PERATURAN DIREKTUR JENDERAL PERIKANAN BUDIDAYA NOMOR 66/PER-DJPB/2015 TENTANG PETUNJUK PELAKSANAAN PENDELEGASIAN SEBAGIAN TUGAS SERTIFIKASI CARA BUDIDAYA IKAN YANG BAIK KEPADA DINAS KELAUTAN DAN PERIKANAN PROVINSI DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA DIREKTUR JENDERAL PERIKANAN BUDIDAYA, Menimbang
Mengingat :
:
a. bahwa dalam rangka peningkatan efektivitas dan efisiensi pelaksanaan pendelegasian sebagian tugas sertifikasi Cara Budidaya Ikan yang Baik (CBIB) kepada Dinas Kelautan dan Perikanan Provinsi, perlu meninjau Peraturan Direktur Jenderal Perikanan Budidaya Nomor 53/PER-DJPB/2014 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pendelegasian Sebagian Kewenangan Sertifikasi Cara Budidaya Ikan yang Baik kepada Dinas Kelautan dan Perikanan Provinsi; b. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, perlu menetapkan Peraturan Direktur Jenderal Perikanan Budidaya tentang Petunjuk Pelaksanaan Pendelegasian Sebagian Tugas Sertifikasi Cara Budidaya Ikan Yang Baik kepada Dinas Kelautan dan Perikanan Provinsi; 1. Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1999 tentang Perlindungan Konsumen (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 42, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3821); 2. Undang-Undang Nomor 31 Tahun 2004 tentang Perikanan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 118, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4433), sebagaimana telah diubah dengan UndangUndang Nomor 45 Tahun 2009 (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 154, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5073); 3. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 18 Tahun 2012 tentang Pangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 227, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5360); 4. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2004 tentang Keamanan, Mutu dan Gizi Pangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 107, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4424);
5. Peraturan Presiden Nomor 24 Tahun 2010 tentang Kedudukan, Tugas, dan Fungsi Kementerian Negara serta Susunan Organisasi, Tugas, dan Fungsi Eselon I Kementerian Negara sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 80 Tahun 2014 (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 189); 6. Peraturan Presiden Nomor 7 Tahun 2015 tentang Organisasi Kementerian Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 8); 7. Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor PER.15/MEN/2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Kelautan dan Perikanan; 8. Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor PER.19/MEN/2010 tentang Pengendalian Sistem Jaminan Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan; 9. Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor 25/MEN/2012 tentang Pembentukan Peraturan Perundangundangan di Lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2013 Nomor 1); 10. Keputusan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor KEP.02/MEN/2007 tentang Cara Budidaya Ikan Yang Baik; 11. Keputusan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor KEP.52A/MEN/2014 tentang Persyaratan Jaminan Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan; MEMUTUSKAN: Menetapkan :
PERATURAN DIREKTUR JENDERAL PERIKANAN BUDIDAYA TENTANG PETUNJUK PELAKSANAAN PENDELEGASIAN SEBAGIAN TUGAS SERTIFIKASI CARA BUDIDAYA IKAN YANG BAIK KEPADA DINAS KELAUTAN DAN PERIKANAN PROVINSI. Pasal 1
Petunjuk Pelaksanaan Pendelegasian Sebagian Tugas Sertifikasi Cara Budidaya Ikan yang Baik kepada Dinas Kelautan dan Perikanan Provinsi dimaksudkan sebagai pedoman bagi Dinas Provinsi untuk melaksanakan Pendelegasian sebagian tugas sertifikasi Cara Budidaya Ikan yang Baik. Pasal 2 Ketentuan mengenai Petunjuk Pelaksanaan Pendelegasian Sebagian Tugas Sertifikasi Cara Budidaya Ikan yang Baik kepada Dinas Kelautan dan Perikanan Provinsi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1, tercantum dalam Lampiran I dan II yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Direktur Jenderal ini. Pasal 3 Pada saat Peraturan Direktur Jenderal ini mulai berlaku, Peraturan Direktur Jenderal Perikanan Budidaya Nomor 53/PER-DJPB/2014 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pendelegasian Sebagian Wewenang Sertifikasi Cara Budidaya Ikan yang Baik kepada Dinas Kelautan dan Perikanan Provinsi, dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.
Pasal 4 Peraturan Direktur Jenderal ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 18 Mei 2015 DIREKTUR JENDERAL PERIKANAN BUDIDAYA, Ttd SLAMET SOEBJAKTO Disalin sesuai dengan aslinya Kepala Bagian Hukum, Organisasi, dan Humas
Agung Witjaksono
LAMPIRAN I PERATURAN DIREKTUR JENDERAL PERIKANAN BUDIDAYA NOMOR 66/PER-DJPB/2015 TENTANG PETUNJUK PELAKSANAAN PENDELEGASIAN SEBAGIAN TUGAS SERTIFIKASI CARA BUDIDAYA IKAN YANG BAIK KEPADA DINAS KELAUTAN DAN PERIKANAN PROVINSI BAB I PENDAHULUAN 1.1. LATAR BELAKANG Persyaratan keamanan pangan Cara Budidaya Ikan Yang Baik (CBIB) harus menjadi perhatian pemerintah dan pembudidaya. Pembudidaya sebagai produsen hasil budidaya mempunyai tanggung jawab untuk menerapkan keamanan pangan pada proses produksi, sehingga memberikan kepercayaan dan jaminan bagi pembeli produk budidaya. Tanggung jawab pemerintah untuk memastikan keamanan pangan produk perikanan budidaya sejalan dengan kesadaran dunia akan keamanan pangan pada seluruh rantai produksi pangan, termasuk perikanan budidaya. Pengendalian (official control) yang dilaksanakan oleh pemerintah, dalam hal ini KKP atas penerapan persyaratan keamanan pangan oleh pembudidaya ikan perlu dilaksanakan bagi semua komoditas dan seluruh unit budidaya di Indonesia. Upaya pengendalian oleh pemerintah ini dilaksanakan baik bagi produk yang diekspor namun terutama bagi produk lokal yang akan dikonsumsi oleh masyarakat dan akan menentukan status gizi dan kesehatan penduduk Indonesia. Sertifikasi CBIB sebagai bagian dari Sistem Jaminan Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan Budidaya mempunyai peranan penting dalam penyediaan pangan dan bahan baku hasil perikanan budidaya aman pangan dan bermutu. Sertifikasi CBIB merupakan suatu mekanisme yang disusun sebagai upaya mewujudkan jaminan akan penerapan persyaratan keamanan pangan dan budidaya ikan yang bertanggung jawab. Besarnya jumlah pembudidaya ikan di Indonesia merupakan tantangan yang mungkin dilaksanakan dengan kerjasama yang baik antara pemerintah pusat,
dalam
hal
ini
Direktorat
Jenderal
Perikanan
Budidaya,
dengan
pemerintah daerah, yaitu Dinas Kelautan dan Perikanan Provinsi. Upaya
percepatan pelaksanaan pengendalian dilaksanakan dengan meningkatkan peran
Dinas
Pelimpahan
Kelautan sebagian
dan
Perikanan
tugas,
atau
Provinsi
dalam
‘Pendelegasian’
Sertifikasi
CBIB.
Sertifikasi
CBIB
memungkinkan Dinas Provinsi untuk terlibat secara aktif dalam pengawasan budidaya ikan di wilayah kerja masing-masing. Kelancaran dan keberhasilan proses pelaksanaan pendelegasian dapat diwujudkan dengan menetapkan Peraturan tentang Petunjuk Pelaksanaan sebagian Pendelegasian Tugas Sertifikasi CBIB kepada Dinas Provinsi. Direktur Jenderal menetapkan peraturan tersebut yang mengacu pada sistem dan prosedur yang telah ditetapkan KKP, untuk menghasilkan proses penilaian Sertifikasi CBIB yang efektif, efisien dan terdokumentasi dengan baik. 1.2. MAKSUD DAN TUJUAN Petunjuk Pelaksanaan Pendelegasian sebagian tugas Sertifikasi CBIB Kepada Dinas Provinsi ini ditetapkan sebagai acuan dan pedoman bagi Dinas Provinsi, sehingga pelaksanaan tugas dapat dilaksanakan secara terkendali dan efektif serta terdokumentasi dengan baik. Penerapan peraturan ini diharapkan dapat mendukung percepatan pengendalian penerapan CBIB pada unit budidaya ikan serta memenuhi tanggung jawab jaminan mutu dan keamanan hasil perikanan budidaya. 1.3. RUANG LINGKUP Ruang lingkup Petunjuk Pelaksanaan Sertifikasi CBIB terdiri dari : a. persyaratan Dinas yang mendapatkan pendelegasian; b. prosedur tugas sertifikasi yang didelegasikan; dan c. pengendalian pelaksanaan pendelegasian. 1.4. KETENTUAN UMUM Dalam petunjuk pelaksanaan ini yang dimaksud dengan: 1. Asesmen adalah proses yang sistematis, independen dan terdokumentasi untuk mendapatkan rekaman, fakta atau informasi yang relevan, serta kajian yang obyektif untuk menentukan sejauh mana persyaratan telah terpenuhi. 2. Asesmen Internal adalah Asesmen yang dilakukan oleh atau atas nama organisasi sendiri untuk tujuan internal.
3. Asesmen Eksternal adalah Asesmen yang dilakukan oleh organisasi mandiri eksternal seperti badan sertifikasi. 4. Asesi adalah unit usaha pembudidayaan ikan yang diAsesmen. 5. Asesor adalah orang yang memiliki kompetensi untuk melaksanakan Asesmen dan ditetapkan berdasarkan Keputusan Direktur Jenderal. 6. Bidang Budidaya atau Bidang Perikanan adalah bidang/ bagian yang berada di Dinas Kelautan dan Perikanan Provinsi yang menangani dan mengelola kegiatan perikanan budidaya. 7. Cara Budidaya Ikan Yang Baik yang selanjutnya disingkat CBIB adalah cara memelihara dan/atau membesarkan ikan serta memanen hasilnya dalam lingkungan yang terkontrol sehingga memberikan jaminan mutu dan keamanan pangan dari pembudidayaan dengan memperhatikan sanitasi, benih, pakan, obat ikan dan bahan kimia serta bahan biologis. 8. Otoritas Kompeten adalah unit organisasi di lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan yang diberi mandat oleh menteri untuk melakukan pengendalian sistem jaminan mutu dan keamanan hasil perikanan. 9. Pembudidaya ikan adalah orang yang mata pencahariannya melakukan pembudidayaan ikan. 10. Pengendalian adalah segala bentuk kegiatan yang dilakukan oleh otoritas kompeten untuk melakukan verifikasi terhadap kesesuaian antara penerapan sistem mutu oleh pelaku usaha dengan peraturan/ketentuan dalam rangka memberi jaminan mutu dan keamanan hasil perikanan. 11. Pembudidayaan ikan adalah kegiatan untuk memelihara, membesarkan, dan/atau membiakkan ikan serta memanen hasilnya dalam lingkungan yang terkontrol, termasuk kegiatan yang menggunakan kapal untuk memuat, mengangkut, menyimpan, mendinginkan, menangani, mengolah dan/atau mengawetkannya. 12. Pengawasan adalah kegiatan penilaian kesesuaian yang dilakukan secara sistematis
dan
berulang
sebagai
dasar
untuk
adalah
penilaian
memelihara
validitas
pernyataan kesesuaian. 13. Perpanjangan
Sertifikat
ulang
terhadap
unit
pembudidayaan ikan yang telah bersertifikat CBIB dan masa berlakunya akan berakhir dalam rangka pembaharuan sertifikat. 14. Sekretariat CBIB Pusat adalah struktur organisasi bagian yang berada di Subdit Sertifikasi - Direktorat Produksi yang bertanggung jawab mengelola proses Sertifikasi sampai penerbitan sertifikat.
15. Sekretariat CBIB Dinas Provinsi adalah struktur organisasi yang berada di Bidang Budidaya atau Bidang Perikanan Dinas Provnsi yang bertanggung jawab terhadap proses dan dokumentasi Sertifikasi di Daerah. 16. Sertifikasi CBIB adalah serangkaian kegiatan penerbitan dan pengendalian sertifikat melalui penilaian kesesuaian yang dipersyaratkan dalam Cara Budidaya Ikan Yang Baik. 17. Sertifikat CBIB
adalah surat keterangan yang dikeluarkan oleh Direktur
Jenderal bagi unit usaha pembudidayaan ikan yang menyatakan bahwa unit pembudidayaan ikan telah memenuhi persyaratan CBIB. 18. Sistem Jaminan Mutu dan Keamanan Pangan adalah upaya pencegahan yang harus diperhatikan dan dilakukan sejak pra produksi sampai dengan pendistribusian untuk mendapatkan hasil perikanan yang bermutu dan aman bagi kesehatan manusia. 19. Tim Sertifikasi
adalah sekelompok Asesor yang ditetapkan berdasarkan
Keputusan Direktur Jenderal untuk melakukan penilaian/Asesmen dan pengendalian sertifikat. 20. Tindakan koreksi adalah tindakan yang dilakukan oleh Asesi apabila terjadi ketidaksesuaian dengan persyaratan CBIB. 21. Direktur Jenderal adalah direktur Jenderal yang melaksanakan tugas teknis di bidang perikanan budidaya. 22. Dinas adalah satuan kerja perangkat daerah di provinsi yang membidangi urusan perikanan. 23. Unit pembudidayaan ikan adalah usaha pembesaran ikan baik yang dimiliki oleh perorangan, kelompok pembudidaya ikan atau badan hukum.
BAB II PERSYARATAN DINAS YANG MENDAPATKAN PENDELEGASIAN Dinas Provinsi yang dapat ditunjuk untuk mendapatkan pendelegasian sebagian tugas adalah yang memenuhi persyaratan dukungan manajemen, dokumentasi, serta pengendalian dan pelaksanaan. 3.1 Dukungan manajemen Jajaran pimpinan hingga pelaksana yang terkait dengan Sistem Jaminan Keamanan Pangan dan Mutu yang terlibat dalam Sekretariat CBIB di
perlu
memahami visi, misi dan kebijakan mutu Sertifikasi CBIB sehingga mempunyai dan menunjukkan komitmen dalam pelaksanaan kegiatan. Dukungan semua pihak akan menjamin perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan pendelegasian sesuai persyaratan minimal Sekretariat CBIB. 3.1.1
Kelembagaan Pelaksana Sertifikasi CBIB di daerah Pembagian tugas dan struktur yang jelas untuk penanggungjawab mutu (manajer mutu), penanggung jawab pelaksanaan (manajer teknis) serta pelaksana yang terdiri dari administrasi, asesmen, pelayanan klien dan pengelolaan kompetensi personel.
3.1.2
Kelengkapan dan kecukupan sumberdaya manusia secara kualitas dan kuantitas a. Personel pada tingkat manajemen perlu memahami Panduan Mutu Sertifikasi CBIB berdasarkan ISO 901:2008. b. Manajer teknis dan personel pelaksana administrasi perlu memahami prosedur Sertifikasi CBIB dan Dokumentasi Sistem Mutu berdasarkan ISO 901:2008. c. Personel yang mengelola asesmen perlu memahami prosedur Sertifikasi CBIB dan pelaporan sesuai panduan asesmen CBIB. d. Personel yang mengelola kompetensi personel perlu memahami standar kompetensi
personel
dan
peningkatan
kompetensi
secara
berkelanjutan, serta dokumentasi kompetensi personel. 3.1.3
Ketersediaan sarana dan prasarana Ketersediaan sarana penyimpanan dokumen, komputer dan perangkat lunak
pendukung
sertifikasi.
pelaksanaan
Peralatan
standar
sertifikasi yang
CBIB
mendukung
system
informasi
penilaian
dan
pengendalian penerapan CBIB antara lain GPS untuk mencatat lokasi unit
budidaya
hingga
alat
komunikasi
yang
memungkinkan
pelaksanaan kesekretariatan dan penilaian dapat dilakukan secara online. Kelancaran penilaian ke unit budidaya (penilaian lapangan) juga perlu didukung penyediaan sarana dan prasarana pendukung. 3.1.4
Dukungan anggaran Anggaran diperlukan untuk memastikan kegiatan-kegiatan utama dan pendukung dapat dilaksanakan dengan baik. Kegiatan utama terdiri dari penilaian baru, pengawasan dan penilaian ulang, serta pelatihan dan pengelolaan personel. Kegiatan pendukung antara lain kesekretariatan dan pembinaan. Kecukupan penyediaan anggaran disesuaikan dengan jumlah unit budidaya khususnya komoditas yang diprioritaskan dalam sertifikasi, antara lain udang, nila, patin, kakap, bandeng, kerapu, lele, gurame, dan mas. Pemanfaatan memastikan
anggaran proses
secara
penilaian
proporsional, pada
unit
dimaksudkan
budidaya
dalam
untuk rangka
penerbitan dan pengawasan (surveilen dan perpanjangan) serta proses pengelolaan kompetensi personel dapat dilaksanakan secara efisien dan efektif. 3.1.5
Pencapaian target sertifikasi Target Sertifikasi CBIB adalah jumlah unit budidaya bersertifikat CBIB, yang berarti unit budidaya dengan Sertifikat yang telah habis masa berlakunya tidak termasuk hitungan. Target dalam sistem manajemen mutu ISO 901:2008 disebut juga Key Performance Indocator (KPI) adalah 50 hari mulai penilaian hingga penerbitan sertifikat. Ketaatan asesor dan sekretariat dalam mengikuti prosedur sertifikasi CBIB akan menjamin pencapaian KPI.
3.2 Dokumentasi 3.2.1
Kelengkapan Dokumentasi Acuan Dokumen acuan diperlukan sebagai pedoman pelaksanaan bagi personel sekretariat, asesor, pembudidaya maupun pemangku kepentingan lain. Dokumen acuan Sertifikasi CBIB yang perlu dimiliki Dinas meliputi: a. Peraturan dan Ketetapan Menteri terkait SJMKHP dan CBIB. b. Peraturan
dan
Ketetapan
Direktur
Jenderal
Pendelegasian, penetapan personel, dll. c. Pedoman penerapan CBIB bagi pembudidaya. d. Teknologi budidaya terkini.
terkait
Juklak,
e. Informasi dan berita terkait aspek keamanan pangan, kesejahteraan dan kesehatan ikan, lingkungan dan sosial-ekonomi terkait kawasan budidaya. 3.2.2
Dokumen audit Sesuai prosedur CBIB, dokumen berikut perlu disusun, diperiksa, disampaikan dan disimpan dengan baik: a. perencanaan asesmen (baru, pengawasan dan penilaian ulang ) dalam kurun waktu tahunan dan/atau triwulan/bulanan; b. penugasan asesmen; c. dokumen permohonan dan kelengkapan dari unit budidaya; d. dokumen
asesmen
(checklist,
laporan
hasil
penilaian,
tindakan
perbaikan); e. laporan hasil asesmen (surat pengantar, tabel rekapitulasi dan copy laporan hasil); f. Laporan daftar unit budidaya yang tidak aktif berbudidaya; g. Rekapitulasi dokumen evaluasi asesor. 3.2.3
Kelengkapan dokumen penilaian Sertifikasi CBIB Dokumen penilaian sertifikasi CBIB perlu dikelola sebagai berikut: a. pemeriksaan untuk memastikan isian lengkap dan benar; b. penyimpanan
secara
teratur
sehingga
mudah
untuk
ditelusur,
didukung daftar dokumen; dan c. dokumen terkait pembudidaya dapat disimpan hard copy maupun soft copy, yang terdiri dari dokumen permohonan, penilaian dan copy sertifikat. 3.2.4
Koordinasi dan komunikasi internal dan eksternal Kelancaran koordinasi internal dan eksternal, perlu memperhatikan: a. mekanisme koordinasi dengan pembudidaya, asesor, serta pusat; dan b. penyampaian dokumen dan penyimpanan arsip bukti pengiriman.
3.2.5
Dokumen kompetensi personel Pengelolaan kompetensi personel terutama untuk memastikan asesor telah memenuhi persyaratan yang dibuktikan dengan dokumen dan penyelenggaraan kegiatan peningkatan kompetensi. Selain itu diperlukan rekaman penugasan asesor serta hasil evaluasi unjuk kerja.
3.3 Pengendalian dan pelaksanaan 3.3.1
Ketaatan prosedur Sertifikasi CBIB Prosedur Sertifikasi CBIB dari DJPB dan Juklak Pendelegasian adalah pedoman dalam menjalankan tugas yang didelegasikan. Manajer Mutu mengawasi pelaksanaan tugas melalui kegiatan internal audit. Ketaatan prosedur penilaian terutama pada tenggat waktu, runutan pekerjaan dan ketepatan pelaksanaan. Kinerja asesor dan sekretariat yang sesuai prosedur akan menentukan pencapaian kinerja Sekretariat Dinas, Pusat maupun SJMKHP.
3.3.2
Kelengkapan dan keakuratan dokumen asesmen Dokumen asesmen harus diisi dengan lengkap dan akurat untuk menjamin kredibilitas proses asesmen yang dilakukan. Pemeriksaan kelengkapan dan keakuratan dilakukan sebelum rekapitulasi hasil dan pelaporan ke pusat. Penyimpangan serius yang ditemukan perlu dicatat dalam dokumen evaluasi asesor. Dokumen ini perlu diperiksa Manajer Mutu dalam kegiatan asesmen internal dan evaluasi asesor serta verifikator pusat dalam kegiatan verifikasi pendelegasian.
3.3.3
Pelaporan KPI (Key Performance Indicator) KPI adalah penghitungan kinerja sekretariat lokal terkait waktu yang diperlukan untuk proses sertifikasi. Penghitungan KPI dilaksanakan setiap bulan dan laporan hasil penghitungan disampaikan ke pusat paling lambat pada tanggal 10 setiap bulan.
3.3.4
Pelaksanaan internal audit Manajer mutu mengawasi pelaksanaan dengan melakukan asesmen internal secara rutin minimal 2 (dua) kali setahun. Laporan asesmen internal disampaikan pada pimpinan Sekretariat Dinas sebagai bahan perbaikan manajemen dan laporan kepada Direktur Produksi.
3.3.5
Perbaikan berkelanjutan Sekretariat CBIB di provinsi harus terus berupaya meningkatkan kinerja dengan melakukan perbaikan secara terus-menerus. Perbaikan dapat didasarkan pada hasil internal audit, evaluasi asesor dan verifikasi pusat yang ditindaklanjuti dengan tindakan perbaikan. Laporan tindakan perbaikan dapat disampaikan ke Pusat secara langsung atau periodik.
Perbaikan berkelanjutan menuntut Sekretariat dan personel di daerah cepat tanggap dan mengembangkan intitusi/diri sendiri sesuai dengan perkembangan dunia sertifikasi dan standardisasi yang dinamis.
BAB III PROSEDUR TUGAS SERTIFIKASI YANG DIDELEGASIKAN Proses
sertifikasi
CBIB
yang
didelegasikan
ke
daerah
terdiri
dari
penerimaan permohonan, penugasan asesor, penilaian, dan pelaporan hasil. 4.1
Penerimaan permohonan
4.1.1 Persyaratan pemohon Pengajuan permohonan dapat dilakukan oleh unit pembudidayaan ikan dengan
ketentuan
merupakan
unit
budidaya
perorangan,
kelompok
pembudidayaan ikan (Pokdakan) atau badan usaha, telah melakukan kegiatan budidaya minimal 1 musim tanam; dan ikan yang dibudidayakan adalah ikan konsumsi dan dipasarkan untuk lokal maupun ekspor. 4.1.2 Dokumen permohonan Permohonan Sertifikasi CBIB (Format 1) dilengkapi dengan kelengkapan: 1. Copy Izin Usaha Perikanan (IUP)/Tanda Pencatatan Usaha Pembudidayaan Ikan
(TDUP)/Surat
Keterangan
bagi
pembudidaya
atau
kelompok
pembudidaya ikan; 2. Data Unit Pembudidayaan Ikan (Format 2); 3. Struktur Organisasi dan uraian tugas (bagi unit dengan pekerja ≥ 3 orang) 4. SPO dan formulir pencatatan budidaya ikan. 5. Gambar
layout
bangunan,
petakan
dan
kondisi
sekitar
unit
pembudidayaan ikan. Permohonan dapat disampaikan langsung kepada Kepala Dinas Provinsi atau melalui pos, fax, dan/atau surat elektronik. Permohonan
perpanjangan
sertifikat
CBIB
(Format
3)
diajukan
unit
pembudidayaan ikan minimal 1 (satu) bulan sebelum masa berlaku sertifikat berakhir dengan melampirkan sertifikat yang asli. 4.1.3 Pemeriksaan Permohonan Permohonan dari unit pembudidayaan ikan diproses dengan ketentuan berikut: a. Kepala Dinas cd. Bidang Budidaya meneruskan ke bagian administrasi Sekretariat CBIB Provinsi; b. Sekretariat CBIB Provinsi memeriksa kelengkapan dokumen dan mengisi tanda terima dokumen permohonan dan asesmen kecukupan (Format 4).
Apabila tidak lengkap disampaikan kepada pemohon untuk melengkapi kekurangan dokumen yang dipersyaratkan (Format 5); c. Pemohon melengkapi
kekurangan dokumen administrasi paling lambat
5
(lima) hari kerja setelah menerima surat pemberitahuan;
4.1.4 Penugasan Tim Asesor Setelah dokumen permohonan lengkap, selanjutnya dilakukan penugasan Tim Asesor sebagai berikut: a. Kepala Dinas menugaskan Tim Asesor Dinas Provinsi/Kab/Kota atau UPTD (Format 6). Bila dipandang perlu dapat melibatkan Asesor Pusat maupun UPT Lingkup Direktorat Jenderal Perikanan Budidaya yang telah ditetapkan berdasarkan Keputusan Direktur Jenderal untuk melakukan Asesmen, dengan mengirimkan surat kepada Direktur Produksi - Direktorat Jenderal Perikanan Budidaya (Format 7); b. Surat tugas bagi Asesor Pusat atau UPT Lingkup Direktorat Jenderal Perikanan Budidaya yang akan ditugaskan, diterbitkan oleh Direktur Produksi – Direktorat Jenderal Perikanan Budidaya; c. Jumlah Asesor yang ditugaskan untuk penilaian dalam 1 (satu) unit usaha pembudidayaan ikan tergantung skala dan kompleksitas manajemen unit pembudidayaan ikan; d. Tim Asesor mempersiapkan asesmen paling lambat 2 hari kerja sebelum pelaksaanaan, dengan mempelajari sistem manajemen mutu dari unit pembudidayaan ikan termasuk catatan/rekaman, serta mengidentifikasi halhal yang perlu diperhatikan secara khusus dalam Asesmen; e. Tim Asesor berkoordinasi dengan Asesi mengenai pelaksanaan Asesmen lapangan. 4.2
Penilaian lapangan Tim Asesor melaksanakan penilaian lapangan sebagai berikut:
a. Asesmen lapangan dilakukan dengan mengikuti tata cara Asesmen yang diatur dalam ISO 19011 paling lambat 5 hari kerja setelah penugasan, dengan metode wawancara, pemeriksaan catatan/rekaman, sarana dan prasarana serta lingkungan sekitar menggunakan checklist penilaian (Format 8); b. Tim Asesor harus mengisi checklist secara lengkap, menulis di kolom keterangan bukti kesesuaian penerapan CBIB; temuan ketidaksesuaian dituliskan pada kolom keterangan checklist dengan merinci masalah yang
ditemukan (Problem), personel yang bertanggung jawab atas temuan tersebut (Location), bukti yang ditemukan (Objective evidence) dan acuan/SPO yang dilanggar (Reference) atau yang disebut dengan kalimat PLOR; c. Laporan Hasil Asesmen Lapangan
(Format 9) dilengkapi dengan Rincian
temuan (kalimat PLOR) dan tenggat waktu tindakan perbaikan yang disepakati Asesor dan perwakilan Asesi. Laporan tersebut dibuat 2 (dua) rangkap yaitu untuk Asesi dan disimpan Asesor untuk proses selanjutnya; d. Tindakan perbaikan dilakukan Asesi sesuai temuan yang dirinci pada Laporan Hasil Asesmen. Asesi mengirimkan Laporan tindakan perbaikan (Format 10) dilengkapi bukti kepada Asesor dalam jangka waktu yang disepakati paling lambat 1 (satu) bulan setelah pelaksanaan Asesmen; e. Asesor melakukan verifikasi atas laporan tindakan perbaikan paling lambat 5 hari kerja setelah laporan tindakan perbaikan diterima, dibandingkan dengan persyaratan CBIB serta membuat laporan tinjauan tindakan perbaikan. Tingkat kelulusan CBIB ditentukan berdasarkan Tabel 1. Tabel 1. Tingkat Kelulusan CBIB Tingkat Minor A : Sangat Baik
Keterangan Kritis
0–6
0–3
0
0
≥7
4 – 10
1–2
0
C : Cukup
NA *
≥ 11
3–4
0
D : Tidak Lulus
NA *
NA *
≥5
≥1
B : Baik
4.3
Ketidaksesuaian Mayor Serius
Kombinasi mayor dan serius ≥ 10, turun menjadi C
Pelaporan Hasil Penilaian Berdasarkan hasil Asesmen lapangan maka tahapan selanjutnya yaitu :
a. Tim Asesor menyampaikan Laporan Hasil Penilaian (Format 11) kepada Kepala Dinas dan menyerahkan dokumen penilaian (Permohonan, Checklist, Laporan Hasil Penilaian Lapangan, Laporan Tindakan Perbaikan dan Review) kepada Bidang Budidaya c.q Sekretariat CBIB Dinas Provinsi paling lambat 3 (tiga) hari setelah Asesmen dilakukan/Laporan Tindakan Perbaikan diterima. b. Sekretariat CBIB Dinas Provinsi menyerahkan Dokumen penilaian kepada Manajer Mutu paling lambat 3 (tiga) hari setelah Tim Asesor menyerahkan dokumen.
c. Manajer Mutu Sekretariat CBIB melakukan pemeriksaan validitas dan akurasi pengisian Checklist, Laporan Hasil Penilaian Lapangan Laporan Tindakan Perbaikan dan Review. Dokumen yang telah memenuhi persyaratan diserahkan kembali ke Sekretariat CBIB dan Setelah ditandatangani pada Bagian Pemeriksaan Dokumen paling lambat 5 (lima) hari setelah menerima Dokumen penilaian, d. Sekretariat Provinsi menyusun Laporan Hasil Penilaian Sertifikasi CBIB yang mencantumkan Tabel Rekapitulasi Hasil Penilaian Lapangan (Nama, Lokasi, Komoditas, Jumlah Temuan, Tingkat Kelulusan Sementara, Baru/ulangan) dan menyerahkan kepada Kepala Dinas paling lambat 3 (tiga) hari setelah menerima Dokumen yang telah diperiksa Manajer Mutu. e. Sekretariat menyimpan semua Dokumen penilaian dan Laporan dengan tertib dan terkendali sebagai bahan verifikasi oleh Otoritas Kompeten dan/atau Asesmen eksternal oleh badan Inspeksi. f. Kepala Dinas menyampaikan Surat Laporan Hasil Penilaian Sertifikasi CBIB (Format 12) dilampirkan Tabel hasil penilaian (Format 13) dilengkapi copy Data Umum dan Laporan Hasil Asesmen Lapangan dari masing-masing unit budidaya kepada Direktur Jenderal c.q Direktur Produksi untuk penerbitan Sertifikat CBIB oleh Direktur Jenderal; g. Bagi unit pembudidayaan ikan yang tidak lulus dilakukan pembinaan oleh Dinas Provinsi/Kab/Kota. 4.4
Penerbitan dan Penyerahan Sertifikat Berdasarkan laporan dan rekomendasi Kepala Dinas, maka:
a. Direktur Jenderal menerbitkan Sertifikat CBIB sesuai dengan tingkat kelulusan masing-masing unit pembudidayan ikan; b. Sertifikat CBIB dikirimkan kepada unit budidaya melalui Kepala Dinas untuk selanjutnya diserahkan kepada masing-masing unit pembudidayaan ikan paling lambat 10 (sepuluh) hari setelah Sertifikat CBIB diterima dengan mengisi Tanda terima Sertifikat (Format 14). 4.5
Pengendalian Sertifikat
Pengendalian
Sertifikat
CBIB
bagi
unit
budidaya
dilaksanakan
dengan
pengawasan dan penilaian ulang. Pengawasan pada unit budidaya bersertifikat CBIB dilakukan minimal sekali setahun. Penilaian ulang dilaksanakan paling lambat satu bulan sebelum masa berlaku sertifikat habis.
Sekretariat CBIB Provinsi setiap awal tahun menyusun Jadwal Penilaian (Format 15). Jadwal penilaian ulang disampaikan kepada Sekretariat pusat paling lambat pada Minggu ke-2 Januari. Sesuai jadwal, Kepala Dinas menerbitkan Surat Perintah Tugas Asesmen Sertifikasi CBIB diterbitkan Kepala Dinas (Format 5) sebagai dasar pelaksanaan pengawasan oleh Asesor CBIB. Penilaian Lapangan dan Pelaporan Hasil Penilaian dalam rangka perpanjangan dan pengawasan Sertifikat CBIB sesuai dengan prosedur penerbitan Sertifikat CBIB (butir 4.2 dan 4.3) 4.6
Pengelolaan Kompetensi personel Manajer Mutu menjamin personel yang ditunjuk untuk melaksanakan
asesmen memenuhi kompetensi dan kinerja unjuk kerja dalam setiap tugas yang diberikan. Kegiatan ini didukung oleh Sekretariat CBIB bagian Pengelolaan Kompetensi personel yang melaksanakan: a. Pengelolaan (pengumpulan, penyimpanan, pengkinian) dokumen Asesor: 1) Daftar riwayat hidup; 2) Sertifikat Pelatihan CBIB, dan sistem mutu lain; 3) Riwayat asesmen setiap personel; 4) Dokumen evaluasi asesor. b. Pelaksanaan kegiatan peningkatan kompetensi Asesor secara rutin bagi seluruh Asesor anggota Tim Asesor yang ditetapkan Direktur Jenderal.
BAB IV PENGENDALIAN PELAKSANAAN PENDELEGASIAN
5.1 Verifikasi Pendelegasian
sebagian
tugas
Sertifikasi
CBIB
yang
dilaksanakan
Sekretariat CBIB daerah, diawasi secara rutin oleh Sekretariat CBIB pusat melalui
kegiatan
Verifikasi.
Pengawasan
tersebut
bertujuan
untuk
mengendalikan proses pendelegasian, yaitu dengan melaksanakan asesmen dilakukan minimal 1 (satu) kali dalam setahun di setiap Dinas Provinsi yang mendapat pendelegasian, dengan terlebih dahulu diberitahukan melalui Surat Direktur Produksi. 5.1.1 Pelaksana Verifikasi dilaksanakan oleh Tim Verifikator yang ditunjuk oleh Direktur Produksi – Ditjen Perikanan Budidaya. Tim verifikator harus memenuhi kriteria sebagai berikut: a.
memahami persyaratan ISO 901:2008 khususnya internal audit;
b.
memahami prosedur didelegasikan; dan
c.
mampu bertindak secara profesional, yaitu antara lain menyampaikan pelaporan dengan lengkap, menjaga rahasia, dan menjamin ketidakberpihakan.
Sertifikasi
CBIB
dan
Mekanisme
tugas
yang
5.1.2 Ruang lingkup verifikasi Verifikasi bagi Dinas Provinsi dilaksanakan dengan memperhatikan penerapan persyaratan pendelegasian oleh Dinas Provinsi, khususnya: a.
Kepatuhan terhadap pedoman dan sistem jaminan mutu perikanan budidaya;
b.
Kinerja Sekretariat dalam mengelola dan mengkoordinasikan kegiatan Sertifikasi CBIB;
c.
Pengelolaan Kompetensi Asesor Sertifikasi CBIB yang berkompeten dengan jumlah yang memadai serta memelihara dan meningkatkan kompetensinya;
d.
Ketersediaan
sarana
dan
prasarana
guna
mendukung
pelaksanaan
Sertifikasi CBIB secara tertib; e.
Komitmen untuk menjaga kompetensi dan mutu pelayanan Sertifikasi CBIB sesuai yang dipersyaratkan oleh Otoritas Kompeten.
5.1.3 Metode verifikasi Verifikasi interview,
dilaksanakan
pemeriksaan
antara
lapangan,
lain
dengan
pengujian,
pemeriksaan
untuk
dokumen,
memperoleh
bukti
pemenuhan persyaratan pendelegasian. Pelaksanaan penilaian menggunakan Checklist Verifikasi (Format 16), yang menjadi pedoman Sekretariat CBIB di provinsi untuk melakukan perbaikan. 5.2
Tindak Lanjut Verifikasi
Laporan Hasil verifikasi disampaikan verifikator kepada perwakilan Sekretariat CBIB di provinsi, termasuk kesepakatan tenggat waktu tindakan perbaikan, maksimal 2 (dua) bulan). Hasil verifikasi perlu ditindaklanjuti Dinas Provinsi dalam rangka perbaikan manajemen dengan mengisi
Laporan
Tindakan
Perbaikan (Format 9) dan mengirimkan kepada Direktur Jenderal Perikanan Budidaya cq. Direktur Produksi. Laporan tindakan perbaikan kemudian dijadikan bahan pertimbangan penetapan status pendelegasian pada periode selanjutnya.
BAB V PENUTUP Petunjuk Pelaksanaan Sertifikasi Cara Budidaya Ikan yang Baik merupakan pedoman bagi Dinas Provinsi untuk melaksanakan Pendelegasian sebagian tugas sertifikasi Cara Budidaya Ikan yang Baik serta unit pembudidayaan ikan untuk menjamin proses Sertifikasi CBIB dapat dilakukan secara efektif, terdokumentasi sesuai dengan sistem jaminan mutu dan keamanan hasil Perikanan Budidaya. DIREKTUR JENDERAL PERIKANAN BUDIDAYA, Ttd SLAMET SOEBJAKTO Disalin sesuai dengan aslinya Kepala Bagian Hukum, Organisasi, dan Humas
Agung Witjaksono
LAMPIRAN II PERATURAN DIREKTUR JENDERAL PERIKANAN BUDIDAYA NOMOR 66/PER-DJPB/2015 TENTANG PETUNJUK PELAKSANAAN PENDELEGASIAN SEBAGIAN TUGAS SERTIFIKASI CARA BUDIDAYA IKAN YANG BAIK KEPADA DINAS KELAUTAN DAN PERIKANAN PROVINSI Format 1
Nomor Lampiran Hal
: : :
[KOP SURAT PEMOHON] SURAT PERMOHONAN SERTIFIKASI CBIB ………………, ………… Permohonan Sertifikasi CBIB
Yth. Direktur Jenderal Perikanan Budidaya Cq. Direktur Produksi diJAKARTA Bersama ini kami mengajukan permohonan Sertifikasi Cara Budidaya Ikan yang Baik (CBIB) pada: 1. Nama unit budidaya : 2. Komoditas/jenis ikan: 3. Alamat : - Desa : - Kecamatan : - Kabupaten/Kota : - Provinsi :
...................................................…………………… ..............................................................……...…. ............................................................................ …………………....................................................... ……………….......................................................... ……………….......................................................... ………………..........................................................
Sebagai bahan penilaian pendahuluan kami lampirkan persyaratan sebagai berikut:
Copy Izin Usaha Perikanan (IUP) bagi unit usaha berbadan hukum/Tanda Pencatatan Usaha Pembudidayaan Ikan/Surat Keterangan bagi pembudidaya atau kelompok pembudidaya ikan; Data Unit Pembudidayaan Ikan (Format 2); Gambar Layout bangunan dan petakan Unit Pembudidayaan ikan Struktur Organisasi dan uraian tugas*) SPO dan formulir pencatatan budidaya ikan. Dalam pelaksanaan sertifikasi ini, kami bersedia mengikuti dan mematuhi ketentuan yang berlaku dalam proses penilaian sertifikasi CBIB. Demikian kami sampaikan, atas perhatiannya diucapkan terima kasih. Pimpinan ( Tembusan : 1. Kepala Dinas Kelautan dan Perikanan Provinsi; 2. Kepala Dinas Kelautan dan Perikanan Kab/Kota. Catatan : *) khusus untuk unit budidaya dengan personel ≥3 orang
)
Format 2 DATA UNIT USAHA PEMBUDIDAYAAN IKAN Data Umum 1 Nama Unit Pembudidayaan Ikan 2
Nama Pimpinan
3
HP/Telp dan Fax
4
Lokasi Usaha - Desa - Kecamatan - Kab/Kota - Propinsi
5
Luas bersih lahan budidaya
6
Status kepemilikan
7
Surat Keterangan Usaha/Dinas/IUP/TPUPI dilampirkan)
8
Tahun beroperasi
GPS:
(copy
Data Budidaya dan Produksi 1 Komoditas yang dibudidayakan 2
Asal benih lokasi)
3
Kapasitas produksi 1 x panen (ton)
4
Jumlah (kali/th)
5
Pembeli hasil panen (nama & kota)
(Nama
siklus
hatchery
&
pemeliharaan
Data Fasilitas (Gambar tata letak/lay-out bangunan dan unit budidaya dilampirkan) 1 Sumber air*): air tanah/mata air/ sungai ............................./waduk .............................. Jenis Fasilitas 2 Tambak/Kolam/KJA/Karamba/................... 3 Gudang - Pakan - Peralatan - Sarana lain ......... 4 Laboratorium - Kualitas air - Lainnya ... 5 Sarana Lain - Akomodasi pekerja - Tempat ibadah - Fasilitas sosial lain
Jumlah Ukuran Konstruksi
Rincian fasilitas untuk Tambak/Kolam 6 Tandon 7
Saluran air - Saluran pasok - Saluran buang
8
Pintu air - Pintu masuk - Pintu buang
Data Personel (Struktur organisasi dilampirkan bagi unit budidaya dengan pekerja ≥ 3 orang) Bagian Jumlah Pendidikan 1
Penanggung jawab produksi
2
Penanggung jawab mutu
3
Produksi
4
Mesin
5
Laboratorium
Format 3 [KOP SURAT PEMOHON] SURAT PERPANJANGAN SERTIFIKAT CBIB Nomor Lampiran Hal
: : :
………………, ………… Permohonan Perpanjangan Sertifikat CBIB
Yth. Kepala Dinas Kelautan dan Perikanan Provinsi ......................... Sehubungan dengan akan habisnya masa berlaku Sertifikat Cara Budidaya Ikan yang Baik (CBIB) nomor ..................................... pada tanggal ......................... , maka kami mengajukan permohonan perpanjangan Sertifikat CBIB pada: Nama Unit Budidaya
: ……………………………………………
Komoditas/jenis ikan
: ……………………………………………
Alamat
: Desa …………………… Kecamatan ……………………… Kab/Kota ……………………… Provinsi …………………………
kami lampirkan persyaratan sebagai berikut: Copy Izin Usaha Perikanan (IUP) bagi unit usaha berbadan hukum/Tanda Pencatatan Usaha Pembudidayaan Ikan/Surat Keterangan bagi pembudidaya atau kelompok pembudidaya ikan; Data Unit Pembudidayaan Ikan (Format 2); Gambar Layout bangunan dan petakan Unit Pembudidayaan ikan Struktur Organisasi dan uraian tugas*) SPO dan formulir pencatatan budidaya ikan. Dalam pelaksanaan sertifikasi ini, kami bersedia mengikuti dan mematuhi ketentuan yang berlaku dalam proses penilaian sertifikasi CBIB. Demikian kami sampaikan, atas perhatiannya diucapkan terima kasih. Pimpinan cap dan ttd (Nama lengkap & Jabatan) Tembusan : Kepala Dinas Kelautan dan Perikanan Kab/Kota. Catatan : Berilah tanda pada kotak yang sesuai ( )
Format 4 Tanda Terima Dokumen Permohonan Telah terima berkas CBIB dari : Nama Unit Budidaya : Lokasi : Tempat/tgl : Pemeriksaan Dokumen, Asesmen Kecukupan & Rencana Kerja No 1
Uraian Surat Permohonan (FL/01/PB/01) Copy IUP/TPUPI/Surat Keterangan Data unit budidaya Struktur Organisasi dan uraian tugas Gambar Layout bangunan dan petakan Tanggal Pemeriksaan
2 3 4 5
Pemeriksaan Dokumen (ada/tidak)
Asesmen kecukupan (Cukup/tidak)
......../....... /........
......../....... /........
.........................
.......................
Dilanjutkan/tidak* )
Dilanjutkan/tidak *)
Catatan
Nama Penerima/pemeriksa Tanda tangan Pemeriksa
KEPUTUSAN: Proses dilanjutkan/melengkapi dokumen*)
Keterangan: *) Coret yang tidak perlu Hal-hal yang perlu diperiksa dalam penilaian lapangan (sesuai kolom catatan): 1. 2. 3. Nama Asesor : Corry MP Tanggal Persiapan: Juli 2013 Tanda Tangan :
Format 5 KOP SURAT DINAS PROVINSI Nomor Lampiran Hal
: : :
tgl, bulan, tahun Kelengkapan Persyaratan Sertifikasi CBIB
Yth. Pimpinan Unit Usaha Budidaya……………………….. DI - Tempat
Sehubungan
dengan
permohonan
Saudara
untuk
Penerbitan/
Perpanjangan*) Sertifikat Cara Budidaya Ikan Yang Baik (CBIB) Nama Unit Budidaya
: ……………………………………………
Komoditas
: ……………………………………………
Alamat
: Desa ..………………… Kecamatan ………………………… Kab/Kota ………………………………………
berdasarkan hasil pemeriksaan kelengkapan persyaratan dokumen tersebut, mohon untuk melengkapi persyaratan dengan*): Copy Izin Usaha Perikanan (IUP) /Tanda Pencatatan Usaha Pembudidayaan Ikan/Surat Keterangan bagi pembudidaya atau kelompok pembudidaya ikan; Data Unit Pembudidayaan Ikan; Gambar Layout bangunan dan petakan Unit Pembudidayaan ikan; Struktur Organisasi dan uraian tugas**); Dokumen tersebut agar disampaikan segera kepada Dinas Kab/Kota ................. untuk dapat diproses lebih lanjut. Demikian disampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima kasih. Kepala Dinas Kelautan dan Perikanan Provinsi………………..,
Keterangan : *) Cantumkan persyaratan yang belum lengkap **) Bagi unit budidaya yang mempunyai ≥ 3 karyawan Tembusan : Kepala Dinas Kelautan dan Perikanan Kab/Kota ……….
…………………………………………
Format 6 [KOP SURAT DINAS PROVINSI] Nomor Lampiran Hal
: : :
……………, ………… Surat Perintah Tugas Asesmen Sertifikasi CBIB
Yth. Pimpinan Unit Budidaya …………… Desa ………… Kec ……..……. Kab ……….…… Sehubungan dengan Penerbitan/Perpanjangan/Pengawasan*) Sertifikat CBIB pada unit budidaya Saudara, maka perlu dilakukan penilaian oleh Asesor: No
Nama /NIP
Jabatan/Institusi
Keterangan
1.
Ketua Tim Asesor
2.
Asesor
3.
Dst
Asesor
Sehubungan dengan hal itu, kami harapkan kesediaan Saudara untuk mengijinkan dan membantu kelancaran pelaksanaan tugas Asesor dalam penilaian sertifikasi CBIB pada unit budidaya dimaksud. Demikian kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasama Saudara diucapkan terima kasih. Kepala Dinas Kelautan dan Perikanan Provinsi………………..,
.................................... ………………………………………… Keterangan : *) Coret yang tidak perlu Tembusan : Tembusan : 1. Direktur Jenderal Perikanan Budidaya cq Direktur Produksi; 2. Kepala Dinas Kelautan dan Perikanan Kab/Kota ……….
Format 7 KOP SURAT DINAS PROVINSI Nomor Lampiran Hal
: : : Permohonan Bantuan Asesor Sertifikasi CBIB
……………, …………
Yth. Direktur Produksi Direktorat Jenderal Perikanan Budidaya Di - Jakarta
Sehubungan dengan adanya rencana asesmen Sertifikasi CBIB pada tanggal .....s/d........ pada unit budidaya berikut:
No
Kabupaten / Kota
Jumlah Unit Pembudidayaan
Keterangan*) Komoditas
Baru
Perpanja ngan
Pengawa san
1. 2. 3. 4.
Dst mempertimbangkan keterbatasan Tim Asesor di Daerah, mohon kesediaan
Saudara untuk menugaskan Tim Asesor Sertifikasi CBIB Pusat atau UPT Lingkup Direktorat Jenderal Perikanan Budidaya untuk membantu pelaksanaan sertifikasi dimaksud. Demikian kami sampaikan, atas perhatian dan kerjsamanya, kami mengucapkan terima kasih.
Kepala Dinas Kelautan dan Perikanan Provinsi............................,
.................................. Keterangan: *) berikan tanda √ pada kolom yang sesuai
Format 8 CHECKLIST PENILAIAN CBIB Nama Unit Budidaya Lokasi dan Koordinat GPS Komoditas Nama Personil Unit Budidaya Nama Asesor Tanggal Penilaian No 1.
2.
3 3.1 3.2 3.3
3.4
3.5
4 4.1
4.2 4.3
4.4 4.5
Persyaratan Lokasi Unit usaha budidaya berada pada lingkungan yang sesuai di mana resiko keamanan pangan dari bahaya kimiawi, biologis dan fisik diminimalisir. SUPLAI AIR Unit usaha mempunyai sumber air yang baik dan air pasok terhindar dari sumber polusi. TATA LETAK DAN DESAIN Area usaha budidaya hanya digunakan untuk pembudidayaan ikan Unit usaha budidaya mempunyai desain dan tata letak yang dapat mencegah kontaminasi silang. Toilet, septic tank, gudang dan fasilitas lainnya terpisah dan tidak berpotensi mengkontaminasi produk budidaya. Unit usaha budidaya memiliki fasilitas pembuangan limbah cair ataupun padat yang ditempatkan di area yang sesuai. Wadah budidaya seperti karamba dan jaring di-desain dan dibangun agar menjamin kerusakan fisik ikan yang minimal selama pemeliharaan dan panen KEBERSIHAN FASILI-TAS & PERLENGKAPAN Unit usaha budidaya dan lingkungannya dijaga kondisi bersih & higienis. Dilakukan tindakan pencegahan terhadap binatang dan hama yang menyebabkan kontaminasi. BBM, bahan kimia (desinfektan, pupuk, reagen), pakan dan obat ikan disimpan dalam tempat yang terpisah dan aman. Wadah, perlengkapan dan fasilitas budidaya dibuat dari bahan yang tidak menyebabkan kontaminasi. Fasilitas dan perlengkapan dijaga dalam kondisi higienis dan
Kese suai an
Ketidaksesuaian Mn Mj Sr Kr ( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( ) ( )
( )
( )
( )
( )
( )
Keterangan (diisi asesor dengan kalimat PLOR)
No
5 5.1 5.2
6 6.1
6.2
7 7.1
8 8.1
8.2
8.3
8.4
8.5 8.6
Persyaratan dibersihkan sebelum dan sesudah digunakan; serta (bila perlu) didesinfeksi dengan desinfektan yang diizinkan. PERSIAPAN WADAH BUDIDAYA Wadah budidaya dipersiapkan dengan baik sebelum penebaran benih Dalam persiapan wadah dan air, hanya mengguna kan pupuk, probiotik dan bahan kimia yang direkomendasikan. PENGELOLAAN AIR Dilakukan upaya filterisasi air atau pengendapan serta menjamin kualitas air yang sesuai untuk ikan yang dibudidayakan. Monitor kualitas air sumber secara rutin untuk menja min kesehatan & kebersihan ikan yang dibudidayakan. BENIH Benih yang ditebar dalam kondisi sehat dan berasal dari unit pembenihan ber sertifikat & tidak mengan dung penyakit berbahaya maupun obat ikan PAKAN Pakan ikan yang digunakan memiliki nomor pendaftaran/ sertifikat yang dikeluarkan oleh Direktur Jenderal atau surat jaminan dari Institusi yang berkompeten. Pakan ikan disimpan dengan baik dalam ruang yang kering dan sejuk untuk menjaga kualitas serta digunakan sebelum tanggal kadaluarsa Pakan tidak dicampur bahan tambahan seperti antibiotik, obat ikan, bahan kimia lainnya atau hormon yang dilarang dan bahan tambahan harus terdaftar. Pakan buatan sendiri harus dibuat dari bahan yang direkomendasikan oleh DJPB dan tidak dicampur dengan bahanbahan terlarang (antibiotik, pestisida, logam berat) Pemberian pakan dilakukan dalam efisiensi sesuai dengan dosis yang direkomendasikan. Pakan berlabel/memiliki informasi yang mencantumkan komposisi, tanggal kadaluarsa, dosis dan cara pemberian dengan jelas dalam bahasa Indonesia.
Kese suai an
Ketidaksesuaian Mn Mj Sr Kr
( )
( )
( ) ( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( ) ( )
( )
( )
( )
( )
( )
Keterangan (diisi asesor dengan kalimat PLOR)
No 9 9.1
9.2
9.3 9.4
9.5
9.6
10 10.1
10.2 10.3 10.4 11 11.1 11.2 11.3
11.4
12 12.1
Persyaratan PENGGUNAAN BAHAN KIMIA, BAHAN BIOLO-GI DAN OBAT IKAN Hanya menggunakan obat ikan, bahan kimiawi dan biologis yang diizinkan (dengan nomor registrasi dari DJPB) Penggunaan obat yang diizinkan sesuai petunjuk dan pengawasan (obat keras harus digunakan di bawah pengawasan petugas yang berkompeten) Obat ikan, bahan kimia dan biologis disimpan dengan baik sesuai spesifikasi. Penggunaan obat ikan, bahan kimia dan bahan biologis sesuai instruksi dan ketentuan/petunjuk pada label. Dilakukan test untuk mendeteksi residu obat ikan dan bahan kimia dengan hasil di bawah ambang batas. Obat ikan, bahan kimia dan bahan biologi yang digunakan mempunyai label yang menjelaskan: dosis dan aturan pemakaian, tanggal kadaluarsa dan masa henti obat yang ditulis dalam bahasa Indonesia. PENGGUNAAN ES DAN AIR Air bersih digunakan dan tersedia dalam jumlah yang cukup untuk panen, penanganan hasil dan pembersihan. Es hanya berasal dari pemasok yang disetujui dan menggunakan air minum/ bersih Es diterima dalam kondisi saniter Es ditangani dan disimpan dalam kondisi higienis PANEN Perlengkapan & peralatan mudah dibersihkan dan dijaga dalam kondisi bersih dan higienis Panen dipersiapkan dengan baik untuk menghindari pengaruh temperatur yang tinggi pada ikan. Pada saat panen dilakukan upaya untuk menghindari terjadinya penurunan mutu dan kontaminasi ikan Penanganan ikan dilakukan secara higienis dan efisien sehingga tidak menim-bulkan kerusakan fisik PENANGANAN HASIL Peralatan dan perleng-kapan
Kese suai an
Ketidaksesuaian Mn Mj Sr Kr
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( ) ( ) ( ) ( )
( )
( )
( ) ( )
( )
( )
( )
( ) ( )
Keterangan (diisi asesor dengan kalimat PLOR)
No
12.2 12.3
12.4
13 13.1
13.2
13.3
13.4
14 14.1
15 15.1
15.2
15.3
Persyaratan untuk penanganan hasil mudah dibersihkan dan didisinfeksi (bila perlu) serta selalu dijaga dalam keadaan bersih Ikan mati segera didingin-an dan diupayakan suhunya mendekati 0° C di seluruh bagian. Proses penanganan seperti pemilihan, penimbangan, pencucian, pembilasan, dll dilakukan dengan cepat dan higienis tanpa merusak produk. Berdasarkan persyaratan yang berlaku, bahan tambahan & kimia yang dilarang tidak digunakan pada ikan yang diangkut. PENGANGKUTAN Peralatan dan fasilitas pengangkutan yang digunakan mudah dibersihkan dan selalu terjaga kebersihannya (boks, wadah, dll) Pengangkutan dalam kon disi higienis untuk meng-hindari kontaminasi (seper ti udara, tanah, air, bahan kimia, dll) dan kontaminasi silang. Suhu produk selama pengangkutan mendekati suhu cair es (0°C) pada seluruh bagian produk Tambahan Pertimbangan untuk penanganan dan pengangkutan ikan hidup Ikan hidup ditangani dan dijaga dalam kondisi yang tidak menyebabkan kerusakan fisik atau kontaminasi PEMBUANGAN LIMBAH Limbah (cair, padat dan berbahaya) dikelola (dikumpulkan & dibuang) dengan cara yang higienis dan saniter untuk mencegah kontaminasi PENCATATAN Dilakukan rekaman pada jenis dan asal pakan (pakan pabrikan) serta bahan baku pakan ikan (untuk pakan buatan sendiri). Penyimpanan rekaman penggunaan obat ikan, bahan kimia dan bahan biologi atau perlakuan lain selama masa pemeliharaan. Penyimpanan rekaman kualitas air (air sumber, air pasok, air pemeliharaan dan limbah cair) sesuai kebutuhan (lihat poin 6).
Kese suai an
Ketidaksesuaian Mn Mj Sr Kr
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
Keterangan (diisi asesor dengan kalimat PLOR)
No
Persyaratan
Kese suai an
15.4 Penyimpanan rekaman kejadian penyakit yang mungkin berdampak pada keamanan pangan produk perikanan 15.5 Rekaman panen disimpan dengan baik. 15.6 Catatan/ Rekaman pengangkutan Ikan disimpan dengan baik 16 TINDAKAN PERBAIKAN 16.1 Tindakan perbaikan (atas bahaya kemanan pangan) dilakukan sebagai kegiatan yang rutin dan terkendali. Tindakan perbaikan dilakukan dengan tepat dan segera sesuai dengan masalah yang ditemukan. 17 PELATIHAN 17.1 Pemilik unit usaha atau pekerja sadar dan terlatih (pelatihan, seminar, workshop, socialization, dsb) dalam mencegah dan mengendalikan bahaya keamanan pangan dalam perikanan budidaya. 18 KEBERSIHAN PERSONIL 18.1 Pekerja yang menangani ikan dalam kondisi sehat.
( )
( )
( )
( )
Keterangan (diisi asesor dengan kalimat PLOR)
( ) ( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
TIM PENILAI :
Pemeriksaan oleh Tim Reviewer Nama Reviewer:
Ketidaksesuaian Mn Mj Sr Kr
ttd
1. ………………………… (…………………)
Tanggal: Catatan: [
2. ………………………… (…………………)
] .............................................................. 3. ………………………… (…………………)
Kesimpulan: sesuai/perlu penjelasan Tindak lanjut:..................................................
Format 9 LAPORAN HASIL ASESMEN LAPANGAN Nama Unit Budidaya Lokasi dan Koordinat GPS Komoditas Nama Personil Unit Budidaya Nama Asesor Tanggal Penilaian Jumlah Ketidaksesuaian Minor
: : : : : : : :
Mayor
:
Serius
:
Kritis
:
Referensi No [ ], [ ], [ ] [ ], [ ], [ ] [ ], [ ], [ ] [ ], [ ], [
: ], [
], [
], [
], [
], [
], [
], [
], [
], [
], [
], [
], [
], [
], [
], [
], [
], [
], [
], [
], [
], [
], [
], [
]
Uraian Temuan Ketidaksesuaian : (diisi Asesor dengan kalimat PLOR sesuai checklist) No.
Tindakan perbaikan disampaikan selambatnya tanggal:.......................
*Coret yang tidak perlu Pimpinan/perwakilan Unit Budidaya Ikan
TIM PENILAI 1. ………………… (…………………) 2. ………………… (…………………)
( ...........................................) Pemeriksaan oleh Tim Reviewer Nama Reviewer: ttd Tanggal: Catatan: [ ] ......................................... Kesimpulan: sesuai/perlu penjelasan Tindak lanjut:..................................................
3. ………………… (…………………)
Format 10 LAPORAN TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENINJAUAN Nama Asesi
:
Lokasi
:
Tanggal Penilaian :
No
Temuan
Tindakan Hasil Perbaikan Target Tanggal Peninjauan (bukti Selesai Selesai (diisi Tim dilampirkan) Asesor)
Kesimpulan (diisi Tim Asesor)
1 2 3 4 5 6
(Verifikasi Tim Asesor) Tanggal penerimaan Dokumen: Tanggal peninjauan Dokumen : Nama Asesor CBIB : Tandatangan : Hasil akhir*):
Pemeriksaan oleh Tim Reviewer Nama Reviewer: ttd Tanggal: Catatan: [ ] .............................................................. Kesimpulan: sesuai/perlu penjelasan Tindak lanjut:..................................................
(diisi oleh Penanggung Jawab unit budidaya) Tanggal Kirim : Nama : Jabatan : Tandatangan & Cap
Format 11 LAPORAN PENILAIAN/PENGAWASAN/VERIFIKASI)* SERTIFIKASI CBIB MEMORANDUM Nomor: Yth Dari Hal Tanggal
: : : :
Kepala Dinas Asesor CBIB …………………, .......................... , .......................... Laporan Penilaian Penerbitan/Perpanjangan/Pengawasan*) Sertifikat CBIB ……………………………………
Sehubungan dengan telah dilaksanakannya penilaian Sertifikasi CBIB pada tanggal ................ berdasarkan SPT No. ................. di kabupaten/ Kota..............................., dapat kami laporkan hasil penilaian sebagai berikut:
Nama Unit Budidaya
No
Lokasi
Komoditas
Wadah budidaya
JumlahTemuan Mn
My
Sr Kr
PENERBITAN (Baru) 1 2 PERPANJANGAN 1 2 PENGAWASAN 1 2 Sebagai dokumen kelengkapan dalam proses Sertifikasi CBIB, 5 hari setelah proses penilaian kami telah menyerahkan kepada Sekretariat CBIB Provinsi -Bidang Perikanan Budidaya: -
Dokumen permohonan, termasuk Data Unit Pembudidayaan Ikan Checklist penilaian lapangan Hasil penilaian lapangan
Bilamana laporan tindakan perbaikan diterima dari unit budidaya tersebut, maka akan segera dilakukan peninjauan sesuai mekanisme sertifikasi CBIB, serta hasilnya akan segera disampaikan kepada Sekretariat CBIB Provinsi. Demikian kami sampaikan, atas perhatian dan arahan Bapak selanjutnya, diucapkan terimakasih .................................. *) Coret yang tidak perlu Tembusan : Kepala Bidang Perikanan Budidaya
Format 12 [KOP SURAT DINAS PROVINSI] Nomor Lampiran Hal
: : :
……………, ………… Laporan Hasil Sertifikasi CBIB
Yth. Direktur Jenderal Perikanan Budidaya cq. Direktur Produksi Di – Jakarta Berdasarkan hasil penilaian Sertifikasi CBIB oleh Tim Asesor CBIB Dinas Kelautan dan Perikanan Provinsi………………… pada periode tanggal ……s/d…… sebanyak ………unit, terlampir kami sampaikan Hasil Asesmen Lapangan untuk masing-masing unit pembudidayaan ikan yang dilengkapi dengan Laporan Hasil Asesmen Lapangan (FL/10/PB/001) dan Data Umum masing-masing Unit Pembudidaya Ikan, untuk diproses lebih lanjut Demikian kami sampaikan, atas perhatian dan persetujuan Bapak, kami mengucapkan terima kasih. Kepala Dinas Kelautan dan Perikanan Provinsi …………………………….
…………………………………….
Format 13 Rekapitulasi Hasil Penilaian Tim Sertifikasi Provinsi………………………………. Periode: .... - ..... - ..... sampai ..... - ..... - ... Jumlah No
Unit Pembudidayaan
Komoditas
Lokasi
Ketidaksesuaian Mn
My
Sr
Kr
Penilaian Baru 1. 2. 3. 4. 5.
Dst Perpanjangan
1. 2. 3. 4. 5.
dst Pengawasan
1. 2. 3. 4. 5.
dst
Tempat, tanggal-bulan-tahun
(nama jelas) Jabatan
Format 14 Tanda Terima Sertifikat CBIB Sehubungan dengan penerbitan Sertifikat Cara Budidaya Ikan Yang Baik (CBIB) pada bulan ....................... Tahun ....................... maka telah diserahterimakan Sertifikat CBIB sebagai berikut: No
Nama Unit Budidaya
Lokasi
Tanggal
Tanda Tangan Penerima
............................. , ....................................... Yang menyerahkan
(nama jelas) instansi
Format 15 JADWAL PENGAWASAN DAN PENILAIAN ULANG SERTIFIKASI CBIB TAHUN ......... No A
Nama Unit Budidaya
Rencana Pengawasan Bulan Nama Lokasi 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Pengawas
Pengawasan
1 2 3 4 B
Penilaian Ulang
1 2 3 4 5
Disusun di
:
Pada Tanggal : Disusun Oleh : Tanda Tangan :
(Sebutkan nama & jabatan dalam Tim Sertifikasi)
Format 16 CHECKLIST VERIFIKASI PENDELEGASIAN SERTIFIKASI CBIB
Otoritas Kompeten (OK) Daerah Nama Pimpinan OK Nama Penanggung Jawab Sertifikasi CBIB Nama Auditi Nama Auditor Tanggal Audit
No
Uraian
1.
DUKUNGAN MANAJEMEN
1.1
Kelembagaan Pelaksana Sertifikasi CBIB di daerah
1.2
Peraturan, Juklak, Juknis CBIB
1.3
Ketersediaan dan keaktifan Fasilitator
1.4
Ketersediaan dan keaktifan Auditor
1.5
Ketersediaan Sarana & Prasarana
1.6
Dukungan anggaran (sumber dan jumlah)
2.
DOKUMENTASI
2.1
Kelengkapan surat permohonan sertifikasi CBIB
2.2
Tanda Terima Permohonan
2.3
Jadwal Audit
2.4
Surat Perintah Tugas
2.5
Checklist Audit CBIB
2.6
Hasil Penilaian Lapang
2.7
Tindakan Perbaikan
2.8
Laporan Tinjauan Tindakan Perbaikan
2.9
Laporan Penilaian Auditor
2.10
Laporan Kepala Dinas ke Dirjen
Tidak / Belum
Ya / Ada / Lengkap Kurang
Cukup
Baik
Keterangan
2.11
Copy Sertifikat CBIB
2.12
Jadwal Pengawasan
2.13
Data unit pembudidayaan ikan
2.14
Copy Sertifikat Auditor & Fasilitator
3.
HASIL AUDIT
3.1.
Kelengkapan dokumen hasil audit
3.2
Keakuratan hasil audit
3.3
Persentase dokumen yang lengkap
3.4
KPI (Key Performance Indicator)
4
PELAKSANAAN SERTIFIKASI
4.1
Jarak waktu penugasan dan audit lapangan
4.2
Koordinasi antara Sekretariat dengan Auditor
4.3
Koordinasi antara Auditor dengan Unit Pembudidayaan Ikan
4.4
Laporan hasil audit oleh Auditor kepada Kepala Dinas
4.5
Laporan hasil audit oleh Kepala Dinas kepada DJPB
4.6
Pencapaian target Sertifikasi CBIB Jumlah Persentasi (%)
Kategori: ..………..
5
KESIMPULAN
5.1
Dukungan Manajemen
52
Dokumentasi
5.3
Hasil Audit
5.4
Pelaksanaan Sertifikasi
6 6.1
TINDAKAN PERBAIKAN Dukungan Manajemen
6.2
Dokumentasi
6.3
Hasil Audit
6.4
Pelaksanaan Sertifikasi
AUDITI
AUDITOR
________________________
__________________
DIREKTUR JENDERAL PERIKANAN BUDIDAYA, Ttd SLAMET SOEBJAKTO Disalin sesuai dengan aslinya Kepala Bagian Hukum, Organisasi, dan Humas
Agung Witjaksono
