A BALASSI BÁLINT MAGYAR KULTURÁLIS INTÉZET SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA
Budapest, 2005.
2
A BALASSI BÁLINT MAGYAR KULTURÁLIS INTÉZET SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA I. AZ INTÉZET JOGÁLLÁSA, ALAPADATOK 1. Az Intézet jogállása A Balassi Bálint Magyar Kulturális Intézet (a továbbiakban: Intézet) kincstári körbe tartozó, teljes jogkörrel rendelkező, önállóan gazdálkodó központi költségvetési szerv, amelynek költségvetését a nemzeti kulturális örökség minisztere (a továbbiakban: miniszter) hagyja jóvá. Az Intézet alapítója az Oktatási Minisztérium, 2005. január 1-től fenntartója és felügyeleti szerve a Nemzeti Kulturális Örökség Minisztériuma (a továbbiakban minisztérium), szakmai felügyeletét a minisztérium művészeti ügyek és nemzetközi kapcsolatok helyettes államtitkára közvetlenül gyakorolja. Az Intézet a 2335/2001. (XI.21.) Korm. határozattal összhangban, a Magyar Nyelvi Intézet és a Nemzetközi Hungarológiai Központ megszüntetéséről, a jogutódlásról, valamint a jogutódlással érintett jogszabályok és az állami irányítás egyéb jogi eszközeinek módosításáról szóló 45/2001. (XII.20.) OM rendelettel 2002. január 1-jei hatállyal megszüntetett Magyar Nyelvi Intézet és a Nemzetközi Hungarológiai Központ elnevezéssel működő, teljes jogkörrel rendelkező, önállóan gazdálkodó központi költségvetési szervek teljes körű jogutódja. A Balassi Bálint Intézet felügyeleti jogának megváltozásáról szóló 1108/2004. (X.26.) Korm. határozat alapján az Intézet felügyeleti szerve a Nemzeti Kulturális Örökség Minisztériuma lett, és elnevezése Balassi Bálint Magyar Kulturális Intézetre változott. Az Intézet a jogelődök megszűnésének napjától a jogelődök valamennyi alapfeladatát maradéktalanul ellátja, kiegészülve a felügyeletváltás során elhatározott egyéb feladatokkal. A jogelődök által foglalkoztatottak vonatkozásában a munkáltató jogutódja a megszűnés napjától a Balassi Bálint Magyar Kulturális Intézet. A Magyar Nyelvi Intézetben és a Nemzetközi Hungarológiai Központban kiadott vezetői megbízások a vezetői megbízás lejártáig érvényben maradnak. 2. Az Intézet alapadatai Hivatalos megnevezése: angolul:
Balassi Bálint Magyar Kulturális Intézet Balassi Bálint Institute for Hungarian Culture
Rövidített elnevezése: Alapító okirat kelte, száma: Jogszabály száma:
BBMKI 2005. május 25., 2.3.1.430/2005. 45/2001. (XII.20.) OM rendelet, 2335/2001. (XI.21.) Korm. határozat, 1108/2004. (X.26.) Korm. határozat
ÁHT-I: PIR-azonosító: Szakágazat:
239801 597023000 8042
3 Alapvető szakfeladat: Székhelye: Telephelye: Postacím: Adószám: TB szám: Kincstári előirányzat felhasználási keretszámla száma:
804017 1016 Budapest, Somlói út 51. 1118 Budapest, Budaörsi út 73–75. 1519 Budapest, Pf. 385 15597023-2-41 120761815
Központi telefonszáma:
381-5100 381-5110 381-5119
[email protected] www.bbi.hu
Központi faxszáma: E-mail címe: Internet elérhetősége:
10032000-00285379-00000000
4 II. AZ INTÉZET TEVÉKENYSÉGE 1. Az Intézet állami feladatként ellátott alaptevékenysége Az Intézet sajátos jellegű, egyedi kultúraközvetítő intézet. Sajátos jellege és egyedisége tevékenységének tartalmában, eszközrendszerében, valamint működési területében fejeződik ki. Az Intézet alapfeladata, hogy a lehető legszélesebb körben megismertesse a magyarság anyagi és szellemi kultúráját, természeti és társadalmi viszonyait, mindezek történetét és legfontosabb mai jellemzőit. Tevékenységének specifikus jellegét az az elvi megfontolás adja, hogy nyelv és kultúra szerves egységet alkot, ezért a magyar nyelv és kultúra megismertetését együtt valósítja meg. Alapfeladatait kulturális és közművelődési, oktatási és oktatásszervezési, tudományos és kutatásszervezési tevékenységekkel, valamint a hozzájuk kapcsolódó szolgáltatásokkal látja el. Működése Magyarország határain kívülre és az országban élő és tartózkodó, egyre nagyobb számú külföldi állampolgárra irányul. 1.1. Feladatai: A kultúra és közművelődés területén a) Közreműködik a kétoldalú tárcaközi kulturális megállapodások végrehajtásában a hungarológiai oktatóhelyek útján, a külföldi magyar kulturális intézetekkel együttműködve részt vesz a Magyarországot, a magyar kultúrát más országokban bemutató különböző időtartamú rendezvények előkészítésében és lebonyolításában (magyar napok, hetek, a magyar kulturális évadok). b) Kezdeményezi a magyar kultúra és művészet egyes területeit, irányzatait, alkotóit megismertető, egyedi jellegű rendezvények megszervezését külföldön önállóan és a külföldi magyar kulturális intézetekkel, más intézményekkel, szervezetekkel együttműködve. c) Magyarországi és külföldi partnerekkel közösen közép-európai regionális kulturális programokat kezdeményez és koordinál. d) A magyar nyelv és kultúra külföldi megismertetése érdekében a célt hatékonyan szolgáló akciókat indít és közreműködik megszervezésükben (pl. kiadói találkozók, fordítói szemináriumok, alkotó táborok, versenyek stb.). e) Segítséget nyújt a külföldi magyar kulturális intézetek éves kulturális és művészeti programjainak megtervezéséhez és végrehajtásához. Az Intézet vezetője részt vesz a magyar kulturális intézetek évenkénti munkaértekezletein. f) A külföldön működő magyar szervezeteket, közösségeket (klubok, cserkész-csapatok, vasárnapi magyar iskolák stb.) kulturális szolgáltatásokkal segíti magyar identitásuk megőrzésében, magyarországi kapcsolataik megtartásában. g) Honlapján a kulturális és közművelődési tevékenységeket támogató rovatot működtet, amelyben felhívja a figyelmet a magyar kultúra aktuális eseményeire, új értékeire, és folyamatos tájékoztatással segíti a Magyarországon tartózkodó külföldi állampolgárokat a magyar kulturális életben történő eligazodásban. h) Dokumentumtárat tart fenn a vendégoktatói hálózat működésével kapcsolatos szakmai anyagokból, amelyet a tudományos kutatók, egyetemi hallgatók és más érdeklődők számára kutathatóvá tesz. i) A magyar kultúra és nemzeti hagyományok értékeinek közzététele, széleskörű hazai és
5 külföldi megismertetése érdekében működteti a Nemzeti Emlékezet Program lebonyolítását és koordinálását végző Nemzeti Évfordulók Titkárságát (NÉT). j) A NÉT működtetésével gondoskodik a nemzeti évfordulók méltó megünnepléséről, a pályázati és egyéb formában támogatott évfordulós kezdeményezések koordinálásáról, részt vesz az évfordulós programok szervezésében, biztosítja az emlékévek egységes arculatát és kommunikációját. Az oktatás és oktatásszervezés területén a) Magyar nyelvi, szaktárgyi és informatikai előkészítő képzést nyújt a magyar felsőoktatásba ösztöndíjas vagy költségtérítéses képzésre érkező külföldi állampolgároknak, beleértve a határainkon túl élő magyar nemzetiségű személyeket is. b) Ellátja a magyar mint idegen nyelv és az ország-ismeret oktatásával kapcsolatos feladatokat a Magyarországon tartózkodó, és nyelvtanulási céllal ideérkező külföldiek számára. c) Felkészít a magyar mint idegen nyelvből az államilag elismert nyelvvizsga megszerzésére; maga is akkreditált nyelvvizsgahelyként működik. d) Gyakorlati tanárképzési programot biztosít a magyar mint idegen nyelv és/vagy hungarológia szakos tanárjelöltek számára. e) Akkreditált továbbképzési program működtetésével segíti a hazai és külföldi tanárokat a magyar mint idegen nyelv szakszerű oktatásában. f) A külföldi felsőoktatásban létrehozott hungarológiai oktatóhelyek (intézetek, tanszékek, lektorátusok, szemináriumok stb.) szakmai háttér intézeteként működik, sokoldalú szakmai, módszertani támogatást és szolgáltatást nyújt számukra. g) A kétoldalú tárcaközi megállapodások alapján magyar lektorokat és vendégtanárokat küld a külföldi magyar oktatóhelyekre. h) Javaslatot tesz a magyar lektorok és vendégtanárok pályáztatásának és foglalkoztatásának szabályozására, és ellátja a velük kapcsolatos munkajogi feladatokat. i) Továbbképzések, konferenciák, munkaértekezletek, tapasztalatcserék szervezésével, szakmai konzultációkkal, tananyagok, oktatási segédletek, szakkönyvek, oktatástechnikai eszközök biztosításával folyamatosan gondoskodik a külföldön dolgozó magyar vendégoktatók szakmai felkészítéséről és munkavégzésük szakmai támogatásáról. j) Részt vesz a külföldi magyar oktatóhelyek szakkönyvtárainak fejlesztésében tankönyvek, szakkönyvek, szótárak, szépirodalmi művek, folyóiratok, elektronikus és multimédiás ismerethordozók, oktatási segédletek stb. magyarországi beszerzésével, megrendelésével, és az oktatóhelyekre történő kiküldésével; a könyvtárak szakszerű állománygyarapítását hungarológiai alapkönyvtár-jegyzék elkészítésével és szaktanácsadással segíti. k) A külföldi magyar intézetek, tanszékek hallgatóinak – a hazai felsőoktatási intézményekkel együttműködve – kredit rendszerű magyar nyelvi–hungarológiai részképzéseket szervez. l) A jogelőd intézmények hagyományait folytatva kiadói feladatokat lát el. Ennek keretében időszaki és egyedi kiadványokat, kiadvány-sorozatokat jelentet meg magyar és idegen nyelven, az alaptevékenységébe tartozó területeken. Kiadványainak széleskörű belföldi és külföldi terjesztését egyaránt megszervezi. m) Honlapján a hungarológiai oktatást segítő rovatot hoz létre. Ebben folyamatosan tájékoztat a megjelenő új tankönyvekről, szakkönyvekről, konferenciákról, pályázatokról, részképzésekről, nyári egyetemekről; közzé teszi a külföldi magyar
6
n)
o) p) q)
oktatóhelyek jegyzékét és ismerteti fontosabb jellemzőiket; a honlapon „segélyvonalat” (helpdesk) működtet, amely lehetőséget nyújt a folyamatos kapcsolattartásra a külföldi oktatóhelyek munkatársaival és hallgatóval. Folyamatosan frissített és bővített adatbázist hoz létre, amelyben a külföldi magyar oktatóhelyekre (képzés típusa, tanterve, képzési ideje, hallgatók és oktatók száma, szakkönyvtár állománya stb.), a magyar lektorokra és vendégtanárokra, a külföldi hungarológus szakemberekre, a vendégoktatókra vonatkozó szakmai információkat tárol. Internetes módszertani és oktatási központot hoz létre és működtet a magyar nyelv és kultúra iránt érdeklődők számára. Ösztöndíjrendszert tart fenn és működtet. Ösztöndíjasok és hungarológiai tanulmányok, kutatások céljából Magyarországra érkező hallgatók, oktatók és kutatók számára kollégiumi férőhelyet biztosít.
A tudomány és kutatásszervezés területén a) A rendelkezésére álló eszközökkel részt vesz a magyar tudomány külföldi népszerűsítésében: a magyar kulturális intézetekkel, a TÉT attasékkal és a külföldi magyar oktatóhelyekkel együttműködve tudományos fórumokat szervez. b) Kapcsolatot tart a hazai felsőoktatási intézmények, kutatóhelyek, szakfolyóiratok hungarológiai műhelyeivel közös szakmai vállalkozások (közös továbbképzések, konferenciák, kiadványok, tananyagfejlesztések, külföldi hungarológusokkal és hungarológiai oktatóhelyekkel közös kutatások, szakembercserék, vendégelőadók fogadása stb.) megszervezése és koordinálása érdekében. c) Kezdeményezi, és anyagi lehetőségeihez mérten támogatja, hogy a magyarországi egyetemi és akadémiai kutatóhelyek a hungarológia oktatását, népszerűsítését segítő kutatásokat indítsanak. d) Ösztönzi a külföldi hungarológia oktatóhelyeken folyó hungarológiai kutatásokat, és segítséget nyújt a kutatási eredmények magyar és idegen nyelven történő publikálásához, terjesztéséhez. e) A jogelőd intézményektől átvett könyvállományból az Intézet alaptevékenységével összhangban lévő nyilvános szakkönyvtárat alakít ki, a gyűjtőkör – könyvtáros szakemberek segítségével történő – átgondolt és szakszerű körülhatárolásával. f) Nyilvános szakkönyvtárában a lektori és vendégtanári hálózathoz kapcsolódóan vendégoktatói szakkönyv részleget alakít ki és működtet. Az aktuális könyvállomány adatairól honlapján keresztül folyamatosan tájékoztatást nyújt a vendégoktatóknak. g) Részt vesz a Nemzeti Kulturális Örökség Minisztériuma által működtetett hungarológiai szaktanácsadó testületben. 1.2. Az Intézet alaptevékenységi köre a TEÁOR’03 szerinti megjelöléssel: 22.11 Könyvkiadás 22.13 Időszaki kiadvány kiadása 22.14 Hangfelvétel kiadás 22.15 Egyéb kiadás 22.22 Máshová nem sorolt nyomás 22.23 Könyvkötés 22.25 Kisegítő nyomdai tevékenység 22.33 Számítógépes adathordozó sokszorosítása 55.21 Ifjúsági turistaszállás szolgáltatás
7 55.23 Egyéb szálláshely szolgáltatás 70.20 Ingatlan bérbeadása, üzemeltetése 72.21 Szoftverkiadás 72.22 Egyéb szoftver szaktanácsadás, -ellátás 72.30 Adatfeldolgozás 72.40 Adatbázis tevékenység, on-line kiadás 73.20 Humán kutatás, fejlesztés 74.14 Üzletviteli tanácsadás 74.40 Hirdetés 74.85 Titkári fordítói tevékenység 74.87 Máshová nem sorolt, egyéb gazdasági szolgáltatás 80.30 Felsőoktatás 80.42 Máshová nem sorolt felnőtt- és egyéb oktatás 92.51 Könyvtári, levéltári tevékenység 1.2.1. Az Intézet meghatározó alaptevékenysége a TEÁOR’03 szerinti megjelöléssel: 80.42 Máshová nem sorolt felnőtt- és egyéb oktatás 1.3. Az alaptevékenység forrása az intézeti költségvetési előirányzat, amely felügyeleti szervtől kapott támogatásból, átvett pénzeszközökből és egyéb bevételekből áll. 1.4. Feladatmutatók: 551315 751768 804017
Diákotthoni, kollégiumi szálláshelynyújtás elhelyezésben részesülők száma (fő) Intézményi vagyon működtetése létesítmény szolgáltatását igénybevevők létszáma (fő) Iskolarendszeren kívüli nem szakmai oktatás, vizsgáztatás oktatásban résztvevők száma (fő)
2. A BBMKI vállalkozási tevékenysége Az Intézet vállalkozási tevékenységet nem végez.
8 III. AZ INTÉZET VEZETŐI ÉS MUNKATÁRSAI 1. Vezetők 1.1. Az Intézet egyszemélyi felelős vezetője a főigazgató. 1.1.1. A főigazgató jogállása A főigazgató magasabb vezetői beosztás ellátásával megbízott közalkalmazott, felette a munkáltatói jogokat a miniszter gyakorolja. A főigazgató megbízására pályázat alapján kerül sor, amely határozott időre, de legfeljebb öt évre szól. 1.1.1.1. A főigazgató az Intézet folyamatos, jogszerű és hatékony működéséért, valamint az alapító okirat szerinti feladatok maradéktalan teljesítéséért felelős egyszemélyi vezető. 1.1.1.2. A főigazgató felelős: a) a feladatai ellátásához az Intézet vagyonkezelésébe, használatába adott vagyon rendeltetésszerű igénybevételéért; b) az alapító okiratban előírt tevékenységek jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelelő ellátásáért; c) az Intézet gazdálkodásában a szakmai hatékonyság és a gazdaságosság követelményeinek érvényesítéséért; d) az Intézet tervezési, beszámolási és információ szolgáltatási kötelezettsége teljesítéséért, annak teljességéért és hitelességéért, a gazdálkodási lehetőségek és a kötelezettségek összhangjáért, az intézeti számviteli rendért, a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés (FEUVE), valamint a belső ellenőrzés megszervezéséért és hatékony működtetéséért. 1.1.2. A főigazgató feladat- és hatásköre: a) gondoskodik az Intézet éves költségvetésének és munkatervének, valamint költségvetési és munkatervi beszámolójának elkészítéséről, megvitatásáról, elfogadásáról, végrehajtásáról, ellenőrzéséről és szükség szerinti módosításáról; b) az éves költségvetési beszámoló keretében beszámol a költségvetési szerv folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzésének, valamint belső ellenőrzésének működtetéséről; c) gyakorolja a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI.26.) Korm. rendelet alapján a költségvetési szerv vezetője számára meghatározott jogokat és kötelezettségeket; d) kialakítja, működteti és fejleszti a FEUVE, valamint a kockázatkezelés rendszerét, gondoskodik az Intézet ellenőrzési nyomvonala, valamint a szabálytalanságok kezelése eljárásrendjének az SZMSZ mellékleteként történő kiadásáról; e) az Intézet költségvetési keretei között gondoskodik a működéséhez szükséges belső személyi és infrastrukturális feltételekről; f) képviseli az Intézetet harmadik személyekkel szemben; más személyek részére képviseleti jogot adhat jelen SZMSZ-ben meghatározottak szerint. A képviseleti jog eseti és állandó átengedéséről nyilvántartást köteles vezetni az V. fejezet 8.1. pont
9 szabályai szerint; g) a gazdasági főigazgató-helyettes ellenjegyzésével gyakorolja a kötelezettségvállalási és utalványozási jogot. Az éves költségvetési terv és a hatályos jogszabályok keretei között dönt az Intézet rendelkezésére álló pénzeszközök felosztásáról és felhasználásáról; h) gondoskodik jelen Szabályzat 1. számú mellékletében felsorolt és egyéb szabályzatok elkészítéséről, megvitatásáról, elfogadásáról, végrehajtásáról, ellenőrzéséről és szükség szerinti módosításáról; i) feladat és hatáskörében eljárva gyakorolja a kiadmányozási jogot; j) közvetlen utasítási és irányítási joggal rendelkezik az Intézet valamennyi szervezeti egysége, vezetője és beosztott munkatársa irányában. A főigazgató megsemmisíthet minden olyan döntést, intézkedést, határozatot, amely jogszabályt, vagy intézeti érdeket sért. Nem utasíthatja azonban az érdekképviseleti szerveket. A főigazgató felügyeletet gyakorol a jogszabályokban előírt és az Intézetben létrehozandó diákönkormányzat és az öntevékeny közösségek fölött; k) az s) pontban meghatározott kivételekkel gyakorolja az Intézet közalkalmazottai irányában a munkáltatói jogokat. E jogok gyakorlását a III. 1.2.5. e) pontjában foglaltak szerint, vagy esetileg írásban átengedheti. Az esetileg írásban átadott munkáltatói jogokat indokolt esetben – az érdekeltek egyidejű értesítése mellett – magához vonhatja. Az Intézet szervezetében érvényesített munkáltatói jogköröket a 2. számú melléklet tartalmazza. A főigazgató az Intézet megbízottai irányában gyakorolja a megbízói jogokat. E jogok gyakorlását esetileg írásban átengedheti. Az esetileg írásban átadott megbízói jogokat indokolt esetben – az érdekeltek egyidejű értesítése mellett – magához vonhatja; l) folyamatosan, illetőleg évente teljes körű tájékoztatást nyújt és beszámol a helyettes államtitkárnak az Intézet működéséről; m) gondoskodik az Intézetet érintő jogszabályi és minisztériumi rendelkezéseknek az érdekeltekkel történő megismertetéséről; n) gondoskodik az Intézet érdemi ügyintézését végző közalkalmazottai folyamatos továbbképzéséről; o) jelen SZMSZ-ben rögzített hatásköröket a főigazgató a jogszabályok adta keretek között bármikor magához vonhatja; p) a főigazgató felelős az Intézeten belüli munkavédelmi, tűzvédelmi, polgári védelmi, katasztrófavédelmi előírások betartásáért, az Intézet vagyonának megóvásáért; q) irányítja az Intézet szervezeti egységeit és ellenőrzi a feladatok végrehajtását; r) tagként részt vesz a Balassi Bálint Magyar Kulturális Intézet Koordinációs Testületében, annak ügyrendjében foglaltak szerint gondoskodik a titkári feladatok megszervezéséről; s) a k) pontban körülírt munkáltatói jogokat a gazdasági főigazgató-helyettes tekintetében a magasabb vezetői megbízás adása és visszavonása kivételével, míg az oktatási igazgató és a nemzetközi tudományos és kulturális kapcsolatok igazgatója magasabb vezetői megbízás adása és visszavonása tekintetében – a miniszter egyetértésével – a főigazgató gyakorolja, az alapító okirat IV. fejezet 2., 3. és 4. pontjában körülírtak szerint; t) kikéri a Vezetői Értekezlet véleményét az Intézet magasabb vezetői beosztású és vezetői beosztású közalkalmazottaival kapcsolatos személyi kérdésekben; u) gyakorolja a kiadói jogot; v) dönt a pályázatokban történő részvételről, ellenőrzi az elnyert pályázatokkal kapcsolatos feladatok végrehajtását; w) gyakorolja mindazon intézeti hatásköröket, amelyeket jogszabály, jelen SZMSZ vagy
10 más szabályzat nem utal más személy, vagy szervezeti egység hatáskörébe; x) a főigazgató közvetlenül irányítja a titkárság, a jogtanácsos, a belső ellenőrzés, a szakkönyvtár, valamint a Nemzeti Évfordulók Titkársága működését; y) a miniszter, illetőleg a helyettes államtitkár a főigazgatót és általa az Intézetet az alapító okirattal összhangban további feladatokkal bízhatja meg, megjelölve az Áht. 9.§ (1) bekezdésében és a 217/1998. (XII.30.) Korm. rendelet 10.§ (4) bek. szerinti feladatok, tevékenységek forrásait. 1.1.3. A főigazgató személyében bekövetkező változás esetén az ügyeket jegyzőkönyvileg kell átadni, illetve azokat át kell venni. Az átadásért a korábbi főigazgató a felelős, aki a megbízása lejárta napján köteles az átadást megkezdeni és azt öt munkanapon belül befejezni. 1.2. Magasabb vezetői beosztású közalkalmazottak 1.2.1. Az Intézet magasabb vezetői beosztású közalkalmazottai: a) a gazdasági főigazgató-helyettes, b) az oktatási igazgató, c) a nemzetközi tudományos és kulturális kapcsolatok igazgatója, d) a szakigazgató-helyettes. 1.2.2. Az Intézet magasabb vezetői és vezetői beosztású közalkalmazottaival kapcsolatos személyi kérdésekben a főigazgató előzetesen kikéri a Vezetői Értekezlet véleményét. 1.2.3. A magasabb vezető beosztású közalkalmazottak feletti további munkáltatói jogokat – amennyiben jelen SZMSZ másként nem rendelkezik – a főigazgató másra nem ruházhatja át. 1.2.4. A szakigazgató-helyettesi magasabb vezetői beosztás ellátására szóló megbízásra az Intézet szervezetében nem kerül sor. 1.2.4. A magasabb vezetői beosztású közalkalmazottak felelősek: a) a közvetlen irányításuk alá tartozó szervezeti egység (a továbbiakban: Igazgatóság) feladatai ellátásához szükséges és a magasabb vezető beosztású közalkalmazott közvetlen irányítása alá tartozó szervezeti egységek által használt vagyontárgyak rendeltetésszerű igénybevételéért, a munkavédelmi, tűzvédelmi, polgári védelmi, katasztrófavédelmi előírások betartásáért, az Intézet vagyonának megóvásáért; b) az alapító okiratban előírt és jelen SZMSZ alapján az Igazgatóság által ellátott tevékenységek jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelelő ellátásáért; c) az Intézetnek az Igazgatóság feladataival összefüggő gazdálkodásában a szakmai hatékonyság és a gazdaságosság követelményeinek érvényesítéséért; d) az Intézet tervezési, beszámolási és információ szolgáltatási kötelezettsége teljesítésének érdekében a határidőben történő adatszolgáltatásért, annak teljességéért és hitelességéért. 1.2.5. A magasabb vezetői beosztású közalkalmazottak feladat- és hatásköre: a) közvetlenül irányítják a hozzájuk tartozó szervezeti egységeket, és ellenőrzik e tekintetben a feladatok végrehajtását, a Vezetői Értekezlet szakmai kérdésekben
11 kialakított véleményének figyelembevétele mellett; b) elkészítik az irányításuk alá tartozó szervezeti egységek ügyrendjét, az abban foglaltak betartását ellenőrzik; c) jelen SZMSZ-ben meghatározott ügyekben – átruházott jogkörben – képviselik az Intézetet, gyakorolják a kiadmányozási jogot; d) az irányításuk alá tartozó területen gondoskodnak az éves munkaterv, az éves költségvetési terv, az éves beszámoló és az éves költségvetési beszámoló elkészítésének feltételeiről; e) az Intézetnek az irányításuk alá tartozó közalkalmazottai vonatkozásában gyakorolják a 2. számú mellékletben meghatározott munkáltatói jogot; f) írásbeli véleményt adnak a főigazgató részére a közvetlen irányításuk alá tartozó közalkalmazottak tekintetében a közalkalmazotti jogviszony létesítése és megszüntetése, valamint vezetői kinevezése esetén; g) vezetői szinten egymás között szükség szerint együttműködnek abban az esetben, ha a saját hatáskörükbe tartozó szervezeti egységek más magasabb vezető hatáskörébe tartozó szervezeti egységei együttműködésével megvalósuló feladatokat látnak el; h) gyakorolják a hozzájuk tartozó szervezeti egységek tekintetében mindazon intézeti hatásköröket, amelyeket jogszabály, jelen SZMSZ vagy egyéb szabályzat nem utal a főigazgató, a gazdasági főigazgató-helyettes, vagy más személy, illetve szervezeti egység hatáskörébe. 1.2.6. A magasabb vezetői beosztású közalkalmazottak személyében bekövetkező változás esetén az ügyeket jegyzőkönyvileg kell átadni, illetve azokat át kell venni. Az átadásért a korábbi magasabb beosztású közalkalmazott a felelős, aki a megbízása lejárta napján köteles az átadást megkezdeni és azt öt munkanapon belül befejezni. 1.3. A gazdasági főigazgató-helyettes 1.3.1. A gazdasági főigazgató-helyettes jogállása: 1.3.1.1. A gazdasági főigazgató-helyettes az Intézet gazdasági szervezetének a vezetője, a működéssel összefüggő gazdasági és pénzügyi feladatok tekintetében az Intézet főigazgatójának a helyettese, feladatait az Intézet főigazgatójának közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett látja el. 1.3.1.2. A gazdasági főigazgató-helyettes részére – pályázat alapján – a főigazgató javaslatára a miniszter adja a magasabb vezetői megbízást határozatlan időre, illetve vonja azt vissza. Felette a munkáltatói jogot a vezetői megbízás, visszavonás, fegyelmi jogkör kivételével a főigazgató gyakorolja. 1.3.2. A gazdasági főigazgató-helyettes feladat- és hatásköre: a) b) c) d)
közvetlenül irányítja és ellenőrzi a gazdasági szervezetet; a szakmai szervezeti egységek gazdasági munkájához iránymutatást ad, ellenőrzi azt; gazdasági intézkedéseket hoz; felelős a tervezéssel, az előirányzat-felhasználással, a hatáskörébe tartozó előirányzat módosítással, az üzemeltetéssel, fenntartással, működtetéssel, beruházással, a vagyon használatával, hasznosításával, a munkaerő-gazdálkodással, a készpénzkezeléssel, a könyvvezetéssel és a beszámolási kötelezettséggel, az adatszolgáltatással kapcsolatos összefoglaló és a saját szervezetére kiterjedő feladatok jogszabályoknak megfelelő
12 ellátásáért; e) szervezi az Intézet gazdálkodását, gazdasági ügyvitelét és ellátását, valamint a folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés működését; f) felügyeli az Intézet szakmai szervezeti egységeiben az azok rendelkezésre bocsátott pénzeszközökkel és vagyontárgyakkal való gazdálkodást, ahhoz iránymutatást ad és ellenőrzi azt; g) rendszeresen tájékoztatja az Intézet vezetőit, illetve vezető testületét és érdekképviseleti szerveit a költségvetés teljesítésének állásáról, az Intézet gazdasági helyzetéről; h) elkészíti az Intézet költségvetési javaslatát, megszervezi a költségvetés végrehajtását, előterjeszti az éves költségvetési beszámolót; i) gyakorolja az ellenjegyzés jogkörét, valamint a főigazgató által meghatározott körben a kötelezettségvállalási és az utalványozási jogot; j) az érvényes jogszabályokkal összhangban meghatározza a gazdasági szervezet szervezeti egységei és a pénzügyi–gazdasági feladatok ellátásáért felelős személy(ek) által ellátandó feladatokat, a vezetők és más dolgozók feladat- és jogkörét; k) szakterületén javaslatot tesz a főigazgató részére pályázatokban való részvételre, közreműködik a pályázatoknak a szakterületét érintő részei kidolgozásában, és valamennyi pályázat esetében az ahhoz kapcsolódó pénzügyi feladatok ellátását végzi, és ilyen szempontból az elnyert pályázatok végrehajtását ellenőrzi; l) felügyeli az Intézeti Kollégium egységeinek munkáját. 1.4. Az oktatási igazgató 1.4.1. Az oktatási igazgató jogállása: 1.4.1.1. Az oktatási igazgató irányítja az Intézetnek a hazai oktatási feladataival összefüggő tevékenységét. Feladatait az Intézet főigazgatójának közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett látja el, az Intézet hazai oktatási tevékenységét illetően a főigazgató szakmai helyettese. 1.4.1.2. Az oktatási igazgatónak pályázat alapján – a miniszter egyetértésével – a főigazgató adja a magasabb vezetői megbízást határozott időre, de legfeljebb öt évre, illetve vonja azt vissza. A munkáltatói jogokat felette a főigazgató gyakorolja. A feladattal megbízott személynek meg kell felelnie az Intézet minősített oktatóival (intézeti tanár, intézeti docens) szemben támasztott jogszabályi követelményeknek. 1.4.2. Az oktatási igazgató feladat- és hatásköre: a) az oktatással összefüggő ügyekben – átruházott jogkörben – képviseli az Intézetet, gyakorolja a kiadmányozási jogot; b) irányítja és ellenőrzi az oktatási szervezeti egységeket, a tagozatokat, összehangolja az oktatási, kutatási és fejlesztési terveket és tevékenységet; c) szakterületén javaslatot tesz a főigazgató részére pályázatokban való részvételre, közreműködik a pályázatoknak a szakterületét érintő részei kidolgozásában és ellenőrzi az elnyert pályázatok végrehajtását; d) meghatározza az oktatói továbbképzés elvi alapjait; e) gondoskodik az oktatás minőségirányítási programjának működtetéséről; f) előkészíti és végrehajtja a főigazgató oktatást érintő döntéseit; g) irányítja a tanulmányi ügyek intézését;
13 h) irányítja az Intézet felvételi munkáját, részt vesz ösztöndíjrendszerének kialakításában és működtetésében; i) kialakítja a tagozatvezetőkkel egyetértésben az Intézet vizsgarendszerét, felügyeli a megállapított vizsgakövetelmények betartását; j) kialakítja a tanév rendjét az alapító okiratban meghatározott oktatási tevékenységgel kapcsolatban; k) dönt a hallgatók évhalasztási kérelmeiről; l) hallgatói ügyekben kijelöli, irányítja és ellenőrzi a fegyelmi bizottságokat, elbírálja a fegyelmi határozatok elleni fellebbezéseket; m) együttműködik a hallgatók közösségeinek képviselőivel; n) összehívja, illetve az oktatók 25 %-ának kérésére össze kell hívnia az oktatói értekezletet; o) az oktatással összefüggő szakmai kérdésekben felügyeli az Intézeti Kollégium munkáját. 1.5. A nemzetközi tudományos és kulturális kapcsolatok igazgatója 1.5.1. A nemzetközi tudományos és kulturális kapcsolatok igazgatója jogállása: 1.5.1.1. A nemzetközi tudományos és kulturális kapcsolatok igazgatója irányítja az Intézet hazai és külföldi tudományos, kulturális jelenlétével, szerepvállalásával kapcsolatos, az 1.5.2. pont szerinti feladat- és hatáskörébe tartozó tevékenységét. Feladatait az Intézet főigazgatójának közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett látja el. 1.5.1.2. A nemzetközi tudományos és kulturális kapcsolatok igazgatójának pályázat alapján – a miniszter egyetértésével – a főigazgató adja a magasabb vezetői megbízást határozott időre, de legfeljebb öt évre, illetve vonja azt vissza. A munkáltatói jogokat felette a főigazgató gyakorolja. 1.5.2. A nemzetközi tudományos és kulturális kapcsolatok igazgatója feladat- és hatásköre: a) irányítja és felügyeli a hozzá tartozó szervezeti egységeket: a nemzetközi kulturális kapcsolatok csoportját, a nemzetközi tudományszervezési csoportot és a vendégoktatói csoportot; b) tervezi, szervezi és felügyeli a nemzetközi oktatási és tudományszervezési tevékenységet; c) tervezi, szervezi és felügyeli a nemzetközi kulturális és tudományos kapcsolatokat; d) koordinálja a saját működési területén az intézeti könyv- és szakfolyóirat kiadási tevékenységet; e) végrehajtja a főigazgató nemzetközi és tudományos területet érintő határozatait, intézkedéseit; f) szakterületén javaslatot tesz a főigazgató részére pályázatokban való részvételre, felügyeli a pályázatok szakterületét érintő részeinek kidolgozását és szakterületén ellenőrzi a nyertes pályázatok lebonyolítását valamint gondoskodik a szakmai és pénzügyi beszámolók határidejének betartatásáról; g) együttműködik a programokban résztvevő társintézményekkel és társszervezetekkel. 1.6. A helyettesítés általános rendje: 1.6.1. A főigazgatót távollétében eseti megbízás alapján az oktatási igazgató, vagy a
14 nemzetközi tudományos és kulturális kapcsolatok igazgatója helyettesíti, kivéve a működéssel összefüggő gazdasági és pénzügyi feladatokat, amelyek tekintetében a gazdasági főigazgató-helyettes az Intézet főigazgatójának a helyettese. 1.7. Az Intézet vezető beosztású közalkalmazottai és az általuk vezetett szervezeti egységek 1.7.1. A vezető beosztású közalkalmazott jogállása: Az Intézetnél vezetői beosztás ellátására megbízás határozott időre adható, amelynek az időtartama az öt évet nem haladhatja meg. A megbízás több alkalommal megismételhető. Ez a szabály nem vonatkozik a gazdasági, műszaki, igazgatási vezető beosztásokra. 1.7.2. A vezető beosztású közalkalmazottak feladat- és hatáskörét az általuk vezetett szervezeti egység által ellátott feladatokkal összhangban részletesen szabályozott ügyrendek és munkaköri leírások tartalmazzák. Az ügyrend és munkaköri leírás elkészítése a hatáskör szerint érintett magasabb vezető beosztású közalkalmazott feladata. 1.7.3. Az Intézetnél a Balassi Bálint Magyar Kulturális Intézetben foglalkozatott közalkalmazottak jogállását érintő kérdésekről szóló 18/2005. (V.28.) NKÖM rendelet (a továbbiakban: Nkömr.) alapján az alábbi vezető beosztásokra lehet megbízást adni: a) tagozatvezetői megbízás a Tagozatok vezetői részére, b) osztályvezetői megbízás az Intézeti Kollégium és a Nemzeti Évfordulók Titkársága vezetője részére, c) csoportvezetői megbízás az Intézet valamennyi szakcsoportvezetője és csoportvezetője részére, valamint a Vendégoktatói Iroda és az Égtájak Iroda vezetője részére. 1.7.4. A vezetői megbízást – az érintett szervezeti egység igazgatója javaslatának figyelembevételével – a főigazgató adja, illetve vonja vissza. 1.7.5. A vezető beosztású közalkalmazottakkal kapcsolatos képesítési követelményekre, a vezetői pótlék mértékére és egyéb kapcsolódó kérdésekre a Nkömr.-ben foglaltak az irányadók. 2. Beosztott munkatársak 2.1. Az Intézet oktatói 2.1.1. Az Intézetben folyó oktatómunkát az Intézet oktatási egységeinél – a közalkalmazotti jogviszonyra érvényes jogszabályi előírások, így a Nkömr. szerint – alkalmazott oktatók végzik. 2.1.2. Az Intézetben adható oktatói minősítések: a) intézeti tanár, b) intézeti docens. 2.1.3. Az oktatói (intézeti docensi, intézeti tanári) minősítésről az oktatási igazgató javaslatára a szakmai szükségletek és a költségvetési feltételek mérlegelésével a
15 főigazgató dönt. 2.1.4. Az oktatói minősítésről a Nkömr. előírásainak megfelelően kell dönteni. A pályázónak hitelt érdemlően, tételesen bizonyítania kell pályázatában, hogy megfelel az adott oktatói fokozat követelményeinek. A pályázatot az oktatási igazgatóhoz kell benyújtani. A pályázatot az oktatói értekezlet – szakmai érvekkel alátámasztva – véleményezi. A pályázónak lehetőséget kell kapnia a vélemények megválaszolására. Az oktatási igazgató összegzi az oktatói értekezleten kialakult véleményt, s azt javaslatával ellátva felterjeszti a főigazgató részére, aki a 2.1.4. pont értelmében jár el. 2.1.5. Az oktatói minősítés a főigazgató hatáskörébe tartozik. Az oktatási igazgató írásbeli javaslattétele során akkor is köteles annak a – feltételeknek mindenben megfelelő és az oktatói értekezlet abszolút többségének támogatását elnyert – pályázónak személyét és pályázatát a főigazgató elé terjeszteni, ha egyébként a kinevezendő személy tekintetében véleménye az oktatói értekezlet többségi véleményétől eltér. 2.1.6. Az Intézet oktatóinak feladatait, kötelességeit és jogait, valamint a minősítés részletes feltételeit külön szabályzat, az Intézeti Oktatói Követelményrendszer tartalmazza. 2.2. Egyéb beosztott munkatársak 2.2.1. A beosztott munkatársak munkakörére a Nkömr. rendelkezései az irányadók. A beosztott munkatársak munkakörét a kinevezési okmány, feladataikat a munkaköri leírás tartalmazza. 2.2.2. Az Intézetnél a Nkömr. 3. számú mellékletében felsorolt munkakörök tölthetők be. 2.2.3. Valamennyi közalkalmazotti jogviszonyban álló dolgozó közalkalmazotti jogviszonyával összefüggő további kérdésekre jelen SZMSZ 1. számú mellékletében felsorolt vonatkozó szabályzatokban foglaltak az irányadók.
16 IV. AZ INTÉZET SZERVEZETE 1. Az Intézet szervezeti ábráját jelen SZMSZ 3. számú melléklete, a szervezeti egységekhez rendelt munkakörök felsorolását a 4. számú melléklete tartalmazza. 1.1. Az Intézetben a következő szervezeti egységek működnek: 1.1.1. A főigazgató közvetlen irányítása alá tartozó szervezeti egységek: a) Főigazgatói Titkárság, b) Jogtanácsos, c) Belső Ellenőrzés, d) Szakkönyvtári Csoport, e) Nemzeti Évfordulók Titkársága. 1.1.2. Gazdasági Igazgatóság közvetlen irányítása alá tartozó szervezeti egységek 1.1.2.1. A Gazdasági Igazgatóság a gazdasági főigazgató-helyettes közetlen irányítása alá tartozik. 1.1.2.2. Az igazgatóság szervezeti egységei: a) Gazdálkodási Csoport, b) Műszaki Csoport, c) Kollégiumi Osztály. 1.1.3. Nemzetközi Tudományos és Kulturális Kapcsolatok Igazgatósága közvetlen irányítása alá tartozó szervezeti egységek 1.1.3.1. A Nemzetközi Tudományos és Kulturális Kapcsolatok Igazgatósága a nemzetközi tudományos és kulturális kapcsolatok igazgatója közvetlen irányítása alá tartozik. 1.1.3.2. Az igazgatóság szervezeti egységei: a) Égtájak Iroda, b) Nemzetközi Tudományszervezési Csoport, c) Vendégoktatói Iroda. 1.1.4. Oktatási Igazgatóság közvetlen irányítása alá tartozó szervezeti egységek 1.1.4.1. Az Oktatási Igazgatóság az oktatási igazgató közvetlen irányítása alá tartozik. 1.1.4.2. Az igazgatóság szervezeti egységei: a) Tagozatok: a.a) Magyar Nyelvi Tagozat a.b) Hungarológia Tagozat a.c) Szaktárgyi Tagozat b) Szakcsoportok: b.a) Magyar Nyelvi Előkészítő Szakcsoport
17 b.b) Magyar Nyelvi Részképzési Szakcsoport b.c) Természettudományi Szakcsoport b.d) Társadalomtudományi Szakcsoport c) Tanulmányi, Oktatásszervezési és Oktatásmarketing Csoport 2. A Főigazgatói Titkárság 2.1. A Főigazgatói Titkárság a főigazgató munkáját közvetlenül segítő, a főigazgató közvetlen felügyelete alatt álló szervezeti egység. A Főigazgatói Titkárság belső szervezeti felépítését a főigazgató határozza meg. 2.2. A Főigazgatói Titkárság feladatai: a) biztosítja a főigazgató munkájához szükséges adminisztratív és technikai jellegű feltételeket; b) ügyintézői, ügyviteli, igazgatási kérdésekben segíti az Intézet vezetőinek munkáját; c) szervezi a Vezetői Értekezlet üléseit előkészítő munkát, ellátja a BBMKI Koordinációs Testülete működésével összefüggő adminisztratív tennivalókat; d) gondoskodik arról, hogy az Intézet munkatársai a döntéseket megismerjék, figyelemmel kíséri a végrehajtási határidők betartását; e) gondozza az Intézet ügyviteli, iratkezelési rendszerét, felelős annak korszerűsítéséért, az ügyvitel naprakészségéért; f) ellátja az Intézetet érintő pályázatok figyelésével és koordinálásával kapcsolatos feladatokat. 3. Az Intézet jogtanácsosa 3.1. A jogtanácsos feladata: a) elősegíti az Intézet működésének eredményességét, közreműködik a törvényesség érvényre juttatásában, segítséget nyújt a jogok érvényesítéséhez, valamint a kötelezettségek teljesítéséhez; b) feladatának teljesítése érdekében jogi képviseletet lát el, jogi tanácsot és tájékoztatást ad, beadványokat, szerződéseket és egyéb okiratokat készít, részt vesz a jogi munka megszervezésében; c) részt vesz a gazdasági és egyéb döntések, intézkedések, határozatok jogi szempontból történő előkészítésében és végrehajtásában; d) közreműködik a szervezet szerződéseinek előkészítésében, megkötésében, a szerződésekből származó és az egyéb igények érvényesítésében, valamint a szervezet jogaira és kötelezettségeire kiható egyéb megállapodások előkészítésében; e) részt vesz a szervezet belső szabályzatainak kidolgozásában; f) ellát minden olyan egyéb jogi ügyet, amely a feladatkörébe tartozik. 3.1.2. A jogtanácsos feladatát a főigazgató közvetlen irányítása mellett látja el. 4. Belső Ellenőrzés 4.1. Az Intézet belső ellenőrzési rendszerének kialakításáért és működtetéséért a főigazgató felelős. A belső ellenőrzés független, tárgyilagos bizonyosságot adó és tanácsadó
18 tevékenység, amelynek célja, hogy az ellenőrzött szervezet működését fejlessze és eredményességét növelje. A belső ellenőrzés az ellenőrzött szervezetet céljai elérése érdekében rendszerszemléletű megközelítéssel és módszeresen értékeli, illetve fejleszti az ellenőrzött szervezet kockázatkezelési, ellenőrzési és irányítási eljárásainak hatékonyságát. 4.2. A belső ellenőr jogállása 4.2.1. Az Intézet belső ellenőrzési tevékenységét főállásban foglalkoztatott közalkalmazott látja el, aki a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI.26.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Ber.) 2.§ n) pontja alapján elvégzi a belső ellenőrzési vezető feladatait is. A belső ellenőr tevékenységét az Intézet főigazgatójának közvetlenül alárendelve végzi. 4.2.2. A belső ellenőri tevékenységre vonatkozó általános és szakmai követelményeket, valamint az összeférhetetlenségi szabályokat a Ber. 11.§ és 15.§-ai tartalmazzák. 4.3. A belső ellenőr tevékenységét a vonatkozó jogszabályok alapján elkészített, Belső Ellenőrzési Kézikönyv szerint végzi. 4.3.1. A belső ellenőr feladata: a) vizsgálni és értékelni a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzési rendszerek kiépítésének, működésének jogszabályoknak és szabályzatoknak való megfelelését; b) vizsgálni és értékelni a pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszerek működésének gazdaságosságát, hatékonyságát és eredményességét; c) a vizsgált folyamatokkal kapcsolatban megállapításokat és ajánlásokat tenni, valamint elemzéseket, értékeléseket készíteni a főigazgató számára a költségvetési szerv működése eredményességének növelése, valamint a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzési, és a belső ellenőrzési rendszerek javítása, továbbfejlesztése érdekében; d) ajánlásokat és javaslatokat megfogalmazni a kockázati tényezők, hiányosságok megszüntetése, kiküszöbölése érdekében; e) nyomon követni az ellenőrzési jelentések alapján megtett intézkedéseket; f) ellátja a Ber. V. fejezetében meghatározott, a belső ellenőrzési vezető számára előírt feladatokat. 4.3.2. Az ellenőrzési munka megtervezéséhez a belső ellenőr kockázatelemzés alapján stratégiai tervet és éves ellenőrzési tervet készít, amelyeket a főigazgató hagy jóvá. 4.3.3. A vizsgált folyamatok évenkénti megállapításairól, a megtett intézkedések végrehajtásáról, a belső ellenőr éves jelentést készít a főigazgató részére. 5. Szakkönyvtári Csoport 5.1. Az Intézet könyvtára olyan, az oktatók, a kutatók és a hallgatók számára hozzáférhető szakkönyvtár, amely az országos szakhatóságokkal és felügyeleti területekkel egyeztetett módon részt vesz a külföldi hungarica anyagok felkutatásában, gyűjtésében,
19 nyilvántartásában és feldolgozásában, valamint bekapcsolódik szakirodalmat gyűjtő könyvtárak nemzetközi hálózatába.
a
hungarológiai
5.2. A könyvtár tevékenységét a vonatkozó jogszabályok figyelembevételével külön szabályzat határozza meg. 6. Nemzeti Évfordulók Titkársága 6.1. A miniszteri döntéssel létrehozott Nemzeti Évfordulók Titkársága működését saját ügyrendje alapján önállóan, a főigazgató közvetlen irányításával, a minisztérium művészeti ügyek és nemzetközi kapcsolatok helyettes államtitkárának közvetlen szakmai felügyelete mellett végzi. A Nemzeti Évfordulók Titkársága a Magyar Köztársaság Nemzeti Emlékezet Programjáról szóló 1127/2003. (XII.17.) Korm. határozat (a továbbiakban: Program) alapján a Magyarország történelmi, kulturális értékeinek, a helyi közösségek nemzeti kultúránkban betöltött szerepének bemutatását végzi hazánkban és külföldön. 6.2. Feladatai: a) a Program alapján ellátja a feladatkörébe tartozó programok koordinációját, biztosítja azok végrehajtását. Gondoskodik az emlékévek méltó megünnepléséről a kiemelten és pályázatok útján támogatott évfordulós kezdeményezések, programok lebonyolítása és koordinálása útján, illetve részt vesz azok szervezésében, valamint biztosítja az emlékévek egységes arculatát, kommunikációját; b) figyelemmel kíséri a nemzetközi évfordulós kezdeményezéseket, valamint más nemzetek kiemelkedő évfordulóit, kapcsolatot ápol és együttműködik azok szervezőivel, c) tevékenysége keretében kiemelt figyelmet fordít a külföldi magyar kulturális intézetek közreműködésével külföldön szervezett évfordulós megemlékezések, ünnepségek színvonalas, méltó megvalósítására. 6.3. A Nemzeti Évfordulók Titkársága vezetőjét a főigazgató bízza meg határozott időre, de legfeljebb öt évre. A megbízás többször megismételhető. 7. A Gazdasági Igazgatóság 7.1. A Gazdasági Igazgatóság az Intézet azon szervezete, amelynek feladata, hogy megoldja az Intézet tervezéssel, előirányzat felhasználással, a hatáskörébe tartozó előirányzat módosítással, az üzemeltetéssel, a fenntartással, működtetéssel, beruházással, a vagyon használatával, hasznosításával, a munkaerő gazdálkodással, a készpénzkezeléssel, a könyvvezetéssel és a beszámolási kötelezettséggel, az adatszolgáltatással kapcsolatos összefoglaló és saját szervezetére kiterjedő feladatokat. 7.2. A Gazdasági Igazgatóság ügyrendet készít, amely részletesen tartalmazza e szervezet és szervezeti egységei és a pénzügyi–gazdasági feladatok ellátásáért felelős személyek által ellátandó feladatokat. 7.3. Az igazgatóság egyes szervezeti egységeinek feladata:
20 7.3.1. Gazdálkodási Csoport a) ellátja a költségvetési tervezéssel, a pénzellátással, a költségvetési gazdálkodással, a vagyon kezelésével, a munkaerő gazdálkodással, a beszámolással, a könyvvezetéssel, az előírt adatszolgáltatással és a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés működtetésével kapcsolatos feladatokat; b) kialakítja és folyamatosan ellátja az Intézet könyvviteli és elszámolási, vagyon nyilvántartási rendszerét; c) részt vesz a pályázatok kidolgozásában, és ellátja az ehhez kapcsolatos pénzügyi feladatokat, ellenőrzi az elnyert pályázatok végrehajtását; d) közreműködik az Intézet átmenetileg szabad kapacitása (szellemi, tárgyi) hasznosításának elősegítésében; e) ellátja a rendezvények, konferenciák utóéletének gondozását érintő feladatokat. 7.3.2. Műszaki Csoport a) biztosítja az intézményüzemeltetéssel, a műszaki és gondnoki teendőkkel kapcsolatos feladatokat; b) biztosítja az épületek, berendezések üzemképes állapotát, folyamatos karbantartását, tisztán tartását; c) a szakigazgatóságok feladatainak ellátásához szükséges technikai feltételek biztosítása, műszaki eszközök, berendezések üzemeltetése, karbantartása; d) informatikai hálózat folyamatos működésének biztosítása, az elektronikus kommunikáció megvalósítása, internetes honlap aktualizálása; e) oktatástechnikai, nyomdai és sokszorosítási feladatok ellátása. 7.4. Kollégiumi Osztály (Intézeti Kollégium) 7.4.1. Az Intézeti Kollégium feladatait kollégiumi egységek keretében valósítja meg. Ezek: a) Budaörsi úti kollégiumi egység, b) Somlói úti kollégiumi egység. 7.4.2. A kollégiumi egységeket az osztályvezetői beosztású kollégiumvezető irányítja. A kollégiumvezetőt a főigazgató bízza meg határozott időre, de legfeljebb öt évre. A megbízás több alkalommal megismételhető. Az oktatással összefüggő szakmai kérdésekben a felügyeletet az oktatási igazgató gyakorolja. A kollégium működését a kollégiumvezető irányítja. Döntéshozatalkor figyelembe veszi a gazdasági főigazgatóhelyettes, az oktatási igazgató, valamint a kollégiumi értekezlet és a Diákönkormányzat véleményét. A kollégiumi egységek az Intézet diákszociális és nevelési feladatokat ellátó szervezeti egységei, amelyek tevékenysége különösen: a) az Intézet szállásadó helyeként szervezi és biztosítja az ösztöndíjas hallgatók iskolán kívüli foglalkoztatásának, tanulásának, pihenésének, szórakozásának helyszínét; b) a kollégium lakóihoz kapcsolódó nevelési feladatok ellátása, folyamatos ügyeleti rend biztosítása; c) a területén található infrastruktúra felügyelete, valamint az azzal való gazdálkodás.
21 7.4.3. A kollégiumvezető feladatai: a) irányítja a kollégium egységeinek munkáját, a diákszociális, valamint a nevelési tevékenységet; b) jóváhagyja a kollégiumi egységek éves munkaterveit; c) az Intézet beiratkozott ösztöndíjas hallgatói számára gondoskodik – az oktatási igazgatóval egyeztetve – a kollégiumi elhelyezésről; d) javaslatot tesz az esetlegesen fennmaradó szabad férőhelyek hasznosítására; e) kapcsolatot tart az Intézet szervezeti egységeinek vezetőivel; f) irányítja és összefogja a kollégiumi nevelőtanárok, valamint az oda szervezetileg besorolt más közalkalmazottak munkáját; g) szükség szerint összehívja a kollégiumi értekezletet; h) javaslatot tesz – az oktatási igazgató véleményének meghallgatásával és a gazdasági főigazgató-helyettessel egyeztetve – a kollégium munkatársainak jutalmazására, továbbképzésére, valamint új munkatársak alkalmazására; i) részt vesz a Vezetői Értekezlet munkájában. 7.4.4. A kollégiumi tevékenységek ellátását kollégiumi nevelőtanárok, adminisztrátorok, valamint nővér biztosítja. Feladatkörüket a kollégiumvezető állapítja meg. 7.4.5. A kollégiumi értekezlet a kollégium nevelőtanárainak tanácskozó testülete, amely jelen SZMSZ-ben, illetve az Intézet Fegyelmi Szabályzatában körülírt kérdésekben véleményezési és a kollégiumot érintő valamennyi kérdésben javaslattételi joggal rendelkezik. A kollégiumi értekezletet a kollégiumvezetőnek félévenként legalább kétszer, a tanulmányi félév indításakor és lezárásakor össze kell hívnia, egyébként szükség szerint ülésezik. A kollégiumi értekezlet véleményt nyilvánít a működtetési, nevelési kérdésekről. A kollégiumi értekezlet üléseiről emlékeztető készül. 7.4.6. Az Intézet hallgatóit képviselő testület a Diákönkormányzat, amely a hallgatók ügyeiben a hatályos jogszabályok és más intézeti szabályzatok szerinti kérdésekben egyetértési, véleményezési és javaslattételi joggal rendelkezik. 7.4.7. A kollégium házirendjéről külön ügyrend, ennek keretében pedig a Diákönkormányzat működéséről külön szabályzat rendelkezik. 8. Nemzetközi Tudományos és Kulturális Kapcsolatok Igazgatósága 8.1. A Nemzetközi Tudományos és Kulturális Kapcsolatok Igazgatósága feladata az Intézet nemzetközi kulturális, oktatási és tudományos kapcsolatainak építése és ápolása, nemzetközi oktatás/kutatásszervezési feladatok ellátása, a vendégoktatói hálózat működtetése és fejlesztése, valamint saját szakterületén az Intézet kiadói tevékenységének koordinálása. 8.2. Az igazgatóság egyes szervezeti egységeinek a feladata: 8.2.1. Égtájak Iroda 8.2.1.1. Az Intézet nemzetközi és hazai kulturális tevékenységét tervezi, koordinálja, a feladatok végrehajtását ellenőrzi az alábbiak szerint:
22 8.2.1.2. Feladata: a) az Intézet alaptevékenységéből eredő kulturális találkozókat, szimpóziumokat, kiállításokat tervez, az ehhez szükséges pályázatok kidolgozásában, koordinálásában és végrehajtásának ellenőrzésében vesz részt; b) a rendezvények segítségével, a kultúra eszközeivel kapcsolatot épít az anyaország és a külhoni magyar területek, egyes régiók között; c) kulturális találkozókat, fesztiválokat rendez a környező országok és a távolabbi régiók szórvány közösségeiben élő magyar fiatalok számára, figyelemmel kíséri a külföldi magyar vonatkozású kulturális eseményeket, kulturális műhelyek tevékenységét, gondozza és fejleszti a külföldi magyar vonatkozású kulturális eseményekre, kulturális műhelyek tevékenységére vonatkozó adatbázist; d) a határon túli és szórvány magyarság társulatai és produkciói számára, valamint az egyes alkotók és munkáik megismertetésére és népszerűsítésére bemutatkozási lehetőségeket szervez. 8.2.2. Nemzetközi Tudományszervezési Csoport 8.2.2.1. Feladata: a) kapcsolatot vesz fel, illetve tart a hungarológiai tevékenységet végző belföldi és külföldi felsőoktatási intézményekkel, intézetekkel, műhelyekkel, körökkel, hungarológiai érdekeltségű folyóiratok szerkesztőségeivel, és velük szakmai együttműködést alakít ki; b) más érintett egységekkel együttműködve adatbázisokat épít ki és tart karban, beleértve a külföldi egyetemi hungarológiai oktató- és kutatóhelyekre vonatkozó adatbázist, és a magyar nyelv tanításával foglalkozó személyekre, oktatási anyagokra vonatkozó ismeretek rendelkezésre bocsátásával segíti a hungarológia területén működő egyének, közösségek és intézmények kapcsolattartását. Az Intézet által fenntartott honlap révén biztosítja a közvetlen információcserét a magyar nyelv és kultúra, illetve a magyarságtudomány-oktatásban érdekelt valamennyi intézmény és személy között; c) részt vesz a fenti tevékenységek ellátásához szükséges pályázatok kidolgozásában, a pályázatok és támogatások lebonyolításában és azok végrehajtásának ellenőrzésében. 8.2.3. Vendégoktatói Iroda A tevékenysége a külföldi hungarológiai oktatóhelyek szakmai működésének támogatása, az államközi munkaterveken alapuló vendégoktatói hálózat működtetése és fejlesztése, nemzetközi kutatási programok szervezése és lebonyolítása, valamint ezek tudományos eredményeinek publikálása. 8.2.3.1. Feladata: a) az általános kulturális diplomáciai stratégia figyelembevételével javaslatokat dolgoz ki a hungarológiai hálózat fenntartására, átalakítására, illetve fejlesztésére; b) figyelemmel kíséri a hungarológiai oktatóhelyek szakmai munkáját, fejlődését, és az érintett egyetem adottságaira tekintettel javaslatokat dolgoz ki az egyes oktatóhelyek szakmai fejlesztésére vonatkozóan; c) javaslatot tesz a kétoldalú munkatervek vendégoktatókra vonatkozó paragrafusainak szövegszerű megfogalmazására;
23 d) támogatja külföldön a magyar nyelv és kultúra, illetve magyarságismeret oktatását, kutatását; e) ellátja a külföldi hungarológiai felsőoktatási intézményhálózat keretében tárcaközi kétoldalú megállapodás alapján létrejött vendégoktatói helyekkel kapcsolatos valamennyi adminisztratív/szakmai feladatot; f) ellátja a pályáztatással, az új vendégoktatók felkészítésével és szakmai munkájuk szervezésével kapcsolatos feladatokat; g) a magyar nyelv és kultúra hatékony és sikeres külhoni képviselete érdekében kapcsolatot tart, és együttműködik a külföldi magyar kulturális intézetekkel és szükség szerint a külügyminisztérium szakdiplomatáival (kulturális attasék és tanácsosok); h) a külhoni hungarológiai hálózatra vonatkozó irattár (levéltári anyagok) gondozása, gyarapítása, illetve kutatók számára hozzáférhetőségének biztosítása. 9. Oktatási Igazgatóság 9.1. Az Oktatási Igazgatóság feladata az Intézet oktatási és képzési programjainak megvalósítása. 9.2. Az igazgatóság egyes szervezeti egységeinek a feladata: 9.2.1. Tagozatok 9.2.1.1. Az Intézet oktatási programját három tagozat, az azokat alkotó szakcsoportok és oktatássegítő szervezetek keretében valósítja meg. Ezek: a) a Magyar Nyelvi Tagozat a szakcsoportjaival, b) a Szaktárgyi Tagozat a szakcsoportjaival, c) a Hungarológia Tagozat. 9.2.1.2. A Tagozatok élén a tagozatvezetők állnak. A tagozatvezetőt az oktatási igazgató javaslatára a főigazgató bízza meg legfeljebb öt évre, akinek meg kell felelnie az Intézet minősített oktatóival szemben támasztott jogszabályi követelményeknek is. A megbízás több alkalommal megismételhető. 9.2.1.3. A tagozatvezető feladata: a) irányítja a tagozat és szakcsoportjainak munkáját, az oktatási, tananyagfejlesztési, kutatói tevékenységet; b) részt vesz az Intézet oktatással kapcsolatos minőségbiztosítási rendszerének kidolgozásában, működtetésében; c) jóváhagyja a szakcsoportok éves munkaterveit, véleményezi a hallgatók eltávozási, szakváltoztatási kérelmeit; d) kapcsolatot tart az ösztöndíjakat adományozó szervezetekkel; e) kijelöli, irányítja, ellenőrzi a tagozathoz tartozó csoportvezetők munkáját; f) szükség esetén összehívja a tagozati értekezletet; g) javaslatot tesz a tagozat oktatóinak és a nem oktató munkatársainak jutalmazására, előmenetelére, továbbképzésére, valamint új munkatársak alkalmazására; h) szükség esetén javaslatot tesz az oktatási igazgatónak tagozaton kívüli oktatók bevonásáról a szakmai feladatok ellátásába; i) részt vesz a Vezetői Értekezlet munkájában.
24
9.2.2. Szakcsoportok 9.2.2.1. A szakcsoportok az azonos vagy rokon tudomány oktatására és művelésére kialakított szervezeti egységek, amelyek ellátják: a) a feladatkörükbe tartozó tantárgyak oktatását; b) a képzési program kidolgozásával összefüggő tennivalókat; c) a tantárgyakhoz és a tantárgyak oktatásához kötődő módszertani kutatómunkát, és indokolt esetben a jegyzet és tankönyvírást; d) a hallgatók tudásszintjének folyamatos értékelésével és vizsgáztatásukkal kapcsolatos tennivalókat. 9.2.2.2. Szakcsoport létesítéséről, megszüntetéséről a szakmai szükségletek és az e szabályzatban foglaltak alapján az oktatási igazgató javaslatára a főigazgató dönt. 9.2.2.3. A szakcsoport élén a csoportvezetői besorolásnak megfelelő szakcsoportvezető áll. A szakcsoportvezetőt az oktatási igazgató javaslatára a főigazgató bízza meg legfeljebb öt éves időtartamra. A megbízás többször megismételhető. 9.2.2.4. A szakcsoportvezető főbb feladatai és hatásköre: a) képviseli a szakcsoportot az Intézet vezetői, illetve vezető testülete előtt, valamint meghatalmazás alapján külső szakmai szervek, szervezetek előtt; b) szervezi a szakcsoport oktató- és tudományos tevékenységét; c) irányítja és ellenőrzi a szakcsoport oktatóinak és más dolgozóinak munkáját; d) végrehajtja az Intézet vezetőinek, vezető testületeinek, valamint a szakcsoport értekezlet határozatait; e) gazdálkodik a szakcsoport munkájához szükséges anyagokkal, eszközökkel, gondoskodik a tanszék kezelésére bízott vagyontárgyak védelméről; f) gondoskodik a szakcsoport munkájához szükséges feltételek megteremtéséről; g) véleményezi a szakcsoport által oktatott tárgyakat illetően a hallgatóknak a tanulmányaikat érintő kérelmeivel kapcsolatos csoportvezetői állásfoglalásokat, és döntésre fölterjeszti azokat az oktatási igazgatóhoz; h) egyetértése szükséges, ha a szakcsoport tagját szakcsoporton kívüli feladattal kívánják megbízni; i) véleményt nyilvánít a szakcsoportot érintő valamennyi kérdésben, javaslataival ilyen tartalmú döntéseket kezdeményezhet. 9.2.2.5. A szakcsoport értekezletét a szakcsoport vezetőjének félévenként legalább kétszer, a félév indításakor és lezárásakor össze kell hívni, egyébként szükség szerint ülésezik. 9.2.2.6. A szakcsoport a többi szakcsoporttal szükséges egyeztetés céljából kibővített vagy közös értekezletet is tarthat. 9.2.2.7. A szakcsoport oktatóinak tanácskozó testülete a szakcsoport értekezlet, amely döntési, véleményezési és a szakcsoportot érintő valamennyi kérdésben javaslattételi joggal rendelkezik. 9.2.2.8. A szakcsoport értekezlet dönt tananyagok összehangolásáról.
tantárgyi
programok,
vizsgakövetelmények,
25
9.2.2.9. A szakcsoport értekezlet véleményt nyilvánít: a) a szakcsoport kutatási, továbbképzési tervéről; b) a szakcsoporton belüli munka szervezéséről; c) az oktatók rendkívüli órakedvezménye tárgyában; d) a szakcsoportot érintő és a felettes szervezeti egységek hatáskörébe eső minden lényeges kérdésben. 9.2.2.10. A személyi kérdésekben a véleménynyilvánítás szóban és titkos szavazással is megtörténik. Az oktatási igazgató köteles a szakcsoport értekezlet véleményét az írásbeli véleményadás során feltüntetni. 9.2.2.11. Az Intézet oktatói közösségének tanácskozó testülete az oktatói értekezlet. Az oktatói értekezletet évente legalább kétszer, a tanév indításakor és lezárásakor össze kell hívni. Az értekezletet az oktatási igazgató vezeti. Tájékoztatja az oktatói kart az elmúlt időszakban elvégzett feladatokról, a következő időszak tennivalóiról. Az oktatói értekezletre a főigazgatót meg kell hívni. Az értekezletet az oktatási igazgató hívja össze. Az oktatói értekezletet az oktatók 25 %-ának kérésére össze kell hívni. 9.2.3. Tanulmányi, Oktatásszervezési és Oktatásmarketing Csoport 9.2.3.1. Ellátja az Intézet hallgatóinak tanulmányi ügyeivel kapcsolatos szervezési, nyilvántartási és ellenőrzési feladatokat. 9.2.3.2. Ellátja a hallgatók felvételével, személyi ügyeivel, továbbtanulásukkal kapcsolatos adminisztratív és oktatásszervezési tennivalókat, együttműködik az érintett felsőoktatási intézmények tanulmányi osztályaival. A hallgatók magyarországi tartózkodásával kapcsolatos ügyekben kapcsolatot tart az illetékes hatóságokkal. 9.2.3.3. A hallgatói létszám növelése érdekében oktatásmarketing feladatokat lát el. 9.2.3.4. A Tanulmányi Csoport élén a csoportvezető áll, akit az oktatási igazgató javaslatára a főigazgató bíz meg legfeljebb öt évre. A megbízás többször megismételhető. A csoportvezető munkáját az oktatási igazgató közvetlen irányításával végzi, munkáját tanulmányi előadók segítik. Az oktatási igazgató tartós akadályoztatása esetén a csoportvezető – a főigazgató jóváhagyásával – jogosult kizárólag tanulmányi ügyekben az oktatási igazgatót helyettesítve az Intézetet képviselni. 9.2.3.5. A Tanulmányi Csoport szervezetét az oktatási igazgató a tagozatvezetők egyetértésével alakítja ki.
26 V. AZ INTÉZET MŰKÖDÉSE 1. A Vezetői Értekezlet 1.1. A Vezetői Értekezlet a főigazgató állandó, az Intézet működésének koordinációját végző tanácsadó szerve, amely szükség szerint, de negyedévente legalább egy alkalommal ülésezik. 1.1.2. Feladata: a) az Intézet aktuális feladatainak az ütemezése, a feladatok végrehajtásának az értékelése; b) az egyes szervezeti egységek közötti munkamegosztásnak az egyedi feladatok tekintetében történő koordinációja; c) indokolt esetben a főigazgató hatáskörébe tartozó ügyekben és az általa gyakorolt munkáltatói joggal összefüggő kérdésekben döntés-előkészítés. 1.1.3. A Vezetői Értekezleten a gazdasági főigazgató-helyettes, az oktatási igazgató, a nemzetközi tudományos és kulturális kapcsolatok igazgatója, az Intézet jogtanácsosa, a belső ellenőr, a NÉT vezetője, a tagozatvezetők, a Vendégoktatói Iroda vezetője, a könyvtár vezetője, a kollégiumvezető és a műszaki vezető vesznek részt, valamint állandó meghívottként tanácskozási joggal jogosult részt venni a Közalkalmazotti Tanács elnöke és eseti meghívás alapján a szakszervezet vezetője. 1.1.4. A Vezetői Értekezlet munkáját napirend alapján végzi, ülései nem nyilvánosak, azokról emlékeztető készül, amelyet a jelenlévők megkapnak. 1.2. Az Intézet hallgatói 1.2.1. A hallgatók tanulmányaival összefüggő egyes kérdéseket, térítéseket és juttatásokat a külföldiek Balassi Bálint Intézetben folytatott tanulmányainak egyes kérdéseiről szóló 21/1998. (V.13.) MKM rendelet szabályozza. 1.2.2. Az Intézet hallgatói közé felvételi eljárás útján lehet bekerülni. 1.2.3. Az Intézetbe való felvételre az Intézet Tanulmányi és Vizsgaszabályzatában foglaltak az irányadók. 1.2.4. A hallgatók jogait és kötelezettségeit az Intézet Tanulmányi és Vizsgaszabályzata, valamint a Fegyelmi Szabályzata tartalmazza. A hallgatók egyéb közösségeinek megszervezésére a hatályos jogszabályok felhatalmazása alapján kerülhet sor. 1.2.5. A határon túli magyar ösztöndíjasokat az Intézet az oktatási minisztérium Határon Túli Magyarok Főosztálya által működtetett magyar állami ösztöndíjrendszeren keresztül fogadja. 1.3. A hallgatók közösségei 1.3.1. A hallgatók tudományos, közművelődési, sport és egyéb törvényes célból öntevékeny
27 csoportokat is alkothatnak. Az öntevékeny közösségek: a) tagsága önkéntes; b) maguk határozzák meg tevékenységük tartalmát, formáját; c) belső ügyeikben maguk döntenek; d) a költségvetési előírások szerint önállóan gazdálkodnak a rendelkezésükre bocsátott pénzeszközökkel, saját bevételeikkel és külső forrásokból megszerzett támogatásokkal. 1.3.2. A hallgatói öntevékeny csoport megalakulását be kell jelenteni a főigazgatónak. 1.3.3. Az öntevékeny csoportot érintő döntés előtt véleményüket meg kell hallgatni. 1.3.4. A főigazgató az öntevékeny csoport jogszabályt, vagy jelen SZMSZ és ennek felhatalmazása alapján készült szabályzat rendelkezéseit sértő működése esetén jogosult az öntevékeny csoport feloszlatására, illetve működésének felfüggesztésére. 1.3.5. Hallgatók és oktatók közös öntevékeny csoportot is alakíthatnak. 2. Az Intézet elemi költségvetése Az Intézet elemi költségvetése az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII.30.) Korm. rendeletben meghatározott módon és a költségvetés készítésének időpontjában hatályos jogszabályi előírások alapján készül. 3. Az ügyintézés szabályai 3.1. Munkaterv készítése: 3.1.1. A főigazgató a feladatok tervszerű végrehajtása érdekében éves, tanévre szóló munkatervet készít, amelyet jóváhagyás céljából felterjeszt a helyettes államtitkár részére. A munkaterv tervezetét a Vezetői Értekezlet megvitatja. A munkaterv-tervezet elfogadásáról a főigazgató dönt. Az elfogadott munkaterv egy példányát az érdekképviseleti szervek kérésükre tájékoztatásul megkapják. 3.1.2. A munkaterv tartalmazza az elvégzendő feladatot, a feladat elvégzésének határidejét és a végrehajtásért felelősök körét. Ha valamely feladat végrehajtásáért a munkaterv több felelőst (közreműködőt, részfelelőst) jelöl meg, a végrehajtásért átfogóan az első helyen szereplő vezető a felelős. 3.1.3. A munkatervben a főigazgató szervezi az előterjesztés kidolgozását, gondoskodik a határidő betartásáról, hasznosítja és összefoglalja az érdekeltek értékeléseit, javaslatait, észrevételeit, elvégzi a tervezet koordinálását. A közreműködők kötelesek a felelőssel együttműködni és a feladat végrehajtását elősegíteni, ennek keretében a felelős részfeladatokat és határidőket állapíthat meg. 3.1.4. Ha a munkatervben szereplő feladat teljesítése az előírt határidőre nem lehetséges, a felelős a főigazgatót – a megjelölt határidő lejárta előtt – köteles tájékoztatni. A munkaterv vonatkozó részének végrehajtását a felelős szervezeti egység vezetője figyelemmel kíséri és arról rendszeresen tájékoztatást készít a főigazgató részére.
28 3.2. A munkavégzés általános szabályai: 3.2.1. Az egyes szervezeti egységek, illetőleg a vezetők és beosztott munkatársak a feladataikat a jelen Szabályzat 1. számú mellékletében felsorolt ügyrendekben, valamint a munkaköri leírásokban foglaltaknak megfelelően végzik. Az ügyrendek és munkaköri leírások elkészítése a szervezeti egységek vezetőinek, a jóváhagyásuk pedig a főigazgató feladata. Az ügyrendben – a hatályos jogszabályokkal, az alapító okirattal, valamint a jelen SZMSZ-szel összhangban – meg kell határozni: a) a szervezeti egység feladatait, a feladatok ellátásáért felelős személyeket; b) a szervezeti egység létszámát, illetőleg annak megoszlását a belső tagozódás szerint; c) a szervezeti egységen belüli munkamegosztás módját; d) a más szervezeti egységekkel, illetőleg külső szervezetekkel történő kapcsolattartás, együttműködés szabályait. 3.2.2 Az Intézeti feladatok körében az ügyeket érdemben a vonatkozó jogszabályok és a felettes vezető útmutatásai szerint, az előírt határidőre kell elintézni. Az előírt ügyintézési határidő hiányában az ügyeket a vezető által a feladatok kiadása során megállapított egyedi ügyintézési határidőn belül kell elintézni. A 30 napos ügyintézési határidőt kell általában irányadónak tekinteni azokban az esetekben, ha a vezető a teljesítés határidejét nem írta elő. A fenti határidők nem vonatkoznak a “sürgős” (S) iratokra, amelyeket soron kívül, de legkésőbb három munkanapon belül kell elintézni. 3.2.3. A szervezeti egységekben a munkát úgy kell megszervezni, hogy az ügyek határidőre történő elintézéséért, illetőleg annak elmulasztásáért felelős személy megállapítható legyen. 3.2.4. Ha az intézkedés előzményei magából az ügyiratból nem állapíthatók meg, azokról írásbeli összefoglalót kell készíteni és azt az ügyirathoz kell csatolni. Az ügy érdemi elintézésével összefüggő – közvetlen munkakapcsolat keretében létrejött – megállapodásokat, ha azokról jegyzőkönyv vagy feljegyzés nem készült, ugyanígy kell rögzíteni. 3.2.5. Amennyiben az intézkedés olyan vezetői utasítás alapján készült, amellyel az ügyintéző vagy az ügyirat láttamozója nem ért egyet, az ellenvéleményt az indokok megjelölésével az ügyiraton fel lehet tüntetni. Ha kétséges, hogy valamely ügy elintézése melyik egység feladatkörébe tartozik, az igazgató jelöli ki az ügy elintézéséért felelős szervezeti egységet. 3.3 . A szervezeti egységek együttműködésének szabályai: 3.3.1. A szervezeti egységek feladataik teljesítése során – szükség szerint – egymást tájékoztatva és segítve, intézkedéseiket összehangolva járnak el. 3.3.2. Olyan ügyekben, amelyekben rendszeres együttműködésre van szükség, annak tartalmát, módját, illetőleg a feladatok elhatárolását az érdekelt szervezeti egységek vezetői közösen határozzák meg. 3.4. A kiadmányozási jog gyakorlása: 3.4.1. Az intézkedés-tervezetek az arra jogosult vezető aláírásával (kiadmányozásával)
29 válnak intézeti intézkedésekké. A kiadmányozás magában foglalja az érdemi döntést megelőző intézkedés kiadásának, illetőleg az érdemi döntés meghozatalának és az ügyirat irattárba helyezésének a jogát. 3.4.2. Az főigazgató a kiadmányozási jogkörét – az ügyek meghatározott csoportjára nézve – írásban más személyre átruházhatja. A magasabb vezetői beosztású közalkalmazottak jelen SZMSZ-ben meghatározott ügyekben gyakorolják a kiadmányozási jogot. 4. Az Intézet munkarendje 4.1. A heti munkaidő 40 óra. Az Intézetben a hivatalos munkarend, mely a munkaidőt és munkaközi szünetet tartalmazza a következő: - hétfőtől csütörtökig
7.30-tól 16 óráig,
- pénteken
7.30-tól 13.30-ig tart.
4.1.1. A hivatalos munkarendtől eltérő, külön beosztás szerint dolgoznak: a) az oktatói munkakört betöltők napi munkaideje kötetlen, az adott tanévre vonatkozó tanrendi órák megtartásán kívül az előkészületi, oktató-nevelői és tudományos munkára fordított idő együttesen képezi a napi munkaidőt. Az oktatók kötelező heti óraszáma 20 óra, amely időtartam alatt kötelesek az Intézetben tartózkodni. Az oktatók munkaidő beosztásának részletes szabályait az Intézeti Oktatói Követelményrendszer tartalmazza; b) a Nkömr. szerinti szolgáltató jellegű és kisegítő munkaköri csoportba tartozó közalkalmazottak munkaidő-beosztása: hétfőtől-csütörtökig 7-15.30, pénteken 713 óráig tart; c) a kollégiumi nevelőtanár munkakörben foglalkoztatott közalkalmazottak a munkafeladatok egyenlőtlen eloszlása okán, 4 heti munkaidő-keretben dolgoznak, amelyen belül a napi, illetve heti munkaidő-beosztást a jogszabályi előírásoknak megfelelően a kollégiumvezető határozza meg. 4.2 Az Intézet vezető beosztású közalkalmazottai a munkahelyen kívüli feladataikat, kiküldetésüket úgy kötelesek megszervezni és ellátni, hogy távollétük idején helyettesük, vagy a helyettesítésükkel megbízott közalkalmazott az Intézetben tartózkodjon. 4.3. Az Intézet épületeibe való belépés rendjéről külön szabályzat rendelkezik. 5. Továbbképzés, tanulmányi szabadság 5.1. Az Intézet a tanulásban, továbbképzésben azokat a közalkalmazottakat támogatja, akiknek munkaköri feladataik hatékonyabb ellátásához nélkülözhetetlen a képzés által nyújtott képesítés megszerzése, illetve a képesítés megszerzését jogszabály írja elő.
5.2. A tanulmányi szabadság mértékéről és a támogatás feltételeiről a Továbbképzési Szabályzat rendelkezik. 6. Az Intézetben dolgozó közalkalmazottak költségtérítései és jóléti juttatásai
30 6.1. Az Intézet közalkalmazottai részére jogszabályban meghatározott költségtérítés, valamint a munkáltató által biztosított jóléti és egyéb juttatások körét és mértékét – kollektív szerződés hiányában – egységesen a Személyi juttatások szabályzata tartalmazza. 6.2. A szabályzat elfogadására, illetve módosítására a Közalkalmazotti Tanács véleményezési jogának gyakorlását követően kerülhet sor. 7. Az Intézet irányításának eszközei, szabályai 7.1. Az Intézet működését az alapító okirat jelen Szervezeti és Működési Szabályzat, más belső szabályzatok, valamint előzőek keretei között a főigazgató és a magasabb vezetői beosztású és vezetői beosztású közalkalmazottak írásbeli utasításai szabályozzák. Az írásbeli utasítások nem lehetnek ellentétesek az Intézet működésére vonatkozó hatályos jogszabályi előírásokkal, az Intézet alapító okiratával, Szervezeti és Működési Szabályzatával és más belső szabályzataival. 7.2. Az Intézet főbb belső szabályzatainak felsorolását a jelen Szabályzat 1. számú melléklete tartalmazza. 8. Az Intézet képviselete és a főigazgató helyettesítésének a rendje 8.1. A főigazgató a képviseleti jogkörét – az ügyek meghatározott csoportjára nézve – kötelezettségvállalási és utalványozási jogát pedig összeghatár megjelölésével írásban más személyre átruházhatja. A kötelezettségvállalási és utalványozási jog átruházása a Gazdálkodási Szabályzat útján történik. Egyéb esetekben a jogkörök átruházása jelen SZMSZ rendelkezése alapján, vagy ennek hiányában egyedileg, írásban történhet. Az átruházott jogkörben eljáró jogosultakról, képviseletük terjedelméről az Intézet képviseleti könyvében naprakész nyilvántartást kell vezetni. A képviseleti könyvet a Főigazgatói titkárságon kell őrizni az aláírásra jogosító megbízás egy-egy másolati példányával együtt. Az aláírásra jogosultak aláírását a főigazgató hitelesíti a képviseleti könyvben. A megszűnt aláírási jog törléséről haladéktalanul gondoskodni kell. 9. Érdekképviselet 9.1. Közalkalmazotti tanács 9.1.1. A közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvény 14.§ (2) bekezdése értelmében az Intézetben választott közalkalmazotti tanács működik. 9.1.2. A közalkalmazotti tanácsot a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvény 16.§ (1) és (2) bekezdésében meghatározott kérdésekben együttdöntési, illetve véleményezési jog, valamint a Munka Törvénykönyvében meghatározott kérdésekben egyetértési jog illeti meg. 9.1.3. A közalkalmazotti tanács és a munkáltató kapcsolatrendszerét érintő, valamint a 9.1.2. pontban említett jogok gyakorlásával kapcsolatos egyes kérdéseket a munkáltató és a közalkalmazotti tanács által együttesen megalkotott Közalkalmazotti Szabályzat állapítja meg.
31 9.2. A szakszervezet 9.2.1. Az egyesülési jogról szóló 1989. évi II. törvény alapján az Intézetben szakszervezetek működhetnek. 9.2.2. A szakszervezetet megilleti a működés, az érdekképviselet, a tájékozódás és tájékoztatás joga. 9.2.3. A szakszervezet a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvény 12/A. §-ában foglaltak szerint jogosult kollektív szerződés megkötésére. A jogszabályokban meghatározott módon képviseleti, ellenőrzési, véleményezési, egyeztetési és kifogásolási jog illeti meg.
32 VI. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK 1.1. Jelen Szervezeti és Működési Szabályzat a miniszter jóváhagyását követő napon lép hatályba, és határozatlan időre szól. Ezzel egyidejűleg az Intézet korábbi, 2002. május 24-én kelt Szervezeti és Működési Szabályzata hatályát veszti. 1.2. Az 1. számú mellékletben található szabályzatok – mint főigazgatói utasítások – jelen SZMSZ változtatása nélkül is módosíthatók, amennyiben jogszabályi előírások, Intézeti megfontolások, vagy az Intézet felelős vezetőjének megítélése ezt szükségessé teszi. Budapest, 2005. november 17.
Jóváhagyom: Bozóki András nemzeti kulturális örökség minisztere
33
1. számú melléklet A Szervezeti és Működési Szabályzathoz kapcsolódó ügyrendek és szabályzatok
Oktatási Igazgatóság Ügyrendje Nemzetközi és Kulturális Kapcsolatok Igazgatósága Ügyrendje Gazdasági Igazgatóság Ügyrendje Nemzeti Évfordulók Titkársága Ügyrendje Szakkönyvtár Ügyrendje Kollégium Ügyrendje Közalkalmazotti Szabályzat Kártérítési Szabályzat Fegyelmi Szabályzat Intézeti Oktatói Követelményrendszer Tanulmányi és Vizsgaszabályzat Az Intézet hallgatói részére folyósítandó juttatások szabályzata Továbbképzési Szabályzat Személyi juttatások szabályzata Belső ellenőrzési kézikönyv Folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés rendszere: - Az ellenőrzési nyomvonal - Kockázatkezelési szabályzat - A szabálytanságok kezelésének rendje Gazdálkodási Szabályzat Számviteli politika Számlarend Eszközök és források értékelési szabályzata Bizonylati rend Önköltségszámítási Szabályzat Pénz- és Értékkezelési Szabályzat Leltárkészítési és Leltározási Szabályzat Felesleges vagyontárgyak hasznosításának és selejtezésének szabályzata Közbeszerzési Szabályzat Gépjármű Üzemeltetési Szabályzat Kiküldetési Szabályzat Adatvédelmi Szabályzat Informatikai Biztonsági Szabályzat Iratkezelési Szabályzat Munkavédelmi Szabályzat Tűzvédelmi Szabályzat Vagyonvédelmi és Őrzési Szabályzat
34
2. számú melléklet Munkáltatói jogkörök a BBMKI szervezetében 1. A főigazgató jogköre a) Közalkalmazotti jogviszony létesítése, megszüntetése (kinevezés, illetmény-megállapítás, felmentés, módosítás) b) Áthelyezés, átirányítás c) Elismerés, jutalmazás, pótlékjogosultság megállapítás d) Külföldi kiküldetés, tanulmányút engedélyezése e) Vezetői megbízás kiadása, visszavonása (szükség esetén kinevezése, felmentése) f) Összeférhetetlenség megállapítása g) Munkavégzéssel járó egyéb, illetve további jogviszony engedélyezése h) Fegyelmi, kártérítési eljárás indítása i) A fizetés nélküli szabadság, tanulmányi szabadidő engedélyezése j) Vagyonnyilatkozat tételi kötelezettséggel kapcsolatos előírások teljesítése 2. A magasabb vezetői beosztású közalkalmazottak jogköre: a) Minősítés, teljesítményértékelés b) Írásbeli javaslattételi jog a közvetlen irányításuk alá tatozó közalkalmazottak tekintetében a közalkalmazotti jogviszony létesítése és megszüntetése, átirányítás, valamint a vezetői kinevezés esetén c) Szabadság kiadása 3. Valamennyi vezető beosztású közalkalmazott által közvetlenül gyakorolható jogkörök a) Az irányítása alatt működő szervezet SZMSZ-ben és Ügyrendben meghatározott feladataival kapcsolatos utasítás, rendelkezés b) Rendkívüli munkavégzés (túlmunka, készenlét, ügyelet) elrendelése, a kapcsolódó szabadidő kiadása c) Helyettesítés kijelölése, javaslattétel a díjazás megállapítására
35 3. számú melléklet (Külön csatolt dokumentumban található.)
36 4. számú melléklet Balassi Bálint Magyar Kulturális Intézet szervezeti egységeihez tartozó munkakörök I. Főigazgató Szakértői munkaköri csoport: − ügyvivő szakértő Főigazgatói Titkárság Szakértői munkaköri csoport: − ügyvivő szakértő − informatikus Ügyintézői munkaköri csoport: − pályázati referens − sajtóreferens − rendezvényszervező Irodai és ügyviteli munkaköri csoport: − titkárnő Jogtanácsos Szakértői munkaköri csoport: − jogtanácsos Belső ellenőrzés Pénzügyi és gazdasági munkaköri csoport: − belső ellenőr Szakkönyvtári Csoport Ügyintézői munkaköri csoport: − könyvtáros Nemzeti Évfordulók Titkársága Szakértői munkaköri csoport: − programkoordinációs szakreferens Ügyintézői munkaköri csoport − pályázati referens − kommunikációs referens − művészeti referens − gazdasági referens Irodai és ügyviteli munkaköri csoport: − adminisztrátor II. Oktatási Igazgatóság Szakértői munkaköri csoport: − ügyvivő szakértő Ügyintézői munkaköri csoport: − oktatási referens
37
Magyar Nyelvi Tagozat – Hungarológia Tagozat – Szaktárgyi Tagozat Szakértői munkaköri csoport: − oktató Tanulmányi, Oktatásszervezési és Oktatásmarketing Csoport Szakértői munkaköri csoport: − oktatási szakreferens Ügyintézői munkaköri csoport − oktatási referens − oktatásszervező Irodai és ügyviteli munkaköri csoport: − tanulmányi előadó − tagozati előadó Szolgáltató jellegű munkaköri csoport: − tagozati asszisztens III. Nemzetközi Tudományos és Kulturális Kapcsolatok Igazgatósága Szakértői munkaköri csoport: − ügyvivő szakértő Vendégtanári Iroda Szakértői munkaköri csoport: − vendégtanári szakreferens − oktató Ügyintézői munkaköri csoport: − nemzetközi referens Nemzetközi Tudományszervezési Csoport Szakértői munkaköri csoport: − tudományszervezési szakreferens Ügyintézői munkaköri csoport: − nemzetközi referens − kommunikációs referens Égtájak Iroda Szakértői munkaköri csoport: − programkoordinációs szakreferens Ügyintézői munkaköri csoport: − pályázati referens − kommunikációs referens − művészeti referens IV. Gazdasági Igazgatóság Szakértői munkaköri csoport: − ügyvivő szakértő Gazdálkodási Csoport Pénzügyi és gazdasági munkaköri csoport:
38 − főkönyvelő − pénzügyi ügyintéző − pénztáros − számviteli ügyintéző − személyügyi ügyintéző − gazdasági ügyintéző Kisegítő munkaköri csoport: − hivatalsegéd Műszaki Csoport Pénzügyi és gazdasági munkaköri csoport: − műszaki ügyintéző Szolgáltató jellegű munkaköri csoport: − gondnok − villanyszerelő szakmunkás − vízvezeték-szerelő szakmunkás − lakatos szakmunkás − asztalos szakmunkás − karbantartó − gépjárművezető − oktatástechnikus − számítógép-technikus − segédmunkás Kisegítő munkaköri csoport: − takarító Kollégiumi Osztály Szakértői munkaköri csoport: − kollégiumi nevelőtanár − testnevelő tanár − pszichológus Irodai és ügyviteli munkaköri csoport: − kollégiumi előadó Szolgáltató jellegű munkaköri csoport: − nővér
39 5. számú melléklet (FEUVE Szabályzat - Külön csatolt dokumentumban található.)
