26ME12009 Besluit: Vooretejnummer H E E R H U C S O
Agendanr. Voorstelnr. Onderwerp
W
~
QC
g.eaoc^-0^^
/K /K R D
5 2009-042 Strategisch personeelsplan 2009 t/m 2014
Aan de Raad, Heerhugowaard, 7 april 2009
Beknopt voorstel 1: Het strategisch personeelsplan 2009 t/m 2014 (inclusief uitgangspunten in bijlage 1) vast te stellen: a. als pro-actief kader waarmee we ten aanzien van het personeel organisatiebreed kwalitatieve en kwantitatieve keuzes maken teneinde de gemeente Heerhugowaard als excellente gemeente dichterbij te brengen; b. als kader voor formatieve aanpassingen in de periode 2009 t/m 2014; c. De financiele consequenties die voortvloeien uit de formatieve aanpassingen 2009 t/m 2013 op te nemen in de Voorjaarsnota 2009 en die van 2014 in de Voorjaarsnota 2010. 2: Op basis van de algemene ontwikkelingen in de periode 2009 t/m 2014 te constateren dat taken en functie-eisen veranderen en dat daarvan afgeleid de volgende ontwikkelrichtingen gelden: a. Aangepaste functieniveaus. b. Integraal management daadwerkelijk invullen + kritische houding ta.v. overhead. c. Versterken eigenaarschap. 3: Voor de periode 2009 t/m 2014 aan het college de bevoegdheid te verlenen tot het nemen van besluiten over het uitbreiden van formatie vanuit de bedrijfsvoering onder de volgende voorwaarden: a. Het is budgettair neutraal; en b. Formatie uitbreiding ten koste van andere budgetten op het terrein van bedrijfsvoering zoals inhuur derden, meubilair en andere posten kan alleen plaatsvinden bij daadwerkelijke en evenredige verlaging van deze budgetten; en c. De financiele dekking is hard gemaakt in een administratieve wijziging; en d. De sectordirecteur toont aan hiermee doelmatiger, effectiever en efficienter te kunnen werken aan het raadsprogramma. Voor de kalenderjaren 2009 t/m 2014 vast te stellen dat dergelijke aanpassingen voortaan alleen aan het college en niet meer aan de raad worden voorgelegd als aan deze voorwaarden wordt voldaan.
Toelichtinq Achterqrond Op basis van de modellenstudie (2002) is besloten het concept 'excellente gemeente' als basismodel te gebruiken om de voortdurende organisatie-ontwikkeling consistent, compleet en samenhangend te laten plaatsvinden. De ontwikkeling volgens dit model is al geruime tijd bezig en heeft duidelijke verbetering van de dienstverlening en de bedrijfsvoering opgeleverd. Daarnaast is de ontwikkelrichting voor Heerhugowaard tot 2015 vastgelegd in de Stadsvisie (2002). Hierin wordt Heerhugowaard geschetst als een stad van kansen waarin het beste van twee eigenschappen wordt verenigd: het dorpse en het stadse. De notitie "Stad van kansen, organisatie van kansen" (2005) heeft op de modellenstudie en de stadsvisie
M
2 voortgebouwd. Belangrijkste uitgangspunt hierin is dat een goede externe prestatie van de organisatie samengaat met een goede interne prestatie. Daarbij wordt ook rekening gehouden met de ontwikkeling van de gemeente: we gaan van groei naar bloei! Dat betekent voor net personeel minder pionieren en meer standaardisering. Het betekent meer regie, meer ketendenken en meer netwerken. Het betekent ook meer eigen verantwoordelijkheid in combinatie met een hoge taakvolwassenheid (eigenaarschap). Gebaseerd op deze notitie zijn strategische doelen gesteld, waaronder verbeteren dienstverlening en verbeteren bedrijfsvoering. Hierin willen we tot de top 10% van Nederland behoren. Top 10% De raad heeft opdracht gegeven om de kwaliteit van de dienstverlening tot de top 10% van Nederland te brengen en te houden. Kwaliteit van de dienstverlening en kwaliteit van de bedrijfsvoering gaan gelijk op. Personeel is de grootste kostenpost, maar ook de grootste succesfactor. Om bij de kwaliteit van de dienstverlening tot de top 10% te behoren, moet de bedrijfsvoering en de kwaliteit van de arbeid ook tot de top 10% van Nederland behoren. Voor verbetering van dienstverlening en bedrijfsvoering zijn landelijk vele ICT programma's gestart (o.a. het programma Electronische Overheid en het programma Andere Overheid). Binnen deze overheidsprogramma's bestond weinig aandacht voor de veranderingen in het werk van de gemeenteambtenaren. Om die reden liet het A+O Fonds Gemeenten onderzoeken welke veranderingen in het werk van gemeenteambtenaren ontstaan door de invoering van ICT. De belangrijkste conclusies uit het onderzoek waren (Evers, 2007): Het eenvoudige routinematige administratieve werk verdwijnt. Het werk bij gemeenten wordt complexer waardoor meer hoger opgeleide werknemers nodig zijn. Medewerkers moeten breder en meer flexibel inzetbaar zijn. Samengevat betekent dit dat we aangepaste functieniveaus nodig hebben om de top 10% te bereiken en te behouden. Verqriizinq. ontqroeninq en krapte op de arbeidsmarkt Om aangepaste functieniveaus te krijgen moet opgebokst worden tegen een aantal moeilijkheden: 1. Vanwege vergrijzing en andere uitstroom zullen wij in de periode 2009 t/m 2014 40% van ons personeelsbestand moeten vervangen. 2. Bij aangepaste functieniveaus richten wij ons op HBO en zelfs academisch niveau. Hierin is de arbeidsmarktinstroom door schoolverlaters 3,5% en de arbeidsmarktuitstroom plus werkgelegenheidstoename 4,3% (bron: ROA). Er is dus een tekort aan schoolverlaters. 3. Gemeenten betalen 9% minder dan het bedrijfsleven aan HBO / Academische functies (bron: college voor arbeidszaken). De huidige economische situatie kan weliswaar in het voordeel van de overheid als stabiele werkgever werken, onduidelijk is wat hier de blijvende effecten van zullen zijn. Het is daarom verstandig om uit te blijven gaan van extra inspanning om aangepaste functieniveaus te verkrijgen / behouden.
Formatie 1995-2009 In 2004 is het Formatiebeleid 2004 - 2009 vastgesteld. De formatie per 1000 inwoners was in 2004 8,30 fte per 1000 inwoners. Vanuit de toen bekende gegevens werd er op gericht dat we in 2009 7,24 fte per 1000 inwoners zouden hebben. De realiteit is dat we in 2009 8,09 fte per 1000 inwoners kennen. Dit heeft te maken met een aantal bestuurlijke keuzes, groei en verbreding van wet- en regelgeving (o.a. BOA's, projectleider en consulent stadspas, medewerker GIS, accountmanager omgevingsvergunning, handhaver (juridisch) en accountmanager handhaving, medewerkers front-office en inkopers). Het blijft door situationele factoren altijd lastig om een goede vergelijking te maken met andere gemeenten (zie nota Formatiebeleid 2004 - 2009). Ook onze gemeente is opgebouwd uit een unieke samenstelling van keuzes en elementen. Daarom is er voor de periode 2009 t/m 2014 voor gekozen zelf een strategisch personeelsplan samen te stellen. De formatie zoals vastgesteld in de begroting 2009 is 412,6 fte. In 2008 is besloten dit uit te breiden met 1,8 juridisch advies, 1,35 fte openingstijden, 0,66 fte coordinator informatie- en kwaliteitsbeheer. In totaal is de formatie in 2009 dus 416,41 fte. Voor de beeldvorming hieronder de ontwikkeling van de formatie per 1000 inwoners in de periode 1995 t/m 2009.
formatie per 1000 inwoners 1995 - 2009 9,00 Benchmark = 8.5
l«j§g
8,50 - — — '
8.00 8 00
817
-7,78
8,00 7,38
7,50 7,00
8 16 7 99
6,94 6,94
6 85
$
6,50
Rl
7,1
7,26
7 40
°
7
-45
•
n
i
t p.
• • w
6,00 K°? &
*
£ d ^ < # <£$>
^ T
^ T
J? f
<*§> ^ T V
.# f
^ T
In de grafiek van formatie per 1000 inwoners is te zien dat in de periode 1995 t/m 2004 de formatie sneller steeg dan de groei van net aantal inwoners (o.a. dualisme: raadsgriffie, melkertbanen, ontvlechting sector middelen, bouwen, milieu en Economie, Staf openbare werken, civiele techniek, beheeren onderhoud, plantsoenen en reiniging, WOC, SOZAen brandweer). Vanaf 2004 werd de nullijn van formatie gevolgd terwijl het inwonertal steeg. Hierdoor daalde de formatie per 1000 inwoners tot 8,00 fte per 1000 inwoners. Doel Doel van dit strategisch personeelsplan is: 1. Een pro-actief kader te hebben waarmee we ten aanzien van het personeel organisatiebreed kwalitatieve en kwantitatieve richting vaststellen teneinde de gemeente Heerhugowaard als excellente gemeente dichterbij te brengen; 2. Een kader te hebben voor formatieve aanpassingen in de periode 2009 t/m 2014. Het formatiebeleid 2004 - 2009 is destijds niet direct financieel vertaald. Bij dit Strategisch personeelsplan 2009 t/m 2014 worden de effecten in de komende voorjaarsnota's en begrotingen zoveel mogelijk financieel vertaald. Deze nota is gericht op de ontwikkeling van formatie. Nadrukkelijk wordt aangegeven dat vermindering van formatie niet eenduidig is gekoppeld aan een vermindering van kosten. Het kan ook zo zijn dat een vermindering van formatie hogere kosten met zich meebrengt. Wei is duidelijk dat formatie uitbreiding ten koste van andere budgetten, zoals inhuur derden, materieel en andere posten, alleen kan plaatsvinden bij daadwerkelijke verlaging van deze budgetten. Startsituatie Startsituatie zijn de formatie en de budgetten aangegeven in de begroting 2009, alsmede de besluiten ta.v. formatie in 2008. De formatie zoals vastgesteld in de begroting 2009 is 412,6 fte. In 2008 is besloten dit uit te breiden met 1,8 juridisch advies, 1,35 fte openingstijden, 0,66 fte coordinator informatie- en kwaliteitsbeheer. In totaal is de formatie in 2009 dus 416,41 fte.
Kwantitatief Op basis van van tevoren vastgestelde uitgangspunten is de ontwikkeling van de formatie voorspeld. Samengevat betekent dit.
2009
Groei Wettelijk Bedrijfsvoering kwaliteitsimpuis Bedrijfsvoering - overig* Bestuurlijke wens
itilKJHi&ssfe
416,4,
2010
2011
2012
2013
1,05
2,35
1.7
1,5
1,65 0,2
0,45 0,7
-2,43 -0,43 -0,63 -4,43 7,9 0 0 0 1,29 0,4 0 0,5 4 ^ S g i g f c | & & J & '812112
2014 To-taal
0,67 0,2
%
gem% per jaar
6,17 1,48% 0,30% 4,30 1,03% 0,21%
-2,84 -10,76 -2,58% -0,52% -2,5 5,40 1,30% 0,26% 0,3 2,49 0,60% 0,12% 37% 424 - 0 | ; :l7i6|'1,83%
°<
In dit strategisch personeelsplan 2009 t/m 2014 is te zien: 1. Totaal Heerhugowaard a. Over de periode 2009 t/m 2014 wordt gerekend op 7,6 extra fte. b. 7,6 extra fte betekent een verhoging van 1,83%. Dit is aanzienlijk lager dan de voorspelde groei van inwonertal van de gemeente van 51.000 in 2009 tot 54.500 in 2014 (7%). c. Grondexploitatie: Er is voor de periode van deze prognose geen omslag van groei naar beheerste groei verwacht. De prognose grondexploitatie wordt jaarlijks bijgesteld. Er wordt om deze reden geen effect verwacht op de formatie in deze periode. d. De formatie per 1000 inwoners is 8,16 in 2009. In 2014 is de formatie 7,78 per 1000 inwoners. Dit is een daling van 5%. e. De voorgestelde ontwikkeling van de formatie blijft ruim onder de gemiddelde formatie per 1000 inwoners van gemeenten van 50.000 tot 100.000 inwoners, te weten 8,5 fte /1000 inwoners. 2. Groei a. b. c.
De bevolking groeit 7%, de formatieverhoging door groei is 1,48%. Bij groei areaal wordt er o.a. niet gekozen voor meer medewerkers groen, maar voor uitbesteding naarWNK. De gemeente heeft jaarlijks de beschikking over extra middelen in de algemene uitkering uit het gemeentefonds als gevolg van groei. De omvang van dit jaarlijkse groeibudget is ongeveer€ 0,5 mln. Het jaarlijks beschikbaar komende groeibudget wordt ingezet ter dekking van de uitgaven die toenemen als gevolg van groei. Hierbij moet gedacht worden aan toename van de beheerslasten openbare ruimte, toename van de bijdrage Gemeenschappelijke Regelingen als gevolg van de toename van het aantal inwoners en dekking van de beheerslasten van de investeringen voortvloeiend uit de Nota Bovenwijkse Kosten. Mogelijk kan een gedeelte van de lastenstijging als gevolg van de toename van de formatie uit de groei gedekt worden uit andere inkomstenbronnen, zoals leges, afvalstoffenheffing, rioolheffing, nog beschikbare ruimte in budgetten vanuit Den Haag. Voorgesteld wordt om een gedeelte van deze jaarlijks beschikbare groeigelden op basis van het strategisch personeelsplan 2009 t/m 2014 te reserveren ter dekking van de personeelslasten als gevolg van de groei. De exacte omvang hiervan dient nog uitgewerkt te worden.
3. Wettelijk a.
Uitgangspunt is dat de hogere lasten voor formatieve aanpassingen worden gedekt uit de in de begroting en de meerjarenraming opgenomen middelen. Voor formatieve aanpassingen als gevolg van wetgeving en waarvoor middelen vanuit Den Haag zijn gekomen dient de dekking van de formatieve aanpassingen met deze middelen te geschieden. Indien de sector in het verleden voor formatieve aanpassingen verzuimd heeft om in de planvorming middelen te reserveren ter uitvoering van de plannen dient de sector hiervoor zelf binnen de bestaande budgetten
voorstellen ter dekking te formuleren. 4. Bedrijfsvoering a.
b.
Bedrijfsvoering - kwaliteitsimpuls: We willen bij de top 10% qua dienstverlening horen. De burger heeft steeds complexere vragen en rekent op snellere geautomatiseerde dienstverlening (ICT). De (o.a. juridische) vragen die op onze organisatie afkomen worden steeds complexer. Er is daarom behoefte aan aangepaste functieniveaus. Zo kunnen de juridische vragen niet meer beantwoord worden door medewerkers op MBO niveau, maar is HBO of zelfs academisch niveau nodig. Om aangepaste functieniveaus te bewerkstellingen zijn kwalitatieve maatregelen nodig. Hierbij kan gedacht worden aan verhoging V+O budget, digitalisering SO, applicatiebeheerders of verhogen niveau functies. Dit gebeurt kosten-neutraal door bij alle sectoren 0,5 % per jaar formatie te verminderen ten behoeve van aangepaste functieniveaus. Dit gaat om 10 fte. Bedrijfsvoering - overig: Hier over is nog nader beraad in net MT
5. Bestuurlijke wens a.
De sector SB onderzoekt hoe een andere inzet van de formatie kan toevoegen aan de doelmatigheid van WOC. Op basis van het resultaat hiervan zal een nader voorstel komen in de VJN2010.
Voor overige informatie wordt verwezen naar het strategisch personeelsplan 2009 t/m 2014 (zie bijlage).
Burgerneester en wethouders van Heerhugowaard, secretaris,
de burgerneester,
Advies comcnissie Middelen d.d. 11 mei 20j; Akkoordstuk
/
_
• y ^
E E R H U CS O W / X A R D
Nr. 2009-042
de Raad van de gemeente Heerhugowaard; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 7 april 2009 gelet op bes Iu i t
1: Het strategisch personeelsplan 2009 t/m 2014 (inclusief uitgangspunten in bijlage 1) vast te stellen: a. als pro-actief kader waarmee we ten aanzien van het personeel organisatiebreed kwalitatieve en kwantitatieve keuzes maken teneinde de gemeente Heerhugowaard als excellente gemeente dichterbij te brengen; b. als kader voor formatieve aanpassingen in de periode 2009 t/m 2014; c. De financiele consequenties die voortvloeien uit de formatieve aanpassingen 2009 t/m 2013 op te nemen in de Voorjaarsnota 2009 en die van 2014 in de Voorjaarsnota 2010. 2: Op basis van de algemene ontwikkelingen in de periode 2009 t/m 2014 te constateren dat taken en functieeisen veranderen en dat daarvan afgeleid de volgende ontwikkelrichtingen gelden: a. Aangepaste functieniveaus. b. Integraal management daadwerkelijk invullen + kritische houding t.a.v. overhead. c. Versterken eigenaarschap. 3: Voor de periode 2009 t/m 2014 aan het college de bevoegdheid te verlenen tot het nemen van besluiten over het uitbreiden van formatie vanuit de bedrijfsvoering onder de volgende voorwaarden: a. Het is budgettair neutraal; en b. Formatie uitbreiding ten koste van andere budgetten op het terrein van bedrijfsvoering zoals inhuur derden, meubilair en andere posten kan alleen plaatsvinden bij daadwerkelijke en evenredige verlaging van deze budgetten; en c. De financiele dekking is hard gemaakt in een administratieve wijziging; en d. De sectordirecteur toont aan hiermee doelmatiger, effectiever en efficienter te kunnen werken aan het raadsprogramma. Voor de kalenderjaren 2009 t/m 2014 vast te stellen dat dergelijke aanpassingen voortaan alleen aan het college en niet meer aan de raad worden voorgelegd als aan deze voorwaarden wordt voldaan.
Heerhugowaard, 26 mei 2009
De Raad voornoemd,
