A BorsodChem Csoport
Etikai Vonal Szabályzata 2009. június
1. A SZABÁLYZAT CÉLJA Az Etikai Vonal működésének részletes leírása, a felelősség és hatáskörök egyértelmű rögzítése, a bejelentett panaszok kivizsgálásának leírása, a határozatok, javaslatok nyomon követése.
2. A SZABÁLYZAT
A Compliance Bizottság tagjai: Compliance Igazgató (elnök) HR Igazgató Internal Audit Vezető A Compliance Bizottság döntéseit egyszerű többséggel hozza meg.
4. BEJELENTÉS
HATÁLYA Jelen szabályzat a BorsodChem Csoport valamennyi tagjára vonatkozik, beleértve az egyes önálló jogi személy társaságok valamennyi telephelyét, székhelyét és képviseleti irodáját. A szabályzat a BorsodChem Csoport minden munkavállalójára és vezetőjére kiterjed.
3. SZEREPEK ÉS FELELŐSSÉGI KÖRÖK A jelen szabályzathoz kapcsolódó szerepek és felelősségi körök mátrixát a szabályzat 1. sz. melléklete tartalmazza. A BorsodChem Csoport minden egyes vezetője és munkavállalója jogosult és köteles panaszt tenni: a. Minden olyan ügyben, amely sérti a hatályos jogszabályokat, a belső társasági szabályokat, és b. valamennyi olyan esetben, ami a BorsodChem Csoport Etikai Kódexének elveivel nem összeegyeztethető. (A továbbiakban együttesen: Panaszok). Valamennyi bejelentett Panasz a Compliance Igazgatósághoz kerül a szabályzatban leírt eljárások szerint. A BorsodChem Csoporton belül a Compliance Bizottság értékeli, minősíti a bejelentett Panaszokat, és jogosult olyan döntéseket hozni - illetve ahol nem kompetens, a menedzsmentet felkérni az intézkedésre - mely a bejelentett Panaszt kiváltó okokat megszünteti.
A BorsodChem Csoport Etikai Vonal Szabályzata
A Bejelentő bejelentheti panaszát írásban vagy szóban, mind névtelenül, mind nevét vállalva. Szóbeli bejelentés esetén a Compliance Igazgató köteles a bejelentésről írásos emlékeztetőt készíteni. Bejelentés névtelenül A névtelen Panaszok benyújtása - bejelentése az alábbiak szerint történhet: elektronikus formában E-mailen keresztül a
[email protected] címen (ez kizárólag a Compliance Igazgató által látható postaláda, amibe még a BorsodChem IT szakembereinek sincs betekintési lehetősége), telefonon a +36-48-522-360 közvetlenül a Compliance Igazgatónak és távollétében üzenetrögzítőre (a Bejelentő anonimitását az biztosítja, hogy a bejelentő fél telefonszáma nem kerül sem kijelzésre, sem rögzítésre, illetve a Bejelentő nem kötelezett kilétének felfedésére), írásban postai levélben közvetlenül a Compliance Igazgatónak címezve az alábbi címen: BorsodChem Zrt. 3702 Kazincbarcika, Pf.208. (a Compliance Igazgatónak címzett levelek felbontatlanul kerülnek a címzetthez). Bejelentés névvel Névvel történő bejelentés esetén a folyamat megegyezik az előző pontban leírtakkal. Mind a Bejelentőnek, mind a Társaságnak figyelembe kell vennie, hogy a magyar adatvédelmi jogszabályok értelmében a személyes adatokat (mint pl. név, állományi azonosító stb.) csak az érintett személy engedélyével lehet nyilvánosságra hozni. A Társaság garantálja, hogy jelen szabályzatban
3
foglalt eljárások során a személyes adatok és a Panaszok kezelése a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. Törvény, valamint a Munka Törvénykönyve vonatkozó rendelkezései szerint történik. A személyes adatkezelés célja a kapott Panaszok összegyűjtése, áttekintése, kivizsgálása és megoldásuk nyomon követése. A személyes adatok csak azon időszak alatt használhatók, amely a fenti feladatok elvégzéséhez szükséges. A személyes adatok nem kerülnek felhasználásra semmilyen más célból, az adatkezelést kizárólag a Compliance Igazgatóság és a Compliance Bizottság végzi.
5. ÁTVÉTEL ÉS MEGŐRZÉS A Panaszokat a Compliance Igazgatóság kezeli. Az aláírt Panaszok esetében a Compliance Igazgatóság köteles 5 munkanapon belül értesíteni a panasztevőt bejelentése átvételéről. Minden egyes Panasz egy egyedi azonosítót kap közvetlenül a feldolgozás megkezdésekor az elszámoltathatóság és a követhetőség biztosítása érdekében. A Panaszokat írott formában kell rögzíteni egy adatbázisban, vagy papír alapú naplóban az alábbi kötelező elemek megjelenítésével: a. b. c. d. e. f.
Benyújtás időpontja Követési szám (egyedi ID) Panasz leírása Benyújtó Aktuális állapot A Panasz kivizsgálása érdekében tett intézkedések.
A Panaszok kezelésére vonatkozó nyilvántartás mintáját a 2. sz. melléklet tartalmazza. A Panaszokat tartalmazó nyilvántartást a Compliance Igazgatóság köteles megőrizni és folyamatosan aktualizálni.
6. TITOKTARTÁS ÉS RETORZIÓ ELLENI VÉDELEM Jelen szabályzat kifejezett célja, hogy ösztönözze és képessé tegyen - beosztástól függetlenül minden munkavállalót a BorsodChem Csoporton belüli Panaszok bejelentésére. Ennek érdekében a Társaság garantálja, hogy a Panaszt jóhiszeműen bejelentő személyt a bejelentés miatt retorzió vagy egyéb hátrányos megkülönböztetés nem éri. Ugyanakkor az a munkavállaló, aki bizonyítottan a Panasz benyújtása miatt bármilyen retorziót alkalmaz a Bejelentővel szemben, felelősségre vonható, mely akár munkaviszonyának megszüntetését is maga után vonhatja. A Panaszok bejelentését és az azokra vonatkozó vizsgálatokat a lehető legbizalmasabban kell kezelni. A Compliance Igazgató felel elsődlegesen azért, hogy a Panaszok kivizsgálásáról készült jelentéseket megfelelő titoktartással kezeljék, továbbá hogy az illetéktelen félnek birtokába ne jusson.
7. DÖNTÉSHOZATAL ÉS UTÓELLENŐRZÉS A Compliance Bizottság igény szerint ülésezik. Minden bejelentett Panasz kivizsgálásra kerül a Compliance Bizottság által. A Bizottság ülésein áttekinti a bejelentett Panaszok helyzetét. A Bizottság a következőkben hoz döntést: Meghatározza a Panasz kivizsgálásának határidejét. A Compliance Bizottság jogosult külső, független szakértők bevonására is a teljes körű vizsgálat érdekében. A Compliance Igazgató, mint a Compliance Bizottság elnöke ebben az esetben köteles haladéktalanul értesíteni a Vezérigazgatót valamint a Felügyelő Bizottság elnökét. Megalapozott Panaszok kezelését szolgáló javító intézkedések és azok nyomon követése. A Compliance Igazgató rendszeresen köteles tájékoztatni a Vezérigazgatót és a Felügyelő Bizottsá-
4
A BorsodChem Csoport Etikai Vonal Szabályzata
got az Etikai Vonal működéséről. A Compliance Igazgató köteles rövid tájékoztatást adni a kivizsgálás eredményéről annak a Bejelentőnek, aki panaszát névvel tette meg.
9. JÓVÁHAGYÁS Kazincbarcika, 2009. június 1.
8. ÜGYVITEL A Compliance Igazgató felel jelen szabályzat ügyviteléért, felülvizsgálatáért, értelmezéséért és alkalmazásáért. A szabályzat évente felülvizsgálatra és szükség esetén átdolgozásra kerülhet.
Dr. Wolfgang Büchele vezérigazgató
1. Melléklet – Szerepek és felelősségi körök
Feladatok
Compliance Igazgatóság
Compliance Bizottság
Belső Audit
1. Panaszok fogadása
E
2. Panasztevő értesítése a Panasz átvételéről
E
3. A Panaszok naplózása és a napló frissítése
M
4. Panaszok kivizsgálása
M
M
E
5. Új Panaszok megvitatása
M
E
M
6. Intézkedési tervek készítése
M
E
M
7. Javaslatok javító intézkedésekre a menedzsment felé
M
M
E
8. Panasztevő értesítése a kivizsgálás eredményéről
E
9. A Vezérigazgató és a Felügyelő Bizottság elnökének értesítése
E
10. Jelen szabályozás adminisztrációja, felülvizsgálata, értelmezése és alkalmazása
E
E
E – Elsődleges felelősség M – Másodlagos felelősség
A BorsodChem Csoport Etikai Vonal Szabályzata
5
2. Melléklet – Nyilvántartás a panaszok kezelésére
Nyomon követés száma / azonosító
Benyújtás időpontja
Panasz leírása
Benyújtotta
Jelenlegi státusz
Megtett intézkedések Időpont
Megjegyzés
Benyújtotta: V – Munkavállaló, M - Management, P - Üzleti partner, E - Egyéb érintett fél, I - Egyéb vagy ismeretlen; Jelenlegi státusz: M – Megoldott, K – Kivizsgálás alatt, N – Nem megalapozott, F – Függőben lévő / Még nincs intézkedés;
6
A BorsodChem Csoport Etikai Vonal Szabályzata
www.borsodchem.hu
cím 3700 Kazincbarcika, Bolyai tér 1. postacím 3702 Kazincbarcika, Postafiók 208 telefon (48) 511 211 fax (48) 511 511 e-mail
[email protected]
