ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGA

NEMZETI KÖZSZOLGÁLATI EGYETEM

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGA

Tananyag

Budapest, 2014

NEMZETI KÖZSZOLGÁLATI EGYETEM A tankönyvet megalapozó tanulmányok szerzői: I. fejezet: dr. Kökényesi József II. fejezet: dr. Márkus Györgyi III. fejezet: dr. Gellér Helga, dr. Palotai Dániel IV. fejezet: Pócsi Anikó V. fejezet: Pócsi Anikó VI. fejezet: dr. Révész Balázs, Pócsi Anikó Iratmintatár: dr. Szántai Adrienn Szerkesztő: Pócsi Anikó Olvasószerkesztő: Baróthy Zoltán Lektor: dr. Temesi István (I.-III. fejezet) dr. Csuth Sándor (IV.-VI. fejezet) A tankönyv összeállítása során felhasznált képzési jegyzetek: Közigazgatási alapvizsga. MKI 2005. A közigazgatási eljárás – tankönyv a köztisztviselők továbbképzéséhez. MKI 2005. Az Európai Unió története, intézményrendszere és működése – elektronikus tananyag. MKI 2005. A tananyag hatályosításában közreműködtek: Burszán Judit, dr. Csuth Sándor, Fejesné Taskó Tünde, Hegedűs Tamás, dr. Horváth Attila, Kovács Éva Margit, dr. König Balázs, dr. Márkus Györgyi, Dr. Orbán Anna, Orbán Szilvia Ősz Ágnes, dr. Palotai Dániel, Rejtélyi Hajnalka, dr. Révész Balázs, Dr. Szalai András, dr. Tóth Sarolta, Törley Gábor, dr. Varga Márk A tananyag lektorálásában közreműködtek: dr. Szász Péter, Vágvölgyi Krisztina, Zala Mihály Kézirat lezárva: 2014. augusztus 15. Kiadja: Nemzeti Közszolgálati Egyetem Felelős kiadó: Prof. Dr. Patyi András rektor Szöveggondozás, tördelés: NKE Szolgáltató Kft. ISBN 978-615-5305-24-5

TARTALOMJEGYZÉK I. FEJEZET: A KÖZIGAZGATÁS FELÉPÍTÉSE ÉS MŰKÖDÉSE 1. A közigazgatás felépítése 1.1. A közigazgatás fogalma, feladata 1.2. A közigazgatás rendszere: államigazgatás, önkormányzati igazgatás 2. Az államigazgatás 2.1. A központi államigazgatási szervek 2.1.1. A Kormány 2.1.1.1. A Kormány szerepe 2.1.1.2. A Kormány szervezete és működése 2.1.1.3. A miniszterelnök és a miniszterek jogállása 2.1.2. Kormánybizottságok (és egyéb, a kormány munkáját segítő szervek) 2.1.3. A minisztériumok 2.1.4. Autonóm államigazgatási szervek, a kormányhivatalok, a központi hivatalok, a rendvédelmi szervek és az önálló szabályozó szervek 2.2. T erületi (megyei, járási) és helyi (városi, községi) államigazgatási szervek 2.2.1. A kormányhivatalok 2.2.1.1. A kormányhivatalok szervezete 2.2.1.2. A Kormányhivatal feladatai 2.2.1.3. Az integrált szakigazgatási szervek feladatai 2.2.2. Járási (kerületi) hivatalok 3. Az önkormányzati igazgatás 3.1. A helyi önkormányzati rendszer alapjai 3.2. A helyi önkormányzatok típusai 3.3. A helyi önkormányzatok egymás közötti kapcsolatai 3.4. A helyi önkormányzatok feladat- és hatásköre 3.4.1. A települési önkormányzatok feladat- és hatásköre 3.4.1.1. Kötelező feladatok 3.4.1.2. Önként vállalt feladatok 3.4.1.3. Átvállalt feladatok 3.4.2. A helyi rendészeti és közbiztonsággal kapcsolatos feladatok 3.4.3. A területi (megyei) önkormányzatok feladatai 3.5. A települési önkormányzatok szervezete és működésének alapvető szabályai 3.5.1. A települési önkormányzatok szervezete 3.5.1.1. A képviselő-testület (közgyűlés) 3.5.1.2. A polgármester 3.5.1.3. Bizottságok 3.5.1.4. Polgármesteri hivatal 3.5.1.5. Jegyző 3.5.1.6. Részönkormányzat 3.5.1.7. Önkormányzati társulások 3.5.2. A települési önkormányzatok működése 3.6. A helyi önkormányzatok és az egyéb állami szervek kapcsolatának főbb elemei 4. Közigazgatás-fejlesztési stratégia (Magyary Program) 4.1. A közigazgatási változások 4.2. A közigazgatási stratégiaalkotás folyamata 4.2.1. Magyary Zoltán szakmai munkássága 4.2.2. A Magyary Program kiindulópontjai és fogalmi keretei 4.2.3. A Magyary Program célrendszere és stratégiai célkitűzései 4.2.4. A Magyary Program beavatkozási területei 4.2.4.1. A közigazgatási szervezetrendszer 4.2.4.2. A közigazgatási feladatellátás 4.2.4.3. A közigazgatás eljárásrendje 4.2.4.4. A közigazgatási személyzeti rendszer 4.2.5. A Magyary Program végrehajtása

7 7 7 8 9 9 10 10 10 10 11 12 12 13 13 13 14 15 15 15 16 16 17 17 17 18 19 19 19 19 19 20 20 20 21 21 21 22 22 22 23 24 24 24 25 26 26 26 26 27 27 27 28


II. FEJEZET: A KÖZSZOLGÁLATI TISZTVISELŐK JOGVISZONYA

29

1. A közszolgálati tisztviselők jogviszonyának jellemzői, elhatárolása más, munkavégzésre irányuló jogviszonyoktól 2. A közszolgálati tisztviselőkre vonatkozó jogi szabályozás 3. A kormányzati szolgálati jogviszony 3.1. A kormányzati szolgálati jogviszony alanyai 3.2. A kormányzati szolgálati jogviszony keletkezése és megszűnése 3.2.1. A kormánytisztviselők jogviszonyának keletkezése 3.2.2. A kormánytisztviselő jogviszonyának megszűnése, megszüntetése 3.3. A kormányzati szolgálati jogviszony tartalma 3.3.1. A kormánytisztviselők kötelezettségei 3.3.2. A kormánytisztviselő jogai 3.4. Az ügykezelőkre vonatkozó eltérő rendelkezések

29 30 30 30 30 30 32 33 33 34 35

III. FEJEZET: A KÖZIGAZGATÁSI HATÓSÁGI ELJÁRÁS SZABÁLYAI

37

1. A hatósági jogalkalmazás és eljárásjog jelentése, alapelvei 1.1. A közigazgatási szervek hatósági jogalkalmazó tevékenysége 1.2. A közigazgatási eljárási jog 1.3. A közigazgatási eljárás alapelvei 2. A Ket. hatálya, a hatósági ügy, az ügyfél és a hatóság 2.1. A Ket. hatálya 2.2. Az ügyfél 2.3. A közigazgatási hatóság 3. Joghatóság, hatáskör, illetékesség 3.1. A joghatóság fogalma 3.2. Hatáskör 3.3. Illetékesség 4. A közigazgatási eljárás szakaszai 4.1. Az elsőfokú eljárás (alapeljárás) 4.1.1. Az eljárás megindulása 4.1.2. Tényállás tisztázása, bizonyítási eljárás 4.1.3. A jegyzőkönyv formai és tartalmi elemei 4.1.4. Ügyintézési határidők 4.1.4.1. Az ügyintézési határidő elmulasztásának következménye 4.1.5. Idézés, értesítés 4.1.6. Az eljárás megszüntetése, felfüggesztése 4.1.7. A képviselet szabályai 4.1.8. Szakhatóság a közigazgatási eljárásban 4.1.9. kizárás intézménye a közigazgatási eljárásban 4.1.10. Iratbetekintés az eljárás során 4.1.11. A hatóság döntései, a határozat fajtái 4.2. Jogorvoslati eljárás 4.3. Végrehajtási eljárás

37 37 37 38 40 40 41 41 41 41 42 42 43 43 43 44 44 45 45 45 45 46 46 46 46 47 48 50

IV. FEJEZET: A KÖZIGAZGATÁS INFORMATIKAI TÁMOGATÁSA

52

1. Az ügyviteli munka informatikai támogatása 1.1. A számítógép 1.2. Szoftverek 1.3. Hálózatok 1.4. Csoportmunka 1.5. Adatbiztonság 2. Elektronikus iktatás 2.1. Az elektronikus iktatórendszerek típusai 2.2. Az elektronikus iktatás főbb jellemzői 2.3. Szabályok 2.4. Biztonság

52 52 54 55 57 57 59 59 61 62 62


2.4.1. Az elektronikus rendszerek biztonsága 2.4.2. Az adatok osztályba sorolása, kapcsolódó tevékenységek és szabályok 2.4.3. Felelősök, feladatok, felelősségi körök 2.4.4. Biztonsági esemény és kezelése 3. Elektronikus közigazgatás 3.1. Elektronikus ügyintézés 3.1.1. Elektronikus aláírás 3.1.2. SZEÜSZ 3.1.3. Központi elektronikus szolgáltató rendszer 3.1.4. Ügyfélkapu/Hivatali Kapu 3.1.5. Elektronikus tájékoztató szolgáltatás 3.1.6. Kapcsolattartás egyéb elektronikus eszközökkel

62 63 63 64 65 66 66 70 72 73 75 76

V. FEJEZET: ÜGYVITEL, ÜGYKEZELÉS

77

1. Az ügyviteli munka helye és szerepe a szervezetben 1.1. Az ügyviteli munka részei 2. Az ügyiratkezelés szabályozása 2.1. Az ügyiratkezelés irányítása, felügyelete 2.2. Az iratok kezelésének általános követelményei 3. Az ügyiratkezelés folyamata 3.1. Küldemények átvétele 3.1.1. Papíralapú küldemények átvétele 3.1.2. Elektronikus iratok átvétele 3.2. Küldemények felbontása 3.2.1. Papíralapú küldemények bontása 3.2.2. Elektronikus iratok bontása 3.3. Érkeztetés 3.4. Küldemények szerelése, csatolása 3.5. Szignálás 3.6. Iktatás 3.6.1. Iktatás papíralapú iktatókönyvbe 3.6.2. Elektronikus iktatás 3.6.3. Az iktatás egyéb segédeszközei 3.7. Mutatózás 3.8. Szignált iratok átadása 3.9. Ügyirat készítése, kiadmányozás 3.10. Iratok sokszorosítása 3.10.1. Papíralapú dokumentum sokszorosítása 3.10.2. Elektronikus irat sokszorosítása 3.11. Iratok továbbítása (expediálás) 3.11.1. Papíralapú iratok továbbítása 3.11.2. Elektronikus továbbítás 3.12. Iratok határidő-nyilvántartása 3.13. Irattárba helyezés, irattári terv 3.13.1. Irattári terv 3.13.2. Irattár 3.13.3. Irattárba helyezés 3.14. Iratok kiadása az irattárból 3.15. Selejtezés, megsemmisítés 3.16. Levéltárba adás 4. Az iratok védelme 5. Az iratkezelés ellenőrzése 6. Elektronikus iratkezelés speciális szabályai

77 77 79 80 83 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 94 96 97 98 99 99 101 103 103 104 105 105 105 106 107 107 108 109 110 111 112 112 113 114


VI. FEJEZET: ADATVÉDELMI ÉS TITKOS ÜGYIRAT KEZELÉSI ISMERETEK

116

1. Adatvédelem és információszabadság 1.1. Az adatvédelem lényegi tartalma 1.1.1. Alapfogalmak 1.1.1.1. Személyes adat 1.1.1.2. Különleges adat 1.1.1.3. Adatkezelés 1.1.2. Az adatkezelés jogszerűsége 1.1.3. Az érintett rendelkezése az adatkezelés során 1.1.4. Adatbiztonság 1.2. Információszabadság 1.2.1. Közérdekű adat és közérdekből nyilvános adat 1.2.2. A nyilvánosság alól mentesülő nem nyilvános adatok 1.3. A Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság 2. A titkos ügykezelés elméleti alapismeretei 2.1. A minősített adatok védelmének alapelvei 2.2. A minősített adat fajtái 2.3. A minősítési szintek 2.4. A minősítési eljárás szabályai 2.5. A minősített adat készítése 2.6. A felülvizsgálat 2.6.1. A felülvizsgálat eredményének megjelenítése 2.7. A felülbírálat 2.8. A minősített adatok büntetőjogi védelme 2.8.1. A minősített adatok szabálysértési jogi védelme 2.8.2. A minősített adatok védelméhez szükséges biztonsági feltételek 3. A titkos ügykezelés gyakorlati alapismeretei 3.1. A titkos ügykezelő foglalkoztatásának feltételei és feladatai 3.2. A Nyilvántartó és a Kezelő pont 3.3. A NATO-NYEU Központi Nyilvántartó, valamint az EU Központi Nyilvántartó 3.3.1. A minősített adatok nyilvántartási rendszere 3.3.2. A főnyilvántartó könyvre vonatkozó előírások 3.3.3. Az iratkezelési segédletekre vonatkozó előírások 3.4. A minősített adatok nyilvántartásának folyamata 3.4.1. A más szervtől érkezett minősített adat átvétele 3.4.2. A minősített küldemény felbontása 3.4.3. Az iktatás 3.4.4. A szignálás 3.4.5. A szerven belül történő átadás és visszavétel 3.4.6. Más szerv részére történő továbbítás belföldön 3.4.7. Külföldre történő továbbítás 3.5. A minősített adatot tartalmazó adathordozó irattározása és a megsemmisítési eljárás 3.5.1. A minősítői irattári példányokra vonatkozó szabályok 3.5.2. A többes példányokra vonatkozó szabályok 3.5.3. A munkapéldányokra vonatkozó szabályok 3.5.4. A minősített adat sokszorosítása, fordítása, kivonatolása

116 116 116 116 117 117 117 120 120 120 120 121 121 122 122 122 123 124 126 129 130 131 131 132 132 136 136 137 138 138 139 140 143 143 144 145 146 147 147 148 149 149 150 150 150

FOGALOMTÁR

152

IRATMINTATÁR

168

I. FEJEZET A KÖZIGAZGATÁS FELÉPÍTÉSE ÉS MŰKÖDÉSE

1. A KÖZIGAZGATÁS FELÉPÍTÉSE 1.1. A KÖZIGAZGATÁS FOGALMA, FELADATA A közigazgatás rendszerének bemutatását a közigazgatás fogalmának meghatározásával kell kezdenünk. A közigazgatás fogalmának szervezeti szempontú megközelítése a következő: a közigazgatás olyan szervezetrendszer, amelynek alapvető funkciója a törvényhozó szervek által meghatározott feladatok közhatalommal és egyéb szervezési eszközökkel történő végrehajtása, megvalósítása. A közhatalmi eszközök arra szolgálnak, hogy a társadalmi közérdek kielégítését szolgáló feladatokat a közigazgatás akár állami kényszer igénybevételével is megvalósíthassa, ha az kisebbségi vagy egyéni érdekkel ütközne. A közigazgatás a közérdek érvényesítésének funkcióját –– jogalkotó, –– szervező és –– jogalkalmazó tevékenység útján látja el. A közigazgatás szervek jogalkotásra történő felhatalmazása elődlegesen az Alaptörvényből származik, amely alapján a Kormány, a miniszterelnök, a miniszterek, az önálló szabályozó szervek vezetői és az önkormányzatok a feladatkörükbe tartozó kérdésekben rendeletet bocsáthatnak ki. Rendelettel a közigazgatási szervek vagy magasabb szintű jogszabály (törvény) felhatalmazása alapján, vagy elsődlegesen (máshol még nem rendezetten) szabályoznak társadalmi viszonyokat. A közigazgatási szervek szervező tevékenysége valósul meg például a helyi közszolgáltatások – oktatás, kulturális feladatok, vízellátás stb. – biztosításában való közreműködés kapcsán. A hatósági jogalkalmazás során a közigazgatás közhatalommal rendelkező szervei egyedi ügyekben − a hatáskörük és illetékességük keretei között − a jogszabályok alapján döntenek, éspedig úgy, hogy jogokat, kötelezettségeket állapítanak meg, eldöntik a jogalanyok közötti vitákat, érvényesítik a jogalanyok jogait és kötelezettségeit, jogszabálysértés esetén pedig a jogsértővel szemben szankciókat állapítanak meg. A hatáskör megmutatja, hogy az adott ügyben a jogszabály mely közigazgatási szervet jogosította fel és egyben kötelezte az adott ügy intézésére. Ha ez csak egyetlen szervet illet meg, akkor kizárólagos hatáskörről beszélünk. Az azonos hatáskörrel rendelkező szervek közül a jogszabály – területi alapon – jelöli ki, hogy melyik szerv járjon el, ezt nevezzük illetékességnek (például a települési önkormányzat jegyzője azon település közigazgatási határain belül, amelyen az önkormányzat működik; a miniszter pedig az ország egész területére kiterjedően jogosult döntéseket hozni).

7

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGA I. fejezet: A közigazgatás felépítése és működése

1.2. A KÖZIGAZGATÁS RENDSZERE: ÁLLAMIGAZGATÁS, ÖNKORMÁNYZATI IGAZGATÁS A modern polgári közigazgatás szervezetrendszere általában duális jellegű, ami azt jelenti, hogy a közérdek érvényesülését két szervezetrendszer szolgálja. E két szervezetrendszer egyrészt a kormány által irányított központi és területi szintre szerveződő, hierarchikusan felépülő államigazgatási szervek rendszeréből, másrészt a helyben (települési és területi alapon) szervezett és választott testületek által irányított önkormányzati közigazgatási szervek rendszeréből áll össze. Az államigazgatási szervek elsősorban hatósági jogalkalmazó tevékenységet látnak el, illetve az arra felhatalmazott központi szervek (kormány, minisztériumok, főhivatalok1) felhatalmazás alapján, feladatkörükben eljárva rendeletet alkothatnak, míg az önkormányzatok leginkább a helyi közszolgáltatások biztosításában rendelkeznek feladat- és hatáskörökkel, és emellett a helyi ügyekben jogalkotói jogkörük is van. Települési szinten az önkormányzati és a jogszabályban meghatározott államigazgatási feladatokat egy szervezeten belül a helyi önkormányzatok látják el. Az államigazgatási és önkormányzati igazgatási szervek jellemzői: Az államigazgatási szervek –– jogszabályban meghatározott feladat- és hatáskörrel, igazgatási jogosítványokkal rendelkeznek; –– államigazgatási feladatokat látnak el; –– önálló döntési jogkörrel rendelkeznek; –– rendszerint hivatali formában működő szervek, melyek élén egyszemélyi felelős vezető áll, aki egyben a hatáskörök és igazgatási jogosítványok címzettje is; –– szervezetüket, működésüket általában jogszabály határozza meg; –– a központi költségvetésben meghatározott, önálló költségvetéssel rendelkeznek; –– a működésükhöz szükséges állami tulajdonban lévő vagyont kezelik; –– felettes államigazgatási szerv – végső soron a Kormány – irányítása alatt állnak. Az önkormányzati közigazgatási szervek –– jogszabályban meghatározott, vagy önként vállalt feladatkörrel, igazgatási jogosítványokkal rendelkeznek; –– önkormányzati feladatokat látnak el, amelyek ellátását vagy törvény teszi kötelezővé, vagy a törvény keretei között szabadon vállalhatóak; –– önálló döntési jogkörrel rendelkeznek (hatáskörüknek gyakorlását azonban egyes szerveikre átruházhatják); –– a lakosság által választott képviselők, illetve vezető irányításával működnek, –– szervezetüket, működésüket a törvény keretei között maguk határozzák meg, –– költségvetésüket önállóan állapítják meg; –– működésükhöz saját tulajdonukban álló vagyonnal rendelkeznek; –– nincs felettes szervük. Az államigazgatási és az önkormányzati szervek együtt képezik a közigazgatás szervezetrendszerét. 1 Központi különös hatáskörű államigazgatási szerv pl. kormányhivatal, központi hivatal.

8


2. AZ ÁLLAMIGAZGATÁS A területi tagozódás alapján az államigazgatás szervezetrendszere –– központi (országos), –– területi (megyei, járási2) és –– helyi (városi, községi) államigazgatási szervekből épül fel.

2.1. A KÖZPONTI ÁLLAMIGAZGATÁSI SZERVEK Az államigazgatás központi szerveinek azokat a szerveket nevezzük, amelyek az egész országra kiterjedő illetékességgel rendelkeznek, országos jelentőségű feladatokat látnak el, részt vesznek a kormányzati tevékenységben, az alsóbb szintű közigazgatási szervek felett irányító, illetve általános szabályozó, valamint végrehajtó típusú feladatokat látnak el. Az államigazgatás központi szervei az általuk képviselt igazgatási ágazat csúcsán helyezkednek el. Hasonló jellegű és feladatkörű államigazgatási szerv felettük már nincs. (Például a Nemzetgazdasági Minisztérium feladata, hogy a rendelkezésére álló gazdaságpolitikai eszközökkel és az uniós források hatékony felhasználásával elősegítse egy versenyképes, gyors növekedésre képes, magas hozzáadott értéket előállító, innovatív, tudásalapú gazdaság kialakulását.) Azt, hogy mely szervek minősülnek központi államigazgatási szervnek, törvény3 határozza meg. Eszerint a központi államigazgatási szervek a következők: 1. a Kormány; 2. a kormánybizottság; 3. a minisztériumok; 4. az autonóm államigazgatási szervek; 5. a kormányhivatalok; 6. a központi hivatalok; 7. a rendvédelmi szerv és a Katonai Nemzetbiztonsági Szolgálat; 8. az önálló szabályozó szervek. A központi államigazgatási szervek között megkülönböztetjük az általános hatáskörű szerveket, melyek feladatköre kiterjedhet az adott illetékességi területen jelentkező valamennyi közigazgatási feladatra (például Kormány, kormányhivatalok), és a különös hatáskörű szerveket, melyek meghatározott szakfeladatokat látnak el (például a minisztériumok és az autonóm államigazgatási szervek).

2 A járás a megye felosztásával kialakított közigazgatási területi egység. A járások 2013. január 1-jétől kerültek kialakításra. 3 A központi államigazgatási szervekről, valamint a Kormány tagjai és az államtitkárok jogállásáról szóló 2010. évi XLIII. törvény.

9


2.1.1. A KORMÁNY 2.1.1.1. A Kormány szerepe A Kormány feladatait az Alaptörvény határozza meg, eszerint a Kormány a végrehajtó hatalom4 általános szerve, amelynek feladat- és hatásköre kiterjed mindarra, amit az Alaptörvény vagy jogszabály kifejezetten nem utal más szerv feladat- és hatáskörébe. A Kormány az Országgyűlésnek felelős, a közigazgatás legfőbb szerve, amely a törvényben meghatározottak szerint államigazgatási szerveket hozhat létre. A Kormány az államigazgatási szervezetrendszer csúcsán áll, az egész államigazgatás működését irányítja (irányítási tevékenység). A Kormány államigazgatási irányítási tevékenysége körében irányítja a minisztériumok és a közvetlenül alárendelt egyéb szervek munkáját, összehangolja tevékenységüket,ugyanakkor komoly szerepet játszik a kormányzati tevékenységben (kormányzati tevékenység) is. A kormányzás az ország társadalmi, gazdasági rendjének megvédésére, a lakosság, a nemzet jólétének növelésére, anyagi, szellemi, kulturális javainak gyarapítására irányuló tevékenység a fenti célt szolgáló stratégia és az ezt szolgáló eszközök meghatározásával. 2.1.1.2. A Kormány szervezete és működése A Kormány a miniszterelnökből és a miniszterekből áll. Jogállásuk szerint a miniszterek két típusát különböztethetjük meg: a minisztérium élén álló tárcaminisztert, és a Kormány által meghatározott feladatkör ellátására kinevezett tárca nélküli minisztert. A Kormány a miniszterek kinevezésével alakul meg, feladat- és hatáskörét ülésein gyakorolja. A Kormány rendszerint hetente ülésezik. A Kormány üléseit a miniszterelnök vezeti, akadályoztatása esetén pedig az általa kijelölt miniszter helyettesíti. A Kormány működésére vonatkozó részletes szabályokat a Ksztv.5 és a Kormány ügyrendje tartalmazza. A Kormány törvény felhatalmazása alapján, annak végrehajtására, illetve feladatkörében rendeletet alkot, amely nem lehet ellentétes törvénnyel. A Kormány normatív (szabályozó) határozatot is jogosult kibocsátani, amely kötelező az alárendelt államigazgatási szervekre nézve.6 2.1.1.3. A miniszterelnök és a miniszterek jogállása Magyarországon a Kormány felépítésében alapvetően a testületi (minisztertanácsi) modell érvényesül, de a rendszerváltás óta kiemelkedő szerepe van a miniszterelnöknek, aki a miniszterektől eltérően megbízatását az Országgyűléstől nyeri. A minisztereket a köztársasági elnök csak a miniszterelnök javaslatára nevezheti ki, vagyis tulajdonképpen ő választja ki a kormánya tagjait. A miniszterelnök a miniszterek közül egy vagy több miniszterelnökhelyettest jelöl ki. 4 A hatalommegosztás elve alapján elkülönül egymástól a törvényhozó hatalom (Országgyűlés), a végrehajtó hatalom (államigazgatási szervek rendszere, élén a Kormánnyal) és a bírói (igazságszolgáltatás) hatalom. 5 A központi államigazgatási szervekről, valamint a Kormány tagjai és az államtitkárok jogállásáról szóló 2010. évi XLIII. törvény. 6 A jogforrásokat alapvetően két részre osztjuk: jogszabályokra (törvény, rendelet), amelyek bárkire nézve tartalmazhatnak kötelező magatartási szabályokat, és közjogi szervezetszabályozó eszközökre (normatív határozat és normatív utasítás), amelyek a kibocsátó szerv által irányított szervezetekre nézve állapíthatnak meg szabályokat. A közjogi szervezetszabályozó eszköz nem lehet ellentétes a jogszabályokkal.

10


A miniszterelnök kiemelkedő szerepét mutatja az is, hogy a Kormány megbízatása a miniszterelnök személyétől függ – a miniszterelnök személyét érintő események kihatnak az egész Kormány megbízatására. A miniszterelnök halála, lemondása, az ellene benyújtott sikeres konstruktív bizalmatlansági indítvány7 esetén az egész Kormány megbízatása megszűnik. A miniszterek addig maradhatnak a tisztségükben, amíg el nem vesztik a miniszterelnök bizalmát. A miniszter a Kormány általános politikájának keretei között önállóan irányítja az államigazgatásnak a feladatkörébe tartozó ágazatait és az alárendelt szerveket, valamint ellátja a Kormány vagy a miniszterelnök által meghatározott feladatokat. Törvényben vagy kormányrendeletben kapott felhatalmazás alapján, feladatkörében eljárva, önállóan vagy más miniszter egyetértésével rendeletet alkot. 2.1.2. KORMÁNYBIZOTTSÁGOK (ÉS EGYÉB, A KORMÁNY MUNKÁJÁT SEGÍTŐ SZERVEK) A Kormány – bár viszonylag gyakran ülésezik – nem folyamatosan működő testület. Fontos, hogy a Kormány ülése elé kiérlelt, megfelelően előkészített, egyeztetett előterjesztések kerüljenek, ezért szükséges olyan szervek létrehozása, melyek az elkülönült ágazati szervek között megteremtik a koordinációt. Ezek a szervek többségükben szintén testületi formában működnek, feladatuk a Kormány tevékenységének segítése, az adminisztrációs szinten lévő központi, különös hatáskörű államigazgatási szervek közötti összhang biztosítása. A Kormány munkáját segítő testületi típusú szervek a következők: –– Kabinetek: a Kormány kiemelt fontosságú társadalompolitikai, gazdaságpolitikai vagy nemzetbiztonsági ügyekben a Kormány ülései előtti állásfoglalás megalkotására jogosult kabineteket hozhat létre. A kabinetek tagjai a feladatkörükben érintett miniszterek, valamint a miniszterelnök által kijelölt további személyek. Főszabály szerint a kabinet ügydöntő hatáskörrel nem rendelkezik. –– Kormánybizottságok: a Kormány a hatáskörébe tartozó jelentős, több minisztérium feladatkörét érintő feladatok összehangolt megoldásának irányítására kormánybizottságokat hozhat létre, melynek tagjai a feladatkörükben érintett miniszterek. –– Egyéb javaslattevő, véleményező, tanácsadó testületek (például kollégiumok): a kabinetekhez és kormánybizottságokhoz hasonlóan ezek ugyancsak kormányhatározattal hozhatók létre, melyben meg kell jelölni a testület tagjait is. A testületi típusú szervek mellett a kormány munkáját –– kormánybiztosok (például az árvízi helyreállításért felelős kormánybiztos), –– miniszterelnöki biztos (például a kormányszóvivő) és –– miniszteri biztos (például a hegyközségek megújításáért és a szőlő-bor ágazat fejlesztéséért felelős miniszteri biztos) segíti.

7 A kormányzattal szembeni bizalmatlanság kinyilvánítására irányuló indítvány, amely attól konstruktív, hogy egyben az új kormányfőre is javaslatot tesz.

11


2.1.3. A MINISZTÉRIUMOK Az Alaptörvény szerint a minisztériumok felsorolásáról törvény rendelkezik. A minisztérium a Kormány irányítása alatt álló, de a miniszter által vezetett, és a miniszter ágazati, valamint szervezeti irányító feladatait segítő központi kormányzati szerv, a miniszter munkaszerve. A Kormány irányítási jogköre elsősorban abban nyilvánul meg, hogy rendeletben meghatározza a miniszter feladat- és hatáskörét. A minisztérium vezetése A miniszter a Kormány általános politikájának keretei között vezeti a minisztériumot; e feladatkörében irányítja az államtitkár és a közigazgatási államtitkár tevékenységét, valamint dönt a hatáskörébe utalt ügyekben. A miniszter feladatai a következők: rendeletalkotás, kormány-előterjesztések készítése, jogszabály-előkészítés, ágazati stratégia kidolgozása, jogalkalmazó, irányító, felügyeleti, ellenőrzési feladatok ellátása, nemzetközi kapcsolatok kialakítása, fenntartása, kapcsolattartás a civil szervezetekkel. Az államtitkár a törvényben meghatározott kivételekkel a miniszter helyettese, aki ellátja a minisztérium szervezeti és működési szabályzatában meghatározott helyettes államtitkár tevékenységének irányítását. Az államtitkárt a miniszter véleményének kikérését követően a miniszterelnök javaslatára a köztársasági elnök nevezi ki.8 A közigazgatási államtitkár a hivatali szervezet vezetője, akit a miniszterelnök javaslatára a köztársasági elnök nevez ki, határozatlan időre. A minisztérium feladatkörébe tartozó egyes szakmai területek irányítását a helyettes államtitkárok látják el. A helyettes államtitkárokat a miniszter javaslatára a miniszterelnök nevezi ki, ugyancsak határozatlan időre.9 A minisztérium belső struktúráját tekintve minisztériumi kabinetre, államtitkárságokra, főosztályokra, titkárságokra, a főosztály pedig osztályokra tagolható. A minisztérium felépítését a törvényben meghatározott keretek között a Szervezeti és Működési Szabályzat (SZMSZ) tartalmazza. 2.1.4. AUTONÓM ÁLLAMIGAZGATÁSI SZERVEK, A KORMÁNYHIVATALOK, A KÖZPONTI HIVATALOK, A RENDVÉDELMI SZERVEK ÉS AZ ÖNÁLLÓ SZABÁLYOZÓ SZERVEK A minisztériumok mellett számos központi különös hatáskörű szervet – amelyeket a közigazgatás-tudomány gyűjtőnéven gyakran emleget főhivatalokként − találunk, amelyek létrehozásuk, az irányító minisztériumhoz való viszonyuk és feladatkörük alapján öt típusba sorolhatók. Ezek az alábbiak: 1. az autonóm államigazgatási szervek (például a Közbeszerzési Hatóság [KH], a Gazdasági Versenyhivatal [GVH]) nem állnak a Kormány irányítása alatt; 2. a kormányhivatalok (például a Központi Statisztikai Hivatal [KSH], a Nemzeti Adó- és Vámhivatal [NAV]); 8 A miniszterelnök, a miniszterek és az államtitkárok az úgynevezett politikai vezetők, akik állami vezetői szolgálati jogviszonyban állnak. 9 A közigazgatási államtitkárt és a helyettes államtitkárt szakmai vezetőnek nevezzük, akik kormányzati szolgálati jogviszonyban állnak.

12


3. a központi hivatalok (például az Országos Egészségbiztosítási Pénztár [OEP], Országos Tisztifőorvosi Hivatal [OTH], az Országos Nyugdíjbiztosítási Főigazgatóság [ONYF]); 4. a rendvédelmi szervek (rendőrség, büntetés-végrehajtási szervezet, hivatásos katasztrófavédelmi szerv, polgári nemzetbiztonsági szolgálatok); 5. az önálló szabályozó szervek (például a Nemzeti Média- és Hírközlési Hatóság [NMHH]). A minisztériumok és a főhivatalok fő feladata a Kormány döntéseinek végrehajtása, a területi államigazgatási szervek irányítása, a szakterületüket érintő kormányzati döntések előkészítése. Emellett hatósági jogalkalmazó tevékenységet is ellátnak. Hatáskörüket tekintve központi különös hatáskörű szervek, ami azt jelenti, hogy az egy-egy ágazaton belül meghatározott szakfeladatok ellátására jönnek létre. Míg a kormányhivatalokat törvény hozza létre és a Kormány irányítása mellett egy-egy miniszter felügyelete alatt állnak, addig a központi hivatalokat kormányrendelet hozza létre és ezeket miniszter irányítja. Az önálló szabályozó szervek jogállásáról az Alaptörvény rendelkezik, eszerint az Ország gyűlés sarkalatos törvényben10 a végrehajtó hatalom körébe tartozó egyes feladat- és hatáskörök ellátására és gyakorlására önálló szabályozó szerveket hozhat létre, melynek vezetőjét a miniszterelnök vagy − a miniszterelnök javaslatára − a köztársasági elnök nevezi ki. Az önálló szabályozó szerv vezetője törvényben kapott felhatalmazás alapján feladatkörében rendeletet ad ki. A rendvédelmi szervek speciális feladataik és jogállásuk miatt kerültek külön kategóriába.

2.2. TERÜLETI (MEGYEI, JÁRÁSI) ÉS HELYI (VÁROSI, KÖZSÉGI) ÁLLAMIGAZGATÁSI SZERVEK Az államigazgatási feladatok nem láthatók el teljes mértékben centralizáltan (központosítva). Egyes szakterületeken ugyan előfordul, hogy az egész ország területére illetékes egyetlen szerv lát el valamilyen feladatot (például szabványügyek), a legtöbb igazgatási ágazatban azonban – főként annak érdekében, hogy az igazgatási szolgáltatásokat az igazgatottakhoz legközelebb lássa el az állam – az államigazgatási szervek az országos szint mellett helyi-területi szinten is működnek. 2.2.1. A KORMÁNYHIVATALOK A kormányhivatalok a Kormány általános hatáskörű területi államigazgatási szervei, amelyekből megyénként (megyei kormányhivatalok) és a fővárosban (fővárosi kormányhivatal) egyet-egyet hoztak létre, székhelyük a megyeszékhelyeken van, a Pest megyei és a fővárosi pedig Budapesten. 2.2.1.1. A kormányhivatalok szervezete A kormányhivatalt kormánymegbízott vezeti, akit az illetékes miniszter javaslatára a miniszterelnök nevez ki és ment fel. A kormányhivatal szervezete a kormánymegbízott által közvetlenül vezetett törzshivatalból, ágazati szakigazgatási szervekből (melyek korábban a központi szakigazgatási szervek regionális szinten működő dekoncentrált szervei11 voltak) és járási, illetve a fővárosban fővárosi kerületi hivatalok10 Olyan törvény, amelynek elfogadásához és módosításához a jelen lévő képviselők kétharmadának szavazata szükséges. 11 A központi közigazgatási szervek által közvetlenül irányított területi, helyi szinten működő alárendelt szervek.

13


ból áll. A kormányhivatal szakigazgatási szerveihez tartozik például a Szociális és Gyámhivatal, az Építésügyi Hivatal, a Növény- és Talajvédelmi Igazgatóság, a Földhivatal az ingatlanügyi feladatok ellátására, az Egészségbiztosítási Pénztári Szakigazgatási Szerv, a Nyugdíjbiztosítási Igazgatóság, a Munkaügyi Központ, a Fogyasztóvédelmi Felügyelőség stb. Az integrált (összevont) szakigazgatási szervek kettős, megosztott irányítás alatt állnak, bizonyos irányítási jogköröket − melyek főként a szerv operatív működésével kapcsolatosak − a kormányhivatal törzshivatala gyakorol, míg a szakmai tevékenységgel összefüggő irányítási jogköröket az ágazati központi hivatal vezetője gyakorolja. A szakigazgatási szerv vezetőjét a kormánymegbízott nevezi ki és menti fel a szakmai irányító szerv vezetőjének egyetértésével. 2.2.1.2. A Kormányhivatal feladatai A törzshivatal feladatai A kormányhivatal a jogszabályoknak és a Kormány döntéseinek megfelelően részt vesz a kormányzati célkitűzések területi megvalósításában. Ennek keretében a törzshivatal feladatai az alábbiak: –– Koordinációs tevékenység (amelynek keretében gondoskodik a több ágazatot érintő kormányzati politikák, szándékok végrehajtásának területi összehangolásáról). –– Ellenőrzési tevékenység (amelynek során egyrészről ellenőrzést gyakorol az államigazgatási szervek területi szakigazgatási szerveinek jogszerű működése felett, másrészről ellátja a helyi önkormányzatok működésének törvényességi felügyeletét). –– Informatikai tevékenység (az illetékes miniszter irányítása alatt közreműködik a közigazgatási informatikai tevékenység területi összehangolásában, és ellátja a választásokkal, népszavazásokkal összefüggő informatikai feladatokat). –– Képzést, továbbképzést szervező, összehangoló feladat (e feladatkörében a kormányhivatal a területi államigazgatási szervek kormánytisztviselőinek és a helyi önkormányzatok köztisztviselőinek tekintetében végzi a képzés, továbbképzés szervezését területi szinten, összhangban a kormányzati politikával). –– A törzshivatal és a szakigazgatási szervek működtetésével összefüggő funkcionális feladatok. –– Véleményezési jogkör: véleményezi a központi államigazgatási szervek területi szervei, valamint a területi illetékességgel kizárólag államigazgatási feladatot ellátó más szervek vezetőinek kinevezését és felmentését, a létrehozására, átszervezésére, valamint jogállásuk és illetékességi területük módosítására vonatkozó előterjesztést, foglalkoztatottjai létszámára és költségvetésének a megállapítására vonatkozó javaslatokat. –– Hatósági feladatok: az államigazgatási feladatokat ellátó, államigazgatási hatósági jogkörben eljáró helyi önkormányzati szervek vonatkozásában jogosult szakmai-koordinációs értekezletet összehívni, a polgármesteri hivatalnál, a közös önkormányzati hivatalnál, a megyei közgyűlés hivatalánál, a főpolgármesteri hivatalnál, a hatósági igazgatási társulásnál felügyeleti szervként ellenőrzést tartani. A kormányhivatalok kialakításáról és a területi integrációval összefüggő törvénymódosításokról szóló jogszabályok alapján a kormányhivatalokkal egy időben kezdték meg működésüket az integrált (összevont) ügyfélszolgálatok, az úgynevezett kormányablakok. A kormányablakok létrehozásával a Kormány lehetőséget kívánt teremteni arra, hogy az ügyfél egy helyen − úgynevezett egyablakos ügyintézés keretében – tudjon ügyet indítani, ügyet intézni vagy tájékozódni. A kormányablakokon

14


keresztül az ügyfél a jogszabályban meghatározott nyilvántartásokba (például az egészségügyi, illetve az ingatlan-nyilvántartásba) betekinthet, a róla nyilvántartott adatokat megismerheti, a rendeletben meghatározott ügyek tekintetében kérelmet terjeszthet elő, vagy tájékoztatást kaphat az eljárás menetére, az eljárással kapcsolatos ügyféli jogokra és kötelezettségekre vonatkozóan, illetve meghatározott ügytípusoknál az ügyfél számára az ügyintézéshez internetes kapcsolati lehetőséget, szakmai és informatikai segítséget nyújtanak. A kormányablakok száma és feladatköre jelenleg is folyamatosan bővül. 2.2.1.3. Az integrált szakigazgatási szervek feladatai A szakigazgatási szervek továbbra is – a jogelőd regionális/megyei dekoncentrált szervekhez hasonlóan − területi illetékességgel végzik a szakágazatukhoz kapcsolódó jogalkalmazói tevékenységet, hatósági, igazgatási feladatokat a központi hivatal szakmai irányítása alatt. 2.2.2. JÁRÁSI (KERÜLETI) HIVATALOK A lakosság széles körét érintő, nagy tömegben jelentkező igazgatási feladat- és hatásköröket jellemzően a helyi szintre telepítik. Ezeket a feladatokat a kormányhivatalok járási (fővárosi kerületi) hivatalai látják el. A járási (fővárosi kerületi) hivatalok a megyei és fővárosi kormányhivatalok szervezeti egységeként, az államigazgatás legalacsonyabb szintű területi szervezeteként kerültek kialakításra.

3. AZ ÖNKORMÁNYZATI IGAZGATÁS Magyarországon a helyi közügyek intézése és a helyi közhatalom gyakorlása érdekében helyi önkormányzatok működnek. A szabályozás alapintézményeit az Alaptörvény, valamint a Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. törvény (Mötv.) tartalmazza. Az Alaptörvény kinyilvánítja, hogy a község, a város, a főváros és kerületei, valamint a megye választópolgárainak közösségét megilleti a helyi önkormányzás joga. Az önkormányzáshoz való jog alkotmányos alapjog, amely jelenti egyrészt a választópolgárok közösségét érintő helyi közügyek önálló, demokratikus intézését, másrészt a helyi közhatalomnak a lakosság érdekében való gyakorlását. Az önkormányzáshoz való jog a helyi lakosság kollektív alapjogaként definiálható, akik ezen jogukat választott tisztségviselők (képviselők, polgármester) útján gyakorolják. A helyi önkormányzati képviselőket és polgármestereket a választópolgárok általános és egyenlő választójog alapján, közvetlen és titkos szavazással, a választók akaratának szabad kifejezését biztosító választáson választják.

15


3.1. A HELYI ÖNKORMÁNYZATI RENDSZER ALAPJAI A helyi önkormányzás a helyi közügyek önálló, demokratikus intézése, a helyi közhatalomnak a lakosság érdekében való gyakorlása. A helyi önkormányzás joga a településen élő választópolgárok közösségét illeti meg. Az önkormányzatiság tartalmát a helyi közügyek adják. Helyi közügy alatt értjük a lakosság közszolgáltatásokkal való ellátását (például általános iskola fenntartása, tömegközlekedés működtetése, szemétszállítás stb.), a közhatalom önkormányzati típusú helyi gyakorlását (például önkormányzati rendeletalkotás, önkormányzati hatósági ügyek intézése), és az ezekhez kapcsolódó szervezeti, személyi és anyagi feltételek biztosítását. A helyi közügyeken túl azonban az önkormányzati szervek a törvény rendelkezése alapján államigazgatási feladatokat is kötelesek ellátni. Az önkormányzati elven felépülő közigazgatási szervek települési (községi, nagyközségi, városi, a járásszékhely városi, megyei jogú városi, fővárosi, kerületi önkormányzatok) és megyei szinten (területi önkormányzatok) épültek ki.

3.2. A HELYI ÖNKORMÁNYZATOK TÍPUSAI Az Alaptörvény értelmében Magyarország területe megyékre, városokra és községekre tagozódik. A városokban kerületek alakíthatók. A felsorolt területi tagozódásnak megfelelően jöttek létre az önkormányzatok típusai: a megyékben a területi önkormányzatok, a településeken pedig a települési önkormányzatok, melyek közül az alaptípust a városi (speciális jogállású város a járásszékhely város, megyei jogú városok) és községi települési önkormányzatok jelentik.

önkormányzatok

területi (megyei)

települési

városi

községi

1. ábra: Az önkormányzatok típusai Sajátos önkormányzati típust képviselnek a nemzetiségi önkormányzatok. Valamely nemzetiséghez tartozók érdekeik képviseletére a községekben, városokban és a főváros kerületeiben települési, a fővárosban és a megyében területi (együtt: helyi), valamint országos nemzetiségi önkormányzatot hozhatnak létre. A kisebbségi önkormányzatokról külön törvény rendelkezik.

16


3.3. A HELYI ÖNKORMÁNYZATOK EGYMÁS KÖZÖTTI KAPCSOLATAI Az önkormányzatok jogai egyenlők, az egyes önkormányzatok közötti kapcsolatokat a mellérendeltség jellemzi. A területi (megyei) önkormányzatok nem felettesei a települési önkormányzatoknak, azaz a területi (megyei) önkormányzat nem adhat utasítást a települési önkormányzatnak, és nem vizsgálhatja felül annak döntéseit. A települési és megyei szinten működő önkormányzatok között – szemben az államigazgatási szervezetrendszerbe tartozó szervekkel – nem alá-fölérendeltségi viszony áll fenn, hanem funkcionális munkamegosztás és partneri együttműködés. Speciális helyzetben van a főváros, amelyben kétszintű önkormányzat működik, a települési önkormányzati feladatokat a kerületi, a területi (megyei) önkormányzati feladatokat a fővárosi önkormányzat látja el. Az önkormányzatok mellérendeltsége ebben az esetben is érvényesül, hiszen a kerületi önkormányzatok nincsenek alárendelve a fővárosi önkormányzatnak. A kerületi önkormányzat köteles gondoskodni például az óvodai nevelésről, az általános iskolai nevelésről és oktatásról stb., a fővárosi önkormányzat pedig meghatározza például a főváros városfejlesztési és városrehabilitációs programját, valamint településszerkezeti tervét, megalkotja Budapest városrendezési szabályzatát stb.

3.4. A HELYI ÖNKORMÁNYZATOK FELADAT- ÉS HATÁSKÖRE A különböző községeknek, városoknak, a fővárosnak és kerületeinek, valamint a területi (megyei) önkormányzatoknak eltérő feladat- és hatásköreik lehetnek (differenciált feladat- és hatáskör). Ennek oka, hogy az egyes feladatok megállapításakor a törvényhozó köteles differenciálni az önkormányzatok között, figyelembe véve többek között a közigazgatási terület nagyságát, a lakosságszámot, valamint az önkormányzatok gazdasági teljesítőképességét is. A helyi önkormányzatok feladatainak sajátos csoportját alkotják a közbiztonsággal kapcsolatos feladatok, melyek ellátására a települési és fővárosi önkormányzat kényszerítő eszköz alkalmazására is jogosult szervezetet hozhat létre (például polgárőrség). 3.4.1. A TELEPÜLÉSI ÖNKORMÁNYZATOK FELADAT- ÉS HATÁSKÖRE A települési önkormányzatok feladatrendszere kettős: egyrészt vannak olyan feladatok, amelyek ellátása az önkormányzatok számára a törvény erejénél fogva kötelezőek, másrészt vannak olyan feladatok, amelynek felvállalásáról az önkormányzat – törvényi feltételek fennállása esetén – maga dönthet, ezek az önkéntesen vállalt feladatok. Az Mötv. lehetőséget biztosít arra, hogy az egyébként nagyobb lakosságszámú és gazdasági teljesítőképességű települési önkormányzatok számára előírt feladatokat bizonyos feltételek mellett (például nem igényelhető rá többlet állami támogatás) egy másik települési önkormányzat átvállalja (átvállalt feladatok).

17


3.4.1.1. Kötelező feladatok Annak érdekében, hogy a minimális szintű közszolgáltatások valamennyi település lakói számára hozzáférhetőek legyenek, az Mötv. egyes alapvető közszolgáltatásokról úgy rendelkezik, hogy azokat minden települési önkormányzat köteles biztosítani (kötelező feladatok). A differenciált feladat- és hatáskör-megállapítás miatt a törvény nem ad taxatív12 felsorolást a kötelező feladatokról, hanem felsorolja a leggyakrabban önkormányzati hatáskörben ellátott tevékenységeket. Eszerint a helyi közügyek, valamint a helyben biztosítható közfeladatok körében ellátandó települési önkormányzati feladatok elsősorban:13 1. településfejlesztés, településrendezés; 2. településüzemeltetés (köztemetőkről, közvilágításról, kéményseprő-ipari szolgáltatásról, a helyi közutakról stb. való gondoskodás); 3. a közterületek, valamint az önkormányzat tulajdonában álló közintézmények elnevezése; 4. egészségügyi alapellátás, az egészséges életmód elősegítését célzó szolgáltatások; 5. környezet-egészségügy (köztisztaság, települési környezet tisztaságának biztosítása, rovar-és rágcsálóirtás); 6. óvodai ellátás; 7. kulturális szolgáltatás (például nyilvános könyvtár, filmszínház stb.); 8. szociális, gyermekjóléti és gyermekvédelmi szolgáltatások és ellátások; 9. lakás- és helyiséggazdálkodás; 10. a területén hajléktalanná vált személyek ellátásának és rehabilitációjának, valamint a hajléktalanná válás megelőzésének biztosítása; 11. helyi környezet- és természetvédelem, vízgazdálkodás, vízkárelhárítás; 12. honvédelem, polgári védelem, katasztrófavédelem, helyi közfoglalkoztatás; 13. helyi adóval, gazdaságszervezéssel és a turizmussal kapcsolatos feladatok; 14. a kistermelők, őstermelők számára értékesítési lehetőségeinek biztosítása, ideértve a hétvégi árusítás lehetőségét is; 15. sport, ifjúsági ügyek; 16. nemzetiségi ügyek; 17. közreműködés a település közbiztonságának biztosításában; 18. helyi közösségi közlekedés biztosítása; 19. hulladékgazdálkodás; 20. távhőszolgáltatás; 21. vízközmű-szolgáltatás. A fentiek jelentik tehát az önkormányzati feladatok minimumát. A feladat- és hatáskör vállalása esetén a települési önkormányzat a központi költségvetéstől igényelheti a vállalt feladattal arányos fedezet biztosítását. Emellett a Mötv. felhatalmazást ad arra, hogy az állammal kötött külön megállapodás alapján a helyi önkormányzat elláthat állami feladatokat. A megállapodásban többek között rendelkezni kell a feladatellátás finanszírozásáról is.

12 Kimerítő, teljes, részletes, pontos, kihagyás nélküli. 13 Mötv. alapján.

18


3.4.1.2. Önként vállalt feladatok A települési önkormányzat – a helyi képviselő-testület vagy a helyi népszavazás döntésével – önként vállalhatja minden olyan helyi közügy önálló megoldását, amelyet jogszabály nem utal más szerv kizárólagos hatáskörébe. Az önként vállalt helyi közügyekben az önkormányzat mindent megtehet, ami jogszabállyal nem ellentétes. Az önként vállalt helyi közügyek megoldása nem veszélyeztetheti a törvény által kötelezően előírt önkormányzati feladat- és hatáskörök ellátását. Ezek finanszírozása a saját bevételek, vagy az erre a célra biztosított külön források terhére lehetséges. 3.4.1.3. Átvállalt feladatok A kisebb lakosságszámú települések önkormányzata – amennyiben erről saját maga vagy társulásával közösen gondoskodni tud – működési területén önként vállalhatja a törvény által a nagyobb lakosságszámú települési önkormányzatnak, illetve területi (megyei) önkormányzatnak kötelezően előírt közszolgáltatás megszervezését. Ilyen esetben költségvetése számára igényelheti az átvállalt feladattal arányos fedezet biztosítását. 3.4.2. A HELYI RENDÉSZETI ÉS KÖZBIZTONSÁGGAL KAPCSOLATOS FELADATOK A települési és a fővárosi önkormányzatok a helyi közszolgáltatások nyújtása és szervezése mellett gondoskodnak a település közrendjének és közbiztonságának megóvásáról (a településen élő lakosság életének, testi épségének, vagyonának, más értékének védelméről), illetve helyreállításáról is. Törvény vagy kormányrendelet a polgármester, a főpolgármester, a megyei közgyűlés elnöke, valamint a jegyző számára államigazgatási feladat- és hatáskört állapíthat meg, e személyek látják el területi illetékességgel a honvédelmi, polgári védelmi, katasztrófa-elhárítási ügyekben a helyi irányítási és végrehajtási feladatokat az országos intézkedésekkel összhangban. E feladatok tekintetében a feladatok ellátásához szükséges anyagi fedezetet a központi költségvetés biztosítja. 3.4.3. A TERÜLETI (MEGYEI) ÖNKORMÁNYZATOK FELADATAI Az Mötv-ben foglaltak szerint a megyei szinten működő területi önkormányzatok –– területfejlesztési, –– területrendezési, –– vidékfejlesztési, valamint –– koordinációs feladatokat látnak el.

3.5. A TELEPÜLÉSI ÖNKORMÁNYZATOK SZERVEZETE ÉS MŰKÖDÉSÉNEK ALAPVETŐ SZABÁLYAI A helyi képviselő-testület a törvény keretei között önállóan alakítja ki szervezetét és működési rendjét. Mind az Alaptörvény, mind az Mötv., és az egyéb törvények az önkormányzat szervezetére és működésére csak a legalapvetőbb, garanciális jellegű szabályozásokat tartalmazzák.

19


3.5.1. A TELEPÜLÉSI ÖNKORMÁNYZATOK SZERVEZETE A települési önkormányzat jogi személy, tehát jogalanyisága révén a feladatok és hatáskörök közvetlen címzettje. Az önkormányzati feladatok ellátását a képviselő-testület és annak szervei biztosítják. 3.5.1.1. A képviselő-testület (közgyűlés) Az önkormányzat legfontosabb szerve a képviselő-testület. A képviselő-testület szerepét a megyei, fővárosi és megyei jogú városi önkormányzat esetében a közgyűlés látja el. A választópolgárok önkormányzáshoz való joga a képviselő-testületi munkában, az általuk választott települési képviselők, illetve polgármester tevékenységén keresztül valósul meg. Az önkormányzati stratégiai döntések meghozatala a képviselő-testület (közgyűlés) hatáskörébe tartoznak, egyedül e szervezet jogosult a helyi közügyek körébe tartozó társadalmi viszonyokat helyi jogszabályban (önkormányzati rendelet) szabályozni. Működését testületi ülés formájában gyakorolja. Az önkormányzati képviselők, illetve a polgármesterek választásáról szóló törvény határozza meg a különböző településeken megválasztható képviselők számát, illetve megválasztásuk módját. Az önkormányzati képviselő alapvető kötelessége a képviselő-testület (közgyűlés) munkájában való részvétel. Az önkormányzati képviselő a képviselő-testületi munkában a település egészéért vállalt felelősséggel képviseli választóinak érdekeit. A képviselő-testület (közgyűlés) – ha azt törvény nem zárja ki – jogosult hatáskörei gyakorlását a polgármesterre, a bizottságokra, a részönkormányzat testületére, a jegyzőre vagy az önkormányzati társulásra átruházni. Vannak azonban olyan hatáskörök, amelyeket a képviselő-testület (közgyűlés) nem ruházhat át, ilyen például a rendeletalkotás, a helyi népszavazás elrendelése, az intézményalapítás vagy a közterület elnevezése. 3.5.1.2. A polgármester A polgármestert a település lakossága közvetlenül – az önkormányzati képviselőkkel egyidejűleg – választja meg. A polgármester a testületi működés szempontjából a képviselő-testület tagjának minősül. A polgármester tevékenysége elsősorban a képviselő-testülethez kötődik, felelős a képviselő-testület üléseinek előkészítéséért, összehívja és vezeti az ülést, képviseli azt, valamint köteles végrehajtani a képviselő-testület döntéseit. A polgármester emellett irányítja a polgármesteri hivatalt, és címzettje egyes államigazgatási feladat- és hatásköröknek is (például a katasztrófavédelem és a honvédelmi igazgatás területén lát el államigazgatási feladatokat). A képviselő-testület egyes hatásköreit a polgármesterre átruházhatja. A polgármester képviseli az önkormányzatot más szervezetek előtt, és közvetlen kapcsolatot tart fenn a lakossággal, civil szervezetekkel. Javadalmazása attól függ, hogy főállásban látja-e el feladatát, vagy társadalmi megbízatásban. Előbbi esetben illetmény, utóbbi esetben tiszteletdíj illeti meg. Amennyiben a település lakosságszáma meghaladja a 3000 főt, csak főállásban látható el a polgármesteri tisztség. A polgármester javaslatára, a polgármester munkájának segítésére, helyettesítésére, a képviselő-testület tagjainak sorából köteles, illetve jogosult egy vagy több alpolgármestert választani.

20


3.5.1.3. Bizottságok A képviselő-testület – munkájának segítésére – bizottságokat alakíthat. A bizottságok részben a helyi képviselőkből, részben külső szakértőkből állnak. A bizottság tagjainak többsége, illetve a bizottság elnöke csak települési képviselő lehet. A bizottságok funkciója elsősorban a képviselő-testület döntéseinek előkészítése, a döntések végrehajtásának szervezése, ellenőrzése. A kétezer főnél több lakosú településen a képviselő-testület köteles pénzügyi bizottságot választani. A pénzügyi bizottság jogosult véleményezni az éves költségvetési javaslatot, ellenőrizheti a pénzkezelési szabályzat betartását stb. 3.5.1.4. Polgármesteri hivatal A mindennapos igazgatási feladatok ellátására, a képviselő-testület, a bizottságok, a polgármester működésének biztosítására, döntéseinek előkészítésére és a meghozott döntések végrehajtására a képviselő-testület egységes hivatalt hoz létre polgármesteri hivatal elnevezéssel. A hivatal sajátos formája a közös önkormányzati hivatal. A választás lehetősége elsősorban a 2000 fő alatti településeket illeti meg. Létrehozásáról vagy megszüntetéséről az érintett települési önkormányzatok képviselő-testületei állapodnak meg. A közös önkormányzati hivatal olyan sajátos „polgármesteri hivatal”, amelyet nem egy, hanem több önkormányzat közösen tart fenn, valamennyi tagönkormányzat igazgatási feladatainak ellátására. A közös önkormányzati hivatal vezetője a jegyző, aki köteles biztosítani az egyes településeken történő ügyfélfogadást. A polgármesteri hivatalok (közös önkormányzati hivatalok) kettős feladatkört látnak el: –– az önkormányzati feladatok tekintetében döntés-előkészítő, ellenőrző, végrehajtó, adminisztratív funkciót gyakorolnak, –– valamint ellátják a jogszabályok által az önkormányzati közigazgatási szervekre megállapított államigazgatási feladat- és hatásköröket is. 3.5.1.5. Jegyző A jegyző a képviselő-testület által kinevezett, a törvényben meghatározott képesítéssel rendelkező köztisztviselő, aki a polgármesteri hivatalt vezeti. Feladata kettős: egyrészt a képviselő-testületi munka kiszolgálása, másrészt elsőfokú államigazgatási hatósági feladatok ellátása. A jegyző feladatai: gondoskodik az önkormányzat működésével kapcsolatos feladatok ellátásáról, tanácskozási joggal vesz részt a képviselő-testület, a képviselő-testület bizottságának ülésén, évente beszámol a képviselő-testületnek a hivatal tevékenységéről, döntésre előkészíti a polgármester hatáskörébe tartozó államigazgatási ügyeket stb. A képviselő-testület döntéseinek törvényességéért a jegyző felel, ezért ha az ülésen bármilyen törvénysértő dolgot észlel, köteles azt jelezni. A jegyző helyettesítésére, illetőleg az általa meghatározott feladatok ellátására a képviselő-testület – a jegyzőre vonatkozó szabályok szerint – aljegyzőt nevez ki (ez csak a tízezer főnél kevesebb lakosú települések önkormányzata és a tízezer főnél kevesebb együttes lakosságszámú települések közös önkormányzati hivatala esetében nem kötelező).

21


3.5.1.6. Részönkormányzat A képviselő-testület valamely településrész sajátos érdekeinek képviseletére a települési képviselőkből és az adott településrészen élő választópolgárokból településrészi önkormányzatot (részönkormányzatot) hozhat létre. A településrészi önkormányzat sajátos szerepet tölt be. Ez a szervezet kínál lehetőséget arra, hogy a korábbi évtizedekben egyesített – s így önállóságukat vesztett – települések újra kialakíthassák saját arculatukat, de lehetővé teszi azt is, hogy amennyiben egy településen belül elkülönült érdekstruktúrával rendelkező település-, illetve városrészek alakulnak ki (például üdülőterület), teret nyújtson a viszonylag önálló helyi politika kialakításához. Jogállása nagyban hasonló az önkormányzati bizottságokéhoz, de összetétele ettől eltérhet. Elnöke csak települési képviselő lehet, tagja azonban a településrészen élő bármely választópolgár. Beleszólási lehetősége kizárólag az adott településrészt érintő kérdésekbe van. A gyakorlatban azok a településrészi önkormányzatok működnek jól, ahol az önkormányzat képviselő-testülete érdemi jogköröket, hatásköröket ruházott át a településrészi önkormányzat testületére. 3.5.1.7. Önkormányzati társulások Bizonyos feladatokat különösen a kisebb önkormányzatok egyedül egyáltalán nem, vagy nem elég hatékonyan képesek ellátni. Az ilyen esetekre teszi lehetővé a jogi szabályozás az önkormányzatok különböző formában történő társulását, amely jog az önkormányzati alapjogok közé tartozik. Általában a társulási szabadság elve alapján a helyi önkormányzatok képviselő-testületei szabadon megállapodhatnak abban, hogy egy vagy több önkormányzati feladat- és hatáskör hatékonyabb, célszerűbb ellátására társulást hoznak létre. Az Mötv. meghatározza, hogy mely célból lehet az önkormányzatoknak társulniuk, eszerint egy vagy több önkormányzati feladat- és hatáskör, valamint a polgármester és a jegyző államigazgatási feladatés hatáskörének hatékonyabb, célszerűbb ellátására (például intézményi társulás stb.). 3.5.2. A TELEPÜLÉSI ÖNKORMÁNYZATOK MŰKÖDÉSE A települési önkormányzat a törvény keretei között önállóan alakítja ki működését. A legalapvetőbb működési szabályokat az Mötv. tartalmazza. A törvényi szabályok azonban nem elegendőek ahhoz, hogy az önkormányzat szervei megfelelően működjenek, ezért elengedhetetlen, hogy a képviselő-testületek önállóan is szabályozzák működésüket. Ezt a célt szolgálja a rendeleti formában elfogadott szervezeti és működési szabályzat (a továbbiakban SZMSZ), mint az önkormányzati működés alapdokumentuma. Az SZMSZ legfontosabb tartalmi elemei a képviselő-testületi ülések összehívásának és vezetésének rendjére, a tanácskozás menetére, a bizottságok működésére, a rendeletalkotási eljárás szabályozására, a polgármester, a jegyző és a polgármesteri hivatal működésére, valamint az önkormányzati gazdálkodás szabályainak meghatározására vonatkoznak. A képviselő-testület döntéseit testületi üléseken hozza. Az ülést a polgármester hívja össze és elnökként vezeti is azt. A képviselő-testület akkor tud döntést hozni, ha határozatképes, akkor határozatképes, ha ülésén a megválasztott települési képviselők több mint fele jelen van. A döntési javaslat elfogadásához a jelen lévő képviselők több mint a felének „igen” szavazata szükséges. Egyes kiemelt jelentőségű ügyekben (például képviselő kizárása, zárt ülés elrendelése stb.) a döntéshez minősített

22


többség szükséges. A minősített többség a megválasztott összes települési képviselők több mint felének „igen” szavazatát jelenti. A testület ülései nyilvánosak, azaz ülésein bárki jelen lehet, zárt ülés csak kivételesen rendelhető el. A képviselő-testület döntése a rendelet és a határozat. Az önkormányzatok legjelentősebb rendeletalkotási tárgyai: SZMSZ, Településrendezési Szabályozási Előírások, szociális ellátásokról szóló rendelet, lakásrendelet, állattartási rendelet, költségvetési és zárszámadási rendelet, jelképekről, kitüntetésekről szóló rendelet, egyes közszolgáltatások díjairól szóló rendelet stb. Határozatot egyedi ügyekben, illetve a testület irányítása alá tartozó szervezetekre vonatkozóan alkot a képviselő-testület. Az SZMSZ-ben szükséges meghatározni azoknak a fórumoknak a rendjét (például falugyűlés, városrészi tanácskozás), amelyek a lakosság, a társadalmi szervezetek közvetlen tájékoztatását, a fontosabb döntések előkészítésébe való bevonását szolgálják. A lakosság közvetlen bevonását szolgálja a közmeghallgatás intézménye is. Ez olyan képviselő-testületi ülés, amelyen a választópolgárok, helyben működő szervezetek képviselői nemcsak részt vehetnek az ülésen, hanem hozzá is szólhatnak a napirendi pontokhoz, közérdekű bejelentést, javaslatot tehetnek, megfogalmazhatják véleményüket az önkormányzat működésével kapcsolatban. Évente legalább egyszer köteles a képviselő-testület közmeghallgatást tartani, és ennek időpontjáról, helyéről megfelelő időben értesíteni a választópolgárokat. A képviselő-testület mérlegelési jogkörébe tartozik annak eldöntése, melyek azok a hatáskörök, amelyeket ténylegesen ő kíván gyakorolni, és melyeket kíván átruházni szerveire. Az Mötv. pontosan meghatározza,mely szervekre ruházható át a hatáskör: a polgármesterre, a bizottságára, a részönkormányzat testületére, a jegyzőre, a társulására (azzal a korlátozással, hogy önkormányzati hatósági ügyben nem ruházható rá hatáskör). A stratégiai döntéseket a képviselő-testület hozza meg, az Mötv. felsorolja azokat az ügyeket, amelyekben a döntés joga nem ruházható át a képviselőtestület szerveire. Ezek közül a legfontosabbak: a rendeletalkotás, a szervezet kialakítása és működésének meghatározása, a költségvetés megállapítása, önkormányzati intézmény alapítása.

3.6. A HELYI ÖNKORMÁNYZATOK ÉS AZ EGYÉB ÁLLAMI SZERVEK KAPCSOLATÁNAK FŐBB ELEMEI Az önkormányzatok ugyan széles körű autonómiával rendelkeznek, azonban működésük törvényességét meghatározott állami szervek ellenőrzik, törvénysértő döntéseit megsemmisíthetik. Az önkormányzat gazdálkodását az Állami Számvevőszék, egyéb tekintetben működését – ha külön eljárásnak nincs helye – a megyei kormányhivatal ellenőrzi. Az Országgyűlés elsősorban törvényalkotás során alakítja ki az önkormányzati működés kereteit. Egyedi döntéseket is hoz (ezek közül legjelentősebbek a területszervezésiek – megyék, a főváros és kerületei területére vonatkozók). A Kormány előterjesztésére, az Alkotmánybíróság véleményének ismeretében feloszlathatja az alkotmányellenesen működő képviselőtestületet. A köztársasági elnök írja ki az önkormányzati választások időpontját,

23


megbízza az illetékes kormányhivatal vezetőjét – ha az Országgyűlés a helyi képviselő-testületet feloszlatja –, hogy az új képviselő-testület megválasztásáig terjedő időre gyakorolja azokat a feladatokat és hatásköröket, amelyeket a jogszabály a polgármesternek állapít meg, halaszthatatlan esetben döntsön olyan ügyekben, amelyek a képviselő-testület átruházható hatáskörei, illetve dönt a községeket érintő területszervezési kérdésekben, továbbá a község várossá nyilvánításáról. A Kormány szabályozási joga csak törvény felhatalmazása alapján érvényesül, önállóan kizárólag a köztisztviselők képesítési előírásait határozhatja meg. Az önkormányzatokkal kapcsolatos kormányzati feladatok felelőse a helyi önkormányzatokért felelős miniszter (jelenleg a belügyminiszter) és a területi közigazgatásért felelős miniszter (jelenleg a Miniszterelnökséget vezető miniszter), ezzel kapcsolatban legjelentősebb feladata a magasabb szintű állami döntések előkészítése, illetve megyei kormányhivatalok irányításán keresztül az önkormányzatok törvényes működésének segítése. Az egyéb miniszterek jogszabályban határozzák meg az önkormányzatok által ellátott közszolgáltatások szakmai követelményeit, és e tekintetben ellenőrzési joguk, az önkormányzatnak pedig adatszolgáltatási kötelezettsége van.

4. KÖZIGAZGATÁS-FEJLESZTÉSI STRATÉGIA (MAGYARY PROGRAM) A Magyary Zoltán Közigazgatás-fejlesztési Program a magyar közigazgatás középtávú működési kereteit alapjaiban meghatározó stratégiai dokumentum és kijelölt cselekvések sora, amely rögzíti a közigazgatás-fejlesztés irányait.

4.1. A KÖZIGAZGATÁSI VÁLTOZÁSOK A közigazgatási változások két alapvető típusa a reform és az innováció. A reform felülről lefelé irányuló folyamat, amelyet a közigazgatás vezető szintje kezdeményez, és amely a közigazgatás egészét érinti. Ezzel szemben az innováció alulról fölfelé induló folyamat, melyet az apparátus kezdeményez, és valamely részterületet érint.

4.2. A KÖZIGAZGATÁSI STRATÉGIAALKOTÁS FOLYAMATA A Kormány 2012 elején elfogadta a kormányzati stratégiai irányításról szóló rendeletét, amelynek lényege, hogy a stratégiai szemlélet a közigazgatási tervezési tevékenység részévé váljon. A Kormányzati Stratégiai Irányítási Rendszer (KSIR) három lábon áll: 1. egymásra épülő hosszú, közép- és rövid távú kormányzati tervdokumentumok kialakítása, amelyek szervesen összefonódnak a megvalósítással; 2. a megvalósítás nyomon követése és szükség szerinti beavatkozások biztosítása, valamint 3. a fentiek érvényesülését elősegítő tudásgyarapítás, eljárások, intézményi működési formák és segítő eszközök bevezetése és fenntartása. A kormányzati stratégiai dokumentumok két csoportra, a tervdokumentumokra és a megvalósítási dokumentumokra bomlanak.

24


Stratégiai dokumentumok

Stratégiai tervdokumentumok

Megvalósítási dokumentumok

Megalapozó tervdokumentumok –– Országelőrejelzés –– Zöld könyv

Nyomon követési beszámolók Értékelésekről beszámolók –– Előzetes értékelés –– Közbenső értékelés –– Utólagos értékelés

Koncepcionális tervdokumentumok –– Hosszú távú koncepció –– Fehér könyv Stratégiai tervdokumentumok –– Nemzeti középtávú stratégia –– Szakpolitikai stratégia –– Intézményi stratégia Operatív tervdokumentumok –– Miniszteri program –– Szakpolitikai program –– Intézkedési terv (nem szabályozott) –– Intézményi munkaterv

2. ábra: Stratégiai tervdokumentumok A tervdokumentációk tervezési időtáv szerint bonthatók szét, és tartalmilag egymásra épülnek, ugyanakkor a vonatkozó rendelet meghatározza a kötelező dokumentumtípusokat is (félkövérrel szedettek). 4.2.1. MAGYARY ZOLTÁN SZAKMAI MUNKÁSSÁGA Magyary Zoltán (1888−1945) jogász egyetemi tanár, iskolateremtő tudós, köztisztviselő. Pályájának első fele a közigazgatáshoz kapcsolódik, 1931-ben közigazgatási kormánybiztosi megbízatást kap. Nevéhez fűződik a Magyar Közigazgatási Intézet megalapítása, amelyet igazgatóként vezetett. Az 1930-as évektől egyetemi tanári és kutatói munkássága vált meghatározóvá. Ekkorra már nemzetközi hírű közigazgatás-tudós. Angolul, franciául, németül és oroszul jelentek meg publikációi, monográfiái is. Feleségével együtt – az átvonuló szovjet csapatoktól elszenvedett atrocitások hatására – az önkéntes halált választották. Fő műve: Magyar közigazgatás (Egyetemi Nyomda, Budapest, 1942.).

25


4.2.2. A MAGYARY PROGRAM KIINDULÓPONTJAI ÉS FOGALMI KERETEI A társadalmi, gazdasági felemelkedés kereteit az teremtheti meg, ha sikerül újjászervezni és hatékonyabbá tenni a magyar közigazgatást, érintve annak minden elemét: a feladatok meghatározását és elosztását, az ezek végrehajtását biztosító szervezetrendszert, a különböző folyamatokat és eljárásokat, valamint a közigazgatás személyzetét, a tisztviselőket. Az alábbi problémák megoldására kiemelt figyelmet kell fordítani: –– a túlburjánzó állami szervezetrendszer és a tisztázatlan felelősségi viszonyok; –– a közigazgatási ügyintézés alacsony színvonala; –– a teljesítménykényszer hiánya; –– a közigazgatás jogalkotói képessége mögött elmarad a tervezési képesség színvonala. A Magyary Program műfaja nem terv, hanem program, amely a 2014-ig szóló időtartamra meghatározza a célokat, a beavatkozási területeket és intézkedéseket a hazai közigazgatás-fejlesztés számára. Azért program, –– mert biztosítja a folyamatos mérhetőséget. Megvalósulásáról évről évre jelentés készül, amely alapján az előrehaladás mértéke mérhető; –– mert időtartománya igazodik a politikai ciklushoz; –– mert maga is eszköz. A közszolgálat számára közös cél- és fogalomrendszert hoz létre, amely segít abban, hogy az általa közvetlenül érintett sok ezer kormánytisztviselő, katona, rendvédelmi dolgozó valódi hivatásrenddé és közösséggé váljon; –– mert sikeres fejlesztési modellként hatása kisugárzik. 4.2.3. A MAGYARY PROGRAM CÉLRENDSZERE ÉS STRATÉGIAI CÉLKITŰZÉSEI A Magyary Program átfogó stratégiai célja az Alaptörvényben foglaltaknak megfelelően a hatékony nemzeti közigazgatás megteremtése. A Magyary Program fő stratégiai célkitűzései: –– az eredményes szervezeti működés; –– a feladatrendszer megújítása; –– a belső eljárások racionalizálása; –– az ügyfélkapcsolatok javítása; –– a személyzeti igazgatás fejlesztése; –– a kiszámítható életpálya. 4.2.4. A MAGYARY PROGRAM BEAVATKOZÁSI TERÜLETEI 4.2.4.1. A közigazgatási szervezetrendszer A hatékony közigazgatás szervezetrendszerének legfőbb jellemzője, hogy rendben tartott, amely az alábbi szempontoknak való megfelelést jelenti: –– annyi és olyan jogállású szervezet áll rendelkezésre, amely a hatékony feladat-végrehajtáshoz elégséges;

26


–– a szervezetek belső működése, nyilvántartása, egymáshoz való viszonya tisztázott és elfogadott; –– a szervezetek felszereltek, azaz fizikai és informatikai elhelyezésük és működésük megfelelő, az ehhez szükséges anyagi és személyi erőforrás rendelkezésre áll. Az állami szervezeti kataszter kialakítása az első lépés a közigazgatás hatékony működésének elérésére. A közigazgatás szervezeti megújításának legfontosabb részét képezi a területi közigazgatás teljes szervezeti megújítása, amelynek első lépéseként újra létrejöttek a megyei (fővárosi) közigazgatási hivatalok, majd ezek bázisán a megyei (fővárosi) kormányhivatalok, mint a Kormány általános hatáskörű területi államigazgatási szervei. A következő évek feladata a kormányhivatalok és egyéb, összevonással keletkezett szervek működésének konszolidációja. Emellett elkezdődött a járási államigazgatás kialakítása is, amelynek értelmében a megyei kormányhivatalok alárendeltségében, alapvetően az adott járásban jelen lévő szakigazgatási szervekből és az okmányirodákból létrejönnek a járási hivatalok, mellyel szorosan összekapcsolódik az önkormányzati reform. 4.2.4.2. A közigazgatási feladatellátás A Magyary Program keretében indított nagyszabású munka célja olyan elemi szintű közfeladat-kataszter kialakítása, amelyre a stratégiai döntéseket és a jogalkotást támogató információrendszer épül, valamint kiszolgálja a deregulációt és a végrehajtási szintű jogalkotást. 4.2.4.3. A közigazgatás eljárásrendje Lényegében minden feladat-végrehajtásnak van eljárási része, és nincs szervezeti működés (akár csak belső) eljárások nélkül. A közigazgatás működését jellemző belső (a szervezeteken vagy szervezetrendszeren belüli) és külső (a hivatal és az ügyfél közötti) eljárások tekintetében egyaránt fontos elvárás, hogy megbízhatóak, kiszámíthatóak, valamennyi összetevő szempontjából (az eljárás időtartama, költsége stb.) tervezhetőek legyenek. A Magyary Program célja az ügyfelek igényeit és érdekeit figyelembe vevő, ügyfélközpontú szolgáltató működés kialakítása, az eljárások egyszerűsítése, az ügyfélterhek csökkentése, és egységesen magas színvonalú, mindenki által hozzáférhető szolgáltatások kialakítása. A szolgáltatások színvonalának emelése érdekében többcsatornás (személyes, elektronikus és telefonos) kormányzati ügyfélszolgálati „kormányablak-rendszer” kerül kialakításra, amely az ügyfelek számára lehetőséget teremt ügyeik egyablakos (egy helyszínen történő) elintézésére. 4.2.4.4. A közigazgatási személyzeti rendszer A Magyary Program a személyzet fogalmát kiterjesztően értelmezi, beleérti –– mind a szűk értelemben vett közigazgatásban dolgozó kormánytisztviselőket, –– mind a katonákat és rendőröket, vagyis a fegyveres, illetve más hivatásos szolgálati állomány tagjait is,

27


–– ezen túl beletartozik mindenki, aki bármilyen jogviszony keretében rendszeresen, személyesen foglalkoztatva munkát végez a közigazgatás számára. A közigazgatási életpályák fejlesztése közös elvek és értékek mentén történik, amelynek alapja az életutak egységes kidolgozása; így a teljes szervezetrendszerben ténylegesen megvalósíthatóvá válik az átjárhatóság. A hatékony munkavégzéshez szükséges megfelelő feltételrendszert a Magyary Program általánosságban az alábbiak szerint fogalmazza meg: –– Szakmai tudás („tudja”) – megfelelő kiválasztás, folyamatos képzés, felkészülés, a képességek, készségek fejlesztése. –– Elkötelezettség („akarja”) – a célrendszer tényleges ismerete és elvszerű alkalmazása a feladat-végrehajtás során. –– Bizalom („hagyják”) – szükséges végrehajtói mozgástér és (eszközbeli és szakmai) támogatás biztosítása mind a vezetők, mind a munkatársak, mind az ügyfelek részéről. 4.2.5. A MAGYARY PROGRAM VÉGREHAJTÁSA Szükséges egy olyan intézményrendszer a közigazgatáson belül, amely levezényli a reformok megvalósítását. E feladat ellátásához a Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium a szükséges központi hatásköröket megkapta. A Magyary Program intézkedéseinek zömét belső erőforrásból, illetve az Államreform Operatív Program (ÁROP) és az Elektronikus Közigazgatás Operatív Program (EKOP) révén rendelkezésre álló európai uniós forrásból, kisebb részben nemzeti forrásból valósítja meg egy folyamatosan aktualizált részletes intézkedési terv mentén, amely rögzíti a konkrét projekteket, intézkedéseket, a felelősök körét, a forrásokat és a határidőket. Összefoglalás A közigazgatás olyan szervezetrendszer, amelynek alapvető funkciója a törvényhozó szervek által meghatározott feladatok közhatalommal és egyéb szervezési eszközökkel történő végrehajtása, megvalósítása. A közigazgatási szervek két fő csoportját az államigazgatási és az önkormányzati szervek alkotják. Az államigazgatási szervek vagy központi szervek (a Kormány, a Kormány munkáját segítő szervek, a minisztériumok, az autonóm államigazgatási szervek, a kormányhivatalok, a központi hivatalok, a rendvédelmi szervek és az önálló szabályozó szervek) vagy területi és helyi (megyei, járási és települési) szervek. Az államigazgatás központi szervei országos illetékességgel rendelkeznek, országos jelentőségű feladatokat látnak el, részt vesznek a kormányzati tevékenységben, irányító, szabályozó, illetve végrehajtó típusú feladatokat látnak el. Az Alaptörvény az önkormányzáshoz való jogot alapjogként definiálja. A helyi önkormányzás a helyi közügyek önálló, demokratikus intézése, a helyi közhatalomnak a lakosság érdekében való gyakorlása. Az önkormányzati elven felépülő közigazgatási szervek települési (községi, városi, járásszékhely városi, megyei jogú városi, fővárosi, kerületi önkormányzatok) és területi (megyei önkormányzatok) szinten épültek ki.

28

II. FEJEZET A KÖZSZOLGÁLATI TISZTVISELŐK JOGVISZONYA

1. A KÖZSZOLGÁLATI TISZTVISELŐK JOGVISZONYÁNAK JELLEMZŐI, ELHATÁROLÁSA MÁS, MUNKAVÉGZÉSRE IRÁNYULÓ JOGVISZONYOKTÓL A közigazgatási szerveknél dolgozók speciális jogviszonyban állnak, melyre külön jogszabály, a közszolgálati tisztviselőkről szóló 2011. évi CXCIX. törvény (Kttv.) vonatkozik. A közszolgálati tisztviselők mind a magánszféra munkavállalóihoz,14 mind pedig a közalkalmazottakhoz15 képest többletjogosítványokat és -védelmet élveznek, ugyanakkor kötelezettségeik is szélesebb körűek. A közszolgálati tisztviselők csoportosítása: –– az államigazgatási szerveknél dolgozó tisztviselők: –– a kormánytisztviselők, –– kormányzati ügykezelők, –– az önkormányzatoknál és néhány – a Kttv.-ben nevesített16 – más szervnél dolgozó tisztviselők, –– köztisztviselők, –– közszolgálati ügykezelők. A kormánytisztviselők és kormányzati ügykezelők jogviszonyát kormányzati szolgálati jogviszonynak, a köztisztviselők és a közszolgálati ügykezelők jogviszonyát pedig közszolgálati jogviszonynak nevezzük. A kormánytisztviselők és a köztisztviselők a közigazgatási szerv feladat- és hatáskörében ügyintézőként vagy vezetőként eljárva, a közigazgatási szerv feladat- és hatáskörébe tartozó ügyeket érdemi döntésre előkészítik, illetve döntéseket hoznak. A kormányzati ügykezelők és a közszolgálati ügykezelők a közigazgatási szervnél közhatalmi, irányítási, ellenőrzési és felügyeleti tevékenység gyakorlásához kapcsolódó ügyviteli feladatot (például iktatás, postázás) látnak el.

14 Munkavállaló: szervezett munkavégzés keretében munkát végző személy. A munkavállalókra vonatkozó rendelkezéseket a munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény tartalmazza. 15 A közalkalmazottak jogviszonyáról szóló törvény hatálya alá tartozó szerveknél foglalkoztatottak pl. tanárok, orvosok. 16 Pl. a Köztársasági Elnöki Hivatal, Országgyűlés Hivatala, Alkotmánybíróság Hivatala, Állami Számvevőszék.

29

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGA II. fejezet: A közszolgálati tisztviselők jogviszonya

2. A KÖZSZOLGÁLATI TISZTVISELŐKRE VONATKOZÓ JOGI SZABÁLYOZÁS A közszolgálati tisztviselőkre vonatkozó rendelkezéseket a Kttv. tartalmazza. A törvény a kormánytisztviselőkre vonatkozó rendelkezéseket írja le részletesen, a kormányzati ügykezelőkkel, köztisztviselőkkel és közszolgálati ügykezelőkkel kapcsolatban csak az ettől eltérő szabályokat tartalmazza. A továbbiakban a tananyag részletesen ismerteti a kormánytisztviselőkre vonatkozó szabályokat, majd a kormányzati ügykezelőket érintő eltérő rendelkezéseket ismertetjük. A jelen tananyag a köztisztviselőkre és a közszolgálati ügykezelőkre vonatkozó eltérő rendelkezésekre nem tér ki.

3. A KORMÁNYZATI SZOLGÁLATI JOGVISZONY 3.1. A KORMÁNYZATI SZOLGÁLATI JOGVISZONY ALANYAI A kormányzati szolgálati jogviszony egyik alanya az állam nevében kormányzati szolgálati jogviszonyt létesítő államigazgatási szerv mint munkáltató. A munkáltatói jogokat az államigazgatási szerv hivatali szervezetének vezetője egy személyben (például a minisztériumokban a közigazgatási államtitkár) gyakorolja. A kormányzati szolgálati jogviszony másik alanya a kormánytisztviselő, illetve kormányzati ügykezelő mint munkavállaló. A jogviszony alanyai

Államigazgatási szerv (munkáltató)

Kormánytisztviselő, kormányzati ügykezelő (munkavállaló)

3. ábra: A kormányzati szolgálati jogviszony alanyai

3.2. A KORMÁNYZATI SZOLGÁLATI JOGVISZONY KELETKEZÉSE ÉS MEGSZŰNÉSE 3.2.1. A KORMÁNYTISZTVISELŐK JOGVISZONYÁNAK KELETKEZÉSE A jogviszony közbizalmi jellege megnyilvánul a jogviszony keletkezésére vonatkozó szabályokban is. A jogviszony létesítésének feltételei: –– általános feltételek (magyar állampolgárság, cselekvőképesség, büntetlen előélet, legalább középiskolai végzettség, valamint ha az államigazgatási szerv feladatkörébe tizennyolcadik életévét be nem töltött személy nevelése, felügyelete, gondozása vagy gyógykezelése tartozik, egyéb [büntetőjogi vonatkozású] kizáró feltételek hiánya);

30


–– különös feltételek (idegennyelv-ismeret, meghatározott iskolai végzettség, szakképesítés, közigazgatási gyakorlat, vagyonnyilatkozat-tétel, nemzetbiztonsági ellenőrzés stb.). Az általános feltételek alól nem adható felmentés. A kormánytisztviselők kormányzati szolgálati jogviszonya kinevezéssel és annak elfogadásával főszabály szerint határozatlan időre jön létre. Tartósan távol lévő helyettesítésére vagy meghatározott feladat ellátására határozott időre is létesíthető jogviszony, de csak az alkalmazási feltételeknek megfelelő személlyel. A kinevezéssel kapcsolatos minden jognyilatkozatot írásba kell foglalni. A kinevezésnek tartalmaznia kell –– a közigazgatási szerv megnevezését; –– a kormánytisztviselő nevét; –– a munkakör, feladatkör17 meghatározását; –– a kormánytisztviselő besorolásának18 és illetményének meghatározását; –– az illetmény alapilletményhez viszonyított beállási szintjét;19 –– a munkavégzés helyét; –– az előmenetelhez előírt kötelezettséget; –– a jogviszony kezdetének napját; –– a munkáltató aláírását; –– a kormánytisztviselő nyilatkozatát a kinevezés elfogadásáról. A fentieken túl a kinevezési okmány a jogviszonyt érintő egyéb kérdésekről is rendelkezhet (például részmunkaidő meghatározása, próbaidő stb.). A kinevezésben legalább három, de legfeljebb hat hónap próbaidőt kell kikötni. A próbaidő alatt a jogviszonyt bármelyik fél indoklás nélkül, azonnali hatállyal megszüntetheti. A kormánytisztviselőnek kinevezésekor esküt kell tennie, melynek szövegét a Kttv. írja elő. Az eskütétel elmaradása a kinevezés érvénytelenségét eredményezi. A kinevezési okmányhoz csatolni kell a munkaköri leírást is. A kinevezéssel egyidejűleg a kormánytisztviselőt tájékoztatni kell az irányadó munkarendről, a jubileumi jutalomra jogosító szolgálati idő kezdő időpontjáról, valamint a soron következő fizetési fokozat elérésének várható időpontjáról, az egyéb juttatásokról és azok mértékéről, az illetmény átutalásának napjáról, a munkába lépés napjáról, a felmentési idő megállapításának szabályairól, a rendes szabadság mértékéről és kiadásának rendjéről.

17 A közigazgatási szerveknél betölthető feladatköröket és a betöltésükhöz szükséges iskolai végzettségeket kormányrendelet határozza meg. 18 A kormánytisztviselőket iskolai végzettségük alapján osztályokba (felsőfokú végzettségű I. besorolási osztály, középfokú végzettségű II. besorolási osztály), a közszolgálatban töltött idejük alapján pedig fizetési fokozatokba soroljuk. 19 A kormánytisztviselő illetményét az illetménytáblában lévő ún. alapilletményhez képest meghatározott százalékban fölfelé és lefelé is el lehet téríteni.

31


3.2.2. A KORMÁNYTISZTVISELŐ JOGVISZONYÁNAK MEGSZŰNÉSE, MEGSZÜNTETÉSE A kormányzati szolgálati jogviszonynak a munkaviszonyhoz képesti sajátos jellege a jogviszony megszüntetése során is megmutatkozik. A kormánytisztviselői életpálya egyik biztosítéka, hogy a kormányzati szolgálati jogviszonyt csak kivételesen, a törvényben meghatározott esetekben és feltételekkel lehet megszüntetni. A többi foglalkoztatási jogviszonyhoz hasonlóan a kormányzati szolgálati jogviszony esetében is különbséget kell tennünk a megszűnési és megszüntetési esetek között. Megszűnésre a jogviszony alanyainak akaratától függetlenül kerül sor, míg a megszüntetés mindig akaratlagos cselekmény eredménye. A kormánytisztviselő jogviszonya megszűnik: –– a kormánytisztviselő halálával; –– a kinevezésben meghatározott idő leteltével; –– a hivatalvesztés fegyelmi büntetéssel; –– a 70. életév betöltésével; –– a törvény erejénél fogva, a Kttv-ben meghatározott esetekben; –– az államigazgatási szerv jogutód nélküli megszűnésével. A kormányzati szolgálati jogviszony törvény erejénél fogva történő megszűnése általában valamilyen törvényi kötelezettség teljesítésének elmulasztásából adódik, így például a közigazgatási alapvizsga letételének elmaradása, vagyonnyilatkozat tételének elmulasztása miatt. A kormányzati szolgálati jogviszony megszüntetésének esetei: –– a felek közös megegyezése; –– áthelyezés; –– lemondás; –– felmentés; –– azonnali hatállyal a próbaidő alatt. Elsősorban a kormánytisztviselő érdekét szolgálja az, hogy a kormányzati szolgálati jogviszony a munkáltató és kormánytisztviselő közös megegyezésével is megszüntethető. Közös megegyezéssel történő megszüntetés lehetséges azonnali hatállyal, illetve egy későbbi időpontban. Közös megegyezéssel történő megszüntetés esetében nem jár végkielégítés. A kormánytisztviselő bármikor lemondhat kormányzati szolgálati jogviszonyáról. A munkáltató a lemondás elfogadását nem tagadhatja meg, a lemondást nem kell megindokolni. A Kttv. részletesen szabályozza azokat az okokat, amelyek alapján a közigazgatási szerv felmentéssel megszüntetheti (például létszámcsökkentést kell a hivatali szervezetben végrehajtani, és emiatt a kormánytisztviselő munkaköre megszűnik), illetve azokat az okokat, amelyek alapján felmentéssel meg kell szüntetnie a kormányzati szolgálati jogviszonyt (például a kormánytisztviselő munkavégzése nem megfelelő). Felmentés esetén a kormánytisztviselőnek két hónap felmentési idő jár, amelynek legalább a felére a kormánytisztviselőt mentesíteni kell a munkavégzési kötelezettség alól. A kormánytisztviselő fel-

32


mentés esetén végkielégítésre is jogosult, kivéve, ha például nem megfelelő munkavégzés miatt mentették fel. A végkielégítés összege a közszolgálatban töltött idő függvénye. A felmentett kormánytisztviselők elhelyezkedését, a közigazgatásban való megtartásukat szolgálja a tartalékállomány intézménye. A tartalékállományba helyezett kormánytisztviselő adatait a személyügyi központ kezeli a felmentés idejéig, abból a célból, hogy számára másik közigazgatási szervnél a képzettségének és besorolásának megfelelő állást ajánljanak fel.

3.3. A KORMÁNYZATI SZOLGÁLATI JOGVISZONY TARTALMA A Kttv. a kormányzati szolgálati jogviszony tartalmát, a kormánytisztviselőket megillető jogokat és az őket terhelő kötelezettségeket a kormányzati szolgálati jogviszony tartalma címszó alatt foglalja össze. 3.3.1. A KORMÁNYTISZTVISELŐK KÖTELEZETTSÉGEI A kormányzati szolgálati tevékenység közérdekűsége miatt rendkívül fontos, hogy a kormánytisztviselő milyen módon végzi a rábízott feladatokat. A kormányzati szolgálati jogviszony sajátos tartalmi vonását fejezik ki a munkavégzéssel kapcsolatos többletkövetelmények, amelyek – az általános munkavégzési kötelezettségek mellett – mint többletkötelezettségek nagyban hozzájárulnak ahhoz, hogy a kormánytisztviselők tevékenységét ne pusztán munkavégzésnek, hanem szolgálatnak tekintsük. A kormánytisztviselők munkavégzéséhez kapcsolódó kötelezettségek: –– feladataikat a köz érdekében a jogszabályoknak, a hivatásetikai elveknek és a vezetői döntéseknek megfelelően, az általában elvárható szakértelemmel és gondossággal, –– pártatlanul és igazságosan, a kulturált ügyintézés szabályai szerint kötelesek ellátni; –– kötelesek az előírt helyen és időben, munkára képes állapotban megjelenni; –– munkaidejük alatt − munkavégzés céljából, munkára képes állapotban − a munkáltató rendelkezésére állni; –– vezetőkkel és munkatársakkal együttműködni; –– munkájukat személyesen ellátni, valamint általában olyan magatartást tanúsítani, hogy az más egészségét és testi épségét ne veszélyeztesse, munkáját ne zavarja, anyagi károsodását vagy helytelen megítélését ne idézze elő; –– meghatározó az utasítás végrehajtásának kötelezettsége, tekintettel a közigazgatás hierarchikus működésére. Főszabályként a kormánytisztviselő köteles a munkavégzéssel kapcsolatos feladatok körében felettesének utasításait végrehajtani. Meg kell tagadnia az utasítást, ha annak végrehajtásával bűncselekményt vagy szabálysértést követne el, illetve más személy életét, testi épségét vagy egészségét, illetőleg a környezetét közvetlenül és súlyosan veszélyeztetné. Megtagadhatja az utasítást, ha annak végrehajtása az életét, egészségét vagy testi épségét közvetlenül és súlyosan veszélyeztetné, illetve ha jogszabályba, vagy a munkáltató által kiadott normatív utasításba ütközne.

33


A kormánytisztviselő köteles az utasítást adó figyelmét felhívni, és egyben kérheti az utasítás írásba foglalását, ha az, vagy annak végrehajtása jogszabályba vagy a munkáltató által kiadott normatív utasításba ütközne, vagy teljesítése kárt idézhet elő, és a kormánytisztviselő a következményekkel számolhat, vagy az utasítás az érintettek jogos érdekeit sérti. Az utasítást adó felettes az utasítás írásba foglalását nem tagadhatja meg. Az utasítástól való eltérést a munkáltatónak azonnal jelezni kell. A felsőfokú végzettségű kormánytisztviselőnek a kinevezésétől számított egy éven belül, a középfokú végzettségű kormánytisztviselőnek két éven belül közigazgatási alapvizsgát kell tennie. A felsőfokú végzettségű kormánytisztviselő a kinevezéstől számított három éven belül közigazgatási szakvizsga letételére is kötelezett. A közigazgatás átláthatóságát, a korrupció megelőzését szolgálja a vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettség bevezetése. Az egyes vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségekről szóló 2007. évi CLII. törvény tételesen felsorolja azoknak a körét, akik kötelesek vagyonnyilatkozatot tenni (például vezetői munkakörben foglalkoztatott kormánytisztviselő). A kötelezettség a közös háztartásban élő hozzátartozókra is kiterjed. A vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettség elmulasztása a jogviszony megszüntetését vonja maga után. A kormánytisztviselő köteles megtartani a minősített adatot (korábbi nevén: állami és szolgálati titkot). Ezen túlmenően illetéktelen személynek és szervnek nem adhat tájékoztatást olyan tényekről, amelyek tevékenysége során jutottak tudomására, és kiszolgáltatásuk az állam, a közigazgatási szerv, munkatársa vagy az állampolgár számára hátrányos vagy jogellenesen előnyös következményekkel járna. 3.3.2. A KORMÁNYTISZTVISELŐ JOGAI A munkaközi szünet megállapítására, a pihenőidőre, a pihenőnapra és munkaszüneti napra, a szabadság kiadására stb. a kormánytisztviselők esetében is az általános munkajogi szabályokat kell alkalmazni. A kormánytisztviselő sajátos jogai nyilvánulnak meg a munkaidőnek, a túlmunkavégzésnek, és a szabadság mértékének szabályozásában. A kormánytisztviselő heti munkaideje 40 óra, rendkívüli esetben azonban a kormánytisztviselő ezen felül is köteles munkát végezni. A rendkívüli munkavégzést a kormánytisztviselő kérésére írásban kell elrendelni. A kormánytisztviselőt évi 25 munkanap alapszabadság illeti meg. Az alapszabadságon felül – besorolásától függően, illetve a törvényben meghatározott egyéb esetekben (pl. egészségkárosodás) – pótszabadságra is jogosult. A kormánytisztviselőt a munkáltató írásban értékeli. A teljesítményértékelés alapján a kormánytisztviselőnek jutalom fizethető. Legalább két teljesítményértékelés együttes eredménye adja a kormánytisztviselő minősítését. A kormánytisztviselő felelősségre vonása csak szabályozott rendben, eljárási garanciák mellett történhet, sérelem esetén bírósághoz fordulhat. A kormánytisztviselőknek alanyi joguk van az előmenetelhez, valamint az ehhez előírt képzéshez, továbbképzéshez.

34


A kormánytisztviselők illetménytáblája besorolási osztályokra és fizetési fokozatokra oszlik. A kormányzati szolgálati jogviszonyban kétféle besorolási osztályt különböztetünk meg: I. besorolási osztályba kerülnek a felsőfokú végzettségűek, II. besorolási osztályba pedig a középfokú végzettségűek. A besorolási osztályokat fizetési fokozatokra osztják, amelyekbe a közszolgálatban eltöltött idő alapján kerül besorolásra a kormánytisztviselő. A kormánytisztviselő illetménye alapilletményből, valamint – a törvényben meghatározott feltételek esetén – illetménykiegészítésből és illetménypótlékból áll. Az illetmény kifizetésének költségét a munkáltató viseli, a fizetési számlához kapcsolódóan a kormánytisztviselő részére bankszámla-hozzájárulás adható. Az egyéb juttatások rendszere a kormánytisztviselői pálya vonzerejét növeli (például jubileumi jutalom, cafeteria-juttatás).

3.4. AZ ÜGYKEZELŐKRE VONATKOZÓ ELTÉRŐ RENDELKEZÉSEK A Kttv. megfogalmazásában ügykezelő az, aki a közigazgatási szervnél közhatalmi, irányítási, ellen őrzési és felügyeleti tevékenység gyakorlásához kapcsolódó ügyviteli feladatokat lát el. Fontos, hogy az ügykezelő és a kormánytisztviselő közötti megkülönböztetés alapja a tevékenység jellege, nem pedig az iskolai végzettség szintje. A Kttv.-nek a kormányzati ügykezelőkre (VI. Fejezet) vonatkozó fejezete csak azokat a rendelkezéseket tartalmazza, amelyek eltérnek a Kttv. kormánytisztviselőkre vonatkozó szabályaitól, minden más esetben rájuk is ugyanazok a szabályok vonatkoznak, mint a kormánytisztviselőkre. Az ügykezelők alkalmazási feltétele – a büntetlen előélet, a cselekvőképesség és a magyar állampolgárság mellett – a legalább középszintű szakképesítés megléte, valamint, ha az államigazgatási szerv feladatkörébe tizennyolcadik életévét be nem töltött személy nevelése, felügyelete, gondozása vagy gyógykezelése tartozik, egyéb (büntetőjogi vonatkozású) kizáró feltételek hiánya. A minimálisan megkövetelt iskolai végzettség szintje nem jelenti azt, hogy ettől magasabb iskolai végzettségű személlyel ne lehetne ügyviteli feladat ellátására kormányzati szolgálati jogviszonyt létesíteni. A kormánytisztviselőktől eltérően ugyanakkor a magyar állampolgárság alól felmentés adható, ugyanis ügykezelői munkakörre kormányzati szolgálati jogviszony – a jogszabály által meghatározott fontos és bizalmas munkakör, valamint az ügykezelői osztályvezetői kinevezés kivételével – szabad mozgás és tartózkodás jogával rendelkező személlyel, vagy az Európai Szociális Kartáról szóló megállapodásban részt vevő ország állampolgárával is létesíthető, ha az illető a feladatkör ellátásához szükséges mértékű magyar nyelvismerettel rendelkezik. Az ügykezelőnek a kormányzati szolgálati jogviszony keletkezésétől számított hat hónapon belül ügykezelői alapvizsgát kell tennie. Ha az ügykezelő az alapvizsgát az előírt határidőt követő hat hónapon belül sem teszi le, jogviszonya megszűnik. Mentesül a vizsgatételi kötelezettség alól akkor, ha közgazdasági szakközépiskola igazgatás-ügyviteli szakán szerzett képesítést, illetve közigazgatási alap- vagy szakvizsgával rendelkezik. Ügykezelőkből álló szervezeti egység vezetésére ügykezelő osztályvezető nevezhető ki.

35


Az ügykezelő tevékenységét legalább ötévenként értékelni kell. Az értékelés szempontjait a munkáltatói jogkör gyakorlója határozza meg. Az ügykezelő illetményét a hivatali szervezet vezetője állapítja meg oly módon, hogy az legalább elérje a garantált bérminimum összegét, de ne haladja meg az illetményalap hatszorosát. Az illetmény megállapításakor arányosan figyelembe kell venni az ügykezelő szolgálati jogviszonyban töltött idejét. Ennek megfelelően kell megállapítani az ügykezelő osztályvezető illetményét is úgy, hogy illetménye ne legyen kevesebb, mint a vezetése alá tartozó ügykezelők illetménye. Az illetmény megállapításakor figyelembe veendő egyéb szempontokat a közszolgálati szabályzatban kell rögzíteni. Az ügykezelőnek vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettsége akkor keletkezik, ha a hivatali szervezet vezetője az általa betöltött munkakört fontos és bizalmas munkakörnek minősítette. A vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettség megtagadása megakadályozza a jogviszony létesítését, a közszolgálati jogviszony fennállása esetén pedig a jogviszony megszüntetéséhez vezet. Az ügykezelők alapszabadságának mértéke évi 20 munkanap, amely a betöltött életévek számának növekedésével fokozatosan – legfeljebb harminc munkanapra − emelkedik. Az ügykezelő jogviszonya megszűnése esetén nem helyezhető tartalékállományba. Összefoglalás A tág értelemben vett közszolgálat (állami szolgálat) munkavégzés céljából létesített különleges jogviszony. A gazdasági szférában keletkezett munkaviszonyokat a munka törvénykönyve, a közszolgálati tisztviselői jogviszonyt külön törvény (a Kttv.) szabályozza. A közszolgálati tisztviselő gyűjtőfogalom, az államigazgatási szerveknél kormánytisztviselők és kormányzati ügykezelők, az önkormányzatoknál köztisztviselők és közszolgálati ügykezelők dolgoznak. Az ügykezelők a Kttv. hatálya alá tartoznak, de nem kormánytisztviselők/köztisztviselők. Az ügykezelő és a kormánytisztviselő/köztisztviselő közötti megkülönböztetés alapja az általuk ellátott tevékenység jellege, nem az iskolai végzettségük. A Kttv.-nek az ügykezelőkre vonatkozó fejezetei csak azokat a rendelkezéseket tartalmazzák, amelyek eltérnek a kormánytisztviselőkre vonatkozó szabályoktól. A kormányzati szolgálati jogviszony egyik alanya az államigazgatási szerv, mint munkáltató, másik alanya a kormánytisztviselő, illetve a kormányzati ügykezelő, mint munkavállaló. A kormányzati szolgálati jogviszony létrejöttének általános és különös feltételei vannak. A kormányzati szolgálati jogviszony kinevezéssel jön létre. A jogviszony csak kivételesen, a törvényben meghatározott esetekben szűnhet meg. A jogviszony tartalma a kormánytisztviselőket megillető jogokból és terhelő kötelezettségekből áll. A kormánytisztviselőnek vannak általános – minden munkaviszonyra jellemző – kötelezettségei, és sajátos, a kormányzati szolgálati létből eredő többletkötelezettségei.

36

III. FEJEZET A KÖZIGAZGATÁSI HATÓSÁGI ELJÁRÁS SZABÁLYAI

1. A HATÓSÁGI JOGALKALMAZÁS ÉS ELJÁRÁSJOG JELENTÉSE, ALAPELVEI 1.1. A KÖZIGAZGATÁSI SZERVEK HATÓSÁGI JOGALKALMAZÓ TEVÉKENYSÉGE A közigazgatás az állampolgárok ezreinek ügyeiben jár el naponta, amikor például útlevelet vagy lakcímkártyát igénylünk, amikor az ingatlan-nyilvántartási eljárásban a hatóság bejegyzi a tulajdonjogunkat, vagy ha kereskedelmi tevékenységünkhöz engedélyt kívánunk beszerezni. Az ügyintézés kettős iránya azt jelenti, hogy az ügyek egy része a közigazgatás belső feladatainak megoldására irányul, vagy egyéb belső, a szervezetet érintő ügyekkel foglalkozik, másik része pedig kifelé, vagyis az állampolgárok felé irányul, amikor az ő kérelmükre vagy a hatóság kezdeményezésére eljárások indulnak. A közigazgatási szerv jogalkalmazó tevékenysége folytán különböző hatósági cselekményeket végez. Amikor a közigazgatási hatóság ilyen eljárásokat folytat és ezáltal döntési helyzetbe kerül, ebben az esetben beszélünk hatósági ügyintézésről. Közigazgatási eljárásnak nevezzük az ilyen hatósági fellépésként történő ügyintézést. Mivel Magyarország demokratikus jogállam, a hatóság működésének a jogszabályokon kell alapulnia.

1.2. A KÖZIGAZGATÁSI ELJÁRÁSI JOG Minden törvény alapját, így a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény (továbbiakban Ket.) alapját is az Alaptörvény képezi. Az Alaptörvény értelmében mindenkinek joga van ahhoz, hogy ügyeit a hatóságok részrehajlás nélkül, tisztességes módon és ésszerű határidőn belül intézzék. A hatóságok törvényben meghatározottak szerint kötelesek döntéseiket meghozni, indokolni. Ha az ügyfélnek jogellenesen kárt okoznak, kártérítési kötelezettségük van, illetve a nem jogszabályszerű eljárásuk következtében személyiségi jogában megsértett ügyfél számára sérelemdíjat fizetnek. A Ket. egyrészt előírja, hogy milyen esetekben kell döntést hoznia a hatóságnak – illetve a lehetséges döntés tartalmát –, másrészt meghatározza a döntéshez vezető ügyintézés menetét, az eljárás szereplőit, határidőit és egyéb elemeit. Szűkebb értelemben az ezeket szabályozó jogterületet nevezzük közigazgatási eljárási jognak. Fentiek alapján közigazgatási hatósági ügy minden olyan eljárás, amelyben a hatóság az ügyfelet érintő jogot vagy kötelességet állapít meg, adatot igazol, nyilvántartást vezet, vagy hatósági ellenőrzést végez. Például az építésügyi hatóság építési engedélyt ad ki, az ÁNTSZ jóváhagyja a vendéglátó-ipari helyiségek működését egészségügyi szempontból, de ugyanilyen nyilvántartás az ingatlan-nyilvántartás, illetve a gépjárművek törzskönyv alapján történő nyilvántartása.

37

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGA III. fejezet: A közigazgatási hatósági eljárás szabályai

1.3. A KÖZIGAZGATÁSI ELJÁRÁS ALAPELVEI Az eljárás egész menetét meghatározzák a közigazgatási eljárási törvény alapelvei. Az alapelvek az ügyfeleket megillető jogoknak és kötelezettségeknek a lényegét fejezik ki, illetve a hatóságok hatáskör gyakorlásával kapcsolatos kötelezettségének követendő irányát mutatják meg. Az alapelvek mindezek mellett iránytűként szolgálnak a későbbi jogalkotáshoz, valamint a hatósági jogalkalmazáshoz is. Az alapelveknek két fő fajtájuk van: a hatóságra és az ügyfélre vonatkozó alapelvek, de vannak olyan alapelvek is, melyek mind az ügyfélre, mind pedig a hatóságra vonatkoznak. A legfontosabb alapelvek: –– Törvényesség: ez az alapelv az eljárás minden szereplőjére vonatkozik, amelynek értelmében a hatóság köteles betartani és betartatni a jogszabályi előírásokat az eljárás során. Például: az eljáró építésügyi hatóság az építési engedélyt csak az adott szakirányú törvény előírásai alapján adhatja meg, az ott megfogalmazott építési szabványoktól, normáktól nem térhet el. –– A közigazgatási hatóság hatáskörét a jogszabályokban előírt célok megvalósítása érdekében, mérlegelési és méltányossági jogkörét a jogalkotó által meghatározott szempontok figyelembevételével és az adott egyedi ügy sajátosságaira tekintettel gyakorolja: a hatósági döntés meghozatala során az eljáró hatóság ne gépies döntéseket hozzon az egyes ügyek kapcsán, hanem vegye figyelembe, hogy minden ügy különböző, egyedi, hiszen az ügyfelek élethelyzetei, körülményei nagyban különbözhetnek annak ellenére, hogy ugyanolyan típusú ügyben várnak döntést a hatóságtól. Például a hatóság mérlegelési jogköre, hogy az állampolgár anyagi körülményeire tekintettel egy bírságolás esetén az 5000 Ft-tól 500 000 Ft-ig terjedő bírság tekintetében milyen összegű bírságot szab ki. –– A hatáskör gyakorlásával való visszaélés tilalma: a hatáskört gyakorló közigazgatási szerv közhatalommal rendelkezik, amelyet csak az állampolgárok és az állam törvényes érdekeinek és jogainak védelmében alkalmazhat. A Büntető Törvénykönyvben bűntettnek minősül a hivatali visszaélés. –– Szakszerűség, egyszerűség, gyorsaság és az ügyféllel való együttműködés: mindenki számára ismerős fogalom a sóhivatal, ahol az ügyekkel minden történik, csak nem intéződnek el. A törvény célja, hogy az ügyek elintézése ne húzódjon indokolatlanul sokáig, hiszen a gyors és hatékony ügyintézés nélkülözhetetlen a társadalmi és gazdasági folyamatok egészséges fejlődéséhez. Az ügyféllel történő együttműködés értelmében a hatóság nem az ügyfél felett álló mindenható szerv, hanem célja az ügyfél problémájának a megoldása. Ennek az alapelvnek az érvényesüléséhez nem pusztán a törvényeket kell megváltoztatni, hanem a hatóság együttműködő hozzáállása is szükséges. Az eljárás során törekedni kell arra, hogy az ügyintézésben fölösleges eljárási folyamatokat ne iktasson be az eljáró hatóság, törekedni kell minden ügy hatékony, gyors elintésére. Felesleges iratok becsatolására nem szabad az ügyfelet kötelezni.

38


–– A közigazgatási hatóság az ügyfél jogát és jogos érdekét csak a közérdek és az ellenérdekű fél jogának vagy jogos érdekének védelméhez szükséges mértékben korlátozza: az alapelv jelentősége a hatóság döntésének valamilyen mértékű korlátozásában rejlik, nevezetesen, hogy nem veszélyezteti az állampolgár anyagi és létbiztonságát. A hatóság ezenkívül köteles az eljárásban érintett kiskorú érdekeinek fokozott figyelembevételével eljárni. Gondoljunk csak arra, hogy némely hatóság jogosult olyan korlátozásokra, amelyeknek az elengedhetetlenül szükséges időn túli fenntartása könnyen csődbe vihet egy vállalkozást, vagy aránytalan terheket okozna a lakosságnak. Közérdekű beruházás, például szeméttelep építési engedélyének kiadása során fokozottan tekintettel kell lennie a környéken élők jogos igényeire. –– A jóhiszeműen szerzett és gyakorolt jogok védelme: konkrét ügyben hozott hatósági döntés nem semmisíthet meg olyan korábban megszerzett jogokat, melyeket annak jogosultja jóhiszeműen szerzett meg és gyakorolt. Jóhiszemű az a személy, aki nem tud, és kellő körültekintés mellett sem tudhat a látszattal ellentétes valóságról. –– A törvény előtti egyenlőség; a diszkrimináció tilalma, az egyenlő bánásmód követelménye: ezen alapelv értelmében tilos az indokolatlan különbségtétel az ügyfelek között. Az a körülmény, hogy az ügyfél magánszemély, magyar vagy nem magyar állampolgár, férfi avagy nő, illetve hogy milyen vallású, sem pozitív, sem negatív következménnyel nem járhat. –– A szabad bizonyítás elve: az eljáró hatóság nincs kötve meghatározott típusú bizonyítékfajtákhoz, hanem a tényállás valósághű felderítése érdekében bármely jogszerű eszközt és módszert figyelembe vehet, amely az adott tény bizonyítására alkalmas. –– A hivatalból való eljárás elve: A hatóság hivatalból − tehát az ügyfél kérelme nélkül − indíthat eljárást, és állapíthatja meg a tényállást. Meghatározhatja a bizonyítás módját, vagy akár felülvizsgálhatja a saját, illetve a felügyelete alá tartozó hatóság döntését. –– A költségtakarékos eljárás kötelezettsége: a hatóságnak úgy kell az adott eljárási cselekményt elvégeznie, hogy mind az ügyfélnek, mind a hatóságnak csak a legszükségesebb indokolt költséget okozza. Például egy eljárásban nem lehet indokolatlanul újraidézni a korábban tanúként kihallgatott személyt. –– Az elektronikus ügyintézés ösztönzésének elve: a mai modern társadalomban a hatóságnak törekednie kell arra, hogy minél több eljárást elektronikus formában is elintézhessen az ügyfél. Gondoljunk arra, hogy például a NAV-nál már sok bevallást csak elektronikus úton lehet megtenni.

39


A KET-ben található alapelvek csoportosítását a következő táblázat mutatja be: A hatósággal szemben támasztott követelményeket meghatározó alapelvek 1. A közigazgatási hatóság hatáskörét a jogszabályokban előírt célok megvalósítása érdekében, mérlegelési és méltányossági jogkörét a jogalkotó által meghatározott szempontok figyelembevételével és az adott egyedi ügy sajátosságaira tekintettel gyakorolja; 2. A hatáskör gyakorlásával való vis�szaélés tilalma; 3. S zakszerűség, egyszerűség, gyorsaság és az ügyféllel való együttműködés; 4. A közigazgatási hatóság az ügyfél jogát és jogos érdekét csak a közérdek és az ellenérdekű fél jogának vagy jogos érdekének védelméhez szükséges mértékben korlátozza; 5. Törvény előtti egyenlőség, a diszkrimináció tilalma, az egyenlő bánásmód követelménye; 6. A szabad bizonyítás elve; 7. A hivatalból való eljárás elve; 8. Költségtakarékos eljárás kötelezettsége; 9. Az elektronikus ügyintézés ösztönzésének elve.

Ügyféli jogokat és ügyféli kötelezettségeket meghatározó alapelvek 1. Tisztességes ügyintézés, a határidőben hozott döntéshez való jog; 2. Az eljárás során az anyanyelv használatának a joga; 3. Az ügyfél kártérítéshez, sérelemdíjhoz való joga; 4. Az ügyfél jogorvoslathoz való joga;

Mindkettőre vonatkozó alapelvek 1. Törvényesség; 2. Jóhiszeműen szerzett és gyakorolt jogok védelme.

5. Az ügyfél tájékoztatáshoz, kitanításhoz való joga, az irat-betekintési jog; 6. Az ügyfél köteles a hatósági eljárásban jóhiszeműen eljárni.

1. táblázat: A KET-ben található alapelvek csoportosítása

2. A KET. HATÁLYA, A HATÓSÁGI ÜGY, AZ ÜGYFÉL ÉS A HATÓSÁG 2.1. A KET. HATÁLYA Egy jogszabály hatálya azt mutatja meg, hogy egy adott jogszabály milyen személyekre, szervezetekre vonatkozóan állapít meg jogokat, kötelezettségeket (személyi hatály), milyen tárgyú viszonyokra vonatkozó szabályokat tartalmaz (tárgyi hatály) és mindez milyen földrajzi területen (területi hatály) és milyen időkorlátok között (időbeli hatály) érvényes. A Ket. tárgyi hatálya a közigazgatási hatósági ügyekre terjed ki, amelynek alapján jogot vagy kötelezettséget állapít meg, adatot, tényt vagy jogosultságot igazol, hatósági nyilvántartást vezet – ideértve a nyilvántartásba vételt és törlést –, s hatósági ellenőrzést végez.

40


A Ket. személyi hatálya a hatóságra, az ügyfélre és az eljárásban közreműködő egyéb résztvevőkre (tolmács, tanú stb.) vonatkozik. A Ket. területi hatálya néhány speciális esettől eltekintve Magyarország területét jelenti (speciális kivétel: a külföldön lévő magyar konzulátusok, illetve magyar felségjel alatt közlekedő hajók, illetve repülők), a törvény időbeli hatálya pedig a törvény hatálybalépésétől annak hatályon kívül helyezéséig tart.

2.2. AZ ÜGYFÉL Az a természetes vagy jogi személy, vagy jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, akinek vagy amelynek jogát, jogos érdekét az ügy érinti, tehát aki vagy ami az eljárás szükségképpeni alanya. Továbbá az, akit hatósági ellenőrzés alá vontak, illetve akire nézve a hatósági nyilvántartás adatot tartalmaz. Bizonyos ügyekben – például egy létesítménnyel kapcsolatos eljárásban – ide kell érteni a létesítmény hatásterületén lévő valamennyi ingatlan tulajdonosát és bejegyzett jogszerű használóját, vagyis a különböző haszonélvezeti jogok, illetve más ingatlanhasználattal kapcsolatos jogok gyakorlóit is.

2.3. A KÖZIGAZGATÁSI HATÓSÁG A közigazgatási hatósági eljárás másik szükségképpeni alanya a közigazgatási hatóság: ezek a szervek alapvetően vagy államigazgatási, vagy önkormányzati szervek. Az államigazgatási szervek lehetnek minisztériumok, vagy más központi államigazgatási szervek, illetve területi államigazgatási szervek (fővárosi és megyei kormányhivatalok, a Bevándorlási és Állampolgársági Hivatal területi szervei, a NAV területi szervei stb.). Közigazgatási hatóságnak minősül továbbá a helyi önkormányzati képviselő-testület, polgármester, főpolgármester, a megyei közgyűlés elnöke, a főjegyző, a jegyző, illetve a polgármesteri hivatal és a közös önkormányzati hivatal ügyintézője. Törvény vagy kormányrendelet által közigazgatási hatósági jogkör gyakorlására feljogosított egyéb szervezet, köztestület vagy személy is lehet hatóság (például Magyar Ügyvédi Kamara mint köztestület).

3. JOGHATÓSÁG, HATÁSKÖR, ILLETÉKESSÉG A joghatóság, a hatáskör és az illetékesség hármasa a közigazgatási eljárásban arra ad választ, hogy a konkrét közigazgatási hatósági ügyben a világ számos közigazgatási szerve közül melyik járhat el, és milyen intézkedést (döntést) hozhat.

3.1. A JOGHATÓSÁG FOGALMA A joghatóság meghatározása segít eldönteni, hogy az adott hatósági ügyben van-e eljárási jogosultságuk a magyar hatóságoknak, tehát hogy az adott ügyet magyarországi vagy külföldi ügyintézés alá kell sorolni.

41


A hatósági ügyintézés megkezdésekor az ügyintéző köteles az ügy olyan jellemzőit vizsgálni, amelyből következtethet joghatósága fennállására vagy annak hiányára. A Ket. legfontosabb joghatósági szabálya: magyar ügyfél, illetőleg Magyarországon nyilvántartásba vett jogi személy hatósági ügyében Magyarország területén a magyar hatóság jár el. Külföldi ügyfél vagy külföldön nyilvántartásba vett jogi személy esetén Magyarország területén is jogosult a magyar hatóság eljárni akkor, ha az Európai Unió általános hatályú, közvetlenül alkalmazandó kötelező jogi aktusát (vagyis rendeletet) vagy magyar jogszabályt kell alkalmazni, például egy külföldi tulajdonú, siófoki telken történő építési engedély megadása ügyében.

3.2. HATÁSKÖR Ha a joghatóság fennállása tisztázott, a sok-sok hatósági ügy nyomán dönteni kell arról, hogy az adott hatósági ügy melyik hatóság feladatkörébe, vagyis hatáskörébe tartozik. A hatáskör tehát a feladat – mint megosztási szempont – szerinti munkamegosztási szabály a közigazgatási hatóságok között. A feladatok ellátásához szükséges jogosítványokat jelenti. Az ügyek tárgy szerinti felosztását, tehát a pontos hatásköri szabályokat külön jogszabályok határozzák meg. Ezen jogszabályok megállapítják, hogy a hatóságok közül melyek az első fokon eljáró hatáskörrel rendelkező szervek az adott feladatkörben, és melyik a fellebbezést elbíráló hatóság. A hatáskör jogi fogalma arra ad választ, hogy valamely ügycsoportban milyen típusú és milyen szintű közigazgatási szerv jár el. Tulajdonjog bejegyzését például a földhivatal, szülő-gyermek kapcsolattartásának szabályozását a gyámhivatal végzi.

3.3. ILLETÉKESSÉG Az illetékesség a fenti fogalmakból a legszűkebb, és az eljáró hatósági szervet legpontosabban megjelölő kategória, hiszen az illetékesség az azonos hatáskörű hatóságok között a területi elv alapján mondja ki, hogy a sok azonos hatáskörű hatóság közül melyik az adott ügyben konkrétan eljáró hatóság. Ebből is adódik az a megfogalmazás, hogy az adott kérelmet az „arra illetékes hatóságnál” kell benyújtani. Az eljárási törvény többféle illetékességi okot határoz meg, elsődleges ezek közül az ügyfél lakó- vagy tartózkodási helye, ennek hiányában értesítési címe, szervezet esetén pedig annak székhelye, telephelye, fióktelepe. Ha ingatlannal kapcsolatos ügyintézés szükséges, az illetékességet az ingatlan fekvése határozza meg. Egyes esetekben az a hatóság jár el, amelynek illetékességi területén az ügy tárgyát képező tevékenységet gyakorolják vagy gyakorolni kívánják (például közterület-használati engedély). Az illetékességet megalapozhatja végül a jogellenes magatartás elkövetésének helye is.

42


Gyámhatósági tárgykörű ügyben például az eljáró gyámhivatal kijelölését tehát a gyermek lakó- vagy tartózkodási helye szerinti gyámhivatal határozza meg.

4. A KÖZIGAZGATÁSI ELJÁRÁS SZAKASZAI 4.1. AZ ELSŐFOKÚ ELJÁRÁS (ALAPELJÁRÁS) 4.1.1. AZ ELJÁRÁS MEGINDULÁSA A közigazgatási eljárás hivatalból vagy az ügyfél kérelmére indulhat. Általában a közigazgatási ügyek az ügyfél kérelmére indulnak, de elképzelhető az is, hogy az ügyfél utóbb visszavonja kérelmét, de a hatóság észleli az eljárási kötelezettségét, tehát a hatóság akaratából (azaz hivatalból) tovább folyik az eljárás. A hatóság az alábbi esetekben köteles a hatáskörébe tartozó ügyben még az illetékességi területén kívül is hivatalból megindítani az eljárást, ha –– ezt jogszabály előírja; –– erre felügyeleti szerve utasította, a bíróság kötelezte; –– életveszéllyel vagy súlyos kárral fenyegető helyzetről szerez tudomást. Az ügyfél kérelme arra irányul, hogy a hatóság valamilyen ügyben hozzon döntést, adjon hozzájárulást, engedélyt, vagy mentesítse a kötelezettség alól, illetve enyhítse az előírt kötelezettség mértékét. Hivatalból meginduló közigazgatási eljárás rendszerint a hatóság ellenőrző tevékenysége kapcsán indulhat. Az ügyfél a kérelmét írásban vagy a hatóság előtt személyesen megjelenve szóban is előterjesztheti. Ha az ügyfél személyes megjelenése hiányában az ügy eldöntéséhez szükséges tény, információ vagy adat másképpen nem szerezhető meg, akkor ebben az esetben törvény a kérelem személyes előterjesztését írhatja elő. Életveszéllyel vagy súlyos kárral fenyegető helyzet során az azonnali intézkedést igénylő ügyben a kérelmet telefonon is elő lehet terjeszteni. Ezeken kívül jogszabály is megteremtheti annak lehetőségét, hogy az ügyfél elektronikus azonosítását követően telefonon terjessze elő a kérelmet. Segíti az ügy gyors elintézését, ha az ügyfél, figyelemmel a feljebb ismertetett hatásköri és illetékességi szabályokra, a megfelelő szervnél nyújtja be a kérelmét, ellenkező esetben sok időt veszít azzal, hogy az adott ügyre hatáskörrel és illetékességgel rendelkező szervhez kell áttenni a rossz helyen benyújtott kérelmét. A hatóság azonban bizonyos esetekben a kérelmet érdemi vizsgálat nélkül, nyolc napon belül elutasítja. Ilyen eset például, ha az eljárásra magyar hatóságnak nincs joghatósága, a hatóságnak nincs hatásköre vagy nem illetékes, és a kérelem áttételének nincs helye. A természetes személy ügyfél az elsőfokú eljárás megindítására irányuló kérelmét nemcsak az eljárásra hatáskörrel rendelkező illetékes hatóságnál, hanem a Kormány által rendeletben meghatározott ügyekben a kormányablaknál, vagy ha jogszabály azt nem zárja ki, lakcíme vagy munkahelye szerinti székhelyű, azonos hatáskörű hatóságnál, ennek hiányában pedig a lakcíme vagy munkahelye szerint illetékes jegyzőnél is előterjesztheti, aki azt továbbítja a hatáskörrel rendelkező illetékes hatósághoz.

43


4.1.2. TÉNYÁLLÁS TISZTÁZÁSA, BIZONYÍTÁSI ELJÁRÁS Bonyolultabb ügy esetén a hatóság feladata, hogy a tényállás minden körülményre tekintettel történő kivizsgálása megtörténjen, tehát a tényállást tisztázza. Ha a tényállás az eljárást kezdeményező ügyfél kérelme vagy személyes meghallgatása körében nem tisztázható, úgy a hatóságnak kell további bizonyítási eljárást folytatnia. Bizonyítási eljárás keretében tanúkat hallgathat meg, akiknek az ügyről vagy annak körülményeiről értékelhető tudomásuk van, szakértőt rendelhet ki, ha az ügyben szakkérdés merült fel, helyszíni szemlét tarthat, okiratokat kérhet be stb. 4.1.3. A JEGYZŐKÖNYV FORMAI ÉS TARTALMI ELEMEI A hatóság az egyes eljárási cselekmények dokumentálására jegyzőkönyvet vesz fel. Így jegyzőkönyv készül a lefoglalásról, a szemle lefolytatásáról (ha a hatóság hatósági tanút alkalmaz), a tárgyalásról, a közmeghallgatásról, a biztosítási intézkedés elvégzéséről (ha a hatóság hatósági tanút alkalmaz), a jogszabályban meghatározott eljárási cselekményről. Ezen túlmenően, ha az ügyfél vagy az eljárási cselekményben érintett személy kéri, vagy a hatóság az eljárás érdekében egyébként szükségesnek tartja, a hatóság jegyzőkönyvet készít a szóbeli kérelemről, az ügyfél, a tanú, a szakértő meghallgatásáról, a szemle lefolytatásáról, ha a hatóság nem alkalmaz hatósági tanút, minden más bizonyítási cselekményről. A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell az eljáró hatóság megnevezését, az ügy tárgyát és ügyiratszámát, a jegyzőkönyv készítésének helyét és idejét, a meghallgatott személy természetes személyazonosító adatait, és eljárásjogi helyzetét és – ha azt a hatóság tudomására hozta – egyéb elérési lehetőségét, valamint az ügyre vonatkozó lényeges nyilatkozatok és megállapítások összefoglalását (persze nem feltétlenül szó szerint). A jegyzőkönyvnek utalnia kell arra, hogy a meghallgatott személynek a jogaira és kötelezettségeire vonatkozó figyelmeztetése megtörtént. A jegyzőkönyv része a meghallgatott személy vagy képviselője, az eljáró ügyintéző, és a jegyzőkönyvvezető oldalankénti aláírása. A jegyzőkönyv feladata az, hogy abból egyértelműen kitűnjön az adott eljárási cselekmény jogszabályoknak megfelelő lefolytatása és rekonstruálása. Minden olyan eljárási cselekményről, amelyről nem készül jegyzőkönyv, hang-, kép-, vagy filmfelvétel, hivatalos feljegyzést kell készíteni, amely tartalmazza az eljárási cselekmény felvételének helyét, időpontját, az ügy tárgyát és számát, magát az eljárási cselekményt, valamint az eljáró ügyintéző nevét és aláírását. A hivatalos feljegyzés számítógépes programmal, automatikusan is elkészíthető, ebben az esetben a feljegyzést készítő aláírása helyett a hatóság gépi aláírása is alkalmazható.

44


4.1.4. ÜGYINTÉZÉSI HATÁRIDŐK Főszabály szerint a közigazgatási eljárásban az érdemi határozatot 2014-től 21 napon belül kell meghozni. Rövidebb határidőt bármely jogszabály, hosszabbat csak törvény vagy kormányrendelet határozhat meg. Az eljáró hatóság vezetője kivételesen indokolt esetben 15 vagy 21 nappal meghosszabbíthatja az ügyintézési határidőt egy alkalommal. Az ügyintézési határidőbe nem számít bele az az idő, amely az eljáráshoz szükséges más hatóság eljárásához szükséges. Az önhibából elmulasztott határidő esetén hiánypótlásra az igazolási kérelem 8 napon belül terjeszthető elő. 4.1.4.1. Az ügyintézési határidő elmulasztásának következménye Ha a hatóság a rá irányadó ügyintézési határidőt az ügyfélnek és az eljárás egyéb résztvevőjének fel nem róható okból túllépi, köteles az ügyfél által az eljárás lefolytatásáért megfizetett illetéknek vagy díjnak megfelelő összeget az ügyfél részére visszafizetni. Abban az esetben, ha az ügyintézés időtartama meghaladja az irányadó ügyintézési határidő kétszeresét, a visszatérített díj duplája jár vissza az ügyfélnek. 4.1.5. IDÉZÉS, ÉRTESÍTÉS Az idézés a hatóság kötelező jellegű felhívása arra, hogy az idézett a megjelölt időben és helyen nyilatkozattételre, tanúzásra stb. alkalmas állapotban jelenjen meg. Ennek elmulasztása esetén a mulasztóval szemben eljárási bírság, illetve rendőri elővezetés alkalmazható. Az értesítés esetén a címzett nem köteles megjelenni, választhat, hogy megjelenik az eljárási cselekmény foganatosításánál, vagy sem, de ez az adott cselekmény lefolytatását nem befolyásolja. Ha jogszabály lehetővé teszi, az ügyfél személyesen vagy telefonon is értesíthető. Lényeges még, hogy az ügyfelet a kérelmére indított eljárásban az eljáró hatóság nem idézheti, csak értesítheti. 4.1.6. AZ ELJÁRÁS MEGSZÜNTETÉSE, FELFÜGGESZTÉSE Az eljárás során bekövetkezett olyan tény, állapot, esemény, amely az eljárás egészét lehetetlenné avagy értelmetlenné teszi, az eljárás megszűnését vonja maga után (például az ügyfél visszavonja a kérelmét, az ügyfél halála következtében az eljárás okafogyottá vált, és eljárásbeli jogutódlás sem következett be, vagy éppen az ügy tárgyát képező vagyontárgy megsemmisült vagy olyan mértékben károsodott, hogy emiatt az eljárás okafogyottá vált.). Az eljárás felfüggesztésére akkor kerül sor, ha az eljáró hatóság azért nem tud dönteni az ügyben, mert más hatóság döntését kell megvárnia ahhoz, hogy megalapozott döntést hozhasson. Az ügyfél is kérheti az eljárás felfüggesztését, elsősorban akkor, ha ezt jogszabály nem zárja ki, illetve nincs ellenérdekű ügyfél.

45


4.1.7. A KÉPVISELET SZABÁLYAI A közigazgatási eljárásban a képviselet három formája ismert: a törvényes, a meghatalmazotti, és az ügygondnok által ellátott képviselet. Általánosságban elmondható, hogy a képviseletnek általános és folyamatos jelleggel kell bírnia. Törvényes képviselet esetén a képviselt eljárásjogi képességgel nem rendelkezik (kiskorú, jogi személy, jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet). A természetes személy ügyfél részére, ha ismeretlen helyen tartózkodik, vagy nem tud az ügyben eljárni, és nincs törvényes képviselője vagy meghatalmazottja, az eljáró hatóság az erre vonatkozó iratok csatolásával a gyámhatóságnál ügygondnok kötelező kirendelését kezdeményezi, vagy ha törvény vagy kormányrendelet lehetővé teszi − az ügygondnok kirendelésére vonatkozó részletes szabályok meghatározásával −, maga gondoskodik az ügygondnok kirendeléséről. Az ügygondnok az ügyfél érdekében jár el. 4.1.8. SZAKHATÓSÁG A KÖZIGAZGATÁSI ELJÁRÁSBAN Jogszabály elrendelheti, hogy a határozat meghozatala előtt szakhatóság állásfoglalását kell beszerezni. Mivel ez jogszabályi kötelezettsége az eljáró hatóságnak, a szakhatósági közreműködés nélkül jogszerű döntést nem hozhat. Például étterem működése nem engedélyezhető az ÁNTSZ (közegészségügyi hatóság) hozzájárulása nélkül. 4.1.9. KIZÁRÁS INTÉZMÉNYE A KÖZIGAZGATÁSI ELJÁRÁSBAN A független és pártatlan eljárás érdekét szolgálja a kizárás intézménye, hogy olyan személy vagy szervezet ne vehessen részt az eljárásban, aki/amely bármely ok miatt elfogult, vagy ellene az elfogultság látszata felmerülhet. A kizárásnak két fajtája ismeretes, az abszolút és a relatív. Abszolút kizárási ok esetén nincs helye mérlegelésnek, az illető személy/szervezet az eljárásban nem vehet részt, ki kell zárni. Például ügyintéző saját, illetve hozzátartozója ügyében nem járhat el; a másodfokú eljárásban nem vehet részt az, aki az elsőfokú döntés meghozatalában részt vett, illetve hatóság a saját ügyében nem járhat el. Relatív kizárási ok akkor áll fenn, ha az ügyintézőtől nem várható el az ügy tárgyilagos részrehajlás-mentes megítélése. Ebben az esetben a kizárás mérlegelés kérdése, melyben a hatóság vezetője dönt. Például, ha az ügyfél az ügyintéző régi barátja vagy éppen haragosa. 4.1.10. IRATBETEKINTÉS AZ ELJÁRÁS SORÁN Az eljárás során az ügyfél, illetve képviselője az eljárás során keletkezett iratokba betekinthet, azokról másolatot kérhet.

46


4.1.11. A HATÓSÁG DÖNTÉSEI, A HATÁROZAT FAJTÁI A bizonyítási eljárás lefolytatása után, ha a tényállás tisztázásra került, a megfelelő jogszabályok figyelembevételével hozza meg a hatóság az érdemi döntését: az elsőfokú határozatot. A határozatot írásba kell foglalni. A határozat első része a fejléc, amely a hatósági jogviszonyban részt vevők megnevezését, az ügy számát, tárgyát tartalmazza, a rendelkező rész, amely lényegében a hatóság érdemi döntését és annak tartalmi elemeit (tényállás, bizonyítékok) közli. Része a határozatnak az indokolás is, amelyben a hatóság részletezi a döntése alapjául szolgáló indokokat, valamint megjelöli az alkalmazott anyagi és eljárásjogi jogszabályokat. A határozatnak – a rendelkező részben – tartalmaznia kell egy felhívást a jogorvoslat lehetőségére. Ha az ügyfélnek a hatóság határozata megfelel, úgy a közigazgatási eljárás az elsőfokú eljárással befejeződik. Hatóság döntései lehetnek még az ügy érdemében hozott határozaton túl: végzés, egyezség jóváhagyása, hatósági szerződés, hatósági bizonyítvány, hatósági igazolvány. Végzéssel dönt a hatóság az úgynevezett eljárási kérdésekben, például szakértő kirendeléséről, valamint a végrehajtási eljárás során. A közigazgatási eljárásban sajátos döntés az egyezség jóváhagyása: az eljárásban részt vevő felek megállapodhatnak egymással az ügy kimenetelét illetően, ez azonban csak akkor lesz érvényes, ha a hatóság jóváhagyja a megállapodásukat. Hatósági szerződésről akkor beszélünk, ha az eljáró hatóság az ügynek a közérdek és az ügyfél szempontjából is előnyös rendezése érdekében határozathozatal helyett hatósági szerződést köt. A szerződésben foglaltak megszegése esetén a szerződés jogerős és végrehajtható határozatnak minősül. Különösen az építésügyi igazgatásban, a környezetvédelmi ügyekben terjedt el a hatósági szerződés. A hatóság által a jogszabályban meghatározott esetekben, valamint az egyébként hatáskörébe tartozó eljáráshoz kapcsolódóan az ügyfél kérelmére valamely tény, állapot vagy egyéb adat igazolására kiállított okiratot, valamint a hatósági nyilvántartásban való bejegyzést (módosítást, javítást, törlést) határozatnak kell tekinteni. Az ilyen határozat jellegű okiratokat nevezzük hatósági bizonyítványnak, illetve hatósági igazolványnak. Ha a hatóság az előírt határidőben nem hoz döntést, és az ügyfél kérelme valamilyen jog megszerzésére (pl. működési engedély) irányul, a „hallgatás – beleegyezés” elve alapján az ügyfelet megilleti a kérelmezett jog gyakorlása. Ugyanilyen megfontolásból, ha a szakhatóság az előírt határidőn belül nem ad ki állásfoglalást, hozzájárulását megadottnak kell tekinteni.

47


4.2. JOGORVOSLATI ELJÁRÁS A jogorvoslati eljárás a közigazgatási eljárásnak az elsőfokú vagy alapeljárást követő második, „eshetőleges” szakasza, melyre akkor kerül sor, ha a hatóság döntése az ügyfél kérelmének részben vagy egészében nem felel meg, és így igénybe veszi a lehetséges jogorvoslati formák valamelyikét. A közigazgatási eljárásban rendelkezésre álló jogorvoslatok csoportosítását a következő táblázat mutatja be: Ügyfél kérelme alapján induló jogorvoslatok

–– fellebbezés –– bírósági felülvizsgálat (közigazgatási per) –– újrafelvételi eljárás –– határozat felülvizsgálata az alkotmánybíróság határozata alapján

Hivatalból lefolytatható döntés-felülvizsgálati eljárások –– döntés módosítása vagy visszavonása –– felügyeleti eljárás –– ügyészi felhívás nyomán

Mind az ügyfél kérelmére, mind pedig hivatalból lehetséges jogorvoslatok –– döntés kijavítása –– döntés kicserélése –– döntés kiegészítése

2. táblázat: A közigazgatási eljárásban rendelkezésre álló jogorvoslatok csoportosítása A Ket. módot ad az elsőfokú határozat elleni általános jogorvoslatra: ez a fellebbezés. Ezt a jogorvoslati formát a törvény időhatárhoz köti, az elsőfokú határozat kézhezvételétől számított 15 napon belül kérheti az ügyfél az elsőfokú döntés fellebbezési eljárásban történő felülvizsgálatát. A fellebbezés előterjesztésével kezdetét veszi a közigazgatási eljárás második, úgynevezett jogorvoslati szakasza, melyben a jogszabályban meghatározott másodfokú hatóság felülvizsgálja, hogy az elsőfokú döntés megfelel-e a feltárt tényállásnak és az irányadó jogszabályoknak. A másodfokú hatóság a fellebbezési eljárásban új bizonyítást is lefolytathat, de elképzelhető, hogy a korábban feltárt tényeket értékeli másként. A fellebbezési eljárást nevezzük rendes jogorvoslatnak, ami azt jelenti, hogy minden elsőfokú határozattal szemben – néhány nagyon szűk kivételtől eltekintve – az adott határidőn belül igénybe vehető. Többek között nincs helye a fellebbezésnek, –– ha az ügyben törvény azt kizárja; –– az ügyfelek részéről az egyezségüket jóváhagyó határozat ellen; –– jogszabály eltérő rendelkezése hiányában valamely adatnak, ténynek vagy jogosultságnak a hatósági nyilvántartásba hivatalbóli, mérlegelés nélküli bejegyzésével szemben; –– ha az elsőfokú döntést miniszter, autonóm államigazgatási szerv, önálló szabályozó szerv vagy kormányhivatal vezetője hozta; –– törvény vagy kormányrendelet eltérő rendelkezése hiányában, ha az elsőfokú döntést központi államigazgatási szerv vezetője hozta;

48


–– a képviselő-testület önkormányzati hatósági ügyben hozott határozata ellen; a Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. törvény (Mötv.) 51. § (4) bekezdésében meghatározott közigazgatási bírság kiszabásával kapcsolatos eljárásokban az átruházott hatáskörben hozott határozatok ellen. Ez azt jelenti, hogy a helyi önkormányzat képviselő-testülete rendeletben meghatározhat tiltott, közösségellenes magatartásokat. E magatartás elkövetőjével szemben kiszabott bírság esetén nincs mód a fellebbezésre. A másodfokú határozat jogerős, vele szemben további fellebbezésnek nincs helye. A jogerő azt jelenti, hogy a határozatban foglaltakat teljesíteni kell, ennek elmaradása esetén a határozattal szemben végrehajtást lehet kezdeményezni. Ha az ügyfél a másodfokú határozatot is sérelmezi, és meggyőződése szerint a hatóság jogszabályt sértett, úgy a másodfokú határozat kézhezvételétől számított 30 napon belül bírósági felülvizsgálatot kezdeményezhet, mely − nevéből következően is − már nem közigazgatási hatóság előtt, hanem a bíróság előtt folyik. A keresetlevél alapján induló közigazgatási pernek a pert megindító ügyfél a felperese, míg a határozatot hozó közigazgatási szerv alperesi pozícióban van. A bírósági felülvizsgálat már nem általános, rendes jogorvoslati forma, hanem rendkívüli, csak jogszabálysértés esetén vehető igénybe, és csak akkor, ha az ügyfél fellebbezési jogát kimerítette. A bíróság a közigazgatási per lefolytatásának eredményeképpen a következő ítéleteket hozhatja: megállapítja a jogszabálysértést, és a közigazgatási döntést hatályon kívül helyezi; a hatályon kívül helyezéssel egyidejűleg a hatóságot új eljárás lefolytatására kötelezi; bizonyos ügyfajtákban módja van megváltoztatni a közigazgatási döntést; az ügyfél keresetét alaptalannak ítéli, mert megállapítja, hogy a határozat nem jogszabálysértő, és elutasítja azt. Újrafelvételi eljárásra akkor van lehetőség, ha a határozat jogerőre emelkedését követően jut az ügyfél tudomására olyan lényeges tény, bizonyíték vagy adat, amely ha ismert lett volna a tényállás tisztázása idején, akkor rá nézve kedvezőbb döntés születhetett volna. Az újrafelvételi eljárás során az új tény vagy adat birtokában a hatóság megállapítja az új tényállást, és ennek eredményeképpen módosítja korábbi határozatát, visszavonja azt, vagy az új tényállásnak megfelelően új határozatot hoz, de elképzelhető az is, hogy az új tényállás nem teszi indokolttá a korábbi határozat megváltoztatását, tehát fenntartja korábbi döntését. Ez a jogorvoslati eszköz csak jogerős határozattal szemben nyújtható be a hivatkozási alapul szolgáló tény ügyfél általi tudomásra jutásától számított 15 napon belül, de legkésőbb a határozat jogerőre emelkedésétől számított 6 hónapon belül. Az Alkotmánybíróság határozata alapján indítható eljárás lényege, hogy az ügyfelek között létrejött egyezséget jóváhagyó határozat meghozatala során alaptörvény-ellenes jogszabályt alkalmaztak. Amennyiben az ügyfél alkotmányjogi panaszt nyújt be az alaptörvény-ellenes jogszabály ellen és ennek az Alkotmánybíróság helyt ad, és nem mondja ki az így megsemmisített jogszabálynak vagy jogszabályi rendelkezésnek az Alkotmánybíróság eljárására okot adó ügyben való alkalmazhatóságát, az ügyfél az alkotmánybírósági határozat kézbesítésétől számított harminc napon belül kérelmet nyújthat be az egyezséget jóváhagyó hatósághoz a határozat módosítása, illetve visszavonása iránt.

49


Lehetséges az is, hogy maga az eljáró közigazgatási szerv vagy annak felügyeleti szerve észleli ügyféli fellebbezés nélkül is, hogy határozata nem felel meg a jogszabályoknak, tehát az eljáró hatóság vagy a felügyeleti szerv saját hatáskörében orvosolja a hibás döntést. Ezen eljárásokat hivatalból indított döntés-felülvizsgálati eljárásoknak nevezzük. Az első- és másodfokon eljáró közigazgatási hatóságok az általuk hozott döntések hibáit saját hatáskörükben orvosolhatják. Ha a hatóság megállapítja, hogy döntése jogszabályt sért, a saját döntését módosíthatja vagy visszavonhatja. A döntés módosításának, visszavonásának határozat és végzés esetén egyaránt helye van. A hatóság a saját döntésének módosítását vagy visszavonását egy alkalommal, a döntés közlésétől számított 1 éven belül teheti meg. A döntés hivatalbóli módosítására vagy visszavonására csak akkor kerülhet sor, ha az jóhiszeműen szerzett és gyakorolt jogokat nem sért. A felügyeleti szerv jogosult bármikor megvizsgálni a felügyeleti körébe tartozó első- vagy másodfokú hatóság eljárását. Ha a felügyeleti szerv vizsgálata során jogszabálysértést észlel, felügyeleti eljárást folytat le, melynek keretében a döntést megváltoztathatja, megsemmisítheti, vagy a megsemmisítés mellett az ügyben eljárt hatóságot új eljárásra utasíthatja. Ezen jogkör keretében a felügyeleti szerv a döntést csak akkor változtathatja vagy semmisítheti meg, ha a döntés jogerőre emelkedésétől számítva még nem telt el 5 év, illetve ha az nem sért jóhiszeműen szerzett és gyakorolt jogokat. Az ügyészségről szóló 2011. évi CLIII. törvény tartalmazza az ügyészi felhívással kapcsolatos szabályokat. Ennek lényege, hogy az ügyész a közigazgatási hatósági döntés érdemére kiható törvénysértés esetén a jogerőre emelkedéstől vagy a végrehajtás elrendelésétől számított legfeljebb egy 1 éven belül, kötelezettséget megállapító, jogot elvonó vagy korlátozó döntés esetén a végrehajtáshoz való jog elévüléséig felhívással él a törvénysértés megszüntetése érdekében. A felhívásban indítványozhatja a törvénysértő döntés végrehajtásának felfüggesztését. A felhívás címzettje a végrehajtást a döntéséig köteles azonnal felfüggeszteni, és erről az ügyészt egyidejűleg tájékoztatni. Az ügyész a felhívását az ügyben eljáró szerv felügyeleti szervéhez nyújtja be. Ha a döntést hozó szervnek nincs felügyeleti szerve, vagy felügyeleti szerve a Kormány, vagy ha az ügyben felügyeleti intézkedés jogszabály alapján kizárt, a felhívást az ügyész a döntést hozó szervhez nyújtja be. A felhívás eredménytelensége esetén az ügyész az alapügyben hozott jogerős döntést támadhatja meg bíróság előtt.

4.3. VÉGREHAJTÁSI ELJÁRÁS Ha a határozatot az ügyfél már elsőfokon elfogadta vagy fellebbezése folytán a másodfokú közigazgatási szerv is meghozta határozatát, és nincs ok vagy lehetőség további rendkívüli jogorvoslatra, akkor a hatóság döntése véglegesnek, jogi nyelven jogerősnek tekinthető.

50


A jogerős határozat azt jelenti, hogy az abban foglalt jogokat gyakorolni lehet, a kötelezettségeket pedig teljesíteni kell. Ha a határozat kötelezettségeket tartalmaz, és a kötelezettségek teljesítésére felhívott személy azokat nem teljesíti, a hatóság további feladata, hogy végrehajtási eljárás keretében rákényszerítse a kötelezettet a határozatban foglaltak teljesítésére. Ha például pénzfizetési kötelezettséget ró a határozat az ügyfélre, és azt a határozatban foglalt határ idő lejárta ellenére sem teljesíti, akkor a végrehajtást úgynevezett letiltással is ki lehet kikényszeríteni, tehát a kötelezett munkabéréből, egyéb járandóságából végre lehet hajtani. Vannak olyan kötelezettségek, amelyeket elsődlegesen természetben kell teljesíteni, például épület bontására kötelező határozatot, ilyenkor az önként nem teljesítő ügyfelet bírságolni lehet, vagy helyette elvégezni a lebontást, és ennek költségeit ráhárítani. Bizonyos esetekben fizikai kényszerrel is kikényszeríthető a hatóság döntése, tipikusan ilyen a lakás elhagyására kötelező döntés végrehajtása. Összefoglalás Megállapíthatjuk, hogy a Ket. meghatározza azt a jogszabályi keretet, amely megszabja az egyes közigazgatási eljárások menetét, az abban részt vevők eljárásjogi helyzetét, jogait, illetve kötelezettségeit, valamint a különböző jogorvoslati lehetőségeket. A jogerős közigazgatási határozat végrehajtásának szabályait szintén e törvény rendezi. A Ket. alapján bárki biztosan tudhatja előre, hogy közigazgatási hatósági ügyének elintézése milyen eljárási formában, milyen határidőkön belül várható.

51

IV. FEJEZET A KÖZIGAZGATÁS INFORMATIKAI TÁMOGATÁSA

A XXI. században a munkahelyek alapfelszerelése a számítógép. Alapvető munkaeszköz, mely nélkül ma már el sem tudjuk képzelni a napi munkát. Ez alól a közigazgatás sem kivétel, gyakorlatilag minden adminisztrációs munkafolyamat alapfeltétele a fejlett informatikai rendszer. A téma aktualitását leginkább az adja, hogy Európai Uniós környezetünk is támogatja hatósági ügyek elektronikus útra terelését. A fejezet segít megérteni az informatika szerepét a mai közigazgatási munkában. Felvázolja a közigazgatási informatikai rendszerek működésének szabályozását, bemutatja az egyes rendszerek megértéséhez szükséges alapvető fogalmakat és technológiákat.

1. AZ ÜGYVITELI MUNKA INFORMATIKAI TÁMOGATÁSA A közigazgatási munka során – az összes többi munkakörrel együtt – elkerülhetetlen a számítógéppel, hálózatokkal, elektronikus rendszerekkel való kapcsolat. A számítógépek használata az igazgatási munkában a ’80-as évek végén kezdett elterjedni. A közigazgatási szervek informatikai rendszereinek felépítése, fejlettsége, valamint használati köre nagyban függ az adott szervezet informatikai eszközfejlesztésre fordítható forrásaitól. Ez azzal jár, hogy a különböző szervek eltérő informatikai fejlettségi szinttel rendelkeznek. Ez a fejlettségi szint határozza meg, hogy az adott szervezet mennyire képes a belső folyamatainak elektronizálására, lehetőséget teremtve ezzel az elektronikus ügyintézésre.

1.1. A SZÁMÍTÓGÉP A számítógép adatok tárolására és programok feldolgozására alkalmas elektronikus eszköz. Ez a gyakorlatban az elektronikusan feldolgozható állományok létrehozását, kezelését és továbbítását jelenti. A számítógépek használata az első mikroprocesszor 1971-es megjelenését követően kezdett széles körben terjedni. Ennek oka az volt, hogy a mikroprocesszor olcsóbbá és kisebb méretűvé tette a számítógépeket, melyek immáron kiköltöztek a nagy és átláthatatlan szervertermekből. Ezt az időszakot megelőzően a számítógépek a felhasználóktól idegen, kizárólag az operátorok világához tartozó eszközök voltak. A számítógépek fejlődési iránya kettévált, külön irányban indult el a személyi számítógépek és a szerverek fejlődése, illetve ezek feladatköre. A szerverek feladata ma is többrétegű: –– felhasználói azonosítás − AUTENTIKÁCIÓ –– jogosultságkezelés − AUTORIZÁCIÓ –– adattárolás –– szolgáltatások kiajánlása

52

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGA IV. fejezet: A közigazgatás informatikai támogatása

Autentikáció: a felhasználók azonosítására szolgál. Az azonosításnak három módszere ismert: tudásalapú, tulajdonlás alapú és tulajdonság alapú. –– Tudásalapú hitelesítés esetében valamilyen felhasználónév és jelszó ismerete szükséges a hitelesítéshez. Ez a hitelesítési módszer általában kevésbé biztonságos, mert a biztonság a jelszó erősségétől függ, melyet a felhasználók szabadon módosíthatnak. –– Eszközalapú hitelesítés esetében valamilyen azonosító eszköz (chip kártya, token) alkalmazása szükséges a hitelesítéshez. Amikor a felhasználó egy eszköz segítségével hitelesíti önmagát, akkor a rendszer az azonosító eszközben tárolt információ alapján hitelesíti a felhasználót. –– Tulajdonság alapú hitelesítés esetében a felhasználó valamely tulajdonsága jogosít a belépésre. Ez a tulajdonság lehet ujjlenyomat, íriszkép, arcarány stb. Attól függően, hogy az ismert azonosítási módszerek közül mennyit használunk, beszélünk egyfaktoros, vagy többfaktoros hitelesítésről. A hitelesítés biztonsági szintje a faktorok számával egyenes arányban nő. Autorizáció: a szerverben tárolt adatokhoz való hozzáférési jogosultságot határozza meg. A szervereken tárolt adatok esetében általában kétféle jogosultságot különböztetünk meg, fájl szintű jogokat, és megosztás szintű jogokat. Autorizációkor a szervereken tárolt anyagokhoz való hozzáférések valamilyen szabály alapján történnek meg. A jogosultságok beállítására kétféle lehetőség van: –– A rendszergazda a szervezet informatikai biztonsági szabályzatában megadott elvek alapján hierarchikusan állítja be a hozzáférési jogokat; –– digitális jogosultságkezelést használ (DRM) a szervezet, ahol a dokumentumok besorolása automatikusan határozza meg a hozzáférők körét, vagy pedig a felhasználók határozzák meg az egyes dokumentumok hozzáférési jogait. Adattárolás: a szerverek alkalmazásával lehetőség nyílt az adatok központi tárolására. Ennek előnye a redundáns adattárolás kiküszöbölése – persze a szükséges redundancia szintre ez nem vonatkozik –, illetve az inkonzisztens adatok kiszűrése. Ez általában a többszöri adattárolásból eredő probléma, melynek megoldására automatizált lehetőség nincs. Szolgáltatások kiajánlása: ilyenkor a szervereken futnak azok a központi alkalmazások, esetleg weboldalak, melyeket a szervezet széles körben használ. Fontos, hogy ebben az esetben is el kell látni a hitelesítési és jogosultságkezelés feladatokat. Személyi számítógép, munkaállomás: eredetileg személyi felhasználásra készült eszköz, amely a 80-as években kezdett elterjedni a munkahelyeken. Fontos jellemzője, hogy önállóan teljes funkcionalitással működőképes, de szerverhez kapcsolva is működtethető. Ma alapvető munkaeszköz, használata a közigazgatási munka során sem mellőzhető. Notebook, netbook, tablet, okostelefon: ezek az eszközök tulajdonképpen a technológia fejlődésével a személyi számítógép mobilizálására tett kísérletek eredményei. Az évek során igény mutatkozott arra, hogy a felhasználók könnyű, mobil eszközökkel is végezni tudják a munkájukat. Az alapfunkcionalitás megfelelő kiszolgálása érdekében kisebb kompromisszumok is köttettek, ebből adódóan ezen eszközök irodai használata kényelmi szempontból nem a legmegfelelőbb.

53


1.2. SZOFTVEREK A szoftverek megjelenése tette lehetővé a számítógépek általános felhasználásának elterjedését. Minél emberközelibb, kezelhetőbb szoftverek jelentek meg, annál több felhasználó kezdett számítógépekkel dolgozni. A szoftvereket alapvetően három csoportra osztjuk: –– operációs rendszerek; –– általános célú szoftverek; –– speciális célú alkalmazások. Az operációs rendszerek azok az alapvető szoftverek, melyek lehetővé teszik a felhasználó és a számítógép közötti kommunikációt, optimalizálják a számítógép erőforrásainak kihasználását, illetve közvetlenül kezelik a számítógép hardverelemeit. Az operációs rendszer lehet szöveges vagy grafikus. A szöveges operációs rendszerek megmaradtak az operátorok világában, csak a szakértő felhasználók körében terjedtek el. Ma a leggyakrabban grafikus felhasználói felülettel rendelkező operációs rendszereket használunk. A mai magyar közigazgatásban a legelterjedtebb operációs rendszerek a Microsoft Windows termékcsaládhoz tartoznak. Az operációs rendszerek fejlesztése már az 1980-as évek végén kettévált, szerver és kliens operációs rendszerre. Ennek oka az, hogy egy szerverfunkcionalitás ellátása esetében az operációs rendszernek nem egy, hanem esetenként több száz, vagy ezer felhasználó kiszolgálására kell alkalmasnak lennie, amely egészen más erőforrás gazdálkodási módszert igényel, mint a kliens esetében. Az általános célú szoftverek olyan készen vásárolható dobozos termékek, amelyek általános irodai tevékenységeket fednek le. Ilyenek többek között a szövegszerkesztő, táblázatkezelő, adatbázis-kezelő és böngésző programok. Az igazgatási munka során a leggyakrabban a szövegszerkesztő és táblázatkezelő funkciókat használjuk. Szövegszerkesztő: pontosabban dokumentumszerkesztő program írott anyagok létrehozására, szerkesztésére, formázására, valamint nyomtatható formában való kinyerésére szolgáló számítógépes alkalmazás. Legelterjedtebb képviselője a Microsoft Word program, mely nem csupán dokumentumszerkesztő, hanem egy komplett kiadványszerkesztő szoftver. Gyakran felmerül ingyenes dokumentumszerkesztő szoftverek használatának lehetősége is, melyek otthoni felhasználásra kiválóan alkalmasak, de szűkebb funkcionalitásúak, és általában formázási képességükben és felhasználói felületükben is elmaradnak az igazgatási munkában manapság alkalmazottól. Táblázatkezelő: olyan, az adatokat sorok és oszlopok által meghatározott cellákban tároló számítógépes program, ahol a tárolt adatokon műveletek végezhetők. Ezek lehetnek matematikai műveletek, formázás, diagramkészítés, vagy a táblázatban tárolt adatok nyomtatása. A leggyakrabban alkalmazott táblázatkezelő a Microsoft Excel. A használat során érdemes figyelembe venni azt, hogy ez egy egyszerű táblázatkezelő program, tehát rendelkezik bizonyos korlátokkal. Ilyen korlát például a feldolgozható tizenhatezer sor. Szintén korlátozottak a program diagramké-

54


szítési lehetőségei, összetett diagramok készítésére nem alkalmas. Nyílt forráskódú táblázatkezelők használata általában nem támogatott, mert hiányzik belőlük a pénzügyi területeken gyakran alkalmazott függvénykészítési lehetőség. A speciális célú szoftverek általában olyan alkalmazások, melyeket egy-egy nevesített célfeladatra egyedileg fejlesztenek. Többek között sem földhivatali rendszert, sem pedig választási szoftvert nem lehet dobozos termékként vásárolni. Van néhány olyan szoftver, melyek ugyan általános célúnak tekinthetők, azok vásárlását követően mégis szükség van bizonyos fokú személyre szabásra. Ilyenek általában az ipari gyártásban használt folyamatirányítási rendszerek, valamint a mindannyiunk által ismert elektronikus iratkezelő rendszerek.

1.3. HÁLÓZATOK A hálózat nem más, mint valamilyen célból egymással összekötött számítógépek összessége. Az ok általában a csoportmunka, a központosított nyomtatás, valamint a központi menedzselhetőség. A csoportmunka lehetővé teszi a felhasználók számára dokumentumok közös szerkesztését, azok verziózását, valamint az egyes verziók visszakereshetőségét. Lehetőséget ad közvetlen üzenetkezelő szolgáltatások igénybevételére akár szervezeten belül is. Ez a tulajdonság növeli a szervezeten belüli munka hatékonyságát, illetve a hálózat szolgáltatásainak használatával költséget is megtakaríthatunk. A hálózatok másik fontos hozadéka a felhasználói munkaállomások központi menedzselhetőségének lehetősége. Gyakran tapasztalhatjuk, hogy a munkahelyi számítógépeken az otthonitól eltérő jogosultsági szinttel dolgozunk. Sem bizonyos programok futtatására, sem programok telepítésére, sem frissítések futtatására, sőt gyakran bizonyos parancsikonok elhelyezésére sem vagyunk jogosultak. Ennek oka, hogy a hálózatba kapcsolt számítógépek esetében már nem csupán egy számítógép adattartalma védendő, hanem a teljes rendszeré, ami szigorú szabályok bevezetését teszi szükségessé. A hálózatba kapcsolt számítógépek központi menedzsmentje csoportházirend segítségével valósul meg. A csoportházirend egy olyan szabályrendszer, melyben a rendszergazda meghatározza az egy csoportba tartozó számítógépeken életbe lépő felhasználói jogokat, illetve a felhasználói munkakörnyezet viselkedését. A számítógépeken korlátozni lehet többek között –– a külső adathordozók használatát; –– a futtatható programok körét; –– az elmenthető fájlformátumokat; –– a felhasználók számára engedélyezett meghajtók megjelenítését; –– a fájlok mentésére kijelölt alapértelmezett könyvtárakat. Szintén a hálózatok elterjedése biztosított lehetőséget az adatok központi tárolására. Ennek a funkciónak előnyös tulajdonsága az, hogy központi tárolás esetében a felhasználók munkaállomásain nem tárolunk releváns információkat, tehát azok meghibásodása esetén nem áll fenn az adatvesztés kockázata. Központi adattárolás esetében szükséges az adatok megfelelő redundanciájú tárolása, valamint rendszeres időközönként biztonsági mentés készítése. A biztonsági mentések készítésének rendszerességét, a végrehajtás lépéseit, valamint a visszaállításra felhasználható időt és a visszaállítás lépéseit a szervezet mentési stratégiája kell, hogy tartalmazza.

55


Figyelembe véve, hogy a szerverek gyakorta több szervezeti egység adatait is tartalmazzák, szükséges valamilyen szintű jogosultságkezelés alkalmazása, valamint a felhasználók és rendszergazdák tevékenységének naplózása. A napló a dátum- és időadatok mellett az érintett felhasználók azonosítására alkalmas adatokat tartalmazza, illetve azt, hogy mely rendszerek mely komponenseihez történt hozzáférés. A naplókat a helyi informatikai biztonsági szabályzatban meghatározott ideig kell őrizni. A hálózatok az 1970-es évek elején kezdtek komolyan elterjedni, majd az Internet 1983-as publikussá tételével határtalan lehetőségek nyíltak a hálózatok összekapcsolás terén. A hálózatok nem feltétlenül rendelkeznek az Internet felé irányuló összeköttetéssel. A hálózatok aktív és passzív eszközökből állhatnak. Passzív eszközök az adatok átvitelére alkalmazott kábelek, persze vezeték nélküli hálózat esetében ezt a funkciót rádiófrekvencia átvitelével a levegő látja el. Aktív eszközök a hálózati kapcsolat fenntartásáért felelős hálózati eszközök (switch-ek, routerek), a hálózathoz kapcsolódó szerverek, munkaállomások, nyomtatók és egyéb perifériaelemek összessége. A hálózatok fejlődése a történelem során Az első, közigazgatásban elterjedt számítógép-rendszerek úgynevezett terminál szerver architektúrában működtek. Ez annyit jelentett, hogy egy központi szerverrel voltak összekötve a célfeladatra felkészített terminálok, amelyek önállóan nem voltak működőképesek. A terminál ebben az időben egy telexbillentyűzet és egy monitor volt. A rendszer használata nem volt általános, célfeladatokra találták ki. Ebben az időszakban a számítógépek használata még egy elkülönült csoport privilégiuma volt, akik viszonylag ritkán tartottak kapcsolatot a felhasználókkal. A következő lépés az intelligens terminál megjelenése volt. Ez általában annyit jelentett, hogy gyengébb személyi számítógépet kapcsoltak egy központi szerverhez. Az intelligens terminál önállóan működőképes, saját operációs rendszerrel rendelkező eszköz volt, mely a szerveren tárolt adatokat dolgozta fel. Ezen rendszerek elterjedése adta a személyi számítógépet ténylegesen a felhasználók kezébe. Az intelligens terminálok már mikroprocesszorral felszerelt számítógépek voltak, melyek korlátozott mértékű önálló feladatvégzésre is alkalmasak voltak. Ebben az időszakban jelentek meg azok a szoftverek, amelyek megkönnyítették a felhasználók számára a számítógépek kezelését. A következő mérföldkő a munkaállomások széles körű elterjedése volt. Ezek az eszközök önállóan, szerver nélkül is működőképes, akár haza is vihető munkaeszközök. Gyakori a munkáltatók körében, hogy olyan hordozható munkaállomásokkal látják el munkatársaikat, amelyek a munkaidő végén a hálózatról lecsatlakoztatva hazavihetők. Használatuk tette elérhetővé a XXI. századi társadalmakban a távmunka lehetőségét. Ezzel a megoldással egy újabb problémával kerültünk szembe, mégpedig az adatbiztonság témakörével. Pontosan ez a távmunka generálta a későbbiekben a vékony kliensrendszerek kialakulását. Ezek olyan eszközök, melyek kizárólag a szerverek felé irányuló hálózati kapcsolat kiépítésére alkalmasak. Rendelkeznek ugyan saját operációs rendszerrel, de ez nem a hétköznapi értelemben használt operációs rendszer. A kliens elindítását követően a felhasználó a terminál szerver által kiajánlott szolgáltatásokat használhatja, a számára elérhető adatokkal. A rendszer használata biztonságosnak tekinthető, mert

56


ezen eszközök alkalmazásával az adatok nem kerülnek ki a szerverről. A terminálszerver-rendszer kialakítható tisztán hardveres megoldással, de gyakori, hogy az operációs rendszerbe beépített szoftveres megoldást alkalmazzuk.

1.4. CSOPORTMUNKA A csoportmunka napjainkban meglehetősen gyakran hangoztatott fogalom, melynek tartalma nem mindig ismert a munkavállalók számára. A csoportmunka tulajdonképpen nem más, mint amikor 6-8 munkavállaló közösen végzi el a vállalt feladatokat. Ez tulajdonképpen a projektszemléletű működés egyik legjobb módszere. Lehetőséget biztosít arra, hogy egy-egy projektet a szervezeten belül egymástól eltérő csoportok valósítsanak meg úgy, hogy tevékenységüket nem korlátozza a szervezetben egyébként érvényben lévő, a szervezeti hierarchiához kötődő jogosultsági rendszer. Ennek elősegítése érdekében csoportmunka-támogató rendszereket használunk. A csoportmunka támogatására az alábbi szolgáltatásokat használjuk: –– levelezőrendszer: elősegíti a felhasználók közötti információ áramlást; –– azonnali üzenetküldő szolgáltatása: a felhasználók közötti kommunikáció elősegítésére szolgál; –– portálszolgáltatás: lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy ugyanazon dokumentumot szerkesztve közösen oldják meg a feladatot. A szolgáltatás nagy előnye, hogy a készülő dokumentumokat a rendszer automatikusan verziószámmal látja el, és lehetőséget ad arra, hogy szükség esetén bármelyik előző verzióra visszatérjünk.

1.5. ADATBIZTONSÁG Az adatbiztonság az összegyűjtött adatvagyon sérthetetlenségét, integritását, használhatóságát és bizalmasságát lehetővé tevő technológiák és szervezési módszerek összessége. Az adatok megléte napjainkban tevékenységünk alapfeltétele. Azonban nem elegendő, ha a megfelelő adatokhoz hozzájutunk, az adatoknak egyéb követelményeknek is meg kell felelniük. Az adatokkal szemben támasztott követelmények: –– Bizalmasság: Az adatok felhasználhatóságának és a velük való rendelkezésnek a jogosultsághoz kötött meghatározása, azaz definiálja, hogy ki, mit, mikor és milyen célból tehet az adatokkal. –– Sérthetetlenség: Az adat tartalma és tulajdonságai az elvárttal megegyeznek, azaz az adat keletkezése és felhasználása között abban nem történt változás. –– Hitelesség: Az adat az elvárt forrásból származik, azaz az adat tényleg onnan érkezett, ahonnan gondoljuk. –– Letagadhatatlanság: A származás megtörténtének bizonyossága, azaz az adat küldője biztosan az, akit feltételezünk. –– Rendelkezésre állás: Az arra jogosultak számára a szükséges időben és időtartamra elérhetők. Az adatbiztonságnak három szintje van: –– fizikai védelem; –– logikai védelem; –– rejtjelzés.

57


A fizikai védelem az adatokat érő fizikai behatások elleni védelmet jelenti. Ezek lehetnek az adat elhelyezésével kapcsolatos védelmi technológiák. Ilyenek a szervertermek kialakításával, illetve az oda történő belépéssel kapcsolatos eljárások. Szintén ide tartoznak az adatok fizikai hozzáférésével kapcsolatos védelmi megoldások, azaz az adathordozókhoz való hozzáférés korlátozása. A fizikai védelem szintjéhez tartozik az adatok környezeti hatásokkal szembeni védelme is. Ez a különböző környezeti hatások, csapadék, áramszünet, túlmelegedés, tűz, valamint egyéb környezeti katasztrófák elleni védelem. A logikai védelem az adatbiztonság azon szintje, ahol már informatikai eszközökkel igyekszünk az adatokkal szemben támasztott követelmények fenntartására. Leggyakrabban a jogosulatlan hozzáférés elleni védelem, illetve az adatvesztés és adatszivárgás elleni védelem merül fel ezen a szinten. Jogosulatlan hozzáférés ellen a megfelelő biztonsági szabályok beállításával, az adataink külső támadás elleni védelmével – tűzfalak működtetésével –, illetve szigorú naplózási rendszer bevezetésével lehet védekezni. Az adatvesztés elleni védelem már egy kicsit összetettebb probléma. Adatvesztést okozhat környezeti katasztrófa, vétlen vagy szándékos adattörlés, vagy adattároló-hiba. Adatvesztés ellen biztonságos tárolási módszerek alkalmazásával, vészhelyzeti tartalék adattároló rendszerek – távoli szegmensek – alkalmazásával, illetve rendszeres mentéssel, és ehhez tartozóan megfelelő visszaállítási tervek alkalmazásával lehet. Adatszivárgást programhiba, felhasználói hiba, vagy vírusok és kémprogramok rendszerbe kerülése okozhat. A leggyakoribb felhasználói hibák az érzékeny adathordozók elvesztésénél kezdődnek, és a szándékos szivárogtatásnál fejeződnek be. Adatszivárgás ellen védekezni a megfelelő szerveroldali és végponti védelmen túl a felhasználók oktatásával és tudatos informatikai magatartásának fejlesztésével lehet. A rejtjelzés olyan eljárás, melynek során egy algoritmus segítségével a számunkra fontos adatokat elfedjük, illetéktelen számára olvashatatlanná tesszük. A mindennapokban gyakran találkozunk rejtjelzéssel, még ha ez nem is tudatosul bennünk. Rejtjelezni lehet statikus adatokat, adatátviteli csatornát, illetve folyamatos adatkommunikációt. A rejtjelzés az internet elterjedésével egyre szélesebb körben vált és válik ma is használttá. XXI. század A XXI. században nem képzelhető el munkahely számítógépek, hálózatok és az Internet nélkül. Egyre kisebb számítógépeket használhatunk, melyek lehetővé teszik, hogy az eszközöket folyamatosan magunkkal hordozzuk. Ez a tulajdonság generálja az igényt, hogy az állampolgárok az élet minden területén elérhessék azokat az egyszerűsített szolgáltatásokat, amelyek könnyebbé teszik az ügyek intézését. Egyre nagyobb az igény a hivatali sorban állás elkerülésére, az ügyek elektronikus intézésére. Az egyre elterjedtebb okostelefonok és a táblagépek az ügyfelek részéről ezen eszközök elektronikus ügyintézésre való használatának igényét is felvetették. A felmerülő jogos igény az államigazgatási szervek informatikai infrastruktúrájának fejlesztését vonja maga után, amely az elektronikus ügyintézési lehetőség megteremtésének, illetve a meglévő lehetőségek továbbfejlesztésének alapfeltétele.

58


2. ELEKTRONIKUS IKTATÁS Az elektronikus iktatás nem más, mint a szervezet ügyviteli folyamatainak elektronikus útra terelése. Az elektronikus iktatás bevezetésének egyik alapfeltétele, hogy megfelelő iratkezelési szabályzattal rendelkezzen az érintett szervezet, amely pontosan definiálja az iratkezelési munkafolyamatot. Általában ez a legnehezebb feladat, mert a szabályzatnak minden, a szervezetben előforduló iratfajta kezelésére, illetve az esetlegesen alkalmazott kivételekre is ki kell térnie. Az államigazgatásban ma szinte már sehol nem használnak hagyományos papír alapú iktatókönyvet, de egységes iktatórendszer bevezetése nem várható. A különböző szervezetek egymástól eltérő rendszereket vezettek be. Az iktatórendszer kiválasztásának feltétele a helyi iratkezelési szabályzathoz való legjobb illeszthetőség mellett leggyakrabban a legalacsonyabb ár volt, ezért sok esetben a bevezetett rendszerek csekély mértékben gyorsítják az ügykezelők munkáját. Az elektronikus iktatórendszerek bevezetésekor figyelembe kell venni az érintett szervezet informatikai fejlettségét, az infrastrukturális környezetet, illetve a felhasználók nyitottságát az új, elektronizált ügymenet követésére. A tapasztalatok azt mutatják, hogy bármilyen jó is a kiválasztott iktatórendszer, bizonyos technikai jellegzetességek miatt nem csupán az iktatórendszert szabjuk a helyi iratkezelési szabályzathoz, hanem gyakran a szabályzat bizonyos részeit is illeszteni kell a szoftver lehetőségeihez. Egy elektronikus iratkezelő-rendszer fejlesztése nem fejeződik be a bevezetéssel, folyamatosan módosítani kell a változó jogszabályi környezet átvezetésével, illetve a változó információtechnológiai környezet követésére.

2.1. AZ ELEKTRONIKUS IKTATÓRENDSZEREK TÍPUSAI Az államigazgatásban használt elektronikus iktatórendszerek rendkívül heterogén képet mutatnak. Az alkalmazott rendszereket alapvetően két csoportra osztjuk: –– elektronikus iktatókönyv; –– elektronikus iratkezelő-rendszer. Az elektronikus iktatókönyv pontosan az, aminek a neve mutatja. Tulajdonképpen ennek bevezetésekor annyi történik, hogy a papír alapú iktatókönyvet elektronikus nyilvántartásra cseréljük. Fontos követelmény a rendszerrel szemben, hogy meg kell felelnie a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény, valamint a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 27/2014. (IV. 18.) KIM rendelet által előírt követelményrendszernek. Az elektronikus iktatókönyv előnyei: –– Egységes iktatószám-rendszer: a szervezetek nagy többségében szervezeti egységenként eltérő módon adnak az ügykezelők iktatószámokat, szokásjog alapján alkalmazva a folyószámos, illetve alszámos iktatást. Az elektronikus iktatókönyv bevezetésével az érintett szervnek egységes iktatószámot kell alkalmaznia. Ezt a rendszer gyakran elősegíti azzal, hogy nem az ügykezelő adja az irat iktatószámát, hanem a rendszer automatikusan generálja azt az iktatási folyamat során.

59


–– Előre definiált tárgyszólista: az elektronikus iktatókönyvek adatbázisában előre megadhatók azok a feladat specifikus tárgyszavak, amelyeket a szervezet a működése során az iratok csoportosítására alkalmaz. A tárgyszavak listáját érdemes az iratkezelési szabályzatban is megjeleníteni, megelőzve ezzel azt a rossz gyakorlatot, hogy az ügykezelők szabadon visznek fel a rendszerbe tárgyszavakat. Ez a gyakorlat a tárgyszavak elszabadulását eredményezi, és nehezíti az iratok későbbi visszakeresését. –– Előre definiált dolgozói és vezetői lista: a felhasználók listája vagy a programban vehető fel, vagy pedig a rendszer képes az adatok automatikus átvételére valamely címtár-szolgáltatásból. Ennek előnye, hogy az iktatás során az ügykezelőnek a munkatársak neveit nem kell begépelnie, hanem egy előre feltöltött, folyamatosan karbantartott listából választhatja ki őket. –– Könnyebb visszakereshetőség akár több paraméter alapján: az ügykezelők munkájának nagy részét az iratok visszakeresése teszi ki. A rendszerben több tulajdonság – például iktatószám, tárgy, készítő, iktatás dátuma, címzett stb. – alapján van lehetőségünk visszakeresni az iratokat. Figyelembe véve, hogy elektronikus iktatókönyvről beszélünk, a rendszer csak az irat/iktatás tulajdonságait tartalmazza, annak teljes tartalmát nem. –– Könnyebb statisztika- és kimutatáskészítési lehetőség: az ügykezelők munkájáról időnként statisztika, illetve vezetői kimutatások készülnek. Ezek elkészítésére alkalmas a rendszer. Olyan kimutatásokat lehet a rendszer segítségével készíteni, mint az adott idő alatt iktatott iratok száma, iktatott iratok száma ügykezelőnként, iktatott iratok száma felhasználónként stb. Ezek a kimutatások a munka optimalizálására, az ügykezelők iratforgalomnak megfelelő elosztására alkalmasak. Az elektronikus iktatókönyv hátrányai: –– Az iratok útja nehezen követhető nyomon: ennek oka az, hogy az iratok ebben az esetben továbbra is papír alapon kerülnek szignálásra, az ügyintézői ív is papír alapú, a benne foglaltak az elektronikus rendszerben nem követhetők. –– Nem kezeli a rendszer az elektronikusan érkezett iratokat: az elektronikusan érkező iratokat a rendszer nem fogadja, az az általános gyakorlat, hogy ezeket az anyagokat kinyomtatják, és a papír alapúakkal megegyező módon kezelik. –– Az irattárba helyezés a hagyományos módon történik: az iratokat irattárazáskor az irattári tervben foglaltaknak megfelelően dossziékba kell helyezni, amelyek előbb a kézi, majd a központi irattárban kerülnek elhelyezésre. A rendszerrel nem váltható ki a papírok mozgatása, azok fizikai lerakása. –– Nehéz az iratok visszakeresése: visszakereséskor az iratokat a hagyományos irattárban a papírdossziék között kell megkeresni. Az elektronikus iratkezelő rendszer annyiban tér el az elektronikus iktatókönyvtől, hogy itt nem csupán az iratok nyilvántartása elektronikus, hanem a teljes iratkezelési folyamat. Ez annyit jelent, hogy a beérkező iratok tartalma az érkezést követően bekerül a rendszerbe, és onnan kezdve az irat elektronikus példánya éli az életét. Az irat útja elektronikusan követhető, annak szignálása szintén elektronikus módon történik. Az elektronikus ügyiratkezelés előnyei: –– Az elektronikusan érkező dokumentumok kezelése megegyezik a hagyományosakéval: minden, akár elektronikus faxon, akár elektronikus levélben érkező dokumentumot azonnal be lehet irányítani az iktatórendszerbe, anélkül hogy azt nyomtatni kéne.

60


–– Az irat útja pontosan nyomon követhető: mindig pontosan tudni lehet, hogy éppen kinél található egy irat, illetve azt, hogy kinél mennyi időt tölt az irat. –– Az előadói ív az irattal együtt elektronikusan létezik: az elektronikus szignálás nagy előnye, hogy az előadói ív elektronikusan kerül kitöltésre, a szükséges jogosultságok pedig ennek megfelelően kerülnek kiosztásra. Ez a későbbiekben az irattal kapcsolatos tevékenységek könnyebb visszakeresését eredményezi. –– A dokumentumok megtalálhatók a rendszerben: minden dokumentum elektronikus példánya megtalálható a rendszerben, mert az irat az érkezéskor, illetve annak elkészültét követően azonnal csatolásra kerül. –– Könnyebb a dokumentumok visszakereshetősége: a rendszer nem csupán az iratok tulajdonságait, hanem azok tényleges tartalmát is tartalmazza, tehát, ha a későbbiekben egy iratra szükség van, azt nem a papír alapú irattárban kell visszakeresni. Az elektronikus iratkezelés hátrányai: –– Pontosan kell definiálni az iratok útját: amennyiben nincsenek a szervezetnél előforduló iratfajták ügyintézésének fázisai pontosan meghatározva, akkor az iratok ügyintézése komoly akadályokba ütközhet. –– Nagyon jól kell a felhasználói jogosultságokat beállítani: figyelembe véve, hogy a szervezet teljes iratanyaga megtalálható a rendszerben, pontosan kell definiálni a felhasználói csoportokat, ügyelve arra, hogy a csoportok a szervezet összes dolgozóját lefedjék. Ügyelni kell arra is, hogy minden felhasználó csupán azokat az adatokat lássa, melyek a munkájához szükségesek. –– Kezelni kell a különleges kezelésű iratokat: a rendszerek esetében általában problémát okoznak a reklámanyagok, az sk jelölésű borítékok, a folyóiratok, valamint a nem várt helyre – például az igazgatói titkárságra közvetlenül – érkező küldemények. Ezek kezelésére az iratkezelési szabályzatban ki kell térni. –– Pontosan meg kell jelölni az iratok érkezésének helyét: figyelembe véve, hogy az iratok nagy része ma is papír alapon érkezik, meg kell határozni azokat a pontokat – például központi postázó, kijelölt ügyfélszolgálati helyek – ahol a papír alapú dokumentumok digitalizálásra kerülnek, így folytatva az ügymenetet. –– A felhasználók és a vezetők informatikai érettségét fejleszteni kell: az egyik legnagyobb problémát ez a pont jelenti. Jellemzően a vezetők nincsenek felkészülve arra, hogy az iratokat elektronikusan kezeljék, ráadásul nem egyszerű a hitelesség biztosítása a rendszer használata során.

2.2. AZ ELEKTRONIKUS IKTATÁS FŐBB JELLEMZŐI A fentiekből már viszonylag könnyen összegyűjthetők az elektronikus iktatás főbb jellemzői. Az elektronikus iktatást alapvetően az ügykezelői munka hatékonyságának növelésére szánták, ennek megfelelően a beépített funkciók az ügykezelők munkáját segítik. Ezek az alábbiak: –– iratok útjának nyomon követése; –– egységes iktatószámok és iktatási módszer; –– előre definiált mezők, amelyek gyorsítják a munkafolyamatot; –– iratok csoportosítása, dossziéba helyezés; –– könnyű visszakereshetőség; –– különböző listák készítése, akár vezetői kontrollcélokra.

61


2.3. SZABÁLYOK A szervezetnél használt elektronikus iratkezelő rendszernek meg kell felelnie néhány fontos követelménynek. Az első és talán legfontosabb, hogy a rendszernek meg kell felelnie a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény, a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendeletben, illetve a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 27/2014. (IV. 18.) KIM rendeletben foglaltaknak. Szintén fontos szabály, hogy habár a rendszer lehetőséget biztosít rá, az iktatórendszer más rendszerekkel való összekötése kizárólag abban az esetben lehetséges, ha ez a rendszer tartalmát nem érinti, illetve az összekötésen keresztül a rendszerben nem lehet nyom nélkül semmilyen tevékenységet végezni. A harmadik fontos szabály, hogy az iktatókönyv zárását követően azt vagy elektronikus formában időbélyegzővel és digitális aláírással ellátva kell archiválni, vagy ki kell nyomtatni a tárgyévi iktatókönyvet, melyet nyilvántartásba véve kell letenni. Az államigazgatási szerveknél az iktatás gyakorlata rendkívül heterogén képet mutat: a papír alapú iktatókönyvtől az elektronikus iratkezelésig bármely verzió előfordul. Egy szervezetnél a helyi informatikai infrastruktúrán kívül a fejlesztésekre fordítható keretek is erősen befolyásolják a használt iktatási módszert. Jellemzően elektronikus iktatókönyv van használatban, amelynek továbbfejlesztését gyakran a finanszírozás nehézségén kívül a vezetői támogatás hiánya is hátráltatja.

2.4. BIZTONSÁG Minden szervezet iktatókönyvében annak minden fontos irata megtalálható, ezért lényeges az itt tárolt adatok védelme. Az adatbiztonság korábban tárgyalt módszereinek alkalmazása minden iktatórendszer esetében szükséges. A biztonságot növelő tényező a felhasználói tevékenység pontos naplózása, és a naplók szükséges ideig visszakereshetően történő tárolása. Ez a megőrzési idő szervezetenként eltérő, de érdemes a megőrzés szabályozásakor figyelembe venni az adott típusú adatokra előírt törvényes, illetve az iratkezelési szabályzatban előírt, az adott kategóriára vonatkozó megőrzési időket. A rögzített naplókban való keresési lehetőséget is korlátozni kell, azokban kizárólag a szervezet biztonsági felügyeletéért felelős személy, szervezeti egység, vagy annak megbízottja kereshet. 2.4.1. AZ ELEKTRONIKUS RENDSZEREK BIZTONSÁGA Az informatikai és egyéb elektronikus rendszereket egyre több veszély fenyegeti. Mindennaposak manapság a kiberbűnözésről (cybercrime), kiberterrorizmusról (cyberterrorism) szóló tudósítások, melyek saját rendszereinket is fenyegetik. A rendszerek egységes biztonsági feltételeinek kialakítására 2013 áprilisában elfogadásra került az állami és önkormányzati szervek elektronikus biztonságáról szóló 2013. évi L. törvény. A törvény hatálya a központi államigazgatási szerveken túl a helyi és megyei önkormányzatokra, a bíróságokra, az ügyészségekre, a honvédségre, a Nemzeti Bankra, valamint a közvetlenül az állam irányítási jogkörébe tartozó önálló szervekre is kiterjed. A törvény jelentősége az, hogy hivatalosan is deklarálásra került, hogy az állami szervek által kezelt elektronikus rendszerek nemzeti adatvagyont alkotnak, amelynek védelme rendkívül összetett feladat.

62


2.4.2. AZ ADATOK OSZTÁLYBA SOROLÁSA, KAPCSOLÓDÓ TEVÉKENYSÉGEK ÉS SZABÁLYOK A törvény értelmében az annak hatálya alá tartozó szervezetek elektronikus információs rendszereit, valamint az abban található adatokat bizalmasság, sértetlenség és rendelkezésre állás alapján biztonsági osztályokba kell sorolni. A biztonsági osztályba sorolás során 1-től 5-ig sorszámozott fokozatokat kell használni. Ha egy rendszer 1. biztonsági osztályba sorolt, akkor annak működtetéséhez alkalmazott előírások sokkal enyhébbek, mint egy 4. szint esetében. Minél magasabb a biztonsági osztály sorszáma, az abban tárolt adatok védelme során annál szigorúbb biztonsági intézkedéseket kell alkalmazni. A biztonsági osztályba sorolást háromévente, illetve új rendszer bevezetésekor, vagy működő rendszerek lényeges komponenseinek cseréje során dokumentált módon meg kell ismételni. A törvény hatálya alá tartozó szervezetek esetében a szervezetet is biztonsági osztályba kell sorolni. A szervezet biztonsági osztálya megegyezik az általa működtetett legmagasabb biztonsági osztályba sorolt rendszerével. Azaz, ha egy szervezet minősített adatot kezel valamely rendszerében, akkor a rendszer biztonsági osztálya 5. lesz, mely a legszigorúbb biztonsági intézkedéseket követeli meg, akkor a szervezet biztonsági osztálya is 5. lesz. A szervezetek elektronikus rendszereit, illetve azok biztonsági osztályait az Informatikai Biztonság Szabályzatban kell rögzíteni. 2.4.3. FELELŐSÖK, FELADATOK, FELELŐSSÉGI KÖRÖK A törvény minden szervezet esetében két személy számára ír elő nevesített módon feladatokat. A szervezet vezetője: feladatai a legszerteágazóbbak, összefoglalva a szervezet IT biztonsági környezetének és informatikai rendszerének fenntartásához szükséges személyi és tárgyi feltételek biztosítása. Legfontosabb feladatai: –– elektronikus információs rendszer biztonságáért felelős személyt nevez ki (azonos lehet a biztonsági vezetővel); –– kiadja a szervezetre vonatkozó informatikai biztonságpolitikát; –– meghatározza a szervezetre vonatkozó informatikai biztonsági stratégiát; –– kiadja az informatikai biztonsági szabályzatot, és kijelöli az ehhez kapcsolódó felelősöket; –– gondoskodik a rendszerek védelmi feladatainak és felelősségi köreinek oktatásáról; –– gondoskodik a rendszeresen végrehajtott biztonsági kockázatelemzések, ellenőrzések, auditok lefolytatásáról; –– gondoskodik az elektronikus információs rendszer eseményeinek nyomon követhetőségéről; –– biztonsági esemény bekövetkezésekor gondoskodik a biztonsági eseményre történő gyors és hatékony reagálásról, a biztonsági események kezeléséről; –– felelős az érintetteknek a biztonsági eseményekről és a lehetséges fenyegetésekről történő haladéktalan tájékoztatásáért; –– megteszi az elektronikus információs rendszer védelme érdekében felmerülő egyéb szükséges intézkedéseket.

63


Az elektronikus információs rendszer biztonságáért felelős személy: a szervezet keretein belül tevékenykedik, személyében azonos lehet a biztonsági vezető személyével. Feladatvégzése során közvetlenül tájékoztathatja a szervezet vezetőjét. Legfontosabb feladatai: –– gondoskodik a szervezet elektronikus információs rendszereinek biztonságával összefüggő tevékenységek jogszabályokkal való összhangjának megteremtéséről és fenntartásáról; –– elvégzi vagy irányítja az előző pont szerinti tevékenységek tervezését, szervezését, koordinálását és ellenőrzését; –– előkészíti a szervezet elektronikus információs rendszereire vonatkozó informatikai biztonsági szabályzatot; –– előkészíti a szervezet elektronikus információs rendszereinek biztonsági osztályba sorolását és a szervezet biztonsági szintbe történő besorolását; –– véleményezi az elektronikus információs rendszerek biztonsága szempontjából a szervezet e tárgykört érintő szabályzatait és szerződéseit; –– kapcsolatot tart a hatósággal és a kormányzati eseménykezelő központtal. Az elektronikus információs rendszer biztonságának felügyelete A kormányzati szervek információs rendszerének felügyeletét az informatikáért felelős miniszter látja el hatóság útján. A hatóság az elektronikus információs rendszerek, és az azokban kezelt adatok biztonsága érdekében jogosult ellenőrizni minden olyan, az elektronikus információs rendszer védelmére vonatkozó intézkedést, amellyel az érintett elektronikus információs rendszert veszélyeztető fenyegetések kezelhetőek. Információbiztonsági felügyelő Az információbiztonsági felügyelőt a hatóság javaslatára az informatikáért felelős miniszter jelöli ki abban az esetben, ha egy szervnél a biztonsági követelményeket, illetve az ahhoz szükséges szabályokat nem tartják be. Az információbiztonsági felügyelő feladata a szervezet elektronikus információs rendszereinek védelmét biztosítani az esetleges biztonsági fenyegetésekkel szemben, valamint helyreállítani az adott kormányzati szerv elektronikus információs rendszerének előírt biztonsági szintjéhez szükséges informatikai környezetet. Kormányzati eseménykezelő központ Az a szervezet, amely nyilvántartja az érintett szerveknél bekövetkező biztonsági eseményeket, és szükség esetén támogatást nyújt a kárfelmérésben, és a következmények kezelésében. Emellett folyamatos hálózatbiztonsági elemzéseket végez, azonnali értesítést ad a kritikus hálózatbiztonsági eseményekről. A nemzetközileg publikált sérülékenységeket közzéteszi a honlapján. Rendszeres időközönként információbiztonsági és katasztrófa-elhárítási gyakorlatokat szervez. 2.4.4. BIZTONSÁGI ESEMÉNY ÉS KEZELÉSE Biztonsági esemény: Olyan nem kívánt vagy nem várt egyedi esemény vagy eseménysorozat, amely az elektronikus információs rendszerben kedvezőtlen változást vagy egy előzőleg ismeret-

64


len helyzetet idéz elő, és amelynek hatására az elektronikus információs rendszer által hordozott információ bizalmassága, sértetlensége, hitelessége, funkcionalitása vagy rendelkezésre állása elvész, illetve megsérül. Biztonsági esemény kezelése: Az elektronikus információs rendszerben bekövetkezett biztonsági esemény dokumentálása, következményeinek felszámolása, a bekövetkezés okainak és felelőseinek megállapítása, és a hasonló biztonsági események jövőbeni előfordulásának megakadályozása érdekében végzett tervszerű tevékenység. Minden, a törvény hatálya alá tartozó szervezet az elektronikus információs rendszerében bekövetkezett biztonsági eseményről köteles az ágazati eseménykezelő központot értesíteni. Amennyiben nincs ágazati eseménykezelő központ, úgy a jelentési kötelezettség a kormányzati eseménykezelő központ felé él. A mindennapokban a biztonsági esemény többnyire a munkaállomások vírusfertőzése, adathalász-levelek rendszerbe érkezése vagy valamilyen természeti katasztrófa okozta szolgáltatáskiesés lehet. Minden ilyen eset bekövetkezését követően egy jól meghatározott folyamat indul el az intézményeknél, mely amellett, hogy a rendszer működőképességének mielőbbi helyreállításáról intézkedik, az esemény pontos dokumentálására is figyelmet fordít. Ez azért fontos, hogy a későbbiekben az esemény okait ki lehessen vizsgálni.

3. ELEKTRONIKUS KÖZIGAZGATÁS Az elektronikus közigazgatás tulajdonképpen a hatósági ügyek interneten keresztül történő ügyintézését jelenti. Az elektronikus közigazgatás napjainkban nem teljes körű, az érintett igazgatási intézmény informatikai fejlettségének függvénye. Európai Uniós törekvés a hatósági ügyek minél szélesebb körének elektronikus útra terelése, az ügyek intézésének egyfajta célorientált ügyfélközpontúvá tétele, csökkentve ezzel a lakosság számára érzékelhető bürokráciát. Az elektronikus szolgáltatásokat fejlettségük alapján szintekbe soroljuk. –– Első szint: elektronikus tájékoztatási szolgáltatás. Ezen a szinten a hatóság saját tevékenységével, elérhetőségével, valamit az ügyintézés feltételeivel kapcsolatos információkat publikál az ügyfelek számára. –– Második szint: egyirányú interakciót biztosító szint. Ezen a szinten már a tájékoztató szolgáltatás mellett letölthető, elektronikusan kitölthető űrlapokat és útmutatókat is publikál a hatóság az ügyfelek számára. –– Harmadik szint: kétirányú interakciót biztosító szint. Ezen a szinten a hatóság elektronikus iratok hiteles fogadására, azok kezelésére is képes. –– Negyedik szint: teljes körű elektronikus ügyintézés. Ezen a szinten az előző szint feltételein fe lül az elektronikus fizetés lehetősége is megvalósul, azaz az igénybe vett hatósági szolgáltatások illetékei és díjai elektronikusan is leróhatók. –– Ötödik szint: targetizáció. Ez a szint a későbbiekben csatlakozott a többihez, és tulajdonképpen az ügyfélközpontú megközelítést jelenti. Amennyiben az működik, a rendszer a felhasználó általa ismert adataival előre kitölti az elektronikus űrlapokat, illetve a rendszerbe való bejelentkezést követően az ügyfél által gyakran igénybe vett szolgáltatások listáját mutatja meg először.

65


4. ábra: Az elektronikus szolgáltatások szintjei

3.1. ELEKTRONIKUS ÜGYINTÉZÉS 3.1.1. ELEKTRONIKUS ALÁÍRÁS Az elektronikus aláírás az elektronikusan aláírt elektronikus dokumentumhoz azonosítás céljából logikailag hozzárendelt, azzal elválaszthatatlanul összekapcsolt elektronikus adat. Az elektronikus aláírást aszimmetrikus kulcsú kriptográfiai eljárással hozzák létre. Az elektronikus aláírásnak három fajtája létezik: –– egyszerű elektronikus aláírás: ez tulajdonképpen nem más, mint egy azonosításra alkalmas, a dokumentumhoz hozzárendelt adat, melyet a felhasználó egyszerű módon, manuálisan állít elő, ilyen például a levél aljára gépelt név; –– fokozott biztonságú elektronikus aláírás: ez az aláírás biztonságos aláírás-létrehozó eszközzel készül valamilyen kriptográfiai algoritmus alapján; –– minősített elektronikus aláírás: ez az aláírás szintén biztonságos aláírás-létrehozó eszköz segítségével készül, de ehhez az aláírás típushoz hitelesítés szolgáltató által kibocsátott tanúsítvány is tartozik. A hitelesítés szolgáltató az úgynevezett biztonságos harmadik fél, aki tanúsítványokat bocsát ki, valamint garantálja, hogy a tanúsítvány alanya, birtokosa valóban az a személy (tehát a tanúsítványhoz tartozó magánkulcsot az birtokolja), akinek a neve a tanúsítványban szerepel. Fontos, hogy elektronikus aláírás joghatása nem tagadható meg csupán azért, mert elektronikus formában létezik. Elektronikus aláírás nem használható azon ügyek intézése esetében, melyek személyes megjelenést igényelnek, például családjogi ügyekben. Az elektronikus aláírás alkalmazásainak szabályait az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. törvény határozza meg.

66


Elektronikus aláírás használata az ügyfél számára nem tehető kötelezővé. Elektronikus ügyintézéshez az ügyfél számára legalább fokozott biztonságú, míg a hatóság számára minősített elektronikus aláírás használata szükséges. Titkosítás, és a kriptográfiai eljárások A kriptográfia, magyarul rejtjelzés az emberek azon igényének kielégítésére alakult ki, hogy illetéktelenek elől eltitkolják mondanivalójukat. A közlendő titkosítása nagyon korai igény az emberiség történetében, már az ókorból is rendelkezünk rejtjelzési emlékekkel. A rejtjelzés az évek során hatalmas fejlődésen esett át, de az alapvető jellemzők nem változtak. Ma kétféle, egymástól a leglényegesebb pontban eltérő rejtjelzési technológiát használunk: –– szimmetrikus, vagy titkos kulcsú rejtjelzés: ebben az esetben az üzenetet egyazon kulccsal titkosítanak és fejtenek meg; fontos, hogy a kulcs erőssége és titkossága biztosítja az üzenet titkosságát. A módszer előnye, hogy elektronikus eszközökkel rendkívül gyors rejtjelzést tesz lehetővé, ezért akár on-line kapcsolatok, vagy telefonbeszélgetések titkosítására is alkalmas; –– aszimmetrikus, vagy nyílt kulcsú rejtjelzés: egy érdekes matematikai műveleten alapuló eljárás, ahol mindenki rendelkezik egy nyilvános és egy titkos kulccsal. A címzettnek szóló üzenetet a címzett nyilvános kulcsával kell rejtjelezni, és a címzett a saját titkos kulcsával tudja azt megfejteni. Szimmetrikus kulcsú eljárások A szimmetrikus kulcsú eljárások a legrégebbi, már az ókor óta használt rejtjelzési eljárások, ebből adódóan többféle módszerük is ismert. A legismertebb a betűkeveréses és a behelyettesítéses módszer.

5. ábra: Betűkeveréses módszer

6. ábra: Behelyettesítéses módszer

67


Szintén szimmetrikus kulcsú eljárás az egyetlen elméletileg megfejthetetlen titkosítási módszer az OTP, azaz az üzenet egyszer használatos kulccsal való rejtjelzése. Szimmetrikus kulcsú eljárással a rejtjelzési folyamat úgy működik, hogy a címzettnek szóló üzenetet olyan kulccsal kell rejtjelezni, amely mind a címzett, mind pedig a feladó számára ismert, de csakis az ő számukra.

7. ábra: Szimmetrikus kulcsú rejtjelzés A szimmetrikus kulcsú eljárás hátránya az, hogy a kulcsot illetéktelenek előtt titokban kell tartani, mégis el kell juttatni a címzetthez úgy, hogy ne kompromittálódhasson. Szimmetrikus kulcsú rejtjelzést ma az élet számos területén alkalmazunk a felhasználói azonosítástól kezdve, az internetes banki ügyintézésen keresztül a teljes hálózati forgalom védelmén át (VPN) a bizalmas magánlevelezésig. Aszimmetrikus kulcsú eljárás A szimmetrikus kulcsú rejtjelzés nagy problémája a megfelelően titkos kulcselosztás, ami az 1970-es években sok tudós fantáziáját megmozgatta. Arra a megállapításra jutottak, hogy a rejtjezés kulcsa akkor biztonságos, ha azt nem kell eljuttatni a kommunikációban részt vevő felek egyikétől a másikáig. Ennek egyetlen módja az, ha a titkosításra és az üzenet megfejtésére egymástól eltérő kulcsokat használnak. A technológia úgy működik, hogy mindenki egy összetartozó kulcspárral rendelkezik, mely egy nyilvános és egy titkos kulcsot tartalmaz. Mint a neve is mutatja, a nyilvános kulcsot nem kell titokban tartani, az nyugodtan publikálható. A titkos kulcsot viszont szigorúan őrizni kell, annak nyilvánosságra kerülése használhatatlanságot von maga után. Az üzenetek küldése ez esetben úgy működik, hogy a címzett nyilvános kulcsával titkosításra kerül a neki szóló üzenet, melyet ő a saját titkos kulcsával tud megfejteni.

68


8. ábra: Aszimmetrikus kulcsú rejtjelzés Ez a kettős kulcshasználat tette lehetővé az elektronikus aláírás kialakítását. A folyamat során az üzenet feladója az elkészült dokumentumból egy szabványos eljárással egy lenyomatot, úgynevezett hash-t készít. A lenyomatot titkosítja a saját titkos kulcsával, majd elküldi a címzettnek a dokumentumot és a lenyomatot. A címzett a dokumentumból az ismert eljárással létrehozza a lenyomatot, majd az aláírt lenyomatot, amit a feladótól kapott, annak nyílt kulcsával dekódolja. A két lenyomatnak meg kell egyeznie, az aláírás akkor hiteles.

9. ábra: Elektronikus aláírás Hatósági ügyek intézésekor az ügyfélnek legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással kell rendelkeznie. A hatóságnak az ügyintézéshez legalább fokozott biztonságú, de ha hatósági bizonyítványt bocsát ki, akkor minősített elektronikus aláírással kell rendelkeznie. Az elektronikus aláírás lehetővé tette a hatósági ügyek intézésekor elektronikus dokumentumok használatát. Az elektronikus dokumentum bármely elektronikus eszközzel megjeleníthető jelsorozat. Fontos, hogy az elektronikus dokumentum nem csupán szöveget tartalmazhat. Lehet benne kép, hang vagy akár videó is, mely ugyanolyan módon írható alá elektronikusan, mint a szöveget tartalmazó dokumentumok. Az elektronikus dokumentum egy speciális fajtája az elektronikus irat. Ez már kizárólag szöveget tartalmazó, ügyek intézésére alkalmas forma. Amennyiben az elektronikus irat valamilyen jogkövetkezménnyel bír, az már elektronikus okirat, és kizárólag minősített elektronikus aláírással látható el.

69


Aszimmetrikus rejtjelzési eljárást a mindennapokban az elektronikus aláírás alkalmazásán felül általában, vagy titkosított telefonbeszélgetések kezdeményezésekor kulcscserére, vagy pedig bizalmas magánlevelezések esetében szintén kulcscserére alkalmazunk. 3.1.2. SZEÜSZ A közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény (Ket.) 2011. évi módosítása vezette be a SZEÜSZ fogalmát, melyet a 2013. január 1-jével hatályba lépett módosítás újabb szolgáltatásokkal egészített ki. A SZEÜSZ olyan elektronikus ügyintézést megkönnyítő szolgáltatás, amely az ügyfélközpontú ügyintézési megközelítésnek rendeli alá a szolgáltatók informatikai infrastruktúráját, meghatározva ezzel annak fejlesztési irányait és biztonsági követelményeit. A 83/2012. (IV. 21.) Korm. rendelet hatálybalépésével a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatások (SZEÜSZ) közigazgatási alkalmazása egységesítésre került. A SZEÜSZ-ök szabályai két irányból közelíthetők: –– a szolgáltatókra érvényes szabályok, –– az ügyfelekre érvényes szabályok. A szolgáltatókra érvényes szabályok: SZEÜSZ az elektronikus ügyintézési felügyeletnek elektronikus űrlapon tett bejelentés alapján nyújtható. A szolgáltatás nyújtásának ideje alatt a szolgáltató vállalja, hogy informatikai infrastruktúrája megfelel a törvényi előírásoknak, rendelkezik a szükséges informatikai működtetési szabályzatokkal és eljárásrendekkel, illetve képes biztosítani a kezelt adatok védelmét. A szolgáltatás megszüntetése abban az esetben lehetséges, ha a szolgáltató erről a felügyeletet értesíti, illetve szándékát az elektronikus tájékoztatás szabályai szerint közzéteszi. Az értesítést követően 90 nappal az érintett szolgáltatás megszüntethető. Amennyiben a szolgáltatás megszűnése a közigazgatás működésében zavart okozhat, úgy a felügyelet jogosult a szolgáltatás megszüntetését 6 hónappal elhalasztani. Megszüntetni kötelezően előírt szolgáltatást nem lehet. Az ügyfelekre érvényes szabályok: Bármely SZEÜSZ igénybevétele kötelezően regisztrációhoz kötött. A regisztráció történhet elektronikus úton vagy személyes megjelenéssel. Minden szolgáltatás esetében a szolgáltató határozza meg az informatikai rendszerében a jogosultság és a jogosultság igazolásának feltételeit. Ha egy SZEÜSZ használata jogszabályban kötelezően előírt, akkor a szolgáltatás mindenképpen díjmentes. A Ket.-ben előírtak alapján az állam az alábbi SZEÜSZ-öket köteles az ügyfelek számára nyújtani: –– Az ügyfél ügyintézési rendelkezésének nyilvántartása: tartalmazza az ügyfél jognyilatkozatait az elektronikus kapcsolattartás megengedhetőségére vonatkozóan, az ügyfél által lehetővé tett elektronikus kapcsolattartási formákról, az azonosítással kapcsolatos követelményekről, hivatalos kapcsolattartásra szolgáló elérhetőségekről, elektronikus dokumentumok titkosítására vonatkozó igényről, időszaki értesítés az elektronikus ügyintézési cselekményekről igénylésének és körének meghatározásáról, képviseletre vonatkozó jognyilatkozatokról.

70


–– Az ügyfél időszaki értesítése az elektronikus ügyintézési cselekményekről: A SZEÜSZ lényege, hogy az ügyfelet megadott értesítési címen rendszeres időközönként tájékoztatják arról, hogy meghatározott hatóságok az ügyféltől elektronikus vagy papír alapú nyilatkozatot kaptak-e, illetve adtak-e ki. Az értesítés összesített darabszámot tartalmaz. –– Összerendelési nyilvántartás-szolgáltatás: A polgárok személyi adatainak és lakcímének nyilvántartását kezelő központi szerv a személyazonosító jel helyébe lépő azonosítási módokról és az azonosító kódok használatáról szóló törvény szerint összerendelési nyilvántartást vezet a személyi adat- és lakcímnyilvántartásban, valamint a központi idegenrendészeti nyilvántartásban szereplő valamennyi élő természetes személyre vonatkozóan. –– Azonosítási szolgáltatás természetes személy ügyfelek részére: Az azonosítási szolgáltatás olyan SZEÜSZ, amelynek keretében a szolgáltató az elektronikus ügyintézés során megállapítja, hogy egy adott személy megegyezik-e egy korábban regisztrált személlyel. Azonosítási szolgáltatás keretében azonosság-ellenőrző ügynöki szolgáltatás (AESZ), egyedi azonosságellenőrzés-szolgáltatás (EASZ), valamint teljes körű azonosítás-szolgáltatás (TASZ) nyújtható. –– Biztonságos kézbesítési szolgáltatás: olyan kézbesítési szolgáltatás, amely az elektronikus üzenet kézbesítésével kapcsolatosan garanciát ad az üzenet bizalmasságának, sértetlenségének és letagadhatatlanságának vonatkozásában. –– Elektronikus dokumentumtárolási szolgáltatás: A szolgáltatás keretében a SZEÜSZ-szolgáltató a dokumentum hitelességének megőrzését és tartós értelmezhetőségét (olvashatóságát) biztosítja. –– A hatóság nyilatkozattételével kapcsolatos elektronikus igazolás szolgáltatása: A hatóság − ha elektronikus kiadmányozást végez − elektronikus tájékoztató szolgáltatása keretében közzéteszi a hatóság nevében nyilatkozatot tenni jogosult természetes személyek és informatikai eszközök elektronikus aláírásainak ellenőrzéséhez szükséges nyilvános kulcsra, illetve tanúsítványra vonatkozó adatokat. –– Elektronikus fizetési és elszámolási rendszer: Az EFER működtetője az EFER igénybevételével történő fizetés érdekében megállapodást köt azon banki szolgáltatóval, amely a megállapodásban vállalja, hogy a szervezetekkel való kapcsolattartásra az erre a célra biztosított csatlakozófelületet használja, és megfelel a kormányzati portálon közzétett technikai feltételrendszernek. –– Iratérvényességi nyilvántartás: A nyilvántartás a hatóság által kiadmányozott elektronikus dokumentumok, illetve ezekről az elektronikus dokumentumokról készített papír alapú hiteles másolatok tartalmának és hitelességének ellenőrzését biztosító nyilvántartás. –– Kormányzati hitelesítés szolgáltatás: elektronikus aláírási tanúsítványok kibocsátása, titkosítási célú tanúsítványok kibocsátása a kiadmányozásra jogosultak számára, a külön jogszabályban meghatározott gépi elektronikus aláírás kibocsátása, tanúsítványok érvényességének igazolása azonnali tanúsítványállapot-igazoló szolgáltatással, időbélyegzés-szolgáltatás a hatóságok általi felhasználás céljára, valamint elektronikus aláírás-ellenőrzési szolgáltatás hatóságok részére. –– Kormányzati elektronikus aláírás-ellenőrzési szolgáltatás: Elektronikus dokumentumon elhelyezett elektronikus aláírás érvényességének az elektronikus aláírás-politikában meghatározott ellenőrzésére, valamint szükség szerinti, időbélyegzővel és érvényességi információval való kiegészítésére szolgáló SZEÜSZ. –– Központi azonosítási ügynök: A jogszabályban kijelölt szervezet a hatóságok részére, kötelezően nyújtandó azonosság-ellenőrző ügynöki szolgáltatást nyújt KAÜ szolgáltatásként, mely magában foglalja az ügyfélkapus jelszavas azonosítást, valamint a Kormány által kötelezően nyújtott személyazonosításokat.

71


–– ÁNYK űrlapbenyújtás-támogatási szolgáltatás: Az ÁNYK űrlapbenyújtás-támogatási szolgáltatás (a továbbiakban: ÁBT) a szolgáltatás által meghatározott technikai előírásoknak megfelelő elektronikus űrlapok ügyfél általi kitöltését, hatóságokhoz való azonosítással egybekötött benyújtását biztosító szolgáltatás. –– Azonosításra visszavezetett dokumentumhitelesítés: A szolgáltatás keretében a SZEÜSZ- szolgáltató az ügyfél által rendelkezésre bocsátott nyilatkozatot az általa igazolt személyhez rendeli, majd a személyhez rendelést hitelesen igazolja. –– Elektronikus irat hiteles papír alapú irattá alakítása: a nyújtott szolgáltatás esetében a másolat hitelesítés nélkül is hiteles, ha a szolgáltató a közigazgatási informatika infrastrukturális megvalósíthatóságának biztosításáért felelős miniszter által rendeletben meghatározott biztonsági követelményeknek megfelelő módon, zárt informatikai rendszerben készítette, és az iratérvényességi nyilvántartásra vonatkozó rendelkezések szerint hiteles. –– Papír alapú irat átalakítása hiteles elektronikus irattá: a szolgáltató az ügyfél által benyújtott papír alapú iratokról hiteles elektronikus másolatot készít. –– Iratkezelő rendszerek közötti iratáthelyezés-szolgáltatás: két iratkezelő rendszer képes egymással kapcsolatot létesíteni, adatot cserélni. Lehetővé válik az is, hogy két hatóság ilyen módon is tarthassa a kapcsolatot egymással. –– Központi érkeztetési ügynök: a szolgáltatás lehetővé teszi az állandó érkeztetés biztosítását, így minden hatóságnak 0−24 órában működő külső érkeztető felülete van, amely gyorsítja az ügyintézést. –– Központi kézbesítési ügynök: A központi kézbesítési ügynök szolgáltatás egységes felületén megvalósulhat a papír alapon, illetve különféle rendszerekből érkező küldemények egységes megérkezése, kézbesítése. –– A törvény felhatalmazása alapján kiadott kormányrendeletben kötelezően nyújtandóként előírt további szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatás (pl.: Interaktív virtuális ügyfélszolgálat, Személyre szabott ügyintézési felület, Elektronikus űrlap). 3.1.3. KÖZPONTI ELEKTRONIKUS SZOLGÁLTATÓ RENDSZER A Központi elektronikus szolgáltató rendszer (Központi Rendszer) az elektronikus közszolgáltatás nyújtását, illetve igénybevételét támogató központi informatikai és kommunikációs rendszerek összessége. Magában foglalja: –– az elektronikus kormányzati gerinchálózatot (EKG); –– a kormányzati portált; –– a kormányzati ügyfél-tájékoztató központot; –– az ott megjelenő szolgáltatásokat; –– és ügyintézési lehetőségeket, –– valamint azok fenntartóit és üzemeltetőit, –– továbbá biztosítja az ügyfelek számára az elektronikus ügyfélkapu létesítésének lehetőségét.

72


10. ábra: E-ügyintézés a központi elektronikus szolgáltató rendszeren 3.1.4. ÜGYFÉLKAPU/HIVATALI KAPU Ügyfélkapu Az ügyfélkapu az az eszköz, amely biztosítja, hogy az ügyfél egyedileg azonosított módon, biztonságosan léphessen kapcsolatba a központi rendszer útján az elektronikus közigazgatási ügyintézést, illetve az elektronikus közigazgatási szolgáltatást nyújtó szervekkel. Az ügyfélkapu kifejezetten közigazgatási ügyfelek (természetes vagy jogi személyek) számára nyújtott elektronikus ügyintézési, illetve azonosítási lehetőség. Segítségével az ügyfelek az azonosításon túl biztonságos kapcsolatba léphetnek az elektronikus közigazgatási szolgáltatást nyújtó szervekkel. Az ügyfélkapu használatához az ügyfélnek mindenképpen regisztrálnia kell. A regisztráció történhet: –– a regisztrációs szerv – területileg illetékes okmányiroda – előtt személyes megjelenéssel; –– ideiglenes regisztrációval, mely egy elektronikus űrlap kitöltésével jár, ennek beküldését követően egy 30 napig érvényes ideiglenes kódot kap az ügyfél. Ez alatt a 30 nap alatt a regisztrációs szerv előtti személyes megjelenéssel lehet véglegesíteni a regisztrációt; –– elektronikus aláírással az interneten. A regisztrációt követően az ügyfél egy 5 napig érvényes, egyszer használható jelszót kap a rendszerhez. Amennyiben ezen időszak alatt nem jelentkezik be a rendszerbe, úgy a regisztrációja törlődik. A belépést követően a felhasználó a jelszavát köteles megváltoztatni. Az új jelszó érvényessége maximum 5 év. Az ügyfél az ügyfélkapus hozzáférést törölheti, de ez nem jelenti a rendszerben eddig rögzített tevékenységének, illetve a kapcsolódó naplóállományok törlését.

73


Az ügyfélkapu a magyarorszag.hu portálon keresztül érhető el. Lényege, hogy egy bejelentkezéssel az ügyfél több különböző szolgáltató által nyújtott igazgatási szolgáltatást érhet el. Az ügyfélkapu segítségével az ügyfelek az alábbi szolgáltatásokat vehetik igénybe: –– értesítés okmányok érvényességi idejének lejártáról; –– internetes okmányirodai szolgáltatások (ügyintézés kezdeményezése és időpontfoglalás: vezetői engedély ügyintézés, lakcímváltozás-bejelentés, lakcímigazolvány pótlás/csere, úti okmány ügyintézés stb.); –– hatósági erkölcsi bizonyítvány, hatósági bizonyítvány igénylése elektronikus kérelmezés útján; –– Kormányzati Portál szolgáltatásai; –– Közigazgatási és Elektronikus Közszolgáltatások Központi Hivatala Adatszolgáltatás letiltása és visszavonása szolgáltatása; –– Nemzeti Adó- és Vámhivatal szolgáltatásai; –– Nemzeti Munkaügyi Hivatal Munkavédelmi és Munkaügyi Igazgatóság szolgáltatásai; –– E-felvi, internetes felsőoktatási jelentkezés; –– Országos Egészségbiztosítási Pénztár szolgáltatásai; –– Országos Nyugdíjbiztosítási Főigazgatóság szolgáltatásai; –– MVH Agrártámogatási kérelmek; –– Ingatlankereső, Cégkereső, Gépjárműkereső stb. Hivatali Kapu A Hivatali Kapu része a központi elektronikus szolgáltató rendszernek, melyen keresztül a csatlakozott szervezet (hivatal) hozzáfér a központi rendszer által számára biztosított szolgáltatásokhoz. Fontos, hogy a Hivatali Kapu kifejezetten szervezetek számára érhető el. A Hivatali Kapu jellemző szolgáltatásai: –– hitelesen tudnak küldeni/fogadni elektronikus üzeneteket; –– időbélyeggel ellátott iratok küldésének lehetősége; –– hivatalos iratok küldésének/fogadásának elektronikus nyugtázása; –– a küldött, illetve a fogadott iratokhoz való naplózott hozzáférés; –– titkosított, megbízható kommunikáció garantálása, illetve az iratok sértetlenségének szavatolása; –– azonosítás/viszontazonosítás lehetősége. Ügyintézés ügyfélkapun keresztül Az ügyfélkapun keresztül a felhasználó a sikeres azonosítást – azaz felhasználónév és jelszó megadását – követően az ügyfelek számára nyújtott szolgáltatások bármelyikét szabadon igénybe veheti. Amennyiben az ügyfél elektronikusan aláírt dokumentumot szeretne az ügyintézés folyamatába bevonni, azt technológiától függetlenül megteheti. Első lépésként az ügyfél az elektronikusan aláírt dokumentumot eljuttatja a hatóság számára. Ezt követően a hatóság a hitelesítés szolgáltató segítségével ellenőrzi, hogy az aláírás megfelelő-e. Ha a hitelesítés szolgáltató nem az adatok egyezőségét igazolja vissza, a hatóság az ügyfelet hiánypótlásra szólítja fel. Amennyiben az adatok egyezőségét igazolja vissza a hitelesítés szolgáltató, úgy az elektronikus aláírás hiteles, megkezdődhet az érdemi ügyintézés.

74


3.1.5. ELEKTRONIKUS TÁJÉKOZTATÓ SZOLGÁLTATÁS Az elektronikus tájékoztatási szolgáltatás az államigazgatási szervek számára az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény által kötelezően előírt feladat. Az adatokat internetes honlapon digitálisan bárki számára azonosítás nélkül hozzáférhető formában köteles a szerv közzétenni. A közzétett adatoknak pontosnak, hitelesnek és folyamatosan elérhetőnek kell lenniük. Ezt garantálja, hogy a törvény nem kizárólag a közzéteendő adatok körét, hanem azok kötelező frissítési gyakoriságát is megadja. A honlapnak az alábbi információkat kell tartalmaznia: –– Szervezeti, személyzeti adatok: • a szerv hivatalos neve, székhelye, postai címe, telefon- és telefax-száma, elektronikus levélcíme, honlapja, ügyfélszolgálatának elérhetőségei; • a szerv szervezeti felépítése szervezeti egységek megjelölésével, az egyes szervezeti egységek feladatai; • a szerv vezetőinek és az egyes szervezeti egységek vezetőinek neve, beosztása, elérhetősége (telefon- és telefax-száma, elektronikus levélcíme); • a szervezeten belül illetékes ügyfélkapcsolati vezető neve, elérhetősége (telefon- és telefax-száma, elektronikus levélcíme) és az ügyfélfogadási rend; • testületi szerv esetén a testület létszáma, összetétele, tagjainak neve, beosztása, elérhetősége stb. –– Tevékenységre, működésre vonatkozó adatok: • a szerv feladatát, hatáskörét és alaptevékenységét meghatározó, a szervre vonatkozó alapvető jogszabályok, közjogi szervezetszabályozó eszközök, valamint a szervezeti és működési szabályzat vagy ügyrend, az adatvédelmi és adatbiztonsági szabályzat hatályos és teljes szövege; • az országos illetékességű szervek, valamint a fővárosi és megyei kormányhivatal esetében a közfeladatot ellátó szerv feladatáról, tevékenységéről szóló tájékoztató magyar és angol nyelven; • a helyi önkormányzat önként vállalt feladatai; • államigazgatási, önkormányzati, és egyéb hatósági ügyekben ügyfajtánként és eljárástípusonként a hatáskörrel rendelkező szerv megnevezése, hatáskör gyakorlásának átruházása esetén a ténylegesen eljáró szerv megnevezése, illetékességi területe, az ügyintézéshez szükséges dokumentumok, okmányok, eljárási illetékek (igazgatási szolgáltatási díjak) meghatározása, alapvető eljárási szabályok, az eljárást megindító irat benyújtásának módja (helye, ideje), az ügyfélfogadás ideje, az ügyintézés határideje (elintézési, fellebbezési határidő), az ügyek intézését segítő útmutatók, az ügymenetre vonatkozó tájékoztatás és az ügyintézéshez használt letölthető formanyomtatványok, az igénybe vehető elektronikus programok elérése, időpontfoglalás, az ügytípusokhoz kapcsolódó jogszabályok jegyzéke, tájékoztatás az ügyfelet megillető jogokról és az ügyfelet terhelő kötelezettségekről;

75


• a szerv által nyújtott vagy költségvetéséből finanszírozott közszolgáltatások megnevezése, tartalma, a közszolgáltatások igénybevételének rendje, a közszolgáltatásért fizetendő díj mértéke, az abból adott kedvezmények stb. –– Gazdálkodási adatok: • a közfeladatot ellátó szerv éves költségvetése, számviteli törvény szerinti beszámolója vagy éves költségvetés beszámolója; • a közfeladatot ellátó szervnél foglalkoztatottak létszámára és személyi juttatásaira vonatkozó összesített adatok, illetve összesítve a vezetők és vezető tisztségviselők illetménye, munkabére és rendszeres juttatásai, valamint költségtérítése, az egyéb alkalmazottaknak nyújtott juttatások fajtája és mértéke összesítve; • a koncesszióról szóló törvényben meghatározott nyilvános adatok (pályázati kiírások, pályázók adatai, az elbírálásról készített emlékeztetők, pályázat eredménye); • közbeszerzési információk (éves terv, összegzés az ajánlatok elbírálásáról, a megkötött szerződésekről stb.). 3.1.6. KAPCSOLATTARTÁS EGYÉB ELEKTRONIKUS ESZKÖZÖKKEL Az elektronikus ügyintézés nem csupán az internet használatával való szolgáltatások igénybevételét jelenti. Megengedett egyéb elektronikus eszközök, telefon, telefax stb használata is, bár ezek az eszközök nem igazán terjedtek el az elektronikus közigazgatásban. A csekély használat oka abban rejlik, hogy ezen eszközök használatával a kapcsolattartás alapelveinek betartása gyakran nehézkes. Az ügyfelekkel való kapcsolattartásban a legfontosabb alapelvek az alábbiak: –– az ügyfelek pontos azonosítása: az ügyintézés során minden esetben pontosan azonosítani kell az ügyfeleket az esetleges tévedések elkerülésére; –– az ügyintézés pontos dokumentálhatósága: pontosan dokumentálni kell az ügyintézési folyamat lépéseit; –– a folyamat rekonstruálhatósága: vitás esetben szükség lehet a teljes ügyintézési folyamat visszajátszására, amelyet például az ügyintézés során készülő hangfelvételekkel lehet megoldani. Az elektronikus ügyintézés során a gyakorlatban a szolgáltatók szinte kizárólag az internetet alkalmazzák, a többi lehetséges kapcsolattartó eszközt csupán felvilágosítás adására, értesítések küldésére, esetlegesen információk pontosítására használják. Összefoglalás A fejezet a közigazgatási folyamatok során alkalmazott informatikai eszközök, eljárások és szabályok bemutatását tűzte ki célul. Ennek során nem csupán az ügyintézéshez használt eszközökkel ismerkedhetett meg az olvasó, hanem bepillantást kaphatott az ehhez szükséges információtechnológiai eszközök tárházába is.

76

V. FEJEZET ÜGYVITEL, ÜGYKEZELÉS

1. AZ ÜGYVITELI MUNKA HELYE ÉS SZEREPE A SZERVEZETBEN Egyetlen szervezet, intézmény vagy vállalkozás sem önmagért van: létük valamilyen cél elérését szolgálja. Aszerint, hogy mi ez a cél, ez a rendeltetés, minden szervezet más és más. Közös tulajdonságuk azonban, hogy tevékenységüket alapvetően két csoportra oszthatjuk: –– A szakmai tevékenység (alaptevékenység) jelenti azoknak a feladatoknak az ellátását, amellyel a szervezet a cél elérésére törekszik. Példaként említve szakmai tevékenység egy iskola esetében az oktatás, egy polgármesteri hivatal esetében az önkormányzat működésével, a közigazgatási feladatok előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos tevékenység, az Állami Számvevőszék esetében az államháztartás gazdálkodásának ellenőrzése valamint a központi költségvetésből gazdálkodó szervezetek felügyelete stb. –– Szervi tevékenység (pl. ügyviteli tevékenység) alatt azokat a feladatokat értjük, amelyek a szakmai feladatok ellátásához szükséges személyi, tárgyi, információs, biztonsági és egyéb feltételeket biztosítják. Az ügyviteli tevékenység az iratkezelést, az irat-előállítást, az általános adatkezelést és az irodai kommunikációt foglalja magában. Közvetlenül kapcsolódhat az érdemi ügyintézéshez (pl. iratok előkeresése egy fellebbezéshez) vagy a belső gazdálkodáshoz (pl. papírigénylés a nyomtatóhoz). Vitathatatlan, hogy a szervezet érdemi tevékenységét a szakmai tevékenység adja, de az ehhez tartozó feladatok hatékony ellátásához szabályozott, rendezett ügyviteli munkára van szükség. Felismerve az ügyvitel hatását a szervezet működésére, mára ez a tevékenység elkülönült, önálló szakterületként van jelen a munkavégzésben, belső szolgáltatásként járul hozzá a szervezet egységes, folyamatos működéshez.

1.1. AZ ÜGYVITELI MUNKA RÉSZEI Az ügyvitel a szervezeten belüli ügyintézés szervezett rendje, amely meghatározza az ügyek intézéséhez szükséges valamennyi érdemi tennivaló pontos sorrendjét. –– Ügyintézés: az ügyek elintézésére, döntések meghozatalára irányuló érdemi munkavégzés. –– Ügykezelés (iratkezelés): az iratok készítésére, nyilvántartására, rendszerezésére, megőrzésére irányuló munkavégzés.

77

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGA V. fejezet: Ügyvitel, ügykezelés

Mivel a szervezet hatékonyságát befolyásoló tényezőről van szó, az ügyviteli rendet a közigazgatási szervek alapvetően a Szervezeti és Működési Szabályzatukban határozzák meg, amelyhez szervesen kapcsolódik az Iratkezelési Szabályzat és az Irattári terv. Rendkívül fontos továbbá az érintettek szakmai felkészítése. Az ügyintézőnek, ügykezelőnek ismernie kell a szervezet tevékenységéhez kapcsolódó legfontosabb jogszabályi előírásokat, eljárásokat, valamint az ügyviteli munkát segítő irodai eszközöket és az azokon futó programok használatát. Az iratkezelés az ügyvitel egyes munkamozzanatait köti össze, ezáltal segítve az ügyintézést. „Iratkezelés: az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenység.”27 Számtalan példát lehetne említeni az iratkezelés meghatározó szerepére a szerv működésében. Az iratkezelés rendeltetése, hogy gyorsan és pontosan juttassa el az iratokat az ügyintézőkhöz, valamint biztosítsa az iratok megőrzését, tárolását, gyors, pontos visszakeresését. Gyakori megfogalmazás, hogy az ügyintézést az ügyiratkezelés teszi „láthatóvá” (pl. az ügyfél kérelme akkor válik elintézendő üggyé, ha azt beiktatják, akkor fejeződik be az elintézett ügy, ha az ügyfél értesül a hatóság döntéséről stb.). A bevezetőben már említettük, hogy az iratkezelés szakma. Színvonala nagyban befolyásolja a szerv szakmai tevékenységének minőségét, hatékonyságát. Mára az ügyviteli feladatokat erre szakosodott munkatársak, az ügykezelők látják el. Az általuk ellátott általános iratkezelési feladatok a klasszikus segédhivatali feladatokhoz (iktatás, postázás, irattárolás) képest mára jelentősen bővültek. Új területei az irat-előállítás, az adatkezelés, a nyilvántartás és az irodai kommunikáció. Operatív szignálás iratkezelés iktatás kiadmányozás

Archív kézi irattári kezelés iratkezelés központi irattári kezelés selejtezés

I rat-előállítás szövegfeldolgozás irattöbbszörözés kiadványszerkesztés

Általános nyilvántartás-kezelés adatkezelés táblázatkezelés adatfeldolgozás

Irodai telefonálás kommunikáció, faxkezelés szemléltetés elektronikus posta 11. ábra: A közigazgatási szervezetek általános irodai munkafajtái 27 1995. évi LXVI. törvény.

78


Az ügyviteli feladatok hatékony ellátása érdekében a közigazgatási szervek egyre inkább kihasználják a technikai eszközök adta lehetőségeket. A különböző technikai eszközök – amelyek közül a legtöbb ma már egyszerre több ügyviteli funkciót is el tud látni (pl. multifunkciós szkenner-másoló-nyomtató) – jelentősen megkönnyítik az egyes dolgozók munkáját (hiszen ugyanannyi idő alatt több funkciót tudnak ellátni, több műveletet tudnak elvégezni). Sok helyen már iratkezelési szoftvert használnak, terjed az elektronikus ügyintézés. Az ügykezelőknek folyamatosan új ismereteket kell elsajátítaniuk.

2. AZ ÜGYIRATKEZELÉS SZABÁLYOZÁSA A közigazgatás hatékony működéséhez elengedhetetlen, hogy iratkezelése az ügyiratok teljes életútját nyomon kövesse. A közigazgatásra hatalmas iratforgalom jellemző. Éppen ezért alapelvárás, hogy valamennyi közigazgatási szerv szakszerűen, rendszerezetten kezelje az iratait. Az iratkezelés jelentőségét mutatja, hogy a közigazgatási szerveknek iratkezelési rendszerük kialakításánál és működtetésénél számos jogszabály rendelkezését kell figyelembe venniük. A szabályozások kidolgozásánál és módosításainál nem lehetett figyelmen kívül hagyni az elektronikus iratok terjedését sem. A szolgáltató állam, valamint az ügyfélbarát közigazgatás igénye, az elektronikus ügyintézés elterjedése ugyanis nem valósítható meg az egész közigazgatást átszövő iratkezelés egységesítése és korszerűsítése (elektronizálása) nélkül. A kormány 2003-ban hívta életre a közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezeléséről szóló projektet, s létrehozta a Kormányzati Iratkezelési Felügyeletet (KIF). 2014 júliusától a köziratok kezelésének szakmai irányítása a belügyminiszter hatáskörébe került28. Az iratkezelés felügyelete igen sokrétű. A központi közigazgatási szervek iratkezelésének szakmai felügyeletén túl összehangolja a közfeladatot ellátó szervek egészére vonatkozóan az elektronikus iratkezelés és ügyintézés fokozatos bevezetésével összefüggő feladatok végrehajtását. E cél elérése érdekében a hagyományos (papíralapú) és az elektronikus iratok kezelésére egyaránt alkalmas, az európai gyakorlathoz illeszkedő, a folyamatosan fejlődő informatikai technológia fogadására képes iratkezelési rendszer kialakításához alapot adó szabályozás született. A köziratok kezelésének alapvető követelményeit a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Levéltári törvény) határozza meg. Legfontosabb célja – a szolgáltató közigazgatás elvének megfelelően – az elektronikus ügyintézés lehetőségének megalapozása, elsősorban a hatósági ügyintézés szakszerűségének és gyorsaságának növelése, a maradandó értékű információk fennmaradásának és megőrzésének biztosítása. Meghatározza azokat az alapvető kötelezettségeket, amelyeket a közfeladatot ellátó szerveknek iratkezelési tevékenységük során teljesíteniük kell. Ezek közül a legfontosabb kötelezettségek: –– a beérkezett és a szervnél keletkezett iratok levéltári célra is alkalmas módon történő rögzítése, megőrzése, nyilvántartása, –– az iratok áttekinthetőségének, visszakereshetőségének biztosítása, 28 1995. évi LXVI. törvény, 152/2014. (VI. 6.) Korm. rendelet.

79


–– az iratok szakszerű és biztonságos védelme, valamint –– a történeti értéket képviselő köziratok levéltárban való elhelyezése. A levéltári törvény kötelezővé teszi továbbá az iratkezelési szabályzatok, valamint az irattári tervek készítését és alkalmazását is. A közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvényt (Ket.) hatálybalépése után, az elektronikus ügyintézés lehetőségének biztosításával felmerült az elektronikus iratkezelés informatikai feltételrendszerének a szabályozása is. A 27/2014. (IV. 18.) KIM rendelet szabályozza a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményeket, az elektronikus iratkezelési szoftverek alkalmazhatóságát, a tanúsítás követelményrendszerét. Ne felejtsük el, hogy a levéltári törvény hatálya nem csak a közfeladatot ellátó szervekre terjed ki. A jogszabály általános alapelvként határozza meg, hogy irattári anyaggal rendelkező szervek és a maradandó értékű iratokat őrző természetes személyek kötelesek a szervesen összetartozó irataik egységének, illetve eredeti rendjének megőrzéséről, valamint a tulajdonukban vagy birtokukban lévő maradandó értékű iratok megóvásáról gondoskodni. A levéltári törvény a megfogalmazott célok eléréséhez felhatalmazta a kormányt, hogy rendeletben határozza meg a közigazgatási szervek iratkezelésére vonatkozó általános követelményeket. Ennek megfelelően a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII.29.) kormányrendelet (a továbbiakban: KEIR) rögzíti: –– a közigazgatási szervek által készített egyedi iratkezelési szabályzatok felügyeletének rendjét, –– a köziratok tárgyi alapú rendszerezésének és megőrzési idők szerinti csoportosításának alapjául szolgáló irattári tervek elkészítésének és alkalmazásának szabályait, –– a köziratok nyilvántartásával, az iratforgalom dokumentálásával és az iratkezelés megszervezésével kapcsolatos alapelveket, valamint –– a papíralapú és az elektronikus iratokat is tartalmazó ügyiratok egységének megőrzését, kezelhetőségét és használhatóságát biztosító követelményeket. A részletszabályokra az ügyiratkezelés folyamatának ismertetésénél tárgy szerint is kitérünk.

2.1. AZ ÜGYIRATKEZELÉS IRÁNYÍTÁSA, FELÜGYELETE A levéltári törvény 8/A. § alapján a köziratok kezelésének szakmai irányítását a Kormány által kijelölt miniszter, a belügyminiszter látja el. A közfeladatot ellátó szerv az illetékes közlevéltárral, a központi államigazgatási szerv a Magyar Nemzeti Levéltárral, illetve az illetékes szaklevéltárral és a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszterrel egyetértésben egyedi iratkezelési szabályzatot ad ki. Az önkormányzati hivatal számára a jegyző (főjegyző) az illetékes közlevéltárral, a Budapest Főváros Önkormányzata által alapított levéltárral és a Kormány általános hatáskörű területi államigazgatási szervével egyetértésben ad ki ilyen egyedi szabályzatot.

80


Egységes iratkezelési szabályzatot ad ki: –– a szakmai irányítást ellátó miniszter, vagy a központi államigazgatási szerv vezetője a területi államigazgatási szervek, a Magyar Honvédség, továbbá a rendvédelmi szervek – kivéve a polgári nemzetbiztonsági szolgálatok – részére a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszterrel, valamint a Magyar Nemzeti Levéltárral, ill. az illetékes szaklevéltárral egyetértésben, –– az Országos Bírósági Hivatal elnöke a bíróságok, a legfőbb ügyész az ügyészségek részére a Magyar Nemzeti Levéltárral egyetértésben, –– az igazságügyért felelős miniszter a közjegyzők és a bírósági végrehajtók, valamint ezek kamarái tekintetében a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszterrel, valamint a kultúráért felelős miniszterrel egyetértésben.29

Szerv központi államigazgatási szerv

önkormányzati hivatal

közfeladatot ellátó egyéb szerv Szerv fővárosi és megyei kormány hivatalok Magyar Honvédség rendvédelmi szervek (kivéve a polgári nemzetbiztonsági szolgálatok) bíróságok ügyészség közjegyzők, bírósági végrehajtók és ezek kamarái

Egyedi iratkezelési szabályzat Kiadja Egyetértési jogot gyakorol központi államigazgatási szerv Magyar Nemzeti Levéltár vagy az illetékes szaklevéltár és a belügyminiszter* jegyző (főjegyző) az illetékes közlevéltár vagy Budapest Főváros Levéltára és a kormányhivatal közfeladatot ellátó szerv illetékes közlevéltár Egységes iratkezelési szabályzat Kiadja Egyetértési jogot gyakorol szakmai irányítást ellátó miMagyar Nemzeti Levéltár és a niszter** belügyminiszter* honvédelmi miniszter Hadtörténelmi Levéltár és a belügyminiszter* szakmai irányítást ellátó miMagyar Nemzeti Levéltár és a niszter belügyminiszter* Országos Bírósági Hivatal elnöke legfőbb ügyész igazságügyért felelős miniszter

Magyar Nemzeti Levéltár Magyar Nemzeti Levéltár a belügyminiszter* és a kultúráért felelős miniszter

* A köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszter ** A közigazgatási és igazságügyi miniszter 20/2013. (VI. 25.) KIM utasítása

3. táblázat: Egységes iratkezelési szabályzat

29 Levéltári törvény 10. §.

81


A Levéltári törvény alapján a közlevéltár lehet általános és szaklevéltár, továbbá önkormányzat, köztestület vagy egyéb közfeladatot ellátó szerv levéltára is. Általános levéltár a Magyar Nemzeti Levéltár és Budapest Főváros Levéltára. A Magyar Nemzeti Levéltár központi általános levéltár, amely megyei tagintézményekkel (a korábbi megyei levéltárak) rendelkezik. Állami szaklevéltár a Hadtörténelmi Levéltár, a Földügyi és Távérzékelés Levéltár, a Környezetvédelmi és Vízügyi Levéltár, az Állambiztonsági Szolgálatok Történeti Levéltára. Szaklevéltárakat alapíthatnak továbbá a felsőoktatási, tudományos, kulturális vagy egészségügyi szolgáltatást végző intézmények. Az önkormányzatok egyedi iratkezelési szabályzatainak készítését segédletek, mintaszabályzatok segíthetik, de ezeket a helyi igényeknek és a jogszabályváltozásoknak megfelelően módosítani kell. A fővárosi és megyei kormányhivatalok részére kiadott egységes iratkezelési szabályzat alapján a kormányhivatal vezetőjének az iratkezelésre vonatkozó és a helyi sajátosságokat figyelembe vevő, az egységes iratkezelési szabályzatban nem rendezett kérdésekre vonatkozó rendelkezésekkel kiegészített egyedi iratkezelési szabályzatot kell kiadnia az illetékes közlevéltárral egyetértésben. Az iratkezelési szabályzatban az iratkezelés minden fázisára meg kell határozni azon előírásokat, amelyek biztosítják a papíralapú és az elektronikus iratot egyaránt tartalmazó ügyiratok egységének megőrzését, kezelhetőségét és használhatóságát. Az iratkezelési szabályzat kötelező melléklete az irattári terv. Az önkormányzati hivatalok számára a helyi önkormányzatokért felelős miniszter a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszterrel és a kultúráért felelős miniszterrel egyetértésben egységes irattári tervet ad ki.30 A közfeladatot ellátó szerv vezetője felelős az adott szerv iratkezelési rendszerének működéséért, ily módon az iratkezelési szabályzatban foglaltak végrehajtásáért, a szervezeti, működési és ügyrendi szabályok, az informatikai eszközök és eljárások, valamint az irattári tervek és iratkezelési előírások összhangjáért. Az ő felelőssége továbbá, hogy az iratok szakszerű és biztonságos kezelésének, megőrzésének tárgyi, technikai és személyi feltételei biztosítottak legyenek. A szerv vezetője határozza meg – a szervezeti és működési szabályzatban – az iratkezelés szervezeti rendjét, az iratkezelésre, valamint az azzal összefüggő tevékenységekre vonatkozó feladat- és hatásköröket, továbbá ő jelöli ki az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőt is. Az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőnek kell gondoskodnia az alábbiakról: –– az iratkezelési szabályzat elkészítéséről, végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséről, évente történő felülvizsgálatáról, intézkedik a szabálytalanságok megszüntetéséről, szükség esetén kezdeményezi a szabályzat módosítását; –– az iratkezelést végző, vagy az azért felelős személyek szakmai képzéséről és továbbképzéséről; –– az iratkezelési segédeszközök (iktatókönyv, név- és tárgymutató, kézbesítőkönyv, iratminták és formanyomtatványok, számítástechnikai programok, adathordozók stb.) biztosításáról; –– az elektronikus iratkezelési szoftver hozzáférési jogosultságainak, az egyedi azonosítóknak, a helyettesítési jogoknak, a külső és belső név- és címtáraknak naprakészen tartásáról, az üzemeltetési és adatbiztonsági követelményekről és azok betartásáról; 30 Az önkormányzati hivatalok egységes irattári tervének kiadásáról szóló 78/2012. (XII. 28.) BM rendelet. Kiadta a belügyminiszter a közigazgatási és igazságügyi miniszterrel, valamint az emberi erőforrások miniszterével egyetértésben.

82


–– a hivatalos és személyes elektronikus postafiókok szabályozott működéséről; –– az elektronikus úton történő kapcsolattartás esetén annak szervezeten belüli működtetéséről; –– az egyéb jogszabályokban meghatározott iratkezelést érintő feladatokról. Az iratforgalom szabályozásában külön rendezendő a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatás igénybevételével megvalósuló iratforgalom. Az ügyiratkezelés, mint speciális nyilvántartás, rengeteg információt tárol a szervezet működésére vonatkozóan, ezért arra is jó eszköz, hogy a vezetők figyelemmel kísérhessék általa a rájuk bízott ügyintézés színvonalát, minőségét, menetét.

2.2. AZ IRATOK KEZELÉSÉNEK ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEI A közfeladatot ellátó szerv feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthetősége érdekében az azonos ügyre – egy tárgyra – vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kezeli. A több fázisban intézett ügyek egyes fázisában keletkezett iratok ügyiraton belüli irategységnek, ügyiratdarabnak (ügydarabnak) minősülnek. Az ügyiratokat, valamint a közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozó egyéb más iratokat – ügykörök alapján – az irattári tervben meghatározott tárgyi csoportokba, irattári tételekbe, indokolt esetben iratfajta alapján kialakított irattári egységekbe kell besorolni. Az iratot a jogszabályban előírt adatok rögzítésével, erre a célra rendszeresített papíralapú vagy elektronikus iktatókönyvben, iktatószámon kell nyilvántartani. Az iktatást oly módon kell végezni, hogy az iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni. Az iratforgalom keretében az átadást-átvételt minden esetben úgy kell végezni, hogy egyértelműen bizonyítható legyen, hogy ki, mikor, kinek továbbította vagy adta át az iratot. Az iratok iktatásával és az iratforgalom dokumentálásával biztosítani kell, hogy az ügyintézés folyamata, és az iratok szervezeten belüli útja pontosan nyomon követhető és ellenőrizhető, az iratok holléte pedig naprakészen megállapítható legyen. Az iratkezelési folyamat szereplőit (szervezeti egység, szignáló, kiadmányozó, ügyintéző, ügykezelő) megszűnés, átszervezés és személyi változás esetén a kezelésükben lévő iratokkal, a nyilvántartások alapján tételesen el kell számoltatni, az elszámoltatásról jegyzőkönyvet kell felvenni és gondoskodni kell az iratok további kezeléséről. A közfeladatot ellátó szerv szervezeti egységének megszűnése, vagy a szervezeti egységet érintő feladatkör átadása esetén a kezelésébe tartozó valamennyi küldeményt és a kezelésében lévő ügyek iratait átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében át kell adni a megszűnő szervezeti egység feladatkörét átvevő szervezeti egységnek vagy egységeknek. Amennyiben a megszűnő szervezeti egység: –– különálló iktatókönyvvel rendelkezett, akkor az iktatókönyvében a végleges átadást jelölni kell, az iktatókönyvet le kell zárni és az átadott folyamatban lévő ügyek iratait az átvevő szervezeti egység iktatókönyvébe – az irat korábbi iktatószámának és iktatókönyve azonosítójának feltüntetésével – be kell iktatni;

83


–– az átvevő szervezeti egységgel közös iktatókönyvet használt, az iktatókönyvben az átvevő szervezeti egységet, mint felelőst, rögzíteni kell. Nem csak a folyamatban lévő ügyeket kell átadni, hanem az átmeneti irattári anyagot – a közfeladatot ellátó szerv iratkezelési szabályzatában meghatározottak szerint – is meg kell osztani a feladathoz kapcsolódóan, vagy azt a központi irattárban kell elhelyezni. A központi irattárba helyezett egyes ügyiratokra vonatkozó igényt betekintéssel, másolat készítésével vagy kölcsönzéssel kell teljesíteni. A központi irattárban kell elhelyezni és a továbbiakban ott kell kezelni: –– a megszűnő szervezeti egység papíralapú vagy elektronikus lezárt iktatókönyvét, azzal, hogy az átvevő szervezeti egység számára a hozzáférést biztosítani kell; –– a megszűnt szervezeti egység iratanyagát, ha feladatkörét nem veszi át más szervezeti egység. A KEIR az iratkezelés szervezeti rendjének kialakítására vonatkozóan kötelező szempontokat határoz meg31. Előírja, hogy az iratkezelést úgy kell megszervezni, hogy: –– a szervhez érkezett, ott keletkező, illetve onnan továbbított irat azonosítható, fellelési helye, útja követhető, ellenőrizhető és visszakereshető legyen; –– az irat tartalma csak az arra jogosult számára legyen megismerhető; –– az irat kezeléséért fennálló személyi felelősség egyértelműen megállapítható legyen; –– az irat szakszerű kezeléséhez, nyilvántartásához, kézbesítéséhez, védelméhez szükséges személyi, tárgyi, technikai feltételek biztosítottak legyenek; –– a beérkezett és továbbított iratok megváltoztathatatlansága biztosított legyen; –– a rendszeres selejtezések elvégzésével az irattári iratanyag felesleges felhalmozódása megelőzhető, a maradandó értékű iratok megőrzése biztosított legyen; –– az ügyintézéshez, a döntések előkészítéséhez, a szervezet rendeltetésszerű működéséhez megfelelő támogatást biztosítson. A közfeladatot ellátó szervek a helyi sajátosságokra (a szervezet nagysága, tagoltsága, belső munkamegosztás módja, alkalmazott technológia) figyelemmel építik ki az iratkezelési szervezetüket. Az iratkezelés szervezetét úgy kell megválasztani, hogy eredményesen szolgálja a közfeladatot ellátó szerv rendeltetésszerű működését, ugyanakkor eleget tegyen az iratok biztonságos megőrzése levéltári szempontú követelményének. Ennek megfelelően három szervezeti típus közül választhatnak32: –– A központi (centralizált) ügyiratkezelés azt jelenti, hogy az adott szervezet valamennyi belső egységének iratait az ügyiratkezelésre szakosodott központi iktatóban kezelik. Kisebb szerv esetében az iktatást egyetlen személy is végezheti. –– Osztott (decentralizált) ügyiratkezelés esetében valamennyi belső szervezeti egység maga végzi saját iratainak kezelését. –– Vegyes iratkezelési rendszerről beszélünk az előző két típus kombinálásakor. A szervek akkor alkalmazzák a vegyes megoldást, amikor egyes szervezeti egységeit valamilyen oknál fogva nem tudják bevonni a központi iktatásba (pl.: gyakori, hogy nagyobb közigazgatási szervek egységei több épületben vagy helységben működnek). Az iratkezelés rendszerét csak a naptári év kezdetén lehet megváltoztatni. 31 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 6. §. 32 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 16. §.

84


A közfeladatot ellátó szerv az iratkezelési feladatokat vagy saját maga látja el, vagy annak támogatására a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatást biztosító szolgáltató (a továbbiakban: SZEÜSZ szolgáltató) által biztosított elektronikus iratok kezelése szolgáltatást veheti igénybe. Ebben az esetben a SZEÜSZ szolgáltató a közfeladatot ellátó szerv adatfeldolgozójaként jár el. Ha a közfeladatot ellátó szerv csak papíralapú iratokat kezel és iratkezelési szoftvert használ, köteles biztosítani az iratkezelési szoftverben tárolt valamennyi információnak az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól szóló jogszabály33 szerinti elektronikus dokumentumformátumban történő automatikus előállítását. Az iratkezelési szoftvernek képesnek kell lennie a tárolt információkat előállítani, továbbá biztosítania kell az elektronikus formában létrejött információk további feldolgozhatóságát, az iratkezelő szoftverek közötti átadását. Ha a közfeladatot ellátó szerv elektronikus iratokat is kezel, köteles biztosítani az elektronikusan vezetett nyilvántartásból az átvételhez (érkeztetéshez) és az iktatáshoz kapcsolódó, valamint a tárolt elektronikus iratok és kísérő információk (előadói ív) egyedi, illetve kötegelt lekérdezhetőségét.

3. AZ ÜGYIRATKEZELÉS FOLYAMATA Az ügyiratkezelés egy komplex tevékenység, amely magába foglalja az irat: –– készítését, –– nyilvántartását (átvételét, bontását, érkeztetését, iktatását) és rendszerezését, –– selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, –– segédletekkel való ellátását, –– szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, –– levéltárba adását, illetve selejtezését. Az iratkezelés lefedi az irat teljes életciklusát34.

33 85/2012. (IV. 21.) Korm. rendelet VI. fejezet. 34 A fejezet a 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet IV. fejezetének szabályain alapul.

85


Értesítés

Küld s ze rv va gy s ze mé l y Visszaigazolás Küld em én yek át vétele

Post ab on tá s, é rkez tetés

Va n el zmén y?

ig en

El zmén yt ki ke ll keres ni

ne m Szig ná lá s

Külö n sz ab ál yozá s sz erin t ne m

Kell ik ta tni?

i gen

Ik ta tá s Muta tózá s

Továbbí tás az ügyintéz höz

Irat ok tová bbí tá sa (Exped iálá s )

Kézi i ra ár

Archív i ra ár

Az ügy e li ntéz dö ? ig en ne m

Visszaigazolás Címze

Ha tá rid nyilván ta rtása

12. ábra: Az ügyiratkezelés általános folyamatábrája Az ügyiratkezelés folyamata három jól elkülöníthető szakaszból áll: –– Iratkezelés az ügyintézés előtt: a nyilvántartásba vétel szakasza a küldemények érkezésétől addig a folyamatlépésig tart, amikor az adott irat az ügyintézőhöz kerül intézésre. –– Iratkezelés az ügyintézés alatt: az ügyintézés szakaszában is számos ügyiratkezelési teendőt kell ellátni (pl.: határidő-nyilvántartás, sokszorosítás, iratok továbbítása). –– Iratkezelés az ügyintézés lezárása után: mint már említettük, az ügyiratkezelésnek kell gondoskodni az iratok biztonságos megőrzéséről is. Tehát megkülönböztetünk egy, az ügy lezárását követő, ún. archív iratkezelési szakaszt is.

3.1. KÜLDEMÉNYEK ÁTVÉTELE Az adott szervhez érkezett küldemény átvételére való jogosultságot és az átvétellel kapcsolatos teendőket az iratkezelési szabályzat határozza meg. Az átvétellel kapcsolatos teendők a küldemény érkezésének módja – postai vagy hivatali kézbesítés, futárszolgálat, informatikai-telekommunikációs eszköz, illetve a magánfél személyes benyújtása – szerinti bontásban is meghatározhatók. A küldemények átvételére jogosultak körét a KEIR az alábbiakban határozza meg: –– címzett vagy az általa megbízott személy, –– a szerv vezetője vagy az általa megbízott személy,

86


–– –– –– –– ––

az iratkezelést felügyelő vezető vagy az általa megbízott személy, postai meghatalmazással rendelkező személy, az ügyfélszolgálati iroda munkatársa, hivatali munkaidőn túl az ügyeleti szolgálatot teljesítő személy, a SZEÜSZ35-ként biztosított elektronikus iratok kezelése szolgáltatással a szolgáltatást végző, a központi érkeztetési ügynök szolgáltatással vagy az alkalmazott iratkezelési szoftverrel a központi érkeztetési ügynök vagy az iratkezelési szoftvert használó, –– a Ket. 169/A. § (3) bekezdés a) pontjában meghatározott szervezet.36 A küldeményt átvevő köteles az átvételkor ellenőrizni: –– a címzés alapján jogosult-e átvenni a küldeményt, –– a kézbesítő okmányon és a küldeményen lévő azonosítási jel (pl. iktatószám) megegyezését, –– az iratot tartalmazó zárt boríték, illetve egyéb csomagolás sértetlenségét. Az átvevő köteles gondoskodni az egyéb jogszabályban vagy a szerv belső szabályzatában előírt biztonsági követelmények szerinti feladatok elvégzéséről (pl. a közigazgatási szervek biztonsági előírásai előírhatják a csomagok átvilágítását, az elektronikus úton érkezett iratok vírusellenőrzését stb.). Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez. Amennyiben ez nem lehetséges, papíralapú küldemény esetében vissza kell küldeni a feladónak, elektronikus küldemény esetében értesíteni kell a küldőt. Amennyiben a feladó nem állapítható meg, a küldeményt (kivéve az informatikai rendszerre biztonsági kockázatot jelentő elektronikus küldeményt) irattárazni és az irattári tervben meghatározott idő után selejtezni kell. A gyors elintézést igénylő („azonnal”, „sürgős” jelzésű) küldeményt az átvevő köteles a címzettnek vagy a szignálásra jogosultnak soron kívül bemutatni, illetve átadni, az elektronikus iratot azonnal továbbítani. Figyelem! Amennyiben iratkezelésre nem jogosult személy vagy szervezeti egység veszi át a küldeményt, úgy köteles haladéktalanul, de legkésőbb az érkezést követő első munkanap kezdetén az illetékes iratkezelési egységnek az iratkezelési szabályzat szerinti kezelés céljából átadni. 3.1.1. PAPÍRALAPÚ KÜLDEMÉNYEK ÁTVÉTELE Kézbesítő közreműködése esetén alapvető követelmény, hogy az átvevő a kézbesítőokmányon37 aláírásával és az átvétel dátumának, valamint nevének olvasható feltüntetésével köteles átvenni a beérkező iratot. „Azonnal” vagy „sürgős” jelzés esetén az átvétel idejét óra-perc pontossággal kell megjelölni, amit a kézbesítő okmányon kívül az átvett küldeményen is rögzíteni kell. Tértivevénnyel38 érkezett küldemény esetén az átvevő gondoskodik a tértivevény szelvényének kitöltéséről, s a feladóhoz történő visszajuttatásáról. 35 Szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatás 36 Az a hatóság, valamint kormányablak, mely az ügyfél számára ügyintézési lehetőséget biztosít más hatóságok hatáskörébe tartozó eljárásokra. 37 Iratmintatár Kézbesítő könyv. 38 Iratmintatár Tértivevény.

87


Ha az ügyfél személyesen vagy megbízottja útján nyújtja be az iratot, akkor az átvételt igazolni kell (az ügyfél által beadott iratról másolatot készít az átvevő, és aláírást követően visszaadja az ügyfélnek, másik megoldás az átvételi elismervény39 alkalmazása). Ha az átvételkor a postán, kézbesítő útján vagy személyesen átadott papíralapú küldemény sérült vagy fel van bontva, akkor ezt az átvételi okmányon jelölni kell („sérülten érkezett” vagy „felbontva érkezett” szöveggel), melyet az átvevő aláírásával igazol. Soron kívül ellenőrizni kell a küldemény tartalmát is, melyről külön jegyzéket kell készíteni. A hiányzó iratokról vagy mellékletekről a küldő szervet vagy személyt értesíteni kell. 3.1.2. ELEKTRONIKUS IRATOK ÁTVÉTELE Elektronikus úton többféle szolgáltatás használatával érkezhet a szervezethez irat, az elektronikusan érkezett küldemény átvételére vonatkozó szabályok ennek megfelelően eltérőek. Elektronikus úton, nem biztonságos kézbesítési szolgáltatás igénybevételével érkezett küldemények esetében az átvevő a feladónak haladéktalanul elküldi a küldemény átvételét igazoló és az érkeztetés egyedi azonosítóját is tartalmazó elektronikus visszaigazolást (átvételi nyugtát) abban az esetben, amennyiben azt a feladó kérte, és elektronikus válaszcímét megadta. A biztonságos kézbesítési szolgáltatás, illetve az ÁNYK űrlap40 benyújtás támogatás szolgáltatás igénybevételével érkezett küldemények és az elektronikus űrlapok esetében az átvétel visszaigazolása külön kormányrendeletekben41 meghatározottak szerint történik. A Ket. szerinti ügyintézési rendelkezés által érintett eljárásokban az elektronikus úton érkezett irat átvételét (érkeztetését) és hitelességének ellenőrzését követően a közfeladatot ellátó szerv – ha a küldő az azonosításához szükséges adatait megadta – az ügyintézési rendelkezések nyilvántartásában ellenőrzi, hogy a küldő az elektronikus kapcsolattartást, illetve annak alkalmazott módját választotta-e. Ha a küldő nem az elektronikus kapcsolattartást, illetve annak alkalmazott módját választotta, a közfeladatot ellátó szerv az iratot nem tekinti benyújtottnak és erről a küldőt értesíti. Az ügyfél ügyintézési rendelkezésben határozza meg – többek közt – azt, hogy amennyiben a jogszabály lehetővé teszi számára az elektronikus kapcsolattartást, akkor kíván-e élni vele, továbbá megjelöli az általa lehetővé tett elektronikus kapcsolattartási formákat, az azonosítással kapcsolatos követelményeket, és a hivatalos kapcsolattartásra szolgáló elérhetőségeit. Az elektronikusan (beleértve a nem biztonságos kézbesítési szolgáltatás, illetve az ÁNYK űrlap benyújtás támogatás szolgáltatás igénybevételével küldött küldeményt) érkezett küldemény átvételét meg kell tagadni, ha az biztonsági kockázatot jelent a fogadó szerv számítástechnikai rendszerére. A küldemény a fogadó szerv rendszerére akkor jelent biztonsági kockázatot, ha –– a hatóság informatikai rendszeréhez vagy azon keresztül más informatikai rendszerhez való jogosulatlan hozzáférés célját szolgálja, vagy 39 Iratmintatár Átvételi elismervény. 40 Általános nyomtatványkitöltő programmal kitöltött űrlap. 41 85/2012. (IV. 21.) Korm. rendelet, 83/2012. (IV. 21.) Korm. rendelet.

88


–– a fenti informatikai rendszerek üzemelésének vagy más személyek hozzáférésének jogosulatlan akadályozására irányul, –– ezen informatikai rendszerben lévő adatok jogosulatlan megváltoztatására, hozzáférhetetlenné tételére vagy törlésére irányul. A fogadó szerv a feldolgozás elmaradásának tényéről és annak okáról (akár azért, mert az iratot nem a Ket. szerinti ügyintézési rendelkezésnek megfelelően nyújtották be, akár azért, mert biztonsági kockázatot jelent a fogadó szerv rendszerére, vagy azért, mert téves címzés, helytelen kézbesítés miatt érkezett) köteles értesíteni a küldőt: –– ha a küldő az azonosításához szükséges adatait megadta, az ügyintézési rendelkezésében megadott elektronikus elérhetőségén, az ott előírt módon, –– ennek hiányában, ha a küldő közölte a válaszadási elektronikus postafiók címét, úgy elektronikus levélben, –– egyéb esetben papíron. Amennyiben az adott küldőtől korábban már érkezett azonos jellegű biztonsági kockázatot tartalmazó beadvány, akkor az értesítés mellőzhető (az ismétlődés értelmezésére vonatkozó szabályokat az iratkezelési szabályzatban kell rögzíteni). Ha a küldemény átvételre került, de az átvételt követő ellenőrzés megállapítja, hogy biztonsági kockázatot jelent a fogadó szerv informatikai rendszerére, a további feldolgozást meg kell szakítani és a fentiek szerint értesíteni kell a küldőt. Az elektronikus iratot elektronikus adathordozón (pl. CD, DVD) átvenni csak papíralapú kísérőlappal42 lehet. Az adathordozót és a kísérőlapot a továbbiakban mint iratot és mellékelt iratot kell kezelni. A kísérőlapon a címzés adatai mellett fel kell tüntetni a számítógépes adathordozón lévő irat(ok) tárgyát, fájlnevét, fájltípusát, azt, hogy rendelkezik-e elektronikus aláírással, valamint az adathordozó paramétereit is. Átvételkor ellenőrizni kell a kísérőlapon feltüntetett azonosítók valóságtartalmát.

3.2. KÜLDEMÉNYEK FELBONTÁSA A küldemények felbontásának rendjét szintén az iratkezelési szabályzatban kell meghatározni. A szervhez érkezett küldeményt felbonthatja: –– a címzett, vagy –– a központi iratkezelést felügyelő vezető által írásban felhatalmazott személy, vagy –– a szervezeti és működési szabályzatban vagy iratkezelési szabályzatban meghatározott szervezeti egység foglalkoztatottja, vagy az arra feljogosított személy, –– automatikusan a SZEÜSZ szolgáltató által biztosított elektronikus iratok kezelése szolgáltatás, –– vagy az alkalmazott iratkezelési szoftver. A közfeladatot ellátó szerv az érkeztetést és felbontást vagy saját maga látja el, vagy ahhoz a SZEÜSZR43-ben meghatározott SZEÜSZ szolgáltató szolgáltatását veheti igénybe. Ennek keretében olyan szolgáltatót is igénybe vehet a papíralapú küldemények fogadására, amely a SZEÜSZR alapján 42 Iratmintatár Kísérőlap. 43 Szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatásról és az állam által kötelezően nyújtandó szolgáltatásokról szóló 83/2012. (IV. 21.) Korm. rendelet.

89


a papíralapú irat hiteles elektronikus irattá alakítását úgy nyújtja, hogy elvégzi az elektronikus másolatnak a közfeladatot ellátó szerv részére történő továbbítását is. Amennyiben külön jogszabály alapján a közfeladatot ellátó szerv az eredeti papíralapú irat ügyfél részére történő visszaadásáról rendelkezett, a közfeladatot ellátó szerv a továbbiakban a hiteles elektronikus másolatot kezeli iratként. 3.2.1. PAPÍRALAPÚ KÜLDEMÉNYEK BONTÁSA Tilos felbontani és dokumentáltan közvetlenül a címzetthez kell továbbítani: –– a saját kezű felbontásra szóló („s.k.” jelzésű), valamint –– azon küldeményeket, amelyeknél ezt az arra jogosult személy elrendelte. A vezető fenntarthatja magának a felbontás jogát. Általános gyakorlat, hogy a vezetőnek címzett hivatalos küldeményt távollétében a helyettese vagy megbízottja bontja fel. A felbontás nélkül továbbítandó küldemények körét az iratkezelési szabályzatban kell meghatározni. A címzett ilyenkor minden esetben az általa felbontott hivatalos küldeményt iktatás céljából soron kívül köteles visszajuttatni a központi iktatóba vagy a szervezeti egység iktatást végző ügykezelőjéhez. A küldemény téves felbontása esetén a borítékot újból le kell zárni, majd az átvétel és a felbontás tényét a dátum megjelölésével rögzíteni kell. Ezt rendszerint a borítékra vezetik fel aláírással ellátva, de a gyakorlatban előfordul az is, hogy külön jegyzőkönyvben dokumentálják a téves felbontást. Amennyiben a nyílt küldeménynek látszó borítékban minősített irat van, minden esetben jegyzőkönyvet kell felvenni. Az újból lezárt küldeményt sürgősen továbbítani kell a címzetthez, a minősített iratot tartalmazó küldeményt a titkos ügykezelőhöz. Felbontáskor ellenőrizni kell, hogy az iraton, illetve a borítékon jelzett mellékletek maradéktalanul megvannak-e, illetve olvashatóak-e. A küldött mellékleteket az irathoz kell csatolni. Amennyiben a megjelölt mellékletek hiányoznak vagy hiányosak, annak tényéről tájékoztatni kell a küldőt. A hiányosságot többféle módon rögzíthetjük. Készíthetünk jegyzőkönyvet, melynek egy példányát megküldjük az irathoz csatolva az ügyintézőnek. Gyakori, hogy a hiányosságot közvetlenül az iratra vagy az előadói ívre vezetik fel („melléklet nélkül érkezett” vagy „hiányzó melléklet” jelzéssel). A mellékletek hiánya nem akadályozhatja az ügyintézést, az ügyintézőnek kell a hiánypótlást kezdeményezni (levélben vagy telefonon kéri a hiányzó melléklet pótlását). Ha felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt, illetékbélyeget vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az összeget, illetőleg a küldemény értékét köteles az iratokon vagy feljegyzés formájában feltüntetni, és a pénzt, illetékbélyeget vagy egyéb értéket – elismervény ellenében – a pénzkezeléssel megbízott dolgozónak (pénztárban letétbe helyezni) átadni. A kapott elismervényt, bizonylatot, illetve a külön feljegyzést44 az irathoz kell csatolni. A letétbe helyezett értékről, annak további sorsáról az ügyintézés során kell az érintett ügyintézőnek rendelkeznie.

44 Iratmintatár Iratkísérőlap minták.

90


Ha a küldeményhez felragasztás nélkül csatoltak illetékbélyeget, azt az iratra kell felragasztani és dátumbélyegzővel, valamint aláírással kell érvényteleníteni. Amennyiben az irathoz kapcsolódó ügy nem illetékköteles, az eljáró ügyintézőnek kell gondoskodnia annak visszautalásáról (ajánlott küldeményként). Amennyiben az irat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik (pl. a fellebbezés benyújtására nyitva álló határidő a határozat közzétételétől számított 15 nap) vagy fűződhet, gondoskodni kell arról, hogy annak időpontja egyértelműen megállapítható legyen. Papíralapú küldemény esetében ez az irathoz csatolt borítékkal biztosítható. A borítékot akkor is az irathoz kell csatolni, ha a beküldő nevét vagy pontos címét a küldeményből nem lehet megállapítani. 3.2.2. ELEKTRONIKUS IRATOK BONTÁSA Az elektronikusan érkezett küldeményt megnyithatóság (olvashatóság) szempontjából ellenőrizni kell. Elektronikus úton érkezett irat esetében, amennyiben az, vagy egyes elemei a közzétett formátumot kezelő programokkal nem nyithatók meg, az érkezéstől számított három munkanap áll a hatóság rendelkezésére, hogy elektronikus úton értesítse a küldőt a küldemény értelmezhetetlenségéről és az általa használt és elvárt formátumokról. A küldő elektronikus címét a hatóság előtt ismertnek kell tekinteni, ha a rendelkezési nyilvántartásban szereplő ügyintézési rendelkezésben azt megadta, vagy elektronikus levelezéshez az elektronikus postafiók címét közölte. Egy beadvány akkor tekinthető beérkezettnek, ha a megérkezés tényét a hatóság visszaigazolta (a beadvány megérkezéséhez fűződő jogkövetkezmények a visszaigazolástól állnak be, pl.: ügyintézési határidő). Az értesítést az ügyintézési rendelkezésben megadott elektronikus elérhetőségre, ennek hiányában – ha megadta – válaszadási elektronikus postafiókcímére, egyéb esetben papíralapon kell megküldeni. Ez alól kivétel az az eset, amikor a dokumentum formailag, számítástechnikailag valamilyen oknál fogva nem értelmezhető. Ebben az esetben az ügyfelet fel kell kérni arra, hogy küldje el ismételten a dokumentumot. Ennek hiányában úgy kell tekinteni, mintha nem is érkezett volna be (ezeket az értelmezhetetlen üzeneteket is meg kell őrizni, hogy vita esetén bizonyítható legyen, hogy valóban nem voltak értelmezhetőek). A hatóság az elektronikus tájékoztatás szabályai szerint elektronikus úton közzéteszi, hogy az elektronikus ügyintézési eljárásban milyen formátumú elektronikus dokumentumokat fogad el45. A hatóság megtagadhatja az olyan elektronikus dokumentum elfogadását, amely aktív vagy változó adattartalmat tartalmaz. A hatóság azonban fogadhat olyan egyéb, az általa közzétett formátumtól eltérő dokumentumformátumú beadványt is elektronikusan, amelyről az ügyféllel előzetesen írásban megállapodott. A megállapodásban igényelheti az egyedi formátum elfogadásával járó költségek megtérítését. 45 85/2012. (IV. 21.). Korm. rendelet VI. fejezet.

91


Az elektronikus irat akkor tekinthető hitelesnek, ha megfelel a külön kormányrendeletben46 meghatározott dokumentumhitelességi követelményeknek. Az iratkezelési szabályzatnak kell rendelkezni arról, hogy a megfelelést mely esetekben kell ellenőrizni. Az ellenőrzés tényét és eredményét az iratkezelési szoftverben rögzíteni kell. Ha a papíralapú küldemények fogadását olyan szolgáltató végzi, amely a papíralapú irat hiteles elektronikus irattá alakítását biztosítja és az elektronikus másolatot továbbítja a címzett szervnek, úgy abban az esetben, ha az irat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik, vagy ha a beküldő nevét vagy pontos címét a küldeményből nem lehet megállapítani, az irat elektronikus másolatához a boríték hiteles elektronikus másolatát is csatolnia kell.

3.3. ÉRKEZTETÉS A beérkező küldemények érkeztetése nem azonos az iktatás műveletével. A gyakorlatban eltérő módon zajlik, attól függően, hogy milyen szervezeti és technikai megoldást alkalmaznak az egyes közigazgatási szervek. Központosított iratkezelés esetében az érkeztetés és az iktatás mozzanata jellemzően egybeesik. Az osztott vagy a vegyes rendszereknél gyakran szétválik a két ügyviteli mozzanat. A gyakorlatban találkozhatunk olyan megoldással is, hogy a központi iktató csak átveszi a küldeményeket, s a megfelelő dokumentálással kézbesíti a más telephelyű szervezeti egysége felé, s az érkeztetés és iktatás már ott történik. Valamennyi beérkezett küldeményt érkeztetni kell (a nem iktatandó küldeményeket is). A küldemények érkeztetésével kapcsolatos eljárásrendet, a visszaérkezett tértivevények és elektronikus visszaigazolások érkeztetési eljárását és az érkeztetés dokumentálásának módját az iratkezelési szabályzatban kell meghatározni. A küldemény beérkezése időpontjában az érkeztetési nyilvántartásban kell rögzíteni minimálisan: a küldemény küldőjét, –– a beérkezés időpontját és –– könyvelt postai küldeménynél a küldemény postai azonosítóját, –– elektronikus küldemény esetén a kézbesítési szolgáltatás vagy a központi érkeztetési ügynök által a küldeményhez rendelt azonosítószámot, továbbá –– a közfeladatot ellátó szerv által képzett, folyamatos sorszámot és az évszámot tartalmazó érkeztetési azonosítót vagy nyilvántartott zárt számmezőből kiosztott érkeztetési azonosítót. Az érkeztetés dátumát és az érkeztető azonosítót a küldemény elválaszthatatlan részeként (a küldeményen, vagy az elektronikus adathordozó kísérőlapján) kell feltüntetni. Tehát az érkeztetés az érkeztető bélyegzőnek a papíralapú iraton való elhelyezéséből és az irat adatainak az érkeztető könyvben történő rögzítéséből áll. Fel nem bontható küldemények esetén a borítékon kell a bélyegzőt elhelyezni. Számítógépes iktatás esetén az iktatást végző ügykezelő az érkeztető rész rovatait tölti ki, ebben az esetben az érkeztetés és az iktatás egy munkafolyamat során valósul meg. Számítógépes iktatás esetén nincs szükség külön érkeztető könyv vezetésére, hiszen az erre vonatkozó információk egyszerűen 46 85/2012. (VI. 21.) Korm. rendelet V. fejezet.

92


lekérdezhetőek a programban. Ha az ügyintézés továbbra is papíralapon történik, akkor ebben az esetben is el kell látni az iratot az érkeztető bélyegzővel. Nem kell érkeztetni a küldeményt abban az esetben, ha a beérkezett küldemény a beérkezés időpontjával egyidejűleg iktatásra kerül. Automatikus iktatás alkalmazása esetén az érkeztetés és az iktatás a beérkezés időpontjával egyidejűleg történik. Elektronikus úton érkezett elektronikus iratok esetén a felbontás és érkeztetés automatikusan, egy idejűleg történik. A Ket. szerinti elektronikus ügyintézés során az érkeztető azonosító szám képzése a külön jogszabályban foglaltak szerint történik. Azokat az elektronikus küldeményeket, melyeket az elektronikus tájékoztatás keretében közzétett elektronikus levélcímre küldtek, csak akkor kell érkeztetni, ha a küldemény tartalmából egyértelműen megállapítható, hogy az a közfeladatot ellátó szerv hatáskörébe tartozó eljárás kezdeményezésére irányul. Az elektronikus irat nem tekinthető benyújtottnak és nem kell érkeztetni, ha az elektronikus irat benyújtása kizárólag a közfeladatot ellátó szerv által közzétett formátumban lehetséges, és a benyújtott elektronikus irat –– nem a közzétett formátumban, vagy –– nem a közfeladatot ellátó szerv által közzétett elérhetőségi címre és nem biztonságos elektronikus kézbesítési szolgáltatáson keresztül történt. Az elektronikus iratot akkor sem kell érkeztetni, ha biztonságos kézbesítési szolgáltatáson keresztül, de nem a közzétett címre vagy formátumban érkezett. Az érintett iratot vagy másolatát az iratkezelési szabályzatban meghatározott szabályok szerint kell kezelni. Az elektronikus irat befogadásának megtagadásáról a küldőt minden esetben tájékoztatni kell az elektronikus iratok átvételénél tárgyalt módon.

3.4. KÜLDEMÉNYEK SZERELÉSE, CSATOLÁSA Az iktatás előtt meg kell vizsgálni, hogy van-e az iratnak előzménye. Amennyiben van, akkor az előzményt az irathoz kell szerelni, így az újonnan beérkezett irat utóirat lesz, maga az előzmény (az adott ügy első irata) pedig az előirat. Az előzményt a mutatókönyvből (lásd később) kereshetjük ki. Számítógépes iktatás esetén egyszerűen lekérdezhető az előzmény. Amennyiben van előzménye az iratnak, akkor az előiratot ki kell keresni az irattárból vagy a határidő nyilvántartásból és az irathoz kell szerelni. A szerelés eredményeképpen megtörténik az ügyiratok végleges összekapcsolása és az összekapcsolt ügyiratok a továbbiakban kizárólag együtt kezelhetők. Amennyiben az érkezett iratnak a tárgyévben már van előzménye, akkor azt az előzmény következő alszámára kell iktatni. Ha az előzmény korábbi évben keletkezett, akkor az érkezett iratot be kell iktatni és az előzményt kell hozzá szerelni, továbbá a tárgyévi iktatókönyvben rögzíteni kell az előirat iktatószámát, az előzménynél pedig az utóirat iktatószámát. A szerelést a papíralapú irat esetében az iraton is jelölni kell.

93


A korábbi évben keletkezett előzmény (előirat) tehát nem kerül iktatásra az érkezett irat (utóirat) iktatószámúnak következő alszámára, csak a két irat összekapcsolása valósul meg egyrészt fizikailag, (hiszen a továbbiakban kizárólag együtt kezelhetők), másrészt az iktatókönyvekben és az iratokon tett feljegyzésekkel. Az előzmény iktatókönyvébe bejegyzésre kerül az utóirat iktatószáma, míg az utóirat iktatókönyvében az előirat iktatószáma. A szereléstől meg kell különböztetni a csatolást, amely az iratok, ügyiratok átmeneti jellegű összekapcsolását jelenti. Olyan esetben kerül rá sor, amikor a korábban iktatott irat nem előzménye a beérkezett iratnak, azonban annak ismerete szükséges az ügy elintézéséhez. Az ügy lezárása után a csatolt iratokat az eredeti irattári helyükre vissza kell tenni. A csatolást, illetve annak megszüntetését az iktatókönyvben és az előadói íven is jelölni kell.

3.5. SZIGNÁLÁS Ez a művelet munkaszervezési funkció, a munkamegosztás módjának meghatározására irányul. A szignálás nem más, mint az ügyben intézkedni, eljárni illetékes szervezeti egység és/vagy ügyintéző kijelölése. Erre a kiadmányozó, tehát a szervezet első számú vezetője vagy az egyes szervezeti egységek vezetői jogosultak. A vezető a szignálás során jelöli ki azt a szervezeti egység-vezetőt vagy azt az ügyintézőt, aki az ügyet fogja intézni. A vezető ilyenkor mérlegeli, figyelembe veszi, hogy előirat esetén ki volt az ügyintéző, nem áll-e fenn összeférhetetlenség az ügy és az ügyintéző személye között, illetve ki legyen az ügyintézésre jogosult, ha az érintett személy hivatalon kívül van. A szignálás során ad(hat) a vezető utasítást az elintézés módjára (pl. nemleges válaszlevél, határidő, sürgősségi fok stb.), ezeket az instrukciókat az iratra vagy előadói ívre vezeti fel, de alkalmazható ügyiratkísérő lap47 is, amennyiben annak használatát az iratkezelési szabályzatban előírták. Szignáláskor annak időpontját is fel kell tüntetni és a szignáló aláírásával kell ellátni. Vezetői utasítást, ügyintézői feljegyzést öntapadós jegyzettömb-lapra tenni nem lehet. Szignálásra főszabályként a postabontást követően kerül sor, a szervezeti egység vezetője elrendelheti azonban az irat bemutatás előtti iktatását. Az iratkezelési szabályzat rendelkezhet úgy, hogy bizonyos, jól meghatározott iratcsoport esetén szignálás nélkül ahhoz az ügyintézőhöz kell továbbítani az iratot, aki illetékes az ügyben eljárni, az iratkezelési feljegyzéseket megtenni, illetve automatikus szignálás is elvégezhető, ha az iratkezelési szoftver azt biztosítja. Azt az iratot, amelynek iktatott előzménye van, vagy ha az ügy feldolgozására illetékes szervezeti egység már korábban ki volt jelölve, iktatást követően közvetlenül a szervezeti egységhez lehet továbbítani.

3.6. IKTATÁS Az ügyiratkezelés egyik legfontosabb mozzanata az iktatás. A pontos, hiteles iktatás segítségével teljesíthető az a követelmény, hogy az irat beérkezésének pontos ideje, az intézkedésre jogosult ügyintéző neve, az irat tárgya, az elintézés módja, valamint az irat holléte megállapítható legyen. 47 Iratmintatár Ügyiratkísérőlap.

94


Az iktatás hagyományosan, papíralapú iktatókönyvbe és számítógépes eljárással is megtörténhet. Az általános követelmények körében már említettük, hogy az iratot erre a célra rendszeresített papíralapú vagy elektronikus iktatókönyvben, iktatószámon kell nyilvántartani. Az iktatást oly módon kell végezni, hogy az iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni. Iktatás céljára évente megnyitott, hitelesített iktatókönyvet kell használni. Az iktatókönyvnek kötelezően tartalmaznia kell az iratok azonosításához, hollétük megállapításához, az irattal kapcsolatos ügyben történő intézkedések követéséhez, ellenőrzéséhez szükséges adatokat. Ezek a következők: –– az iktatószám, –– az iktatás időpontja, –– a küldemény érkezésének időpontja, módja, érkeztetési azonosítója, –– a küldemény adathordozójának típusa (papíralapú, elektronikus), adathordozó fajtája, –– a küldés időpontja, módja, –– az irat küldőjének adatai (név, cím), –– a címzett adatai (név, cím), –– a hivatkozási szám (idegen szám), –– a mellékletek száma, típusa (papír alapú, elektronikus), –– az ügyintéző neve és a szervezeti egység megnevezése, –– az irat tárgya, –– az elő- és utóiratok iktatószáma, –– a kezelési feljegyzések (pl.: csatolás, visszaérkezés stb.), –– az ügyintézés határideje, módja, elintézés időpontja, –– az irattári tételszám, –– az irattárba helyezés időpontja. Valamennyi, a szervhez beérkező, illetve ott keletkező saját iratot – ha a jogszabály másként nem rendeli – iktatással kell nyilvántartani és az iratot el kell látni iktatószámmal, valamint az irat egyéb azonosító adataival. Az iktatószámot az előadói íven is fel kell tüntetni, továbbá a nem papíralapú küldemények mellé felfektetett kísérőlapra, illetve magára az adathordozóra is rá kell vezetni maradandó módon. Előfordul, hogy a szervezethez átirat nélkül, továbbítás céljából érkeznek okiratok (pl. jogsegélykérelem, hiteles fordítás, anyakönyvi kivonat, bírósági ítélet). Ebben az esetben fénymásolatot kell készíteni és az iktatóbélyegző lenyomatát a másolaton kell elhelyezni, vagy ún. iktatási pótlap48 is alkalmazható, ha az iratkezelési szabályzatban annak használatát írták elő. Általános szabály, hogy az iratnak csak egy iktatószáma lehet, ellenkező esetben nagy zavar keletkezhet egy adott irat visszakeresésénél. Az irattal együtt érkező, és az ügyintézés során együtt kezelendő mellékletek önálló iktatószámot nem kapnak. Az iktatószámot az irat mellékletére a „… számú melléklet a … iktatószámú irathoz” szövegezéssel jegyzik fel.

48 Iratmintatár Iktatási pótlap.

95


Az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon kell iktatni. Soron kívül kell iktatni a határidős iratokat, táviratokat, elsőbbségi küldeményeket, a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó „sürgős” jelzésű iratokat. Nem kell iktatni, de nyilván kell tartani a könyveket, tananyagokat, reklámanyagokat, tájékoztatókat, meghívókat, üdvözlőlapokat, nem szigorú számadású bizonylatokat, nyugtákat, pénzügyi kimutatásokat, fizetésiszámla-kivonatokat, számlákat, munkaügyi nyilvántartásokat, közlönyöket, sajtótermékeket, visszaérkezett tértivevényeket, elektronikus visszaigazolásokat, anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat, bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratokat, az iratkezelési szabályzatban meghatározott elektronikus küldeményeket. 3.6.1. IKTATÁS PAPÍRALAPÚ IKTATÓKÖNYVBE Iktatás céljára minden év kezdetén újonnan nyitott, az iratkezelésért felelős vezető által hitelesíttetett, oldalszámozott iktatókönyvet49 kell használni, melyet az év utolsó munkanapján le kell zárni. A zárás részeként az iktatásra felhasznált utolsó iktatószám aláhúzásával a lapra fel kell vezetni, hogy mely iktatószámmal zárult a könyv és mikor történt a lezárás. Az iktatókönyv lezárását a vezető aláírása és hivatalos bélyegzőlenyomata hitelesíti. Az irat iktatószámának tartalmaznia kell számot, betűt, vagy ezek tetszőleges kombinációját és az irat iktatási évének négy számjegyét. Osztott iktatás esetén az iktatószámnak tartalmaznia kell a szervezeti egységre, iktatóhelyre vagy iktatókönyvre utaló azonosítót, mely tartalmazhat számot, betűt vagy ezek kombinációját (szervkód, vezérszám, tárgy szerinti azonosító, iktatókönyv azonosító). Az azonosítókat az iratkezelési feladatok felügyeletét ellátó vezető adja ki és tartja nyilván. Az iktatószám és az azonosító képzésére vonatkozó részletes szabályokat a szerv iratkezelési szabályzatában kell rögzíteni. Egy iktatókönyvön belül a főszámokat folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos, vagy folyamatos, vagy nyilvántartott zárt számmezőből kiosztott rendszerben kell kiadni. Az iktatószám főszámra és alszámra bontható. A főszám-alszámos iktatás alkalmazása esetén az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy iktatószámon, a főszám alatt kiadott alszámokon, folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben kell kiadni és nyilvántartani. Az iratkezelési szabályzatban kell meghatározni azoknak az ügyeknek a körét, melyek esetében a különböző években, de ugyanazon ügyben keletkezett iratokat egy iktatószámon lehet nyilvántartani. Az ügyirat tárgyát csak egyszer, a kezdő irat nyilvántartásba vétele alkalmával kell a tárgy rovatba beírni. Amennyiben az ügy tárgya – az irat tartalmát nem érintően – lényegesen megváltozott, ebben az esetben az új tárgyat úgy kell bevezetni, hogy az eredeti tárgy is felismerhető maradjon. Az ügyirat tárgya, illetőleg az ügyfél neve és azonosító adatai alapján név- és tárgymutató könyvet kell vezetni a visszakereshetőség érdekében.

49 Iratmintatár Iktatókönyv.

96


Tilos az iktatókönyvben sorszámot üresen hagyni, a felhasznált lapokat összeragasztani, a bejegyzett adatokat kiradírozni, felülírni vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni. Az iktatókönyvet tollal kell vezetni. Ha helyesbítés szükséges, a téves adatot vagy számot egy vonallal kell áthúzni, úgy hogy az eredeti feljegyzés is olvasható maradjon. A javítást a hitelesség érdekében keltezéssel és kézjeggyel kell igazolni. Téves iktatás esetén az iktatókönyvben a bejegyzést áthúzással kell érvényteleníteni (és kézjeggyel kell ellátni) oly módon, hogy az érvénytelenítés ténye – az eredeti bejegyzés olvashatósága mellett – egyértelmű legyen. 3.6.2. ELEKTRONIKUS IKTATÁS A számítógépes iktatás során is a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésére vonatkozó KEIR előírásait kell figyelembe venni. Az elektronikus úton érkezett iratok automatikus iktatását az iratkezelési szabályzat lehetővé teheti. Automatikus iktatási rendszer alkalmazása esetén az elektronikus irat beérkezésekor elküldött automatikus visszaigazolás egyben az iktatásról, valamint a fizetési kötelezettségről szóló tájékoztatást is tartalmazhatja. Az elektronikus iktatókönyv év végi zárásának részeként időbélyegzővel kell ellátni és archiválni kell: –– az elektronikus érkeztető nyilvántartást, –– az elektronikus iktatókönyveket, –– a kapcsolódó adatállományokat (címlista, tételszám, megőrzés, iratforgalom dokumentálásának információi), –– az elektronikus dokumentumokat. Fentieket akkor nem kell alkalmazni, ha olyan rendszerben kezelik az adatokat, mely külön jogszabályban meghatározottak szerint biztosítja azok megváltoztathatatlanságát és megőrzését. Az iktatáshoz használt iratkezelési szoftverre (a továbbiakban: ISZ) vonatkozó minimumkövetelményeket külön jogszabály50 határozza meg. A részletszabályok közül az iktatásra vonatkozókat emeltük ki. Az ISZ a szerv iratkezelési szabályzatában foglaltak figyelembevételével biztosítja az elektronikus iktatókönyvek: –– létrehozását, –– kezelését, –– lezárását, –– biztonságos tárolását, –– nyomtatását, –– exportálását. Az ISZ biztosítja az iktatási számrend folytonosságát és az iktatás nyomon követhetőségét.

50 27/2014. (IV. 18.) KIM rendelet.

97


Az ISZ az elektronikus iktatókönyvek létrehozása során, az egyedi azonosítás céljából biztosítja a strukturált numerikus vagy alfanumerikus hivatkozási kódot vagy ezek tetszőleges kombinációját, amelyet az iktatószám elemeiként az irathoz rendel. Az elektronikus iktatókönyveknek iktatókönyvi és iktatási metaadatokat kell kezelnie, úgy, hogy az előírt (meta)adatok köre az iktatott irathoz, ügyirathoz társítható legyen. Az ISZ az eredeti iktatásra vonatkozó metaadatok megtartása mellett biztosítja az iratok, ügyiratok iktatását és az iktatás érvénytelenítését. Az ISZ biztosítja a lezárt iktatókönyvek megváltoztathatatlanságát, visszakereshetőségét, sértetlenségét, azok hiteles, elektronikusan archivált példányainak elkészítésével és tárolásával. Az iratok kezelésével kapcsolatos követelmény, hogy az ISZ biztosítsa az iratok szignálását, továbbítását, expediálását, kiadmányozását, kézbesítését, postázását és ezeknek a műveleteknek a csoportos végrehajtását. Az ISZ támogatja a papír alapú iratok és az elektronikus iratok összerendelését, a vegyes ügyiratok létrehozását és kezelését. Biztosítja a jogosultság szerinti felhasználást, megjelenítést, a keresési funkciókat és a statisztikák, kimutatások készítését. Az irattári feladatok támogatása során az ISZ biztosítja az ügyiratok irattári kezelését, levéltárba adását, selejtezését. Biztonsági követelmény, hogy az irat adattartalmának megismerését, az adatok kezelését az ISZ csak az arra jogosult felhasználó számára biztosítja. Az ISZ biztosítja a jogosultságok differenciált meghatározását az elektronikusan támogatott ügyintézési cselekményeknek és a manuális ügyintézési gyakorlatnak megfelelően egyaránt. Az ISZ-nek minden adatváltozást és műveletet naplóznia kell. Az eseménynapló rögzíti és tárolja az iratokkal, az elektronikus érkeztető nyilvántartással és az elektronikus iktatókönyvekkel kapcsolatos összes iratkezelési eseményt (pl.: a lekérdezést, rögzítést, módosítást, átadást érintő műveletet). 3.6.3. AZ IKTATÁS EGYÉB SEGÉDESZKÖZEI A KEIR nem tér ki számos, az iktatás mozzanatával kapcsolatos részletszabályra. A gyakorlatban azonban több, jól bevált eljárás és eszköz is segíti a szervek iratkezelését, melyeket az egyedi iratkezelési szabályzatok rendeznek. Ezek közül néhány alapvető, jól funkcionáló eljárást mutatunk be. Az iratok nyilvántartásba vételének csupán egyik mozzanata a (papíralapú vagy elektronikus) iktatókönyv kitöltése.

98


Magán az iraton is fel kell tüntetni az azonosító adatokat, erre szolgál az iktatóbélyegző. Az iktatóbélyegző lenyomatának51 kötelező tartalmi elemeit a helyi szabályzatok határozzák meg. A legfontosabb információk: a szerv neve, az iktatás dátuma, iktatószám, mellékletek darabszáma. A gyakorlatban igen eltérő iktatóbélyegzőkkel találkozhatunk (pl. egyes szervek eltérő iktatóbélyegzőt használnak a bejövő és kimenő irat esetében, így a postázás is szerepelhet a bélyegzőn, gyakori továbbá a tárgykód, az előzményi irat számának feltüntetése is). Az irat nyilvántartásba vételének része az előadói ív52 megnyitása. Egy olyan ügyviteli iratról van szó, amely az üggyel, a szignálással, a kiadmányozással, az ügyintézéssel és az iratkezeléssel kapcsolatos információkat hordozza. Az előadói íven szerepelnek az iktatókönyvben szereplő adatokon túl a különböző kezelési feljegyzések és utasítások is (pl. tájékoztatásként az, hogy kik lássák, kimenő irat esetén az elküldés módja, irattári tételszám stb.). Az előadói ív két vagy több lapból is állhat, használata az irat eredeti állapotának megőrzését is szolgálja. A számítógépes „előadói ív” és az „iktatókönyv” azonos adattartalmúak, hiszen egy adatállományból kerülnek letöltésre, ügyenként ez automatikusan nyomtatható. Az előadói ívet a főszámra történő iktatáskor kell létrehozni. Az alszámra történő iktatáskor az előadói ívre kell feljegyezni az alszámos irat azonosítóit. Az ügyiratot az előadói ívvel együtt kell kezelni.

3.7. MUTATÓZÁS A papíralapú iktatókönyvbe történő iktatás esetén az ügyirat tárgya, illetőleg az ügyfél neve és azonosító adatai alapján az iktatott iratokról név- és tárgymutatókönyvet kell vezetni. Névmutató: az iktatott iratokat az év elején megnyitott regiszteres névmutatókönyvekbe kell bevezetni az ábécé betűinek sorrendjében, a küldő szerv vagy személy nevének kezdőbetűjénél. Meg kell jelölni az iktatókönyvben szereplő tárgyat és az iktatószámot. Tárgymutató: az iktatott iratok legfontosabb és legtalálóbb tárgymeghatározása után az ábécé betűinek sorrendjében felvezetik a tárgyszót, majd az iktatószámot. A tárgymutatókönyvbe bejegyzett rövid meghatározásnak minden esetben azonosnak kell lennie az iktatókönyv tárgyrovatába bejegyzett szöveggel. Amennyiben a szerv elektronikus iratkezelési rendszerrel rendelkezik, ilyen könyv vezetésére nincs szüksége, az elektronikus iktatókönyvben ugyanis biztosítani kell a név- és tárgy szerinti visszakeresés lehetőségét. A gyorsabb keresés érdekében az iratokhoz a tárgy jellemzői alapján tárgyszavakat kell rendelni, és biztosítani kell a tárgyszavak és azok kombinációja szerinti keresést, valamint a találatok szűkítésének lehetőségét.

3.8. SZIGNÁLT IRATOK ÁTADÁSA A szervezeti egységre történő szignálást követően az – iktatott – iratokat nyomon követhető, hitelt érdemlő módon kell továbbítani a kijelölt egységhez, illetve ügyintézőhöz. Általános követelmény, 51 Iratmintatár Iktatóbélyegző lenyomatai. 52 Iratmintatár Előadói ív.

99


hogy az iratforgalom keretében az átadást-átvételt minden esetben úgy kell végezni, hogy egyértelműen bizonyítható legyen, ki, mikor, kinek továbbította vagy adta át az iratot. A továbbítás dokumentálására több megoldással is találkozhatunk. Gyakori, hogy a szignált iratokat átadókönyv (kézbesítőkönyv) kitöltésével továbbítják. Több közfeladatot ellátó szerv alkalmaz ún. előadói munkafüzetet53 (munkanaplót) az iratok szerven belüli továbbítására. Ebben az esetben az ügyintézők a nevükre szignált iratokat előadói munkafüzettel (munkanaplóval) vehetik át, amely nemcsak az ő munkájukat teszi áttekinthetővé, hanem az ügykezelő számára is igazoló dokumentum az irat átvételéről. A naplóba az iratok számát, az átadás dátumát és az átadás-átvétel elismerését rögzítik, esetenként az iratok tárgyával együtt. Elektronikus iktatórendszer esetében maga az iktatóprogram is lehetővé teszi az átvétel rögzítését. Az iratkezelő az iktatás során felvezeti a kijelölt ügyintézőt, s erről kinyomtat egy átadás-átvételt igazoló lapot. Az átadás tényét az átvevő ügyintéző és az átadó iratkezelő is aláírásával igazolja. Az ügyintézőnek a nevére szignált irat átvételekor minden esetben ellenőriznie kell szám szerint, illetve lapszámonként az általa átvett ügyiratokat, a mellékletek, a szükséges előiratok meglétét. Előfordulhatnak olyan esetek, amikor az ügyintézőnek az ügy irataira a munkahelyén kívül van szüksége (pl.: helyszíni ellenőrzéshez). Az irat munkahelyről történő kivitelének, munkahelyen kívüli tanulmányozásának, feldolgozásának, tárolásának előírásait belső szabályzatban kell meghatározni. A következő ábra foglalja össze a beérkező irat nyilvántartásba vételének főbb mozzanatait. Jól mutatja, hogy az irat típusától, előéletétől függően különböző módokon kell eljárni (kell-e iktatni, előirat, utóirat). S mint ahogy a szignálás témakörénél említettük – az ábrától eltérően – a gyakorlatban előfordulhat, hogy csak az iktatást követően kerül a szignáló vezető kezébe az irat. Ez pedig azt jelenti, hogy az ügyintéző kijelölését követően újra elő kell venni a nyilvántartást, hiszen rögzíteni kell az adott ügyintéző adatait is. A közigazgatásban jellemzően az ábra szerinti megoldással találkozhatunk.

53 Iratmintatár Előadói munkanapló.

100


Ügyirat

Szig ná lás

Kell iktat ni ?

nem

Külö n sz ab ál yok sz erin t ke ll e lj árni

igen nem

igen

A követ so rszá mra ik ta tjuk

tjuk

Tovább ítás az ügyintéz höz

13. ábra: Az irat nyilvántartásba vétele

3.9. ÜGYIRAT KÉSZÍTÉSE, KIADMÁNYOZÁS Az ügyintéző feladata az ügy érdemi elintézése. Az ügyintéző az ügyiratot a vezető szignálásával megkapja, megismeri annak tartalmát, valamint a vezető elképzelését az elintézés módjáról. Szakmai körültekintéssel egy kiadmánytervezetet készít. Ha úgy ítéli meg, hogy az ügy jellege, illetve az elintézés által indokolt módja eltér a megszokottól, erről egyeztet a vezetővel. Előfordulhat, hogy az ügyintéző telefonon egyeztetett az ügyféllel, a megbeszéléssel azonban más körülményekre is fény derült az ügy szempontjából. Erről írásban vagy szóban az ügyintéző beszámol a vezetőnek, aki a szignálás során adott iránymutatásait ez alapján módosíthatja. Az ügyintéző felelős az általa készített tervezetért, amelyet a szignójával köteles ellátni. Ha az adott ügy tárgya a szerven belül másik szervezeti egység ügykörét is érinti (vagy a vezető utasította a tervezet bemutatását másik szervezeti egység vagy személy számára), akkor a tervezetet kiadmányozás előtt a kijelöltek részére láttamozás céljára megküldi. A láttamozás történhet még a továbbítást megelőzően, a kiadványozást követően, illetve az irattárba vagy határidő-nyilvántartásba helyezés előtt is.

101


A kiadmányozás a már felülvizsgált végleges kiadmánytervezet jóváhagyását, letisztázhatóságát, elküldhetőségének engedélyezését jelenti a kiadmányozásra jogosult részéről. A kiadmányozásra jogosultak személyét az adott közigazgatási szerv szervezeti és működési szabályzatában, ügyrendjében, iratkezelési szabályzatában rögzíti (a jogosultságot a vezető munkaköri leírásában is nevesítik). Külső szervhez vagy személyhez kiadmányt csak hitelesen, kizárólag a kiadmányozási joggal felruházott munkatárs aláírásával lehet továbbítani. Nem minősül kiadmánynak az elektronikus visszaigazolás, a fizetési azonosítóról és az iktatószámról szóló elektronikus tájékoztatás, valamint az iratkezelési szabályzatban meghatározott egyéb dokumentumok. A kiadmány akkor hiteles, ha –– azt az illetékes kiadmányozó sajátkezűleg aláírja és azt aláírása mellett bélyegzőlenyomattal hitelesíti, –– a kiadmányozó neve mellett az „s.k.” jelzés szerepel, a hitelesítésre felhatalmazott személy azt aláírásával igazolja, továbbá a felhatalmazott személy sajátkezű aláírása mellett a szerv hivatalos bélyegzőlenyomata szerepel, –– a kiadmányozó vagy az elektronikus rendszer – külön jogszabályban meghatározottak szerint – elektronikus aláírással és az előírt esetekben időbélyegzővel látta el54, –– az iratérvényességi nyilvántartásra vonatkozó szabályok szerint hitelesítették és nyilvántartják, –– a bíró, az ügyész, az igazságügyi alkalmazott, a bírósági végrehajtó, a közjegyző a külön jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelelő elektronikus aláírással látta el. Nyomdai sokszorosítás esetén hiteles a kiadmány, ha azon: –– a kiadmányozó neve mellett az „s.k.” jelzés vagy a kiadmányozó alakhű aláírásmintája és –– a kiadmányozó szerv bélyegzőlenyomata szerepel. A kiadmányozáshoz használt bélyegzőkről, az érvényes aláírás-bélyegzőkről és a hivatalos célra felhasználható elektronikus aláírásokról nyilvántartást kell vezetnie az erre kijelölt ügykezelőnek. A kezelés rendjéről és nyilvántartásáról az iratkezelési szabályzatban vagy más belső szabályzatban kell rendelkezni. A nyilvántartást úgy kell vezetni, hogy abból mindenkor megállapítható legyen a bélyegző használója, kezelője.

54 85/2012. (IV. 21.) Korm. rendelet V. fejezet.

102


Iktató Tovább ítás ügyin

Dönt és tervez et ké sz ítés e

Ü

nem

Kiad má nyozás

ki ad má nyoz? igen

Kiad má nyozás El kü ld és a z ügyfél rész ére igen n

El in téz

Irat tá r

Post áz ónak uta sí tá s

igen

Jóváhagyta?

nem

em

Ha tá r nyil vántartá s

14. ábra: Ügyiratkezelés az ügyintézés időszakában A fenti ábrából is kitűnik, hogy bizonyos esetekben kiadmányozási joggal rendelkezhet maga az ügyintéző is. Jellemzően olyan ügyekben ruházzák fel az ügyintézőt ilyen jogosultsággal, amikor jogszabályban egyértelműen meghatározott feltételek alapján kell dönteni (például engedélyek, kedvezmények jogosultságainak elbírálása).

3.10. IRATOK SOKSZOROSÍTÁSA A szervnél keletkezett iratokról az iratot őrző szervezeti egység vezetője vagy ügyintézője hitelesítési záradékolással jogosult papíralapú és elektronikus másolatot is kiadni. A hatóság szükség szerint a papíralapon beérkező iratról hiteles elektronikus másolatot, az elektronikus úton meghozott döntésről hiteles papíralapú kiadmányt vagy másolatot készít vagy készíttet a külön jogszabályokban meghatározottak szerint. Fontos kiemelni, hogy fő szabályként az ügyféltől nem követelhető meg, hogy ugyanazon beadványát egyidejűleg több módon küldje meg a hatóságnak. 3.10.1. PAPÍRALAPÚ DOKUMENTUM SOKSZOROSÍTÁSA Papíralapú iratról papíralapú másolat készítése esetén a hitelesítési záradék „a másolat hiteles” vagy „az eredetivel mindenben megegyező hiteles másolat” szövegből, a hivatalos bélyegző lenyomatából, a hitelesítő aláírásából és a dátumból áll.

103


Papíralapú dokumentumról elektronikus másolat is készíthető a külön jogszabályban meghatározottak szerint.55 A papíralapú dokumentumról történő elektronikus másolatkészítés során biztosítani kell az eredeti dokumentum és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelését, továbbá azt, hogy a másolaton minden – az aláírást követő – módosítás érzékelhető legyen. Az elkészített elektronikus másolatot hitelesítési záradékkal („az eredeti papíralapú dokumentummal egyező” megjegyzéssel), valamint szervezeti aláírással vagy legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással kell ellátni. A másolaton az alábbi adatokat is el kell helyezni: –– a papíralapú dokumentum megnevezése, –– a papíralapú dokumentum fizikai méretei, –– a másolatkészítő szervezet megnevezése, másolatkészítő személy neve, –– a másolatkészítő rendszer, ill. a másolatkészítési szabályzat pontos megnevezése és verziószáma, –– a másolatkészítés ideje, –– az irányadó másolatkészítési rend elérhetősége. A hatóság akkor is készíthet és tárolhat elektronikus formában valamely iratot, ha azt az ügyfél számára eredetiben papíralapon küldte meg, különösen, ha azt az ügyfél kérte vagy a jogszabály a postai kézbesítést írja elő. Ebben az esetben az elektronikus iraton fel kell tüntetni, hogy az papíralapon lett megküldve az ügyfélnek. 3.10.2. ELEKTRONIKUS IRAT SOKSZOROSÍTÁSA Ha az elektronikus ügyintézés során egyes eljárási cselekmények teljesítéséhez az elektronikus iratot az ügyfél rendelkezése vagy jogszabály alapján nem lehet felhasználni, és az adott elektronikus irat információtartalma papíralapon megjeleníthető, az ügyintézést biztosító szerv az eljárási cselekmény teljesítéséhez az elektronikus iratról jogszabályban56 meghatározottak szerint papíralapú kiadmányt vagy másolatot készíthet vagy készíttethet. Az elektronikus dokumentumról készült papíralapú másolatban rögzíteni kell: –– az elektronikus dokumentum szöveges és ábrázolt tartalmát, –– a kiadmányozó személy, valamint a hatóság nevének és az aláírás időpontjának szöveges megjelenítését, szervezeti aláírással ellátott elektronikus dokumentum esetén a szervezeti aláíráshoz tartozó tanúsítvány szerint az aláírót meghatározó adatokat, –– záradékban metaadatként az elektronikus dokumentum azonosítására vagy a másolat készítésére vonatkozó azon adatokat, amelyek az elektronikus dokumentum tartalmából egyébként nem állapíthatóak meg, de a másolatot kérő szempontjából jelentőséggel bírnak, és azoknak a másolatot kérő tudomására jutása az eljárás eredményességét nem veszélyezteti, –– „az elektronikus dokumentumban foglaltakkal egyező tartalmú irat” záradék szöveget, –– a papíralapú másolat keltezését, –– a másolatkészítésért felelős, a másolat hitelesítésére jogosult személy aláírását és bélyegzőlenyomatát, vagy az iratérvényességi nyilvántartás szabályai szerinti hitelesítését. 55 13/2005. (X. 27.) IHM rendelet. 56 83/2012. (IV. 21.) Korm. rendelet.

104


A másolatkészítő aláírása és bélyegzőlenyomata nélkül is az eredeti okiratéval azonos bizonyító ereje van az elektronikus okiratról jogszabályban kijelölt szervezet által, jogszabályban meghatározott módon kibocsátott papír alapú másolatnak, ha –– az okirat az iratérvényességi nyilvántartásban szerepel, és –– a papíralapú másolatnak az iratérvényességi nyilvántartásra vonatkozó rendelkezések szerinti ellenőrzése sikeres volt. Előfordulhat az az eset, hogy az ügyfél elektronikusan készíti el például a kérelmét, de nem áll módjában elektronikus úton megküldeni a hatóság részére. Valamely adathordozóra (pl.: CD) elmentve is benyújtható dokumentum. Ebben az esetben a hatóság beadványt benyújtó személy jelenlétében olyan elektronikus másolatot készít, amelyben az adathordozón rögzített elektronikus beadványon túl –– nyilatkozik a másolat és az elektronikus adathordozón rögzített beadvány azonosságáról, –– megadja az elektronikus adathordozó azonosításához szükséges adatokat, valamint –– legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással látja el vagy más módon hitelesíti.

3.11. IRATOK TOVÁBBÍTÁSA (EXPEDIÁLÁS) A kiadmányozott iratokat továbbítani kell a címzettnek. Az ügyintéző feladata, hogy a kiadmányozott iratot és esetleges mellékleteit előkészítse a továbbításra. A küldeményeket a továbbítás módja szerint kell csoportosítani (posta, külön kézbesítő, futárszolgálat, személyesen vagy elektronikus formában). 3.11.1. PAPÍRALAPÚ IRATOK TOVÁBBÍTÁSA A szervezeti egység ügykezelőjének ellenőriznie kell, hogy a hitelesített (aláírt, illetőleg bélyegzőlenyomattal ellátott) iratokon végrehajtottak-e minden kiadói utasítást. Ellenőrizni kell a címzés, iktatószám, dátum helyességét, valamint azt is, hogy a mellékleteket csatolták-e. Az ellenőrzések után dokumentálni kell a nyilvántartással és továbbítással kapcsolatos információkat. Ha a jogszabály másként nem rendelkezik, akkor az ügyfél által becsatolt eredeti okiratokat az eljárás befejezése után vissza kell küldeni a számára. A kimenő iratból – a címzettek számától függően – mindig legalább két példány készül, melynek egy példánya az irattárba kerül az elintézést követően. Az irattárba kerülő példányon és a hozzá tartozó előadói íven az expediálás időpontját fel kell jegyezni és alá kell írni. Az iratot borítékban57, illetve szükség esetén csomagban kell továbbítani. Ha a postára adott küldemény valamilyen okból (pl. téves címzés miatt) visszaérkezett, a küldeményt vissza kell adni az ügyintézőnek, aki rendelkezik a visszaérkezett irat további kezeléséről. 3.11.2. ELEKTRONIKUS TOVÁBBÍTÁS Az elektronikus iratok kézbesítésének rendjét a közfeladatot ellátó szerv az iratkezelési szabályzatában – az adott közfeladatot ellátó szervre és eljárására vonatkozó, továbbá az elektronikus iratok kézbesítését előíró jogszabályi rendelkezések figyelembevételével – határozza meg. 57 Iratmintatár Boríték címzése.

105


Ha törvény eltérően nem rendelkezik, a hatóság elektronikus iratot az ügyfélnek csak akkor küldhet, ha az ügyfél az ügyintézési rendelkezésében vagy az ügyintéző személyes közreműködésével történő eljárási cselekmények esetében az adott eljárás során ezt nem zárta ki. Elektronikus levélben iratot csak akkor lehet küldeni, ha a címzett a kérelmet elektronikusan küldte be vagy azt – az elektronikus levélcíme megadása mellett – kifejezetten kéri. Ha a hatóság által használt kézbesítési szolgáltatás nem biztonságos kézbesítési szolgáltatás, a hatóság elektronikus kézbesítést akkor alkalmazhat, ha a címzett ügyintézési rendelkezésében vagy külön nyilatkozatában (külön megállapodásban vagy az eljárás során) az ilyen módon történő kézbesítéshez hozzájárult. Ilyen esetben az üzenet akkor tekinthető kézbesítettnek, ha az ügyfél nyilatkozik az üzenet megérkezéséről. A döntések közlésére – az ügyfél elektronikus ügyintézési rendelkezésben tett eltérő rendelkezése hiányában – kizárólag biztonságos kézbesítési szolgáltatás alkalmazható. Az ügyfél elektronikus ügyintézési rendelkezésében a jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelelő egyéb kézbesítési szolgáltatás alkalmazását is lehetővé teheti. A biztonságos kézbesítési szolgáltatás igénybe vételével kézbesített iratnál az átvételre, a visszaigazolás megtételére jogszabály eltérő rendelkezése hiányában az ügyfélnek 5 nap áll a rendelkezésére. Amennyiben a címzett a küldeményt a határidőn belül nem veszi át, s az átvételt nem tagadja meg, akkor a kézbesítést ismételten meg kell kísérelni. Ha a szerv az irat kézbesítésére a SZEÜSZR-ben meghatározott kézbesítési SZEÜSZ szolgáltatót vesz igénybe, a kézbesítés a szolgáltató részére történő átadással történik.

3.12. IRATOK HATÁRIDŐ-NYILVÁNTARTÁSA Az ügyintézés határidejét az ügyintéző és vezetője a vonatkozó jogszabályok és az iratkezelési szabályzat előírásai szerint jogosult megállapítani. Határidőt kell megjelölni, ha a küldemény „sürgős” jelzéssel érkezett, az ügyintézés befejezése a szokásostól eltér, vagy az intézkedésekhez más szervek vagy szervezeti egységek válaszai szükségesek. Gyakran előfordul, hogy egy adott ügy lezárásához valamilyen közbenső intézkedésre, valamilyen feltétel bekövetkezésére vagy megszűnésére van szükség (például várjuk a szakhatóság véleményét, ennek ismerete nélkül érdemben nem tudunk dönteni). Az ilyen típusú ügyek iratait az ügykezelő által vezetett határidő-nyilvántartásba kell helyezni. A helyi iratkezelési szabályzat – a szerv feladat- és hatásköréből adódó speciális ügytípusok figyelembevételével – határozza meg azoknak az iratoknak a körét, amelyet külön engedély nélkül kell a határidő nyilvántartásba helyezni. Ilyenek például a hiánypótlásra felszólító levelek, a megkeresést tartalmazó levelek, a felfüggesztett eljárás irata stb. Az ügyintézés határidejét a vezető állapítja meg, s engedélyezi a nyilvántartásba helyezést, amelyet az iktatókönyv (illetve előadói ív) megfelelő rovatában hónap és nap megjelölésével kell feljegyezni.

106


Hagyományos papíralapú iktatókönyvbe történő iktatás esetén ezt az ügykezelő törli az irattárba helyezésekor, mert ebbe a rovatba kerül az irattárba helyezés időpontja. Az ügykezelő köteles a határidős ügyiratokat az egyéb iratoktól elkülönítve (rekeszes határidős szekrényben vagy irattartókban), a határidőként megjelölt naptári napok és az iktatószám sorrendjében elhelyezni és nyilvántartani. Ha a határidőn belül a válasz megérkezett, az iratot ki kell emelni a nyilvántartásból, ezt az előadói íven, illetve az iktatókönyv megfelelő rovatában fel kell jegyezni. Amennyiben a határidő eredménytelenül járt le (például nem érkezett meg a szakhatóság véleménye), az ügyiratot a nyilvántartásból akkor is ki kell venni és az ügyintézőnek kell továbbítani további intézkedésre. A határidő-nyilvántartás vezetése iratkezelő szoftver alkalmazásával egyszerűbb és könnyebb, hiszen a program automatikusan figyeli a határidőket, de a határidős iratok elkülönített tárolását ebben az esetben is meg kell oldani.

3.13. IRATTÁRBA HELYEZÉS, IRATTÁRI TERV Mielőtt rátérnénk az irattárba helyezés szabályaira, tekintsük át röviden, mit is kell tudni az irattári tervről. 3.13.1. IRATTÁRI TERV A közfeladatot ellátó szervek az iratok megőrzésére vonatkozó szabályokat az irattári tervben határozzák meg, amely az iratkezelési szabályzat kötelező melléklete. Az irattári terv a köziratok rendszerezésének alapja. Egy jegyzék, amely az ügyiratokat és a nem iktatással nyilvántartott egyéb irat együtteseket tárgyi alapon tételekbe sorolja. Tehát az irattárban – az iktatás során alkalmazott (időrendi) sorszámos tárolással szemben – tematikus rendszerben történik az iratok rendezése. Az irattári tétel egy vagy több tárgykör (ügykör) irataiból is kialakítható, figyelemmel arra, hogy egy irattári tételbe csak azonos értékű, levéltári megőrzést igénylő vagy meghatározott időtartam után selejtezhető iratok sorolhatók. További szempont az irattári tételek kialakításánál, hogy azok megfelelő alapul szolgálnak az éves ügyiratforgalmi és hatósági statisztikai adatszolgáltatáshoz. Külön irattári tételeket lehet kialakítani iratfajta alapján a különböző célú és adattartalmú nyilvántartásokból, testületek, bizottságok s egyéb értekezletek irataiból (pl.: ülésekről készített emlékeztetők, jegyzőkönyvek). Az irattári terv határozza meg az irattári tételekhez kapcsolódóan a nem selejtezhető irattári tételek körét. A nem selejtezhető irattári tételek esetén meg kell jelölni azt is, hogy melyek azok, amelyek iratait meghatározott idő eltelte után levéltárba kell adni és melyek azok, amelyek őrzéséről a szerv helyben köteles gondoskodni. A nem selejtezhető köziratok teljes és lezárt évfolyamait főszabályként a keletkezés naptári évétől számított 15. év végéig kell az illetékes közlevéltárnak átadni.

107


Valamennyi irattári tételhez kapcsolódóan – függetlenül attól, hogy az selejtezhető vagy sem – meg kell jelölni az irattári őrzés időtartamát. A levéltári törvény az irattári tételek kialakításával és a nem selejtezhető irattári tételek kijelölésével, a nem selejtezhető iratok levéltári használatát befolyásoló előírásokkal összefüggő kérdésekben a Magyar Nemzeti Levéltár, illetve az illetékes közlevéltár részére egyetértési jogot biztosít. Az irattári tervben meghatározott tételeket csoportosítva, általános és különös részre osztva kell szerepeltetni. Az általános részbe a szerv működtetésével kapcsolatos, több szervezeti egységet is érintő irattári tételek, a különös részbe pedig a szerv alapfeladataihoz kapcsolódó tételek tartoznak. Így az irattári tételeket különböző főcsoportokba, azon belül csoportokba és alcsoportokba kell besorolni és megfelelő azonosítóval (irattári tételszámmal) kell ellátni. Számítógépes iktatás esetén alapvető követelmény, hogy az ISZ58-nek igazodnia kell a szerv meglévő irattári tervéhez. Biztosítani kell az irattári terv létrehozását, valamint azt is, hogy a felhasználók az irattári terv főcsoportjainak, csoportjainak és alcsoportjainak irattári tételeihez illeszkedő elsődleges besorolási sémát hozzanak létre. Biztosítani kell az ügyirat életciklusának bármely időpontjában a tételszám módosítását is. 3.13.2. IRATTÁR Általános szabály, ha az ügyintéző nem dolgozik az irattal, annak vagy a határidő-nyilvántartásban vagy az irattárban kell lennie. Irattárba azok az ügyiratok kerülnek, amelyeknek kiadmányait már továbbították, illetve amelyeknek irattározását elrendelték. Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését dokumentáltan, visszakereshetően kell végezni. Az irattár az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére, valamint kezelésének biztosítása céljából létrehozott és működtetett fizikai, illetve elektronikus tárlóhely. Az iratok eredeti állapotának, formájának megőrzésére kell törekedni, a tárolás során mindenfajta veszélytől, pl. tűz, beázás, rovar, stb. óvni kell őket. A papíralapú iratokat őrző helyiség akkor felel meg céljának, ha száraz, portól és más szennyeződésektől tisztán tartható, megfelelően megvilágítható, levegője cserélhető, ha benne a tűz keletkezése a legbiztonságosabban elkerülhető, nem veszélyeztetik közművezetékek, a kívül támadt tűztől és erőszakos behatolástól védett. A közigazgatási szerveknél jellemzően kétfajta irattárat tartanak fenn: 1. Az átmeneti (operatív) irattár a központi irattárba még le nem adott, de az ügyintézők rendelkezésére álló iratok tárolóhelye. Itt is az elintézett, további érdemi intézkedést nem igénylő, kiadmányozott, irattári tételszámmal ellátott iratokat tárolják, azonban az átmeneti irattár csak az iratkezelési szabályzatban meghatározott ideig őrzi, kezeli az iratokat, annak leteltével átadja a szerv központi irattárának. Tapasztalat szerint a lezárást követően bizonyos, szervenként eltérő ideig még szükség lehet az iratra, ezért biztosítják a könnyebb elérést ezekkel az átmeneti irattárakkal (rendszerint 2-5 évig). 58 Iratkezelési szoftver

108


2. A központi irattár gondoskodik az iratok selejtezés vagy levéltárba adás előtti őrzéséről, a maradandó értékű iratok levéltári átadásáról, illetve a szükséges selejtezésről. Itt történik a maradandó értékű nem selejtezhető és levéltárba nem adott, továbbá a helyben maradó iratok őrzése is. A központi irattárba helyezés előtt az iratkezelő ismételten átvizsgálja az irato(ka)t, hogy az irattározási szabályoknak megfelel-e, teljes-e stb., majd bevezeti az iktatókönyvbe az irattárba helyezés időpontját és az irato(ka)t az irattári tételszámnak megfelelő iratgyűjtőbe helyezi. A központi irattárba kell leadni: –– a lezárt évfolyamú, segédkönyvekkel ellátott iratokat, átadási könyv kíséretében, –– a különböző években ugyanazon ügyben keletkezett egy iktatószámon nyilvántartott iratok esetében az évfolyam lezárásától függetlenül a lezárt ügyiratokat, –– az elektronikus iratkezelő rendszerből az év végi zárást követően készült archivált anyagot tartalmazó adathordozókat. Elektronikus iratok esetében a közfeladatot ellátó szerv irattározási feladatainak ellátására a SZEÜSZR-ben meghatározott, az elektronikus ügyintézési felügyelet engedélyével rendelkező elektronikus dokumentumtárolási szolgáltatót vehet igénybe. 3.13.3. IRATTÁRBA HELYEZÉS Iratot irattárba helyezni csak a kiadmányozásra jogosult vagy az általa megbízott engedélyével szabad (amit az előadói íven és/vagy az iraton az a/a jelzéssel, aláírással kell jelölni). Az irattári tételszámot az érdemi ügyintéző határozza meg a szerv hatályos irattári terve alapján, ezt rögzíti az előadói ív megfelelő rovatában (ugyanabban az ügyben keletkezett különböző iratokból álló ügyiratnak mindig a leghosszabb megőrzési időt előíró irattári tételszámot kell adni). Irattárba helyezés előtt ellenőriznie kell, hogy az előírt kezelési és kiadási utasítások teljesültek-e. Irattárba helyezés előtt az ügykezelő ismételten átvizsgálja az iratot, hogy az irattározási szabályoknak megfelel-e (például nem került-e az ügyiratok közé más ügy irata). A feleslegessé vált munkapéldányokat és másolatokat az ügyiratból ki kell emelni és a selejtezési eljárás mellőzésével meg kell semmisíteni. Amennyiben az ügykezelő hiányosságot tapasztal az iraton, visszaadja az ügyintézőnek javítás, pótlás céljából (jelzi az ügyintézőnek, hogy az irat irattárba helyezését miért tartja előkészületlennek). A vizsgálatot követően – ha mindent rendben talált – az iratkezelő az iktatókönyv megfelelő rovatába felvezeti az irattárba helyezés időpontját, és az iratot az irattári tételszámnak megfelelő iratgyűjtőbe helyezi el. Az iratok a keletkezési évek szerint, az irattári tételszámok, azon belül az iktatószám emelkedő sorrendjében kerülnek elhelyezésre. A papíralapú irat megőrzési kötelezettségének a szerv úgy is eleget tehet, ha hiteles elektronikus másolatot készít róla és azt őrzi meg. Az eredeti, papíralapú irat a hiteles másolat elkészítését és az annak megőrzéséről való gondoskodás kezdő időpontját követően selejtezési eljárás alá vonható.

109


Elektronikus irattározás (digitális archiválás) esetén az azonos iktatóhelyhez és azonos évkörhöz tartozó iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat egy közös rendszerben kell kezelni. Megfelelő jogosultsági rendszer esetén a különböző iktatóhelyekhez tartozó iratok közös rendszerben is tárolhatók. Az elektronikusan tárolt és archivált adatállományok, elektronikus dokumentumok utólagos olvashatóságát, visszakereshetőségét, használatát a megőrzési idő lejáratáig biztosítani kell. Biztosítani kell az erre szolgáló eszközök esetleges módosítása, cseréje esetén is (ha ez nem biztosítható, az elektronikus iratról tartós, hitelesített papírmásolatot kell készíteni, hivatalosan kell nyilatkozni arról, hogy a másolatok tartalmilag és formailag megegyeznek az elektronikus adathordozón rögzített iratokkal). Az elektronikus dokumentumokat tartalmazó adathordozó esetében a központi irattárban csak az irattári tervben meghatározott őrzési időnek megfelelően aktualizált állapotot tükröző példányt lehet tárolni.

3.14. IRATOK KIADÁSA AZ IRATTÁRBÓL A szerv munkatársai – a szervezeti és működési szabályzatban – meghatározott jogosultságuk alapján az irattárból hivatalos használatra kölcsönözhetnek59 iratokat. Ennek feltétele, hogy az irat ismeretére az adott feladat elvégzéséhez feltétlen szükség legyen. A iratkölcsönzést utólagosan is ellenőrizhető módon dokumentálni kell. Papíralapú iratok esetében az irattárból kiadott ügyiratról ügyiratpótló lapot60 kell készíteni, amelyet mint elismervényt az átvevő aláír. Az aláírt ügyiratpótló lapot a kölcsönzés ideje alatt az irattárban az ügyirat helyén kell tárolni (így biztosítható, hogy az irat holléte ismert legyen). Az iratok kölcsönzéséről kölcsönzési napló61 is vezethető. Az ügyiratpótló lappal egyenértékű, ha a közfeladatot ellátó szerv az iratkezelési szabályzatában meghatározottak szerint a kölcsönzésről – az irat átadás-átvételét igazoló – elektronikus nyilvántartást vezet. Elektronikus iratok esetében a jogosult felhasználók naplózás mellett tekinthetik meg az iratot. Amennyiben a felhasználó saját gépéről nem éri el a megtekintendő iratot, akkor az irattár kezeléséért felelős ügyintézőnek kell gondoskodnia arról, hogy a jogosult felhasználó elektronikus úton is megkapja a kért irat másolatát.

59 Iratmintatár Irattári kikérő engedély. 60 Iratmintatár Iratpótló lap. 61 Iratmintatár Kölcsönzési napló.

110


El in téz igen

ttár

nem

Se le jtezhe

(2-5 é v)

K

ttár

igen

Se le jtez és

igen

Se le jtezhe nem

Ügyfé l Ügyin té

Irat be teki ntés

Irat kölcsö nzés

15. ábra: Archív iratkezelés

3.15. SELEJTEZÉS, MEGSEMMISÍTÉS Az iratokat minden évben az irattárban előírt megőrzési idő lejártával – a nem selejtezhető iratok kivételével – selejtezni kell. A feladat ellátására 3 tagú selejtezési bizottságot kell felállítani, amely a selejtezés szakszerű megszervezéséről és lebonyolításáról gondoskodik. Mivel az iratok selejtezését csak az azok tartalmi jelentőségét ismerő személy irányítása mellett lehet elvégezni, tagjait a szerv vezetője jelöli ki (a tagok között szerepel általában az iratkezeléséért felelős vezető és egy ügykezelő). Az iratselejtezésről a selejtezési bizottság tagjai által aláírt, a szerv bélyegzőlenyomatával ellátott selejtezési jegyzőkönyvet62 kell készíteni, melyet az iktatást követően meg kell küldeni az illetékes levéltárhoz a selejteztetés engedélyezése céljából. A selejtezés időpontját a nyilvántartás megfelelő rovatába be kell vezetni. A selejtezésről készített jegyzőkönyvet nem lehet selejtezni. A levéltár az iratok megsemmisítését a szükséges ellenőrzés után a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi. Iratot megsemmisíteni csak ezen engedély birtokában lehet. Előfordulhat, hogy a levéltár úgy ítéli meg, a selejtezésre váró anyagok közül van olyan, ami történeti értéket képvisel, és társadalmilag indokolt a levéltárban történő elhelyezése a későbbiekben. Ebben az esetben ezek visszatartását kérheti, melynek következménye, hogy az irat visszakerül az irattárba. Ennek megtörténtét a jegyzőkönyvön is jelezni kell. A selejtezett iratokat az irat anyagától függően különböző módszerekkel semmisítik meg (pl. zúzással vagy égetéssel). Elektronikus dokumentumkezelés esetén az adatbázisban levő iratok metaadatainak selejtezése fizikai törlés nélkül, a selejtezés tényére vonatkozó megjelöléssel történik. A selejtezést 62 Iratmintatár Selejtezési jegyzőkönyv.

111


követően az elektronikus dokumentumokat meg kell semmisíteni, azaz visszaállíthatatlanul törölni kell az adatállományból. A megsemmisítésről a szerv vezetője az adatvédelmi szabályozás figyelembevételével gondoskodik. Egyes iratok selejtezési eljárás nélkül is megsemmisíthetők, ezek körét a helyi iratkezelési szabályzatok határozzák meg (például ide tartoznak általában a munkaközi anyagok, megőrzést nem igénylő borítékok, elavult formanyomtatványok, tájékoztatók stb.).

3.16. LEVÉLTÁRBA ADÁS A maradandó értéket képviselő, a levéltár számára átadandó iratokat teljes, lezárt évfolyamokban, ügyviteli segédletekkel együtt, tételjegyzékkel kell átadni, melynek költségét az átadó szerv viseli. Az iratokat a segédletekkel együtt nem fertőzött állapotban, levéltári őrzésre alkalmas savmentes dobozokban kell átadni. Az átadás-átvételről jegyzőkönyvet63 kell készíteni. Az ügyvitel érdekében lehetőség van egyes iratok visszatartására, ezekről külön jegyzéket kell készíteni. Az átadási jegyzéket64 és a visszatartott iratokról készített jegyzéket — a levéltárral egyeztetett módon — elektronikus formában is át kell adni. Az elektronikusan tárolt ügyiratok átadását a külön jogszabályban meghatározott formátumban kell elvégezni. Amennyiben az elektronikus iratok tárolásához és kezeléséhez szükséges technikai feltételeket a levéltár nem tudja biztosítani, az iratokat hitelesített másolatként, tartós, időtálló papíron kell átadni (a levéltárak többsége még nincs felkészülve az elektronikus iratok fogadására, ezért az átadó szerv számára hatalmas költséget jelent ezek „papírosítása”). Ha a levéltári átadásra kötelezett iratok átadás-átvételére azért nem kerül sor, mert a nem selejtezhető iratokra a közfeladatot ellátó szervnek ügyviteli szempontból még rendszeresen szüksége van, vagy ha az illetékes közlevéltár az iratok átvételéhez szükséges raktári férőhellyel nem rendelkezik, az irattári megőrzési idő felülvizsgálata keretében az átadás-átvételi határidő a levéltárral egyeztetett időtartammal meghosszabbításra kerül. Ennek időpontját és a további őrzési évek számát dokumentáltan rögzíteni kell.

4. AZ IRATOK VÉDELME Az iratokkal és az azok kezeléséhez alkalmazott gépi adathordozókkal kapcsolatban minden esetben gondoskodni kell a szükséges védelmi intézkedésekről, beleértve a vírusvédelmet és a kéretlen elektronikus üzenetek elleni védekezést is. Az illetéktelen hozzáférés megakadályozását mind a papíralapú, mind az elektronikus adathordozók esetében biztosítani kell.

63 Iratmintatár Átadás-átvételi jegyzőkönyv. 64 Iratmintatár Tételes iratjegyzék, Raktári egység-szintű iratjegyzék, Darabszintű iratjegyzék.

112


A közfeladatot ellátó szervek alkalmazottai csak azokhoz az iratokhoz férhetnek hozzá, amelyekre munkakörük ellátásához szükség van, vagy amelyre az illetékes vezető felhatalmazást ad. A hozzáférési jogosultságot folyamatosan naprakészen kell tartani. Számítógépes iktatás esetén az ISZ-ben lehetővé kell tenni a jogosultságok tartalmának differenciált meghatározását, mindenképpen biztosítva az iktatásra jogosultság, az iktatási információk megtekintése, a selejtezés, az iratokhoz való hozzáférés és a rendszergazdai alkalmazás-feladatok elkülöníthetőségét. A számítógépes rendszerbe vitt érkeztetési és iktatási adatokat, az utólagos módosítások tényét (és a módosításra irányuló műveleteket, azaz a próbálgatásokat is) a jogosultsággal rendelkező ügyintéző azonosítójával és a javítás idejének megjelölésével naplózni kell (ez az eseménynapló nem módosítható és nem törölhető). Mint már említettük, a kiadmányozó döntése szerint az iratokhoz különböző kezelési utasításokat (például „Sajátkezű felbontásra!”, „Más szervnek nem adható át!”, „Nem másolható!”, „Kivonat nem készíthető!”, „Elolvasás után visszaküldendő!” stb.) adhat, amely az iratok és az abban található információk védelmét szolgálják, ezek a kezelési utasítások azonban nem korlátozhatják a közérdekű adatok megismerését.

5. AZ IRATKEZELÉS ELLENŐRZÉSE Az ellenőrzés több szinten valósul meg. A szervezeti egység vezetője évente köteles: –– ellenőrizni az iratkezelés rendjét és az iratkezelési szabályzatban foglaltak végrehajtását, –– az ellenőrzések során megállapított hiányosságok megszüntetése érdekében intézkedni, –– közvetíteni az iratkezelési szabályzat módosítására irányuló javaslatait az iratkezelés felügyeletével megbízott vezetőnek. Az ellenőrzéssel kapcsolatos észrevételeket és utasításokat jegyzőkönyvbe kell foglalni és a szabálytalanságok megszüntetését ismételt ellenőrzés útján kell megvizsgálni. A KEIR rendelkezik a közigazgatási szervek iratkezelési szabályzataiban foglaltak végrehajtásának ellenőrzési feladatairól is. A köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszter által vezetett minisztérium65 (a továbbiakban: minisztérium) a köziratok kezelésének szakmai irányításával összefüggő ellenőrzési feladatait az éves munkatervben meghatározott ütemezéssel, a központi államigazgatási szerveknél végzi. A fővárosi és megyei kormányhivatal ellenőrzi az önkormányzati hivatalok iratkezelési szabályzataiban és az önkormányzati társulások iratkezelési szabályzataiban foglaltak végrehajtását. Az ellenőrzés célja az iratkezelés helyzetének feltárása, továbbá annak vizsgálata, hogy az iratkezelés gyakorlati végrehajtása megfelel-e a vonatkozó jogszabályokban, szabályzatokban foglaltaknak.

65 Belügyminisztérium.

113


Az ellenőrzésről az ellenőrizendő szervet (a továbbiakban: szerv) az ellenőrzés megkezdése előtt legalább tíz munkanappal – az iratkezelés felügyeletét ellátó szerv vezetőjén keresztül – értesíteni kell az ellenőrzési terv egyidejű megküldésével, amennyiben annak megküldése az ellenőrzés célját nem hiúsítja meg. Ellenőrzésre a minisztérium, valamint a fővárosi és megyei kormányhivatal megbízott kormánytisztviselője jogosult. Az ellenőrzésre jogosult személy az ellenőrzési jogosultságát az ellenőrzés megkezdése előtt köteles igazolni. Az ellenőrzésre jogosult személyt ellenőrzési megbízólevéllel kell ellátni, amely a munkáltatói (szolgálati) igazolvánnyal együtt érvényes. Az ellenőrzést úgy kell végezni, hogy az ellenőrzött szerv rendeltetésszerű tevékenységét lehetőleg ne akadályozza. Az ellenőrzést az ellenőrizni kívánt tevékenység folytatása idején (munkanap) a szerv hivatalos munkaidejének megfelelő időpontban kell végezni. Az ellenőrzés során az ellenőrzés tárgyával kapcsolatban a szervnél tett megállapításokról az ellenőrzést lefolytató személy jegyzőkönyvet készít.

6. ELEKTRONIKUS IRATKEZELÉS SPECIÁLIS SZABÁLYAI Egyes papíralapú dokumentumok kezelésére épülő szabályokat az elektronikus dokumentumok esetén speciálisan kell alkalmazni66. Ha jogszabály a kiadmányozó aláírását, illetve bélyegzőlenyomatát követeli meg, úgy elektronikus formátumban történő kiadmányozás esetében ez az alábbiak szerint teljesíthető: –– a kiadmányozó külön jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelelő elektronikus aláírásával és időbélyegzővel, –– a szervezet nevében történő gépi aláírással és időbélyegzővel, az ügyintéző neve mellett „s.k.” jelzéssel, vagy –– az iraton az iratérvényességi nyilvántartásban történő nyilvántartás tényének feltüntetésével és az ügyintéző neve mellett „s.k.” jelzéssel. Ahol jogszabály valamely jognak, döntésnek, ténynek vagy más adatnak iratra történő feljegyzését vagy rávezetését rendeli el, illetve valamely irat záradékolásáról vagy kijavításáról rendelkezik, úgy az elektronikus dokumentum esetében történhet: –– az eredeti dokumentumhoz történő elektronikus formában történő csatolással úgy, ha a csatolás egyértelmű hozzárendeléssel, elválaszthatatlan módon, az utólagos módosítás lehetőségét kizárva történik, majd az eljáró ügyintéző az iratot a csatolt adatokkal együtt újrahitelesíti, vagy –– ha az eredeti elektronikus dokumentum lehetővé teszi, annak adatszerkezetének kiegészítésével és ügyintéző általi újrahitelesítéssel, feltéve, hogy ezzel az eredeti hitelesítési információk nem sérülnek. Ha jogszabály valamely irat bemutatását írja elő, az elektronikus ügyintézés esetén kiváltható: –– hiteles elektronikus másolat benyújtásával, –– kormányablaknál, kihelyezett ügyintézési pontnál történő bemutatással, ahol az iratról másolatot készítenek, azt hitelesítik, és az eljáró hatósághoz benyújtják. 66 85/2012. (IV. 21.) Korm. rendelet IX. fejezet.

114


Összefoglalás Ne feledjük, az ügyiratkezelés teszi láthatóvá az ügyintézést. Amennyiben az előző oldalakon ismertetett szabályokat, követelményeket figyelmen kívül hagyjuk, az hátrányosan érinti a szerv működésének egészét. Valójában az ügyiratkezelési szabályok az ügyiratok hitelességét hivatottak biztosítani, tehát közvetve a közigazgatási szerv hitelességének zálogaként is szolgálnak. A közigazgatási szervek iratainak – a beérkezett és a saját iratait egyaránt – az előírt szabályok szerinti kezelése a gyors, biztonságos és bizonyítható ügyintézés eszköze. Egy közigazgatási szerv iratkezelési rendszerének a következő követelményeknek kell megfelelnie: –– az irat útja pontosan nyomon követhető, ellenőrizhető, visszakereshető legyen, –– szolgálja az egész szerv és annak valamennyi szervezeti egysége feladatainak eredményes és gyors megoldását, rendeltetésszerű működését, –– szolgálja az iratok törvényes védelmét, épségben és használható állapotban való őrzését. Ezeket a szempontokat minden körülmények között teljesíteniük kell, függetlenül a szervezeti sajátosságoktól és az ügyintézés formájától. Az elektronikus ügyintézés térhódításával (kötelezettségével) nagyobb teher és felelősség hárul az iratok kezelésében közreműködőkre is. A követelményeknek való megfelelés csak jól kialakított, körülhatárolt rendszerrel és megfelelően felkészített munkatársakkal biztosítható. A közigazgatásban az iratok elektronikus kezelése folyamatosan terjed, az intézmények többsége elektronikus iktatórendszert használ. Azonban az iratok kezelése többségében még papíralapon történik, néhol az elektronikus és a papíralapú iratkezelés párhuzamosan valósul meg. Az elektronikus ügyintézés és ezzel párhuzamosan az elektronikus ügyiratkezelés elterjedése érdekében, a technikai megoldások fejlődésével a jogszabályi környezet is változik. Több jogszabály módosult és módosul a közeljövőben, új jogszabályok jönnek létre, ill. bizonyos jogszabályok (például.12/2005. (X. 27.) IHM rendelet az elektronikus ügyintézési eljárásban alkalmazható dokumentumok részletes technikai szabályairól, 193/2005. (I. 22.) Korm. rendelet az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól, 2009. évi LII. törvény a hivatalos iratok elektronikus kézbesítéséről és az elektronikus tértivevényről) hatályukat vesztették. Az iratkezelés területén tapasztalható problémák, amelyeket még megoldásra várnak: A papíralapú működés letükrözése: az iratkezelést szabályozó jogszabályok (például 335/2005 (XII. 29.) Korm. rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről) elsősorban a papíralapú iratkezelés szabályozására készültek, az elektronikus iratok esetén is papír alapú iratkezelési logikát alkalmaz. Differenciálatlanság: az előírások nem differenciálják az iratkezelési követelményeket a szervezetek mérete, jellege és működési területe szerint.

115

VI. FEJEZET ADATVÉDELMI ÉS TITKOS ÜGYIRAT KEZELÉSI ISMERETEK

1. ADATVÉDELEM ÉS INFORMÁCIÓSZABADSÁG 1.1. AZ ADATVÉDELEM LÉNYEGI TARTALMA Az emberi méltósághoz és a magánszférához való jogból vezethető le az a méltányolható igényünk, hogy személyes adatainkról lehetőség szerint magunk rendelkezhessünk, illetve hogy a szükségszerűen kezelt adataink felhasználása minden esetben jogszerű legyen. A hatályos adatvédelmi szabályozás alapjait az alkotmánybíróság munkálta ki, mikor határozatában68 megállapította, hogy a korlátozás nélkül használható, általános és egységes személyazonosító jel (személyi szám) alkotmányellenes. Az egykori személyi szám helyébe eltérő célú azonosítási kódok léptek (adóazonosító jel, TAJ-szám, és a személyi adat- és lakcímnyilvántartás céljára rendszeresített személyi azonosító), e kódok felhasználásának, rögzítésének, továbbításának törvényes kereteit, valamint a polgárok ezzel kapcsolatos jogait és kötelezettségeit törvényben69 szabályozták. Az Alaptörvény VI. cikke értelmében mindenkit megillet a személyes adatok védelméhez való jog. E jogunk gyakorlásakor meghatározott keretek között szabadon rendelkezhetünk a személyünkkel kapcsolatos adatokról, információkról, illetve nyomon követhetjük adataink kezelését. Az adatvédelemmel kapcsolatos törvényi előírásokat az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (továbbiakban: Infotv.) tartalmazza. 1.1.1. ALAPFOGALMAK 1.1.1.1. Személyes adat Az Infotv. értelmező rendelkezéseiben foglaltak szerint minden, egy természetes személlyel kapcsolatba hozható adat, valamint az adatból levonható következtetés személyes adatnak tekintendő. Személyes adatai csak élő embereknek lehetnek, ezért e jogukat is csak az egyének érvényesíthetik. Az egyént, akit megillet személyes adatainak védelme, az Infotv. fogalmi meghatározásával összhangban érintettnek nevezzük. Jogi személyek és jogi személyiséggel nem rendelkező szervezetek – például cégek és civil szervezetek – személyes adatok védelméhez fűződő jogáról nem beszélhetünk. Szintén nincsen ilyen joga az elhunyt személyeknek sem. 68 15/1991. AB határozat. 69 A személyazonosító jel helyébe lépő azonosító módokról és az azonosító kódok használatáról szóló 1996. évi XX. törvény.

116

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGA VI. fejezet: Adatvédelmi és titkos ügyirat kezelési ismeretek

A személyes adatok nagyon sokfélék lehetnek: a név- és lakcímadatok, születési hely és idő olyan adatok, melyek személyes adat jellege kézenfekvő. Emellett minden olyan információ, jellemző is személyes adat lehet (például telefonszám, e-mail cím), amelynek segítségével egy adott személy beazonosítható. A személyes adat-jelleg meghatározásakor tehát a tény, adat, információ konkrét személyhez társíthatósága a döntő. Adott esetben önmagában egy születési év feltüntetése egyéb információ megjelenítése nélkül nem tekinthető személyes adatnak, máskor például egy kis létszámú csoport esetében már ez az információ is személyes adat lehet, hiszen pontosan tudhatjuk, hogy kire vonatkozik. 1.1.1.2. Különleges adat A személyes adatok közül bizonyos adatokat a törvény különleges (szenzitív/érzékeny) adatként fokozottabb védelemben részesít, azt feltételezve, hogy az érintettnek nagyobb érdeke fűződhet az információk bizalmas kezeléséhez. Különleges adat: –– Faji eredetre, nemzetiséghez tartozásra, politikai véleményre vagy pártállásra, a vallásos vagy más világnézeti meggyőződésre, érdekképviseleti szervezeti tagságra, szexuális életre vonatkozó adat, illetve –– egészségi állapotra, kóros szenvedélyre vonatkozó adat, valamint a bűnügyi személyes adat. 1.1.1.3. Adatkezelés Adatkezelésnek minősül a személyes adatokon végzett bármely művelet. E meghatározás alapján tehát nagyon sokféle tevékenység tartozhat az adatkezelés fogalmi körébe, így egyebek között a személyes adatok gyűjtése, felvétele, rögzítése, rendszerezése, tárolása, felhasználása, továbbítása, valamint nyilvánosságra hozatala mellett a fénykép-, hang- vagy képfelvétel készítése, illetőleg az egyén biometrikus jellemzőinek (például ujj- vagy tenyérnyomat) rögzítése is. 1.1.2. AZ ADATKEZELÉS JOGSZERŰSÉGE Az Infotv. meghatározza a személyes adat jogszerű kezelésének feltételeit. Személyes adat alapvetően akkor kezelhető, ha: –– ahhoz az érintett hozzájárulását adja, –– azt valamely törvény vagy – törvény felhatalmazása alapján, az abban meghatározott körben – helyi önkormányzat rendelete közérdeken alapuló célból elrendeli, –– illetve egyes esetekben ahhoz az adatkezelőnek jogszerű, arányos és méltányolható érdeke fűződik. Ennek megfelelően megkülönböztethetünk önkéntes és kötelező adatkezeléseket. Önkéntes adatkezelésről akkor beszélhetünk, amikor az érintett személyes adatait szabad akaratából adja meg. Kötelező adatkezelésként tekintünk a jogszabályban elrendelt adatkezelésekre, például a nagy állami nyilvántartások üzemeltetése során végzett tevékenységekre (személyi adat- és lakcímnyilvántartás, bűnügyi nyilvántartás).

117


Az Infotv. meghatározása szerint a hozzájárulás „az érintett kívánságának önkéntes és határozott kinyilvánítása, amely megfelelő tájékoztatáson alapul, és amellyel félreérthetetlen beleegyezését adja a rá vonatkozó személyes adatok – teljes körű vagy egyes műveletekre kiterjedő – kezeléséhez”. Lényeges tehát, hogy az érintett hozzájárulása megadása előtt valamennyi, az adatkezelés szempontjából jelentős tényről, körülményről tájékozódhasson és ennek ismeretében szabadon, kényszertől mentesen dönthessen arról, hogy hozzá kíván-e járulni adatai kezeléséhez. Önkéntes adatkezelés, mikor a vásárlói kedvezményeket kínáló „törzsvásárlói kártya” igénylésekor megadjuk személyes adatainkat, és az is, mikor választási kampányban az egyes pártok részére a szimpatizánsok átadják elérhetőségi adataikat azért, hogy a szervezet velük kapcsolatot tarthasson. Különleges adatok esetében törvény előírása hiányában az adatkezelés akkor jogszerű, ha ehhez az érintett írásbeli hozzájárulását adja. Tekintettel arra, hogy az adatok felvétele sok esetben az interneten történik, ahol a hagyományos írásbeli hozzájárulás megadása nem lehetséges, az uniós adatvédelmi gyakorlattal összhangban elfogadott az a jogértelmezés, mely szerint on-line környezetben elektronikus vagy digitális aláírások alkalmazásával vagy akár megerősítő e-mailek küldésével is adható kifejezett hozzájárulás.70 Az érintett kérelmére, kezdeményezésére indult eljárásban az eljárás lefolytatásához szükséges adatainak kezeléséhez való hozzájárulását vélelmezni kell. Ilyen adatkezelés például, mikor a polgár a jegyzőnél birtokvédelmi eljárást kezdeményez, vagy mikor az illeték mértékének csökkentését vagy részletekben történő befizetését kéri, és ezért vélelmezzük, hogy vagyoni helyzetével, jövedelmi viszonyaival kapcsolatos adatainak kezeléséhez hozzájárul. Kivételes esetekben az érintett kifejezett hozzájárulásának beszerzése nélkül nyilvánosságra hozhatók bizonyos személyes adatok. A nyilvánosság tájékoztatása ilyenkor a társadalom érdekében történik, elrendelésére törvényben kerülhet sor, az adatok körének pontos megjelölése mellett. Az adózás rendjéről szóló 2003. évi XCII. törvény 55. § (5) bekezdése alapján az állami adóhatóság negyedévenként a negyedévet követő 30 napon belül honlapján közzéteszi azoknak a természetes személy adózóknak a nevét és lakóhelyét, akiknek a negyedév utolsó napját megelőző 180 napon át az adóhatóságnál nyilvántartott adótartozása folyamatosan meghaladta a 10 millió forintot. A kötelező adatkezeléseknél az adatkezelés célját és feltételeit, a kezelendő adatok körét és megismerhetőségét, az adatkezelés időtartamát, valamint az adatkezelő személyét a törvényben vagy önkormányzati rendeletben kell meghatározni. Az önkéntes és kötelező adatkezelések jogszerűségéhez egyaránt elengedhetetlen az is, hogy az adatkezelők tiszteletben tartsák az Infotv.-ben lefektetett elveket. 70 L. a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság 2012. évi beszámolója 24-25. (http://naih.hu/files/NAIH-2012-Beszamoloja-vegleges-web.pdf, 2013-10-16).

118


Alapvető elvárás, hogy a személyes adatok felvétele tisztességes és törvényes legyen. E követelmény alapján az adatkezelők mindenkor a jogszabályoknak megfelelően és az érintett érdekeit is szem előtt tartva kötelesek eljárni a személyes adatokkal végzett műveletek során. Azt azonban, hogy a törvényesség és a tisztességesség követelménye megfelelő módon érvényesül-e, mindig a konkrét adatkezelési körülmények ismeretében lehet csak eldönteni. Az Infotv. értelmében a személyes adatok kezelését tisztességesnek és törvényesnek kell tekinteni, ha az érintett véleményét megismerni kívánó személy – például aláírásgyűjtés keretében – az érintetett lakóhelyén vagy tartózkodási helyén felkeresi, feltéve, hogy a személyes adatokat a törvény rendelkezéseinek megfelelően kezelik és a személyes megkeresés nem üzleti célra irányul. Az adatkezelés szempontjából sarkalatos elv a célhoz kötöttség elve. E követelmény lényege, hogy a személyes adatokat csak előre és pontosan meghatározott célból kezeljék, csak a cél teljesüléséhez feltétlenül szükséges mértékben és ideig, valamely jog gyakorlását vagy kötelezettség teljesítését elősegítve. A bűnügyi nyilvántartásban a célhoz kötött adatkezelés elvének megfelelően szabályozott, hogy az egyes büntetések súlyához mérten az elítélt bűnügyi személyes adatait a büntetett előélethez fűződő hátrányok alóli mentesítés után még hány évig lehet nyilvántartani. A nyilvántartási idő letelte után az adatokat haladéktalanul törölni kell a nyilvántartásból. Az adatkezelő által előre meghatározott cél determinálja az adatkezelés körébe bevont adatok fajtáját és mennyiségét is. Ehhez kapcsolódik az adatminimalizálás elve, amelynek értelmében kizárólag az adatkezelés céljának megvalósulásához elengedhetetlen, a cél elérésére alkalmas személyes adat kezelhető, a cél megvalósulásához szükséges mértékben és ideig. A Ket. 17. § (2) bekezdése szerint a közigazgatási hatóságok az ügyfél és az eljárás egyéb résztvevőjének azonosítása céljából kezelhetik az érintett természetes személyazonosító adatait (neve, születési ideje, születési helye, anyja neve és lakcíme), valamint külön jogszabályban meghatározott személyes adatait. E rendelkezés tehát azt jelenti, hogy a hatóságok kizárólag a Ket.-ben felsorolt adatokat (adatminimalizálás elve) kezelhetik az érintett azonosítása céljából (célhoz kötöttség elve). Fontos alapelv továbbá az adatminőség elve, amely szerint az adatkezelés során biztosítani kell az adatok pontosságát, teljességét és naprakészségét. Az adatkezelőnek továbbá törekednie kell arra, hogy az érintettet csak az adatkezelés céljához szükséges ideig lehessen azonosítani. Ez a követelmény ugyanakkor azt is magában fogalja, hogy — amennyiben az adatkezelés célja már megszűnt, vagy az adott cél eléréséhez az információk már nem szükségesek —, az adatokat törölni kell. Az adatminőség elvének elősegítése végett egyes, a legfontosabb állami nyilvántartásokra vonatkozó jogszabályok kötelező adatszolgáltatást írnak elő a polgárok számára. Ez teszi lehetővé, hogy például a közhiteles állami nyilvántartások pontos és naprakész információkat tartalmazzanak.

119


1.1.3. AZ ÉRINTETT RENDELKEZÉSE AZ ADATKEZELÉS SORÁN Az Infotv. az érintett számára biztosítja, hogy adatai kezelését annak teljes folyamatában nyomon követhesse. Kérésére mind a kötelező, mind az önkéntes nyilvántartások adatkezelője tájékoztatni köteles arról, hogy mely adatait kezeli. A tájékoztatás, melyet az adatkezelő a kérelem benyújtásától számított legrövidebb időn belül, legfeljebb azonban 30 napon belül köteles megadni, ingyenes. Amennyiben az érintett azt észleli, hogy adatai hibásan szerepelnek a nyilvántartásban, ennek helyesbítését is kezdeményezheti, törlési kérelmének az adatkezelő azonban csak akkor tehet eleget, ha adatait hozzájárulás alapján kezeli, jogszabályban előírt, kötelező adatkezelések esetében erre nincsen lehetőség. E jog keretében évente sokan kérnek és kapnak tájékoztatást a bűnügyi nyilvántartásban kezelt adataikról, illetve arról a tényről, hogy nem szerepelnek benne. Szintén az önrendelkezési jog teljesebb érvényesíthetőségét szolgálja, hogy az érintett megtilthatja néhány nyilvántartásban (személyi adat- és lakcímnyilvántartás, gépjármű-nyilvántartás) szereplő adatainak átadását direkt marketinggel foglalkozó cégek számára. 1.1.4. ADATBIZTONSÁG Az ügykezelői munka szempontjából nem elhanyagolható az Infotv. adatbiztonságra vonatkozó követelménye. E szerint az adatkezelő az adatokhoz való jogosulatlan hozzáférés és felhasználás megakadályozása érdekében köteles gondoskodni az adatok biztonságáról, a szervezetnek olyan belső szabályozást kell kialakítania és betartatnia, melyek az adat- és titokvédelmet szolgálják. Az adatokat különösen a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés vagy megsemmisítés, valamint a véletlen megsemmisülés és sérülés, továbbá az alkalmazott technika megváltozásából fakadó hozzáférhetetlenné válás ellen kell védeni. Megfelelő intézkedéseket kell például tenni az elemi károk (például tűz- és vízkár, villámcsapás) és a szándékos külső emberi beavatkozások (hacker- vagy vírustámadás) ellen, valamint a munkavállaló hanyagsága, gondatlansága is komoly kockázati tényező. Garantálni kell továbbá az információk sérthetetlenségét, rendelkezésre állását és bizalmasságát.

1.2. INFORMÁCIÓSZABADSÁG 1.2.1. KÖZÉRDEKŰ ADAT ÉS KÖZÉRDEKBŐL NYILVÁNOS ADAT Az Alaptörvény 6. cikke – a személyes adatok védelméhez fűződő jog mellett – garantálja mindenki jogát a közérdekű adatok megismeréséhez és terjesztéséhez. A közérdekű és a közérdekből nyilvános adatok megismeréséhez való jog érvényesülését szolgáló alapvető szabályokat szintén az Infotv. tartalmazza. A törvény szerint közérdekű adatnak minősül az állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv vagy személy kezelésében lévő, a tevékenységére vonatkozó vagy közfeladatának ellátásával összefüggésben keletkezett, a személyes adat fogalma alá nem eső információ.

120


Lényegében tehát a közszféra tevékenységével kapcsolatos adatot tekintjük közérdekű adatnak. Közérdekű adatnak minősül az, hogy egy önkormányzat az adott költségvetési évben hány forintot költött útjavításra, csatornázásra vagy akár új szolgálati gépjárművek beszerzésére. Ezen kívül bárki megismerheti az ún. közérdekből nyilvános adatokat is, vagyis az olyan – a köz érdekű adat fogalma alá nem tartozó – információkat, amelynek nyilvánosságra hozatalát, megismerhetőségét vagy hozzáférhetővé tételét a törvény közérdekből elrendeli. A közérdekből nyilvános személyes adatok kizárólag a célhoz kötött adatkezelés elvének tiszteletben tartásával terjeszthetőek. A közszolgálati tisztviselőkről szóló 2011. évi CXCIX. törvény szerint közérdekből a hatálya alá tartozó személyek tekintetében az információk széles körét minősíti nyilvános adatnak. Ide tartozik – többek között – a kormánytisztviselő neve, állampolgársága, az őt alkalmazó államigazgatási szerv neve, az érintett kormányzati szolgálati jogviszonyának kezdete, a kormánytisztviselő besorolása, munkakörének megnevezése és a betöltés időtartama, a vezetői kinevezés és annak megszűnésének időpontja, a címadományozás adatai, valamint a kormánytisztviselő illetménye. A közérdekű és közérdekből nyilvános adatok megismeréséhez fűződő alapjog érvényesítését a közfeladatot ellátó szerveknek kötelességük elősegíteni. Ennek egyik formája, hogy az állami, önkormányzati szervek a honlapjukon rendszeresen közzéteszik a legfontosabb információikat. Bizonyos közérdekű adatok közzétételére jogszabályok is kötelezik a közfeladatot ellátó szerveket. Emellett a közérdekű, közérdekből nyilvános adatok megismerését bárki igényelheti a közfeladatot ellátó szervtől. 1.2.2. A NYILVÁNOSSÁG ALÓL MENTESÜLŐ NEM NYILVÁNOS ADATOK A közfeladatot ellátó szervnek a közérdekű adatok körén belül nem kell tájékoztatást adnia azokról az adatokról: –– amelyeket az arra jogosult szerv a minősített adat védelméről szóló 2009. évi CLV. törvény (Mavtv.) szerint minősített (lásd még a „titkos ügyirat-kezelési ismereteknél”), –– amelyek megismerhetőségét külön törvény korlátozza (például honvédelmi, nemzetbiztonsági, bűnüldözési érdekből), –– amelyek döntéselőkészítő információknak minősülnek (a keletkezésüket követő 10 éven belül), –– amelyek a Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény rendelkezése szerint üzleti titoknak minősülnek.

1.3. A NEMZETI ADATVÉDELMI ÉS INFORMÁCIÓSZABADSÁG HATÓSÁG A Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH) 2012. január 1-jétől látja el feladatait a hazai adatvédelem és információszabadság területén. A NAIH autonóm államigazgatási szerv, amely kizárólag a törvényeknek alárendelve segíti a személyes adatok védelméhez, valamint a közérdekű és a közérdekből nyilvános adatok megismeréséhez való jog érvényesülését. A NAIH gondoskodik a polgárok alapjogi védelméről. Ennek megfelelően a hatóságnál bejelentéssel bárki vizsgálatot kezdeményezhet. Emellett a NAIH hatósági jogkörrel is rendelkezik, ezért bizonyos esetekben – adatvédelmi hatósági eljárás keretében – szankciókkal, akár 10 millió forintig terjedő bírsággal is sújthatja a jogsértő adatkezelőket.

121


2. A TITKOS ÜGYKEZELÉS ELMÉLETI ALAPISMERETEI 2.1. A MINŐSÍTETT ADATOK VÉDELMÉNEK ALAPELVEI Az Alaptörvény alapvető jogként fogalmazza meg a közérdekű adatok megismeréséhez és terjesztéséhez való jogot. A közérdekű adatok megismerése azonban nem feltételek nélküli, hanem törvény által korlátozható alapvető jog. A közérdekű vagy közérdekből nyilvános adatok megismerésével szemben támasztott egyik legerősebb korlátozás a Mavtv.-ben szabályozott minősítési eljárásban a minősítő által a nyilvánosság korlátozása érdekében hozott döntés: a minősítés. A minősítést széles körben, ámde jogilag pontatlanul „titkosításnak”, a minősítés eredményeként létrejött minősített adatot pedig — szintén helytelenül — olykor a „titok” szóval szokták emlegetni. A Mavtv. a következő öt alapelvet határozza meg, melyek kellően pontos ismerete és megértése nélkül a minősített adatok védelmének és kezelésének gyakorlata, így a titkos ügykezelés alapjai sem sajátíthatók el: –– A szükségesség és arányosság elve: Ennek értelmében a közérdekű adat nyilvánosságához fűződő jogot minősítéssel korlátozni csak a Mavtv.-ben meghatározott törvényi feltételek fennállása esetén, a védelemhez szükséges minősítési szinttel és csak a feltétlenül szükséges ideig lehet. –– A szükséges ismeret elve: Minősített adatot csak az ismerhet meg, akinek az állami vagy közfeladata ellátásához feltétlenül szükséges. Bármely személyt önmagában a beosztása, megbízatása, rangja, stb. még nem jogosít fel a minősített adat megismerésére. A nemzetközi terminológiában a szükséges ismeret elve „need-to-know” elvként vált ismertté. –– A bizalmasság elve: A minősített adat illetéktelen személy számára nem válhat hozzáférhetővé vagy megismerhetővé. –– A sérthetetlenség elve: A minősített adatot kizárólag az arra jogosult személy (a minősítő) módosíthatja vagy (a minősítő és a címzett) semmisítheti meg. –– A rendelkezésre állás elve: Biztosítani kell, hogy a minősített adat az arra jogosult személy számára szükség szerint elérhető és felhasználható legyen.

2.2. A MINŐSÍTETT ADAT FAJTÁI A minősített adat a keletkezését tekintve szigorú alakisághoz és írásbeliséghez van kötve a törvényben szabályozott minősítési eljárás keretében, de a megjelenési formája tetszőleges lehet. Azt követően, hogy a minősítési eljárás szabályainak megfelelően a minősítő írott formában minősítéssel létrehozta, a minősített adatnak többféle megjelenési formája lehet: létrejöhet papír alapú vagy elektronikus iratként, technikai eszköz vagy objektum formájában, sőt akár szóban közölt információként is. A Mavtv. alapvetően két fajta minősített adatot különböztet meg: a nemzeti minősített adatot és a külföldi minősített adatot: –– A nemzeti minősített adatok esetében az adatok egy jól meghatározott, szűk körében a minősítést a nemzeti szuverenitás, Magyarország biztonsága és az állami szervek zavartalan működésének biztosítása teszi indokolttá. A minősítésre csak abban az esetben kerülhet sor, ha az adat nyilvánosságra vagy illetéktelen kézbe kerülése nagyobb kárt okozna, mint az egyébként közérdekű adat megismerésének korlátozása.

122


–– A Mavtv. alapján külföldi minősített adatok alatt az Európai Unió intézményeinek és szerveinek minősített adatait, a NATO minősített adatait, valamint törvényben kihirdetett nemzetközi szerződés vagy megállapodás alapján bármely külföldi részes fél által minősített adatokat értjük.

2.3. A MINŐSÍTÉSI SZINTEK A 2010. április 1-jén hatályba lépett Mavtv. megszüntette az államtitok és a szolgálati titok fogalmát és védelmi rendszerét, egyúttal az EU-ban, a NATO-ban és az egyes tagállamokban alkalmazott négyszintű, kármérték alapú minősítési rendszert határozott meg. Ily módon a nemzeti minősített adatok tekintetében –– „Szigorúan titkos!”, –– „Titkos!”, –– „Bizalmas!”, valamint –– „Korlátozott terjesztésű!” minősítési szinteket különböztetünk meg. Az EU intézményei és szervei, illetve a NATO által használt minősítési szinteket és azok nemzeti megfelelőit a Mavtv. 2. számú melléklete tartalmazza: 1. A NATO által használt minősítési szint és annak nemzeti minősítési szintű megfelelője: a) „COSMIC TOP SECRET” – „Szigorúan titkos!”; b) „NATO SECRET” – „Titkos!”; c) „NATO CONFIDENTIAL” – „Bizalmas!”; d) „NATO RESTRICTED” – „Korlátozott terjesztésű!”. 2. Az Európai Unió Tanácsa által alkalmazott minősítési szint és annak nemzeti minősítési szintű megfelelője: a) „TRES SECRET UE/EU TOP SECRET” – „Szigorúan titkos!”; b) „SECRET UE” – „Titkos!”; c) „CONFIDENTIEL UE” – „Bizalmas!”; d) „RESTREINT UE” – „Korlátozott terjesztésű!”. 3. Az Európai Bizottság által alkalmazott minősítési szint és annak nemzeti minősítési szintű megfelelője: a) „TRES SECRET UE/EU TOP SECRET” – „Szigorúan titkos!”; b) „SECRET UE” – „Titkos!”; c) „CONFIDENTIEL UE” – „Bizalmas!”; d) „RESTREINT UE” – „Korlátozott terjesztésű!”. 4. Az EURATOM által alkalmazott minősítési szint és annak nemzeti minősítési szintű megfelelője: a) „EURA-TOP SECRET” – „Szigorúan titkos!”; b) „EURA-SECRET” – „Titkos!”; c) „EURA-CONFIDENTIAL” – „Bizalmas!”; d) „EURA-RESTRICTED” – „Korlátozott terjesztésű!”.

123


5. Az EUROPOL által alkalmazott minősítési szint és annak nemzeti minősítési szintű megfelelője: a) „TRES SECRET UE/EU TOP SECRET” – „Szigorúan titkos!”; b) „SECRET UE/EU SECRET” – „Titkos!”; c) „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL” – „Bizalmas!”; d) „RESTREINT UE/EU RESTRICTED” – „Korlátozott terjesztésű!”. 6. AZ EUROJUST által alkalmazott minősítési szint és annak nemzeti minősítési szintű megfelelője: a) „EUROJUST TOP SECRET” – „Szigorúan titkos!”; b) „EUROJUST SECRET” – „Titkos!”; c) „EUROJUST CONFIDENTIAL” – „Bizalmas!”; d) „EUROJUST RESTRICTED” – „Korlátozott terjesztésű!”.

2.4. A MINŐSÍTÉSI ELJÁRÁS SZABÁLYAI A Mavtv. felsorolja a minősítéssel védhető közérdekeket és részletesen szabályozza a minősített adat létrejöttéhez nélkülözhetetlen minősítés törvényi feltételeit. A minősítés az az egyedi aktus, amellyel a minősítő a minősítési eljárás során, minősítési javaslat alapján dönt az adat nyilvánosságának korlátozásáról. A Mavtv. taxatíve felsorolja a minősítőket, eszerint törvény alapján kizárólag közhatalmi jogosítványokkal rendelkező személyek rendelkeznek minősítői jogkörrel. Feladat- és hatáskörében minősítésre jogosult: 1. a köztársasági elnök, 2. az Országgyűlés elnöke, 3. az országgyűlési bizottság elnöke, 4. az Alkotmánybíróság elnöke, 5. a Kúria elnöke, 6. a bíróság elnöke, 7. az Országos Bírósági Hivatal elnöke, 8. a legfőbb ügyész, 9. az ügyészség vezetője, 10. az alapvető jogok biztosa, 11. a Magyar Nemzeti Bank elnöke, 12. a Kormány tagja, 13. a kormánybiztos, a miniszterelnöki biztos, 14. a Kormány ügyrendje szerint működő testület vezetője, 15. az autonóm államigazgatási szerv vezetője, az önálló szabályozó szerv vezetője, a kormányhivatal vezetője, 16. a rendvédelmi szerv központi szerve, a Katonai Nemzetbiztonsági Szolgálat vezetője, 17. a rendőrségről szóló törvényben meghatározott a. az általános rendőrségi feladatok ellátására létrehozott szerv vezetője, b. belső bűnmegelőzési és bűnfelderítési feladatokat ellátó szerv vezetője, c. terrorizmust elhárító szerv vezetője, 18. az Országgyűlési Őrség parancsnoka, 19. az idegenrendészeti hatóság vezetője, a menekültügyi hatóság vezetője, 20. a Nemzeti Biztonsági Felügyelet vezetője,

124


21. Magyarország külképviseletének vezetője, valamint a nemzetközi szerződésben meghatározott kötelezettségvállalás teljesítése érdekében más államhoz, nemzetközi szervezethez vagy regionális együttműködés központjába delegált önálló képviseleti hatáskörrel rendelkező személy, és a 22. törvény által minősítésre feljogosított személy. A kármérték alapú minősítés azt jelenti, hogy az adat minősítési szintjének meghatározásakor nem az adat vélelmezett fontosságát, hanem az illetéktelen hozzáférés által okozható kár mértékét kell figyelembe venni. Minél nagyobb kárt okozna Magyarországnak az adott minősített adathoz történő illetéktelen hozzáférés, annál magasabb szintű személyi, fizikai, adminisztratív és elektronikus biztonsági feltételeket kell teljesíteni a védelem során. A Mavtv. hatályba lépése óta alapesetben „Szigorúan titkos!” és „Titkos!” minősítési szintű adatot legfeljebb harminc évre, „Bizalmas!” minősítési szintű adatot legfeljebb húsz évre, míg „Korlátozott terjesztésű!” minősítési szintű adatot legfeljebb tíz évre lehet minősíteni, vagyis az érvényességi idő megállapítása során e törvényi maximumokat kell figyelembe venni. Az érvényességi idő meghos�szabbítására új minősítési eljárás lefolytatásával, egy alkalommal rendkívül indokolt esetben, illetve két alkalommal magánszemély (például védett tanú) jogos érdekével szorosan összefüggésben, de kizárólag Magyarország honvédelmi, nemzetbiztonsági, bűnüldözési vagy igazságszolgáltatási érdekére tekintettel van lehetőség. A minősítés kétszeres hosszabbítása kapcsán fontos hangsúlyozni, hogy önmagában magánszemély jogos érdekére való hivatkozással nem lehet az érvényességi időt meghosszabbítani, alapvető törvényi feltétel, hogy a minősítésre honvédelmi, nemzetbiztonsági, bűnüldözési vagy igazságszolgáltatási érdekből kerüljön sor. „Szigorúan titkos!”, „Titkos!” „Bizalmas!” „Korlátozott terjesztésű!”

30 év 20 év 10 év

4. táblázat: Az érvényességi idők törvényi maximuma Hosszabbítás Magánszemély jogos érdekével összefüggésben rendkívül indo- Magyarország kolt esetben – honvédelmi, – nemzetbiztonsági, – bűnüldözési vagy – igazságszolgáltatási érdekére tekintettel „Szigorúan titkos!”, 1 × 30 év 2 × 30 év „Titkos!” ∑: 60 év ∑: 90 év „Bizalmas!” 1 × 5 év 2 × 20 év ∑: 25 év ∑: 60 év „Korlátozott 1 × 5 év 2 × 20 év terjesztésű!” ∑: 15 év ∑: 50 év 5. táblázat: Az érvényességi idők hosszabbításának esetei

125


2.5. A MINŐSÍTETT ADAT KÉSZÍTÉSE A minősített adat kezelése során mindig egyértelműen felismerhetőnek kell lennie az adat minősített jellegének. A nemzeti minősített adat létrejöttéhez a minősítési jelölés formai követelményeit is be kell tartani, vagyis a készítés során minden esetben fel kell tüntetni a nemzeti minősített adathordozó első oldalának felső részén, vagy ha erre nincs lehetőség, külön kísérőlapon kell mellékelni a minősítési jelölés négy elemét: 1. a minősítési szintet, 2. az érvényességi időt, 3. a minősítő nevét és 4. beosztását. Ezeken kívül jelölni kell: 1. a készítő szerv megnevezését, 2. az iktatószámot, 3. a példánysorszámot és a példányszámot, 4. elektronikus minősített adat esetét kivéve az adathordozó terjedelmét, 5. a mellékletek esetén azok a. darabszámát, b. példánysorszámát, c. terjedelmét és d. az adathordozótól eltérő szintű minősítés esetén minősítési szintjét, 6. a kiadmányozás dátumát, 7. az eredeti irattári példány esetében a kiadmányozó aláírását, elektronikus minősített adat esetén elektronikus aláírását. Amennyiben a minősítési jelölés feltüntetésére az adathordozón nincs mód, mert azt az adathordozó jellege kizárja, akkor a minősítési jelölést külön kísérőlapon vagy az elektronikus minősített adattól adminisztratív módon elválaszthatatlan kezelésű elektronikus adatállományban kell feltüntetni. Külön kísérőlapot kell készíteni például technikai eszköz, objektum minősített adattá történő minősítésekor. Az elektronikusan kezelt minősített adatok (például ilyen lehet egy digitális fénykép) minősítése során adminisztratív módon elválaszthatatlan kezelésű elektronikus adatállományt (lényegében elektronikus formátumú „kísérőlapot”) kell létrehozni. Több lapból álló papíralapú adathordozón71 – elektronikus minősített adat esetén csak akkor, ha ez technikailag megoldható – a minősítési szintet minden egyes, a minősített adatot tartalmazó oldalon, annak felső és alsó részének közepén szerepeltetni kell. A minősítő a minősítéssel egyidejűleg a minősített adat különleges kezeléséről is rendelkezhet, és a minősített adat hordozóján – ha ezt az adathordozó jellege kizárja, akkor külön kísérőlapon vagy az elektronikus minősített adattól adminisztratív módon elválaszthatatlan kezelésű elektronikus adat állományban –, valamint annak csomagolásán a következő különleges kezelési utasításokat alkalmazhatja: 1. „Saját kezű felbontásra!”, 2. „Más szervnek nem adható át!”, 71 L. Iratmintatár: „Szigorúan titkos!” minősítési szintű irat címzetti példánya elnevezésű iratminta.

126


3. „Nem sokszorosítható!”, 4. „Kivonat nem készíthető!”, 5. „Elolvasás után visszaküldendő!”, 6. „Zárt borítékban tárolandó!”, 7. „Különösen fontos!”. A fentieken kívül a minősítő bármilyen más, a minősített adat sajátosságától függő különleges kezelési utasítás feltüntetéséről rendelkezhet. A különleges kezelési utasítástól csak a minősítő előzetes írásbeli engedélyével lehet eltérni. A minősítést az köteles kezdeményezni, akinél az állami vagy közfeladata ellátása során a minősítési feltételeknek megfelelő adat keletkezik. A minősítendő adat minősítéséhez a kezdeményező személy indokolással ellátott minősítési javaslatot készít. A minősítési javaslat nem titkolt célja az, hogy kényszerítse a kezdeményezőt és a minősítőt arra, hogy a minősítés szükségességét, törvényességét és az alkalmazott minősítési szint és érvényességi idő megfelelőségét vizsgálja. Az indokolási kötelezettség – hasonló célzattal – a minősítés megalapozottságának megállapítására szolgál. A minősítési eljárás során keletkezett minősítési javaslat a későbbiek során igazolni tudja a minősítés jogszerűségét. A minősítési javaslatban fel kell tüntetni: –– a javasolt minősítési szintet, –– az érvényességi időt, –– a minősítéssel védhető valamely közérdekre történő hivatkozást, –– a minősítés kármérték alapú indokolását. A minősítési javaslat indokolásának tartalmaznia kell azokat a tényeket és körülményeket, amelyek a minősítést szükségessé teszik. Az indokolást úgy kell megfogalmazni, hogy ne tartalmazzon olyan adatokat, melyeket önmagukban is minősítéssel védeni szükséges. Éppen ezért a lehető legtömörebb és a minősítői döntés elősegítéséhez szükséges legfontosabb információk megadására kell törekedni. A minősítési eljárás alatt álló, minősíthető adatot tartalmazó adathordozót minősítés céljából a kezdeményező a minősítési javaslattal együtt haladéktalanul felterjeszti a minősítőhöz. Nincs annak jelentősége, hogy annál a szervnél, ahol a minősített adat keletkezik, van-e a Mavtv. alapján minősítésre jogosult személy, mivel a minősítési javaslatot minden esetben a feladat- és hatáskörrel rendelkező, a Mavtv. alapján minősítésre jogosult személy részére kell felterjeszteni. Annak érdekében, hogy a minősítési eljárás időtlenné válása ne vezessen visszaélésekhez, a minősítőnek a felterjesztés kézhezvételét követő 30 napon belül kell döntenie az adat minősítéséről (a minősítési javaslat kiadmányozásával). Ha a minősítő a határidő lejártáig az adat minősítéséről nem dönt, a nemzeti minősített adat nem jön létre. Amennyiben a minősítendő adat a minősítésre jogosult személynél keletkezik, akkor a minősítő saját maga készíti el az előzőekben említett indokolással ellátott minősítési javaslatot. A minősítési

127


javaslatban fel kell tüntetni a minősítéssel védhető valamely közérdekre történő hivatkozást, a minősítési szintet és a minősítés érvényességi idejét. A minősítési javaslat kármérték alapú indokolásának tartalmaznia kell azokat a tényeket és körülményeket, amelyek a minősítést szükségessé teszik. Miután a minősítésre jogosult személy a döntését az előzőekben meghatározott módon írásba foglalta, a minősítési javaslat kiadmányozásával az adatot minősíti. A nemzeti minősített adatot tartalmazó adathordozó saját készítésű eredeti irattári példányán,72 vagy – ha ezt az adathordozó jellege kizárja – külön kísérőlapon, vagy az elektronikus minősített adattól adminisztratív módon elválaszthatatlan kezelésű elektronikus adatállományban kell szerepelnie a minősítési javaslatnak és a minősítési javaslat tárgyában hozott minősítői döntésnek. A nemzeti minősített adat a minősítő által történő minősítéssel jön létre. A minősítőnek a döntését saját kezűleg kell aláírnia, vagy elektronikus aláírásával ellátnia. A minősítői döntésnek arról kell szólnia, hogy a minősítő a javaslatban foglaltak alapján milyen minősítési szintre és milyen érvényességi ideig minősíti az adatot. Helytelen az a minősítői „döntés” amikor a minősítő úgy rendelkezik, hogy egyetért vagy jóváhagyja a minősítési javaslatot, hisz ez esetben a kezdeményező minősítene. Könnyű belátni, hogy a minősítési javaslattal való egyetértés nem eredményezi a minősítés megtörténtét. Amennyiben épület, építmény vagy tárgyi eszköz képez nemzeti minősített adatot, akkor a minősített adat létrejöttéhez szükséges minősítési javaslat és a minősítés tárgyában hozott döntés megjelenítése külön kísérőlapon történik. A minősítési eljárás alatt álló adatot a minősítő döntéséig a kezdeményezett minősítési szintre vonatkozó személyi, fizikai, adminisztratív és elektronikus biztonsági szabályok szerint kell kezelni. A minősítő határozza meg, hogy a minősített adatot tartalmazó adathordozóból hány példány készüljön. A minősítő által meghatározott példányszámon felül a minősítő engedélye vagy hozzájárulása nélkül további példányt készíteni nem lehet. Az egyes példányok címzettjeinek felsorolását az irattári példányhoz csatolt – az egyes címzettek részére továbbított példány sorszámát is tartalmazó – külön elosztó tartalmazza. Az egyes példányok címzettjeit – külön elosztó helyett – az adathordozó is tartalmazhatja. Ha több minősített adat el nem különíthető módon, csak együttesen kezelhető (például: dossziékban történő minősített adatok kezelése), akkor azokat az abban szereplő legmagasabb minősítési szintnek megfelelően kell kezelni. Nemzetközi szerződés vagy megállapodás alapján készített nemzeti minősítést igénylő adat minősítése a fent leírtak szerint történik. Ilyen adat külföldre történő továbbítása előtt a minősítési szintet magyarul, valamint a nemzetközi szerződésben vagy megállapodásban meghatározott nyelven – az Európai Unió intézményei és szervei tekintetében angolul vagy franciául – is fel kell tüntetni. A Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH) minősített adatok védelmével kapcsolatos jogköréről szólva említést kell tenni az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló törvény ide vonatkozó rendelkezéseiről is. 72 L. Iratmintatár: „Szigorúan titkos!” minősítési szintű irat saját készítésű irattári példánya elnevezésű iratminta.

128


Fontos garanciális elem, hogy a NAIH titokfelügyeleti hatósági eljárásban hozott határozatában a nemzeti minősített adat minősítésére vonatkozó jogszabályok megsértésének megállapítása esetén a minősítőt a nemzeti minősített adat minősítési szintjének, illetve érvényességi idejének a jogszabályoknak megfelelő megváltoztatására, vagy a minősítés megszüntetésére hívja fel. Ha a minősítő a NAIH ezzel kapcsolatos határozatát megalapozatlannak tartja, annak bírósági felülvizsgálatát a határozat közlésétől számított hatvan napon belül kérheti. A keresetlevél benyújtásának a határozat végrehajtására halasztó hatálya van. Ha a minősítő a határozat közlésétől számított hatvan napon belül nem fordul bírósághoz, a nemzeti minősített adat minősítése a határozat közlésétől számított hatvanegyedik napon a határozatban foglaltak szerint megszűnik, illetve minősítési szintje vagy érvényességi ideje a határozatban foglaltak szerint megváltozik. A bíróság eljárására a polgári perrendtartás közigazgatási perekre vonatkozó rendelkezéseit azzal az eltéréssel kell alkalmazni, hogy a bíróság az ügyben zárt tárgyaláson, soron kívül jár el. A bíróság a NAIH határozatát helybenhagyja, megváltoztatja vagy hatályon kívül helyezi, és szükség esetén a NAIH-ot új eljárásra kötelezi. A bíróság, illetve a NAIH határozata nem érinti a minősítőnek a nemzeti minősített adat felülvizsgálatára vonatkozó, a minősített adat védelméről szóló törvény szerinti kötelezettségét. A perben csak olyan bíró járhat el, akinek a nemzetbiztonsági szolgálatokról szóló törvény szerinti nemzetbiztonsági ellenőrzését elvégezték. A per során a bírón, a felperesen és az alperesen kívüli személyek a minősített adatot csak akkor ismerhetik meg, ha a nemzetbiztonsági szolgálatokról szóló törvény szerinti legmagasabb szintű nemzetbiztonsági ellenőrzésüket elvégezték.

2.6. A FELÜLVIZSGÁLAT A szükségesség és arányosság alapelvét figyelembe véve – törvényben vagy törvény alapján átruházással kapott minősítői jogkörben eljáró – valamennyi minősítő köteles a Mavtv. alapján legkésőbb 5 évenként felülvizsgálni az általa vagy a jogelődje által készített, és a feladat- és hatáskörébe tartozó nemzeti minősített adatot. A minősített adat felülvizsgálata során az adat felülvizsgálatára jogosult minősítő azt vizsgálja, hogy a minősített adat minősítésének az adat keletkezésekor meglévő feltételei továbbra is fennállnak-e, az idő múlása következtében a minősítés feltételei nem változtak vagy nem szűntek-e meg. A rendszeres felülvizsgálat azért is indokolt, mivel a minősítést követő években bekövetkezhetnek olyan tények, körülmények, amelyek okafogyottá tehetik az eredeti minősítést. A felülvizsgálat eredményeként a minősítő a minősített adat 1. minősítését fenntartja, ha annak minősítési feltételei továbbra is fennállnak, 2. minősítési szintjét csökkenti, illetve a minősítés érvényességi idejét módosítja (azaz csökkentheti vagy növelheti), ha a minősítés feltételeiben változás történt, 3. minősítését megszünteti, ha minősítésének feltételei a továbbiakban nem állnak fenn.

129


Fő szabályként egy konkrét minősített adat felülvizsgálata az adat keletkezésének időpontjában a minősítésről döntő minősítő kötelessége, amennyiben az adat továbbra is a feladat- és hatáskörébe tartozik. Amennyiben azonban a nemzeti minősített adat felülvizsgálatára jogosult minősítő személye valamilyen okból nem állapítható meg, akkor a Nemzeti Biztonsági Felügyelet gondoskodik a felülvizsgálatról. 2.6.1. A FELÜLVIZSGÁLAT EREDMÉNYÉNEK MEGJELENÍTÉSE Főszabályként a minősítő vagy a felülvizsgálati szakértő köteles írásban rögzíteni és megjeleníteni a felülvizsgálat során hozott döntését, amely a minősített adatot tartalmazó adathordozó típusától függően többféle módon történhet: 1. a minősített adatot tartalmazó adat hordozóján, 2. vagy az elektronikus minősített adattól adminisztratív módon elválaszthatatlan kezelésű elektronikus adatállományban, kivéve, ha az adathordozó jellege ezt nem teszi lehetővé, ebben az esetben külön kísérőlapot kell igénybe venni. A gyakorlatban rendszerint a titkos ügykezelőre hárul az a feladat, hogy a felülvizsgálat eredményét – az eredményről kapott értesítés birtokában – feltüntesse a felülvizsgált minősített adat hordozóján vagy az elektronikus minősített adattól adminisztratív módon elválaszthatatlan kezelésű elektronikus adatállományban. Amennyiben a minősítés feltételeiben – a minősített adat keletkezésének időpontjához képest – változás történik, akkor a felülvizsgálatot új minősítési eljárás lefolytatásával kell elvégezni, melynek eredményeként a minősítés szint csökkenthető, illetve az érvényességi idő módosítható, azaz meghosszabbítható vagy lerövidíthető. Hangsúlyozandó, hogy a felülvizsgálat során nincs törvényes lehetőség a minősítés szintjének emelésére, a minősítő kizárólag csökkentheti azt. Ez azt jelenti, hogy a felülvizsgálat eredményeként egy „Szigorúan titkos!” minősítési szintű adat minősítési szintje „Bizalmas!”-ra változtatható, fordítva viszont ez jogszerűen nem történhet meg. Az érvényességi idő meghosszabbítását a nemzeti minősített adat érvényességi idejének lejárta előtt, a Mavtv-ben meghatározott érvényességi idők figyelembevételével kell megállapítani. A minősítés szintjének csökkentésekor, illetve a minősítés érvényességi idejének módosításakor új minősítési eljárás lefolytatása szükséges, vagyis ebben az esetben a felülvizsgálatot kezdeményezőnek minősítési javaslatot kell készítenie. A minősítési javaslatot a kezdeményező a nemzeti minősített adat hordozóján vagy – ha erre nincs lehetőség – külön kísérőlapon, vagy az elektronikus minősített adattól adminisztratív módon elválaszthatatlan kezelésű elektronikus adatállományban rögzíti. Amennyiben a minősítő vagy a felülvizsgálati szakértő a minősítési szint csökkentéséről, valamint az érvényességi idő módosításáról külön iratban rendelkezett, ebben az esetben a titkos ügykezelőnek kell feltüntetnie a döntést a konkrét minősített adat hordozóján vagy az elektronikus minősített adattól adminisztratív módon elválaszthatatlan kezelésű elektronikus adatállományban, oly módon, hogy rögzíti: 1. az új minősítési szintet és/vagy az új érvényességi időt, a módosítással érintett minősítési szint és/vagy az érvényességi idő áthúzásával egyidejűleg 2. a minősítő nevét, beosztását,

130


3. a minősítés fenntartásáról szóló döntést tartalmazó irat iktatószámát, 4. valamint a felülvizsgálat dátumát is feltünteti. A minősítő a felülvizsgálat eredményeként köteles az adat minősítését megszüntetni, ha minősítésének feltételei a továbbiakban már nem állnak fenn. A minősítés megszüntetéséről hozott döntés esetén a minősített adatot tartalmazó adathordozón, vagy az elektronikus minősített adattól adminisztratív módon elválaszthatatlan kezelésű elektronikus adatállományban fel kell tüntetni: 1. a „Törölve!” jelölést, a minősítési szint minden oldalon történő áthúzása mellett, 2. a minősítő nevét, beosztását, 3. a minősítő vagy a felülvizsgálati szakértő aláírását és 4. a felülvizsgálat dátumát.

2.7. A FELÜLBÍRÁLAT A Mavtv. hangsúlyosan megkülönbözteti a felülvizsgálattól a felülbírálat szabályait. A gyakorlat azt mutatja, hogy nem csak a felhasználók, de a minősítők többsége is rendszerint összekeveri a két fogalmat. A felülbírálat során ugyanis a minősítő nem saját minősített adatáról dönt, hanem a törvény alapján minősítési jogosultsággal rendelkező minősítő az általa minősítői jogkörrel felruházott személyek minősítését a felülvizsgálat szabályai szerint felülbírálhatja. Egy minisztérium esetében a felülbírálat joga a minisztert illeti meg, aki az általa minősítési jogkörrel átruházott közigazgatási államtitkár, helyettes államtitkár, vagy minisztériumi főosztályvezető, osztályvezető minősítését felülbírálhatja. Az átruházott minősítési jogkörrel rendelkező minősítők ilyen jogkörrel nem rendelkeznek. Az előző példánál maradva a közigazgatási államtitkár nem jogosult a minisztériumi főosztályvezetők minősítésének felülbírálatára.

2.8. A MINŐSÍTETT ADATOK BÜNTETŐJOGI VÉDELME A Büntető Törvénykönyv (Btk.) a minősített adatoknak büntetőjogi védelmet biztosít. Egyrészt minősítési szintenként differenciált a büntetőjogi szankciórendszer, vagyis minősítési szintenként eltérő büntetési tételek szerepelnek, másrészt a minősített adattal való visszaélés esetén lényegesen szigorúbb büntetési tételekkel fenyegeti a hivatalból titoktartásra kötelezett felhasználókat, mint a „civil személyeket”. Ezen túlmenően a gondatlan elkövetést csak a hivatalból titoktartásra kötelezett felhasználók esetében rendeli büntetni, tehát „civil személynél” kizárólag a szándékos elkövetést szankcionálja. „civil” maximum Visszaélés szigorúan titkos minősítésű adattal: 1–5 évig Visszaélés titkos minősítésű adattal: – 3 évig Visszaélés bizalmas minősítésű adattal: – 1 évig Visszaélés korlátozott terjesztésű minősítésű elzárás adattal:

„hivatalos”maximum 2–8 évig 1–5 évig – 2 évig – 1 évig

6. táblázat: A Btk-ban a minősített adattal visszaélés bűncselekménye elkövetésére meghatározott büntetési tételek maximuma minősítési szintenként

131


A bűncselekménynek négy elkövetési magatartása van, nevezetesen a minősített adat: 1. jogosulatlan megszerzése, 2. jogosulatlan felhasználása, 3. jogosulatlan személy részére hozzáférhetővé tétel, 4. jogosult személy részére hozzáférhetetlenné tétel (például a kizárólag egy példányban készült minősített adat elvesztése). 2.8.1. A MINŐSÍTETT ADATOK SZABÁLYSÉRTÉSI JOGI VÉDELME A szabálysértésekről, a szabálysértési eljárásról és a szabálysértési nyilvántartási rendszerről szóló 2012. évi II. törvény „Minősített adat biztonsága megsértése” néven foglalja össze azokat a jogellenes magatartásokat, amelyek a bűncselekményhez képest enyhébb mértékben sértik vagy veszélyeztetik a minősített adatok kezelésének rendjét. Általános jogelv, hogy nem állapítható meg szabálysértés, amennyiben az elkövetett cselekmény bűncselekményt valósít meg. A „Minősített adat biztonsága megsértése” szabálysértés elkövetése esetén az eljárás lefolytatása a rendőrség hatáskörébe tartozik. A titkos ügykezelők szempontjából leginkább a 206. § (1) bek. a) pontjában foglalt, a lehető legszélesebb felhasználói kört érintő elkövetési magatartásokat érdemes megemlíteni: a törvény szankcionálja a minősített adatnak a feladatellátás során jogszabályellenes módon való készítését, sokszorosítását, minősítését, nyilvántartását, kezelését vagy őrzését. 2.8.2. A MINŐSÍTETT ADATOK VÉDELMÉHEZ SZÜKSÉGES BIZTONSÁGI FELTÉTELEK A minősített adatok védelmét szigorú jogszabályi előírások határozzák meg. A Mavtv. és a végrehajtására kiadott három kormányrendelet (90/2010.; 92/2010.; és 161/2010. sz. Korm. rendelet) egységes keretek között szabályozza a nemzeti minősített adat és a külföldi minősített adat kezelését és védelmét. Minden olyan szervezetnél, ahol minősített adatot kezelnek, meg kell teremteni a minősített adat védelméhez szükséges, az adat minősítési szintjének megfelelő, a Mavtv-ben és a végrehajtására kiadott kormányrendeletekben meghatározott személyi, fizikai, adminisztratív és elektronikus biztonsági feltételeket. A biztonsági feltételek megteremtéséért a minősített adatot kezelő szerv vezetője tartozik felelősséggel. Személyi biztonsági feltételek Általánosságban és röviden azt mondhatjuk, hogy a személyi biztonság rendszerét úgy kell működtetni, hogy a minősített adathoz — a Mavtv-ben meghatározott kivételekkel – kizárólag 1. személyi biztonsági tanúsítvánnyal73, 2. felhasználói engedéllyel74 és 3. titoktartási nyilatkozattal75 rendelkező jogosult felhasználó a felhasználói engedélyében meghatározott rendelkezési jogosultságokkal férhessen hozzá. A Mavtv. rögzíti, hogy csak az a személy lehet felhasználó, akinek ez állami vagy közfeladata ellátása érdekében indokolt. 73 L. Iratmintatár: Személyi biztonsági tanúsítvány elnevezésű iratminta. 74 L. Iratmintatár: Felhasználói engedély elnevezésű iratminta. 75 L. Iratmintatár: Titoktartási nyilatkozat elnevezésű iratminta.

132


A Mavtv-ben meghatározott csekély számú kivételtől eltekintve, „Bizalmas!” és az annál magasabb minősítési szintű adat felhasználásához a nemzetbiztonsági szolgálatokról szóló 1995. évi CXXV. törvényben meghatározott biztonsági kérdőívhez kötött nemzetbiztonsági ellenőrzést kell lefolytatni. „Korlátozott terjesztésű!” minősítési szintű adatok felhasználásához nemzetbiztonsági ellenőrzés lefolytatására – a nemzetközi gyakorlathoz hasonlóan – nincs szükség. A nemzetbiztonsági ellenőrzés eredményének figyelembe vételével kiállított személyi biztonsági tanúsítvány azt igazolja, hogy az elvégzett nemzetbiztonsági ellenőrzés alapján a minősített adatot felhasználó meddig és milyen minősítési szintű adatokhoz férhet hozzá. Ezen kívül a minősített adat felhasználója részére felhasználói engedélyt kell kiadni, melyben meg kell határozni azt, hogy a Mavtv-ben felsorolt rendelkezési jogosultságok közül melyek illetik meg. A minősített adattal való rendelkezés jogosultsága lehet bővebb vagy szűkebb attól függően, hogy a felhasználói engedély kiadására jogosult vezető mely jogosítványokkal kívánja felruházni a felhasználót. Mindezeken kívül a felhasználóknak titoktartási nyilatkozatot is alá kell írniuk. Fizikai biztonsági feltételek Minden olyan helyiséget, épületet, építményt, ahol minősített adatot kezelnek, fizikai biztonsági intézkedésekkel kell védeni az arra nem jogosult személyeknek a minősített adathoz történő hozzáférése ellen. A minősített adat felhasználására és tárolására szolgáló helyszín fizikai biztonsági rendszerének több egymásra épülő elemből kell állnia. Ez az ún. körkörös védelem elve, mely szerint a minősített adatok fizikai védelmét külső, közbenső és belső fizikai biztonsági elemeknek együttesen kell biztosítaniuk. A fizikai biztonság 1. külső elemei a védendő terület határait biztosítják, 2. közbenső elemei észlelik az illetéktelen behatolást és riasztják a reagáló erőt, 3. belső elemei a reagáló erő megérkezéséig késleltetik az illetéktelen behatolót a minősített adatokhoz történő hozzáférésben. További fontos szempont a „Bizalmas!” és az annál magasabb minősítési szintű adatok kezelésének zónaszerű, centralizált – biztonsági területen – történő kiépítése, mely a minősített adatok és a védelem koncentrációja miatt nemcsak a minősített adathordozók biztonságát növeli, hanem a költségeket is csökkenti. „Bizalmas!” és az annál magasabb minősítési szintű adatok feldolgozása és tárolása esetén a mechanikai és az elektronikai védelem eszközeinek egyidejű kiépítésére és működtetésére van szükség, mivel ezek az eszközök nem helyettesítik, hanem kiegészítik egymást: 1. A mechanikai védelem eszközei (pl. biztonsági ajtó, biztonsági zár, biztonsági üvegszerkezet, falazat, vasrács, páncélszekrény stb.) fizikai gátat képezve akadályozzák, illetve késleltetik a védett helyiségbe, területre történő illetéktelen behatolást, valamint a minősített adatokhoz történő illetéktelen hozzáférést; 2. Az elektronikai védelem eszközei (pl. behatolásjelző rendszer, mozgás-, nyitás- és üvegtörés érzékelő, infrasorompó, stb.) észlelik az illetéktelen behatolást és riasztják a reagáló erőket.

133


Adminisztratív biztonsági feltételek Az adminisztratív biztonsági intézkedések a minősített adat nyomonkövethetőségének, bizalmasságának, sérthetetlenségének és rendelkezésre állásának biztosítására szolgálnak. A minősített adatok nyilvántartási rendszerét úgy kell kialakítani és a felelősség megállapítására alkalmas módon működtetni, hogy a minősített adatot kezelő szervnél a minősített adatok mozgása nyomon követhető, ellenőrizhető és visszakereshető legyen. Elektronikus biztonsági feltételek A nemzeti minősített adatok tekintetében úttörő jellegű e tárgykör kormányrendeleti szintű szabályozása, mert a nemzeti minősített adat védelmével foglalkozó, a Mavtv. előtti jogszabályok – egy részterület, a rejtjelbiztonság kivételével – egyáltalán nem tartalmaztak érdemi rendelkezést az elektronikus biztonság terén. Az elektronikus biztonság részletes végrehajtási szabályait a Mavtv. felhatalmazása alapján kiadott, a minősített adat elektronikus biztonságának, valamint a rejtjeltevékenység engedélyezésének és hatósági felügyeletének részletes szabályairól szóló 161/2010. (V.6.) Korm. rendelet (Elektronikus kormányrendelet) állapítja meg. Az Elektronikus kormányrendelet a NATO és az EU biztonsági szabályzatainak előírásait szem előtt tartva a minimális követelményeket állapítja meg, kellő rugalmasságot biztosítva ahhoz, hogy a minősített adat, valamint a minősített adatot kezelő rendszer védelme a konkrét veszélyeztetettséghez igazodva, a költséghatékonyság figyelembevételével biztosítsa a szükséges és elégséges védelem szintjét. Az elektronikus biztonság integrált részeként szabályozza a rejtjeltevékenységet, de a nemzetközi gyakorlatnak megfelelően e szakterület viszonylagos önállóságát is biztosítja. Az Elektronikus kormányrendelet meghatározza a rendszerbiztonság, a kommunikációbiztonság és a kompromittáló elektromágneses kisugárzás elleni védelem követelményrendszerét. A rendszerbiztonság keretében szabályozza a hardver- és szoftverbiztonság követelményeit, a hozzáférési jogosultságokat, a biztonsági mentés és helyreállítás és a vírusvédelem rendjét, valamint meghatározza a rendszeren alkalmazható biztonsági üzemmódokat és a hálózat biztonságára vonatkozó intézkedéseket is. A kommunikációbiztonság tárgykörében alapvetően a rejtjelbiztonság korábbi szabályait vette át és ezen belül egységes keretbe foglalta a nemzeti, a NATO és az EU rejtjeltevékenységre vonatkozó követelményeket és eljárási rendet. Meghatározza azokat a kivételes körülményeket, amikor a minősített adat rejtjelezés nélkül is továbbítható. A kompromittáló elektromágneses kisugárzás elleni védelem biztonsági követelményrendszere tekintetében a NATO és EU irányelveit érvényesíti a nemzeti minősített adat védelmére is. Minden elektronikus eszköz bocsát ki magából elektromágneses jeleket. A technika fejlődése lehetővé tette, hogy az elektronikus eszközök által kibocsátott elektromágneses jelekből visszaállítható legyen az adott eszközön kezelt minősített adat. Az ezzel szembeni védekezés egyik alapvető eszköze az ilyen kompromittáló elektromágneses kisugárzás minimális szintre csökkentése, megakadályozva ezzel a

134


minősített információk illetéktelen kezekbe jutását. E módszer szabályait a NATO-ban és az EU-ban egyaránt az úgynevezett TEMPEST összefoglaló név alatt tárgyalják. Az adatkezelési és a rendszerengedély A minősített adatot kezelő állami vagy gazdálkodó szervek csak a Nemzeti Biztonsági Felügyelet által kiadott adatkezelési, illetve rendszerengedély birtokában kezelhetnek minősített adatot papíralapú, illetve elektronikus adathordozón. Az adatkezelési engedély kiadható a személyi, a fizikai és az adminisztratív biztonsági feltételek megléte esetén, a rendszerengedély kiadásához azonban az adatkezelési engedély és az elektronikus biztonsági feltételek megléte is szükséges. A Mavtv. hosszú átmeneti időt biztosít a hatályba lépése napján nemzeti minősített adatot felhasználó szerveknek az engedélyek megszerzésére: ezeket az engedélyeket 2015. december 31-ig kell beszerezniük. Fontos hangsúlyozni, hogy ez az átmeneti határidő a NATO és az EU minősített adatokra nem vonatkozik, ezeknek a külföldi minősített adatoknak a kezelése a korábbi külön szabályozás szerint is csak megfelelő szintű és érvényes adatkezelési, illetve rendszerengedély birtokában történhetett. Az előbb említett átmeneti határidő nem vonatkozik az újonnan kialakításra kerülő elektronikus rendszerekre sem. A minősített adatok védelmének és kezelésének hatósági felügyelete A Nemzeti Biztonsági Felügyelet a polgári nemzetbiztonsági szolgálatokat irányító tárca nélküli miniszter irányítása alatt működő, országos hatáskörű közigazgatási szervként 1999 januárjában jött létre a NATO minősített adatok védelme szakmai felügyeletének ellátására. A kiemelt jogállást alapvetően a komplex, tárcafelelősségi körökön túlmutató biztonsági feladatrendszer indokolta. Ez a feladat egészült ki 2003-ban az EU minősített adatok védelmének szakmai felügyeletével, majd 2010-ben, a Mavtv. hatályba lépésével a nemzeti minősített adatok hatósági felügyeletével. A Nemzeti Biztonsági Felügyelet minősített adatvédelmi hatóságként működik önálló feladat- és hatáskörrel a Belügyminisztérium szervezeti keretében. A Nemzeti Biztonsági Felügyelet feladata a minősített adatok – beleértve a nemzeti és a külföldi (NATO/EU/más országtól átvett) minősített adatokat is – védelmének hatósági felügyelete, a minősített adatok kezelésének hatósági engedélyezése és felügyelete, valamint a nemzeti iparbiztonsági hatósági feladatok ellátása. A minősített adatok védelmének és kezelésének helyi irányítása és működtetése A minősített adatot kezelő szerveknél a minősített adatok védelmének és kezelésének helyi irányításában és működtetésében az alábbi személyek vesznek részt: 1. a minősített adatot szerv vezetője felel a minősített adatok védelmi feltételeinek megteremtéséért és kialakításáért; 2. a biztonsági vezető a minősített adatot kezelő szervnél a minősített adat védelmével kapcsolatos feladatok végrehajtását és koordinálását végzi. A minősített adatot kezelő szerv vezetője nevezi ki a Nemzeti Biztonsági Felügyelet egyetértésével; 3. a rendszerbiztonsági felügyelő az elektronikus rendszer alkalmazási területén a rendszer személyi, fizikai, adminisztratív, valamint rendszerbiztonsági feltételeinek érvényesüléséért felelős személy,

135


4. a rendszeradminisztrátor a rendszerbiztonsági felügyelő irányítása mellett a rendszer üzemeltetéséért, karbantartásáért felelős személy; 5. a rejtjelfelügyelő a biztonsági vezető felügyelete mellett a rejtjeltevékenység alkalmazási területén a rejtjeltevékenység személyi, fizikai, adminisztratív, valamint a rejtjelbiztonsági követelményeinek érvényesüléséért felelős személy; 6. a rejtjelező a rejtjelfelügyelő irányítása mellett a rejtjeltevékenység végrehajtásáért felelős személy; 7. a titkos ügykezelő feladata a minősített adat kezelése során a nyilvántartási cselekmények elvégzése. Az iparbiztonsági ellenőrzés Az iparbiztonsági ellenőrzés célja annak megállapítása, hogy a minősített adatkezelés biztonsági feltételeit megteremtették-e az iparbiztonsági ellenőrzés alanyát képező gazdálkodó szervezetnél. Ennek igazolására a Nemzeti Biztonsági Felügyelet telephely biztonsági tanúsítványt ad ki. Az iparbiztonsági ellenőrzés két alapvető pillérre épül, az egyik az illetékes nemzetbiztonsági szolgálat által folytatott cégellenőrzés és az érintett felhasználók nemzetbiztonsági ellenőrzése, a másik a Nemzeti Biztonsági Felügyelet által végzett fizikai, adminisztratív és elektronikus biztonsági ellenőrzés.

3. A TITKOS ÜGYKEZELÉS GYAKORLATI ALAPISMERETEI 3.1. A TITKOS ÜGYKEZELŐ FOGLALKOZTATÁSÁNAK FELTÉTELEI ÉS FELADATAI Titkos ügykezelő az lehet, aki legalább középfokú iskolai végzettséggel, a kezelt minősített adatok minősítési szintjének megfelelő szintű személyi biztonsági tanúsítvánnyal és felhasználói engedéllyel rendelkezik, aláírta a titoktartási nyilatkozatot, a minősített adat védelmére vonatkozó rendelkezések, így különösen a Mavtv. és a végrehajtására kiadott kormányrendelet ismeretéből, gyakorlati alkalmazásából sikeres titkos ügykezelői vizsgát tett, továbbá erre a feladatra a minősített adatot kezelő szerv vezetője írásban – munkaköri leírásban vagy más okmányban – kinevezte. A titkos ügykezelő a minősített adatot kezelő szervnél egyidejűleg biztonsági vezetővé nem nevezhető ki. A titkos ügykezelő – a kinevezésének megszűnése esetén – jegyzőkönyv felvétele mellett köteles átadni a titkos ügykezelői feladatok ellátásával kapcsolatos teendőket, okmányokat és eszközöket az utódjának, a helyettesítésére kijelölt személynek, ezek hiányában a biztonsági vezetőnek vagy a biztonsági vezető által kijelölt személynek. A titkos ügykezelő feladatait a Nemzeti Biztonsági Felügyelet működésének, valamint a minősített adat kezelésének rendjéről szóló 90/2010. (III. 26.) Korm. rendelet (a továbbiakban: NBF kormányrendelet) nevesíti. Ezek a következők: 1. a minősített adat átvétele, a minősített küldemény felbontása, 2. a minősített adat iktatása, tárolása, 3. a minősített adat szerven belül történő átadása és visszavétele,

136


4. a minősített adat szerven kívüli továbbításának előkészítése, 5. a felhasználói jogosultság megszűnése esetén a minősített adat visszavétele, 6. a minősített adat kezeléséhez szükséges iratkezelési segédletek főnyilvántartó könyvben történő nyilvántartásba vétele és megnyitása, 7. a minősített adat belföldre, valamint külföldre történő továbbításához szükséges iratkezelési feladatok végrehajtása, 8. a minősített adat birtokban tartása, 9. a minősített adatot tartalmazó adathordozó megsemmisítésének előkészítése és az abban történő részvétel.

3.2. A NYILVÁNTARTÓ ÉS A KEZELŐ PONT A titkos ügykezelők a Nyilvántartóban vagy a Kezelő pont helyiségeiben – a korábbi nevén, amely a mai napig nem tűnt el teljesen: a TÜK-ben vagy a TÜK-helyiségben – végzik a nyilvántartási cselekményekkel kapcsolatos tevékenységüket. A Nyilvántartó és a Kezelő pont a minősített adatot kezelő szerv rendszerint nem önálló szervezeti egysége, amely a minősített adatot kezelő szervhez érkező vagy ott keletkező minősített adatok nyilvántartásával kapcsolatos feladatokat hajtja végre, tevékenységét a biztonsági vezető szakmai alárendeltségében végzi. A szakmai alárendeltség nem kell, hogy szervezeti alárendeltséget is jelentsen, bár a gyakorlatban a legtöbbször azonos szervezeti egységnél találjuk a biztonsági vezetőt és a Nyilvántartót. A Nyilvántartó alárendeltségében, ellenőrzése alatt Kezelő pont hozható létre, amelynek nyilvántartással kapcsolatos feladatai a szerv vezetőjének döntése alapján teljesen vagy részben is megegyezhet a Nyilvántartóéval. Erre szolgáltatnak példát az olyan titkársági Kezelő pontok, amelyek nem minden nyilvántartási tevékenység végzésére kaptak a szerv vezetőjétől hatáskört. A gyakorlatban a legtöbb titkársági Kezelő ponton nem történik iktatás, szerven kívüli továbbítás előkészítése (postázás) és megsemmisítés. A minősített adatot kezelő szervnél egyidejűleg több Nyilvántartó és Kezelő pont is kialakítható és működtethető. A minősített adatot kezelő szerv vezetője a szerv adottságainak és igényeinek megfelelően a titkos ügykezelést 1. központilag, egyetlen Nyilvántartó feladataként, 2. osztottan, az ügyeket intéző szervezeti egységeknél működtetett Nyilvántartók (és Kezelő pontok) által, vagy 3. vegyes rendszerben, az 1. és 2. pontban foglaltak együttes alkalmazásával szervezheti meg. A Nyilvántartó működtetéséhez minimálisan két fő titkos ügykezelő, a Kezelő pont működtetéséhez egy fő titkos ügykezelő kinevezése, továbbá egy fő helyettesítéssel megbízott titkos ügykezelő írásban történő kijelölése szükséges. A titkos ügykezelő az NBF kormányrendeletben meghatározott személyi, fizikai és adminisztratív biztonsági feltételek teljesülése esetén egyidejűleg, de egymástól elkülönítve kezelheti a nemzeti és a külföldi minősített adatot. Erre figyelemmel azoknál a minősített adatot kezelő szerveknél, ahol egyidejűleg kezelnek nemzeti, NATO és EU minősített adatot is, szükségtelen külön Nemzeti Nyilvántartót, NATO Nyilvántartót és EU Nyilvántartót kialakítani és működtetni, hanem egy Nyilván-

137


tartóban, de fizikailag és adminisztratívan szétválasztva külön-külön iratkezelési segédletekben történhet a kezelésük. A tárolásukra külön biztonsági tárolóban (páncélszekrényben) vagy egyazon tárolóban, de egymástól jól elkülönítve (például a páncélszekrényben külön polcokon elhelyezve) kerülhet sor.

3.3. A NATO-NYEU KÖZPONTI NYILVÁNTARTÓ, VALAMINT AZ EU KÖZPONTI NYILVÁNTARTÓ Az alapvető feladatokat tekintve két szinte teljesen azonos feladatkörrel rendelkező, ún. Központi Nyilvántartó működik Magyarországon: az egyik a NATO-hoz, a másik az Európai Unióhoz való csatlakozás előfeltételeként jött létre. A NATO-NYEU Központi Nyilvántartó a Magyar Honvédségnél található, az EU Központi Nyilvántartó pedig a Külügyminisztériumban üzemel. A NATO-NYEU Központi Nyilvántartó a NATO (és korábban a NYEU) minősített adatok, az EU Központi Nyilvántartó az EU minősített adatok országos szinten történő fogadását, elosztását és kezelését végzi. Tekintettel arra, hogy a Nyugat-európai Unió (NYEU) – amely korábban a közös védelmet és a válságkezelést igyekezett elősegíteni – névleges felszámolása 2010. március 31-én megtörtént, és a szervezet 2011 közepéig átadta maradék hatásköreit az Európai Uniónak, a továbbiakban a NYEU adatokat külföldi adatként nem nevesítjük. A Központi Nyilvántartók az alábbi kimutatásokat vezetik: 1. a NATO-NYEU Központi Nyilvántartó a hatáskörébe tartozó NATO minősített adatot kezelő szerveknél működő NATO Nyilvántartókról és Kezelő pontokról, továbbá valamennyi hatáskörébe tartozó NATO „Szigorúan titkos!” minősítési szintű adatról, 2. az EU Központi Nyilvántartó a hatáskörébe tartozó EU minősített adatot kezelő szerveknél működő EU Nyilvántartókról és Kezelő pontokról, továbbá valamennyi hatáskörébe tartozó EU „Szigorúan titkos!” minősítési szintű adatról. 3.3.1. A MINŐSÍTETT ADATOK NYILVÁNTARTÁSI RENDSZERE A minősített adatok nyilvántartási rendszerét úgy kell kialakítani és működtetni, hogy a minősített adatok szerven belüli útja az adatok teljes életciklusa alatt nyomon követhető, ellenőrizhető, a hollétük pedig naprakészen megállapítható legyen. A minősített adatokra meghatározott nyilvántartási rendszer – NBF kormányrendeletben nevesített – elemei a főnyilvántartó könyv76 és az iratkezelési segédletek, melyeket a titkos ügykezelőnek pontosan és a felelősség megállapítására alkalmas módon kell vezetnie. Az NBF kormányrendelet az alábbi iratkezelési segédleteket nevesíti: 1. az iktatókönyv77 nemzeti, NATO és EU minősített adatok részére külön-külön megnyitva, 2. a belső átadókönyv78 vagy más belső átadóokmány (pl. átadókarton), 76 L. Iratmintatár: Főnyilvántartó könyv elnevezésű iratminta. 77 L. Iratmintatár: Iktatókönyv elnevezésű iratminta. 78 L. Iratmintatár: Belső átadókönyv elnevezésű iratminta.

138


3. a külső kézbesítő könyv79, 4. a futárjegyzék80. Az adminisztratív biztonság csak akkor tekinthető normaszerűnek, ha a minősített adatokkal való rendelkezések írásban rögzítettek. Semmi nem történhet a minősített adattal anélkül, hogy arról a minősített adatról rendelkezni jogosult személy (ez lehet a minősített adatot kezelő szerv vezetője, a címzett, vagy a minősítő) ne rendelkezett volna. A minősített adatok adminisztrációja során a zéró bizalom elvét kell alkalmazni, azaz a minősített adat valamennyi mozgását, illetve az azzal kapcsolatos valamennyi rendelkezést pontosan dokumentálni kell. Ezt az elvet akkor is érvényesíteni kell, ha a minősített adat átadása felettes vezető részére történik. A főnyilvántartó könyv és az iratkezelési segédletek esetében nincs kötelező formaiság, azaz nem létezik jogszabályban kötelezően meghatározott forma, elrendezés, azonban az NBF kormányrendelet a tartalmi elemeket tekintve már nem ilyen megengedő: mind a főnyilvántartó könyv, mind az iratkezelési segédletek rovatrendszerét felsorolja. A legtöbb minősített adatot kezelő szervnél jellemzően még mindig papíralapú nyilvántartást vezetnek, ami egyrészt pénzügyi-anyagi, másrészt biztonsági természetű (a hitelességgel, hiteles aláírással, illetve annak hiányával kapcsolatos) problémákra vezethető vissza. A minősített adatkezelés engedélyezése előtt az adatkezelési engedélyért folyamodó szervezetnek rendelkeznie kell hitelesen megnyitott főnyilvántartó könyvvel és iratkezelési segédletekkel. 3.3.2. A FŐNYILVÁNTARTÓ KÖNYVRE VONATKOZÓ ELŐÍRÁSOK A minősített adatot kezelő szerven belül a Nyilvántartó és a Kezelő pont által használt iratkezelési segédletek nyilvántartására szolgál. A főnyilvántartó könyvet nevezhetjük a nyilvántartási rendszer kezdőpontjának is, mert a minősített adatok nyilvántartási rendszerének kialakítását mindig azzal kell kezdeni, hogy a titkos ügykezelő által hitelesen megnyitott iratkezelési segédleteket a szerv vezetője által hitelesített főnyilvántartó könyvben (fő)nyilvántartásba kell venni. Az NBF kormányrendelet szerint a főnyilvántartó könyvnek tartalmaznia kell az iratkezelési segédletek megnevezését, terjedelmét, használatba vételének dátumát, végleges lezárásának dátumát, irattári tételszámát, selejtezésének dátumát. A főnyilvántartó könyvben a sorszámozás egyes sorszámmal kezdődik és betelte után a soron következő főnyilvántartó könyv sorszám kihagyása nélkül folyamatos számképzéssel folytatódik. Az iratkezelési segédletek főnyilvántartási számként a főnyilvántartó könyv sorszámát kapják (például: Fnyt. sz.: 132.). Év végén a főnyilvántartó könyvet nem kell lezárni! Magát a főnyilvántartó könyvet nem kell nyilvántartásba venni sem. Könnyű belátni, hogy egy ezzel ellentétes előírás – mármint a nyilvántartás79 L. Iratmintatár: Külső kézbesítőkönyv elnevezésű iratminta. 80 L. Iratmintatár: Futárjegyzék elnevezésű iratminta.

139


ba vételi kötelezettség – egy soha véget nem érő „vicces” történethez vezetne: ekkor a főnyilvántartó könyvnek is lenne egy nyilvántartása, ezt a nyilvántartást is nyilván kellene tartani egy újabb nyilvántartásban és így tovább… Abban az esetben, ha az idő előre haladtával egyre több betelt főnyilvántartó könyvvel rendelkezik a Nyilvántartó, akkor célszerű mindegyiknek az elejére ráírni az adott könyvben szereplő első és utolsó sorszámot (pl.: 1-150 Fnyt. sz., vagy 151-300 Fnyt. sz.). Ha a minősített adatot kezelő szerv egyszerre több Nyilvántartóval rendelkezik, a minősített adatot kezelő szerv vezetőjének ki kell jelölnie azt a Nyilvántartót, amelyik a szerv főnyilvántartó könyvét vezeti. A főnyilvántartó könyv nem selejtezhető. A szervezet megszűnésekor át kell adni jegyzőkönyvben a jogutód szervezetnek. Ha nincs jogutód, akkor további kezeléséről az illetékes közlevéltár gondoskodik. 3.3.3. AZ IRATKEZELÉSI SEGÉDLETEKRE VONATKOZÓ ELŐÍRÁSOK Az iktatókönyvre vonatkozó előírások A minősített adatok iktatása papíralapú iktatókönyvben vagy a Nemzeti Biztonsági Felügyelet egyetértésével az iratkezelési rendszer működését támogató, iktatási funkcióval rendelkező számítástechnikai program által működtetett iktatókönyvben (iratkezelési szoftver) történhet. Az iratkezelési szoftver akkor alkalmazható, ha megfelel a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló jogszabály követelményeinek. Az iktatókönyvet a titkos ügykezelő nyitja meg, hitelesíti és a főnyilvántartó könyvben (fő)nyilvántartásba veszi (pl.: Fnyt. sz.: 12.). Az iktatókönyvben kell iktatni a szervezethez érkezett vagy ott keletkezett minősített adatokat tartalmazó adathordozókat és az iktatókönyv bővítményét, az iktatólapot. Az iktatás minden év január 1-jén 1-es főszámmal kezdődik és a naptári év végéig emelkedő számmal folytatódik. Az aktuális év iktatókönyvben történő lezárása az aktuális év utolsó munkanapján, az utolsó főszámra történt iktatás után — a papíralapú iktatókönyvben az utolsó főszámot követő aláhúzással, keltezéssel, aláírással és hivatalos bélyegző lenyomatának elhelyezésével, iratkezelési szoftver alkalmazása esetén a lezárást követő főszámra történő iktatás kizárásának biztosításával – történik. Az aktuális év lezárása után – amennyiben az iktatókönyv még nem telt be – nem szükséges új iktatókönyvet megnyitni. A következő évben történő iktatás ugyanebben a könyvben a következő üres oldalon folytatódhat, a számképzés értelemszerűen 1-gyel kezdődik. Ha az iktatókönyv akár év közben, akár év végén betelik, akkor az iktatás folytatása céljából új iktatókönyvet kell megnyitni és a főnyilvántartó könyvben (fő)nyilvántartásba venni. Az új könyv számképzése 1-gyel fog kezdődni. Az adatkezelési engedélyben meghatározott adatfajtánként (nemzeti, NATO és EU) külön-külön iktatókönyveket kell megnyitni.

140


Az NBF kormányrendelet felsorolja azokat a rovatokat, amelyeket a nemzeti minősített adatok, valamint a „Bizalmas!” vagy az annál magasabb NATO és EU minősített adatok iktatására szolgáló iktatókönyvnek minimálisan tartalmaznia kell. Ezek a következők: 1. az iktatószám, 2. az érkezés időpontja, módja, 3. az iktatás időpontja, 4. a minősítési szint és az érvényességi idő, 5. a küldő megnevezése, 6. a küldő iktatószáma (hivatkozási szám), 7. a tárgy, 8. az ügyintéző szervezeti egység és az ügyintéző neve, 9. a terjedelem, 10. a mellékletek száma, terjedelme, 11. a példánysorszám, 12. a továbbítás időpontja, módja, 13. a továbbításra kerülő példányok példánysorszáma, címzettje és terjedelme, 14. az irattárba helyezés kelte, 15. a megsemmisítés időpontja, a megsemmisítési jegyzőkönyv iktatószáma, 16. a felülvizsgálat időpontja és eredménye, 17. a kezelési bejegyzés (csatolás, határidő, visszaérkezés stb.). Az NBF kormányrendelet lehetőséget ad arra, hogy a NATO és az EU ”Korlátozott terjesztésű!” minősítési szintű minősített adatok nyilvántartásba vételének módjáról – amennyiben arra nem az előzőekben meghatározott rovatrendszerű iktatókönyvben kerül sor – a minősített adatot kezelő szerv vezetője saját hatáskörben a biztonsági szabályzatban rendelkezzen. Az iktatókönyv nem selejtezhető, ezt a főnyilvántartó könyvben történő nyilvántartásba vételkor a megfelelő irattári tételszámmal jelezni kell. Amennyiben az iktatókönyvből a kezelt minősített adatok tartalmára vonatkozóan valamilyen érdemi információ levonható, a kezelt adatoknak megfelelő, legmagasabb megismételt minősítési jelölést kell megismételni az iktatókönyv borítóján. A belső átadókönyvre vagy más belső átadó okmányra vonatkozó előírások A belső átadókönyv vagy más belső átadó okmány – ahogy azt a neve is mutatja – a minősített adatok szerven belül történő átadására és visszavételére szolgál. A minősített adatot kezelő szerv vezetőjének döntése alapján a szerven belüli átadások és visszavételek igazolására tetszés szerinti számú belső átadókönyv nyitható. Ha a szervezet vezetője úgy dönt, akkor belső átadókönyvek helyett, illetve mellett más belső átadó okmányként névre vagy adott ügyek iktatószámára szóló belső átadó kartonok (a továbbiakban: átadó karton) is szolgálhatnak a minősített adatok átadásának és visszavételének igazolására. A belső átadókönyvet és az átadó kartonokat is a főnyilvántartó könyvben kell (fő)nyilvántartásba venni, és a titkos ügykezelő nyitja meg és hitelesíti őket.

141


A szerven belül történő átadásra nemcsak papíralapú átadókönyvben vagy átadó kartonon, hanem az iratkezelési szoftver alkalmazásával is sor kerülhet. Iratkezelési szoftver alkalmazása esetén minősített adat szerven belüli átadására, átvételére úgy történhet meg, hogy az elektronikus iratkezelő rendszer a feleket hitelesítő szolgáltatás (PKI) vagy jelszavak segítségével azonosítja, és az átadásátvétel az elektronikus iratkezelő rendszerben rögzítésre kerül. A minősített adat szerven belül történő átadására és visszavételére szolgáló belső átadókönyvnek vagy átadó kartonnak tartalmaznia kell: 1. a minősített adat iktatószámát, 2. a minősítés szintjét, 3. a példánysorszámot, 4. a példányonkénti terjedelmet, 5. a címzettet, 6. az átadás dátumát, 7. az átadás tényének igazolását az átvevő nevének és saját kezű, dátummal ellátott aláírásának feltüntetésével, 8. a visszavétel dátumát, 9. a visszavétel tényének igazolását a visszavevő nevének és saját kezű, dátummal ellátott aláírásának feltüntetésével. A belső átadókönyvek és az átadó kartonok a lezárásukat követő 8 év megőrzési idő elteltével a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: levéltári törvény) szabályai szerint selejtezhetőek. Lezárni csak akkor szabad egy belső átadókönyvet vagy átadó kartont, ha az átadókönyv vagy átadó karton sorszámain felsorolt – korábban átadott adatok – visszavételezése megtörtént, vagy a szerven belül található másik Nyilvántartó számára történő végleg eredetben való továbbítást a titkos ügykezelő a megjegyzés rovatban hitelt érdemlően igazolja. A külső kézbesítő könyvre és a futárjegyzékre vonatkozó előírások A külső kézbesítőkönyv és a futárjegyzék a minősített adatot tartalmazó küldemény más szerv részére történő belföldi továbbítására szolgál. A külső kézbesítőkönyv a minősített adatot kezelő szerv vezetője által szükség esetén kijelölt személyes kézbesítő útján történő továbbítására alkalmazható iratkezelési segédlet. A futárjegyzék a belföldi Állami Futárszolgálattal történő továbbítás esetén a küldemények nyilvántartási és átadás-átvételi bizonylata. Az Állami Futárszolgálat alapvető feladata a minősített adatokat tartalmazó küldemények fegyveres biztosítással való továbbítása az Állami Futárszolgálat országos rendszerébe bekapcsolt, minősített adatot kezelő szervek között. Az Állami Futárszolgálat futára különleges feladatokat teljesítő rendőr, jogosult a küldeményeknek az Állami Futárszolgálat nevében történő átvételére és átadására, köteles azokat fegyveresen továbbítani, megőrizni és megvédeni. A futár a szolgálata teljesítése során az Állami Futárszolgálat vezetője által a nevére kiállított futár igazolvánnyal igazolja magát, amely a rendőrségi szolgálati igazolvánnyal együtt érvényes. A futár

142


futárigazolványa felmutatásával a bekapcsolt szerv épületébe és az ahhoz tartozó zárt helyre beléphet, valamint jogosult a bekapcsolt szerv rendelkezésére álló parkolóhely használatára. A futárjegyzék kiállítója küldemény felvételekor a feladó szerv, kézbesítéskor az Állami Futárszolgálat. A bekapcsolt szerveket a futárszolgálat látja el futárjegyzékkel. A futárjegyzék számítógépes úton is elkészíthető. Az NBF kormányrendelet szerint a külső kézbesítőkönyvnek vagy a futárjegyzéknek rendelkeznie kell az alábbi rovatokkal: 1. a minősített adat iktatószáma és példánysorszáma, 2. minősítési szint, 3. címzett, 4. az átadás kelte, 5. az átadás tényének igazolása az átvevő nevének és saját kezű, dátummal ellátott aláírásának feltüntetésével, továbbá a küldeményt átvevő szerv hivatalos bélyegzőjének lenyomata. Ezek az iratkezelési segédletek is a lezárásukat követő 8 év megőrzési idő elteltével a levéltári törvény szabályai szerint selejtezhetőek. A futárjegyzéken a nyilvántartási számmal feladott küldeményeket darabonként felülről lefelé sorszámozva kell szerepeltetni. Ha egy küldemény több nyilvántartási számmal ellátott adathordozót tartalmaz, a küldemény címoldalán valamennyi nyilvántartási számot fel kell tüntetni. A futárjegyzékbe az első (bal felső) nyilvántartási számot kell a küldemény azonosíthatósága végett beírni. Küldemény felvételekor és kézbesítéskor a futárjegyzéket két eredeti példányban kell kiállítani, amelynek az egyik eredeti példánya az átvétel igazolása után a futárszolgálatnál, a másik a bekapcsolt szervnél marad.

3.4. A MINŐSÍTETT ADATOK NYILVÁNTARTÁSÁNAK FOLYAMATA 3.4.1. A MÁS SZERVTŐL ÉRKEZETT MINŐSÍTETT ADAT ÁTVÉTELE A más szervtől érkezett minősített adatot tartalmazó küldeményeket (a továbbiakban: minősített küldemény) csak a címzett, a titkos ügykezelő vagy az ilyen küldemény átvételével a szerv vezetője által írásban megbízott más személy veheti át. A minősített adatot kezelő szerv vezetőjének a teljes körű felelősség elve alapján gondoskodnia kell arról, hogy az általa irányított szervezetnél a más szervtől érkezett minősített küldemények átvételének eljárási rendje írásban szabályozott legyen. Elsősorban a biztonsági szabályzatban kell rendelkezni arról, hogy az adott szervnél milyen munkakört betöltő személyek jogosultak a minősített küldemények átvételére. Ugyanakkor a munkakörök nevesítésének elve megköveteli a munkáltatótól, hogy a minősített küldemények átvételével kapcsolatos feladatkört az ilyen tevékenységgel megbízott munkatársak munkaköri leírásában is megjelenítse. Az NBF kormányrendelet külön említi a NATO és az EU „Korlátozott terjesztésű!” minősített adatokat tartalmazó küldeményeket, ezen adatok esetében jogszabály a jogosult felhasználó számára is le-

143


hetővé teszi a minősített adat átvételét. E jogszabályhely alapján a NATO szervezeteknél, valamint az EU intézményeiben tartott értekezleten, megbeszélésen részt vevő magyar felhasználók átvehetik az ott kiosztott NATO és EU „Korlátozott terjesztésű!” minősítési szintű adatokat tartalmazó iratokat. Az átvétel igazolását megelőzően a minősített küldeményt átvevő személynek ellenőriznie kell: 1. a címzés alapján a minősített adatot tartalmazó küldemény átvételére való jogosultságát, 2. a külső kézbesítőkönyvben vagy a futárjegyzéken szereplő iktatószám és példánysorszám, valamint a minősített adatot tartalmazó küldemény csomagolásán szereplő iktatószám és példánysorszám egyezését, 3. a zártan érkezett küldemény csomagolásának sértetlenségét. Az átvevő a minősített küldemény átvételét a külső kézbesítőkönyvben dátum (év, hó, nap), a futárjegyzéken időpont (év, hó, nap, óra, perc) feltüntetése mellett, nevének olvasható feltüntetésével, aláírásával, valamint bélyegzőlenyomattal igazolja. Amennyiben titkos ügykezelésre nem jogosult személy vagy szervezeti egység veszi át a küldeményt, akkor azt köteles haladéktalanul, de legkésőbb az érkezést követő első munkanap kezdetén az illetékes Nyilvántartónak átadni. Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén az átvevő a küldeményt annak felbontása nélkül azonnal továbbítja a címzettnek, vagy ha ez nem lehetséges, visszajuttatja a feladónak. Ha tévedésből mégis sor került az ilyen küldemény felbontására, akkor az átvevő erről két példányban jegyzőkönyvet készít, a küldeményt szabályszerűen lezárja és a jegyzőkönyv egyik példányával együtt a címzettnek soron kívül továbbítja. Amennyiben a minősített adatot tartalmazó küldemény csomagolása sérült, az átadó jelenlétében az átvevő a küldeményt felbontja és ellenőrzi annak tartalmát. Az intézkedésről két példányban jegyzőkönyv készül, amelyet az átadó és az átvevő is aláír. A jegyzőkönyv egyik példánya – aláírás ellenében – az átadónak átadásra kerül, akinek intézkednie kell a sérülés körülményeinek tisztázására. A sérülés tényét az átadási okmányon – futárjegyzéken vagy a külső kézbesítő könyvben – is szerepeltetni kell. 3.4.2. A MINŐSÍTETT KÜLDEMÉNY FELBONTÁSA A minősített küldemény átvételére, mint láttuk, a titkos ügykezelőn kívül más személyek (például munkaidőn kívül a 24 órás ügyeletet adó portaszolgálat tagjai) is kaphatnak írásban felhatalmazást. Fontos hangsúlyozni, hogy a küldemény átvételére való jogosultság nem jelenti automatikusan a küldemény felbontásához való jogot is. A más szervtől érkezett minősített küldemény felbontására csak a titkos ügykezelő és a címzett jogosult, kivéve azt a küldeményt, melyen a „Saját kezű felbontásra!” vagy „Sk. felbontásra!” különleges kezelési utasítás szerepel, mert az ilyen küldeményt a titkos ügykezelő sem bonthatja fel, azt felbontás nélkül, dokumentált módon át kell adnia a címzett részére. A „Saját kezű felbontásra!” vagy „Sk. felbontásra!” különleges kezelési utasítással ellátott küldeménynek a címzett akadályoztatása esetén történő felbontásának módjáról a szerv vezetőjének a biztonsági szabályzatban kell rendelkeznie.

144


Ha a küldeményt a titkos ügykezelő tévedésből bontja fel – csak a felbontást követően derül ki számára, hogy erre nem volt jogosult, például nem vette észre a címzettnek szóló „Saját kezű felbontásra!” különleges kezelési utasítást – akkor erről két példányban jegyzőkönyvet készít. A küldeményt szabályszerűen lezárja és a jegyzőkönyv egyik példányával együtt a címzettnek soron kívül továbbítja. A küldemény felbontásakor a titkos ügykezelő köteles ellenőrizni a minősített adatot tartalmazó adathordozó hiánytalan meglétét. Ennek során egyrészt a borítékon, csomagoláson feltüntetett azonosító adatokat összehasonlítja az adathordozón feltüntetett adatokkal, másrészt meggyőződik arról, hogy az adathordozó terjedelme megegyezik-e az iratkezelési záradékban feltüntetett terjedelemmel (lapszámmal). Ha az átvevő hiányt észlel, két példányban jegyzőkönyvet vesz fel, és annak egyik példányát a küldő szerv részére továbbítja. A minősített adatot tartalmazó küldemény borítékját csak abban az esetben kell a küldeményhez csatolni, amennyiben csak a borítékról állapítható meg az ügy szempontjából valamely fontos adat vagy tény, amely jogkövetkezménnyel bírhat. Figyelemmel arra, hogy az NBF kormányrendelet az iratkezelési segédletek között nem ír elő külön érkeztetési nyilvántartást, ezért a minősített küldeményeket nem szükséges külön, erre szolgáló nyilvántartásban érkeztetni. 3.4.3. AZ IKTATÁS A minősített adatot kezelő szervhez érkező vagy ott készített valamennyi minősített adatot iktatni kell, vagyis iktatószámon kell nyilvántartani. Az iktatás során a titkos ügykezelő az érkezett vagy a készített minősített adat azonosító adatait a papíralapú iktatókönyv vagy az iratkezelési szoftver (a továbbiakban együtt: iktatókönyv) megfelelő rovataiban rögzíti, ezt követően az iktatókönyv alapján iktatószámot képez, amit feltüntet a minősített adat hordozóján. A minősített adatokat az érkezés vagy a készítés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon be kell iktatni. Soron kívül kell iktatni a határidős és a „sürgős” jelzésű küldeményeket. A minősített adatok esetében alszámokra tagolódó főszámos iktatást kell alkalmazni: az egyedi ügyben keletkezett első irat önálló sorszámot, azaz főszámot kap, míg az ügyben keletkező további iratváltás az adott főszám 1-től növekvő alszámain kerül iktatásra. Konkrétan ez azt jelenti, hogy az azonos főszámhoz tartozó 1-től növekvő alszámokon kell iktatásba venni a főszámra iktatott minősített adathoz azonos tárgyban, ugyanabban az ügyben készített vagy érkezett – tehát a kapcsolódó – újabb adatokat. Egy főszámhoz korlátlan számú alszám tartozhat. Kivételes szabályként az NBF kormányrendelet lehetőséget ad arra, hogy a rendvédelmi szerveknél, a Nemzeti Adó- és Vámhivatalnál, a Katonai Nemzetbiztonsági Szolgálatnál, a bíróságoknál és az ügyészi szerveknél a különböző években, de ugyanazon ügyben keletkezett minősített adatokat egy főszámhoz tartozó alszámokon lehet nyilvántartani. A minősített adat iktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-e előzménye. Amennyiben a tárgyévben van előzménye, akkor azt az előzmény következő alszámára kell iktatni, ha a korábbi évben (években)

145


van előzménye, akkor az előzményt a tárgyévi ügyirathoz kell szerelni és rögzíteni kell az iktatókönyvben az előirat iktatószámát, az előzménynél pedig az utóirat iktatószámát. A szerelést papíralapú irat esetében az iraton is jelölni kell. Az újonnan készült vagy érkezett, és korábban iktatott adathoz nem kapcsolódó adatot az iktatókönyv soron következő sorszámára, vagyis új főszámra kell iktatni. Az egy ügyben keletkezett különböző adatok – ideértve a nem minősítetteket is – a minősített iktatókönyv azonos főszámának különböző alszámain együtt kezelhetőek, azonban a nyílt adatok iktatására szolgáló iktatókönyvben tilos minősített adatot iktatni! Az iktatáskor a titkos ügykezelő a minősített adat hordozóján vagy – ha ezt az adathordozó jellege kizárja – külön kísérőlapon vagy előadói íven, illetve az elektronikus minősített adattól adminisztratív módon elválaszthatatlan kezelésű elektronikus adatállományban köteles feltünteti a minősített adat iktatószámát. Az iktatószám a minősített adat olyan egyedi azonosítója, amellyel a minősített adatot kezelő szerv titkos ügykezelőjének el kell látnia az iktatandó iratot. Az iktatószámnak kötelezően tartalmaznia kell a főszám-alszám/évszám – egy adategyüttesként kezelendő – adatokat, amelyben az évszám az aktuális év négy számjegye (pl.: 51-1/2013). Amennyiben az ügyintézés szakmai követelménye szükségessé teszi, az iktatószám tetszőlegesen bővíthető a szervezeti egységre, iktatóhelyre vagy iktatókönyvre utaló számot, betűt vagy ezek kombinációját tartalmazó azonosítóval (pl.: 4/51-1/2013. vagy IV-NBF/1/1230/2013). Az előzőekben meghatározottak szerint képzett azonosítókat az iratkezelési feladatok felügyeletét ellátó felelős vezető adja ki és tartja nyilván. Az azonosítók képzésére vonatkozó részletes szabályokat a közfeladatot ellátó szerv iratkezelési szabályzatában kell meghatározni. Téves iktatás esetén a papíralapú iktatókönyvben a bejegyzést áthúzással kell érvényteleníteni oly módon, hogy az érvénytelenítés ténye – az eredeti bejegyzés olvashatósága mellett – kétségtelen legyen. A papíralapú iktatókönyvbe ceruzával beírni, sorszámot üresen hagyni, a felhasznált lapokat összeragasztani, a bejegyzett adatokat kiradírozni vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni nem szabad. Ha helyesbítés szükséges, a téves adatot vagy számot egy vonallal úgy kell áthúzni, hogy az eredeti feljegyzés olvasható maradjon. A javítást keltezéssel és kézjeggyel kell igazolni. Iratkezelési szoftver alkalmazása esetén az utólagos módosítás tényét a jogosultsággal rendelkező felhasználó azonosítójával és a javítás idejének megjelölésével naplózni kell. A naplóban követhetően rögzíteni kell az eredeti és a módosított adatokat. A tévesen kiadott iktatószám nem használható fel újra. 3.4.4. A SZIGNÁLÁS A titkos ügykezelő minden egyes, más szervtől érkezett minősített adatot az iktatásba vételt követően köteles a szignálásra jogosult vezető részére továbbítani, aki írásban kijelöli az ügyintézést végző személyt (kiszignálja az iratot), aki a szignálással válik a minősített adat jogosult felhasználójává.

146


A szignálásra jogosult vezető meghatározza az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasításait (feladatok, határidő, sürgősségi fok stb.). Ezeket a szignálás idejének megjelölésével írásban teszi meg. 3.4.5. A SZERVEN BELÜL TÖRTÉNŐ ÁTADÁS ÉS VISSZAVÉTEL Alapszabály, hogy a minősített adat szerven belüli átadása, visszavétele csak a titkos ügykezelő útján, belső átadókönyvben vagy más átadó okmányon, saját kezű, dátummal ellátott aláírás ellenében vagy iratkezelési szoftver alkalmazásával, dokumentált módon történhet. A titkos ügykezelő kihagyása az átadás folyamatából a minősített adat jogszabályellenes kezelését jelenti és a minősített adat biztonságának megsértése szabálysértési tényállás megvalósulását eredményezheti. A minősített adat szerven belüli átadásának és visszavételének igazolása, dokumentálása nagy figyelmet és adminisztratív fegyelmet igényel egyrészt a titkos ügykezelőktől, másrészt a minősített adathoz jogszerűen hozzáférő felhasználóktól, vezetőktől egyaránt. Az átadás, visszavétel és a szerven belüli továbbítás szabályainak normaszerű és következetes alkalmazása nélkülözhetetlen ahhoz, hogy a minősített adatot kezelő szerveknél a minősített adathordozók útját, mozgását azok teljes életciklusa alatt kétséget kizáró módon nyomon lehessen követni. Az átadásra, visszavételre és továbbításra meghatározott, a szakmai munka során sokszor bürokratikusnak, a munkát akadályozónak ítélt jogszabályi előírásoknak a minősített adatok eltűnésének, elvesztésének megelőzésében is fontos szerepük van. A gyakorlati tapasztalatok ugyanis azt mutatják, hogy azoknál a minősített adatot kezelő szerveknél különösen magas szintű a vezetőknek és a munkatársaknak az átvett minősített adatok iránt érzett felelősségérzete, ahol az iratkezelési segédletek alapján mindenki pontosan elszámoltatható a jogszerűen birtokába került minősített adathordozóval. Ellenkező esetben, vagyis felületes, laza adminisztráció esetén a minősített adatokért érzett felelősség is alacsonyabb szintű és a minősített adathordozó elvesztése, eltűnése is nagyobb eséllyel következhet be. 3.4.6. MÁS SZERV RÉSZÉRE TÖRTÉNŐ TOVÁBBÍTÁS BELFÖLDÖN Minősített adatot tartalmazó küldemény más szerv részére történő belföldi továbbítása csak a titkos ügykezelőn keresztül történhet. A továbbításra külső kézbesítőkönyvben vagy futárjegyzéken dokumentáltan kerülhet sor. A titkos ügykezelő a továbbítás tényét az iktatókönyvben rögzíti. Minősített adatot tartalmazó küldemény belföldön az Állami Futárszolgálat, valamint a Magyar Honvédség Katonai Futárszolgálata útján a futárszolgálatok igénybevételére vonatkozó szabályok szerint, továbbá katonai futár vagy a rendvédelmi szervek, valamint a Nemzeti Adó- és Vámhivatal belső futára (a továbbiakban: futár), illetve a minősített adatot kezelő szerv vezetője által szükség esetén kijelölt személyes kézbesítő útján továbbítható. A személyes kézbesítőnek és a futárnak rendelkeznie kell a továbbított adat minősítési szintjének megfelelő szintű személyi biztonsági tanúsítvánnyal. Személyes kézbesítőnek csak a minősített adatot kezelő szerv állományába tartozó személyt lehet kijelölni.

147


A szállítás és kézbesítés céljából a titkos ügykezelő a külső kézbesítőkönyvvel vagy futárjegyzékkel együtt átadja a lezárt és a lezárás helyén a minősített adatot kezelő szerv hivatalos bélyegzőjével ellátott küldeményt a személyes kézbesítőnek vagy a futárnak. A szállítást követően a személyes kézbesítő (vagy a futár) a külső kézbesítőkönyvben vagy a futárjegyzéken aláírás ellenében adja át a küldeményt a külső szervnél átvételre jogosult személynek. Boríték készítése nemzeti minősített adat továbbításához Nemzeti minősített adat a megfelelő minősítési szinttel ellátott zárt küldeményben továbbítható. A borítékon81, a csomagon a címzésen és a küldő szervre vonatkozó adatokon kívül a minősített adat iktatószáma, példánysorszáma, minősítési szintje, és „Baleset esetén vagy rendkívüli helyzetben a küldő szerv bonthatja fel!” figyelmeztetés, valamint a különleges kezelési utasítás kerül feltüntetésre. A küldemény lezárása biztosítja, hogy az esetleges felbontás, jogosulatlan hozzáférés ténye egyértelműen megállapítható legyen. Az Állami Futárszolgálattal történő továbbítás esetén fel kell tüntetni a futárkódszámot is. 3.4.7. KÜLFÖLDRE TÖRTÉNŐ TOVÁBBÍTÁS Minősített adat külföldi személy vagy külföldi szerv részére történő hozzáférhetővé tételét az adat minősítője, az adat minősítésének felülbírálatára jogosult minősítő vagy törvényben felhatalmazott személy engedélyezheti. Az EU „Korlátozott terjesztésű!” minősítési szintű minősített adatai kivételével minősített adatot tartalmazó küldeményt külföldre vagy külföldről diplomáciai, konzuli, katonai futár, valamint a nemzetközi jog alapján velük azonos kiváltságokat és mentességeket élvező, továbbá a nemzetközi szerződésben meghatározott személy továbbíthat. Boríték készítése külföldi minősített adat továbbításához Külföldi minősített adatot tartalmazó küldemény – a NATO, illetve EU „Bizalmas!” vagy annál magasabb minősítési szintű adat esetén – dupla, nem átlátszó erős csomagolásban szállítható. A belső boríték82 a minősítési szintet, valamint a címzett teljes megjelölését és címét, továbbá a szükséges kezelési utasításokat tartalmazza, megbízható védelmét a külső borító biztosítja. A külső borítékon83 csak a címzett szerv megnevezése, a célállomás, a küldő szerv megnevezése és a küldemény iktatószáma szerepel, nem tüntethető fel olyan adat, ami arra enged következtetni, hogy a csomagban (boríték) külföldi minősített adatot tartalmazó adathordozó van. A NATO vagy az EU „Szigorúan titkos!” minősítési szintű külföldi minősített adatot tartalmazó küldemény belföldi továbbításáról a NATO-NYEU Központi Nyilvántartót, illetve az EU Központi Nyilvántartót írásban tájékoztatni kell. A NATO illetve az EU „Korlátozott terjesztésű!” adatok borítékolása, csomagolása kapcsán az NBF kormányrendelet nem tartalmaz rendelkezést, ezért ez esetben mind a nemzeti minősített adatra, mind a külföldi minősített adatra meghatározott előírások és megoldások alkalmazhatók. 81 L. Iratmintatár: Boríték címzése nemzeti minősített adat továbbításához elnevezésű iratminta. 82 L. Iratmintatár: A belső boríték címzése külföldi (NATO vagy EU) minősített adat továbbításához elnevezésű iratminta. 83 L. Iratmintatár: A külső boríték címzése külföldi (NATO vagy EU) minősített adat továbbításához elnevezésű iratminta.

148


3.5. A MINŐSÍTETT ADATOT TARTALMAZÓ ADATHORDOZÓ IRATTÁROZÁSA ÉS A MEGSEMMISÍTÉSI ELJÁRÁS 3.5.1. A MINŐSÍTŐI IRATTÁRI PÉLDÁNYOKRA VONATKOZÓ SZABÁLYOK Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését dokumentáltan, a minősített adatok visszakereshetőségét biztosító módon kell végezni. Az ügyintézőnek legkésőbb az ügy befejezésével egyidejűleg meg kell határoznia (papíralapú irat esetén rávezetnie) az irattári tételszámot, és meg kell vizsgálnia az előírt kezelési és kiadási utasítások teljesülését. Főszabályként a saját készítésű, minősített adatot tartalmazó adathordozó eredeti irattári példánya, rövidebben megfogalmazva, a minősítői irattári példány a minősítés megszüntetése vagy megszűnése előtt nem selejtezhető és nem semmisíthető meg. Ennek az az oka, hogy amíg egy adat esetében a minősített jelleg fennáll, a minősítő csak akkor tud rendelkezni és dönteni a minősített adat kapcsán bizonyos kérdésekről, így különösen a felülvizsgálatról, a nyilvánosságra hozatalról, a titoktartási kötelezettség alóli felmentésről, ha a minősített adat az ahhoz készített minősítési javaslattal együtt a rendelkezésére áll és fizikailag a birtokában van. Törvény azonban néhány kivételes esetben úgy rendelkezik, hogy a minősítői irattári példányt is haladéktalanul meg kell semmisíteni. Erre több példát is találunk a rendőrségről szóló törvényben: az egyik esetben, ha a bírói engedélyhez nem kötött titkos információgyűjtés során a törvényben meghatározott ügyekben ,,halaszthatatlan intézkedés’’ keretében folytatott adatigénylés jóváhagyását az ügyész utólag megtagadja, a rendőrségnek az így beszerzett adatokat haladéktalanul meg kell semmisítenie. A másik esetben pedig a bírói engedélyhez kötött titkos információgyűjtés keretében a törvényben meghatározott eszközök alkalmazása során gyűjtött, a titkos információgyűjtés alapjául szolgáló eljárásban nyilvánvalóan nem érintett személyekre vonatkozó adatokat a rendőrségnek haladéktalanul meg kell semmisíteni, azok a továbbiakban nem kezelhetők és nem használhatók fel, de így kell eljárni akkor is, ha a sürgősséggel elrendelt alkalmazást a bíró utólag nem engedélyezte. Találunk példát a minősítői irattári példány megsemmisítésére a nemzetbiztonsági szolgálatokról szóló törvényben is, mely szerint az un. kivételes eljárás esetén a titkos információgyűjtést haladéktalanul meg kell szüntetni, ha a titkos információgyűjtés folytatását az engedélyező nem engedélyezi. Ebben az esetben a titkos információgyűjtés során nyert adatokat haladéktalanul meg kell semmisíteni. Fontos kiemelni, hogy az előzőekben csak kivételes eseteket soroltunk fel, mert a minősítői irattári példányok esetében, ahogy azt korábban említettük, csak a minősítés megszűnése vagy a minősítő által felülvizsgálat keretében történő megszüntetését követően van jogszabály által biztosított lehetőség a minősített adatot tartalmazó adathordozó eredeti irattári példányának selejtezésére. A selejtezésre a levéltári törvényben foglaltak az irányadók: a példányokat csak az irattári tervben megjelölt irattári őrzési idő letelte után, selejtezési eljárás lefolytatását követően szabad a szerv nem selejtezhető iratainak átvételére jogosult közlevéltár engedélyével kiselejtezni.

149


3.5.2. A TÖBBES PÉLDÁNYOKRA VONATKOZÓ SZABÁLYOK A más szervtől kapott, valamint a saját készítésű minősített adatot tartalmazó adathordozó, ügyviteli érdeket nem képviselő többes példánysorszámú példányai a minősített adatot kezelő szerv vezetője vagy általa adott felhatalmazás alapján a biztonsági vezető jóváhagyását követően megsemmisíthetőek. Lényegében ez a gyakorlatban a minősítőtől kapott címzetti példányok megsemmisítésére ad lehetőséget a címzettek részére, ha a munkához a címzettként megkapott minősített adatra már nincs szükség. A megsemmisítésről minden esetben megsemmisítési jegyzőkönyvet84 kell készíteni. A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell a megsemmisítésre kerülő többes példánysorszámú adathordozón szereplő minősített adatok azonosításához szükséges adatokat (iktatószám, minősítési szint, terjedelem, példánysorszám), valamint a megsemmisítés tényét, módját és dátumát, a megsemmisítésnél jelen lévők és a megsemmisítést engedélyező vezető aláírását. A megsemmisítés a titkos ügykezelő, valamint a biztonsági vezető által a minősített adatot kezelő szerv állományából kijelölt, a megsemmisítendő adathordozón szereplő minősített adatra érvényes felhasználói engedéllyel és személyi biztonsági tanúsítvánnyal rendelkező személyek jelenlétében történhet. A megsemmisítést úgy kell végrehajtani, hogy a megsemmisített adathordozón szereplő minősített adat tartalmát utólag ne lehessen megállapítani. A megsemmisítés időpontját és a megsemmisítési jegyzőkönyv iktatószámát az iktatókönyvben rögzíteni kell. A megsemmisítési jegyzőkönyv egy példányban készül és nem selejtezhető. 3.5.3. A MUNKAPÉLDÁNYOKRA VONATKOZÓ SZABÁLYOK Az NBF kormányrendelet nem tartalmaz eljárásrendet a készítés során feleslegessé vált, nem kiadmányozott munkapéldányok (a továbbiakban: munkapéldány) megsemmisítésével kapcsolatosan, de azt rögzíti, hogy a minősített adatot kezelő szerv vezetőjének saját hatáskörben a biztonsági szabályzatban kell rendelkeznie a munkapéldányok megsemmisítéséről. Eszerint akár úgy is rendelkezhet, hogy a munkapéldányokat a többespéldányokra előírt megsemmisítési eljárás keretében kell megsemmisíteni, de úgy is dönthet, hogy ez mellőzhető, és a készítő köteles gondoskodni a munkapéldányok megsemmisítéséről. 3.5.4. A MINŐSÍTETT ADAT SOKSZOROSÍTÁSA, FORDÍTÁSA, KIVONATOLÁSA A közhiedelemmel ellentétben a minősített adat sokszorosítása, fordítása, kivonatolása nem tartozik a titkos ügykezelő jogszabályban előírt feladatai közé. A felsoroltak közül a titkos ügykezelőt leginkább a sokszorosítással (másolással) szokták írásban megbízni, a fordítás, kivonatolás viszont tipikus érdemi ügyintézői feladat. A titkos ügykezelő e tevékenységeket csak akkor végezheti, ha a felhasználói engedélyben e tevékenységek nevesítve vannak, ezen kívül a konkrét feladatra, például a sokszorosításra a sokszorosítandó minősített adat hordozóján írásban engedélyt kap. 84 L. Iratmintatár: Megsemmisítési jegyzőkönyv elnevezésű iratminta.

150


Főszabályként a minősítő engedélyezheti írásban az általa minősített adat sokszorosítását, fordítását, kivonatolását. A NATO és az EU „Szigorúan titkos!” minősítési szintű minősített adatok kivételével e tevékenységeket a címzett is engedélyezheti, kivéve, ha azt a minősítő különleges kezelési utasításában megtiltotta. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy ha a minősített adat első oldalának felső részén található minősítési jelölés mellett az a különleges kezelési utasítás szerepel, hogy „Nem másolható!”, „Nem sokszorosítható!”, „Nem kivonatolható!”, „Nem fordítható!”, akkor az ilyen adat sokszorosítására, fordítására és kivonatolására a minősítőtől kell írásban engedélyt kérni. A sokszorosítás, fordítás és a kivonatolás során keletkező példányokat 1-től növekvő sorszámmal ellátott sokszorosított, fordított és kivonatolt példányszámmal kell ellátni. Iktatásuk a minősített adat iktatószámán történik.

151

FOGALOMTÁR

A, Á Adatállomány Az egy nyilvántartó rendszerben kezelt adatok összessége. Adatbiztonság Az összegyűjtött adatvagyon sérthetetlenségét, integritását, használhatóságát és bizalmasságát lehetővé tevő technológiák és szervezési módszerek összessége. Az adatokat érő fizikai behatások elleni védelmet jelenti. Adatkezelés Az alkalmazott eljárástól függetlenül az adatokon végzett bármely művelet, például az adatok gyűjtése, felvétele, rögzítése, rendszerezése, tárolása, megváltoztatása, felhasználása, továbbítása, nyilvánosságra hozatala. Adatkezelésnek számít a fénykép-, hang- vagy képfelvétel készítése, valamint a személy azonosítására alkalmas fizikai jellemzők (pl. ujj- vagy tenyérnyomat, DNS-minta, íriszkép) rögzítése is. Államigazgatás központi szervei Azok a szervek, amelyek az egész országra kiterjedő illetékességgel rendelkeznek, országos jelentőségű feladatokat látnak el, részt vesznek a kormányzati tevékenységben, az alsóbb szintű közigazgatási szervek felett irányító, illetve általános szabályozó, valamint végrehajtó típusú feladatokat látnak el. Átadás Irat, ügyirat vagy irategyüttes kezelési jogosultságának dokumentált átruházása. Átmeneti irattár A közfeladatot ellátó szerv által az iktatóhelyhez kapcsolódóan kialakított olyan irattár, amelyben az irattári anyag meghatározott időtartamú átmeneti, selejtezés vagy központi irattárba adás előtti őrzése történik. Autentikáció A felhasználók azonosítására szolgál. Autorizáció A szerverben tárolt adatokhoz való hozzáférési jogosultságot határozza meg.

152

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGA Fogalomtár

B Bírósági felülvizsgálat Ha az ügyfél a másodfokú határozatot is sérelmezi, és meggyőződése szerint a hatóság jogszabályt sértett, úgy a másodfokú határozat kézhezvételétől számított 30 napon belül élhet ezzel a lehetőséggel. Rendkívüli jogorvoslati forma, csak jogszabálysértés esetén vehető igénybe, és csak akkor, ha az ügyfél a fellebbezési jogát kimerítette. Bizonyítási eljárás Ha a tényállás az eljárást kezdeményező ügyfél kérelme vagy személyes meghallgatása körében nem tisztázható, úgy a hatóságnak kell bizonyítási eljárást folytatnia. Bizonyítási eljárás keretében tanúkat hallgathat meg, akiknek az ügyről vagy annak körülményeiről értékelhető tudomásuk van, szakértőt rendelhet ki, ha az ügyben szakkérdés merült fel, helyszíni szemlét tarthat, okiratokat kérhet be stb. Biztonsági esemény Olyan nem kívánt vagy nem várt egyedi esemény vagy eseménysorozat, amely az elektronikus információs rendszerben kedvezőtlen változást vagy egy előzőleg ismeretlen helyzetet idéz elő, és amelynek hatására az elektronikus információs rendszer által hordozott információ bizalmassága, sértetlensége, hitelessége, funkcionalitása vagy rendelkezésre állása elvész, illetve megsérül. C Cégellenőrzés Az illetékes nemzetbiztonsági szolgálat által végzett ellenőrzés, amelynek célja annak megállapítása, hogy a gazdálkodó szervezet minősített adat felhasználásával járó közreműködése jelent-e nemzetbiztonsági kockázatot. Csatolás Iratok, ügyiratok átmeneti jellegű összekapcsolása. Csoportmunka 6-8 munkavállaló közösen végzi el a vállalt feladatokat. Ez tulajdonképpen a projektszemléletű működés egyik legjobb módszere. D Díj A közbevétel egyik fajtája, jogcíme. Döntés-felülvizsgálati eljárás Ha maga az eljáró közigazgatási szerv vagy annak felügyeleti szerve észleli ügyféli fellebbezés nélkül is, hogy határozata nem felel meg a jogszabályoknak, az eljáró hatóság vagy a felügyeleti szerv saját hatáskörében orvosolja a hibás döntést.

153


E, É Elektronikus aláírás Ez elektronikusan aláírt elektronikus dokumentumhoz azonosítás céljából logikailag hozzárendelt, azzal elválaszthatatlanul összekapcsolt elektronikus adat. Elektronikus dokumentum Bármely elektronikus eszközzel megjeleníthető jelsorozat. Elektronikus iktatás A szervezet ügyviteli folyamatainak elektronikus útra terelése. Elektronikus iktatókönyv Elektronikus iratkezelés esetén az iratkezelési szoftvernek azon szolgáltatásegyüttese, amely az iktatási információk rögzítését, végleges megőrzését és visszakereshetőségét biztosítja; tulajdonképpen ennek bevezetésekor annyi történik, hogy a papíralapú iktatókönyvet elektronikus nyilvántartásra cseréljük. Elektronikus iratkezelő rendszer Annyiban tér el az elektronikus iktatókönyvtől, hogy itt nem csupán az iratok nyilvántartása elektronikus, hanem a teljes iratkezelési folyamat. Elektronikus közigazgatás A hatósági ügyek interneten keresztül történő ügyintézését jelenti. Elektronikus űrlapok A szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatásokról és az állam által kötelezően nyújtandó szolgáltatásokról szóló kormányrendelet szerinti elektronikus adatbeviteli felület. Elektronikus visszaigazolás Olyan – kiadmánynak nem minősülő – elektronikus dokumentum, amely az elektronikus úton érkezett irat átvételéről és az érkeztetés azonosítójáról, valamint a külön jogszabályban meghatározott egyéb adatokról is értesíti annak küldőjét. Eljárás felfüggesztése Erre akkor kerül sor, ha az eljáró hatóság azért nem tud dönteni az ügyben, mert más hatóság döntését kell megvárnia ahhoz, hogy megalapozott döntést hozhasson. Az ügyfél is kérheti az eljárás felfüggesztését, elsősorban akkor, ha ezt jogszabály nem zárja ki, illetve nincs ellenérdekű ügyfél. Eljárás megszüntetése Az eljárás során bekövetkezett olyan tény, állapot, esemény, amely az eljárás egészét lehetetlenné, avagy értelmetlenné teszi, az eljárás megszűnését vonja maga után.

154


Elsőfokú eljárás (alapeljárás) A közigazgatási eljárás hivatalból vagy az ügyfél kérelmére indulhat. Az ügyfél kérelme arra irányul, hogy a hatóság valamilyen ügyben hozzon döntést, adjon hozzájárulást, engedélyt, vagy mentesítse a kötelezettség alól, illetve enyhítse az előírt kötelezettség mértékét. Hivatalból meginduló közigazgatási eljárás rendszerint a hatóság ellenőrző tevékenysége kapcsán indulhat. Az ügyfél a kérelmét írásban vagy a hatóság előtt személyesen megjelenve szóban is előterjesztheti. A természetes személy ügyfél az elsőfokú eljárás megindítására irányuló kérelmét nemcsak az eljárásra hatáskörrel rendelkező illetékes hatóságnál, hanem a kormány által rendeletben meghatározott ügyekben a kormányablaknál, vagy ha jogszabály azt nem zárja ki, lakcíme vagy munkahelye szerinti székhelyű, azonos hatáskörű hatóságnál, ennek hiányában pedig a lakcíme vagy munkahelye szerint illetékes jegyzőnél is előterjesztheti, aki azt továbbítja a hatáskörrel rendelkező illetékes hatósághoz. Bonyolultabb ügy esetén a hatóság feladata, hogy a tényállás minden körülményt tekintetbe vevő kivizsgálása megtörténjen, tehát a tényállást tisztázza. Bizonyítási eljárás keretében tanúkat hallgathat meg, akiknek az ügyről vagy annak körülményeiről értékelhető tudomásuk van; szakértőt rendelhet ki, ha az ügyben szakkérdés merült fel; helyszíni szemlét tarthat, okiratokat kérhet be; stb. A bizonyítási eljárás lefolytatása után, ha a tényállás tisztázott, a megfelelő jogszabályok figyelembevételével hozza meg a hatóság az érdemi döntését: az elsőfokú határozatot, amelyet írásba kell foglalni. Előadói ív Az üggyel, a szignálással, a kiadmányozással, az ügyintézéssel és az iratkezeléssel kapcsolatos információkat hordozó, az ügyirat elválaszthatatlan részét képező, illetve azzal közös adatbázisban kezelt iratkezelési segédeszköz. Érintett Az egyén megnevezése, akit megillet személyes adatainak védelme. Érkeztetés A beérkezett küldemény ellátása érkeztetési azonosítóval és beérkezési dátummal, valamint nyilvántartásba vétele. Értesítés A címzett nem köteles megjelenni, választhat, hogy az eljárási cselekmény foganatosításánál megjelenik vagy sem, de ez az adott cselekmény lefolytatását nem befolyásolja. Ha jogszabály lehetővé teszi, az ügyfél személyesen vagy telefonon is értesíthető. Az ügyfelet a kérelmére indított eljárásban az eljáró hatóság nem idézheti, csak értesítheti. Érvényességi idő Az az év, hó, nap, szükség esetén óra, perc szerint feltüntetett időpont, ameddig a nemzeti minősített adat nyilvánosságra hozatalát, illetve az arra feljogosítotton kívüli minden megismerhetőségét a minősítő korlátozza. Expediálás Az irat kézbesítésének előkészítése, ügyintézői vagy vezetői utasítás alapján a küldemény címzettjének (címzettjeinek), adathordozójának, fajtájának, a kézbesítés és küldés módjának és időpontjának meghatározása, a küldemény küldési mód szerinti összeállítása.

155


F Felhasználó Az a személy, akinek állami vagy közfeladat végrehajtása céljából a felhasználói engedély kiadására jogosult vezető a minősített adatra vonatkozóan a felhasználói engedélyben rendelkezési jogosultságokat biztosít. Felhasználói engedély Állami vagy közfeladat végrehajtása érdekében a minősítő, illetve a felhasználói engedély kiadására jogosult vezető által a minősített adat felhasználására jogosult személy részére írásban adott felhatalmazás, a minősített adattal kapcsolatos egyes rendelkezési jogosultságok meghatározásával. Fellebbezési eljárás Rendes jogorvoslat, ami azt jelenti, hogy minden elsőfokú határozattal szemben az adott határidőn belül igénybe vehető. Felügyeleti eljárás A felügyeleti szerv jogosult bármikor megvizsgálni a felügyeleti körébe tartozó első- vagy másodfokú hatóság eljárását. Ha a felügyeleti szerv vizsgálata során jogszabálysértést észlel, a döntést megváltoztathatja, megsemmisítheti, vagy a megsemmisítés mellett az ügyben eljárt hatóságot új eljárásra utasíthatja. Ezen jogkör keretében a felügyeleti szerv a döntést csak akkor változtathatja vagy semmisítheti meg, ha a döntés jogerőre emelkedésétől számítva még nem telt el 5 év, illetve ha az nem sért jóhiszeműen szerzett és gyakorolt jogokat. Fizikai védelem Az adatokat érő fizikai behatások elleni védelmet jelenti. H Hálózat Valamilyen célból egymással összekötött számítógépek összessége. Hatály Azt mutatja meg, hogy egy adott jogszabály milyen személyekre, szervezetekre vonatkozóan állapít meg jogokat, kötelezettségeket (személyi hatály), milyen tárgyú viszonyokra vonatkozó szabályokat tartalmaz (tárgyi hatály), és mindez milyen földrajzi területen (területi hatály) és milyen időkorlátok között (időbeli hatály) érvényes. Határozat A hatóságnak az ügy érdemében, meghatározott alakban hozott döntése. Hatáskör Megmutatja, hogy az adott ügyben a jogszabály mely közigazgatási szervet jogosította fel és egyben kötelezte az adott ügy intézésére. Ha ez csak egyetlen szervet illet meg, akkor kizárólagos hatáskörről beszélünk.

156


Hatósági bizonyítvány/igazolvány A hatóság által valamely tény, adat, jogosultság vagy állapot igazolására kiállított okiratot, valamint a hatósági nyilvántartásban való bejegyzést (módosítást, javítást, törlést) határozatnak kell tekinteni. Ez egy határozat jellegű okirat. Hatósági szerződés Az eljáró hatóság az ügynek a közérdek és az ügyfél szempontjából is előnyös rendezése érdekében határozathozatal helyett hatósági szerződést köt. A szerződésben foglaltak megszegése esetén a szerződés jogerős és végrehajtható határozatnak minősül. Hatósági ügyintézés A közigazgatási hatóság eljárást folytat le, és ezáltal döntési helyzetbe kerül. Helyi közügy A lakosság közszolgáltatásokkal való ellátása (pl. általános iskola fenntartása, tömegközlekedés működtetése, szemétszállítás stb.), a közhatalom önkormányzati típusú helyi gyakorlása (pl. önkormányzati rendeletalkotás, önkormányzati hatósági ügyek intézése) és az ezekhez kapcsolódó szervezeti, személyi és anyagi feltételek biztosítása. Hivatali kapu Része a központi elektronikus szolgáltató rendszernek, amelyen keresztül a csatlakozott szervezet hozzáfér a központi rendszer által számára biztosított szolgáltatásokhoz. Hozzájárulás Az érintett kívánságának önkéntes és határozott kinyilvánítása, amely megfelelő tájékoztatáson alapul, és amellyel félreérthetetlen beleegyezését adja a rá vonatkozó személyes adatok – teljes körű vagy egyes műveletekre kiterjedő – kezeléséhez. I Idézés A hatóság kötelező jellegű felhívása arra, hogy az idézett a megjelölt időben és helyen, nyilatkozattételre, tanúzásra stb. alkalmas állapotban jelenjen meg. Ennek elmulasztása esetén a mulasztóval szemben eljárási bírság, illetve rendőri elővezetés alkalmazható. Iktatás Az irat iktatószámmal történő nyilvántartásba vétele az irat beérkezésével vagy az érkeztetéssel egy időben vagy az érkeztetést, keletkezést követően. Iktatószám Olyan egyedi azonosító, amellyel a közfeladatot ellátó szerv látja el az iktatandó iratot. Illeték Az állam által jogszabályban kivetett közbevétel, amelyért közvetlen ellenszolgáltatást nyújt, és beszedését kényszer útján is biztosítja.

157


Illetékesség Az azonos hatáskörű szervek közül a jogszabály – területi alapon – jelöli ki, hogy melyik szerv járjon el. Innováció A közigazgatási változások egyik alapvető típusa. Az innováció alulról fölfelé induló folyamat, amelyet az apparátus kezdeményez, és valamely részterületet érint. Iratbetekintés Az eljárás során az ügyfél, illetve képviselője az eljárás során keletkezett iratokba betekinthet, azokról másolatot kérhet. Iratkezelési szoftver Az iratkezelési alapfolyamatot támogató olyan informatikai alkalmazás, amely alapfunkcióját tekintve az e rendeletben foglalt iratkezelési műveleteket vagy azok egy részének végrehajtását támogatja, függetlenül attól, hogy ezek mellett egyéb funkciókat is ellát. Iratkölcsönzés A papíralapú ügyirat visszahozatali kötelezettség melletti kiadása az átmeneti vagy a központi irattárból; elektronikus irattár alkalmazása esetén hozzáférés biztosítása az elektronikusan tárolt irathoz. Irattárba helyezés Az irattári tételszámmal ellátott ügyirat dokumentált elhelyezése átmeneti vagy központi irattárban – elektronikus irattár esetén archiválása –, illetve kezelési jogának átadása az irattárnak az ügyintézés befejezését követő időre. Irattári tétel Az iratképző szerv vagy személy ügykörének és szervezetének megfelelően kialakított legkisebb – egyéni irattári őrzési idővel rendelkező – irattári egység, amelybe több egyedi ügy iratai tartozhatnak. Irattári tételszám Az iratnak az irattári tervben meghatározott, címmel ellátott tárgyi csoportba és iratfajtába sorolását, selejtezhetőség szerinti csoportosítását meghatározó, az irattári tervben elfoglalt helyüknek megfelelő azonosító. J Jegyzőkönyv Olyan dokumentum, amely különböző eljárási cselekmények rögzítésére szolgál. Így különösen az ügyfél, a tanú, a szakértő meghallgatásáról, a szemle lefolytatásáról, a helyszíni ellenőrzésről és a tárgyalásról, valamint a szóban előterjesztett kérelemről kell felvenni, vagy helyette a cselekményről hangfelvételt vagy kép- és hangfelvételt kell készíteni. Jogerő Jogi hatás, amely azt eredményezi, hogy a határozat – törvényben meghatározott kivételekkel – jogorvoslattal támadhatatlan, végleges és végrehajtható.

158


Jogerős határozat Akkor minősül jogerősnek a közigazgatási hatóság ilyen típusú döntése, ha az ellen nem nyújtottak be fellebbezést az előírt határidőben, vagy ha az elsőfokú döntés ellen fellebbezést nyújtottak be, és a fellebbezés elbírálására jogosult hatóság (a felügyeleti szerv) meghozta érdemi döntését. Joghatóság Segít eldönteni, hogy az adott hatósági ügyben van-e eljárási jogosultságuk a magyar hatóságoknak, tehát hogy az adott ügyet magyarországi vagy külföldi ügyintézés alá kell sorolni. Jogorvoslati eljárás A közigazgatási eljárásnak az elsőfokú vagy alapeljárást követő szakasza, amelyre akkor kerül sor, ha a hatóság döntése az ügyfél kérelmének részben vagy egészében nem felel meg, és így igénybe veszi a lehetséges jogorvoslati formák valamelyikét. K Képviselet Jognyilatkozat megtétele más helyett és más nevében úgy, hogy megtételével nem a képviselő, hanem az általa képviselt személy válik jogosulttá, illetve kötelezetté. Formái: törvényes, meghatalmazotti és ügygondnok által ellátott képviselet. Kezelési feljegyzések Az ügyirat vagy az egyes irat kezelésével kapcsolatos, ügykezelőnek szóló vezetői vagy ügyintézői utasítások. Kézbesítés A küldeménynek kézbesítő szervezet, személy, adatátviteli eszköz útján való eljuttatása a címzetthez. Kizárás A független és pártatlan eljárás érdekét szolgálja a kizárás intézménye, hogy olyan személy vagy szervezet ne vehessen részt az eljárásban, aki/amely bármely ok miatt elfogult, vagy ellene az elfogultság látszata felmerülhet. A kizárásnak két fajtája ismeretes: az abszolút és a relatív. Abszolút kizárási ok esetén nincs helye mérlegelésnek, az illető személy/szervezet az eljárásban nem vehet részt, ki kell zárni. Relatív kizárási ok akkor áll fenn, ha az ügyintézőtől nem várható el az ügy tárgyilagos, részrehajlásmentes megítélése. Ebben az esetben a kizárás lehetőség. Kormányhivatalok A kormány általános hatáskörű területi államigazgatási szervei, amelyekből megyénként (megyei kormányhivatalok) és a fővárosban (fővárosi kormányhivatal) egyet-egyet hoztak létre, székhelyük a megyeszékhelyeken van, a Pest megyei és a fővárosi pedig Budapesten. Kormánytisztviselők és köztisztviselők A közigazgatási szerv feladat- és hatáskörében ügyintézőként vagy vezetőként eljárva, a közigazgatási szerv feladat- és hatáskörébe tartozó ügyeket érdemi döntésre előkészítik, illetve döntéseket hoznak.

159


Kormányzati szolgálati jogviszony A kormánytisztviselők és kormányzati ügykezelők jogviszonya. Kormányzati ügykezelők és közszolgálati ügykezelők A közigazgatási szervnél közhatalmi, irányítási, ellenőrzési és felügyeleti tevékenység gyakorlásához kapcsolódó ügyviteli feladatot (pl. iktatás, postázás) látnak el. Közérdekből nyilvános adat A közérdekű adat fogalma alá nem tartozó minden olyan adat, amelynek nyilvánosságra hozatalát vagy hozzáférhetővé tételét törvény közérdekből elrendeli. Közérdekű adat Az állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv vagy személy kezelésében lévő és tevékenységére vonatkozó vagy közfeladatának ellátásával összefüggésben keletkezett, a személyes adat fogalma alá nem eső információ. Közigazgatás Olyan szervezetrendszer, amelynek alapvető funkciója a törvényhozó szervek által meghatározott feladatok végrehajtása, megvalósítása közhatalommal és egyéb szervezési eszközökkel. Közigazgatás-fejlesztési stratégia A Magyary Zoltán Közigazgatás-fejlesztési Program (Magyary Program) a magyar közigazgatás középtávú működési kereteit alapjaiban meghatározó stratégiai dokumentum és kijelölt cselekvések sora, amely rögzíti a közigazgatás-fejlesztés irányait. Közigazgatási hatósági ügy Minden olyan eljárás, amelyben a hatóság az ügyfelet érintő jogot vagy kötelességet állapít meg, adatot igazol, nyilvántartást vezet, vagy hatósági ellenőrzést végez. Közigazgatási eljárás Hatósági fellépésként történő ügyintézés. Közigazgatási hatóság A közigazgatási döntés (határozat vagy végzés) meghozatalára jogosult szerv, szervezet vagy személy. Ezek a szervek alapvetően vagy államigazgatási, vagy önkormányzati szervek. Az államigazgatási szervek lehetnek minisztériumok vagy más központi államigazgatási szervek, illetve területi államigazgatási szervek. Közigazgatási hatóságnak minősül továbbá a helyi önkormányzati képviselő-testület, a polgármester, a főpolgármester, a megyei közgyűlés elnöke, a főjegyző, a jegyző, illetve a polgármesteri hivatal és a közös önkormányzati hivatal ügyintézője. Közigazgatási hatósági eljárás A közigazgatási szerv által hozott közigazgatási döntés meghozatalát megelőző eljárás. Közreműködő Az a természetes személy, aki az állami vagy közfeladatot ellátó szerv feladat- és hatáskörébe tartozó ügyben segítséget nyújt, és ehhez minősített adat felhasználása is szükséges.

160


Közszolgálati jogviszony A köztisztviselők és a közszolgálati ügykezelők jogviszonya. Közszolgálati tisztviselők csoportosítása A központi közigazgatási szerveknél dolgozó tisztviselők: kormánytisztviselők; kormányzati ügykezelők. Az önkormányzatoknál és néhány – a Kttv.-ben nevesített – más szervnél dolgozó tisztviselők: köztisztviselők; közszolgálati ügykezelők. Kötelező feladatok Vannak olyan feladatok, amelyeknek az ellátása az önkormányzatok számára a törvény erejénél fogva kötelezőek. Annak érdekében, hogy a minimális szintű közszolgáltatások valamennyi település lakói számára hozzáférhetőek legyenek, a törvény egyes alapvető közszolgáltatásokról úgy rendelkezik, hogy azokat minden települési önkormányzat köteles biztosítani. A differenciált feladat- és hatáskör-megállapítás miatt a törvény nem ad részletes (taxatív) felsorolást a kötelező feladatokról, hanem felsorolja a leggyakrabban önkormányzati hatáskörben ellátott tevékenységeket. Központi elektronikus szolgáltató rendszer (Központi Rendszer) Az elektronikus közszolgáltatás nyújtását, illetve igénybevételét támogató központi informatikai és kommunikációs rendszerek összessége. Központi irattár A közfeladatot ellátó szerv irattári anyagának selejtezés vagy levéltárba adás előtti, valamint a maradandó értékű nem selejtezhető és levéltárba nem adott iratok, továbbá a nem selejtezhető és levéltárba nem kerülő iratok őrzésére szolgáló irattár, ideértve az erre vonatkozó elektronikus dokumentumtárolási szolgáltatás útján történő biztosítást is. Küldemény Papíralapú irat vagy tárgy, továbbá elektronikus irat – kivéve a reklámanyag, sajtótermék, elektronikus szemét –, amelyet kézbesítés céljából burkolatán, a hozzá tartozó listán vagy egyéb, egyértelműen az irathoz vagy tárgyhoz rendelt felismerhető módon címzéssel láttak el. Küldemény bontása Az érkezett küldemény felnyitása, olvashatóvá tétele. Küldő A küldemény tartalmából vagy a küldeményhez kapcsolódó azonosító adatokból a küldemény benyújtójaként azonosítható személy vagy szervezet. Külföldi minősített adat Az Európai Unió valamennyi intézménye és szerve, továbbá az Európai Unió képviseletében eljáró tagállam, a külföldi részes fél vagy nemzetközi szervezet által készített és törvényben kihirdetett nemzetközi szerződés vagy megállapodás alapján átadott olyan adat, amelyhez az Európai Unió intézményei és szervei, az Európai Unió képviseletében eljáró tagállam, más állam vagy külföldi részes fél, illetve nemzetközi szervezet minősítés keretében korlátozza a hozzáférést.

161


Különleges adat A személyes adatok fokozottabb törvényi védelem alá eső köre: faji eredetre, a nemzetiséghez tartozásra, a politikai véleményre vagy pártállásra, a vallásos vagy más világnézeti meggyőződésre, az érdek-képviseleti szervezeti tagságra, a szexuális életre vonatkozó személyes adat; az egészségi állapotra, kóros szenvedélyre vonatkozó személyes adat, valamint a bűnügyi személyes adat. L Láttamozás Az elintézési (intézkedési) tervezet (javaslat) felülvizsgálatát, véleményezését (javítását, tudomásulvételét, egyetértését) biztosító aláírás vagy kézjegy vagy az ezt helyettesítő számítástechnikai művelet. Levéltárba adás A lejárt irattári őrzési idejű, maradandó értékű iratok teljes és lezárt évfolyamainak átadása az illetékes közlevéltárnak. Logikai védelem Az adatbiztonság azon szintje, ahol már informatikai eszközökkel igyekszünk az adatokkal szemben támasztott követelményeket fenntartani. M Másolat Az eredeti iratról szövegazonos és alakhű formában, utólag készült egyszerű (nem hitelesített) vagy hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) irat. Megismerési engedély A minősítő által a jogosult személyazonosító adatainak feltüntetésével, a nemzeti minősített adattal kapcsolatos rendelkezési jogosultságok megjelölésével a nemzeti minősített adat megismerésére írásban adott felhatalmazás. Megsemmisítés A kiselejtezett irat végleges megsemmisítése, a benne foglalt információ hozzáférhetetlenné tétele, törlése, helyreállítási lehetőségének kizárása, aminek következtében az irat tartalma nem rekonstruálható. Mellékelt irat Az iratnak nem szerves része, tartozéka, attól – mint kísérő irattól – elválasztható. Melléklet Valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítő része, amely elválaszthatatlan attól. Minősített adat fajtái Nemzeti minősített adat: (lásd ott); külföldi minősített adat: (lásd ott).

162


Minősített adatot kezelő szerv Állami vagy közfeladat ellátása érdekében minősített adat kezelését végző szerv, szervezet vagy szervezeti egység, továbbá a gazdálkodó szervezet. Minősítéssel védhető közérdek Magyarország a) szuverenitása, területi integritása; b) alkotmányos rendje; c) honvédelmi, nemzetbiztonsági, bűnüldözési és bűnmegelőzési tevékenysége; d) igazságszolgáltatási, központi pénzügyi, gazdasági tevékenysége; e) külügyi vagy nemzetközi kapcsolatai; f) állami szervek illetéktelen külső befolyástól mentes, zavartalan működésének biztosítása. Minősítő Feladat- és hatáskörében minősítésre jogosult személy. N Naplózás Az iratkezelési szoftverben és az általa kezelt adatállományokban bekövetkezett események meghatározott körének regisztrálása. Nemzetbiztonsági ellenőrzés A nemzetbiztonsági szolgálat annak megállapítására irányuló vizsgálata, hogy a nemzetbiztonsági ellenőrzés alá eső személy a nemzetbiztonsági ellenőrzés alapjául szolgáló jogviszony létesítését megelőzően, illetve a nemzetbiztonsági ellenőrzés alapjául szolgáló jogviszony fennállásának ideje alatt folyamatosan megfelel-e a biztonsági feltételeknek. Nemzeti minősített adat A minősítéssel védhető közérdekek körébe tartozó, a minősítési jelölést az e törvényben, valamint az e törvény felhatalmazása alapján kiadott jogszabályokban meghatározott formai követelményeknek megfelelően tartalmazó olyan adat, amelyről – a megjelenési formájától függetlenül – a minősítő a minősítési eljárás során megállapította, hogy az érvényességi időn belüli nyilvánosságra hozatala, jogosulatlan megszerzése, módosítása vagy felhasználása, illetéktelen személy részére hozzáférhetővé, valamint az arra jogosult részére hozzáférhetetlenné tétele a minősítéssel védhető közérdekek közül bármelyiket közvetlenül sérti vagy veszélyezteti (a továbbiakban együtt: károsítja), és tartalmára tekintettel annak nyilvánosságát és megismerhetőségét a minősítés keretében korlátozza.

163


O, Ö Önkéntesen vállalt feladatok Vannak olyan feladatok, amelyeknek a felvállalásáról az önkormányzat – törvényi feltételek fennállása esetén – maga dönthet. A települési önkormányzat – a helyi képviselő-testület vagy a helyi népszavazás döntésével – önként vállalhatja minden olyan helyi közügy önálló megoldását, amelyet jogszabály nem utal más szerv kizárólagos hatáskörébe. Az önként vállalt helyi közügyekben az önkormányzat mindent megtehet, ami jogszabállyal nem ellentétes. Az önként vállalt helyi közügyek megoldása nem veszélyeztetheti a törvény által kötelezően előírt önkormányzati feladat- és hatáskörök ellátását. Önkormányzáshoz való jog A helyi lakosság kollektív alapjoga, amely ezen jogát választott tisztségviselők útján (képviselők, polgármester) gyakorolja. Operációs rendszerek Azok az alapvető szoftverek, amelyek lehetővé teszik a felhasználó és a számítógép közötti kommunikációt, optimalizálják a számítógép erőforrásainak kihasználását, illetve közvetlenül kezelik a számítógép hardverelemeit. P Papíralapú iktatókönyv Olyan nem selejtezhető, hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik. R Reagáló erő A fizikai biztonság érdekében elrendelt intézkedéseket végrehajtó személyzet, így az őrök, az ügyeleti szolgálatot adó, a távfelügyeletet ellátó és a biztonsági rendszert működtető személyek. Reform A közigazgatási változások egyik alapvető típusa. A reformot felülről lefelé irányuló folyamat, amelyet a közigazgatás vezető szintje kezdeményez, és amely a közigazgatás egészét érinti. Rejtjelezés Olyan eljárás, amelynek során egy algoritmus segítségével a számunkra fontos adatokat elfedjük, illetéktelen számára olvashatatlanná tesszük. Rendvédelmi szerv A rendőrség, a hivatásos katasztrófavédelmi szerv, a polgári nemzetbiztonsági szolgálatok, a büntetés-végrehajtási szervezet.

164


S, Sz Savmentes doboz Lignint, savas adalékanyagot és színezéket nem tartalmazó, papírból készített tárolóeszköz. Selejtezés A lejárt megőrzési határidejű iratok vagy e rendelet alapján selejtezési eljárás alá vonható iratok kiemelése az irattári anyagból, és megsemmisítésre történő előkészítése. Számítógép Adatok tárolására és programok feldolgozására alkalmas elektronikus eszköz. Személyes adat Egy természetes személlyel kapcsolatba hozható adat, valamint az adatból levonható következtetés. Személyi biztonsági tanúsítvány Az a tanúsítvány, amely érvényességi idejének lejártáig meghatározza, hogy valamely természetes személy milyen legmagasabb minősítési szintű adat felhasználására kaphat felhasználói engedélyt. Szerelés Ügyiratok végleges jellegű összekapcsolása, amelynek következtében az összekapcsolt ügyiratok a továbbiakban kizárólag együtt kezelhetők. SZEÜSZ Olyan elektronikus ügyintézést megkönnyítő szolgáltatás, amely az ügyfélközpontú ügyintézési megközelítésnek rendeli alá a szolgáltatók informatikai infrastruktúráját, meghatározva ezzel annak fejlesztési irányait és biztonsági követelményeit. Szignálás Az ügyben eljárni illetékes szervezeti egység és/vagy ügyintéző személy kijelölése, az elintézési határ idő és a feladat meghatározása. Szoftver Elektronikus adatfeldolgozó berendezések (például számítógépek) memóriájában elhelyezkedő, azokat működtető program. Alapvetően három csoportra osztható: operációs rendszerek; általános célú szoftverek; speciális célú alkalmazások. T Tényállás tisztázása Az eljáró hatóságnak az a cselekménysorozata, amelynek során feltárja a döntés meghozatalához szükséges tényeket, körülményeket (kivel, mivel, mikor, hol, mi történt).

165


Titoktartási nyilatkozat A minősített adatot felhasználó vagy megismerő személy nyilatkozata arról, hogy a minősített adat védelmére vonatkozó szabályokat megismerte, és az őt terhelő titoktartási kötelezettséget tudomásul vette. Továbbítás Az ügyintézés során az irat eljuttatása az egyik ügyintézési ponttól a másikhoz, ami elektronikusan tárolt irat esetén megvalósulhat az irathoz való hozzáférés lehetőségének biztosításával is. U, Ü Ügyfél Az a természetes vagy jogi személy vagy jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, akinek/amelynek jogát, jogos érdekét az ügy érinti, tehát aki vagy amely az eljárás szükségképpeni alanya. Továbbá az, akit hatósági ellenőrzés alá vontak, illetve akire nézve a hatósági nyilvántartás adatot tartalmaz. Ügyfélkapu Az az eszköz, amely biztosítja, hogy az ügyfél egyedileg azonosított módon, biztonságosan léphessen kapcsolatba a központi rendszer útján az elektronikus közigazgatási ügyintézést, illetve az elektronikus közigazgatási szolgáltatást nyújtó szervekkel. Ügyintézés Az ügyek elintézésére, döntések meghozatalára irányuló érdemi munkavégzés. Ügyintéző Az ügy intézésére kijelölt személy, az ügy előadója, aki az ügyet döntésre előkészíti. Ügyirat Egy ügyben keletkezett valamennyi irat összefoglaló megnevezése. Ügykezelés (iratkezelés) Az iratok készítésére, nyilvántartására, rendszerezésére, megőrzésére irányuló munkavégzés. Ügykezelő Iratkezelési feladatokat végző személy. Ügykör A szerv vagy személy feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek meghatározott csoportja.

166


Újrafelvételi eljárás Akkor van rá lehetőség, ha a határozat jogerőre emelkedését követően jut az ügyfél tudomására olyan lényeges tény, bizonyíték vagy adat, amely ha ismert lett volna a tényállás tisztázásának idején, akkor rá nézve kedvezőbb döntés születhetett volna. Az újrafelvételi eljárás során az új tény vagy adat birtokában a hatóság megállapítja az új tényállást, és ennek eredményeképpen módosítja korábbi határozatát, visszavonja azt, vagy az új tényállásnak megfelelően új határozatot hoz, esetleg fenntartja korábbi döntését. Ez a jogorvoslati eszköz csak jogerős határozattal szemben nyújtható be a hivatkozási alapul szolgáló tény ügyfél általi tudomásra jutásától számított 15 napon belül, de legkésőbb a határozat jogerőre emelkedésétől számított 6 hónapon belül. V Végrehajtási eljárás Ha a közigazgatási szerv határozata kötelezettségeket tartalmaz, és a kötelezettségek teljesítésére felhívott személy azokat nem teljesíti, a közigazgatás szerv feladata, hogy a rákényszerítse a kötelezettet a határozatban foglaltak teljesítésére. Végzés A hatóságnak meghatározott formátumban (alakban) hozott olyan döntése, amely nem az ügy érdemében születik.

167

IRATMINTATÁR


IRATMINTATÁR

1. A kézbesítő könyv rovatai

KÉZBESÍTŐ KÖNYV

Ügyiratszám

Az átvétel

Címzett

időpontja

elismerése*

*átvevő aláírása és nevének olvasható feltüntetése

Megjegyzés: Kézbesítő közreműködése esetén alapvető követelmény, hogy az átvevő a kézbesítőokmányon aláírásával és az átvétel dátumának valamint nevének olvasható feltüntetésével vegye át a beérkező iratot. „Azonnal” vagy „Sürgős” jelzés esetén az átvétel idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni.

169


IRATMINTATÁR

2. Tértivevény

Megjegyzés: A postai küldemény feladását megelőzően a hivatalos iratot feladó szerv tölti ki a nyomtatvány következő részeit: B/ mező: az irat feladóját, számát, fajtáját, mellékleteit; G/ mező: a küldemény címzettjének nevét, címét, esetleges egyéb személyazonosító adatát, okirat számát (egyéb adat); C/ mező: a címzett távolléte esetén otthagyandó értesítés típusának megjelölését; M/ mező: a tértivevény visszaküldési címét (a hivatalos iratot küldő szervezet neve és címe, vagy az általa megadott visszaküldési cím). A címzett szervnél a tértivevénnyel érkezett küldemény esetén az átvevő gondoskodik a tértivevény szelvény átvételre vonatkozó részének (F, H, I mező) kitöltéséről és a feladóhoz történő visszajuttatásáról.

170


IRATMINTATÁR

3. Átvételi elismervény

Átvételi elismervény Név: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Lakcím: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . szám alatti lakos beadványát . . . . . . . . év . . . . . . . . . . . . . . . . . hónap . . . . . . . napján átvettem és . . . . . . . . . . . . számon iktattam.

Címzett: Beadvány tárgya: Csatolt mellékletek: Megnevezés

db

eredeti

másolat

Megjegyzés: Tájékoztatás Az ügyintéző tájékoztatta az ügyfelet arról, hogy az ügyintézési határidőbe nem számít bele az illetékes hatósághoz való továbbítás időtartama. Amennyiben az adott ügyben hiánypótlás szükséges, a bekért irat/adat illetékes hatósághoz történő beérkezéséig eltelt idő az ügyintézési határidőbe szintén nem számít bele.

........................ ügyfél

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ügyintéző átvevő szerv körbélyegzője

Megjegyzés: Ha az ügyfél személyesen vagy megbízottja útján nyújtja be az iratot, akkor az átvételt igazolni kell (az ügyfél által beadott iratról másolatot készít az átvevő és aláírást követően visszaadja az ügyfélnek, másik megoldás az átvételi elismervény alkalmazása).

171


IRATMINTATÁR

4. Kísérőlap

Elektronikus adathordozó papír alapú kísérőlapja Küldő szerv adatai (név, cím): ................................................................................. ................................................................................. Címzett adatai (név, cím): ................................................................................. ................................................................................. Az elektronikus adathordozón lévő irat(ok) tárgya: ................................................................................. ................................................................................. Az elektronikus adathordozó típusa:  CD  Pen drive  Egyéb. . . . . . . . . . . . . . Az elektronikus adathordozón található fájlok neve, típusa: Fájl megnevezése

Fájl típusa

Az elektronikus adathordozó rendelkezik-e elektronikus aláírással?  Igen  Nem Az elektronikus adathordozó egyéb adatai, megjegyzések: ................................................................................. ................................................................................. Kelt: P.H.

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . küldő aláírása

Megjegyzés: Elektronikus iratot elektronikus adathordozón átvenni csak papíralapú kísérőlappal lehet. Az adathordozót és a kísérőlapot a továbbiakban mint iratot és mellékelt iratot kell kezelni.

172


IRATMINTATÁR

5. Iratkísérő lap minták Iratkísérő lap 1. Közigazgatási szerv megnevezése: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . címe:. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Irat érkeztető száma: Irat érkezésének napja: Irat fajtájának megnevezése: Borítékban iratra fel nem ragasztott illetékbélyeg volt-e: Illetékbélyeg értéke: Dátum: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . aláírás

Megjegyzés: Ha felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az ös�szeget, illetőleg a küldemény értékét köteles az iratokon vagy feljegyzés formájában feltüntetni, és a pénzt, illetékbélyeget vagy egyéb értéket – elismervény ellenében – a pénzkezeléssel megbízott dolgozónak (pénztárnál letétbe helyezni) átadni. A kapott elismervényt, bizonylatot, illetve a külön feljegyzést az irathoz kell csatolni. A letétbe helyezett értékről, annak további sorsáról az ügyintézés során kell az érintett ügyintézőnek rendelkeznie. Ha a küldeményhez felragasztás nélkül csatoltak illetékbélyeget, azt az iratra kell felragasztani és dátumbélyegzővel, valamint aláírással kell érvényteleníteni. Amennyiben az irathoz kapcsolódó ügy nem illetékköteles, az eljáró ügyintézőnek kell gondoskodnia annak visszautalásáról (ajánlott küldeményként).

Iratkísérő lap 2. Közigazgatási szerv megnevezése: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . címe:. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Irat érkeztető száma: Irat érkezésének napja: Irat fajtájának megnevezése: A küldeményen az alábbi sérülés található: Dátum: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . aláírás

Megjegyzés: Ha az átvételkor a postán, kézbesítő útján vagy személyesen átadott papíralapú küldemény sérült vagy felbontották, akkor ezt az átvételi okmányon jelölni kell („Sérülten érkezett” vagy „Felbontva érkezett” szöveggel), melyet az átvevő aláírásával igazol. Soron kívül ellenőrizni kell a küldemény tartalmát is. A hiányzó iratokról vagy mellékletekről a küldő szervet vagy személyt értesíteni kell. A korábbi szabályozás szerint ebben az esetben jegyzőkönyvet kellett felvenni a hiányzó iratokról, s ennek egy példányát elküldve kellett értesíteni a feladót. A jelenleg hatályos kormányrendelet nem írja elő a jegyzőkönyv készítésének kötelezettségét, azonban logikusan az adott szervek továbbra is ezt a gyakorlatot követik az iratkezelési szabályzatuk elkészítésénél.

173


IRATMINTATÁR

Iratkísérő lap 3. Közigazgatási szerv megnevezése: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . címe:. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Irat érkeztető száma: Irat érkezésének napja: Irat fajtájának megnevezése: Küldő az iraton mellékletet tüntetett fel, azonban a következő melléklet hiányzik: Dátum: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . aláírás

Megjegyzés: A felbontáskor ellenőrizni kell, hogy az iraton, illetve a borítékon jelzett mellékletek maradéktalanul meg vannak-e, illetve olvashatóak-e. A küldött mellékleteket az irathoz kell csatolni. Amennyiben a megjelölt mellékletek hiányosak, erről tájékoztatnunk kell az ügyintézőt. A hiányosságot többféle módon rögzíthetjük. Készíthetünk jegyzőkönyvet, melynek egy példányát megküldjük az irathoz csatolva az ügyintézőnek. Gyakori, hogy a hiányosságot közvetlenül az iratra vagy az előadói ívre vezetik fel („melléklet nélkül érkezett” vagy „hiányzó melléklet” jelzéssel).

Iratkísérő lap 4. Közigazgatási szerv megnevezése: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . címe:. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Irat érkeztető száma: Irat érkezésének napja: Irat fajtájának megnevezése:

Borítékban pénz, egyéb érték: Pénz, melynek értéke: Egyéb érték: Pénznek a pénztárba történő átadása, letétbe helyezés időpontja, ügykezelő neve: Pénztári bizonylat száma: Dátum: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . aláírás

Megjegyzés: Ha felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az összeget, illetőleg a küldemény értékét köteles az iratokon vagy feljegyzés formájában feltüntetni, és a pénzt, illetékbélyeget vagy egyéb értéket – elismervény ellenében – a pénzkezeléssel megbízott dolgozónak (pénztárnál letétbe helyezni) átadni.

174


IRATMINTATÁR

6. Ügyiratkísérő lap

Ügyiratkísérő lap Tisztelt Ügyviteli Osztály! A mellékelten csatolt iratra vonatkozóan az alábbi ügykezelési intézkedéseket kérem: Beküldő: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Száma: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  sürgős, soron kívüli kezelését  érkeztetését  iktatását hivatalból/beadvány alapján  átiktatását . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (név) ügyintézőre  előzmény iratának keresését/szerelését  előzmény irathoz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . szám szerelését  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . majd intézkedés után osztályomra történő visszaküldését. Köszönettel: Főosztály: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Osztály: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Dátum: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Megjegyzés: A vezető a szignálás során jelöli ki azt a szervezeti egységet vagy azt az ügyintézőt, aki az ügyet fogja intézni, továbbá az elintézéssel kapcsolatban is adhat utasítást, melyet feljegyez az előadói ívre vagy az iratra. A szervezeti egység vezetője a szignálás során egyéb ügyviteli feladatok ellátását is kérheti, mely feljegyzésére külön ügyiratkísérő lap szolgálhat.

175


IRATMINTATÁR

7. Iktatási pótlap

IKTATÁSI PÓTLAP Kísérőlevél nélkül érkezett küldemények esetén A mellékelten csatolt  irat /  iratcsomag a . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (szervezet megnevezése)  címére /  postafiókra érkezett kísérőlevél nélkül. Az iratot az alábbi dátumon: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . érkeztető számon: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . rögzítettem. Az iratot az alábbiak szerint iktattam: Iktatóbélyegző helye:

Dátum: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Aláírás: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Megjegyzés: Iktatáskor az iratot el kell látni iktatószámmal, amit az előadói íven is fel kell tüntetni. Ha a szervezethez átirat nélkül, továbbítás céljából érkeznek okiratok (pl. jogsegély kérelem, hiteles fordítás, anyakönyvi kivonat, bírósági ítélet), az okiratról vagy fénymásolatot kell készíteni és az iktatóbélyegző lenyomatát a másolaton kell elhelyezni vagy iktatási pótlapon kell az adatokat rögzíteni. Az iktatási pótlap alkalmazásáról az iratkezelési szabályzatban kell rendelkezni.

176


2.

3.

Szervezeti egység

Irattári jel

7.

6.

5.

4.

1.

Ügyintéző neve

Sorszám

Alszám

Érkezés időpontja, módja

8. Hagyományos iktatókönyv

IRATMINTATÁR

Iktatás időpontja

Küldő/címzett neve

177

Küldő iktatószáma (hivatkozási szám) Mellékletek száma

Tárgy

Határidő

Kezelési feljegyzések

Irattárba helyezés ideje


IRATMINTATÁR

9. Iktatóbélyegző lenyomatai

Központosított iratkezeléshez Szerv megnevezése Érkeztetés dátuma: Iktatószáma: Kapja: Szerv. egys. Ügyintéző Irattári tételszám Melléklet:

db

Vegyes iratkezeléshez Szerv megnevezése

Érkezés dátuma: Érkeztetőkönyv száma: Kapja: Szerv. egys. Szerv. egys. iktatószáma Ügyintéző: Melléklet:

Irattári tételszám

db

Megjegyzés: Az iratok nyilvántartásba vételének csupán egyik mozzanata a (papíralapú vagy elektronikus) iktatókönyv kitöltése. Magán az iraton is fel kell tüntetni az azonosító adatokat, erre szolgál az iktatóbélyegző. Az iktatóbélyegző lenyomatának kötelező tartalmi elemeit a helyi szabályzatok határozzák meg. A legfontosabb információk (melyet a korábbi szabályozás kötelezően írt elő): a szerv neve, az iktatás dátuma, iktatószám, az ügyintéző nevének feltüntetésére szolgáló rovatai, mellékletek darabszáma.

178


IRATMINTATÁR

10. Előadói ív kézi iktatásnál

Szám:

-

/

Ügyintéző: __________________

Előirat száma:

-

/

Ügy típusa: ______________ Kódja:

Tárgy/Név:

Beküldő:

I. fokú hatóság kódja:

Határidők:

Érkezés dátuma

Intézkedés dátuma

Elint. idő

Ügy. jel.

I. f. döntés form.

Fellebb.

Saját hatkör.

Bírói út

Felügy. int.

Ügyészi beavatk.

Munka- Expenapló diálás

1. 2. 3. 4. 5. 6.

MEGJEGYZÉSEK:

LÁSSÁK:

______________________________

Kiadmányozás előtt: ____________________ Elküldés előtt:_ ________________________

Irattári jel:

Irattárba h. előtt:_ ______________________

179


IRATMINTATÁR

11. Előadói munkanapló

Előadói munkanapló (átadási könyv – soros)

Sorszám

Kelt

Ügyiratszám

Tárgy

Az ügyintéző aláírása átvételkor

Az intézkedés

kelte

módja

Visszaérkezés

Elintézés

Az iktató aláírása átvételkor

határideje

Megjegyzés: A munkanaplók és átadókönyvek elsődleges célja az irat útjának nyomonkövetése, utólagos visszakereshetősége. A naplóba az iratok számát, az átadás dátumát és az átadás-átvétel elismerését rögzítik, esetenként az iratok tárgyát. Elektronikus iratkezelés és elektronikus ügyintézés esetén az átadás-átvétel dokumentálása is elektronikus úton történik.

180


IRATMINTATÁR

12. Boríték címzése

Minta Minisztérium 9999 Budapest, Pf. 123.

„Sürgős!”

Ikt. szám: 68-2/2014. 1. pld.

Minta Hivatal Példa Károly főigazgató „S.k. felbontásra!”

1234 Budapest Pf. 999.

Megjegyzés: Az iratot borítékban (szükség esetén csomagban) kell továbbítani. Az azonos címzetteknek szóló iratokat lehetőleg egy borítékba kell helyezni, és a borítékra valamennyi irat iktatószámát fel kell jegyezni. A boríték címoldalán fel kell tüntetni: - a küldő szervezet (szervezeti egység) megnevezését és címét, - az irat(ok) iktatószámát, - a címzett megnevezését és címét, - a továbbításra vonatkozó egyéb jelzéseket („s.k. felbontásra”, „sürgős”, „ajánlva”).

181


IRATMINTATÁR

13. Irattári kikérő engedély

IRATTÁRI KIKÉRŐ ENGEDÉLY

Kikérő szervezeti egység: Kikérő ügyintéző neve: Igényelt ügyiratok száma: Ügyirat tárgya: Ügyirat egyéb azonosító adata(i):

A betekintés indoka:

A kikérés dátuma:

. . . . . . . . . . év . . . . . . . . . . . . . . . . . . hó . . . . . . . nap

Az irat osztályon tárolásának várható időtartama: Engedélyező vezető: A kiadás dátuma:

. . . . . . . . . . év . . . . . . . . . . . . . . . . . . hó . . . . . . . nap

Átvevő:

182


IRATMINTATÁR

14. Iratpótló lap

IRATPÓTLÓ LAP (Őrjegy)

A KIEMELT IRAT irattári helye (irattár neve, polc sorszáma, doboz/csomó stb. sorszáma) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

azonosító száma (iktató/vagy tételszám, /év) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . tárgya/megnevezése. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . kiemelés ideje (év, hó, nap) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . kiemelés célja (betekintés, kölcsönzés, ügyintézés, szerelés) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . kiemelés alapjául szolgáló ügyirat iktatószáma . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . kiemelést kérő neve . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . kiemelést végző neve, aláírása . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . kölcsönzési határidő (év, hó, nap) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . visszahelyezés ideje (év, hó, nap) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . visszahelyezést végző neve, aláírása . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Megjegyzés: Készülhet 3 példányban, évente eggyel kezdődően sorszámozva (hármasával sorszámozva!). Az első példány az irat helyére kerül, a kölcsönzés idejére. A második a kölcsönzési idő szerinti sorrendben lefűzve, a kölcsönzés határidő-nyilvántartása. A harmadik sorszám szerint lefűzve kölcsönzési naplóként funkcionál.

183


IRATMINTATÁR

15. Kölcsönzési napló

KÖLCSÖNZÉSI NAPLÓ A kölcsönzött irat

iktatószáma és/vagy tételszáma

tárgya

irattári helye (irattár neve, állv., polc, doboz, csomó stb. sorszáma)

A kölcsönző neve

A kölcsönzés célja (betekintés / kölcsönzés / ügyintézés / szerelés)

A kölcsönző aláírása

Kölcsönzési határidő (év, hó, nap)

A visszavétel ideje (év. hó, nap)

A visszavevő aláírása

Megjegyzés

Megjegyzés: A szerv munkatársai – a szervezeti és működési szabályzatban – meghatározott jogosultságuk alapján az irattárból hivatalos használatra kölcsönözhetnek iratokat (ha az irat ismeretére az adott feladat elvégzéséhez feltétlen szükség van). A kölcsönzést utólagosan is ellenőrizhető módon dokumentálni kell. Papíralapú iratok esetében az irattárból kiadott ügyiratról ügyiratpótló lapot kell készíteni, amelyet mint elismervényt az átvevő aláír. Az aláírt ügyiratpótló lapot a kölcsönzés ideje alatt az irattárban az ügyirat helyén kell tárolni (így biztosítható, hogy az irat holléte ismert legyen). A kölcsönzési napló az irattárból kiadott irattári anyag nyilvántartására szolgál.

184


IRATMINTATÁR

16. Iratselejtezési jegyzőkönyv

szerv megnevezése Ikt. szám:

IRATSELEJTEZÉSI JEGYZŐKÖNYV Készült: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (dátum, szervezeti egység és helyiség megnevezése) A selejtezési bizottság tagjai: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (név, beosztás)

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (név, beosztás)

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (név, beosztás)

A selejtezést ellenőrizte:

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (név, beosztás)

A munka megkezdésének időpontja: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (dátum) A munka befejezésének időpontja: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (dátum) Az alapul vett jogszabályok*: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Selejtezés alá vont iratok: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (szervezeti egység megnevezése, az irat évköre) Eredeti terjedelem:

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (ifm)

A kiselejtezett iratok mennyisége: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (ifm) A selejtezési bizottság tagjai a mellékelt … lap tételszintű iratjegyzéken felsorolt iratok kiselejtezését javasolják. A munka során a vonatkozó jogszabályok értelmében jártunk el. A selejtezésre kijelölt iratanyag a levéltári jóváhagyást követően megsemmisítésre kerül. k.m.f. ........................

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . P.H.

........................

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

ellenőrző vezető aláírása

* az irat keletkezésekor hatályos iratkezelési szabályzat, jogszabályok, normák felsorolása

Megjegyzés: Az iratselejtezésről a selejtezési bizottság tagjai által aláírt, a szerv bélyegzőlenyomatával ellátott selejtezési jegyzőkönyvet kell készíteni. Iktatást követően meg kell küldeni az illetékes levéltárhoz a selejteztetés engedélyezése céljából.

185


IRATMINTATÁR

17. Átadás-átvételi jegyzőkönyv

szerv megnevezése Ikt. szám:

IRATÁTADÁS-ÁTVÉTELI JEGYZŐKÖNYV Készült: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (dátum, szervezeti egység és helyiség megnevezése) Átadó: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (átadó szerv megnevezése)

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (átadásért felelős vezető és beosztásának megnevezése)

Átvevő: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (átvevő szerv megnevezése)

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (átvételért felelős vezető és beosztásának megnevezése)

Átvétel tárgyát képező iratanyag: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (iratanyag keletkeztetőjének, évkörének, mennyiségének megnevezése) Az átadás-átvétel indoklása: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

......................................................... k.m.f.

........................

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

átadó

átvevő

P.H.

P.H.

Melléklet: . . . . lap IRATJEGYZÉK Készült 3 példányban 1 pld. Átvevő 1 pld. Átadó 1 pld. Irattár

Megjegyzés: Az átadás-átvétel iratjegyzék melléklete az átadási egységek szintjén készül: lehet tételszintű, raktári egységszintű, és darabszintű. Az átadási szint meghatározásánál fontos szempont, hogy az átadó és átvevő felelőssége az átadási egységek szintjéig terjed. Pl. Levéltári átadás esetén raktári egységekben történik az átadás: doboz, kötet, csomó stb.; az átmeneti irattárból a központi irattárba tételszinten történik az átadás; az ügyintézők a teljes iratmennyiség átadását tételesen, tehát darabszinten teljesítik.

186


IRATMINTATÁR

18. Tételes iratjegyzék

TÉTELSZINTŰ IRATJEGYZÉK IRATTÁRI JEL ügykör

ágazat

kódszám

IRATTÁRI TÉTEL MEGNEVEZÉSE

SELEJTEZETT ÉVEK TÓL-IG

Megjegyzés: A selejtezési jegyzőkönyv melléklete a kiselejtezésre javasolt iratok Tételszintű Iratjegyzéke. Egyszerűbb selejtezési eljárás esetén célszerű az iratjegyzéket a jegyzőkönyv szövegébe belefoglalni.

187


IRATMINTATÁR

19. Raktári egység szintű iratjegyzék

RAKTÁRI EGYSÉG SZINTŰ IRATJEGYZÉK Az iratlétrehozó/tulajdonos/őrző megnevezése . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Az irategyüttes címe: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . évköre: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . mennyisége (raktári egységben és folyóméterben): . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Raktári egység sorszám megnevezés

Irattári jel

Tétel megnevezése

Keletkezés évszáma

Egyéb azonosító

Megjegyzés: Az iratjegyzéken szereplő irategyüttes raktári egységeinek számozását mindig 1-gyel kell kezdeni és folyamatosan sorszámozni. A raktári egység megnevezése rovatba a tároló egység megnevezését kell írni: doboz, kötet, csomó, téka, lemez, tekercs stb. Az egyéb azonosító rovatba kerül az ügyiratok egyedi azonosítója, iktatószáma stb.,a raktári egységben elhelyezett mennyiség kezdő és végső száma, azonosítója tól-ig formában. A raktári egység szintű iratjegyzék használható a levéltárba adásról készült jegyzőkönyvhöz, egyéb átadás-átvételi jegyzőkönyvhöz és a raktári egységek irattári helyének (topográfiájának) adataival kiegészítve az irattári anyag nyilvántartására is.

188


IRATMINTATÁR

20. Darabszintű iratjegyzék

DARABSZINTŰ IRATJEGYZÉK Az iratlétrehozó neve:. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Az irategyüttes megnevezése:. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . évköre: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . mennyisége: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (összesen oldal, lap, stb és iratfolyóméter)

Sorszám

Irattári jel

Iktatószám/ évszám

Tárgy

Mennyiség (oldal, lap, leütés, karakter stb.)

Megjegyzés: A darabszintű iratjegyzék készülhet az ügyiratszintjén, és készülhet az ügyiratot alkotó iratdarabok szintjén is. Használjuk átadás-átvételi jegyzőkönyvek mellékleteként pl. a levéltárba adáskor visszatartott iratokról, vagy hivatal átadás-átvételi, illetőleg előadói munkakör átadási jegyzőkönyvek mellékleteként. Az iratdarabok szintjén készülő iratjegyzékeket célszerű használni a másolatok készítésekor, beleértve bármilyen adathordozóra készülő másolatokat és az elektronikus másolatok is.

189


IRATMINTATÁR

21. „Szigorúan titkos!” minősítési szintű irat címzetti példánya (kétoldalas iratminta)

Minta Rendvédelmi Szerv Ikt. szám: 10/6-1/2013.

„Szigorúan titkos!” 2042. 11. 30-ig Minta Tamás r. ezredes Minta Rendvédelmi Szerv vezetője 1. sz. példány

Dr. Példa Rezső úr főosztályvezető

Példa Hivatal X. Főosztály

Tisztelt Főosztályvezető Úr! Szöveg: ................................................................................. ................................................................................. ................................................................................. ................................................................................. ................................................................................. ................................................................................. ................................................................................. ................................................................................. ................................................................................. ................................................................................. ................................................................................. ................................................................................. ................................................................................. ................................................................................. ................................................................................. ................................................................................. ................................................................................. „Szigorúan titkos!”

190


IRATMINTATÁR

„Szigorúan titkos!” Szöveg: ................................................................................. ................................................................................. ................................................................................. ................................................................................. ................................................................................. .................................................................................

AR INT EN M

ÉDELMI DV

Minta Tamás

ERV SZ

Budapest, 2013. október 4.

Minta Tamás r. ezredes Minta Rendvédelmi Szerv vezetője

Készült: 2 példányban Egy példány: 2 lap Kapják: 1. sz. pld.: Címzett 2. sz. pld.: Irattár

„Szigorúan titkos!”

Megjegyzés: A minősített adat kezelése során mindig egyértelműen felismerhetőnek kell lennie az adat minősített jellegének. A nemzeti minősített adat létrejöttéhez a minősítési jelölés formai követelményeit is be kell tartani, vagyis a készítés során minden esetben fel kell tüntetni a nemzeti minősített adat hordozó első oldalának felső részén vagy ha arra nincs lehetőség külön kísérőlapon a minősítési jelölés négy elemét. Több lapból álló papíralapú adathordozón a minősítési szintet minden egyes, a minősített adatot tartalmazó oldalon, annak felső és alsó részének közepén szerepeltetni kell.

191


IRATMINTATÁR

22. „Szigorúan titkos!” minősítési szintű irat saját készítésű irattári példánya (kétoldalas iratminta)

Minta Rendvédelmi Szerv Ikt. szám: 10/6-1/2013.

„Szigorúan titkos!” 2042. 11. 30-ig Minta Tamás r. ezredes Minta Rendvédelmi Szerv vezetője 2. sz. példány

Dr. Példa Rezső úr főosztályvezető

Példa Hivatal X. Főosztály

Tisztelt Főosztályvezető Úr! Szöveg: ................................................................................. ................................................................................. ................................................................................. ................................................................................. ................................................................................. ................................................................................. ................................................................................. ................................................................................. ................................................................................. ................................................................................. ................................................................................. ................................................................................. ................................................................................. ................................................................................. ................................................................................. ................................................................................. ................................................................................. „Szigorúan titkos!”

192


IRATMINTATÁR

Minta Tamás

DVÉDEL EN

SZERV MI


MINTAR

„Szigorúan titkos!” Szöveg: ................................................................................. ................................................................................. ................................................................................. .................................................................................

Minta Tamás r. ezredes Minta Rendvédelmi Szerv vezetője Minősítési javaslat Javaslom a 10/6-1/2013. ikt. számú iratban szereplő adatokat a minősített adat védelméről szóló 2009. évi CLV. törvény 5. és 6. §-ban foglaltak alapján 2042. 11. 30-ig „Szigorúan titkos!”-sá minősíteni. Indoklás: 1) A fenti ikt. számú iratban szereplő adatok minősítéssel védhető, Magyarország bűnüldözési és bűnmegelőzési tevékenysége körébe tartoznak, 2) az adatok javasolt érvényességi idő lejárta előtti nyilvánosságra hozatala, jogosulatlan megszerzése, módosítása vagy felhasználása, illetéktelen személy részére hozzáférhetővé, valamint az arra jogosult részére hozzáférhetetlenné tétele

a) rendkívül súlyosan károsítaná az 1.) pontban megjelölt minősítéssel védhető közérdeket, b) nagyszámú embert érintő közvetlen életveszéllyel járna, ezért az adatok nyilvánosságát és az arra feljogosított személyen kívüli megismerhetőségét a javasolt érvényességi ideig szükséges korlátozni. ELMISZ

MIN

Sablon Árpád

V ER


RENDV TA

ÉD

Sablon Árpád r. őrnagy osztályvezető A 10/6-1/2013. ikt. számú iratban szereplő adatokat a minősítési javaslatban foglaltak alapján 2042. 11. 30-ig „Szigorúan titkos!”-sá minősítem. MINTA

ISZERV LM

Minta Tamás

NDVÉDE RE

Budapest, 2013. október 4. Minta Tamás r. ezredes Minta Rendvédelmi Szerv vezetője Készült: 2 példányban Egy példány: 2 lap Kapják: 1. sz. pld.: Címzett 2. sz. pld.: Irattár

„Szigorúan titkos!”

Megjegyzés: A nemzeti minősített adatot tartalmazó adathordozó saját készítésű eredeti irattári példányán kell elhelyezni a minősítési javaslatot és a minősítési javaslat tárgyában hozott minősítői döntést.

193


IRATMINTATÁR

23. Személyi biztonsági tanúsítvány

SZEMÉLYI BIZTONSÁGI TANÚSÍTVÁNY nemzeti minősített adatra érvényes felhasználói engedély kiadásához TANÚSÍTOM, hogy Név: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Születési név: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Születési idő: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Születési hely: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Állampolgárság:. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Munkahelye:. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Beosztása: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

................................................................................. minősítési szintű adat felhasználásához szükséges nemzetbiztonsági ellenőrzését elvégezték. Részére ezen minősítési szintig a nemzeti minősített adat felhasználására jogosító felhasználói engedély kiadható. Érvényes: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . -ig Kibocsátó szerv:. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Kibocsátás helye, ideje: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Biztonsági vezető aláírása:. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . P.H.

Megjegyzés: A nemzetbiztonsági ellenőrzés eredményének figyelembe vételével kiállított személyi biztonsági tanúsítvány azt igazolja, hogy az elvégzett nemzetbiztonsági ellenőrzés alapján a felhasználó meddig és milyen minősítési szintű adatokhoz férhet hozzá.

194


IRATMINTATÁR

24. Felhasználói engedély ........................ szerv megnevezése Ikt. szám:

. sz. példány

FELHASZNÁLÓI ENGEDÉLY

Név: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . születési név: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . szül. hely és idő: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . részére a . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (szerv megnevezése) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (szervezeti egység megnevezése) feladat- és hatáskörébe tartozó feladatok ellátása érdekében a minősített adat védelméről szóló 2009. évi CLV. törvény (továbbiakban: Mavtv.) 3. § 8. pontja, továbbá a Nemzeti Biztonsági Felügyelet működésének, valamint a minősített adat kezelésének rendjéről szóló 90/2010. (III. 26.) Korm. rendelet szerinti felhasználói engedélyt megadom *a munkaköre ellátásához szükséges *meghatározott időszakra: 20. . . év . . . . . . . . . . hó . . . . napjától 20. . . év . . . . . . . . . . hó . . . . napjáig *speciális . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . megbízásának hatálya alá tartozó *eseti szakértésre vonatkozó *konkrét ügyre vagy tárgyra vonatkozóan (pl. véleményezés): . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . minősítési szintig keletkezett minősített adatokra. A felhasználói engedély alapján a felhasználásra jogosult a fent megjelölt minősítési szintig keletkezett minősített adatok vonatkozásában a Mavtv. 18. § (2) bekezdésben meghatározott rendelkezési jogosultságok közül kizárólag az alábbi alpontokban meghatározott rendelkezésre jogosult: ×a) állami vagy közfeladat végrehajtása érdekében történő ügyintézés, feldolgozás, ×b) minősített adat nyilvántartásával kapcsolatos valamennyi tevékenység, ×c) minősített adat birtokban tartása, ×d) minősítési jelölés megismétlése, illetve a megismétlés megtiltása, ×e) minősített adat másolása, sokszorosítása, ×f) minősített adat fordítása, ×g) kivonat készítése, ×h) szerven belüli átadás, ×i) szerven kívülre továbbítás, szállítás, ×j) megsemmisítés, ×k) felhasználói engedély kiadása. A felhasználói engedély visszavonásig érvényes. Budapest, 20. . . év . . . . . . . . . . hó . . . . nap

Készült 2 pld./ 1 lap Kapja: 1. sz. pld. / Felhasználó 2. sz. pld. / Biztonsági vezető

............................................... a felhasználói engedély kiadására jogosult vezető aláírása

* A megfelelő részt kell aláhúzni és szükség szerint kitölteni! × Azt a rendelkezési jogosultságot, amelyet a felhasználásra jogosult nem kapott meg, törölni kell vagy áthúzni!

Megjegyzés: A felhasználói engedélyben kell meghatározni azt, hogy a minősített adat védelméről szóló törvényben felsorolt rendelkezési jogosultságok közül melyek illetik meg a felhasználót.

195


IRATMINTATÁR

25. Titoktartási nyilatkozat

Ikt. szám:

TITOKTARTÁSI NYILATKOZAT

. sz. példány

Alulírott: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . születési név: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . szül. hely és idő: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . tudomásul veszem, hogy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . által . . . . . . . év . . . . . . . . . . . . . . . . . . hó . . . . . napján aláírt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ikt. számú felhasználói engedély birtokában – a minősített adat védelméről szóló 2009. évi CLV. törvény, – a Nemzeti Biztonsági Felügyelet működésének, valamint a minősített adat kezelésének rendjéről szóló 90/2010. (III. 26.) Korm. rendelet, – az iparbiztonsági ellenőrzés és a telephely biztonsági tanúsítvány kiadásának részletes szabályairól szóló 92/2010. (III.31.) Korm. rendelet, – a minősített adat elektronikus biztonságának, valamint a rejtjeltevékenység engedélyezésének és hatósági felügyeletének részletes szabályairól szóló 161/2010. (V. 6.) Korm. rendelet, valamint – a . . . . . . . . . . . . . . . . . . (szerv megnevezése) biztonsági szabályzatában meghatározott előírások hatálya alá tartozom. 2. Tudomásul veszem továbbá, hogy a fenti ikt. számú felhasználói engedélyben megjelölt minősített adatok vonatkozásában a minősítések érvényességi ideje alatt titoktartási kötelezettség terhel. Az előzőekben megjelölt jogszabályokban, valamint a biztonsági szabályzatban meghatározott előírásokat alkalmazás szinten megismertem és azokat maradéktalanul betartom, így különösen a minősített adat tartalmát illetéktelen személy részére nem teszem hozzáférhetővé. 3. Tudomással bírok arról is, hogy törvény a minősített adattal való visszaélést, valamint a minősített adat biztonságának megsértését bünteti. Budapest, 20. . . év . . . . . . . . . . hó . . . . nap ................................. aláírás Név: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Készült 2 pld./ 1 lap Kapja: 1. sz. pld. / Felhasználó 2. sz. pld. / Biztonsági vezető

Megjegyzés: A minősített adat védelméről szóló törvényben meghatározott kevés számú kivételtől eltekintve minden felhasználó köteles titoktartási nyilatkozatot tenni.

196


P. H.

Lezárva: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (dátum)

Megnyitva: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (dátum)

197

szerv vezetője

........................

Ez a főnyilvántartó könyv: . . . . . . . , azaz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . számozott lapot tartalmaz.

Szerv megnevezése: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

26. Főnyilvántartó könyv (kétoldalas iratminta)

IRATMINTATÁR

Használatba vételének dátuma

Végleges lezárásának dátuma Irattári tételszáma

198

Megjegyzés: A főnyilvántartó könyv a Nyilvántartó és a Kezelő pont által használt iratkezelési segédletek nyilvántartására szolgál.

Iratkezelési segédlet (nyilvántartás) megnevezése


Sorszáma

IRATMINTATÁR

Terjedelme

Kezelési bejegyzés (selejtezés, átadás stb.)


P. H.

Lezárva: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (dátum)

Megnyitva: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (dátum)

199

titkos ügykezelő

........................

Ez az iktatókönyv: . . . . . . . , azaz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . számozott lapot tartalmaz.

. . . . . . . . . . . . . . . Fnyt. számú


27. Iktatókönyv (háromoldalas iratminta)

IRATMINTATÁR

Sorszám

időpontja

Érkezés

módja

Iktatás időpontja

Minősítési szint érvényességi idő

200

Küldő megnevezése

Küldő iktatószáma (hivatkozási szám)

Érkezett/Saját készítésű irat Felülvizsgálat

Mellékletek száma


terjedelem

időpontja

IRATMINTATÁR

eredménye

Terjedelem

Példánysorszám

szervezeti egysége

Ügyintéző

neve

terjedelme

időpontja

módja

továbbítás

Továbbított irat Irattárba helyezés kelte

Kezelési bejegyzés (csatolás, megsemmisítés időpontja és a megsemmisítési jegyzőkönyv iktatószáma stb.)

201

Megjegyzés: Az iktatókönyvben kell iktatni a szervezethez érkezett vagy ott keletkezett minősített adatokat tartalmazó adathordozókat és az iktatókönyv bővítményét az iktatólapot. A minősített adatok iktatása papíralapú iktatókönyvben vagy a Nemzeti Biztonsági Felügyelet egyetértésével az iratkezelési rendszer működését támogató, iktatási funkcióval rendelkező számítástechnikai program által működtetett iktatókönyvben (iratkezelési szoftver) történhet.

Tárgy


IRATMINTATÁR

példánysorszáma / címzettje


P. H.

Lezárva: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (dátum)

Megnyitva: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (dátum)

202

titkos ügykezelő

........................

Ez a belső átadókönyv: . . . . . . . , azaz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . számozott lapot tartalmaz.

. . . . . . . . . . . . . . . Fnyt. számú


28. Belső átadókönyv (kétoldalas iratminta)

IRATMINTATÁR

Példánysorszám

Minősítési szint

Címzett Átvevő neve és aláírása, saját kezűleg írt dátummal

Átvétel igazolása Visszavevő neve és aláírása, saját kezűleg írt dátummal

Visszavétel igazolása

203

Megjegyzés: A belső átadókönyv a minősített adatok szerven belül történő átadására és visszavételére szolgál. A szerven belül történő átadásra nemcsak papír alapú átadókönyvben vagy átadó kartonon, hanem iratkezelési szoftver alkalmazásával is sor kerülhet.

Iktatószám


Sorszáma

IRATMINTATÁR

Terjedelme


P. H.

Lezárva: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (dátum)

Megnyitva: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (dátum)

204

titkos ügykezelő

........................

Ez a külső kézbesítőkönyv: . . . . . . . , azaz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . számozott lapot tartalmaz.

. . . . . . . . . . . . . . . Fnyt. számú

Szerv megnevezése: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

29. Külső kézbesítőkönyv (kétoldalas iratminta)

IRATMINTATÁR


Iktatószám

Minősítési szint

Címzett

Átvétel dátuma, átvevő neve, aláírása és az átvevő szerv hivatalos bélyegző lenyomata

Átvétel igazolása

205

Megjegyzés: A külső kézbesítő könyvet a minősített adatot tartalmazó küldemény más szerv részére személyes kézbesítővel történő belföldi továbbítása esetén kell alkalmazni.

Sorszáma

IRATMINTATÁR

Példánysorszám


IRATMINTATÁR

30. Futárjegyzék

FUTÁRJEGYZÉK Listaszám: 173 Oldalszám: 1/1 1. sz. pld.

Feladó: Minta Hivatal Címzett: Állami Futárszolgálat Központi Levélrendező Alosztály Sorszám

Iktatószám + példánysorszám Minősítési szint

1.

1/5/2013.

Minősített: 1 db.

1. sz. pld.

Nyilvántartott: 0

„Titkos!”

Sima: 0

Darab

Küldemény címzettje

1

Példa Hivatal

Összesen: 1 db küldemény

Nyomtatva: 2013. 04. 02. 08:05

Átadás dátuma és időpontja:


2013. 04. 02. 10:32

2013. 04. 02. 10:33

Minta Tímea Minta Tímea Átadó neve és aláírása

L TA

MIN

TA

HIVA

Ph.


Futár Sándor Futár Sándor Futár neve és aláírása

Átvevő neve és aláírása

Ph.

Ph.

ÁLLAMI FUTÁRSZOLGÁLAT futár 56

Megjegyzés: A futárjegyzék a belföldi Állami Futárszolgálattal történő továbbítás esetén a küldemények nyilvántartási és átadás-átvételi bizonylata.

206


IRATMINTATÁR

31. Boríték címzése nemzeti minősített adat továbbításához

Minta Minisztérium Ikt. szám:1/5/2013. 1. sz. pld.

Futár kódszám: 7618

„TITKOS!” „Futárral továbbítandó!”

Példa Hivatal Budapest

„Baleset esetén vagy rendkívüli helyzetben a küldő szerv bonthatja fel!”

INTA M

M IU

MINT

TÉR SZ

MINI

MI

SZTÉ NI

A

RIUM

Megjegyzés: Nemzeti minősített adat a megfelelő minősítési szinttel ellátott zárt küldeményben továbbítható. A küldeményt úgy kell lezárni, hogy az esetleges felbontás, jogosulatlan hozzáférés ténye egyértelműen megállapítható legyen.

207


IRATMINTATÁR

32. Belső boríték címzése külföldi (NATO vagy EU) minősített adat továbbításához

KÜLÜGYMINISZTÉRIUM EU KÖZPONTI NYILVÁNTARTÓ Ikt. szám:140/EUC/KÜM/2013.

CONFIDENTIEL UE

1. sz. pld.

Példa Hivatal

KÖZP

U

TI NY ON

ÁN ILV T

TÓ E AR

ONTI ZP

ILV NY Á

EU KÖ

Budapest

ARTÓ NT

Megjegyzés: Külföldi minősített adatot tartalmazó küldemény – a NATO, illetve EU „Bizalmas!” vagy annál magasabb minősítési szintű adat esetén – dupla, nem átlátszó erős csomagolásban szállítható, mely egy belső és egy külső borítékból áll. A belső borítéknak kell tartalmaznia a minősítési szintet, valamint a címzett teljes megjelölését és címét, továbbá a szükséges kezelési utasításokat.

208


IRATMINTATÁR

33. Külső boríték címzése külföldi (NATO vagy EU) minősített adat továbbításához

KÜLÜGYMINISZTÉRIUM EU KÖZPONTI NYILVÁNTARTÓ Nyt. szám: F/650/2013.

Futárral továbbítandó!

1-2. sz. pld.

Futár kódszám: 0532 Példa Hivatal Budapest

KÖZP

U

TI NY ON

ÁN ILV T

TÓ E AR

ONTI ZP

ILV NY Á

EU KÖ

„Baleset esetén vagy rendkívüli helyzetben a küldő szerv bonthatja fel!”

ARTÓ NT

Megjegyzés: A külföldi (NATO vagy EU) minősített adat továbbításához készített külső borítékon nem tüntethető fel olyan adat, ami arra enged következtetni, hogy a csomagban (borítékban) külföldi minősített adatot tartalmazó adathordozó van, ezért a külső borítékon csak a címzett szerv megnevezése, a célállomás, a küldő szerv megnevezése és a küldemény iktatószáma szerepelhet.

209


Készült: Minősítési szint

Példánysorszám

Megsemmisítési jegyzőkönyv Megjegyzés

......................................... titkos ügykezelő aláírása

Terjedelem

bizottsági tag neve: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . aláírása: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

bizottsági tag neve: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . aláírása: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

210

Megjegyzés: A más szervtől kapott, valamint a saját készítésű minősített adatot tartalmazó adathordozó, ügyviteli érdeket nem képviselő többes példánysorszámú példányai a minősített adatot kezelő szerv vezetője vagy általa adott felhatalmazás alapján a biztonsági vezető jóváhagyását követően megsemmisíthetőek. A megsemmisítésről minden esetben megsemmisítési jegyzőkönyvet kell készíteni.

Egy pld: 1 lap Kapja: Irattár

....................................... titkos ügykezelő aláírása Készült: 1 példányban P.H.

Az . . . . - . . . . sorszámon felsorolt adathordozókat a mai napon. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . helyiségben zúzógépen megsemmisítettük. Budapest, 20. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Az . . . . . . . -sorszámon felsorolt adathordozók megsemmisítését engedélyezem. P.H. ......................................... Budapest, 20. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . a minősített adatot kezelő szerv vezetője vagy a biztonsági vezető aláírása

Lezárva: 20. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Iktatószám

...................................... szerv megnevezése Ikt.szám

34. Megsemmisítési jegyzőkönyv

IRATMINTATÁR

Sorszám

ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGA

Recommend Documents