Horváth Adrián- Hegyi Csaba (Széchenyi István Egyetem, Logisztikai és Szállítmányozási Tanszék)
A hatékony logisztikai szolgáltatások informatikai összefüggései 3PL szolgáltatóknál
Bevezetés A 3PL logisztikai szolgáltatók hatékony és nyereséges működésének kulcsa, hogy minél több megbízóval dolgozzanak együtt. A termékek jellegéből és a megbízók logisztikai elgondolásaiból adódóan azonban a termék különféle utakat járhat be amíg eljut a termelőtől a felhasználóig. A 3PL szolgáltató akkor tud hatékonyan dolgozni, mind a termelők, mind a felhasználók elvárásainak kellően megfelelni, ha a termék és az információ útját úgy alakítja ki, hogy az eleget tegyen minden feltételnek, valamint lehetővé tegye az egyes megbízók vásárlói közötti átfedéseket és az ebben rejlő termék összevonási lehetőségeket. A cikk célja, hogy ezen részletek bemutatásával felvázoljon egy olyan informatikai eszközt, mely hatékonyan segítheti a 3PL szolgáltatót a kitűzött célok elérésében.
1. 3PL szolgáltatók
Az elmúlt 20-30 év egyik kiemelt jelszava az outsourcing volt a termelésben, azaz ha a gazdasági, műszaki szervezési szempontok indokolták az adott termelési folyamatot kiszolgáló tevékenységeket (logisztika, informatika, stb. ) külső erőforrások bevonásával oldották meg. A termelő vállalatok versenyképességük és hatékonyságuk megőrzése érdekében elkezdték keresni azokat a lehetőségeket melyek segítenek őket az élvonalban tartani. Ennek egyik eszköze lett a kiszervezés, vagyis azon tevékenységek leválasztása és másokra bízása, melyek nem tartoznak szorosan az alaptevékenységhez. A kiszervezési adatok feldolgozása azt mutatta, hogy a legszívesebben kiszervezett terület a logisztika és a kiszervezés a 2000-es évekre meghaladta a 70 %-ot (Hyun Jeung Ko, 2006., Goddard, 2005.). Ezen folyamatok eredményeképp terjedtek el a 3PL szolgáltatók, melyek ezen igények kielégítésére átvették a megbízóktól a logisztikai feladatok zömét. Mivel a megbízókat
elsősorban a költséghatékonyság mozgatja, ezért egy 3PL szolgáltató csak akkor tud versenyképes lenni áraival, ha több megbízónak is dolgozik és ezáltal a fajlagos költségeit csökkenteni tudja. Ennek legfontosabb eszköze a konszolidáció, mely tevékenység a különböző szállítók küldeményeinek egy rakományba fogását jelenti. Ha megvizsgáljuk több termelő egyazon termékfajtát, illetve egy adott területen ezen termékfajta szállítási pontjait, akkor nyilvánvalóvá válik, hogy egy-egy szállítási pontra több termelő termékfajtája is eljut. Ezen rendelések összevonásával és együttes kezelésével – konszolidálásával - képes a 3PL szolgáltató a szállítási egységek fajlagos költségeinek csökkentésére, így költséghatékony szolgáltatás nyújtására a termelő vállaltok felé. Mivel azonban a termelőtől a fogyasztóig a termékek és ezáltal a termékhez kapcsolódó információk útja különféle bonyolultságú lehet, fontos egy olyan informatikai háttér biztosítása, mely hatékonyan segíti a fizikai árumozgás megszervezését és lebonyolítását, ezáltal megőrizve a rendszer költséghatékonyságát. 2. A termék és az információ lehetséges útjai
A termék és az információ útja az egészen egyszerűtől a bonyolultig terjedhet a termelő és a fogyasztó között. Ennek többféle oka is lehet, melyek részletezése nem célja a cikknek elég csak utalni arra a változatosságra, amellyel az egyes gazdálkodó egységek ERP rendszerei jellemezhetők. Ezek a rendszerek a kilencvenes évek kihívásaira válaszolva már segítik az ellátási láncban az információ áramlást, de különböző megoldásaik révén nem teljes körűen szolgálják az információ rendszerek közötti kezelését. Fontos azonban leszögezni, hogy a termék és a hozzá kapcsolódó információ gyakran nem ugyan azt az utat járja be, fokozva ezzel a rendszer bonyolultságát és nehezítve a 3PL szolgáltató dolgát. 2.1. Közvetlen elosztás Közvetlen elosztás esetén a termék direkt módon jut el a termelőtől a fogyasztóhoz. (1. ábra) Azonban mégis meg kell említetni, hiszen 3PL szolgáltató itt is megjelenhet. Ilyenkor vagy az történik, hogy a termelő saját maga tervezi meg a járatokat és saját raktárából tölti fel az autókat gyakorlatilag kész helyzet elé állítva a logisztikai szolgáltatót, vagy a logisztikai szolgáltató a termelő telephelyén, annak infrastruktúráját használva állítja össze a járatokat az
elérhető adatok alapján. 3PL szolgáltató esetén ezek tekinthetők speciális eseteknek, hiszen ilyenkor nem, vagy csak nehezen biztosíthatók a termékek konszolidációjából adódó előnyök. 2.2. Egy lépcsős elosztás Egy lépcsős elosztás esetén a termelőtől elszállított termék a 3PL szolgáltató raktárában kirakásra, tárolásra, komissiózásra kerül, majd a fogyasztó innen kapja meg a rendelését. Természetesen a tárolás kimaradhat, illetve a tárolás időtartama változhat a termék sajátosságainak függvényében. Élelmiszerek esetében jellemző tipikusan, hogy a termelőtől beérkezett termékeket egyből komissiózzák és szállítják a fogyasztókhoz, míg egy elektronikai cikk vagy bútor esetében napokig, esetleg hetekig is tárolásra kerülhet a termék. Ilyen elosztás esetén az információ több utat is bejárhat. A fogyasztó leadhatja rendelését a termelőnek, aki ezt a fizikai áruval együtt adhatja át a 3PL szolgáltatónak. De az információ közvetetten a 3PL szolgáltatón keresztül is eljuthat a termelőhöz, vagy egyszerre megkaphatja mind a termelő, mind a szolgáltató. Ezen lehetőségeket mutatja be a 1. ábra. Ennek módja természetesen az átfutási időszükséglet és a raktározási feltételek függvénye is, hiszen a járatok összeállítása és az erőforrások megtervezése időbe kerül.
Termelő
Termelő
Termelő
információ áru
3PL szolgáltató
Fogyasztó
3PL szolgáltató
Fogyasztó
3PL szolgáltató
Fogyasztó
1. ábra A termékek és információk útja egy lépcsős elosztás esetén (Forrás: saját szerkesztés) 2.3. Több lépcsős elosztás Több lépcsős elosztás esetén a 3PL szolgáltató központi raktárán túl még legalább egy, általában regionális elosztó raktár vagy crossdocking raktár kerül be a folyamatba. Ilyen esetekben a kritikus pont az egyes szinteken tárolt készletek mennyisége és minősége
okozhatja, tárolás nélküli rendszereknél pedig (élelmiszer pl.) a beérkező adatok feldolgozása és megfelelő időben történő továbbítása az érintetteknek. Mivel az szállításhoz szükséges információ útja itt is elválhat a termék útjától, ezért itt a legnagyobb az esély arra, hogy a szükséges információk nem a megfelelő helyre vagy nem a megfelelő időben érkeznek meg, ami alapjában veszélyeztetheti a fogyasztók ellátásának biztonságát és az elvárt szállításai színvonal (elsősorban határidők szoros betartása) folyamatos fenntartását. Az, hogy az információ milyen útvonalon jut el az egyes szintekre szorosan függ a készletektől illetve azok jellemzőitől valamint a teljes folyamat átfutási időre vonatkozó jellemzőitől. A 2. ábrán megfigyelhető a leírtak összetettsége, ezért kiemelten fontos a jól kialakított információ áramlási csatornák működtetése és az információk feldolgozásához szükséges informatikai eszközök pontossága, megbízható rendelkezésre állása.
Termelő
információ
Termelő
áru
3PL szolgáltató központ
3PL szolgáltató központ
3PL szolgáltató átrakó
3PL szolgáltató átrakó
Fogyasztó
Termelő
Fogyasztó
Termelő
Termelő
3PL szolgáltató központ
3PL szolgáltató központ
3PL szolgáltató központ
3PL szolgáltató átrakó
3PL szolgáltató átrakó
3PL szolgáltató átrakó
Fogyasztó
Fogyasztó
Fogyasztó
2. ábra A termékek és információk útja több lépcsős elosztás esetén (Forrás: saját szerkesztés)
3. Az információkkal kapcsolatos nehézségek A rendszerben áramló információkkal kapcsolatosan két fő nehézséget kell kiemelni. Az egyik, hogy az információk a lehetőségekhez képest mentesek legyenek a zajtól, vagyis olyan adatoktól amelyeknek nincs jelentősége és csak zavaróak, illetve a több megbízótól származó adatok azonosítása mennyire lehetséges.
3.1. Az információ tisztasága Tiszta információról akkor beszélhetünk, ha a logisztikai szolgáltatóhoz csak annyi és olyan információ jut el, amelyre feltétlenül szükség van és az abban szereplő karakterek is olvashatóak
és
értelmezhetőek.
Ha
a
logisztikai
szolgáltató
megfelelően
szoros
együttműködésben dolgozik a megbízóval, akkor gyakorlatilag egy ügyfél azonosító, egy rendelési mennyiség és egy árukód is bőven elég a feladatok elvégzéséhez. Ez azonban nagyon ritkán fordul elő. Sokkal gyakoribb az, hogy a megbízó egyéb plusz információkat is át ad, amelyek a szállításhoz, áruátadáshoz kapcsolódó speciális vevői igényeket tartalmazzák. Amennyiben nem elég alaposak a rendszer készítői, olyan mennyiségű és milyenségű információk is bekerülhetnek ezekbe a fájlokba, amelyekre nincs szükség. Ebben az esetben könnyen előfordulhat, hogy akár a raktári munka, akár a járattervezés és kiszállítás során ezek az információk megzavarják a dolgozókat, zavart okoznak, ezáltal rontva munkájuk hatékonyságát. Másik jellemző példa, amikor az átadott fájlokban szereplő karakterek nem beazonosíthatóak rendesen. Jellemző példája ennek, amikor „ő” helyett „?” jelenik meg a szövegben. De ide sorolhatjuk az is, amikor irányítószám, településnév vagy cím adatok nem kellően szétválasztva szerepelnek az átadott fájlokban. Ezek mind nehezítik a logisztikai szolgáltató dolgozóinak munkáját, a szállítási címek, mennyiségek, árufajták beazonosítását. 3.2. Különböző megbízók adatai
Az információk feldolgozásával és értelmezésével kapcsolatban a nehézségek leginkább abból adódnak, hogy az egyes megbízók más és más vállalatirányítási rendszerrel dolgoznak, így az általuk tárolt, feldolgozott és átadott információk felépítése egymástól eltérő. Ha táblázatos formában érkeznek az információk, akkor az eltérő oszlop sorrend okozhat gondot, de nem szabad elfeledkezni arról sem, hogy például egy Bajcsy-Zsilinszky utcát hány féle módon szoktak leírni. Ez az a terület, amire a logisztikai szolgáltatónak legkisebb a ráhatása, hiszen egyetlen megbízó sem fogja a pénzt és az időt arra költeni, hogy a logisztikai szolgáltató által kért sorrendet és adattartalmat kialakítsa. Már csak azért sem, mert ha néhány év múlva egy másik szolgáltatóval végezteti el a logisztikai feladatokat, újra hozzá kell nyúlnia ezekhez az adatokhoz. Ezért akár az információk tisztaságáról beszélünk, akár eltérő tartalmi struktúráról, ezek tisztítása és egységes formátumúvá alakítása megkerülhetetlenül a logisztikai szolgáltató feladata, illetve azon interfész alapja kell hogy legyen, amely a logisztikai folyamatok végrehajtásához szükséges informatikai háttértámogatást végzi. 4. Az informatikai eszköz (interfész) jellemzői Ahhoz, hogy a korábban bemutatott nehézségek kezelhetőek legyenek és a kapott információk megfelelően feldolgozva a kellő időben rendelkezésre álljanak, egy olyan informatikai eszközt (interfészt) kell kialakítani, ami hatékonyan képes ezeknek eleget tenni, az egyes folyamatoknál használt szoftverek adat igényeit ezáltal kielégíteni. 4.1. Az interfész működése Egy-egy bolt rendelése megbízónként is több sorból állhat, attól függően, hányszor szerepel a megbízó adatbázisában, illetve milyen termékfajtákat kell kiszállítani. Ezért nagyon fontos, hogy az interfész ezekből az adatokból egy olyan konszolidált állományt készítsen, amely átlátható és kezelhető, ugyanakkor minden szükséges információt tartalmaz. Az interfész alapja egy olyan közös adatbázisból kell képezni, mely tartalmazza az összes megbízó részletes partnerlistáját. Ezen partnereket megfelelően csoportosítva el kell látni, egy saját, belső használatú azonosítóval, amely az azonos boltoknál ugyan az kell, hogy legyen. Az így elkészített és konszolidált boltlistát a belső azonosítókkal át kell adni azoknak az egységeknek (raktár, járattervezés, stb.) ahol a beérkező rendelésadatokkal munkavégzés folyik.
A napi munkavégzés során beérkező, az egyes megbízók kiszállítandó rendeléseit tartalmazó fájlokat ebbe az interfészbe kell beolvasni. Az interfész megvizsgálja az egyes sorokat és azok tartalmát. Ha az adott bolt és rendelése szerepel az adatbázisában, akkor az összes, ugyanazon bolthoz tartozó rendelést összegzi és a belső azonosítóval ellátva egy rendelésfájlba kiírja. Ilyenkor célszerű külön mezőkben mezőkbe külön tárolni és továbbadni az egyes megbízók rendelési mennyiségei és árufajtáit is, illetve olyan információkat melyek fontossággal bírnak akár a raktári akár a szállítási munkavégzések során. Amennyiben az interfész valamely rendelésállományban olyan megbízói azonosítót talál, ami a saját adatbázisában nem szerepel, úgy azt megvizsgálja és összehasonlítja a korábban tárolt adatokkal. Ha talál valamely bolttal cím és név egyezést akkor a már korábban rögzített belső azonosítót osztja ki, ha újként azonosítja, akkor egy új belső azonosítót ad és úgy rögzíti a saját adatbázisában. Természetesen a konszolidált rendelési összeállításánál már az így rögzített belső azonosítóval szerepelteti a rendelést. Az így elkészült konszolidált rendelésállományt kell aztán az interfésznek az egyes folyamatoknál használt szoftverek számára átadni, illetve célszerű átadni ezen szoftverek számára az új boltok adatait is amennyiben az egyes szoftverek egy közös adatbázisból dolgoznak, hiszen az adatok szinkronizáltságát folyamatosan fenn kell tartani. A 3. ábra mutatja az interfész felépítését és helyét.
Megbízó 1 Megbízó 2 Megbízó 3 Megbízó i Megbízó n
Megbízók rendelési adatai
Megbízók rendelési adatai
I N T E R F É S Z
Összevont rendelési adatok
Járattervezés . . .
Új boltok adatai
3. ábra Az interfész elvi vázlata (Forrás: saját szerkesztés) 4.2. Követelmények az interfész működésével szemben
Raktári folyamatok optimalizálás a
Az interfész működésével szemben két fontos követelményt lehet megfogalmazni, amelyeknek minél jobban meg kell, hogy feleljen. Ezek pedig az automatizáltság és az idő. Fontos, hogy az interfész minél kevesebb felhasználói beavatkozással működjön. Minél több mindent csinál automatikusan, a gyorsaság annál jobban nő és a hibalehetőségeket is szűkíteni lehet. Hiszen minél többször kell egy felhasználónak kattintani egy programban annál nagyobb az esélye annak, hogy rossz helyre kattint, vagy rossz állományt olvas be. Ezért célszerű a beérkező rendelésállományokat szorosan meghatározott névvel, fájltípusban és tartalommal beérkeztetni egy rögzített könyvtárba, ahonnan az interfész automatikus be tudja olvasni ezeket. A beolvasás után az interfész csak akkor kérjen felhasználói beavatkozást, ha valamit nem tud értelmezni karakterhiba vagy üres mező miatt. Az elkészített rendelési állományt és új címek adatait is úgy célszerű átadni a felhasználóknak, hogy a korábbi adatokkal való keveredés vagy a fájlok elveszése kizárható legyen. Az időbeliséget nézve az interfésznek feszített időbeli elvárások esetén is megbízhatóan és gyorsan kell működnie. Ez azt jelenti, hogy a megbízók rendelésadatainak meghatározott időre való bekérése esetén az interfésznek képesnek kell lenni a beérkezett adatokat néhány percen belül feldolgozni, a szükséges fájlokat elkészíteni és átadni felhasználóknak, biztosítva az adatok mind mennyiségi mind minőségi megfelelését az elvárásoknak. Összegzés A 3PL szolgáltatók a megbízóknak nyújtott szolgáltatások során nagy mennyiségű és széles termékskálájú árukat kell, hogy kezeljenek. Az ezekhez szükséges információk gyakran minden megbízótól más és más formátummal illetve tartalmi struktúrával érkeznek. Ezeket az információkat fel kell dolgozni és konszolidálni úgy, hogy a szolgáltató raktározási, szállítási és egyéb folyamatait ne nehezítse meg túlságosan. Ehhez a szolgáltató informatikai rendszerében egy olyan eszközre (interfész) van szükség, amely ezen elvárásoknak hatékonyan eleget tesz. Az interfész felépítése és működése lehet más és más vállalatonként, de a fontosabb alapelvek mindenhol ugyan azok és ezeknek minden interfésznek meg kell felelni. Így lesz képes az interfész munkáját megfelelően elvégezni és a szolgáltató folyamatait illetve az abban dolgozókat segítve az ott folyó szolgáltatások hatékonyságát kellő mértékben biztosítani.
Irodalomjegyzék
1.
Hyun Jeung Ko – Chang Seong Ko – Taioun Kim (2006): A hybrid optimization/simulation approach for a distribution network design of 3PLS, Computers&Industrial Engineering, 440-449. p.
2.
Goddard, L. (2005): Outsourcing Logistics – The latest trend sin using 3PL providers. Hyatt Regency McCormick PLace, Chicago
3.
Chopra, S. (2003): Designing the distribution network in a supply chain, Transportation Research Part E 39, 123-140. p.
