A Hilton Budapest Hotel és a Radisson Blu Béke**** szálloda rendezvényszervezési tevékenységének összehasonlítása

Miskolci Egyetem Marketing Intézet Turizmus-vendéglátás szak

A Hilton Budapest Hotel és a Radisson Blu Béke**** szálloda rendezvényszervezési tevékenységének összehasonlítása

SZAKDOLGOZAT

Papp Renáta 2014

Tartalom 1. BEVEZETÉS ................................................................................................................... 1 1.1 A szakdolgozat felépítése............................................................................................. 2 1.2 Hipotézis felvetése ....................................................................................................... 2 1.3 A kutatás módszertana ................................................................................................ 3 2. A KUTATÁS ELMÉLETI HÁTTERE .......................................................................... 4 2.1. A rendezvény fogalma ................................................................................................ 4 2.2. Rendezvények csoportosítása ..................................................................................... 4 2.3. A rendezvényszervezés fogalma ................................................................................. 7 2.4. A rendezvényszervezés rövid története...................................................................... 7 2.5. A rendezvényszervezés folyamata, lépései ................................................................. 9 2.6. Magyarország rendezvény piaca ............................................................................. 13 3. A HILTON BUDAPEST HOTEL ................................................................................. 17 3.1. A Hilton Budapest Hotel bemutatása ........................................................................ 18 3.2. Rendezvényszervezés a Hiltonban ........................................................................... 19 3.2.1 A rendezvénytermek értékesítése........................................................................ 20 3.2.2. A rendezvényszervezés folyamata ..................................................................... 22 3.2.3. Banquet .............................................................................................................. 23 3.2.4. Rendezvény után (follow-up) ............................................................................ 24 3.3. A rendezvények alakulása ......................................................................................... 25 3.4 A Budapest Hilton Hotel – mint rendezvény helyszín - SWOT elemzése ................ 27 4. RENDEZVÉNYEK A RADISSON BLU BÉKE HOTELBEN ................................. 29 4.1. Rendezvényszervezés a Radisson Blu Béke Hotelben ............................................. 30 4.2. A rendezvények alakulása ......................................................................................... 32 4.3 A Radisson Blu Béke Hotel – mint rendezvény helyszín - SWOT elemzése ............ 33

4.4 Hilton Budapest vagy Béke Hotel? ........................................................................... 34 5. ÖSSZEFOGLALÁS ...................................................................................................... 35 6. Felhasznált irodalom ..................................................................................................... 37 7. SUMMARY .................................................................................................................... 40 Mellékletek ......................................................................................................................... 43

1. BEVEZETÉS Elsősorban, azért választottam szakdolgozati témaként a rendezvényszervezést, mert bár a turizmus-vendéglátáson belül minden területen el tudnám magam képzelni, tanulmányaim során ez fogott meg a legjobban. Már nagyon régóta érdekel a rendezvényszervezés, hiszen ebben érzem otthon magam, szeretek minden ezzel járó nehézséget és szépséget. Alapvetően a téma minden területe érdekel, de szakdolgozatomban a szállodai rendezvényszervezéssel fogok foglalkozni. Ennek legfőbb oka, hogy szakmai gyakorlatomat is szállodában végeztem, ezen a területen. A személyes okaimon túl egyéb dolgok miatt is fontos a rendezvényszervezés, mivel véleményem szerint aktuális téma napjainkban. Nagyon sokféle lehetőség áll rendelkezésünkre az események terén, melyeket nem könnyű összehangolni. Ezzel foglalkoznak a rendezvényszervezők. Tapasztalataikkal és szakmai tudásukkal segítik egy rendezvény célba érését. Sok nagy cég tart konferenciákat, meetingeket alkalmazottaik továbbfejlődése érdekében. Ezek megszervezése sem kis feladat, ám megfelelő segítség igénybevételével megkönnyíthetik saját munkájukat. Ezek mellett egy nagyobb esküvő vagy bál szervezése még több munkát igényel, hiszen fontos annak különlegessége és tökéletessége a résztvevők számára. A szórakoztatóipar is igényli a szakembereket ezen a téren, hiszen az embereknek szükségük van igényes rendezvényekre annak érdekében, hogy kicsit kikerüljenek a mindennapok körforgásából. Emellett egy színvonalas rendezvény nagyot lendíthet egy adott régió vagy település turizmusán. Ezeket legjobban szakemberek tudják megszervezni, hiszen annyi mindenre kell odafigyelni, sok olyan apróság van, amin múlhat egy esemény sikere. A települések és a régiók egyre több rendezvényt próbálnak szervezni, hogy növeljék az adott hely bevételeit. Több általam olvasott cikk szerint, egyre kisebb az igény a szakmai bemutató típusú rendezvényekre. Szakmai gyakorlatomon szerzett tapasztalataim viszont pont ennek ellenkezőjét igazolják. Véleményem szerint ezek nagyon fontosak egy-egy cég életében, mert az ilyen eseményeken tudják a cégek a legjobban bemutatni profiljukat. Ezen kívül marketingszempontból is nagyon fontos és azért is, mert itt tudják megismerni versenytársaikat. Akár egy kiállítás, akár egy termékbemutató nagyon hasznos és élményszerű lehet mindenki számára, persze ez is a szervezéstől függ. 1

Szakmai

gyakorlatomat

a

Hilton

Budapest

szállodában

töltöttem,

rendezvényszervezés területen. Így konkrét példán keresztül foglalkozok a szállodai rendezvényszervezéssel. Szakdolgozatomban az itt eltöltött szakmai gyakorlat alapján fogom vizsgálni ezt a területet.

1.1 A szakdolgozat felépítése Szakdolgozatomban először általánosan írok a rendezvényszervezésről, szakirodalom alapján, majd konkrétan a szállodai rendezvényszervezésre fogok rátérni. Ezek után fontosnak tartom bemutatni a Hilton Budapestet. A bemutatásában kitérek megalakulására, tevékenységeire, versenytársaira. Minél tisztább képet akarok adni a cég jellemzőiről, adottságairól és azokról a tényezőkről, amelyek befolyásolják a rendezvényeik lebonyolítását, sikerességét. A szervezési és a lebonyolítási folyamatot egyaránt részletesen ismertetni fogom a cégen belül, majd a saját tapasztalataimat, megfigyeléseimet is szemléltetni fogom. Ezek után ugyanezen szempontok figyelembe vételével jellemzem a Béke Hotelt, majd összehasonlítást fogok végezni kétféle rendezvényszervezési és lebonyolítási mód között. Összegzésképpen pedig elemezni fogom a két szállodát, azok hasonlóságait, különbségeit és értékelem a rendezvényszervezés sikerességét. Végül kiválasztom, hogy véleményem szerint melyik rendezvényszervezési mód hatékonyabb.

1.2 Hipotézis felvetése A rendezvények sikerességét, színvonalát és minőségét befolyásolja az, hogy hány ember vesz részt az adott rendezvény megszervezésében. Mindez annak következménye, hogyha több ember működik közre az esemény lebonyolításában és az az előtti folyamatokban, akkor ez annál több szakembert jelent, akik tudásukkal, kreativitásukkal és ötleteikkel támogathatják a programot.

2

1.3 A kutatás módszertana A szakdolgozatom elkészítéséhez primer és szekunder kutatásokat is használtam. Primer kutatásként főként mélyinterjúkat készítettem elsősorban a szálloda Értékesítés, Rendezvényszervezés és Banquet területen dolgozó szakembereivel, illetve a Béke Hotel munkatársával,

Göbölös

Magdolna

rendezvényszervezővel. A mélyintejúkban

a

rendezvényszervezés kérdéseiről, elsősorban annak folyamatáról kérdeztem interjú alanyaimat. Szekunder

kutatásként

a

turizmus

rendszeréhez,

a

szállodaiparhoz

és

a

rendezvényszervezéshez kapcsolódó szakkönyveket, cikkeket, weboldalakat ismertem meg. Továbbá segítségemre voltak a Hilton szálloda által korábban elkészített kutatási eredmények, a vendégek által kitöltött kérdőívek és a hotel statisztikai adatbázisa.

3

2. A KUTATÁS ELMÉLETI HÁTTERE 2.1. A rendezvény fogalma A Magyar Értelmező Kéziszótár szerint a rendezvény, szervezett közösség keretein belül megtartott (esetenként szórakoztató jellegű) összejövetel. Ám azért így ez nem teljes. Fontos, hogy minden rendezvényről három dolgot mondhatunk el: Előre meghatározott célból, adott helyen és időben tartott összejövetel. Ezért én inkább azt a fogalmat tartom megfelelőnek,

melyet

Gyarmati

Ildikó

fogalmazott

meg

Rendezvényszervező

Kézikönyvében, miszerint a rendezvény, egy meghatározott térben, időszakban és témakörben, nem üzemszerű ismétlődéssel szervezett eseménysorozat, továbbá a folyamatos üzemeltetés keretében szervezett egyedi esemény, amelynek során emberek egy csoportja közös cselekvést hajt végre alkalmi, kitüntetett jelleggel. (Gyarmati, 2001)

2.2. Rendezvények csoportosítása A rendezvényeket több szempont alapján is lehet csoportosítani (Gyarmati, 2001). Megkülönböztetünk tervezett és spontán szervezésű rendezvényeket. Gazdasági céljuk szerint lehet nyereség-orientált és non profit. A helyszín alapján zárt térben és szabad téren is lebonyolódhatnak, illetve tarthatják egy vagy több helyszínen is. A jellege alapján lehet egy rendezvény: 

művészeti (koncert, előadás)



tudományos (bemutató, konferencia)



közművelődési (fesztivál, szokásokhoz kapcsolódó programok)



társadalmi, politikai (felvonulás, közgyűlés)



egyházi (avatási ünnepség, körmenet)



sport (VB, Olimpia)



kereskedelmi (vásár, kiállítás)



egyéb



komplex (az eddigiek kombinációi) 4

A rendezvényeket funkcionális tartalmuk szerint is csoportosíthatjuk, mely szerint a következőkről beszélhetünk: 

konferencia, kongresszus



előadó-művészeti élőműsorok



versenyek



kiállítások



közösségi szabadidős programok, játékok



demonstráció, látványfelvonulás



protokolláris rendezvény, ünnepi megemlékezés



komplett rendezvények

A rendezvények hatóköre szerint lehetnek: 

világrendezvények



nemzetközi



országos



regionális



megyei



kistérségi, települési



és kisebb közösségi rendezvények

Végül marketingszempontból, a kezdeményezés eredete szerint is különbséget tehetünk köztük. Léteznek úgynevezett kandidált rendezvények, melyeket nemzetközi szervezetnél kell megpályázni, hogy egy adott rendezvény például Magyarországon legyen. Vannak adaptált rendezvények, melyek már léteznek és érdemes itt is megrendezni. Az innovált rendezvényeket még nem rendezték meg sehol. Ez általában több előkészítési munka és tőke kérdése. Az utolsó ilyen típus pedig a konvencionális rendezvények, melyeket már továbbfejlesztettek. Járási Anikó (Járási, 2004) a rendezvényszervezés 7 típusát különbözteti meg: 

A tudományos rendezvények turisztikai szempontból a hivatásturizmushoz tartoznak. Ezek a rendezvények sok látogatót vonzanak az adott desztinációba, résztvevőik turisztikai költése magas. Céljuk a tapasztalatcsere, tudományos eredmények megosztása, megvitatása. Ez a rendezvény típus magas technológiai 5

színvonalat, különleges infrastruktúrát kíván. Legfontosabb két fajtája a konferencia és a kongresszus. 

A társadalmi rendezvénye tulajdonképpen a helyi nyilvánosság szervezésével foglalkoznak. Fajtái: ankét, értekezlet, vándorgyűlés, közgyűlés, kerekasztal és fórum.



Az állami rendezvények főleg a katonai protokoll alapján működnek, bár napjainkra leegyszerűsödtek a ceremóniák. Minden pontosan leszabályozott. Fajtái: díszszemle, nemzeti ünnepek, kitüntetések, delegációk.



A szakdolgozatom

témája

szempontjából

különösen

fontosak

az

üzleti

rendezvények (Arany – Hajnal – Kőrösy – Nagy – Novák – Novák – Tomecskó, 2002): A megrendelő mindig valamilyen üzenetet, információt szeretne egy bizonyos célközönségnek átadni. Az úgynevezett eseménymarketinghez tartozik. Négy típusa: − A konferencia típusú üzleti rendezvények, amelyeket már korábban említettem. Ez egy információs rendezvény, amely egy adott témát ismerő embereket céloz. Sok további rendezvényelemmel bővíthető, ami nagy előnye. Alcsoportjai: üzleti konferencia, képzési konferencia, tanácskozás, tájékoztató. − A bemutató típusú üzleti rendezvények elsősorban valamilyen termék, szolgáltatás vagy technológia bemutatására szolgálnak. Az információ átadása és cseréje a cél. A bemutató tárgyát képező elemmel való személyes élmény fontos. Fajtái: termék- vagy szolgáltatás-bemutató, szakmai kiállítás, üzemlátogatás. − A reprezentációs rendezvények fő célja egy adott üzenet, információ élményszerű átadása. Formái: klasszikus fogadás, témaparty, bál, csapatépítő

rendezvények,

színház-

és

koncertlátogatások,

klubprogramok. − Végül említést kell tenni a nyílt fogyasztói rendezvényekről, melyek nagy közönségnek szólnak, és a fogyasztókat célozzák meg úgy, hogy a saját imázs erősítése közben élményt nyújtsanak. A vendégeket a médián keresztül hívják meg. Típusai: vállalati nyílt napok, nyilvános szakmai programok, családi napok, fesztiválok, koncertek, sportrendezvények, road-show-k. 6



A kulturális rendezvényeknek szintén négy fajtája van: − a kiállítás, tárlat, zsűriztetés szervezetek és közművelődési intézmények rendezvénytípusa; − a hangverseny és a koncert zenei stílusú, míg − a jótékonysági est állhat másfajta élőműsorból is, − a versenyek, kvízjátékok a vendégek aktivitására és műveltségére alapoznak.



A sajtórendezvények főleg egyéb rendezvények kiegészítő eseményei, a média képviselőivel való kapcsolattartást célozzák, ebből következően a PR-tevékenység részét képezik. Típusai: sajtótájékoztató, sajtókonferencia, sajtófogadás, sajtóreggeli, sajtó háttérbeszélgetés.



Végül érdemes megemlíteni az egyéni, családi rendezvényeket (például eljegyzés, esküvő, ballagás, temetés, születésnap, névnap, diplomaosztó stb.), melyeket szervezését egyénileg is végezhetik, de vannak ezekre szakosodott rendezvényszervező cégek is, akik például a szállodákat helyszínként ajánlhatják a megrendelőnek.

2.3. A rendezvényszervezés fogalma A

következőkben

a

rendezvényszervezés

fogalmát

fogom

meghatározni

szakirodalom segítségével. Gyarmati Ildikó könyve alapján rendezvényszervezés előre meghatározott – társadalmi, tudományos, szakmai, kulturális, sport és egyéb – célból, adott helyen és időben tartott összejövetellel kapcsolatos teljes körű előkészítő, szervező, összehangoló munka, mely magában foglalja az esemény megvalósításával kapcsolatos infrastruktúra (helyszín, technika, tolmácsolás, kiszolgáló egységek, stb.) biztosítását, valamint a résztvevőkről való gondoskodást (szállás, étkezés, programok, stb.). (Gyarmati, 2001)

2.4. A rendezvényszervezés rövid története Tulajdonképpen a rendezvényszervezés régebbi tudomány, mint gondolnánk. Már az őskorra visszavezethető. Történelmi tanulmányaink alapján tudjuk, hogy az őskori ember 7

tartott különféle rituálékat, szertartásokat, melyek forgatókönyv szerint zajlódtak le. Ezek általában vallásos jellegűek voltak és az életben maradásért, a gyarapodásért, az életen túli életért tartották őket. Ezeket különböző jelek, barlangrajzok bizonyítják. Az ókorban már jelentősebbek voltak ezek. Gondoljunk csak a Római Birodalom idején a Colosseumban megrendezett gladiátorjátékokra. Valójában ennek már megvoltak a gazdasági hatásai is. Ebből próbáltak bevételt szerezni az uralkodók. A rómaiak híresek voltak az állatáldozásaikról is, melyeket Isteneiknek tartottak. Ezeknek is megvolt a menetük, ami persze megszokásból alakult ki. Ami talán rendezvényszervezés szempontjából a legjelentősebb, hogy hatalmas lakomákat tartottak, melyeknek voltak kiegészítő rendezvényeik. Ezeket protokolláris szabályok szerint szervezték és tartották. Küldtek meghívókat a követekkel, különleges ruhát kellett viselniük, italáldozás volt, néhány műsorszám is jellemezte és természetesen ajándékot kellett vinni a házigazdának. A görögöknél is jellemzőek voltak már a szervezett rendezvények. Ennek legjobb példája az i. e. 776-ban megrendezett első Olimpia. Innentől ennek megtartása rendszeressé is vált. A mai napig tartjuk, hiszen hatalmas eseménnyé nőtte ki magát. Tulajdonképpen a görögök az első nemzetközi rendezvény szervezői. Ezek ellenére mégis az egyiptomiakhoz köthetőek az első jubileumi rendezvények, hiszen a fáraók hálát adtak Isteneiknek az uralkodásuk 30. évfordulóján. Emellett náluk is nagyon jellemzőek voltak a szertartások, ünnepségek, melyeket főleg vallási okokból tartottak. A középkorban a legjellemzőbb szervezett ünnepségek a lovagi tornák voltak. Ezek nagyon nagy népszerűségnek örvendtek az akkori nép körében. Ebben a korban már jellemzőek voltak a családi rendezvények, de ez csak a nemesek és királyok kiváltsága volt. Ezek szigorú szabályok szerint zajlódhattak. Az udvarnok volt a felelős a rendezvények szervezéséért és lebonyolításáért. Tartottak körmeneteket és misztériumi játékokat is vallási és politikai céllal. A reneszánsz és barokk korban az emberközpontúság volt a fő témája a rendezvényeknek. A királyi ünnepségeket a monumentalitás, a külsőségek mutogatása jellemezte. Ebben a korban rengeteg lakomát rendeztek, főként szervezett vadászatok után, hatalmas családi rendezvények és nagyon díszes temetések voltak. Nagyon fontos volt az etikett és a protokoll. Ekkor már a színjátszást is bevonták a különböző rendezvényekbe. Az Osztrák-Magyar Monarchia idején tulajdonképpen hasonló volt a rendezvényszervezés, mint a reformkorban, csak az uralkodó, Ferenc József udvari rendezvényeivel egészült ki. 8

A reformkorban a királyi méltóság háttérbe szorult a rendezvényeken, a középosztály kezdett el érdeklődni irántuk. Már a magánházakban is tartottak újfajta politikai rendezvényeket. Ez a kor volt a társas élet fellendülésének a kora. Kedvelté váltak a szabadtéri események, például búcsúkat is szerveztek már. Ezen kívül természetesen megtartották a szokásos bálokat, estélyeket. A XIX-XX. század fordulóján a legmeghatározóbb esemény az 1896-os millenniumi ünnepségsorozat volt, melyet Magyarország fennállásának ezredik évfordulója alkalmából tartottak és tulajdonképpen fél évig tartott. Ebben az időszakban megjelentek a kiállítások és bemutatók is. Az előbb említett rendezvénysorozat egyik eleme volt a millenniumi kiállítás is, ahol a kereskedelmi és gazdasági élet képviselői, illetve a hadügy és a haditengerészet képviselői mutatkoztak be. Ezek azonban még nem számítottak üzleti rendezvénynek. A háború utáni első években kevesebb rendezvényt szerveztek. Inkább csak a pártrendezvények, a központi állami hatalom összejövetelei és néhány szakkiállítás került megrendezésre. A hetvenes évek elején alakultak az első hivatalos rendezvényszervező vállalatok, melyek koncertek, színházi előadások, bálok, vállalati bemutatók és fogadások szervezésével foglalkoztak. A kilencvenes években került sor a rendezvényszervezés forradalmasítására. Ekkor nagyon megnőtt az események száma és minősége. A minőség értékké vált. Ekkor kis tőkeerejű parti szervizek alakultak. Folyamatosan fokozódott a verseny a cégek között. (Járási 2004, dr. Vadas – Fencsik 2007)

2.5. A rendezvényszervezés folyamata, lépései Rendezvényünk megszervezésének elkezdése előtt át kell gondolnunk, hogy miért akarjuk megszervezni. Ezt az esemény célkitűzéseinek definiálásának hívjuk. Ez fog segíteni a megfelelő rendezvénytípus kiválasztásában. Meg kell határoznunk az eseményünk céljait, melyeknek sokat érőnek kell lenniük mind a rendező cég, mind a vendégek szempontjából. Racionalizálnunk kell, hogy mennyi pénzt tudunk az eseményre költeni. Fontos tisztáznunk a költségvetésünk lehetőségeit a legjobb eseménytípus kiválasztása érdekében. Ezek után az esemény koncepciójával kell foglalkoznunk, hiszen így tudjuk majd eldönteni, hogy mi a 9

legfontosabb a megbízó számára. A rendezvényszervezés elméleti kérdéseivel kapcsolatban több szerző (Gyarmati Ildikó, Faragó Hilda, Járási Anikó) munkáit is megismertem, de úgy gondolom, hogy legrészletesebben, a gyakorlatot is jól érzékeltetve Judy Allen (2010) öt eseménytervezési alapelve az, amelynek segítségével fel tudjuk vázolni rendezvényünk koncepcióját. Ezek: eseményelemek, elengedhetetlen részek, eseményünk környezete, energia, érzések. A koncepció összeállításában sokat tudnak segíteni, ha feltesszük a megbízónak a szükséges kérdéseket, mint például: pontosan mikor akarja, hány vendégre számíthatunk, milyen látványt szeretne stb. Ezek segítségével konkrétan meg tudjuk határozni a rendezvény célját. Ezek után jönnek a kezdeti tervek. Általában egy cég ilyenkor dönti el, hogy szeretnee külső szakembert foglalkoztatni. A rendezvényszervezők segíthetnek az elképzelések megvalósításában és sokszor még költséghatékonyabbá is tudják tenni a rendezvényt. Magunk elé kell képzelnünk a rendezvényünket, előre lépésről, lépésre át kell tekintenünk, így tudjuk kiszűrni az esetlegesen fellépő problémákat és képesek leszünk felmérni, hogy hány emberre lesz szükségünk a szervezés során és hogy milyen költségekkel jár majd az. Költségvetésünk terveit már a kezdetektől vezetnünk kell, hogy láthassuk, hogy pontosan mire számíthatunk. Következő lépésként menetrendünkhöz hozzá kell adnunk a határidős és logisztikai információkat. Ez lesz a forgatókönyvünk, mely szerint mindenki dolgozni fog. Ebben minden rendezvénnyel kapcsolatos dátumnak és teendőnek szerepelnie kell. Készítenünk kell egy úgynevezett szervezőlapot is, melyben minden lépést meg kell írnunk. Ez redukálhatja a hibalehetőségeket. A dokumentum tartalmazza az egész rendezvényt elejétől a végéig. Mindenkinek érdemes elküldeni, aki foglalkozik a szervezéssel. Most jöhet az alkalmas időpont kiválasztása. Figyelembe kell vennünk a tanítási napokat, hosszú hétvégéket, ünnepeket. Figyeljünk az évszakra. Ez főként az időjárás miatt fontos. Nézzük át az éghajlatra jellemző információkat, esetleg a régebbi időjárásadatokat. Ha megvan az időpont, felvázolhatjuk az esetleges forgatókönyvet a korábban leírtak alapján. Most jöhet a helyszín kiválasztása. Fel kell mérnünk, hogy pontosan mekkora, milyen helyre lesz szükségünk. A helyszín kiválasztása kulcsfontosságú lehet, sok minden múlik ezen. Figyelnünk kell a hely kiválasztásánál, hogy milyen árat kell érte fizetnünk. Ha kijelöltük a helyszínt figyelembe kell vennünk az ezzel járó kötelezettségeinket. Ha a 10

rendezvényünket inkább szabadtéren szeretnénk tartani, szükséges készítenünk egy tartalék tervet rossz idő esetére és bizonyos idővel a rendezvény előtt véglegesítenünk kell az időjárás figyelembe vételével. Nem feledkezhetünk meg arról, hogy az utazás is része az eseményünknek. Figyeljünk rá, hogy a vendégek, hogyan fognak eljutni a rendezvényünkre. Valójában a rendezvényünk akkor kezdődik, ha vendégeink megérkeznek a helyszínre. Az fogja jól vagy rosszul indítani az eseményt, hogy mi fogadja őket. A hangulat nagyon fontos a belépéskor. A vendégek érkezésével kapcsolatos következő állomás a regisztráció. Itt kell bemutatniuk meghívójukat, hogy a vendéglistán megjelöljék a nevüket. Célszerű ezt külön teremben tartani, ahol esetleg valamivel meg is lehet kínálni őket. Meg kell érdeklődnünk a helyszín tulajdonosaitól, hogy miket tudnak rendelkezésünkre bocsátani és, hogy ezek milyen költségekkel járnak. Érdemes elkérnünk a terem alaprajzát is. Arra is ügyelnünk kell, hogy ha színpad is lesz, akkor annak legyen elég hely és megfelelő technikai felszereltség. Ha zenekar is lesz, velük is mindenképpen egyeztetni kell a hangbeállításokat. A belmagasság és a terem beláthatósága is fontos tényező. Lényeges, hogy odafigyeljünk arra, hogy kik lesznek jelen a rendezvényen. Ez azért fontos, mert csak így tudunk az igényeiknek és elvárásaiknak megfelelő eseményt szervezni. Ezért készítsünk vendéglistát. A megfelelő emberek meghívása nagyon lényeges. Ha a sajtót is meghívjuk a rendezvényünkre rájuk is figyelnünk kell több okból is. Tudnunk kell, hogy milyen minőségben lesznek jelen. Ha megkívánja a rendezvény, tartanunk kell előtte egy sajtótájékoztatót is. A vendéglátás az egyik legfontosabb része rendezvényünknek. Ez fontos a stratégiai szervezés szempontjából is, hiszen ételpultok elhelyezésével át tudjuk csalogatni az embereket egyik teremből a másikba. Az ételek összeállításában kérhetünk segítséget a szállodától, étteremtől vagy egy catering cégtől, hogy a költségvetésünknek is megfeleljen az. Az ételválasztékra mindig nagyon figyeljünk. A felszolgálók száma a rendezvény vendégeinek számától fog függni és ügyelnünk kell arra, hogy megfelelő számú személyzet álljon rendelkezésünkre. Az elegendő italmennyiség is lényeges pont, mert nagyon kellemetlen tud lenni, ha az esemény közben elfogy. Azt is el kell döntenünk, hogy a vendég fizet, vagy a vendéglátó Figyelmeztessük a személyzetet, hogy addig ne kezdjenek el pakolni, amíg engedélyt nem adunk rá. 11

Amikor az étkezéseket tervezzük, az a legfontosabb, hogy sose fogyjon el az étel, valamint a menü összeállítása sem egy egyszerű feladat. Figyelembe kell vennünk az esemény jellegét, az évszakot, az országot, annak specialitásait és természetesen vendégeink nyitottságát. A napszak is egy jelentős tényező. A személyzet minden egyes tagja nagyon fontos része az egésznek. Tisztában kell lenniük a rendezvény minden egyes pontjával, hiszen rajtuk is nagymértékben múlik az esemény sikere. Tiszteletteljes bánásmódot érdemelnek és az ő szükségleteiket is biztosítani kell. Folyamatosan kommunikálnunk kell velük, hogy minden problémamentesen zajlódjon. Napjainkban már nagyon sok rendezvényszervező cég van és mindegyiknek célja, hogy minél több rendezvényükön, minél többen legyenek. Azért, hogy a mi cégünket válasszák, ki kell tűnnünk a tömegből és többet kell nyújtanunk a többi cégnél. Adott rendezvényünknél nagyon gondosan kell megválasztanunk a programokat, szórakoztató műsorokat. Ha a műsor élő, akkor az nagyon sokat tud emelni a rendezvényünk hangulatán. Ez is főként az esemény jellegétől függ, de akármilyen zenés, táncos stb. műsorról van szó, mindent alaposan át kell beszélni az előadóval. Hívhatunk az eseményünkre fényképészt vagy akár operatőrt is, de ilyen esetben fontos, hogy a vendégek beleegyezését kell kérni, hiszen a felvételek majd megjelenhetnek a sajtóban. Ugyanakkor nagyon jó motivációs anyagot tudunk belőle készíteni cégünkről, szóval ez a megoldás marketing szempontból kedvező lehet. A rendezvény elemeinek összeilleszkedésével mindenképpen legyünk tisztában, mert mindegyik összekapcsolódik valahogyan a többivel és hatással lehetnek egymásra. A

rendezvényszervezés

egy

nagyon

fontos

eleme

a

kockázatfelmérés.

Tulajdonképpen minden területet érint a helyszíntől a pénzügyekig. Ezeket aprólékosan fel kell becsülni és vésztartalékot kell félrerakni még a szerződések aláírása előtt. Vannak olyan kockázatfelmérési problémák, melyek miatt akár le kell mondanunk rendezvényünkről. A rendezvény utána napon, ha van rá lehetőségünk, mindenképpen pihenjünk. A következő napokban beszéljünk minden kulcsszereplővel a tanulságokról és tartsunk egy rendezvényértékelő megbeszélést. Itt beszéljük meg az esetleges hibákat, amikből okulhatunk és azokat a dolgokat, melyekben fejlődhetünk. Mindent részletesen írjunk le, mert a következő rendezvényünknél hasznos lehet. Készítsünk egy rendezvény utáni összefoglalót, mely minden fontos információt tartalmaz, mind a saját cégünk, mind az ügyfél számára. 12

Tartsunk egy rendezvény-összefoglaló megbeszélést cégen belül is, hogy biztosak legyünk benne, hogy mindent pontosan feljegyeztünk. Végül szánjunk időt a köszönetnyilvánításra is a rendezvény utáni napokban. A köszönőleveleket semmi esetre se készítsük sablonosan. Azért, hogy senkit ne hagyjunk ki, használjuk a szervezőlapunkat. (Allen, 2003)

2.6. Magyarország rendezvény piaca Magyarország rendezvény piaca az elmúlt évekbe változásokon ment keresztül, főként a gazdasági válság miatt. Volt sok olyan cég, melyeket rosszul érintett az elmúlt időszak, de akadtak olyanok is, akinek sikerült pozitívan kijönnie a rossz helyzet ellenér is. Néhány vállalat immár kénytelen volt kisebb költségvetésből megoldani rendezvényeik megszervezését. Inkább ez volt a jellemző, nem a rendezvények száma, hanem a költségvetés csökkentése. Ez utóbbi viszont nagy visszaesés mutatott. További problémát jelent egy nagy befogadóképességű konferencia központ hiánya, így nemzetközi konferenciákból még mindig kevés van. Ennek ellenére a pár száz fős konferenciák száma magas az országban. Sok multi-level-marketing (MLM) rendezvényt tartanak, illetve a vállalatok inkább a csapatépítésről és marketingről szóló eseményeket preferálják. A kiállítások száma és mérete is csökkenést mutat. Szintén problémát jelenthet napjainkban, hogy egyre később szólnak a vállalatok a szervezőknek, hogy rendezvényt szeretnének, ráadásul az árelfogadási hajlandóság alacsony. Ennek következménye az is, hogy a rendezvények egyhangúbbá válnak, hiszen nincsen elég idő és a rendezvényszervezők így inkább csak a biztosra mennek. Emiatt az esemény előfordul, hogy nem éri el eredeti célját sem és ezáltal nem lesz olyan eredményes. A Magyar Turizmus Zrt, Magyar Kongresszusi Igazgatóságának felmérései alapján jellemzem a következőkben az elmúlt pár évet a rendezvény piac szempontjából. 2011-ben 602 db nemzetközi konferencia került megtartásra hazánkban, mely 12,1%-kal több, mint 2010-ben. Mindazonáltal 2012-ben ez a szám drasztikusan, 16,1%-kal csökkent, hiszen ekkor már csak 505 ilyen rendezvény volt. Ezzel szemben a résztvevők száma évről évre nőtt. 2010-ről 2011-re nem volt nagy a változás, csupán 218 fő, viszont 13

2012-re már 10 000-rel emelkedett a részvevők száma. 2011-ben 9 alkalommal rendeztek 1000 fő feletti konferenciát, 2012-ben ez a szám eggyel csökkent. A 2011-es évben megrendezésre kerülő események résztvevőinek 80%-a volt külföldi, míg 2012-ben ez az arány 77%-ra csökkent. A leggyakrabban képviselt országok Németország, az Egyesült Királyság és Franciaország volt. A hazai nemzetközi konferenciákat általában Budapesten rendezik meg. 2011-ben ezen események 74%-a, míg 2012-ben 67%-a került itt megrendezésre. A legnépszerűbb helyszínek még mindig a szállodák, de folyamatosan nő az érdeklődés az egyetemek és tudományos intézetek iránt. Ezzel ellentétben viszont a kongresszusi központokban már nem szeretnek ilyen rendezvényeket tartani. Az alábbi diagram szemlélteti, hogy 2010-ben és 2011-ben közel azonos arányban szerveztek különböző témájú konferenciákat. A konferenciák egynegyede gazdasági tárgyú volt ezekben az években, míg 2012-ben ugyanilyen arányban orvosi konferenciákat tartottak. 2011-ben csak 11,3%-ban voltak orvosi témájú események. Ugyanebben az évben 5,8%-ban informatikai, jogi és oktatásügyi témájuk volt a rendezvényeknek. 2012-re a gazdasági témakörrel foglalkozó konferenciák 3%-ot csökkentek az előző évekhez képest, emellett 16%-ban tudományos és 10%-ban informatikai, műszaki témájú rendezvényeket tartottak.

Konferenciák témája 30%

11,3% 24%

24% 21%

5,8% 10%

16%

25% 20% 2011

15%

2012

10% 5% 0% orvosi

gazdasági

informatikai

tudományos

1. ábra: Konferenciák témája Forrás: saját szerkesztés a Hilton adatai alapján 14

Ezen rendezvények átlagos időtartama 2011-ben 3,1 nap volt, mely 17%-kal csökkent a következő évre. A 4-5 napos események száma folyamatos csökkenést, míg az 1 naposoké növekedést mutat. A legnépszerűbb hónap 2011-ben a szeptember volt, hiszen ekkor 81 konferenciát tartottak, míg októberben 77-et. 2012-re októberben tartották a legtöbbet, mely 64 rendezvényt jelent. Összességében a 2012-es év negatív változást hozott a hazai konferenciaturizmus számára, melynek legnagyobb oka a Malév leállása és az ország általános megítélése lehet. (www.magyarhirlap.hu ; www.turizmusonline.hu ; www.itthon.hu)

2.7. Szállodai rendezvények Attól, hogy a helyszínünk szűkül egy adott területre, mely ebben az esetben egy szálloda, nem feltétlenül korlátozza be a lehetőségeinket. Egy hotelben sokféle rendezvénytípus lebonyolítására kerülhet sor. Ezek közül a legfontosabbakat mutatom be a következőekben elsősorban Vadas −Fencsik 2007-ben megjelent munkáját felhasználva. Egy nagy befogadó kapacitású, a rendezvény megszervezéséhez megfelelő infrastruktúrával rendelkező, megközelíthetőség és elhelyezkedés szempontjából is kifogástalan szálloda alkalmas helyszíne lehet konferenciák vagy kongresszusok megrendezésének, hiszen egy helyen megoldható a szállás, maga a rendezvény és annak kiegészítő programjai, továbbá a kapcsolódó vendéglátás is. Szintén jellemző, hogy vállalati (úgynevezett corporate) rendezvényeket, főleg tréningeket, tanfolyamokat, értekezleteket tartanak e szállástípusokban, hiszen nemcsak a hivatalos, de az azt kísérő szabadidős programokon is együtt lehet a csapat. Az előző okok miatt alkalmas hely egy szálloda különböző termék- és divatbemutatók megszervezésére, továbbá reprezentációs üzleti rendezvények (bálok, fogadások ünnepségek), valamint családi programok lebonyolítására is. A rendezvényszállodák kifejezetten erre szakosodott, a hivatásturizmus fejlődésével elterjedt szolgáltatók. Fő típusai a tréningszállodák és a konferencia hotelek. Utóbbiak között 15

a városi jellegű, illetve az elmúlt időszakban a konferencia-és wellness szállodák érdemelnek említést. A tréningszállodák általában rövid múlttal rendelkeznek és azt a célt szolgálják, hogy a munkavégzéshez szükséges tudnivalókat felfrissítsék az emberekben, mindezt kellemes és nyugodt környezetben. Ezek a szállodák általában a nagyobb településektől távol helyezkednek el az előbbi okok miatt. A konferenciaszállodák általában jól megközelíthető városokban helyezkednek el. Termei úgy vannak kialakítva, hogy változtatható kapacitással is bírnak. Fontos, hogy technológiailag nagyon fejlettek és mindig naprakészek. A Magyar Szállodák és Éttermek Szövetsége értékelte a szállodaipar helyzetét 2007től 2012-ig. Ebben a helyzetértékelésben találtam pár adatot a konferenciaszállodákra vonatkozóan. Az adott 5 évben a konferenciákból származó bevételek felére csökkentek a szállodákban, ami hatalmas visszaesés. Nyilvánvaló oka ennek a gazdasági válság, ami miatt sok cég nem engedhette meg magának nagyobb volumenű konferenciák szervezését. Napjainkra viszont ez a tendencia megállt, ismét egyre több rendezvény kerül megrendezésre. Érezhetően vége van a gazdasági válságnak, hiszen újra megnőtt az igény a konferenciák szervezésére. Ezt megtapasztalhattam szakmai gyakorlatom ideje alatt is. Szakdolgozatom 3.3. fejezetében, konkrét adatokkal is alá fogom támasztani.

16

3. A HILTON BUDAPEST HOTEL

A Hilton Worldwide története 1919-ben kezdődött, amikor Conrad Hilton megnyitotta első szállodáját Texasban. Az első Hilton nevet viselő hotel 1925-ben nyitott Dallasban. Miután megvásárolta New Yorkban a Roosevelt és Plaza hotelt, a Hilton lett az első olyan szállodalánc, mely „parttól-partig” ért. 1946-ban megalakult a Hilton Hotels Corporation szállodalánc, majd 1949-ben a Puerto Rico-i Caribe Hilton megnyitásával internacionálissá vált. A tulajdonos 1955-ben létrehozta a HILCRON-t, ami az első központi rezervációs iroda volt, és melyben már bármelyik Hilton szállodába foglalhattak szállást az emberek. 1958ban Barron Hilton bemutatta a Hilton Carte Blanche hitelkártyát, mely a Hilton Hotels tulajdonában állt. Egy évvel később a SanFrancisco-i repülőtéren nyitottak egy 380 szobás hotelt. 1964-ben Conrad Hilton átadta helyét fiának a Hilton Hotels Corporation igazgatósági székében. A folyamatos innováció a szállodalánc jellemzője, így például már 1965-ben megnyitották első teljes mértékben csak a nőkre és a nők igényeire koncentráló „Only Women” hotelt, a Lady Hilton-t Chicago-ban. 1970-ben a szállodalánc belép a szerencsejáték üzletbe is, megalapítja a Flamingo Hotelt Las Vegasban, melynek később Las Vegas Hotel lesz a neve. A következő években folyamatosan újabb hotelekkel bővül a szállodalánc. A Hilton hűségprogramját a HHonors –t szinte elsőként hirdeti meg 1989-ben. Az 1990-es évek végére a Hilton lánc már félezer tagszállodát számlál. A 2006-os év nagyon jelentős volt a cég történelmében, hiszen ekkor egyesült a Hilton Hotels Corporation a Hilton International–el. Jelenleg a szállodalánc a világ 91 országában, mintegy 4000 tagszállodában 678 ezer szobával rendelkezik. A Hilton franchise partnerei a Waldorf Astoria Hotels and Resorts, a Conrad Hotels and Resorts, a Hilton Hotels and Resorts, a DoubleTree, az Embassy Suites Hotels, a Hilton Garden Inn, a Hampton Inn, a Homewood Suites, a Home2 Suites és a Hilton Grand Vacations (1.ábra)

17

2. ábra: Hilton franchise partnerei Forrás: http://www.hiltonworldwide.com

3.1. A Hilton Budapest Hotel bemutatása A szállodalánc első magyarországi tagszállodáját 1977. január 1-én nyitotta meg az UNESCO világörökségét képező Budai Várnegyedben. A 13. században területén egy dominikánusrendi templom és kolostor állt, ezek romjaira épült a szálloda, melyet Pintér Béla tervezett. A szálloda 322 szobájában és lakosztályában 644 férőhely várja a vendégeket. A szálloda vendéglátóegységei az ICON étterem és a Lobby bár. Ezeken kívül VIP vendégek részére az Executive Lounge. ICON étterme terem 4 részre osztható és összesen 240 fő befogadására képes. Különleges hangulatú, csodálatos panorámával rendelkező, modern étterem. A Lobby bár széles italkínálattal, kávékülönlegességekkel várja vendégeit a szálloda földszintjén. A hotelnek van egy bevásárló része is. Itt találhatunk Virág-, Ajándék-, Régiség-, Kristály- és Ékszerboltot egyaránt. Ezen a részen helyezkedik még el a Szabó Marcipán Múzeum és Cukrászda, ahol finomságokkal várják a vendégeket. 24 rendezvény és meeting helyszínén 660 fős kapacitással rendelkezik (1. táblázat, 2. melléklet).

18

A Hilton rendezvénytermeinek kapacitása 1. táblázat Befogadó kapacitás (fő)

Rendezvényterem neve

Színházterem

Anjou Visegrád Mátyás Beatrix Gizella Corvina Bálterem Endre Béla Levente Julianus Margit Parlament Erzsébet Tower

110 20 85 40 40 660 30 30 30 20 120 75 60 20

Iskolapados

Kerekasztal

elrendezés esetén 60 70 60 70 24 30 18 40 250 363 480 24 20 24 20 24 20 18 30 66 100 54 60 33 40 27 40

„U” alak

36 36 18 15 87 15 15 15 18 51 30 33 18

Forrás: saját szerkesztés A szervezeti felépítésben a Food & Beverage részleg alá tartozik az ICON Étterem, az Éttermi Igazgatóság, a Lobby Bár, a szakdolgozatom szempontjából fontos rendezényszervezés, az executive rész, a szobaszerviz, az Éttermi Gondnokság, a konyha, a cukrászat és a személyzeti büfé.

3.2. Rendezvényszervezés a Hiltonban Különleges fekvésének köszönhetően sokan választják ezt a szállodát különböző rendezvények lebonyolítására. Változatos termei, szép környezete és szakértő szervezői gárdája mind alkalmassá teszik különféle események megtartására. A következőekben be fogom mutatni a rendezvényszervezés működését a szállodában, mely megfelel a felállított hipotézisemnek.

19

3.2.1 A rendezvénytermek értékesítése

A Heréb István értékesítési igazgatóval folytatott mélyinterjú során (8. melléklet) megtudtam, részlegük legfontosabb tevékenységei közé tartozik a rendezvények értékesítése. Egyrészt igyekeznek minél több új ügyfelet felkutatni, másrészt a meglévő ügyfelekkel folyamatosan tartják, ápolják a kapcsolatot. Ennek módszerei a rendszeres személyes találkozók megszervezése, az ügyfelek meghívása ebédre, vacsorára, számukra szervezett rendezvényekre, partikra. Az aktuális promóciókról folyamatosan értesítik az ügyfeleket, hírleveleket küldenek, jeles alkalmakkor kisebb ajándékokkal látogatják meg őket. A rendezvények megrendelői több csatornán keresztül is fel tudják venni a kapcsolatot a szállodával. A közvetlen kapcsolatfelvétel módszerei az e-mail, a telefonos illetve faxos megkeresés, nemegyszer személyesen keresik fel a szállodát. Az ügyfél először elküldi az Értékesítésnek az RFP-t (Request for Proposal) (4. melléklet), mely a rendezvénnyel kapcsolatos elvárásokat, a cég adatait és a rendezvény célját tartalmazza. Erre az Értékesítés ajánlatadás keretében válaszol és befoglalja opciósan az eseményt. Egy másik, újszerű módja az ajánlatkérésnek a Cvent és a Starcite rendszerek. Ezek online felületek, melyeken a vendég kiválaszthatja a rendezvényéhez szükséges rendezvénytermeket, szolgáltatásokat, illetve hogy melyek azok a szállodák, amelyektől árajánlatot szeretne kérni. Ezt megkapják a szállodák és elküldik saját ajánlatukat. A szállodák különböző ajánlatait a rendszer egy összefoglaló táblázatban rendszerezi, ilyen módon a vendég könnyen össze tudja hasonlítani ezeket és kiválaszthatja a neki legmegfelelőbbet. Vannak a szállodának előre elkészített, konferenciacsomagjai is, melyeket ajánlhat a megrendelőnek. A csomag tartalmazza a kávészüneteket, az étkezéseket, a kapcsolódó szolgáltatások (terembérlés, technikai eszközök használata, jegyzettömb, toll stb.) árait. Az ügyfelek többsége szívesebben dolgozik csomagárakkal, így könnyebben tudnak számolni a várható költségekkel és jobban összehasonlíthatók a különböző hotelektől kapott ajánlatok. A konferencia csomagok ára változhat szezontól és a rendezvény igényeitől függően. Szezonon kívül a szállodának gyakran vannak akciói, melyek felhasználásával kedvezményes áron tudják igénybe venni a megrendelők az adott csomagokat vagy ingyen kapnak plusz szolgáltatásokat (például Felejthetetlen Hilton Hétvége, Valentin napi akció, Szilveszteri akció). 20

A döntés előtti a megrendelő részt vehet egy háznézésen, mely az értékesítési munkatárs segítségével történik előre egyeztetett időpontban. A háznézés célja személyesen megismerni a szállodát, az ajánlatban szereplő különtermet vagy egyéb helyszíneket. A találkozó keretében először a vendég elvárásait egyeztetik a rendezvénnyel kapcsolatban, majd az Értékesítés munkatársa bemutatja a szállodát, annak termeit és szolgáltatásait a vendég igényeinek megfelelően. A háznézés után átbeszélik a közben felmerülő kérdéseket és megállapodnak a további lépésekről. Ezek után a megrendelőnek általában 1-2 hete van dönteni, hogy valóban a szállodában szeretné-e tartani a rendezvényt a megadott kondíciókkal, különben foglalását elveszítheti. Amennyiben a végleges foglalás mellett dönt, írásos visszaigazolást küld az Értékesítésnek, mely tartalmazza a megrendelő nevét, az esemény időpontját, a várható létszámot és a rendezvény tervezetét. Amennyiben a vendég megerősítette foglalását, az értékesítési munkatárs elkészíti és elküldi a szerződést, mely tartalmazza a szálloda és megrendelő adatai mellett a szálloda által nyújtott szolgáltatásokat, a megbeszélt árakat, a lemondási feltételeket és a fizetés módját. Abban az esetben, ha a vendégnek megfelel a szerződés, visszaküldi azt aláírva. Ezt követően történik az előleg kifizetése. Ha az értékesítési munkatárs megkapta az aláírt szerződést és az előleget, megváltoztatja a rendezvény státuszát opciósról definitre, azaz véglegesíti a foglalást. Maga a folyamat nagyon hosszú lehet, akár több hónap is, míg az Értékesítési munkatárs és a vendég megegyeznek. Több tárgyalás és e-mail váltás jellemzi ezt az időszakot. Gyakran újratárgyalják az árakat, és a lemondási- illetve fizetési feltételek is a további tárgyalások részét szokták képezni. Amikor ez a folyamat a végére ér, a rendezvénnyel foglalkozó értékesítő összegyűjti és rendszerezi a rendelkezésre álló információkat, és a rendezvény anyagát átadja a rendezvényszervezőnek. Ehhez mellékel egy átadó ívet, amelyben kiemeli a legfontosabb tényeket a rendezvénnyel kapcsolatban, leírja a további teendőket és minden fontos információt egy check list alapján. Ezután az értékesítő tajékoztatja Megrendelőt, hogy melyik rendezvényszervező kolléga veszi át a szervezést és milyen elérhetőségeken tudják tartani a kapcsolatot.

21

3.2.2. A rendezvényszervezés folyamata

A rendezvényszervezés munkáját a részleg egyik munkatársával, Joshi Szávitrivel készített interjúm (9. melléklet) és saját tapasztalataim alapján szeretném bemutatni. Utóbbi oka, hogy a 15 hetes kötelező szakmai gyakorlatomat ezen a területen töltöttem. Az osztály – mint azt korábban már említettem - a Food & Beverage részleghez tartozik, vezetője a rendezvényigazgató, aki a rendezvényszervezés és a banqueting feladatok irányításával foglalkozik. Az osztályon 7 munkatárs (5 rendezvényszervezési menedzser,

1

rendezvényszervező

asszisztens

és

1

gyakornok)

dolgozik.

A

rendezvényszervezési menedzserek felelnek a rendezvények szervezéséért és a csoportos foglalásokért. Mint ahogyan azt az előző alfejezetben említettem, a sales feladata a rendezvények behozatala a házba. Amint a szerződéskötés megtörtént, az értékesítési munkatárs átadja az adott rendezvény anyagát a rendezvényszervezőnek, majd a rendezvényszervező felveszi a kapcsolatot a partnerrel és pontosítja a rendezvény részleteit: a létszámot, a menüt, a kávészünetek időpontját és kínálatát, a pontos programot, a parkolás kérdéseit, az esetleges szobafoglalást, a rendezvényterem berendezését, az ültetési rendet, a technikai igényeket, az esetleges regisztrációhoz kapcsolódó kérdéseket és minden egyéb felmerülő kérdést (ilyen lehet például a menü- és/vagy italkártya, a partner arculati elemeinek elhelyezése, hangosítás, tolmács szolgálat, transzfer stb.) . Ezt követően a Fidelio szállodai szoftver rendezvény programjának segítségével elkészül a rendezvény forgatókönyve (a diszpozíció) (4. melléklet), melyben minden olyan adatot feltüntetnek a rendezvénnyel kapcsolatban, melyek fontosak lehetnek a többi részleg számára, akik a rendezvény ívet minimum a rendezvény előtt 5 nappal megkapják. A rendezvényszervezés partner szervezeti egységei a legtöbb esetben a banqueting, az étterem, a konyha, a cukrászda, az italokkal foglalkozó részleg és a gondnokság részlegek, valamint a stúdió. Az ő feladatuk gondoskodni a rendezvény megfelelő előkészületeiről. A banguet berendezi a termet, a konyha biztosítja az ételt, a gondnokság az eszközöket, a stúdió a technikát. A gazdasági részleg a számlázás információk miatt, a Front Desk a szobafoglalások okán partnere a rendezvényszervezőknek. Amennyiben ez utóbbi igény felmerül, annak részleteit a Group and Tour Information c. dokumentumon rögzítik. 22

Nagyobb rendezvény előtt gyakran előfordul, hogy pár nappal hamarabb érkezik a megrendelő. Ekkor még tartanak egy pre-con meetinget, mely rendezvényszervező és a megrendelő között zajlik. Ennek keretében tisztázzák a még kérdéses részleteket és véglegesítik a rendezvényt. Amikor elérkezik a rendezvény napja a rendezvényszervező legfontosabb munkája véget ér és a Banquet Menedzser veszi át a feladatokat.

3.2.3. Banquet

A Banquet részleg a rendezvényszervezési részleghez szorosan kapcsolódik. Feladata a lebonyolítás. Bár ennek a részlegnek az életébe is bepillantást nyerhettem pár nap erejéig szakmai gyakorlatom alatt, de a részleg munkáját most elsősorban a Tamás Zsolt és Ténai Zoltán Banquet Menedzserekkel készített interjúim (10. melléklet) alapján mutatom be. A részlegen 3 fő Banquet Manager, 5 fő állandó felszolgáló és 1 fő teremberendező dolgozik. Amennyiben szükséges, igényelhetnek segítséget az ICON Étteremből vagy munkaerő közvetítők segítségét veszik igénybe. A részleg feladata akkor kezdődik, amikor megkapják a korábban már említett diszpozíciót, amit a Banquet Manager-ek áttanulmányoznak és felmérik a rendezvény igényeit. A rendezvény előtt 2-3 nappal elkezdődik a termek berendezése. Ekkor már minden bekerül az adott terembe, vagy termekbe a diszpozíciónak megfelelően, kivéve az árukat, tehát az italokat és ételeket. Az esemény előtt még sor kerül egy eligazításra, melyet a Banquet Manager tart a felszolgálóknak a rendezvény menetéről. A rendezvény napján még egyszer ellenőrzi a Manager a termeket és ekkor kerülnek be az áruk a felszolgálók segítségével. Ezen a napon találkozik a Manager a megrendelővel, ekkor pontosítják még egyszer a rendezvény menetét. A rendezvény alatt szintén a Manager koordinálja a pontos és a megrendelő igényeinek megfelelő lebonyolítást. A Banquet Manager feladata a számla elkészítésével és annak a megrendelővel való egyeztetésével, továbbá a terem visszarendezésével ér véget.

23

3.2.4. Rendezvény után (follow-up)

A Hiltonnak fontosak a vendégek visszajelzései, ezért minden rendezvény után kérdőíveket küldenek a megbízónak. Ez a Meeting Planner Survey, amely több témával is foglalkozik, melyek: általános elégedettség a rendezvény helyszínével és lebonyolításával, továbbá a személyzettel (elsősorban az értékesítési munkatárs, a rendezvényszervező és banquet Manager munkájával), foglalások kezelése, terem felkészültsége a rendezvényre, Food & Beverage, parkolás, csomaghordás, technikai eszközök, internet elérhetőség, számlázás. Mivel ezt a rendszert a szálloda csak tavaly óta használja, így csak erre az időszakra vonatkozó adatokat tudok közölni. 2013-ban 36-an töltötték ki ezt a kérdőívet, mely ebben a rövid időszakban 85,5%-os elégedettséget mutat. Legrosszabb eredménye a Food & Beverage résznek van, mely csupán 63,6%-os vendégelégedettséget prezentál. A legjobb eredményeket a személyzet és a foglalási elégedettség kapta. Az általános elégedettsége a vendégeknek 91,4% volt. Az alábbi diagramban grafikusan is láthatóak ezek az eredmények.

Elégedettségi mutatók 2013-ban Általános

91,4%

Foglalás

100% %

Személyzet

100%

Food & Beverage

63,6%

0,00%0% 20,00% 100,00% 120,00% 20%40,00% 40%60,00% 60%80,00%80% 100%

3. ábra: Elégedettségi mutatók 2013-ban Forrás: saját szerkesztés a Hilton adatai alapján

24

2014 első negyedévében 11-en töltötték ki a tesztet, melyeknek átlaga 92,06%. Leginkább a számlázás idejével volt a vendégeknek gondjuk, az csak 62,5%-ot ért el. Ezen kívül még az ajánlás, a Hotel Manager elérhetősége és az internet szolgáltatás, ami nem érte el a 100%-os elégedettségi mutatót. A vendégek/partnerek elégedettségét a szállodalánc összehasonlítja. Jelenleg a Hilton tagszállodák közül a szakdolgozatom tárgyát képező szálloda a 4. hely körül mozog általában, míg a szállodaláncban lévő brandek között a 40. helyet tudhatja magáénak.

3.3. A rendezvények alakulása A szállodában az elmúlt 5 évben évente mintegy 170 rendezvényt tartottak. A rendezvények nagyjából fele nemzetközi konferencia, kongresszus, míg a fennmaradó rész magyar megrendelők rendezvényei – céges meetingek, vacsorák, családi rendezvények, kiállítások. A legtöbb rendezvény a gyógyszercégekhez fűződik, a konferenciák mintegy 40%-a. Ide sorolhatóak az orvoskongresszusok, konferenciák is, ahol a gyógyszercégek szponzorként jelennek meg. A rendezvények átlagos résztvevői létszáma 58 fő, az egy résztvevőre jutó átlagköltés valamivel több, mint 27000 Ft. Szerettem volna néhány konkrét számadattal is alátámasztani a szálloda rendezvényszervezési tevékenységének jelentőségét és a piaci változásokat, de sajnos ilyen adatokat nem bocsátottak rendelkezésemre. A Heréb István Sales Manager folytatott mélyinterjún elhangzottak alapján próbálom meg összehasonlítani az elmúlt 5 év teljesítményét. 2008 → 2009: A kereslet a szálloda iránt ebben az időszakban 25%-kal lecsökkent, csakúgy, mint árai, melyek 10%-os eltérést mutattak negatív irányba. Ez a gazdasági válság miatt következett be. A cégek nagy része nem tehette meg ebben az időszakban, hogy a rendezvényeket tarthasson ilyen minőségi helyen. 2009 → 2010: A válság utóhatásaként sor került az elmaradt rendezvények bepótlására, mely 27%-os kereslet növekedést eredményezett, viszont még mindig szükség volt az árak csökkentésére, melyek az előző évhez képest 13%-kal estek. Mégis az elmúlt években ez tekinthető a legjobb időszaknak a hotel életében. 25

2010 → 2011: mivel Magyarország az Európai Unió elnöki tisztét töltötte be, több konferenciát tartottak az országban. A kevésbé árérzékeny, magas minőséget igénylő kereslet növekedésének következményeként az átlagár 23%-kal emelkedett. Az egyéb rendezvények iránti kereslet ugyanakkor 21%-kal csökkent. 2011 → 2012: a kereslet bár további 7,3%-kal csökkent,az árakat folyamatos növekedés (éves szinten 2,3%) jellemezte ebben az évben. 2012 → 2013: a kilábalás évének tekinthető, hiszen mindkét mutató emelkedett. A kereslet 11,5% -os és az átlagárak 7,2%-os növekedést értek el. A következő táblázatban láthatjuk a változásokat:

A kereslet és az árak alakulása 2008-2013 a megelőző évhez képest 2012-2013 2011-2012

2010-2011 2009-2010 2008-2009 -30,0% -20,0% -10,0% 0,0% 10,0% 20,0% 30,0% 2008-2009 2009-2010 2010-2011 2011-2012 2012-2013 Árak alakulása -10,0% -13,0% 23,0% 2,3% 7,2% Szálloda iránti kereslet -25,0% 27,0% -21,0% -7,3% 11,5% változása

4. ábra: A kereslet és az árak alakulása 2008-2013 a megelőző évhez képest Forrás: saját szerkesztés a Hilton adatai alapján Mind ezen adatok alapján véleményem szerint a Hiltonban egyre kevésbé érezhetőek a válság hatásai, folyamatosan növekszik a kereslet és az átlagár. A remények szerint ez a tendencia tovább folytatódik majd a következő években is. 26

3.4 A Budapest Hilton Hotel – mint rendezvény helyszín - SWOT elemzése A következőekben a szállodát a SWOT elemzés alapján fogom jellemezni. A SWOT angol mozaikszó, melynek jelentése: S - Strengths (erősségek) W - Weaknesses (gyengeségek) O - Opportunities (lehetőségek) T - Threats (fenyegetések) A SWOT elemzésben belső és külső pontokat is figyelembe veszünk. Belső elemzésen alapulnak a szálloda Erősségei és Gyengeségei, a környezet elemzésén pedig a Lehetőségek és Veszélyek. Ezt az elemzést akkor használjuk, amikor egy vállalatot különböző szempontok alapján akarunk értékelni. (Bauer – Berács, 2006, Kozma, 2004)

27

A Hilton SWOT elemzése 2. táblázat ERŐSSÉGEK

GYENGESÉGEK

 Történelmi és világörökség helyszín által kínált, különleges, csendes, nyugodt környezet;  Budai Vár közbiztonsága;  Parkolási lehetőségek a rendezvény ideje alatt illetve szállóvendégek részére);  Kiváló vendéglátó (catering) szolgáltatások;  Rendezvényterem kínálat, felszereltség, kialakítás;  2 szabadtéri rendezvény helyszín;

 Elhelyezkedés (a Budai Vár a városközponttól kiesik, tömegközlekedéssel nehezen megközelíthető, parkolás nehézségei, nagy belvárosi forgalmon kell átjutni);  Wellness részleg hiánya;  Nagyobb konferencia esetén nincsen hasonló kategóriájú szálloda a közelben;  Csoportok érkezése esetén hosszútávra érkező buszok parkolójának hiánya  Vendéglátó egységnek nincs közvetlen utcai kapcsolata;

 660 fő befogadására is alkalmas bálterem;  szép kilátással rendelkező, 220 fő befogadására képes étterem;  ergonómia: nyitható ablakok, egyes termek természetes megvilágítással rendelkeznek;  Szobakapacitás, nagyméretű, kényelmes standard szobák;  Corvin terem tolóajtóval ellátott (nagyobb tárgy – pl. gépkocsi – is könnyen bevihető a terembe); LEHETŐSÉGEK

VESZÉLYEK

 Hilton Standard-ek alapján folyamatos felújítások;  Wellness részleg kialakítása;  Új piacok felfedezése, megszerzése;

 Gazdasági válság utóhatásai;  Versenytársak jelenléte, újabbak megjelenése;

Forrás: saját szerkesztés

28

4. RENDEZVÉNYEK A RADISSON BLU BÉKE HOTELBEN

A következő fejezetben a Radisson Blu Béke Hotelt fogom bemutatni és összehasonlítani a Hilton Budapesttel. Azért ezt a szállodát választottam az összehasonlításhoz, mert hasonló kategóriájú, szintén a Danubius szállodalánc tagja és mégis szinte teljesen mások a jellemzői, illetve azért, mert a rendezvényszervezés folyamata szintén eltér a Hiltonétól A Béke Hotel őse, a Britannia, 1913 május 10-én nyitotta meg kapuit Fábri Henrik, kávékereskedőnek köszönhetően, aki felismerte az idegenforgalomban rejlő lehetőségeket és szeretett volna egy korszerű szállodát kialakítani. A háborúk megviselték az épületet és be is kellett zárni, de később újra kinyithatott. Ennek örömére új nevet kapott s szálloda, mégpedig a háború után várható békéről Béke Szállónak nevezték el. 1985-ben teljesen felújították. 1987-ben

lett

a Radisson

szállodalánc tagja,

Európában elsőként

Magyarországon mai napig az egyetlen olyan hotel, mely ehhez a lánchoz tartozik. 2009ben kapta meg ezért a Radisson Blu Béke Hotel nevet. A szálloda a 4 csillag superior besorolással rendelkezik, azaz e téren megegyezik a Hilton Budapest szállodával. A hotel 239 standard és superior szobával, valamint 8 lakosztállyal rendelkezik. Hét konferenciaterme közül a legnagyobb 250 fő befogadására alkalmas. A Béke Hotel rendezvénytermeinek kapacitása 3. táblázat Befogadó kapacitás (fő)

Rendezvényterem neve

Színházterem

Orfeum Rómeó és Júlia Velence Shakespeare Zsolnay Gondola

250 40 80 150 100 16

Iskolapados

Kerekasztal

elrendezés esetén 200 120 30 24 70 50 100 90 60 70 10 6

„U” alak

66 24 32 50 50 10

Forrás: http://www.danubiushotels.hu

29

Mint a táblázatból (3. táblázat) is látszik, a rendezvénykapacitás összehasonlítva a Hiltonnal jelentősen kevesebb. A legnagyobb terme is csupán 250 fő befogadására alkalmas, míg a Hilton Báltermében 660-an férnek el. Mindkét szállodának vannak osztható termei. Ezek a Hilton esetében a Bálterem és a Corvina, illetve összevonható az Endre, a Béla és a Levente termek. A Béke Hotelnél csak az Orfeum terem osztható és összevonható a Rómeó és Júlia, a Velence és a Shakespeare terem egymással. A szálloda étterme az Olive’s Restaurant, illetve földszintjén található a Zsolnay Kávéház. A Béke Hotel étterme a Hiltonéval szemben szintén kisebb kapacitású, hiszen csak 80 fő befogadására alkalmas, míg az ICON Étterem részéről ez a szám 240.

4.1. Rendezvényszervezés a Radisson Blu Béke Hotelben A Béke Hotel rendezvényszervezésének folyamatáról Göbölös Magdolnával, a Rendezvény részleg munkatársával volt alkalmam beszélgetni. (11. melléklet) Az ebben a hotelben alkalmazott rendezvényszervezési folyamat a hipotézisemmel szemben áll. A szálloda, mint már említettem a Radisson lánc tagja, mely szintén szigorú standardeket szab tagjainak. Ezeket is folyamatosan ellenőrzik az illetékesek. Ennek a szállodaláncnak nagy előnye, hogy minden hoteljében van egy Sales Office, ahol a vendégek a lánc egy másik tagszállodájába is tudnak foglalni. Véleményem szerint ez marketing szempontból igen jelentős. A Béke Hotelben csupán egy részleg foglalkozik a rendezvényszervezéssel, ez pedig a MICE Department, ezért bővebben csak ezzel fogok foglalkozni a továbbiakban. A részleg közvetlenül az Értékesítési Igazgató alá tartozik. Ez a részleg foglalkozik mindazzal, amivel a Hiltonban 3. A Béke Hotelen belül a MICE Department, tehát a Rendezvény részleg, az Értékesítési Igazgató alá tartozik. Munkatársai: -

1 Corporate munkatárs

-

2 MICE munkatárs

-

1 Leisure munkatárs 30

-

2 egyéni szobafoglalással foglalkozó munkatárs

-

1 PR munkatárs

-

1 gyakornok

Ami nagyon nagy különbség a Hilton és a Béke Hotel rendezvényszervezése között, hogy amit a Hiltonban 3 ember végez, azért itt egy ember felelős. Tulajdonképpen maga, a rendezvényszervezés folyamata nagyon hasonló a Hiltonban lévő folyamathoz. Beérkezik az ajánlatkérés (6. melléklet) a hotelhez, melyre kapnak egy nekik megfelelő ajánlatot. Itt is használják a Cvent és Startcite rendszereket. Nagy különbség, hogy itt csak az Opera rendszert használják, de Magdolna elmondása alapján ez bőven elegendő. A diszpozíciót (7. melléklet) is az Operán keresztül állítják ki. A csoportos foglalásoknál általában besegít a Szobafoglalás részleg. A Food and Beverage Igazgató asszisztense is nagy segítséget nyújt a részlegnek. Ő adja ki a diszpozíciókat, az esetleges változásokról szóló Change Memo-kat és ő készíti el a rendezvényhez szükséges kisebb dolgokat, mint például büfékártya, menükártya, irányítótábla. Itt a szállodában teljesen külön részleget alkot a Banquet. Hozzájuk tartoznak az éttermi felszolgálók, akik a rendezvényeknél is segédkeznek, a teremberendező, a Banquet Manager. Ez a részleg is nagyon sokat segít a MICE Department-nek. A rendezvények végén a számlázást a Pénzügy részleg készíti el. A Béke Hotelnek is vannak konferencia csomagjai, melyek jellegzetessége a Radisson Blu által szabott Brain Food. Ennek lényege, hogy egy-egy konferencián olyan ételeket szolgáljanak fel, melyek ébren tartják az agy működését. Olyan ételeket tartalmaz, melyek szinten tartják a vércukorszintet és elegendő tápanyaghoz juttatja a szervezetet. 6 alapelve: -

Sok hal, teljes kiőrlésű termékek, zöldségek és gyümölcsök

-

Elsősorban friss, helyi termelőktől származó alapanyagok használata

-

Természetes összetevők, amelyek a lehető legkevesebb ipari folyamaton esnek át

-

Kevesebb hús, maximum 10% zsírtartalom

-

Természetes édesítők, a hozzáadott cukor nem lehet több, mint 10%

-

Kellemes és harmonikus ízvilág

31

4.2. A rendezvények alakulása Hasonló összehasonlítást szerettem volna 5 évre visszamenőleg, mint, amit a Hilton munkatársától kaptam, de sajnos a Béke Hotel rendezvényszervezője nem tudott velük szolgálni, így csak a következő információkat kaptam: A Béke Hotelben az elmúlt években jelentősen megnőtt a rendezvények száma, ami nem csak a belföldi cégeknek köszönhető. Nagyon sok a külföldi desztinációból érkező üzlet, ami irodákon keresztül érkezik vagy közvetlenül a Partnertől. Mivel a szálloda 4*-os kategóriába tartozik, ezért a gyógyszeripari cégek preferálják. Rendezvények közül jellemzően csapatépítő tréningek, szemináriumok, konferenciák, kisebb meetingek, board illetve employee meetingek kerülnek megrendezésre. A hotel adottságai lehetővé teszik különböző családi események, mint esküvő, születésnap, évfordulók, bálok, egyéb céges események megtartását is. A rendezvények költségét a szálloda nem egy főre jutó átlag költés szerint számolja, illetve számítja ki, hanem terembérleti díjból, vendéglátó szolgáltatásokból, technika illetve egyéb igénybe vett szolgáltatások díjából tevődik össze. Az elmúlt években az a tendencia figyelhető meg, hogy a magyar cégek egyre kevésbé tartják „házon belül” a rendezvényeiket. Szívesen viszik külső helyszínre, ahol több kávészünetet, ebédet, vacsorát vesznek igénybe.

32

4.3 A Radisson Blu Béke Hotel – mint rendezvény helyszín - SWOT elemzése

A Béke Hotel SWOT elemzése 4. táblázat Erősségek

Gyengeségek



Belvárosi elhelyezkedés;



Wellness részleg hiánya;



Közel van a Nyugati



Kisebb kapacitás;

pályaudvarhoz;



Vendéglátóegységnek nincsen



Könnyen megközelíthető;



Több, osztható konferenciaterem;



Forgalmas a közvetlen környezet;



Parkolási lehetőség;



Kevésbé változatos



Változatos és újszerű vendéglátói

rendezvényhelyszínek; 

szolgáltatások; 

közvetlen utcai kapcsolata;

Nincsen szabadtéri rendezvényhelyszín;

együttműködés a Zsolnay Porcelánmanufaktúra Zrt.-vel;



Közeli igényes szórakozási lehetőségek;



Látványkonyha;

Lehetőségek

Veszélyek



Brain Food program;



Gazdasági válság utóhatásai;



együttműködés a Zsolnay



Versenytársak jelenléte;

Porcelánmanufaktúra Zrt.-vel;



Kisebb kapacitás;



Új piacok felfedezése;



Wellnes részleg kialakítása;



A Radisson Blu standard-jei miatti folyamatos újulás; Forrás: saját szerkesztés

33

4.4 Hilton Budapest vagy Béke Hotel? Két hasonló kategóriájú hotelről van szó, de mégis mások. Mindkét hotel tagja a Danubius Hotels Group-nak, illetve mindkettő kötődik ezen kívül egy-egy másik szállodalánchoz is, mely előny is és hátrány is egyaránt. Rendszerük szigorú szabályok alapján működik, melyeket be kell tartani, ám ennek következménye a folyamatos változás és megújulás. Mindkét hotelben inkább konferenciákat, meetingeket tartanak. Ezek általában nemzetközi rendezvények, külföldi cégek. Kevés a magyar rendezvény és a magyar szállóvendég. Szobák és rendezvénytermek területén is a Hiltonnak van nagyobb kapacitása. Ami a legkülönbözőbb a 2 rendszerben a rendezvényszervezés menete. Míg a Hiltonban a megrendelő 3 szállodai munkatárssal is egyeztet, addig a Béke Hotelben ezt mind egy ember végzi. Mindkét módszernek megvannak az előnyei, hátrányai. A Hiltonban foglalkozik a vendéggel elsősorban a Sales munkatárs, a Rendezvényszervező és a Banquet Manager. Így hatékonyan tudnak mindhárman a megrendelővel foglalkozni és jobban tudnak koncentrálni az adott feladataikra. Viszont nem valószínű, hogy ilyen formában olyan jó kapcsolat alakulhat ki a vendéggel, viszont a részfeladatok tökéletesen végrehajthatóak. Ezzel ellenben a Béke Hotelben egy rendezvényszervező viszi végig az egész eseményt. Így a megrendelő teljes bizalma egy emberben van. Ez viszont teljes mértékben leköti a rendezvényszervezőt és nem biztos, hogy minden részletre egészen oda tud figyelni. Ám a két bemutatott elemzés azt mutatja, hogy mindkét módszer működhet megfelelően adott körülmények között. A vendégek egyaránt elégedettek mindkét hotel munkájával, szolgáltatásaival. Ezáltal, amennyiben választani kell, más indokok döntenek. Ezek lehetnek: a hely kapacitása, elhelyezkedése, az esemény típusa. Így eseménytől függően választhatunk egyik vagy másik hotel javára, hiszen maga, a rendezvényszervezés, mindkét hotelben megfelelően, az elvárttól talán magasabb szinten működik.

34

5. ÖSSZEFOGLALÁS

Szakdolgozatomat a rendezvényszervezéssel foglalkozó szakirodalom vizsgálásával kezdtem, melyet később leszűkítettem konkrétan a szállodai rendezvényszervezésre. Ezután bemutattam a Hilton szállodaláncot, majd rátértem a Hilton Budapest Hotelre. Későbbiekben ismertettem a Hilton Budapestben zajló rendezvényszervezés folyamatát a kezdetektől, egészen a rendezvény végéig. Ennek lényeges része volt az itt rendezvények alakulása az elmúlt 5 évre visszamenőleg. Készítettem egy SWOT elemzést is a szállodáról. Ezek után tértem rá a Radisson Blu Béke Hotelre, melyet ugyanezen szempontok alapján vizsgáltam. Az utolsó pontban pedig összehasonlítottam a két szállodát különböző szempontok alapján. Kutatásaim és tapasztalataim alapján a Hilton egy nagyon sikeresen működő szálloda a rendezvényszervezés szemszögéből. Szakmai gyakorlatom alatt is folyamatosan voltak rendezvények, különböző események. Vannak olyan cégek, melyek akár hetente kisebb meetingeket tartanak itt, vagy havonta nagyobbakat. Ráadásul, hogy ha a többi Hilton tagszálloda adatai alapján nézzük, akkor is előkelő helyen áll a megrendelők értékelése szerint. Az adottságai lehetővé teszik, hogy sokan sokféle rendezvényt tarthassanak itt. Rengeteg terme, kültéri helyszínei és legfőképp szakértő személyzete van, melyek segítik egy esemény sikerességét. A Béke Hotelről is az a véleményem, hogy sikeresen helytáll a rendezvény piacon. A különbség, hogy itt kisebb eseményeket tudnak tartani, mert nincsen akkora kapacitása, mint a Hiltonnak. Mindkét hotelt szeretik a vendégek, főként a külföldiek. Nagy szakértelemmel és tapasztalattal bíró csapat várja a vendégeket és megrendelőket a két szállodában, elsősorban az adott esemény jellegétől függ, hogy melyiket választják. Vannak cégek viszont, akik a Hiltont neve miatt részesítik előnyben. Szakdolgozatom elején felvetettem egy hipotézist, mely a következő: „A 35

rendezvények sikerességét, színvonalát és minőségét befolyásolja az, hogy hány ember vesz részt az adott rendezvény megszervezésében. Mindez annak következménye, hogyha több ember működik közre az esemény lebonyolításában és az az előtti folyamatokban, akkor ez annál több szakembert jelent, akik tudásukkal, kreativitásukkal és ötleteikkel támogathatják a programot.” Mikor elkezdtem írni a dolgozatot, azt hittem, hogy könnyű lesz a döntés, hogy elfogadom-e a fent említett hipotézist, de a végére érve rájöttem, hogy ez mégsem lesz olyan egyszerű. Először arra jutottam, mikor elkezdtem vizsgálni a vendégek igényeit, hogy a hipotézis nem elfogadható. Ezt azzal támasztom alá, hogy a megrendelőnek sokkal kényelmesebb és egyszerűbb, hogyha egy emberrel kell tartania a kapcsolatot és megbeszélni a rendezvény részleteit. Ebben az esetben nem kell minden információt 3 emberrel is átbeszélni, ahogyan ezt a Hiltonban is teszik. A Béke Hotelben a megrendelő egy szakemberrel kommunikál a rendezvény elejétől a végéig, illetve a rendezvény ideje alatt is. Ám ennek is megvannak a hátrányai. Ha egy rendezvényszervező végzi az összes teendőt, túl nagy lehet rajta a nyomás, melynek következménye, hogy nem tud 100%-os teljesítményt nyújtani. Ezáltal a rendezvényei monotonná válnak, nem lesz bennük semmi különleges, nem lesz ideje és ereje, hogy kreatív legyen az adott rendezvény kivitelezésében. Fenti okokat figyelembe véve, hipotézisemet elfogadhatom. Ha több szakember foglalkozik egy rendezvénnyel, ki tudják belőle hozni a maximumot. Ennek oka, hogy másmás megközelítésből látják a rendezvényt, más-más ötleteik vannak, így a megrendelőnek is több lehetősége van a kivitelezéssel kapcsolatosan. A rendezvény különböző fázisaiban a megfelelő tapasztalattal rendelkező szakemberek végzik el azokat a feladatokat, melyekhez legjobban értenek. Ebben a formában a rendezvényszervező nincs túlterhelve, így tökéletesen koncentrálni tud a saját feladatára a rendezvény bonyolítása alatt. A sikeres rendezvény kulcsa a hatékony szervezés, melyben mindkét helyen találkozhatunk.

36

6. Felhasznált irodalom

Arany E. – Hajnal T. – Kőrössy Z. – Nagy G. – Novák L. – Novák Zs. – Tomecskó E. (2002): Üzleti rendezvényszervezés I. – Titkok és trükkök, B+V Lap- és Könyvkiadó Kft., Budapest Bauer András – Berács József (2006) : Marketing, Aula Kiadó Kft., Budapest Dr. Faragó H. (2009): Idegenforgalmi rendezvények és kongresszusok szervezése, Képzőművészeti Kiadó Kft., Budapest Gyarmati I. (2001): Rendezvényszervező kézikönyv, Szókratész Külgazdasági Akadémia, Budapest Gyarmati I. (2005): Rendezvényszervezési kalauz, Athenaeum 2000 Kiadó, Budapest Horváth A. (2001): Turizmus a kultúrában – Kultúra a turizmusban, Magyar Művelődési Intézet, Budapest Járási A. (2007): Rendezvényszervezés, Juhász Gyula Felsőoktatási Kiadó, Szeged Judy Allen (2003): Event Planning, John Wiley & Sons Canada Ltd Katona M. – Szabó Cs. (2011): Kommunikáció - Üzleti kommunikáció, Képzőművészeti Kiadó Kft., Budapest Kozma Boglárka (2004) : Turizmus marketing, BGF Kereskedelmi, Vendéglátóipari és Idegenforgalmi Főiskolai Kar, Budapest Lengyel M. (2004): A turizmus általános elmélete, Kereskedelmi és Idegenforgalmi Továbbképző Kft., Budapest Lőcsei J. (2002): Etikett és protokoll alapjai, Szókratész Külgazdasági Akadémia, Budapest 37

Mészáros T. – Voleszák Z. (2004): Villásreggelitől a gálavacsoráig, Szerzői Magánkiadás, Budapest Michalkó G. (2013): Turizmológia, Akadémia Kiadó Zrt., Budapest Michalkó G. (2007): A turizmuselmélet alapjai, Kodolányi János Főiskola, Budapest Nagy L. (1991): Nagyrendezvények és kongresszusok szervezése, VIVA Kft., Budapest Puczkó L. – Rátz T. (2011): Az attrakciótól az élményig, Akadémia Kiadó Zrt., Budapest Puczkó L. – Rátz T. (2005): A turizmus hatásai, Aula Kiadó Kft., Budapest Pusztai János (2005) : Konferenciaszervezés, Kodolányi János Főiskola, Budapest Razaq Raj, Paul Walter, Tahir Rashid (2008): Events Management, SAGE Publications Ltd Szabó Z. – Pozsony F. (1998): A turizmus, mint kulturális rendszer, Néprajzi Múzeum, Budapest Dr. Törőcsik M. (2003): Fogyasztói magatartás – Trendek, Complex Kiadó Kft., Budapest dr. Vadas G. – Fencsik. F. (2007) : Rendezvények szállodában, Kereskedelmi és Idegenforgalmi Továbbképző Kft., Budapest

Internetes források: Radisson

Béke

Blu

Hotel,

Danubius

Hotels

Group

honlap

http://www.danubiushotels.hu/sajtoszoba/magyarorszag/budapest/radisson-blu-bekehotel/radisson-blu-beke-hotel-sajtokozlemeny (letöltés: 2014. április 4.)

38

Hunyor Erna: Átalakulóban a hazai rendezvénypiac, Magyar Hírlap Online honlap, 2012. december 28. http://www.magyarhirlap.hu/atalakuloban-a-hazai-rendezvenypiac (letöltés ideje: 2014. április 10.) Hilton Worldwide honlap http://www.hiltonworldwide.com/ (letöltés: 2014. február 13.) A Hilton örökség, Deluxe honlap http://www.deluxe.hu/cikk/20051011/a_hilton_orokseg/ (letöltés: 2014. február 15.) 10 évente megduplázódik a nemzetközi konferenciák száma, Turizmusonline honlap, 2013. október 02. http://www.turizmusonline.hu/aktualis/cikk/10_evente_megduplazodik_a_nemzetkozi_kon ferenciak_szama (letöltés: 2014. április 27.) Töretlen a hazai hivatásturisztikai piac lendülete, Itthon.hu honlap, 2014. március 02. http://m.itthon.hu/szakmai-hirek/hu/toretlen-a-hazai-hivatasturisztikai-piac-lendulete (letöltés: 2014. április 27.) Vég Márton: Tragikus évet zárt a magyarországi konferenciaturizmus, Világgazdaság online honlap, 2013. április 17. http://www.vg.hu/vallalatok/turizmus/tragikus-evet-zart-amagyarorszagi-konferenciaturizmus-401769 (letöltés: 2014. április 27.) Hunyor Erna: Visszaesett a hazai konferenciaturizmus, Magyar Hírlap Online honlap, 2013. június 6. http://www.magyarhirlap.hu/visszaesett-a-hazai-konferenciaturizmus (letöltés: 2014. április 27.) Miski Gábor és Sebők Viktória: Konferenciaturizmus, itB online, 2012. február 28. http://www.itbusiness.hu/Fooldal/rsscsatorna/Konferenciaturizmus.html?portalstate=rss (letöltés: 2014. április 27.) Irány Magyarország! honlap, http://www.iranymagyarorszag.hu/hilton_budapest/I200009/ (letöltés: 2014 április 3.) Olive’s Étterem – Radisson Blu Béke Hotel, Itthon.hu honlap, Magyar Turizmus Minőségi Díj, http://minosegidij.itthon.hu/dijazott-szallodak-es-ettermek//netaview/74432;jsessionid=C369A30E2B915D2A495CFC676283D908 (letöltés:2014. április 27.)

39

7. SUMMARY

I started making my thesis by reviewing the relevant bibliography of specialized literature. In this stage I was studying catered programmes and their possible groupings. Catering, its history and its process were also subjects that I have read about. Following these, I examined the market of Hungarian catered programmes through investigating some highlighted ones of the latest conferences in the past few years – analysing them by their frequency, their participants, significant terms and duration. Finally, I arrived to talking about hotel catered programmes. As a following phase of my thesis, I presented Hilton. Firstly, having been occupied in dealing with the hotel chain, secondly having gone on to what I was really concerned about, Hilton Budapest. I presented its organisational structure, history, properties and conditions. Later on I presented the procedure of catering in Hilton Budapest by following a programme from its beginning until its end. The process starts out at the Sales Department, goes through the Catering Department and is finished by the employees of the Banquet. Catering is characterised by being lengthy, it implies many negotiations and conciliation committees with the customer. In the following part of my thesis, I described how the hotel manages the aftermath of a catered programme. Here, I mostly dealt with the Meeting Planner Survey which is particularly into Hilton hotels, their comparison and evaluation. After this, I presented the performance statistics of programmes of Hilton Budapest, focusing on the last five years. I also made a SWOT analysis. In this, I was studying the strengths, weaknesses, opportunities and dangers of the hotel. After these, I turned on to writing about Radisson Blue Béke Hotel. As a first step, I wrote about its history and conditions. Based on the interview with the caterer of the hotel I described the catering procedure there, which entirely diverges from the practice that of 40

Hilton Budapest. I also analysed the data of the last five years here, as far as the available information let me do so and consequently made the SWOT of Radisson Blue Béke Hotel as well. In the final phase of my thesis, I eventually made a comparison of the two hotels. I wrote about the differences in the catering procedures of the two hotels. According to my surveys and personal experience, and from the point of view of catering, Hilton is a very successfully operating hotel. During my professional practice period spent there, there were various programmes and events taking place. There are companies which might have their regular smaller meetings here every week or their bigger ones, monthly. Moreover, if we take other Hilton hotels into account, Hilton Budapest –according to the evaluation of customers- gets a high recognition. Its conditions make it possible to hold various programmes here; it has got several rooms, outdoor spots and most importantly, a professional crew. These all add up to the accomplishment of a programme. According to my point of view about Béke Hotel, it is also a successful hotel in the market of catering. The main difference between the two hotels is that in the later, there can only be held smaller events, because it does not have the capacity that of Hilton. Guests and customers, especially the ones who come from abroad, like both hotels. Both crews are expecting them with great expertise and experience. The decision where to cater a programme mostly depends on the character of the place. Some companies prefer Hilton Budapest, only because of its name. In the very beginning of my thesis, I brought a hypothesis, the following: The success, standard and quality of a catered programme is influenced by the number of people taking part in the organisation of it. That is, the more people are involved in the arrangement and the preceding processes, the more professionals it means who can eventually support the programme with their expertise, creativity and ideas. I could not thoroughly accept the hypothesis above, since, as a customer, it is more simple and comfortable to keep contact with only one person. However, if there are more people 41

dealing with a programme, the chances are better to make the best out of it, because in the different phases of the organisational work, the professionals having the proper experience make the jobs which they are best in. The key to successful catered programs is efficient organisation, which I could meet at both places, only, in different realizations.

42

Mellékletek

A Hilton logója és épülete

1. melléklet

Forrás: http://hiltonglobalmediacenter.com; http://www3.hilton.com

43

A Hilton rendezvénytermei és azok kapacitása

Terem Anjou Visegrád Matthias Rex Beatrix Gizella Corvina 1 Corvina 2 Corvina 3 Corvina 4 Corvina 1+2+3+4 Corvina 1+2 Corvina 3+4 Bálterem A Bálterem B Bálterem C Bálterem A+B Bálterem B+C Bálterem A+B+C Endre Béla Levente Endre+Béla Béla+Levente Endre+Béla+Levente Business Suite 1 Business Suite 2 Business Suite 3 Business Suite 4 Julianus Margit Parlament Erzsébet Tower

Emelet Méret (m2) Természetes fény A szint 97 Igen A szint 27 Nem A szint 81 Nem A szint 48 Nem Földszint 59 Igen Földszint 63 Igen Földszint 52 Igen Földszint 58 Nem Földszint 60 Igen Földszint 333 Igen Földszint 108 Igen Földszint 126 Igen 1. emelet 165 Nem 1. emelet 171 Nem 1. emelet 171 Nem 1. emelet 337 Nem 1. emelet 343 Nem 1. emelet 510 Nem 1. emelet 35 Igen 1. emelet 35 Igen 1. emelet 35 Igen 1. emelet 69 Igen 1. emelet 69 Igen 1. emelet 104 Igen 2. emelet 18 Igen 3. emelet 18 Igen 4. emelet 18 Igen 5. emelet 18 Igen 5. emelet 39 Igen 6. emelet 145 Igen 6. emelet 106 Igen 6. emelet 61 Nem 6. emelet 49 Nem

Historical Hall A szint Ballroom Foyer 1. emelet Entrance Foyer Földszint Dominikánus udvar Dominikánus kerengő

108 252 90 671 192

Nem Nem Igen Igen Igen

Színház

-

-

-

Iskola 110 20 85 40 40 60 45 50 50 130 132 210 225 225 417 417 660 30 30 30 66 66 105 20 120 75 60 20 -

U-alak 60

36 -

60 24 18 40 28 28 28

36 18 15 20 20 20 22 -

80 66 99 132 132 231 231 363 24 24 24 36 36 64

44 50 57 57 57 72 72 87 15 15 15 33 33 57 -

18 66 54 33 27

18 51 30 33 18 -

Kapacitás (fő) Fogadás Kerekasztal 80 70 80 70 30 30 30 40 40 50 30 40 30 40 30 30 210 250 80 90 70 80 150 150 160 150 160 150 350 300 350 300 500 480 20 20 20 20 20 20 40 50 40 50 70 80 15 30 80 100 50 60 30 40 20 40 -

150 80 400 80

2. melléklet

Karám

Tábla 42 12 42 24 18 24 24 24 24

-

52 52 63 63 63 90 90 114 18 18 18 36 36 60

-

200 60 -

24 54 36 36 24

Kabaré 42 42 12 42 42 24 14 18 21 22 35 22 28 22 28 22 21 50 56 50 56 63 84 63 84 63 84 90 168 90 168 114 252 18 18 18 36 28 36 28 60 42 10 10 10 10 24 14 54 56 36 42 36 28 24 28

-

-

Forrás: Saját készítésű táblázat a Hilton adatai alapján; http://www3.hilton.com 44

Hilton: RFP

3. melléklet

45

46

47

Hilton: Diszpozíció

4. melléklet

48

A Béke Hotel logója és épülete

5. melléklet

Forrás: http://www.danubiushotels.hu/

49

Béke Hotel: RFP

6. melléklet

50

51

Béke Hotel: Diszpozíció

7. melléklet

52

8. melléklet

Mélyinterjú Heréb István, Sales Manager-rel 1. Melyek az értékesítési terület feladatai? 2. Hogyan tarják a meglévő ügyfelekkel a kapcsolatot? 3. Milyen eszközökkel tájékoztatják őket az új promóciókról? 4. A megrendelők milyen csatornákon keresztül tudják felvenni a kapcsolatot a szállodával? 5. Milyen módon tud az ügyfél ajánlatot kérni a szállodától? 6. Mit kell tudni a csomagajánlatokról? 7. Mi az ajánlatadás utáni első lépés? 8. Miket tartalmaz a szerződés? 9. Mi az értékesítési munkatárs utolsó feladata a rendezvénnyel? 10. Az elmúlt 5 évet hogyan lehetne összehasonlítania rendezvények sikeressége szempontjából?

53

9. melléklet

Mélyinterjú Joshi Szávitri, Rendezvényszervezővel 1. Hogyan néz ki a részleg? Kinek mi a feladata ezen belül a rendezvényekkel kapcsolatosan? 2. Hogyan kerül a rendezvényszervezőhöz a rendezvény az értékesítési munkatárstól? 3. Milyen adatokat kell pontosítani ebben a stádiumban a megrendelővel? 4. Milyen számítógépes programokat használnak a rendezvények rögzítéséhez, szervezéséhez? 5. Milyen formában kapják meg az illetékesek a rendezvény részleteit? 6. Kik vesznek részt a szállodán belül egy rendezvény szervezésénél? 7. A rendezvény előtt 1-2 nappal mik a teendők? 8. Milyen munkája van a rendezvényszervezőnek a rendezvény után? 9. Milyen kérdőíveket használ a szálloda? 10. Milyen kérdésekkel foglalkoznak a kérdőívek? 11. Mennyire eredményesek ezek a tesztek? Hogyan szerepel a szálloda a megrendelők szerint?

54

10. melléklet

Mélyinterjú Tamás Zsolt és Ténai Zoltán Banquett Managerekkel 1. Mi a Banquet részleg pontos feladata? 2. Mikor kezdődik el a részleg munkája? 3. Amennyiben szükség van több munkaerőre, hogyan oldják meg a problémát? 4. Mikor találkoznak először a megrendelővel? 5.

Ki koordinálja a rendezvényt?

6. Ki állítja ki a számlát és rendezi az anyagiakat a megrendelővel?

55

11. melléklet

Mélyinterjú Göbölös Magdolna, Rendezvényszervezővel 1. Melyik részlegük foglalkozik a rendezvények szervezésével? 2. Kik dolgoznak a részlegen? 3. Hogyan zajlik a rendezvényszervezés folyamata a hotelen belül? 4. Milyen rendszereket használnak az ajánlatkéréseknél? 5. Milyen részlegek segítik a munkájukat? 6. Milyenek a konferencia csomagok? 7. Mi a Brain Food?

56