NABÍDKOVÉ ŘÍZENÍ CDR/DE/39/2014
DOKUMENT č. 2 přiložený k výzvě k podávání nabídek
VÍCESTRANNÁ RÁMCOVÁ SMLOUVA O POSKYTOVÁNÍ SLUŽEB CDR/DE/39/2014 VNĚJŠÍ VZTAHY
CS
VÍCESTRANNÁ RÁMCOVÁ SMLOUVA O POSKYTOVÁNÍ SLUŽEB RÁMCOVÁ SMLOUVA Č. – CDR/DE/39/2014
Evropská unie (dále jen „Unie“), zastoupená Výborem regionů (dále jen „veřejný zadavatel“), jehož za účelem podpisu této rámcové smlouvy zastupuje pan Kyriakos Tsirimiagos, vedoucí oddělení pro předběžné plánování, studie a akademické sítě, na straně jedné a [úplný oficiální název] [oficiální právní forma]1 [zákonné registrační číslo (IČ)] [úplná oficiální adresa] [registrační číslo pro účely DPH (DIČ)] (dále jen „poskytovatel“), jehož za účelem podpisu této rámcové smlouvy zastupuje [jméno, příjmení a funkce,] [Výše uvedené strany, které jsou dále společně označovány jako „poskytovatel“, odpovídají vůči veřejnému zadavateli za plnění této rámcové smlouvy společně a nerozdílně.] na straně druhé
1
Vymažte, je-li poskytovatelem služby fyzická osoba nebo veřejnoprávní subjekt.
1/37
SE DOHODLI
na zvláštních podmínkách, všeobecných podmínkách rámcových smluv o poskytování služeb, vzorové zvláštní smlouvě a následujících přílohách: Příloha I
Zadávací dokumentace (č. CDR/DE/39/2014 ze dne [doplňte datum])
Příloha II
Nabídka poskytovatele (č. [doplňte] ze dne [doplňte datum])
Příloha III
Finanční identifikační list
Příloha IV
Formulář právního subjektu
které jsou nedílnou součástí této rámcové smlouvy (dále jen „rámcová smlouva“). − − − − −
Zvláštní podmínky mají přednost před podmínkami uvedenými v ostatních částech rámcové smlouvy. Všeobecné podmínky mají přednost před podmínkami uvedenými ve vzorové zvláštní smlouvě. Podmínky uvedené ve vzorové zvláštní smlouvě mají přednost před podmínkami uvedenými v ostatních přílohách. Podmínky uvedené v zadávací dokumentaci (příloha I) mají přednost před podmínkami v nabídce (příloha II). Podmínky uvedené v rámcové smlouvě mají přednost před podmínkami uvedenými ve zvláštních smlouvách.
2/37
I
ZVLÁŠTNÍ PODMÍNKY
ČLÁNEK I.1 – PŘEDMĚT RÁMCOVÉ SMLOUVY I.1.1
Předmětem této rámcové smlouvy je provedení úkolů podle zadávací dokumentace, jež tvoří přílohu I tohoto dokumentu.
I.1.2
Podpisem rámcové smlouvy nevzniká veřejnému zadavateli povinnost uskutečnit nákup. Pro veřejného zadavatele je závazné pouze plnění rámcové smlouvy na základě zvláštních smluv.
I.1.3
Vícestranná rámcová smlouva
Poskytovatel je stranou vícestranné kaskádové rámcové smlouvy a je vybrán jako [doplňte] v pořadí.
ČLÁNEK I.2 – NABYTÍ ÚČINNOSTI A DOBA ÚČINNOSTI I.2.1
Rámcová smlouva nabývá účinnosti dnem, kdy ji podepíše poslední ze smluvních stran.
I.2.2
Plnění rámcové smlouvy nesmí v žádném případě započít dříve nežli v den, kdy smlouva nabývá účinnosti. Poskytování plnění nelze za žádných okolností zahájit dříve nežli v den, kdy nabývá účinnosti zvláštní smlouva.
I.2.3
Rámcová smlouva se uzavírá na dobu dvanácti měsíců s účinkem ke dni, kdy nabývá účinnosti. Není-li stanoveno jinak, počítají se všechny lhůty uvedené v rámcové smlouvě v kalendářních dnech.
I.2.4
Zvláštní smlouvy podepisují obě strany před ukončením účinnosti rámcové smlouvy. Rámcová smlouva se na zvláštní smlouvy použije i poté, co skončí doba její účinnosti. Zvláštní smlouvy musí být splněny nejpozději šest měsíců od tohoto termínu.
I.2.5
Prodloužení doby účinnosti rámcové smlouvy
Dobu účinnosti rámcové smlouvy lze automaticky prodloužit až třikrát za týchž podmínek, pokaždé na dobu nejdéle jednoho roku, pokud jedna ze smluvních stran nezašle písemné oznámení v opačném smyslu, které je druhé straně doručeno tři měsíce před uplynutím období podle článku I.2.3. Doba trvání smlouvy může být nejvýše čtyři roky. Prodloužení doby účinnosti smlouvy nemá za účinek změnu ani odklad stávajících povinností.
3/37
ČLÁNEK I.3 – CENY I.3.1
Hodnota rámcové smlouvy činí nejvýše [ ] ([ ]) EUR. Toto ustanovení však nelze za žádných okolností vykládat jako závazek veřejného zadavatele pořídit nákup za tuto maximální částku.
Maximální ceny služeb jsou uvedeny v příloze II. I.3.2
Cenová revize
Ceny jsou pevné a během prvního roku účinnosti rámcové smlouvy je nelze revidovat. Na začátku druhého a každého následujícího roku doby účinnosti rámcové smlouvy lze 80 % z jednotlivých cen revidovat, a to směrem nahoru či dolů, pokud o takovou revizi písemně požádá jedna ze smluvních stran nejpozději tři měsíce před výročím podpisu smlouvy. Do patnácti dnů od doručení žádosti potvrdí druhá smluvní strana, že žádost obdržela. Nové ceny budou oznámeny, jakmile bude k dispozici konečný index. Veřejný zadavatel nakupuje na základě cen platných v den, kdy zvláštní smlouvu podepíše poslední smluvní strana. Tyto ceny nelze revidovat. Při cenové revizi se vychází z vývoje harmonizovaných indexů spotřebitelských cen (HISC) ISCMU ve výši uvedené při jejich prvním zveřejnění v měsíčním vydání „Data in Focus“ na stránkách Eurostatu na adrese http://www.ec.europa.eu/eurostat/. Revize je prováděna podle následujícího vzorce: Ir Pr = Po x (0,2+0,8 — ) Io, kde Pr Po Io Ir
= = = =
revidovaná cena; cena v původní nabídce; index za měsíc, v němž končí lhůta pro podávání nabídek; index za měsíc, v němž byla doručena žádost o cenovou revizi.
4/37
I.3.3
Náhrada výdajů
Nad rámec maximální celkové ceny uvedené v jednotlivé zvláštní smlouvě jsou hrazeny výdaje na dopravu, pobyt a ubytování jiné než uvedené v zadávací dokumentaci, a to podle článku II.16 na základě příslušných pravidel pro experty zpravodajů a řečníky Výboru regionů.
ČLÁNEK I.4 – ZPŮSOB ÚHRADY A PLNĚNÍ RÁMCOVÉ SMLOUVY I.4.1
Vícestranná kaskádová rámcová smlouva
Zašle-li veřejný zadavatel poskytovateli zvláštní smlouvu, je poskytovatel povinen mu do deseti pracovních dnů doručit tuto smlouvu řádně podepsanou a opatřenou datem, s výjimkou poznámek ke spisu a přehledů základních informací, pro něž platí lhůta v délce pěti pracovních dnů. Nemůže-li poskytovatel smlouvu přijmout, je v uvedené lhůtě povinen uvést důvody svého odmítnutí a veřejný zadavatel je oprávněn zvláštní smlouvu zaslat dalšímu poskytovateli na seznamu. Pokud poskytovatel výše uvedenou lhůtu nedodrží nebo nedojde ke shodě o rozdělení zdrojů, má se za to, že nemůže tuto smlouvu přijmout. Bude-li zvláštní smlouva během plnění smlouvy částečně splacena více než jednou, je Výbor oprávněn zadat budoucí zvláštní smlouvy dalšímu poskytovateli na seznamu. Lhůta pro poskytnutí plnění počíná běžet dnem, kdy poskytovatel podepíše zvláštní smlouvu, pokud není v dokumentu uvedeno jiné datum. I.4.2
Průběžná platba
Poskytovatel předloží fakturu na průběžnou platbu v hodnotě 30 % z celkové ceny uvedené v příslušné zvláštní smlouvě. K fakturám na průběžnou platbu je přiložena zpráva o pokroku či jiný doklad v souladu s příslušnou zvláštní smlouvou. Veřejný zadavatel provede platbu ve lhůtě 60 dnů od doručení faktury. Na žádost veřejného zadavatele předloží poskytovatel ve lhůtě 20 dnů doplňující či opravené údaje, novou zprávu o pokroku či další doklady. I.4.3
Výplata zůstatku
Na výplatu zůstatku předloží poskytovatel fakturu. K faktuře je přiložena závěrečná zpráva o pokroku či jiný doklad v souladu s příslušnou zvláštní smlouvou. Veřejný zadavatel provede platbu ve lhůtě 90 dnů od doručení faktury. Na žádost veřejného zadavatele předloží poskytovatel ve lhůtě 30 dnů doplňující či opravené údaje, novou závěrečnou zprávu o pokroku či další doklady.
5/37
ČLÁNEK I.5 – FAKTURA A BANKOVNÍ ÚČET Všechny faktury musí být adresovány na: Committee of the Regions Directorate for Administration Budget and Finance Unit Accounting service 101 Rue Belliard B -1040 Brussels Platby jsou prováděny ve prospěch níže uvedeného poskytovatelova bankovního účtu vedeného v eurech: Název banky: Úplná adresa pobočky: Přesný název/jméno majitele účtu: Úplné číslo účtu včetně kódu: Kód IBAN:
ČLÁNEK I.6 – ÚDAJE PRO PÍSEMNÝ STYK A SPRÁVCE ÚDAJŮ Pro účely článku II.6 je správcem údajů Kyriakos Tsirimiagos, vedoucí oddělení pro předběžné plánování, studie a akademické sítě. Pro písemný styk platí následující adresy: Veřejný zadavatel: Committee of the Regions Directorate for Horizontal Policies and Networks Unit E1 – Forward Planning, Studies and Academic Networks Mr Kyriakos Tsirimiagos 101 rue Belliard B-1040 Brussels Email:
[email protected]
6/37
Poskytovatel: [Úplné jméno či název] [Funkce] [Název společnosti] [Úplná oficiální adresa] E-mail: [doplňte]
ČLÁNEK I.7 – ROZHODNÉ PRÁVO A ŘEŠENÍ SPORŮ I.7.1
Rámcová smlouva se řídí právem Unie, doplněným v případě potřeby vnitrostátním hmotným právem Belgie.
I.7.2
Případné spory mezi stranami, jež se týkají výkladu, použití nebo platnosti rámcové smlouvy a jež nelze vyřešit smírným způsobem, je třeba řešit prostřednictvím soudů v Bruselu.
ČLÁNEK I.8 – VYUŽITÍ VÝSLEDKŮ RÁMCOVÉ SMLOUVY I.8.1
Způsoby využití
V souladu s článkem II.10.2, na jehož základě Unie nabývá vlastnické právo k výsledkům vymezeným v zadávací dokumentaci (příloha I), lze těchto výsledků využívat k libovolnému z níže uvedených účelů: a)
použití pro vlastní účely: (i) (ii)
(iii) (iv) (v)
b)
zpřístupňování zaměstnancům veřejného zadavatele, zpřístupňování osobám a subjektům, jež pro veřejného zadavatele pracují či s ním kooperují, včetně zhotovitelů, dodavatelů, poskytovatelů a subdodavatelů, ať již se jedná o právnické či fyzické osoby, a dále včetně orgánů, institucí a jiných subjektů Unie a orgánů členských států, instalace, nahrávání a zpracovávání, úpravy, kompilace, slučování a vyhledávání, kopírování a reprodukce v plném či částečném rozsahu a v neomezeném množství kopií,
veřejná distribuce: (i) (ii) (iii)
zveřejňování kopií v papírové podobě, zveřejňování v elektronickém či digitálním formátu, zveřejňování na internetu v podobě souboru, jejž lze/nelze stáhnout,
7/37
(iv) (v) (vi) (vii) (viii) c)
vysílání pomocí libovolné přenosové techniky, veřejná prezentace či předvedení na veřejnosti, sdělování prostřednictvím tiskových informačních služeb, zařazování do široce přístupných databází či rejstříků, v ostatních případech v libovolné formě a libovolnou metodou,
úpravy, jež provádí veřejný zadavatel či jeho jménem třetí osoba: (i) (ii) (iii) (iv)
zkracování, pořizování souhrnů, obsahové úpravy, technické změny obsahu: − − − −
(v) (vi) (vii) (viii) (ix) (x) (xi)
přidávání nových prvků, názvů odstavců, úvodních informací, zvýraznění tučným písmem, přidávání legend, obsahů, shrnutí, grafických prvků, titulků, zvuku atd., zpracování ve zvukové podobě, zpracování v podobě prezentace, animace, série piktogramů, prezentace diapozitivů, veřejné prezentace atd., pořízení výtahu či rozdělení na části, použití konceptu či příprava odvozeného díla, digitalizace či konverze formátu pro účely uchovávání či použití, úprava rozměrů, překlad, titulkování a dabing v různých jazykových verzích: − − − −
d) e)
potřebné opravy technických chyb, přidávání nových součástí či funkcí, změna funkcí, poskytování doplňujících informací o výsledku (např. zdrojového kódu) třetím osobám s cílem provádět úpravy,
angličtina, francouzština, němčina, všechny úřední jazyky EU, jazyky používané v EU, jazyky kandidátských zemí,
způsoby využití vyjmenované v článku II.10.4, právo udělovat třetím osobám autorizaci, licence či – v případě dříve založených práv, k nimž byla udělena licence – sublicence ke způsobům využití uvedeným v písm. a) až d).
Zjistí-li veřejný zadavatel, že úpravy svým rozsahem překračují rozsah uvedený ve smlouvě, obrátí se na poskytovatele. Poskytovatel v případě potřeby vyvine úsilí o získání souhlasu tvůrců a dalších majitelů práv. Poskytovatel veřejnému zadavateli odpoví ve lhůtě jednoho měsíce a udělí mu bezplatný souhlas včetně předložení případných návrhů na úpravy. Tvůrce je oprávněn zamýšlené
8/37
úpravy odmítnout pouze v případě, že by mohly způsobit újmu jeho cti či pověsti nebo narušit celistvost díla. I.8.2
Dříve založená práva a převod práv
K veškerým dříve založeným právům je Unii udělena licence v souladu s článkem II.10.3. V souladu s článkem II.10.5 předloží poskytovatel veřejnému zadavateli seznam dříve založených práv a práv třetích osob včetně práv jeho personálu, tvůrců či dalších majitelů práv. Poskytovatel předloží relevantní a vyčerpávající důkazy o tom, že nabyl veškerá potřebná dříve založená práva a práva třetích osob, nejpozději v okamžiku, kdy předkládá závěrečnou zprávu. Tuto povinnost by měl poskytovatel splnit předložením prohlášení podle přílohy A, prohlášení třetích osob podle přílohy B a předložením relevantních důkazů vyjmenovaných v článku II.10.5.
ČLÁNEK I.9 – UKONČENÍ SMLOUVY JEDNOU ZE SMLUVNÍCH STRAN Kterákoli smluvní strana je oprávněna buď samotnou rámcovou smlouvu, nebo rámcovou smlouvu včetně zvláštních smluv jednostranně ukončit se lhůtou jednoho měsíce, a to formálním oznámením druhé smluvní straně a aniž by byla povinna hradit kompenzaci. Pokud by rámcovou smlouvu či zvláštní smlouvy ukončoval veřejný zadavatel, má poskytovatel pouze nárok na platbu za dílčí poskytnutí služeb, jež byly objednány před dnem ukončení smlouvy. Použije se čl. II.14.3 pododst. 1. PODPISY Za poskytovatele
Za veřejného zadavatele
[název společnosti/jméno/příjmení/funkce]
pan Kyriakos Tsirimiagos, vedoucí oddělení pro předběžné plánování, studie a akademické sítě
podpis[y]: _______________________
podpis[y]: _______________________
V[
V [Bruselu] [dne]
] [dne]
Ve dvojím vyhotovení v češtině.
9/37
II
VŠEOBECNÉ PODMÍNKY O POSKYTOVÁNÍ SLUŽEB
RÁMCOVÝCH
SMLUV
ČLÁNEK II.1 – PLNĚNÍ RÁMCOVÉ SMLOUVY II.1.1 Poskytovatel plní rámcovou smlouvu na nejvyšší odborné úrovni. II.1.2 Poskytovatel nese výlučnou odpovědnost za kroky nezbytné k získání veškerých povolení a licencí, jež pro plnění rámcové smlouvy vyžadují právní a správní předpisy platné v místě, kde má poskytovatel realizovat zadaná plnění. II.1.3 Aniž je dotčen článek II.4, odkazy v rámcové smlouvě na poskytovatelův personál se vztahují výlučně na osoby, jež se na plnění této smlouvy podílejí. II.1.4 Poskytovatel je povinen zajistit, aby personál, jenž se podílí na plnění rámcové smlouvy, měl odbornou kvalifikaci a zkušenosti požadované pro poskytování plnění, jež jsou mu zadána. II.1.5 Poskytovatel nezastupuje veřejného zadavatele, ani se nechová způsobem, který by takový dojem vyvolával. Třetí osoby je povinen informovat o tom, že není součástí evropské veřejné služby. II.1.6 Za personál, jenž poskytuje plnění mu zadaná, nese poskytovatel výlučnou odpovědnost. V rámci zaměstnaneckých či služebních vztahů se svým personálem je poskytovatel povinen zajistit, aby: (a) (b)
personál, jenž poskytuje plnění zadaná poskytovateli, nemohl dostávat přímé pokyny od veřejného zadavatele; veřejného zadavatele nebylo možno za žádných okolností pokládat za zaměstnavatele personálu podle písm. a) a aby se personál zavázal, že se nebude vůči veřejnému zadavateli dovolávat žádných práv ze smluvního vztahu mezi veřejným zadavatelem a poskytovatelem.
II.1.7 Pokud člen poskytovatelova personálu způsobí při výkonu práce v prostorách veřejného zadavatele incident nebo pokud jeho zkušenosti a/nebo odbornost neodpovídají požadavkům rámcové smlouvy, je poskytovatel povinen tuto osobu neprodleně nahradit. O náhradu takové osoby je veřejný zadavatel oprávněn požádat s uvedením důvodů. Člen personálu, jenž nastoupí na uvolněné místo, musí mít potřebnou kvalifikaci a musí být schopen plnit rámcovou smlouvu za stejných smluvních podmínek. Poskytovatel nese odpovědnost za prodlení při poskytování uvedených plnění, k němuž v důsledku takové náhrady dojde.
10/37
II.1.8 Pokud by nějaká nepředvídatelná událost, činnost nebo opomenutí – ať již přímo či nepřímo, částečně či v plném rozsahu – bránily poskytování zadaných plnění, je poskytovatel povinen okamžitě a z vlastního podnětu tuto skutečnost zaznamenat a oznámit ji veřejnému zadavateli. Ve zprávě popíše problém, uvede datum, od nějž se daný problém vyskytuje, a popíše nápravná opatření, jež přijal v zájmu řádného splnění svých povinností z rámcové smlouvy. V takovém případě dává poskytovatel přednost vyřešení problému před určením hmotné odpovědnosti. II.1.9 Neplní-li poskytovatel své povinnosti z rámcové či zvláštní smlouvy, je veřejný zadavatel oprávněn úměrně k rozsahu nesplněných povinností snížit objem vyplácených prostředků, nebo je získat zpět; tím není dotčeno právo veřejného zadavatele rámcovou smlouvu či zvláštní smlouvu ukončit. Veřejný zadavatel je dále oprávněn požadovat kompenzaci nebo vymáhat náhradu stanovené škody podle článku II.12.
ČLÁNEK II.2 – ZPŮSOBY KOMUNIKACE II.2.1 Veškerá komunikace o rámcové smlouvě nebo jejím plnění musí mít písemnou formu a uvádět číslo rámcové smlouvy a případně též zvláštní smlouvy. Má se za to, že komunikace proběhla, je-li dané sdělení doručeno příjemci, nestanoví-li rámcová smlouva jinak. II.2.2 U elektronické komunikace se má za to, že byla druhé smluvní straně doručena v den odeslání, za předpokladu, že je zaslána adresátům uvedeným v článku I.6. Aniž je dotčena předchozí věta, platí, že obdrží-li odesílatel oznámení o tom, že jeho sdělení nebylo doručeno nebo že je adresát nepřítomen, vyvine veškeré úsilí, aby sdělení druhé straně doručil. Na žádost strany je elektronická komunikace potvrzena originální podepsanou papírovou verzí daného sdělení za předpokladu, že je tato žádost podána bez zbytečného odkladu. Tuto originální podepsanou papírovou verzi zašle odesílatel bez zbytečného odkladu. II.2.3 U dopisu zaslaného poštovní službou se má za to, že je veřejnému zadavateli doručen dnem, kdy jej zaeviduje příslušný útvar podle článku I. 6. Formální oznámení jsou zasílána doporučeným dopisem s dodejkou či rovnocenným způsobem nebo rovnocennými elektronickými prostředky.
11/37
ČLÁNEK II.3 – HMOTNÁ ODPOVĚDNOST II.3.1 Poskytovatel nese výlučnou odpovědnost za plnění veškerých právních povinností, jež se na něj vztahují. II.3.2 S výjimkou případu úmyslu či hrubé nedbalosti na své straně nenese veřejný zadavatel hmotnou odpovědnost za škodu, kterou poskytovatel způsobí či utrpí, včetně škody, kterou poskytovatel způsobí třetím osobám během nebo v důsledku plnění rámcové smlouvy. II.3.3 Poskytovatel nese hmotnou odpovědnost za ztráty a škody, jež veřejný zadavatel utrpí při plnění rámcové smlouvy včetně případu subdodávek, a za nároky třetích osob, nejvýše však do výše trojnásobku celkové hodnoty příslušné zvláštní smlouvy. Jsou-li však tyto ztráty či škody způsobeny hrubou nedbalostí či úmyslem poskytovatele, jeho personálu či subdodavatelů, nese poskytovatel hmotnou odpovědnost neomezenou co do výše těchto ztrát či škod. II.3.4 Poskytovatel Unii odškodní a zprostí ji veškeré odpovědnosti za jakékoli škody a náklady vzniklé v důsledku nároků. Poskytovatel poskytne veřejnému zadavateli kompenzaci v případě, že v důsledku škody, kterou poskytovatel způsobí při plnění rámcové smlouvy, vznese vůči veřejnému zadavateli třetí osoba žalobu, zahájí řízení či uplatní nárok. Podá-li třetí osoba proti veřejnému zadavateli v souvislosti s plněním smlouvy včetně údajného porušení práv duševního vlastnictví žalobu, poskytne mu poskytovatel součinnost. Výdaje, jež poskytovateli v této souvislosti vzniknou, může hradit veřejný zadavatel. II.3.5 Vyžadují-li to příslušné použitelné právní předpisy, sjedná poskytovatel pojištění rizik a škod z plnění rámcové smlouvy. Sjedná i doplňkové pojištění v míře, kterou rozumně vyžaduje běžná praxe v příslušném odvětví. Kopie všech příslušných pojistných smluv zašle na požádání veřejnému zadavateli.
ČLÁNEK II.4 – STŘET ZÁJMŮ II.4.1 Poskytovatel přijme veškerá nezbytná opatření k zamezení střetu zájmů. Ke střetu zájmů dochází v případech, kdy je ohroženo nestranné a objektivní plnění rámcové smlouvy v důsledku ekonomických zájmů, politické nebo národní spřízněnosti, rodinných nebo citových vazeb či dalších sdílených zájmů. II.4.2 Střet zájmů, k němuž během plnění rámcové smlouvy dojde, nebo situace, které jej mohou pravděpodobně vyvolat, je nutno neprodleně písemně oznámit veřejnému zadavateli. Poskytovatel je povinen neprodleně přijmout veškerá opatření k nápravě situace. Veřejný zadavatel si vyhrazuje právo ověřit náležitost přijatých opatření a požadovat přijetí dalších opatření během určené lhůty.
12/37
II.4.3 Poskytovatel prohlašuje, že nikomu přímo ani nepřímo neposkytl a neposkytne, u nikoho nevyhledával a nebude vyhledávat, nesnažil se získat a nebude se o to snažit ani v budoucnu a ani od nikoho nepřijal a nepřijme žádnou finanční ani nepeněžitou výhodu, která by představovala nezákonný postup nebo byla spojena s korupcí, pokud by se jednalo o pobídku či odměnu související s plněním rámcové smlouvy. II.4.4 Všechny relevantní povinnosti poskytovatel písemnou formou uloží svému personálu a fyzickým osobám, jež jsou oprávněny za něj jednat, zastupovat jej či přijímat jeho jménem rozhodnutí, a zajistí, aby se nedostal do situace, jež by mohla vést ke střetu zájmů. Poskytovatel dále písemnou formou uloží všechny relevantní povinnosti rovněž třetím osobám, jež se podílejí na plnění rámcové smlouvy, včetně subdodavatelů.
ČLÁNEK II.5 – DŮVĚRNOST II.5.1 Veřejný zadavatel a poskytovatel zachovávají důvěrnost všech informací a dokumentů v libovolné formě, jež jsou v souvislosti s plněním rámcové smlouvy písemně či ústně zpřístupněny a jsou písemně označeny za důvěrné. Poskytovatel a)
b)
c)
nesmí bez předchozího písemného souhlasu veřejného zadavatele používat důvěrných informací a dokumentů k jinému účelu nežli k plnění svých povinností z rámcové smlouvy či zvláštní smlouvy; je povinen zajistit ochranu důvěrných informací a dokumentů na stejné úrovni, na jaké chrání své vlastní důvěrné informace, avšak v žádném případě v míře menší, než jaká odpovídá přiměřené péči; nesmí bez předchozího písemného souhlasu veřejného zadavatele přímo ani nepřímo zpřístupňovat důvěrné informace a dokumenty třetím osobám.
II.5.2 Povinností zachovávat důvěrnost podle článku II.5.1 jsou veřejný zadavatel a poskytovatel vázáni po dobu plnění rámcové smlouvy a po dobu pěti let ode dne výplaty zůstatku, jestliže a) b) c)
zveřejňující strana nezprostí druhou stranu povinnosti zachovávat důvěrnost k dřívějšímu termínu; ke zveřejnění důvěrných informací nedojde jinou cestou nežli tím, že by tyto informace zpřístupnila strana vázaná povinností zachovávat důvěrnost, čímž by tuto povinnost porušila; zpřístupnění důvěrných informací nepožadují právní předpisy.
13/37
II.5.3 Fyzické osoby oprávněné za poskytovatele jednat, zastupovat jej nebo přijímat jeho jménem rozhodnutí, jakož i třetí osoby zapojené do plnění rámcové smlouvy či zvláštní smlouvy se z podnětu poskytovatele zavážou, že budou dodržovat povinnost k zachování důvěrnosti podle článku II.5.1.
ČLÁNEK II.6 – ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ II.6.1 Osobní údaje uvedené v rámcové smlouvě jsou zpracovávány v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 ze dne 18. prosince 2000 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány a institucemi Společenství a o volném pohybu těchto údajů. Tyto údaje zpracovává správce údajů výhradně pro účely plnění, řízení a kontroly rámcové smlouvy; tím není dotčena možnost, aby byly tyto údaje předány subjektům zmocněným k plnění kontrolních nebo inspekčních úkolů podle práva Unie. II.6.2 Poskytovatel má právo na přístup ke svým osobním údajům a na jejich opravu. S dotazy ke zpracování svých osobních údajů se obrací na správce údajů. II.6.3 Poskytovatel má právo se kdykoli obrátit na evropského inspektora ochrany údajů. II.6.4 Má-li podle rámcové smlouvy osobní údaje zpracovávat poskytovatel, je tak poskytovatel oprávněn činit pouze pod dohledem správce údajů, zvláště s ohledem na účely zpracování údajů, na kategorie údajů, jež mohou být zpracovány, na příjemce údajů a na prostředky, s jejichž pomocí může subjekt údajů vykonávat svá práva. II.6.5 Svému personálu smí poskytovatel poskytnout přístup k těmto údajům pouze v rozsahu nezbytně nutném k plnění, řízení a kontrole rámcové smlouvy. II.6.6 Poskytovatel se zavazuje přijmout náležitá technická a organizační bezpečnostní opatření s ohledem na rizika spojená se zpracováním údajů a na povahu dotčených osobních údajů s cílem: a)
zamezit tomu, aby přístup k počítačovým systémům pro zpracování osobních údajů získala neoprávněná osoba, a zejména: zamezit tomu, aby bylo nosiče dat možno neoprávněně číst, kopírovat, upravovat nebo odstraňovat; ii) zamezit neoprávněnému zadávání údajů do paměti a neoprávněnému zpřístupňování, úpravám nebo výmazům uložených osobních údajů; iii) zamezit tomu, aby byly systémy pro zpracování údajů neoprávněně užívány prostřednictvím zařízení pro přenos dat; i)
14/37
b) c) d) e) f)
zajistit, aby měli oprávnění uživatelé systému pro zpracování údajů přístup pouze k těm osobním údajům, na něž se vztahuje jejich právo přístupu; zaznamenat, kdy a komu byly sděleny které osobní údaje; zajistit, aby osobní údaje zpracovávané jménem třetích osob bylo možno zpracovávat pouze způsobem, jejž stanovil veřejný zadavatel; zajistit, aby osobní údaje nebylo možné během jejich sdělování nebo přemisťování nosiče dat bez oprávnění číst, kopírovat nebo mazat; uspořádat svou organizační strukturu tak, aby odpovídala zvláštním požadavkům na ochranu údajů.
ČLÁNEK II.7 – SUBDODÁVKY II.7.1 Poskytovatel nesmí bez předchozího písemného souhlasu veřejného zadavatele uzavírat smlouvy se subdodavateli a nesmí připustit, aby rámcovou smlouvu ve skutečnosti plnily třetí osoby. II.7.2 Dokonce i v případě, kdy veřejný zadavatel souhlasí s tím, aby poskytovatel využil subdodávek třetích osob, zůstává poskytovatel vázán svými smluvními povinnostmi a nese výlučnou odpovědnost za řádné plnění rámcové smlouvy. II.7.3 Poskytovatel zajistí, aby smlouva o subdodávkách neohrozila práva a záruky ve prospěch veřejného zadavatele, jež plynou z rámcové smlouvy, zejména z článku II.18.
ČLÁNEK II.8 – ZMĚNY II.8.1 Veškeré změny rámcové smlouvy či zvláštní smlouvy vyžadují písemnou formu a musí být provedeny předtím, než jsou splněny veškeré smluvní povinnosti. Za změnu rámcové smlouvy není považována zvláštní smlouva. II.8.2 Účelem ani důsledkem změny nesmí být taková modifikace rámcové smlouvy či zvláštní smlouvy, jež by mohla zpochybnit rozhodnutí o jejich zadání nebo vést k nerovnému zacházení s uchazeči či poskytovateli.
ČLÁNEK II.9 – PŘEVOD PRÁV A POVINNOSTÍ II.9.1 Poskytovatel nesmí bez předchozího písemného souhlasu veřejného zadavatele na nikoho převádět práva včetně platebních nároků ani povinnosti, jež vyplývají z rámcové smlouvy, a to ani jako celek, ani částečně.
15/37
II.9.2 Není-li tento souhlas udělen nebo nejsou-li dodrženy jeho podmínky, není převod práv či povinností ze strany poskytovatele vůči veřejnému zadavateli vymahatelný a nemá vůči němu žádné účinky.
ČLÁNEK II.10 – VLASTNICTVÍ VÝSLEDKŮ – PRÁVA DUŠEVNÍHO A PRŮMYSLOVÉHO VLASTNICTVÍ II.10.1 Definice Pro účely této rámcové smlouvy platí následující definice: 1) 2) 3)
„výsledky“ se rozumí veškerý zamýšlený výstup z plnění rámcové smlouvy, jenž je veřejnému zadavateli dodán a jejž zadavatel s konečnou platností přijme a schválí; „tvůrcem“ se rozumí veškeré fyzické osoby, jež přispěly k tvorbě výsledku a k nimž patří též personál veřejného zadavatele či třetí osoby; „dříve založenými právy“ se rozumí práva průmyslového a duševního vlastnictví včetně „background technology“, jež existovala již předtím, než je veřejný zadavatel či poskytovatel chtějí využít pro účely plnění rámcové smlouvy, a k nimž patří i vlastnická a užívací práva poskytovatele, tvůrce, veřejného zadavatele a dalších třetích osob.
II.10.2 Vlastnictví výsledků Unie podle rámcové smlouvy neodvolatelně a v plném rozsahu nabývá vlastnické právo k výsledkům, jež jsou vyjmenovány v rámcové smlouvě či zvláštních smlouvách, jakož i ostatní práva, jež se k těmto výsledkům vážou, včetně autorských práv, dalších práv duševního a průmyslového vlastnictví a veškerých technologických řešení a informací v těchto řešeních obsažených, jež při plnění rámcové smlouvy vznikly. Veřejný zadavatel je oprávněn jich využívat v souladu s ustanoveními této rámcové smlouvy či zvláštních smluv. Vlastnictví všech práv nabývá Unie v okamžiku, kdy poskytovatel výsledky dodá a kdy je veřejný zadavatel přijme a schválí. Má se za to, že toto dodání, přijetí a schválení zakládají účinný převod práv z poskytovatele na Unii. Má se za to, že úhrada ceny stanovené ve zvláštní smlouvě zahrnuje poplatky, na něž má poskytovatel nárok v souvislosti s nabytím vlastnických práv – včetně všech forem využití výsledků – ze strany Unie. Nabytí vlastnických práv ze strany Unie podle této rámcové smlouvy má celosvětovou územní působnost. Předběžné dílčí výsledky, nezpracované údaje a předběžné analýzy, jež dá poskytovatel veřejnému zadavateli k dispozici, není zadavatel oprávněn bez písemného souhlasu poskytovatele využívat, jestliže rámcová smlouva či zvláštní smlouva výslovně nestanoví, že je k těmto výsledkům, údajům a analýzám přistupováno jako ke svébytnému výsledku.
16/37
II.10.3 Udělení licence na dříve založená práva Unie nenabývá vlastnictví dříve založených práv. K dříve založeným právům udělí poskytovatel Unii nevýlučnou a neodvolatelnou licenci, jež není spojena s povinností hradit licenční poplatek a na jejímž základě je Unie oprávněna využívat dříve založených práv, tak jak stanoví článek I.8.1 či zvláštní smlouvy. Licence na veškerá dříve založená práva je Unii udělena v okamžiku, kdy jsou výsledky dodány veřejnému zadavateli a kdy je zadavatel přijme a schválí. Udělení licence na dříve založená práva ve prospěch Unie podle této rámcové smlouvy má celosvětovou územní působnost a platí po celou dobu, po jakou trvá ochrana práv duševního vlastnictví. II.10.4 Způsoby využití Unie nabývá vlastnictví ke všem jednotlivým výsledkům, jež jsou výstupem z plnění rámcové smlouvy a jichž lze využít k těmto účelům: (a)
(b) (c)
zpřístupňování na základě individuálních žádostí, aniž by současně bylo poskytováno právo daný výsledek reprodukovat či využívat, v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady č. 1049/2001 ze dne 30. května 2001 o přístupu veřejnosti k dokumentům Evropského parlamentu, Rady a Komise; uchovávání originálu a pořízených kopií v souladu s touto rámcovou smlouvou či zvláštní smlouvou; archivace v souladu s předpisy o správě dokumentů, jež se použijí na veřejného zadavatele.
II.10.5 Identifikace dříve založených práv a práv třetích osob a doklady o jejich poskytnutí Poskytovatel zaručí, že výsledky nebudou v okamžiku svého dodání zatíženy právy ani nároky tvůrců a třetích osob – včetně práv a nároků souvisejících s dříve založenými právy –, které by bránily zamýšlenému využití výsledků ze strany veřejného zadavatele. Uvedené se netýká morálních práv fyzických osob. Za tímto účelem sestaví poskytovatel seznam veškerých dříve založených práv a práv tvůrců a třetích osob, která se vážou k výsledkům této rámcové smlouvy či k jejich součástem. Tento seznam předloží nejpozději v den dodání konečných výsledků. Poskytovatel ve výsledku jednoznačně uvede veškeré citace stávajících textových děl. Podle povahy příslušného díla by měl kompletní odkaz uvádět: jméno autora, název díla, datum a místo zveřejnění, datum vytvoření, adresu zveřejnění na internetu, číslo, svazek a případné další informace, jež umožňují snadno identifikovat původ citace.
17/37
Na žádost veřejného zadavatele předloží poskytovatel doklad o vlastnických či užívacích právech, která se vážou ke všem dříve založeným právům a právům třetích osob uvedeným na seznamu, s výjimkou práv ve vlastnictví Unie. Tento doklad se může týkat mj. práv, jež se vážou k částem jiných dokumentů, vyobrazením, grafům, tabulkám, datům, softwaru, know-how atd. (dodaným v papírové, elektronické či jiné podobě), datovým, zdrojovým či podkladovým materiálům a veškerým dalším součástem výsledků, jež jsou externího původu V závislosti na povaze práv by měl doklad obsahovat: (a) (b) (c) (d)
úplné označení díla a jeho autora, překladatele, zadavatele údajů, vydavatele či editora; kopii licence na používání produktu či kopii dohody, jíž jsou poskytovateli udělena příslušná práva, nebo odkaz na tuto licenci; vytvořil-li část výsledků poskytovatelův personál, měl by doklad obsahovat kopii dohody či výtah z pracovní smlouvy, jíž jsou poskytovateli udělena příslušná práva; případné prohlášení o omezení odpovědnosti.
Předložením těchto dokladů není poskytovatel zproštěn odpovědnosti v případě, že se zjistí, že není majitelem potřebných práv, a to bez ohledu na to, kdy a kdo tuto skutečnost odhalí. Poskytovatel dále zaručuje, že vlastní příslušná práva či pravomoci k provedení převodu a že uhradil veškeré splatné poplatky ve spojitosti s konečnými výsledky, včetně poplatků organizacím pro kolektivní správu práv, nebo že úhradu těchto poplatků ověřil. II.10.6 Tvůrci Dodáním výsledků poskytovatel zaručuje, že se tvůrci zavazují nevznášet námitky vůči uvádění svých jmen při prezentaci výsledků veřejnosti, a potvrzuje, že lze výsledky zveřejnit. Jména autorů jsou uváděna na žádost, a to způsobem, jejž poskytovatel sdělí veřejnému zadavateli. Poskytovatel si vyžádá souhlas tvůrců s udělením příslušných práv a je připraven o tom na požádání předložit listinné důkazy. II.10.7 Osoby zachycené na fotografiích či filmových záznamech Zachycuje-li výsledek fyzické osoby takovým způsobem, že lze tyto osoby identifikovat, nebo je-li ve výsledku zachycen jejich hlas, předloží poskytovatel na žádost veřejného zadavatele prohlášení těchto osob (nebo – v případě nezletilých – osob vykonávajících rodičovská práva), jímž tyto osoby udělují souhlas s popsaným použitím svého vyobrazení či hlasu. Uvedené se netýká osob, jejichž souhlas nevyžadují právní předpisy země, v níž byly fotografie, filmy či zvukové záznamy pořízeny.
18/37
II.10.8 Autorská práva k dříve založeným právům Ponechá-li si poskytovatel u části výsledků dříve založená práva, je za tímto účelem v příslušných výsledcích při jejich použití podle článku I.8.1 uveden odkaz s tímto upozorněním: © – rok – Evropská unie. Všechna práva vyhrazena. Některé části jsou předmětem podmíněné licence ve prospěch EU. II.10.9 Zviditelnění financování z prostředků Unie a prohlášení o omezení odpovědnosti Při využívání výsledků poskytovatel prohlásí, že tyto výsledky vznikly díky smlouvě s Unií a že vyjádřené názory představují pouze jeho vlastní názory, a nikoli oficiální stanovisko veřejného zadavatele. Veřejný zadavatel může od dodržení této povinnosti písemně upustit.
ČLÁNEK II.11 – VYŠŠÍ MOC II.11.1 „Vyšší mocí“ se rozumí nepředvídatelná a výjimečná situace nebo událost, která se vymyká kontrole smluvních stran, brání některé z nich v plnění povinností daných rámcovou smlouvou, není následkem pochybení ani nedbalosti z jejich strany ani ze strany subdodavatele a ukáže se jako nevyhnutelná navzdory vynaložení řádné péče. Na vyšší moc se nelze odvolávat v případě neposkytnutí služby ani vad či pozdního dodání vybavení nebo materiálu, jež nejsou důsledkem příslušného případu vyšší moci, ani v případě pracovních sporů, stávek či finančních problémů. II.11.2 Setká-li se jedna ze smluvních stran s případem vyšší moci, neprodleně o tom formálně vyrozumí druhou stranu, přičemž uvede povahu, pravděpodobné trvání a předpokládané důsledky dané situace. II.11.3 Smluvní stranu, jež se setká s případem vyšší moci, nelze pokládat za stranu, která nesplnila své smluvní povinnosti, pokud jí vyšší moc zabránila v jejich splnění. Není-li poskytovatel z důvodu vyšší moci schopen plnit své smluvní povinnosti, má nárok pouze na úhradu skutečně poskytnutých plnění. II.11.4 Smluvní strany přijmou veškerá opatření nezbytná k tomu, aby omezily škody vzniklé v důsledku vyšší moci.
ČLÁNEK II.12 – NÁHRADA STANOVENÉ ŠKODY Nesplní-li poskytovatel v plném rozsahu své smluvní povinnosti podle zadávací dokumentace, včetně požadované úrovně kvality, je veřejný zadavatel oprávněn po něm vymáhat náhradu stanovené škody.
19/37
Neplní-li poskytovatel své smluvní povinnosti ve lhůtách podle rámcové smlouvy či příslušné zvláštní smlouvy, je veřejný zadavatel oprávněn vymáhat za každý kalendářní den prodlení náhradu stanovené škody, jejíž výše bude vypočtena podle níže uvedeného vzorce; tím není dotčena skutečná ani potenciální hmotná odpovědnost poskytovatele, ani právo veřejného zadavatele ukončit rámcovou smlouvu či zvláštní smlouvu. 0,3 x (V/d), kde V je cena příslušného nákupu a d je délka trvání specifikovaná v příslušné zvláštní smlouvě, případně období mezi dnem podle článku I.4.1 a dnem dodání či splnění podle příslušné zvláštní smlouvy; v obou případech je dané období vyjádřeno v kalendářních dnech. Poskytovatel je oprávněn se proti tomuto rozhodnutí odvolat do 30 dnů ode dne, kdy mu je doručeno formální oznámení. Pokud se poskytovatel neodvolá nebo pokud veřejný zadavatel své rozhodnutí o náhradě stanovené škody během 30 dnů od doručení odvolání písemně nezruší, nabývá rozhodnutí účinnosti. Smluvní strany výslovně uznávají a sjednávají, že částky splatné dle tohoto článku mají povahu náhrady stanovené škody, nikoli penále a jsou přiměřeným odhadem spravedlivé kompenzace za ztráty, které lze očekávat v důsledku nesplnění povinností.
ČLÁNEK II.13 – POZASTAVENÍ PLNĚNÍ RÁMCOVÉ SMLOUVY II.13.1 Pozastavení ze strany poskytovatele Poskytovatel je oprávněn plnění rámcové smlouvy, zvláštní smlouvy či jejich části pozastavit v případě, je-li toto plnění v důsledku vyšší moci nemožné či nadměrně obtížné. O tomto pozastavení poskytovatel neprodleně vyrozumí veřejného zadavatele a uvede všechny důvody, potřebné podrobnosti a plánovaný termín, k němuž by mělo být plnění rámcové smlouvy či zvláštní smlouvy obnoveno. Jakmile lze s ohledem na okolnosti plnění obnovit, poskytovatel neprodleně vyrozumí veřejného zadavatele, za předpokladu, že zadavatel rámcovou smlouvu či zvláštní smlouvu již neukončil. II.13.2 Pozastavení ze strany veřejného zadavatele Veřejný zadavatel je oprávněn pozastavit plnění rámcové smlouvy, zvláštní smlouvy či jejich části, a)
jestliže se ukáže, že v řízení o zadání rámcové smlouvy či zvláštní smlouvy nebo při plnění rámcové smlouvy došlo k závažnému pochybení, nesrovnalostem či podvodu;
20/37
b)
aby ověřil, zdali skutečně došlo k předpokládanému závažnému pochybení, nesrovnalostem či podvodu.
Pozastavení nabývá účinnosti dnem, kdy je poskytovateli doručeno příslušné formální oznámení, nebo k pozdějšímu datu uvedenému v tomto oznámení. Veřejný zadavatel poskytovateli co nejdříve oznámí, že má poskytovatel pozastavené poskytování služby obnovit, nebo že zadavatel hodlá rámcovou smlouvu či zvláštní smlouvu ukončit. V případě pozastavení rámcové smlouvy, zvláštní smlouvy či jejich části není poskytovatel oprávněn požadovat z tohoto titulu kompenzaci.
ČLÁNEK II.14 – UKONČENÍ RÁMCOVÉ SMLOUVY II.14.1 Důvody ukončení smlouvy Veřejný zadavatel je oprávněn ukončit rámcovou smlouvu nebo zvláštní smlouvu v těchto případech: a)
b)
c)
d)
e)
f) g)
pokud by změna v poskytovatelově právní, finanční, technické či organizační situaci či v jeho vlastnických poměrech mohla závažným způsobem ovlivnit plnění rámcové smlouvy či zvláštní smlouvy nebo zpochybnit rozhodnutí o zadání rámcové smlouvy; není-li do patnácti dnů od předpokládaného termínu zahájení fakticky započato s poskytováním plnění podle nevyřízené zvláštní smlouvy a případný nově navržený termín nepovažuje veřejný zadavatel s ohledem na článek II.8.2 za přijatelný; neplní-li poskytovatel rámcovou smlouvu či zvláštní smlouvu v souladu se zadávací dokumentací či žádostí o poskytnutí služby nebo neplní-li další podstatnou smluvní povinnost; jsou-li z tohoto důvodu ukončeny alespoň tři zvláštní smlouvy, je to důvodem k ukončení rámcové smlouvy; v případě vyšší moci, jež byla oznámena v souladu s článkem II.11, nebo v případě, že poskytovatel v důsledku vyšší moci oznámené v souladu s článkem II.13 pozastaví plnění rámcové smlouvy či zvláštní smlouvy a toto plnění buď nelze obnovit, nebo by úpravy v rámcové smlouvě či zvláštní smlouvě mohly zpochybnit rozhodnutí o jejich zadání, nebo vést k nerovnému zacházení s uchazeči nebo poskytovateli; v případě, že je na poskytovatele vyhlášen úpadek, že je poskytovatel v likvidaci, předmětem soudní správy, uzavřel dohodu o vyrovnání se svými věřiteli, pozastavil svou obchodní činnost, je vůči němu vedeno v těchto věcech soudní řízení nebo je v podobné situaci vyplývající z podobných řízení podle vnitrostátních právních předpisů; pokud se poskytovatel nebo fyzické osoby oprávněné za něj jednat či jej zastupovat nebo o něm rozhodovat dopustili profesního pochybení, které je prokázáno jakýmikoli prostředky; pokud poskytovatel nesplnil povinnosti vztahující se k placení příspěvků na sociální zabezpečení nebo placení daní podle právních předpisů země, v níž je usazen, nebo podle právních předpisů země, jejíž právní předpisy jsou použitelné na tuto rámcovou smlouvu, nebo podle právních předpisů země, ve které má být rámcová smlouva plněna;
21/37
h)
i)
j) k) l)
má-li veřejný zadavatel důkazy, že se poskytovatel či fyzické osoby oprávněné za něj jednat či jej zastupovat nebo o něm rozhodovat dopustili podvodu, korupce, zločinného spolčení, praní peněz nebo jiného protiprávního jednání poškozujícího finanční zájmy Unie; má-li veřejný zadavatel důkazy, že se poskytovatel či fyzické osoby oprávněné za něj jednat či jej zastupovat nebo o něm rozhodovat dopustili v zadávacím řízení či při plnění rámcové smlouvy závažného pochybení, nesrovnalostí či podvodu, včetně případu uvedení nepravdivých údajů; není-li poskytovatel v důsledku svého vlastního pochybení schopen získat povolení či licenci nezbytné k plnění rámcové či zvláštní smlouvy; změní-li se potřeby veřejného zadavatele, který již nepotřebuje další služby podle rámcové smlouvy; pokud v důsledku ukončení rámcové smlouvy s jedním nebo více poskytovateli není v rámci vícestranné rámcové smlouvy s opětovným vyhlášením soutěže zachována minimální požadovaná soutěž o veřejné zakázky.
II.14.2 Postup ukončení Zamýšlí-li veřejný zadavatel ukončit rámcovou smlouvu či zvláštní smlouvu, oznámí svůj záměr spolu s důvody formálně poskytovateli. Veřejný zadavatel poskytovatele vyzve, aby do 30 dnů od doručení oznámení vznesl připomínky a v případě podle čl. II.14.1 písm. c) zadavatele informoval o opatřeních přijatých k pokračování s plněním smluvních povinností. Jestliže veřejný zadavatel do 30 dnů od doručení připomínek písemně nepotvrdí, že tyto připomínky akceptuje, postup ukončení smlouvy pokračuje. Ve všech případech, kdy veřejný zadavatel rozhodne rámcovou smlouvu či zvláštní smlouvu ukončit, oznámí formálně toto své rozhodnutí poskytovateli. V případech podle čl. II.14.1 písm. a), b), c), e), g), j), k) a l) uvádí formální oznámení den, k němuž ukončení smlouvy nabývá účinnosti. V případech podle čl. II.14.1 písm. d), f), h) a i) ukončení smlouvy nabývá účinnosti ke dni následujícímu po dni, kdy je poskytovateli doručeno příslušné oznámení. II.14.3 Účinky ukončení V případě ukončení smlouvy se poskytovatel vzdá veškerých nároků na náhradu škod, které mu v důsledku toho vznikly, včetně předpokládaného ušlého zisku z nedokončené služby. Po doručení oznámení o ukončení smlouvy je poskytovatel povinen přijmout veškerá náležitá opatření, aby minimalizoval náklady, zabránil případným škodám a zrušil nebo omezil své závazky. Ve lhůtě 60 dnů ode dne ukončení smlouvy poskytovatel vyhotoví dokumenty vyžadované podle zvláštních podmínek či zvláštních smluv v souvislosti s plněními, jež byla poskytnuta ke dni ukončení, a případně předloží fakturu. Částky, jež byly na základě rámcové smlouvy vyplaceny, je veřejný zadavatel oprávněn získat zpět. Veřejný zadavatel je oprávněn požadovat kompenzaci škody, jež mu v případě ukončení smlouvy vznikne.
22/37
Po ukončení smlouvy je veřejný zadavatel oprávněn pověřit provedením či dokončením služeb libovolného jiného poskytovatele. Veřejný zadavatel je oprávněn požadovat po poskytovateli úhradu veškerých dodatečných nákladů, které mu tím vzniknou; tím nejsou dotčena ostatní zadavatelova práva a záruky podle rámcové smlouvy.
ČLÁNEK II.15 – PODÁVÁNÍ ZPRÁV A PLATBY II.15.1 Den platby Platby jsou považovány za provedené v den, kdy jsou připsány k tíži účtu veřejného zadavatele. II.15.2 Měna Měnou rámcové smlouvy je euro. Platby jsou prováděny v eurech. II.15.3 Náklady na převod Náklady na převod jsou hrazeny následovně: a)
náklady při odeslání platby účtované bankou veřejného zadavatele nese veřejný zadavatel,
b)
náklady při přijetí platby účtované bankou poskytovatele nese poskytovatel,
c)
náklady na opakovaný převod způsobené jednou ze smluvních stran nese smluvní strana, která způsobila opakování převodu.
II.15.4 Faktury a daň z přidané hodnoty Faktury musí uvádět identifikační údaje poskytovatele, částku, měnu, datum a odkaz na rámcovou smlouvu a na zvláštní smlouvu. Faktury musí dále uvádět místo zdanění poskytovatele pro účely daně z přidané hodnoty (DPH) a musí na nich být odděleně vyznačeny částky bez DPH a s DPH. Podle ustanovení článků 3 a 4 Protokolu o výsadách a imunitách Evropské unie je veřejný zadavatel zpravidla osvobozen od všech daní a poplatků, včetně DPH. Poskytovatel proto u příslušných orgánů vyřídí potřebné formality, tak aby byly dodávky a služby nezbytné k plnění rámcové smlouvy osvobozeny od daní a poplatků včetně DPH.
23/37
II.15.5 Průběžné platby a výplata zůstatku Při dodání průběžných výsledků předloží poskytovatel fakturu na průběžnou platbu; k faktuře přiloží zprávu o pokroku či další dokumenty podle článku I.4 zadávací dokumentace či zvláštní smlouvy. Fakturu na výplatu zůstatku předloží poskytovatel ve lhůtě 60 dnů od konce období podle článku I.2.3; k faktuře přiloží závěrečnou zprávu o pokroku či další dokumenty podle článku I.4 zadávací dokumentace či zvláštní smlouvy. Po doručení faktury vyplatí veřejný zadavatel ve lhůtách podle článku I.4 splatnou částku jakožto průběžnou platbu či zůstatek za předpokladu, že jsou faktura a další dokumenty schváleny; tím není dotčen článek II.15.6. Schválení faktury a dalších dokumentů neznamená potvrzení řádnosti, ani potvrzení pravosti, úplnosti či správnosti prohlášení a údajů v nich obsažených. Výplata zůstatku může proběhnout formou zpětného získání prostředků. II.15.6 Stavění platební lhůty Veřejný zadavatel je kdykoli oprávněn stavět platební lhůty podle článku I.4; za tímto účelem poskytovateli oznámí, že jeho fakturu nelze zpracovat, neboť nevyhovuje ustanovením rámcové smlouvy nebo nebyly předloženy náležité dokumenty. O stavění lhůty a jeho důvodech veřejný zadavatel poskytovatele co nejdříve písemně vyrozumí. Stavění lhůty nabývá účinku ke dni, kdy veřejný zadavatel odešle příslušné oznámení. Zbytek platební lhůty počíná opětovně běžet dnem, kdy jsou doručeny požadované informace nebo zrevidované dokumenty nebo kdy proběhne další potřebné ověření včetně kontrol na místě. Je-li lhůta stavěna po dobu delší než dva měsíce, je poskytovatel oprávněn po veřejném zadavateli požadovat, aby mu sdělil příslušné důvody. Dojde-li ke stavění lhůty poté, co je odmítnut některý z dokumentů uvedených v prvním pododstavci, a je-li odmítnut rovněž nově předložený dokument, vyhrazuje si veřejný zadavatel právo zvláštní smlouvu ukončit v souladu s článkem II.14.1 písm. c). II.15.7 Úroky z prodlení Po uplynutí platebních lhůt podle článku I.4 má poskytovatel nárok na úroky z prodlení, jejichž sazba se řídí sazbou, kterou uplatňuje Evropská centrální banka na své hlavní refinanční operace v eurech (referenční sazba), zvýšenou o osm bodů; tím není dotčen článek II.15.6. Referenční sazbou je sazba platná v první den měsíce, v němž končí platební lhůta, zveřejněná v řadě C Úředního věstníku Evropské unie. Stavení platební lhůty v souladu s článkem II.15.6 nelze pokládat za prodlení s platbou.
24/37
Úroky z prodlení se počítají za období ode dne, jenž následuje po dni splatnosti, až do dne provedení platby ve smyslu článku II.15.1 včetně. Činí-li však vypočtené úroky nejvýše 200 EUR, jsou poskytovateli uhrazeny pouze na jeho žádost podanou do dvou měsíců od připsání opožděné platby.
ČLÁNEK II.16 – PROPLÁCENÍ VÝDAJŮ II.16.1 Stanoví-li tak zvláštní podmínky nebo zadávací dokumentace, proplácí veřejný zadavatel výdaje, které jsou přímo spojeny s poskytováním plnění, a to buď proti předložení originálních dokladů včetně stvrzenek a použitých jízdenek či letenek, případně proti předložení kopií či skenů originálů, anebo na základě paušálních sazeb. II.16.2 Proplácení výdajů na dopravu a pobyt probíhá na základě příslušných pravidel pro experty zpravodajů a řečníky Výboru regionů.
ČLÁNEK II.17 – ZPĚTNÉ ZÍSKÁVÁNÍ VYPLACENÝCH ČÁSTEK II.17.1 Má-li být podle rámcové smlouvy získána zpět určitá částka, je poskytovatel povinen ji veřejnému zadavateli vrátit v souladu s podmínkami a ve lhůtě, jež jsou uvedeny ve výzvě k úhradě. II.17.2 Není-li povinnost vrátit splatnou částku splněna ve lhůtě, kterou veřejný zadavatel ve výzvě k úhradě stanoví, nabíhají z této částky úroky, jejichž sazba se řídí článkem II.15.7. Úroky z prodlení se počítají za období ode dne, jenž následuje po dni splatnosti, až do dne včetně, kdy je veřejnému zadavateli uhrazena dlužná částka v plné výši. Částečná úhrada se započítává nejprve proti poplatkům a úrokům z prodlení a poté proti jistině pohledávky. II.17.3 Není-li platba provedena ve lhůtě splatnosti, je veřejný zadavatel poté, co písemně vyrozumí poskytovatele, oprávněn získat splatnou částku zpět buď jejím započtením s částkami, jež poskytovateli dluží Unie, nebo čerpáním případné finanční jistoty podle článku I.4 nebo zvláštní smlouvy.
25/37
ČLÁNEK II.18 – KONTROLY A AUDITY II.18.1 Veřejný zadavatel a Evropský úřad pro boj proti podvodům jsou oprávněni plnění rámcové smlouvy kontrolovat a provádět jeho audit. Tyto kontroly a audity mohou provádět buď přímo jejich zaměstnanci či externí subjekt, oprávněný tak činit jejich jménem. Kontroly a audity mohou být zahájeny během plnění rámcové smlouvy a během období pěti let od posledního dne její účinnosti. Auditní postup je považován za zahájený dnem, kdy je doručen příslušný dopis veřejného zadavatele. Při auditech je zachovávána důvěrnost. II.18.2 Po období pěti let, jež počíná běžet v poslední den účinnosti rámcové smlouvy, uchovává poskytovatel na vhodném nosiči všechny originální dokumenty, včetně digitalizovaných originálů, pokud vnitrostátní právní předpisy takovou formu originálů připouštějí, a za podmínek v těchto předpisech určených. II.18.3 Zaměstnancům veřejného zadavatele a externímu personálu, jejž veřejný zadavatel pověří, poskytne poskytovatel náležité právo přístupu k místům a prostorám, v nichž je rámcová smlouva plněna, a ke všem informacím včetně informací v elektronickém formátu, jež jsou k provedení těchto kontrol a auditů nutné. Poskytovatel zajistí, aby byly tyto informace při kontrole či auditu snadno k dispozici a aby byly na vyžádání ve vhodné formě vydány. II.18.4 Na základě zjištění auditu je zpracována předběžná zpráva. Tato zpráva je zaslána poskytovateli, jenž je oprávněn vznést ve lhůtě 30 dnů ode dne jejího doručení připomínky. Ve lhůtě 60 dnů od uplynutí uvedené lhůty je poskytovateli zaslána závěrečná zpráva. Na základě závěrečných zjištění auditu je veřejný zadavatel oprávněn získat v plném či částečném rozsahu provedené platby zpět a přijmout další opatření, jež pokládá za nezbytná. II.18.5 Na základě nařízení Rady (Euratom, ES) č. 2185/96 ze dne 11. listopadu 1996 o kontrolách a inspekcích na místě prováděných Komisí za účelem ochrany finančních zájmů Evropských společenství proti podvodům a jiným nesrovnalostem a na základě nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1073/1999 ze dne 25. května 1999 o vyšetřování prováděném Evropským úřadem pro boj proti podvodům (OLAF) je úřad OLAF oprávněn provádět též kontroly na místě a inspekce v souladu s postupy, jež právo Unie stanoví k ochraně finančních zájmů Unie proti podvodům a dalším nesrovnalostem. Na základě zjištění z těchto kontrol je veřejný zadavatel oprávněn případně získat vyplacené prostředky zpět. II.18.6 Účetní dvůr má pro účely kontrol a auditů tatáž práva jako veřejný zadavatel, zejména právo přístupu.
26/37
ZVLÁŠTNÍ SMLOUVA č. [doplňte], kterou se provádí rámcová smlouva č. [doplňte] Evropská unie (dále jen „Unie“), zastoupená Výborem regionů (dále jen „veřejný zadavatel“), kterou za účelem podpisu této zvláštní smlouvy zastupuje pan Kyriakos Tsirimiagos, vedoucí oddělení pro předběžné plánování, studie a akademické sítě, na straně jedné a [úplný oficiální název] [oficiální právní forma] [zákonné registrační číslo (IČ)] [úplná oficiální adresa] [registrační číslo pro účely DPH (DIČ)] (dále jen „poskytovatel“), [jehož za účelem podpisu této zvláštní smlouvy zastupuje [jméno, příjmení a funkce,] [Výše uvedené strany, které jsou dále společně označovány jako „poskytovatel“, odpovídají vůči veřejnému zadavateli za plnění této zvláštní smlouvy společně a nerozdílně.] na straně druhé
27/37
SE DOHODLI TAKTO:
ČLÁNEK III.1: PŘEDMĚT SMLOUVY III.1.1 Touto zvláštní smlouvou se provádí rámcová smlouva č. [doplňte], kterou veřejný zadavatel a poskytovatel podepsali dne [doplňte datum]. III.1.2 Předmětem této zvláštní smlouvy je [stručný popis předmětu]. [Tato zvláštní smlouva se týká dílčího plnění [doplňte] podle rámcové smlouvy.] III.1.3 Poskytovatel se zavazuje, že za podmínek rámcové smlouvy, této zvláštní smlouvy a [její přílohy]/[jejích příloh], která/které tvoří její nedílnou součást, poskytne [následující plnění:] [plnění specifikovaná v příloze [doplňte].]
ČLÁNEK III.2: NABYTÍ ÚČINNOSTI A DOBA ÚČINNOSTI III.2.1 Tato zvláštní smlouva nabývá účinnosti [dnem, kdy ji podepíše poslední ze smluvních stran] [dne [doplňte datum], jestliže ji již podepsaly obě smluvní strany]. III.2.2 Plnění musí být poskytnuta ve lhůtě nejvýše [doplňte] [dnů] [měsíců]. S poskytováním plnění bude započato [v den, kdy tato zvláštní smlouva nabývá účinnosti] [dne [doplňte datum]]. Lhůtu pro poskytnutí plnění lze prodloužit pouze na základě výslovné písemné dohody obou stran, jež bude uzavřena před uplynutím uvedené lhůty.
ČLÁNEK III.3: CENA III.3.1 Celková cena, již lze podle této zvláštní smlouvy uhradit, činí nejvýše [uveďte částku čísly a slovy] EUR a pokrývá veškerá poskytnutá plnění. III.3.2 Kromě této maximální celkové ceny [nebudou hrazeny žádné uznatelné výdaje.] [budou podle ustanovení rámcové smlouvy hrazeny výdaje do výše [uveďte částku čísly a slovy] EUR].
***
[Možnost: v případě poskytovatelů, kteří odvádějí DPH v Belgii]
28/37
[Je-li DPH odváděna v Belgii, představují ustanovení této zvláštní smlouvy žádost o osvobození od DPH č. 450 podle čl. 42 odst. 3.3 kodexu DPH (oběžník 2/1978), uvede-li poskytovatel na faktuře: „Exonération de la TVA, Article 42, paragraphe 3.3 du code de la TVA (circulaire 2/1978)“ či rovnocennou poznámku v nizozemském či německém jazyce.]
PŘÍLOHY Příloha A – Prohlášení poskytovatele služby k právu na dodaný výsledek Příloha B – Prohlášení tvůrce/zprostředkovatele při dodání Příloha C – Žádost o poskytnutí služby PODPISY Za poskytovatele
Za veřejného zadavatele
[název společnosti/jméno/příjmení/funkce]
pan Kyriakos Tsirimiagos vedoucí oddělení pro předběžné plánování, studie a akademické sítě
podpis[y]: _______________________
podpis[y]: _______________________
V [Bruselu] [dne]
V [Bruselu] [dne]
Ve dvojím vyhotovení v češtině.
29/37
PŘÍLOHA A Prohlášení poskytovatele služby k právu na dodaný výsledek [Možnost 1: Všeobecné prohlášení – malé riziko, např. omezené použití výsledků] Já, [doplňte jméno zmocněného zástupce poskytovatele], který/-á jedná jménem / zastupuje [doplňte název poskytovatele], strany/stranu smlouvy [doplňte název a/nebo číslo smlouvy], zaručuji, že poskytovatel disponuje plnými právy k dodané/-mu/-ným [doplňte název a/nebo popis výsledku], jenž/jež [není] [nejsou] zatížen/-a/-y žádnými nároky třetích osob, včetně nároků tvůrců, kteří převedli veškerá svá práva a [obdrželi protiplnění v plné výši] [obdrží sjednané protiplnění v plné výši ve lhůtě [doplňte] týdnů od [vydání tohoto prohlášení] [doručení potvrzení o tom, že bylo dílo přijato a schváleno].
[Možnost 2: Podrobné prohlášení – větší riziko, např. rozsáhlé použití výsledků] Já, [doplňte jméno zmocněného zástupce poskytovatele], který/-á jedná jménem / zastupuje [doplňte název poskytovatele], strany/stranu smlouvy [doplňte název a/nebo číslo smlouvy], zaručuji, že [, s výjimkou [částí uvedených v [doplňte odkaz na zadávací dokumentaci a/nebo nabídku]] [nebo uveďte části, pro něž práva nejsou převedena],]2 poskytovatel disponuje právy k dodané/-mu/-ným [doplňte název a/nebo popis výsledku], jenž/jež [není] [nejsou] zatížen/-a/-y žádnými nároky třetích osob. Výše uvedené výsledky, které vytvořili [doplňte jména tvůrců][, s výjimkou [částí uvedených v [doplňte odkaz na zadávací dokumentaci a/nebo nabídku]] [nebo uveďte části, které již existovaly 3 a k nimž práva nejsou převedena],] [jsou původní a] nejsou zatíženy právy třetích osob. Veškerá svá práva k výsledkům (s výjimkou morálních práv fyzických osob) tvůrci převedli na [doplňte název subjektu, který od tvůrců práva nabyl] [smlouvou ze dne [doplňte datum], [z níž je k tomuto prohlášení přiložen příslušný výtah]/[která je přiložena k tomuto prohlášení]. Tvůrci [obdrželi dne [doplňte datum] protiplnění v plné výši] [obdrží sjednané protiplnění v plné výši ve lhůtě [doplňte] týdnů od [vydání tohoto prohlášení] [doručení potvrzení o tom, že bylo dílo přijato a schváleno]. [Prohlášení, jímž tvůrci tuto úhradu stvrzují, je přiloženo k tomuto prohlášení].
Datum, místo, podpis
2
V případě, že nebyla plně převedena veškerá práva duševního vlastnictví.
3
V případě, že část výsledků již existovala a byla vlastnictvím třetích osob.
30/37
PŘÍLOHA B Prohlášení tvůrce / zprostředkovatele při dodání [název výsledku] podle rámcové smlouvy č. [doplňte] zvláštní smlouvy č. [doplňte] uzavřené mezi Výborem regionů a [název/jméno poskytovatele/poskytovatelů služby] Já, [doplňte jméno oprávněného zástupce zprostředkovatele], který/-á jedná jménem / zastupuje [doplňte jméno/název zprostředkovatele], prohlašuji, že jsem držitelem práv k [vyjmenujte relevantní součásti výsledku], [který/které/kterou jsem vytvořil/-a] [k němuž/níž/němž jsem nabyl/-a práva od [doplňte jméno]]. Je mi známa existence výše uvedené smlouvy, zejména článků I.9, II.8 a bodu [vložit číslo] žádosti o poskytnutí služby, a potvrzuji, že jsem veškerá relevantní práva převedl/-a na [doplňte jméno]. Prohlašuji, že [jsem obdržel/-a protiplnění v plné výši] [jsem souhlasil/-a s tím, aby mi bylo protiplnění vyplaceno do [doplňte datum]]. [Potvrzuji rovněž, že nevznáším výhrady vůči tomu, aby bylo při prezentaci výsledků veřejnosti uváděno mé jméno, a potvrzuji, že lze výsledky zpřístupňovat.]4
Datum, místo, podpis
4
Nezbytné pro tvůrce.
31/37
Příloha I
Zadávací dokumentace (č. [doplňte] ze dne [doplňte datum])
32/37
Příloha II
Nabídka poskytovatele (č. [doplňte] ze dne [doplňte datum]) (body 1–4 a 6–9)
33/37
Příloha III Finanční identifikační list
34/37
Příloha IV Formulář právního subjektu
35/37
36/37
_____________
37/37
