PRELUDE HUISHOUDELIJK REGLEMENT van Wijkplatform Vreeswijk (WPV)
Statuten Stichting Platform Vreeswijk: A) Volgens de statuten van de Stichting Platform Vreeswijk zijn deelnemers van de stichting “vertegenwoordigers van bij Vreeswijk betrokken maatschappelijke, culturele en economische instanties, instellingen en/of organisaties, alsmede bewoners van Vreeswijk en personen die zich betrokken voelen bij Vreeswijk …..” (artikel 4 lid 1). B) De stichting heeft een bestuur van tenminste 7 personen, waarvan tenminste 3 bestaan uit vertegenwoordigers van de deelnemers (artikel 5 lid 1). C) Het bestuur van de stichting kan 1 of meer werkgroepen instellen (artikel 10). D) Het bestuur kan 1 of meer reglementen vaststellen (artikel 13).
Convenant tussen Wijknetwerken en Gemeente Nieuwegein: A) Er is een communicatiebudget beschikbaar en dit budget kan worden aangewend voor de wijkkrant “de Beugelaer”. B) Jaarlijks is er een wijkplatform budget (zie artikel 5 Huishoudelijk Reglement). C) Ondertekening convenant: Voorzitter Stichting of Voorzitter werkgroep namens “WPV”.
Faciliteiten SWN: A) Opbouwwerker die WPV ondersteunt en adviseert. B) Buurthuis als accommodatie voor vergaderingen WPV.
Samenhang: A) De bepalingen uit het huishoudelijk reglement moeten in samenhang worden gezien met de statuten van de Stichting Platform Vreeswijk. B) In januari 2006 is besloten om Wijknetwerk Vreeswijk en Stichting Platform Vreeswijk samen te voegen tot Wijkplatform Vreeswijk. C) Het bestuur van de Stichting Platform Vreeswijk heeft een werkgroep Wijkplatform Vreeswijk ingesteld. D) Het Bestuur van de Stichting Platform Vreeswijk heeft het functioneren van deze werkgroep (WPV) in dit reglement vastgelegd. E) Stichting Platform Vreeswijk ziet in algemene zin toe op het beheer van het wijkbudget en de financiën van het Wijkplatform Vreeswijk. F) Stichting Platform Vreeswijk treedt op bij juridische conflicten van de werkgroep (WPV).
Het WPV is een werkgroep van de stichting met een apart vast te stellen reglement dat aansluit en rekening houdt met de statuten van de stichting en het convenant Wijknetwerken en Gemeente Nieuwegein (huishoudelijk reglement WPV, specifieke autorisatie of mandatering door bestuur stichting: zie bij voorbeeld artikel 6 lid 3 statuten stichting). Alle leden van het WPV zijn deelnemer van de stichting en maximaal kunnen drie werkgroepleden (dus WPV-leden) ook bestuursleden van de stichting zijn.
HUISHOUDELIJK REGLEMENT WIJKPLATFORM VREESWIJK (WPV) versie 1.5
Begripsbepalingen Stichting: Stichting Platform Vreeswijk WPV: Wijkplatform Vreeswijk is een werkgroep van Stichting Platform Vreeswijk met een specifiek huishoudelijk reglement en vallend binnen de gestelde kaders van het convenant Wijknetwerken en Gemeente Nieuwegein. Bestuur: Bestuur van Wijkplatform Vreeswijk. Voorzitter: Voorzitter Bestuur Wijkplatform Vreeswijk. Lid: Een lid van het Wijkplatform Vreeswijk. Een lid: - onderschrijft de statuten van Stichting Platform Vreeswijk en het convenant Wijknetwerken en Gemeente Nieuwegein; - bezoekt regelmatig de vergaderingen van het Wijkplatform Vreeswijk; - voelt zich nauw betrokken bij de algemene belangen van Vreeswijk; - zet zich actief in te zetten voor het Wijkplatform Vreeswijk; - meldt zich schriftelijk of per email aan en af bij de secretaris van het WPV. - een lid heeft pas vanaf de 2e vergadering die hij/zij bijwoont stemrecht. Vergadering:
Een vergadering van het Wijkplatform Vreeswijk.
Bestuur en bevoegdheden Artikel 1 1. Het WPV komt tenminste zes maal per jaar bijeen en voorts wanneer de voorzitter of twee leden dat wenselijk achten. 2. Het WPV kiest uit haar leden een Bestuur welke uit minimaal vier leden bestaat: voorzitter, vicevoorzitter, secretaris en penningmeester. Zo nodig kan het bestuur met een vijfde bestuurslid worden uitgebreid. 3. De zittingstermijn bedraagt 3 jaar en kan door de leden per periode van 3 jaar worden verlengd. 4. Het bestuur besluit bij meerderheid der stemmen met de voorzitter als doorslaggevende stem.
5. Het bestuur of de voorzitter kan bij uitzondering en indien noodzakelijk, besluiten 6. 7. 8.
nemen die het WPV binden. De leden worden hiervan direct op de hoogte gesteld. Correspondentie namens het WPV wordt gevoerd en ondertekend door de voorzitter en/of de secretaris. Voor de vergaderingen worden de leden tenminste één week van te voren door of namens de voorzitter opgeroepen, onder vermelding van de agendapunten. Het bestuur bepaalt of gezien de agendapunten ook ‘externen’ (b.v. gemeenteambtenaren, wethouder, politieke vertegenwoordigers etc.) worden uitgenodigd.
Voorzitter Artikel 2 1. De voorzitter leidt de vergaderingen. 2. De voorzitter ziet toe op een goede uitvoering van dit huishoudelijk reglement en van de besluiten genomen door het WPV. Vicevoorzitter Artikel 3 1. De vicevoorzitter vervangt de voorzitter bij ontstentenis van de voorzitter. Secretaris Artikel 4 1. De secretaris is in algemene zin belast met het secretariaat van het WPV. 2. De secretaris: a. organiseert de bestuursvergaderingen en de bestuursagenda; b. organiseert de vergaderingen en verzorgt de bijbehorende informatie voor de leden; c. maakt een bondig verslag van de vergadering, inclusief een besluitenlijst en een actiepuntenlijst; d. voert de correspondentie van het WPV en administreert deze; e. doet verslag van de vergaderingen in De Beugelaer en op de website ; f. beheert het archief van het WPV en het ledenbestand op een deugdelijke wijze. 3. De secretaris is afgevaardigde namens het WPV in de klankbordgroep Wijkplatformen. Bij verhindering van de secretaris kan een ander lid deze taak waarnemen. Penningmeester en financiën Artikel 5 1. De penningmeester van het WPV is belast met het beheer van de financiën van het WPV en draagt zorg voor de financiële kontakten. Van de werkzaamheden brengt de penningmeester periodiek verslag uit aan het WPV. 2. De penningmeester stelt jaarlijks een begroting op, ook specifiek voor het wijkbudget. 3. De penningmeester stelt de jaarrekening op en bepaalt de vermogenspositie. 4. Het WPV kan een kascommissie instellen ter controle en brengt binnen 1 maand verslag uit aan het WPV. 5. De budgetten van het WPV kunnen niet worden gebruikt voor andere doeleinden van de Stichting. 6. Er is nauw overleg tussen de penningmeester van het WPV en de penningmeester van de Stichting in relatie tot gebruik van de administratieve mogelijkheden van de Stichting. WPV Vergadering Artikel 6
1. De leden en andere bewoners van Vreeswijk kunnen schriftelijk of per email vragen stellen aan het bestuur en voorstellen doen ter behandeling tijdens de vergadering; deze vragen en voorstellen dienen op een zodanig tijdstip te worden verzonden dat zij door de secretaris tenminste twee weken voor datum van de vergadering worden ontvangen. 2. Met inachtneming van het bepaalde in het vorige lid stelt het bestuur de agenda van de vergaderingen vast. 3. Tijdens de vergadering kan met algemene stemmen ook beslist worden over zaken die niet op de agenda staan vermeld. 4. De vergaderingen zijn openbaar voor bewoners van Vreeswijk, tenzij de leden anders besluiten. Orde der vergaderingen Artikel 7 1. Met inachtneming van de statuten en de in dit reglement neergelegde bepalingen handhaaft de voorzitter de orde in de vergadering. 2. Voor iedere vergadering wordt een presentielijst van de leden bijgehouden. 3. Wijkbewoners die geen lid zijn van het WPV mogen toehoren of meepraten, maar kunnen niet deelnemen aan de besluitvorming. 4. De voorzitter van de vergadering stelt het resultaat van de discussie vast en verwoordt het besluit. 5. Het besluit wordt vastgesteld bij meerderheid van stemmen. De stemmen worden mondeling uitgebracht. 6. Tegenstemmers kunnen, indien zij dat wensen, met naam in het verslag van de vergadering worden opgenomen. 7. Bij besluiten over personen wordt altijd schriftelijk gestemd, tenzij anders besloten. 8. Op verzoek van minimaal 5 leden kan ook over een specifiek onderwerp schriftelijk worden gestemd. Themagroepen en portefeuillehouders. Artikel 8 1. Het bestuur is bevoegd themagroepen of portefeuillehouders in te stellen ter nadere bestudering van zaken het WPV betreffende. 2. De leden van deze themagroepen c.q. portefeuillehouders zijn lid van het WPV en worden door het bestuur benoemd. 3. De leden van deze themagroepen of de portefeuillehouders ontvangen instructies van het bestuur. 4. De themagroepen of portefeuillehouders brengen aan het WPV verslag uit. 5. Er zijn minimaal de volgende themagroepen of portefeuillehouders: Groenvoorziening. Verkeer. Renovatie/Bouwen. Bestemmingsplan. Cultuur. Kandidaatstelling bestuursleden. Artikel 9 1. Kandidaatstelling voor een vacature in het bestuur gebeurt ofwel op voordracht door het bestuur ofwel door tenminste vijf leden. 2. Kandidaat-bestuursleden dienen lid te zijn van het WPV: zij moeten hun kandidatuur schriftelijk aan het WPV bevestigen. Verkiezingen bestuursleden
Artikel 10 1. Na een periode van de kandidaatstelling worden alle kandidaten bekendgemaakt aan de leden. 2. In de eerste vergadering volgend op de bekendmaking van de kandidaten zal, indien er meer kandidaten zijn dan vacatures, de vergadering een keuze maken uit de kandidaten. 3. Dit kan gebeuren door acclamatie van de voorzitter of door een schriftelijke stemming. Wijziging Huishoudelijk Reglement Artikel 111. Met twee derde meerderheid van de stemmen van het WPV kan een voorstel tot wijziging van het Huishoudelijk Reglement worden ingediend ter besluitvorming. 2. Een wijziging van het Huishoudelijk reglement sluit aan bij en houdt rekening met de statuten van de Stichting en het convenant tussen Wijknetwerken en Gemeente. 3. Een wijziging van het Huishoudelijk Reglement wordt na overleg met het Bestuur van de Stichting met algemene stemmen door het WPV vastgesteld. Vertrouwelijkheid Artikel 12 1. De leden zijn verplicht tot geheimhouding van alle aangelegenheden, die zij in hun hoedanigheid vernemen en waarvan zij het vertrouwelijk karakter moeten begrijpen. 2. Een gemeentefunctionaris of de voorzitter kan een vertrouwelijk karakter aangeven en indien van toepassing een periode van geheimhouding vaststellen.
Vastgesteld tijdens de vergadering van het Wijkplatform Vreeswijk op 1 september 2009 Namens Stichting Platform Vreeswijk
Namens Wijkplatform Vreeswijk
Dick Zijlstra Voorzitter
René Kwant Voorzitter
