A gyomaendrődi Városi Alapfokú Művészetoktatási Intézmény
SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA
OM 039476
2010.
0
Tartalomjegyzék I. A Szervezeti és Működési Szabályzat célja, feladata......................................................................................................2 1. Az SZMSZ célja, feladata .......................................................................................................................................2 2. Az SZMSZ alapjául szolgáló jogszabályok ...........................................................................................................2 II. Általános rendelkezések ..................................................................................................................................................2 1. Az intézmény neve és címe......................................................................................................................................2 2. Az intézmény székhelye ...........................................................................................................................................2 3. Az intézmény telephelyei .........................................................................................................................................2 4. Az intézmény alapító és fenntartó szerve...............................................................................................................3 5. Az alapító okirat száma, kelte.................................................................................................................................3 6. A költségvetési szerv típus szerinti besorolása ......................................................................................................3 7. Alaptevékenysége.....................................................................................................................................................3 8. A költségvetési szerv működési köre ......................................................................................................................3 9. A költségvetési szerv vezetőjének kinevezési rendje .............................................................................................3 10. A költségvetési szerv foglalkoztatottjaira vonatkozó foglalkoztatási jogviszony megjelölése......................4 11. Az intézmény célja, tevékenysége.......................................................................................................................4 12. Az intézmény művészeti ágai, tanszakai és felvehető létszámai .....................................................................4 12.1. Zeneművészeti ág..................................................................................................................................................4 12.2. Táncművészeti ág..................................................................................................................................................4 12.3. Képző- és iparművészeti ág..................................................................................................................................6 12.4. Szín- és bábművészet ág .......................................................................................................................................6 13. Az intézmény maximális gyermek- és tanuló létszáma, művészeti ág megnevezése.....................................6 14. Évfolyamok száma ..............................................................................................................................................6 15. A feladatellátást szolgáló vagyon, s az intézmény vagyon feletti rendelkezési joga .....................................6 III. Az intézmény működésének rendje...............................................................................................................................6 1. A nyitva tartás rendje ..............................................................................................................................................7 2. A vezetők benntartózkodása....................................................................................................................................7 IV. Az iskola vezetése, hatáskörök, ellenőrzés, külső kapcsolatok ...................................................................................8 1. A vezetők és a szervezeti egységek közötti kapcsolattartás rendje, formája, feladatmegosztás .......................8 2. Az iskolavezetőség....................................................................................................................................................9 3. Az intézmény vezetője..............................................................................................................................................9 4. Intézményvezető-helyettes.................................................................................................................................... 10 5. Munkaközösség..................................................................................................................................................... 11 6. A munkaközösség vezető (művészeti ág) ............................................................................................................ 13 7. A vezető akadályoztatása esetén a helyettesítés rendje ..................................................................................... 13 8. Iskolatitkár ............................................................................................................................................................ 14 V. Az intézmény kapcsolattartási rendszere..................................................................................................................... 14 1. A fenntartóval való kapcsolattartás .................................................................................................................... 14 2. Az iskolavezetés és a szülői munkaközösség közötti kapcsolattartás rendje................................................... 14 3. Külső kapcsolatok rendszere, formája, módja ................................................................................................... 15 VI. A nevelőtestület működésére vonatkozó általános szabályok.................................................................................. 15 VII. Az intézményi dokumentumok nyilvánosságra hozatala ....................................................................................... 17 VIII. A pedagógiai munka belső ellenőrzésének rendje................................................................................................. 17 1. Ellenőrzésre jogosultak........................................................................................................................................ 17 2. Az ellenőrzés módszerei........................................................................................................................................ 17 IX. Ünnepélyek, megemlékezések rendje, a hagyományápolással kapcsolatos feladatok......................................... 18 X. A tanulói jogviszony keletkezésének szabályai, eljárási rendje ................................................................................ 18 XI. A tanulói jogviszony megszűnésének szabályai, eljárási rendje ............................................................................. 18 XII. Az iskola munkarendje .............................................................................................................................................. 18 XIII. A helyiségek használatának rendje........................................................................................................................ 19 XIV. Fizetési kötelezettség szabálya ................................................................................................................................. 19 XV. A tanév rendje ............................................................................................................................................................. 20 1. A tanítási, képzési idő........................................................................................................................................... 20 2. A tanítási órák rendje........................................................................................................................................... 21 3. A tanulók mulasztásának igazolása.................................................................................................................... 21 0
XVI. A munkaterv elkészítése............................................................................................................................................ 21 XVII. Értekezletek .............................................................................................................................................................. 22 1. Tanévnyitó értekezlet............................................................................................................................................ 22 2. Félévi értekezlet .................................................................................................................................................... 22 3. Tanévzáró értekezlet ............................................................................................................................................. 22 4. Nevelési értekezlet................................................................................................................................................. 22 5. Rendkívüli nevelőtestületi értekezlet................................................................................................................... 22 XVIII. Kulcshasználat ....................................................................................................................................................... 23 XIX. Fegyelmi intézkedések .............................................................................................................................................. 23 XX. A létesítmények és helyiségek használati rendje, az iskolai tulajdon védelme..................................................... 23 1. Az iskola dolgozóinak és tanulóinak felelősségge............................................................................................. 23 2. Taneszközvédelem................................................................................................................................................. 23 3. Az iskolai kottatár, könyvtár, zeneműtár használata /továbbiakban könyvtár/.............................................. 24 4. Bombariadó esetén szükséges teendők ............................................................................................................... 24 5. Dohányzásról ........................................................................................................................................................ 24 XXI. A tanórán kívüli foglalkozások szervezeti formái és azok rendje......................................................................... 24 1. Tanulmányi kirándulások, művészeti táborok, külföldi utak, tanulmányi versenyek, fesztiválok, szakmai rendezvények................................................................................................................................................................... 24 2. Cserekapcsolatok, belföldi és külföldi tapasztalatcsere .................................................................................... 25 XXII. A tanulók értékelése ................................................................................................................................................ 26 1. Félévi és tanév végi osztályozás........................................................................................................................... 26 2. Szorgalom .............................................................................................................................................................. 26 3. Javítóvizsga ........................................................................................................................................................... 26 4. Összevont beszámoló ............................................................................................................................................ 27 5. Felsőbb osztályba lépés ........................................................................................................................................ 27 6. Tanulmányok folytatása ugyanabban az osztályban ........................................................................................ 27 7. Különbözeti vizsga ................................................................................................................................................ 27 XXIII. A tanulók jutalmazásának elvei és formái .......................................................................................................... 28 1. Az egyes tanulók jutalmazásának lehetőségei ................................................................................................... 28 2. Tanulói közösségek, csoportok jutalmazásának elvei....................................................................................... 28 XXIV. Az alkalmazottak átlagon felüli munkateljesítményének elismerése ................................................................ 28 1. A kereset-kiegészítés feltételei ............................................................................................................................. 28 XXV. Intézményi teljesítményértekelés ............................................................................................................................ 29 1. A minőségfejlesztési csoport és a minőségfejlesztési vezető ............................................................................. 29 XXVI. A dolgozók jutalmazása és egyéb juttatások ........................................................................................................ 29 XXVII. Tanügyi nyilvántartások ...................................................................................................................................... 29 XXVIII. Alkalmazandó záradékok ................................................................................................................................... 31 XXIX. Záró rendelkezések................................................................................................................................................. 32 1. Véleményezte .............................................................................................................................................................. 32 2. Egyetértését nyilvánította, elfogadta ........................................................................................................................ 32 3. Jóváhagyta .................................................................................................................................................................. 32 4. Irattári száma…………………... ............................................................................................................................. 32 1.számú melléklet: Iratkezelési szabályzat....................................................................................................................... 33
1
I. A Szervezeti és Működési Szabályzat célja, feladata 1. Az SZMSZ célja, feladata A Szervezeti és Működési Szabályzat határozza meg az intézmény szervezeti felépítését, működésének belső rendjét, a külső és belső kapcsolatára vonatkozó megállapodásokat és azon rendelkezéseket, melyeket jogszabály nem utal más hatáskörbe. 2. Az SZMSZ alapjául szolgáló jogszabályok - Az 1993. évi LXXIX. Törvény A közoktatásról - Az 1992. évi XXXIII. TV. A közalkalmazottak jogállásáról - A 138/1992. (X.8.) Korm. rendelet a közalkalmazottakról szóló 1992. évi XXXIII. tv. végrehajtásáról a közoktatási intézményekben - 11/1994. (VI.8.)MKM rendelet a nevelő-oktató intézmények működéséről
II. Általános rendelkezések 1. Az intézmény neve és címe Városi Alapfokú Művészetoktatási Intézmény 5500 Gyomaendrőd, Kisréti u. 27. Telefon: 66/581-830 E-mail:
[email protected] 2.
Az intézmény székhelye Városi Alapfokú Művészetoktatási Intézmény 5500 Gyomaendrőd, Kisréti u. 27.
3. Az intézmény telephelyei Gyomaendrőd Város közigazgatási területén az alapfokú zeneművészeti, táncművészeti, képzőművészeti, színművészeti képzés. Rózsahegyi Kálmán Kistérségi Általános Iskola Gyomaendrőd, Népliget u. 2. Képzőművészeti ág: kézműves tanszak Zeneművészeti ág: (előképző, egyéni és elméleti foglalkozás) Táncművészeti ág: néptánc tanszak társastánc tanszak Színművészeti-bábművészet ág: színjáték tanszak Szent Gellért Katolikus Általános Iskola és Óvoda Gyomaendrőd, Selyem u. 109/2. Képzőművészeti ág: képzőművészeti tanszak Zeneművészeti ág: (előképző, egyéni és elméleti foglalkozás) Táncművészeti ág: néptánc tanszak társastánc tanszak FVM ASZK Szakképző Iskola Gyomaendrődi Tagintézménye 55 Gyomaendrőd, Hősök útja 40. Színművészeti ág: színjáték tanszak Táncművészeti ág: néptánc tanszak társastánc tanszak Közművelődési-Közgyűjteményi és Turisztikai Szolgáltató Intézmény Katona József Művelődési Központ telephelye 5500 Gyomaendrőd, Kossuth u. 9. 2
Színművészeti ág: színjáték tanszak Táncművészeti ág: néptánc tanszak társastánc tanszak Endrőd Közösségi Ház 5500 Gyomaendrőd, Blaha u. 21. Táncművészeti ág: néptánc tanszak Hunya község közigazgatási területén Általános Iskola 5555 Hunya, Óvoda u. 10. Képzőművészeti ág: kézműves tanszak Táncművészeti ág: néptánc tanszak társastánc tanszak 4.
Az intézmény alapító és fenntartó szerve alapító: Nagyközségi Tanács VB Gyomaendrőd – 1986. fenntartó, alapítói jogokkal felruházott-, irányítói-, felügyeleti szervének neve, székhelye: Gyomaendrőd Város Önkormányzatának Képviselő-testülete 5500 maendrőd, Szabadság tér 1.
5.
Az alapító okirat száma, kelte 290/1999. (X.28). KT. számú határozata
6. A költségvetési szerv típus szerinti besorolása 6.1. A tevékenységek jellege alapján: közszolgáltató közintézmény 6.2. Feladatellátáshoz kapcsolódó funkciója alapján: Önállóan működő költségvetési szerv. A gazdálkodással összefüggő pénzügyi feladatai Gyomaendrőd Város Polgármesteri Hivatala látja el. A két szerv közötti gazdálkodásra vonatkozó munkamegosztás és felelősségvállalás rendjét a polgármester által jóváhagyott megállapodás szabályozza. Az intézmény vezetője az intézményvezető, aki képviseli az intézményt és az intézmény dolgozói felett a munkáltatói jogkört gyakorolja. 7. Alaptevékenysége Alapfokú oktatás intézményeinek, programjainak támogatása – Alapfokú művészetoktatás A Közoktatásról szóló 1993. évi LXXIX. Tv. 37.§ (5) bekezdése alapján Szakágazat száma: 852000 TEÁOR szám: 8520 Szakfeladat szám: 2009. évben 801313 Alapfokú művészet-oktatás Szakfeladat szám: 2010 évtől 85203 – Alapfokú művészetoktatás Gyomaendrőd, Kisréti u. 27. 852031 – Alapfokú művészetoktatás zeneművészeti ágban 852032 – Alapfokú művészetoktatás képző- és iparművészeti, táncművészeti, szín- és bábművészeti ágban 8. A költségvetési szerv működési köre Közszolgáltató közintézmény, mely alaptevékenysége szerint közoktatási feladatokat ellátó költségvetési szerv. Gyomaendrőd Város közigazgatási területe, Hunya Község közigazgatási területe. 9.
A költségvetési szerv vezetőjének kinevezési rendje
Az intézmény élén álló intézményvezető vonatkozásában a kiemelt munkáltatói jogokat (kinevezés, fegyelmi eljárás, felmentés) Gyomaendrőd Város Önkormányzatának Képviselő-testülete gyakorolja, Kjt. 1992. évi XXXIII. tv. 23.§ alapján.
3
10. A költségvetési szerv foglalkoztatottjaira vonatkozó foglalkoztatási jogviszony megjelölése Közalkalmazotti jogviszony a 1992. évi XXXIII. tv. alapján 11. Az intézmény célja, tevékenysége Az alapfokú művészetoktatási intézményben művészeti nevelés és oktatás folyik. Tevékenységéről a 1993. évi LXXIX törvény 31. § rendelkezik. Művészeti alapvizsgát először azoktól a tanulóktól lehet megkövetelni a továbbhaladás feltételeként, akik a 2004/2005. tanévben kezdték meg tanulmányaikat az alapfokú művészetoktatási intézmény első alapfokú évfolyamán. Addig az időpontig, ameddig a továbbképző évfolyamra lépés előfeltételeként a művészeti alapvizsga nem követelhető meg, a tanuló akkor kezdheti meg tanulmányait az alapfokú művészetoktatási intézmény továbbképző évfolyamán, ha legalább két alapfokú évfolyamot sikeresen elvégzett. Az intézményünk célja: Kiemelt alapelvünk: személyiségfejlesztés, a művészi tehetség kibontakoztatása. A gyermekeknek a választott tanszakon felül nyújtson speciális művészeti ismereteket, és az alkotó munkával együtt járó pozitív élmények segítségével járuljon hozzá a harmonikus, érzelmileg gazdag, kreatív személyiség kialakításához. Az intézményben folyó nevelés-oktatás alakítsa ki a kultúra iránt nyitott magatartást, az esztétikai érzékenységet, neveljen a művészetek befogadására, értésére és amatőr művészeti tevékenységek művelésére. Sajátos eszközeivel ösztönözzön a társadalmi kapcsolatteremtésben, együttműködésben és kommunikációban a toleráns magatartásra. Az átlagosnál jobb képességű növendékeket készítse fel a szakirányú továbbtanulásra. 12. Az intézmény művészeti ágai, tanszakai és felvehető létszámai Székhelye:5500 Gyomaendrőd, Kisréti u. 27. 12.1. Zeneművészeti ág Tanszakok
Zongora Hegedű Fafúvós: furulya Fuvola Rézfúvós: trombita klarinét szaxofon kürt harsona Gitár Tangóharmonika Citera Szintetizátor
- Klasszikus zene hangszeres tanszakai:
- Elektroakusztikus zene hangszeres tanszakai: ZENEMŰVÉSZETI ÁG ÖSSZESEN: 12.2. Táncművészeti ág
Tanszakok
Klasszikus és jazz-balett
- Balett tanszak: -Néptánc tanszak: -Társastánc tanszak: 4
Maximális létszám székhelyen 75 fő 20 fő 20 fő 20 fő 5 fő 5 fő 5 fő 5 fő 5 fő 30 fő 5 fő 5 fő 5 fő 205 fő
Maximális létszám székhelyen 60 fő 100 fő 100 fő
-
TÁNCMŰVÉSZETI ÁG ÖSSZESEN:
260 fő
5
12.3. Képző- és iparművészeti ág Tanszakok
Maximális létszám székhelyen 200 fő
Kézműves
KÉPZŐ- ÉS IPARMŰVÉSZETI ÁG ÖSSZES: 12.4. Szín- és bábművészet ág
Maximális létszám - székhelyen 60 fő 60 fő
- Színjáték tanszak SZÍNMŰVÉSZETI ÁG ÖSSZESEN:
13. Az intézmény maximális gyermek- és tanuló létszáma, művészeti ág megnevezése
Képzőművészeti ág /fő/: Zeneművészeti ág /fő/: Táncművészeti ág /fő/: Színművészeti ág /fő/: Összesen:
Székhely Gyomaendrőd 200
Telephelyek Gyomaendrőd Hunya 140 40
Összesen 380
205
75
-
280
260
760
20
1040
60
120
-
180
725 fő
1095 fő
60 fő
1780 fő
14. Évfolyamok száma Az intézménynek legfeljebb 12 évfolyama van.
15. A feladatellátást szolgáló vagyon, s az intézmény vagyon feletti rendelkezési joga Az intézmény ingatlan vagyonnal nem rendelkezik, a működéshez szükséges- Gyomaendrőd, Kisréti út 27. szám (Hrsz: 338) alatti ingatlant a fenntartó használatba adja az intézménynek. A feladatellátáshoz az ingatlanon kívül rendelkezésre állnak még, az intézményben a leltár szerint nyilvántartott vagyontárgyak, melyeket szabadon használhat. Az intézmény a rendelkezésre álló vagyont az önkormányzati vagyonrendeletben foglaltak szerint köteles kezelni és biztosítékként nem adhatja. A Városi Alapfokú Művészetoktatási Intézmény a következő telephelyein: - Rózsahegyi Kálmán Kistérségi Általános Iskola Gyomaendrőd, Népliget u. 2. - Szent Gellért Katolikus Általános Iskola és Óvoda Gyomaendrőd, Selyem u. 109/2. - FVM AszK, Szakképző Iskola Bethlen Gábor Szakképző Iskola és Kollégium Gyomaendrőd, Hősök útja 40. -
Közművelődési-Közgyűjteményi és Turisztikai Szolgáltató Intézmény Katona József Művelődési Központ telephelye Gyomaendrőd, Kossuth u. 9. Endrődi Közösségi Ház Gyomaendrőd, Blaha utca 21. Hunya község közigazgatási területén Hunya, Óvoda u. 10. a telephelyek fenntartójával megkötött együttműködési megállapodás alapján végzi a művészeti oktatást.
III. Az intézmény működésének rendje 6
-
1. A nyitva tartás rendje Az iskola szorgalmi időben hétfőtől péntekig, reggel 8,00 órától az utolsó tanítási órák végéig, 20,00-ig, szombaton 8,00-18,00 óráig tart nyitva. A próbaterem a tanórák előtt tizenöt perccel nyit ki, és a tanórák végéig tart nyitva. Rendezvények esetén a nyitva tartásra, valamint a szokásos nyitvatartási rendtől való eltérésre az intézményvezető ad engedélyt. Hivatalos ügyek intézése az irodában történik 8-16 óra között. Nyári szünetben irodai ügyeleti napot kell tartani. Ennek közzétételéről az intézményvezető gondoskodik. 2. A vezetők benntartózkodása Az iskolában 8,30 órától 16,30 óráig tartózkodik bent a vezető. A vezető távozásától az iskola zárásáig az intézmény rendjéért a szervezett foglalkozást tartó pedagógus tartozik felelősséggel. Az intézményvezető tanévenként - az órarendek alapján - felelőst jelöl ki az intézmény rendjének felügyeletére. A felügyelet rendjét a munkaterv tartalmazza.
7
IV. Az iskola vezetése, hatáskörök, ellenőrzés, külső kapcsolatok 1. A vezetők és a szervezeti egységek közötti kapcsolattartás rendje, formája, feladatmegosztás Az intézmény szervezeti felépítése
Intézményvezető
Intézményvezetőhelyettes
Munkaközösségvezetők /művészeti áganként/
Iskolatitkár
Technikai dolgozók/ /takarító személyzet, karbantartó/
8
Pedagógusok
2. Az iskolavezetőség Az intézményvezető döntés-előkészítő, véleményező, javaslattevő testülete. Tagjai: - intézményvezető - intézményvezető-helyettes - munkaközösség vezetők /művészeti áganként/ Az iskolavezetőség tagjai a vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségről szóló 2007. évi CLII. törvény szerint vagyonnyilatkozatot tesznek, első alkalommal 2008. június 30-ig. A vagyonnyilatkozatokat – intézményvezetőhelyettesét - az iskola irattárában elkülönítve kell őrizni, kivétel az intézményvezetőé, melyet a munkáltatói jogkör gyakorlójának kell elküldeni.”
3.
Az intézmény vezetője
Az intézmény élén álló intézményvezető vonatkozásában a kiemelt munkáltatói jogokat (kinevezés, fegyelmi eljárás, felmentés) Gyomaendrőd Város Önkormányzatának Képviselő-testülete gyakorolja a Kjt. 1992. évi XXXIII. tv. 23.§ alapján. Az 1993. évi LXXIX törvény III. fejezet 18. § részletezi az intézményvezetői megbízás feltételét, felelősségéről pedig az V. fejezet 54. § szól. A nevelési oktatási intézmény vezetőjének feladatkörébe tartozik különösen: a nevelőtestület vezetése, a nevelő és oktató munka irányítása és ellenőrzése, a nevelőtestület jogkörébe tartozó döntések előkészítése, végrehajtásuk szakszerű megszervezése és ellenőrzése, a rendelkezésre álló költségvetés alapján a nevelési-oktatási intézmény működéséhez szükséges személyei és tárgyi feltételek biztosítása, a diákönkormányzattal, illetve szülői munkaközösséggel való együttműködés, a nemzeti és iskolai ünnepek munkarendhez igazodó, méltó megszervezése, a gyermek- és ifjúságvédelmi munka irányítása, a tanuló- és gyermekbaleset megelőzésével kapcsolatos tevékenység irányítása. Az intézmény alapdokumentumainak, szabályzatainak elkészítése, szükség szerinti módosítása Felelős a leadott túlórák és helyettesítések adatainak helyességéért. Vizsgákon ellátja a vizsgaelnöki teendőket. Az intézményvezető a munkakörét érintően a Kt. 2. sz. mellékletének 1. és 2. pontja alapján adatszolgáltatási kötelezettséggel tartozik a munkáltatói jog gyakorlója felé.
9
4. Intézményvezető-helyettes Az intézményvezető-helyettes az intézményvezető közvetlen munkatársa, aki az intézményvezetőt akadályoztatása esetén és távollétében felelősséggel helyettesíti. Az intézményvezető megbízása alapján képviseli az intézményt különböző tanácskozásokon, rendezvényeken. Munkakörét az alábbi feladatok alkotják: Pedagógiai feladatok Az iskola pedagógusainak szakmai ellenőrzése, tanítási órák látogatása, a nevelők pedagógiai segítése. Látogatási tapasztalatait közli a nevelővel, ill. beszámol arról az iskola intézményvezetőjének. Különös gonddal segíti a fiatal, kezdő nevelőket munkájukban. Gondoskodik arról, hogy megismerkedjenek az iskola kialakult gyakorlatával, hagyományaival, az iskolára vonatkozó jogszabályokkal, a házirenddel, az adminisztrációs teendőkkel, stb. Feladata a nevelő-oktató munka eredményességének vizsgálata, ellenőrzése. Vizsgákon elláthatja a vizsgaelnöki teendőket. A 2009/2010-es tanévben az intézményvezető-helyettesi feladatokat a megbízott munkaközösségvezető (művészeti ág) látja el. Szervezési, tanügy igazgatási feladatok Irányítja, segíti és ellenőrzi az iskola ügyvitelét, figyelemmel kíséri az intézményvezetői utasításokat, azok végrehajtását. Szervezi, ellenőrzi a tanszakok tanügy igazgatási feladatait, a naplók, összesítők, törzskönyvek, tandíjlap és egyéb okmányok vezetését, a változásokat rendszeresen bevezeti. Figyelemmel kíséri, ellenőrzi az iskolai tanszakainak létszámát. Felelős a leadott túlórák és helyettesítések adatainak helyességéért. Részanyagokkal, információkkal segíti az intézményvezető személyzeti munkáját. Elkészíti az iskola tanszakainak tantárgyfelosztását, órarendjét, a terembeosztásokat. A változásokat folyamatosan naprakészen vezeti. Gondoskodik a betegségek, egyéb okok miatt távollévő pedagógusok helyettesítéséről. Szervezi a beszámolókat, vizsgákat és a helyettesítéseket! Irányítja a beiskolázások, felvételi vizsgák rendjét, előkészíti az iskolai rendezvényeket, ünnepélyeket. Nyilvántartja a tanulók, nevelők szerepléseit. Irányítja a félévi és év végi értesítők egyeztetését. Számon tartja, elbírálja az osztályfolytatásra beadott kérvényeket. Munkaköréhez tartoznak az éves iskolai munkatervben meghatározott feladatok. Részt vesz az iskolai leltározásban. Munkájáról, tapasztalatairól rendszeresen beszámol az intézményvezetőnek.
10
5.
Munkaközösség
“A közoktatási törvény 58. §-a szerint: „a nevelési-oktatási intézmény pedagógusai szakmai munkaközösségeket hozhatnak létre. A munkaközösség szakmai, módszertani kérdésekben segítséget ad a nevelési-oktatási intézményben folyó nevelő és oktató munka tervezéséhez, szervezéséhez, ellenőrzéséhez.” 1./ Az azonos művészeti ágban tanító pedagógusok a közös minőségi és szakmai munkára, annak tervezésére, szervezésére és ellenőrzésére szakmai munkaközösségeket hoznak létre. 2./ A szakmai munkaközösségek vezetőit (művészeti áganként) a munkaközösségek véleményének kikérését követően az intézményvezető bízza meg határozott vagy határozatlan időre. A megbízás többször meghosszabbítható, a megbízott munkaközösségvezető éves munkájának mérlegelése alapján. 3./ A munkaközösségek számát, létrehozását a nevelőtestület határozza meg a mindenkori Szervezeti és Működési Szabályzatban. 4./ A szakmai munkaközösségek munkáját (zeneművészeti ág, képző- és iparművészeti ág, táncművészeti ág, szín-és bábművészeti ág) munkaközösség vezetők irányítják. 5./ A szakmai munkaközösségek az iskolai munkaterv és a munkaközösség tagjainak javaslatai alapján összeállított éves munkatervek szerint tevékenykednek. 6./ A szakmai munkaközösségek a magasabb jogszabályokban (11/1994. (VI. 8.) MKM r. 30. §) megfogalmazott jogkörökkel rendelkeznek. A szakmai munkaközösségek döntenek működési rendjükről és munkaprogramjukról. A szakmai munkaközösségek döntenek szakterületükön: - a nevelőtestület által átruházott kérdésekről: o gyakorlati oktatás feladatainak összeghangolásában o az alkalmazott tankönyvek kiválasztásában o munkaközösség vezetőjének személyéről o szakmai kiállítások, rendezvények látogatásáról - a továbbképzési programokról, - az iskolai tanulmányi versenyek programjáról. A szakmai munkaközösségek véleményét a nevelési, illetőleg a pedagógiai program elfogadásához, szakterületüket érintően be kell szerezni: A szakmai munkaközösségek feladatai a szakterületüknek megfelelően és a pedagógusok munkájában: - szakmai, módszertani kérdésekben segítik az iskola munkáját; - részt vesznek az iskolai oktató-nevelő munka belső fejlesztésében (tartalmi és módszertani korszerűsítés); - részt vesznek a taneszközök, segédeszközök, tanulmányi segédletek kiválasztásában; - pályázatok, tanulmányi versenyek kiírása, szervezése, lebonyolítása; - szervezik a pedagógusok továbbképzését, segítséget nyújtanak a nevelők önképzéséhez; - összeállítják a felvételi, a program szerinti vizsgák és a művészeti vizsgák tételsorait, - segítik a pályakezdő pedagógusok, illetve az iskolába újonnan érkező kollégák munkáját; - felelősek a munkaközösség hatáskörébe tartozó anyagi eszközökért, szertári felszerelésekért; - segítséget nyújtanak a munkaközösség-vezetőnek a munkaterv, valamint a munkaközösség tevékenységéről készülő elemzések, értékelések elkészítéséhez - javaslatot tesznek az intézményvezetőnek a költségvetésben, a szakmai előirányzatok tervezéséhez, majd a rendelkezésre álló pénzeszközök felhasználásáról - a helyi tantervek elkészítése - javaslatot tesznek az intézményvezetőnek a saját tantárgycsoportjuk tantárgyfelosztására. - Javaslatot tesznek az intézményvezetőnek a pedagógus szükségletnek megfelelően álláspályázatok kiírására - Javaslatot tesznek az intézményvezetőnek a pedagógus továbbképzésben való részvételre.
Az iskolai munkaközösségek kapcsolattartási rendje: 1. Iskolavezetéssel 11
-
-
Részt vesznek a munkaközösségek tanévi eleji munkaterv előkészítő, elfogadó és a tanév végi értékelő értekezleten. Minden hónap első csütörtökén értekezletet tartanak. Gondoskodnak a munkaközösséget érintő folyamatos információáramlásról. Az intézményvezető a munkavégzéshez szükséges információkat átadja a munkaközösség-vezetőnek, melyet a munkaközösség-vezetők továbbítanak a munkaközösség tagjainak. Az érintett vezetők az IMIP-ben megfogalmazottak szerint és az éves belső ellenőrzési tervnek megfelelően ellátják a munkaközösség-vezetők és a munkaközösségi tagok teljesítmény-értékelésével kapcsolatos feladatokat. Érintett vezetők jóváhagyják a munkaközösség-vezetők által ellenőrzött és aláírt tanmeneteket.
2. A munkaközösségek közötti kapcsolattartás rendje: -
A munkaközösségek az éves munkaterveiket a tanévet előkészítő nevelőtestületi értekezletig elkészítik és a vezetőnek leadják. A szakmai és pedagógiai feladatok elvégzésében a munkaközösségek közötti kapcsolattartásért a munkaközösség-vezetők felelnek. A tanévzáró értekezleten szóban beszámolnak a munkaközösség elért eredményeiről, elvégzett munkájáról és a feladatok teljesítéséről.
12
6. A munkaközösség vezető (művészeti ág) A munkaközösség vezetői tevékenységét az intézményvezető irányítása mellett, egymással együttműködve látja el. A munkaközösség-vezetők felelősek: A munkaközösség munkatervében rögzített feladatok végrehajtásáért.
Felelős a munkaközösségben folyó munka megszervezéséért, ellenőrzéséért, elemzéséért az oktatási törvénynek megfelelően. Kötelessége a megfelelő információáramlás biztosítása az iskola vezetősége, az iskola és más közösségei és munkaközösség tagjai között. Javaslatokat ad a tantárgyfelosztáshoz, illetve, illetve az órarend kialakításhoz, tankönyvek kiválasztásához, megrendeléséhez. Szervezi a tanulók versenyeit, tervezi és szervezi a pedagógiai programban szereplő évközi és év végi vizsgákat. Összeállítja a félévi meghallgatások, és év végi beszámolók anyagát, feladatait. Segítséget nyújt a pedagógiai programban meghatározott tanórán kívüli tevékenységek megvalósításához. Szervezi és vezeti a tantárgyi programok, taneszközök folyamatos felülvizsgálatát és korrigálását. Támogatja a pályakezdő pedagógusok munkáját. Munkáját az intézményvezető irányítja. Kötelessége a törvények, helyi szabályozások betartása. Fejleszti a szakterület módszertanát és az oktató munkát. Javaslatot tesz a speciális irányok megválasztására és a költségvetés szakmai előirányzatainak felhasználására. Szervezi a pedagógusok továbbképzését. Összehangolja az egységes intézményi követelményrendszert.
7.
A vezető akadályoztatása esetén a helyettesítés rendje
Az intézményvezető akadályoztatása esetén - az azonnali döntést nem igénylő kizárólagos hatáskörben, valamint a gazdálkodási jogkörbe tartozó ügyek kivételével - teljes felelősséggel az intézményvezető-helyettes helyettesíti. Az intézményvezető tartós távolléte esetén gyakorolja a kizárólagos jogköreként fenntartott hatásköröket is. Tartós távollétnek minősül a legalább kéthetes, folyamatos távollét. Az intézményvezető és az intézményvezető-helyettes egyidejű tartós távolléte esetén a helyettesítésre az intézményvezető írásbeli megbízást ad, amellyel munkaközösség vezető bízható meg.
13
8. Iskolatitkár Feladata és kötelessége:
Adatlapok, beírási naplók, nyilvántartási lapok pontos kitöltése, vezetése. Túlórák kiszámítása, nyilvántartása, lejelentése. Nyilvántartja az iskola bélyegzőit. Ellátja a tantestület és az intézményvezető gépelési, fénymásolási igényeit. Bizonyítvány másodlatokat készít. Értekezlet alkalmával elvégzi a jegyzőkönyv vezetését. Kezeli az ügyiratokat, azok iktatását, az iskola levelezését, a postázással kapcsolatos teendőket, az adminisztrációs feladatokat. Vezeti a postakönyvet, a bélyeggel kapcsolatos elszámolást intézi. Év végén bizonyítványok, naplók, anyakönyvek lerakását és bekötését végzi. Nyilvántartja az intézményvezető, tanárok elfoglaltságait, a határidőket. Beszerzi a tanügyigazgatáshoz, gazdasági munkához szükséges nyomtatványokat, irodai eszközöket. Nyilvántartja az évi rendes és rendkívüli szabadságokat. Gondoskodik arról, hogy a hatáskörébe utalt dokumentumok rendezett és bármikor ellenőrizhető állapotban legyenek, és az ügyviteli rendnek megfeleljenek. Fentieken kívül elvégzi mindazokat a feladatokat, amivel az intézményvezető vagy az intézményvezető helyettes megbízza.
V. Az intézmény kapcsolattartási rendszere 1. A fenntartóval való kapcsolattartás Az iskola az oktatási előadón keresztül tart kapcsolatot a fenntartóval. Az iskola dolgozói - a jogszabályokban meghatározott kivételektől eltekintve - az intézményvezető útján fordulhatnak az irányító szervhez. Az intézményvezető a hozzá benyújtott kérést - a véleményével, javaslataival együtt - továbbítja. Az intézményvezető minden rendkívüli eseményről 24 órán belül jelentést tesz a fenntartó szervnek. E jelentési kötelezettség a következőkre terjed ki: A nevelő-oktató munkát tartósan akadályozó, vagy váratlanul fellépő esemény. A társadalmi tulajdonban bekövetkezett nagyobb kár. A dolgozók, vagy a tanulók súlyosabb balesete, a dolgozók súlyosabb fegyelmi, vagy büntetőjogi felelősségre vonást igénylő cselekménye. Minden olyan esemény, amelyről a nevelő-oktató munkára gyakorolt hatása miatt - az intézményvezető megítélése szerint - a fenntartó szervek tájékoztatása szükséges. 2. Az iskolavezetés és a szülői munkaközösség közötti kapcsolattartás rendje A művészeti alapiskolában a szülők a törvényben meghatározott jogaik érvényesítésére munkaközösségeket hozhatnak létre. A szülői munkaközösség dönt saját működéséről. A szülői munkaközösség iskolaszintű képviselőjével az intézményvezető tart kapcsolatot. - Azokban az ügyekben, amelyekben a szülői munkaközösségnek az SZMSZ vagy jogszabály véleményezési jogot biztosít, a véleményt az intézményvezető kéri meg az írásos anyagok átadásával. - A szülői munkaközösség képviselőjét a nevelőtestületi értekezlet, véleményezéssel érintett napirendi pontjának tárgyalásához meg kell hívni. - Az intézmény szülői munkaközösségének az intézményvezető tanévenként legalább egy alkalommal, tájékoztatás ad az intézmény munkájáról. A diákok vélemény nyilvánításának módja: - Észrevételeit jelzi a szaktanárnak, aki azt továbbítja az intézményvezető felé - Közvetlenül is felkeresheti az intézményvezetőt 14
3.
Külső kapcsolatok rendszere, formája, módja
Az iskolát a külső kapcsolatokban az intézményvezető képviseli. Az iskolarendszeres kapcsolatot tart: - Az iskolát támogató alapítvány kuratóriumával. A Hallható Hang Alapítvány kuratóriumának elnöke /az iskola tanára/ évi négy alkalommal tájékoztatja a kuratórium tagjait az intézmény munkájáról. - Körösmenti Táncegyüttes Alapítványával - A tanulók iskoláival. A művészeti iskola órarendje elkészítésénél alkalmazkodik az általános és középiskolák elfoglaltságához. Amennyiben a foglalkozások ideje megváltozik az órák védelme érdekében a változásokat egyeztetni kell. Az iskolák tanulói a Városi Alapfokú Művészetoktatási Intézmény engedélye alapján részt vehetnek művelődési, kulturális és ismeretterjesztő rendezvényeken. A Városi Alapfokú Művészetoktatási Intézmény igény szerint tájékoztatást nyújt a tanuló előmeneteléről, magatartásáról. A NAT művészeti területeinek oktatásában az intézmény ismeretterjesztő foglalkozásokkal, rendezvényekkel segítséget nyújt. A Városi Alapfokú Művészetoktatási Intézmény tanárai közreműködnek az egyéb oktatási intézmények rendezvényein. - A város egyéb intézményeivel. Az iskola együttműködési megállapodás alapján igénybe veszi a Művelődési Központ helyiségeit. A rendezvények szervezésében, lebonyolításában az iskola pedagógusai segítséget nyújtanak. Az iskola segítséget kap zenei és képzőművészeti oktatásaihoz a Rózsahegyi Kálmán Kistérségi Általános Iskolától, zenei oktatásában Szent Gellért Katolikus Általános Iskola és Óvodától és a Kis Bálint Általános Iskola és Óvodától. Hangversenyei, kiállításai megrendezéséhez a Közművelődési-Közgyűjteményi és Turisztikai Szolgáltató Intézmény Katona József Művelődési Központ telephelye, Endrődi Tájház és Helytörténeti Gyűjteménytől, Déryné Közösségi Háztól, a Határ Győző Városi Könyvtártól, Városi Önkormányzattól.
- Egészségügyi szolgáltatóval Az intézmény dolgozói kétévente egy alkalommal, kötelező orvosi vizsgálaton vesznek részt. - Más művészeti alapiskolákkal. Az iskola vezetése és pedagógusai szakmai kapcsolatot tartanak az azonos tanszakok tanáraival, ennek formája személyes tapasztalatcsere. - A Magyar Zeneiskolák és Művészeti Iskolák Országos Szövetségével. Az iskola képviselteti magát a szövetség tanácskozásain, kongresszusain VI. A nevelőtestület működésére vonatkozó általános szabályok A nevelőtestület jogállását, döntési, véleményezési és javaslattételi jogkörét a Ktv. 56-57.§-ai határozzák meg. A nevelőtestület az alapfokú művészetoktatási intézmény pedagógusainak közössége, nevelési és oktatási kérdésekben az intézmény legfontosabb tanácskozó és határozathozó szerve. A nevelőtestület tagja a nevelési-oktatási intézmény valamennyi pedagógus munkakört betöltő alkalmazottja. Az intézmény nevelőtestülete nevelési és oktatási kérdésekben, az intézmény működésével kapcsolatos ügyekben, valamint a törvényben és más jogszabályokban meghatározott kérdésekben döntési, egyébként pedig véleményezési és javaslattevő jogkörrel rendelkezik. A szaktanárok adminisztrációs ellenőrzéséért és betartatásáért az intézményvezető és helyettese felelős. A nevelőtestület döntési jogkörébe tartozik: - A Pedagógiai Pprogram és módosításának elfogadás. 15
- A SZMSZ elfogadása és módosítása. - Az éves munkaterv elfogadása. - Az intézmény munkáját átfogó elemzések, értékelések, beszámolók elfogadása. - A nevelőtestület képviseletébe eljáró pedagógus kiválasztása. - A Házirend elfogadása. - A tanulók magasabb évfolyamba lépésének megállapítása. - A tanulók fegyelmi ügyeinek elbírálása. - Az intézményvezetői pályázathoz készített vezetési programmal összefüggő szakmai vélemény kialakítása. A nevelőtestület véleményt nyilváníthat, javaslatot tehet az intézmény működésével kapcsolatos valamennyi kérdésben, ki kell kérni a nevelőtestület véleményét a tantárgyfelosztás elfogadása előtt.
16
VII. Az intézményi dokumentumok nyilvánosságra hozatala Az alapdokumentumokat (SZMSZ-t, a pedagógiai programot, munkatervet, beszámolót, házirendet) elfogadás után az intézmény a helyben szokásos módon nyilvánosságra hozza. Ennek módjai: Az SZMSZ, Pedagógiai Program, Munkaterv, Beszámoló, Házirend kifüggesztésre kerül a tanáriban, az aula információs faliújságán. Az alapdokumentumokat és ezek mellékleteit az irodában bocsátjuk minden érdeklődő rendelkezésére előre egyeztetett időpontban. A Házirendet beiratkozáskor minden tanuló kézhez kapja. A Házirendet tanév első óráján szóban is kihirdetjük. VIII. A pedagógiai munka belső ellenőrzésének rendje A nevelő-oktató munka belső ellenőrzése a tanítási órákon kívül kiterjed a tanórán kívüli foglalkozásra is. A nevelőoktató munka belső ellenőrzésének megszervezéséért és hatékony működtetéséért az intézményvezető és helyettese felelős. Az ellenőrzés területeit, konkrét tartalmát, módszerét és ütemezését, az ellenőrzési terv tartalmazza. Az ellenőrzési tervet nyilvánosságra kell hozni. Az ellenőrzési tervben nem szereplő eseti ellenőrzések lefolytatásáról az intézményvezető dönt. 1. Ellenőrzésre jogosultak intézményvezető intézményvezető-helyettes munkaközösség vezetők (művészeti áganként), szaktanárok külön megbízás szerint Az intézményvezető és helyettese az intézményben folyó valamennyi tevékenységet ellenőrizheti. Közvetlenül ellenőrzik a munkaközösség vezetők (művészeti áganként) munkáját, melynek egyik eszköze a beszámoltatás. A munkaközösség vezetők (művészeti áganként) ellenőrzési tevékenységüket a vezetői feladatmegosztásból következő saját területeiken végzik. 2. Az ellenőrzés módszerei A tanórák, a tanórákon kívüli foglalkozások, a beszámolók, a hangversenyek, bemutatók látogatása. A tanulói munkák vizsgálata. Írásos dokumentumok vizsgálata. Az ellenőrzés tapasztalatait a pedagógusokkal egyénileg, szükség esetén a munkaközösség (művészeti ág) tagjaival kell megbeszélni. Az általánosítható tapasztalatokat - a feladatok egyidejű meghatározásával - tantestületi értekezleten összegezni és értékelni kell.
17
IX. Ünnepélyek, megemlékezések rendje, a hagyományápolással kapcsolatos feladatok Az iskola hagyományainak ápolása, jó hírnevének megőrzése, öregbítése az iskolaközösség minden tagjának joga és kötelessége. A hagyományok ápolásával kapcsolatos feladatokat, továbbá az ünnepélyekre, rendezvényekre vonatkozó időpontokat, valamint a szervezési felelősöket a nevelőtestület az éves munkatervében határozza meg. Az intézmény hagyományos kulturális és ünnepi rendezvényei: Tanévnyitó és tanévzáró ünnepély Növendékhangversenyek Képzőművészeti kiállítások Táncbemutatók Szín- és bábművészeti bemutatók Zenei Világnap Tánc Világnapja Karácsonyi Ünnepségek Anyák napja Nyári tábor Hősök Napja Az ünnepélyek tartalmukban és külsőségükben szolgálják a művészeti nevelés ügyét, segítsék elő a közösség fejlesztését, tartsák a kapcsolatot a különböző nemzedékek között. X. A tanulói jogviszony keletkezésének szabályai, eljárási rendje A felvételi vizsgákat május közepétől, június közepéig kell megtartani, szeptember első hetében az esetleges üres helyek betöltésére pótfelvételi vizsgát lehet tartani. Új tanuló felvételéről - a felvételi bizottság javaslatát figyelembe véve - az intézményvezető dönt. A felvétel eredményét írásban, vagy az iskola hirdetőtábláján kell a tanulókkal és a szülőkkel közölni. Ha egy tanszakra több jelentkező van, mint férőhely, a jelentkezőket a vizsga eredménye és az alkati megfelelés alapján kell rangsorolni. A tanulók osztályba sorolására - a felvételin nyújtott teljesítményük alapján - a felvételi bizottság tesz javaslatot. A főtárgy, a kötelezőtárgy és a választható tárgy osztályba sorolása eltérhet egymástól. Ha a tanuló az intézmény magasabb évfolyamára kéri felvételét, a jelentkezési lapján ezt fel kell tüntetni. Kérelméről egy felvételi bizottság különbözeti vizsga alapján dönt, az alapfokú művészetoktatás követelményei és tantervi programjának az adott évfolyamra meghatározott rendelkezései alapján. XI. A tanulói jogviszony megszűnésének szabályai, eljárási rendje Megszűnik a tanulói jogviszony: Az intézményben, ha a szülő, illetve a nagykorú tanuló bejelenti, hogy kimarad az iskolából, a bejelentésben megjelölt napon, továbbá az utolsó alapfokú évfolyam utolsó napján, ha a tanuló nem tesz művészeti alapvizsgát, valamint az utolsó továbbképző évfolyam záróvizsga letételének napján, illetve ha a tanuló nem tesz záróvizsgát, az utolsó évfolyam elvégzését tanúsító bizonyítvány kiállításának napján.
Ha a tanuló tanulói jogviszonyát fizetési hátralék miatt az intézményvezető a szülő, nagykorú tanuló esetén a tanuló eredménytelen felszólítása és a tanuló szociális helyzetének vizsgálata után megszünteti, a megszüntetés tárgyában hozott döntés jogerőre emelkedésének napján. E rendelkezések nem alkalmazhatók, ha a tanuló hátrányos helyzetű.
Megszűnik a tanulói jogviszonya annak, aki az iskolában igazolatlanul tíz tanítási óránál többet mulaszt, feltéve, hogy az iskola a tanulót, kiskorú tanuló esetén a szülőt legalább kettő alkalommal, írásban figyelmeztette az igazolatlan mulasztás következményeire.
XII. Az iskola munkarendje Alapfokú művészeti iskolánk zeneművészeti, képző- és iparművészeti, táncművészeti és szín- bábművészeti ágon folytat oktató-nevelő munkát. Intézményünkben az alapfokú művészetoktatás délután, az órarend szerinti időpontokban kezdődik. 18
Az intézmény – a szervezeti és működési szabályzat szerint – hétfőtől-szombatig, az órarendekben rögzített időben tartja a tanítási óráit. A próbaterem és a képzőművészeti tanszak épülete a tanórák előtt tizenöt perccel nyit ki, és a tanórák végéig tart nyitva. Az iskolában hétvégén (szombaton) is van tanítás, ilyenkor az intézmény rendjéért a foglalkozást tartó tanár tartozik felelősséggel. A tanulónak a csoportos tanítási órára az óra előtt úgy kell megérkeznie, hogy az órakezdésre felkészült legyen (átöltözzön, kipakolja a felszerelését). Az egyéni órára legalább 5 perccel az órakezdés előtt kell megérkezni. Az órarend és foglalkozási rend által behatárolt tanulmányi időben (tanítási időben) az iskola épülete csak a szaktanár engedélyével hagyható el. A foglalkozásoktól való távolmaradás engedélyezését, kiskorú tanuló esetében a szülő vagy gondviselő kérheti. Miután a gyermek egyéni illetve csoportos óráján részt vett, intézményünkből haza távozik. Az iskola a rendezvények, szünetek, ünnepek, alkotónapok rendjét az éves munkaterv alapján mindenki számára hozzáférhető helyen közli, a tanév megszokott rendjétől eltérő változásokról írásban tájékoztat. Az iskola növendéke csak a főtárgy tanár engedélyével közreműködhet iskolán kívüli rendezvényen, előadáson. XIII. A helyiségek használatának rendje Az előtérben, a szaktantermekben, a folyosókon, az öltözőben, mosdóban kötelesek fegyelmezett magatartást tanúsítani, ügyelni azok rendjére, tisztaságára. A szaktantermek felszerelésének használata kizárólag a szaktanteremért felelős tanár engedélyével lehetséges. A csoportos órák tantermeiben csak szaktanári felügyelet mellett tartózkodhatnak tanulók. A könyvtár szolgáltatásai a Szervezeti és Működési Szabályzatban meghatározott nyitvatartási és kölcsönzési idő alatt állnak rendelkezésére, a könyvtárat a tanulók csak főtárgy tanáruk közvetítésével használhatják. A tanulóért érkező felnőtt az épület előtt, illetve eső esetén az előtérben levő fedett térben tartózkodhat. A Diákönkormányzat, a Szülői Munkaközösség, az iskola Hallható Hang Alapítványa, valamint a Csillagpor Művészeti Egyesület díjmentesen használhatja az iskola helyiségeit. XIV. Fizetési kötelezettség szabálya A mindenkori Költségvetési törvény, valamint a fenntartó határozza meg a térítési díj és tandíj összegét, valamint a térítési díj és tandíj befizetésének határidejét. A tanulmányi eredmény alapján járó és szociális helyzet alapján adhat kedvezményeket. /19/1996 Képviselő-testületi rendelet/ Részletfizetési kérelmet október 1-ig kell benyújtani a szülőknek. Térítési díjak befizetési határideje: október 31. Részletfizetés esetén: 1. részlet befizetésének időpontja: október 31. 2. részlet befizetésének időpontja: november 15. 3. részlet befizetésének időpontja: december 31. A térítési díjak befizetése történhet készpénzzel, illetve csekkel. Az előképző 1. és 2. évfolyamán, valamint az alapfok első félévében / új tanuló esetén 5%-nak megfelelő térítési díjat köteles fizetni. A szaktanárok vezetik a beszedett térítési és tandíjakról a nyilvántartást, nyugtát adnak. A díjakkal vagy a befizetést igazoló csekk másolatokkal a fenntartó által meghatározott időpontig el kell számolnia az iskolatitkárnak. Azt a tanulót, aki nem fizeti be a térítési díjat, töröljük a tanuló nyilvántartásból. 19
A térítési díjak mértékéről, a kedvezményekről a beiratkozáskor tájékoztatni kell a szülőt. A tanulót megilleti az a jog, hogy a nevelési-oktatási intézményben családja anyagi helyzetétől, szociális körülményeitől függően, kérelmére ingyenes vagy kedvezményes tanszerellátásban részesüljön, továbbá engedélyt kapjon a fizetési kötelezettségek (térítési díj) mérséklésére. Kérelemre a (19/1996.) Képviselő-testületi rendelet alapján megállapítható térítési díj a./ 25%-át el kell engedni abban az esetben, ha a tanuló családjában az 1 főre jutó jövedelem nem éri el a mindenkori összegű saját jogú öregségi nyugdíj 1,5-szeresét. b./ 50%-át el kell engedni, ha a tanuló családjában az egy főre jutó jövedelem nem éri el a mindenkori kötelező legkisebb összegű saját jogú öregségi nyugdíjat. Az intézmény vezetője egyéni elbírálás alapján, a tanuló szociális körülményeit figyelembe véve, a hátrányos helyzetű családok (három gyermekes családok, gyermeket egyedül nevelők, munkanélküliség a családban, szülők tartós betegsége) esetén. Minden esetben ingyenes a halmozottan hátrányos helyzetű tanuló, a testi, érzékszervi, középsúlyos értelmi fogyatékos és az autista tanuló részére. Az enyhe értelmi fogyatékos tanuló részéren ingyenes egy alapfokú művészetoktatásban való részvétel. Hátrányos helyzetű gyermek, tanuló: az, akit családi körülményei, szociális helyzete miatt a jegyző védelembe vett, illetve akinek rendszeres gyermekvédelmi kedvezményre való jogosultságát megállapította, ezen belül halmozottan hátrányos helyzetű az a gyermek, az a tanuló, akinek a törvényes felügyeletét ellátó szülője, illetve szülei – az iskolai felvételi körzet megállapításával összefüggésben a gyermekek védelméről és a gyámügyi igazgatásról szóló törvény szerint vezetett nyilvántartás alapján készült statisztikai adatszolgáltatás, a gyermeket, tanulót megillető szolgáltatás megállapításához a szülő nyilatkozata szerint – legfeljebb az iskola nyolcadik évfolyamán folytatott tanulmányait fejezte be, fejezték be sikeresen, továbbá az a gyermek, az a tanuló, akit tartós nevelésbe vettek. Térítési díjkedvezményt az iskola által adott igénylő lapon lehet igényelni, mellékelve a szülők kereseti kimutatását, valamint az eltartottak számának közlését. A kedvezmény egy tanévre szól. Az igénylőlap beadási határideje: november 15.
XV. A tanév rendje A tanév helyi rendjét - a jogszabály figyelembevételével az iskola munkaterve határozza meg. A szorgalmi idő kezdő és bejező napját - a jogszabálynak megfelelően – az intézményvezető határozza meg. Az órarend szerint megtartott foglalkozásokon felül tanítási napnak kell tekinteni a tanterv által előírt meghallgatásokat, a tanév végi beszámolót, a növendékhangversenyeket, bemutatókat, ha azokon a tanuló és a tanár részvétele kötelező. A tanítási és tanítás nélküli munkanapok száma: az évenként kiadott rendelet szerint. 1. A tanítási, képzési idő Az alapfokú művészetoktatási intézményben a normatív költségvetési hozzájárulás meghatározásánál akkor lehet a tanulót egy tanulóként figyelembe venni, ha a tanítási év átlagában, tanítási hetenként a tanuló részére biztosított négy foglalkozás együttes időtartama - zeneművészeti ágban csak egyéni foglalkozás, illetve egyéni és csoportos foglalkozás esetén legalább százötven perc, - kizárólag csoportos foglalkozás esetén – minden művészeti ágban – legalább száznyolcvan perc. A tanuló térítési díj ellenében igénybe vett – heti tanórai foglalkozásainak összes időtartama nem haladhatja meg a háromszáz percet. Ha a tanuló több alapfokú művészetoktatási intézménnyel létesít tanulói jogviszonyt, vagy egy alapfokú művészetoktatási intézményben több művészeti képzésben vesz részt (több tanszakra jár), a tanulónak, kiskorú tanuló esetén a szülőnek írásban nyilatkoznia kell arról, hogy melyik iskolában (tanszakon) vesz részt művészeti képzésben térítési díj fizetési kötelezettség mellett. Az intézmény vezetője köteles a szülőtől a nyilatkozatot beszerezni. A fentiekben meghatározott idő számításánál az alapfokú művészetoktatási intézmény által a tanuló részére biztosított foglalkozások idejét kell figyelembe venni, függetlenül attól, hogy a tanuló azokon részt vett vagy igazoltan, illetve igazolatlanul távol maradt.
20
2.
A tanítási órák rendje
Az alapfokú művészeti oktatási intézménybe járó tanulók e tevékenységüket kötelesek az osztályfőnöküknek bejelenteni, illetve az egyéb más intézmény munkájában /sport,/ való részvételükről előzetesen az alapfokú művészetoktatási intézmény intézményvezetőjét tájékoztatni. A tanulók óráit úgy kell beosztani, hogy azok ne ütközzenek az általános és középiskola tanítási óráival, illetőleg munkaidejével. A főtárgyi órák beosztásánál ügyelni kell arra, hogy a távolabb lakó tanulók óráit - ha lehetséges kapcsoljuk a kötelező tárgyi órákhoz. A csoportos órákat szünet beiktatásával kell megtartani. Kivételes esetben - a körülményektől függően - az intézményvezető másképp is rendelkezhet. Ahol a tanulók többsége távol lakik az iskolától, illetőleg ha ezt a tanulók elfoglaltsága indokolja, csoportos órák (előképző, csoportos HEK és a B tagozatosok óráinak kivételével) heti egy alkalomra összevonhatók. A megtartott órákat főtárgyi naplóban dátum szerint, a szolfézs, illetőleg a kötelező tantárgyi órákat az említett tantárgyi naplókban sorszám és dátum szerint kell feltüntetni. A zenén kívüli művészeti tanszakok óráit tantárgyi naplókban, sorszám és dátum szerint kell feltüntetni. A tanítási órák zavartalansága érdekében a tanárt és a tanulót az óráról kihívni, vagy a tanítási órát más módon zavarni nem szabad. A tanítási órán illetéktelen személy nem tartózkodhat. A tanítási órák látogatására jogosultakon kívül az intézményvezető - indokolt esetben - engedélyt adhat óralátogatásra. A tanár köteles a tanítási idő előtt tíz perccel a tanítás színhelyén megjelenni. A tanár a növendék hiányzása esetén sem hagyhatja el az iskola épületét, illetve az épület elhagyását köteles bejelenteni. A tanulók órarend szerinti munkájában bekövetkezett változást a tanár negyvennyolc órán belül köteles jelenteni az intézményvezetőnek. A tanítás este nyolc óráig tarthat, felnőtt tanuló esetén ez az intézményvezető engedélyével meghosszabbítható. Az iskolában folyó szakmai munka rendjét, beosztását, időtartamát - tanszakonkénti tantervét és óratervét - külön jogszabály írja elő. 3. A tanulók mulasztásának igazolása A tanuló előzetes engedély nélkül csak indokolt esetben (betegség, iskolai elfoglaltság, közlekedési nehézségek) maradhat távol a főtárgy, kötelezőtárgyi órákról, foglalkozásokról. Az órarend szerinti foglalkozásokról való távolmaradást nyolc napon belül igazolni kell. Az igazolást a szülő, az orvos, az iskola pedagógusa adhat. A mulasztásokat és azok igazolását a tájékoztató füzetbe is be kell vezetni. Kiskorú tanuló igazolatlan mulasztása esetén a szülőt írásban értesíteni kell. Az óra megkezdése után érkező tanuló késését a tanár a naplóban bejegyzi. Ha az óra megkezdése után, több mint 10 perccel érkezik meg, akkor távolléte hiányzásnak minősül. A késések ideje összeadódik. Amennyiben ez az idő eléri a tanórai foglalkozás idejét, a késés egy igazolt vagy igazolatlan órának minősül. Ha az igazolatlan mulasztások ismétlődnek, az intézményvezető köteles a tanulót, illetve szüleit annak következményeire legalább két alkalommal írásban figyelmeztetni. Az alapfokú művészetoktatási intézményben tíz tanítási óránál igazolatlanul többet mulasztók esetén - a jogszabály erejénél fogva - megszűnik a tanuló jogviszonya. XVI. A munkaterv elkészítése Az alapfokú művészeti oktatási intézmény munkatervét az intézményvezető, a munkaközösség vezetők (művészeti áganként) javaslatai, a szülői munkaközösség véleményének figyelembevételével készíti elő megvitatásra. A munkaterv végleges kialakításáról és elfogadásáról a nevelőtestület határoz. 21
A munkaterv kiterjed a nevelő-oktató munkával kapcsolatos feladatok konkrét megfogalmazására, az irányítás, az ellenőrzés, a továbbképzés, továbbá az iskola társadalmi vonatkozású, valamint a személyzeti és gazdasági feladataira. Magában foglalja a munkaközösségi (művészeti ág) programokat is, a feladatokat határidőkkel, a felelősök megnevezésével, az évenként ismétlődő teendőket időbeli sorrendben tartalmazza. Az intézményvezető a munkaterv egy példányát megküldi az oktatási előadónak. XVII. Értekezletek A nevelőtestület a tanév folyamán rendes és rendkívüli értekezletet tart. A nevelőtestület értekezleteit az iskola munkatervében meghatározott napirenddel és időponttal az iskola intézményvezető hívja össze. 1. Tanévnyitó értekezlet Augusztus hó utolsó hetében az intézményvezető által kijelölt napon tanévnyitó értekezletet kell tartani. Ezen az intézményvezető ismerteti a nyáron végzett munkát, az új tanév főbb feladatait, és a nevelőtestület elé terjeszti a munkaterve vonatkozó javaslatát. 2. Félévi értekezlet Eltérő rendelkezés hiányában legkésőbb január 31-ig kell megtartani. Ezen az intézményvezető elemzi az első félévi munkát, és tájékoztatást nyújt a következő félév feladatairól. 3.
Tanévzáró értekezlet
Az utolsó tanításnapot követő nyolc napon belül kell megtartani. Ezen az intézményvezető elemzi, értékeli a tanév nevelő-oktató munkáját, a munkatervi feladatok végrehajtását. Ismerteti a Városi Alapfokú Művészetoktatási Intézmény nyári tervét, az ügyeleti beosztást, és a következő tanév előkészítéséhez szükséges tudnivalókat. A félévi és a tanévzáró értekezleten értékelni kell a pedagógiai munkát, a nevelőtestület megállapításairól, a pedagógiai munka értékeléséről - az értekezleten készült jegyzőkönyv megküldésével - az iskola köteles tájékoztatni a fenntartót. 4. Nevelési értekezlet Az éves munkatervben meghatározott időpontokban kell tartani, tárgya bármely nevelési kérdés lehet, amelyet a nevelőtestület határoz meg. A nevelési értekezlet témájától függően a nevelőtestület határozatot, állásfoglalást hozhat. 5. Rendkívüli nevelőtestületi értekezlet Az intézményvezető rendkívüli értekezletet hívhat össze, ha fontos ok azt szükségessé teszi. Az intézményvezető a rendkívüli értekezlet összehívásáról a napirend három nappal korábban történő kihirdetésével intézkedik. Rendkívüli értekezletet köteles összehívni, ha azt a nevelőtestület legalább egyharmada aláírásával, valamint az ok megjelölésével kezdeményez. Rendkívüli értekezlet összehívását szülői munkaközösség is kezdeményezhet, a kezdeményezés elfogadásáról a nevelőtestület dönt. Az értekezletet tanítási időn kívül a kezdeményezéstől számított nyolc napon belül össze kell hívni. A nevelőtestületi értekezlet előkészítésével és lefolytatásával kapcsolatos rendelkezések: - A nevelőtestület írásos előterjesztés alapján tárgyalja a pedagógiai program, az SZMSZ, a házirend, a munkaterv, az iskola munkára irányuló átfogó beszámoló elfogadásával kapcsolatos napirendi pontokat. - Az intézményvezető az előterjesztés írásos anyagát az értekezlet előtt legalább nyolc nappal átadja a munkaközösség vezetőknek (művészeti ág), valamint gondoskodik a kifüggesztésről. - A nevelőtestületi értekezlet vonatkozó napirendi pontjához az egyetértési, vagy véleményezési jogot gyakorló szülői munkaközösség képviselőjét is meg kell hívni. - A nevelőtestület a határozatait egyszerű szótöbbséggel hozza. Amennyiben a tantestület úgy dönt, az intézményvezető titkos szavazást rendel el. - Az értekezleten a nevelőtestület minden tagjának részt kell venni, ez alól - alapos indok esetén - az intézményvezető adhat felmentést. - Az értekezlet jegyzőkönyvét az iskolatitkár vezeti. A jegyzőkönyvet az értekezletet követő három munkanapon belül el kell készíteni. A jegyzőkönyvet az intézményvezető, a jegyzőkönyvvezető és a hitelesítésre felkért két pedagógus írják alá. A jegyzőkönyv másolatát az irattárban kell elhelyezni. A jegyzőkönyvekbe a nevelőtestület tagjai, valamint az iskola munkájának ellenőrzésével megbízott szervek betekinthetnek.
22
XVIII. Kulcshasználat Az iskola főbejárati ajtajához minden dolgozó kulcsot kap, melyet illetéktelennek nem adhat át, köteles azt megőrizni. Elveszett kulcsról - az észlelést követően - haladéktalanul köteles jelentést tenni az iskolatitkárnak. XIX. Fegyelmi intézkedések A fegyelmező intézkedések alkalmazásánál a fokozatosság elve érvényesül, amelytől indokolt esetben - a vétség súlyára tekintettel - el lehet térni. A tanulóval szemben a következő fegyelmi intézkedés hozható: szóbeli figyelmeztetés, szaktanári figyelmeztetés, vagy intézményvezetői írásbeli intés. Szaktanári figyelmeztetés, vagy írásbeli intés adható a főtárgy, ill. kötelezőtárgy követelményeinek nem teljesítése, felszereléshiány, foglalkozásokon előforduló többszöri fegyelmezetlenség miatt házirend enyhébb megsértése, igazolatlan mulasztás miatt. Intézményvezetői írásbeli intés a körülmények mérlegelésével a szaktanár kezdeményezésére adható. Az alkalmazottakkal szembeni fegyelmi intézkedések: Fegyelmi vétséget követ el a közalkalmazott, ha a közalkalmazotti jogviszonyból, illetve munkaköri leírásából eredő lényeges kötelezettségét vétkesen megszegi. A fegyelmi vétséget elkövető közalkalmazottal szemben kiszabható fegyelmi büntetések: megrovás; az előmeneteli rendszerben történő várakozási idő legfeljebb egy évvel történő meghosszabbítása; a jogszabály alapján adományozott címtől való megfosztás; magasabb vezető, ileltve vezető beosztás fegyelmi hatályú visszavonása, valamint elbocsátás. XX. A létesítmények és helyiségek használati rendje, az iskolai tulajdon védelme Az intézményvezető gondoskodik arról, hogy az intézmény épülete a tanulmányi, nevelési, egészségvédelmi követelményeknek megfeleljen. Az épületet címtáblával kell ellátni. Az iskola létesítményeit, helyiségeit rendeltetésüknek megfelelően az állagmegóvás szem előtt tartásával kell használni. 1. Az iskola dolgozóinak és tanulóinak felelősségge a közösségi tulajdon védelméért, állagának megőrzéséért, az iskola rendjének, tisztaságának megőrzéséért, az energia-felhasználással való takarékosságért, a tűz- és balesetvédelem, valamint munkavédelmi szabályok betartásáért. A tanulók az intézmény helyiségeit csak pedagógusi felügyelettel használhatják. Idegen személy az intézmény területén csak ellenőrzés mellett tartózkodhat. Tanítási idő után tanuló csak külön engedéllyel, vagy szervezett foglalkozás keretében tartózkodhat az iskolában. Bejáró tanulók számára a tanítás előtt és után a közlekedési eszközök indulásáig megfelelő tartózkodási helyet kell biztosítani. Vagyonvédelmi okok miatt az üresen hagyott termeket zárni kell. Az iskolához nem tartozó külső igénybevevők a helyiségek átengedéséről szóló megállapodás szerinti időben tartózkodhatnak az épületben. Az igénybevevőket vagyonvédelmi kötelezettség terheli és kártérítési felelősséggel tartoznak. 2. Taneszközvédelem A művészeti iskolában a hangszerek és szemléltetőeszközök szakonkénti csoportosítását, együttesét önállóan kezelendő szakszertári állománynak kell tekinteni. A szertárakat az intézményvezető által a tanév elején kijelölt tanárok kezelik. A szakleltárvezető gondoskodik a felszerelések rendben tartásáról, megőrzéséről, kölcsönzéséről, és javaslatot tesz az új beszerzésekre, valamint a selejtezésre. A leltározást tanév végén minden pedagógusnak el kell elvégezni. A tanulóknak kölcsönzött iskolai hangszerek helyes használatára, gondozására a főtárgytanár oktatja ki a tanulót
23
Ha a kár bekövetkezéséért a tanuló felelős és azt helyrehozni nem képes, a szülőt kell felhívni az eredeti állapot helyreállítására, ill. az okozott kár megtérítésére. A tanuló bizonyítványa nem tartható vissza azzal az indokkal, hogy az okozott kár nem térült meg. Elveszett hangszert, bemutató ruhát folyó áron kell megtéríteni, vagy azonos állagúval pótolni. 3.
Az iskolai kottatár, könyvtár, zeneműtár használata /továbbiakban könyvtár/
Az iskolai könyv-, kotta-, zeneműtár a nevelő-oktató munka hatékonyságát, a korszerű szemléltetést szolgálja. Az iskolai könyvtár a pedagógiai szakirodalmat, a művészeti oktatáshoz szükséges szakirodalmat, művészeti témájú könyveket, valamint kottákat, komolyzenei és népzenei hanghordozókat gyűjt. Az iskolai könyvtár gyűjteményét a tanulók és a pedagógusok igényeinek figyelembevételével kell fejleszteni. Az iskola számára vásárolt dokumentumokat könyvtári nyilvántartásba kell venni. A könyvtáron kívül elhelyezett dokumentumokról nyilvántartást kell vezetni. A könyvtár nem nyilvános, csak az iskola dolgozói és tanulói ingyenesen használhatják. Az iskolai könyvtárat megbízott pedagógus vezeti, aki az órarendekhez igazítva tanévenként határozza meg a nyitva tartás rendjét. A könyvtár heti három alkalommal meghatározott időben, illetve igény szerint a hét minden napján tart nyitva. Kottákat a növendékek csak tanári választás után kölcsönözhetnek. A lemeztár anyagát a tanulók tanári, vagy könyvtárosi felügyelettel hallgathatják az iskolában, lemezek nem kölcsönözhetőek. Tanári, vagy tanulói igény alapján a lemezek anyagát kazettán rögzítjük, ez kikölcsönözhető. Az oktatáshoz felhasznált könyveket, tankönyveket a tanuló az egész tanévre igénybe veheti. A tanév végén kötelesek könyveket, tankönyveket, kottákat visszaszolgáltatni, az elveszett iskolai tulajdonú könyvet, kottát folyó kereskedelmi áron meg kell téríteni. 4. Bombariadó esetén szükséges teendők
A bejelentés vételekor a vevő személy pontosan rögzítse a bejelentés időpontját. A bejelentést vevő figyeljen a hívó fél hangjának jellegzetességére, sajátosságára. A bejelentésről azonnal értesíteni kell a rendőrhatóságot. A hatóság értesítésekor az alábbi adatok szükségesek: - az értesítő személy neve, lakcíme - a robbantással fenyegetett intézmény megnevezése, pontos címe - rövid, tartalmas tényállás közlése. A rendőrhatóság értesítését követően meg kell kezdeni az intézmény kiürítését. Az intézmény kiürítésekor - lehetőség szerint - az intézményben tartózkodó személyek úgy hagyják el az épületet, hogy vigyék magukkal saját holmijukat, ezzel megkönnyítve az esetlegesen később végrehajtott kutatást. A kiürítést követően meg kell akadályozni azt, hogy oda a rendőrség megérkezéséig illetéktelen személy visszamehessen. A kiürítésért az intézmény felügyeletéért abban az időben megbízott személy a felelős. /Lásd: "A vezetők benntartózkodása" c. fejezetnél./ Ha a kiürítést követően a felelős személy idegen, gyanús tárgyat észlel, akkor jelezze meg annak pontos helyét, méretét, egyedi sajátosságait, és törekedjen megakadályozni azt, hogy ahhoz illetéktelen személy hozzáférhessen.
5.
Dohányzásról
Az iskola dolgozóinak – az udvaron kijelölt területen, kiskorú gyerekektől elkülönítve – lehet dohányozni. A cigaretta csikket az arra kijelölt tároló edényekben kell elhelyezni. XXI. A tanórán kívüli foglalkozások szervezeti formái és azok rendje 1. Tanulmányi kirándulások, művészeti táborok, külföldi utak, tanulmányi versenyek, fesztiválok, szakmai rendezvények Az alapfokú művészetoktatási intézményben tanulmányi kirándulásnak minősülnek az iskolai csoportok, tanszakok kölcsönös látogatásai, cserehangversenyei, a hangversenyeken és az operaelőadásokon való részvétel, a művészeti, közművelődési intézmények, kiállítások szervezett látogatásai. A tanulmányi kirándulások a nevelő-oktató munka szerves részei, azokat a munkatervben rögzíteni kell. Tanítási napokon szervezett tanulmányi kirándulás esetében a tanulók részvételéhez az általános- és középiskola, ill. az alapfokú művészetoktatási intézmény intézményvezető hozzájárulása szükséges.
24
Tanulmányi kirándulások alkalmával annyi kísérőtanárt kell biztosítani, amennyi a zavartalan lebonyolításhoz szükséges, de húsz tanulónként, legalább egy főt. A kísérőtanárok felelősek a rendért és a tanulók testi épségéért. Ha a tanuló szereplésére is sor kerül, lehetőleg biztosítani kell szaktanára részvételét. Önként jelentkező szülők kísérőül bevonhatók, de a tanári kíséretet nem helyettesíthetik. A kirándulás alkalmával, ha a csoportok az iskola székhelyét elhagyják, az elsősegélyhez szükséges felszerelést magukkal kell vinni. A kirándulások költségeit - a szülők meghallgatásával - úgy kell megállapítani, hogy azok a szülőket csak a legszükségesebb mértékben terheljék. Iskolai szünetben az alapfokú művészetoktatási intézmény önállóan, vagy más szervezetekkel, intézményekkel közösen zenei, művészeti alkotó, felkészítő táborokat szervezhet. A költségeket az iskola, ill. a résztvevők közösen viselik. A táborozáshoz szakmai tervet, költségvetést kell készíteni. A tanulók a kirándulásokon és a táborokban önkéntesen vesznek részt. A tanulmányi, szakmai versenyek részei a tanév helyi rendjének, ill. az éves munkatervnek, amely meghatározza a szervezés feladatait és felelőseit. A területi és országos fordulóra továbbjutott tanulókat a verseny idejére az intézményvezető mentesíti a tanítási órákon való részvétel alól. Az intézményvezető gondoskodik arról, hogy győztes, illetőleg helyezést elért tanulók eredményes szereplését az egész iskolaközösség megismerje. A tanulmányi kirándulásokon, a szakmai versenyeken, táborozásban és a továbbképzéseken résztvevő tanárok költségeiről az iskolának kell gondoskodnia. Ugyancsak az iskola köteles gondoskodni a tanulmányi versenyeken, szakmai rendezvényeken, fesztiválokon résztvevő tanulók költségeiről. A művészeti csoportok esetében az iskola anyagi lehetőségeinek arányában járul hozzá a költségeihez. 2. Cserekapcsolatok, belföldi és külföldi tapasztalatcsere Az intézményvezető engedélyével az iskolai munkaterv alapján a tanulók és tanáraik tapasztalatcsere és közös művészeti tevékenység céljából cserelátogatásokat, hangversenyeket, közös fellépéseket szervezhetnek. Ennek költségeit a meghívó felek kölcsönös megállapodásainak alapján határozzák meg.
25
XXII. A tanulók értékelése A pedagógus a tanuló tudását, teljesítményét tanítási év közben rendszeresen /havonként/ érdemjeggyel értékeli. A felnőtt tanulók értékelésénél, és csoportos művészeti oktatásnál a havi osztályzattól el lehet tekinteni. A tanév folyamán a tanulók munkáját részjegyekkel is értékelhetjük. A részjegyeket célszerű egy-egy kisebb feladat elvégzésére ösztönző célzattal adni, és nem feltétlenül törvényszerű, hogy a havi átlagjegy a részjegyek középarányosan legyen, azonban nevelési és pedagógiai szempontból nem szerencsés, ha a részjegyek és a havi átlagjegy között nagy az eltérés. Az érdemjegyek, illetőleg az osztályzat megállapítása a tanuló teljesítményének értékelésekor, minősítésekor nem lehet fegyelmező eszköz. Az osztályozás a tantervi követelmények, valamint a tanulók gyakorlati és elméleti eredményeinek egybevetése alapján történik: A főtárgy, a szolfézs, a zeneelmélet és a zeneirodalom tárgyak, valamint a néptánc és képzőművészeti tanszakok esetén adható érdemjegyek: Jeles /5/, jó/4/, közepes /3/, elégséges /2/, elégtelen /1/. A zenei előképző, hangszeres-, néptánc és képzőművészeti előképző, kamarazene, kötelező zongora, illetőleg a társas ének és zenekar tantárgyak esetén: Kiválóan megfelelt, jól megfelelt, megfelelt, nem felelt meg. Az érdemjegyekről a tanuló szülőjét - felnőtt tanulók kivételével - a tájékoztató füzet útján tájékoztatni kell. 1. Félévi és tanév végi osztályozás A tanuló munkáját - kivéve a hangszeres és a művészeti előképző tanulóit - félévkor és a tanév végén osztályozni kell. A félévi, ill. a tanév végi osztályzatnak a tanuló félévi, ill. egész évi munkáját, valamint a tanév végi beszámolón mutatott teljesítményét kell tükröznie. A zenei tanszakon félévkor is beszámolót tesznek a növendékek, az egyéb művészeti ágakban a félévi osztályzatot a tanár állapítja meg az érdemjegyek alapján. A tanév végén hangszeres főtárgyból, hangszeres előképzőből, az adott művészeti szakból, valamint szolfézsból, zeneelméletből és zeneirodalomból bizottság előtt beszámolót kell tenni. A beszámolón az érdemjegyet a főtárgy tanárának javaslata alapján a bizottság állapítja meg. A bizottság elnöke az intézményvezető, vagy megbízottja. A bizottság tagjai: a tanuló főtárgy tanára és még legalább egy, lehetőleg azonos, vagy rokon szakos tanár. Ha a nevelőtestületben több azonos szakos tanár van, lehetőleg valamennyi vegyen részt a beszámolón. Tanév végén a tanulók az év során végzett munkájukról - kamarazene, társas ének zenekar, illetve képzőművészet, tánc - hangverseny, kiállítás, színpadi előadás keretében adnak számot. Egész évi munkája alapján kell osztályozni azt a tanulót aki betegség, vagy testi sérülés miatt a beszámolón megjelenni nem tud, és távolmaradásának okát orvosi igazolással bizonyítja. Ebben az esetben a bizonyítvány és a törzslap megjegyzés rovatában fel kell tüntetni, hogy a tanév végi beszámolón nem vett részt. A tanév végi beszámolóra nem bocsátható, illetve nem osztályozható az a tanuló, akinek a tanévben az igazolt és igazolatlan mulasztásai együttesen meghaladják az előírt kötelező óraszám egyharmadát, kivéve, ha a tananyagot elsajátította és nevelőtestületi engedéllyel beszámolót tesz. Az osztályzatokat félévkor számjeggyel a tájékoztató füzetbe, év végén a naplóba, a törzslapra és bizonyítványba szómegjelöléssel és számjeggyel, illetve a korábban felsorolt esetekben szöveges minősítéssel kell megjegyezni. Ha a tanuló valamely kötelező tárgy tanulása alól felmentést kapott, a felmentés tényét a tájékoztató füzetben, tanév végén a törzslapra és a bizonyítványban, az osztályzat rovatban "fm" rövidítéssel kell jelezni. Nem kaphat felmentést a "B" tagozatos növendék. 2. Szorgalom A főtárgyi és szolfézstanulásban tanúsított szorgalmat havonként, folyamatosan értékelni kell. Erről a szülők és tanulók a tájékoztató füzet útján kapnak értesítést. A szorgalom minősítésére négy fokozatot kell használni: példás /5/, jó /4/, változó /3/, hanyag /2/. A szorgalom minősítését félévkor szám- és szómegjelöléssel tájékoztató füzetbe, tanév végén pedig a naplóba, törzslapra, valamint a bizonyítvány megfelelő rovatába kell bejegyezni. Három órát meghaladó igazolatlan mulasztás esetén " változó " minősítésnél jobb nem adható. A tanulmányi elbírálásnak általános elveit a melléklet tartalmazza. 3. Javítóvizsga Főtárgyból és kötelező tárgyból a tanév végén kapott elégtelen osztályzat esetén a javítóvizsga letételére az augusztus 15-től augusztus 31-ig terjedő időszakot kell megjelölni. A javítóvizsga napját az intézményvezető állapítja meg, és az iskola hirdetőtábláján tesz közzé. A javítóvizsga idejéről és a vele kapcsolatos tudnivalókról a tanulók szüleit értesíteni kell. Ha a tanuló a javítóvizsga napján nem jelenik meg, vagy a javítóvizsgán nem felelt meg, tanulmányait csak az osztály megismétlésével folytathatja. A javítóvizsgát bizottság előtt kell megtartani, melynek elnöke az intézményvezető, vagy megbízottja, tagjai a szaktanár és még egy, lehetőleg azonos, vagy rokon szakos tanár. 26
A javítóvizsga eredményét a főtárgy tanára vezeti be a törzslapra és a bizonyítványba. A záradékot az intézményvezető és a főtárgy tanára írja alá, az eredményhirdetés a bizonyítvány kiosztásával történik. A javítóvizsga nem nyilvános és nem ismételhető meg. 4. Összevont beszámoló Rendkívüli előrehaladás esetén a szaktanár javaslata alapján az intézményvezető engedélyezheti, hogy a tanuló a tanév végén két, esetleg több osztály anyagából tegyen összevont beszámolót. A főtárgyi beszámoló anyagát kétharmad részben a magasabb osztály anyagából kell összeállítani. A kötelező tárgynál a magasabb osztály követelményei alapján kell az osztályzatot megállapítani. Összevont beszámolót a tanév végi beszámolókkal egyidejűleg lehet tartani. A tanulónak az összevont beszámoló engedélyezését írásban kell kérnie. A kérelmet legkésőbb május 10-ig lehet az intézményvezetőhöz benyújtani. 5. Felsőbb osztályba lépés Az alapfokú művészetoktatási intézmény felsőbb osztályába az a tanuló léphet, aki a közvetlenül megelőző osztályt sikeresen elvégezte, arról bizonyítványt kapott és tanulmányait nem szakította meg. Felmentés, vagy más ok miatt a tanuló osztályba tartozása, szolfézs, ill. a főtárgy esetében eltérhet egymástól. Ezt a bizonyítványban és a törzslapon is fel kell tüntetni. Ebben az esetben a felsőbb osztályba lépésnél a hangszeres osztályt kell figyelembe venni. A legmagasabb művészeti iskolai osztályt eredményesen végzett tanuló felvételi vizsga nélkül továbbképző osztályba léphet. 6.
Tanulmányok folytatása ugyanabban az osztályban
Az a tanuló, aki osztálya tantervi anyagát önhibáján kívül elvégezni nem tudja, az intézményvezető legkésőbb május 10-ig kérheti, hogy tanulmányait a következő tanévben ugyanannak az osztálynak tanulójaként folytathassa. Az intézményvezető a szaktanár meghallgatása alapján dönt. Ebben az esetben a tanuló osztályzatot nem kap. A bizonyítványba és a törzslapra a fenti tényt be kell jegyezni. Az osztályát folytatja az a tanuló is, akinek igazolt mulasztása valamely tantárgyból meghaladja az összóraszám egyharmadát. Ugyanabban az osztályban tanulmányokat folytatni egy-egy tárgyból is lehet. Ilyenkor a tanuló a többi tárgyból magasabb osztályba léphet. 7. Különbözeti vizsga A különbözeti vizsgával kapcsolatosan az alábbiak szerint kell eljárni: -
A különbözeti vizsgára a bizonyítvány benyújtásával kell jelentkezni. A vizsgaengedélyt az intézményvezető adja, és ő állapítja meg a különbözeti vizsga anyagát is, kivéve, ha valaki külföldi bizonyítvány alapján jelentkezik vizsgára.
-
A különbözeti vizsga mindazokra a tantárgyakra, illetőleg tananyagra terjed ki, amelyeket a tanuló az érvényes tantervből és bizonyítványból megállapíthatóan az előző osztály(ok)ban nem tanult.
-
Ha a tanulónak tanulmányai folytatásához egynél több osztály anyagából kell különbözeti vizsgát tennie, akkor engedélyezhető számára az egy-egy osztályból a félévenkénti vagy az összevont különbözeti vizsga letétele.
-
A vizsga ideje általában a szorgalmi idő vége vagy a tanév eleje. Az intézményvezető ettől eltérő időpontot is kijelölhet. A vizsga napjait az intézményvezető jelöli ki, és erről a vizsgázót, illetőleg a szülőt két héttel a vizsga előtt értesíti.
-
A vizsgáztató tanárok lehetőleg annak a tanszaknak a tanárai, amelyekben sikeres szereplés után a tanuló folytathatja tanulmányait.
-
Írásbeli vagy gyakorlati vizsgát azokból a tantárgyakból kell tenni, amelyekből a tanterv kíván meg. Az írásbeli, gyakorlati vizsga időtartama tantárgyanként 120 perc. Egy napon legfeljebb két írásbeli, gyakorlati vizsgát lehet tenni.
-
A szóbeli vizsgát az iskola tanáraiból alakított vizsgabizottság előtt kell megtartani. Az elnöki teendőket az intézményvezető látja el. A vizsgán az elnökön és a kérdező tanáron kívül még legalább egy vizsgabizottsági tagnak jelen kell lennie. A feladatot előre ki kell adni, hogy megfelelő felkészülési idő álljon a tanuló rendelkezésére. A feleletek maximális időtartama 15 perc. Az a tanuló, aki feladatát nem tudja megoldani, még egy feladatot kap, további felkészülési idővel. 27
-
Azt a vizsgázót, aki akár az írásbeli, akár a szóbeli különbözeti vizsgán figyelmeztetés ellenére meg nem engedett eszközt használ, az intézményvezető a vizsga folytatásától eltilthatja.
-
Az összevont (maximum két évfolyam) különbözeti vizsgán olyan tételt kell kitűzni, amely mindkét évfolyam tananyagának ismereteit feltételezi; felsőbb évfolyamú vizsga részére csak akkor bocsátható a vizsgázó, ha az alacsonyabb évfolyamú vizsga részén megfelelt. Mindkét évfolyamról külön-külön bizonyítványt kell kiállítani.
-
A különbözeti vizsga díjtalan és nem nyilvános.
-
A különbözeti vizsgáról jegyzőkönyvet kell készíteni. A vizsga eredményét a tanuló bizonyítványába be kell jegyezni. A külföldi bizonyítvány alapján különbözeti vizsgát tett tanulónak új bizonyítványt kell kiállítani, és a jegyzet rovatba be kell jegyezni a különbözeti vizsga eredményét.”
XXIII. A tanulók jutalmazásának elvei és formái A tanuló közösségek, vagy az egyes tanulók szorgalmában, tanulmányi munkájában elért kimagasló eredmények jutalmazása fontos pedagógiai ösztönzési eszköz. 1. Az egyes tanulók jutalmazásának lehetőségei Szaktanári dicséret adható a tanévben több alkalommal a rendszeres, eredményes felkészülésért, kiemelkedő haladásért, egy-egy feladat példamutató megoldásáért. Intézményvezetői dicséret adható, az iskolának dicsőséget jelentő országos, területi, megyei, vagy helyi versenyen elért kiemelkedő eredményért. A dicséretet a tájékoztató füzetbe, illetve az év végi bizonyítvány és a törzslap jegyzet rovatába be kell jegyezni. Az intézményvezetői dicséretben részesült tanulót az intézményvezetői oklevéllel, könyvvel, vagy más módon is megjutalmazhatja. /táborozás, hangszerkölcsönzés, stb./ 2. Tanulói közösségek, csoportok jutalmazásának elvei A kiemelkedő eredményt elért tanulói csoportok, közösségek, együttesek intézményvezetői dicséretben, csoportos jutalmazásban részesíthetők. /kirándulás, táborozás, csereszereplés, stb./ XXIV. Az alkalmazottak átlagon felüli munkateljesítményének elismerése A közoktatási intézmény vezetője kereset-kiegészítéssel ismerheti el a meghatározott munkateljesítmény elérését, illetve – a helyettesítést kivéve – az átmeneti többletfeladatok ellátását, így különösen a pedagógiai fejlesztő tevékenységet, a nevelés célját szolgáló tanórán kívüli foglalkozás terén nyújtott minőségi munkavégzést. A kiemelt munkavégzésért járó kereset-kiegészítés a közoktatási intézmény bármely alkalmazottja részére megállapítható egy alkalomra, illetőleg meghatározott időre. A kiegészítés összegét differenciáltan kell megállapítani. A kereset-kiegészítés kötelezően megállapítandó annak a pedagógusnak, aki által felkészített tanulók országos döntőbe jutottak. 1. A kereset-kiegészítés feltételei A kiemelt munkavégzésért járó kereset-kiegészítés – ha jogszabály másként nem rendelkezik – a következő esetekben állapítható meg (adható): Tartós többletfeladat ellátásáért egy nevelési és oktatási év szorgalmi időszakára kiterjedően, az intézményvezető és a közalkalmazott előzetes megállapodása szerint. Az intézményi minőségfejlesztési szervezet munkájában való részvételért a közoktatás minőségbiztosításáról és minőségfejlesztéséről szóló 3/2002. (II. 15.) OM rendelet szerint. Aki szaktanári munkáját kiemelkedő színvonalon látja el. /bemutató órákat, vagy szaktárgyi kérdésekről előadásokat tart, segíti a pályakezdő fiatalok beilleszkedését, tanszakvezetői munkáját kiemelkedően végzi. Aki szerepet vállal a szakmai munka tartalmi megújításában, helyi tanterveket, tananyagokat dolgoz ki. Aki kiemelkedő eredményeket ér el a tehetségfejlesztés területén, növendékei eredményesen szerepelnek megyei, területi versenyeken. Munkáját olyan szakmai igényességgel végzi, amelyet valamely városi, megyei, vagy országos hatáskörű szerv kitüntetésben részesített. Aki rendszeresen sikerrel készít fel növendékeket továbbtanulásra. Aki munkaköri kötelezettségein felül feladatokat vállal, programokat szervez. 28
Aki részt vesz a város kulturális életében, munkájával segíti az iskola pozitív megítélését. XXV. Intézményi teljesítményértekelés 1.
A minőségfejlesztési csoport és a minőségfejlesztési vezető
Az intézmény vezetése, minden pedagógusa és segítő alkalmazottja elkötelezett a minőségfejlesztés iránt. Az Intézményi Minőségirányítási Program (IMIP) beépítése az intézmény működésébe a folyamatos minőségfejlesztés, a Pedagógiai Program céljainak megvalósulása érdekében történik. A minőségi célokhoz igazodó feladat- és intézkedési tervek az intézmény éves munkaterveiben jelennek meg. A minőségfejlesztési-csoport a minőségfejlesztési-vezető irányításával tevékenykedők azon köre, akik az iskola intézményvezetőjének kinevezése alapján a minőségügyi tervezés, fejlesztés és ellenőrzés területén felelősséggel és hatáskörrel rendelkeznek. A minőségfejlesztési-csoport vezetőjét és tagjait írásban az intézményvezető bízza meg meghatározott időtartamra, egy tamítűso évre, amely ismételhető. A csoport létszáma 3 fő /1 fő minőségfejlesztési vezető és 2 minőségfejlesztési csoporttag/. A minőségfejlesztési munka elismerése a 3/2002. (II. 15.) OM rendelet 9. § alapján történik. Az ezért megállapítható keresetkiegészítés nem lehet kevesebb a kiemelt munkavégzésért járó keresetkiegészítés számítási alapja 300 %-ánál annak, aki a minőségfejlesztési csoport vezetését látja el, 200 %-ánál annak, aki a minőségfejlesztési csoport munkájában közreműködik. Minőségfejlesztési vezető
Működteti az intézmény minőségügyi rendszerét, koordinálja a minőségfejlesztési csoport munkáját. Felelősségkörébe tartozik az Intézményi Minőségirányítási Program megfelelő működésének felülvizsgálata, a minőségüggyel kapcsolatos tevékenységek, módszerek, eszközök, dokumentációk szakmai ellenőrzése, értékelése és tájékoztatást adni az eredményről a vezetés számára. Javaslatokat tesz a feltárt problémák kezelésére, javítására, intézkedési terveket készít a végrehajtásra. Követi a feladatok teljesülését, gondoskodik a határidők pontos betartásáról. Feladata az intézményvezetés és a tantestület rendszeres tájékoztatása az elvégzett munkáról, munkajelentések leadása a tanévzáró értekezletre. A minőségügy területén állandóan fejleszti tudását, képességeit, értékelési eszközrendszerét és kommunikációs kultúráját. Motiválja a csoport tagjait az aktív részvételre, személyes példát mutat.
A minőségfejlesztési csoport A minőségfejlesztési csoportot a minőségfejlesztési vezetője hívja össze, irányítja, a témák, feladatok meghatározása közösen történik. A tagok a minőségfejlesztési elképzeléseiket közös egyeztetés alapján az intézményvezető döntéséhez előkészítik és egyeztetik az intézmény vezetőjével. A megbeszéltekről eltérő tevékenységet addig nem kezdhetnek, míg erre jóváhagyást nem kapnak. A működésről, a feladatok meghatározásáról az intézményvezető dönt. A minőségfejlesztési csoport megbeszéléseiről jegyzőkönyv készül. (Tartalma: kik, mikor vettek részt a megbeszélésen, mi volt a téma, ki mit javasolt, milyen problémák megbeszélése történt meg, milyen határozatok születtek, ki a felelős és mi a határidő.)
XXVI. A dolgozók jutalmazása és egyéb juttatások A dolgozók jutalmazása az éves költségvetés függvényében, a bérmegtakarítás terhére, a fenntartó hozzájárulásával adható. A jutalmazottak személyére, ill. a jutalom mértékére az intézményvezető és az intézményvezető-helyettes valamint a munkaközösség vezetők szakmai indokok megjelölésével - adhatnak javaslatot. A jutalom kifizetésének összegét és feltételeit az iskola Jutalom Kifizetési szabályzata tartalmazza. XXVII. Tanügyi nyilvántartások A főtárgyi napló
29
Naplót kell vezetni minden olyan foglalkozásról, amely az iskola tantárgyfelosztásában szerepel /főtárgyi, kötelezőtárgyi/. A napló vezetéséért az illetékes szaktanár a felelős. A naplókat az azokban található útmutató szerint kell vezetni, összesítő részeinek naprakész állapotban egyezni kell az irodai összesítőkkel. Törzslap Az iskola a tanévkezdést követő harminc napon belül törzslapot állít ki. A törzslapon fel kell tüntetni az iskola nevét, címét, OM azonosítóját és a tanuló azonosító számát. Az iskolában a törzslapon fel kell tüntetni a tanuló év végi minősítéseit, osztályzatait, továbbá a tanulók ügyeivel kapcsolatos döntéseket, határozatokat. Ha a tanuló a művészeti oktatást ingyenesen veheti igénybe, ezt a tényt fel kell tüntetni a törzslapján, megjelölve a döntés alapjául szolgáló jogszabályt. Bizonyítvány A bizonyítványt a főtárgy tanára állítja ki. A bizonyítványban fel kell tüntetni az iskola OM azonosítóját és a tanuló azonosító számát. A bizonyítványban, záradék formájában, fel kell tüntetni a művészeti alapvizsga és záróvizsga letételét. A bizonyítványt az intézményvezető, a főtárgy tanára és a kötelező tárgy tanára írja alá.
30
Tantárgyfelosztás A tantárgyfelosztást az intézményvezetőség az október 1-jei állapotnak megfelelően állítja össze. A tantárgyfelosztás alapja az óraterv, valamint a tanulók és a tanulócsoportok száma. Kialakításánál figyelembe kell venni a tanárok képesítését, egyéni képességeit, szociális körülményeit, a munkafeladatok arányos elosztását. A "B" tagozatos növendékek megfelelő szintű szakmai felkészítését biztosítani kell. A tanulónak tanév közben más tanárhoz való beosztását az intézményvezető csak alapos indok, elsődlegesen pedagógiai szempontok alapján, a tanszakvezető véleményének meghallgatása után engedélyezheti, illetőleg rendelheti el. Órarend A pedagógusoknak az iskolában neveléssel, oktatással, munkával eltöltött idejét az iskolai órarend határozza meg. Az intézmény végleges órarendjét legkésőbb szeptember 20-ig, ill. február 15-ig kell összeállítani. A tanulók beosztását a főtárgyi napló órarend részében kell feltüntetni, melynek másolatát az iskola összesítő órarendjéhez is mellékelni kell. A tanulók létszám, órarend szerinti beosztásában bekövetkezett változásokat a tanár 48 órán belül köteles jelenteni az intézményvezetőnek. A tanulók egyéni és csoportos óráit egyenletesen kell elosztani, biztosítva ezzel a felkészülés lehetőségét. Egyéb iratok Hangszerkölcsönzési lapot, naplót a szaktanár vezeti. XXVIII. Alkalmazandó záradékok A művészeti iskolai törzslapokra és bizonyítványokba, valamint a félévi értesítőbe a tanuló munkájáról, eredményeiről az alábbi záradékokat kell használni: Hangszeres tanulmányait megkezdheti /kelt, aláírás, pecsét, későbbiekben k.a.p./ A nevelőtestület határozata: /betűvel/ évfolyamba léphet /k.a.p./ Alsófokú művészeti iskolai tanulmányait befejezte, a továbbképző I/A, vagy I/B osztályába léphet /k.a.p./ A ..... tárgyból, ..... osztályokból összevont beszámolót tett /k.a.p./ A beszámolón igazoltan nem vett részt /k.a.p./ A beszámolón igazolatlanul nem vett részt. Osztályát engedély alapján folytathatja /k.a.p./ Elégtelen tanulmányi eredménye miatt ..... főtárgy szakon tanulmányait nem folytathatja /k.a.p./ Kiváló tanulmányi eredményéért intézményvezetői dicséretben részesült. Kimagasló tanulmányi munkájáért dicséretet kap ..... tárgyból. ................ fegyelmi határozat alapján kizártam az alapfokú művészetoktatási intézményből. A szülő kérelmére töröltem a tanulók névjegyzékéből /k.a.p./
31
XXIX. Záró rendelkezések 1. Véleményezte
Az iskola tantestülete Szülői munkaközösség Szakértő
2. Egyetértését nyilvánította, elfogadta Az iskola nevelőtestülete a Szervezeti és Működési Szabályzatot elfogadta. Gyomaendrőd, 2010. ………………. hó ………….nap Szülői Munkaközösség, valamint a Diákönkormányzat képviseletében és felhatalmazása alapján aláírásunkkal tanusítjuk, hogy a Szervezeti és Működési Szabályzat elkészítése során a véleményezési jogunkat gyakoroltuk. Gyomaendrőd, 2010. …………… hó ………. nap …………………………………. Diákönkormányzati Tag
……………………………….. Szülői Munkaközösségi Tag
3. Jóváhagyta A fenntartó a pedagógiai programot ……… sz. határozatával jóváhagyta. Gyomaendrőd, 2010. ………………. hó …….. nap …………………………… fenntartó aláírása
4. Irattári száma…………………... Gyomaendrőd, 2010.
Hevesi-Nagy Anikó megbízott helyettes intézményvezető
32
1. számú melléklet Iktatószám: 37/2009.
A Városi Alapfokú Művészetoktatási Intézmény IRATKEZELÉSI SZABÁLYZATA
33
I. BEVEZETÉS AZ IRATKEZELÉSI SZABÁLYZATHOZ
A közfeladatot ellátó szervek iratkezelési és az iratvédelmi kötelezettségét a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény általános érvénnyel szabályozza. A közfeladatot ellátó szervek - köztük a nevelési-oktatási intézmények - kötelesek irattárat fenntartani, irattári anyagukat abban megőrizni és annak rendeltetésszerű használatáról gondoskodni. Az iratkezelés és az irattár irányításával, ellenőrzésével - ha azt nem az intézményvezető végzi - vezető beosztású alkalmazottat kell megbízni. Az általános érvényű szabályokon túlmenően a nevelési-oktatási intézmények iratkezelését jelenleg a 11/1994. (VI. 8.) MKM rendelet 7. §-a szabályozza. Továbbá e rendelet 4. számú melléklete tartalmazza az intézményben végzett ügyintézés szabályait, a tanügyi nyilvántartások vezetésére vonatkozó előírásokat, kötelező nyomtatványokat és záradékokat, valamint az iratok őrzési idejét meghatározó irattári tervet. Ugyancsak nagyon fontos betartani a közoktatásról szóló 1993. évi LXXIX. törvény 2. sz. mellékletében foglalt, közoktatási intézményben nyilvántartott és kezelt személyes és különleges adatokról szóló előírásokat. Az önkormányzat és állami szerv által fenntartott intézményekben vezetni kell a közalkalmazotti alapnyilvántartást, amelynek adatkörei magukban foglalják a közoktatásról szóló törvény 2. számú mellékletében az alkalmazottakra meghatározott nyilvántartott adatokat. II. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK. 1. Az intézmény iratkezelési szervezete és az iratkezelés módja Az intézmény iratkezelése központilag, az intézményvezető titkárságán történik, és azt az iskolatitkár végzi. Az iratkezelés módja: hagyományos kézi iktatás. 2. Az iratkezelés felügyelete Az iratkezelés intézményen belüli felügyeletét az intézményvezető látja el. A biztonságos iratkezelés személyi, dologi feltételeiről és eszközeiről az intézményvezető gondoskodik. 3. A pedagógiai tárgykörű ügyintézést és iratkezelést a munkaközösség-vezető negyedévenként ellenőrzi, s erről jelentést készít az intézményvezető részére, valamint az intézményvezető akadályoztatása esetén irányítja az iskola iratkezelését. 4. Az iratkezelés közvetlen irányítása és ellenőrzése az intézményvezető feladata. 5. Az ellenőrzés tényét az iktatókönyv soron következő rovatába kell bejegyezni. Az ellenőrzések során megállapított hiányosságok megszüntetésére intézkedni kell. 6. A tanügyi nyilvántartások kezelése a 11/1994. (VI. 8.) MKM r. 4. számú mellékletében foglaltak szerint, az intézményvezető irányításával történik. 7. Az intézményben nyilvántartott és kezelt személyes és különleges adatokat a közoktatásról szóló 1993. Évi LXXIX. Törvény 2. számú melléklete határozza meg. Az intézmény vezeti a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. Évi XXXIII. Törvény 83/B. (1) bekezdésének rendelkezése szerinti közalkalmazotti alapnyilvántartást a törvény 5. számú mellékletében meghatározott adatkörre kiterjedően. Az adatkezelés és –továbbítás intézményen belüli rendjét az iratkezelési szabályzat XI. fejezete állapítja meg. 34
III. A KÜLDEMÉNYEK ÁTVÉTELE, FELBONTÁSA, ÉRKEZTETÉSE Küldemények átvétele 1.
Az intézmény részére postán vagy kézbesítő útján érkező iratokat, tértivevényeket és más küldeményeket, valamint az ügyfelek által közvetlenül benyújtott beadványokat az iskolatitkár veszi át. A minősített küldeményeket (ajánlott, expressz-ajánlott, távirat, csomag stb.) a posta szabályainak megfelelően kézbesítőkönyvvel kell átvenni.
2.
A személyesen benyújtott iratok átvételét, kérelemre, igazolni kell. Az igazolás történhet az irat másolatán, átadókönyvben vagy más egyéb módon. Ha az átvétel igazolását a benyújtott irat másolatán kérik, a benyújtott irat és az igazolásul felhasznált másolat egyezőségéről az iskolatitkárnak (vagy az irat átvevőjének) gondosan meg kell győződnie.
3.
Ha az irat sérült burkolattal vagy felbontottan érkezett, az iskolatitkár rávezeti a "sérülten érkezett", illetőleg a "felbontva érkezett" megjegyzést, az érkezés keltezését, és aláírja azt.
4.
Felbontás nélkül kell a címzetthez továbbítani:
- a tévesen kézbesített küldeményeket, - névre szóló leveleket, a diákönkormányzat, az iskolaszék, a szülői munkaközösség iratait, a munkahelyi szakszervezet és más társadalmi szervezet részére érkezett leveleket (továbbításuk átadókönyvvel történik) továbbá - azokat az iratokat, amelyek felbontásának jogát a vezető fenntartotta magának. 5. -
Csak az intézményvezető által felbontható küldemények: fenntartó szervtől, országos hatáskörű és illetékességi szervtől érkezett küldemények.
6. Soron kívül kell az intézményvezetőhoz továbbítani a fenntartótól érkezett megkereséseket, az intézményhez címzett idézéseket, meghívókat. 7. Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha az nem lehetséges vissza kell küldeni a feladónak. Az iskolatitkár az irányított iratokról jegyzéket vesz fel. A küldemények felbontása és érkeztetése
1. Fel kell bontani minden küldeményt, amelyről a boríték (csomagolás) alapján megállapítható, hogy nem magánjellegű. Fel kell bontani a címzett távollétében azokat a leveleket is, amelyeken - az intézmény neve előtt vagy után - névre szóló címzés található, és feltételezhető, hogy a küldemény tartalma hivatalos jellegű.
I
2. A küldemény téves felbontása esetén a borítékot ismét le kell ragasztani. Az iratkezelőnek rá kell vezetni a téves felbontás tényét, s azt dátummal és aláírással kell ellátni. 3. A felbontott küldeményeket dátumozással érkeztetni kell. Ha a küldeményt felbontás nélkül kell továbbítani az intézményvezetőhoz vagy más címzetthez, az érkeztetést a borítékra kell rávezetni. 4. A beérkezett küldemények bontásakor ellenőrizni kell: 35
-
a feltüntetett és a ténylegesen beérkezett mellékletek számát, illetékköteles iratnál (bizonyítványmásodlatért benyújtott kérelemnél) az illeték lerovásának tényét (felragasztott illetékbélyeg). Az esetleges hiányt az ügyiratra fel kell jegyezni. 5
A beadványra felragasztott illetékbélyeget felül bélyegzéssel és aláírással értékteleníteni kell. Az esetleges készpénzküldemény esetén jegyzőkönyvet kell felvenni, a pénzt elismervény ellenében a pénzkezeléssel megbízottnak át kell adni, az elismervényt az irathoz kell csatolni. A nem illetékköteles irathoz küldött illetékbélyeget (vagy felbélyegzett válaszborítékot) az elkészült irat mellékleteként, ajánlott küldeményként vissza kell küldeni.
6. A borítékot akkor kell az irathoz csatolni és ezt az iraton feltüntetni, ha a postára adás időpontjához jogkövetkezmény (fellebbezés, bírósági idézés, jelentkezés, pályázat stb.) fűződhet, valamint a feladó neve és pontos címe az iratból nem állapítható meg. 7. Ha a küldemények felbontására az iskolatitkár jogosult, az érkeztetett küldeményeket be kell mutatnia az intézményvezetőnak. Az intézményvezető a neki bemutatott vagy általa bontott küldeményeket az ügy elintézésével megbízott személyre (ügyintézőre) szignálhatja. A szignálással egyidejűleg kell utasítást adni az elintézés határidejére és sajátos módjára vonatkozóan is. 8. Ha a megkeresés elektronikai úton érkezik, azt ki kell nyomtatni, érkeztetni, szignálásra bemutatni és iktatni kell.
IV. AZ IRATOK NYILVÁNTARTÁSA 1. Az intézménybe érkezett, illetőleg azon belül keletkezett iratokat iktatni kell. Az iktatás iktatókönyvbe történő bevezetéssel, naptári évenként újra kezdődő sorszámos rendszerben történik. A beérkezett iratokon és az iktatókönyvben fel kell tüntetni az érkezés napját, az iktatószámot, az irat mellékleteinek számát és az irattári tételszámot. Az irathoz az iktatással egyidejűleg csatolni kell az irat előzményeit. 2. A küldeményeket a beérkezés napján - de legkésőbb az azt követő munkanapon - az intézményvezető szignálása után a beérkezés sorrendjében kell iktatni. Soron kívül kell iktatni a hivatalból indított ügyeket, valamint a sürgős vagy határidő kitűzés évei érkezett küldeményt, a táviratokat, az expressz küldeményeket. 3. A névre szóló küldemény címzettje a felbontás után köteles gondoskodni a hivatalos ügyirat azonnali bemutatásáról és iktatásáról. Az intézményvezető is visszaadja iktatásra azokat az iratokat, amelyeket saját maga intéz. Az iktatókönyv 1. Az iktatás céljára A.Tü. 804. r.sz. nyomtatvány számú hitelesített, oldalszámozott iktatókönyvet kell használni. 2. Az iktatás sorszámos rendszerben történik. Az iktatókönyvben iktatószámot üresen hagyni nem szabad. Az iktatókönyv lapjait összeragasztani, a feljegyzett adatokat - ceruzával bejegyzett határidő kivételével - törölni (leragasztani, kivakarni, lefesteni, tussal, tintával vagy bármi módon olvashatatlanná tenni) nem szabad. Ha helyesbítés szükséges, a téves adatot, vagy számot egy vonallal úgy kell áthúzni, hogy az eredeti bejegyzés olvasható maradjon. A javítást keltezéssel és kézjeggyel kell igazolni. 3. Téves iktatás estén a bejegyzést áthúzással kell érvényteleníteni olymódon, hogy az érvénytelenítés ténye - az eredeti bejegyzés olvashatósága mellett - kétségtelen legyen. Meg kell jelölni azt is, hogy a tévesen beiktatott ügyiratot mely számra iktatták át. Az érvénytelenített bejegyzés iktató számára újabb ügyiratot iktatni nem lehet.
36
4. Amennyiben az iktatott iratok száma meghaladja évenként az 1000db-ot, minden naptári évben új iktatókönyvet kell megnyitni. Az iktatókönyv hitelesítése a következő: "A Városi Alapfokú Művészetoktatási Intézmény, 5500 Gyomaendrőd, Kisréti u. 27. 200... január l-jei hatállyal megnyitott iktató könyve .................................................számozott oldalt tartalmaz. ………………………, …….. év ……………….. hó …….nap, P.H .aláírás” 5. Az év utolsó munkanapján az iktatókönyvet az iktatással felhasznált utolsó sorszámot követően aláhúzással az utolsó iktatás számának feltüntetésével kell lezárni az alábbiak szerint. „ Az iktatókönyvet …………… db iktatószámmal, …………… utolsó iktatási számon lezártam. …………………………, ……… év ………………. Hó ………….. nap P.H. …………………. Aláírás”.
Az iktatás 1.
Az iktatószám: Az iktatás minden évben 1-gyel kezdődik.
2. Az iktatóbélyegző Az érkezett iratok iktatása iktatóbélyegzővel történik. Az iktatóbélyegző lenyomata tartalmazza: - az intézmény nevét (rövidítését), székhelyét, - az iktatás évének, hónapjának, napjának, - az iktatókönyv sorszámának (az iktatószámnak), - ügyintéző nevének feltüntetésére szolgáló rovatokat. 3. Iktatáskor az iktatóbélyegzőt az irat jobb felső részére kell nyomni úgy, hogy ne fedje az irat szövegét, valamint ki kell tölteni annak rovatait. Ha az iktatóbélyegző nem helyezhető el a leírt módon, azt az irat hátoldalára kell rányomni. 4. Az iraton elhelyezett iktatóbélyegző lenyomatának kitöltésével egy időben, azzal megegyezően kell bejegyezni az iktatókönyvbe: - az iktatás sorszámát (iktatószám), - az iktatás idejét, - a beküldő nevét és ügyiratszámát, - az ügy tárgyát és mellékleteinek számát. - az elő- és utóirat korábbi iktatószámát - az ügyintéző nevét - az elintézés módját, - kezelési feljegyzéseket (csatolás, határidő, visszaérkezés stb.), - irattári tétel számot. Az iraton a tételszámot az ügyintéző tünteti fel. Az irat elintézést követő irattárba helyezéskor kell az iratra és az iktatókönyvben feljegyezni az irattárba helyezés keltét. 5. Az irat tárgyát úgy kell meghatározni, hogy az kifejezze az ügy lényegét, és annak alapján a mutatózás, majd a visszakeresés elvégezhető legyen. Ha az ügy kezdeményezője állampolgár (szülő), a tárgy rovatban fel kell tüntetni a nevét és a lakcímét.
6. Az iratok szerelése és csatolása Az irat iktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-e előirata. 37
Az előiratot a kezelőnek szerelni kell. Ha az ügy lezárása után az összetartozó iratok véglegesen együtt maradnak (szerelés), ezt jelölni kell az iktatókönyvben is. A jelölés az irattárba vagy határidőbe helyezés tényének áthúzásával, és a „kezelési feljegyzések" rovatban az irat új helyének megjelölésével történik. 7. A táviratok és telefaxok iktatása oly módon történik, hogy, az értesítés szövegét a vonatkozó irathoz kell csatolni. Ha az ügynek még nincs írásos előzménye, a távirat vagy fax szövegét előadóívhez kapcsoltan kell beiktatni. Faxról fénymásolatot kell készíteni. 8. Gyűjtőszám és gyűjtőív használata Ha intézkedésre vagy felhívásra több szervtől, szervezeti egységtől érkeznek válaszok, azokat az ügyintéző külön iktatás nélkül, az ügyiratszámhoz tartozó gyűjtőíven tarthatja nyilván. A beérkezett válaszokra fel kell írni az iktatószámot és a gyűjtőív sorszámát. A gyűjtőív használatát jelölni kell az előadói íven és az iktatókönyvben. Az ügyintézés után a gyűjtőív az iratok mellett marad és így kerül irattárba. A gyűjtőszámok jegyzékét a kapcsolódó tárgy megjelölésével az iktatókönyv első lapjához kell csatolni, és a gyűjtőíveket év végén emelkedő sorszám szerint összekapcsolva az iktatókönyvvel együtt kell kezelni. Gyűjtőszámon kell iktatni az azonos tárgykörű, az év folyamán több ízben előforduló ügyeket, amelyek rendszerint egyetlen intézkedéssel elintézhetők. Ilyenek, pl.: - nevelőtestületi értekezletek jegyzőkönyvei, - munka- és tűzvédelmi szemlék jegyzőkönyvei, - átsorolások stb. 9. Nem kell iktatni a beérkező küldemények közül az alábbi iratokat -
a jogkövetkezménnyel nem járó tömeges értesítéseket (meghívókat, közlönyöket, sajtótermékeket, reklámcélú kiadványokat, prospektusokat, szaklapokat és folyóiratokat),
-
amelyekről nyilvántartást (pl. munkajogi nyilvántartások, gazdasági-pénzügyi jellegű nyilvántartások, könyvelési bizonylatok stb.) kell vezetni.
Név- és tárgymutató 1. Ha az iratok száma egy naptári évben meghaladja a százat, évenként név- és tárgymutatót kell vezetni. 2.
A mutatózás mutatókönyvvel történik. Minden iktatókönyvhöz szervesen kapcsolódó név- és tárgymutató könyvet kell használni. A mutatókönyvet az iktatással párhuzamosan naprakészen kell vezetni. A betűsoros mutatókönyv megnyitására, hitelesítésére és lezárására az iktatókönyvre vonatkozó szabályokat kell megfelelően alkalmazni, azzal, hogy a mutatókönyv lezárást minden betűnél el kell végezni. Az iktató- és mutatókönyvet kék vagy fekete színű tollal, olvasható írással kell vezetni.
3.
Ha az iskolai nevelés és oktatás nemzeti és etnikai kisebbségi nyelven folyik, a tanuló iskolai oktatásával kapcsolatosan keletkezett iratokat külön iktatókönyvben, két nyelven a kisebbségi és magyar nyelven - kell iktatni és tárgymutatózni.
Az ügyiratok átadása az ügyintézőnek és a határidős nyilvántartás 1. Az iskolatitkár az ügyintézők részére - elintézés céljából - az ügy iratait iktatószám, tárgy és az átvétel időpontjának feltüntetésével, valamint határidő jelölésével átadó könyvvel (előadói könyvvel) adja át. Az iratok visszavétele hasonló módon történik.
38
2. A tanulókkal kapcsolatos ügyekben keletkezett iratokat az ügy elintézéséért felelős vezető vagy alkalmazott köteles haladéktalanul, de legkésőbb az iktatás napjától számított 30 napon belül elintézni. 3. Az oktatási intézmény működésével kapcsolatos ügyekben az elintézési határidő 30 nap, amennyiben az intézményvezető más határidőt nem állapít meg. 4. Az ügyek 30 napos - illetőleg a megállapított rövidebb - határidőben történő elintézéséért az ügy intézője felel. Az intézményvezető indokolt esetben az ügyintézési határidőt egy alkalommal további 30 nappal meghosszabbíthatja. 5. Határidős nyilvántartás Ha az ügyiratban tett intézkedésre más szervtől válasz bevárása szükséges, vagy ha az ügyben további intézkedés meghatározott feltétel bekövetkeztével vagy meghatározott későbbi időpontban tehető, az ügy intézésére közbenső határidőt kell kitűzni. A határidőt az ügyintéző állapítja meg és tünteti fel az iraton. Az ügyiraton feltüntetett és az intézményvezető által szignált határidőt az iskolatitkár – hónap, nap feltüntetésével – az iktatókönyvben ceruzával feljegyzi, az iratot pedig a megfelelő határidő-nyilvántartásba helyezi. Ha az intézkedésre várt válasz a kitűzött határidőn belül megérkezik, a határidő-feljegyzést törölni kell, és az ügyiratot – a válaszirat szerelése mellett – azonnal be kell mutatni az ügyintézőnek. Ha a válasz a határidő előtt nem érkezik meg, az ügyiratot a határnapon továbbítani kell az ügyintézőnek. 6. Ha az ügy jellege megengedi, az ügyiratban foglaltak távbeszélőn. illetőleg a jelenlévő érdekelt személyes tájékoztatásával is elintézhetők. Távbeszélőn vagy személyes tájékoztatás keretében történő ügyintézés esetén az iratra rá kell vezetni a tájékoztatás lényegét, az elintézés határidejét és az ügyintéző aláírását. A döntéshozatal tartalmi és alaki kellékei 1. Az ügy intézőjének kiadmánytervezetet kell készíteni, és azt a kiadmányozásra jogosult részére bemutatásra elő kell terjeszteni. 2. Az intézményben keletkezett ügyiratoknak alábbiakat kell tartalmaznia: - az intézmény nevét, székhelyét, - az iktatószámot, - az ügyirat tárgyát, mellékletek darabszámát, - az ügyintéző nevét, - a címzett adatait (kimenő leveleknél) - az ügyintézés helyét és idejét, - az irat aláírójának nevét és beosztását, - az intézmény körbélyegzőjének lenyomatát. 3.
Amennyiben az ügyirat döntést (határozatot) tartalmaz, azt minden esetben meg kell indokolni. A határozatnak tartalmaznia kell a döntés alapjául szolgáló jogszabály megjelölését, illetőleg, ha a döntés mérlegelés alapján történt, az erre történő utalást, valamint az eljárást megindító kérelem benyújtására történő figyelmeztetést.
4. Az alakszerű határozat: a) fejrészének tartalma: - az intézmény neve, címe, telefon (fax) száma, - ügyirat száma, tárgya, ügyintézője b) rendelkező rész tartalma: - a döntés alanyának pontos meghatározása, - a döntés pontos leírása, - az eljárást megindító kérelem benyújtására történő figyelmeztetés c) az indoklás tartalma: - a kérelem, beadvány tartalmának rövid összefoglalása, - azok a tények, bizonyítékok, megállapítások, amelyeket a döntés meghozatalánál figyelembe vettek, illetve nem vettek figyelembe, - jogszabályi – belső szabályzat, mérlegelési jogkör – hivatkozások d) befejező rész tartalma: 39
-
keltezés, aláírás, bélyegző lenyomata, a határozatról értesülők megnevezése, címe.
5. A határozatot úgy kell kézbesíteni, hogy annak megtörténte, továbbá az irat átvételének napja megállapítható legyen. 6. Ha az eljárást megindító kérelem benyújtását követően az intézmény intézményvezetőja a döntést nem vonja vissza, illetve nem módosítja, a törvényességi kérelmet, továbbá a tanulói jogviszony létesítésével, megszüntetésével, a tanulói fegyelmi ügyekkel kapcsolatban benyújtott felülbírálati kérelmet a fenntartóhoz, az egyéb felülbírálati kérelmet az iskolaszékhez 8 napon belül küldi meg az ügyben keletkezett összes irattal együtt.
V. A KIADMÁNYOZÁS, AZ IRATOK POSTÁZÁSA. A kiadmányozás 1. Külső szervhez vagy személyhez iratot, kiadmányt csak a kiadmányozási joggal rendelkező vezető eredeti aláírásával vagy hitelesített kiadmányként lehet elküldeni. Ha a kiadmányozó eredeti aláírására van szükség, a kiadmány szövegének végén, a keltezés alatt a jobb oldalon a kiadmányozó nevét zárójelben, alatta pedig a hivatali beosztását kell feltüntetni. Az aláírás mellett az intézmény hivatalos bélyegzőlenyomatát szerepeltetni kell. 2. A hitelesítést a kiadmány baloldalán kell elvégezni. Ilyenkor a kiadmányozó nevét zárójel nélkül "s. k." toldattal, valamint alatta a hivatali beosztását kell szerepeltetni. Baloldalon az iratot "A kiadmányhiteles" záradékkal kell ellátni. A hitelesítést végző a záradékot aláírásával és körbélyegzővel hitelesíti. 3. Az intézményben kiadott bélyegzőkről és az érvényes aláírásokról az intézményi titkár vezet nyilvántartást. Az iratok továbbítása, postázása (expediálás)
1. A boríték Címzését a postai előírásoknak megfelelően kell végezni. 2. A postázást végző intézményi titkárnak ellenőrizni kell, hogy az aláírt, illetőleg hitelesített és bélyegző lenyomattal ellátott leveleken végrehajtottak-e minden kiadói utasítást. Ellenőrizni kell, hogy a mellékleteket csatolták-e. E feladat elvégzése után az irat másolatán fel kell jegyezni a továbbítást (expediálás, jelzése: exp.) és annak keltét. A küldeményeket a továbbítás módja szerint kell csoportosítani.(posta, külön kézbesítő, futárszolgálat stb.). A nem postai úton történő kézbesítésnél olyan átadó könyvet kell használni, amelyből az irat átvételének napja megállapítható. 3. Ajánlott levélben kell küldeni a fontos vagy nehezen pótolható iratokat és azokat a kiadmányokat, amelyeknek a címzetthez való eljuttatása különösen fontos. 4. Tértivevénnyel kell elküldeni az iratot, ha átvételének időpontjához joghatás fűződik (pl. határozatok). VI. AZ IRATOK IRATTÁRBA HELYEZÉSE ÉS ŐRZÉSE 1. Az irattár a biztonsági előírásoknak megfelelő külön helyiség, amelyet zárva kell tartani, oda az iskolatitkár és a vezetők léphetnek be.
40
2. Az elintézett iratokat az irattári terv szerint csoportosítva irattárba kell helyezni. Az irattári őrzés idejét az irattári terv határozza meg. Az irattári őrzés idejét az irat végleges irattárba helyezésének évétől kell számítani. 3. Az irattári tételszámot, az ahhoz tartozó ügyköröket és őrzési időt meghatározó irattári tervet a 11/1994. (VI. 8.) MKM r. – jen szabályzathoz mellékletként csatolt - 4. Sz. függelék tartalmazza. 4, Az elintézett ügyek iratait az alábbi záradékkal kell ellátni: "Irattárba helyezhető", dátum,
aláírása.
5. Az irattárba helyezés előtt az intézményi titkár köteles az iratot átvizsgálni abból a szempontból, hogy az ahhoz tartozó valamennyi irat megtalálható-e. Az irattárba helyezést az iktatókönyvben fel kell jegyezni, és az iratot el kell helyezni az irattári tételszámnak megfelelő iratgyűjtőbe. Iratok kiadása az irattárból 1. Az irattárból iratot az intézményvezető, az intézményvezetőhelyettes és jóváhagyásukkal az ügyintéző kérhet ki iratkísérő lappal. Irattárból iratokat csak hivatalos használatra szabad kiadni. Az átvételt igazoló iratkikérőket az irattárban a visszaérkezésig lefűzve kell tárolni. 2 Az irattárból kiadott ügyiratról is ügyiratpótló lapot kell készíteni, amelyet – mint elismervényt - az átvevő aláír. Az aláírt ügyiratpótló lapot az irattárban az ügyirat helyére kell tenni. Ugyanezt kell alkalmazni, az irat jogszabály alapján nem helyezhető irattárba. VII. Iratokba való betekintés A tanulók, valamint szüleik (képviselőjük) - az adatvédelmi jogszabályok betartásával - a tanulóra vonatkozó iratokba betekinthetnek, azokról másolatot készíthetnek. A betekintés mások személyiségi jogait nem sértheti. 4. Irat kivitele az intézményből Iratot az intézményből kivinni csak az intézményvezető engedélyével lehet. Az iratért felelős személy gondoskodni köteles arról, hogy az irat tartalmát illetéktelen személy ne ismerhesse meg. 5. Másolatok és másodlatok Az intézmény ügyeinek iratairól másolat vezetői engedéllyel adható ki. A másolat kiadása nem tagadható meg, ha azt a tanuló képviselője (szülő) vagy a nagykorú tanuló kéri a tanulót érintő ügyben. A másolatot "A másolat hiteles" felirattal, keltezéssel és a másolatot készítő aláírásával kell ellátni. Másodlatot kell kiadni az intézmény által kiállított eredeti okmányokról (bizonyítványok, oklevelek stb.) azok elvesztése vagy megsemmisülése esetén, az eredeti nyilvántartások, dokumentumok alapján. VIII. AZ IRATOK SELEJTEZÉSE 1. Az irattárban őrzött iratokat legalább ötévenként felül kell vizsgálni, és ki kell választani azokat, amelyeknek az őrzési ideje az irattári tervben foglaltak szerint lejárt. A selejtezés az irattári terv alapján történik. 2. Az iratok selejtezését az intézmény intézményvezetőja rendeli el és ellenőrzi. A tervezett iratselejtezést harminc nappal előbb be kell jelenteni az illetékes levéltárnak. A bejelentés az iskolatitkár feladata. A selejtezéssel járó, feladatok ellátására selejtezési bizottságot kell létrehozni. A bizottság munkáját az iratok tartalmi jelentőségét ismerő vezető irányíthatja. Az iratokat azok egyenkénti elbírálásával kell selejtezni.
3. A selejtezésre szánt iratokról jegyzőkönyvet kell készíteni, amelyeknek tartalmaznia kell - az intézmény nevét, - a selejtezett irattári tételeket, 41
-
az irattárba helyezés évét, az irat mennyiségét, az iratselejtezést végző személyek nevét, a selejtezést ellenőrző személy nevét.
4. A selejtezési jegyzőkönyv kettő példányát meg kell küldeni az illetékes levéltárnak. A selejtezett iratokat megsemmisíteni, hasznosítani csak a levéltár – a visszaküldött selejtezési jegyzőkönyvre vezetett – hozzájárulása alapján lehet. A selejtezés időpontját a nyilvántartás megfelelő rovatába kell vezetni. A megsemmisítést az adatvédelmi szabályoknak megfelelően kell végezni.
IX. AZ IRATOK ÁTADÁSA A LEVÉLTÁRNAK
1. Az irattári terv nem selejtezhető tételeit, illetve a történeti értékű iratokat, továbbá azokat a tételeket, amelyek kiselejtezéséhez az illetékes levéltár nem járult hozzá - ha a levéltár másképpen nem rendelkezett -, ötven év után át kell adni az illetékes levéltárnak. 2. A határidő nélküli őrzési idővel megjelölt irattári tételeket a nevelési-oktatási intézmény jogutód nélküli megszűnése esetén meg kell küldeni az illetékes levéltárnak. X. ELJÁRÁS AZ INTÉZMÉNY MEGSZŰNÉSE ESETÉN 1. Ha az intézmény jogutódlással szűnik meg, az el nem intézett, folyamatban lévő ügyek iratait, továbbá az irattárat a jogutód veszi át. Az el nem intézett, folyamatban lévő ügyeket a jogutód iktatókönyvébe be kell vezetni. Az irattár átvételéről jegyzőkönyvet kell készíteni, melynek egy példányát meg kell küldeni az illetékes levéltárnak. 2. Ha az intézmény jogutód nélkül szűnik meg, az intézményvezető a fenntartó intézkedésének megfelelően gondoskodik az 1. pontban felsorolt feladatok ellátásáról. A jogutód nélkül megszűnő intézmény irattárában elhelyezett iratainak jegyzékét - az iratok elhelyezésével kapcsolatos intézkedésről szóló tájékoztatást – az intézmény intézményvezetőja megküldi az illetékes levéltárnak.
XI. A TANÜGYI NYILVÁNTARTÁSOKKAL KAPCSOLATOS RENDELKEZÉSEK
Kötelező nyomtatványok és az iskolai záradékok 1. A tanügyi nyilvántartásokat, valamint az iskola által alkalmazott záradékokat az intézmények működéséről szóló 11/1994. (VI. 8.) MIKM rendelet 4. számú mellékletében foglaltak szerint kell vezetni, illetve bejegyezni. 2. Az alapfokú művészetoktatási intézmények által használt kötelező nyomtatványok 1. Beírási napló* 2. Tájékoztató füzet (Ellenőrző) 3. Egyéni foglalkozási napló 4. Csoportos foglalkozási napló 5. Tantárgyfelosztás 6. Összesítő kimutatás a térítési díj és tandíj befizetéséről 7. Eszköz- és hangszerkölcsönzési kötelezvény 42
8. Eszköz- és hangszemyilvántartó lap 9. Javítóvizsga-jegyzőkönyv 10. Jegyzőkönyv a vizsgához 11. Osztályozóív a vizsgához 12. Osztályozóvizsga-jegyzőkönyv 13. Jegyzőkönyv a tanuló- és gyermekbalesetekről* 14. Nyilvántartás a tanuló- és gyermekbalesetekről*, 15.Bizonyítványkönyv* (alapfokú művészetoktatási intézmény művészeti ágai - zeneművészet, táncművészet, képző- és iparművészet, szín- és bábművészet - szerint), 16. Törzslap külív, belív* (alapfokú művészetoktatási intézmény művészeti ágai - zeneművészet, táncművészet, képzőés iparművészet, szín- és bábművészet - szerint) Megjegyzés: * jelölt nyomtatványok csak az Oktatási Minisztérium engedélyével gyárthatók és forgalmazhatók. 3. Az alapfokú művészetoktatási intézményben a szaktanár, illetve a főtárgyat oktató tanár vezeti - az egyéni foglalkozási naplót, - a csoportos foglalkozási naplót, - a törzslapot és kiállítja a bizonyítványt. 4.
Az egyéni foglalkozási napló, a csoportos foglalkozási napló őrzési helye a Városi Alapfokú Művészetoktatási Intézmény székhelye: 5500 Gyomaendrőd, Kisréti u. 27., intézményvezetői iroda.
5. A beírási naplót az iskolatitkár kezeli, a betelt beírási napló irattárba kerül, amely nem selejtezhető. 6. A törzslapokat és bizonyítványokat, valamint az üres bizonyítványnyomtatványokat zárt helyen kell elhelyezni oly módon, hogy ahhoz csak az intézményvezető vagy az általa megbízott személy férjen hozzá. Az elrontott és nem helyesbíthető, illetve a kicserélt bizonyítványról jegyzőkönyvet kell készíteni, és a bizonyítvány megsemmisítésre kerül. 6. A bizonyítványokról nyilvántartást kell vezetni, amely tartalmazza - az üres bizonyítványnyomtatványok sorszámát, - a kiállított és kiadott bizonyítványnyomtatvány tulajdonosának nevét, - a bizonyítvány kiadásának idejét, - az elrontott és megsemmisített bizonyítványokról szóló bejegyzést.
XII. ADATKEZELÉSI ÉS -TOVÁBBÍTÁSI SZABÁLYOK Az alkalmazottak adatai
1. Az intézmény alkalmazottairól, a közoktatásról szóló törvény 2. mellékletében meghatározott adatokat lehet kezelni. 2. A közalkalmazottakról a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. Évi XXXIII. Törvény 5. számú mellékletében meghatározott adatkörre kiterjedő nyilvántartást kell vezetni. 3. A közalkalmazotti alapnyilvántartás adatai közül közérdekű adat a munkáltató megnevezése, a közalkalmazott neve és besorolására vonatkozó adat. Ezeket a közalkalmazott előzetes tudta és beleegyezése nélkül nyilvánosságra lehet hozni.
43
4. A közalkalmazotti alapnyilvántartásba az érintett minden korlátozás nélkül betekinthet. Ezt a szándékát elégséges közölni az alapnyilvántartás kezelőjével. 5. A közalkalmazotti alapnyilvántartásba betekinteni, illetve abból adatot átvenni jogosult - a közalkalmazott felettese, - feladatkörének keretei között a törvényességi ellenőrzést végző szerv, - fegyelmi eljárást lefolytató testület vagy személy, - munkaügyi, polgári jogi, közigazgatási per kapcsán a bíróság, - a közalkalmazott ellen indult büntetőeljárásban a nyomozó hatóság, az ügyész és a bíróság, - a személyzeti, munkaügyi és illetmény-számfejtési feladatokat ellátó munkatárs feladatkörén belül, - az adóhatóság, a társadalombiztosítási igazgatási szerv, az üzemi baleseteket kivizsgáló szerv és a munkavédelmi szerv. 6. A közalkalmazotti alapnyilvántartást és az ahhoz tartozó adatokat a munkaügyi-személyzeti előadó kezeli a meghatározott adatkörrel. Biztosítja az érintettnek és a betekintési joggal rendelkezőknek az alapnyilvántartásba történő betekintést. Dokumentálja a betekintési jog gyakorlását. Gondoskodik az adatok biztonságos őrzéséről, valamint a számítógépen tárolt adatok védelméről. 7. A munkaügyi-személyzeti előadó az adattovábbításra érkező megkereséseknek az intézményvezető szignálása után tesz eleget. Az adattovábbításról szóló kiadmányt az intézményvezető írja alá.
8. Ha valamely adat közléséhez, továbbításához az érintett beleegyezésére van szükség, a munkaügyi-személyzeti előadó erről, beszerzi az érintett írásos nyilatkozatát. Amennyiben az adat továbbításához az érintett nem járul hozzá, ezt a tényt közli a megkeresővel. 9. Az adójogszabályok, társadalombiztosítási jogszabályokban meghatározott adatkezelés a gazdasági vezető irányításával történik, az adattovábbításra a vonatkozó előírásokat kell alkalmazni.
Tanulók adatai 1. A tanulók nyilvántartható adatait a közoktatásról szóló törvény 2. számú melléklete állapítja meg. A közoktatási intézmények a gyermekek, tanulók személyes adatait csak pedagógiai célból, a közoktatási törvényben meghatározott nyilvántartások vezetése céljából, már folyamatban lévő büntetőeljárásban, szabálysértési eljárásban a büntethetőség és a felelősségre vonás mértékének megállapítása céljából, a célnak megfelelő mértékben, célhoz kötötten kezelhetik. 2. Az adatok személyhez kötöttek, ezért az érintett személy hozzájárulása nélkül az adat közlésre csak az jogosult és annak részére, akit a törvény az adatkezelésre feljogosít, illetve, akihez a törvény alapján továbbítani lehet. Az érdemjegyek és osztályzatok személyes adatnak minősülnek. Önkéntes adatszolgáltatás esetén a tanulót, kiskorú esetén a szülőt is tájékoztatni kell arról, hogy az adatszolgáltatásban való részvétel nem kötelező. Kiskorú tanulónak az önkéntes adatszolgáltatásba történő bevonásához be kell szerezni a szülő engedélyét. 3. Az adatok továbbítása Az adat továbbítására az intézmény vezetője a jogosult, felhatalmazást adhat arra, hogy az adatok meghatározott körét más személy, alkalmazott továbbítsa, illetve meghatározza, hogy a pedagógus a tanuló adatait milyen formában közölheti a szülővel. Valamennyi adat továbbítható a fenntartó, bíróság, rendőrség, ügyészség, önkormányzat, államigazgatási szerv, nemzetbiztonsági szolgálat részére. A többi adat a Kt. 2. számú mellékletében felsoroltak szerint.
44
-
A kívülről jött írásos megkeresésre az intézményvezető állapítja meg, hogy az adat továbbítható-e vagy sem, illetve, hogy az adott adat közléséhez szükséges-e az érintett beleegyezése vagy sem.
-
A tanulók adatait a pedagógusok a következő módon közölhetik a szülővel:
-
személyes megbeszélés során
-
írásban, ellenőrző könyvön keresztül
4. Az adatok kezelése Az érdemjegyek és osztályzatok személyes adatnak minősülnek, ezért az azokat tanúsító okmányok biztonságos elhelyezéséről gondoskodni kell. Az iskolában év közben használt - tanuló adatait tartalmazó - naplók, begyűjtött füzetek elhelyezése zárható helyiségben vagy zárható szekrényben tartható. (A törzslapok és bizonyítványok őrzéséről a IX. fejezet rendelkezik.)
A Kt. 2. számú mellékletben felsorolt adatok statisztikai célra felhasználhatók, és statisztikai felhasználás céljára, személyazonosításra alkalmatlan módon átadhatók. 5. Az adatkezelés időtartama nem haladhatja meg az irattári őrzési időt. A tanulói nyilvántartásban adatot a tanulói jogviszony megszűnésére vonatkozó bejelentéstől számított öt évig lehet kezelni, kivéve, ha ez alatt az idő alatt az érintettet ismét bejelentik a nyilvántartásba. XIII. Záradék 1. A szabályzat hatálya kiterjed az intézmény valamennyi alkalmazottjára.
Kelt: Gyomaendrőd, 2009. év április hónap 1. nap
P.H.
…………………………………. Holubné Hunya Anikó intézményvezető
45
1. számú függelék AZ INTÉZMÉNY IRATTÁRI TERVE [A 11/1994. (VI: 8.) MKM rendelet 4. számú melléklete szerint]
Irattári tételSzám
Őrzési idő (év)
Ügykör megnevezése Vezetési, igazgatási és személyi ügyek 1. Intézménylétesítés, -átszervezés, -fejlesztés
Nem selejtezhető
Iktatókönyvek, iratselejtezési jegyzőkönyvek
Nem selejtezhető
2.
3.
Személyzeti, bér- és munkaügy
50
4. 5.
Munkavédelem, tűzvédelem, balesetvédelem, balesetei jegyzőkönyvek Fenntartói irányítás
10 10
6.
Szakmai ellenőrzés
10
7.
Megállapodások, bírósági, államigazgatási ügyek
10
8.
Belső szabályzatok
10
9.
Polgári védelem
10
10.
Munkatervek, jelentések, statisztikák
5
11.
Panaszügyek
5
Nevelési-oktatási ügyek 12.
Nevelési-oktatási kísérletek, újítások
10
13.
Törzslapok, póttörzslapok, beírási naplók
14.
Felvétel, átvétel
15.
Tanulói fegyelmi és kártérítési ügyek
5
16.
Naplók
5
17.
Diákönkormányzat szervezése, működése
5
18.
Pedagógiai szakmai szolgáltatás, továbbképzés
5
19.
Szülői munkaközösség szervezése, működése
5
20.
Szaktanácsadói, szakértői vélemények, javaslatok és ajánlások Oktatás-képzés, rendezvények szervezése
5
Nem selejtezhető 20
46
21.
Oktatás-képzés, rendezvények szervezése
5
22.
Vizsgajegyzőkönyvek
5
23.
Tantárgyfelosztás
5
24.
Kapcsolattartási ügyek
5
25.
Tanulók dolgozatai, témazárói, vizsgadolgozatai
1
26.
Művészeti alapvizsga és záróvizsga dolgozatai
2
Gazdasági ügyek 27. 28.
Ingatlan-nyilvántartás, -kezelés, - fenntartás, épülettervrajzok, helyszínrajzok, használatbavételi engedélyek Társadalombiztosítás
29.
Leltár, állóeszköz-nyilvántartás, vagyonnyilvántartás, selejtezés
10
30.
Éves költségvetés, költségvetési beszámolók, könyvelési bizonylatok
5
31.
A gyermekek tanulók ellátása, juttatásai, térítési díjak
5
47
Határidő Nélküli 50
2. számú függelék Általános fogalmak, értelmező rendelkezések A szabályzat alkalmazása során az iratkezelés fogalmi körébe tartozik: Beadvány: valamely szervhez érkező hagyományos vagy elektronikus irat, amely rendeltetésszerűen a szervnél vagy személynél marad. Csatolás: a nem ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó különböző iratok átmeneti jellegű összekapcsolása. Elektronikus irat: számítástechnikai program felhasználásával – elektronikus formában rögzített – elektronikus úton érkezett, illetve továbbított irat, amelyet számítástechnikai adathordozón tárolnak. Előadói ív: olyan ügyviteli irat, amely az ügyintézésével kapcsolatos tartalmi és formai (alaki) információkat, adatokat tartalmaz, s amely a hozzászerelt iratokkal ügyirat-darabot vagy ügyiratot képez. Az előadói ív két vagy több lapból állhat. Érkeztetés: az írásbeli ügyvitelnek az iktatást megelőző fázisa, amelynek során rögzítik a beadvány beérkezésének keltét, elektronikus irat beérkezése esetén kitöltik az érkeztető képernyőrovatokat; alkalmazása csak osztott iratkezelésben indokolt. Feladatkör: azoknak a feladatoknak az összessége, amelyet a szerv vagy személy végez az ügyintézési munkafolyamat során. Gyűjtőív: a több más szervhez és/vagy szervezeti egységhez intézet megkeresésre beérkező válaszokat – külön új iktatószám adása nélkül – együttesen nyilvántartó ív, amely az ügyirat részét képezi, abban van elhelyezve; a gyűjtőív tartalmazza az alap(kezdő)irat iktatószámát, tárgyát, továbbá a rovatokat a beérkező válaszok sorszámainak, a beküldők iktatószámainak (azaz az idegen iktatószámoknak) a beérkezés keltének nyilvántartására. Gyűjtőszám: az az iktatási sorszám, amely alatt a több más szervhez és/vagy szervezeti egységhez intézett megkeresésre beérkező válaszokat – külön iktatás nélkül – a beérkezés ideje szerinti folyószámmal ellátottan, az ügyiratban lévő gyűjtőíven tartják nyilván; a gyűjtőszámként használt iktatószámot az iktatókönyv kezelési feljegyzések rovatában jelölni kell. Iktatás: az iratkezelésnek az érkeztetés és az ezt kővető postabontás utáni fázisa, az iratnyilvántartás alapvető része, amelynek során a beadványt, illetve a saját keletkeztetésű iratot iktatószámmal látják el, és kitöltik az iktatókönyv, illetve az iktatóbélyegző lenyomat rovatait, elektronikus irat esetében az iktató képernyő rovatait töltik ki. Iktatókönyv: a szerv rendeltetésszerű működése során keletkezett (nála keletkezett, hozzá intézett és megőrzött) ügyviteli iratok (beadványok, kiadmányok, belső ügyviteli iratok) nyilvántartására szolgáló, folyamatos sorszámú oldalakkal ellátott, évenként hitelesítetten megnyitott és lezárt iratnyilvántartó könyv, amely készülhet elektronikus adathordozón is. Irat: minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz és vázlat - a megjelentetés szándékával készült könyvjellegű kézirat kivételével-, amely valamely szerv működésével, illetőleg személy tevékenységével kapcsolatban bármilyen anyagon, alakban, bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett. Iratkezelés: az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését és selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenység. Iratkezelési szabályzat: a szerv írásbeli ügyintézésére vonatkozó szabályok összessége, amely a szerv szervezeti és működési szabályzata figyelembevételével készül, s amelynek mellékletét képezi az irattári terv. 48
Irattár: megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas helyiség. Irattári anyag: a szerv működése során keletkezett vagy hozzá érkezett és rendeltetésszerűen az irattárába tartozó iratok összessége. Irattári terv: a köziratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a közfeladatot ellátó szerv feladat- és hatásköréhez, valamint a szervezetéhez igazodó rendszerezésben sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét. Irattári tételszám (jel): az ügy típusát, ágazati hovatartozását, tovább az irat selejtezhetőség szerinti csoportosítását mutatja, egyúttal meghatározza az irat irattári helyét is. Irattározás: az iratkezelés része, az a tevékenység, amelynek során szerv a működése során keletkező és hozzá kerülő, rendeltetésszerűen hozzátartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, kezelését és őrzését végzi. Kiadmány: a jóváhagyás után letisztázott és a kiadmányozásra jogosult részéről hiteles aláírással ellátott, lepecsételt irat. Kiadmányozás (kiadványozás): a már felülvizsgált végleges kiadmány (elintézés) tervezet jóváhagyását, letisztázhatóságát, elküldhetőségének engedélyezését jelenti a kiadmányozásra jogosult részéről ("K" betűjellel). Kiadmányozó: a szerv/szervezet vezetője részéről kiadmányozási joggal felhatalmazott személy, akinek kiadmányozási hatáskörébe tartozik a kiadmány aláírása. Közfeladatot ellátó szerv: állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerves személy. Közirat: a keletkezés idejétől és az őrzés helyétől függetlenül minden olyan irat, amely a közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozik vagy tartozott. Küldemény: a beérkezett, illetve továbbításra előkészített irat, elektronikus úton érkezett, illetve küldött elektronikus irat. Láttamozás: az elintézési (intézkedési) tervezet (javaslat) felülvizsgálatát, véleményezését (javítását, tudomásul vételét, jóváhagyását) biztosító aláírás vagy kézjegy, illetve ezt helyettesítő számítástechnikai művelet. Levéltár: a maradandó értékű iratok tartós megőrzésének, levélfeldolgozásának és rendeltetésszerű használatának biztosítása céljából létesített intézmény. Levéltári anyag: levéltári anyagnak kell tekinteni a gazdasági, társadalmi, jogi, tudományos, oktatási, nevelési, kulturális vagy egyéb szempontból jelentős történeti értékű iratokat, kép- és hangfelvételeket. Nem tekintendők levéltári anyagnak a megjelentetés szándékával készült könyv jellegű kéziratok. A nevelési-oktatási intézményekben levéltári anyagnak számítanak az irattári terv nem selejtezhető tételei közé tartozó iratok, valamint azok, amelyek kiselejtezéséhez az illetékes levéltár nem járult hozzá. Másodlat: a több példányban, egyidejűleg készült eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az első példányon lévővel azonos pecsét és aláírás hitelesít.
49
Másolat: valamely eredeti iratról keletkezése után készült példány, amely hasonmás (szöveg- és formahű), egyszerű (nem hitelesített) és hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) iratmásolat lehet. Melléklet: valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítő része, amely elválaszthatatlan attól. Mellékelt irat: az iratnak nem szerves része, tartozéka, attól - mint kísérő irattól - elválasztható. Mutatókönyv: betűsoros nyilvántartás, amely az iratokat név, tárgy és cím szerint tartja nyilván. Mutatózás: a nyilvántartási munkának az iktatást követő szakasza, célja: az irat iktatószámának megállapítása a visszakeresésnél. (Az ügyiratokat a gyors visszakeresés érdekében több szempontból, külön-külön is mutatózni kell.) Osztott iktatás: a központi irodában, de belső szervezeti egységenként, vagy a belső szervezeti egység önállóan, saját iktatókönyvvel, illetve elektronikusan történő iktatás. Selejtezés: az iratoknak az irattári tervben szereplő, őrzési idő lejártát követően történő megsemmisítésének előkészítése. Sorszámos iktatás: Egyszerű iktatási módszer; az iktatást minden év elején egyes sorszámmal kell elkezdeni, és a számsorban folyamatosan kell haladni. A beérkezett iratra adandó válasz mindig ugyanazt a számot kapja. Számítástechnikai adathordozó: számítástechnikai eljárással adatokat rögzítő, tároló adathordozó (mágnes szalag, hajlékony- és merevlemez, CD stb.), amely az adatok nyilvántartását, azonosítását, kezelését és, visszakeresését biztosítja. Szerelés: az ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó különféle ügyiratdarabok (elő- és utóiratok) végleges jellegű összekapcsolása, amelyet az iktatókönyvben és az iratokon egyaránt jelölni kell. (Az iratok összekapcsolás át elektronikus iktatás esetén is értelemszerűen jelölni kell.) Szerv: jogi személy vagy jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet. Szignálás: az ügyben intézkedni, eljárni illetékes szervezeti egység és /vagy ügyintéző kijelölése az ügyben kiadmányozni jogosult részéről, akinek hatáskörébe tartozik az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasítás kiadása, az ügy kiadmányozása.
Ügyintézés: valamely szerv vagy személy működésével, illetve tevékenységével kapcsolatban keletkező ügyek ellátása, az eközben felmerülő tartalmi (érdemi), formai (alaki) kezelési, szóbeli és/vagy írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége.
Ügyintéző: az ügye(ek) érdemi intézését végző személy előadója, aki az ügyet döntésre előkészíti. Ügyirat: a szerv rendeltetésszerű működése, illetve ügyintézése során keletkező irat, amely az ügy valamennyi ügyintézési fázisában keletkezett ügyiratdarabokat tartalmazza.
Ügykör: a szerv vagy személy hatásköre és illetékessége által meghatározott, összetartozó vagy hasonló egyedi ügyek összessége, csoportja.
50
Ügyvitel: a szerv folyamatos működésének alapja, az ügyintézés egymás utáni résztevékenységeinek (mozzanatainak) sorozata, illetve összessége, amely az ügyintézés formai és technikai feltételeit, a szolgáltatások teljesítését foglalja magában.
51
3.számú függelék Az iskolatitkár feladatköre 1. Az intézményi feladatok ellátásával kapcsolatos ügyintézés megszervezése az iskolatitkár munkakörébe tartozik. 2. Az iskolatitkár főbb feladatai az alábbiak: -
a küldemények átvétele, felbontása, kezelése, a hivatalos ügyek csoportosítása, szétosztása, az iratok iktatása, előíratok csatolása, mutatózás, a határidős ügyek nyilvántartása, az ügyintézés irányítása és a szükséges iratok továbbítása az ügyintézőkhöz, valamint az ezzel kapcsolatos nyilvántartás vezetése, kiadmányozás előkészítése, a kiadmányok továbbítása, postai feladása, a továbbítandó küldemények bérmentesítésére szolgáló ellátmány kezelése, az ügyiratokról hivatalos másolat és másodlat készítése, az elintézett ügyek irattári elhelyezése, az irattár kezelése, rendezése, az irattári anyag selejtezésének és levéltári átadásának előkészítése, a selejtezései bizottságban való részvétel, a hivatali ügyek nyilvántartása, az ügyiratok és a bélyegzők nyilvántartása,
52
4. számú függelék Bélyegzők nyilvántartása
1. Az intézmény hivatalos bélyegzőiről az iskolatitkár nyilvántartást vezet. 2. A bélyegzők nyilvántartólapján fel kell tüntetni: - a bélyegző sorszámát, - a bélyegző lenyomatát, - a bélyegzőt használó szervezeti egység nevét, - a bélyegző használatára jogosultak nevét és aláírását, - a bélyegző kiadásának dátumát, - a bélyegző őrzéséért felelős dolgozó nevét. 3. A bélyegző használója felel a bélyegző biztonságos őrzéséért és a hivatali munkával kapcsolatos rendeltetésszerű használatért. 4. A bélyegző eltűnése esetén a bélyegző felkutatásáról és az ügyben lefolytatott eljárásról, szükség szerint a bélyegző érvénytelenítéséről az intézményvezető intézkedik. 5. Az intézet intézményvezetőja intézkedik a sérült bélyegzők megsemmisítéséről, valamint az új bélyegzők beszerzéséről és a bélyegzők őrzéséről. 6. A bélyegző megsemmisítéséről jegyzőkönyvet kell felvenni.
Jogszabályi háttér A közoktatásról szóló 1993. Évi LXXIX. Törvény, A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltárak védelméről szóló 1995. Évi LXVI. Törvény, A nevelési-oktatási intézmények működéséről szóló – többször módosított – 11/1994. (VI.8.) MKM rendelet 7. §.-a illetve annak 4. számú melléklete, A személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992. Évi LXIII. Tv. A közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. Évi XXXIII. Tv. 83/B-c-D. §,.
53
