27. szám 126. évfolyam december 16. magyar államvasutak zártkörűen működő részvénytársaság TARTALOM

27. szám

126. évfolyam

2011. december 16.

ÉRTESÍTŐ magyar államvasutak zártkörűen működő részvénytársaság TARTALOM Utasítás

Oldal

7/2011. (XII. 16. MÁV Ért. 27.) GÁVIGH számú gazdasági általános vezérigazgató-helyettesi utasítás a külföldi kiküldetéshez biztosított útielőlegek elszámolásáról. 1821 egyéb közlemények: A MÁV Zrt. Alapító Okirata

Utasítások 7/2011. (XII. 16. MÁV ÉRT. 27.) GÁVIGH szÁMú GAzdAsÁGI ÁLTALÁnOs VezÉRIGAzGATó-HeLyeTTesI UTAsíTÁs A küLföLdI kIküLdeTÉsHez bIzTOsíTOTT úTIeLőLeGek eLszÁMOLÁsÁRóL 1.0. Az UTAsíTÁs CÉLJA Jelen utasítás célja: • az ideiglenes külföldi kiküldetésben résztvevők számára devizában biztosított útielőlegek juttatásának és elszámolási rendjének meghatározása, valamint • a külföldi kiküldetésekkel kapcsolatos feladatok ellátására az érintett leányvállalatokkal kötött megbízási szerződések alapján a szerződéssel kapcsolatos teljesítések kiszámlázásának és • a leányvállalatoknál a számla befogadásának szabályozása.

1837

2.0. HATÁLy És feLeLőssÉG MeGHATÁROzÁsA 2.1. Az utasítás szervezeti és személyi hatálya Az utasítás személyi (nem szervezeti) hatálya kiterjed a MÁV Zrt. – és alapítói, illetve közgyűlési határozatban kiadott kötelezés alapján – a MÁV-START Zrt., a MÁV-TRAKCIÓ Zrt. és a MÁV-GÉPÉSZET Zrt. valamennyi szervezeti egységére, és valamennyi munkavállalójára, akiknek a kiküldetése a társaságok belső szabályozásának megfelelően engedélyezésre került. Nem terjed ki személyi hatálya azon munkavállalókra, akik a Magyar Köztársaság határát munkavégzés céljából határátlépési igazolvánnyal lépi át. 2.2. Az utasítás tárgyi hatálya Az utasítás tárgyi hatálya kiterjed a MÁV Zrt. munkavállalói részére, valamint – alapítói, illetve közgyűlési határozatban kiadott kötelezés alapján – a MÁV-START Zrt., a MÁV-TRAKCIÓ Zrt. és a MÁV-GÉPÉSZET Zrt. munkavállalónak kiküldetéséhez biztosított úti előlegek elszámolásának feltételeire, valamint a MÁV Zrt.

1822

A MÁV Zrt. Értesítője

által a a MÁV-START Zrt., a MÁV-TRAKCIÓ Zrt. és a MÁV-GÉPÉSZET Zrt. felé nyújtott szolgáltatásokkal kapcsolatos megbízási díj kiszámlázására és elszámolására. 2.3. Az utasítás kidolgozásáért és karbantartásáért felelős Az utasítás kidolgozásáért és karbantartásáért a MÁV Zrt Számviteli Szervezet vezetője felelős. 3.0. fOGALMAk MeGHATÁROzÁsA Ideiglenes külföldi kiküldetés (a továbbiakban: kiküldetés): a MÁV Zrt., illetve az érintett társaságok által elrendelt, a társaság tevékenységével összefüggő feladat ellátása érdekében a Magyar Köztársaság területén kívüli tartózkodás, ha annak időtartama nem haladja meg a 90 napot, továbbá az előzőekkel kapcsolatos külföldre történő utazás.

27. szám

tói jogkört gyakorló vezetőjével engedélyeztetni kell. Vonattal és személygépkocsival történő utazás esetében a kiküldetés indulási és érkezési ideje a magyar határ átlépésének tényleges időpontja, repülőgéppel vagy hajóval történő utazásnál az indulás szerinti időpontot 1 órával megelőzően, illetve az érkezést egy órával követően kell alapul venni. b. szállásköltség: A kiküldetés során kereskedelmi szálláshely igénybevételéért fizetendő költség. A szállásköltség naponta elszámolható összegét a MÁV Zrt. és a MÁV-csoport külföldi utaztatási feladatainak ellátásáért felelős szervezet által kiadott, mindenkor hatályos utasítás határozza meg. Rendelkezésre bocsátása útielőlegként történik, amely összeggel a kiküldött köteles bizonylattal (számlával) elszámolni. A szállásköltség részét képezi a számlán feltüntetett kötelező reggeli költsége is. Az érvényesíthető szállásköltség túllépését – indokolt esetben – a kiküldött munkavállaló munkáltatói jogkört gyakorló vezetője engedélyezheti.

Utólagosan elszámolandó költségek:

c. Utazási költségek Taxiköltség: a) Belföldön: A kiküldött a lakásától vagy munkahelyétől a pályaudvarig vagy a repülőtérig, illetve onnan a lakásáig vagy munkahelyéig taxit vagy repülőtéri autóbuszjáratot vehet igénybe, amelynek díját számla alapján elszámolhatja. b) Külföldön: A kiküldött külföldre érkezésekor, átszálláskor, továbbá hazaindulásakor ugyancsak taxit vehet igénybe a szállás és a közlekedési eszköz érkezési/indulási helye között, amelynek díját számla vagy egyéb bizonylat (nyugta, menetjegy) alapján elszámolhatja. Közösségi közlekedési költségek: A külföldi közösségi közlekedés költségei számla vagy egyéb bizonylat (nyugta) alapján számolhatók el.

a. külföldi napidíj (továbbiakban: napidíj): A kiküldetésben lévő munkavállalónak a kiutazással kapcsolatos többletköltségei fedezetére a kiküldetés tartamára költségtérítés (napidíj) jár. A kiküldöttet arra a naptári napra, amelyiken a külföldi tartózkodás a nyolc órát meghaladja, teljes napidíj, arra a napra, amelyiken a külföldön töltött idő tartama meghaladja a négy órát, de kevesebb mint nyolc óra, a napidíj 50%-a illeti meg. Ha a külföldi tartózkodás négy óránál rövidebb, a kiküldöttet nem illeti meg a napidíj. A napidíj juttatásának módját és összegét a MÁV Zrt. és a MÁV-csoport külföldi utaztatási feladatainak ellátásáért felelős szervezet által kiadott, mindenkor hatályos utasításban foglaltak szerint kell megállapítani. Napidíj csak a kiküldetési ügyiratban engedélyezett napokra számolható el. A napidíj teljes összege után a kiküldöttet a hatályos jogszabályoknak megfelelően adóés járulékfizetési kötelezettség terheli. Az engedélyezettnél hosszabb (indokolt) kinn-tartózkodás esetén az elszámolást utólag a kiküldött munkavállaló munkálta-

Hálókocsi díjak – ha a kiküldött felmutatóra szóló szabadjegyet kapott, az igazolt hálókocsi kezelési díjat, valamint egyéb kötelező szervízdíjat, pótdíjat elszámolhatja a tényleges igénybevételnek megfelelően, – ha a kiküldött felmutatóra szóló szabadjegyet nem kapott, hálókocsijegy forint fizetés ellenében történő beszerzéséhez a kiküldő megrendelő levele szükséges, amelyben a kiküldő szerv cégszerű aláírással ellátott nyilatkozatában igazolja az utazás szolgálati jellegét és közli a kiküldöttek nevét és útlevélszámát. A hálókocsijegy beszerzéséhez a kiküldött elszámolási előleg felvételére jogosult, amelyet a Számviteli Szervezet PFK-től ügyiratban kell igényelni. Az elszámolási előleget az elszámolási előlegekre vonatkozó általános szabályok szerint a MÁV Zrt. alkalmazottai részére a házipénztár forintban bocsátja rendelkezésre. A felvett összeggel az általános szabályok szerint bizonylattal igazoltan az elszámolási előleget igénylő ügyiratban kell elszámolni.

kiküldött: a MÁV Zrt-vel vagy az érintett társaságokkal munkaviszonyban vagy munkavégzésre irányuló egyéb jogviszony keretében foglalkoztatott személy, aki a kiküldetésben részt vesz. Valuta: valamely ország törvényes tényleges fizetőeszköze egy másik ország fizetési forgalmában, azaz a tényleges külföldi pénz, a készpénz. deviza: Valamilyen valutára szóló követelést testesít meg, azaz a számlán lévő banki betét (számlapénz), folyószámla, utazási csekk, utalvány, átutalás, hitellevél.

27. szám


dologi kiadások: A szállás- és utazási költségen felül felmerült, a kiküldetéssel kapcsolatos indokolt kiadások, amelyeket a munkáltató utólag, bizonylattal (jellemzően számlával) történő elszámolás alapján a kiküldöttnek megtérít: - hivatalos távirati, fax és távbeszélő költség, - hivatalos csomagok szállítási költsége, - kiállításokhoz, szakmai rendezvényekhez kapcsolódó költségek (pl.: belépőjegy, készpénzben fizetett részvételi díj), - úti okmányok kiállítási költsége, beleértve a vízum kiállításának költségét is, illetve a kapcsolódó költségeket (pl. fénykép), - valuta váltásánál felmerült költségek, - repülőtéri parkolási díj, - egyéb, egyedi elbírálás alá eső költségek (pl. hivatalos célú internet használat). útielőleg: Jelen utasítás szempontjából hivatalos külföldi utazáshoz (kiküldetéshez) munkavállalók részére az utazás során felmerülő kiadások fedezetére valutában előzetesen rendelkezésre bocsátott összeg, mely tartalmazza mind a napidíjat, mind pedig a szállásköltségek fedezetére előzetesen rendelkezésre bocsátott összeget. útielőleg elszámolási és könyvelési bizonylat: A felvett útielőlegek és a kiküldetésekkel kapcsolatos költségek elszámolására bevezetett bizonylat, melynek kitöltése elektronikusan történik. A nyomtatvány három részből áll: • A korábban önállóan használt „Külföldi kiküldetési utasítás és költségelszámolás” nyomtatvány az új utasítás követelményeihez igazodó, módosított változatából: kitöltését a kiküldött végzi a kiutazáshoz kapcsolódó bizonylatok alapján. • A kiutazást követően készpénzben rendezendő összegek (visszafizetendő előleg, illetve a kiküldött részére kifizetendő összeg) ellenőrzésére szolgáló részből. • A költségelszámolás adatait felhasználó könyvelési bizonylatból, melynek 3 típusát különböztetjük meg:  MÁV Zrt. alkalmazottai esetében alkalmazandó bizonylat minta  Leányvállalatok alkalmazottai esetében alkalmazandó bizonylat minta  MÁV-START Zrt. alkalmazottai esetében alkalmazandó bizonylat minta, ha a MÁV Zrt. a költségek továbbszámlázását EUR-ban végzi. A nyomtatvány kitöltésének és a nyomtatványon szereplő adatok könyvelésének szabályait jelen utasítás 4.3. fejezete tartalmazza. A nyomtatvány jelen utasítás 2. számú melléklete. A nyomtatvány elektronikus változata letölthető a MÁV Zrt. Számviteli Szervezet honlapjáról (http://szamvitel.mavrt.hu). Valutapénztár: A MÁV Zrt. Számviteli Szervezet Pénzforgalmi Könyvelés által üzemeltetett házipénztár,

1823

mely a házipénztárra vonatkozó általános szabályok szerint a pénzforgalmát valutában bonyolítja le. új főkönyvi számla: Az utasításban előírt elszámolásokhoz a MÁV Zrt számlarendjében az alábbi új főkönyvi számla kerül megnyitásra: 36136 útielőleg elszámolás leányvállalatok munkavállalói esetén. Ezen a főkönyvi számlán kell elszámolni a leányvállalatok számára nyújtott útielőlegek leányvállalatokat terhelő, részükre kiszámlázandó összegét. A főkönyvi számla év végén egyenleget nem mutathat, egyenlegéért a Pénzforgalmi könyvelés felelős. Alkalmazott rövidítések: nkO: MÁV Zrt. Stratégiai Igazgatóság Nemzetközi Kapcsolatok Osztály Pfk: Számviteli Szervezet Pénzforgalmi Könyvelés kszk: Kimenő Számla Könyvelés bk: Beszámolókészítés bszR: Bejövő Számlakezelő Rendszer IHIR: Integrált Humán Irányítási Rendszer sztv.: Számviteli törvény (2000. évi C. törvény) Mnb: Magyar Nemzeti Bank 4.0. Az UTAsíTÁs LeíRÁsA 4.1. útielőleg (valutaellátmány) megállapítása és utalványozása Az engedélyezett kiküldetéshez kapcsolódó útielőleg (valutaellátmány) összegének megállapítását a kiutazási ügyiratban engedélyezett napokra az érvényben lévő napidíj és szállásköltség alapján az NKO végzi. Az NKO ügyintézője a megállapított ellátmányról kiadási pénztárbizonylatot állít ki, melyhez mellékeli az Utaztatási program által előállított Pénzigénylés nyomtatványt (1. számú melléklet). A kiadási bizonylaton a Pénzigénylés szerinti valutaellátmány teljes összege szerepel. A Pénzigénylés nyomtatványnak tartalmaznia kell a kiküldött nevét, szolgálati helyét, a tárgyalás időpontját (rendelkezésre állás időpontja), átvételhez aláírás helyét, a kiutazás dátumát, országot, napidíj, szállás és összeg adatokat. Ez a nyomtatvány szolgál a valutaellátmány felvételének személyenkénti elismerésére is. A kiadási pénztárbizonylat utalványozására a NKO vezetője vagy a NKO vezetője által meghatalmazott munkatárs jogosultak. Az utalványozást követően a kiadási pénztárbizonylat tőlap példánya az NKO által kezelt pénztárbizonylat tömbben marad, a többi példányt mellékelve hozzá a ki-

1824


töltött Pénzigénylést, átadja a PFK valutapénztára részére. A PFK a kapott Pénzigénylés nyomtatványon jelzett valutaellátmány-igény alapján intézkedik a valuta rendelkezésre állásáról. 4.2. útielőleg kifizetése A valuta házipénztár a kiküldöttek ellátmányát a hivatalos pénztári órák alatt adja ki, de legkorábban az utazást megelőzően 5 nappal. Soron kívüli kiküldetés esetén köteles azt a hivatalos munkaidőben bármikor kiszolgáltatni. Hivatalos munkaidőn ilyen tekintetben a MÁV Zrt. Székházában érvényben levő törzsidő értendő. Az ettől való eltérést a kiküldött köteles a valuta házipénztárnak előre bejelenteni és egyeztetni. A kiküldött az ellátmányt személyesen, akadályoztatása esetén meghatalmazottja útján veheti fel (írásos megbízás alapján). A valuta házipénztár az ellátmány kiszolgáltatásakor tájékoztatja a kiküldöttet az átadott összegek jogcímek szerinti megoszlásáról. 4.3. költségelszámolás folyamata 4.3.1. költség-elszámolási nyomtatvány kitöltése A kiküldött a hazaérkezést követő 3 munkanapon belül kitölti a külföldi kiküldetési utasítás és költségelszámolás nyomtatványt. A nyomtatvány jelen utasítás 2. számú mellékletében szereplő Útielőleg elszámolási és könyvelési bizonylat első részében, annak I. és II. pontja alatt található:  I. Kiküldetési utasítás  II. Költségelszámolás. Az Útielőleg elszámolási és könyvelési bizonylat 3 különböző mintáját különböztetjük meg: 2.a. számú melléklet: Útielőleg elszámolás és könyvelési bizonylat MÁV Zrt. dolgozók esetén 2.b. számú melléklet: Útielőleg elszámolás és könyvelési bizonylat leányvállalatok dolgozói esetén 2.c. számú melléklet: Útielőleg elszámolás és könyvelési bizonylat MÁV-START Zrt dolgozók esetén, EUR elszámolás esetén. A III. Előleg elszámolás részben a visszafizetendő/kifizetendő összegek a beépített függvények révén automatikusan töltődnek ki és az útielőleggel történő le- és elszámolás kontrolljául szolgálnak. Amennyiben a kiküldetés költségeit elkülönítetten kell elszámolni, a kiküldött az „Egyéb feljegyzések” mezőbe köteles az erre vonatkozó információt feltüntetni (pl. RNE keretében végzett munka).

27. szám

Mindhárom nyomtatvány minta kitöltése azonos, a kiküldött ugyanúgy köteles azt végezni, függetlenül attól, hogy a MÁV Zrt. vagy valamely leányvállalat alkalmazottja. A bizonylat IV. részébe a kiküldött nem írhat. Az I-II. pontokba beírt egyes adatokat a beépített függvények átemelik a III. és IV. részbe. A IV. Könyvelési bizonylat részbe a PFK munkatársai vezetik be a bizonylat fehér színű celláiba előírt adatokat. A könyvelendő összegek a manuálisan beírt adatok alapján automatikusan állnak elő. A nyomtatványt elektronikusan letölthető változatban a MÁV Zrt. Számviteli Szervezet honlapján (http://szamvitel.mavrt.hu) tesszük közé. Az elektronikusan letöltött bizonylatba épített függvényeket módosítani szigorúan tilos. Mind az NKO illetékes ügyintézője, mind a PFK ellenőrzi a beírt adatok, valamint az azok alapján előálló értékek helyességét. A kiküldött a Külföldi kiküldetési utasítás és költségelszámolás nyomtatványt következő módon tölti ki: I. Kiküldetési utasítás Sorszám: Minden kitöltött bizonylat egyedi megkülönböztetésére szolgáló azonosító. A valuta házipénztárban az útielőleg felvételének egyedi sorszáma, amelyet a házi pénztáros közöl a kiküldöttel. 1. Kiküldetésre vonatkozó rendelkezések: értelemszerűen töltendő 2. Valutapénztárban felvett előlegek: A pénzfelvétel pénztári bizonylata alapján kell kitölteni. Az előleg jogcímét a nyomtatvány már tartalmazza. 3. Forintban felvett előlegek: A pénzfelvétel pénztári bizonylata alapján kell kitölteni. A jogcím mezőben az egyszeri elszámolási előleg engedélyével összhangban kell megadni azt, hogy a kiküldött milyen célra kapta (pl. szervízdíj, szállásköltség stb.) A kiküldött köteles gondoskodni a nyomtatványon előírt engedélyek megszerzéséről is. II. Költségelszámolás 4. Indulási, érkezési, határátlépési adatok: értelemszerűen töltendő. A határátlépési adatok megadása a kiküldetés pontos időtartamának meghatározásához elengedhetetlen. 5. Napidíj elszámolás: A nyomtatványra beírt adatokkal és a kapcsolódó bizonylatokkal összhangban kell az adatokat beírni. (A nyomtatvány tartalmazza jelen utasítás kiadásának évében érvényes napidíj összegét.) A költségelszámolás alapjául szolgáló, csatolandó bizonylatokon szereplő összegeket EUR esetén EUR-ban, egyébként forintban kell feltüntetni. Az EUR összeget a nyomtatványon forintra átszámítani nem szabad, azt a PFK által beírt árfolyamadatok alapján a bizonylat automatikusan végzi. Külön kell feltüntetni az utólag forintban kifizetendő napidíj EUR összegét is.

27. szám


1825

Napidíj csak a kiküldetési ügyiratban engedélyezett napokra számolható el. Az engedélyezettnél hosszabb (indokolt) kint tartózkodás esetén az elszámolást utólag a kiküldött munkavállaló munkáltatói jogkört gyakorló vezetőjével engedélyeztetni kell. 6. Szállásköltség elszámolása, 7. Közlekedési költségek elszámolása és 8. Dologi kiadások elszámolása: A kiutazás során felmerült költségeket az azt alátámasztó bizonylatok adatai alapján kell feltüntetni. A költségelszámoláshoz csatolni kell annak alapjául szolgáló, a Sztv. és az adótörvények előírásainak alakilag és tartalmilag megfelelő bizonylatokat, illetve számlákat. Alakilag megfelelő a bizonylat, ha szerepel rajta az igénybevett szolgáltatás megjelölése, dátuma, szállodaszámlák esetében az igénybevevő vállalatának neve és székhelye az igénybevétel időtartama, a szálloda bélyegzője és a kifizetést igazoló pénztárgép ráütése, vagy a szálloda „Fizetve” jelzése. A kiküldöttnek a költségek utólagos megtérítéséhez számlát kell benyújtania (ez a bizonylat alkalmas ÁFAelszámolásra), indokolt esetben egyéb, a Sztv-ben előírt követelményeket teljesítő bizonylat is elfogadható. A költségelszámolás kitöltése után az Útielőleg elszámolási és könyvelési bizonylat III. részében megjelenik az az összeg, amellyel a kiküldött a házipénztárban köteles elszámolni. Ha a költség nem EUR-ban vagy HUF-ban merül fel, a költséget a költségelszámoláson EUR-ban kell feltüntetni, amennyiben az útielőlegként kapott EUR összegből kerül átváltásra. Az átszámításkor a valuta váltására vonatkozó bizonylaton szereplő árfolyamot kell alkalmazni. Az elszámolási bizonylat mellé a valutaváltást igazoló dokumentumot is mindig mellékelni kell. Abban az esetben, ha a számlán a kifizetett összeg nemcsak az adott ország valutájában, hanem EUR-ban is fel van tüntetve, a váltást igazoló bizonylat becsatolásától el lehet tekinteni. Amennyiben a valutaváltás bizonylata nem áll rendelkezésre, akkor a számla teljesítés napján érvényes MNB árfolyamon kell az átszámítást elvégezni.

nyomtatványt a következő file névvel kell elmenteni és megküldeni: Kiküldetés_abcd_éééé.xls, ahol az „abcd” a bizonylat egyedi sorszáma, az „éééé” pedig a kiutazás éve. A sorszámot úgy kell megadni, hogy az mindig 4 karakterből álljon, az értékkel nem rendelkező helyekre 0-t kell írni (pl. a 42/2011. sorszám esetén a file név: Kiküldetés_0042_2011). b. Az NKO a költségelszámolást a rendelkezésére álló adatok és a csatolt bizonylatok alapján ellenőrzi. A felülvizsgálat eredményéről e-mailben értesíti a kiküldöttet. c. A kiküldött ezt követően a házipénztárban befizeti a felvett előlegből fel nem használt összeget / felveszi a részére még pótlólag kifizetendő összeget. A költségelszámolás nyomtatvány megfelelő rovatába bejegyzi a bevételi és kiadási pénztárbizonylatok számát. d. A MÁV Zrt dolgozóknak lehetőségük van a külföldi napidíj adóját valutában befizetni a MÁV Zrt valutapénztárába. A befizetett SZJA-t a tárgyhóra vonatkozó bérszámfejtésben a Humán Szolgáltatás csak akkor tudja figyelembe venni, ha a befizetés legkésőbb a tárgyhó vége előtti harmadik munkanapig megtörténik. Az SZJA befizetést a kiküldöttnek a bizonylaton feltüntetni nem szabad, azt az NKO írja be a IV. Könyvelési bizonylat megfelelő rovatába. A kiküldött az SZJA befizetését igazoló bevételi pénztárbizonylatot a többi eredeti bizonylattal együtt küldi meg az NKO-nak. e. Ha az NKO visszaigazolja, hogy a költségelszámolás rendben van, a kiküldött kinyomtatja a költségelszámolás első oldalát, aláírja és aláíratja szolgálati vezetőjével. f. Az NKO gondoskodik arról, hogy az egyeztetéseket követően az általa jóváhagyott költségelszámolás kerüljön mentésre. g. A kiküldött az aláírt és szolgálati vezetővel láttamozott költségelszámolást beküldi az NKO részére. A kiküldött a költség-elszámolási nyomtatvány kitöltését úgy köteles intézni, hogy az előzetesen ellenőrzött és szolgálati vezetőjével aláíratott bizonylat legkésőbb a hazaérkezéstől számított 10 munkanapig az NKO-ra beérkezzen.

A felvett előleg összegéből megfelelő bizonylattal el nem számolt részt a kiküldött valutában köteles megtéríteni.

4.3.3. A költségelszámolás ellenőrzése az nkO-n

A költségelszámolást a kiküldött köteles szolgálati főnökével aláíratni. A szolgálati főnök aláírásával igazolja a kint eltöltött idő szükségességét, a feladat elvégzését. 4.3.2. költség-elszámolási nyomtatvány átadása az nkO részére a. A nyomtatvány kitöltése után a kiküldött a csatolandó bizonylatokat beszkenneli és valamennyi bizonylatot elküldi előzetes egyeztetésre az NKO részére MAV-International ([email protected]) e-mail címre. A

a. Az NKO érkezteti a kiküldött által beküldött költségelszámolást. Ellenőrzi, hogy a papír alapon beküldött bizonylat egyezik-e a korábban általa jóváhagyottal. A bevételi és kiadási pénztárbizonylatok számát (III. rész) és a befizetett SZJA összeget (IV. rész) utólag felvezeti az elektronikus bizonylatra. b. A költségelszámoláson szereplő adatokat szükség esetén felveszi saját nyilvántartásaiba, rögzíti az „Utaztatás” rendszerbe. c. Ezt követően kinyomtatja az Útielőleg elszámolás és könyvelési bizonylat 2. oldalát (IV. Könyvelési bizonylat) és aláírja.

1826


d. Amennyiben a kiküldöttnek utólagos költségtérítést kell fizetni, az NKO kitölti a kiadási pénztárbizonylatot és utalványoztatja a kifizetést. e. Az Útielőleg elszámolás és könyvelési bizonylat mindkét oldalához hozzácsatolja az eredeti bizonylatokat, majd papíron és elektronikus is továbbítja a PFK részére. f. Az Útielőleg elszámolás és könyvelési bizonylat és a saját nyilvántartása alapján a leányvállalatok részére történő kiszámlázáshoz kiállítja az adatközlőt. 4.3.4. könyvelésfeladás a számvitelen a. A PFK a költségelszámolást a csatolt bizonylatokkal együtt érkezteti. b. A IV. Könyvelési bizonylat részbe felvezeti a dátum és árfolyamadatokat, melyet követően a könyvelési bizonylaton rendelkezésre áll valamennyi könyvelendő tétel a hozzá kapcsolódó kontírozással. c. Amennyiben a kiküldetéssel kapcsolatosan felmerült költségeket a Pályavasúthoz tartozó szervezeti egységre kell elszámolni, a PFK a kitöltött könyvelési bizonylat alapján az elszámolandó költségeket átszámítja a Pályavasút főkönyvébe. d. A leányvállatoknak továbbszámlázandó költségeket minden esetben, bruttó összegben, az újonnan megnyitott 36136 főkönyvi számlára kell könyvelni. e. A könyvelési bizonylat úgy került kialakításra, hogy a könyvelendő tételekhez rendelten megadja azok kontírozását és a könyvelésért felelős szervezeti egység nevét is. Megjelenik rajra az elszámolandó árfolyamkülönbözet is, annak jellegétől függően árfolyam-nyereségként vagy veszteségként. A PFK csak a hozzá rendelt könyveléseket végzi. Az IHIR és a KSZK a könyvelést nem az Útielőleg elszámolás és könyvelési bizonylat alapján végzi. f. A könyvelésfeladást követően a PFK gondoskodik a bizonylatok megőrzéséről. 4.4. napidíj elszámolása a bérszámfejtésben A bérszámfejtés az NKO adatszolgáltatása alapján a bérszámfejtési rendszerben elszámolja annak adó és járulék vonzatait is: T: 4711 Jövedelemelszámolás K: 462 SZJA fizetési kötelezettség 463 Költségvetési befizetési kötelezettség A napidíj – az eddigiektől eltérően nem az IHIR által kerül költségként feladásra, csak az adóalap elszámolás miatt, „átfuttatandó” tételként kerül az IHIR-be beállításra. A bérszámfejtés az NKO adatközlése alapján a MÁV Zrt munkavállaló által valutában befizetett SZJA-t a befizetést megelőző hó 15-én érvényes MNB árfolyamon a bérbe bedolgozza és a 36134 főkönyvi számlára elszámolja az alábbiak szerint:

27. szám

T: 36134 Külföldi kiküldetéshez kapcsolódóan fizetett SZJA K: 4711 Jövedelemelszámolás 4.5. Az útielőlegek felhasználásához kapcsolódó rendszeres adatszolgáltatások 4.5.1. Az nkO részére teljesítendő adatszolgáltatás A PFK valutapénztár heti rendszerességgel név szerinti kimutatást ad át az NKO részére a kiadott és visszafizetett valuta összegekről, az alkalmazott árfolyam, valutanem és a munkavállaló szerinti társaság megjelölésével. A kimutatás alapul szolgál az NKO által teljesítendő adatszolgáltatások készítéséhez és a költségelszámolások ellenőrzéséhez. 4.5.2. A Humán szolgáltatás részére teljesítendő adatszolgáltatás Az NKO valamennyi kiküldöttre vonatkozóan, társaságonként, a tárgyhó utolsó napjáig tételes adatszolgáltatást ad át a Humán Szolgáltatás részére. Az adatszolgáltatást a kiutazások nyilvántartását végző informatikai program állítja elő. Az NKO ügyintézője végzi a deviza összegek átszámítását a tárgyhót megelőző hónap 15-i napján érvényes MNB árfolyamon, melyet a program összesít. Az adatszolgáltatást a következő adatokat tartalmazza:  A kiküldött neve, törzsszáma  Szolgálati helye  A kifizetett bruttó napidíj és annak adóköteles része (HUF-ban)  MÁV Zrt. alkalmazottak esetében az esetlegesen befizetett SZJA összege. Az NKO havonta, a főkönyvi zárást követően ellenőrzi a Humán Szolgáltatás részére teljesített adatszolgáltatás és a PFK által könyvelt személyi jellegű költségek egyezőségét. 4.6. A MÁV zrt. és a leányvállalatok közötti számlázás 4.6.1. A felhasznált útielőlegről szóló számla kiállítása a leányvállalatok részére Leányvállalatok dolgozói esetén az NKO által ügyiratba helyezett adatközlő alapján a Kimenő Számla Könyvelés a számlákat a következő módon állítja ki: a) A kiutazásokkal kapcsolatosan felmerült költségek továbbszámlázása az NKO által kiállított adatközlő alapján kiküldöttenként és pénznemenként egyedileg történik. A számla kiállítása az elszámolt költségek pénznemétől függetlenül HUF-ban történik, kivéve a MÁV-START ZRt. kiküldöttei EUR-ban felmerült költségei esetében, ahol a kiszámlázás EUR-ban történik:

27. szám


Az EUR-ban kiállított számla könyvelése az utazás (utolsó) napján – mely egyben a kiállítandó számla teljesítési dátuma - érvényes MNB árfolyamon történik. A HUF-ban kiállított számla összegének meghatározása a költségelszámolásban szereplő költségek HUF összegének figyelembe vételével. A munkavállalókkal a költségelszámolás melléklete alapján elszámolandó költségek továbbszámlázása: T: 36713 Egyéb vevőkövetelés forintban, részesedéssel rendelkezőkkel szemben, 36714 Egyéb vevőkövetelés devizában, részesedéssel rendelkezőkkel szemben K: 36136 Útielőleg elszámolás leányvállalatok munkavállalói esetén Az útielőleg felhasználásról szóló számla áthárított ÁFA-t nem tartalmazhat, ezért minden esetben B00_ANK adókódot kell használni. A KSZK az általa kiállított számlához csatolja a költségelszámoláshoz szükséges eredeti bizonylatokat. 4.6.2. A felhasznált útielőlegről szóló számla befogadása a MÁV-sTART és MÁV-TRAkCIó zrt-nél A MÁV Zrt által kiállított számlát a Bejövő Számla Könyvelés a BSZR rendszerben 007-es számlatípussal rögzíti és igazolásra küldi a leányvállalatok részére. A számla igazolásakor: - a számlával igazolt költségeket a csatolt készpénzfizetési számláknak megfelelően, - a napidíj összegét az 5243 főkönyvi számlára kell kontírozni. T: 51…. Anyagjellegű ráfordítások 5243 Külföldi kiküldetési ellátmány (napidíj) elszámolási számla K: 4771 Szolgáltatásból származó kötelezettség, részesedéssel rendelkezővel szemben A leányvállalatoknál a MÁV zrt által biztosított ellátmány esetén a 36133 útielőlegek főkönyvi számlát használni nem szabad. A MÁV zrt. által kiállított számla leányvállalatoknál történő könyvelésekor társasági kódot használni nem szabad.

1827

4.6.3. Az nkO megbízási díjának számlázása a leányvállalatok részére A szerződés szerinti megbízási díjról szóló számlát a MÁV Zrt havonta egyszer, a tárgyhavi elszámolások lezárását követően, az NKO által készített adatközlő alapján állítja ki a leányvállalatok részére. A számlát forintban, időszakos elszámolással kell kiállítani, és az alábbi szerint könyvelni: T: 36713 Egyéb vevőkövetelés forintban, részesedéssel rendelkezőkkel szemben K: 921 / 60152 / 9132 Alaptevékenységen kívüli tevékenység belföldi árbevétele K: 467 Fizetendő általános forgalmi adó 4.6.4. számla befogadása a MÁV-sTART és MÁVTRAkCIó zrt-nél A MÁV Zrt által kiállított számlát a Bejövő Számla Könyvelés a BSZR rendszerben 001-es számlatípussal rögzíti és igazolásra küldi a leányvállalatok részére. A számla könyvelése: T: 51763 Megbízási díj 466 Előzetesen felszámított általános forgalmi adó K: 4771 Szolgáltatásból származó kötelezettség, részesedéssel rendelkezővel szemben 5.0. HIVATkOzÁsOk, MódOsíTÁsOk És HATÁLyOn kíVüL HeLyezÉsek 1) 1995. évi CXVII. Törvény a személyi jövedelemadóról 2) 46/2010. (VII. 23. MÁV Ért. 23.) EVIG sz. utasítás - MÁV Zrt. Értékelési szabályzata 3) A MÁV Zrt. munkavállalói ideiglenes külföldi kiküldetésének rendjéről szóló utasítás 4) 8/2008. (III.21. MÁV Ért.8.) VIG. B.3. számú házikézipénztári utasítás 6.0. HATÁLybA LÉPTeTÉs Az utasítás a MÁV Értesítőben történő megjelenést követő második hónap 1. napján lép hatályba. Az utasítás MÁV Zrt-nél történő hatályba lépését követően a Számviteli Szervezet a MÁV START Zrt-nél történő alkalmazás érdekében kezdeményezi a vonatkozó tulajdonosi határozat, a MÁV-TRAKCIÓ Zrt-nél és a MÁV GÉPÉSZET Zrt-nél történő alkalmazás érdekében közgyűlés tartása nélkül hozott határozat kiadását.

1828


7.0. MeLLÉkLeTek 1) számú melléklet: Pénzigénylés minta 2) számú melléklet: Útielőleg elszámolás és könyvelési bizonylatok 2.a.: Útielőleg elszámolás és könyvelési bizonylat MÁV Zrt. dolgozók esetén 2.b.: Útielőleg elszámolás és könyvelési bizonylat leányvállalatok dolgozói esetén 2.c.: Útielőleg elszámolás és könyvelési bizonylat MÁV-START Zrt dolgozók és EUR elszámolás esetén 3) számú melléklet: Az útielőleg elszámolási folyamata a MÁV Zrt-nél Petrilla György s. k. gazdasági általános vezérigazgató-helyettes

27. szám

27. szám


1829

1. sz. melléklet

1830


27. szám

2./a sz. melléklet

27. szám


1831

1832


27. szám

2./b sz. melléklet

27. szám


1833

1834


27. szám

2./c sz. melléklet

27. szám


1835

1836


27. szám

3. sz. melléklet

27. szám


1837

1838


27. szám

27. szám


1839

1840


27. szám

27. szám


1841

1842


27. szám

27. szám


1843

1844


27. szám

27. szám


1845

1846


27. szám

27. szám


1847

1848


27. szám

27. szám


1849

1850


27. szám

27. szám


1851

1852


27. szám

27. szám


1853

1854


27. szám

27. szám


1855

1856


27. szám

Szerkeszti a MÁV Zrt. Szabályozás és Kockázatmenedzsment. 1087 Budapest, Könyves Kálmán körút 54–60. Telefon: 511-3105 Szerkesztésért felelős a Szerkesztőbizottság. Kiadja a MÁV Zrt. Felelős kiadó: Dr. Siska Judit. Terjeszti a MÁV Zrt. BKSzE (1087 Budapest, Könyves Kálmán körút 54–60.)

HU ISSN 1419–3973 Nyomda: Oláh Nyomdaipari Kft. Felelős vezető: Oláh Miklós vezérigazgató

27. szám 126. évfolyam december 16. magyar államvasutak zártkörűen működő részvénytársaság TARTALOM

Recommend Documents