszeres, terv szerinti minőségügyi felülvizsgálatot tart. A felülvizsgálat figyelembe veszi és értékeli a közigazgatási alapvizsga folyamatának működését. Az alapvizsgára vonatkozó felülvizsgálatok ütemtervét az NKE Vezető- és Továbbképző Intézet Továbbképző Központ javaslata alapján az NKE VTKI Továbbképző Központ vezetője rendeli el, és a VTKI Továbbképző Központja koordinálja, amelyről jelen eljárásban szabályozott módon írásos feljegyzés készül, elrendelve a hibajavító és utóellenőrző tevékenységet is. II. A folyamatleírásban használt fogalom meghatározások Az általános fogalom meghatározások részben foglaltakon túl: Nem megfelelőség/eltérés: az előírt követelményeknek nem teljesülése, amely jelentheti egy vagy több jellemzőinek az előírástól való nem kívánt eltérését vagy hiányát. Audit: közigazgatási alapvizsga tekintetében bizonyítékok nyerésére és ezek objektív kiértékelésére irányuló rendszeres ellenőrző tevékenység, független és dokumentált folyamat annak meghatározására, hogy a felülvizsgálati kritériumok milyen mértékben teljesülnek, az előírt szabályozásnak a dokumentáció, folyamat és feltétel megfelel-e. Az auditot kijelölt auditorok végzik. Auditor: az NKE VTKI által felkészített, nyilvántartásba vett, az NKE Vezető- és Továbbképzési Intézetének igazgatója által megbízott szakreferens. III. Az audit során használt bizonylatok Közigazgatási alapvizsga audit Helyszíni audit jegyzőkönyv

BA-A-03

Közigazgatási alapvizsga audit Eltérést megállapító jegyzőkönyv

BA-A-04

Közigazgatási alapvizsga audit Audit zárójelentés

BA-A-05

III.1. Az elégedettségmérés során használt bizonylatok használata és funkciója: BA-A-03 Közigazgatási alapvizsga audit Helyszíni audit jegyzőkönyv: az NKE VTKI által felkért és kirendelt auditorok a Vizsgaszervezői alapvizsgáztatói tevékenység ellenőrzése során tapasztaltak rögzítésére szolgál. Általában a helyszínen kerül kitöltésre és az auditban résztvevő felek aláírásukkal és pecsétjükkel hitelesítik az ellenőrzésen tapasztaltakat. 1 példánya az auditált Vizsgaszervezőt, egy 1 példánya az NKE VTKI-t illeti meg.

40



BA-A-04 Közigazgatási alapvizsga audit Eltérést megállapító jegyzőkönyv: a helyszíni auditok kapcsán tapasztalt eltérések, nem megfelelőségek kerülnek megállapításra, az eltérés súlyozásának megnevezésével. Ahány eltérés tapasztalható a Vizsgaszervező tevékenysége kapcsán, annyi Eltérést megállapító jegyzőkönyv felvétele szükséges. Szintén 2 példányban készül. A Helyszíni audit jegyzőkönyv (BA-A-03) mellékletét képezi. BA-A-05 Közigazgatási alapvizsga audit Audit zárójelentés: az eltérések súlyát és darabszámát, valamint az elrendelt intézkedéseket tartalmazza. Az Audit zárójelentés a Helyszíni audit jegyzőkönyv (BA-A-03) aláírt, 1 eredeti példányával és a mellékletet képező Eltérést megállapító jegyzőkönyv(ek)kel (BA-A-04) együtt képezi az audit dokumentációt.

IV. Eljárás szabályozása 1. Az NKE VTKI Továbbképző Központ Éves audit ütemtervet (BA-A-01) kell készíteni. Évente legalább egyszer sor kerül minden Vizsgaszervező hely auditálására. A vizsgálatok gyakoriságát a közigazgatási alapvizsga tevékenység fontosságára és a hatékonyság, illetve a javító vagy megelőző lépések visszaigazolásának szükségességére kell alapozni. Bármikor beiktatható és elrendelhető soron kívüli vizsgálat is. 2. Az éves audit ütemtervet az NKE Vezető- és Továbbképző Intézet Továbbképző Központ vezetője készíti el, és megküldi véleményezésre az NKE Vezető- és Továbbképzési Intézetének igazgatója, aki ezt követően jóváhagyja. 3. A vizsgálat vezetését, irányítását a képzésmódszertani és a vizsgálati módszerek terén felkészített vezető auditor és további auditor(ok) látják el. A felkészített auditorokat az NKE VTKI nyilvántartásba veszi (BA-A-02). 4. Belső auditor szintén csak az NKE VTKI által felkészített auditor lehet. A belső auditor nem vizsgálhat olyan tevékenységet, amelyért ő maga fele. 5. A tevékenységet az azt szabályozó, érvényben lévő eljárásban (MU-003) foglaltaknak megfelelően kell előzetesen áttekinteni. 6. A helyszíni felülvizsgálatot megelőzően az auditált terület (az audit előtt legalább 5 munkanappal) tájékoztatást kap az audit időpontjáról. A helyszíni felülvizsgálatot az auditor nyitó megbeszéléssel kezdi, tájékoztatja az auditált terület vezetőjét a helyszíni ellenőrzés menetéről és módjáról. Az audit során ellenőrzött részterületek: - Közigazgatási alapvizsga és képzési dokumentáció; - Lehetőség szerint betekintés közigazgatási alapvizsga és/ vagy, konzultáció folyamatába; - Vizsga- és tantermi követelmények ellenőrzése (MU-002).

41



Az auditálás során a megbízott auditorok tevékenysége kiterjed továbbá az ME-02-05 eljárás IV.1. A vizsga személyi, tárgyi és technikai feltételei részben foglaltakra is. Abban az esetben, ha az audit napjára közigazgatási alapvizsga esik, a helyszíni ellenőrzés során a vizsgabiztosi tevékenység is auditálható. Az auditorok a vizsgabiztosi felkészítő követelményének megfelelően ellenőrzik a következőket: -

Az alapvizsgán eljáró vizsgabiztos vizsgabiztosi felkészítőn részt vett, a nyilvántartásban szerepel.

-

A vizsgabiztos tevékenysége során tájékoztatja a vizsgázókat a vizsgaszabályzatról, prezentáció során bemutatja a Vizsgaportál használatát, és az előírtaknak megfelelően lebonyolítja a vizsgát.

A helyszíni ellenőrzés során az auditor gyűjti a követelményeknek megfelelően a tapasztalatokat, az attól való eltéréseket, majd a záró megbeszéléskor auditált terület vezetője elé tárja azokat. Az auditor javaslatot tehet az eltérések javítására. Az auditor ajánlással élhet a szervezői tevékenység megkönnyítése érdekében. Az auditorok a vizsgaszervező igénye szerint a helyszínen segítséget nyújthatnak közigazgatási alapvizsga szervezői tevékenység során általánosan felmerülő nehézsége kapcsán. 7. A felülvizsgálat során tapasztalt nem megfelelőségeket az eltérést megállapító jegyzőkönyvben kell rögzíteni (BA-A-04). Az ellenőrzés tényét és eredményét helyszíni audit jegyzőkönyvben kell dokumentálni (BA-A-03). Az audit során lehetősége van a vizsgaszervezőnek is a véleménynyilvánításra, melyet a helyszíni audit jegyzőkönyv ide vonatkozó pontja alatt tehet meg. Az eltérést megállapító jegyzőkönyv(ek) a helyszíni audit jegyzőkönyv mellékletét képezi(k), melyeket az auditorok a helyszínen elkészítenek, 2 példányban kinyomtatják, átolvasás után a vizsgaszervező és az auditorok aláírásukkal és hivatalos pecsétjükkel hitelesítik, majd 1 példányát átadják az auditált vizsgaszervezőnek, 1 példánya pedig az NKE VTKI tulajdonát képezi. 8. A felülvizsgált területért felelős személlyel közösen írásban rögzíteni kell, hogy mi a teendő, hogy megszüntethető legyen az észlelt hiba, illetve, hogy megakadályozható legyen annak újbóli előfordulása. Meg kell állapodni a javító intézkedések ütemezésében, határidejében. 9. A felülvizsgálati jelentéseket, megállapításokat audit zárójelentésben kell összesíteni. Ha a vizsgálat során nem merül fel hibajavító intézkedés szükségessége, ezt is jelezni kell az Audit zárójelentésben (BA-A-05). Az audit zárójelentés mellé csatolni kell az Helyszíni audit jegyzőkönyv (BA-A-03) eredeti példányát és az Eltérés megállapító jegyzőkönyv(ek)et (BA-A-04) (amennyiben készült ilyen). IV. 1. Utóellenőrzés Az ellenőrzések során tapasztalt eltéréseket az NKE VTKI kirendelt auditorai utóellenőrzés formájában ismételt helyszíni audit során újból ellenőrzik. Az auditorok által tapasztalt, az eltérésekre tett intézkedések ténye és eredménye a BA-A-09 Közigazgatási alapvizsga audit Utóellenőrzési jegyzőkönyvben kerül rögzítésre.

42



Az utóellenőrzésnek az eltérésekre tett intézkedésre tekintettel három eshetősége lehet: 1. Ha az utóellenőrzéskor az auditorok a vizsgaszervező által az eltérésre tett javító intézkedést kielégítőnek találják, vagyis az alapvizsgáztatás és képzés folyamata és módja a jogszabályi előírások tekintetében betartásra került, azaz a javító intézkedés eredményes. 2. Ha az audit során a vizsgaszervezők által tett, az eltérésekre irányuló intézkedés nem vagy részben megfelelő, akkor a nem megfelelőségről eltérést megállapító jegyzőkönyvet vesznek fel az auditorok annak érdekében, hogy a folyamatok egységesek és szabályozottak legyenek. Az eltérés súlyozása az audit során megállapított kategóriánál eggyel magasabb kategóriába esik. (Pl.: „Megjegyzés” → „Nem megfelelőség”) Ebben az esetben az eltérés további korrekciója szükséges, melyre konkrét javaslattételt tesznek az auditorok. A nem megfelelőségre tett javaslatot az Utóellenőrző lapon fel kell tüntetnie az auditoroknak. 3. Ha az utóellenőrzés alkalmával megállapítható, hogy az eltérésre intézkedés nem történt, akkor az Eltérést megállapító jegyzőkönyv és Utóellenőrzési jegyzőkönyv kitöltésén túl, az NKE Vezető- és Továbbképzési Intézet Továbbképző Központ írásban kéri fel a Vizsgaszervező vezetőjét a hiányosság pótlására. A nem megfelelőség kezelése a továbbiakban a 2. pontban foglaltaknak megfelelően történik. Az utóellenőrzés során a 2. és 3. pontban felsorolt javító intézkedések megtételét az NKE VTKI Továbbképző Központ ellenőrzi.

V. Audittal kapcsolatos dokumentumok és feljegyzések kezelése A felülvizsgálat során született feljegyzéseket át kell adni az NKE Vezető- és Továbbképző Intézet Továbbképző Központnak, aki gondoskodik annak megőrzéséről és visszakereshetőségéről. Amennyiben merültek fel felülvizsgálatokat kell tartani.

hibák

a

rendszer

működésével

kapcsolatban,

utóellenőrző

A felülvizsgálati audit koordinálásáért az NKE Vezető- és Továbbképzési Intézet Továbbképző Központjának munkatársa, a végrehajtásáért a vezető auditor felelős. A felülvizsgálati audit során vizsgálni kell, hogy a közösen kialakított javító intézkedések megtörténtek-e illetve hatékonyak-e. Ha az intézkedések nem voltak megfelelőek, a tapasztalt megállapításokat újra rögzítni kell. Ha a javítások, felvetések megfelelőek, az előzetesen felvett Eltérés megállapító jegyzőkönyvben igazolni kell. Az audit akkor tekinthető befejezettnek, ha az eltérést megállapító jegyzőkönyvben foglaltak javításra kerültek.

43



VI. Auditok értékelése Az NKE VTKI Továbbképző Központ munkatársa az audit eredményeit, megállapításait negyedéves és éves audit beszámolóban összegzi és időszakosan előterjeszti a – rendszer működését értékelő – vezetői megbeszélésen, hogy az NKE VTKI igazgatója és az NKE VTKI Továbbképző Központ vezetője információt kapjon a folyamatok működéséről, a rendszer erősségeiről, fejlesztendő területeiről.

44



ME-05 Audit folyamat Éves audit ütemterv összeállítása

Éves audit ütemterv

Auditterv véleményezése

Auditorok nyílvántartása

Auditorok nyilvántartása

Auditorok felkészítése

AV dokumentáció felülvizsgálata

Kérdéslista összeállítása

7. Helyszíni felülvizsgálat

Nem

Ellenőrizendő tételek jegyzéke

Audit jegyzőköny

Volt nem megfelelőség? Igen

Beavatkozást, javító intézkedést elrendelő lap

Eltérést megállapító jegyzőkönyv

Javítás megtörténtének ellenőrzése

Audit zárójelentés Jelentés készítése

45



ME-06-05 A közigazgatási alapvizsga oktatók (konzulensek) képzése, fejlesztése I. A folyamatleírás célja Az eljárás célja a közigazgatási alapvizsga konzultációt tartó oktatók (konzulensek) képzési, fejlesztési tevékenységének meghatározása és leírása. A folyamat előírja, hogy mi az elvégzendő feladat, illetve a megvalósítandó folyamat; megjelöli, hogy ki a felelős az eljárásban leírt feladat vagy folyamat eredményéért, illetve ki annak a végrehajtója; megnevezi azt a dokumentumot/iratot vagy bizonylatot, amely alapján ellenőrizhető, hogy betartották-e az eljárásban foglaltakat. II. A folyamatleírásban használt fogalom meghatározások Konzulens: a Rendeletben előírt feltételeknek megfelelő, az Eljárásgyűjtemény ME-06-05 A közigazgatási alapvizsga oktatók (konzulensek) képzése, fejlesztése fejezetben meghatározottaknak megfelelően felkészített, az NKE VTKI által felkért közigazgatási alapvizsga oktató. A felkészítő konzultáció szervezése során az oktatók kiválasztása az NKE VTKI által jóváhagyott névjegyzékből történik. A szükséges konzulensi létszámról az NKE VTKI Továbbképző Központ gondoskodik. Oktatói tevékenységre a konzulenseket a Vizsgaszervező kéri fel, a konzultációs időbeosztásról írásban értesíti (e-mail, levél) és szerződésben vállal kötelezettséget az alapvizsga általa vállalt moduljának oktatására az előzetesen leegyeztetett időpontban és helyszínen. Az elvégzett feladatot a Vizsgaszervező teljesítési igazolással hitelesíti. Információk az oktatókról és az oktatóknak a Vizsgaportálon megtalálhatóak. Az NKE VTKI Továbbképző Központ a konzulensek további módszertani fejlesztésére folyamatosan lehetőséget biztosít műhelymunka formájában. Konzulensi felkészítő: a konzulensek módszertani felkészítése a megváltozott szemléletű oktatói tevékenységre. Az NKE Vezető- és Továbbképzési Intézet Továbbképző Központ által megtartott konzulensi felkészítő új módszertani technikák, tréning elemek használatára készíti fel a közigazgatási alapvizsga konzultáción oktatókat. Lehetőség nyílik a vizsgaszituáció kipróbálására. A felkészítő elméleti és gyakorlati foglalkozásból áll. A konzulensi felkészítőn való részvételt követően válik jogosulttá az oktató közigazgatási alapvizsga felkészítői tevékenység folytatására. Rendszeres szakmai felkészítés, fórum és műhelymunka: a konzulensi felkészítőn már részt vett konzulensek számra kifejlesztett fejlesztő tréning. A műhelymunka során mód van a további módszertani fejlesztésre, az eddigi tapasztalatok megosztására. A műhelymunka meghirdetéséről, jelentkeztetésről és megtartásáról az NKE Vezető- és Továbbképzési Intézet Továbbképző Központja gondoskodik.

46



III. A konzulensi felkészítő során használatos bizonylatok: Közigazgatási alapvizsga konzulens módszertani felkészítő Ajtólista

BA-M-01

Közigazgatási alapvizsga konzulens módszertani felkészítő Jelenléti ív

BA-M-02

Közigazgatási alapvizsga konzulens módszertani felkészítő Elégedettségi

BA-M-03

kérdőív Közigazgatási alapvizsga konzulens módszertani felkészítő Tanúsítvány

BA-M-04

Közigazgatási alapvizsga konzulensek fóruma Ajtólista

BA-M-05

Közigazgatási alapvizsga konzulensek fóruma Jelenléti ív

BA-M-06

Közigazgatási alapvizsga konzulensek fóruma Elégedettségi kérdőív

BA-M-07

Közigazgatási alapvizsga konzulensek fóruma Tanúsítvány

BA-M-08

III.1. A konzultáció dokumentálása során használt bizonylatok használata és funkciója BA-A-01 Közigazgatási alapvizsga konzulens módszertani felkészítő Ajtólista: a módszertani felkészítőn részt vevő leendő konzulensek névsora. A helyszínen kifüggesztendő. Tartalmazza a képzési adatokat (azonosító, hely, dátum). Tájékoztató szerepet tölt be a résztvevők számára. BA-M-02 Közigazgatási alapvizsga módszertani felkészítő Jelenléti ív: a módszertani felkészítőn részt vevők regisztrálására, a jelenlét nyomon követésére szolgál. A felkészítőn csak az vehet részt, aki előzőleg jelentkezett és a jelenléti íven szerepel. A részvételt a jelenléti ív aláírásával igazolja a konzulens. BA-M-03 Közigazgatási alapvizsga konzulens módszertani felkészítő Elégedettségi kérdőív: felméri az oktatáson részvevők véleményét, tapasztalatait az oktatással, szervezéssel kapcsolatban, illetve annak körülményeiről. A kérdőív név nélküli és önkéntes. A kérdőívet a nap végén kell kitölteni. Eredményeit összesítve az NKE Vezető- és Továbbképzési Intézet Továbbképző Központ felhasználja. BA-M-04 Közigazgatási alapvizsga módszertani felkészítő Tanúsítvány: a konzulensi felkészítőn sikeresen részt vett oktató Konzulensi tanúsítványt kap. A tanúsítványt az NKE VTKI Továbbképző Központ állítja ki. A tanúsítvány birtokosa jogosítványt szerez közigazgatási alapvizsgán való oktatói tevékenység folytatására a meghatározott modulokban. BA-M-05 Közigazgatási alapvizsga konzulensek fóruma Ajtólista: a konzulensek fórumán részt vevők regisztrálására, a jelenlét nyomon követésére szolgál. A műhelymunkán csak az vehet részt, aki előzőleg jelentkezett és a jelenléti íven szerepel. A részvételt a jelenléti ív aláírásával igazolja a konzulens. BA-M-06 Közigazgatási alapvizsga konzulensek fóruma Jelenléti ív: a módszertani felkészítőn részt vevők regisztrálására, a jelenlét nyomon követésére szolgál. A felkészítőn csak az vehet részt, aki

47



előzőleg jelentkezett és a jelenléti íven szerepel. A részvételt a jelenléti ív aláírásával igazolja a konzulens. BA-M-07 Közigazgatási alapvizsga konzulensek fóruma Elégedettségi kérdőív: a kérdőív, mely méri a fórumon részt vettek véleményét, tapasztalatait az oktatással, felkészítéssel és annak körülményeivel kapcsolatban. A kérdőív név nélküli és önkéntes. A kérdőív a nap végén kerül kiosztásra. Feldolgozásáról az NKE VTKI Továbbképző Központ munkatársai gondoskodnak. Eredményei beépülnek a további fejlesztő tréningek tartalmába. Fenti bizonylatok a módszertani felkészítő dokumentációját képezik. IV. Az Eljárás szabályozása Az eljárás célja az, hogy az alapvizsgára való felkészítő konzultációjához a megváltozott oktatói szerepét rögzítse, az oktatások hatékonyságát jelentősen növelje. Az oktatás minősége függ az oktató szakmai és módszertani felkészültségétől, ezért a továbbképzés minőségbiztosításának egyik lényeges eleme az oktatók minőségbiztosítása, hiszen tevékenységük közvetlenül, jelentős hatással van a képzés minőségére. Az oktatók minőségbiztosítása az alábbi területekre terjed ki: -

szakmai felkészültség;

-

oktatás módszertani felkészültség;

-

a követelményektől való eltérés esetén az oktató korrekcióképessége;

-

fejlesztési lehetőségek biztosítása;

-

a követelményi céloktól eltérő, nem mindenben megfelelő konzulens oktatói jogosultságának felfüggesztése.

IV.1. Az oktatók (konzulensek) kiválasztása Az oktatók kiválasztására a hatályos Országos Közigazgatási Vizsgabizottság jegyzékének alapulvételével – a fővárosi és megyei kormányhivatalok javaslataira figyelemmel – a Nemzeti Közszolgálati Egyetem Továbbképző Központ Vezető- és Továbbképzési Intézet Továbbképző Központja jogosult. IV.2. A konzulensek felkérése Az NKE VTKI munkatársai a potenciális konzulenseket írásban kéri fel konzulensi feladatok ellátására. Amennyiben az oktató a felkérést elfogadja és ezt írásban visszaigazolja, megkapja az NKE VTKI igazgatója által a hivatalos felkérő levelet. Valamennyi oktatótó kötelessége hogy az elérhetőségükben bekövetkező adatváltozásaikat az NKE VTKI-nek és a Vizsgaszervezőnek bejelenteni.

48



Az NKE VTKI a konzulensek megadott adatait az adatvédelmi előírásoknak megfelelően kezeli. IV.3. A konzulensek módszertani felkészítése A közigazgatási alapvizsga hatékony és sikeres megvalósítása érdekében az NKE Vezető- és Továbbképzési Intézet Továbbképző Központjának szakértői a közigazgatási alapvizsga oktatókat: - felméri (oktatói kompetencia); - erősségeiket és fejlesztendő területeiket feltárja; - az oktatókat oktatás-módszertani felkészítésben részesíti; - az oktatás- módszertani felkészítésen sikeresen részt vevő oktatókat kiválasztja. - a konzulenseknek rendszeres szakmai módszertani továbbképzéseket szervez; - valamint időszakos módszertani auditokat tart. Az NKE VTKI által felkért, felkészített és kiválasztott oktató képes lesz a minőségi követelményeknek megfelelő közigazgatási alapvizsga konzultáció megtartására, ezáltal biztosítja az országosan egységes közigazgatási alapvizsga felkészítés színvonalát. Az így felkért oktató teljes körű tájékoztatást tud nyújtani a konzultáción a közigazgatási alapvizsga tananyagáról. A konzulens a Nemzeti Közszolgálati Egyetem Továbbképző Központjának kijelölése alapján a közigazgatási alapvizsga konzultációk megtartására jogosult a konzulensekhez rendelt témában. A konzultáción való közreműködés feltétele az NKE Vezető- és Továbbképzési Intézet Továbbképző Központja által szervezett felkészítő egész programján való részvétel, és annak sikeres elvégzése. Az NKE VTKI ideiglenes oktatói engedélyt adhat ki abban a rendkívüli esetben, ha a Vizsgaszervező által a munkáltatói igényeknek megfelelő számban szervezni kívánt felkészítő megtartása veszélybe kerül vagy hosszú távon nem biztosított a felkérhető oktatói létszám alacsony száma vagy egyéb oktatókkal kapcsolatos ok miatt. Az engedélyt az NKE Vezető- és Továbbképzési Intézet Továbbképző Központjánál lehet kérvényezni és a mindenkori igazgató hagyja jóvá abban az esetben, ha a fenti ok fennáll és a delegált oktatók a következő konzulensi felkészítőn kötelezetően részt vesznek. Ennek elmulasztása esetén a kiadott engedély érvényét veszíti. A konzulensek részére évente több alkalommal, rendszeres szakmai módszertani felkészítést, műhelymunkát tart az NKE VTKI.

49



V. A felkészítő tartalma és módszertana A közigazgatási alapvizsgára történő felkészítést szolgáló program tartalmát és módszertanát tekintve megújult. A vizsgára történő felkészítést a tanulás aktív részének, a résztvevőt pedig aktív részesének tekinti. A felkészítő tanfolyamon tudásának elmélyítését, rendszerezését illetve a tananyag feldolgozását, a résztvevők önálló tanulásának támogatását, és a konzultációs módszertan alkalmazását támogatja. A konzulensi felkészítőt csak az NKE VTKI Továbbképző Központ által kijelölt, képzésmódszertanban, felnőttképzésben és didaktikában megfelelő szakértelemmel rendelkező, a felkészítő módszereit, követelményeit és eljárásrendjét ismerő szakértő végezheti. Az NKE VTKI a megváltozott szemléletű felkészítő program bevezetését az oktatók központilag egységes módszertani elvek szerint történő felkészítésével biztosítja. Az oktatónak a megváltozott oktatói szerepkörhöz igazodva, konzulensként képesnek kell lennie egyegy modulhoz rendelten az egyes modulok jogi, és közigazgatási összefüggéseit, tartalmi súlypontjait, kiterjedt fogalmi hátterét, kulcsfogalmait a résztvevőkkel megértetni, kérdések megfogalmazásával a tananyag elsajátítását és feldolgozását segíteni, s ebben a folyamatban a résztvevőket a konzultáció aktív részeseivé tenni. A felkészítő program alapvető célja, hogy a konzultáció megtartására alkalmazható módszerekre készítse fel a konzulenseket. A felkészítőn sikeresen teljesítők az NKE VTKI által kiállított közigazgatási alapvizsga oktatásra jogosult konzulens tanúsítványt (BA-M-04) kapnak, és a továbbiakban eleget tehetnek az alapvizsga konzulensi felkéréseknek V.1. Módszertani útmutató oktatók részére Az NKE VTKI módszertani és minőségirányítási központként módszertani útmutatót készít a közigazgatási alapvizsga konzulensek számára (MU-001) hogy feladatukat szakmai támogatással el tudják látni. V.2. A konzultáció megtartásának módszertana Az előadások folyamán az oktatók kötelesek az NKE VTKI által kiadott tananyag, konzulensi útmutató, (MU 001) segédanyagok, valamint a tematika alapján oktatni. A tananyagok Vizsgaportálról való letöltése és az azokból történő felkészülés a konzulens feladata. A tananyag- és segédanyagok megváltoztatásának jogát az NKE VTKI fenntartja, a változásról levélben tájékoztatja az oktatókat. Az órák közötti szünetekről az előadó szabadon dönthet, figyelembe véve, hogy egy tanóra 45 percig tart. Az NKE VTKI nem ajánlja, hogy két tanóránál többet vonjanak össze szünet megtartása nélkül. Az

50



oktató köteles munkáját a lehető legmagasabb szakmai színvonalon ellátni és a hallgatók által feltett kérdésekre kimerítő választ adni. V.3. A konzulensek értékelése Az NKE VTKI az oktatók minőségének biztosítása érdekében a konzulensek szakmai-módszertani teljesítményéről folyamatos visszajelzést kap: 1.

Módszertani felkészítőn a képzésmódszertani szakértő megfigyelése alapján;

2.

A felkészítőkön kiosztott hallgatói elégedettségi kérdőívek alapján;

3.

Auditok során.

Amennyiben egy oktató a minőségi követelményeknek nem felel meg, úgy oktatási jogosultsága felfüggesztésre kerül. A felfüggesztett oktató az oktatási jogosultság visszaszerzésére közigazgatási alapvizsga oktatói tevékenységre jelentkezését újra beadhatja, a Vizsgaszervező dönt az újra jelöléséről (illetve visszautasításáról) és az NKE VTKI kéri fel, vagy utasítja el pályázatát. A konzulensi munka értékelésekor az NKE VTKI figyelembe veszi a hallgatói kérdőívek eredményét, az auditokon tapasztaltakat, a kormányhivatalok vizsgaszervezéssel foglalkozó szervezeti egységének véleményét és a szakmai módszertani értekezleteken való megjelenést, aktivitást, A konzulensek és a vizsgaszervezők az értékelésről évente legalább egyszer írásban visszajelzést kapnak. V.4. Módszertani támogatás Az NKE VTKI Továbbképző Központ folyamatos szakmai támogatást nyújt az oktatóknak. Az NKE VTKI Továbbképző Központja félévenként módszertani értekezletet szervez a közigazgatási alapvizsga oktatók részére, hogy a megszerzett ismeretüket, tudásukat, tapasztalatukat bővíteni tudják a hatékony és eredményes oktatás érdekében, támogatja a konzulensi tapasztalatok megosztását, erősíti konzulensek közötti módszertani együttműködést V.5. Alapvizsgával kapcsolatos tananyag fejlesztés A közigazgatási alapvizsga oktató (konzulens) feladata, hogy az oktatott modulhoz tartozó oktatási segédanyagokat naprakészen tartsa. Jogszabály változása esetén az oktató a változásról az NKE- VTKIt tájékoztatja, a tananyagrészben a változást pontosan megjelöli, javaslatot fogalmaz meg. A leadott javaslatok alapján az NKE VTKI, a képzésfejlesztési eljárásának megfelelően a tananyagot hatályosítja és kiadja.

51



ME-07-05 Nem megfelelőség kezelése I.A folyamatleírás célja Az NKE VTKI által működtetett minőségirányítási rendszer biztosítja, hogy a vizsgaszervezés folyamatai szabályozott keretek között működjenek, ezzel küszöbölve ki az esetleges rendszerbeli hibákat. Folyamatosan végzünk helyesbítő, megelőző tevékenységet a minél magasabb működési színvonalat célzó megelőzés, tökéletesítés, fejlődés érdekében. A minőségi hiányosságok megelőzése érdekében a Vizsgaszervezők érintett munkatársa felelős saját munkájáért. Köteles rámutatni a hibákra, részt venni a hiba okának felderítésében és a hiba megszüntetésében. Az NKE-nél a Vezető- és Továbbképzési Intézet Továbbképző Központ és az illetékes terület vezetője, a Vizsgaszervezőnél a vizsgaszervező felettese felelős minden minőségromlást előidéző tevékenység kivizsgálásáért, a szükséges javító intézkedés kezdeményezéséért, azok megvalósításáért és ellenőrzéséért. II. A folyamatleírásban használt fogalom meghatározások Általános fogalom meghatározások részben foglaltakon túl: Megfelelőség: a jogszabályban és az Eljárásgyűjteményben foglalt minőségügyi előírásoknak való megfelelőség, az általános és specifikus követelmények teljesítése. Nem megfelelőség: az előírt követelmények nem teljesülése. A nem megfelelőségek kezelésére az NKE VTKI külön eljárást dolgozott ki. Az auditok során észlelt fokozatok szerinti nem megfelelőségeket Eltérést megállapító jegyzőkönyvben rögzítik az auditorok. Helyesbítő tevékenység: az a tevékenység, amely – a hibák okainak feltárásával és kiküszöbölésével – a bekövetkezett hibák (nem megfelelőségek) megszüntetésére, ismételt előfordulásának megakadályozására irányul. A helyesbítő tevékenység eredményét az NKE VTKI ellenőrzi. Megelőző tevékenység: az a tevékenység, amely – a hibák okainak feltárásával és kiküszöbölésével – a hibák (nem megfelelőségek) bekövetkezésének megelőzésére irányul. A megelőző tevékenység eredményét az NKE VTKI ellenőrzi. Vis maior: olyan előre nem látható és elháríthatatlan körülmény, mely meggátolja és lehetetlenné teszi az ME-02-05 Minőségirányítási Eljárásgyűjteményben rögzített on-line közigazgatási alapvizsgáztatást a vizsgán megjelentek számára. Ebben az esetben az elektronikus vizsgát meg kell ismételni.

52



III.A nem megfelelőségek során használatos bizonylatok: Közigazgatási alapvizsga felkészítő Panaszkezelési lap

BA-F-06


BA-V-04

Jelentés a panasz kivizsgálásáról közigazgatási alapvizsga és konzultáció esetén

BA-F-08

Közigazgatási alapvizsga és felkészítő Vizsgaszervezői Bejelentő lap

BA-K-01

III.1. Az elégedettségmérés során használt bizonylatok használata és funkciója: BA-F-06 Közigazgatási alapvizsga felkészítő panaszkezelési lap: a képzés során felmerülő panaszok rögzítésére szolgál. Panasz esetén a panaszt kiváltó okot írásban rögzíti a panasztevő a BA-F-06-os bizonylaton. A panaszt a vizsgaszervező 15 napon belül köteles kivizsgálni. A vizsgálat eredményéről a kivizsgálást követő 15 napon belül köteles tájékoztatni a panasztevőt a BA-F-08 Jelentés a panasz kivizsgálásáról közigazgatási alapvizsga és konzultáció esetén elnevezésű bizonylaton. Ha a panasz a vizsgaszervező működési hiányosságaira vezethető vissza, helyesbítő tevékenységet kell indítani. Ha nem történik panasz a konzultáció során, a képzésszervező a rovatok aláhúzásával és aláírásával hitelesíti azt. Minden képzéshez 1 db Panaszkezelési lap tartozik. A Panaszkezelési lap helye a Haladási naplóval együtt az oktatás ideje alatt az oktató teremben van. BA-V-04 Közigazgatási alapvizsga panaszkezelési lap: a képzés során felmerülő panaszok rögzítésére szolgál. Panasz esetén a panaszt kiváltó okot írásban rögzíti a panasztevő a BA-V-04-es bizonylaton. A panaszt a vizsgaszervező 15 napon belül köteles kivizsgálni. A vizsgálat eredményéről a kivizsgálást követő 15 napon belül köteles tájékoztatni a panasztevőt a BA-F-08 Jelentés a panasz kivizsgálásáról közigazgatási alapvizsga és konzultáció esetén elnevezésű bizonylaton. Ha a panasz a vizsgaszervező működési hiányosságaira vezethető vissza, helyesbítő tevékenységet kell kezdeményezni. Ha nem történik panasz a vizsga során, a képzésszervező a rovatok aláhúzásával és aláírásával hitelesíti azt. Minden vizsgához 1 db Panaszkezelési lap tartozik. A Panaszkezelési lap a vizsga ideje alatt az vizsgateremben van. BA-F-08 Jelentés a panasz kivizsgálásáról közigazgatási alapvizsga és konzultáció esetén: a BA-V-04 közigazgatási alapvizsga és a BA-F-06 közigazgatási alapvizsga felkészítő Panaszkezelési lapon felvett panasz kivizsgálása során tett eredmény, intézkedés rögzítésére szolgál. Egy példánya megküldendő a panasztevő részére. BA-K-01 Közigazgatási alapvizsga és felkészítő Vizsgaszervezői Bejelentő lap: a bizonylaton a Vizsgaszervező tehet bejelentést közigazgatási alapvizsgáztatási és oktatási folyamatokban észlelt eltérésekről, zavarokról. A bejelentőt kitöltve és aláírva az észlelt problémától számított 15 napon belül kell megküldeni az NKE VTKI Továbbképző Központ felé, aki kivizsgálja a bejelentést. A Bejelentő lapon történő bejelentéseket az NKE VTKI Továbbképző Központ nyilvántartásba veszi.

53



IV. Az eljárás szabályozása IV.1. Nem megfelelőségek csoportosítása A nem megfelelőségeket az alábbiak szerint csoportosítjuk: ⁻

nem megfelelő dokumentum vagy bizonylat használata

⁻

nem megfelelő oktatói, vizsgáztatói, vizsgaszervezői tevékenység

⁻

nem megfelelő oktatási tematika, program szerinti oktatási tevékenység

A közigazgatási alapvizsga folyamatában részt vevő munkatársaknak joga és kötelessége, hogy bármely folyamatban bekövetkező nem megfelelőséget jelentse, hogy gondoskodni lehessen a megfelelő intézkedésekről. A nem megfelelőség benyújtását a BA-K-01 Bejelentő lap elnevezésű bizonylaton lehet megtenni az NKE VTKI Továbbképző Központ felé, aki ezt követően kivizsgálja az eltérést és 15 napon belül írásban tájékoztatást nyújt a Vizsgaszervező felé. Ha szükséges javító intézkedést tesz a zavar elhárítására. A szervező a bejelentést a BA-K-01 jelű bizonylaton rögzített esemény megtörténtétől számított 30 naptári napon belül kivizsgálás céljából megküldi az NKE VTKInak. IV.2. Nem megfelelőség kezelése IV.2.1. Nem megfelelő dokumentum vagy bizonylat használata Hibásnak minősülhet a kiadott dokumentum/bizonylat vagy annak hordozója. Hibás volta a felhasználás bármely pontjában kiderülhet. A nem megfelelő dokumentumot/bizonylatot el kell különíteni a további felhasználás elkerülése érdekében. Ennek felelőse a felhasználást végző terület vezetője. Ezt követően fokozott figyelmet kell fordítani az előírt bizonylat használatára, a dokumentum helyes kezelésére, megfelelő vezetésére. A hiba észlelése lehet helyszíni ellenőrzés során vagy Vizsgaszervezői részről. IV.2.2. Nem megfelelő oktatói vagy vizsgaszervezői tevékenység Amennyiben az NKE VTKI Vizsgaszervezőnél előforduló működésbeli, folyamatbeli hibákat, eltéréseket észlel, helyesbítő tevékenységet kell indítani. Ilyen tevékenységet kell indítani az auditokon feltárt jelentősebb rendszerhibák, a résztvevői reklamációk, panaszok kivizsgálása során felmerült hibák esetében is. A felmerült probléma jellegétől függően két típusba sorolható: -

Vizsgaszervezőnél egyedileg felmerült hiba, a mely helyileg megoldható. Audit során feltárt eltérésnél vagy a Vizsgaszervező által észlelt eltérésnél maga a Vizsgaszervező végzi a korrekciót.

54


-


Általánosítható, a többi vizsgaszervezőt is érintő folyamatbeli hibáról, működési problémáról van szó. Ebben az esetben az NKE VTKI felülvizsgálata szükséges.

IV.2.3. Nem megfelelő oktatási tematika, program szerinti oktatási tevékenység Nem megfelelőségnek minősül az előírt és központilag kiadott egységes programtól eltérő téma, modulsorrend, óraszám és időtartam. A meghatározott tematikától/programtól eltérő közigazgatási alapvizsga oktatás csak kivételes esetben lehetséges: -

ha a Vizsgaszervező a meghirdetett képzési időpontban nem tud az adott modulhoz konzulenst biztosítani, s ez veszélyezteti a felkészítő megvalósulását. Ebben az esetben is a TTB, 1. modul és 2. modul sorrendjén változtatni nem lehet. (A 2. modulon belül az almodulok cseréje megengedett.)

IV.3. Alapvizsga lebonyolítása vis major helyzet esetén Vis maior helyzetnek minősül például a Vizsgaportál működésével vagy a vizsgahelyszínt érintő problémák előállásával kialakult, előre nem várt vizsgáztatási akadály. Vis maior esetén az ME-02-05 Minőségirányítási Eljárásgyűjteményben előírtak szerint a vizsgát meg kell ismételni. A vis maior eseményt a Jegyzőkönyvben rögzíteni kell. A Vizsgaportál működési nehézségei esetén az arra kiadott Jegyzőkönyvben kell dokumentálni az eseményeket. Vis maior helyzetre az NKE VTKI külön ajánlást ad ki.

IV.4. Helyesbítő (hibajavító) tevékenység lépései A külső helyszíni ellenőrzésen észlelt eltérésekre irányuló helyesbítő tevékenység az ME-05-05 Az audit folyamata című részben foglaltaknak megfelelően kell, hogy megvalósuljon. Az általánosítható, a többi vizsgaszervezőt is érintő folyamatbeli, működési problémánál a helyesbítő tevékenységet folyamatszabályozási egyeztetések előznek meg, melynek tevékenységi lépesei a következők: -

Az egyeztetés az NKE Vezető- és Továbbképzési Intézet Továbbképző Központ irányításával folyhat.

-

A helyzet elemzése, a probléma feltárása, a felmerülő ötletek megvitatása szakértők, minőségirányítási munkatársak bevonásával (is) történhet.

-

A rögzített eltérés okait fel kell tárni.

-

Meg kell határozni, hogy milyen beavatkozó, javító, fejlesztő lépésekre van szükség.

-

A probléma kiváltásáért felelős okok megszüntetésére intézkedéseket kell tenni.

-

A megtett intézkedéseket dokumentálni kell.

-

A helyesbítő eljárásról, annak eredményéről minden Vizsgaszervezőt tájékoztatni kell.

55



-

A beavatkozás, javítás eredményét nyomon kell követni. Meg kell győződni arról, hogy a hozott intézkedés hosszú távon képes megszüntetni az adott folyamatban bekövetkezett hibát és tartós minőségnövekedést eredményez.

-

Az NKE VTKI a javító intézkedést követően rendelkezhet, hogy a bevezetett lépések hatékonyságát mikor, milyen formában kell újra felülvizsgálni, hogy biztosítható legyen a folyamatos minőségjavítás és a fejlesztés hatékonysága, és megelőzhető legyen a hiba újraelőfordulása.

IV.5. Panaszok kezelése A közigazgatási alapvizsga lebonyolítására vonatkozó szabályok megsértésére hivatkozva a vizsgázó írásban panasszal élhet a vizsgaszervező vezetőjénél a panaszra okot adó esemény, vagy cselekmény bekövetkeztéről való tudomásszerzéstől számított 5 munkanapon belül. A panaszt 15 naptári napon belül kell elbírálni. A panaszra okot adó esemény vagy cselekmény bekövetkeztétől számított három hónapon túl a panasz nem nyújtható be. Amennyiben a vizsgázók, konzultációt kérő hallgatók, mint „partnerek” részéről esetlegesen elégedetlenség, reklamáció, panasz érkezik a Vizsgaszervezőhöz, azt haladéktalanul ki kell vizsgálni. A vizsga és konzultáció esetében az utolsó naptól számított 5 munkanapon belül panasszal élhet a vizsgázó. Amennyiben a panasz jogos, lépéseket kell tenni a hiba megszüntetésére az alábbiak szerint: Panaszként értelmezzük azokat a felszólalásokat, észrevételeket, kifogásokat, stb. (továbbiakban: panasz), amelyek a konzultáció illetve a vizsga folyamatában keletkeznek. A panasz érkezhet: •

konzultáción résztvevő hallgató részéről;

•

a vizsgán résztvevő hallgató részéről;

•

a dolgozóját alapvizsgára beküldő intézmény (munkáltató) részéről;

•

konzultációt tartó oktató részéről;



a vizsgabiztos részéről.

A Vizsgaszervező a panasztétel során bekéri a panasztevő adatait. A Vizsgaszervezőnek névtelen panasszal érdemben nem kell eljárnia. A Vizsgaszervező minden dolgozójára kötelező a „titoktartás”, az adatokat bizalmasan kell kezelni. A közigazgatási alapvizsgán és konzultáción a helyszínen jelzett panaszt a Panaszkezelési lapon kell rögzíteni. Ha a panasz, az azt követő 5 munkanapon belül írásban érkezik a fent felsoroltaktól, akkor a

56



Panaszkezelési lapot lábjegyzetben módosítani kell utalva az utólagos panasztétel tényére, és csatolni kell mellé a panaszlevelet. A panaszt a Vizsgaszervezőnek ki kell vizsgálni. A vizsgálat eredményét a Jelentés panasz kivizsgálásáról bizonylaton kell rögzíteni és 15 naptári napon belül annak egy aláírt és hitelesített példányát a panaszosnak meg kell küldeni, egy másik példányát pedig a panaszlaphoz és a panaszlevélhez kell csatolni. Az így keletkezett panaszeljárás dokumentumait az iratkezelési szabályzatnak megfelelően kell tárolni. A panasz esetén a panaszról és az arra tett intézkedésről az NKE VTKI Továbbképző Központnak 1 hónapon belül be kell beszámolni. A beérkező panaszokról az NKE VTKI Továbbképző Központ nyilvántartás vezet. A vizsgatevékenység folyamán, a vizsgabiztosnak a felfüggesztéssel kapcsolatos döntésével szemben a vizsgázó 3 munkanapon belül panasszal élhet a vizsgaszervező vezetőjénél. A panasz benyújtásának a vizsga felfüggesztésére nincs halasztó hatálya. A vizsgaszervező vezetője a panaszról 15 naptári napon belül dönt. Ha a vizsgaszervező vezetője a panasznak helyt ad, akkor az ismétlővizsga díját nem kell megfizetni és a vizsgaszervező köteles új időpontot biztosítani. A vizsgaszervező vezetője által, a felfüggesztés ügyében hozott döntés ellen további jogorvoslatnak nincs helye. IV.6. Megelőző tevékenység A helyesbítő tevékenységeken felül a még elő nem fordult, de potenciálisan felmerülő eltérések esetében, az új hibák vagy a hibák újra-előfordulása megelőzése érdekében indítani kell megelőző tevékenységet. Ilyenkor a helyesbítő tevékenységben meghatározottak szerint kell eljárni.

57



ME-07 Nem megfelelőség kezelése Eltérés megállapító jegyzőkönyv

Döntés a tevékenység megkezdéséről

Szükséges problémamegoldó csoport?

Közös helyzetelemzésére csoport létrehozása

Igen

Nem

Eltérés megállapító jegyzőkönyv

Lehetséges okok feltárása

2.4.4 Beavatkozó, javító, fejlesztő lépés(ek) meghatározása

Igen

Nem

Szükséges oktatás?

Oktatás

Javító lépések elvégzéséről feljegyzések készítése

Javító lépések hatékonyságának felülvizsgálata

Beszámolás az eredményekről vizsgaszervezők vezetői felé

58

Eltérés megállapító jegyzőkönyv



ME-08-03 A közigazgatási alapvizsga vizsgabiztosi tevékenysége I.A folyamatleírás célja Az eljárás célja a közigazgatási alapvizsga vizsgabiztosi tevékenységének meghatározása és leírása. A folyamat követi a rendelet előírásait, hogy mi az elvégzendő feladat, illetve a megvalósítandó folyamat; megjelöli, hogy ki a felelős az eljárásban leírt feladat vagy folyamat eredményéért, illetve ki annak a végrehajtója; megnevezi azt a dokumentumot/iratot vagy bizonylatot, amely alapján ellenőrizhető, hogy betartották-e az eljárásban foglaltakat; tartalmazza a feladat illetve folyamat időbeliségét.

II. A folyamatleírásban használt fogalom meghatározások Vizsgaszervező: közigazgatási alapvizsga országosan egységes és magas színvonalú szervezésére és lefolytatására jogosult szervezet, illetve annak kijelölt munkatársa. Felelősségi köre a vizsga személyi, tárgyi, technikai feltételeinek biztosítása, feladata a bizonylatok kiállítása, dokumentálása. Szervezői és kapcsolattartói tevékenységet lát el. Vizsga: a Rendelet szerinti, 2011. szeptember 1-jén hatályba lépett közigazgatási alapvizsga. A vizsgára a területileg illetékes vizsgaszervező helyre a Továbbképzési és vizsgaportálon kell jelentkezni. Érvényes jelentkezéssel az a közszolgálati tisztviselő bír, akinek jelentkezését a munkáltatója jóváhagyta. A vizsga eredményes, ha a vizsgázó 50 pontból legalább 26-ot teljesített. A vizsga minősítése: „Megfelelt” vagy „Nem megfelelt”. Vizsgabiztos: a NKE VTKI Továbbképző Központ által felkészített, a közigazgatási alapvizsgánál közreműködő személy, akit a Vizsgaszervező kér fel. Felel a közigazgatási alapvizsga szabályszerű lebonyolításáért. Regisztrálja a vizsgára érkezőket a Vizsgaportálon és jelenléti ívet írat alá. Tájékoztatja a vizsgaszabályzatról és a vizsgáról a vizsgázókat. Szabálytalanság észlelése esetén felfüggeszti a vizsgát. Technikai probléma esetén segítséget nyújt a vizsgázónak. Kiállítja és átadja a vizsga jegyzőkönyvet és a vizsgabizonyítványt. Vizsgázó: a 174/2011. (VIII.31.) Kormányrendeletben meghatározott alapvizsgára kötelezett közszolgálati tisztviselő, akinek munkáltatója is regisztrált a Vizsgaportálon, valamint közigazgatási alapvizsga érdekében a területileg illetékes vizsgaszervező helyen vizsga időpontra beregisztrált és azt munkáltatója jóváhagyta.

59



Vizsgajegyzőkönyv: a vizsgáról kiállított irat. Tartalmazza a vizsga eredményét és a vizsgán történt legfontosabb események rögzítésére szolgál. A vizsgabiztos generálja le a rendszerből és aláírásával, illetve a vizsgaszervező pecsétjével hitelesíti. 1 példányát a vizsga után a vizsgázónak átadja, 1 pld-át a vizsgaszervezőnek lefűzés céljából átadja. Vizsgabizonyítvány: a vizsgaeredményről kiállított dokumentum, mely eredményes vizsga esetén kerül átadásra. A vizsgabizonyítványt a vizsgaszervező vezetője írja alá és a vizsgaszervező pecsétjével hitelesíti. A vizsgaszervező a munkáltató számára a vizsgától számított 15 munkanapon belül küldi meg. Takarékossági szempontokat figyelembe véve a bizonyítvány kiadható a vizsgát követően is, ha a vizsgaszervezőnél a technikai feltételek lehetővé teszik. A vizsgabizonyítványt a vizsgabiztos adja át, melyet átadás-átvételi elismervényen dokumentál. III. A vizsga során a vizsgabiztos által használatos bizonylatok Közigazgatási alapvizsga Jelenléti ív

BA-V-03


BA-V-04

Közigazgatási alapvizsga Jegyzőkönyv

BA-V-05

Közigazgatási alapvizsga Bizonyítvány

BA-V-06

Közigazgatási alapvizsga Átadás-átvételi elismervény bizonyítványokról

BA-V-07


BA-V-08

Közigazgatási alapvizsga Vizsgabetekintési jegyzőkönyv

BA-V-09

III.1. A vizsga dokumentálása során a vizsgabiztos által alkalmazott bizonylatok használata és funkciója BA-V-03 Közigazgatási alapvizsga Jelenléti ív: A vizsgán megjelenő közszolgálati tisztviselők részvételének nyomon követésére szolgál. A konzultáción csak a vizsgacsoportba beregisztrált, Vizsgaportál által legenerált jelenléti íven szereplő közszolgálati tisztviselő vehet részt. A jelenléti ívet a személyi azonosítást követően a vizsga előtt írja alá a vizsgázó. A jelenlét íven a vizsgázó neve mellett a Vizsgaportálra bejegyzett felhasználó nevet is tartalmazza. BA-V-04 Közigazgatási alapvizsga Panaszkezelési lap: a vizsga során felmerülő panaszok rögzítésére szolgál. Panasz esetén a panaszt kiváltó okot írásban rögzíti a panasztevő a BA-V-04 bizonylaton. A panaszt a vizsgaszervező 15 napon belül köteles kivizsgálni. A vizsgálat eredményéről a kivizsgálást

60



követő 15 napon belül köteles tájékoztatni a panasztevőt a BA-V-08 Jelentés a panasz kivizsgálásáról közigazgatási alapvizsga és konzultáció esetén elnevezésű bizonylaton. Ha a panasz a vizsgaszervező működési tevékenységére vezethető vissza, megelőző tevékenységet kell kezdeményezni. Ha nem történik panasz a vizsga során, a vizsgabiztos a rovatok kihúzásával és aláírásával hitelesíti azt. Minden vizsgához 1 db Panaszlap tartozik. BA-V-05 Közigazgatási alapvizsga Jegyzőkönyv: A vizsgát követően a vizsgabiztos a vizsgáról vizsgázónként vizsga jegyzőkönyvet állít ki, melyet a vizsga helyszínén átad a résztvevők számára, vagy postai úton megküldi a munkáltatónak. A vizsgajegyzőkönyv 1 példánya a vizsgadokumentáció részét képezi. BA-V-06 Közigazgatási alapvizsga Bizonyítvány: A sikeres közigazgatási alapvizsgát tett vizsgázó vizsgabizonyítványt kap. A vizsgabizonyítványt a Vizsgaszervező, ill. vizsgabiztos állítja ki, aki átadhatja a vizsgát követően a helyszínen, vagy megküldheti 15 munkanapon belül a munkáltató számára postai úton. BA-V-07 Közigazgatási alapvizsga Átadás-átvételi jegyzőkönyv bizonyítványokról: A bizonylat a kiállított vizsgabizonyítvány átadás-átvételét igazolja. A helyszínen aláíratandó. Az átadás megtörténtét tértivevényen vagy átadás-átvételi elismervényen is igazolhatja a Vizsgaszervező. BA-V-08 Közigazgatási alapvizsga Elégedettség mérése: A közigazgatási alapvizsga során tapasztalt vélemények összegyűjtésére szolgál, elektronikus formátumú elégedettségi kérdőív. A vizsgateszt lezárást követően un. pop-up ablakban megjelenő kérdőív magába foglalja a vizsgaszervezői, a vizsgabiztosi tevékenység, a tananyag és a Vizsgaportálra irányuló véleménynyilvánítás lehetőségét. Összesítése a Vizsgaportálon keresztül elektronikusan történik. BA-V-09 Közigazgatási alapvizsga Vizsgabetekintési jegyzőkönyv: a vizsgázó a vizsgát követő 3 munkanapon belül kérvényezheti a vizsgabiztostól, illetve a Vizsgaszervezőtől, a tesztjébe való betekintést. Ezt a BA-V-09 bizonylaton teheti meg, melyet a Vizsgaszervező biztosít. A jegyzőkönyv a vizsgadokumentáció részét képezi.

IV.Az eljárás szabályozása A vizsgabiztos feladata a közigazgatási alapvizsgára terjed ki. Az eljárás célja, hogy az alapvizsgán közreműködő vizsgabiztos szerepkörét rögzítse, a vizsgáztatás országos egységességét biztosítsa. A vizsgabiztos felkészültsége, szakszerű tevékenysége közvetlen hatással van a közigazgatási alapvizsgára. Jelen eljárás szabályozza: -

a vizsgabiztos kiválasztását;

61


-


módszertani felkészítését; vizsgabiztosi jogosultságot; a vizsgabiztosi felkészítő tartalmát és célját; a vizsgabiztosok értékelését; a vizsgabiztos tevékenységét és szerepét a vizsgáztatás folyamatában.

IV.1. A vizsgabiztos kiválasztása A vizsgabiztos az NKE VTKI szervezésében megvalósuló vizsgabiztosi felkészítőn igazoltan részt vevő, legalább középfokú végzettséggel rendelkező személy lehet, aki a Vizsgaszervező alkalmazásában áll és vizsgabiztosi teendők ellátására felkérték vagy megbízták. A vizsgabiztosi felkészítőre az NKE VTKI által meghirdetett időpontban lehet jelentkezni, melyet az intézmény szükség szerint, de legalább évente egyszer szervez. Az NKE VTKI a vizsgabiztosokat évente rendszeres továbbképzésben részesíti. IV. 2. A vizsgabiztosok módszertani felkészítése A közigazgatási alapvizsga hatékony, egységes és sikeres megvalósítása érdekében az NKE VTKI a vizsgabiztosokat felkészíti. Az NKE VTKI szervezésében felkészített, a vizsgaszervezők által felkért vizsgabiztos a vizsga során képes lesz a minőségügyi követelményeknek megfelelő vizsgáztatás lebonyolítására, ezáltal biztosítja az országosan egységes, magas színvonalú közigazgatási alapvizsgáztatást. Az így felkért vizsgabiztos: -

teljes körű tájékoztatást tud adni a vizsgán résztvevők számára a vizsgaszabályzatról, ismertetni tudja a Vizsgaportál használatát a vizsgához, technikai jellegű probléma esetén segítséget tud nyújtani a probléma elhárításában, felügyeli a vizsgát, elkészíti a vizsgadokumentumokat,

ezáltal biztosítva a szabályszerű vizsga lebonyolítását. IV.3. A vizsgabiztosi felkészítő tartalma és célja A közigazgatási alapvizsga vizsgabiztosi feladataira való felkészítő program során ismertetésre és a résztvevők által elsajátításra kerülnek az alapvizsgáztatás szabályozására irányuló elméleti ismeretek, azok bővítése gyakorlati elemek használatával, alkalmazható készségek fejlesztésével. Magába foglalja a vizsgabiztosi tevékenységre vonatkozó szabályozás teljes körű ismeretét, eltérő esetek kezelésére szolgáló eljárásrend megismerését és gyakorlatát is.

62



A vizsgabiztosi felkészítőt csak az NKE Vezető- és Továbbképzési Intézet Továbbképző Központja által kijelölt, felnőttképzésben jártas, megfelelő végzettséggel és szakértelemmel rendelkező, az alapvizsga rendszerét, eljárásrendjét, feltételeit és a Vizsgaportált ismerő szakértő végezhet. Az NKE VTKI a vizsgabiztosok szakmai ismereteinek megalapozását módszertanilag egységes elvek mentén vizsgabiztosi felkészítővel biztosítja. A felkészítő alapvető célja, hogy a vizsga során a vizsgabiztos az NKE VTKI által előírt közigazgatási alapvizsgáztatás minőségügyi követelményeinek maximális betartásával vezesse le a vizsgát és képes legyen a vizsgadokumentumok kiállítására, szükség esetén technikai segítséget nyújtson a zökkenőmentes vizsgáztatás érdekében. IV. 4. A vizsgabiztosi jogosultság A programot sikeresen teljesítők az NKE Vezető- és Továbbképzési Intézet Továbbképző Központ által kiállított közigazgatási alapvizsga vizsgabiztosi teendőinek ellátására jogosító tanúsítványt kapnak (BA-VB-04). Az NKE Vezető- és Továbbképzési Intézet Továbbképző Központ ideiglenes vizsgabiztosi engedélyt adhat ki abban a rendkívüli esetben, ha a Vizsgaszervező által munkáltatói igényeknek megfelelő számban szervezni kívánt vizsga megtartása veszélybe kerül vagy hosszú távon nem biztosított, a vizsgabiztos személyének hiánya vagy a vizsgabiztossal kapcsolatos egyéb ok miatt. Az engedélyt az NKE Vezető- és Továbbképzési Intézet Továbbképző Központjánál lehet kérvényezni, melyet a NKE Vezető- és Továbbképzési Intézet igazgatója hagy jóvá abban az esetben, ha a fenti ok valamelyike fennáll és a következő vizsgabiztosi felkészítőn az ideiglenes engedélyt kérő vizsgabiztos kötelezően részt vesz. Ennek elmulasztása esetén a kiadott engedély érvényét veszíti. A vizsgabiztosi felkészítőn résztvevőkről az NKE Vezető- és Továbbképzési Intézet Továbbképző Központja nyilvántartást vezet. IV. 5. A vizsgabiztosok értékelése Az NKE VTKI az alapvizsga vizsgáztatás minőségének biztosítása érdekében a vizsgabiztosok szakmaimódszertani teljesítményéről folyamatos visszajelzést kap: 1. Módszertani felkészítőn a képzésmódszertani szakértő megfigyelése alapján; 2. A vizsgán kitöltött hallgatói elégedettségi kérdőívek alapján; 3. Belső auditok során. A vizsgabiztosok teljesítményükről félévente legalább egyszer írásban visszajelzést kapnak.

63



Amennyiben egy vizsgabiztos a minőségi követelményeknek nem felel meg, úgy vizsgabiztosi jogosultsága felfüggesztésre kerül. A felfüggesztett vizsgabiztos a jogosultság visszaszerzésére jelentkezését újra beadhatja, a Vizsgaszervező dönt az újra jelöléséről (illetve visszautasításáról).

V. A Vizsgabiztos tevékenysége és szerepe a vizsgáztatás folyamatában VI. 1 A vizsga előkészítése A Vizsgaszervező az éves képzési tervének megfelelően a Vizsgaportálon meghirdeti az alapvizsga időpontjait. Az előzetesen beregisztrált munkavállaló a kitűzött időpontok közül választ és jelentkezik a vizsgára. A Vizsgaszervező elkészíti a szükséges vizsgadokumentumokat és felkéri a vizsgabiztost a vizsgára. Ha elmarad a vizsga, a Vizsgaszervező köteles a jelentkezők mellett a vizsgabiztost is tájékoztatni a változásról. V.1. Vizsgabiztos megbízása A vizsgaszervezőnek gondoskodnia kell arról, hogy a Rendeletben meghatározott módon minden vizsgára vizsgabiztos rendelkezésre álljon. A vizsgaszervező a vizsgabiztost írásban felkéri az előzetesen leegyeztetett vizsga vizsgabiztosi feladatainak ellátásra. Ezt követően a vizsgabiztosokkal a Vizsgaszervező megbízási szerződést köt. Kivételt képez ez alól, ha a vizsgabiztosi feladatokat a Vizsgaszervező alkalmazásában álló munkatársa munkaköri feladatainak keretén belül látja el. A Vizsgaportálon a vizsgaszervező a felkért vizsgabiztost a vizsgához rendeli. A vizsgához rendelt vizsgabiztosok számára a Vizsgaportál automatikus elektronikus válaszüzenetet küld. A válaszüzenet tartalmazza a főbb adatokat a vizsgára vonatkozóan (vizsgaszervező neve, vizsga helyszíne, időpontja). A vizsgabiztos kifizetése a ténylegesen megjelent vizsgázók számának megfelelően, a Rendeletben foglaltak szerint történik.

VI. A vizsgabiztos közreműködése a vizsgán VI. 1. A vizsgadokumentumok előkészítése A közigazgatási alapvizsga során szükséges vizsgadokumentumok – Jelenléti ív (BA-V-03), Panaszkezelési lap (BA-V-04) – elkészítése és vizsga előtti átadása a vizsgaszervező feladata.

64



A vizsgadokumentumok átvétele után a vizsgabiztos a VI.2. pontnak megfelelően ellenőrzi a vizsgakörülményeket. VI.2. A feltételek rendelkezésre állásának ellenőrzése A vizsga megkezdése előtt 1 órával a vizsgabiztos köteles a vizsga helyszínén megjelenni és a vizsga zárásáig ott tartózkodni. A vizsga a Jegyzőkönyvek átadásával zárul. Amennyiben lehetőség van rá, a sikeres vizsgát igazoló bizonyítvány átadására is kerüljön sor. A vizsgabiztos a vizsgát felügyelet nélkül nem hagyhatja. A vizsga – az ME-02-05 fejezetben foglaltaknak megfelelően – személyi, tárgyi és technikai feltételek rendelkezésre állása esetén tud megvalósulni. E feltételek biztosításáról a Vizsgaszervező gondoskodik és felel. Fentiek vizsga előtti ellenőrzéséről, zavartalan működéséről a vizsgabiztos köteles meggyőződni. Az ellenőrzés a következő területekre terjed ki: -

A vizsgázói létszámnak megfelelő, működő, a Vizsgaportál elérhetőségét biztosító számítógépek, A vizsgaterem alkalmassága, Internet elérhetőség, A Vizsgaportál működőképessége, A vizsgadokumentumok rendelkezésre állása.

Hiba észlelése esetén a Vizsgaszervezőt haladéktalanul tájékoztatja. A vizsgabiztos együttműködik a Vizsgaszervezővel a zavar elhárításában, a probléma megoldásában. A Vizsgaszervezőnek a vizsgabiztos részére a vizsgázóktól elkülönülve a vizsga lefolytatásához külön számítógépet kell biztosítania. A vizsgabiztos az alapvizsgát az elkülönített számítógépen vezeti le. VI.3. A jelenlét és a személyazonosság ellenőrzése A vizsgabiztos a Vizsgaportálon bejelentkezik és ellenőrzi a vizsgázók személyazonosságát, egyezteti a Vizsgaportálon lévő adatok pontosságát és valódiságát, szükség esetén a vizsgázóval módosíttatja a hibás adatokat. A vizsgázó aláírja a jelenléti ívet (BA-V-03) és a vizsgabiztos a Vizsgaportálon is jelöli a vizsgázói jelenlétet. Azt a vizsgázót, aki nincs a Vizsgaportálon az adott vizsgára beregisztrálva, nem szerepel a jelenléti íven, a vizsgabiztos nem bocsáthatja vizsgára. VI. 4. A vizsga során ellátandó vizsgabiztosi feladatok A vizsga előtt a vizsgaszervező által kijelölt vizsgabiztos vizsgázónként meggyőződik a vizsga elindításához szükséges felhasználónév és jelszó meglétéről. Hiányosság esetén segítséget nyújt a vizsgázónak ezek pótlására, mely során a vizsgaszervező is közreműködhet.

65



A vizsga megkezdésekor a vizsgabiztos tájékoztatja a vizsgázókat a vizsga menetéről, a vizsgáztatás rendjéről, a vizsgaszabályzatról, illetve megszegése esetén annak jogkövetkezményeiről (pl.: meg nem engedett segédeszköz használata vagy késés esetén). A vizsgaszabályzatról a NKE VTKI külön dokumentumot ad ki. A vizsgabiztos a vizsga megkezdése előtt ismerteti a tesztfelület használatát, a NKE VTKI által közre adott PPT segédlet segítségével. A feladatsor megoldása a vizsgabiztos által ellenőrzött körülmények között, számítógépen történik. A teszt indítása érdekében a vizsgabiztos a Vizsgaportálon aktiválja a tesztet. A vizsgázók érvényes jelszavukkal és felhasználónevükkel belépnek a Vizsgaportálra, majd legenerálják a tesztet. A közigazgatási alapvizsgát a vizsgaszabályzatban meghatározottak betartásával kell teljesíteni, melyet a vizsgabiztos jelenlétével és szükség esetén intézkedésével biztosít. A vizsgán történő szabálytalanság észlelése esetén a vizsgabiztos él a felfüggesztés lehetőségével. A vizsgabiztos technikai kérdések esetén segítséget nyújthat a vizsga során a vizsgázónak. Felfüggesztést, Vis maiort és bármilyen eseményt a vizsgabiztosnak Jegyzőkönyvben (BA-V-05) kell rögzítenie. A felfüggesztést részletesen a ME-07-05 Nem megfelelőség kezelése eljárásban került szabályozásra. Vis maior esetére az NKE VTKI külön eljárást ad ki, mely részletesen tartalmazza az arra vonatkozó eljárás menetét. Egyszerűsített vizsga esetét a Rendelettel összhangban az NKE VTKI külön eljárásban szabályozza. VI.5. A vizsga zárása A vizsga, illetve az elektronikus kérdőívek kitöltése után a vizsgabiztos lezárja a tesztet a Vizsgaportálon. Ezt követően kérdőív már nem tölthető ki. A vizsga befejezését követően a vizsgabiztos a Vizsgaportálról kinyomtatja a vizsga eredményét és esetleges eseményeit rögzítő Jegyzőkönyvet (BA-V-05), melyet a vizsgabiztos aláírásával és a Vizsgaszervező pecsétjének lenyomatával hitelesít. Ezt követően a vizsgán résztvevőknek a Jegyzőkönyv egy eredeti példányát átadja. Mivel a Jegyzőkönyv a vizsgadokumentáció részét képezi, ezért vizsgázónként egy másolati példányát a Vizsgaszervezőnek is át kell nyújtani. Amennyiben a Vizsgaszervező technikai és személyi feltételei lehetővé teszik a Vizsgabizonyítvány (BA-V-06) is kiadható a Jegyzőkönyvvel egy időben. A Bizonyítványokat szintén a Vizsgaportálról töltheti le és nyomtathatja ki a vizsgabiztos az eredményes vizsgát tett vizsgázóknak. A bizonyítvány átadásáról az Átadás-átvételi elismervény bizonyítványokról (BA-V-07) elnevezésű bizonylaton aláírással kell nyilatkoznia a vizsgázónak. Ha vizsga után csak a jegyzőkönyvek kerülnek átadásra, úgy a bizonyítványokat a vizsgát követően 15 munkanapon belül – a munkáltató számára való

66



kézbesítéssel – a Vizsgaszervezőnek kell megküldenie a vizsgázó részére. Az átadás-átvételt ebben az esetben is igazolni kell tértivevény vagy más arra alkalmas dokumentummal. VI.6. Keletkezett dokumentumok átadása A közigazgatási alapvizsga dokumentumait a vizsgát követően a vizsgabiztos átadja a vizsgaszervezőnek (Jelenléti ív (BA-V-03), Panaszkezelési lap (BA-V-04), Jegyzőkönyv (BA-V-05), Átadás-átvételi elismervény (BA-V-07), ha készült). Amennyiben a vizsgázó a vizsgát követően nem várja meg a vizsgáról készült jegyzőkönyv és lehetőség szerint a bizonyítvány átadását, akkor azok példányai is a Vizsgaszervezőt illetik, aki postai úton gondoskodik azok kézhezvételéről. A vizsgadokumentumok előírásoknak megfelelő kitöltéséért és a Vizsgaszervezőhöz történő eljuttatásáért a vizsgabiztos felel. VI.7. Panasz esete Ha a vizsga során nem történik panasz, a vizsgabiztos a Panaszkezelési lap (BA-V-04) rovatainak kihúzásával és aláírásával hitelesíti azt. Panasz esetén a panaszt kiváltó okot írásban rögzíti a panasztevő a BA-V-04 bizonylaton. A panaszt a vizsgabiztos továbbítja a Vizsgaszervező felé, aki a továbbiakban a panaszkezelési eljárásban rögzítettek szerint jár el. Amennyiben a panasz a vizsgabiztosi tevékenységet is érinti, úgy a panaszvizsgálati eljárás során a vizsgabiztos is részletes tájékoztatást kap a vizsgálat eredményéről és a panaszra tett intézkedésekről. Panaszkezelési eljárást a továbbiakban az Eljárásgyűjtemény ME-07-05 fejezete tartalmazza. VI.8. Vizsga betekintési kérelem A vizsgázó a vizsgát követő 3 munkanapon belül kérvényezheti a vizsgatesztbe való betekintést. Amennyiben ez az igény közvetlenül a vizsgát követően merül fel, a vizsgabiztos a kérelmezőt a Vizsgaszervezőhöz irányítja, aki biztosítja a vizsgázó tesztjébe való betekintést. A kérelmet a vizsgázó a BA-V-09 bizonylaton teheti meg, melyet a Vizsgaszervező biztosít. A jegyzőkönyv a vizsgadokumentáció részét képezi. VI.9. Vizsgabiztos teljesítési igazolása A vizsga napján ténylegesen jelenlévő hallgatók után járó összegről teljesítési igazolás készül. A teljesítési igazolás és a megbízási szerződés együttes meglétekor fizeti ki a Vizsgaszervező a vizsgabiztosnak a vizsga lebonyolításáért járó díjat.

67



VI.10. A vizsgabiztosi tevékenységet érintő statisztikai célú adatgyűjtés A Vizsgaszervező a közigazgatási alapvizsga szervezésével kapcsolatos feladatai között on-line kérdőívvel adatot gyűjt a vizsgán közreműködő vizsgabiztosi tevékenység értékeléséről, ami a közigazgatási alapvizsga vizsgabiztosi feladatait érintő, esetleges korrekciók objektív alapját szolgálja.

68



BIZONYLATOK JEGYZÉKE

Bizonylat megnevezése

Bizonylati szám

Közigazgatási alapvizsga felkészítő Mappalista Közigazgatási alapvizsga felkészítő Program Közigazgatási alapvizsga felkészítő Ajtólista Közigazgatási alapvizsga felkészítő Jelenléti ív Közigazgatási alapvizsga felkészítő Haladási napló Közigazgatási alapvizsga felkészítő Panaszkezelési lap

BA-F-01 BA-F-02/2 BA-F-03 BA-F-04 BA-F-05/2 BA-F-06

Közigazgatási alapvizsga felkészítő Hallgatói elégedettségmérése Jelentés a panasz kivizsgálásáról közigazgatási alapvizsga és konzultáció esetén Közigazgatási alapvizsga Mappalista Közigazgatási alapvizsga Ajtólista Közigazgatási alapvizsga jelenléti ív Közigazgatási alapvizsga Panaszkezelési lap Közigazgatási alapvizsga Jegyzőkönyv Közigazgatási alapvizsga Bizonyítvány Közigazgatási alapvizsga Átadás-átvételi jegyzőkönyv bizonyítványokról Közigazgatási alapvizsga Elégedettség mérése Közigazgatási alapvizsga Vizsgabetekintési jegyzőkönyv Közigazgatási alapvizsga audit Helyszíni audit jegyzőkönyv Közigazgatási alapvizsga audit Eltérést megállapító jegyzőkönyv Közigazgatási alapvizsga audit Audit zárójelentés Közigazgatási alapvizsga konzulens módszertani felkészítő Ajtólista Közigazgatási alapvizsga konzulens módszertani felkészítő Jelenléti ív Közigazgatási alapvizsga konzulens módszertani felkészítő Elégedettségi kérdőív Közigazgatási alapvizsga konzulens módszertani felkészítő Tanúsítvány Közigazgatási alapvizsga konzulensek fóruma Ajtólista Közigazgatási alapvizsga konzulensek fóruma Jelenléti ív Közigazgatási alapvizsga konzulensek fóruma Elégedettségi kérdőív Közigazgatási alapvizsga és felkészítő Vizsgaszervezői Bejelentő lap Közigazgatási alapvizsga vizsgabiztos módszertani felkészítő Tanúsítvány

BA-F-07 BA-F-08 BA-V-01 BA-V-02 BA-V-03 BA-V-04 BA-V-05 BA-V-06 BA-V-07 BA-V-08 BA-V-09 BA-A-03 BA-A-04 BA-A-05 BA-M-01 BA-M-02 BA-M-03 BA-M-04 BA-M-05 BA-M-06 BA-M-07 BA-K-01 BA-VB-04

69

A közigazgatási alapvizsga minőségügyi követelményei Eljárások gyűjteménye

Recommend Documents