t is kl ec ch et M
7 Management Beslissingen Die Leiden Tot Een Efficiënt Wagenpark
De snelste weg naar direct besparen op uw autoregeling.
Inleiding Ondernemers zoals u rijden en vergoeden heel wat zakelijke kilometers. In veel gevallen pakt het goedkoper uit één of meerdere leaseauto’s aan uw medewerkers beschikbaar te stellen. Maar om duidelijkheid te scheppen en kosten beheersbaar te houden, dient u regels omtrent het gebruik vast te leggen in een zogeheten autoregeling.
Het samenstellen van een autoregeling is complex. Alle betrokken partijen hebben immers eigen belangen en wensen. In dit whitepaper gaan we in op de 7 belangrijkste punten van de autoregeling, die direct invloed hebben op de kosten en beheersbaarheid van uw wagenpark. De bijgevoegde checklists helpen u bij het op stellen van een autoregeling voor uw bedrijf. U bent vrij deze naar eigen inzicht invulling te geven.
Houd bij het opstellen van de autoregeling echter wel rekening met de juridische consequenties.
Inhoudsopgave 1. Toekenning
3
Checklist: Toekenning
4
2. Autokeuze
5
Checklist: Autokeuze
6
3. Brandstof
7
Checklist: Brandstof
8
4. Uitdiensttreding
9
Checklist: Uitdiensttreding
10
5. Arbeidsongeschiktheid of ziekte
11
Checklist: Arbeidsongeschiktheid of ziekte
12
6. Gebruik Checklist: Gebruik
7. Schade Checklist: Schade
13 14
15 16
1. Toekenning Wanneer u de keuze heeft gemaakt om uw medewerkers een leaseauto aan te bieden, bepaalt u als werkgever wanneer deze in aanmerking komt voor een auto van de zaak. Houd bij het toewijzen van een auto in gedachte wat het doel van de leaseauto is. Hierbij wordt vaak een onderscheid gemaakt tussen twee categorieën:
• Functioneel
• Arbeidsvoorwaardelijk
Functioneel Bij welke functies binnen een organisatie vindt u een leaseauto passen? Heeft uw werknemer een auto nodig bij de uitvoering van de werkzaamheden? Hebt u bijvoorbeeld servicemonteurs of accountmanagers in dienst, dan is het vaak wenselijk dat deze voor de uitoefening van zijn of haar functie over een leaseauto beschikt.
Arbeidsvoorwaardelijk Naast het feit of uw werknemer een auto nodig heeft, kunt u zichzelf de vraag stellen of een auto passend is voor een betreffende functie. Draagt de auto bij aan de uitstraling van uw bedrijf of is het een extra beloning? Al deze zaken kunt u afwegen bij het toekennen van een leaseauto.
3
Checklist: Toekenning Doel Is de leaseauto functioneel of arbeidsvoorwaardelijk?
Functie Bij welke functie wordt een leaseauto toegekend?
Dienstverband Bij welk dienstverband (FTE <1) wordt een leaseauto toegekend?
Kilometers Hoeveel wordt jaarlijks met de leaseauto gereden?
4
2. Autokeuze Wanneer u de leaseauto hebt toegekend, is het de beurt aan de auto zelf. In welke auto(’s) ziet u uw werknemers het liefst rijden? Uiteraard is het budget bij het toewijzen van een leaseauto erg belangrijk. Stelt u een bedrag beschikbaar inclusief of exclusief brandstof? Wilt u energiezuinige auto’s dan kunt u dit bepalen in aan de hand van een energielabel. Ook het kilometrage en de contractduur beïnvloeden de prijs en dus de mogelijkheden binnen uw budget. Naast de auto zelf kunt u ook de accessoires opnemen in de autoregeling.
Om de kosten te beperken kunt u ervoor kiezen uw werknemers een eigen bijdrage te laten betalen voor (privé)gebruik van de auto. Deze eigen bijdrage is in mindering te brengen op de bijtelling waardoor die kosten naar beneden gaan.
Niet alleen het budget speelt een grote rol bij uw autokeuze maar ook de uitstraling en boodschap van uw bedrijf. Moet het een mooie of juist functionele auto zijn? Moet elke werknemer in dezelfde auto rijden of heeft hij of zij vrije keuze? Met oog op MVO speelt ook de duurzaamheid van de auto een steeds grotere rol. Hybride en elektrische auto’s hebben een milieuvriendelijk imago en kunnen daarom heel goed bij de uitstraling van uw bedrijf passen. Ook de kleur of eventuele bestickering van uw auto kunnen worden meegenomen in het beslissingsproces van de autokeuze.
5
Checklist: Autokeuze Budget Wat is het maximale budget per maand?
Eigen bijdrage Betalen werknemers een eigen bijdrage? Zo ja, hoeveel?
Contractduur Wat is de minimale en maximale contractduur?
Merk/model Bent u gebonden aan een merk of heeft de werknemer vrije keuze?
MVO Is dit voor uw organisatie belangrijk? Zo ja, aan welke CO2-uitstoot moet de leaseauto voldoen? Energielabel Aan welk energielabel moet de auto voldoen?
6
3. Brandstof Met de alsmaar stijgende brandstofprijzen is dit een belangrijk punt m.b.t. de autokeuze. Kiest u standaard voor een bepaalde brandstof, of laat u dat afhangen van de jaarlijkse kilometers? Veel werknemers rijden een dieselauto maar te weinig kilometers om dit kosteneffectief te houden. Bovendien belast de overheid dieselauto’s steeds zwaarder. Hierdoor is het omslagpunt veranderd naar 40.000 km. per jaar. U doet er dus goed aan om ook uw huidige dieselauto’s eens onder de loep te nemen.
Scheefrijden Tegenwoordig kiezen werknemers steeds vaker voor een hybride of elektrische auto vanwege de lage bijtelling. Dat is uiteraard een verstandige keuze wanneer er bij uw bedrijf voldoende oplaadpunten zijn. In de praktijk komt het echter regelmatig voor dat werknemers met hybride auto’s toch nog aan de pomp staan, omdat er in de woonomgeving oplaadpunten ontbreken. Door scheefrijden wordt die hybride auto voor u als werkgever ineens een stuk duurder. En wie gaat deze extra brandstofkosten betalen, u of de werknemer?
7
Checklist: Brandstof Omslagpunt Past de brandstof bij het rijgedrag?
Energieverbruik Moet de auto voldoen aan een bepaald energielabel of is er vrije keuze?
Elektrisch of hybride rijden Zijn er voldoende oplaadmogelijkheden?
Buitenland Is gebruik van de auto ook toegestaan in het buitenland?
Brandstofpas Stelt u een brandstofpas beschikbaar?
Declareren In welke gevallen en op welke wijze mogen brandstofkosten gedeclareerd worden?
8
4. Uitdiensttreding Als het dienstverband van één van uw werknemers eindigt, wat gebeurt er dan met de leaseauto? In welke gevallen zijn de kosten en verantwoordelijkheden die voortvloeien uit het beëindigen van het dienstverband voor rekening van werknemer en wanneer voor u als werkgever?
Het is mogelijk dat het contract wordt afgekocht, maar ook dat de werknemer de auto koopt of meeneemt naar een volgende werkgever. Een andere optie is dat u zelf een andere werknemer als bestuurder van de auto benoemt.
9
Checklist: Uitdiensttreding Afkopen contract Wie betaalt in welke gevallen de afkoopsom?
Contractovername Mag de werknemer of diens nieuwe werkgever het contract overnemen?
Overname auto Mag de werknemer de auto kopen nadat het leasecontract is beëindigd?
Overdracht auto Wie is verantwoordelijk voor de staat van de auto?
Eindafrekening Wanneer en waarmee worden kosten verrekend?
10
5. Arbeidsongeschiktheid of ziekte Bij langdurige ziekte of arbeidsongeschiktheid wordt de leaseauto niet zakelijk gebruikt. Sommige bedrijven hebben de regeling dat wanneer iemand langer ziek is dan 3 maanden, de auto moet worden ingeleverd bij de werkgever.
Houd bij het vaststellen van dit soort zaken met eventueel privégebruik door een partner. De auto is van het bedrijf, dus denk als werkgever na over de richtlijnen die u wilt hanteren bij arbeidsongeschiktheid en/of langdurige ziekte.
11
Checklist: Arbeidsongeschiktheid of ziekte Ziekte Mag de werknemer de leaseauto behouden bij langdurige ziekte? Zo ja, voor welke periode? Arbeidsongeschiktheid Hoelang mag de werknemer de leaseauto behouden?
12
6. Gebruik Denk bij het vaststellen van een autoregeling ook aan het gebruik van de auto. Mag de werknemer de auto onbeperkt privé gebruiken of wordt de leaseauto uitsluitend gebruikt voor woon-werkverkeer? Denk ook aan het gebruik tijdens vakanties. Wordt tanken in het buitenland vergoed of is een eventuele brandstofpas alleen geldig in Nederland?
U kunt ook de werknemer tijdens vakanties de brandstof laten declareren als eigen bijdrage, en dit inhouden op het salaris. Hierdoor is de brandstof goedkoper voor werknemer. Daarnaast kunt u afspreken of het is toegestaan dat ook anderen gebruik maken van de auto.
De kosten door bekeuringen kunnen flink oplopen. Maak dus ook hierover afspraken. In welke gevallen wordt er direct doorbelast aan de werknemer? Bijvoorbeeld wanneer uw werknemer een snelheidsovertreding maakt om op tijd te arriveren bij een klant, betaalt u dan die kosten of juist de werknemer?
13
Checklist: Gebruik Privégebruik Is het toegestaan de auto voor privédoeleinden te gebruiken?
Buitenland Mag de auto worden gebruikt in het buitenland?
Bekeuringen Wie betaalt in welke situaties de bekeuringen?
Uitlenen Is het toegestaan dat anderen (familielid of een collega) de leaseauto gebruiken?
14
7. Schade Voor het beperken van de schadelast zijn er diverse verzekeringen. Bijna alle vormen hanteren een eigen risico. Wie neemt deze voor zijn rekening? U kunt bijvoorbeeld afspreken dat uw werknemer maximaal 1 schade per jaar mag rijden. Rijdt hij of zij meer dan 1 schade, dan zijn de kosten voor eigen rekening.
Het komt ook wel eens voor dat er gebruik wordt gemaakt van een staffel. Let ook goed op bij eventuele schades bij inname van de auto.
15
Checklist: Schade Eigen risico Wie betaalt het eigen risico bij eventuele schade(s)?
Staffel Wordt er een staffel gehanteerd?
Niet-gedekte schade Voor wiens rekening komt deze?
Schade door rijden onder invloed Voor wiens rekening komt deze?
Schade bij inname Voor wiens rekening komt deze ?
16
Dit whitepaper wordt u aangeboden door:
Contactgegevens Justlease.nl Afdeling Zakelijk Eendrachtlaan 280 3526 LB Utrecht
[email protected] | 030 850 1500 | www.justlease.nl (Wij zijn telefonisch bereikbaar op werkdagen tussen 08:00 en 21:00 uur)
