2014. Ing.Robert Piffl, Ministerstvo financí ČR

E-DOKUMENT

legislativní rámec “e-dokumentů” v gesci MF 2013/2014 Ing.Robert Piffl, Ministerstvo financí ČR

ÚVOD ‣

pojem faktura, daňové doklady a jejich životní cyklus, současný stav & budoucí

‣

tento materiál slouží jako pomůcka pro osobní prezentaci a nemůže být užit bez současného a podrobného výkladu autora

Ing.Robert Piffl, Ministerstvo financí ČR

POJMY ‣

dokument

‣

účetní záznam, účetní doklad, podpisový záznam

‣

daňový doklad

‣

uznávaný podpis


DOKUMENT ‣

499/2004 - §2 vymezení pojmů

‣

e) dokumentem každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové či digitální, která byla vytvořena původcem nebo byla původci doručena; za dokument vzniklý z činnosti původce se považuje rovněž dokument, který byl původci doručen nebo jinak předán,


ÚČETNÍ ZÁZNAM ‣

563/1991 § 4

‣

(10) Účetní jednotky jsou povinny vést účetnictví jako soustavu účetních záznamů; přitom mohou použít technických prostředků, nosičů informací a programového vybavení. Účetním záznamem se rozumí data, která jsou záznamem veškerých skutečností týkajících se vedení účetnictví. Každou skutečnost týkající se vedení účetnictví jsou účetní jednotky povinny zaznamenávat výhradně jen účetními záznamy.


ÚČETNÍ DOKLAD ‣

563/1991 - §11

‣

(1) Účetní doklady jsou průkazné účetní záznamy, které musí obsahovat ...

‣

f) podpisový záznam podle § 33a odst. 4 osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování.


PODPISOVÝ ZÁZN. ‣ 563/1991 - §33a ‣

(4) Podpisovým záznamem se rozumí účetní záznam, jehož obsahem je vlastnoruční podpis nebo uznávaný elektronický podpis podle zvláštního právního předpisu30a), anebo obdobný průkazný účetní záznam v technické formě, který zaručuje průkaznou a jednoznačnou původnost. Na obě formy podpisového záznamu se přitom pohlíží stejně a obě mohou být použity v případech, kdy je vyžadován vlastnoruční podpis. U případů týkajících se výhradně skutečností uvnitř jedné účetní jednotky lze použít jako podpisový záznam vlastnoruční podpis nebo zaručený elektronický podpis anebo obdobný průkazný účetní


DAŇOVÝ DOKLAD ‣

235/2004 - §26

‣

(1) Daňovým dokladem je písemnost, která splňuje podmínky stanovené v tomto zákoně

‣

pozor na podmínky - velmi důležité - viz další výklad a metodické pokyny


PODPISY ‣

zákon o elektronickém podpisu novela 227/2000 Sb. zákonem o archivnictví - od 1.7.2012 - definice uznávaného podpisu dle EK2011/130/EU

‣

uznávaný podpis ve všech zákonech místo zaručeného na kvalifikovaném certifikátu


UZNÁVANÝ §11 ‣

(3) Uznávaným elektronickým podpisem se rozumí

‣

a) zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb a obsahujícím údaje, které umožňují jednoznačnou identifikaci podepisující osoby,


UZNÁVANÝ §11 ‣

(3) Uznávaným elektronickým podpisem se rozumí

‣

b) zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu vydaném poskytovatelem certifikačních služeb, který je usazen mimo území České republiky, byl-li kvalifikovaný certifikát vydán v rámci služby vedené v seznamu důvěryhodných certifikačních služeb jako služba, pro jejíž poskytování je poskytovatel certifikačních služeb akreditován, nebo jako služba, nad jejímž poskytováním je vykonáván dohled podle předpisu Evropské unie3a).


KONVERZE ‣

problematika konverzí je odlišná v mnoha právních předpisech

‣

je nutné vždy analyzovat postavení právních předpisů a kdy je co “speciální právní úprava”

‣

podrobně část účetnictví a DPH


KONVERZE ‣

v rámci životního cyklu dokumentu je třeba v každý okamžik zjišťovat jeho “účel” a na základě toho volit správné postupy konverze

‣

pozor na související dokumenty

‣

pozor na omyly s ohledem na tzv. “analogii” podrobněji u zákona o archivnictví Ing.Robert Piffl, Ministerstvo financí ČR

ŽIVOTNÍ CYKLUS ‣

vždy je nutné analyzovat postavení dokumentu v rámci životního cyklu

‣

vždy je nutné analyzovat pro jaké účely dokument může sloužit

‣

vymezení okruhu právních předpisů


FAKTOR ČASU ‣

v rámci životního cyklu dokumentu je třeba vždy od počátku brát v úvahu délky jednotlivých procesů a zákonné požadavky

‣

čas není pevně stanoven - například v případě zákonů o dani z příjmu - může nastat posun, tj. prodloužení lhůt


FORMY ‣

elektronická a technická

‣

listinná - analogový nosič

‣

smíšená

‣

pozor nově u DPH - složitější než doposud


HLAVNÍ PŘEDPISY ‣

Zákon o archivnictví

‣

Zákon o DPH

‣

Zákon o účetnictví

‣

Zákon o elektronickém podpisu


ARCHIVNICTVÍ ‣

Zákon o archivnictví, pro koho ?

‣

“veřejnoprávní původci” x “soukromoprávní původci” - § 3

‣

“soukromoprávní OS,družstva a notáři jen příloha 1, pol. strany apod jako veřejnoprávní

‣

Prováděcí právní předpisy Ing.Robert Piffl, Ministerstvo financí ČR

ARCHIVNICTVÍ ‣

Analogie x pozor na zásadní omyl při odkazu na možnost použití analogie - například na zákon o archivnictví - v zákoně jsou uvedeny jak “státní” subjekty tak soukromoprávní analogii pak nelze použít

‣

tj. nejčastěji chyba - pomocí tzv. analogie odkaz na část §69a u soukromoprávních původců pro obecný e-dokument a konverze Ing.Robert Piffl, Ministerstvo financí ČR

ARCHIVNICTVÍ ‣

499/2004 Sb. ve smyslu změn (poslední 167/2012 Sb.) od 1.7.2012

‣

vyhláška 645/2004 (poslední 213/2012 Sb.) od 1.7.2012

‣

vyhláška 259/2012 od 1.8.2012

‣

národní standard 64/2012 od 11.7.2012 Ing.Robert Piffl, Ministerstvo financí ČR

ARCHIVNICTVÍ 1.7.2012 klíčové datum

‣ ‣

končí platnost přechodných ustanovení

‣

povinné ERMS - pozor nejen pro spisovou službu, ale často i pro DMS, ECM

‣

není již povinnost vše převádět §4 odst 2.


ARCHIVNICTVÍ ‣

skartační lhůty a vyřazování x rovnost forem x stejné lhůty

‣

skartační lhůta max = 100 let

‣

definice spouštěcí události

‣

definice minimálních formátů

‣

možnost uvnitř jednotky jiný než uznávaný Ing.Robert Piffl, Ministerstvo financí ČR

ARCHIVNICTVÍ 69A ‣

vypuštěny odstavce 1 až 3 (razítka)

‣

převod dokumentů - povinná doložka a podpis s časovým razítkem

‣

zpřesnění posloupnosti podpisu a razítka

‣

podatelny - změny - všichni

‣

nový národní standard Ing.Robert Piffl, Ministerstvo financí ČR

ARCHIVNICTVÍ 69A Zvláštní ustanovení o dokumentech v digitální podobě

‣

‣

převádění dokumentu v analogové podobě na dokument v digitální podobě a naopak a změnu datového formátu dokumentu v digitální podobě

‣

připojení údajů

‣

ověří určený původce platnost uznávaného elektronického podpisu, uznávané elektronické značky nebo kvalifikovaného časového razítka,

‣

opatří určený původce doložkou

‣

domněnka “pravosti”


ARCHIVNICTVÍ 69A konverze

‣ ‣

opatří určený původce doložkou

domněnka “pravosti”

‣ ‣

jedná se akceptaci v rámci veřejnoprávních původců

‣

zejména pak kvůli možnosti podání atd... tj. směrem “dovnitř”


ARCHIVNICTVÍ - NS Nový národní standard

‣ ‣

digitální i analogové formy

‣

výměna jen XML dle příloh

‣

převod do výstupního formátu


ARCHIVNICTVÍ - SÚ spouštěcí událost - §66

‣ ‣

(4) Počátek plynutí skartační lhůty stanoví spouštěcí událost, kterou se rozumí vyřízení dokumentu nebo uzavření spisu. Pokud určený původce pro příslušný dokument nebo spis stanoví jinou skutečnost jako spouštěcí událost, připojí ke skartační lhůtě uvedené ve spisovém a skartačním plánu poznámku o této spouštěcí události.


DPH ‣

Zákon o DPH

‣

Metodické pokyny pro oblast e-Fakturace a vysvětlení pojmů auditní stopy a kontrolních mechanizmů


NOVELA DPH & EU ‣

směrnice Rady 2010/45/EU z 13.7.2010

‣

rovné zacházení s papírovými a elektronickými fakturami

‣

prosazovat využívání elektronické fakturace poskytnutím svobodné volby při zajišťování věrohodnosti původu, neporušenosti obsahu a čitelnosti Ing.Robert Piffl, Ministerstvo financí ČR

NOVELA DPH & EU ‣

zásadní změny v pravidlech fakturace, vystavení a uchování dokladů

‣

zrovnoprávnění dokladů v listinné a elektronické podobě

‣

nové definování věrohodnosti původu daňového dokladu, neporušenosti jeho obsahu a jeho čitelnosti Ing.Robert Piffl, Ministerstvo financí ČR

NOVELA DPH & EU ‣

vlastnosti musí být zajištěny po celou dobu od okamžiku vystavení daňového dokladu do konce lhůty pro jeho uchovávání, a to bez ohledu na to, zda jde o daňový doklad v listinné nebo elektronické podobě


DO 31.12.2012 ‣

vystavovat (zasílat doklady) elektronické doklady pouze tak, že jsou opatřeny zaručeným elektronickým podpisem nebo elektronickou značkou nebo pokud je zaručena věrohodnost původu a neporušitelnost obsahu daňového dokladu elektronickou výměnou informací (EDI)

‣

nově pouze vlastnosti a svobodná volba Ing.Robert Piffl, Ministerstvo financí ČR

REÁLNÉ DODÁNÍ ‣

směrnice uznává povinnost, aby faktury přesně zachycovaly skutečná dodání zboží či poskytnutí služeb, a proto vyžaduje, aby byla zajištěna věrohodnost původu faktur, neporušenost jejich obsahu a jejich čitelnost od okamžiku jejich vystavení do konce doby uchovávání Ing.Robert Piffl, Ministerstvo financí ČR

NOVELA DPH ‣

právní předpis se zcela správně zaměřuje na klíčové vlastnosti daňových dokladů a neuvádí žádné příklady

‣

nové pojmy - auditní stopa, kontrolní mechanizmy

‣

rovnoprávnost forem

‣

nezávazné metodické pokyny GFŘ Ing.Robert Piffl, Ministerstvo financí ČR

FORMY ‣

§26 odst. 2) - listinná a elektronická ‣

elektronická - musí být vystavena a také obdržena v jakémkoli elektronickém formátu

‣

listinná (papír, faxsimile a podobně)


NOVELA Díl 5 - daňové doklady

‣

§ 26 daňový doklad

‣ ‣

daňový doklad má elektronickou podobu tehdy, pokud je vystaven a obdržen elektronicky


NOVELA ‣

§26 odst. 3) věta druhá

‣

“S použitím daňového dokladu v elektronické podobě musí souhlasit osoba, pro kterou se zdanění uskutečňuje”

‣

změna oproti současnému znění - souhlas je pro použití a nejen pro vystavení Ing.Robert Piffl, Ministerstvo financí ČR

SOUHLAS ‣

s použitím elektronické faktury musí souhlasit pořizovatel zboží či příjemce služby

‣

jakýkoli písemný souhlas, formální či neformální a výstavce by měl tuto skutečnost o předchozím souhlasu od svých odběratelů evidovat


NOVELA ‣

oddíl 2 Vystavování daňových dokladů

‣

§ 27 odst. 1) “vystavování daňových dokladů při dodání zboží, převodu nemovitosti nebo poskytnutí služby podléhá pravidlům členského státu, ve kterém je místo plnění”

‣

§ 27 odst. 2) výjimky Ing.Robert Piffl, Ministerstvo financí ČR

VLASTNOSTI ‣

§ 34 odst. 1) písmeno c) Čitelnost ‣

“Daňový doklad je čitelný, je-li možné se seznámit s jeho obsahem přímo nebo prostřednictvím technického zařízení.”


VLASTNOSTI ‣

§ 34 odst. 1) písmeno a) věrohodnost původu ‣

“Věrohodností původu se rozumí skutečnost, že je zaručena totožnost osoby, která plnění uskutečňuje nebo která daňový doklad oprávněně vystavila.”


VLASTNOSTI ‣

§ 34 odst. 1) písmeno b) neporušenost obsahu ‣

“Neporušeností obsahu se rozumí skutečnost, že obsah daňového dokladu požadovaný podle tohoto zákona nebyl změněn.”


NOVÉ POJMY ‣

kontrolní mechanizmy - postupy, kterými osoba povinná k dani vytvořila, provedla a udržuje přiměřenou míru jistoty, pokud jde o totožnost dodavatele zboží či poskytovatele služby nebo vystavovatele faktur y , neměnnost obsahu týkajícího se DPH a čitelnost faktury od okamžiku vystavení do konce doby uchovávání Ing.Robert Piffl, Ministerstvo financí ČR

NOVÉ POJMY ‣

auditní stopa (“spolehlivá vazba”) zdokumentovaný tok plnění od zahájení, zdrojového dokumentu až po ukončení, a naopak, který propojuje různé dokumenty v rámci celého životního cyklu


NOVÉ POJMY ‣

auditní stopa - spolehlivá, pokud je propojení mezi podklady a zpracovanými plněními snadno sledovatelné (auditní stopa obsahuje dostatečně podrobné informace k propojení dokumentů), odpovídá uvedeným postupům a zachycuje procesy, které skutečně nastaly


NOVELA ‣

Oddíl 7 zajištění věrohodnosti původu, neporušitelnost obsahu a čitelnosti daňových dokladů

‣

§ 34 odst. 1)

‣

“U daňového dokladu musí být od okamžiku jeho vystavení do konce lhůty pro jeho uchovávání zajištěna ... “ Ing.Robert Piffl, Ministerstvo financí ČR

NOVELA ‣

§ 34 odst. 3)

‣

“Zajištění věrohodnosti původu daňového dokladu, neporušenosti jeho obsahu a jeho čitelnosti lze dosáhnout prostřednictvím kontrolních mechanismů procesů vytvářejících spolehlivou vazbu mezi daňovým dokladem a daným plněním.” Ing.Robert Piffl, Ministerstvo financí ČR

NOVELA ‣

oddíl 8 uchovávání daňových dokladů

‣

§35 a §35a

‣

§ 35a “Při uchovávání daňových dokladů prostřednictvím elektronických prostředků musí být rovněž elektronicky uchovávána data zaručující věrohodnost původu daňových dokladů a neporušenost jejich obsahu.” Ing.Robert Piffl, Ministerstvo financí ČR

NOVELA ‣

v rámci novelizace je umožněno převádění mezi formami daňového dokladu nejen pro účely úschovy

‣

znění do 31.12.2012- z listinné podoby byl možný převod do elektronické pouze pro účely úschovy


NOVELA - EDI ‣

dosažení věrohodnosti původu a neporušenosti obsahu

‣

příklad - elektronickou výměnou informací (EDI)21), jestliže dohoda o této výměně stanoví užití postupů zaručujících věrohodnost původu a neporušenost obsahu.

‣

příklad - datové schránky splňují požadavky Ing.Robert Piffl, Ministerstvo financí ČR

NOVELA - EDI ‣

EDI je založena na dohodě o výměně strukturovaných údajů podle doporučení Komise 94/820/ES a může se vztahovat k jakémukoli standardizovanému formátu. Zde je však nutné uvést, že je nejedná jen o EDIFACT, který je pouze jedním z příkladů takovýchto formátů.

‣

příklad - datové schránky splňují požadavky Ing.Robert Piffl, Ministerstvo financí ČR

METODIKA ‣

konkrétní způsoby a příklady možností zajištění věrohodnosti původu daňového dokladu, neporušenosti jeho obsahu a jeho čitelnosti nejsou řešeny v legislativním textu, ale jsou upraveny metodicky Generálním finančním ředitelstvím


METODIKA ‣

“Informace GFŘ k pravidlům fakturace ve vztahu k implementaci Směrnice EU/45/2010 do zákona o DPH”

‣

“Nejčastější dotazy k pravidlům fakturace”

‣

http://cds.mfcr.cz/cps/rde/xchg/cds/xsl/ legislativa_metodika_21142.html?year=0 Ing.Robert Piffl, Ministerstvo financí ČR

METODIKA


METODIKA ‣

důraz na vlastnosti daňových dokladů

‣

příklady správného postupu

‣

příklady nesprávných postupů


METODIKA ‣

věrohodnost původu

‣

příklad auditní stopy - účetnictví

‣

u elektronické formy nyní jednodušší než u listinné

‣

ostatní příklady


METODIKA ‣

problematika zajištění věrohodnosti původu v případě listinné formy je velice komplikovaná a v praxi může vést i k tomu, aby příjemce vyžadovat po výstavci i takové úkony, které nejsou povinně stanoveny právním předpisem (typický příklad FA vhozená do schránky x podpis) Ing.Robert Piffl, Ministerstvo financí ČR

METODIKA ‣

neporušenost obsahu - dochází k úplnému zrovnoprávnění forem a povinnosti dodržení základních vlastností od okamžiku vystavení až po okamžik skončení lhůty pro úschovu s tím, že právní předpis zcela jasně stanovuje dodržení této povinnosti po celou dobu a kontinuálně Ing.Robert Piffl, Ministerstvo financí ČR

METODIKA ‣

neporušenost obsahu -skutečnost, že obsah daňového dokladu nebyl změněn, nesouvisí s formátem daňového dokladu

‣

pokud se osoba povinná k dani rozhodla požadavek neporušenosti obsahu při převodu z jednoho formátu do jiného splnit používáním zaručeného elektronického podpisu, musí být změna formátu pak spolehlivě zaznamenána Ing.Robert Piffl, Ministerstvo financí ČR

ÚČETNICTVÍ “auditní stopa” a kontrolní mechanizmy §32

‣ ‣

(1) Použijí-li účetní jednotky účetní záznamy i pro jiný účel než uvedený v § 31 odst. 1, a to zejména pro účely trestního řízení, opatření proti legalizaci výnosů z trestné činnosti, správního řízení, občanského soudního řízení, daňového řízení, výběru archiválií ve skartačním řízení nebo mimo něj, nebo pro účely sociálního zabezpečení, veřejného zdravotního pojištění anebo pro účely ochrany autorských práv, postupují po uplynutí dob úschovy uvedených v § 31 odst. 2 dále tak, aby byly zajištěny požadavky vyplývající z jejich použití pro uvedené účely; v případě, kdy účetní jednotky použijí účetní záznamy k těmto účelům, platí všechna ustanovení tohoto zákona týkající se účetních záznamů obdobně. Ing.Robert Piffl, Ministerstvo financí ČR

ŽIVOTNÍ CYKLUS ‣

vždy od okamžiku vzniku až do konce doby úschovy musí být nepřetržitě splněny vlastnosti

‣

jakékoliv řešení má smysl pouze tehdy, je-li analyzován celý životní cyklus s ohledem na všechny právní předpisy


FAKTA A MÝTY ‣

stále platí a platit bude - předchozí souhlas osoby, po novele rozšíření “použitím”

‣

do 31.12.2012 musí být elektronický podpis, značka nebo EDI, po novele volnost

‣

do 31.12.2012 listinnou formu lze převést pouze pro účely úschovy, po novele volnost Ing.Robert Piffl, Ministerstvo financí ČR

FAKTA A MÝTY ‣

elektronicky lze fakturovat “až po novele” není pravda

‣

lze řešit pouze s ohledem na zákon o DPH není pravda a nebude, vždy s ohledem na všechny právní předpisy

‣

elektronický doklad si můžu “vytisknout sám” a dále pracovat pouze s tímto výtiskem - NE! Ing.Robert Piffl, Ministerstvo financí ČR

ÚČETNICTVÍ ‣

Zákon o účetnictví

‣

Prováděcí právní předpisy


ÚČETNÍ ZÁZNAM ‣

563/1991 § 4

‣

(10) Účetní jednotky jsou povinny vést účetnictví jako soustavu účetních záznamů; přitom mohou použít technických prostředků, nosičů informací a programového vybavení. Účetním záznamem se rozumí data, která jsou záznamem veškerých skutečností týkajících se vedení účetnictví. Každou skutečnost týkající se vedení účetnictví jsou účetní jednotky povinny zaznamenávat výhradně jen účetními záznamy.


DÍLČÍ ZÁZNAMY ‣

§ 33 odst. 5)

‣

Jednotlivý účetní záznam může být tvořen několika dílčími účetními záznamy. Všechna ustanovení o účetních záznamech podle tohoto zákona se týkají každého jednotlivého účetního záznamu včetně dílčích účetních záznamů i účetního záznamu vzniklého jejich seskupením.


ÚČETNÍ DOKLAD ‣ §4 odst. 11) ‣

Jednotlivé účetní záznamy mohou být seskupovány do souhrnných účetních záznamů; takovými účetními záznamy jsou zejména účetní doklady, účetní zápisy, účetní knihy, odpisový plán, inventurní soupisy, účtový rozvrh, účetní závěrka a výroční zpráva. Účetní jednotky jsou povinny takové účetní záznamy vést nejméně v rozsahu stanoveném tímto zákonem.


ÚČETNÍ DOKLAD ‣

563/1991 - §11

‣

(1) Účetní doklady jsou průkazné účetní záznamy, které musí obsahovat ...

‣

f) podpisový záznam podle § 33a odst. 4 osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování.


IDENTIFIKÁTOR ‣ §11 odst. 1) ‣

Skutečnosti podle písmen a) až f), které se týkají jednoho účetního dokladu, mohou být obsaženy na více účetních záznamech. Skutečnosti podle písmen b) a c) se mohou týkat více účetních případů. V těchto případech musí účetní záznam i účetní doklad obsahovat identifikátor, kterým lze nezaměnitelně určit vzájemnou vazbu mezi účetním záznamem a účetním dokladem, včetně souvisejících skutečností. Podpisový záznam podle písmene f) může být společný pro více účetních dokladů.


ÚČETNÍ ZÁPISY ‣

§6 odst. 2)

‣

Účetní jednotky jsou povinny zaznamenávat účetní případy v účetních knihách (dále jen "účetní zápisy") pouze na základě průkazných účetních záznamů podle odstavce 1.


ÚČETNÍ ZÁPISY ‣ §12 ‣

(1) Účetní zápisy jsou účetní záznamy, jejichž obsah je určen ustanoveními tohoto zákona, která se týkají účetních knih.

‣

(2) Účetní jednotky jsou povinny provádět účetní zápisy průběžně v účetním období po vyhotovení účetního dokladu takovým způsobem, který neohrozí splnění požadavků rovněž jiných právních předpisů. K účetnímu zápisu musí být připojen podpisový záznam osoby odpovědné za jeho provedení, není-li shodný s podpisovým záznamem osoby odpovědné za zaúčtování účetního případu.

‣

(3) Účetní zápisy nesmějí účetní jednotky provádět mimo účetní knihy. Ing.Robert Piffl, Ministerstvo financí ČR

ÚSCHOVA - §31 ‣

(1) Účetní jednotky jsou povinny uschovávat účetní záznamy pro účely vedení účetnictví po dobu stanovenou v odstavci 2 nebo 3. Nestanovíli tento zákon jinak, platí pro nakládání s nimi zvláštní právní předpisy.

‣

(3) Pokud záruční lhůta nebo reklamační řízení je delší než lhůta podle § 31 odst. 2, uschovává účetní jednotka doklady a jiné účetní záznamy po dobu, po kterou tato lhůta běží nebo toto řízení trvá; pokud se účetní záznam vztahuje k nezaplacené pohledávce či nesplněnému závazku ve lhůtě podle § 31 odst. 2, uschovává účetní jednotka tento účetní záznam do konce prvního účetního období následujícího po účetním období, v němž došlo k zaplacení pohledávky nebo ke splnění závazku.


PODPISOVÝ ZÁZN. ‣ 563/1991 - §33a ‣

(4) Podpisovým záznamem se rozumí účetní záznam, jehož obsahem je vlastnoruční podpis nebo uznávaný elektronický podpis podle zvláštního právního předpisu30a), anebo obdobný průkazný účetní záznam v technické formě, který zaručuje průkaznou a jednoznačnou původnost. Na obě formy podpisového záznamu se přitom pohlíží stejně a obě mohou být použity v případech, kdy je vyžadován vlastnoruční podpis. U případů týkajících se výhradně skutečností uvnitř jedné účetní jednotky lze použít jako podpisový záznam vlastnoruční podpis nebo zaručený elektronický podpis anebo obdobný průkazný účetní


PODPIS ‣

(5) Připojením podpisového záznamu se rozumí

‣

a) v případě účetního záznamu v listinné formě jeho podepsání vlastnoručním podpisem,

‣

b) v případě účetního záznamu v technické formě jeho podepsání uznávaným elektronickým podpisem podle zvláštního právního předpisu) anebo obdobným průkazným účetním záznamem v technické formě,

‣

c) v případě účetního záznamu ve smíšené formě jeho podepsání vlastnoručním podpisem na listinné části a současně u částí účetního záznamu v technické formě obsahující digitální data jejich podepsání uznávaným elektronickým podpisem podle zvláštního právního předpisu anebo obdobným průkazným účetním záznamem v technické formě. Ing.Robert Piffl, Ministerstvo financí ČR

PODPIS ‣ Současné znění - občas nerovnost forem ‣

(7) Účetní záznam v listinné formě podepsaný vlastnoručním podpisem výstavce, který se shoduje s podpisovým vzorem vyhotoveným účetní jednotkou, se považuje za průkazný podle odstavce 1 písm. c) bez ohledu na to, zda se týká výhradně skutečností uvnitř jedné účetní jednotky.


IDENTIFIKAČNÍ ‣

(8) Identifikačním záznamem se rozumí účetní záznam, který není podpisovým záznamem podle odstavce 4, připojený k jinému účetnímu záznamu

‣

a) automaticky technickým prostředkem (§ 4 odst. 10), nebo

‣

b) fyzickou osobou odpovědnou podle odstavce 10,

‣

který umožňuje jednoznačné určení uvedeného technického prostředku nebo fyzické osoby.


PŘEVOD ‣

(3) Účetní jednotka může provést převod účetního záznamu z jedné formy do jiné nové formy. Tímto převodem vzniká nový účetní záznam. V uvedeném případě je účetní jednotka povinna zajistit, že obsah účetního záznamu v nové formě je shodný s obsahem účetního záznamu v původní formě. Splnění uvedené povinnosti se má za prokázané, pokud účetní jednotka předloží účetní záznam v původní i nové formě a jejich obsah je shodný. Splnění této povinnosti však účetní jednotka může prokázat i jiným způsobem, který nezpochybní žádná z osob, které s převedeným záznamem pracují. V případě nezpochybnění průkaznosti převodu účetního záznamu žádnou z osob, které s převedeným záznamem pracují, se u účetních záznamů, které nejsou označeny skartačními znaky pro výběr nebo archiválii podle zvláštního právního předpisu,28) nevyžaduje předložení účetního záznamu v původní formě a pro záznamy v původní formě neplatí ustanovení § 31.


PŘEVOD ‣

(4) Účetní záznam v technické nebo smíšené formě, se skartačními znaky „A“ nebo „V“ vzniklý z činnosti účetní jednotky, musí být ve formátu, který zaručí jeho neměnnost a umožní jeho následnou čitelnost pro fyzickou osobu. Pokud tuto podmínku nemůže účetní jednotka zabezpečit, převede takové účetní záznamy do listinné formy odpovídající době jejich vyřízení a opatří je náležitostmi originálu, a to nejpozději před jejich zařazením do výběru archiválií ve skartačním řízení nebo mimo něj; obdobně postupuje při nakládání s účetními záznamy přijatými účetní jednotkou v technické, případně smíšené formě, u účetních záznamů obsahujících uznávaný elektronický podpis včetně průkazného potvrzení v listinné formě o platnosti uznávaného elektronického podpisu v době přijetí účetního záznamu. Účetní jednotka je povinna disponovat účetními záznamy, kterými dokládá formu vedení účetnictví.


PRŮKAZNOST ‣ § 33a ‣

(1) Podle tohoto zákona se za průkazný účetní záznam považuje pouze

‣

a) účetní záznam, jehož obsah je prokázán přímo porovnáním se skutečností, kterou tento záznam prokazuje,

‣

b) účetní záznam, jehož obsah je prokázán obsahem jiných průkazných účetních záznamů, nebo

‣

c) účetní záznam týkající se výhradně skutečností uvnitř jedné účetní jednotky, k němuž je připojen podpisový záznam osoby oprávněné a odpovědné podle odstavce 10. Ing.Robert Piffl, Ministerstvo financí ČR

PŘENOS ‣ §33a odst. 3) ‣

(3) Účetní záznam určený k přenosu musí být podepsán vlastnoručním podpisem nebo uznávaným elektronickým podpisem podle zvláštního právního předpisu anebo obdobným průkazným účetním záznamem v technické formě. Pokud účetní záznam není podepsán před předáním k přenosu, musí být podepsán nejpozději v okamžiku jeho předání k přenosu.


VYHLÁŠKY §4 odst. 8)

‣ ‣

Prováděcí právní předpisy pro jednotlivé skupiny účetních jednotek upraví ...

‣

n) požadavky pro technické a smíšené formy účetních záznamů, včetně požadavků na jejich průkaznost, přenos a úschovu,


VYHLÁŠKA TECH ‣

V průběhu roku 2013 bude novelizována tzv. technická vyhláška

‣

Předpokládá se upřesnění a definování vlastností a dále pak uvolnění s ohledem na technologický rozvoj (konverze a apod.)

‣

Předpokládaná platnost od 1.1.2014 Ing.Robert Piffl, Ministerstvo financí ČR

DĚKUJI ZA POZORNOST [email protected]


2014. Ing.Robert Piffl, Ministerstvo financí ČR

Recommend Documents