5/13/2014
TRAINING Presented by: Nur Hasanah, SE, MSc
EDUCATION, TRAINING AND LEARNING Education Pendidikan berhubungan dengan peningkatan pengetahuan umum dan pemahaman atas lingkungan kita secara menyeluruh (Edwin B. Flippo) Training Focuses on improving employees’ abilities and skills. Training helps employee do their current work better. (Ivancevich, 2001) Latihan merupakan suatu usaha peningkatan pengetahuan dan keahlian seorang karyawan untuk mengerjakan suatu pekerjaan tertentu (Edwin B. Flippo) Latihan (training) dimaksudkan untuk memperbaiki penguasaan berbagai keterampilan dan teknik pelaksanaan kerja tertentu, terinci dan rutin. Latihan menyiapkan karyawan untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan sekarang (T. Hani Handoko)
Pelatihan merupakan bagian dari pendidikan. Pendidikan lebih bersifat filosofis dan teoritis. Pelatihan bersifat spesifik, praktis dan segera. Pendidikan dan pelatihan memiliki tujuan yang sama, yaitu Pembelajaran.
1
5/13/2014
THE DIFFERENCES BETWEEN EDUCATION AND TRAINING
No.
Aspek
Pendidikan
Latihan
1
Peserta
Karyawan Manajerial
Karyawan Operasional
2
Tujuan
Managerial Skill
Technical Skill
3
Metode
Pendidikan
Pendidikan
4
Waktu
Jangka panjang
Jangka pendek
5
Biaya
Relatif besar
Relatif kecil
6
Tempat
Di dalam kelas
Lapangan praktek
TRAINING CLASSIFICATION
1.
2.
3.
Berdasarkan sumbernya, pelatihan dapat dibagi menjadi tiga kategori: In-house (on-site) training: On-the-job training, seminar, lokakarya, instruksi lewat media External (outside) training: kursus, seminar, lokakarya di Univ/PT, pelatihan privat, pelatihan yang diadakan oleh asosiasi dagang, organisasi profesional dan lembaga/organisasi teknik. Kombinasi in-house dan external
Berdasarkan kategori karyawan: 1. Program orientasi karyawan baru 2. Pelatihan umum secara ekstensif 3. Pelatihan job-specific 4. Praktik standar setahap demi setahap, pelatihan peralatan, prosedur operasi
2
5/13/2014
WHY TRAINING IS NEEDED? Training is very important for employees to be highly productive. Supervisors are solely responsible for implementing TQM within their departments, and teaching their employees the philosophies of TQM. Training that employees require are interpersonal skills, the ability to function within teams, problem solving, decision making, job management performance analysis and improvement, business economics and technical skills. During the creation and formation of TQM, employees are trained so that they can become effective employees for the company.
FACTORS THAT CAUSE TRAINING’S NEEDED 1. 2. 3. 4. 5.
Kualitas angkatan kerja yang ada Persaingan global Perubahan yang cepat dan terus menerus Masalah-masalah alih teknologi Perubahan keadaan demografi
BENEFITS OF TRAINING 1. 2. 3. 4.
Mengurangi perputaran tenaga kerja Membuat karyawan menjadi lebih produktif Menghindarkan diri dari keusangan Melaksanakan pekerjaan dengan lebih baik
3
5/13/2014
WHY TRAINING IS IMPORTANT IN TQM BASED ORGANIZATIONS? As, at the heart of TQM is the concept of intrinsic motivation-involvement in decision making by the employees, it means more responsibility, which in turn requires a greater level of skill. This must be achieved through TRAINING.
DEVELOPMENT Pengembangan (development) dimaksudkan untuk memperbaiki dan meningkatkan pengetahuan, kemampuan, sikap dan sifatsifat kepribadian. Pengembangan menyiapkan karyawan untuk memegang tanggung jawab pekerjaan di waktu mendatang (T. Hani Handoko)
T&D Why? Karyawan memerlukan latihan dan pengembangan agar mengerjakan tugas-tugas secara sukses. Latihan dan pengembangan dapat membuat karyawan menjadi lebih produktif. Program-program latihan dan pengembangan dirancang untuk meningkatkan prestasi kerja, mengurangi absensi dan perputaran, serta memperbaiki kepuasan kerja. Tujuan utama program latihan dan pengembangan: 1. Menutup gap antara kecakapan atau kemampuan karyawan dengan permintaan jabatan 2. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja karyawan dalam mencapai sasaran-sasaran kerja yang telah ditetapkan
4
5/13/2014
T&D When? Latihan dan pengembangan dilakukan setelah orientasi. Where? Latihan dan pengembangan bisa dilakukan di perusahaan/organisasi yang bersangkutan maupun lewat lembaga lain Who? Latihan dan pengembangan ditujukan untuk karyawan baru maupun yang sudah lama bekerja. PJ kegiatan latihan dan pengembangan biasanya adalah departemen personalia dan penyelia langsung. Proses belajar ditangani oleh para instruktur (pelatih).
T & D TECHNIQUES On the job training : a. Rotasi jabatan b. Latihan instruksi pekerjaan c. Magang (apprenticeships) d. Coaching e. Penugasan sementara 2. Off the job training : a. metode-metode simulasi (metode studi kasus, role playing, business games, vestibule training, laboratory training, programprogram pengembangan eksekutif) b. teknik-teknik presentasi informasi (kuliah, presentasi video, metode konferensi, programmed instruction, self-study) 1.
T&D Metode terbaik dalam latihan dan pengembangan tergantung pada sejauh mana suatu teknik memenuhi faktor-faktor : 1. Efektivitas biaya 2. Isi program yang dikehendaki 3. Kelayakan fasilitas-fasilitas 4. Preferensi dan kemampuan peserta 5. Preferensi dan kemampuan instruktur 6. Prinsip-prinsip belajar
5
5/13/2014
THE EFFECTIVE TRAINING PROCESS Tahapan dalam proses pelatihan yang efektif: 1. Penentuan kebutuhan pelatihan 2. Peserta pelatihan 3. Tempat pelatihan 4. Materi dan isi pelatihan 5. Pemberian pelatihan 6. Evaluasi pelatihan
BASIC STEPS OF EFFECTIVE TRAINING PLANS The first step in training process is to make everyone aware of what the training is all about. Thoughts suggestions should be gathered. The second step is to get acceptance. The trainees must feel that training will be of value to them. The third step is to adept to adapt the program. Is everyone ready to buy into it? Does everyone feel they are a part of what is going to take place? The fourth step is to adept to what has been agreed upon. What changes must be made in behavior and attitudes.
WHAT KIND OF TRAINING BE IMPARTED TO THE EMPLOYEES? The type of training depends on the need of the particular company. The areas that should be common to all organizations’ training program is problem solving and communication skills. In addition to above areas, all members should receive training in quality awareness (TQM), statistical process control (SPC), safety, and technical aspects of job. The only difference among types of training is that some may be required more often and for greater length of times than others. Following chart is based on recommendation of Dr. Juran regarding the type of training to be imparted at different organizational levels. The areas recommended are indicated in green color:
6
5/13/2014
THE EVALUATION OF T & D PROGRAM
TRAINING APPROACHES Pendekatan internal Pendekatan eksternal Pendekatan kemitraan
7
5/13/2014
LEARNING Learning: Any relatively permanent change in behavior that occurs as a result of experience. Learning •Involves
change
•Is
relatively permanent
•Is
acquired through experience
LEARNING PRINCIPLES Orang akan belajar sebaik-baiknya bila mereka siap untuk belajar Orang belajar lebih mudah apabila apa yang mereka pelajari dapat dikaitkan dengan sesuatu yang sudah mereka ketahui Orang belajar sebaik-baiknya dengan cara setahap demi setahap Orang belajar dengan melakukannya (learning by doing) Semakin sering seseorang menggunakan apa yang ia pelajari, semakin baik ingatan dan pemahamannya Sukses dalam belajar cenderung merangsang untuk belajar lebih banyak Orang butuh umpan balik dengan segera dan terus-menerus untuk mengetahui apakah mereka telah belajar
WHY TRAINING GOT FAILED? Faktor yang menyebabkan kegagalan suatu pelatihan: pengajaran yang tidak baik, materi kurikulum pelatihan yang tidak tepat, perencanaan yang jelek, dana yang tidak memadai dan kurangnya komitmen. Juran mengemukakan 2 penyebab utama: 1. Kurangnya partisipasi manajemen dalam perencanaan 2. Jangkauan (scope) yang terlalu sempit
8
5/13/2014
QUALITY-TRAINING CURRICULUM: BASED ON JURAN TRILOGY Pelatihan Perencanaan Kualitas •Manajemen strategik terhadap kualitas •Kebijakan kualitas dan penyebarluasannya •Sasaran strategik kualitas dan penyebarluasannya •Trilogi Juran •Big Q dan Little Q •Konsep Triple Role •Alur perencanaan kualitas •Pelanggan internal dan eksternal •Cara mengidentifikasi pelanggan •Perencanaan mengenai proses-proses makro dan mikro •Desain produk •Perencanaan mengenai pengendalian proses
Pelatihan Pengendalian Kualitas •Manajemen strategik terhadap kualitas •Umpan balik dalam pengendalian kualitas •Kemampuan melakukan pengendalian •Perencanaan mengenai pengendalian •Subjek pengendalian •Tanggung jawab pengendalian •Cara mengevaluasi kinerja •Interpretasi data statistik dan ekonomi •Pengambilan keputusan •Tindakan perbaikan •Audit jaminan kualitas •Alat-alat pengendalian
Pelatihan Perbaikan Kualitas •Manajemen strategik terhadap kualitas •Trilogi juran •Dewan kualitas dan tanggung jawabnya •Biaya akibat kualitas yang jelek •Konsep project-byproject •Memperkirakan ROI •Nominasi, penyaringan dan pemilihan proyekproyek •Infrastruktur perbaikan kualitas •Proyek perbaikan proses makro •Diagnostic and remedial journey •Peninjauan atas kemajuan yang dicapai •Alat dan teknik perbaikan kualitas
REFERENCE Gaspersz, Vincent. 2011. Total Quality Management . Vinchristo Publication, Bogor. Nasution, MN. 2004. Manajemen Mutu Terpadu. Ghalia Indonesia, Bogor Selatan. Tjiptono, Fandy & Anastasia Diana. 2001. Total Quality Management. Andi, Yogyakarta. T. Hani Handoko John M. Ivancevich Malayu SP Hasibuan Heidjrahman & Suad Husnan Moekijat Kol. Susilo Martoyo Edwin B. Flippo
9
