6DORQ0DQDJHU 9RRUGH.DSVDORQV 6FKRRQKHLGVVDORQVHQ 3HGLFXUHV. Handleiding SalonManager versie

Handleiding SalonManager 2003. versie 16-1-03

6DORQ0DQDJHU 9RRUGH.DSVDORQV 6FKRRQKHLGVVDORQVHQ 3HGLFXUHV

,QKRXGVRSJDYH

,1+28'623*$9(

,1752'8&7,(

,167$//$7,(352&('85( 3.1. PERSONAL COMPUTER. .................................................................................... 6 3.2. INSTALLEREN SALONMANAGER ...................................................................... 6 ,QOHLGLQJ 3.3. PRINTERS ......................................................................................................... 7 $RSWLRQHHO ,QVWDOODWLHSURFHGXUH%RQSULQWHU ,QVWDOODWLHSURFHGXUHRQGHUZLQGRZV;3 %±,QVWDOODWLHSURFHGXUH5HSRUWSULQWHU &,QVWDOODWLHSURFHGXUHEDUFRGHSULQWHU RSWLRQHHO ,QVWDOODWLHSURFHGXUH%DUFRGHOHWWHUW\SH

207(%(*,11(1 4.1. 4.2.

6$/210$1$*(587,/,7,(6 5.1. 5.2. 5.3. 5.4.

HET PLAY SYSTEM......................................................................................... 12 OPZETTEN PLAY SYSTEM .............................................................................. 12 HET MAKEN VAN EEN BACK-UP ..................................................................... 13 HET TERUG ZETTEN VAN EEN BACK-UP ......................................................... 14 OVERNIGHT PROCEDURE ............................................................................... 14 BEHEER .......................................................................................................... 14

,167(//(1 6.1.

ALGEMENE INFORMATIE ................................................................................ 15 KLANTENKAARTEN ........................................................................................ 16 6.3. SPAARSYSTEEM ............................................................................................. 18 6.4. KASSAHANDELING ......................................................................................... 19 .DVVDKDQGHOLQJHQ .DVVDEHULFKW 6LJPD%HVWXULQJ 3ULQWHQNDVVDERQ 6.5. HET AFSPRAKENBOEK ................................................................................... 21 6.6. BASIS HAAR INFORMATIE............................................................................... 22 6.7. KLEUR EN PERMANENT KAART...................................................................... 23 6.8. KLEUR KAART ............................................................................................... 23 6.9. PERMANENT KAART ....................................................................................... 24 6.10. GROEPEN HAIR & GROEPEN BEAUTY ........................................................... 25 6.11. MERK / LEVERANCIERS ................................................................................. 25 6.12. MEDEWERKERS EN PROVISIE (NIET VOOR SINGLE VERSIE).......................... 26 6.13. MENUBEVEILIGING (NIET VOOR SINGLE VERSIE) ......................................... 26 6.14. PRIJSNIVEAU (NIET VOOR SINGLE VERSIE) ................................................... 27 6.15. WAARDEBONNEN .......................................................................................... 27 9RRUEHUHLGLQJNDGRERQ 9HUNRRSYDQHHQZDDUGHERQ 6.16. SELECTEER SCHERM VOLGORDE ................................................................... 29 6.17. BESTELLINGEN .............................................................................................. 30 6.18. REGIONALE INSTELLINGEN ........................................................................... 30 6.2.


6.19. 6.20. 6.21.

GELD TELLEN................................................................................................. 30 WIJZIG SALONNAAM ...................................................................................... 31 KLANT SPAAR PUNTEN.................................................................................. 31

'(72(76(19$1((1.$$57./$17$57,.(/ %(+$1'(/,1*2)0('(:(5.(56.$$57

7.1. 7.2. 7.3. 7.4. 7.5. 7.6.

BEWAREN VAN INFORMATIE .......................................................................... 32 TOEVOEGEN VAN INFORMATIE AAN EEN BESTAND ....................................... 32 ZOEKEN IN EEN BESTAND............................................................................... 33 WIJZIGEN VAN EEN KAART ............................................................................ 33 WISSEN VAN EEN KAART ............................................................................... 33 OVERZICHT .................................................................................................... 34

./$17(1%(67$1' 8.1. 8.2. 8.3. 8.4. 8.5. 8.6. 8.7.

NAAM, ADRES EN TELEFOONNUMMERS ......................................................... 35 BEHANDELINGEN VERKOOP .......................................................................... 37 PERMANENT KAART ....................................................................................... 37 KLEUREN KAART ........................................................................................... 37 KLANT DETAILS ............................................................................................. 37 OVERZICHTEN ................................................................................................ 37 KUREN............................................................................................................ 37

$57,.(/(1 9.1.

9.2. 9.3. 9.4. 9.5. 9.6. 9.7. 9.8. 9.9. 9.10. 9.11. 9.12. 9.13.

%(+$1'(/,1*(1 KUREN............................................................................................................ 48

10.1.

ARTIKELBESTAND .......................................................................................... 38 VOORRAADNIVEAU ........................................................................................ 39 WERKWIJZE VOORRAADBEHEER ................................................................... 39 KASSAVERKOOP ............................................................................................. 40 DE VOORRAAD AANPASSEN........................................................................... 40 BESTELLINGEN ............................................................................................... 40 ONTVANGST BESTELLINGEN .......................................................................... 42 ONTVANGEN ARTIKELEN ............................................................................... 42 MINIMUM EN MAXIMUM VOORRAAD ............................................................. 43 SALONPRODUCTEN (CABINEPRODUCTEN)..................................................... 44 PRINTEN VAN BARCODE ETIKETTEN .............................................................. 44 PRINTEN VAN VOORRAAD ETIKETTEN ........................................................... 45 TRANSFERS UIT ............................................................................................. 45

0('(:(5.(561,(792256,1*/(9(56,(

11.1. 11.2. 11.3.

GEGEVENS MEDEWERKER KAART ................................................................. 49 PROVISIE OPBOUW (NIET VOOR SINGLE VERSIE) .......................................... 50 MEDEWERKERS PROVISIE (NIET VOOR SINGLE VERSIE) ............................... 51

$$1:(=,*+(,'0('(:(5.(561,(792256,1*/(9(56,(

$)635$.(1$*(1'$

13.1. 13.2. 13.3.

HET BOEKEN VAN EEN NIEUWE AFSPRAAK ................................................... 56 AANKOMST EN BETALINGEN ......................................................................... 58 AFWEZIGE MEDEWERKER (NIET VOOR SINGLE VERSIE) ............................... 59

5(&(37,((1.$66$

14.1.

AANKOMST IN DE SALON ............................................................................... 60


14.2. 14.3. 14.4. 14.5. 14.6. 14.7. 14.8. 14.9. 14.10. 14.11.

NOTA OPMAKEN ............................................................................................ 61 AFREKENEN VAN DE NOTA ............................................................................ 62 SUBTOTAAL ................................................................................................... 62 KASSA ............................................................................................................ 63 GEEN VERKOOP ............................................................................................. 63 KLEINE KAS ................................................................................................... 63 CREDITEREN .................................................................................................. 64 OMRUILEN VAN EEN ARTIKEL ....................................................................... 64 KLANT BETAALT OP REKENING/ACCOUNT ................................................... 64 KLANT BETAALT EEN OPENSTAANDE REKENING (OF KLANT BETAALD VOORUIT) ................................................................................................................... 64 .$6230$$.

9(5.223$&7,(6

16.1. 16.2. 16.3.

KORTINGEN ................................................................................................... 67 AKTIES ........................................................................................................... 67 HET MAKEN VAN EEN NIEUWE ACTIE: ........................................................... 68

35,17(19$1$.7,(6

0$,/,1*

18.1. 18.2.

29(5=,&+7(1

19.1. 19.2.

EEN BRIEF SCHRIJVEN IN SALONMANAGER .................................................. 71 HET SELECTEREN VAN KLANTEN ................................................................... 72 EEN VOORBEELD VAN EEN OVERZICHT ......................................................... 78 EXPORTEREN ................................................................................................. 79

,17$.((',725


,QWURGXFWLH

Wat is SalonManager? Salonmanager is een bekroond automatiseringssysteem speciaal ontworpen voor kapen schoonheidssalons, zonnestudio‘s, sauna‘s, body- en healthcenters. Salonmanager is een softwarepakket werkend onder Microsoft Windows met o.a. kassa met receptiefunctie, afsprakenboek, barcodescanning, voorraadbeheer, een klanteninformatiesysteem en de mogelijkheid voor uitgebreide rapportage met diepgaande bedrijfsanalyses. Het pakket werkt naar keuze met muis- of “touchscreen” bediening. Dit betekent dat u SalonManager eenvoudig kunt bedienen door op het scherm de gewenste functie met uw vinger aan te raken of met de muis aan te klikken. Het ingebouwde “trainingsysteem” biedt u en uw medewerkers de mogelijkheid om tevens nieuwe programma onderdelen te trainen en op deze manier snel vertrouwd te raken met SalonManager. SalonManager werkt zowel op één computersysteem als in een netwerk voor verschillende afdelingen binnen een salon. Ook kent het systeem een thuiswerkfunctie. Daarnaast biedt SalonManager een versie voor filialen en franchise-organisaties die via datacommunicatie de informatie van de salons centraal op het hoofdkantoor willen ontvangen. SalonManager is ontwikkeld met behulp van één standaard database van Microsoft. Hierdoor is het pakket eenvoudig te koppelen met Microsoft pakketen als Word en Excel. SalonManager heeft zich inmiddels internationaal bewezen en heeft in Engeland de prestigieuze BASDA Award gewonnen. De mogelijkheden van dit pakket zijn eindeloos. Salonmanager is verkrijgbaar in verschillende versies. • 6LQJOHYHUVLH voor de salon waarbij de eigena(a)r(esse) tevens de enige medewerker is. • 3URIIHVLRQDO6WDQG$ORQHYHUVLH voor de salon waar met meerdere medewerk(st)ers wordt gewerkt. Extra functies zijn o.a. provisieregeling, urenverantwoording, koppeling aan vaste klanten, diverse prijs/functieniveaus, menubeveiliging. • 1HWZHUN9HUVLH voor de salon die op meerdere plaatsen in de salon het systeem wil raadplegen en bedienen. • +RRIGNDQWRRUYHUVLH voor de salon met meerdere vestigingen / filialen en die vanuit een centrale locatie de gegevens van alle salons wil bewerken. Het complete SalonManager systeem kan uit de volgende hardware bestaan: Computer: Bewaart alle gegevens en bestuurt alle functies. Monitor: Het beeldscherm waarop de informatie wordt getoond. Gebruikt u een touchscreen dan kunt u de functies activeren door de knoppen op het scherm aan te raken. Toetsenbord: Daarmee kunt u de gegevens in het programma invoeren. Muis: Een snelle manier om de cursor (schrijfpositie) te verplaatsen. Printer: Voor het afdrukken van overzichten, brieven, kassabonnen en barcode etiketten. Kassabonprinter: Voor het afdrukken van kassabonnen. Geldlade: Opent automatisch de geldlade bij het afrekenen. Barcode scanner: Leest het barcode etiket van het artikel en importeert deze informatie in de computer.


,QVWDOODWLH3URFHGXUH

3HUVRQDO&RPSXWHU

De personal computer dient te beschikken over minimaal 0E intern werkgeheugen. Een harde schijf waarbij minimaal 0E op de &GULYH vrij is. Een kleurenscherm, Cd-rom, diskette station. SalonManager maakt standaard gebruik van de C schijf, dit is belangrijk voor Updates en de standaard in SalonManager aangeroepen routines, dus wijzig dit nimmer.

%HVWXULQJVV\VWHHP SalonManager werkt onder de volgende besturingssystemen: ½ Windows 95 ½ Windows 98 ½ Windows 98 Se ½ Windows NT ½ Windows 2000 ½ Windows XP

,QVWDOOHUHQ6DORQ0DQDJHU

,QOHLGLQJ

Om het pakket te installeren vindt u hieronder de installatie procedure, om het pakket te kunnen installeren dient u enige ervaring met Windows te hebben. Hieronder vindt u eerst de volledige installatie procedure. Heeft u echter al een versie van SalonManager dan dient u de Update procedure uit te voeren. Betekenis van de gebruikte symbolen; Ð=1x klik met de linkermuis ÐÐ=dubbel klik met de linkermuis Ñ=1x klik met de rechtermuis Volledige Installatie procedure Sluit alle programma`s af. Plaats de Cd-rom welke u ontvangen heeft in de CD-rom drive. De SalonManager installatie procedure start automatisch op. Als dit niet het geval is volg dan de onderstaande stappen Ð start Ð uitvoeren. Typ in de box D:\setup (als d: de cd-rom drive is)


%HHOGVFKHUP Het beeldscherm dient ingesteld te worden op 800 x 600 pixels. Dit gebeurt door op het werkblad op de rechtermuisknop te drukken en te keizen voor eigenschappen. Vervolgens tabblad instellingen kiezen. Hier is het mogelijk om het scherm meer of minder pixels te geven. Stel de kleuren in op “hoge kleuren 16 bits” voor het beste beeldresultaat.

Update procedure Sluit alle programma’s af. Plaats de Cd-rom welke u ontvangen heeft in de Cd-rom drive. De SalonManager installatie procedure start automatisch op. In het blauwe scherm kiest u eerst voor de ”update Programs” knop. Als deze installatie klaar is kiest u vervolgens voor de “Update Files” knop 6DORQ0DQDJHU8SGDWHLVQXJHwQVWDOOHHUGRSXZFRPSXWHU

3ULQWHUV

De volgende printers dienen geïnstalleerd te worden (indien randapparatuur aanwezig); Bonprinter Reportprinter Barcodeprinter (lettertype)

Hieronder volgt eerst de installatieprocedure onder Windows 95/98(SE) daarna die voor Windows 2000 en XP.

$RSWLRQHHO ,QVWDOODWLHSURFHGXUH%RQSULQWHU

Er kan gebruik gemaakt worden van twee soorten printers; A – Thermisch B – Matrix Beide printers zijn leverbaar in zowel seriële als parallel uitvoering, afhankelijk van de beschikbare poorten op het systeem. Standaard wordt gekozen voor de seriële thermische bonprinter. Op deze bonprinter kan eventueel een geldlade aangesloten worden. De stuurcodes voor het openen van de geldlade worden bij SalonManager in het menu Instellen, Kassa-afhandelingen aangegeven. ÐÐ mijn computer, ÐÐ printers, Ð printer toevoegen Ð volgende Ð lokale printer toevoegen.Ð volgende Ð fabrikant op Algemeen ( bij printers staat nu Algemeen/tekst ) Ð volgende Bestaand stuurprogramma behouden Ð volgende Kies voor de printerpoort welke u gaat gebruiken (aanbevolen COM1) Ð volgende Verander de tekst ALGEMEEN/TEKST in 5HFHLSW3ULQWHU(let op de hoofdletters) Bij standaard printer NEE aangeven Ð volgende) Bij testpagina printen? NEE Ð OK Er verschijnt nu een icoon op uw beeldscherm met de tekst Receipt Printer Ñ Receipt Printer Ð eigenschappen Als u voor communicatiepoort LPT1 gekozen hebt, kies dan voor Poortinstellingen en zorg dat er bij MS-DOS Afdruktaken in de wachtrij plaatsen? GEEN VINKJE STAAT Ð (OK) Ð tabblad papier Ð aangepast formaat Kies voor inches Geef als breedte 500 aan


• • •

Geef als lengte 1100 aanÐ OK Kies voor “Doorlopend geen pagina einde Ð OK Ð tabblad apparaat opties Zorg dat code tabel 850 aangeklikt is Ð OK Ð X Sluit het printervenster met het kruisje rechtsboven af.

8Z%RQSULQWHULVQXJHwQVWDOOHHUG

1.

,QVWDOODWLHSURFHGXUHRQGHUZLQGRZV;3 $OOHHQ:LQGRZV;3 Ð Start Ð Configuratiescherm ÐÐ Printers en andere hardware ÐÐ Printers en faxapparaten $OOHHQ:LQGRZV ÐÐ Mijn Computer ÐÐ Configuratiescherm ÐÐ Printers

Ð Bestand Ð Eigenschappen voor server Ð Nieuw formulier maken Vul bij naam van formulier “Receipt Printer” in Ð Kies voor Angelsaksisch Stel breedte in op 5 inch Stel hoogte in op 0.25 inch Ð Formulier opslaan Ð Sluiten

ÐÐ Een printer toevoegen Ð Volgende

Selecteer lokale printer die met computer verbonden is en uitvinken mijn Plug and Play Printer automatisch detecteren en installeren Ð Volgende Selecteer een printerpoort (als u twijfelt neem dan contact op met uw leverancier). Ð Volgende Selecteer fabrikant Ð Algemeen Ð Volgende. Dan Ð Volgende om de bestaande driver te behouden. Verander ‘Algemeen/Alleen tekst’ in ‘Receipt Printer’ Wilt u deze printer als standaard printer gebruiken? Ð Nee Indien nodig bij netwerk: Selecteer deze printer niet delen Ð Volgende Wilt u een testpagina afdrukken? Ð Nee Ð Volgende Ð Voltooien Er zal een Receipt Printer Icoon bij de Printers staan.


Ñ Receipt Printer Ð Eigenschappen Ð Voorkeurinstellingen Ð Papier/kwaliteit dan bij papierinvoer selecteer Continu-invoer geen onderbreking Ð Geavanceerd: Selecteer bij papierformaat Receipt Printer Ð OK Ð OK Ð Tabblad Apparaatinstellingen. Bij continu invoer kies voor Receipt Printer

ÐX rechtsboven in het venster zodat u terugkeert naar het bureaublad. 8Z%RQSULQWHULVQXJHwQVWDOOHHUG %±,QVWDOODWLHSURFHGXUH5HSRUWSULQWHU

Betekenis van de gebruikte symbolen; Ð=1x klik met de linkermuis ÐÐ=dubbel klik met de linkermuis Ñ=1x klik met de rechtermuis. ÐÐ mijn computer, ÐÐ printers, Ð printer toevoegen. Ð volgende Kies voor lokale printer toevoegen. Ð volgende Ð Algemeen ( bij printers staat nu Algemeen/tekst ) Ð volgende Bestaand stuurprogramma behouden Ð volgende Kies voor de printerpoort welke u gaat gebruiken (aanbevolen COM1) Ð volgende Verander de tekst ALGEMEEN/TEKST in 5HSRUW3ULQWHU(let op de hoofdletters) Bij standaard printer NEE aangeven Ð volgende Bij testpagina printen? NEE aangeven Ð voltooien Er verschijnt nu een icoon op uw beeldscherm met de tekst Report Printer Ñ Report Printer Ð eigenschappen Ð tabblad details Als u voor communicatiepoort LPT1 gekozen hebt, kies dan voor Poortinstellingen en zorg dat er bij MS-DOS Afdruktaken in de wachtrij plaatsen GEEN VINKJE STAAT Ð OK Ð tabblad papier Ð A4 Ð tabblad apparaat opties Zorg dat code tabel 850 aangeklikt is Ð OK Ð X Sluit het printervenster met het kruisje rechtsboven af. 8Z5HSRUWSULQWHULVQXJHLQVWDOOHHUG

&,QVWDOODWLHSURFHGXUHEDUFRGHSULQWHU

Betekenis van de gebruikte symbolen; Ð=1x klik met de linkermuis ÐÐ=dubbel klik met de linkermuis Ñ=1x klik met de rechtermuis. 1.ÐÐMijn computer, ÐÐPrinters 14. Als je op het scherm een printer ziet met als omschrijving barcodeprinter dan is het juiste printer reeds geïnstalleerd. Ga dan verder met stap 14


Anders ga je verder met stap 3.

RSWLRQHHO ,QVWDOODWLHSURFHGXUH%DUFRGHOHWWHUW\SH

Dit lettertype dient te worden geïnstalleerd indien u barcodes op uw printer wilt printen.

1. ÐÐMijn computer, ÐÐconfiguratiescherm, ÐÐLettertypen 2. Nu verschijnt een overzicht met de reeds geïnstalleerde lettertype op je computer Kijk of je het type BC 125 Medium hier in ziet staan, zo ja ga verder met stap 8 anders stap 3 3. ÐBestand, ÐNieuw lettertype installeren 4. ÐÐC: onder aan en zoek hier naar de map HAIR700 5. ÐÐHAIR700 Nu verschijnt in de lijst met lettertypen ( BC 125 Medium (True Type) 6. ÐBC 125 Medium (True Type) 7. ÐOK 8. ÐX bovenaan rechts van het scherm lettertypen, Het menu mijn computer verschijnt nu weer


14. ÐÐToevoegen Nieuwe printer, Ðvolgende 14. Accepteer lokale printer Ðvolgende 5. In het overzicht van fabrikanten kies je voor de fabrikant van de printer welke je wilt gaan gebruiken.Ðvolgende 14. zorg dat je het aanbevolen stuurprogramma behoudt Ðvolgende 7. Kies de poort waarop de printer is of wordt aangesloten (vaak is dit dezelfde als je report printer) Ð volgende 8. Vervang in de box printernaam de aangeven naam door %DUFRGH3ULQWHU vervolgens bij standaard printer instellen Ðnee, dan Ðvolgende 14. bij de vraag voor een testpagina afdrukken kies nee Ðvoltooien. Je ziet nu op het scherm een printersymbool verschijnen met daaronder de tekst Barcode Printer. 14. blijf in het printerscherm staan en zorg dat je op de barcode printer staat ÑBarcode Printer 11. ÐEigenschappen 12. Nu verschijnt het hoofdscherm van je barcode printer dit kan van model tot model verschillen. In hoofdzaak dien je op de volgden zaken te letten: r Details : Afdrukken naar poort: dient hetzelfde te zijn als je reportprinter r Papier : Kies voor A4 Formaat r Formaat: Portret r Printable Area’s: allemaal nul of standaard r Papier locatie afhankelijk van type bak 1 of 2 sheet feeder of handmatige invoer r Zorg dat als je in kleur kan printen dat uitsluitend zwart / wit weergave aangeklikt is 13. Als alles ingevuld is ÐOK 14. ÐX bovenaan rechts op de map printers Het menu mijn computer verschijnt nu weer.

• •

• • •

2PWHEHJLQQHQ Zet de randapparatuur en de computer aan. Wanneer Windows is opgestart klikt u op het bureaublad op het icoon SalonManager (Live System) of (Play System) om salonmanager te starten. Iedere keer wanneer SalonManager wordt gestart zal het systeem u vragen of de datum en tijd correct zijn ingesteld. Dit is erg belangrijk, omdat de omzetgegevens in SalonManager geboekt worden op deze systeemdatum en de boekingen weer op de overzichten komen te staan. Bevestig de datum en tijd. Het SalonManager hoofdmenu zal verschijnen. Hier kunt u de specifieke menu‘s kiezen. Kies de gewenste functie.

Niet voor de Single versie • •

De knop SalonManager verlaten sluit het programma af en het systeem keert terug naar het Windows bureaublad. De gegevens worden in SalonManager ingevoerd door gebruik te maken van het toetsenbord, de muis of het touchscreen. SalonManager is erg gebruiksvriendelijk. Bij iedere stap in het systeem kunt u zien welke functies geactiveerd zijn. De keuze is erg eenvoudig, het enige dat u hoeft te doen is…KIJKEN NAAR HET SCHERM…

Afsluiten van SalonManager • Als u in een ander menu bent klikt u elke keer de knop (LQGH totdat u in het hoofdmenu van SalonManager bent. • Klik op de knop SalonManager verlaten. • Klik op 2. om het programma te verlaten, klik op $QQXOHHU om terug te keren naar SalonManager. • Nadat u dit heeft bevestigd wordt SalonManager afgesloten en het systeem keert terug naar het Windows bureaublad. • Sluit Windows af zoals u dat gewend bent.


•

Zet ook de aangesloten randapparatuur uit door middel van de daarvoor bestemde schakelaar.

+HW3OD\6\VWHP

Om vertrouwd te raken met SalonManager of om nieuw personeel in te werken, kunt u gebruik maken van het Play System. Het Play System wordt geladen met de bestanden en historie van het Live System. Zodoende kan men oefenen en trainen zonder daarbij de werkelijke gegevens van de salon te beïnvloeden. Bij de installatie vindt u een bruikbare play system u kunt ook de gegevens van uw live system overzetten naar uw play system (zie: opzetten play system). LET OP: De wijzigingen die gemaakt zijn in het Play System kunnen niet worden overgezet naar het Live System.

2S]HWWHQ3OD\6\VWHP

Hoe langer u SalonManager gebruikt, des te meer gegevens zullen worden toegevoegd aan het Live System. Om de gegevens van het Live System over te zetten naar het Play System, gaat u naar de functie 6HW 8S 3OD\ 6\VWHP in de map SalonManager Utilities. • Ga naar 6WDUW op het bureaublad van Windows • Ga vervolgens naar 3URJUDPPD¶V • Klik op +DLUGUHVVHU8WLOLWLHV • Klik op 6HW8SWKH3OD\6\VWHP • De bestanden van het Live System worden overgezet in het Play System. Wanneer dit klaar is, drukt u op een willekeurige toets. • Ga terug naar het venster SalonManager door op Ì te klikken (links boven in het geopende venster) of op r te klikken (rechts boven in het geopende venster). • Klik op SalonManager Play systeem, om te oefenen met het pakket. Het programma wordt gestart, datum en tijd worden getoond. Wanneer het hoofdmenu in het scherm verschijnt zult u zien dat dit een donkergrijze achtergrond vertoont in tegenstelling tot de lichtgrijze achtergrond van het Live System. Boven in het scherm ziet u het woord Play System staan. Als u een overzicht print, zal eerst het woord Play System worden geprint. Dit om te voorkomen dat u per abuis het Play System zou opstarten en te werk gaat met de gedachte dat u in het Live System zit. De mutaties die gemaakt worden in het Play System kunnen NIET overgezet worden naar het Live System.


6DORQPDQDJHU8WLOLWLHV

In de map Hairdresser Utilities op uw desktop vindt u een aantal routinefuncties namelijk • Back-up • Restore • Overnight procedure • Online support

•

•

• • • •

• •

+HWPDNHQYDQHHQEDFNXS

Dubbelklik met de linker muisknop op het icoontje back-up, het volgende scherm zal verschijnen. Selecteer het te gebruiken medium waar u de back-up wilt opslaan (diskette of cd). Een backup op cd is alleen mogelijk als u beschikt over een cd-(Re)writer!. Klik op $QQXOHHU om de back-up te annuleren het back-up venster wordt dan afgesloten. Klik op 2. en de back-up wordt automatisch op het media opgeslagen. Eerst worden de back-up bestanden opgehaald uit het systeem. Daarna wordt het media geformatteerd (leeg gemaakt) waarna de back-up automatisch op het media wordt geplaatst. Als de voortgangsbalk op 100% staat is de back-up voltooid (zie illustratie). Als de procedure is voltooid dan wordt het back-up venster automatisch afgesloten. Uw back-up cd of diskette is klaar.

LET OP: Wij adviseren u om iedere dag een back-up te maken van uw bestanden. Als er iets zou gebeuren met u computer, bijvoorbeeld door inbraak of diefstal, dan zijn uw computer en het programma SalonManager te vervangen. Maar uw bestanden zijn uniek! Maak daarom veiligheidskopieën en bewaar deze op een andere plaats dan de computer. Bedenk welke problemen u zult hebben als u dit niet doet!


• • • • •

Om een back-up terug te zetten vindt u in de Hairdresser utilities map een icoontje 5HVWRUH Dubbelklik met de linkermuisknop op het icoontje Er zal een soortgelijk scherm te zien zijn als het back-upscherm Selecteer waaruit de back-up terug gezet moet worden (cd of diskette). Klik op 2. om de back-up terug te zetten. Klik op annuleer om het scherm te verlaten (de back-up wordt niet teruggezet).

2YHUQLJKW3URFHGXUH

Deze functie is bedoeld om verbinding te maken met het hoofdkantoor. Ook kan er een verbinding worden gemaakt met de bank (telebankieren) als u met beide contacten heeft kunt u kiezen welke met wie u het eerst verbinding wilt maken (voor hoofdkantoorversie).

%HKHHU

Beheer moet u minimaal een keer in de week uitvoeren. Beheer zorgt ervoor dat uw files worden gerangschikt. Ook overbodige files en verminkte records worden verwijderd. Ook worden de klanttypes veranderd bijvoorbeeld als een vaste klant na 8 weken de salon niet bezoekt veranderd deze klant in gelegenheidsklant. (periode is instelbaar via ,QVWHOOHQ.ODQWNDDUWHQ6WDQGDDUG )


•

+HWWHUXJ]HWWHQYDQHHQEDFNXS

,QVWHOOHQ

Voordat Salonmanager wordt gebruikt in uw salon, moeten er vooraf een aantal instellingen worden verricht. In het menu instellen kunt u Salonmanager personaliseren voor het gebruik in uw salon.

$OJHPHQHLQIRUPDWLH

Het menu van algemene informatie ziet er als volgt uit.

.XXURYHU]LFKW

Vink (✔) deze functie aan wanneer u in de salon behandelingen geeft die als kuur verkocht kunnen worden. Denk hierbij aan bijvoorbeeld een zonnebank kuur. Wanneer u geen gebruik maakt van deze optie, dan zal de functie 2YHU]LFKWHQ .XUHQ in SalonManager niet geactiveerd worden.

0DDQGHQWH EHZDUHQ

Van verkooptransacties (max. 60 maanden) Financiële samenvattingen (max. 60 maanden) Waardebon niet ingewisseld (nog niet geactiveerd) Ontvangen/verwijderde bestelling (max. 60 maanden)

(LQGHYDQGH ZHHNLVRS

Selecteer de dag waarop de werkweek eindigt. Automatisch zal op deze week de weekafsluiting plaatsvinden. Dit heeft alleen invloed op de functie Subtotaal in Receptie/Kassa.

%7:5HJLVWUDWLH Deze functie moet altijd aangevinkt zijn, anders is het niet mogelijk om diverse BTW tarieven in te stellen (hoog, laag). Vermeld uw registratienummer. In de kolom Tarief kunt u de verschillende BTW tarieven invoeren. Standaard is reeds ingevoerd een Vrijgesteld Tarief.


9RHUWHOOLQJLQ YRRUNDVRSPDDN

Vink deze optie aan (✔) en het geld wordt per coupure en betaalmiddel geteld. (Aanbevolen). Is deze optie niet aangevinkt dan moet een totaal bedrag ingegeven worden bij de kasopmaak.

3ULQWGDJDIVOXLWLQJWanneer u niet in het bezit bent van een normale A4 printer, dan HQNODQWHQNDDUW kunt u de kassabon printer gebruiken voor het printen van de RSERQSULQWHU kassatelling en de historie van de klant vermeld op de klantenkaart. Vink (✔) in dit geval deze functie aan.

.ODQWHQNDDUWHQ

Op de klantenkaarten vindt u de volgende functies 3ULQWHQNODQWHQEHKDQGHOLQJHQ Wanneer u de klantenkaart wilt printen zullen alle behandelingen en verkochte artikelen ook geprint worden. Vindt u het niet nodig om alle behandelingen en artikelen op papier te hebben, kunt u hier ingeven hoeveel van de laatst uitgevoerde behandelingen en verkochte artikelen u wilt printen. (Standaard 6 behandelingen en 6 verkochte artikelen). 0DDQGHQWHEHZDUHQ Selecteer het aantal maanden dat u de klantgegevens over de behandeling wil bewaren (max. 60 maanden) u kunt kiezen uit klantgegevens met en klantgegevens zonder details. Selecteer het aantal maanden dat u een afgeronde kuur en onvolledige kuren wilt bewaren (max. 6 maanden). $GUHVVHQ7RQHQ Deze optie bij voorkeur altijd aanvinken (✔). Doet u dit niet dan kunt u in het klantenbestand geen adressen invoeren.


.ODQWJURHSHQ *URHSHQ Hier kunt u zelf uw groepen klanten definiëren zoals: Vrouw, Man, Jongen, Meisje, bedrijf enz. Deze groepen komen ook terug in het menu klanten en mailing (zie: klanten en mailing). Hier kunt u invoeren hoe een klant bij u terecht is gekomen bijvoorbeeld: Aanbeveling, Medewerker, advertentie, Gouden Gids, Mailing, Internet. Deze groep komt ook terug in het menu klanten en mailing.

7\SH

Klant type kan zijn: Vast, Gelegenheid, Nieuw. Ook deze groep is terug te vinden in het menu klanten en mailing.

6WDQGDDUG De klanttypes veranderen automatisch als er op de functie %HKHHU in het hoofdmenu wordt geklikt. Selecteer de door te voeren wijzigingen in het klantenbestand. Voorbeeld: een vaste klant bezoekt iedere 8 weken de salon, anders wordt deze klanttype veranderd in gelegenheid. Wanneer een nieuwe klant aan het klantenbestand wordt toegevoegd, kunnen de *URHS, 7\SH en +HUNRPVW ingesteld worden op de meest voorkomende klantinstelling. 5HFRUGQLHXZHNODQWGHWDLOVELMEHJLQ Vink deze optie aan als u bij een nieuwe klant direct alle gegevens wilt invoeren. U krijgt dan een klantenkaart die u direct kan invullen. 7RQHQFRPPHQWDDUELMDDQNRPVW Het is mogelijk om berichten weer te geven als de klant arriveert. In de opmerkingenbox in de .ODQW .DDUW kunt u een bericht intypen bv: (PHYURXZ%DNNHULVKDDUSDUDSOXYRULJH ZHHNYHUJHWHQ). De opmerking wordt vertoont bij aankomst van de klant (als u de klant in de receptie zet). .ODQWHQ RQGHUVFKHLGHQ GPY U kunt klanten onderscheiden door middel van $GUHV, 3RVWFRGH of 7HOHIRRQ nummer. .ODQWNDDUW LQ 5HFHSWLH HQ $IVSUDNHQERHN WRQHQ YDQ %HKDQGHOLQJYHUNRSHQ, .ODQWHQNDDUW U kunt aangeven welk tabblad van de klantenkaart u in de receptie en Afsprakenboek wilt tonen. Bij behandelingen/verkoop krijgt u de behandelingen en verkoop tabblad van de klant te zien. Bij de klantenkaart krijgt u de klantenkaart te zien.


+HUNRPVW

6SDDUV\VWHHP

Als uw Salon een klant spaar systeem gaat gebruiken zijn er verschillende manieren om punten toe te bedelen.

• • •

• •

•

Alle klanten die sparen hebben een kaart of pas nodig. Voer het kaartnummer in bij de relevante ruimte op hun klantenkaart. Beslis hoe punten worden toebedeeld, hou het zo simpel mogelijk bv één punt voor elke euro die er wordt uitgegeven. Als u een bepaalde behandeling wilt promoten kunt u meer punten geven voor een bepaalde tijd, 20 bonuspunten voor een haarkleuring in maart. Verander het aantal gegeven punten op de individuele behandelings kaart en niet in ,QVWHOOLQJHQ. Er kunnen ook punten gegeven worden voor kortingsproducten of specifieke producten door naar de $UWLNHOHQ Kaarten te gaan. Als u uw klanten de mogelijkheid wilt geven om hun punten om te zetten in waardebonnen is dit alleen mogelijk in FRQWUROHHU ZDDUGHERQQHQ RS VHULHQXPPHU U moet ook de ratio van punten naar euro’s beslissen. Waar kunnen klanten hun punten aan uitgeven? Geef niet teveel weg. Doe bv: 100 punten - gratis föhnen; 250 punten - haarkleuring. Als u producten weggeeft hou er dan rekening mee dat u wel uw kosten eruit haalt.

Als een klant spaarpunten heeft is er een mogelijkheid deze in te wisselen aan het einde van alle transacties. Het is mogelijk te specificeren hoeveel punten de klant wil inwisselen wat automatisch van hun totaal af zal gaan. Als u de optie spaarpunten inwisselen naar waardebonnen wilt gebruiken kunt u dit ook doen aan het einde van een transactie. De computer bekijkt automatisch hoeveel waardebonnen er beschikbaar zijn en vraagt naar de waarde, serienummers en vervaldatum. Deze waardebonnen worden door het systeem geleid op dezelfde manier als de gewone ZDDUGHERQQHQ Er is een 6SDDU NDDUW 5DSSRUW op de klantkaart welke laat zien hoeveel punten een klant heeft en hoeveel er zijn ingewisseld.


.DVVDKDQGHOLQJ

Het menu kassahandeling bestaat uit 5 submenu‘s • .DVVDKDQGHOLQJHQ • $NWLHSULQWHQ, dit menu wordt verderop behandeld in het hoofdstuk Verkoopacties. • .DVVDEHULFKW • 6LJPDEHVWXULQJ • 3ULQWHQNDVVDERQ

.DVVDKDQGHOLQJHQ

*HOGODGH

Soort geldlade dat is aangesloten

.DVVDODGHRSHQHQ

Kassalade gaat open bij gebruik Accepteerknop of op Betaalknop.

3ULQWHQNDVVDERQ

$OWLMG: systeem maakt altijd een kassabon 2SYHU]RHN het systeem vraagt of de klant een kassabon wil. 1RRLW er wordt nooit een kassabon geprint.

%HYHVWLJPHGHZHUNHU RSYHUNRSHQ.

Vink deze optie aan om bij de verkopen aan een klant de medewerker te bevestigen die ook daadwerkelijk de verkoop heeft gedaan. U krijgt dan bij het afrekenen een overzicht van de medewerkers de medewerker die op het moment op de rekening staat als verkoper wordt rood aangeduid u kunt dan bevestigen of het de juiste medewerker betreft.


%HWDOLQJVZLM]HHQOLPLHW Maximaal 8 verschillende betalingswijzen kunnen worden ingesteld. Standaard staat Contant ingesteld. (bijvoorbeeld: PIN/CHIP, REKENING, WRDBON, BANK, enz.) (Electronic Funds Transfer) achter de betalingswijze kunt u dit aanvinken als de betalingswijze gebruik maakt van het elektronisch betaalverkeer bijvoorbeeld creditcard (deze functie wordt niet in Nederland gebruikt).

.RSWHNVWNDVVDERQ

Vermeld de tekst die boven iedere kassabon wordt geprint (max. 5 regels x 40 posities).

9RHWWHNVWNDVVDERQ

Vermeld de tekst die onder iedere kassabon wordt geprint (max. 1 regel x 40 posities). Dit kan een seizoensgroet zijn of “Bedankt voor uw bezoek”. 5XLPWHWXVVHQERQQHQ Voer het aantal blanco regels (Line feed) in die de printer moet geven voordat de volgende bon geprint kan worden.

3ULQWHUFRGHV

Code voor het openen van de geldlade na iedere kassatransactie (27,112,0,75,75). Code voor het afsnijden van de kassabon na iedere kassatransactie (10,27,105). De codes gelden alleen voor de Epson TM 88 kassabonprinter.

.DVVDEHULFKW

Deze ruimte kan gebruikt worden om personeel er aan te herinneren verkoop korting te maken of om nieuwe afspraken te boeken.

•

Als een klant geen kortingsprodukt koopt verschijnt er een oranje vak om het personeel in te fluisteren om toch iets aan die klant proberen te verkopen. In het oranje vak staat een tekst die u heeft ingetikt als YHUNRRS KHULQQHULQJ


*HEUXLN()7

•

Als het $IVSUDNHQERHN wordt gebruikt verschijnt er een lijst van toekomstige afspraken voor de klant aan het eind van een transactie. Als er geen afspraak staat verschijnt er een herinnering van een bericht die u heeft ingetikt.

6LJPD%HVWXULQJ

Dit onderdeel is bedoeld voor zonnebank studio‘s door middel van dit systeem kunnen de minuten die genoten zijn door klanten naar SalonManager worden gestuurd en worden afgerekend. De klant betaald dus altijd de tijd die hij onder de zonnebank heeft gelegen en niet meer. Het biedt de mogelijkheid om het exact aantal minuten aan SalonManager door te geven. Echter moet de zonnestudio wel het betreffende systeem aanschaffen. 3ULQWHQNDVVDERQ

Gebruik dit scherm om in het midden van de kassarol bonnen te printen of om logo’s te printen op de bonnen. Dit kan alleen op bepaalde bonprinters toegepast worden.

+HW$IVSUDNHQERHN

Stel hier uw afsprakenboek samen. Maak de openings- en sluitingstijd van de salon bekend en bepaal de tijdslots, dit kan een waarde zijn tussen de 5 en 30 minuten. Een tijdslot is de basis tijd waarbij een behandeling altijd uit één of meerdere tijdsslots bestaat. De tijdslots komen terug in het menu afspraken. De namen van de medewerkers zullen in het scherm verschijnen (indien in het 0HGHZHUNHU record het vakje $IVSUDNHQERHN is aangevinkt). De aantal medewerkers die hier staan komen terug in het afsprakenboek. Voor elke medewerker een aparte kolom. Indien nodig kunt u de volgorde van de lijst wijzigen. De tijden staan verticaal vermeld in het scherm van het afsprakenboek met horizontaal de namen van de medewerkers. Bepaal de tijdsduur van een behandeling. Ga naar het hoofdmenu en kies voor %HKDQGHOLQJHQ. Geef in het behandelingenrecord aan hoe lang deze behandeling duurt in de kolom 6FKHPD. Elke rechthoek vertegenwoordigt een tijdslot. Ga ook naar de 0HGHZHUNHUV-kaart en bepaal welke medewerker wel en welke niet in het afsprakenboek komt te staan. De agenda moet ingesteld worden voor u dit kunt gebruiken.


•

• • • • • • •

•

Vul nu openings en sluit tijden samen met u tijdslot in. Onthou dit ook te doen wanneer u langer open blijft (bv met feestdagen) Verander QLHW de tijden als u de agenda aan het gebruiken bent. Hoelang wilt u de rapporten van oude afspraken bewaren? Wilt u boekingen een kleur geven zodat u makkelijk kan zien wie nieuwe klanten zijn? Of wilt u liever de optie gebruiken 7RQHQNODQWW\SHLQERHNLQJVYHOG Weergeven klant telefoonnummers bij boeking maakt het makkelijk om in contact te komen met uw klanten. Het is mogelijk om de volgorde van de personeelskolommen te veranderen door te klikken en slepen op het grijze vak naast de naam. Als u een verandering maakt in de agenda is het verstandig de volgorde van de naam hetzelfde te laten. Om dubbele boekingen voor behandelingen met beperkte faciliteiten, speciale machines of apparatuur te voorkomen voer dan het nummer van de apparatuur en de faciliteit in op de %HKDQGHOLQJ Kaart. Als iemand dan probeert meerdere boekingen te maken voor dezelfde faciliteit dan laat SalonManager dit niet toe. U kunt ook kamers reserveren voor een bepaalde behandeling. SalonManager zal zelf een melding geven wanneer u tracht een kamer dubbel te boeken.

%DVLVKDDULQIRUPDWLH

In dit menu kunt u de standaards ingeven voor bijvoorbeeld 1DWXXUOLMNHNOHXUHQ 6WUXNWXXU/HQJWH'LNWHen.RQGLWLH van het haar. Deze standaards komen weer terug in de kleuren en permanentkaart, waar u deze standaards kunt selecteren. Het is dus van groots belang dat u hier de juiste en volledige gegevens invoert. Alleen de variabele gegevens zoals inwerktijd, aantal cc enz. behoeven dan nog ingevuld te worden


.OHXUHQ3HUPDQHQWNDDUW

Ook in dit menu kunt u een aantal standaards ingeven. De opzet en lay-out van dit menu is gelijk aan die van de basis haar informatie. In het menu vindt u de volgende submenu‘s: 3HUR[LGHV .OHXUHQ .OHXU QD EHKDQGHOLQJ :LM]H YDQ $DQEUHQJHQ 3HUPDQHQ :LNNHO V\VWHHP In de submenu‘s kunnen alle standaards worden ingegeven. Ook deze standaards komen terug in de permanent kaart.

.OHXU.DDUW

De kleur en permanent kaarten kunnen worden ingevuld tijdens het afrekenen of achteraf. De kleur en permanent kaarten kunnen worden opgevraagd bij historie klant (zie: hoofdstuk klantenbestand) bij BEH INFO (mits de klant een behandeling heeft gedaan). De kleur kaart ziet er als volgt uit.

1DWXXUOLMNHNOHXU

hier kunt u de haarkleur van de klant ingeven u kunt kiezen uit de standaards die u in het menu natuurlijke kleur hebt ingegeven. +XLGWHVW hier kunt u aangeven welke huidtest de klant heeft ondergaan. 3HUR[LGH hier kan men peroxide uit de standaard peroxides kiezen. .OHXUSURGXFW hier kan worden ingegeven welk product er bij de behandeling gebruikt wordt. .OHXU&RGH hier kan de code van de kleur worden ingegeven (letters zijn nu ook toegestaan). $DQWDOFF hier staat het aantal kleurcodes dat bij de behandeling wordt gebruikt. 1DEHKDQGHOLQJ hier kunt u het eindresultaat van de kleur behandeling ingeven hier kunt u ook weer kiezen uit de standaards die u heeft ingevuld. 'RRU hier kunt u de medewerker invullen die de behandeling heeft verricht. %HKDQGHOWLMG hier kunt u de behandeltijd ingeven u kunt aangeven hoelang met hitte is behandeld en hoe lang zonder hitte. :LM]HYDQDDQEUHQJHQ hier kunt u de wijze van aanbrengen selecteren. 3XQWNOHXUFRGH de puntkleur code kan hier ingegeven worden. 2SPHUNLQJHQ hier komen de haardetails van de klant te staan.


3HUPDQHQWNDDUW

Hieronder staat een voorbeeld van een permanent kaart alle invulbalken met een ▼ zijn keuzelijsten door op het ▼ te klikken kunt u kiezen uit de standaards die bij instellen/ kleur en perm kaart zijn ingegeven.

%DVLVLQIR 6WUXFWXXU

hier kan de structuur van het haar worden ingegeven.

'LNWH

de dikte van het haar kan hier worden ingegeven er kan gewoon uit de keuzelijst worden gekozen.

/HQJWH

hier kan de lengte van het haar worden ingevoerd.

.RQGLWLH

hier wordt de conditie van het haar ingegeven die het voor de behandeling heeft.

9RRUEHKDQGHOLQJ hier kan men aangeven of een klant een voorbehandeling heeft gehad of niet de omschrijving van de voorbehandeling kan in deze balk worden ingevoerd. $DQWDOFF

hier kan het aantal cc’s van de voorbehandeling en permanenten worden ingevoerd.

'RRU

hier kunt u de medewerker kiezen die de behandeling heeft gedaan.

3HUPDQHQWWPhier kan men kiezen uit de permanenten die gedaan zijn. 9HUZHUNLQJVWLMG hier kan men het aantal minuten ingeven van de inwerktijd met WLMG PHWNDS kap. =RQGHUNDS

hier kan men het aantal minuten ingeven van de inwerktijd zonder kap.


:LNNHO6\VWHHP

hier kunt u aangeven welk wikkelsysteem er bij de behandeling is gebruikt.

*URHSHQ+DLU *URHSHQ%HDXW\

In de nieuwe versie zullen wanneer gekozen wordt voor een Beautyversie van SalonManager de *URHSHQ+DLU niet zichtbaar zijn!! SalonManager kan tot maximaal 25 hair en 25 beauty (omzet)groepen definiëren voor de artikelen. Ieder artikel moet in het artikelbestand gekoppeld worden aan één van deze (omzet)groepen. Het menu ziet er hetzelfde uit als het menu van leveranciers. Deze (omzet)groepen worden gebruikt om een inzicht te krijgen in de omzet van bijvoorbeeld Huidverzorgingartikelen of Shampoos.

Wanneer een (omzet)groep wordt gewist, moet u er rekening mee houden dat alle artikelen/behandelingen gewijzigd moeten worden die gekoppeld waren aan deze betreffende (omzet)groep.

0HUN/HYHUDQFLHUV

Tot een maximum van 100 merken/leveranciers kunnen worden ingevoerd. Er kunnen Overzichten worden geprint waarin wordt geselecteerd wat de omzet is per Merk / Leverancier (en Groep). Voorbeeld: Wat is de omzet geweest in maart van het merk Maria Galland in de groep huidverzorgingsproducten.


Ditzelfde geldt voor de (omzet)groepen van de behandelingen. Naast de omschrijving van een (omzet)groep, kan eventueel een marge % ingevoerd worden. Dit is bedoeld als hulpmiddel bij het bepalen van een verkoopprijs.

0HGHZHUNHUVHQ3URYLVLH(Niet voor Single versie)

.DDUWDDQZH]LJK 0HGHZHUNHUV

%HWDOLQJVVFKHPD %DVLVVDODULV3URYLVLH

Hier kunt u de code en daarachter de reden van absentie invoeren, door het vinkje aan te klikken krijgt u onder het menu medewerkers een extra menu (aanwezigheid medewerkers) laat u het vakje leeg dan wordt het menu aanwezigheid medewerkers weg gehaald.

Vink (✔) deze optie aan als u uw personeel uitbetaalt op basis van een basissalaris aangevuld met een provisie over de omzet van behandelingen en/of artikelen. (zie: ook 3URYLVLH).

6WRHOYHUKXXU

Vink (✔) deze optie aan als u uw werkruimte (stoel) aan uw personeel verhuurt. Dit geldt dan voor alle medewerkers. U kunt slechts één van deze opties kiezen. Dus bij keuze 6WRHOYHUKXXU vervalt de mogelijkheid voor werken met %DVLVVDODULVHQ3URYLVLH

0DDQGHQWHEHZDUHQ

Selecteer hoelang u de gegevens van vertrokken medewerkers wilt bewaren (max. 60 maanden). Selecteer hoe lang u de aanwezigheid medewerkers record wilt bewaren (max. 60 maanden).

0HQXEHYHLOLJLQJ(Niet voor Single versie)

Deze functie wordt gebruikt om SalonManager te beveiligen tegen onbevoegd gebruik.


3ULMVQLYHDX(Niet voor Single versie)

)XQFWLHQLYHDX Er kunnen tot maximaal 10 verschillende prijzen gehanteerd worden voor dezelfde behandeling, afhankelijk van welke medewerker de behandeling uitvoert. Zo kan er een prijsverschil zijn tussen de behandelingen van een stagiaire en de behandelingen die door uzelf worden gedaan. 3ULMVQLYHDX

Zo kunt u ook twee verschillende prijsniveaus hanteren (1 & 2) voor de dagen van de week. Voer in welke prijslijst van toepassing is op welke dag (1 of 2).

Vink (✔) deze opties niet aan als u hier geen gebruik van wilt maken.

:DDUGHERQQHQ

Voordat u begint met het verkopen van kado- waardebonnen via SalonManager zorg dan eerst dat u de juiste formaat heeft. Ideaal zou zijn als iedere waardebon een serienummer heeft en een vervaldatum zodat SalonManager precies kan bijhouden hoeveel waardebonnen er zijn en hoeveel er zijn ingewisseld en aan wie ze uitgegeven zijn.


Ga naar 0HGHZHUNHUV en geef iedere medewerker een 3,1QXPPHU (dit moet een 4cijferige combinatie zijn) en een 3,1QLYHDX (van 1 tot 9). Als u in het menu menubeveiliging achter het menu een 0 als pin niveau heeft staan dan is dit menu voor iedereen toegankelijk er wordt dan geen pin nummer gevraagd. Zet u het cijfer op 1 of hoger dan zal er een pin nummer worden gevraagd. Voorbeeld aan de hand van de illustratie. U heeft een medewerker in dienst en geeft hem/haar pin niveau 3 u wilt dat deze medewerker niet in het medewerkermenu kan komen, achter gegevens medewerker in menubeveiliging zet u een 4 of hoger u klikt op accepteer en de toegang voor de medewerker wordt geblokkeerd. Klikt u op het menu gegevens medewerker dan wordt er een pin nummer gevraagd voert de medewerker zijn pin nummer in dan gaat het systeem na of bij het opgegeven pin nummer een pin niveau van 4 of hoger hoort, is dit niet het geval dan krijgt de medewerker geen toegang tot het menu. Op deze manier kunt u alle niveaus samenstellen in Menubeveiliging. Let op dat u zelf het hoogste PIN niveau (9) heeft en onthoudt uw PIN nummer!!!

9RRUEHUHLGLQJNDGRERQ • •

•

9HUNRRSYDQHHQZDDUGHERQ

•


• •

Een kadobon is een product in het programma SalonManageren moet dus als een $UWLNHO aangemaakt worden. De product code voor kadobonnen moet zijn :5'%21, als u meerdere heeft kunt u WRDBON 1,2 etc gebruiken, maar de waardebon moet voldoen aan waarde die is ingevuld bij punten van verkoop of u kunt de prijs leeg laten en deze invoeren tijdens het afrekenen van de waardebon. Het is belangrijk om de BTW te veranderen naar 0 zodat de BTW wordt berekend wanneer met de kadobon word betaald en niet bij de verkoop. Laat de verkoop prijs op 0 en voer de waarde in als er één verkocht wordt. Als waardebonnen verkocht worden met gebruik van serienummers ga dan naar ,QVWHOOLQJHQ :DDUGHERQQHQ en selecteer &RQWUROHHU ZDDUGHERQQHQ RS VHULHQXPPHU

•

•

• • •

Het verkopen van een waardebon is praktisch hetzelfde als het verkopen van een product. U kunt het toevoegen op de rekening of u kunt kiezen voor ’kassa verkoop, probeer altijd een klantnaam te verkrijgen. In plaats van SURGXFt selecteren (waardebon verschijnt niet als u de verkoopprijs niet volledig heeft ingevuld) kunt u VO intikkenen op enter drukken dan verschijnt er een blauw vak.

Voer de werkelijke waarde in, de verkoopprijs word automatisch ingevuld. De verkoopprijs komt overeen met de werkelijke waarde. U kunt de verkoopprijs wijzigen indien nodig. Als u een waardebon gratis wilt weggeven. U voert de werkelijke waarde van de waardebon in en bij de verkoopprijs ¼ SalonManager zal de waardebon registreren als gift voucher bij de specifieke klant. Als de vervaldatum is aangebroken en de waardebon is niet ingewisseld komt deze te vervallen.

•

•

Als waardebonnen gestolen worden is het mogelijk deze te verwijderen door middel van de serienummers te blokkeren in 2YHU]LFKWHW.ODQWHQ:DDUGHERQ 9HUZLMGHULQJ Voor rapporten van de van de waardebonnen zie: .ODQWHQ

6HOHFWHHUVFKHUPYROJRUGH

Als uw Salon veel behandelingen en kortingsproducten heeft wilt u misschien de scherm layout en de manier waarop de SURGXFWHQEHKDQGHOLQJHQ en SHUVRQHHOVOHGHQ worden weergegeven veranderen. Het is ook mogelijk de volgorde van de producten, behandelingen en personeelsleden te veranderen.

$UWLNHOHQ Scherm volgorde van OHYHUDQFLHUFDWHJRULH of RPVFKULMYLQJ . Selecteer de volgorde op alfabetisch , grootste eerst of ingestelde order voor zowel leverancier als categorie. $OIDEHWLVFK geeft de leverancier en categorie in alfabetische volgorde aan. *URRWVWHHHUVW geeft de grootste leverancier /categorie als eerst aan. $DQJHSDVWHYROJRUGH geeft leverancier/categorie in de volgorde van haar of beauty weer. +DLURI%HDXW\HHUVW Welke categorie het eerst wordt getoond 0XOLWNHX]H zorgt dat het Artikel selectie scherm in beeld blijft om meerdere producten te keizen. 9HUNRRSSURIHVVLRQHOHSURGXFWHQ dit maakt het mogelijk professionele producten te verkopen. (ONHOHYHUDQFLHU laat een nieuwe regel voor iedere leverancier zien in het QLHXZHUHJHO SURGXFWVHOHFWLHVFKHUP. (ONHOHYHUDQFLHU QLHXZVFKHUP

Als u een lange rij met producten heeft selecteer dan deze optie.


%HKDQGHOLQJHQ Geef weer in volgorde van *URHS of 2PVFKULMYLQJ Selecteer de volgorde DOIDEHWLVFK, JURRWVWHHHUVW of DDQJHSDVWHYROJRUGH voor: *URHS 0XOWLNHX]H zorgt dat in het behandelselectie scherm meerdere behandelingen geselecteerd kunnen worden. (ONHWDDNRSQLHXZHUHJHO geeft een nieuwe regel voor elke groep in het behandel selectie scherm. (ONHWDDNQLHXZVFKHUP Als u een heleboel behandelingen heeft - selecteer 0HGHZHUNHUV Geef op 3HUVRQHHOVQLYHDX$FKWHUQDDPof9RRUQDDPweer. (ON 0HGHZHUNHUQLYHDX QLHXZH UHJHO Geeft een nieuwe regel voor elk personeelsniveau als u meerdere personeelsleden heeft.

%HVWHOOLQJHQ

Voer hier de tekst in die boven iedere bestelling moet worden geprint. Bijvoorbeeld: “Alleen leveren franco huis” of “Op maandag alleen leveren na 12.00 uur”, Klantnummer, adresgegevens.

5HJLRQDOH,QVWHOOLQJHQ

7DDO

Keuze uit: Engels, Nederlands, Frans, Duits, Spaans en Portugees. 9DOXWDWHNHQ (voor het ¼ WHNHQ $/7 YDQ KHW QXPHULHNH toetsenbord intoetsen. ALT toets ingedrukt houden) echter is aan te raden om Eu te gebruiken sommige bonprinters kunnen het ¼ QLHW printen of worden heel traag met printen. $DQWDOGHFLPDOHQ: 2.

$QGHUH9DOXWD 9DOXWDWHNHQ: ƒ $DQWDOGHFLPDOHQ: 2 2PUHNHQIDFWRU: Waarde van de Euro. (2.20378) 'DWXP7LMG

dd/mm/jjjj of mm/dd/jjjj Ook kunt u kiezen voor een 12 uurs klok 2:00pm in plaats van 14:00. Kies voor uurweergave in de agenda; uu:mm of uu:mm (vm) (nm)

*HOGWHOOHQ

Geef in de eerste kolom de omschrijving van de coupures en het muntgeld aan en in de tweede kolom de waarde die het vertegenwoordigt. Heeft u als omschrijving Overig kleingeld, dan is de waarde 0.00. Bij de kasopmaak wordt dan naar een totaalbedrag gevraagd.


Naast toevoeging van alle bovenstaande selecties is het mogelijk om deze faciliteiten uit te zetten door ‘geen’ te selecteren voor alle relevante selecties.

:LM]LJVDORQQDDP

Als u de salonnaam in het programma wilt wijzigen, neemt u contact op met SalonManager.

.ODQW6SDDU3XQWHQ

Klant Spaar Punten biedt de mogelijkheid klanten aan te moedigen bij uw Salon te blijven en stelt de salon in staat om belangrijke marketing gegevens over de klant te werven. Om 6SDDUSXQWHQ effectief te gebruiken dient de klant een kaart of pas te hebben met een serienummer en vervaldatum. Of er voor de aanschaf van zo’n pas geld in rekening moet worden gebracht is voor iedere salon zelf te beslissen.

Om een samenvatting van spaarpunten te krijgen kunt u naar het VSDDUSXQWHQ rapport bij de .ODQWNDDUW gaan.


Om het Spaarpunten systeem in SalonManager te activeren is het nodig om naar: ,QVWHOOLQJHQ 6SDDUV\VWHHP te gaan en daar te specificeren hoe het systeem zal verlopen en hoe de punten toe bedeeld moeten worden. • Kruis het 6SDDUSXQWHQV\VWHHP vakje aan om het systeem te activeren. • Selecteer welke klanten er in aanmerking komen. • Stel punten voor behandelingen en producten naar waarde in of ga naar iedere behandelings of product kaart om individueel in te stellen. • Als punten worden omgewisseld geef dit aan in het vak. • Stel dan de verhouding van punten naar waardebonnen in bv: 100 staat gelijk aan ¼• Let op dat u niet te gul bent. • Als het schema is beëindigd verschoon dan alle spaarpunten. • Iedere klant die een spaarkaart heeft heeft zijn spaarpunten en kaartnummer op zij .ODQWNDDUWstaan. • Iedere keer als er een transactie op het spaarscherm plaats vind is er een mogelijkheid om spaarpunten in te wisselen • De waarde van inwisselen staat gelijk aan de waarde van complete waardebonnen bv:154 punten staat gelijk aan 1 waardebon twv ¼ - of 100 punten. • Wanneer een waardebon is uitgegeven moet het serienummer samen met andere ‘waardebonnen verkopen’ worden opgeslagen. • Aanpassingen aan waardebonnen kan handmatig worden ingevoerd door DDQS3QWknop aan de onderkant van de ‘klanten kaarten’ in te drukken.

De toetsen van een kaart klant-, artikel-, behandeling-, of medewerkerskaart)

7.

Ga naar de eerste kaart van het bestand.

Ga naar de vorige kaart.

Ga naar de volgende kaart. Ga naar de laatste kaart van het bestand

Om het invoeren te annuleren zonder de veranderingen te bewaren Om deze functie te verlaten. SalonManager zal bekijken of er wijzigingen opgeslagen moeten worden

%HZDUHQYDQLQIRUPDWLH

SalonManager bewaart de informatie van iedere klant, ieder artikel dat u gebruikt of verkoopt, iedere behandeling en iedere medewerker die voor u werkt in een bestand.

7RHYRHJHQYDQLQIRUPDWLHDDQHHQEHVWDQG

Het maakt niet uit of u een klant, artikel, behandeling of een medewerker toevoegt aan het bestand, de werkwijze is nagenoeg hetzelfde. • • • •

• •

Ga naar het gewenste bestand. (Klanten, artikelen, behandelingen of medewerkers). Kies 7RHYRHJHQ. Klik op het eerste lege invoerveld en voer de gegevens in. Druk op Enter om naar het volgende invoerveld te gaan. Wanneer een neerwaartse pijl zichtbaar is achter het invoerveld (6) betekent dit dat er een keuzemenu voor dit invoerveld van toepassing is. Klik op deze pijl en een lijst van voorgeprogrammeerde keuzen zal worden getoond. Via Instellen kunt u dit keuzemenu samenstellen. (zie:,QVWHOOHQ). Klik op de gewenste keuze. Klik op %HZDDU om de nieuwe informatie te bewaren.


zoek: Om een record te zoeken toev: Om een nieuwe klant, artikel, behandeling toe te voegen wis: Om een klant, artikel, behandeling te wissen uit het bestand.

• • •

Selecteer het gewenste bestand. Klik op de knop =RHN. Voer de naam in van de klant, het artikel, de behandeling of de medewerker die u zoekt. Wanneer u gebruik maakt van een barcodescanner, kunt u het artikel scannen in plaats van deze handmatig in te voeren. Het niet nodig om de complete naam in te voeren, een gedeelte of slechts een enkele letter is reeds voldoende. Druk op 2. om verder te gaan en een lijst zal getoond worden in het scherm beginnend met de letter(s) die u gebruikt heeft. Ga met de cursor naar de naam in de lijst waarvan u de kaart wilt opvragen en druk daarna op het tabblad Kaart.

Wanneer u op deze manier een klant wilt opzoeken, kunt u ook de achternaam (of een gedeelte) en de voornaam (of een gedeelte) of initialen invoeren in de onderstaande volgorde: jansen,a In het scherm zal een lijst getoond worden van alle klanten die “Jansen” heten en waarvan de voornaam begint met de letter “a”. Wanneer u invoert: “jan,a” een lijst van alle klanten beginnend met de achternaam “jan” en waarvan de voornaam begint met een letter “a”.

• • •

Roep de te wijzigen informatie op in het scherm (klant-, artikel-, behandeling- of medewerkerskaart). Ga naar het invoerveld dat gewijzigd moet worden en overschrijf de inhoud of selecteer in het keuzemenu de juiste informatie. Kies voor 2SVODDQ om de gewijzigde informatie te bewaren.

• • •

:LM]LJHQYDQHHQNDDUW

:LVVHQYDQHHQNDDUW

Roep de te wissen informatie op in het scherm (klant-, artikel-, behandeling- of medewerkerskaart). Kies voor :LVVHQ om het geselecteerde record te verwijderen uit het bestand. Klik op -D wanneer u er zeker van bent dat dit record moet verdwijnen.

LET OP: Behandelingen of klanten die in het afsprakenboek staan of artikelen die nog een voorraad hebben staan kunnen niet worden verwijderd. Wilt u deze toch verwijderen dan moet u deze ook in het afsprakenboek verwijderen. Artikelen behoort de voorraad op nul te staan wilt u deze verwijderen.


• • •

=RHNHQLQHHQEHVWDQG

2YHU]LFKW

U kunt een overzicht opvragen in het scherm van de ingevoerde records (klant, artikel of behandeling) door op het WDEEODG 2YHU]LFKW de klikken. Wanneer u op een willekeurig record klikt in dit overzicht en u klikt daarna op het WDEEODG .DDUW, dan zal de informatie van dit record in het scherm verschijnen.


.ODQWHQEHVWDQG

De klantenkaart bewaart de persoonlijke details over de klant tezamen met informatie dat kan worden gebruikt door uw salon voor zakelijke analyses en marketing doeleinden. Bovenaan de klantenkaart ziet u het aantal klanten in het systeem (bijv. klanten - 23 in bestand). Wanneer de klant de salon bezoekt zullen alle gegevens die geboekt worden via de functie Receptie ervoor zorgen dat deze gegevens automatisch op de klantenkaart worden bewaard. Dit betekent dat SalonManager het bestand up-todate houdt van alle Behandelingen met de relevante Details over de behandeling en de verkochte Artikelen die de klant heeft afgenomen.

1DDPDGUHVHQWHOHIRRQQXPPHUV

Voer de namen op die wijze in zodat deze gesorteerd kunnen worden op achternaam. Wees consequent met het gebruik van hoofd- en kleine letters. Gebruik niet alleen kleine letters of alleen hoofdletters. Aanhef Brief: hier kunt u ingeven wat er voor op de brief komt te staan. Bijvoorbeeld voornm/ voorletter, titel + achternaam of klant. De adressering zoals u deze in het klantenbestand invoert, wordt ook zo in de mailings gebruikt. Voer de gegevens compleet in en wees hier accuraat in. Dit is belangrijk als u SalonManager gaat gebruiken voor uw mailings of voor het sturen van verjaardagskaarten. Er kunnen 2 telefoonnummers worden opgegeven en één mobiel telefoonnummer. Ook kan er een e-mail adres van de klant worden ingevoerd. *URHS

Kies uit het keuzemenu het type klant, bijv. Vrouw, Man, etc.

7\SH

Selecteer hoe frequent deze klant de salon bezoekt.


Selecteer waarom de klant gekozen heeft voor uw salon. Dit kunt u gebruiken om te peilen hoe effectief een advertentie via een bepaald medium kan zijn.

9DVWH0HGHZHUNHU

Aan de klant kan een vaste medewerker worden toegekend, als de klant altijd door dezelfde medewerker wordt behandeld of behandeld wil worden.

*HERRUWH'DWXP

Voer dag en maand in, het jaartal is optioneel. Op deze manier kunt u uw klanten een verjaardagskaart sturen met wellicht een kleine attentie.

5HNHQLQJ6DOGR

Huidige saldo van de klantrekening. Dat kan een positief of negatief bedrag zijn.

.RUWLQJ

U kunt noteren welke kortingspercentage de klant geniet in de salon. Voordat u gaat afrekenen met de klant kunt u dit controleren op de klantkaart.

6SDDUV\VWHHP

Pasnummer: Hier kunt u de klant voorzien van een pasnummer. Optioneel is om klantenpassen uit te geven voorzien van een barcode. U kunt dan bij aankomst van de klant de pas scannen en de klant wordt dan in de receptie ingevoerd. U kunt ook aangeven of u de klant een kortingspercentage wilt geven op alleen behandelingen of alle verkopen. Ook kunt u per klant zien hoeveel punten de klant heeft gespaard. U kunt de punten ook handmatig aanpassen door middel van de knop $DQS. Pnt u kunt hier de punten invoeren de punten worden bij het totaal opgeteld. Wilt u de punten verminderen dan dient u een min teken (-) voor het aantal punten te zetten.

2SPHUNLQJHQ

Hier kunt u een bericht intypen welke zal verschijnen als de klant in de receptie wordt geselecteerd (of vanuit het afsprakenboek) bijv. (PHYURXZ%DNNHULVKDDUSDUDSOX

YRULJHZHHNYHUJHWHQ).

.RUWLQJRSYHUYROJDIVSUDDN Als een klant een vervolgafspraak heeft gemaakt kunt u hier aanvinken of u de klant een eenmalige korting wilt geven omdat de klant een nieuwe afspraak heeft gemaakt. +HHIWLHPDQGDDQEHYROHQ Als een klant een andere klant uw salon heeft aanbevolen kunt u de klant een korting geven omdat hij een klant voor u heeft verworven. U moet wel in het menu .RUWLQJHQ als tekst (HQPDOLJHNRUWLQJ hebben staan om de korting in werking te stellen.


+HUNRPVW

%HKDQGHOLQJHQ9HUNRRS

Selecteer het tabblad Historie Klant om te bekijken wat er in de laatste behandelingen gebeurd is. Getoond wordt de datum van het bezoek aan de salon, naam van de klant, de soort behandeling, welke artikelen gekocht zijn en de bijzonderheden van de behandeling zelf. Deze bijzonderheden kunnen eventueel later gewijzigd worden. Kies in dat geval altijd eerst voor 2SVODDQ om de wijzigingen te bewaren.

3HUPDQHQWNDDUW

Door op deze knop te drukken verschijnt de permanenten kaart als de permanent kaart ingevuld is tijdens het afrekenen. Hier kan achteraf gekeken worden wat de historie van de behandeling is geweest.

.OHXUHQNDDUW

Door op deze knop te klikken verschijnt de kleurkaart (zie: .OHXUNDDUW) hier kan men de gegevens van de klant invullen of achteraf bekijken wat de historie van de behandeling is geweest.

.ODQWGHWDLOV

Hier kunnen gegevens worden ingegeven die betrekking hebben op de huidanalyse, kleurkaarten en andere bijzonderheden die u moet weten om een bepaalde behandeling uit te voeren. U kunt de vragen die u hier wilt invoeren door middel van een programma intake-editor genereren. Het programma staat in c:\hair700\Intakeeditor.

2YHU]LFKWHQ

Hier heeft u een overzicht van alle klanten.

.XUHQ

Hier ziet u de status van de kuur die de klant eventueel heeft gekocht.


$UWLNHOHQ

In het menu artikelen vindt u een aantal submenu‘s • $UWLNHOEHVWDQG • %HVWHOOLQJHQ • 2QWYDQJVWEHVWHOOLQJHQ • 2QWYDQJHQDUWLNHOHQ • 6WHOLQPLQPD[QLYHDX • 6DORQSURGXFWHQ • 3ULQWYRRUUDDGHWLNHW • 7UDQVIHUXLW • 3ULQWEDUFRGHXLW

$UWLNHOEHVWDQG

$UWLNHOFRGH

Code voor het artikel (deze moet uniek zijn).

2PVFKULMYLQJ

Omschrijving van het artikel zoals deze geprint moet worden op de kassabon en in de overzichten.

%DUFRGH

De barcode van de leverancier ingeven of scannen, zodat bij het afrekenen de barcode gescand kan worden. Heeft de leverancier zijn artikelen (nog) niet voorzien van barcodes, dan zal SalonManager automatisch een codering aanmaken. Van deze door SalonManager aangemaakte barcode kunnen etiketten geprint worden om op de artikelen te plakken, zodat deze toch aan de kassa gescand kunnen worden.

%7:WDULHI

Het BTW tarief wat betrekking heeft op dit artikel. (zie: ,QVWHOOHQ$OJHPHQH,QIRUPDWLH).

3URYLVLHW\SH

Het provisie tarief wat betrekking heeft op de verkoop van dit artikel. (zie: 0HGHZHUNHUV3URYLVLH). Alleen de waarden 1 of 2 kunnen hier worden ingevoerd.


6SDDUSXQWHQ

U kunt per artikel indien gewenst het aantal spaarpunten toekennen

/HYHUDQFLHU

Namen van de leverancier of het merk kunnen hier geselecteerd worden. De Merknamen moeten eerst ingegeven worden via Instellen, Leveranciers.

/HYHUDQFLHUUHI

Bestelnummer of referentie van de leverancier waarmee dit artikel bij de referentienummer leverancier wordt besteld.

*URHS

9RRUUDDGQLYHDX

0LQLPDOHYRRUUDDG Is de IJzeren voorraad. Voorraad van dit artikel mag niet onder dit aantal komen. 0D[LPDOHYRRUUDDG Het aantal artikelen wat u nodig hebt tot de volgende levering. 9HUSDNNLQJVHHQKHLG Voordeelverpakking of Verpakkingseenheid. 9RRUUDDG

De huidige voorraad van dit artikel. Deze wordt beïnvloed door de verkoop van artikelen via de Receptie of Kassa functie en de overige Voorraad controle functies.

,QEHVWHOOLQJ

Het aantal artikelen dat reeds besteld is bij de leverancier.

.RVWSULMV

De prijs die u betaald bij de leverancier voor dit artikel.

$GYLHVSULMV

Wordt uitgerekend door SalonManager door de marges in te stellen voor dit artikel. (zie: ,QVWHOOHQ $UWLNHOHQ +DLU RI $UWLNHOHQ%HDXW\).

9HUNRRSSULMV

De prijs waarvoor u het artikel verkoopt.

:HUNZLM]H9RRUUDDGEHKHHU

Als u met SalonManager werkt dan zal: • Wanneer een artikel wordt verkocht dit automatisch op de voorraad in mindering wordt gebracht. • Er een adviesbestelling worden gegeven. • De voorraad worden bijgewerkt wanneer er bestellingen zijn ontvangen. • Er een mogelijkheid zijn om de artikelen te registreren die in de salon worden gebruikt. • Het automatisch instellen van maximale en minimale voorraad. • Rapporteert volledige voorraad en het voordeel.


De omzetgroep waaronder dit artikel valt. (zie: ,QVWHOOHQ).

.DVVDYHUNRRS

Elke kassaverkoop zal het aantal artikelen in de voorraad reduceren en met elke teruggave zal het aantal toenemen. (zie: &UHGLW en 5HWRXUHQ). Hoe de kassaverkoop werkt kunt u lezen in het hoofdstuk Receptie en Kassa.

'H9RRUUDDGDDQSDVVHQ

Van tijd tot tijd zal het nodig zijn om het actieve voorraadniveau te corrigeren in SalonManager ten opzichte van de werkelijke aanwezige voorraad. Dit kan voorkomen door het afschrijven van oude voorraden, foutief getelde aantallen, diefstal, enz.

• •

Kies $UWLNHOHQ, $UWLNHOEHVWDQG en zoek het artikel waarvan de voorraad moet worden aangepast. Kies 9RRUUDDG en verander het voorraadniveau zoals gewenst. Kies daarna voor 2SVODDQ

%HVWHOOLQJHQ

Het is mogelijk om een inkooporder te genereren vanuit SalonManager. Ten eerste moet het minimum en maximum voorraad niveau voor elk artikel ingevoerd zijn. Ook moet de aanwezige voorraad ingevoerd zijn in het systeem. Dan kunt u de knop %HVWHOOLQJHQ aanklikken in het Artikelen-menu.

/HYHUDQFLHU 0HUN

Selecteer de Leverancier of het Merk waar u een inkooporder van wilt genereren.

6WDWXV

In dit stadium is de bestelling een voorlopige besteladvies en kan nog aangepast worden indien gewenst.

1LHXZ

Om een nieuwe inkooporder te maken.

SalonManager zal direct een overzicht geven van de artikelen die besteld moeten worden. Vergeleken worden de aantallen van de huidige voorraad en de maximum voorraad, het verschil hiertussen wordt als bestelling weergegeven.


•

Om artikelen toe te voegen of uit de bestellijst te verwijderen. Wanneer het aantal moet worden aangepast van een artikel in de bestellijst, klik dan op het invoerveld van het aantal te bestellen artikelen en wijzig dit.

:DDUGH

De inkoopwaarde van de voorlopige bestelling. Dit ter informatie indien u rekening moet houden met een franco order bedrag.

%HYHVWLJ

Klik op deze knop wanneer u akkoord gaat met deze bestelling. De status van de bestelling zal nu veranderen in: Bevestigd, niet geprint.

%HVWHOOLQJ

Het ordernummer verschijnt zodra de bestelling is bevestigd.

3ULQW

Selecteer deze knop wanneer u de bestelling wilt printen. De status zal dan veranderen in: Bevestigd en geprint.

(PDLO

nadat u heeft bevestigd kunt u gebruik maken van de optie e-mail om de bestelling te mailen.


9RHJWRH 9HUZLMGHU

2QWYDQJVWEHVWHOOLQJHQ

Wanneer u de bestelling ontvangt moet deze worden ingeboekt in SalonManager. Controleer eerst of alles ontvangen is wat u heeft besteld. Heeft u niet de complete bestelling ontvangen, vink dan indien gewenst de optie 1LHW JHOHYHUGH DUWLNHOHQ QDEHVWHOOHQ aan. Deze optie zal automatisch een aparte bestelling aanmaken van de te weinig geleverde artikelen. Heeft u meer artikelen ontvangen, pas dan het aantal aan in de ontvangstbon in het scherm.

/HYHUDQFLHU Selecteer de relevante leverancier/merk van de bestelling. 0HUN Selecteer de relevante leverancier/merk van de ontvangen bestelling. 9RHJWRH 9HUZLMGHU $FFHSWHHU

Gebruik deze knop wanneer andere artikelen zijn bijgeleverd of helemaal niet zijn geleverd conform de bestelling. Accepteer het ontvangst wanneer de ontvangen bestelling correct is, eventueel voorzien van uw wijzigingen. De aantallen worden bij de voorraad bijgeboekt.

SalonManager zal automatisch barcode etiketten printen van de ontvangen artikelen indien gewenst. Controleer of de kantlijn ingesteld in op 3.02 en of de printer is voorzien van etiketten.

LET OP! Er zullen alleen barcodes van artikelen geprint worden die door SalonManager zelf zijn aangemaakt. De 13-cijferige barcodes van de leveranciers zullen namelijk reeds op het artikel aanwezig zijn.

2QWYDQJHQDUWLNHOHQ

U ontvangt artikelen die niet via SalonManager zijn besteld. Dat kan zijn omdat u naar een beurs bent geweest en daar artikelen heeft ingekocht of omdat de vertegenwoordiger van uw leverancier vanuit zijn/haar auto artikelen heeft geleverd.


• • • • •

Klik op $UWLNHOHQ en daarna op 2QWYDQJHQ artikelen. Selecteer (scan) het artikel. Geef het ontvangen aantal aan. Klik op .RVWSULMV als deze afwijkt van de standaard ingevoerde prijs. Kies voor %HZDDU wanneer u alle ontvangen artikelen heeft ingevoerd.

De voorraad van de betreffende artikelen zal worden aangepast. Maakt u gebruik van barcode scanning, dan zal SalonManager u vragen of deze moeten worden geprint. Controleer of er etiketten in de printer aanwezig zijn.

0LQLPXPHQPD[LPXPYRRUUDDG


Het is mogelijk om een minimum en een maximum voorraad per artikel in te stellen. Dit gebeurt handmatig bij het invoeren van een artikel of automatisch. Het is belangrijk deze voorraad niveaus zorgvuldig in te voeren, zodat wanneer een inkooporder gegenereerd wordt, de juiste aantallen besteld worden.

/HYHUDQFLHU:

Selecteer de relevante Leverancier/Merk of alle leveranciers/Merken.

*URHS:

Selecteer de artikel groep of alle artikelen.

Opties a) Specifiek voorraad niveau. Selecteer een specifiek aantal voor alle artikelen of een artikel groep of Leverancier/Merk. Bijvoorbeeld: alle Lotions van Maria Galland of alle Shampoos van Wella. b) Calculeer huidig voorraad niveaus. Geef het aantal in waarmee het voorraad niveau gedeeld moet worden. Bijvoorbeeld: U verdubbelde altijd de voorraad van hetgeen u verkocht, daarom deelt u nu het voorraad niveau door 2. c) Calculeer naar aanleiding van verkopen en/of salon gebruik over een bepaalde periode. Voorraad verkocht over een bepaalde periode. Voer het aantal weken in die moeten worden berekend, dan zal een invoerscherm verschijnen, voer ook hier het

zelfde aantal weken in en een einddatum. SalonManager zal de voorraad berekenen over een periode van bijvoorbeeld 6 weken tot de datum 31-12-1999. d) Niet veranderen. Voorraad niveau blijft onveranderd.

6DORQSURGXFWHQFDELQHSURGXFWHQ

Een van de eenvoudigste manieren om bij te houden wat het gebruik van de salonproducten zijn kunt u alle lege verpakkingen bewaren in een daarvoor bestemde doos of plastic tas. Eens per week kunt u de salonproducten verwerken in SalonManager.

Dit gaat als volgt: • Klik op $UWLNHOHQ en daarna op Salonproducten. • Selecteer (scan) het verbruikte salonproduct. • Geef het aantal aan in het blauwe rechthoek. • Kies voor %HZDDU wanneer alle salonproducten op deze manier zijn verwerkt. • Kies voor :LVVHQ om het scherm te wissen. De voorraad van de salonproducten zullen nu in mindering worden gebracht met het ingevoerde aantal.

3ULQWHQYDQEDUFRGHHWLNHWWHQ

Wanneer uw gebruik maakt van de optie barcode scanning, is het de bedoeling dat alle artikelen bij het afrekenen gescand kunnen worden door middel van het lezen van een streepjescode. Dit is een zeer accuraat middel om snel en foutloos af te rekenen. Veel artikelen zullen reeds voorzien zijn van een barcode. Dit is een 13-cijferige nummer gecodeerd in streepjes. Wanneer uw leverancier nog geen artikelen levert voorzien van zo’n barcode, kan SalonManager een eigen barcode etiket printen zodat de artikelen toch kunnen worden gescand. • • • • •

Klik op $UWLNHOHQ en daarna voor 3ULQW%DUFRGH etiket. Selecteer (scan) het artikel waarvan een barcode etiket moet worden geprint. Stel het juiste aantal te printen etiketten in. Controleer of er etiketten in de printer aanwezig zijn. Klik op 3ULQW en stel de leverancier en groep in.


• • • • • • •

Als u klaar bent klikt u op accepteer het menu Print Barcode Etiketten zal verschijnen. Zorg er voor dat de kantlijn ingesteld is op 3.02. Geef aan of het een barcode etiket wordt voor een salonproduct of voor de verkoop (= met prijs). Typ in het invoerveld uw salonnaam. Klik op printen Selecteer de Barcode Printer. Klik op OK en uw barcode wordt geprint.

LET OP! Er zullen alleen barcodes van artikelen geprint worden die door SalonManager zelf zijn aangemaakt. De 13-cijferige barcodes van de leveranciers zullen namelijk reeds op het artikel aanwezig zijn. ½ Formaat van de barcode etiketten: Avery L7161.

3ULQWHQYDQYRRUUDDGHWLNHWWHQ

Het kan voorkomen dat u uw verkoop prijzen op de artikelen moet aanpassen, of u wilt een voorraad-controle-plak houden. De etiketten die overblijven of te kort schieten daarvan is een voorraadcorrectie noodzakelijk. Het menu van Voorraad etiketten is vrijwel hetzelfde als dat van barcode etiketten. • • • • • • • •

Klik op $UWLNHOHQ en daarna op 3ULQW9RRUUDDG etiket. Selecteer een Leverancier/Merk of Alles. Selecteer een specifieke Product Groep of Alles. Controleer of er etiketten in de printer aanwezig zijn. Klik op 3ULQW en volg de print instructie in het scherm. Zorg er voor dat de kantlijn ingesteld is op 3.02. Geef aan of het een etiket wordt voor een salonproduct of voor de verkoop (= met prijs). Typ in het invoerveld uw salonnaam.

•

)RUPDDWYDQGHYRRUUDDGHWLNHWWHQ$YHU\/

7UDQVIHUV8LW

Dit menu wordt gebruikt door filiaalbedrijven voor onderlinge uitwisseling van artikelen. Dit menu is niet relevant voor de Single versie.


%HKDQGHOLQJHQ

&RGHEHKDQGHOLQJ

Codering voor de behandeling (deze moet uniek zijn).

2PVFKULMYLQJ

Omschrijving van de behandeling zoals deze geprint moet worden op de kassabon en in de overzichten.

*URHS

De omzetgroep waaronder deze behandeling valt. (zie: Instellen).

9HUHLVWHIDFLOLWHLW

Als bij menu ,QVWHOOHQ, $IVSUDNHQERHN facilitieiten zijn ingevoerd die bij behandelingen gebruikt moeten worden dan zal hier een keuzelijst getoond worden met de aanwezige faciliteiten. Kies de faciliteit die noodzakelijk is bij de behandeling. Wanneer nu in het afspraken boek een behandeling wordt geboekt zal automatisch gecontroleerd worden of de vereiste faciliteit wel beschikbaar is op die tijd. Is dat niet het geval dan wordt meteen een suggestie gegeven wanneer die wel het geval is.

.RVWSULMVDUWLNHO

Kostprijs van de hoeveelheid producten die verbruikt worden in deze behandeling. Bijvoorbeeld: wattips, naalden, lotion, reinigingsmilk, enz.

$DQWDOEHWURNNHQ

Wanneer de behandeling uitgevoerd dient te worden door 2 medewerkers zal, medewerkers indien hier gebruik van wordt gemaakt, ook de provisie onder de medewerkers gedeeld moeten worden. (zie: 0HGHZHUNHUV 3URYLVLH). Als de behandeling door een persoon uitgevoerd kan worden, blijf de waarde 1 ingesteld. 1 of 2 zijn de enige waarden die hier kunnen worden ingevoerd.


7\SHSURYLVLH

Het provisie tarief wat betrekking heeft op de verkoop van deze behandeling. (zie: 0HGHZHUNHUV3URYLVLH). Alleen de waarden 1 of 2 kunnen hier worden ingevoerd.

6SDDUSXQWHQ

U kunt aan de hand van een waarde inclusief BTW spaarpunten toekennen voor een bepaalde behandeling

%7:WDULHI

Het BTW tarief wat betrekking heeft op de verkoop van deze behandeling. (zie: ,QVWHOOHQ, $OJHPHQH,QIRUPDWLH).

.RUWLQJYHUYROJ Vink deze optie aan als u gebruik maakt van korting op DIVSUDDNWRHSDVVHQ vervolgafspraak u kunt dan bij de desbetreffende behandeling de optie aanvinken zodat bij het afrekenen de korting wordt toegepast. Aanvinken als de behandeling ook als een kuur kan worden verkocht.

.RVWHQDUEHLG

Arbeidskosten die nodig zijn voor het uitvoeren van deze behandeling. Met deze kostprijs gegevens kunt u een overzicht met de salon resultaten printen.

)XQFWLHQLYHDX

De prijs van de behandeling wordt ook bepaald door de kostprijs per functieniveau. De verschillende prijzen per functie kunt u activeren via Instellen. (zie: ,QVWHOOHQ3ULMVQLYHDX).

9HUNRRSSULMV

De prijs van de behandeling die in rekening zal worden gebracht. Als bij ,QVWHOOHQ,3ULMVQLYHDXQDDUIXQFWLHQLYHDX is ingesteld kan de verkoopprijs ook per functieniveau worden ingesteld als dit gewenst is.


.XXU

.XUHQ

Vink .XXU aan zodat een staffel voor de verkoopprijs ingegeven kan worden. Bijvoorbeeld: Een zonnebank kuur van 10 behandelingen. Een enkele behandeling kost ¼HHQNXXUYDQEHKDQGHOLQJHQNRVW¼-. Koopt de klant, volgens het voorbeeld, een zonnebankkuur, selecteer dan de behandeling via de functie Receptie zoals u dat gewend bent. Daarna zal er een scherm verschijnen met de mogelijkheid om voor een behandeling te kiezen of voor een kuur van 10. U klikt op de knop een kuur van 10. Wenst de klant een behandeling van de betaalde kuur, selecteer dan de behandeling via de functie Receptie zoals u dat gewend bent. U zult zien dat er nu een nieuwe knop is bijgekomen, nl.: %HKDQGHOLQJYDQEHWDDOGHNXXr. De provisie wordt genoteerd voor iedere medewerker die de kuurbehandeling uitvoert en niet de medewerkers die de totale kuur heeft verkocht! .XXUYHUNRRSSHUPLQXXW: vink deze optie aan als u de kuurbehandeling per minuut wenst te verkopen. De eerste regel wordt geblokkeerd u kunt dus de minuten vanaf de 2e regel invoeren.


0HGHZHUNHUV(Niet voor Single versie)

Het menu van medewerkers is verdeeld in twee submenu‘s • *HJHYHQVPHGHZHUNHU • $DQZH]LJKHLGPHGHZHUNHU

*HJHYHQVPHGHZHUNHU.DDUW

9RRUHQ DFKWHUQDDP

Zorg dat de voornamen van uw medewerkers uniek zijn. Heeft u twee medewerkers met dezelfde voornaam dan kan er verwarring ontstaan bij het afrekenen via o.a. de Receptie functie. Geef in dat geval de medewerkers de beginletter van de achternaam mee. 9RRUEHHOG: Marian J.

Marian Smit wordt Marian S. en Marian Jansen wordt

3HUVRRQOLMNQU Als uw bedrijf gebruik maakt van een personeelsnummer, kan deze hier worden ingevuld. Sla dit over indien u hier geen gebruik van wenst te maken. 3LQQLYHDX

Tot welk niveau mag deze medewerker SalonManager bedienen. (zie: ,QVWHOOHQ0HQXEHYHLOLJLQJ).

3LQQXPPHU

4-cijferig pin nummer t.b.v. de menubeveiliging.

)XQFWLHQLYHDX

(Alleen zichtbaar wanneer bij ,QVWHOOHQ3ULMVQLYHDXQDDU IXQFWLHQLYHDX is aangevinkt). Wanneer u per functieniveau een andere prijs hanteert voor de behandelingen, (zie: ,QVWHOOHQ3ULMVQLYHDX), kunt u hier de functie selecteren die van toepassing is op deze medewerker. Voor een behandeling uitgevoerd door een medewerker zal nu automatisch de juiste prijs berekend worden die bij zijn/haar functieniveau hoort.


.DVVDYHUNRRS

Vink deze functie aan als de medewerker de Receptie en Kassa functie mag bedienen.

$IVSUDNHQERHN Vink deze functie aan als de medewerker dient te worden opgenomen in het afsprakenboek. Dit is ook de manier om de naam van een medewerker tijdelijk niet in het afspraken boek te laten voorkomen Door deze functie aan te vinken wordt de desbetreffende persoon opgenomen in het menu $DQZH]LJKHLG 0HGHZHUNHUV waar u de urenregistratie en absentie van de medewerkers kunt registreren.

%HJLQGDWXP

Datum wanneer de medewerker bij de salon kwam/komt werken.

7UDQVIHULQ"

Wordt de medewerker overgeplaatst naar een ander filiaal, vink dan deze functie aan en de datum wanneer dit gaat plaatsvinden.

9HUWUHNGDWXP Als de medewerker niet meer in dienst zal zijn, vermeld hier de datum van vertrek. LET OP! Verwijder nooit de medewerker!! Dit gebeurt automatisch (zie: ,QVWHOOHQ,0HGHZHUNHUV 3URYLVLH). Doet u dit toch dan kan het zijn dat bepaalde overzichten waarin de medewerker voorkomt niet meer kloppen %DVLVVDODULV

Voer het wekelijkse of maandelijkse basissalaris in.

3URYLVLH

zie: 0HGHZHUNHUV3URYLVLH voor meer details.

3URYLVLHRSERXZ(Niet voor Single versie)

• ,QNRPVWHQYRRUFDOFXODWLH Selecteert u Alleen Behandelingen, dan zal de provisie berekend worden apart voor behandelingen en artikel verkoop. Het is mogelijk om verschillende niveaus van provisie in te stellen. Selecteert u %HKDQGHOLQJHQ 9HUNRRS dan zal de provisie berekend worden gezamenlijk met dezelfde tarieven voor zowel de behandeling als de verkochte artikelen. Als verkoop provisies zijn ingesteld met deze optie dan zullen de artikelverkopen tweemaal berekend worden. Het is daarom niet nodig om gegevens in te voeren voor de artikelverkoop tenzij u het voor een bepaald artikel wel wenst. • %HUHNHQLQJVZLM]H zie: ,QNRPVWHQ1LYHDX. • %HWDOLQJVZLM]H Selecteer hoe u de provisie wilt uitbetalen. De derde optie in deze rij is niet beschikbaar wanneer de provisie berekend wordt over de behandelingen inclusief de artikel verkoop.


.DDUW DDQZH]LJHQ

0HGHZHUNHUV3URYLVLH (Niet voor Single versie)

Salonmanager maakt gebruik van een uitgebreid provisie systeem. Het is mogelijk om verschillende tarieven van provisies te verdienen voor de medewerkers, verschillende tarieven te verdienen op verschillende artikelen en/ of behandelingen.

Artikelen en behandelingen Alle artikelen en behandelingen kunnen ingesteld worden op dezelfde provisie tarief of type of u kunt wensen te betalen een verschillend tarief op geselecteerde artikelen of behandelingen, bijv. voor Beauty en Haar artikelen of behandelingen. Als alle artikelen en behandelen dezelfde tarief hebben dan kunnen zij allen ingesteld worden met 7\SH voor ieder artikel en behandeling. (Wanneer een nieuwe artikel of behandeling wordt toegevoegd aan het bestand, dan zal deze automatisch ingesteld worden met provisie type 1). Wanneer een bepaald artikel of behandeling een ander tarief moet krijgen, kan deze ingesteld worden onder provisie type 2. Bijv. een bepaald artikel moet meer voor de verkoop gepromoot worden of een artikel moet uitverkocht worden. •

Inclusief BTW. Vink deze optie aan wanneer de provisie berekend wordt over het verkoopbedrag inclusief de BTW.

7\SHUHFRUGV Overschrijden provisie. Deze optie is voor gedeelde behandelingen wanneer een personeelslid niet zelf een behandeling uitvoert maar toch een stukje provisie van de behandeling ontvangt. Wanneer u hier gebruik van maakt, zult u alle behandelingen als type 1 instellen en de betreffende medewerker instellen op 2. (zie: %HKDQGHOLQJHQ $DQWDO%HWURNNHQ0HGHZHUNHUV). Wanneer een gedeelde Behandeling wordt afgerekend, zal de tweede medewerker ook ingevoerd moeten worden dit t.b.v. de gedeelde provisie. De behandeling is opgenomen in alle overzichten, behalve het provisie overzicht, zoals uitgevoerd door


een medewerker welke zal ontvangen de type 1 provisie tarief. De andere medewerker met het tarief type 2 bevoegdheid zal ontvangen het type 2 provisie voor deze behandeling.

Niveau 1 – 6. Tot zes omzet niveaus kunnen ingesteld worden zodat de medewerkers steeds een hoger niveau kunnen bereiken naar mate er meer verkocht wordt. Dit geldt zowel voor een Enkelvoudige als een Samengestelde berekening. Enkelvoudige berekening: = = = = = = = = =

Provisie over de Behandelingen

Niveau 1 Niveau 2 Niveau 3 Niveau 4 Niveau 5 Niveau 6 •

Type 1 Omzet ¼ 500.00 1000.00 5000.00 5000.00 5000.00 5000.00

Provisie % 10.00 20.00 0.00 0.00 0.00 0.00

Type 2 Omzet ¼

Provisie %

1000.00 5000.00 5000.00 5000.00 5000.00

20.00 0.00 0.00 0.00 0.00


(voorbeeld)

In bovenstaand voorbeeld zal geen provisie betaald worden op type 1 behandelingen tot 500,00 omzet. Als de omzet voor Type 1 behandelingen 1500,00 zijn zal er 10% provisie uitgekeerd worden van 500,00 . Bij een omzet van 2500,00 wordt er provisie van 20% berekend over 1500,00 (300,00).

Samengestelde berekening: Provisie wordt berekend over de omzet behaald in niveau 1 In het bovenstaande voorbeeld voor provisie type 1 zal er geen provisie betaald worden over de omzet tot 1000,00 (niveau 1). Omzet tussen 1000,00 en 1999,00 krijgen een provisie van 10%, omzet van 2000,00 en meer krijgen een provisie van 20%. Als een medewerker een omzet haalt van 2500,00 dan zal het volgende uitgekeerd worden: 0 % provisie over de eerste 1000,00 10 % provisie tussen 1000,00 en 2000,00 20 % provisie over de overige 500,00 Totaal provisie

=¼ =¼ =¼

0,00 100,00 100,00

¼

200,00

3URYLVLH9HUNRRS$UWLNHO Als u bij Inkomsten voor Calculatie inclusief Behandelingen + Verkoop heeft geselecteerd dan kunt u deze optie leeg laten omdat de winkelverkoop van artikelen inclusief zal zijn. Wilt u echter een extra provisie toekennen voor de verkoop van artikelen dan zult u de gegevens moeten invoeren.

Als u Provisie Verkoop apart van de Behandelingen provisie wilt instellen, wees er dan zeker van dat Inkomsten voor Calculatie is ingesteld op $OOHHQ%HKDQGHOLQJHQ.


12.

$DQZH]LJKHLGPHGHZHUNHUV(Niet voor Single versie)

In het menu $DQZH]LJKHLG0HGHZHUNHUV kunt u de tijd en aanwezigheid bijhouden van elke medewerker. (Dit menu kan aan en uit worden geschakeld in het menu ,QVWHOOHQ, 0HGHZHUNHUV SURYLVLH vinkje bij .DDUW$DQZH]LJK0HGHZ). In het eerste menu krijgt u een lijst van alle medewerkers (alleen die medewerkers die in het medewerkers bestand een vinkje bij .DDUW$DQZH]LJ hebben). Als u vervolgens de naam aanklikt tot het rechthoekje blauw wordt en dan op de knop 'HWDLOV klikt krijgt u een scherm waar u de tijden in kunt vullen van de betreffende persoon. De knop 3ULQWHQ zal een gedetaileerd weekoverzicht van de betreffende medewerker printen. De totalen worden automatisch door SalonManager berekend. In het overzichtenmenu kan er een overzicht van de aanwezigheid van medewerkers worden geprint.


$IVSUDNHQ$JHQGD

Afspraken kunnen geboekt en geprint worden in Salon Manager.

Voordat u het afsprakenboek gebruikt moet u eerst de openingstijden instellen in het menu ,QVWHOOLQJHQ$IVSUDNHQERHN. Geef ook een tijdsslot aan. Dit gaat per 5 minuten. Minimum is 5, maximum is 30 minuten. Ook moet bij de Medewerkerskaart de optie $IVSUDNHQERHN aangevinkt zijn bij enkele medewerkers. Bij de %HKDQGHOLQJHQNDDUW moeten boekingstijden worden aangegeven zodat SalonManager weet hoelang een bepaalde behandeling duurt.

(HQ NQLS HQ GURRJ EHKDQGHOLQJ GXXUW PHHVWDO PLQXWHQ GXV NOLNW X RQGHU VFKHPDGULHSXQWMHVDDQ. Als dit gedaan is kunt u $IVSUDNHQ openen en beginnen met het gebruik en van de agenda. • •

• • •

Het blauwe vakje is de blinker en kan verplaatst worden met de muis of met het touchscreen. Het raster geeft de beschikbare tijden aan de linkerkant weer en de beschikbare personeelsleden aan de bovenkant. U kunt van links naar rechts en van boven en naar beneden scrollen dmv de pijltjetoetsen op het toetsenbord te gebruiken. De knoppen aan de rechterkant veranderen vaak zodat u alleen kan kiezen wat van toepassing is. De afspraken vakjes hebben een kleurcode; groen voor een boeking, geel voor aankomst en beige voor betaald. Als u de agenda $IVSUDNHQERHN gebruikt is het niet meer nodig om 5HFHSWLH te gebruiken


• Selecteer %HKDQGHOLQJHQ in het hoofdmenu • Aan de rechterkant van elke kaart vind u het schema voor het instellen van een boekingspatroon (zie: hoofdstuk 10 %HKDQGHOLQJHQ)

+HWERHNHQYDQHHQQLHXZHDIVSUDDN

Zorg dat de agenda op de goede dag/datum staat voor de klantboeking. Blader verder mbv de knop .DOHQGHU of verplaats 6 ZHNHQ door op de g knop ,QZHNHQ aan de rechterkant van het scherm te drukken. Het aantal weken dat vooruit wordt gesprongen is instelbaar. (zie: ,QVWHOOHQ$IVSUDNHQERHN1RUPDDOERHNLQJVF\FOXV)

•

• • • •

• • •

• •

•

•

Verplaats de cursor of blauwe vakje naar de juiste tijd en personeelslid die de klant wenst. Selecteer .ODQW om de klantenkaart te zoeken - zorg dat u zeker weet dat u de goede heeft geselecteerd of maak een nieuwe aan. Een scherm %RHNLQJ 'HWDLOV verschijnt met de klant naam en hun vaste stylist/therapeut Selecteer de Behandeling , het boekingspatroon verschijnt in groene vakjes en als het een speciale behandeling is geeft het de beschikbare personeelsleden weer. Als de cursor nog steeds aan de rechterkant staat en op de juiste plaats druk dan op %HYHVWLJ Het scherm wordt donkerblauw in lijn met het boekingspatroon. Om de afspraak langer of korter te maken, wis of voeg toe een donkerblauw vakje doormiddel van het touchscreen of door met de muis te dubbel klikken. Om de boeking te accepteren druk op (LQGH Druk dan op .ODQW om de boeking details te verwijderen van het scherm. Om meer dan één behandeling voor dezelfde klant te boeken voeg toe door op %HKDQGHOLQJ%HYHVWLJ en (LQGH te drukken, in het juiste tijdslot. Als de klant verschillende afspraken voor dezelfde behandeling wil boeken, boek dan één afspraak, druk op NRSLHUHQ en ga naar de volgende afspraaktijd %HYHVWLJ en dan (LQGH. Herhaal dit zo vaak als nodig. Als een afspraak afgezegd moet worden ga dan met het blauwe cursor vakje op de afspraak staan en selecteer+HUVWHOERHNLQJ Om een hele week voor een personeelslid te zien selecteerd u eerst een veld in de kolom van deze medewerker, druk op :HHN en op 'DJ om weer terug te gaan naar het vorige scherm. Als u probeert om een afspraak te boeken voor een behandeling welke een specifieke beperkte faciliteit vergt zal SalonManager u waarschuwen en met een alternatief komen zodat u geen overboekingen kunt maken. Dit kunt u alleen als u bij ,QVWHOOLQJHQ $IVSUDNHQERHN )DFLOLWHLWHQ een faciliteit en Behandelingen Kaart een vereiste faciliteit heeft aangegeven. Selecteer de klant op de manier zoals u dat gewend bent. De status van de boeking en de naam van de vaste medewerker verschijnt in het kader aan de rechterkant van het scherm.

•

Klik op %HKDQGHOLQJ en kies de gewenste behandeling. De gekozen behandeling zal verschijnen in het tekstkader onder de knop %HKDQGHOLQJ. Omdat er aan de behandeling een tijdsduur is verbonden, zal automatisch de benodigde tijd gereserveerd worden.

•

Klik op %HYHVWLJ om de afspraak te bevestigen, het boekingspatroon zal nu donkerblauw kleuren, met lichtblauw worden de ongebruikte tijdslots aangeduid.


•

Klik op (LQGH als de boeking naar wens is en de kleur zal veranderen in groen. Als de boeking niet correct is, klik dan op het donkerblauwe gedeelte om deze te veranderen naar lichtblauw (=niet in gebruik) en visa versa. Klik op info klant de Agenda Details zullen veranderen in: geboekt, ook de naam van de klant en het telefoonnummer worden getoond.

Boek op deze manier alle klanten voor vandaag. Als u de agenda voor de hele week wilt bekijken van een bepaalde medewerker, klik dan op de naam van de betreffende medewerker en de totale week planning zal getoond worden. Om hieruit weer terug te keren naar de dag van vandaag, klikt u op de dag Maandag en daarna op de knop vandaag. Als een klant de afspraak afzegt, klik dan op de betreffende afspraak en klik daarna op Herstel Boeking. Kies voor • geen (niets zal veranderen) • Een (alleen die ene behandeling) • Alle (alle afspraken van die klant zal voor deze dag vervallen). 9DQGDDJ .DOHQGHU ,QXLW]RRPHQ .DVVD .ODQW

%HKDQGHOLQJ ,Q

Klik op vandaag om terug te keren naar de dag van vandaag. Als u hier op klikt zal de kalender verschijnen (zie figuur) door nog een keer op kalender te klikken zal de kalender verdwijnen. Als u hier op klikt krijgt u een overzicht van de hele dag/ week op het scherm verkleind te zien zijn. Klik hier op als u handmatig wilt afrekenen met de klant u gaat direct naar het menu receptie. Selecteer de klant die u ontvangt in de salon. Bij een bestaande klant kan dit een gedeelte van de achternaam zijn (bij een nieuwe klant toetst u de volledige achternaam in). Klik op OK en kies de juiste klant. Heeft u een aantal klanten met dezelfde achternaam bijvoorbeeld: “Jansen”, dan kunt u het volgende doen: Typ de eerste letters in van de achternaam (jan), typ daarna een komma (,) gevolgd door de eerste voorletter (a). Klik op behandeling om een behandeling te selecteren en te boeken in de agenda. Klik op In als de klant gearriveerd is de status van de klant zal veranderen van geboekt naar gearriveerd (zie agenda details). Wanneer de klant klaar is om af te gaan rekenen, klik op BETALING en het scherm zal de kassa functie zoals u gewend was tonen. Alle behandelingen zullen reeds geboekt zijn in de rekening. Na de behandeling kunt u op betaling drukken en wordt het te betalen bedrag getoond op de nota van receptie u kunt nog eventuele artikelen, andere behandelingen, kortingen, etc toevoegen. Klik op afrekenen, en reken af zoals u dit gewend bent. Het scherm zal na het afrekenen automatisch terug gaan naar het afsprakenboek en deze klant zal in de agenda bruin kleuren. U kunt nu een eventuele nieuwe afspraak met de klant plannen.


•

,QIRNODQW

.RSLsUHQ .ODQWNDDUW

• • • • • •

•

• • • •

•

Klik op een afspraak vervolgens klikt u op kopiëren vervolgens gaat u naar de gewenste tijd/ dag klik vervolgens op bevestig en de afspraak is gekopieerd. Tonen: de klantenkaart verschijnt op het scherm. Printen: de klantkaart zal worden geprint.

$DQNRPVWHQ%HWDOLQJHQ

Wanneer een klant arriveert voor zijn afspraak verplaatst u de blauwe cursor naar hun boeking en druk op (in), de boeking wordt dan geel. Om de historie van de klantbehandeling te zien gebruik klantkaart tonen of printen om de klantenkaart te printen. Het telefoonnummer en klanttype kan worden weergegeven in de boekingsruimte als dit zo ingesteld is in ‘Instellingen/Afsprakenboek’ Of 'HWDLOV kan gebruikt worden om telefoonnummers, klanttype, en status weer te geven. Als de verkeerde klant geselecteerd is gebruik dan KHUVWHOERHNLQJ Het is mogelijk om berichten weer te geven als de klant arriveert. In de opmerkingenbox in de .ODQWHQNDDUWHQ kunt u een bericht intypen bv: (PHYURXZ %DNNHULVKDDUSDUDSOXYRULJHZHHNYHUJHWHQ) Er moet eerst bevestigd worden dat een klant is gearriveerd voordat ze kunnen betalen. Om te betalen verplaats de cursor over de gearriveerde klant en selecteer %HWDOLQJ. Dit brengt u in het normale kassa scherm, voeg kortingsproducten toe als dit nodig is en druk op $IUHNHQHQ Als de klant bij aankomst besluit om een andere behandeling te nemen dan dat er geboekt is, verwijder dan de afspraak en maak een nieuwe aan. Als de klant er nog een behandelingen bij wil voeg deze dan toe bij het betaalscherm net als eventuele aankopen of kortingsprodukten. Bij ,QVWHOOLQJHQ .DVVDKDQGHOLQJNDVVDEHULFKW is het mogelijk om een herinnering in te stellen of een klant zijn vervolg afspraken wilt weten of om een nieuwe te maken. Wanneer de rekening is betaald en de klant verlaat de salon dan veranderd de afspraak weer in beige.


Klik op info klant u het scherm met agenda details zal verschijnen hierin staat de naam van de klant, telefoonnummer en de status (geboekt, gearriveerd). Klik op Herstel In om de status van de klant van gearriveerd te veranderen naar geboekt.

$IZH]LJHPHGHZHUNHU(Niet voor Single versie)

Wanneer een medewerker absent is door ziekte, vakantie, of een lunchpauze, klik dan op de betreffende tijd en klik daarna op de knop $IZH]LJ. U kunt eventueel de reden van afwezigheid vermelden. U kunt nu aangeven of de medewerker bijv. de gehele dag of een bepaalde periode afwezig is. Klik op OK. U kunt nu ook nog meer tijdsblokken selecteren voor afwezigheid voordat u op YROWRRLHQklikt.


5HFHSWLHHQ.DVVD

$DQNRPVWLQGHVDORQ

Het scherm van de Receptie laat ziet welke klanten in de salon aanwezig zijn en geeft u de mogelijkheid vooraf de nota op te maken met de behandelingen die reeds genoten zijn. De aankomsttijd en de tijd van vertrek wordt opgeslagen in SalonManager. Met deze informatie kan worden aangetoond wat de meest productieve periode van de dag zal zijn. (zie: 2YHU]LFKWHQ .ODQWHQ $DQWDO .ODQWHQper uur/per dag). Het is heel gemakkelijk om de details van de klantenkaart op te vragen vanuit dit scherm. Deze gegevens kunnen worden getoond op het scherm of worden geprint. De knoppen in het Receptie scherm zijn: ,Q

Selecteer de klant die u ontvangt in de salon. Bij een bestaande klant kan dit een gedeelte van de achternaam zijn (bij een nieuwe klant toetst u de volledige achternaam in). Klik op OK en kies de juiste klant. Heeft u een aantal klanten met dezelfde achternaam bijvoorbeeld: “Jansen”, dan kunt u het volgende doen: Typ de eerste letters in van de achternaam (jan), typ daarna een komma (,) gevolgd door de eerste voorletter (a).

1RWD

Klik op de naam van de klant zodat deze blauw oplicht en selecteer welke behandelingen zijn genoten en welke medewerkers deze hebben uitgevoerd en welke artikelen zijn gekocht. (zie: Nota opmaken).

9HUZLMGHU

Verwijdert de blauw opgelichte naam in het scherm uit de Receptie.

7RQHQ

Toont de klantkaart van de blauw opgelichte naam in het scherm.

3ULQWHQ

Print de historie van de blauw opgelichte naam in het scherm.

.DVVD

Geeft toegang tot de Kassa functie voor passantenverkoop, Geen Verkoop en andere kassa functies. (zie: Kassa).

6XEWRWDDO

Subtotaal van de verkopen (artikelen en behandelingen) van vandaag en de gehele week. (zie Subtotaal).

(LQGH

Sluit de Receptie functie af, het scherm keert terug naar het hoofdmenu.


1RWDRSPDNHQ

Wanneer u vanuit de Receptie functie kiest voor de knop Nota, zal voor de geselecteerde klant de rekening worden opgemaakt. Als eerste wordt aangegeven welke medewerker de behandeling heeft uitgevoerd. Is de klant gekoppeld aan een vaste medewerker, dan komt de naam van deze medewerker automatisch in het scherm te staan. Wijzig de naam van de medewerker indien de klant toch door een ander geholpen is.

De knoppen van de Kassa functie:

0HGHZHUNHU

Selecteer de naam van de medewerker die de behandeling heeft uitgevoerd en/of het artikel verkocht heeft. Dit is belangrijk voor de provisie. Het is mogelijk dat een klant door diverse medewerkers is geholpen.

%HKDQGHOLQJ

Selecteer de behandelingen die de klant heeft genoten.

$UWLNHO

Selecteer (scan) het artikel dat de klant koopt.

$DQWDO

Indien van een artikel meer dan 1 stuks wordt verkocht. Toets het gewenste aantal in.

3ULMV

Wijzig de prijs van het artikel wat blauw oplicht op de bon in het scherm.

:LVVHQ

Verwijdert de blauw opgelichte behandeling of artikel in de kassabon.


Selecteer de uitgevoerde behandelingen en verkochte artikelen. Wanneer de behandelingen door verschillende medewerkers zijn uitgevoerd, moet dit worden vermeld in de nota. Selecteer eerst de naam van de medewerker en dan de behandelingen die zijn uitgevoerd, doe dit ook met de artikelen die eventueel door anderen verkocht zijn aan deze klant. Dit is nodig i.v.m. de provisie.

.RUWLQJ

Toekennen van een korting.

$QQXOHHUNRUWLQJ

Verwijdert de toegekende korting.

%HZDDU

Bewaar de opgemaakte bon en het scherm keert terug naar de Receptie.

$IUHNHQHQ

Totaliseert de kassabon wanneer de klant klaar is om af te rekenen.

(LQGH

Sluit de kassabon af en keert terug naar de Receptie, de wijzigingen worden dan niet bewaard.

De details van de bon kunnen ook toegevoegd worden door de beginletters in te toetsen van de Medewerker, Behandeling of Artikel en daarna op de Enter-toets te drukken. Het afrekenen gaat dan sneller wanneer u wat langer met het systeem werkt.

Een nog sneller en efficiëntere afreken methode is om gebruik te maken van een barcodescanner.

• • • • • •

$IUHNHQHQYDQGHQRWD

In de Receptie, klik op de blauw opgelicht klantnaam en kies voor Nota. Vermeld alle behandelingen en artikelen die de klant heeft afgenomen, eventuele korting en kies voor Afrekenen. Wanneer u nog iets vergeten bent toe te voegen, druk dan op Afsluiten. Het scherm keert terug naar de kassabon en maak de gewenste verandering. Selecteer hoe de klant gaat afrekenen en vermeld hoe groot het bedrag is wat gegeven wordt. Klik op (LQGH om de nota verder af te werken en eventueel de detail van de behandeling op de klantenkaart bij te werken. Afhankelijk van uw instellingen zal er een kassabon worden afgedrukt. (zie: ,QVWHOOHQ, .DVVDKDQGHOLQJHQ).

De kassabon wordt afgedrukt met de omschrijving van de genoten behandeling en artikelen die zijn gekocht, voorzien van uw salonnaam, adresgegevens BTW en Euro vermelding met een groet op de laatste regel van de kassabon (“Bedankt voor uw bezoek”, “Prettige Feestdagen”, enz.). Dit kunt u instellen in ,QVWHOOHQ .DVVDKDQGHOLQJHQ.DVVDKDQGHOLQJHQ9RHWWHNVWNDVVDERQ Automatisch wordt de nota verwerkt in het systeem. De verkoopgegevens zijn in de klantenkaart bijgewerkt, de omzet van de transactie wordt bij de betreffende medewerkers genoteerd en de voorraad van het verkochte artikel wordt in mindering gebracht.

6XEWRWDDO

In het subtotaal is te zien wat de omzet is van de dag (per medewerker of van de totale salon) en van de hele week tot en met vandaag. In het rechter gedeelte van dit scherm is te zien wat er op dit moment in de kassa aanwezig is.


.DVVD

Alle verkooptransacties die moeten worden bijgewerkt op de klantenkaart worden in de Receptie functie afgewerkt. Losse verkoop bijvoorbeeld aan passanten of Geen Verkoop worden in de Kassa functie verwerkt.

*HHQ9HUNRRS

Gebruik de knop *HHQ 9HUNRRS voor het openen van de kassalade voor allerlei redenen maar niet voor het afrekenen van artikelen of behandelen, maar voor bijvoorbeeld: • het wisselen van geld • geld uitnemen voor het betalen van een glazenwasser • geld uitnemen voor het betalen van een boeket bloemen in de salon • geld deponeren, etc. Kies voor .DVVD. Verander van Medewerker indien noodzakelijk. Kies voor*HHQ9HUNRRS. Maak de keuze:

8LW :LVVHO ,Q $QQXOHHU

om geld uit de kassa te nemen. om geld uit de kassa te nemen en dit te wisselen. om geld te deponeren in de kassa. om de functie Geen Verkoop te annuleren.

Bij het selecteren van Wissel moet u het totale bedrag wat ingewisseld wordt invoeren en vervolgens kiest u de betalingswijze. Normaal zal dit in beide gevallen Contant zijn. In het geval u een cheque wilt incasseren of geld wilt laten opnemen via pin/chip, toetst u het bedrag van de cheque of het bedrag dat u op wilt nemen in en als betalingswijze Cheque pin/chip dat in de kassa komt. Het uitgaande bedrag moet dan hetzelfde zijn als op de cheque pin/chip is vermeld en u kiest als tweede betaalwijze Contant. Als er een Geen Verkoop transactie is verwerkt zal de kassalade opengaan. Heeft u bij ,QVWHOOHQ .DVVDKDQGHOLQJHQ 3ULQWHQ NDVVDERQ ingesteld dat u een kassabon wilt printen, dan zal deze nu worden geprint. Bij een Wissel zullen twee kassabonnen worden geprint.

.OHLQH.DV

De kleine kas kan bijgehouden worden door gebruik te maken van de *HHQ9HUNRRS functie. Dit kan zijn voor het inkopen van koffie en thee voor de klant, het betalen van een rembours zending, de glazenwasser, enz.


• • • •

&UHGLWHUHQ

Een credit kan worden uitgekeerd wanneer er een foutieve verkoop is verwerkt. Bijvoorbeeld: de behandeling is bij de verkeerde Medewerker geboekt. Maak in dit geval een Credit boeking op naam van de foutief ingetoetste Medewerker en maak daarna een boeking op de juiste Medewerker. De verwerking van een Credit gaat als volgt: • Kies voor .DVVDen daarna voor &UHGLW. • Selecteer de relevante details (behandelingen en/of artikelen). • Wanneer een creditering plaatsvindt van een artikel dat retour wordt geplaatst naar de voorraad, vermeld dan het aantal artikelen. Kan het artikel niet retour naar de voorraad omdat het beschadigd is, zet dan het aantal op nul (0) door op de knop $DQWDO te klikken.

2PUXLOHQYDQHHQDUWLNHO

Een klant komt terug om een artikel om te ruilen voor een ander artikel. De werkwijze gaat als volgt: • • • •

Selecteer (scan) het artikel dat wordt gekocht. Selecteer (scan) het artikel dat retour komt. Klik op $DQWDO en verander het aantal naar een (-) minus aantal. Maak de nota af zoals u dat gewend bent.

.ODQWEHWDDOWRS5HNHQLQJ$FFRXQW Wanneer een klant op rekening mag kopen kan deze betaalwijze gebruikt worden. Maar ook wanneer een klant per abuis geen geld heeft meegenomen naar de salon. Rekent de klant in dit geval af met betaalwijze 5HNHQLQJ. • • •

Ga naar 5HFHSWLH en maak de 1RWDop voor de klant zoals u dat gewend bent. Geef als betalingswijze Rekening/Account aan. Klant krijgt eventueel een kassabon mee.

.ODQWEHWDDOWHHQRSHQVWDDQGHUHNHQLQJRINODQWEHWDDOGYRRUXLW Als het bedrag via de bank wordt overgemaakt naar de rekening van de salon, ga dan eerst naar ,QVWHOOHQen .DVVDKDQGHOLQJHQ en voer een betalingswijze BANK in. Klik op $FFHSWHHU. • • •

Ga naar de 5HFHSWLH en klik op .DVVD. Klik op .ODQW en voer de naam van de klant in. Op de kassabon in het scherm verschijnt het openstaande bedrag in rode letters. Klik op%HWDDOQDDU5HNHQLQJen toets het ontvangen bedrag in.


Het totaalbedrag van het artikel zal in een minus (-) bedrag worden vermeld. Dit bedrag wordt in mindering gebracht van de dagomzet.

Klik op de %HWDDOZLM]H hoe de klant de rekening voldoet. Klik op $IUHNHQHQ en (LQGH. Geef of stuur de kassabon ter bevestiging aan of naar de klant. Via (LQGH komt u weer in de Receptie.


• • • •

.DVRSPDDN

Hier kunt u aan het einde van de dag de kassa telling doen (zie: dagafsluiting). Dit kunt u op elk moment doen en zo vaak u maar wilt. Als de kasopmaak op de laatste dag van de week (zie: ,QVWHOOHQ $OJHPHQH ,QIRUPDWLH (LQGH YDQ GH ZHHN LV RS) wordt gedaan dan wordt de teller van Subtotaal weer op nul gezet.

• • • • •

In Kasopmaak wordt links onderin het aantal van de eerste coupure gevraagd. Voer het aantal in en druk daarna op de Enter/Return toets van het toetsenbord. Het volgende aantal wordt gevraagd. Voer op deze wijze de verschillende coupures en munten één voor één in, voer de overige betaalwijzen in Als u op voltooien klikt dan krijgt u de bedragen te zien zoals deze zijn opgeslagen in SalonManager (er wordt in feite geen kasopmaak gemaakt, echter kunt u het wel verwerken Als u klaar bent verschijnen er twee knoppen naast Annuleer namelijk: 3ULQW en $FFHSWHUHQ 3ULQW klik op deze knop om het overzicht te printen. $FFHSWHUHQ klik op deze knop om de kasopmaak te verwerken. Als u bij de ingave van een bedrag een fout maakt, drukt u op de $QQXOHHU knop en gaat SalonManager terug naar de eerste regel, zodat u opnieuw de bedragen kunt invoeren.


•

9HUNRRSDFWLHV

Deze functie gebruikt u voor het definiëren van Kortingen en Acties.

.RUWLQJHQ

(max. 20 in te stellen) ½ Personeelskorting ½ Klant korting ½ Spaarkaarten ½ Eenmalige korting ½ Enz.

• • • •

Klik in het hoofdkeuzescherm op 9HUNRRSDFWLHV en daarna op .RUWLQJHQ. In het scherm verschijnt een lijst met de reeds aanwezige kortingen. De eerste twee regels zijn standaard en kunnen niet worden verwijderd. Dit zijn variabele kortingen, zowel een percentage als een bedrag. Klik op een lege regel en geef in de kolom 6RRUW.RUWLQJ de omschrijving van de korting aan, bijvoorbeeld: Klant korting. Met de Enter-toets gaat u naar de volgende kolom: 7\SH. Een korting kan een percentage zijn maar ook een bedrag. Standaard wordt een percentage gekozen. Klik twee maal op de linkermuis toets in de kolom 7\SH om het Percentage te veranderen naar Bedrag. In de kolom %HGUDJ / % geeft u de grootte van de korting aan.

$NWLHV

½ Twee halen, één betalen. ½ Koppel een moeilijk te verkopen artikel aan een standaard behandeling. ½ Koop een milk (shampoo) en een tonic (conditioner) voor de helft van de normale prijs. ½ Korting bij grotere afname. ½ Combineer een aantal verschillende behandelingen voor een speciale prijs. ½ Dit artikel of behandeling met 20% korting alleen deze maand. ½ Bij een volledige massage en standaard gelaatsbehandeling, gratis manicure.


• •

%HJLQGDWXP (LQGGDWXP

Wanneer start de actie. Wanneer eindigt de actie.

$UWLNHOFRGH 2PVFKULMYLQJ 9HUNRRSSULMV 3ULQWHQW\SH

Codering van deze actie. Zoals deze op de kassabon geprint zal worden. De actieprijs. Nog niet in gebruik.

1LHXZ $FFHSWHHU 3ULQWHQ 9HUZLMGHU

Om een nieuwe actie te definiëren. Om de actie te accepteren en te bewaren. Om de actie uit te printen. (nog niet actief ) Om de actie uit het bestand te verwijderen.

3URGXFWHQ 7RHYRHJHQ

Om aan de actie artikelen toe te voegen.

%HKDQGHOLQJ 7RHYRHJHQ

Om aan de actie behandelingen toe te voegen.

9HUZLMGHU

Om een artikel of behandeling uit de actie te verwijderen.

• • • • • • • • • • • •

+HWPDNHQYDQHHQQLHXZHDFWLH

Klik op de knop 9HUNRRSDFWLHV en daarna op $NWLHV. In het scherm verschijnt een blanco scherm of de laatst ingevoerde actie. Klik op 1LHXZ. Voer Begindatum en Einddatum in. Voer een Actiecode in. Geef de aktie een omschrijving, bijvoorbeeld: “December aanbieding”. (Laat Printen Type op 1,2 of 3 staan). Klik op 3URGWRHY en/of %HKWRHY en selecteer (scan) de behandeling/artikel die deelnemen aan de actie. Geef het aantal en de actieprijs in en ga verder met de Enter-toets. Doe dit met alle artikelen en behandelingen die voor deze actie van toepassing zijn. Boven in de actiebalk wordt de verkoop(actie)prijs opgeteld. Klik op $FFHSWHHU om de actie te bewaren. Klik op (LQGH om deze functie af te sluiten.

Iedere verkoopactie zal automatisch uitgevoerd worden aan het einde van iedere afrekening zonder dat daarbij degene die afrekent hoeft te onthouden welke aanbiedingen er op dit moment actief zijn. SalonManager zal altijd in het voordeel van de klant werken indien een artikel of behandeling in meer dan één actie verwerkt is. De aktie stopt automatisch wanneer de einddatum bereikt is.


3ULQWHQYDQ$NWLHV

Het menu aktie printen kunt u vinden onder het menu Instellen (zie: hoofdstuk Instellen) onder kassahandelingen. U ziet dan het volgende scherm. Door op aktie printen te klikken krijgt u het menu hieronder.

U heeft drie mogelijkheden om uw actie onder de aandacht van de klant te brengen. De betreffende codes voor het printen van een actie kunt u aangeven in de kopregel bij hoofdstuk Verkoop Actie waar u de omschrijving van de actie aangeeft. Derhalve kunt u per gevoerde actie aangeven hoe de presentatie op de bon naar de klant dient plaats te vinden. Voorbeeld 1 het printen van alleen de actie prijs

[*] [*] [*]

alle medewerkers

[*] [*] [*]

Nu worden de verschillende actiebehandelingen en artikelen tegen de actieprijs op de bon van de klant afgedrukt. Ook wordt er een onderverdeling gemaakt in welke medewerker welke activiteit of product heeft verkocht. Voorbeeld 2 Alleen verkoop acties [*] [*] [*] Geen enkele medewerker [*] [*] [*] Bij Single versie is geen enkele medewerker niet te zien. Nu wordt op de bon van de klant uitsluitend de benaming + de actie prijs vermeld, er staan geen behandelingen en producten vermeld, ook wordt niet op de bon aangegeven welke medewerker welke behandeling of dienst heeft verricht.


Voorbeeld 3 Alleen verkoop acties Alleen medewerkers met de hoogste omzet

[*] [*] [*] [*] [*] [*]

Nu wordt op de bon van de klant uitsluitend de benaming + actieprijs vermeld, er staan geen behandelingen of producten vermeld, wel wordt de medewerker vermeld welke de hoogste omzet heeft gerealiseerd. Print mogelijkheden akties en promoties.

Alle medewerkers(niet bij Single versie) [ ] [ ] Geen enkele medewerker Alleen medewerker met de hoogste omzet.

1 [*] [ ]

2 [ ] [*]

3 [ ] [*]

[*] [ ] [ ]

[*] [ ]

[ ] [*]

Indien er voor print type 1 wordt gekozen bij een bepaalde actie, worden nu alle artikelen en behandelingen tegen de actieprijs op de bon vermeld. Ook worden de medewerkers op de bon vermeld welke een behandeling of product hebben verkocht. Indien print type 2 opgegeven is bij een bepaalde actie, wordt nu alleen de omschrijving van de actie en het actiebedrag getoond. Indien print type 3 opgegeven is bij een bepaalde actie, wordt nu de actieomschrjving + prijs op de bon getoond, en de medewerker welke de hoogste omzet heeft gerealiseerd. De verschillende print types mogen door elkaar heen gebruikt worden. De omzet welke de medewerkers gerealiseerd hebben worden geregistreerd op hun omzet gegevens voor de lopende actieprijs. De voorraad goederen wordt tegen de bekende inkoopprijs en aantal automatisch afgeboekt. De klantenkaart wordt bijgewerkt middels de actieprijs, ook de artikelen worden voor de actieprijs maar wel met de omschrijving vanuit de behandeling of product op de klantenkaart geboekt.


Elk artikel en Behandeling Alleen verkoop acties

0DLOLQJ

SalonManager houdt veel gegevens bij over de klanten van uw salon; hoe vaak hebben zij de salon bezocht, door wie zijn ze geholpen, welke behandelingen hebben ze genoten, welke artikelen zijn gekocht, de verjaardagen, enz. Al deze gegevens geven u een beeld van het profiel van iedere klant en kunnen gebruikt worden voor de marketing van de salon. U bent nu in staat om zeer gerichte mailingen te versturen naar uw klanten. SalonManager zorgt voor de meest uitgebreide selecties, adresetiketten en mailing overzichten. U verzorgt de brieven (via SalonManager of Microsoft Word) en middels het samenvoegen van deze bestanden krijgt iedere klant de brief of verjaardagskaart die voor hem/haar van toepassing is.

•

•

(HQEULHIVFKULMYHQLQ6DORQ0DQDJHU

Klik vanuit het hoofdmenu op 0DLOLQJ en daarna op 6FKULMI%ULHIIn het scherm verschijnt een ruimte waarin de brief geschreven kan worden. Vermeld in de brief nog geen aanhef zoals: “geachte klant”. SalonManager zal namelijk automatisch de brief adressering en aanhef aanpassen aan iedere geselecteerde klant. Wanneer de brief klaar is kiest u voor %HZDDU en geef de brief een naam naar uw keuze en sla deze op in de door u gewenste Windows map. Wij adviseren dat u een aparte Windows map aanmaakt voor al uw SalonManager brieven zodat deze snel en gemakkelijk weer terug te vinden zijn.

De knoppen die gebruikt worden in de functie Schrijf Brief zijn: • 1LHXZ Om het scherm leeg te maken en een nieuwe brief schrijven. • 2SHQHQ Om een opgeslagen brief op te roepen in het scherm om deze eventueel te wijzigen. • %HZDDU Om een nieuwe of gewijzigde brief te bewaren in een Windows map. • 9HUZLMGHU Om de brief in het scherm totaal te verwijderen (ook uit de Windows map). • (LQGH Om deze functie af te sluiten en terug te keren naar het vorige menu.


+HWVHOHFWHUHQYDQNODQWHQ

Voordat de brieven en etiketten kunnen worden geprint moeten eerst de klanten worden geselecteerd. Klik in het menu 0DLOLQJ op 6HOHFWHHU.ODQWHQ. Op dezelfde wijze zoals u gewend bent een selectie te maken wanneer u een overzicht van SalonManager wilt printen, kunt u nu voor de klanten een selectie criteria opgeven. Alle selecties zijn gebaseerd op de informatie die is opgeslagen in het klantenbestand. Zoals: Type klant, Herkomst, Vaste Medewerker, Vaste Klant, geboorte datum, enz.

• .ODQWHQUHHNV. Selecteer Alle om alle klanten kaarten te doorzoeken. Of Selecteer 9DQ / 1DDU om een gedeelte van het klantenbestand te selecteren. Klik op 9DQ en geef de naam van de klant in waarmee het selecteren begint en klik op 1DDU om de naam van de klant in te geven waar de selectie moet stoppen. Zo kunt u iedere keer een gedeelte van uw klanten mailen wanneer u niet een te grote mailing in één keer wilt verwerken. • 9DVWH0HGHZHUNHU ,HGHUHHQ: Alle klanten worden geselecteerd ongeacht wie zijn vaste medewerker is. 5HVWHUHQG: Selecteer die klanten waarvan de vaste medewerker niet meer werkzaam is in de salon. 1LHWEHQRHPG: Selecteer die klanten die geen vaste medewerker hebben. Medewerker: Selecteer de klanten van een bepaalde medewerker. Op deze wijze kunt u een berichtje versturen naar de klanten van een medewerkster die bijvoorbeeld met zwangerschap-verlof is maar dat u haar klanten ervan verzekerd dat zij goed opgevangen zullen worden door haar collega’s. • 5HNHQLQJ6DOGR (ONH Selecteer alle klanten ongeacht het rekening saldo. 1LHW1XO Selecteer alle klanten met een rekening saldo anders dan ƒ 0,00. %RYHQ Selecteer alle klanten met een rekening saldo boven een bepaald bedrag.


2QGHU

Selecteer alle klanten met een rekening saldo onder een bepaald bedrag.

.ODQWJURHS

Selecteer Elke of een specifieke groep, zoals: Vrouw, Man, enz.

.ODQWW\SH

Selecteer Elke of een Gelegenheid, Nieuw, enz.

+HUNRPVW.ODQW

Selecteer Elke of een specifieke herkomst, zoals: Advertentie, Mailing, enz.

9ROOHGLJDGUHV

Vink deze functie aan als u klanten zoekt waarvan u de volledige adressen heeft.

2QYROOHGLJH DGUHVVHQ

Vink deze functie aan als u klanten zoekt waarvan de adressen niet volledig zijn.

6SDDUNDDUW

Vink deze optie aan als u klanten zoekt die een spaarkaart (klantenpas) hebben.

zoals:

Vast,

.ODQWHQ.RUWLQJ Vink deze functie aan voor vaste klanten die een korting genieten. %HYHHOWLHPDQG DDQ

Vink deze functie aan voor klanten die een korting genieten omdat zij een vriend aanmelden bij de Salon.

(PDLODGUHV

Vink deze functie aan als u alleen die klanten wilt selecteren waarvan u een e-mail adres heeft.

$GUHV FRPPHQWDDU

Voer hier een specifiek woord of een deel van een woord in van een klant of van een adres.

*HERRUWHGDWXP Zet hier de verjaardagsdatum van de klanten die u zoekt u WXVVHQ kunt hier een tussen twee data zoeken. 3RVWFRGH

Voer bij Postcode de postcode in om de klant te zoeken op postcode.

Klik op $FFHSWHHU wanneer u uw selectie heeft gemaakt. SalonManager zal nu het klantenbestand doorzoeken naar de klanten die voldoen aan de door u opgegeven selectie(s). Het aantal klanten dat aan de selectie criteria voldoen zal in het scherm getoond worden. Nu wordt u de mogelijkheid geboden om van deze geselecteerde klanten nog een selectie uit te voeren.


specifiek type,

Beschikbare knoppen: =RHN:

- Naar een behandeling of een artikel. - Door een begin- en einddatum in te geven kunt u een periode selecteren. De informatie over de behandeling of het artikel kan zijn of het wel of juist niet gekocht moet zijn in de geselecteerde periode. Op deze manier kunt u ook achterhalen welke klanten de laatste 6 maanden niet in de salon geweest zijn. Zo kan ook een specifiek artikel geselecteerd worden, maar ook een productgroep (Huidverzorging, Shampoo, enz.). Hetzelfde geldt voor de behandelingen, een specifieke behandeling of een groep (Acnébehandeling, Permanent, enz).

7RQHQ:

Toont de lijst geselecteerde klanten in het scherm. Dit is handig om de adressen te controleren of deze compleet zijn ingevuld in het klantenbestand. Ook is het mogelijk om uit te selectie nog klanten te verwijderen.

%ULHYHQ:

Voor het afdrukken van de brieven. Als u deze functie voor het eerst gaat gebruiken is het aan te raden een enkele klant te selecteren zodat u kunt bekijken of het resultaat aan uw wensen voldoet. • Selecteer de brief die aan de selectie moet worden gekoppeld. • Selecteer de printer die u hiervoor gebruikt. • Selecteer het lettertype en de lettergrootte. • Selecteer de kantlijn en de eerste regel. • Datum van de brief. • Selecteer de briefaanhef.

(WLNHWWHQ:

Voor het printen van adresetiketten. De etiketten die worden gebruikt zijn: Avery L7160 (63.5 mm x 38.1 mm, 21 etiketten per blad, 7 x 3).


Wanneer u een geboortemaand heeft geselecteerd zal rechts onder in het etiket de datum vermeld staan, zodat u weet wanneer de verjaardagskaart moet worden verstuurd. 2YHU]LFKW:

Print een overzicht van de geselecteerde klanten inclusief de selectie criteria.

6DPHQYRHJHQ: Voor het creëren van een mailmerge bestand t.b.v. Microsoft Word of Excel. Selecteer hoe u de briefaanhef wilt instellen en bewaar dit mailmerge bestand in een Windows map. Geef het bestand een naam met een extensie .doc of .xcl.

Raadpleeg de handleiding van Microsoft Word en Excel voor eventuele verdere instructies inzake Mailmerge.


Voorbeeld voor samenvoegen met Microsoft Word: • Verlaat SalonManager en start het programma Microsoft Word. • Maak een nieuw document. • Klik op Tools en selecteer Mail Merge. • Klik op Main Document, Create, Form Letters, Active Window. • Klik op Get Data, Open Data Source. • Ga naar de directory of map waar de adressen van SalonManager opgeslagen zijn en selecteer het betreffende bestand. • U krijgt de melding: Word found no merge fields …. • Klik dan op Edit Main Document en schrijf uw brief. Klik op Insert Merge Field daar waar gegevens vanuit het SalonManager adressenbestand moet worden tussengevoegd. • Klik op Tools, Mail Merge, Merge om de bestanden te koppelen.

2YHU]LFKWHQ

Via het hoofdmenu knop 2YHU]LFKWHQ komt u bij het onderstaand scherm. Hier bent u in staat om overzichten te printen van • • • • • • • •

De behandelingen kosten opbrengsten wie heeft wat gedaan De Salon week- dag resultaten BTW overzicht logboek etc. Afspraken (welke afspraken zijn geboekt/betaald/afgezegd) Klanten openstaande rekeningen hoeveel bezoeken p/u p/dag Medewerkers provisieoverzicht / analyse werkzaamheden / receptieblad Artikelen voorraadstatus / inkooporders / analyses Kassakasopmaak / betaalwijzen / geen verkopen Dagelijkse overzichten kassatelling, verkopen, voorraadwijzigingen agenda voor de volgende dag (zie ook hoofdstuk dagelijkse overzichten figuur 2).

Er wordt standaard gebruik gemaakt van één model printscherm.Hierdoor komt het voor dat op verschillende schermen bepaalde items niet te selecteren zijn en in het grijs worden weergegeven. Ook is het voor enkele presentaties niet zinvol om deze ook grafisch weer te geven, derhalve is deze mogelijk bij sommige schermen dan ook grijs weergegeven. Bij overzichten waar men een overzicht wil hebben over een bepaalde periode kan dit vrij worden ingegeven. Andere overzichten zoals voorraad / behandelingen / receptieblad laten geen tijdseenheid toe, is hierbij ook niet van belang. Alle overzichten kunnen zowel op het scherm als op de printer worden weergegeven, door het betreffende vakje aan te klikken. Indien een overzicht uit meerdere pagina’s bestaat, zal dit boven in de werkbalk getoond worden pag. x van x. Middels de pijltjes links boven kan door naar de volgende of vorige pagina gebladerd worden. Ook is het mogelijk om een pagina te verkleinen of te vergroten, door in het betreffende vakje aan te geven met welk % de weergave dient plaats te vinden.


Ook is het mogelijk om het overzicht direct vanaf het scherm te printen, door in de bovenste balk op het printertje te drukken.


(HQYRRUEHHOGYDQHHQRYHU]LFKW

Dit overzicht is van de totale verkopen In de tabel ziet u de totale verkopen en de verkopen per medewerker. De verkopen kunnen ook afgebeeld worden in een grafiek.


([SRUWHUHQ

Om u de vrijheid te geven de rapportage ook naar andere gezichtspunten te exporteren is een exportfunctie in SalonManager ingebouwd. U kunt deze activeren door in als u een scherm met getallen voor u heeft op het envelopje in de bovenste balk te drukken. Vervolgens verschijnt een export menu welke u in staat stelt om de bestaande rapportage te exporteren naar een ander format bijv. Execl, Words, Lotus, textformat of andere formaat. Standaard zal SalonManager deze bestanden opslaan in een report file welke u vindt in de directory

Indien niet alle medewerkers/gegevens op een A4 formaat passen, en het betreffende overzicht wordt afgesloten kan er rechts boven in het scherm een melding komen dat er nog een vervolg overzicht is middels het kiezen van een letter kan dan worden aangegeven voor het tonen van de volgende of laatste medewerker/gegevens.


,QWDNHHGLWRU

Het aanmaken van de vragenlijst op het tabblad Detailsbij de klantkaart doet u dmv de Intake-editor. De intake-editor staat in de map C: hair700. het werkt als volgt:

Start nu SalonManager weer op en ga bij de .ODQWNDDUW naar het tabblad 'HWDLOV om de gemaakte vragenlijst te bekijken.


Als u wilt gaan werken met de Intake-editor moet u eerst SalonManager afsluiten. Start de Intake-editor in de map Hair700 die op de C schijf staat. Handig is hiervan een snelkoppeling te maken en die in de map hairdresser Utilities te zetten. Als de Intake editor wordt opgestart wordt gevraagd het bestand hairdresser.DBC te selecteren. Dit bestand staat in C: hair700/hairdata. Om een nieuw record aan te maken kies je in Menu "Table" voor "Append new Record". Vul dan achter "Question" de te stellen vraag in en bij "Questionid" het volgnummer 1. Maak voor elke vraag op dezelfde manier via "Append new Record" een nieuw record aan. Als je klaar bent met je laatste vraag klik dan eerst in een veld van een vorig record anders wordt de laatst gemaakte vraag niet bewaard. Sluit dan het programma af door op de "Esc" knop op het toetsenbord te drukken.

6DORQ0DQDJHU 9RRUGH.DSVDORQV 6FKRRQKHLGVVDORQVHQ 3HGLFXUHV. Handleiding SalonManager versie

Recommend Documents