HOFSTEENGE ZEEMAN G R O E P a c c o u n t a n t e
Aan het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling Regio Gooi en Vechtstreek t.a.v. de heer R.W.M. van der Haagen en mevrouw F. van der Giessen Postbus 25 1
a d v i s e u r s
C o r p u s d e n H o o r n
3 Q 0
9728 ĮT Groningen
1400 AG Bussum
Datum Betreft
L a a n
S
06-52894085
[email protected] www.hofsteengezeeman.nl
: 3 februari 2015 : Managementletter interimcontrole 2014
Geacht bestuur, In het kader van onze opdracht tot controle van de jaarstukken van de gemeenschappelijke regeling Regio Gooi en Vechtstreek hebben wij de interimcontrole 2014 uitgevoerd. De bevindingen naar aanleiding van onze interimcontrole brengen wij door middel van deze managementletter onder uw aandacht. De hoofdlijnen van onze bevindingen zijn tijdens de uitvoering van de werkzaamheden al met u besproken. Deze brief bevat hierna de volgende onderwerpen: 1. Positionering van de interimcontrole in het totale controleproces 2. Alg emeen beeld van de AO/IB gekoppeld aan de ontwikkelingen binnen de Regio Gooi en Vechtstreek 3. Follow up bevindingen en adviezen 2013 4. Bevinding en en adviezen interimcontrole 2014 5. Bestuurs- en manag ementrapportag es 6. Afsluiting Wij bedanken de medewerkers van de Regio Gooi en Vechtstreek voor de constructieve samenwerking tijdens de uitvoering en evaluatie van de interimcontrole 2014. Dat betreft zowel de bereidheid om tijd voor ons vrij te maken als het aan ons verstrekken van de benodigde informatie en documentatie.
KvK nr.: 55667945 BTWnr.:851810111B01 BIC code :TRIONL2U IBAN nr.: NL30 TRIO 0254 7492 40
NOrSTKKNÇK ZKKM \ \ (i K O E P
i.
Positionering van de interimcontrole in het totale controleproces
De aan ons verstrekte opdracht tot accountantscontrole omvat de controle van de jaarstukken, in dit geval de jaarstukken over het boekjaar 2014 van de Regio Gooi en Vechtstreek. Het controleproces is een doorlopende cirkel waarbij gedurende de interimcontrole en de jaarrekeningcontrole telkens een cyclus van voorbereiding - uitvoering - conclusie en evaluatie wordt doorlopen, schematisch ziet dat er als volgt uit:
\ voorbereiding opdrachtgesprek
erslag
I
Jaarrekening
Uitvoering
\
Uitvoenn interim
controle Voorbereiding Afstemmen bevindingen
De interimcontrole voeren we uit om een beeld te vormen van de Administratieve Organisatie en de Interne Beheersing (AO/IB) binnen de belangrijke administratieve processen bij de Regio Gooi en Vechtstreek. We hebben daarbij onderzocht of de noodzakelijke functiescheidingen en andere maatregelen in voldoende mate in de organisatie aanwezig en effectief zijn om een betrouwbare procesgang en adequate en rechtmatige verantwoording te waarborgen. In hoofdstuk 3 van deze managementletter gaan wij in op de opvolging van bevindingen adviezen uit 2013 en de nieuwe punten naar aanleiding van de interimcontrole 2014. Wij zullen dit plaatsen in het perspectief van de externe en interne ontwikkelingen waar de Regio in 2014 op gefocust is geweest. Deze managementletter is naar zijn aard bestemd voor het dagelijks bestuur en de directie van de Regio. Het past binnen de uitgangspunten van good governance om de managementletter, al dan niet voorzien van commentaar van het management en dagelijks bestuur, ter kennisneming aan te bieden aan het algemeen bestuur. 2. Algemeen beeld van de AO/IB gekoppeld aan de ontwikkelingen binnen de Regio Gooi en Vechtstreek We hebben de Regio de afgelopen jaren op het gebied van de AO/IB leren kennen als een tamelijk informele organisatie waarin de processen en werkzaamheden niet tot in de details zijn beschreven en geregeld. Of dat in de praktijk leidt tot problemen hangt af van de complexiteit van de organisatie en de interne processen en de discipline en professionaliteit van de medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van de belangrijkste maatregelen. Essentieel is dat in de belangrijkste processen de basale functiescheidingen tussen beschikken, bewaren, registeren en controleren wel zijn aangebracht, niet worden omzeild en dus het gehele jaar door werken.
2
H O F S T E E N G E ZEEMAN G R O E P
Toch hebben wij de afgelopen jaren regelmatig aangedrongen op het meer formaliseren van de organisatie, niet als doel op zich, maar als middel om de AO/IB ook daadwerkelijk formeel te borgen. Wij hebben ook gemerkt dat de organisatie daar open voor staat. Het jaar 2014 kenmerkt zich qua focus voor de Regio door twee belangrijke hoofdzaken: 1. 2.
Het ombouwen van de organisatie van een dienstenmodel naar een programma georiënteerde organisatie waarbij de beide Domeinen (sociaal en fysiek) worden ingericht. De (verdere) voorbereiding en implementatie van de decentralisaties van taken van het Rijk naar de gemeenten. De Regio is in dit verband een essentiële partner van de gemeenten in het succesvol overnemen van deze taken van het Rijk.
Beide zaken hebben veel tijd en aandacht gevraagd. Dat heeft zijn weerslag gehad op de tijd en de ruimte voor de Regio om met onze adviezen uit 2013 aan de slag te gaan. Daarbij hoort ook de opmerking dat de definitieve inrichting van de nieuwe organisatie afgerond moest zijn alvorens het zinvol is uw interne beheersingsinstrumentarium verder te ontwikkelen. Formele zaken zoals verouderde mandatering, verouderde verordeningen en documenten zoals het treasurystatuut, zijn in het kader van de ombouw van de organisatie in 2014 meegenomen maar zijn in 2014 nog nauwelijks van kracht geweest. In de loop van 2014 zijn de volgende documenten geactualiseerd en vastgesteld in het bestuur: ^ ^ P ^
De verordening ex artikel 212 Gemeentewet (Financiële verordening) De verordening ex artikel 213 Gemeentewet (Controleverordening) Het controleprotocol Het treasurystatuut
Daarmee is het formele kader van de nieuwe organisatiestructuur vastgelegd. De uitwerking moet in 2015 zijn beslag gaan krijgen. Wij adviseren u een duidelijke agenda te maken om de voortgang van dit proces te stroomlijnen om te voorkomen dat door nieuwe ontwikkelingen de aandacht van de herinrichting van de basis wordt afgeleid. Belangrijk voordeel daarbij is dat de planning 8L control binnen de Regio Gooi en Vechtstreek, die in 2010 is ondergebracht in een centrale afdeling, feitelijk ongewijzigd is gebleven. Deze afdeling heeft zowel administratief uitvoerende taken als taken op het gebied van controlling en control. Deze afdeling heeft zich de afgelopen jaren in veel opzichten doorontwikkeld., zowel wat betreft de aard en omvang van de producten (rapportages, advisering), als wat betreft de samenwerking binnen de afdeling en tussen de afdeling en de rest van de organisatie. Er wordt momenteel nog gewerkt aan een tweetal concrete verbeterprojecten: >
Een project inzake het beschrijven van de processen, het analyseren van de risico's in de processen alsmede van de getroffen dan wel nog te treffen beheersmaatregelen; Een project "doorontwikkeling" centrale afdeling financiën. In dit project ligt het accent op de verandering van registratie achteraf, naar advies- en control producten vooraf en tijdens de uitvoering van de processen.
Beide projecten zijn zowel inhoudelijk als qua verbinding in de organisatie van belang. In beide projecten is het samenspel tussen de inhoudelijk verantwoordelijke managers en medewerkers enerzijds en de centrale afdeling financiën anderzijds van groot belang voor de slagingskans ervan. Ook komt dit samenspel de (door de rest van de organisatie ervaren) kwaliteit van de centrale afdeling financiën ten goede.
3
w
HOFSTEENGE ZEEM VIN G R O E P
In dat kader merken wij dat, mede door tijdgebrek, de tussentijdse informatievoorziening een beetje onder druk staat. In hoofdstuk 5 gaan we hier nader op in. 3.
Follow up bevindingen en adviezen interimcontrole 2013
Met in acht neming van de focus van de Regio, zoals beschreven in het voorgaande hoofdstuk herhalen wij kort onze bevindingen en adviezen uit de managementletter 2013 en geven we de status van de voortgang weer. Dat doen we per proces I onderdeel. Proces
Bevinding 1 advies
Status
Algemeen
Realiseer procesbeschrijvingen en beschrijvingen van essentiële beheersmaatregelen
Loopt, zie ook hoofdstuk 2
Algemeen
Zorg voor de interne kaderstelling volgens artikelen 24 en 25 van de Gemeenschappelijke Regeling (Nadere instructies voor secretaris en directeuren) Actualiseer de (door-)mandatering
Vastgesteld in het AB
Inkopen 1 investeringen Kasverkeer Betalingsverkeer Personeel
Stel een kasinstructie op Vereenvoudig de administratieve (dubbele) controles in Corsa en Exact Juiste en zichtbare autorisatie voorschotten
Afgehandeld Wordt aan gewerkt Afgehandeld Loopt, maar gaat nog niet 1007o goed. Formeel moet directie besluiten, zie opmerking over mandatering 0
4.
Bevindingen en adviezen interimcontrole 2014
Tijdens de interimcontrole 2014 hebben wij kennis genomen van de opzet, het bestaan en de werking van de administratieve organisatie en interne beheersing binnen de organisatie, althans voor zover het gaat om processen met relevantie voor de jaarstukken. De belangrijkste aandachtspunten daarbij waren de processen inkopen I investeringen, betalingsverkeer, personeel, opbrengsten en financiële administratie I rapportages. Op dit laatste onderdeel (rapportages) gaan we in paragraaf 5 nader in. Ten aanzien van inkopen I investeringen, betalingsverkeer en personeel hebben we behoudens hetgeen al is vermeld in hoofdstuk 4 geen opmerkingen. We staan nog even stil bij het proces opbrengsten, specifiek bij het onderdeel Grond- en Afvalstoffendienst. Binnen de processen van het inzamelen, opslaan en aanbieden van afval worden voor de verschillende stromen de hoeveelheden (tonnages) geregistreerd op basis van externe opgaven. Die opgaven worden opgenomen in een zogenaamde afvalstoffenbalans. Vanuit die afvalstoffenbalans worden intern verbanden gelegd met de in rekening gebrachte kosten, dan wel de verkregen opbrengsten. Het is ons opgevallen dat daarbij volledig wordt vertrouwd op de betreffende externe registraties. Er worden geen gestructureerde eigen registraties bijgehouden ter controle op de verantwoording door de betreffende derden. Dat zou bijvoorbeeld kunnen door bij het afleveren van afval mee te kijken op de
4
HOFSTEENGE ZEEM \ \ (; R O E I'
weegbrug, daarvan een vastlegging te maken en deze later af te stemmen met de verantwoording van de betreffende contractpartner. Wij adviseren u na te denken over passende eigen vastleggingen ter controle op de gegevens die (mede als basis voor de opbrengsten) van derden worden verkregen. 5. Bestuurs- en managementrapportages Eerder hebben wij opgemerkt dat er nog geen dashboard voor de gehele organisatie is en dat rapportages nog altijd op het 'oude' dienstniveau zijn gericht zonder het geheel te overzien. Hierin is in 2014 geen verandering gekomen. In het kader van de interimcontrole 2014 is het ons opgevallen dat er op het gebied van het structureren van de interne rapportages nog weinig voortgang is geboekt. De oriëntatie was in 2014 nog "dienstgewijs", waarbij er niet steeds voor alle "diensten" (schriftelijke) tussentijdse rapportages (managementrapportages) zijn gemaakt. Ook werd er geen overkoepelende totaal rapportage (bestuursrapportage) op Regio niveau. Daarmee wordt er in feite tussentijds geen "overall-beeld" geschetst over de voortgang van de exploitatie van de Regio. Wij gaven vorig jaar aan dat naar onze mening het ontbreken van centrale regie op dit proces een van de oorzaken was van het gebrek aan doorontwikkeling. Daar is voor 2014 het argument van de organisatieontwikkeling (zie hoofdstuk 2) bijgekomen. Nu de transitie van de organisatie in de loop van 2014 zijn beslag heeft gekregen en de begroting is omgebouwd naar een programma-georiënteerde begroting adviseren wij in 2015 te gaan werken aan systematische tussentijdse rapportages. Bijvoorbeeld in de vorm van managementrapportages voor interne doeleinden en een samenvattende bestuursrapportage op totaal niveau.
6. Afsluiting Wij vertrouwen erop met deze managementletter een bijdrage te leveren aan de ontwikkeling van de interne beheersing binnen de Regio Gooi en Vechtstreek. Natuurlijk zijn wij graag bereid tot het verstrekken van nadere toelichting en het beantwoorden van vragen.
Hoogachtend, Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Namens deze
5
