5 Een opdrachtgever vinden

steen

Een opdrachtgever vinden

5

Contact leggen met mensen die je niet kent, en van wie je iets nodig hebt, is soms een beetje

eng. Gelukkig heeft niet iedereen die drempel. Dus als je zo’n ‘drempelloos’ type in je team hebt, probeer dan heel veel van hem of haar te leren. Als alle teamleden wat schroom voelen om een

bedrijf of een persoon te bellen of te schrijven, dan is dit een mooi moment om er met het team over te praten hoe jullie denken over de drempel te gaan stappen, hoe je het makkelijker voor

jezelf maakt om dit toch te doen. En vaak. En allemaal. Stimuleer en ondersteun elkaar daarin:

laat een extra verlegen teamlid misschien in het begin vooral meekijken, maar zorg ervoor dat iedereen de telefoon oppakt om een goed telefoongesprek te leren voeren.

Er zijn vier stappen om tot samenwerking met de opdrachtgever te komen:

•

De inventarisatie – met welke organisatie zou je tot een samenwerking kunnen komen?

•

De brieven – die je eerst schrijft, maar meestal pas na het telefoongesprek verzendt.

•

De telefoongesprekken – introductie van jezelf en polsen van de mogelijkheden.

•

Het bezoek – de kennismaking en afspraken maken voor de opdracht.

FASE 2 BEGELEIDING EN PLAN VAN AANPAK (PvA) TECHNASIUM

1

steen


5


Bekijk de twee projectopdrachten uit steen 4.

Wie zou de ‘probleemeigenaar’ kunnen zijn van die twee projectopdrachten?

Omdat jullie elk een gesprek met drie beroepsbeoefenaren hebben gehad, heb je al bijzondere

contacten in de werkvelden die je interesseren. Het vormt een goed startpunt voor het samenstellen van een lijst met potentiële projectopdrachtgevers (zie de volgende pagina’s).

De inventarisatie

Om een passende opdrachtgever te vinden kan je de volgende bronnen raadplegen:

• • • • • • • •

Vraag aan je contacten om namen en als het even kan ook om telefoonnummers en e-mail-

adressen. Noteer alles wat je te weten kan komen.

Google op de termen die jullie in de eerste stap voor je opdrachten hebben verzonnen en zoek

bedrijven/organisaties binnen en buiten de regio.

Vraag om advies bij mensen die je uit vorige, misschien wel vergelijkbare, O&O-projecten hebt

leren kennen.

Site van de Kamer van Koophandel. Sites van hbo en universiteiten. Banensites.

Familie, vrienden, kennissen.

Probeer buiten de gebaande paden te gaan. Als er in het huis-aan-huisblad een artikel staat

over een startende ondernemer die in het veld werkzaam is waar jullie je project zoeken,

noteer die ondernemer dan ook bij je inventarisatie. Vertelt een buurman je tante iets wat je

interesse wekt, probeer ook dan de contactgegevens van de organisatie waar hij het over heeft, te achterhalen.

Opdracht

Vul voor vijf verschillende organisaties de eerste acht gegevens op de organisatieprofielpagina’s hierna in of maak zelf een overzichtelijk Excel-bestand.

Doe dit eerst en kijk daarna wat je nog meer van deze organisaties te weten kan komen. De aanwijzingen hiervoor vind je na de vijf invulformulieren.

(Kopieer de pagina als er meer dan vijf organisaties uit je speurwerk voortkomen.)

TECHNASIUM FASE 2 BEGELEIDING EN PLAN VAN AANPAK (PvA)

steen


5

Organisatieprofiel 1 van 5

Naam organisatie Naam contactpersoon Adres Telefoonnummer(s) Mobiel nummer E-mailadres(sen) Website Gevonden via Interessant vanwege

Organisatietype Branche Opleiding noodzakelijk Organisatiegrootte Organigram of structuur van de organisatie Open voor stagiaires en jonge nieuwkomers Producten/diensten in relatie tot de zeven bètawerelden Visie en organisatiedoelen Klantenkring/orderpakket Naam van de gewenste contactpersoon Opmerkingen


3

steen


5





steen


5





5

steen


5





steen


5





7

steen


5

Organisatieprofiel compleet maken

Van de vijf of meer organisaties die je nu in je inventarisatie hebt opgenomen, ga je het profiel

compleet maken. Die taken kan je in het team verdelen. Het gaat om de belangrijke kenmerken

van de organisatie. Door je daarin te verdiepen, leg je een goede basis voor je brief, je telefoongesprek en je bezoek aan die organisatie.

• • • • • •

Organisatietype – BV, non-profit (stichting), overheidsinstelling, eenmanszaak of anders, te

weten: ...

Branche – in welke bètawereld en in welk onderdeel opereert deze organisatie?

Opleidingen – welke opleiding heb je nodig om daar werkzaam te kunnen zijn?

Grootte van de organisatie – aantal medewerkers, misschien kan je ook iets over omzet en

winst te weten komen.

Organigram of structuur van de organisatie.

Open voor stagiaires en jonge nieuwkomers – dit is soms een gevoelig punt, dus stel de vol-

gende vragen: ‘Hoe lang werken de meeste medewerkers bij deze organisatie?’, en ‘Neemt u wel eens mensen aan zonder werkervaring?’ en ‘Hoe vaak maakt u gebruik van stagiaires?’ Jullie zoeken een organisatie waar voldoende ervaring zit om van te leren én waar men ge-

• • • •

wend is met mensen om te gaan die nog veel uitleg nodig hebben.

Producten/diensten - zijn ze werkzaam in één of meer van de zeven bètawerelden? Visie en organisatiedoelen – dit is vaak op de website te vinden. Klantenkring/orderpakket.

Naam directeur en/of persoon met wie jullie zouden willen samenwerken – heb je zijn/haar

social media profiel bekeken? Wat valt je daarin op?

Met behulp van de hierna volgende aanwijzingen werk je toe naar een top drie van mogelijke opdrachtgevers.

Opdracht

Presentatie

Maak per organisatie een korte presentatie waarbij telkens één van de groepsleden als een

soort van ‘persvoorlichter’ informatie geeft over twee (of één) van de geselecteerde organisaties. Leg tevens uit waarom die organisatie geschikt is om als opdrachtgever te fungeren voor jullie project.

Opdracht

Top drie

Maak een top drie van aantrekkelijke organisaties om per e-mail en telefoon te benaderen en daarna eventueel ook te bezoeken. 3 2 1 Overleg of je eerst de nummer 3 mailt/belt, om van je fouten te leren, zodat je steeds beter wordt of dat je meteen voor goud gaat en de nummer 1 gaat benaderen. Tip: mensen die geld zoeken

voor hun bedrijf, kiezen het liefst voor de eerste methode. Overleg eventueel met je docent wat die ervan vindt.


steen


5

De brieven/e-mails

Brieven/e-mails schrijven is een kunst. Als je goede

brieven kan schrijven, kan je bijna ‘toveren’. Een mooi voorbeeld vind je hier, op pagina 5 van een televisiegids, een gratis advertentie voor iemands website, ‘vanwege uw aardige brief’.

Probeer je eens voor te stellen wat een ‘aardige brief’ is, waarmee de schrijver gedaan krijgt wat hij of zij

wil. Als iemand jou een aardige brief schrijft, wat zou daar dan in staan?

Over het algemeen is een brief die door de ontvanger positief gewaardeerd wordt, een brief die meer gaat over die ontvanger dan over de afzender. Daarom is

het verstandig om je eerst te verdiepen in het bedrijf

voordat je het eerste woord van je e-mail schrijft of het eerste nummer van de telefoon intoetst.

Een goede brief schrijven gaat niet vanzelf. De proppen die bovenaan getekend zijn, geven aan

dat je niet in één keer klaar bent. De eerste versie is vaak te lang, de volgende versie is niet duidelijk genoeg, de derde versie mist enthousiasme en daarna volgen er nog wat versies die ook niet

echt goed zijn. Ook ervaren briefschrijvers geven zichzelf de ruimte om het een paar keer over te doen of om de eerste versie grondig te herzien (een stuk of vier keer). Het is daarom verstandig

om gewoon maar te beginnen met je brieven. Zodra je iets hebt, is het makkelijker om dat te verbeteren dan wanneer alles in je hoofd blijft zitten. De aanwijzingen hierna helpen je een eindje op weg.


9

steen


5

Opdracht

De brieven/e-mails - aanwijzingen

Je bouwt een brief als volgt op:

• • • • • • • •

Open met wat je positief opviel aan de organisatie of aan de contactpersoon tijdens je zoek-

tocht (via internet, in de social media of op een andere manier) om het profiel compleet te maken. Motiveer daarmee meteen waarom jullie keuze op deze organisatie is gevallen.

Beschrijf wie jullie zijn (namen, leeftijden, klas), wat het technasium en het vak O&O inhoudt

en waarom je contact opneemt (De aanleiding voor deze brief is…).

Geef aan waar je naar op zoek bent en geef aan wat de grenzen zijn qua tijd. Schets wat de organisatie van jullie kan verwachten.

Maak de lezer enthousiast over een mogelijke samenwerking. Dat kan je doen door een eigen

succesvol project uit het verleden, een meesterproef van vorig jaar dat de pers haalde of een ander succesnummer te omschrijven.

Geef aan waarom jullie uitermate geschikt zijn voor een samenwerking met deze organisatie.

Voor deze alinea heb je het voorwerk gedaan in fase 1, bij de teamvorming in steen 2. Verwijs naar de aparte cv’s van alle teamleden die je bijvoegt. Houd die kort.

Vermeld de naam van de school, teamnamen en e-mailadressen, e-mail van de O&O-docent en

een telefoonnummer in een apart blokje bij de ondertekening van de brief.

Omdat dit nogal een lange lijst is en je zorgvuldig wilt omgaan met iemands tijd, houd je het zo

kort mogelijk. Vraag advies bij het schrijven en schrappen en herschrijven aan een docent Nederlands. Doe dat met de derde of de vierde versie van je brief.

Verzend de brief pas NA het telefoongesprek. Omdat je tijdens het telefoongesprek veel hebt aan het huiswerk dat je moet doen voor de brief, schrijf je de brief/e-mail wèl eerst.

Loop ook je cv na: wat kan je extra aandacht geven voor deze opdrachtgever, wat kan je mis-

schien beter weglaten? Ook als je in de toekomst solliciteert, is het altijd de moeite waard om bij elke sollicitatie je cv even na te lopen en aan te passen aan de ontvanger van je brief.

Gebruik je het e-mailadres van school voor deze brieven, dan geeft dat herkenbaarheid voor de opdrachtgever en is er minder kans dat het bericht in de junkmail-filter blijft hangen.

De brief/e-mail schreven jullie als voorbereiding op het telefoongesprek en je verzendt deze

nadat jullie de brief natuurlijk hebben aangepast naar aanleiding van de resultaten van het telefoongesprek.


steen


5

De telefoongesprekken

Het telefoongesprek is noodzakelijk om te polsen of er mogelijkheden zijn om in samenwerking met die organisatie jullie project te doen. Als de mensen van die organisatie bijvoorbeeld mid-

den in een verhuizing zitten, kan het zijn dat de e-mails een paar dagen blijven liggen. Wanneer je eerst even belt, weet je vaak meteen al of er mogelijkheden zijn. Daarmee bespaar je tijd. Bo-

vendien is een telefoongesprek ook een normale manier om jezelf te introduceren bij de andere partij.

Nog een kleine kanttekening: verwacht niet dat een telefoongesprek meteen resultaat oplevert.

Soms ben je dagenlang of zelfs wekenlang bezig om de juiste persoon te pakken te krijgen. Dat is ook waarom het belangrijk is niet op één organisatie te gokken. Houd altijd rekening met onver-

wachte tegenvallers. En als je hem of haar te pakken hebt, kan het nog zomaar drie weken duren voor je een afspraak kunt maken.

Wanneer je een mogelijke opdrachtgever opbelt, heb je het voordeel dat je je volledig kunt voor-

bereiden op het gesprek. Bereid je daarom altijd goed voor op het telefoongesprek, want zo maak je een goede indruk en kun je alle belangrijke vragen meteen stellen.

Opdracht

Voorbereiding

Aan de hand van de volgende punten stel je een ‘belscript’ op. Dat is een lijstje van wat je te zeggen en/of te vragen hebt, zodat je niets vergeet (en moet terugbellen). Bij het voorbereiden van je belscript kan je de ‘elevator pitch’-aanwijzingen gebruiken. Maak daarvoor gebruik van het belscript voorbeeld op de volgende pagina.

Spreek ook met elkaar af wie het telefoongesprek gaat voeren.

•

Zorg dat je een lijst vragen hebt voorbereid: wat is de functie van de persoon die je spreekt,

waarvoor is zij of hij verantwoordelijk, heeft deze organisatie ook contact met andere technasia, is er al eens eerder een meesterproef of een O&O-project gedaan, en hoe beviel dat? Be-

denk zelf nog een stuk of twaalf vragen, zodat als iemand tijd heeft, je zoveel mogelijk infor-

•

matie uit die gelegenheid haalt!

Als mensen tegenstribbelen (geen tijd, te weinig menskracht, geen interesse), heb dan tegen-

argumenten paraat. Zorg dat je daar een lijst van hebt naast je belscript en je vragen. Geef

daarin aan waarom het voor de organisatie toch de moeite waard kan zijn om het gesprek nog even voort te zetten.


11

steen


5

Belscript voorbeeld

Je krijgt meestal eerst een telefonist(e) aan de lijn.

Zorg daarom dat je al een naam hebt, of van haar/hem een naam krijgt.

Introductie bij de contactpersoon Goedemorgen/middag mevrouw/meneer … Ik bel u namens een groepje technasiumleerlingen van …….. (naam school) en wij nemen nu contact met u op, omdat wij op zoek zijn naar een opdrachtgever voor een project/voor onze meesterproef.

Bel ik gelegen? of

Kan ik u daar nu een paar vragen over stellen?

Leg iets meer uit: jullie leeftijd, zoeken een ontwerp- of

Ja

onderzoeksopdracht voor project/meesterproef, zoeken

Nee

een deskundige begeleider uit deze organisatie. Motiveer

waarom je voor deze organisatie hebt gekozen en geef aan wat de grenzen qua tijd zijn. Laat de ander de ruimte om

vragen te stellen over wat jullie nodig hebben. Als er geen vragen komen, stellen jullie die van jullie lijst.

Word je doorverbonden naar iemand anders, vraag dan

onmiddellijk naar de naam van de persoon die opneemt en schrijf die naam op. Vraag deze persoon opnieuw of dit een goed moment is voor een telefoongesprek.

Nee Ja

Werk naar een afspraak toe zodra je de indruk hebt dat

deze persoon een goede begeleider zou kunnen zijn. Zeker als het iemand is die weinig tijd heeft, moet je proberen

jezelf naar binnen te praten: dat zijn vaak de interessantste mensen. Stel ook vragen en vraag wat ze van jullie willen

weten en vertel dat er een brief aankomt met achtergrondinformatie over wat jullie willen en kunnen voor deze organisatie.

Wanneer zouden we u wel mogen

bellen? Zou ik uw

e-mailadres mogen noteren, zodat ik

deze telefonische

afspraak kan beves-

Afspraak

Op een moment dat jullie allemaal kunnen en met duidelijke aanwijzingen voor wat er in de brief moet komen te staan. Proficiat!

tigen en ik u ook wat informatie over ons

verzoek kan sturen?


steen


5

Opdracht

Vragenlijst om te gebruiken bij het telefoongesprek


























































13

steen


5

Opdracht

Tegenargumenten om te gebruiken bij het telefoongesprek


























































steen


5

Bereid het belscript en de twee vragenlijsten voor met in het achterhoofd:

✆ D oel van het gesprek: bepaal wat je met het gesprek wilt bereiken. ✆ H et allereerste doel is waarschijnlijk dat je wilt weten of ze (ja of nee) openstaan voor een

groepje leerlingen die een onderzoek of een ontwerpopdracht willen doen. Zo nee: hartelijk danken voor hun tijd en het gesprek afronden.

✆ Z o ja, dan komt het volgende doel in zicht: hebben zij belangstelling voor het soort opdracht waarnaar jullie op zoek zijn? Belangrijk: houd opties open. Stel dat er interesse is, maar de

twee projectopdrachten die uit jullie voorwerk komen sluiten niet helemaal precies aan bij wat zij jullie willen laten doen. Maak dan niet de fout om in dat geval meteen te bedanken en af te haken.

✆ M aak duidelijk dat je één of twee namen wilt van personen waarvan één mogelijk jullie opdrachtgever kan zijn.

✆ D ie persoon wil je zelf spreken: kan dat nu, heeft zij of hij tijd voor jullie? ✆ G a zo verder met de dingen die jullie tot dusver hebben staan. ✆ W erk als het kan in dit eerste gesprek al toe naar de afspraak, waarin jullie de contactpersoon gaan ontmoeten.

Houd er rekening mee dat je bij de meeste organisaties waarschijnlijk eerst een telefonist(e) aan de lijn krijgt, die je graag zo snel mogelijk wil doorverbinden (want er wachten nog andere tele-

foontjes). Dus het mooiste is als je al een naam hebt, dat je kan vragen om met die persoon doorverbonden te worden. Zo niet, geef haar dan de informatie om jullie met de juiste persoon door

te kunnen verbinden. Wil je onderzoeken, vraag dan naar het hoofd van de afdeling research; wil je ontwerpen, vraag naar het hoofd van de ontwerpafdeling.

Uitvoering

Wat moet je bij de hand te hebben en waar moet je rekening mee houden tijdens je telefoongesprek:

✆ Pen en papier. ✆ E en agenda waarin alle teamleden hebben aangegeven wanneer ze kunnen afspreken. ✆ K ies een ‘logisch’ moment uit voor de opdrachtgever. Laat je hierin adviseren door je docent of ouders, of vraag het de telefoniste van de organisatie.

✆ B el op een rustige plek. Storende geluiden zijn hinderlijk en onprofessioneel. ✆ H et belscript plus de lijst tegenargumenten en de lijst vragen hierboven. ✆ L aat de andere teamleden meeluisteren, zet het toestel eventueel op de speaker. ✆ R ond het gesprek netjes af met een samenvatting van de afspraken (we zien elkaar op die datum op die tijd en u krijgt voor dat moment van ons nog x toegezonden op e-mailadres

y) en bedank de andere persoon. Niet met ‘hartstikke bedankt’ maar wel met ‘hartelijk dank voor uw informatie en tijd, ook namens de andere teamleden’.

✆ L aat de telefoon minstens twaalf keer overgaan voor je neerlegt. ✆ A ls je een telefoonbeantwoorder krijgt, spreek dan in dat je het diezelfde dag later (of morgen) nog eens zal proberen. En doe dat dan ook.


15

steen


5

Nabespreking

Na het telefoongesprek analyseer je met elkaar hoe het ging.

Wat kan er de volgende keer anders/beter? En wat ging goed?

Analyse gesprekspartner: naam, geslacht, leeftijd, opleidingsniveau. Wat kan je over haar of

!

hem vinden op internet? Denk je dat deze persoon de juiste opdrachtgever zou kunnen zijn voor jullie? Zo ja, waarom? Zo nee, waarom niet?

Herschrijf de brief en begin met ‘In vervolg op het telefoongesprek van vandaag’ of een soortgelijke start. Voeg de informatie toe waar jullie om gevraagd is. En zorg dat je de brief/e-mail binnen 24 uur na het telefoongesprek hebt verzonden.

Maak een gespreksverslag per gesprek (zie de invulschema’s op de volgende pagina’s).

Als je een afspraak hebt: wat kan je doen vóór de afspraak? Maak een actielijst en verdeel de taken.

Bel ook de andere organisaties van jullie lijstje. Met andere woorden: blijf oefenen en gok er niet op dat je in één klap de hoofdprijs (een fantastisch project) binnenhaalt.

Durf te bellen

Experimenteer en oefen, en verontschuldig je netjes (‘ik bied u mijn excuses aan mevrouw/

meneer’) als je merkt dat er iets niet goed is gegaan. En leer ervan; probeer dezelfde flater de

volgende keer te voorkomen. Als je een goede beller bent, en niet bang om iets telefonisch te onderzoeken, dan heb je daar je hele verdere loopbaan plezier van.


steen


5

Opdracht

Gespreksverslag (1 van 3)

Gesprek gedaan door Organisatie Datum telefoongesprek Tijdstip van

tot

uur

Gesproken met

M/V

Functie

Opleiding

Inschatting leeftijd

Gesproken met

M/V

Functie

Opleiding

Inschatting leeftijd Waar we over hebben gesproken

Wat de contactpersoon voor ons kan betekenen

Onderwerp of thema waar mogelijk een opdracht in zit

Gemaakte afspraken

Vervolg van het telefoongesprek/actiepunten


17

steen


5

Opdracht



tot

uur

Gesproken met

M/V

Functie

Opleiding


Gesproken met

M/V

Functie

Opleiding




Gemaakte afspraken



steen


5

Opdracht



tot

uur

Gesproken met

M/V

Functie

Opleiding


Gesproken met

M/V

Functie

Opleiding




Gemaakte afspraken



19

steen


5

Het bezoek

In het bedrijfsleven is men gewend dat je een visitekaartje achterlaat waarop alle relevante

gegevens staan vermeld over waar en hoe je bereikbaar bent. Het is handig om voor jullie team ook zo’n kaartje te maken. Dat kan gewoon in de printer, het liefst op iets zwaarder papier dan het standaard kopieerpapier. Formaat ongeveer 5,5 bij 8,5 cm. Het kaartje vermeldt:

• •

Teamnaam (als jullie die hebben).

Alle volledige namen van de teamleden met de mobiele nummers en de e-mailadressen er-

achter. Controleer spelling van de namen en alle andere gegevens een paar keer, eventueel ook nog eens door iemand buiten het team. Het staat vreselijk slordig als je op je kaartje een letter

• • •

of cijfer bij moet schrijven of door moet strepen.

Eén postadres waar eventueel iets naartoe gezonden kan worden. Naam van de school.

Naam van de O&O-docent met diens e-mailadres (vraag wel even of dat okay is).

Laat je kaartje, voordat je er tien of twintig van print, even nakijken door je docent.

Zorg dat je weet waar je moet zijn (adres), dat je van tevoren de route ernaartoe hebt bekeken en dat je ruim de tijd neemt om er op tijd te zijn. De tijd van ‘de brug stond open’ als geldige reden om ergens te laat te zijn, ligt nu achter jullie.

Omdat je misschien gelegenheid krijgt om wat dingen te tonen (je presentatieportfolio), is het goed om daar wat extra aandacht aan te geven. Maak en selecteer mooie foto’s, tekeningen en

(korte) videofilmpjes als je echt denkt dat je daar indruk mee kan maken. Laat weg wat nog niet

af is of waarvan de clou ontbreekt. Neem een laptop of tablet mee als dat kan, een stickje is soms onhandig. Je kan ook schetsen die je met de hand hebt gemaakt en kleurenprintjes, als ze goed zijn, in een mapje meenemen – dat werkt vaak heel goed. Vergeet je cv niet.

Verder is voor een bezoek aan een organisatie en een contactpersoon dezelfde voorbereiding

nodig als voor de brief en het telefoongesprek: weet wat je wilt weten, zorg voor informatie over jullie zelf, stel een lijst met vragen samen en werk naar je doelen toe.

Aan de ontvangst zie je meteen met wat voor soort organisatie je hebt afgesproken. In een wat grotere organisatie word je ontvangen door een persoon die belast is met het ontvangen van mensen: ‘U kunt uw jas daar in de garderobe ophangen, dan informeer ik mevrouw/de heer

XYZ dat u er bent’. Tijdens het wachten wordt dan soms ook al gevraagd of je iets wilt drinken. Het is wel zo veilig om aan te nemen dat je kan kiezen uit koffie, thee of water. En als je niets

wilt drinken, is dat ook okay. In kleinere organisaties word je door een toevallig voorbijkomende medewerker doorverwezen naar waar je moet zijn.


steen


5

Zorg dat je allemaal een visitekaartje van je gesprekspartner krijgt. En maak die later vast aan deze pagina.

Ruimte voor visitekaartjes

Steen 5 is afgerond!

Hebben jullie alles gedaan en de vorderingen in jullie logboek/portfolio bijgehouden? Dan is steen vijf (de eerste steen van fase 2) afgerond!


21

5 Een opdrachtgever vinden

Recommend Documents