Verslag ALV 30-4-2015 Aanwezig: Marijke Brandhorst, Edwin Oldescholten, Susan klein, Gerrit Dijkhuizen Joop Rijssemus, Huub Koster, Marieke groot rouwen, Darryl Lühen, Sebastian Drenth, Kim Neef, Dyonne Nijhuis, Kathalijne Dullaert, Bart Boomars, André Elands, Patrick oude Scholten, Mathijs Brandhorst, Ria Leferink op Reinink, Ate Mulder, Jolanda Comello, Erik Brandhorst, Rolf Jansink, Joey ten Doeschot, Maik Slot, Gerben Schoppmann, Nardy Blokhuis, Tomi Wienk, Emma Harink , Saskia van Benthem, Tom Emsbroek Afwezig mk: Brenda Rödel, Jan en Marjan Kamphuis, Ger Heitkamp, Jet Neef, Stef Comello, Greet vd Veen, Jan Rödel, Stephanie Slot, Ans de Bot, Heike Tijdhof. 1. Welkom. De voorzitter heet allen welkom. 2. Verslag algemene leden Vergadering 27-22-2014. De notulen zijn door communicatiestoornis niet verspreid. Er wordt 5 minuten leespauze ingelast. Daarna heeft niemand vragen over de notuelen. De notuelen worden goedgekeurd met dankzegging aan Jolanda Comello. 3. Financiën. Penningmeester, André Elands geeft een toelichting op het resultaat 2014 en enkele algemene zaken aangaande de financiën. De volgende zaken kwamen hierbij aan de orde: Er zijn geen afschrijvingen op materialen. De reserves waren vorig jaar €1200. In het overzicht zijn enkele crediteuren (badhuur dec 2014, rekeningen zwemtrainers e.d.)nog niet betaald. De schuld op de rekening courant van de KNZB is bijna geheel weggekwerkt. Het streven was op €0 te eindigen in 2014, maar helaas is de laatste overboeking in overzicht niet meegenomen. Sponsoring was er in 2014 niet, gelukkig wel subsidies. Naast de inkomsten vanuit het rondbrengen van de Doarn Doll heeft de heer Siers ook gedoneerd. Verder zijn er inkomsten uit onze deelname in het project Dinsdagbeweegdag, de winst uit de zwem4daagse (inclusief een sponsoring van 2013 die toen niet was geïnd en de verkoop van rugtassen en handdoeken. Er is een flinke post diversen. Hierin zitten o.a. het oliebollentoernooi, het schoolzwemmen (kan de vereniging subsidie voor krijgen), de aanschaf van waterpoloballen. De trainer van de dames, Walter v.d. Koot, heeft zijn vrijwilligersvergoeding beschikbaar gesteld voor deze aanschaf, waarvoor OZ&PC hem bedankt Walter bedankt voor aanschaf waterpoloballen. Meer dan helft van de contributie wordt betaald aan badhuur. Mocht er een verhoging van badhuur komen dan kan iedereen op het scherm zien dat dit funest is voor de vereniging. De ledenadministratie is opgeschoond, waardoor er minder afdracht aan de bond is. Bij de kosten van het sportcafé moet men denken aan drankjes voor scheidsrechters en officials bij wedstrijden.
Zwemmen en waterpolo hebben een klein negatief resultaat. Basis en masters hebben klein positief resultaat. De inkomsten van de contributie, die in het overzicht staan, zijn berekend a.d.h.v. de ledenlijst van november 2014. Voor de badhuur is maart 2014 als leidraadgenomen. In toekomst zal er een gedetailleerde uitwerking over het aantal gehuurde uren per afdeling komen.
N.a.v het financieel overzicht heeft de heer Joop Rijssemus enkele vragen ingediend: Waarvoor wordt de opbrengst van de paasactie besteed. De inkomsten uit de paasactie worden besteed aan o.a. kleding en voor randvoorwaarden voor de trainingen. Is het bekend wie de sponsoren zijn en kunnen die ook bekend worden gemaakt. In 2014 was er een beperkt aantal sponsoren; de sponsoren van 2015 mogen wel bekend gemaakt worden. De heer Rijssmus kan zich hiervoor tot de sponsorcommissie wenden. Vragen over de Jaarrekening: Topsport Oldenzaal € 1976,00 wat voor kosten zijn dit? Topsport is een sportzaak in Oldenzaal en de kosten zijn de waterpoloballen. De trainerskosten zijn in 2014 t.o.v. 2013 met € 2763,00 verhoogd. Hoe is dit te verklaren. In 2013 was er geen trainer voor heren waterpolo en in 2014 is deze er wel. Vallen de Masters nu onder de zwemafdeling en als dit zo is dan moet de jaarrekening ook worden aangepast van € 1331,00 naar € 769,00 verschil is dan minus € 562,00. De masters zijn in het overzicht los getrokken in de contributiestructuur. Kosten van het Sportcafé. Is hier geen andere oplossing voor door bijv. de consumpties in eigen hand te houden? OZ&PC zou dit wel anders willen, maar contractueel mag dit niet. het contract met het sportcafé loopt af in december 2015. OZ&PC zal hierover ook in gesprek gaan met de Gemeente. Het bestuur ontvangt geregeld klachten over de service van het sportcafé. De gesprekken met Gemeente zijn positief. Ook zij onderzoeken de mogelijkheden w.b. het sportcentrum en sportcafé. Het zwembad blijft tot 2020 open en a.d.h.v. plannen die de Gemeente heeft uitgewerkt gaan het bestuur met hen in gesprek. Vraag van Susan Klein: Waar wordt de contributie van de leden die zwemmen en waterpoloën meegeteld. Deze contributie wordt meegeteld bij zwemmen, omdat daarmee het geheel wat beter is uitgebalanceerd. De heer Rolf Jansink: In het overzicht heeft procentueel gezien de zwemselectie heeft minder trainingsuren dan de waterpolo. Hoe kan dit? De accountant heeft gekeken naar alle uren en heeft deze op basis van ingeleverde uren ingedeeld bij de afdelingen. Het beeld klopt niet helemaal met de huidige situatie. In de toekomst wordt er per kwartaal een overzicht gegeven van alles wat er speelt in de verschillende afdelingen. Ook de uren worden per maand opgedeeld en daarna ingeboekt. De kosten vrijwilligers zijn nul in 2014. Hoe kan dit? Verschil in interpretatie door penningmeester en accountant. Er zijn geen verdere vragen en de voorzitter Ria Leferink op Reinink bedankt André Elands voor zijn heldere uiteenzetting.
4. Verslag Kascontrolecommissie. Deze commissie bestaat uit de heren Rolf Jansink en Erik Brandhorst. Op woensdag 15 april is het financieel overzicht besproken. De penningmeester had alles goed voor elkaar. De kascontrole commissie heeft een aantal aanbevelingen die in het verslag zijn weergegeven:
De penningmeester en bestuur wordt decharge verleend voor het gevoerde beleid. Hiermee wordt 2014 afgesloten.
Kascontrolecommissie. Het zou fijn zijn als in de kascontrolecommissie een lid van zowel zwem- en waterpoloafdeling. Hierdoor kan er meer begrip voor elkaars financiële beleid ontstaan. Om te voorkomen dat er volgend jaar 2 mensen uit de commissie stoppen, kan er een 3e persoon aan toegevoegd worden. tijdens de vergadering meldt zich niemand vanuit zwemmen voor de commissie. Het bestuur overlegt met de zwemcommissie om iemand voor deze commissie te zoeken. De heren Rolf Jansink en Erik Brandhorst stellen zich opnieuw beschikbaar voor deze commissie. 5. Rondvraag. Hoe zit het met de sluiting van het zwembad? Zoals bekend zijn er pas geleden weer tegels van de korte wand afgevallen. De voorzitter heeft te horen gekregen dat als het nu weer gebeurd, het zwembad met onmiddellijke ingang dicht gaat. Voor de renovatie gaat het bad half juni dicht. Men heeft 8 weken nodig om te repareren waarbij beide kopse wanden worden vernieuwd. Dit betekent o.a. dat OZ&PC niet tijdig voor aanvang van het nieuwe seizoen in zwembad Vondersweijde kan beginnen. Er zijn gesprekken met de Gemeente over verplaatsen training naar Hengelo. Op financieel gebied is ook nog niet alles besproken. In de nieuwsbrieven die het bestuur met enige regelmaat aan de leden verstuurd, zal steeds vermeld worden hoe stand van zaken is. Houd de mailbox in de gaten. Op 12 mei gaat het bestuur met de Gemeente in gesprek. Tip van de heer Gerben Schoppmann: Stel de Gemeente aansprakelijk voor de schade. Anders ben je als vereniging aansprakelijk. Voorzitter Ria Leferink op Reinink antwoordt dat we deze tip zeker meenemen in gesprek. Vraag vanuit de ledenadministratie Marijke Brandhorst wil graag bericht als er kinderen doorstromen van de ene zwemgroep naar een andere. Zij heeft het laatste half jaar geen dergelijke mutaties hoeven doorvoeren. Het doorstromen kan namelijk ook consequenties hebben voor de contributie. Joop Rijssemus zal samen met Marijke Brandhorst naar de lijsten (instroom, speedo, selectie) kijken. Marijke Brandhorst wil graag op de mail bericht over veranderingen. 6. Presentaties afdelingen. Basis afdeling. De presentatie van de basis wordt begeleid door muziek. Hierin wordt belicht wat de basisafdeling is, wat hun toekomst beeld is en wie er zitting hebben in de commissie. Hierna geeft Mathijs Brandhorst, voorzitter van de basisafdeling, een korte toelichting op de presentatie. De commissie is erg enthousiast en werkt met plezier aan het zwem- en waterpolovaardig maken van de jongste leden. Zwemafdeling. Susan Klein vindt het jammer dat er onder de aanwezigen op de ALV veel vrijwilligers zitten die vaak al meerdere taken doen binnen de vereniging en daardoor al op de hoogte zijn van het reilen en zeilen. Zij stelt de leden van de commissie voor: Birgit Leinse, helaas kon ze niet aanwezig zijn, is voorzitter, Joop Rijssemus is de trainerscoördinator, Marieke Groot Rouwen coördineert de activiteiten binnen het zwemmen, Robert Helthuis, verhinderd, doet de financiën, Maike Kip zorgt voor de wedstrijdinschrijving, Mirjam Stappenbelt en Jacqueline Kollerie zorgen voor het secretariaat en Susan Klein is Verenigings Official Functionaris (VOF) en verzorgt planning van de wedstrijden met andere verenigingen, Edwin Oldenscholten verzorgt de PR en verslagen. Voorzitter Ria Leferink op Reinink heeft de afdelingen en commissies gevraagd een presentatie te geven om op die manier meer begrip voor elkaars werkwijze te krijgen. Rolf Jansink voegt hieraan toe dat dit ook een mooie kans is om duidelijk te maken waarom sommige zwemmers mee doen met
bepaalde zwemwedstrijden, wat we kunnen verbeteren en hoe we kunnen zorgen dat er meer ouders van zwemmen aanwezig zijn. Waterpoloafdeling. Jeroen Cozijnsen opent de presentatie met een foto van dames 2 die kampioen zijn geworden en daarmee promoveren naar district 2e klasse. De waterpoloafdeling heeft 3 jeugdteams en dat blijft in seizoen 2015-2016 ook zo. De dames hebben inmiddels al weer 2 teams en Walter v.d. Koot is de trainer. Heren waterpolo heeft nu 4 teams en hier is Sander Nieland de trainer. Komend seizoen komen er geen teams er bij. Waar wil de waterpolocommissie het komend seizoen doen? Organiseren van het oliebollentoernooi voor zowel zwem- als waterpolojeugd; organiseren van een toernooi voor heren en dames in september en januari. Het beleid van de waterpoloafdeling opnieuw bespreken; streven naar promotie van heren 1. Plezier staat hoog in het vaandel en daar wil de commissie aan blijven werken. Activiteitencommissie Kim Neef is voorzitter van de commissie en geeft een presentatie. Overige leden zijn: Anneke Asbroek, , Dyonne Nijhuis, Joey te Doeschot, Rick Cristen, Sebastian Drenth, Jolien v Eerden en Jolien Spoler. Door veel te doen hebben de commissieleden de afgelopen jaren veel ervaringen opgedaan en hieruit geleerd. Het jeugdkamp is de belangrijkste activiteit; voor dit kamp wordt een andere locatie ge zocht. Alles hiervoor wordt door de leden van de commissie verzorgd. Ook de activiteiten als bosspel, kampvuur, stormbaan, zeskamp. Zowel jeugd als leiding hebben veel lol. Ook sinterklaas is een leuke activiteit: sint is de vader van een vrijwilliger en elk jaar is het gezellig en weer een prachtig feest. De commissie vergadert iedere maand. Wensen voor de toekomst: opbouwen van activiteiten voor 14+; een spelletjesmiddag of dagje uit met de jeugd naar o.a. de Waarbeek. Sponsorcommissie Huub Koster, penningmeester van de sponsorcommissie vertelt over deze commissie. Sinds januari 2015 bestaat de commissie uit de volgende leden: Andre Elands, Erik Brandhorst, Eric lage Venterink, Lisette van Amelsfoort, Patrick oude Scholten en Huub zelf. Er is een taakverdeling gemaakt wie wat doet. Er zijn heel wat sponsoren bezocht door Eric lage Venterink en Lisette van Amelsfoort en er is inmiddels al €3200 opgehaald. Een taak die de commissie op zich heeft genomen, is het zoeken naar voldoende sponsoren voor de nieuw aan te schaffen verenigingsshirts ter waarde van €5000. Huub doet een beroep op de ouders van leden van het zwemmen om zich aan te melden bij de sponsorcommissie. Zwemmen is ondervertegenwoordigd in de commissie. Website Het woord is aan Patrick oude Scholten. Er komt een nieuwe website die meer passend is bij deze tijd. De website moet namelijk ook een goede weergave hebben op mobiel en iPad. Op dit moment verzamelt Patrick content voor de website. Hij wil graag duidelijke foto’s ontvangen van zwemmen, basis en waterpolo voor de website. Foto’s graag in hoge resolutie. Als de website klaar is kunnen er makkelijk berichten op weergegeven worden. Is het makkelijk voor de commissies om info op te zetten, zodat je meer up-to-date-nieuws krijgt? Patrick legt uit hoe je gebruikers mogelijkheden geeft zaken te veranderen, info te plaatsen enz. Wanneer wordt die in gebruik genomen? De bedoeling is dat die m.i.v. het nieuwe seizoen in gebruik wordt genomen. Hoe zit het met zichtbaar maken van wedstrijden? Wedstrijden kun je via de KNZB downloaden. Regiowedstrijden van de vereniging staan niet op de KNZB site. Iedere afdeling is straks verantwoordelijk voor eigen gedeelte en kan dus o.a. de regiowedstrijden zelf plaatsen.
Komt er een beheerder? Patrick zal op de achtergrond meehelpen, maar er moet nog wel een beheerder komen. Kandidaten? Komt er een koppeling met social media? Dit zijn andere infokanalen en daar moet je het bij laten. Er komt dus geen Facebook e.d. op de site. Komt er een gastenboek? Nee, dit doen we niet i.v.m. eventuele negatieve berichtgevingen. 7. Sluiting
Voorzitter Ria Leferink op Reinink heeft nog 2 mededelingen aan het eind van deze ALV. Door Susan Klein en Jacqueline Kollerie wordt gezocht naar een nieuw tenue voor OZ&PC, zodat we in het nieuwe seizoen allen in eenzelfde tenue lopen bij wedstrijden. Zoals net al genoemd is de sponsorcommissie op zoek naar sponsoren voor de shirts. De broekjes kopen leden zelf. Het logo komt op de borst en sponsoren op de mouw. Heeft iemand een sponsor neem dan contact op met de sponsorcommissie, een sponsor mag ook een team of gedeelte van een selectie sponsoren. Verder wordt er ook gekeken, op vraag van de leden, naar sporttassen, rugzakken en dergelijke. Wat als iemand zwemt en waterpolo speelt? Dan krijgt diegene een shirt. Er komen nog kledingrichtlijnen. Op 3 oktober 2015 viert OZ&PC haar 90 jarig bestaan. Er komen overdag allerlei jeugdactiviteiten en ’s avonds is het feest voor senioren en oud-leden. Voor wat betreft de wedstrijden in dat weekend, van de KNZB kan er geschoven worden met wedstrijden als er toestemming is van de andere verenigingen. Ria Leferink bedankt allen voor de aanwezigheid. Verslag Jolanda Comello
