A civil szervezetek közti együttműködésben rejlő lehetőségek III. tananyagrész Dr. Szilágyi Judit
Hatékonyan működő és együttműködő egészségügyi civilek a Dél-Dunántúli Régióban Harmadik műhelymunka
A szervezetek közti együttmű űködésben rejlő ő lehető őségek Pécs, 2010. szeptember 3.
Bevezető megjegyzés: A civil szervezetek közötti hatékonyabb együttműködés és kommunikáció témáját klasszikus, úgynevezett „soft skills”, lágy készségfejlesztő tréning keretében érdemes feldolgozni.
1
A tréning mint oktatási forma • • • • •
Nem frontális oktatás Saját élményen alapuló tanulás Játékos Csoportdinamikára épül Menete: cselekvés, történtek elemzése, tapasztalatok általánosítása, új tudás alkalmazása
Kiegészítő megjegyzés: A tréning elején fontos tisztázni, hogy milyen típusú oktatási forma is a tréning, mivel valószínűleg lesznek olyan résztvevők, akik eddig csak frontális edukációban vettek részt. Célszerű lehet egy gyors kérdéssel felmérni, hogy kinek, milyen tréning tapasztalatai vannak korábbról. A trénernek hangsúlyoznia kell, hogy a jelenlévők aktivitása, bevonódása nélkül a módszer nem működik. Ezen a ponton érdemes az adott napra vonatkozó kereteket, szabályokat is rögzíteni egy flipchart papíron, melyen fontos szerepet kaphat az „itt és most elve”, vagyis a titoktartás. A bizalom megteremtésével sok résztvevő gátlásai feloldható. Néhányan kellemetlennek érezhetik elsőre a tréningen alkalmazott játékokat, így a trénernek már ezen a ponton deklarálnia kell, hogy ezek nem öncélúak, hanem minden esetben a saját élményen alapuló tanulást, a csapatépítést, az együttműködés formáinak megtapasztalását szolgálják.
2
A mai nap célja • Egymás jobb megismerése a közös munka által • A kreatív együttműködés, a szinergia megtapasztalása • Az együttműködés területeinek, formáinak feltérképezése • Akcióterv kidolgozása
Kiegészítő megjegyzés: A civil szervezetek nagyságuknál, tevékenységi területüknél, pénzügyi és humán erőforrás kapacitásuknál és nem utolsó sorban földrajzi elhelyezkedésüknél fogva egyedül, önmagukban nem feltétlenül képesek kiemelkedő, kiváló eredmények, célok elérésére, megvalósítására. Annak ellenére, hogy a civil szféra igazi ereje a szektor szereplői közti szoros együttműködésükben rejlik, ez az együttműködés csak elvétve valósul meg. Szinergia: A szinergia kreatív együttműködést jelent, amikor ketten, vagy többen erőnket, tudásunkat, erőforrásainkat összegezve többre vagyunk képesek, mint egyedül. Matematikai képlettel magyarázva: 1+1= 3, 5, 100 stb. Akcióterv: A nap végén kísérletet kell tenni arra, hogy a résztevők feltérképezzék az együttműködésük lehetséges konkrét területeit és formáit.
3
Bemutatkozás
Vegyetek elő egy tárgyat a táskátokból és az alapján, ahhoz kapcsolódva mutassátok be magatokat a csoportnak maximum 1 percben.
Kiegészítő megjegyzés: A bemutatkozásnak számos formáját lehet választani, de érdemes figyelni arra, hogy minden műhelymunkán más eszközzel dolgozzunk, így más aspektusból ismerhetik meg egymást a résztvevők. Ez a módszer alkalmat ad a résztvevők értékrendszerének esetleges feltérképezésére, valamint az egy perces időkorlát az összeszedett, lényegre törő előadás gyakorlását is lehetővé teszi. Amennyiben néhányan túl röviden mutatják be magukat, a tréner tegyen fel nekik kérdéseket a kommunikáció beindítása érdekében. Ezen a ponton érdemes a keresztneveket tartalmazó névtáblákat is elhelyeztetni.
4
Feladat: „Egy tökéletes civil szervezet” Jelenítsétek meg rajzosan egy flipchart lapon az ideális, szuper, tökéletes civil szervezetet, mely igazán eredményesen működik! Milyen jellemzői vannak?
Kiegészítő megjegyzés: Levezetés: Legalább három csoportot érdemes alakítania a trénernek olyan módszer alkalmazásával, melynek nyomán az egymás mellett ülők (ismerősök) eltérő csoportok tagjai lesznek. A kész alkotásokat a tréner a falon rögzíti és felkér egy szóvivőt, hogy ismertesse a rajz elemeit, a „tökéletes civil szervezet” legfontosabb ismérveit. A tréner az elhangzott legfontosabb jellemzőket a flipcharton rögzíti. Kellékek: flipchart lapok, színes filcek Szükséges idő: a csoportok kreativitásától függően 15-30 perc A műhelymunka keretében a három csoport által összegyűjtött ismérvek az alábbiak voltak: „kiegészítő csapat, együttműködés a csapattagokkal és a környezettel horizontális és vertikális szinten is, ismertség, gazdasági stabilitás, elismert, megbecsült tagok, a szervezet termelő képességének fenntartása, erős és sikeres lobby tevékenység, fejlődési képesség és fejlesztések, jó vezetővel a szervezet élén, jó a szervezeten belüli munkamegosztás, jó információ áramlás és kommunikáció, megfelelő infrastruktúra, hitelesség, átláthatóság, megfelelő szintű és számú képzések, széles kapcsolati tőke, fenntarthatóság és fenntartható fejlődés, jó projekt menedzsment, tág önkéntesi kör, bővülő és lelkes tagság, tisztázott célok és küldetés”.
5
„Egy tökéletes civil szervezet” I. Pl.: • Bizalom • Küldetés, stratégia, cél • Rendszerek ( kulcsfolyamatok, megvalósítás, külső kapcsolatok stb.) • Fenntarthatóságra törekszik • Gazdasági stabilitás
Kiegészítő megjegyzés: A csoportok munkáinak bemutatását követően a tréner összefoglalásként kiemeli a legfontosabb jellemzőket: Bizalom: A bizalom minden kiválóan működő szervezet alapja. Ha nincs meg, akkor a szervezeti kiválóság egyéb elemei sem működtethetőek, így például a rendszerek, a cél elfogadtatása, a jó vezetési stratégia, a tehetségek gondozása stb. A bizalom hiánya mindig pénzbe kerül, míg megléte gyorsaságot, innovációt, eredményességet, és szinergiát hozhat. Küldetés, stratégia, cél: Amennyiben egy szervezetnek nem tisztázott a küldetése és céljai, úgy tevékenysége széthúzó, esetleges, változó, ezáltal eredménytelen lesz. A szervezet munkatársait leginkább tiszta küldetéssel és céllal lehet motiválni. (Küldetés a szervezet létének értelme és célja.) Fenntarthatóság: minden civil szervezetnek meg kell tanulnia fenntartható programokat kidolgozni és a fenntartható növekedés elveit betartani. Gazdasági stabilitás: civil szervezetek életében sem lehet figyelmen kívül hagyni a gazdasági stabilitást, így érdemes kidolgozni a pénzszerzési modell rendszerét.
6
A jó cél „SMART” S specifikus M mérhető A ambiciózus R reális T timing = határidőhöz kötött
Kiegészítő megjegyzés: Specifikus: Általános célokat nem lehet megvalósítani. (Például nem kellően specifikus: „Sikeres civil szervezet szeretnénk lenni” Helyette érdemes lehet például valamely fontos dimenzióhoz kötődő célt kitűzni: „Ebben az évben taglétszámunkat 15%-kal növeljük.”) Mérhető: Amit nem mérünk, azt nem is lehet fejleszteni. Minden célkitűzéskor meg kell határozni, hogy honnan hová szeretnénk eljutni és azt mikor, milyen eszközzel mérjük. (Az előző példánál maradva: pl. honlapon regisztrált tagság száma az év végére stb.) Ambiciózus: A túl szerény célok senkit sem motiválnak. Reális: A túlontúl ambiciózus célok viszont elérhetetlenségük miatt lehetnek demotiválóak, csökkentik az önbizalmat, bomlasztják a csoportokat. Timing: A cél egy határidős álom! Ebben az értelmezésben, ha nem adunk egy célnak határidőt, az mindvégig csak álom marad. .
7
„Egy tökéletes civil szervezet” II. • Együttműködő: célcsoport, horizontális szervezetek, lobby • Fejlődő de Mit tudunk fejleszteni? – Amit mérünk!
Kiegészítő megjegyzés: Együttműködés: Az együttműködést, mint ismérvet itt érdemes pontosítani a műhelymunka alapvető céljára, a szervezetek közti horizontális együttműködésre. Fejlesztés: Kizárólag azt lehet fejleszteni, amit mérünk. Érdemes egy-egy szervezet tevékenységének minél több dimenziójára különböző indikátorokat meghatározni és ezeket nyilvános, egyszerű eredménytáblákon bemutatni, „mérni”. Ebben az esetben a fejlesztést igénylő területek, és – a későbbiekben – a fejlődés látható és motiváló.
8
T-feladat Cselekedjetek a kiosztott lapokon található utasításoknak megfelelően! A lapotokat senkinek sem mutathatjátok meg!
Kiegészítő megjegyzés: Levezetés: A tréner 5 fős csapatokat alakít ki, úgy, hogy a csoportok székeit „T” alakban helyezi el. (2 egymás mögötti szék képezi a „T” szárát, míg 3 egymás melletti szék a felső részét.) Ha mindenki elfoglalta a helyét, a tréner teljes csendet kér és kiosztja a feladatlapokat, valamint tollat és papírt a játékosoknak. („A” és „B”személyek egymás mögött ülnek, míg „C”, „D”, „E” jelű játékosok egymás mellett ülnek.) Egyéb instrukciót, utasítást nem ad a játékvezető. (A feladatlapok a mellékletben találhatók.) Megbeszélés: A résztvevők ismét visszaülnek a saját helyükre. Minden csapat elmondja, hogy mi történt a feladat megoldása során, és ki hogyan érezte magát a játékban. A tréner az elhangzott legfontosabb mondatokat a flipcharton rögzíti. Megbeszélik a játék tanulságait, a tanultakat, felismeréseket, az életbeli analógiákat stb. Kellékek: székek, kis papírok és tollak a játékosoknak, feladatlapok Szükséges idő: a csoportok ügyességétől függően 15-30 perc a megoldásra és 30 perc a megbeszélésre
9
„T-feladat” - Összegzése I. Az eredményes feladatmegoldás feltételei: • Információáramlás • Információ megosztás • Egymásra figyelés • Pontos kommunikáció • Eltérő paradigmák figyelembevétele
Kiegészítő megjegyzés: A műhelymunka során összegyűjtött legfontosabb reakciók: „totális bizonytalanságot éreztem”, „azt hittem, hogy…”, „nagyon rosszul éreztem magam”, „a tagság is lehetett volna proaktív”, „részletesebben kellett volna leírnom”, „nem csak kérni, de adni is kellett volna információt”, „a kapkodásból tévedés lett”, „pontosan olvasni se árt”, „mi csak vártunk, de kár volt”, „passzivitásba vonultunk”, „féltem kérdezni”, „nem volt bizalom” Paradigmák: A feladat sikere azon múlik, hogy a játékosok milyen gyorsan ismerik fel azt, hogy eltérő mennyiségű és mélységű információval rendelkeznek. Fontos utalni arra, hogy általában mindenki más paradigmarendszerrel, mentális térképpel, világlátással rendelkezik, hiszen ezek kialakulásában számos tényező vesz részt, úgymint a környezet, a neveltetés, a tapasztalatok, az életkor, az előítéletek stb. Elengedhetetlen, hogy néha kilépjünk saját keretrendszerünkből és más szemüvegen át is lássuk a világot.
10
„T-feladat” - Összegzése II. • Kezdeményezőkészség, prokativitás = egyéni felelősségvállalás • Minden szint bevonása • Minden szint azonos felelősségvállalása
Kiegészítő megjegyzés: Felelősségvállalás: A résztvevőkben tudatosítani kell, hogy az információáramlás, az információ megosztás, a kommunikáció területén mindenkinek azonos szerepe és felelőssége van egy szervezetben, függetlenül elfoglalt pozíciójától, aktivitásától, szerepétől. Minden szint bevonása: Fontos tanulsága a feladatnak, hogy komoly kárt szenved a hatékonyság és az eredményesség, ha a résztvevők (nemcsak a vezetők) nem látják az „összképet”, nincsenek tisztában a célokkal. Lehetséges hívó kérdések: Milyen eredményre jutottatok volna, ha mindenkinek annyi információja van, mint „A” személynek? Mit csinálnátok most már másképp? Ki hibázott? És még? És még? És még… Melyik személy tekinthető vezetőnek a játékban? Ki volt a „menedzser”? Mik a gördülékeny kommunikáció ismérvei? Milyen információt kell megosztani? Milyen információ megosztási technikákat alkalmaztok ti magatok a hétköznapokban? A kérdések folytathatóak…
11
Jégtörő Labdás játék
Kiegészítő megjegyzés: Általában minden tréningen célszerű az ebédet követően egy kis extra aktivitásként, jégtörő, energetizáló játékokat alkalmazni, hogy a csoport ismét ráhangolódjon a képzésre. Célszerű olyan játékot alkalmazni, amely csak akkor teljesíthető sikeresen, ha a csoport tagjai figyelnek egymásra, és eredményesen együttműködnek egymással. Teniszlabdás játék: A tréner felkéri a résztvevőket, hogy alakítsanak egy kört. Az egyik résztvevőnek egy teniszlabdát ad, azt kérve, hogy dobja valakinek, majd ő ismét egy másik személynek és így tovább. A lényeg, hogy mindenkinél csak egyszer legyen a labda és mindenki jegyezze, meg, hogy kitől kapta és kinek dobta a labdát. Ha már mindenkinél volt a labda, akkor az utolsó ember az elsőnek dobja vissza. Ezt követően ismét ezen az úton menjen végig a labda még egy kört. Ha sikerült, akkor a játék úgy folytatódik, hogy a tréner még legalább 6 labdát ad a különböző résztvevőknek és a labdáknak mindig ugyanazt az utat kell bejárnia. (Kezdetben nagy lesz a kavarodás, majd a játékosok rájönnek, hogy mindig csak egy emberre kell figyelniük, és előbb-utóbb gördülékenyen megy a folyamat) Fiatalabb játékosoktól később érdemes lassú futólépést is kérni a labdázás során, ezáltal az energiaszint még jobban megnő. Kellékek: 6-8 teniszlabda a csapat létszámától függően (helyette lehet más kisebb labdákat alkalmazni, esetleg labdává összegyűrt flipchartlapokot is) Szükséges idő: kb. 10 perc 12
Labdás játék – összegzés • Csak akkor lehet eredményt elérni, ha mindenki részt vesz benne • Ha van rendszer, akkor gyorsabb • Figyelni kell egymásra • Egymás ötleteire építve előrébb juthatunk • Ha működik a csapat, nagyobb élményt nyújt
Kiegészítő megjegyzés: Lehetséges hívó kérdések: Ki hogyan érezte magát a játék elején? És a végén? Mi volt az eredményes feladatmegoldás kulcsa? Mi történt, ha valaki nem figyelt, „lógott”? Javasolt-e valaki valamilyen rendszert a siker érdekében? Mondjanak analóg példákat hasonló esetre a hétköznapokból?
13
Együttmű űködési/hálózatépítési akcióterv elő őkészítése Feladat: Fejezzétek be a mondatokat! • Akadályozza az együttműködést…. • Segíti az együttműködést….
Kiegészítő megjegyzés: Levezetés: A tréner a képzés résztvevőit ismét legalább három csoportba osztja, ügyelve, hogy mindenki új emberek közé kerüljön. A tréner arra kéri a csapatokat, hogy „post it” cetlikre filctollal rögzítsék válaszaikat. A feladat végeztével minden csoport szóvivőt választ, aki ismerteti az összegyűjtött elemeket. Kellékek: filctoll, post it Szükséges idő: 15-20 perc
14
Akadályozza az együttmű űködést …. I. • • • •
a negatív hozzáállás, a nyer-veszít szemlélet, a munkafolyamatok pontatlansága, tisztázatlansága, az információáramlás hiánya, akadályoztatása, akadályozottsága, • ha nem ismerjük egymást
Kiegészítő megjegyzés: Nyer-veszít szemlélet: A verseny, a „nyer-veszít” szemléletre való kondicionáltságunk gyermekkorunk óta rögzült attitűd, amely azonban a másokkal való együttműködés egyik legnagyobb gátja. Sok esetben még a szervezetek belső rendszerei, valamint külső kapcsolatai is a versenyre épülnek, és ez alól a non-profit szektorban dolgozók sem kivételek.
A műhelymunkán összegyűjtött legfontosabb válaszok: Az együttműködés akadályai: „versenyszemlélet, bizalomhiány, rossz vezető, érdektelenség, kevés
nyilvánosság,
rossz
gazdasági
helyzet,
politika-mentesség
hiánya,
negatív
visszajelzések a szervezetről, rossz igény felmérés, szerteágazó tevékenység, földrajzi távolság, hiányos vagy hiányzó kommunikáció, hiányos vagy hiányzó stratégia, hiányzó célmegjelölés, az együttműködés hagyományának hiánya, nincs közös érdek, cél, hatásköri viták”
15
Akadályozza az együttmű űködést …. II. • • • • •
a kommunikáció hiánya, az elbeszélés egymás mellett, eltérő paradigmák, a hozzá nem értés, a stratégia hiánya, stb.
Kiegészítő megjegyzés: A együttműködést akadályozó tényezők mélyebb feltárásához javasolt kérdések: A saját szervezeten belül mely kulcsfolyamataitok, rendszereitek szabályozottak? Mit gondoltok a nyer-nyer szemléletről? Támogatják-e a rendszerek a nyer-nyer szemléletet a szervezeteteknél? Mondjatok példát arra, amikor egy belső vagy külső együttműködés kommunikációs félreértés miatt hiúsult meg! Mi jelenleg a külső együttműködésetek legnagyobb gátja? A kérdések sora folytatható…
16
Segíti az együttmű űködést… I. • • • • • •
az információáramlás, egymás és egymás tevékenységének ismerete, nyer-nyer hozzáállás, egymás segítése, mint attitűd, a konkrét feladat-meghatározás, proaktivitás
Kiegészítő megjegyzés: Nyer-nyer szemlélet: Fel kell hívni a civil szervezetek figyelmét, hogy a hosszú távú eredményesség kulcsa csak a nyer-nyer szemlélet lehet. Ezt az attitűdöt kell alkalmazniuk belső és külső kapcsolataikban is, hiszen minden hosszú távú együttműködés alapja a kölcsönös előny. A műhelymunkán összegyűlt legfontosabb válaszok: Ami segíti az együttműködést: „nyílt kommunikáció, információ áramlás, megfelelő kapcsolatrendszer, bizalom, csapatszellem, ismertség, egyértelmű programok, küldetés megfogalmazása, jól beszerezhető információk a szervezetről, központi, ágazati nyilvántartás, biztos anyagi háttér, politika mentesség, „kamarai” tömörülés, pozitív visszajelzések a szervezetről, médiával való kapcsolat, tolerancia, kompromisszumkészség, befogadó attitűd és szellemiség, kapcsolatépítés, jól felépített szervezet, nyitottság, összefogás, társadalmi igény és szükségszerűség, pozitív gondolkodás, sokszínűség, probléma felismerés”
17
Segíti az együttmű űködést… II. • • • • • •
a megfelelő kommunikáció, a megfelelő kommunikációs csatornák, a bizalom, egymás véleményének meghallgatása, eltérő nézőpontok tisztelete, stb.
Kiegészítő megjegyzés: Egymás véleményének meghallgatása: Utalni kell arra, hogy a puszta hallgatás nem jelent megértést. A megértés viszont nem jelent egyetértést. Eltérő nézőpontok tisztelete: Fontos lehet annak hangsúlyozása, hogy a tolerancia nem minden esetben elegendő egy szinergikus együttműködéshez. Az igazi kreatív együttműködés alapját csak a különbségek kifejezett keresése jelentheti.
Mélyebb feltáráshoz javasolt kérdések: Milyen konkrét információs csatornákon keresztül biztosítjátok a megfelelő külső és belső kommunikációt? Hogyan javítható a többi szervezettel szembeni bizalom?
18
Együttmű űködési/hálózatépítési akcióterv kidolgozása Feladat: Válaszoljatok kis csoportban az alábbi kérdésekre! • Melyek azok a területek ahol együtt szeretnénk működni? • Milyen formában tudunk együttműködni? • Milyen eszközök útján kívánunk együttműködni?
Kiegészítő megjegyzés: Levezetés: A tréner a képzés résztvevőit ismét legalább három csoportba osztja, ügyelve, hogy a csoportokban résztvevő személyek ismét keveredjenek. A tréner arra kéri őket, hogy terveiket flipchart lapokra írják fel. A feladat végeztével minden csoport szóvivőt választ, aki ismerteti a kidolgozott akciótervet. A tréner zárásként feltétlenül kérdezzen rá az első konkrét lépésre! Kellékek: filctoll, flipchart lap Szükséges idő: 30-40 perc
19
A műhelymunkán kidolgozott akciótervek legfontosabb elemei:
Együttműködési akcióterv I. csoport: Lehetséges területek: egészségügyi területen, pályázatírásban, pályázat figyelésben, kommunikációs tevékenységekben (egymás értesítése, emberek megfelelő helyekre irányítása stb.); közös táborok szervezése, közös buszbérlés kiránduláshoz, közös bemutatkozó konferencia szervezése; sikeres pályázat megvalósítása; önkéntesek munkájának felajánlása Kapcsolattartás: e-mail, személyes
Együttműködési akcióterv II. csoport: Egy közös rendezvény létrehozása Mottó: „Mi is teljes életet élünk!” Célja: ismerd meg a betegséget, merj kérdezni, ne ítélkezz, sportoljunk együtt, szervezetek ismertebbé tétele Előkészítés területei: szervezés és pályázás közösen, valamint a szponzorok együttes felkutatása, önkéntesek toborzása, meghívók küldése intézmények számára is, szervezeti SWOT analízis készítése, annak megállapítása, ki miben tud segíteni Lehetséges programok: prevenció, szűrés, tanácsadás Információ-áramlás: e-mail, honlapokon egymás „belinkelése”, projektmegbeszélések
Együttműködési akcióterv III. csoport: Amihez a szervezetek segítséget kérnek: közös pályázatfigyelés, közös pályázatírás, jogi segítség, reklám, média megjelenések, 1%-os kampányban együttműködés, egészségnapok szervezésében, gyerekek integrációjában való együttműködés, szervezetek tevékenységének ismertetése, iskolai, lakossági szemléletformálás, „best practice” csere
20
Amiben segítenének, amit adnának: pályázatfigyelés, írás, tanácsadás, eszközpark, előadások tartása, szakmai tudás megosztása egymással, jogi segítség, non profit szervezetek menedzseléséről összegyűjtött tudás átadása, táboroztatásban segítség (van aki táborhelyet, más önkéntesi felügyeletet adna, és van aki programokat szervezne), saját szervezetek bemutatása iskolákban, lakosságnak, web oldal szerkesztésben segítség, számítógépes ismeret átadása Formája: e-mail, msn, skype, közös rendezvények, web oldalon egymás „linkelése”
21
Köszönöm a figyelmet!
Kiegészítő megjegyzés: A tréner összefoglalja a nap konkrét történéseit, a legfontosabb ismereteket, és értékeli a tervezett képzési cél megvalósítását. Zárásként pedig megkéri a résztvevőket, hogy fogalmazzák meg hogyan érezték magukat és mi az amit hazavisznek a képzésről.
22
