2.1 R ZA-wijzer 2.2 standaarddossier RIZA 2.3 controleplanenvoortgangsrapportagescontroleplan

Deelgebied: Administratieve organisatie 1.

bijlage 2

Algemeen Het deelgebied administratieve organisatie (AO) omvat de regelgeving van het RIZA en de daarbij behorende formulieren. De beschreven AO bevindt zich op het intranet onder de naam R|ZA-wijzer. Tot dit deelgebied worden ook het standaarddossier RIZA, het controleplan en de halfaarlijkse voortgangsrapportage van de inteme controle gerekend. De RIZA-wijzer bevat zes onderdelen: organisatie, planning, uitvoering, verantwoording, ondersteuning en formulieren. Deze onderdelen worden voor een groot deel in de overige paragrafen van dit plan van aanpak behandeld. Hierdoor is afstemming met de andere leden van de werkgroep EURO over de RIZA wijzer noodzakelijk. Dit betreft voornamelijk de formulieren die in beheer bij verschillende afdelingen zijn. De overgang van gulden naar euro zal in stappen gebeuren. De grensbedragen voor uitbesteding zullen medio 2001 in beide valuta worden vermeld. Uitgangspunt is artikel 2,2' lid, van de Regeling Rijksbegrotingsvoorschriften 1999 (HAFIR A 2.3). Op grond hiervan zullen de bedragen in euro's worden vastgesteld op de helft van de bedragen die luiden in guldens. Dit om de uitbesteding voor 2002 conect te laten verlopen. Hetzelfde geldt voor de tarieven van het RIZA. De overgang naar de Euro zal periodiek met de AD worden besproken.

2.

Objecten Voor dit deelgebied zijn de volgende gegroepeerde euro objecten geïnventariseerd R|ZA-wijzer standaarddossier RIZA controleplanenvoortgangsrapportagescontroleplan

2.1 2.2 2.3

Er is één systeemkaart voor deze objecten gemaakt. Het standaarddossier RIZA behoort tot de RIZA wijzer, het is echter nog niet in digitale vorm beschikbaar. Het is mogel'tjk dat het standaard dossier voor 1 januari 2002 op het Intranet wordt geplaatst. Het controleplan en de voortgangsrapportage kunnen als producten van de RIZA wijzer worden beschouwd. 3.

Systeem/proceskaart

RIZA: pva uitvoering Euro

Adm

i

n

istratieve organisatie

bijlage 2

Beschrijving uit te voeren werkzaamheden De nieuwe versie van de RIZA wijzer met nieuwe grensbedragen en euro tekens vooóereiden. Met bureau Informail een afspraak maken over het tijdstip en de wijze waarop de RIZA wijzer wordt geactualiseerd. De formulieren met bedragen zonder gulden teken van een gulden teken

4.6. 4.7.

4.8. 4.9. 4.10. 5.

Risico's/afhankelijkheden

5.1. 5.2.

6.

Met beheerders van formulieren afspreken wie welke formulieren aanpast de RIZA tarieven voor 2002 medio 2001 in beide valuta vermelden, eind 2001 de tarieven in guldens verwijderen. De nieuwe versie van het standaard dossier uitbestedingen maken; in deze versie de grensbedragen veranderen en de euro hanteren. De nieuwe versie van formulieren, voorzien met euro teken voorbereiden. fn het controleplan 2001 de controle op de overgang naar euro plannen en de werkwijze (controleprog ram ma ) voor deze overga ng ontwi kkelen. Er naar streven om de controles over 2001 voor 1 januari 2OQ2 af te ronden; dit om bij het opstellen van de rapportage met controlebevindingen over 2001 één valuta te hanteren (gebruikelijk was de controles ongeveer 2 maanden na afloop van het jaar af te ronden). Extra tijd reserveren voor de verbijzonderde inteme controle om eventuele fouten die ontstaan door de overgang naar euro tijdig te ontdekken en te herstellen. De medewerkers tijdig over de wijzigingen informeren.

De voorgedrukte formulieren worden niet tijdig door de leverancier geleverd. Om dit te voorkomen dient ruim vèèr 1 januari 2002te worden besteld. In het geval de formulieren toch niet op tijd geleverd worden wordt dit

ondervangen door het handmatig aanpassen van de oude formulieren. Hierover zal frequent contact worden onderhouden met DX. ln de laatste maanden van 2001 en de eerste maanden van 20Q2 bestaat er een grotere kans dat onjuiste grensbedragen worden gehanteerd, verkeerde formulieren worden gebruikt, foutieve bedragen op formulieren worden ingevuld (gld bedragen in plaats van euro bedragen en andersom). In het controleplan voor 2001 zullen de controles in veóand met de euro worden opgenomen. Indien tijdens deze controles veelfouten in de administratie worden geconstateerd, zullen aanvullende maatregelen worden genomen om de overgang naar de euro goed te laten verlopen.

Tijdsplanning Nr.

Actie

Begindatum

AO1

01.11.2000 01.02.2001

1.01.2001 1.04.2001

01.06.2001

1.07.2001

01.06.2001

1.07.2001

AO5

Alle formulieren van ouldenteken voorzien ln het controleplan van 2001 maatregelen opnemen voor de controle i.v.m. de overgang naar de euro Grensbedragen voor uitbestedingen in de RIZA wijzer in twee valuta's vermelden Tarieven RIZA voor 2002in beide valuta's op Informail olaatsen Formulieren met euro-tekens gereed

01.07.2001

1.09.2001

AO6

RIZA wiizer euro-versie oereed

01.01.2001

1.10.2001

AO2 AO3 AO4


Datum gereed

2

Deelgebied: Administratieve organisatie

bijlage 2

Standaard dossier met euro{ekens Het verouderde standaarddossier uit de roulatie nemen en de nieuwe versie Formulieren in euro op lnformail plaatsen en

01.07.2001 01.10.2001

10.12.200'l

15.12.2001

10.12.2001 Extra controle uitvoeren i.v.m. de overgang naar 01.10.2001 de euro in het laatste kwartaal 2001 en in het eerste kwartaal2002

15j2.2001

Kosten Aanpassen tekst RIZA wijzer (excl. formulieren) - 10 dagen Aanpassen formulieren - 10 dagen Aanpassen standaard dossier - 2 dagen Afstemming met andere deelgebieden - 5 dagen Deel na me projectgroep Eu ro (voorbereiden, vergaderen, ra pporteren ) nhuur: 22 x I = 216 uur ad fl. 140,-/uur Eigen inzet: 200 uur ad fl. 140,-/uur f

Totaal


= =

fl. 30.000,fl. 28.000,fl.58.000.-

Deelgebied: Personele zaken

Bijlage 3

Algemeen Het deelgebied heeft betrekking op de personele en organisatorische aangelegenheden binnen de dienst. De afdeling Beheer & Rechtspositie houdt zich bezig met de administratieve verwerking van de personele gegevens. Zii zal in hoofdzaak te maken krijgen met de euro. De andere onderdelen binnen het werkgebied zullen op het moment van invoering van de euro hun werkwijze moeten aanpassen. Voor wat het laatste betreft zal algemene voorlichting over de euro voldoende zijn.

Objecten De volgde objecten zijn geïnventariseerd: 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 2.7. 2.8. 3.

Comi-P als personeelsregistratiesysteem voor de eigen organisatie Comi-P als leverancier van gegevens ten behoeve van het salarissysteem. S.l.M sollicitatie informatie managementsysteem. PARDON stand-allone salarisberekeningspakket. ABP-EASI een pensioen berekeningspakket USZO-WAO formulierenhulp Formulieren t.b.v. de afdeling Personeel& Organisatie Intra-net toepassing

Uit te voeren werkzaamheden

3.1. Bewaken aanpassing andere dan RWS pakketten 3.2. Vernietigen oude voonaad formulieren 3.3. Intra-net guldens wijzigen in euro's 3.4. aanvragen nieuwe RWS formulieren 3.5. Tijdig aanpassen eigen formulieren van guldens naar euro's 3.6. Nieuwe voorraad formulieren aanvragen bij het Ministerie. 3.7. Controle op de aanpassingen in het kader van de euro RWS pakketten 4.

Risico's/afhankel ijkheden

Alle pakketten worden door derden onderhouden zo ook de formulieren die worden gebruikt. De afdeling P&O is afhankelijk van derden:90% van de activiteiten vinden ook plaats buiten het bereik van RIZA. Teneinde de risico's zoveel mogelijk te beperken wordt regelmatig gecommuniceerd met degene die de aanpassingen moeten uifuoeren, zoals bijvoorbeeld de Euro werkgroep van het salarisbureau. Een tijdsplanning die is gemaakt heeft dan ook betrekking op slechts 10% van de werkzaamheden binnen P&O Euro project binnen P&O

5.

Tijdsplanning Met betrekking tot de eigen formulieren kan worden vermeld dat deze, op het moment dat in euro moet worden gecommuniceerd, in euro zullen worden omgezet.


Deelgebled: Personele zaken

Nr.

Actie

PO1

Bevvaken aanpassen door derden beheerde

PO2 PO3 PO4 PO5

pakketten Aanpassen intranet site Vemietigen oude voonaad formulieren Bestellen nieuwe voorraad formulieren bij ministerie Bestellen nieuwe RWS formulieren

Kosten Eigen inzet: 268 uur à fl. 140,-/uur = fl. 38.000,-


Bijlage 3

Datum besin

Datum oereed

01.09.2000 01.o7.2001

01.01.200,2 31.12.2001

15j22001

20.12.M1

01.08.2001 01.06.2001

01.09.2001 01.07.2001

Deelqebied: Facilitaire zaken

1.

Biilaoe 4

Algemeen De taak van Facilitaire Zaken is het faciliteren van het gehele RIZA. Door de verhuizing van het Maedanthuis naar het Smedinghuis zullen de facilitaire afdelingen van de directie lJsselmeergebied en het RIZA worden samengevoegd.

Het deelgebied omvat de onderdelen: Gebouwen; Bibliotheek: Post en archiefzaken; Presentatie en vormgeving; Algemene zaken (inkoop, reisbureau, wagenpark).

1.1 1.2 1.3 1.4 1.5

De overgang van gulden naar euro zal in stappen gebeuren en zal in overleg met AO plaatsvinden.

Aanpassingen van gebouw gebonden objecten worden door de directie lJsselmeergebied uitgevoerd en zijn niet in deze voortgang opgenomen. De hiema vermelde overige objecten blijven onder het beheer van RIZA. De beide projectleiders van de directie lJsselmeergebied en RIZA zorgen voor afstemming.

2.

Objecten Voor dit deelgebied zijn de volgende euro objecten geïnventariseerd: Frankeermachine; Tankpassen; Formulieren t.b.v. buitenlandse reizen (2 stuks); Formulieren t.b.v. inkoop; Formulierent.b.v.inventaris.

2.1 2.2 2.3 2.4 2.5

3.

Beschrijving uit te voeren werkzaamheden.

3.1 3.2 3.3 3.4 4.

De frankeermachine aanpassen aan euro;

Navragen of tankpassen vernieuwd dienen te worden; Formulieren zonder gulden teken van een gulden teken voorzien; Formulieren voorzien van een euro teken.

Risico's/afhankelijkheden Indien de frankeermachine niet tijdig wordt aangepast dient tijdelijk op de traditionele manier te worden gefrankeerd.


Deelgebied: Facilitalre

5.

6.

zaken

eiitase n

Tijdsplanning

Nr.

Actie

FZ1 FZ2 FZ3 FZ4

Frankeermachine aanpassen Navragen tankpassen Formulieren van guldenteken voorzien Formulieren voorzien van een euro teken

Datum begin 31-12-2001

01{4-2001 01-10-2000 01-04-2001

Datum gereed

0143-2002 01-10-2001

01{1-2001 01{9,2001

Kosten Aanpassen ftankeermachine Navragen tiankpassen Aanpassen formulieren Deelna me werkg roep eu ro (voorbereiden, vergaderen, rapporteren ). Eigen inzet 168 uur ad fl 140,-/uur = fl. 24.000,-


lzdagen lzdagen 5 dagen 15 dagen

Treasury

Bijlage 5

Algemeen Het deelgebied treasury vertegenwoordigt binnen het RIZA het gebied van de

bankrelatie's, de kassen, de rekening-courant verhouding, informatievoorziening aan Hoofdkantoor en FEZ. Objecten Voor dit deelgebied zijn de volgende gegroepeerde euro objecten geïnventariseerd: 2.1. Kas. 2.2. Kasvoorschothouders: Lobith (Peter Brandt), Keizersveer (Wim de Vos), Dordrecht (Bas Blommers) en Arnhem (Lygia Lee-Tirion). 2.3. Rabobank. 2.4. Afdracht BTW. 2.5. Verrekenregeling. Kas De kas (kleine kas) bij het RIZA is ondergebracht bijde afdeling CXFB. De rekenplichtige is verantwoordelijk voor de kas en is over het gevoerde kasbeleid direct verantwoording verschuldigd aan de HlD. De regelgeving die van toepassing is op het kasbeheer bestaat uit: Beschikking kasbeheer d.d. 30 augustus 1978; Regeling rekenplichtigen d.d. 14 december 1982.

3.1 3.2

Het uiteindelijke doel van dit onderdeel met betrekking tot de overgang naar de euro bestaat eruit dat het kasgeld dat bij het RIZA in omloop is tijdig wordt omgeruild tegen euro's. Hiertoe zullen de voorschothouders van zowel binnenlandse als buitenlandse valuta worden aangeschreven om tijdig hun voorschot af te rekenen en het restant van het voorschot af te dragen c.q. over te boeken.

3.1.

Systeem/proceskaart $-tïr,,ït'..

'

:-i:::]-

n*A"n*

Kass€Í

.

--+-.-

--

-' --*:-

aq-'

,u' ,/ Ercetbesland /

KAS

\

*"" / __./

,/

kasíomulieren

kasstaet

/\-V--

'

FAIS

-/ RIZA: pva uitvoering Euro

--í--

Deelgebied: Treasury

3.2.

Bijlage 5

Beschrijving uit te voeren werkzaamheden

Opstellen'regeling kas RIZA'. Informeren voorschothouders om tijdig voorschot af te rekenen. Valutateken op kasformulier aanpassen en op de 'W-schijf plaatsen. Aanschrijven voorschothouders va n zowel bi nnenland se als buitenlandse valuta. Opmaken kasstaat december 2001. Omruilen c.q. storten kasgelden. Opnemen van euro's. 3.3

Tijdsplanning

Nr.

TR1

nov-2001 Informeren

Nr.

dec-2001

Nr.

TR2

Kasformulier aanpassen

TR3 Kasstaat

voorschot-

ian-2002 opmaken 2001

Nr. fetsl002 TR4 Omruilen

gelden

houders

4.

Kasvoolschothouders In de diverse vestigingen van het RIZA zijn kasvoorcchothouders aangesteld. Deze kasvoorschothouder beschikt over een voorschot van f 300,- teneinde snelle betalingen te kunnen venichten voor spoedaankopen en dergelijke.

4.1

Systeem/proceskaart



4.2.


. .

o o

4.3

Aanschrijven kasvoorschothouders. Afrekenen door voorschothouders van laatste periode (december 2001). Omwisselen voorschot van guldens naar euro's door voorschothouder en/of centraal. Ondertekenen nieuwe kwitantie door voorschothouders met betrekking tot nieuwe voorschot in euro's.

Tijdsplanning

dec-2001 TR5 Aanschrijven voorschothou ders Nr.

5.

Bijlage 5

Nr.

TR6

ian-2002 Afrekenen 2001 door voorschot-

Nr.

ian-2OO2

TR7

Ondertekenen nieuwe kwitanties

houders

Rabobank

Via de Rabobank worden alle girale transacties van het RIZA uitgevoerd. De werkzaamheden voor dit object zullen dan ook bestaan uit het monitoren van de situatie bij de Rabobank.

5.1.


.

Monitoren stand van zaken met betrekking tot de euro bij de Rabobank.

o Wijzigingen in formulieren procedures etc van de Rabobank doorvoeren bij het RIZA. o Tijdstip bepalen van laatste inzendingen (zowel handmatige betalingen als 'grote' betalingen), dit zal mede bepaald worden door het m inisterie.

5.2.

Tijdsplanning

TR

8

Monitoring van de stand van zaken geschiedt doorlopend. Of formulieren gewijzigd moeten worden is op dit moment nog niet

bekend. Het tijdstip van de laatste betalingen wordt eerst in december 2001 bekend.

6.

Afdracht BTW Maandelijks krijgt het RIZA een aangifteformulier omzetbelasting van de belastingdienst. Met behulp van dit formulier wordt aangifte gedaan van de verschuldigde omzetbelasting. Het totaalbedrag aan omzetbelasting wordt verzameld op een aparte grootboekrekening. Na betaling heeft deze rekening geen saldo meer.



6.1.


o . o

6.2

Ervoor zorgen dat het aangifteformulier tijdig binnen is Na de í" week in december 2001geen buitenlandse betaling meer UiterlUk met de laatste betaling in december 2001de verschuldigde omzetbelasting afdragen

Tijdsplanning Actie TR9 Controle op aanwezigheid aangifteformulier TR 10 Controle op buitenlandse betalingen TR 11 Afdracht bii laatste betalinq Nr.

7.

Bijlage 5

Datum aanvano 01 12.200'l

Datum oereed 07.12.2001

01 12.2001

31.12.2001

01 12.2001

31j22001

Verekenregeling De venekenregel bevat twee onderdelen:

o .

lntem venekenstuk binnen V&W Venekenstuk met andere departementen

De verrekening dient plaats te vinden in hetzelfde jaar. Tegen het einde van het jaar

worden daarom procedurele afspraken gemaakt, wanneer welke stappen moeten worden gezet. Indien deze stappen juist verlopen dan zijn de (interne) venekenstukken in 2001 verrekend in guldens. Bij de overgang van 2001 naar 2002 dient de verrekenregelwel als aandachtspunt meegenomen te worden De formulieren dienen aangepast te worden. Op de huidige formulieren staat het guldenteken vermeld

7.1


o Venekenstukken in 2001 venekenen o Formulierenaanpassen

7.2

Tijdsplanning Nr.

Actie

TR 12 Alle verreken stukken uiterlijk in periode 1212001 verrekenen TR 13 Formulieren aanoassen

8.

Kosten Inzet vaste medewerkers: 100 uur à fl. 140,-/uur = fl. 14.000,-.

RIZA: pva uituoering Euro

Datum aanvano 01.12.2001

Datum einde

01.09.2000

31.12.2001

31.01.2002

Deelgebied: Juridische zaken

1.

Bijlage 6

Algemeen. Het gebied juridische zaken omvat grotendeels het gebied van de privaatrechtelijke overeenkomsten. Deze contracten en opdrachtbonnen worden zoveel mogelijk als standaard aangeboden voor intem gebruik en als juridische stukken gebruikt bij afgesloten en te sluiten overeenkomsten met derden. Enkele contracten worden door HKW ontwikkeld en als standaard voorgeschreven. Te denken valt hierbij aan de verkorte opdracht voor het WL en de BIZA automatiseringscontracten. Ook dient RIZA gebruik te maken van de door het ministerie aangegane raamcontracten voor onder andere aanschaf kantoorartikelen, bedrijfsauto's en automatiseringsmiddelen. Tevens verleent het RIZA verschillende subsidies in de vorm van een (publiekrechtelijke) beschikking. Ook hieóijwordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van een standaardbeschikking. Contracten die vanaf 1 september 2000 worden gesloten en individuele beschikkingen die vanaf deze datum worden verleend, zullen worden voorzien van dubbele valuta's, zowel gulden als euro. Waarbij als uitgangspunt wordt gehanteerd dat de gulden tot 1 januan 2002 de leidende valuta blijft. Naast deze contracten en beschikkingen worden juridische vraagstukken afgehandeld die financiële consequenties kunnen hebben. Te denken valt hierbij aan afhandeling van eventuele schadeclaims. Dit zal echter geen problemen opleveren bij de invoering van de euro. Op het moment van de be(af)handeling van zo'n kwestie zal de valuta gehanteerd worden die op dat moment van kracht is. Dus tot 1 januan 2002 de gulden en vanaf die datum de euro.

2.

Voor het deelgebied Juridische Zaken zijn de volgende gegroepeerde euro objecten geïnventariseerd.

2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7

Opdrachtbonnen welke door RIZA als standaard zijn ontwikkeld en modelcontracten die door de DG RWS als modelcontract zijn vastgesteld. V&W brede raamcontracten die een looptijd hebben tot na 1 januari 2OO2. Contracten gesloten met opdrachtnemers volgens het recht van de deelnemende lidstaten die een looptijd hebben tot na 1 januari 2002. Contracten gesloten met opdrachtnemers volgens het recht van derde landen die een looptijd hebben tot na 1 januari 2002. Contracten in voorbereiding in 2001 en afirverking in 2002. Standaard individuelesubsidiebeschikking. Individuele subsidiebeschikkingen die een looptijd hebben tot na 1 januari 2002.



3.

Modelcontracten/opd rachtbonnen.

3.1

Systeem/proceskaart.

3.2.


r o . o o . o 4.

Bijlage 6

Betalingsparagraaf aanpassen. Paragraaf aansprakelijkheid aanpassen. Paraaf boeteclausule aanpassen. Nieuwe set contracten op de H-schijf plaatsen (beschermde directory). Testen of alle bedragen en valuta aanduidingen zijn geconverteerd in de nieuwe set modelcontracten/opd rachtbonnen. Per 15 november 2001nieuwe set contracten naar W-schijf; oude set modelcontracten verwijderen. Per 1 november 2Q01 mail naar alle RIZA medewerkers zenden.

V&W brede raamcontracten die een looptijd hebben tot na

4.1.

1

januari 2002.

Algemeen. Binnen RIZA dient voor o.a. aanschaf van verscheidene facilitaire zaken gebruik te worden gemaakt van door de directie FAZvan het ministerie van V&W gesloten raamcontracten. Het betreft in ieder geval de volgende raamcontracten: raamcontractleveringautomatisering raamcontractaanschafkantoormeubiliar raamcontractaanschafdienstauto's raamcontracttelefonie raamcontractuitzendbureau's

. . . . .



Bijlage 6

Teneinde de diensten de gelegenheid te geven hun specifieke wensen voor bovenstaande ondenruerpen te regelen, kunnen de RWS diensten zelf deelovereen komsten/S LA's onder de betreffende raamcontracten sl u iten.

4.2.


o Betalingsartikel in deelovereenkomsten/SLA's en eventuele tarieftabellen aanpassen. o Brief naar opdrachtnemers deelovereenkomsten/SLA's met mededeling wijzi g ng deelovereenkomsten/SLA's. o 1 november 2001 mail naar betrokken R|ZA-medewerkers zenden. i

5.

Contracten gesloten met opdrachtnemers volgens het recht van de deelnemende lidstaten, die een looptijd hebben tot na 1 januari 2002.

5.1.


o . o o

6.

Betalingsparagraafaanpassen. Paragraafaansprakelijkheidaanpassen. Paragraaf boeteclausule aanpassen. Brief aan opdrachtnemer sturen met mededeling dat voortaan de bedragen van de overeenkomst zoals die oorspronkelijk in guldens luiden, wordt omgerekend in euro's volgens de bij invoering van de euro vastgestelde omrekenverhouding.

Contracten gesloten met opdrachtnemers volgens het recht van derde landen, die een looptijd hebben tot na 2002. Op dit moment heeft het RIZA geen contracten met opdrachtnemer volgens het recht van derde landen. Indien dergelijke contracten worden gesloten, zal hierin een regeling omtrent de overgang van nederlandse guldens naar euro's worden opgenomen.

7.

Contracten in voorbereiding in 2001 en afirerking in 2002.

7.1.


. o


Vanaf 1 september 2000 zullen de contracten met dubbele valuta's worden opgesteld. Waarbij als uitgangspunt geldt dat de gulden tot 1 januari 2002 de leidende valuta is. Brief aan opdrachtnemers met de mededeling dat vanaf 1 januari 2OO2 de euro de leidende valuta is.


Bijlage 6

Standaard individuele subsidiebeschikking.

8.1

Systeem/proceskaart.

8.2.

Beschrijvingvanwerkzaamheden.

o . r o o 9.

Betalingsparagraafaanpassen Nieuwe standaard individuele subsidiebeschikking op de H-sch'rjf plaatsen (beschermde directory). Testen of alle bedragen en valuta aanduidingen zijn geconverteerd in de nieuwe standaard individuele subsidiebeschikking. Per 15 november 2001 nieuwe standaard individuele subsidiebeschikking naar W-schijf; oude standaardbeschikking verwijderen. Per 1 november 2001 mail naar alle RIZA medewerkers zenden.

lndividuele subsidiebeschikkingen die een looptijd hebben tot na 1 januari 2002.

9.1.


Vanaf 1 september 2000 zullen de individuele subsidiebeschikkingen met dubbele valuta's worden opgesteld. Hierbij geldt als uitgangspunt dat de gulden tot 1 januari 20Q2 de leidende valuta is. Brief aan de subsidieontvangers met de mededeling dat vanaf 1 januari 2002 de euro de leidende valuta is en dat declaraties en betalingen in euro's dienen plaats te vinden.

10.

Individuele subsidiebeschikkingen in voorbereiding in 2001 en afwerkingin20O2.

10.1.

Beschrijving uit te voeren werkzaamheden Vanaf 1 september 2000 zullen de individuele subsidiebeschikkingen met dubbele valuta's worden opgesteld. Hierbij geldt als uitgangspunt dat de gulden tot 1januari2002 de leidende valuta is. Brief aan de subsidieontvangers met de mededeling dat vanaf 1 januari

.

.



Bijlage 6

2Q02 de euro de leidende valuta is en dat declaraties en betalingen in

euro dienen plaats te vinden.

11.

Risico's/afhan kel ij kheden.

11.1

Het RVOI 1998 , ABO 1993 worden buiten het RIZA samengesteld. Indien deze niet tijdig aan de euro zijn aangepast kan hiernaar niet meer integraal worden verwezen. Dit geldt eveneens voor de door de DG RWS vastgestelde modelcontracten . Alsdan zal de tekst in het modelcontract op dit onderdeel door RIZA moeten worden aangepast.

11.2

Een mogelijk risico is het feit dat een RIZA medewerker gebruik maakt van een verouderd modelcontract. Dit risico wordt echter geminimaliseerd door het tijdig op de W-schijf plaatsen van herziene modelcontracten/herzien model individueel subsidiebeschikking.

1.3

De in de standaard individuele subsidiebeschikking opgenomen betalingsregeling is conform de in de HAPER voorgeschreven "BetaIingsregeling subsidies en bijdrage"opgesteld. Deze voorschriften dienen door HK tijdig te worden aangepast. Indien deze aanpassing niet tijdig plaatsvindt, zalRlZAdeze bepalingen in de standaard dienen aan te passen.

11.4

Er worden geen overige bijzondere risico's verwacht echter de tijdige inzet

1

van de aanwezige menskracht blfft een aandachtspunt.

12.

Tijdsplanning Nr.

JZ1

JZ2 JZ3 JZ4 JZ5 JZ6

Actie Modelcontracten: oodrachtbonnen: model individuele subsidiebeschikking Opnemen dubbele valuta's in modellen Informeren bij HK in hoeverre ABO, RVOI, voorgeschreven modellen en raamcontracten van F M zijn/worden aangepast Aanpassen van de betreffende artikelen in de modellen van gld naar euro Testen aangepaste modellen I nformeren RIZA medewerkers Plaatsen nieuwe set modellen op de W-schiif


Datum aanvanq

Datum qereed

01.08.2000

01.08.2000

01.06.2001

01.07.2001

01.07.2001 01.08.2001 01.11.2001 01.11.2001

01.08.2001 01.09.2002 01.11.2001 15.11.2001

Juridische zaken

Nr.

Actie

Bijlage 6

Datum aanvano

Datum oereed

01.07.2001 01.08.2001

01.08.2001 01.10.2001

01.10.2001

01.11.2001

01.10.2001

01.1 1.2001

Lopende contracten en verleende individuele subsid iebeschikkingen

JZ7 JZ8 JZ9 JZ 10

13.

Inventariseren aantal per 01.01.2002 lopende contracten en nog te betalen dan wel vast te stellen su bsid iebeschikkingen Waar nodig aanpassen betalingsparagraal Brief naar opdrachtnemerJsubsid ieontvangers omtrent gewijzigde artikelen inzake invoering euro Informeren projectbegeleiders over gewijzigde contracten en beschikkinoen

Kosten

Voor het deelgebied juridische zaken is er geen inhuur of uitbesteding in het kader van het europroject vereist. Van de eigen medewerkers wordt gerekend op een inzet van gemiddeld 2 uur per week. Uitgaande van 2 medewerkers in 50 weken en een tarief van 140,- per uur = 14.000;

Í


f

6

Deelgebied: Automatisering

1.

bijlage 7

Algemeen Het deelgebied omvat de technische infrastructuur, kantoorautomatisering en de informatiesystemen. Per december 1999 was de inventarisatie en de globale analyse (op enkele vraagtekens na) klaar. Inmiddels is van de overgebleven objecten de detailanalyse en de planning van de implementatie voor een goed deel klaar.

2.

Objecten

Voor dit deelgebied zijn de volgende gegroepeerde objecten geïnventariseerd. In de globale analyse zijn de objecten, die geen financiële informatie bevatten, geidentificeerd en verder buiten beschouwing gelaten Marktpakketten RWS-brede informatiesystemen RIZA-eigen programmatuur Technischeinfrastructuur

2.1. 2.2. 2.3. 2.4.

3.

Marktpakketten 3.1.

Algemeen De op de markt verkrijgbare programmatuur wordt veelal bij meerdere directies gebruikt. Deze objecten worden centraalgeanalyseerd en wel door het FCE.

3.2.

Uit te voeren werkzaamheden De gevraagde inzet voor het RIZA bestaat uit het (deels) herinstalleren van

software. Dit is op zich een reguliere taak van de automatiseringsondersteuning aangezien het om slechts 17 objecten gaat. ln de acties is begrepen het testen of de conversie op de juiste manier is verlopen en indien nodig de programmatuur aanpassen aan de lokale omstandigheden (instellingen; RlZA-eigen aanpassingen etc.). 3.3.

3.4.

4.

Planning ln de planning wordt aangesloten bij die van FCE. Datum qereed

Nr.

Actie

Beqindatum

AU1 AU2 AU3

Ontvangen leveranciersinformatie Updates Conversieolan oer oakket (zo nodio)

01.06.2000

01.'t2.2000

01.09.2000

01.03.2001 01.03.2001

01.09.2000

Risico's en aandachtspunten Het kan zijn dat een Íabrikant geen of onjuiste informatie geeft. Als er reden tot twijfel bestaat, moet een en ander geverifieerd worden en eventueel aangepaste maatregelen worden getroffen. Bijvoorbeeld andere leverancier, procedurele maatregelen. De gebruikers van het pakket moeten worden geïnformeerd.

RWS-brede informatiesystemen 4.1.

Algemeen De RWS-breed in gebruik zijnde informatiesystemen worden veelal beheerd door één directie. RIZA heeft een 9-tal RWS-brede informatiesystemen in gebruik , waarvan R\ZAzelf in drie gevallen de beheerder is.


Automatisering

bijlage 7

Deze laatste moeten worden aangepakt en de gebruikende directies moeten daarover worden geinformeerd. ln de overige gevallen kan het RIZA volgend zijn en zich op de hoogte houden van de stand van zaken en de vorderingen.

4.2.


Centrale sysfemen die bij RIZA in beheer zijn: Aquabel Bosda RiBoHep Van deze drie door het RIZA te converteren systemen zijn Aquabel en Bosda reeds euro-proof en RiBoHep behoeft nog kleine aanpassingen Onder verantwoordelijkheid van het plv hoofd Automatisering (Bouke Kuipers), die tevens zitting heeft in de projectgroep Euro RIZA wordt de voortgang van de aanpassing van de centrale systemen gewaarborgd.

o . o

Centrale systemen die bij RIZA in gebruik zijn: FAIS functioneel beheerder W. Dost PPS functioneel beheerder W. Dost functioneel beheerder W. Kuiper Consys functioneel beheerder R. van Essen Voor de conversie van deze systemen zijn aparte trajecten opgezet. Hierbij is het FAIS leidend. De uifuoering en testen gebeuren centraal. De implementatie geschied in samenwerking met de systeembeheerders. De communicatie met de organisatie geschiedt door de systeembeheerders.

o .

. .

4.3.

5.

Comi-P

Planning Nr.

Acties

AU4 AU5 AU6 AU7 AU8

Aanpassen RiBoHep Conversie Conversie Conversie Conversie

update update update uodate

aanbrengen aanbrengen aanbrengen aanbrenoen

FAIS PPS Comi-P Consvs

Beoindatum 01.09.2000


01.o1.2002 01.o1.2002 01.01.2002 01.01.2002

01.02.2002 01.02.2002 01.02.2002 01.02.2002

R|ZA-eigen programmatuur

5.1.

Algemeen De R|ZA-specifieke objecten worden geconverteerd door de functionele beheerders. De verwachting is dat er geen uitgebreide onderzoeken nodig zijn. Van de twaalf objecten zijn er enkele die niet meer aangepast worden en van enkele anderen zijn de aanpassingen zo gering dat deze in het reguliere onderhoud worden meegenomen.

5.2.


Programmatuur welke niet meer wordt aangepast: Activa IVR-DSS MIOW+ Sofis (in 2000 CONSYS) Rimos Typewriter

. . o . o '


Deelgebied: Automatisering

bijlage 7

Programmatuur met een geringe aanpassing: PAWN ITMS Weegschaal

o o .

waaryan de status nog niet bekend is: - Programmatuur . Inkoop programma In de acties is begrepen het testen of de conversie op de juiste manier is verlopen en indien nodig de programmatuur aanpassen aan de lokale omstandigheden (instellingen; RIZA-eigen aanpassingen etc.).

5.3.

Planning Nr.

AU9

6.

Acties Aanpassingen tijdens regulier onderhoud

Beoindatum 01.09.2000


Technische Infrastructuur

6.1. Algemeen

De op de markt verkrijgbare apparatuur en systeemprogrammatuur wordt veelal bij meerdere directies gebruikt. Deze objecten worden centraal geanalyseerd en weldoor FCE. Met de bekende truken kan inmiddels wel vanaf elke machine, die dat nodig heeft een euro teken worden ingevoerd en geprint. Met het vervangen van hardware en updaten van systeemsoftware wordt een en ander verder gestroomlijnd.

6.2. 6.3.


De gevraagde inzet voor het RIZA bestaat uit het vervangen van hardware en het (deels) herinstalleren van systeemsoftware. Dit is een reguliere taak van de a utomatiserin gs-ondersteun ing. Planning In de planning wordt aangesloten bij die van FCE Acties AU 10 Ontvangen leveranciersinformatie AU 11 Uodates Nr.

7.

Beqindatum

Datum qereed

01.06.2000 01.09.2000

01.03.2001

01.12.2000

Kosten De kosten lijken mee te vallen, maar kunnen door invloed van buitenaf aanzienlijk worden beïnvloed. Gereserveerd moet worden voor versnelde vervanging van apparatuur en systeemprogrammatuur, uitbesteding van onderhoud, uitbesteding van aanpassingstrajecten inclusief implementatie, inhuur van personeel ten behoeve van projectondersteuning, inhuur deskundigen voor inventarisatie en gebruikersassistentie bij aanpassing persoonlijke macro's en spreadsheets. De beste raming op dit moment is dat de kosten maximaal fl. 350.000,- zullen bedragen.


Lijst van aÍkortingen

ABO :

Bepalingen Onderzoeken ABP : Algemeen Burgerlijk Pensioenfonds AO : Administratieve Organisatie BB = Bedrijfsbureau BIZA Binnenlandse Zaken BOF Beheersorganisatie FAIS BOR Bedrijfsvoeringsoverleg RIZA BP Kennis = Beheersplan Kennis BPN : Beheersplan Nat BSR = Bestuursraad : BTW Belasting Toegevoegde Waarde Clara Declaratieprogramma voor buitenlandse dienstreizen COMI-P = Computer Ondersteunend Management Informatiesysteem-Personeel Consys: Contracten Registratie Systeem cx : controllerorganisatie DG : Directeur-Generaal DT : Directieteam DX Directiesecretariaat EASI : Programma met formulieren en informatie van het ABP FAIS : Financieel Administratief Informatie Systeem FaVo Facilitaire Voorzieningen FAZ Facilitaire Zaken V&W : FcE Facilitaire centrum Euro FIV : Flexibele Informatie Voorziening HAFIR: Handboek Financiële Informatie en Administratie Rijksoverheid HAPER: Handboek Bedrijfsvoering en Algemene

Administratie

II{PLANJ

HEIO :

HID = HK : IC : IMA

ITC MC =

=

Handboek Planproces Handleiding euro

Implementatie Overheid Hoofdingenieur-Directeur Hoofdkantoor Interne Controle Afdeling Automatisering van de hoofdafdeling Informatievoorziening en Meettechnologie

Indicatief Taakcijfer Management contract

RIZA: pva uitvoering euro

OGD =

OIS = P&O : PARDON:

PPS : PSG = RD : RIZA :

Opdrachtgevende Dienst

Ontsluiting individuele salarisgegevens Personeel & Organisatie Programma voor berekening salaris van bruto naar netto Project Planning Systeem Plaatsvervangend SecretarisGeneraal Regionale Directie

Rijksinstituut voor Integraal Zoetwaterbeheer en

RoovUR= RSO : RVOI :

RWS :

: SDO : sD

SG SIM : SLA = TIKA = USZO

:

VGR =

= WL = VenW

WOBEZA:

Afral-

waterbehandeling Programma voor gegevensopslag en verrekening bindingsdiensten en overuren Rijkswaterstaat Steunpunt Opdrachtgeverschap

Regeling Verhouding opdrachtgever en adviserend Iingenieursbureau Rijkswaterstaat Specialistische Dienst Specialistische Diensten Overleg Secretaris-Generaal

Sollicitanten Informatiesysteem Service Level Agreement Technische infrastructuur en Kantoorautomatisering

Uitvoeringsinstelling voor Sociale verzekeringen Overheid en Onderwijs Voortgangsrapportage Verkeer en Waterstaat Waterloopkundig Laboratorium Werkoverleg Bestekszaken

2.1 R ZA-wijzer 2.2 standaarddossier RIZA 2.3 controleplanenvoortgangsrapportagescontroleplan

Recommend Documents