PROVINCIE
FLEVOLAND
Provinciaal Blad
2013/30 Nummer 1546816 Aanpassing Regeling Uitruil bruto eindejaarsuitkering voor netto reiskostenvergoeding woon-werkverkeer
Bij besluit d.d. 22 oktober 2013, met kenmerk 1523832 hebben Gedeputeerde Staten van Flevoland ingestemd met de wijziging van de Regeling Uitruil bruto eindejaarsuitkering voor netto reiskostenvergoeding woon-werkverkeer. De wijziging betreft de vereenvoudiging van de uitvoering van de regeling, een uitbereiding van de mogelijkheden voor uitruil en het uitkeringsmoment. Als gevolg van deze wijzigingen wordt ook de naam van de regeling aangepast naar Regeling Uitruil reiskostenvergoeding woon-werkverkeer. De aangepaste Regeling treedt op 1 november 2013 in werking. Lelystad, 22 oktober 2013
Gedeputeerde Staten van Flevoland, T. van der Wal, secretaris
L. Verbeek, voorzitter
Uitgegeven op 28 oktober 2013 De secretaris van Gedeputeerde Staten van Flevoland.
Provinciaal Biad Bladnummer
2 Regeling Uitruil reiskostenvergoeding woon-werkverkeer Vastgesteld/ gewijzigd door GS 24 februari 2009 22 oktober 2013
Artikel 1 Begripsbepaling a. ambtenaar
c.
Bij besluit met kenmerk 776816 1523832
Inwerkingtreding 1 januari 2008 1 november 2013
personen, genoemd in artikel A 1, onder a van de Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling Provincies;
eindejaarsuitkering
de in artikél C.17 van de CAP genoemde uitkering;
uitruil
de fiscale mogelijkheid om met gebruikmaking van de fiscale ruimte in de reiskosten (een deel van) de bruto vakantietoeslag eniof eindejaarsuitkering uit te ruilen voor netto reiskostenvergoeding; de Provincie Flevoland.
werkgever
Artikel 2 Fiscale ruimte in de reiskosten 1. De fiscale ruimte in de reiskosten is het verschil tussen de door werkgever overeenkomstig de regeling voor woonwerk -verkeer betaalde reiskostenvergoeding en hetgeen fiscaal onbelast aan reiskosten mag worden uitbetaald. 2. De te benutten fiscale ruimte wordt bepaald aan de hand van: a. de reisafstand; b. het aantal reisdagen; c. de fiscaal toegestane onbelaste vergoeding (per 1 januari 2006 is dat € 0,19/km); d. het fiscaal voorgeschreven aantal reisdagen van 214 dagen op jaarbasis voor fulltimers; e. de reeds ontvangen reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer. Artikel 3 Deelname Deelname aan deze regeling staat open voor de ambtenaar van wie het vervoer fiscaal niet vanwege de werkgever ter beschikking wordt gesteld (bijvoorbeeld auto van de zaak, de eerste drie jaar van de periode van de Lelystadfiets, OV-jaarkaart), én een fiscaal ondermarig reiskostenvergoeding van de werkgever ontvangt. Artikel 4 Procedure 1. De ambtenaar die aan de regeling wenst deel te nemen dient daartoe eenmalig bij de werkgever een verzoek in; 2. De ambtenaar maakt zijn keuze kenbaar door het invullen, het ondertekenen en het indienen van de overeenkomst inzake uitruil bruto vakanrietoeslag eniof bruto eindejaarsuitkering voor netto reiskostenvergoeding. 3. De verrekening en uitbetaling van de onbelaste reiskostenvergoeding met de vakantietoeslag of de eindejaarsuitkering vindt plaats ih de maand waarin de toeslag dan wel de uitkering is geoormerkt voor de uitruil. Indien de ambtenaar deelname aan de regeling wil beëindigen, dient hij dit schriftelijk, uiterlijk twee maanden voor de uitbetaling van de onbelaste reiskostenvergoeding, aan de salarisadministratie kenbaar te maken.
Artikel 5 De vergoeding 1. Na ondertekening door de ambtenaar van de overeenkomst verstrekt de werkgever overeenkomsrig de vastgestelde beschikbare fiscale ruimte binnen de fiscale voorwaarden een onbelaste vergoeding voor de reiskosten aan de ambtenaar.
Provinciaal Blad Bladnummer
3 2. 3. 4.
De financiering van de vergoeding vindt plaats door middel van het bij voornoemde overeenkomst afzien door de ambtenaar van een evenredig deel van de bruto vakantietoeslag eniof bruto eindejaarsuitkering. In het geval de bruto vakantietoeslag en de bruto eindejaarsuitkering niet toereikend zijn ter financiering van de vergoeding, wordt het restant van de vergoeding gefinancierd door af te zien van een deel van het brutoloon in december. De hoogte van de vergoeding is afhankelijk van de fiscale onbenutte ruimte en het geldende fiscale tarief.
Artikel 6 Verklaring Door het ondertekenen van de overeenkomst verklaart de ambtenaar zich bekend: a. en akkoord met de voorwaarden van deze regeling; b. met de mogelijke gevolgen van deze overeenkomst waartoe tevens behoren dat eventuele nageheven eniof nagevorderde belastingen en prennies voor zijn rekening komen indien sprake is van nalatigheid van de ambtenaar; c. met de gevolgen die deelname heeft of kan hebben op het bruto loon sociale verzekeringen (zowel de premie- als de uitkeringsgrondslag), de grondslag voor inkomensafhankelijke voorzieningen en bijdragen en andere thans niet voorziene gevolgen. Artikel 7 Slotbepalingen 1. Deze regeling treedt in werking op de dag na publicatie in het Provinciaal blad. 2. In die gevallen waarin deze regeling niet of niet in redelijkheid voorziet, kunnen Gedeputeerde Staten van Flevoland in redelijkheid beslissen. 3. Wijzigingen van de fiscale regels eniof de collectieve arbeidsovereenkomst worden per de invoerdatum van de wijzigingen doorgevoerd.
Provinciaal Blad Bladnummer
4 Toelichting Regeling Uitruil eindejaarsuitkering en netto reiskostenvergoeding Deze regeling biedt een extra uitruiloptie voor kosten in woon-werkverkeer naast de uitruilmogelijkheid die er binnen de IKAP bestaat. Binnen de IKAP kunnen de voor eigen rekening blijvende kosten voor woon-werkverkeer met openbaar vervoer worden uitgeruild met (o.a.) de eindejaarsuitkering. In het geval van uitruil via de IKAP heeft de fiscus aangegeven dat de vermindering van het brutoloon niet hoeft te leiden tot een verlaging van het pensioengevend inkomen. In november 2008 heeft de fiscus aangegeven dat het bij de uitruil van woon-werkverkeer kosten met de bruto eindejaarsuitkering dat een verlaging van het brutoloon niet langer dient te leiden tot een verlaging van het pensioengevend inkomen. Dit betekent dat de fiscale pensioenruimte niet langer hoeft te worden berekend. De aanpassing van deze fiscale regel betekent dat er niet langer van iedere medewerker die gebruik wil maken van deze regeling de fiscale pensioenruimte hoeft te worden berekend. Steekproeven hebben al uitgewezen dat in nagenoeg alle gevallen de beschikbare fiscale pensioenruimte voldoende is om maximaal gebruik van de uitrüilmogelijkheid te maken. Gebruik van de regeling zal dus in geen geval leiden tot een verlaging van het pensioengevend inkomen. Artikelgewijze toelichting Artikel 2 Fiscale ruimte in de reiskosten Het verschil tussen hetgeen de werkgever fiscaal mag vergoeden en hetgeen de werkgever daadwerkelijk vergoedt voor het woon-werkverkeer reiskosten is de fiscale ruimte. Aan de berekening van die ruimte hangen fiscale eisen, die in dit artikel zijn verwoord. Artikel 3 Deelname Deelname staat open voor alle medewerkers binnen de fiscale grenzen. Dit betekent dat indien de werkgever al een vergoeding geeft die fiscaal gezien maximaal toelaatbaar is, dan heeft de medewerker geen fiscale ruimte en kan niet deelnemen aan de regeling. Concreet betekent dat bijvoorbeeld het volgende. Iemand die van de werkgever een trajectkaart voor de bus volledig vergoed krijgt, heeft geen fiscale ruimte en kan dus niet deelnemen aan deze regeling. Anders is het voor een medewerker die een Lelystadfiets heeft. Een medewerker kan eenmaal per vijf jaar een Lelystadfiets (tot een maximum van 749 euro) krijgen. Fiscaal gezien mag de werkgever eenmaal per drie jaar een fiets vergoeden (tot een maximaal bedrag van 749 euro). Een medewerker met een Lelystadfiets kan dan na drie jaar alsnog gebruik maken van deze uitruilregeling, voor de resterende twee jaar van de periode. Artikel 4 Procedure In dit artikel wordt aangegeven welke procedure er moet worden aangehouden, wil de uitruil kunnen worden verwerkt. De aanvraag dient eenmalig te worden ingediend. De ambtenaar neemt dan deel aan de regeling tot het moment waarop hij schriftelijk aangeeft deelname te willen beëindigen. De vergoeding wordt in de maanden mei eniof december uitbetaald. Artikel 5 en 6 De vergoeding en verklarins Doorgaans zal de vakantietoeslag eniof de eindejaarsuitkering toereikend zijn om in te zetten voor een hogere onbelaste reiskostenvergoeding. In die gevallen waarin dat niet zo is, wordt ter financiering van het restant het brutoloon van de maand december ingezet. Omdat de uitruil gebeurt met een deel van hetgeen de ambtenaar zelf heeft opgebouwd en omdat er fiscale voorwaarden aan hangen, moet de ambtenaar een verklaring ondertekenen dat hij zelf de uitruil verzoekt. Daarmee geeft hij de werkgever dan de opdracht binnen de fiscale regels een hoger netto eindejaarsuitkering uit te betalen. Daarnaast verklaart de ambtenaar daarmee de aanvraag naar waarheid te hebben ingevuld. Indien blijkt dat de ambtenaar onjuiste informatie heeft verstrekt kan het zijn dat er te weinig loonheffing of sociale premies zijn afgedragen. Indien de belastingdienst als gevolg daarvan met een naheffing komt, zijn de kosten daarvan voor rekening van de ambtenaar. Lid c ziet op situaties waarin de ambtenaar toeslagen ontvangt, zoals een huur- of een zorgtoeslag.
Provinciaal Blad Bladnummer
5 Artikel 7 Slotbepalingen Met het Georganiseerd Overleg is afgesproken om per 1 januari 2008 de voor een kleinere groep medewerkers gunstige regeling inzake de verevening te vervangen door een voor bijna alle medewerkers gunstige regeling van de uitruil. Met de inwerkingtreding van deze regeling zullen dus de bepalingen inzake de verevening komen te vervallen.
Twee rekenvoorbeelden Aan de hand van twee voorbeelden wordt uitleg gegeven wat de mogelijkheid, om de bruto eindejaarsuitkering uit te ruilen voor netto reiskosten, inhoudt. Het komt erop neer dat de medewerker de mogelijkheid krijgt om een hogere netto reiskostenvergoeding te krijgen in ruil voor (een deel van) de bruto eindejaarsuitkering. De voorwaarden waar de medewerker aan moet voldoen staan vermeld in de regeling. Hoe werkt de regeling? De werking van deze regeling wordt duidelijker aan de hand van de volgende twee voorbeelden. Voorbeeld 1 Medewerker werkt 5 dagen per week en de enkele reisafstand woon-werkverkeer bedraagt 8 kilometer. Medewerker ontvangt geen maandelijkse reiskostenvergoeding en heeft geen "Lelystad fiets". Medewerker heeft een bruto vakantietoeslag opgebouwd van € 2.857,00 eindejaarsuitkering opgebouwd van € 2.964,00 op jaarbasis. Medewerker kiest in mei voor uitbetaling uitruil reiskosten (opbouw januari t/m mei) van de vakantietoeslag en in december voor uitbetaling uitruil reiskosten (opbouw juni t/m december) van de eindejaarsuitkering. De fiscale vrijstelling betreft 214 werkdagen (260 reguliere dagen minus de door de fiscus opgelegde correctie van 46 vakantie- en ziektedagen). Dit zijn per maand 17,8333 werkdagen. Er wordt afgerond op 17,83 bij 5 dagen werken. De fiscale vrijstelling is 17,83 werkdagen x 8 km x 2 (heen- en terugreis) x € 0,19 (belastingvrije kilometer vergoeding) = € 54,20 per maand. De fiscale ruimte voor de uitruil reiskosten bedraagt op 31 mei : € 54,20 x 5 maanden (januari t/m mei)=€ 271,00. In mei wordt er € 271,00 vakantietoeslag uitgeruild tegen een netto bedrag van € 271,00 aan reiskostenvergoeding. Het restant vakanrietoeslag van € 2857,00 minus € 271,00 = € 2.586,00 wordt bruto uitbetaald. In december is de fiscale vrijstelling: 7 maanden (juni t / m december) x € 54,20 = € 379,40 Van de eindejaarsuitkering wordt € 379,40 uitgeruild tegen een netto bedrag van € 379,40 aan reiskostenvergoeding. Het restant eindejaarsuitkering van € 2.964,00 minus € 379,40 = €2.584,60 wordt bruto uitbetaald.
Voorbeeld 2 Medewerker werkt parttime, 4 dagen per week (maandag,dinsdag,donderdag en vrijdag) en de enkele reisafstand woon-werkverkeer bedraagt 32,60 kilometer. Medewerker ontvangt hiervoor maandelijks een netto reiskostenvergoeding van € 130,00. Medewerker heeft een bruto vakantietoeslag opgebouwd van € 2.857,00 eindejaarsuitkering opgebouwd van € 2.964,00 op jaarbasis. Medewerker heeft ontvangen 12 maanden x € 130,00 = € 1560,00 aan netto reiskostenvergoeding woon-werkverkeer. Per maand berekent het salarissysteem het aantal reisbewegingen naar het werkelijk aantal gewerkte dagen dat volgens het werkpatroon vaststaat is in het systeem. Voorbeeld: In januari 2013 zijn het totaal aantal werkdagen (SVdagen) 23 dagen. Deze medewerker heeft op maandag,dinsdag,donderdag en vrijdag in het totaal18 dagen gewerkt in januari.
Provinciaal Blad Bladnummer
6 De fiscale vrijstelling betreft 214 werkdagen (260 reguliere dagen minus de door de fiscus opgelegde correctie van 46 vakantie- en ziektedagen). Dit zijn per maand 17,8333 werkdagen (voltijd). Het systeem maakt voor januari de volgende berekening: 17,8333 / 23 werkdagen in januari x de 18 gewerkte dagen = 13,956. Er wordt afgerond op 13,96 dagen. De fiscale vrijstelling voor die maand bedraagt dan 13,96 dagen x 32,60 km x 2 (heen- en terugreis) = 910,19 km x € 0,19 = € 172,93 voor de maand januari. Per maand verschilt het aantal werkdagen (maandag t / m vrijdag). De opbouw bij partrime werken is dus per maand verschillend. Voor deze medewerker is de opbouw voor de fiscale vrije ruimte t / m mei 2013 € 882,25. De medewerker heeft t/m mei aan reiskostenvergoeding woon-werk netto 5 maanden x € 130,- = € 650,- ontvangen. Het bedrag dat in mei uitgeruild kan worden tegen vakanrietoeslag is € 882,25 minus € 650,00 = € 232,25. Over de maanden juni t / m december zal er weer per maand opgebouwd worden en dat opgebouwde bedrag kan minus de ontvangen netto reiskosten woon-werk uitgeruild worden tegen eindejaarsuitkering. De medewerker kan op de salarisstrook ,onderaan bij de middelste kolom onder berekeningsgegevens, bij de omschrijving "reisk.vw/.beschikb."de opgebouwde vrijstelling reiskosten t/m de betreffende maand zien. Van het getoonde bedrag zijn de reiskosten woonwerkverkeer al afgetrokken.
