2013. (IV. 29.) önkormányzati rendelethez 54, 55

1. melléklet a 9/2013. (IV. 29.) önkormányzati rendelethez54,55 A képviselő-testület által a bizottságokra átruházott hatáskörök jegyzéke és a bizottság feladatkörei

I. Pénzügyi és Településfejlesztési Bizottság 1. Véleményezési jog illeti meg az önkormányzatot és intézményeit érintő valamennyi pénzügyi és vagyoni kérdésben, továbbá a településfejlesztéssel és környezetvédelemmel kapcsolatos valamennyi kérdésben. 2. Javaslattételi jog illeti meg: Pénzügyi, gazdasági és településfejlesztési tárgykörben: a) a vállalkozások fejlesztésére, támogatására, b) költségvetés összeállítására, c) az önkormányzat és intézményei vagyonával való rendelkezésre, d) a beruházásokra, fejlesztésekre, beszerzésekre, e) hitelfelvételre, f) intézmény alapításra, összevonására, megszüntetésére, átszervezésére, g) önkormányzati társulás létrehozására, társuláshoz, érdek-képviseleti szervhez csatlakozásra, h) az önkormányzat gazdasági programjának összeállítására, i) a helyi adó mértékének megállapítására, j) közösségi célú alapítvány és alapítványi forrás átvételére és átadására, k) követelések elengedésére, és l) a település közbiztonsági koncepciójának tartalmára, m) a településfejlesztéssel és környezetvédelemmel kapcsolatos fejlesztésekre, n) településfejlesztéssel és környezetvédelemmel kapcsolatos helyi szabályozásra, o) az ingatlan elidegenítés, megterhelés ügyében, p) helyi közlekedés fejlesztésére, közszolgáltató intézmény alapítására, q) a település szerkezeti és szabályozási tervének, valamint a Helyi Építési Szabályzat elfogadására, módosítására, r) a helyi közszolgáltatások megoldására, a vállalkozások letelepülésének, fejlődésének elősegítésére, s) a lakásépítési koncepció kialakítására. 3. Döntési jog illeti meg: Pénzügyi, gazdasági és településfejlesztési tárgykörben: a) előirányzat-módosítási hatáskörében a költségvetési tartalék előirányzatának átcsoportosítására, ahol az esetenkénti átcsoportosítás kettőmillió forintot nem haladhatja meg, b) az önkormányzat éves költségvetési rendeletben meghatározott „Társadalmi szervezetek támogatása” kiemelt előirányzat felosztása tekintetében, és c) a saját tulajdonú személygépkocsi külföldi kiküldetésen való használatáért fizetett költségtérítés elszámolásának engedélyezése, 54 55

Módosította a 19/2014. (XI. 11.) önkormányzati rendelet Módosította a 23/2014. (XII. 09.) önkormányzati rendelet 25

d) a környezetvédelmi alap felhasználására, e) önkormányzati tulajdonú földek haszonbérbe adására, f) önkormányzati tulajdonú nem lakás céljára szolgáló helyiségek bérbeadására vonatkozó versenytárgyalás kiírására, azok bérbeadására, illetve minimális bérleti díja mértékének megállapítására, g) önkormányzati lakás bérbeadására. 4. Ellenőrzési joga kiterjed: a) b) c) d)

a költségvetés végrehajtására, az önkormányzat és intézményeinek pénzforgalmára, és az önkormányzat gazdálkodására, a településfejlesztési és környezetvédelmi célú pénzeszközök felhasználására.

5. A Pénzügyi és Településfejlesztési Bizottság feladata az önkormányzati képviselők és a polgármester, valamint hozzátartozóik vagyonnyilatkozatának kezelése, a vagyonnyilatkozatokkal kapcsolatos eljárás lefolytatása. 6. Feladata az önkormányzati képviselő ellen kezdeményezett méltatlansági és összeférhetetlenségi ügyben előterjesztés benyújtása a képviselő-testületnek. 7. A bizottság a közrend, közbiztonság és a bűnmegelőzés terén illetékes hatóságokkal és más szervezetekkel a sértetté válás drogellenes intézkedésekben és az ifjúságvédelemben, az megelőzésében, a bűnmegelőzési szervezet fejlesztése terén, elvárásainak és a jogszabályok előírásainak képviseletében.

együttműködik az megelőzésében, a elkövetővé válás a város polgárai

II. Humán Bizottság 1. Véleményezési jog illeti meg az önkormányzatot és intézményeit érintő valamennyi oktatási, köznevelési és egészségügyi kérdésben. 2. Javaslattételi jog illeti meg: Humán tárgykörben: a) az egészségügyi alapellátást, ügyeleti szolgálatot teljesítő orvosok alkalmazására, az egészségügyi alapellátást, ügyeleti szolgálatot teljesítő vállalkozásokkal történő szerződéskötésre, az ügyeleti szolgálat szakmai vezetőjének személyére, b) bölcsődevezető személyére, c) a gyógyító és megelőző munka javítására szolgáló intézkedésekre és eszközbeszerzésekre, d) a közegészségügyi problémák megoldását elősegítő javaslatok kidolgozására, e) a város szociális helyzetének ismeretében az egyéni és csoportos problémák megoldására, a szociális juttatások, támogatások elveire javaslatok készítése, f) a helyi kitüntetések adományozására, g) az egészségügyi szolgáltatások díjának megállapítására, h) az egészségügyi ellátást érintő kérdésekben – i) az oktatási, kulturális intézmények vezetőinek személyére, 26

j) az oktatási, kulturális és sport intézmények létesítésére, megszüntetésére, átszervezésére, összevonására, alapítvány létrehozására, k) az oktatási, nevelési, kulturális feltételek javítására, l) külföldi önkormányzatokkal kapcsolat felvétele, nemzetközi önkormányzatokhoz való csatlakozásra, m) a tömeg, diák és versenysport feltételeinek biztosítására, n) emlékmű, díszkút, köztéri alkotás felállítására, létesítésére, o) bíróságok ülnökeinek személyére, p) közterületek elnevezésére, annak megváltoztatására és q) kitüntetések adományozására. 3. Döntési jog illeti meg: Humán tárgykörben: a) az önkormányzat rendeleteiben meghatározott ügyekben b) az önkormányzat éves költségvetési rendeletben meghatározott „Rendezvények támogatása” kiemelt előirányzat felosztása tekintetében, c) külföldi és belföldi tanulmányi ösztöndíjban való részesítésre, d) a Bursa Hungarica pályázathoz kapcsolódó önkormányzati támogatási keret felosztásában, a pályázaton való részvétellel kapcsolatos döntésben és e) az Arany János tehetséggondozó program keretében támogatottak kiválasztásában. 4. Ellenőrzési joga kiterjed: a) a bölcsőde működtetésére, b) az önkormányzat költségvetésének egészségügyi és szociális meghatározott előirányzatai felhasználására, c) az oktatási, kulturális és sport célú pénzeszközök felhasználására, e) az egészségügyi alapellátás és az ügyeleti szolgálat pénzellátására, d) a szociális ügyekben történt intézkedések teljesítésére.

27

célra

2. melléklet a 9/2013. (IV. 29.) önkormányzati rendelethez56

A képviselő-testület által a polgármesterre átruházott hatáskörök jegyzéke

1. „A gyermekvédelem helyi rendszeréről” szóló 6/2006. (III. 31.) önkormányzati rendelet 5. § (2) bekezdése. 2.

57

„A települési támogatásról és a személyes gondoskodást nyújtó szociális

ellátásokról” szóló 4/2015. (II. 26.) önkormányzati rendelet 14. §-a, 32. §-a. 3. „A közterület-használat helyi szabályozásáról” szóló 11/1999. (V. 10.) önkormányzati rendelet 5. §-a, valamint 19. § (3) bekezdése. 4. „A köztisztaságról” szóló 25/1997. (XI. 12.) önkormányzati rendelet 15. § (1) bekezdése. 5. „Az önkormányzat vagyonáról és a vagyonnal való gazdálkodás szabályairól” szóló 8/2012. (III. 01.) önkormányzati rendelet 6. §-a. 6. A képviselő-testület és szervei szervezeti és működési szabályzatáról szóló 9/2013. (IV. 29.) önkormányzati rendelet 64. § (1) bekezdés o) pontja

56

Kiegészült az 1/2015. (I. 21.) önkormányzati rendelettel

57

Módosította a 21/2015. (X.29.) önkormányzati rendelet 28

1. függelék a 9/2013. (IV. 29.) önkormányzati rendelethez58

Enying Város Önkormányzata Képviselő-testületének tagjai

Viplak Tibor polgármester

8130 Enying, Váci Mihály utca 62.

Buza Krisztina

8130 Enying, Erkel Ferenc utca 2.

Dely Tünde

8130 Enying, Radnóti utca 7.

Dr. Lelkes Ákos

8130 Enying, Semmelweis utca 1.

Gebula Béla Ákos

8130 Enying, Hajnal utca 18.

Méreg János

8130 Enying, Vasvári utca 2/A

Nyikos István

8130 Enying, Kossuth Lajos utca 40.

Regenyei Katalin

8130 Enying, Szabadság tér 19. Fszt. 1.

Vörös Gyula

8130 Enying, Rózsa park 3.

58

Módosította a 374/2014. (XI. 05.) képviselő-testületi határozat

29

2. függelék a 9/2013. (IV. 29.) önkormányzati rendelethez

Belső ellenőrzési kézikönyv

30

Belsı Ellenırzési Kézikönyv

Készítette: Dékány Éva belsı ellenır

Jóváhagyta: Kóródi-Juhász Zsolt jegyzı

2013.

Bevezetés Az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény (a továbbiakban: Áht.) határozza meg a belsı ellenırzés jogszabályi alapjait:

Áht. 70. § (1) A belsı ellenırzés kialakításáról, megfelelı mőködtetésérıl és függetlenségének biztosításáról a költségvetési szerv vezetıje köteles gondoskodni. A belsı ellenırzést végzı személy vagy szervezet tevékenységét a költségvetési szerv vezetıjének közvetlenül alárendelve végzi, jelentéseit közvetlenül a költségvetési szerv vezetıjének küldi meg. Az irányító szerv belsı ellenırzést végezhet a) az irányítása alá tartozó bármely költségvetési szervnél, b) a saját vagy az irányítása, felügyelete alá tartozó költségvetési szerv használatába, vagyonkezelésébe adott nemzeti vagyonnal való gazdálkodás tekintetében, c) az irányító szerv által nyújtott költségvetési támogatások felhasználásával kapcsolatosan a kedvezményezetteknél és a lebonyolító szerveknél, és d) az irányítása alá tartozó bármely, a köztulajdonban álló gazdasági társaságok takarékosabb mőködésérıl szóló 2009. évi CXXII. törvény 1. § a) pontjában meghatározott köztulajdonban álló gazdasági társaságnál. A költségvetési szervek belsı kontrollrendszerérıl és belsı ellenırzésérıl szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Bkr.) határozza meg a költségvetési szervek vezetıi számára a belsı kontrollrendszer kialakítására és mőködtetésére vonatkozó további részletszabályokat, valamint a bizonyosságot adó és tanácsadó tevékenység eljárásrendjét. Bkr. 2. § b) belsı ellenırzés: független, tárgyilagos bizonyosságot adó és tanácsadó tevékenység, amelynek célja, hogy az ellenırzött szervezet mőködését fejlessze és eredményességét növelje, az ellenırzött szervezet céljai elérése érdekében rendszerszemlélető megközelítéssel és módszeresen értékeli, illetve fejleszti az ellenırzött szervezet irányítási és belsı kontrollrendszerének hatékonyságát. A nemzetközi belsı ellenırzési standardok alapján a belsı ellenırzés következı lényeges ismérveit kell hangsúlyozni: •A belsı ellenırzés egy, az ellenırzés és az arról való jelentés irányultságában belsı, bizonyosságot adó és tanácsadó, nem hatósági jellegő tevékenység. •A belsı ellenırzés a felelıs szervezetirányítás egyik legfontosabb elemeként mőködik. •A belsı ellenırzés az eredményesség növelésével segíti a költségvetési szerv belsı kontrollrendszerének folyamatait. A Belsı Ellenırzés Szakmai HYPERLINK "http://www.kormany.hu/hu/nemzetgazdasagi-miniszterium/allamhaztartasert-felelosallamtitkarsag/hirek/a-beso-ellenorzes-nemzetkozistandardjai"GyakorlatánakHYPERLINK "http://www.kormany.hu/hu/nemzetgazdasagiminiszterium/allamhaztartasert-felelos-allamtitkarsag/hirek/a-beso-ellenorzesnemzetkozi-standardjai" Nemzetközi Normáinak (IIA Normáknak) és a magyarországi

államháztartási belsı ellenırzési standardoknak megfelelıen a belsı ellenırzés kétfajta szolgáltatást nyújt: •bizonyosságot adó tevékenység és •tanácsadó tevékenység.

A bizonyosságot adó szolgáltatások során a belsı ellenırök objektíven értékelik a tényeket, és ennek alapján független véleményt formálnak vagy következtetéseket vonnak le egy szervezetre, mőveletre, funkcióra, folyamatra, rendszerre, illetve az ellenırzés egyéb tárgyára vonatkozóan. A tanácsadó tevékenység jellegét tekintve konzultációs tevékenység, amelyet általában a megbízó konkrét felkérése alapján nyújtanak. A tanácsadói feladat jellege és hatóköre a megbízóval történı megállapodás eredménye. Fontos, hogy a tanácsadó tevékenység során a belsı ellenırnek meg kell ıriznie tárgyilagosságát, nem vállalhat át vezetıi felelısséget. Belsı ellenırzési kézikönyv kidolgozása, jóváhagyása, tartalma, felülvizsgálata A Bkr. 17. §-a rendelkezik a belsı ellenırzési kézikönyv elkészítésérıl, jóváhagyásáról, tartalmáról, felülvizsgálatáról: Bkr. 17. § (1) A belsı ellenırzést végzı személy munkáját a nemzetközi, valamint az államháztartásért felelıs miniszter által közzétett belsı ellenırzési standardok, útmutatók figyelembevételével, valamint a belsı ellenırzési vezetı által - az államháztartásért felelıs miniszter által közzétett belsı ellenırzési kézikönyv minta megfelelı alkalmazásával - kidolgozott és a költségvetési szerv vezetıje által jóváhagyott belsı ellenırzési kézikönyv szerint végzi. (2) A belsı ellenırzési kézikönyv tartalmazza: a) a bizonyosságot adó és a tanácsadó tevékenységre vonatkozó eljárási szabályokat; b) a belsı ellenırzés hatáskörét, feladatait és céljait meghatározó belsı ellenırzési alapszabályt; c) a tervezés megalapozásához alkalmazott kockázatelemzési módszertan leírását; d) az ellenırzési dokumentumok formai követelményeit, az alkalmazott iratmintákat; e) az ellenırzési megállapítások hasznosításának nyomon követését; f) az ellenırzés során büntetı-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság feltárása esetén alkalmazandó eljárást. (3) A belsı ellenırzési vezetı és a belsı ellenırök a belsı ellenırzési tevékenységet az államháztartásért felelıs miniszter által kiadott etikai kódex figyelembevételével végzik. (4) A belsı ellenırzési vezetı köteles a belsı ellenırzési kézikönyvet rendszeresen, de legalább kétévente felülvizsgálni, és a - jogszabályok, módszertani útmutatók változásai, illetve egyéb okok miatt - szükséges módosításokat átvezetni. A belsı ellenırzési kézikönyv célja, hogy a szervezetnél dolgozó belsı ellenırök a mindennapi munkájuk során egységes eljárásrend és iratminták mentén végezzék tevékenységüket. Az Enyingi Polgármesteri Hivatalban a Belsı Ellenırzési Kézikönyv a belsı ellenırnél és a jegyzınél található meg. Fenti dokumentum felülvizsgálatára évente sor kerül.

A belsı ellenırzés hatáskörét, feladatait és céljait meghatározó belsı ellenırzési alapszabály A belsı ellenırzési alapszabály (Charta) olyan hivatalos dokumentum, amely meghatározza a belsı ellenırzés célját, hatáskörét, feladatát, a belsı ellenırök és az ellenırzöttek jogait, kötelezettségeit, valamint megadja a belsı ellenırzés szervezeti elhelyezkedését. Bkr. 17. § (2) b) A belsı ellenırzési kézikönyv tartalmazza a belsı ellenırzés hatáskörét, feladatait és céljait meghatározó belsı ellenırzési alapszabályt. Tartalmi elemek A belsı ellenırzési alapszabály az alábbi elemeket tartalmazza: •a belsı ellenırzés célja; •a belsı ellenırzés feladata; •a Magyarországi államháztartási belsı ellenırzési standardok és a Belsı ellenırökre vonatkozó etikai kódex elfogadása és alkalmazása; •a szervezeti és funkcionális függetlenség biztosítékai, összeférhetetlenség; •a bizonyosságot adó tevékenység; •a tanácsadó tevékenység, a tanácsadó tevékenység keretében ellátható feladatok köre; •a belsı ellenırzési vezetı feladatai, felelısségi körei; •a belsı ellenır jogai és kötelezettségei; •az ellenırzött szerv, illetve szervezeti egység jogai és kötelezettségei; •a belsı ellenırzési vezetı beszámolásának módja, rendszeressége a költségvetési szerv vezetıje számára. Amennyiben a belsı ellenırzési tevékenység ellátása részben külsı szolgáltató bevonásával történik, akkor szükséges meghatározni az alkalmazott belsı ellenır és a külsı szolgáltató felelısségi és feladatköreit, a kapcsolattartás formáit. A Belsı Ellenırök Nemzetközi Szervezete standardjainak és a belsı ellenırzési tevékenységre vonatkozó Chartájának (Model Internal Audit Activity Charter, IIA, 2009) figyelembevételével, az államháztartásért felelıs miniszter az államháztartás belsı kontrollrendszerének fejlesztésével, szabályozásával, koordinációjával és harmonizációjával kapcsolatos feladataival összefüggésben ajánlásként közzéteszi a belsı ellenırzési alapszabály (Charta) alábbi mintáját:

BELSİ ELLENİRZÉSI ALAPSZABÁLY (CHARTA) A belsı ellenırzés fogalma, célja A Bkr. 2. § b) pontja alapján a belsı ellenırzés független, tárgyilagos bizonyosságot adó és tanácsadó tevékenység, amelynek célja, hogy az ellenırzött szervezet mőködését fejlessze és eredményességét növelje. Az ellenırzött szervezet céljai elérése érdekében a belsı ellenırzés rendszerszemlélető megközelítéssel és módszeresen értékeli, illetve fejleszti az ellenırzött szervezet irányítási és belsı kontrollrendszerének eredményességét, gazdaságosságát és hatékonyságát.

Belsı ellenırzési tevékenységre vonatkozó standardok, elıírások A belsı ellenır tevékenységét a vonatkozó jogszabályok, a nemzetközi és a magyarországi államháztartási belsı ellenırzési standardok, az államháztartásért felelıs miniszter által közzétett módszertani útmutatók, valamint a vonatkozó szervezeti belsı szabályzatok alapján, a belsı ellenırzési vezetı által kidolgozott és a költségvetési szerv vezetıje által jóváhagyott belsı ellenırzési kézikönyv szerint végzi. Belsı ellenırökre vonatkozó etikai kódex A Bkr. 17. § (3) bekezdése alapján a belsı ellenır a belsı ellenırzési tevékenységet az államháztartásért felelıs miniszter által kiadott etikai kódex figyelembevételével végzik. A belsı ellenırzés feladata A belsı ellenırzés céljainak elérése érdekében – többek között – információkat győjt és értékel, elemzéseket készít, ajánlásokat tesz és tanácsokat ad a költségvetési szerv vezetıje számára a vizsgált folyamatokra vonatkozóan, valamint a tudomására jutott jelentıs kockázati kitettségrıl, eseményrıl, kontrollhiányosságról a költségvetési szerv vezetıjét azonnal tájékoztatja. •Bizonyosságot adó tevékenység A belsı ellenır elemzi, értékeli az irányítási folyamatokat és a belsı kontrollrendszer kialakítását, mőködését aszerint, hogy azok eredményesen, hatékonyan és gazdaságosan biztosítják-e a szervezeti célok megvalósulását. E feladata körében a belsı ellenırzés elsısorban •elemzi és értékeli a belsı kontrollrendszer mőködését (a kontrollkörnyezetet, kockázatkezelést, kontrolltevékenységeket, az információáramlást és kommunikációt, valamint a nyomon követés folyamatait), vizsgálja eredményességét, hatékonyságát és gazdaságosságát; •az ellenırzések során megállapításokat, következtetéseket, javaslatokat fogalmaz meg; •a belsı ellenırzési jelentések alapján megtett intézkedéseket nyomon követi. A belsı ellenırzés bizonyosságot adó tevékenysége körében ellátandó feladatait részletesen a Bkr. 21. § (2) bekezdése határozza meg. A belsı ellenırzés feladata annak vizsgálata, hogy az irányítási és a vezetés által kialakított, mőködtetett belsı kontrollrendszer megfelel-e az alábbi követelményeknek: •A szervezeti célkitőzések összhangban vannak a szervezeti stratégiával. •A szervezeti célkitőzések elérésére kidolgozott mutatórendszer megfelelı. •A szervezeti folyamatok kialakítása biztosítja a célkitőzések megvalósulását; a folyamatok belsı szabályozása teljes, naprakész, naprakészségük biztosított, a felelısségek, feladatok egyértelmően meghatározottak. •A kidolgozott programok, tervek és célkitőzések megvalósulnak. •A szervezeti célkitőzések elérését veszélyeztetı kockázatokat a szervezet kockázatkezelési rendszere képes azonosítani, elemezni és azokat - a szervezet kockázatviselési hajlandóságának figyelembe vételével - megfelelıen kezelni. •A költségvetési szerv munkafolyamataiban a belsı kontrollok kialakítása megfelel az elvárásoknak, képesek a kockázatokból fakadó veszteségek mérséklésére és folyamatos korszerősítésük biztosított.

•Az alkalmazottak tevékenysége megfelel a jogszabályokban, szabályzatokban és a vonatkozó szerzıdésekben foglalt rendelkezéseknek. •Az eszközökkel gazdaságosan, hatékonyan és eredményesen gazdálkodnak, valamint a vagyon megóvásáról megfelelıen gondoskodnak. •Az egyes vezetık, szervezeti egységek közötti információáramlás, kommunikáció és együttmőködés megfelelı. •A pénzügyi-, irányítási- és operatív mőködésre vonatkozó adatok, információk és beszámolók pontosak, megbízhatóak és a megfelelı idıben rendelkezésre állnak. •A szervezet vezetıi a releváns eseményekrıl és tevékenységekrıl rendszeres jelleggel, strukturált, döntéstámogató információkhoz jutnak, amely által a különbözı szintő szervezeti célok megvalósításának folyamata figyelemmel kísérhetı, valamint a feltárt hiányosságok megszüntetése biztosított. •Tanácsadó tevékenység A belsı ellenırzés tanácsadó tevékenységével támogathatja a szervezet vezetıit, a költségvetési szerv vezetıjének megbízása alapján. A tanácsadó tevékenység keretében ellátható feladatokról a Bkr. 21. § (4) bekezdése rendelkezik, azonban a jogszabályban meghatározott feladatokon túlmenıen további feladatok is elláthatók, amennyiben azok megfelelnek a belsı ellenır függetlenségére vonatkozó elıírásoknak. A belsı ellenır tájékoztatja a költségvetési szerv vezetıjét a bizonyosságot adó és a tanácsadó tevékenység során feltárt, a belsı kontrollrendszer hatékonyságának, minıségének javítására vonatkozó lehetıségekrıl. A belsı ellenırzés – mint vezetıt támogató tevékenység – nem mentesíti ugyanakkor a vezetıket azon felelısségük alól, hogy a kockázatokat kezeljék, illetve a belsı kontrollrendszert mőködtessék. A belsı ellenırzés a szervezet belsı kontrollrendszerének javítása érdekében javaslatokat tesz, de e javaslatok végrehajtása, vagy más intézkedések kezdeményezése kizárólag a vezetık felelısségi körébe tartozik. Szervezeti függetlenség A belsı ellenırzés kialakításáról a költségvetési szerv vezetıje gondoskodik. Az Áht. 70. § (1) bekezdésének megfelelıen a belsı ellenırzést végzı személy vagy szervezeti egység közvetlenül a költségvetési szerv vezetıjének alárendelten, szervezetileg az ellenırzött területektıl elkülönítetten helyezkedik el, végzi tevékenységét, jelentéseit közvetlenül a költségvetési szerv vezetıjének küldi meg. A belsı ellenırzés függetlenségének biztosítása érdekében a belsı ellenırök a belsı ellenırzési vezetı alárendeltségébe tartoznak. A belsı ellenır olyan vezetıi szintnek tartozik beszámolási kötelezettséggel a szervezeten belül, amely lehetıvé teszi a belsı ellenırzési tevékenységet végzı számára feladatai teljesítését, továbbá ily módon a belsı ellenırzés hatókörének meghatározása, a vizsgálat lefolytatása és a jelentéstétel külsı befolyástól mentesen történhet. A szervezeti és mőködési szabályzat részét képezı szervezeti ábrát – a belsı ellenırzés függetlenségére vonatkozóan – az Áht., illetve a Bkr. elıírásainak, valamint a költségvetési szerv a sajátosságainak megfelelıen kell elkészíteni.

Funkcionális függetlenség A Bkr. 19. §-nak megfelelıen a költségvetési szerv vezetıje köteles biztosítani a belsı ellenırök funkcionális függetlenségét. A belsı ellenır nem rendelkezhet semmilyen, az ellenırzött tevékenység feletti hatáskörrel és nem lehet az ellenırzött tevékenységért felelıs. A belsı ellenır bevonása a szervezet szabályzatainak, rendszereinek, eljárásainak kidolgozásába és végrehajtásába csak tanácsadás, véleményezés jelleggel történhet. A belsı ellenır bizonyosságot adó ellenırzési és a nemzetközi, valamint az államháztartásért felelıs miniszter által közzétett belsı ellenırzési standardokkal összhangban lévı tanácsadó tevékenységen kívül más tevékenység végrehajtásába nem vonható be. A belsı ellenırzési vezetı, illetve a belsı ellenır hatásköre az alábbiakra NEM terjed ki: •a költségvetési szerv a belsı ellenırzési egységre vonatkozókon kívül esı végrehajtási vagy irányítási tevékenységében való részvételre; •pénzügyi tranzakciók kezdeményezésére vagy jóváhagyására a belsı ellenırzési egységre vonatkozókon kívül; •a szervezet bármely, nem a belsı ellenırzési egység által alkalmazott munkatársa tevékenységének irányítására, kivéve, ha ezek a munkatársak megbízást kaptak arra, hogy részt vegyenek az ellenırzésben, vagy más egyéb módon segítsék a belsı ellenıröket. A költségvetési szerv vezetıje és a belsı ellenır együtt évente áttekintik és elemzik a belsı ellenırzés tevékenység függetlenségét és objektivitását érintı kérdéseket. Összeférhetetlenség A belsı ellenır, illetve a belsı ellenırzési vezetı tekintetében fennálló összeférhetetlenségi szabályokról a Bkr. 20. §-a rendelkezik. Amennyiben a belsı ellenır a vizsgált szervezet számára ellenırzési vagy tanácsadási tevékenységet végez, biztosítani kell, hogy e tevékenységek ne vezessenek összeférhetetlenséghez. Amennyiben a belsı ellenıri munkakör betöltése a szervezeten belülrıl történt, vagy más költségvetési szervtıl került áthelyezésre/átvételre a belsı ellenırzési munkatárs, akkor az egyes vizsgálatok ellenıri erıforrásának tervezésénél, valamint az ellenırzések végrehajtása során kiemelt figyelmet kell fordítani az összeférhetetlenségi szabályok betartására. Az összeférhetetlenségi nyilatkozat mintáját a 6. számú iratminta tartalmazza. A belsı ellenırzési vezetı feladatai A belsı ellenırzési vezetı a költségvetési szerv belsı ellenırzési egységének vezetıje, ha a költségvetési szervnél egy fı látja el a belsı ellenırzést, akkor a belsı ellenırzést ellátó személy. A belsı ellenırzési vezetı feladatairól a Bkr. 22. § rendelkezik. A belsı ellenırzési vezetı felelısségi körébe tartozik: •Annak biztosítása, hogy minden, a belsı ellenırzés hatáskörébe tartozó tevékenység, a jelen Alapszabályban felsoroltaknak megfelelıen ténylegesen végrehajtásra kerüljön;

•A költségvetési szerv belsı ellenırzési egységének eredményes vezetése és fejlesztése a szükséges szakmai, technikai és operatív iránymutatás megadásával, a nemzetközi belsı ellenırzési standardoknak, útmutatóknak és gyakorlatnak megfelelıen; •A kockázatelemzésen alapuló stratégiai és éves ellenırzési tervek kidolgozása, melyek elkészítésekor a vezetés által feltárt kockázati tényezıket is figyelembe kell venni; •A jóváhagyott éves ellenırzési terv végrehajtása, ideértve a költségvetési szerv vezetıjének felkérésére végzett soron kívüli feladatokat is; •Szakmailag képzett ellenırök alkalmazása, akik megfelelı szakértelemmel és tapasztalattal rendelkeznek a jelen Alapszabályban foglalt követelmények teljesítéséhez; •A szervezetnél mőködı fıbb funkciók, valamint az új vagy átalakuló szervezeti egységek, feladatok és folyamatok, valamint az ezek kialakításával, mőködtetésével, illetve kiterjesztésével kapcsolatos kockázatok értékelése; •A belsı ellenırzési tevékenység mérhetı célkitőzéseinek meghatározása, figyelemmel kísérése, a költségvetési szerv vezetıjének tájékoztatása a belsı ellenırzési tevékenység mérhetı célkitőzéseirıl és az azokhoz mérten elért eredményekrıl; •A más szervezetek által végzett ellenırzések és a jogalkotók munkájának figyelemmel kísérése annak érdekében, hogy a belsı ellenırzés a szervezet mőködését – ésszerő költségkihatás mellett – optimálisan lefedje. A belsı ellenır jogai és kötelezettségei A belsı ellenır jogairól és kötelezettségeirıl a Bkr. 25-26. §-a rendelkezik. Bkr. 25. § A belsı ellenır jogosult: a) az ellenırzött szerv, illetve szervezeti egység helyiségeibe belépni, figyelemmel az ellenırzött szerv, illetve szervezeti egység biztonsági elıírásaira, munkarendjére; b) az ellenırzött szervnél, illetve szervezeti egységnél az ellenırzés tárgyához kapcsolódó, minısített adatot, üzleti és gazdasági titkot tartalmazó iratokba, a közszolgálati alapnyilvántartásba és más dokumentumokba, valamint elektronikus adathordozón tárolt adatokba betekinteni a külön jogszabályokban meghatározott adatvédelmi és minısített adatok védelmére vonatkozó elıírások betartásával, azokról másolatot, kivonatot, illetve tanúsítványt készíttetni, indokolt esetben az eredeti dokumentumokat másolat hátrahagyása mellett jegyzıkönyvben rögzítetten átvenni, illetve visszaadni; c) az ellenırzött szerv, illetve szervezeti egység vezetıjétıl és bármely alkalmazottjától írásban vagy szóban információt kérni; d) az ellenırzött szerv, illetve szervezeti egység mőködésével és gazdálkodásával összefüggı kérdésekben információt kérni más szervektıl a belsı ellenırzési vezetı jóváhagyásával; e) a vizsgálatba szakértı bevonását kezdeményezni. Bkr. 26. § A belsı ellenır köteles: a) ellenırzési tevékenysége során az ellenırzési programban foglaltakat végrehajtani; b) tevékenységének megkezdésérıl az ellenırzött szerv, illetve szervezeti egység vezetıjét tájékoztatni, és megbízólevelét bemutatni; c) objektív véleménye kialakításához elengedhetetlen dokumentumokat és körülményeket megvizsgálni; d) megállapításait, következtetéseit és javaslatait tárgyszerően, a valóságnak megfelelıen írásba foglalni, és azokat elegendı és megfelelı bizonyítékkal alátámasztani; e) amennyiben az ellenırzés során büntetı-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja merül fel,

haladéktalanul jelentést tenni a belsı ellenırzési vezetınek; f) az ellenırzési jelentés tervezetet az ellenırzött szerv, illetve szervezeti egység vezetıjével egyeztetni, ellenırzési jelentést készíteni, az ellenırzési jelentés aláírását követıen a lezárt ellenırzési jelentést a belsı ellenırzési vezetınek átadni; g) ellenırzési megbízatásával kapcsolatban vagy személyére nézve összeférhetetlenségi ok tudomására jutásáról haladéktalanul jelentést tenni a belsı ellenırzési vezetınek, amelynek elmulasztásáért vagy késedelmes teljesítéséért fegyelmi felelısséggel tartozik; h) az eredeti dokumentumokat az ellenırzés lezárásakor hiánytalanul visszaszolgáltatni, illetve amennyiben az ellenırzés során büntetı-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja merül fel, az eredeti dokumentumokat a szükséges intézkedések megtétele érdekében a belsı ellenırzési vezetı útján az ellenırzött költségvetési szerv vezetıjének jegyzıkönyv alapján átadni; i) az ellenırzött szervnél, illetve szervezeti egységnél, illetve annak részegységeiben a biztonsági szabályokat és a munkarendet figyelembe venni; j) a tudomására jutott minısített adatot, üzleti és gazdasági titkot megırizni; k) az ellenırzési tevékenységet a 22. § (1) bekezdés a) pontja szerinti kézikönyvben meghatározott módon megfelelıen dokumentálni, az ellenırzés során készített iratokat és iratmásolatokat - az adatvédelmi és a minısített adatok védelmére vonatkozó elıírások betartásával - az ellenırzés dokumentációjához csatolni. Az ellenırzött szerv, illetve szervezeti egység jogai és kötelezettségei Az ellenırzött szerv jogairól és kötelezettségeirıl a Bkr. 27-28. §-a rendelkezik. Bkr. 27. § Az ellenırzött szerv, illetve szervezeti egység vezetıje és alkalmazottai jogosultak: a) az ellenır személyazonosságának bizonyítására alkalmas okiratot, illetve megbízólevelének bemutatását kérni, ennek hiányában az együttmőködést megtagadni; b) az ellenırzés megállapításait megismerni, azokra a 42. és a 43. § szerint észrevételeket tenni, és az észrevételekre választ kapni. Bkr. 28. § Az ellenırzött szerv, illetve szervezeti egység vezetıje és alkalmazottai kötelesek: a) az ellenırzés végrehajtását elısegíteni, együttmőködni; b) az ellenır részére szóban vagy írásban a kért tájékoztatást, felvilágosítást, nyilatkozatot megadni, a dokumentációkba a betekintést biztosítani, kérés esetén az eredeti dokumentumokat - másolat és jegyzıkönyv ellenében - az ellenırnek a megadott határidıre átadni; c) a saját hatáskörébe tartozóan az ellenırzés megállapításai, és javaslatai alapján a végrehajtásért felelısöket és a végrehajtás határidejét feltüntetı intézkedési tervet készíteni, az intézkedéseket a megadott határidıig végrehajtani, arról a költségvetési szerv vezetıjét és a belsı ellenırzési vezetıt tájékoztatni; d) az ellenırök számára megfelelı munkakörülményeket biztosítani. Beszámolás A belsı ellenır köteles a költségvetési szerv vezetıje számára: •a Bkr. 43. § alapján megküldeni az ellenırzési jelentéseket; •a Bkr. 48-49. §-ai alapján elkészíteni és megküldeni az éves ellenırzési jelentéseket; •rendszeres idıközönként tájékoztatást adni az éves ellenırzési terv végrehajtásának helyzetérıl, az elvégzett ellenırzések eredményeirıl, a tervtıl való eltérés okairól, valamint a belsı ellenırzési egység feladatainak ellátásához szükséges személyi és tárgyi feltételek meglétérıl; •a költségvetési szerv vezetıjének kérése esetén a más ellenırzési tevékenységek,

illetve a nyomon követés (kockázatkezelés, szabályszerőségi-, biztonsági-, jogi-, etikai-, környezetvédelmi kérdések, külsı ellenırzések) vonatkozásában az egységes szakmai értelmezést, és az e feladatokat ellátó szervezetekkel, személyekkel a megfelelı koordinációt biztosítani, valamint errıl a vezetést rendszeresen tájékoztatni. •A belsı ellenırzési tevékenység irányítása A független belsı ellenırzés eredményes irányítása, a belsı ellenırzési erıforrások hatékony, eredményes és gazdaságos felhasználása a belsı ellenırzési vezetı felelıssége. A belsı ellenırzési vezetınek kell biztosítania, hogy oly módon irányítsa a független belsı ellenırzési tevékenységet, hogy az mőködésével növelje a szervezet eredményességét. Ennek kapcsán a belsı ellenırzés irányításához kapcsolódó feladatok közül kiemelt jelentıségő a megfelelı humánerıforrás-gazdálkodás, a külsı szolgáltató esetleges bevonásával kapcsolatos feladatok, valamint a belsı ellenırzési tevékenység értékelésével összefüggı feladatok. A belsı ellenırzési vezetı feladata a Belsı Ellenırzési Alapszabálynak, az IIA Normáknak, a magyarországi államháztartási belsı ellenırzési standardoknak és a belsı ellenırökre vonatkozó etikai kódex elıírásainak történı megfelelés biztosítása. Amennyiben a szervezetnél egy fı látja el a belsı ellenırzési tevékenységet, akkor a Bkr. szerint ı végzi el a Bkr. által a vezetıi felelısség körébe sorolt tevékenységeket is. Ha a költségvetési szerv belsı ellenırzési tevékenységét külsı szolgáltató bevonásával látják el, akkor az erre vonatkozó megállapodásban kell rendelkezni a vezetıi tevékenységek ellátásáról. Tartalmi elemek A belsı ellenırzési tevékenység irányításával foglalkozó fejezet az alábbi területeket fedi le: Belsı ellenıri humánerıforrás-gazdálkodás: •belsı ellenıri humánerıforrás-gazdálkodás alapelvei; •humánerıforrás-tervezés és kapacitás-felmérés; •kiválasztási folyamat; •a munkakörök, a felelısség- és feladatmegosztás kialakítása; •munkaköri leírás; •a belsı ellenırzési csoport kompetenciája; •helyettesítés; •értékelés; •folyamatos továbbképzés. Külsı szolgáltató bevonására vonatkozó elıírások: •külsı szolgáltató igénybevételének szükségessége; •a külsı szolgáltató igénybevételére vonatkozó alapelvek; •a külsı szolgáltatóval kötött megállapodás elemei.

A belsı ellenırzési tevékenység értékelése: •a belsı ellenırök teljesítményének értékelése; •a belsı ellenır (egyéni) teljesítményének értékelése; •a belsı ellenırzés csoport szintő teljesítményének értékelése; •a teljesítményértékelés elsıdleges eszközei/módszerei; •önértékelés; •külsı minıségértékelés. Belsı ellenıri humánerıforrás-gazdálkodás A Bkr. 22. §-a rendelkezik a belsı ellenırzési vezetı humánerıforrás-gazdálkodásra vonatkozó feladatairól: Bkr. 22. § (1) A belsı ellenırzési vezetı feladata: … c) a belsı ellenırzési tevékenység megszervezése, az ellenırzések végrehajtásának irányítása; d) az ellenırzések összehangolása; …. (2) Az (1) bekezdésben foglalt feladatokon túl a belsı ellenırzési vezetı köteles: … c) biztosítani a belsı ellenırök szakmai továbbképzését, ennek érdekében - a költségvetési szerv vezetıje által jóváhagyott - éves képzési tervet készíteni és gondoskodni annak megvalósításáról; …. A humánerıforrás-gazdálkodással kapcsolatos folyamatokat úgy kell kialakítani, hogy azok összhangban legyenek a szervezet humánerıforrás-gazdálkodásra vonatkozó szabályzataival és a szervezeti szintő képzési tervvel. A humánerıforrás-gazdálkodás fı elemei: •humán erıforrások tervezése; •kapacitás-felmérés; •kiválasztási folyamat, melynek segítségével biztosítható a megfelelı képzettség és szakértelem az ellenırzési csoporton belül; •feladatmegosztás kialakítása; •munkaköri leírások, melyek az ellenırzési munka elvárásait fogalmazzák meg az egyes ellenırök számára; •készségfejlesztés/tréningek, melyek lehetıség adnak az ellenırök folyamatos fejlıdésre; •teljesítményértékelés, mely az ellenırök és az ellenırzési szervezet mőködésérıl ad visszajelzést. •Humánerıforrás-tervezés és kapacitás-felmérés Bkr. 30. § (1) d) A belsı ellenırzési vezetı stratégiai ellenırzési tervet készít, amely – összhangban a szervezet hosszú távú céljaival – meghatározza a belsı ellenırzésre vonatkozó stratégiai fejlesztéseket a következı négy évre, és az alábbiakat tartalmazza: … d) a belsı ellenırzésre vonatkozó fejlesztési és képzési tervet; e)a szükséges erıforrások felmérését elsısorban a létszám, képzettség, tárgyi feltételek

tekintetében; … Az erıforrások tervezésének célja annak meghatározása, hogy mekkora, illetve milyen humán- és tárgyi erıforrás szükséges ahhoz, hogy a belsı ellenırzés megfelelı bizonyosságot tudjon nyújtani a költségvetési szervek vezetıi számára a belsı kontrollrendszerek hatékony mőködésérıl. A humánerıforrás-tervezés •a humán erıforrás mennyiségi és minıségi szükségletének elırejelzését, •az erıforrás-biztosítás lehetséges módozatainak bemutatását, valamint •egyéb, specifikus tevékenységek tervezését jelenti (pl. képzési tervek). Módszertan A kapacitás-felmérés a rendelkezésre álló, a munkakörökhöz és munkafolyamatokhoz rendelhetı humán erıforrások mennyiségi és minıségi felmérését, elemzését jelenti. A kapacitás-felmérést a stratégiai ellenırzési terv kialakítása után lehet elvégezni és végrehajtása során az elvégzendı munka mellett egyéb tényezıket is figyelembe kell venni. Ilyen egyéb tényezık lehetnek pl. képességfejlesztés, tréningek (megszerezhetı-e a szükséges tudás képzések révén), illetve szabadságok tervezése (az adott idıben rendelkezésre áll-e a szükséges ellenıri kapacitás). A kapacitás-felmérést az éves ellenırzési tervek elırehaladásával, illetve esetleges módosulásával összhangban rendszeres idıközönként aktualizálni kell. A kapacitás-felmérés eredményeképpen a belsı ellenırzési vezetı meg tudja határozni, hogy a rendelkezésére álló humán erıforrás elégséges-e a tervezett munka elvégzésére, vagy további erıforrásokat kell bevonnia. A belsı ellenırzés felelıssége, hogy tájékoztatást adjon a költségvetési szerv vezetıjének arról, ha a rendelkezésre álló kapacitás (engedélyezett létszám) nem elegendı a belsı ellenırzési feladatok ellátására. A Bkr. 16. § (1) bekezdése alapján a belsı ellenır vezetı jogosult ideiglenes kapacitás kiegészítés vagy speciális szakértelem szükségessége esetén külsı szolgáltató bevonására javaslatot tenni a költségvetési szerv vezetıjének. Kiválasztási folyamat A kiválasztási eljárás célja, hogy biztosítsa a megfelelı kompetenciákkal rendelkezı munkaerı rendelkezésre állását. A belsı ellenırzési vezetı feladata a szakmai döntések meghozatala, így •a kiválasztási kritériumok megfogalmazása (elvárt kompetenciák meghatározása, pl. az új ellenıröktıl megkövetelt szakmai tapasztalat, gyakorlat, a szükséges szakértelem, kommunikációs képességek és a jelentkezı motivációja az ellenırzési pozícióra), •az értékelés módszereinek jóváhagyása, •a teszteket követıen a kiválasztási interjúk lefolytatása, •a felvételizık szakmai értékelése és végül •a kiválasztási javaslattétel. A belsı ellenırzési vezetı az eljárásba bevonhatja a belsı ellenıröket is. A megtervezett és következetesen alkalmazott kiválasztási folyamat biztosíthatja a megfelelı képzettséget és szakértelmet a belsı ellenırzési csoporton belül. A belsı ellenıri munkakör betöltése történhet:

•a

költségvetési szerv más áthelyezésével/átvételével; •külsı felvétellel.

szervezeti

egységénél

foglalkoztatott

személy

A munkakör betöltésekor mindig az adott jogviszonyra vonatkozó jogszabályok az irányadók. A kiválasztási folyamatnál az összeférhetetlenségi szabályok betartására is kiemelt figyelmet kell fordítani. Bkr. 23. §-a rendelkezik a fejezetet irányító szervek belsı ellenırzési vezetıinek kiválasztási eljárásáról. •A belsı ellenırök regisztrációs kötelezettsége Áht. 70. § (4) A költségvetési szervnél belsı ellenırzési tevékenységet csak az államháztartásért felelıs miniszter engedélyével rendelkezı személy végezhet. E tevékenységek folytatását az államháztartásért felelıs miniszter annak engedélyezi, aki cselekvıképes, büntetlen elıélető, és nem áll a belsı ellenırzés körébe tartozó tevékenység vonatkozásában a foglalkozástól eltiltás hatálya alatt, továbbá rendelkezik a jogszabályban elıírt végzettséggel és gyakorlattal. Bkr. 24. § (1) Költségvetési szervnél belsı ellenırzési tevékenységet az Áht. 70. § (4) bekezdésében meghatározott engedéllyel rendelkezı személy végezhet. Engedély annak adható, aki megfelel a (2)-(4) bekezdésben foglaltaknak. (2) Belsı ellenırzési tevékenységet az láthat el, aki legalább két éves ellenırzési, költségvetési, pénzügyi, számviteli, vagy az adott költségvetési szerv tevékenységi körébe tartozó területen szerzett szakmai gyakorlattal és a) az alábbi szakirányú szakképzettségek valamelyikével rendelkezik: aa) jogász, közgazdász, okleveles közgazdász, gazdaságinformatikus, informatikusközgazdász, igazgatásszervezı, okleveles igazgatásszervezı, okleveles közigazgatási szakértı, okleveles közigazgatási menedzser vagy ab) olyan fıiskolai, vagy egyetemi végzettség, amely a könyvviteli szolgáltatást végzık nyilvántartásba vételérıl szóló 93/2002. (V. 5.) Korm. rendelet szerinti nyilvántartásba vételt lehetıvé teszi, b) más, olyan felsıfokú iskolai végzettséggel rendelkezik, amely nem az a) pontban meghatározott felsıfokú végzettség és emellett ba) okleveles pénzügyi revizori, bb) pénzügyi-számviteli szakellenıri, bc) okleveles könyvvizsgálói, bd) költségvetési ellenıri, be) mérlegképes könyvelıi, bf) a Belsı Ellenırök Nemzetközi Szervezetének okleveles belsı ellenıri (CIA), bg) az Information Systems Audit and Control Association (ISACA) Nemzetközi Szervezetének okleveles informatikai rendszerellenıri (CISA), bh) közigazgatási gazdálkodási és ellenırzési szakértıi, bi) felsıfokú költségvetési, vagy bj) felsıfokú államháztartási szakképesítéssel rendelkezik. (3) Amennyiben a költségvetési szerv belsı ellenırzési szervezeti egységgel rendelkezik, a költségvetési szerv vezetıje a felsıfokú iskolai végzettségőeknek felmentést adhat a (2) bekezdésben foglalt szakmai gyakorlati feltétel alól, illetve 2012. december 31-ig felmentést adhat a (2) bekezdés ba)-bj) pontjában foglalt szakképesítések alól, de ebben az esetben is köteles gondoskodni arról, hogy a belsı ellenırzési szervezeti egység rendelkezzen mindazzal a szaktudással, gyakorlattal és egyéb ismerettel, amely a feladatok elvégzéséhez szükséges.

(4) Nem lehet vizsgálatvezetınek kijelölni azt a belsı ellenırt, aki a (2) bekezdés szerinti szakmai gyakorlat alól felmentést kapott, addig amíg a belsı ellenırzési szervezeti egységnél a hiányzó szakmai gyakorlatot meg nem szerezte. (5) Költségvetési szervnél belsı ellenırzési vezetınek az nevezhetı ki, aki a (2) bekezdésben foglalt két éves szakmai gyakorlaton túl legalább további három éves szakmai gyakorlattal rendelkezik. (6) Ha a belsı ellenırzési vezetı feladatait külsı szolgáltató látja el, a feladatot ellátó személynek meg kell felelnie az (5) bekezdésben meghatározott feltételeknek. A belsı ellenırök regisztrációjára vonatkozó részletszabályokat a költségvetési szervnél belsı ellenırzési tevékenységet végzık nyilvántartásáról és kötelezı szakmai továbbképzésérıl, valamint a költségvetési szervek vezetıinek és gazdasági vezetıinek belsı kontrollrendszer témájú továbbképzésérıl 28/2011. (VIII. 3.) NGM rendelet tartalmazza. A szakmai gyakorlatra vonatkozó jogszabályi elıírások: •A belsı ellenırökre vonatkozóan a Bkr. 24. § (2) bekezdése legalább két éves ellenırzési, költségvetési, pénzügyi, számviteli, vagy az adott költségvetési szerv tevékenységi körébe tartozó területen szerzett szakmai gyakorlatot ír elı. •A vizsgálatvezetıre a Bkr. 24. § (4) bekezdése határoz meg elıírást, miszerint nem lehet vizsgálatvezetınek kijelölni azt a belsı ellenırt, aki a két éves szakmai gyakorlat alól felmentést kapott, addig amíg a belsı ellenırzési szervezeti egységnél a hiányzó szakmai gyakorlatot meg nem szerezte. •A belsı ellenırzési vezetınek a Bkr. 24. § (5) bekezdése értelmében csak legalább öt éves szakmai gyakorlattal rendelkezı belsı ellenır nevezhetı ki. A belsı ellenırzést végzıktıl elvárt szaktudást és belsı ellenırzési képességek •szakmai végzettség és ismeretek, •kommunikációs képességek (szóbeli, írásbeli), •általános ellenırzési szaktudás (információgyőjtés, problémamegoldás, végrehajtás, változások elısegítése), •speciális ellenırzési szaktudás (funkcionális ismeretek, számítástechnikai ismeretek, közbeszerzési ismeretek), •vezetıi kompetenciák (motiválás, irányítás, szervezés, koordinálás, komplex látásmód, kapcsolattartás, kapcsolatépítés, jó erıforrás gazdálkodás, stb.), illetve •a készség- és személyiség-fejlıdési eljárások (önképzés, belsı ellenıri képességek, kapcsolatépítés és menedzsment). •A munkakörök, a felelısség- és feladatmegosztás kialakítása A felelısség- és feladatmegosztás a belsı ellenırök közötti munkamegosztást és együttmőködést szabályozza. Munkakörök, illetve ellenıri beosztások szerint írja elı az egyes ellenırzést végzı személyek, illetve a költségvetési szervezet vezetıjének jóváhagyói, végrehajtói és közremőködıi felelısségeit. A belsı ellenırzési csoporton belül a feladatmegosztás kialakítása a belsı ellenırzési vezetı felelıssége és feladata. Az Enyingi Polgármesteri Hivatalnál a belsı ellenırzés két részre osztható : •költségvetési szerv vezetıje

•belsı ellenır. A feladatmegosztás kialakításánál kiemelt szempont a négy szem elvének érvényesülése: minden egyes belsı ellenırzési tevékenységnél – amennyiben a rendelkezésre álló kapacitás megengedi – egyértelmően el kell különíteni egymástól a végrehajtó és a jóváhagyó szerepköröket. •Munkaköri leírás Munkaköri leírást minden egyes belsı ellenırzést végzı személy számára el kell készíteni. A megfelelı munkaköri leírás kialakítása és naprakészen tartása a belsı ellenırzési vezetı feladata. A munkaköri leírás részletesen megfogalmazza az ellenır feladatait és a belsı ellenırzési vezetı elvárásait, ezáltal alapja az ellenırzési csoporton belüli munkamegosztásnak és teljesítményértékelésnek. •A belsı ellenırzési csoport kompetenciája Az IIA standardok és a magyarországi államháztartási belsı ellenırzési standardok szerint a független belsı ellenırzési tevékenységet végzıknek kollektíven rendelkezniük kell, vagy meg kell szerezniük mindazt a szaktudást, gyakorlatot és egyéb ismeretet, mely a feladatok ellátásához szükséges. A belsı ellenır szakértelmének adott évi megfelelısége az éves ellenırzési terv és kapacitás-felmérés elvégzése után határozható meg. A költségvetési szerv vezetıje ennek alapján tudja megállapítani, hogy a belsı ellenırzés kollektívan rendelkezik-e olyan szakértıi állománnyal, amely az éves ellenırzési terv megfelelı szintő végrehajtását biztosítani tudja. •Helyettesítés A helyettesítési rend kialakításának célja a munka folytonosságának megırzése adott munkaerı kiválása esetén. Ilyen eset lehet az ellenırök szabadsága, betegsége vagy váratlan felmondása, mely esetekben egy ellenır feladatait ideiglenesen más ellenıröknek kell elvégezniük. A helyettesítési rend ezzel összhangban meghatározza, hogy egyes munkakörök között, illetve azonos munkakörökön belül milyen helyettesíthetıség van. A helyettesítési rend kialakításáért és naprakészen tartásáért a belsı ellenırzési vezetı felelıs. Tényleges helyettesítés bekövetkezésekor pedig arra kell fokozott figyelmet fordítani, hogy az ellenırzési munka végzése során a négy szem elve és a jóváhagyási / minıségértékelési / felülvizsgálati eljárások sértetlenek maradjanak. A Polgármesteri Hivatalnál 1 fı végez belsı ellenırzést, távollétében külsı szakember megbízására kerül sor. •Értékelés A Hivatalnál a költségvetési szerv vezetıje felelıs azért, hogy a belsı ellenır számára folyamatos visszacsatolást és értékelést adjon személyes teljesítményükrıl. Új felvétel esetén, illetve évente minden belsı ellenır számára ki kell, hogy töltse az 20. számú iratminta (Tudás- és készségleltár, illetve fejlesztési terv) szerinti értékelı lapot. Az értékelési folyamat magában foglalja: •Az elızı évi tudás- és készségleltár, illetve fejlesztési terv felülvizsgálatát az elıre meghatározott, fejlesztésre irányuló lépések teljesítésének értékelése érdekében. •A belsı ellenır szakértelmének értékelését a tudás- és készségleltár, illetve fejlesztési terv aktuális kitöltése során. A tervnek tartalmaznia kell az egyeztetett fejlesztési lépéseket, amelyek az egyéni képzési terv kialakításának alapjául

szolgálnak minden belsı ellenır tekintetében. •Az ellenırzéseket követı felmérések eredményeinek összegzését és elemzését. •A belsı ellenırök kötelezı szakmai továbbképzése, valamint a folyamatos továbbképzésre vonatkozó alapelvek Bkr. 24. § (7) A belsı ellenırök kötelesek a már megszerzett ismereteiket naprakészen tartani, fejleszteni, a változásokból eredı követelményekkel összhangba hozni. Ennek érdekében kétévente kötelesek szakmai továbbképzésen részt venni, és külön jogszabályban elıírt esetekben vizsgát tenni. A belsı ellenırök kötelezı szakmai továbbképzésére és vizsgakötelezettségére vonatkozó részletszabályokat a költségvetési szervnél belsı ellenırzési tevékenységet végzık nyilvántartásáról és kötelezı szakmai továbbképzésérıl, valamint a költségvetési szervek vezetıinek és gazdasági vezetıinek belsı kontrollrendszer témájú továbbképzésérıl 28/2011. (VIII. 3.) NGM rendelet tartalmazza. Bkr. 22. § (2) c) A belsı ellenırzési vezetı köteles biztosítani a belsı ellenırök szakmai továbbképzését, ennek érdekében - a költségvetési szerv vezetıje által jóváhagyott - éves képzési tervet készíteni és gondoskodni annak megvalósításáról. A kompetenciafejlesztés része a rendszeres szakmai továbbképzés, mely lehetıséget biztosít az ellenırök folyamatos fejlıdésére. A belsı ellenıröknek a szakmai fejlıdés érdekében folyamatosan fejleszteniük kell szaktudásukat, gyakorlatukat és egyéb ismereteiket. A kialakított éves képzési tervek a költségvetési szerv vezetıje által jóváhagyásra kerülnek. A képzési terveket az ellenırök teljesítményének értékelése és az elvárt szaktudás alapján lehet kialakítani. A beazonosított fejlesztési szükségletek alapján lehet meghatározni a személyre szabott egyéni képzési terveket. Ezek formális, írásban jóváhagyott tervek, melyek megvalósulását az év során folyamatosan nyomon kell követni és az ellenır éves teljesítményértékelésének részévé kell tenni. Az egyéni képzési terv mintája a 3. számú iratmintában található. A képzési tervek kialakításakor hangsúlyt kell fektetni a belsı ellenır kötelezı képzése mellett a releváns szakmai képesítések (pl. IIA okleveles belsı ellenır) megszerzésére is. Kiemelt képzési területnek kell tekinteni: •a speciális szakmai ismeretek megszerzését (pl. jogszabályi környezet változásai, informatikailag támogatott ellenırzési technikák, csalásra utaló jelek beazonosítása), •a kommunikációs képességek javítását (pl. interjú, jelentésírás), •illetve a vezetıi kompetenciák fejlesztését (pl. delegálási képességek, idıgazdálkodás). A képzési tervek megvalósításához szükséges idıszükségletet be kell tervezni az éves és stratégiai ellenırzési tervekbe.

•Külsı szolgáltató bevonása Bkr. 16. § (1) A belsı ellenırzési vezetı jogosult a) ideiglenes kapacitás kiegészítés vagy b) speciális szakértelem szükségessége esetén külsı szolgáltató bevonására javaslatot tenni a költségvetési szerv vezetıjének. (2) Ha a költségvetési szerv nem foglalkoztat belsı ellenırt, a költségvetési szerv vezetıje köteles gondoskodni a költségvetési szerv belsı ellenırzési tevékenységének külsı szolgáltató bevonásával történı megszervezésérıl és ellátásáról. (3) Amennyiben a belsı ellenırzési tevékenység ellátásába részben vagy egészben külsı szolgáltatót vonnak be, a külsı szolgáltató a belsı ellenırzési tevékenység során minısített adatot csak abban az esetben ismerhet meg, amennyiben a külsı szolgáltató megfelel a jogszabályokban meghatározott minısített adat védelmére vonatkozó elıírásoknak. (4) A belsı ellenırzési tevékenység (2) bekezdés szerinti megszervezésére vonatkozó megállapodásban rendelkezni kell a 22. § (1) és (2) bekezdésében foglalt tevékenységek (azaz a belsı ellenırzési vezetıi feladatok) és kötelességek ellátásának módjáról. •Külsı szolgáltató igénybevételének szükségessége és annak feltételei, alapelvei Amennyiben a költségvetési szervnél – a belsı ellenırzési alapszabályban foglaltak szerint – a belsı ellenırzési tevékenységet külsı szolgáltató bevonásával látják el, az erre vonatkozó megállapodásban rendelkezni kell a belsı ellenırzési vezetıi feladatok és kötelességek ellátásának módjáról. A külsı szolgáltató bevonásának – az arra irányuló felmérés elvégzését követıen – az alábbi indokai lehetnek: •A belsı ellenırzési tevékenység ellátásába külsı szolgáltató bevonása ideiglenesen kiegészítı jelleggel (pl. hosszabb táppénz esetén) történik (Bkr. 16. § (1) a). •A belsı ellenırzési vezetı jogosult külsı szakértı bevonására javaslatot tenni a költségvetési szerv vezetıjének, amennyiben a meglévı belsı ellenırzési erıforrások nem megfelelıek az elvégzendı feladatok jellegéhez képest (speciális szakértelmet igénylı ellenırzések: pl. IT ellenırzés, környezetvédelmi ellenırzés, adózás, szakfordítások, közbeszerzési szakértelem szükségessége, FIDIC ellenır, stb.) (Bkr. 16. § (1) b). •A költségvetési szerv nem rendelkezik belsı ellenırzési egységgel, illetve belsı ellenırrel, mivel önálló belsı ellenırzési egység kiépítése, vagy belsı ellenır teljes munkaidıben történı foglalkoztatása nem lenne gazdaságos. (Bkr. 16. § (2)). A külsı szolgáltatónak munkája során be kell tartania a vonatkozó jogszabályi elıírásokat, a kapcsolódó nemzetközi és hazai ellenırzési standardokat, illetve „A belsı ellenırökre vonatkozó etikai kódex” elıírásait és meg kell felelnie az adott szervezet belsı ellenırzési kézikönyvében foglalt elvárásoknak. A munka elvárt eredményessége szempontjából nagyon fontos, hogy a költségvetési szerv kellı alapossággal járjon el a külsı szolgáltató bevonásakor, a végrehajtandó feladatok szempontjából megfelelı gyakorlatot szerzett és tapasztalt szolgáltatóval szerzıdjön, aki regisztrált belsı ellenır is egyben. Éppen ezért, ha a költségvetési szerv vezetıje vagy a belsı ellenırzési vezetı külsı szolgáltató munkáját szándékozik igénybe venni, a megállapodás megkötése elıtt meg kell vizsgálni, és értékelni kell a külsı szolgáltató kompetenciáját, függetlenségét és tárgyilagosságát a teljesítendı feladatok

tekintetében, valamint figyelemmel kell lenni az alábbiakra: •a megbízás teljesítéséhez szükséges szaktudás, gyakorlat és egyéb ismeretek rendelkezésre állása; •a külsı szolgáltató esetleges vagyoni érdekeltsége a szervezettel kapcsolatban; •a külsı szolgáltató esetleges személyes vagy szakmai kapcsolatai a felsı vezetéssel vagy a szervezet más tagjával; •a külsı szolgáltató esetleges múltbeli kapcsolatai a szervezettel, vagy a vizsgált tevékenységgel; •a külsı szolgáltató egyéb, a szervezet számára nyújtott, folyamatban lévı szolgáltatásai. Ezen kívül szükséges, hogy a cég képviseletében belsı ellenırzési tevékenységet végezni kívánó személy regisztrált belsı ellenır legyen. Amennyiben a külsı szolgáltató bevonásával megvalósítandó belsı ellenırzési tevékenység a külsı szolgáltató, illetve munkatársainak nemzetbiztonsági ellenırzését, illetve vagyonnyilatkozat-tételét teszi szükségessé, a belsı ellenırzési vezetınek a külsı szolgáltató bevonására tett javaslata kapcsán figyelembe kell vennie a fenti kötelezettségek teljesítése által okozott többletterheket, a kötelezettségek teljesítéséhez szükséges határidıket és a javaslatát ezen szempontok figyelembe vételével kell megtennie a költségvetési szerv vezetıje felé. Ezen kötelezettség(ek)et a külsı szolgáltató szerzıdésébe is bele kell foglalni. A külsı szolgáltató munkájának felülvizsgálata esetén a belsı ellenırzési vezetınek vagy – amennyiben a belsı ellenırzési vezetıi feladatokat a külsı szolgáltató látja el – a költségvetési szerv vezetıjének értékelnie kell az elvégzett munkát. •A külsı szolgáltatóval kötött megállapodás elemei Külsı szolgáltató igénybevétele esetén írásbeli szolgáltatói megállapodást kell kötni, mely megállapodások formája megbízási vagy vállalkozási szerzıdés lehet attól függıen, hogy milyen céllal kötik a megállapodást. Külsı szolgáltató lehet magánszemély vagy jogi személy, akinek a hozzáértésérıl, felkészültségérıl a költségvetési szerv vezetıjének kötelessége meggyızıdni. A szerzıdésben rögzíteni kell, hogy: •a külsı szolgáltató a vonatkozó hazai és nemzetközi jogszabályok, valamint belsı ellenırzési standardok, szakmai, etikai normák szerint látja el ellenırzési feladatait; •a külsı szolgáltató az adott megbízó szervezet által kialakított belsı ellenırzési kézikönyveket és módszertani leírásokat, valamint a nemzetközi, hazai belsı ellenırzési standardok és a nemzetközi legjobb gyakorlat követelményeit is maradéktalanul alkalmazni köteles. Részletesen meg kell határozni: •a teljesítendı szolgáltatásokat (beleértve a munka célját és hatókörét); •azokat a kérdéseket, melyeket a megbízatással kapcsolatos tájékoztatásoknak tartalmazniuk kell; •az irányadó jogszabályokat, amelyek figyelembevételével kell a tevékenységet végezni; •a megfelelı nyilvántartásokhoz és fizikai eszközökhöz való hozzáférést, az alkalmazottakkal való kapcsolattartást; •a megbízással kapcsolatos munkalapok, elkészült jelentések, munkaanyagok, stb. tulajdonjogát és letétbe helyezését, illetve szükség szerint a szerzıi jogokra

vonatkozó elıírásokat; •a tevékenységek ütemezését, a feladatok elvégzésének határidejét; •kapcsolattartás módját; •az együttmőködés rendjét: a megbízó szervezet által a külsı szolgáltató rendelkezésére bocsátott/bocsátandó dokumentumok felsorolását, az információk átadására és felhasználására vonatkozó elıírásokat; •a külsı szolgáltató által készített ellenırzési program, jelentés átadását a megbízó részére (kinek, mikor, hány példányban); •az elkészült dokumentumok egyeztetésének, észrevételezésének rendjét; •az adatvédelemrıl szóló rendelkezéseket és azok betartásának kötelezettségét, a titoktartásra vonatkozó elvárásokat; •a díjazás mértékét és ütemezését. •A belsı ellenırzési tevékenység értékelése A belsı ellenırzési tevékenységet értékelı eljárások módszerei/eszközei elsısorban a következık lehetnek: •az (egyéni) teljesítményértékelése (év végén); •a rendszeres idıközönként (általában évente egyszer, az éves ellenırzési jelentés elkészítésével párhuzamosan) végzett önértékelés (csoport szintő értékelés); •a rendszeres idıközönként (legalább 5 évente) végzett külsı minıségértékelés; •az államháztartásért felelıs miniszter azon tevékenysége, eljárása, melynek keretében figyelemmel kíséri és vizsgálja a jogszabályok, irányelvek, módszertani útmutatók, valamint a belsı ellenırzésre vonatkozó nemzetközi standardok alkalmazását és végrehajtását (eseti jellegő értékelés). A Hivatalnál a belsı ellenırzési tevékenység értékelése év végén történik. Azon szervezeteknél, amelyek rendelkeznek önálló teljesítményértékelési rendszerrel, bevezetett módszertannal, valamint a teljesítményértékelést támogató segédletekkel, ott a belsı ellenırök teljesítményértékelését nem indokolt, de lehetséges külön, a belsı ellenırök teljesítményértékelésére vonatkozó ajánlások alapján is elvégezni. Azon szervezeteknek, amelyek még nem rendelkeznek önálló, a teljes szervezetre vonatkozó teljesítményértékelési rendszerrel, az alábbi ajánlások figyelembevételével célszerő a belsı ellenırök teljesítményértékelését elvégezniük. A teljesítményértékelés a szervezet stratégiai céljainak elérését támogató, a humánerıforrás-menedzsment részét képezı eszköz, melynek lényegi eleme, hogy horizontális és vertikális kommunikáció segítségével folyamatos visszajelzést és ezáltal fejlıdést biztosít mind az egyén, mind a szervezet számára. A teljesítményértékelés szoros összefüggésben van más humánerıforrás-rendszerekkel, mint a javadalmazással, a képzéssel, a karrierfejlesztéssel, utódlással. A belsı ellenırzési vezetı feladata megfelelı teljesítményértékelési folyamat kialakítása és mőködtetése a belsı ellenırzési csoporton belül. A megfelelıen kialakított teljesítményértékelés visszajelzést ad a belsı ellenırzés és a belsı ellenırök hatékonyságáról és eredményességérıl, alapja a személyes és csoportszintő fejlesztési terveknek, illetve alapja lehet az elıléptetésnek és a javadalmazás változtatásának.

•A belsı ellenır (egyéni) teljesítményének értékelése A belsı ellenırök teljesítményét évente átfogó értékelés keretében kell értékelni, az elvégzett ellenırzések után tett értékelések és visszajelzések alapján. Az értékelés során a tényleges teljesítményt össze kell vetni a munkaköri leírásokban és éves tervekben megfogalmazott elvárásokkal. Az értékelést elızetesen megfogalmazott és kommunikált értékelési kategóriák szerint, a teljesítmények objektív mérése alapján kell elvégezni és a folyamatot megfelelıen dokumentálni kell. A teljesítményértékelési kategóriákat úgy kell kialakítani, hogy azok az ellenırzés megfelelı végrehajtása szempontjából kritikus területeket kell, hogy lefedjenek, pl. ellenırzések végrehajtása, kommunikáció, kapcsolattartás. •A belsı ellenırzés csoport szintő teljesítményének értékelése Az egyes ellenırök teljesítményének mérése mellett a belsı ellenırzési vezetı feladata a belsı ellenırzési csoport teljesítményének mérése is, melynek eredményét be is kell mutatnia az éves ellenırzési jelentésben. A költségvetési szerv vezetıje felel a belsı ellenırzés teljesítményének értékeléséért és nyomon követéséért, illetve a megfelelı mőködés helyreállításához szükséges lépések megtételéért, amennyiben szükséges. •A teljesítményértékelés elsıdleges eszközei/módszerei A teljesítményértékelés elsıdleges eszközei: • az ellenırzést követı felmérı lapok, illetve • a kulcsfontosságú teljesítménymutatók alkalmazása. Az ellenırzést követı felmérı lap az ellenırzött szervezeti egységektıl érkezı minıségi visszacsatolás és a belsı ellenırzés teljesítményével kapcsolatos vélemények összegyőjtésének elsıdleges eszköze. Az ellenırzést követı felmérı lap segítséget nyújt: •a belsı ellenırzés hatékonyságával és eredményességével kapcsolatos információk összegyőjtésében, •a lehetıségek azonosításában és a belsı ellenırzés teljesítményének fejlesztésére vonatkozó ötletek, illetve vélemények összegyőjtésében. Az ellenırzést követı felmérı lapot minden elvégzett ellenırzés után javasolt használni. Az ellenırzést követı felmérı lapot a vizsgálatvezetı küldi meg az ellenırzött terület vezetıjének az ellenırzési jelentés megküldésével egyidejőleg. Az ellenırzés kezdetén, már az elsı kapcsolatfelvételnél meg lehet említeni, hogy a belsı ellenırzés kéri az ilyen formában történı visszajelzést (is). A felmérı lapok beérkezését követıen a vizsgálatvezetı és a belsı ellenırzési vezetı értékeli és összesíti a felmérés eredményeit. A felmérı lapok rávilágítanak a belsı ellenırzés és egy-egy belsı ellenır elfogadottságára, megítélésére, és hosszabb idıtávon keresztül alkalmazva megfelelıen objektív képpel szolgálhatnak. Célszerő ellenırzésenként és idıszakonként a felmérı lapok belsı ellenırzési szervezeten belül való közös kiértékelése. A kiértékelés eredménye a belsı ellenırzés munkájáról szóló beszámolókba is beépíthetı. Az ellenırzést követı felmérı lap mintája a 17. számú iratmintában található.

A kulcsfontosságú teljesítménymutatók (KTM) olyan teljesítmény-mérıszámok, amelyek lehetıvé teszik a belsı ellenırzési vezetı számára, hogy mennyiségi méréseket végezzen, és a belsı ellenırzés teljesítményét erre alapozva értékelje. A teljesítménymutatók elemzése, pl. felhasznált munkaidı (napok), elfogadott javaslatok száma, az ellenırzési terv végrehajtása, stb. segíti a belsı ellenırzési vezetıt abban, hogy összehasonlítást végezzen a belsı ellenırzés adott idıszakra vonatkozó teljesítményével kapcsolatosan, és azonosítsa azon területeket, ahol fejlıdésre van szükség. A KTM-eket az éves ellenırzési tervben meghatározott alapvetı információk és az ellenırzési nyilvántartásban szereplı ellenırzési információk felhasználásával lehet kiszámolni.

•Önértékelés Bkr. 48. § Az államháztartásért felelıs miniszter által közzétett módszertani útmutató figyelembevételével elkészített éves ellenırzési jelentés, illetve összefoglaló éves ellenırzési jelentés az alábbiakat tartalmazza: a) a belsı ellenırzés által végzett tevékenység bemutatása önértékelés alapján az alábbiak szerint: aa) az éves ellenırzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése; ab) a bizonyosságot adó tevékenységet elısegítı és akadályozó tényezık bemutatása; ac) a tanácsadó tevékenység bemutatása; A vonatkozó jogszabályi elıírás alapján a belsı ellenırzési vezetı felelıssége, hogy évente minimum egyszer elvégezze az önértékelést. Természetesen amennyiben a belsı ellenırzési vezetı szükségesnek látja, ennél gyakrabban is végezhet önértékelést. Tekintve, hogy az önértékelés egyfajta teljesítményértékelésnek is tekinthetı a belsı ellenır éves munkájáról, így annak elkészítéséhez a költségvetési szerv vezetıje felhasználhatja az ellenırzött területtıl, szervezeti egységtıl érkezı visszajelzéseket és véleményeket. Ezen visszajelzések és vélemények összegyőjtésének elsıdleges eszköze az ellenırzést követı felmérés. A fentieken kívül az önértékelés elkészítéséhez a belsı ellenırzési vezetı felhasználhatja a jelentés évében végzett folyamatos minıségbiztosítási ellenırzési listákat, azok eredményeit, illetve szükség szerint a teljesítményértékelés egyéb munkaanyagait (pl. a kulcsfontosságú teljesítménymutatók alakulását, az ellenırzések nyilvántartását – az átlagos idıráfordítások elemzésére). Az éves önértékelésbe célszerő bevonni a munkatársak képzésének és fejlesztésének értékelését is. •Külsı minıségértékelés IIA 1312 – Külsı értékelések az IIA Normák alapján Az IIA Normák szerint külsı értékeléseket öt évente legalább egyszer el kell végeztetni egy szervezeten kívüli képesített, független értékelı személlyel vagy csoporttal. A belsı ellenırzési vezetınek meg kell tárgyalnia a vezetı testülettel, hogy •szükség van-e gyakoribb külsı értékelésre, és •megfelelı-e a külsı értékelı személy vagy csoport képesítése és függetlensége, beleértve bármely lehetséges összeférhetetlenséget.

A belsı ellenırzési tevékenység külsı minıségértékelését úgy kell elvégezni, hogy ennek alapján a belsı ellenırzési tevékenység és a Belsı Ellenırök Nemzetközi Szervezet Standardjainak és Gyakorlati Útmutatóinak összhangjáról véleményt lehessen alkotni. A belsı ellenırzési tevékenység értékelése mellett a külsı minıségértékelésnek lehetıség szerint fejlesztési javaslatokat is tartalmaznia kell, melynek célja az ellenırzési tevékenység eredményesebb és hatékonyabb végzésének elısegítése. Ezek a külsı minıségértékelések különösen értékesek lehetnek a belsı ellenırzési vezetı, valamint a belsı ellenırök számára.

A külsı minıségértékelést végzıkkel szembeni követelmények: •függetlennek kell lenniük a szervezettıl és a vizsgált belsı ellenırzési tevékenységtıl. A minıségértékelést végzı csoportnak olyan személyekbıl kell állnia, akik szakmailag kompetensek a belsı ellenırzés és a külsı minıségértékelés terén egyaránt. •az értékelendı szervezettel és annak alkalmazottaival kapcsolatosan minden kötelezettségtıl, érdekeltségtıl mentesnek kell lenniük. A szervezet más szervezeti egységeinél dolgozó személyek nem tekinthetık függetlennek a külsı értékelés szempontjából. •kiválasztáskor figyelembe kell venni az értékelı valós vagy látszólagos összeférhetetlenségét, amely a szervezettel vagy annak belsı ellenırzési tevékenységével meglévı jelenlegi vagy múltbeli kapcsolatainak tulajdoníthatóan alakulhat ki. •a feddhetetlenség elvének értelmében az értékelést végzı csapatnak becsületesnek és pártatlannak kell lennie. A titoktartási követelményeket be kell tartaniuk. A szolgáltatásokat és a közösség bizalmát nem szabad személyes nyereségnek vagy elınyöknek alárendelni. Az objektivitás elve pártatlan, az ítéletalkotás szempontjából becsületes hozzáállásra, valamint az összeférhetetlenségek elkerülésére kötelez. •jól kell ismerniük a nemzetközi és hazai standardokat, jártasaknak kell lenniük a legjobb szakmai gyakorlatok (best practices) terén, továbbá legalább három év friss vezetıi szintő tapasztalattal kell rendelkezniük a belsı ellenırzés gyakorlatában. •olyan képzett ellenırzési szakembereknek kell lenniük, mint pl. például a belsı ellenırzés területén releváns gyakorlattal rendelkezı közgazdászok, jogászok, CIA vagy CISA okleveles ellenırök, akik IIA minıségbiztosítási ellenırök, egyéb kompetens ellenırök, tanácsadók, külsı ellenırök vagy egyéb, a belsı ellenırzés szakmájában dolgozó külsı szolgáltatók. •az információs technológiák terén szakmai tapasztalattal kell rendelkezniük. Más területek szakértıi is segíthetik a külsı értékelést végzı csapat munkáját, pl. a statisztikai mintavétel terén képzett személyek is részt vehetnek az értékelés bizonyos részeiben. A külsı minıségértékelésnek számos elvárásnak kell megfelelnie: •az IIA Normáknak; •a magyarországi államháztartási belsı ellenırzési standardoknak; •a belsı ellenırökre vonatkozó etikai kódexnek; •a belsı ellenırzési Alapszabálynak; •belsı szabályzatainak, eljárásainak, gyakorlatainak; •az alkalmazandó jogszabályoknak és szabályozási követelményeknek; •a szervezet felsı vezetése által a belsı ellenırzési tevékenységgel szemben megfogalmazott elvárásoknak;

•a belsı ellenırzési tevékenység során alkalmazott eszközök, módszerek és legjobb gyakorlatoknak. A belsı ellenırzési vezetı dönthet úgy, hogy a külsı minıségértékelést az ún. független külsı jóváhagyással végzett önértékelés módszerével végezze el, melynek legfıbb jellemzıi az alábbiak: •átfogó és részletesen dokumentált önértékelési folyamat; •egy képzett minıségértékelı által végzett független helyszíni jóváhagyás; •gazdaságos idı- és erıforrás-szükséglet. Ebben az esetben a belsı ellenırzési vezetı által vezetett csoport végzi az önértékelést. Egy képzett, független értékelı megvizsgálja az önértékelést annak érdekében, hogy jóváhagyja az eredményeket, s ugyanakkor kifejezze véleményét a tevékenység a Belsı Ellenırök Nemzetközi Szervezete Standardjainak való megfelelésérıl. Habár a teljes külsı értékelés a lehetı leghasznosabb módszer az ötévente legalább egyszer elvégzendı külsı minıségértékelésre, a független jóváhagyással végzett önértékelés további lehetıséget jelent az 1312 számú IIA Normának való megfelelésre pl. kisebb belsı ellenırzési kapacitással rendelkezı szervezeteknél. Tájékoztatás az eredményekrıl A külsı minıségértékelés elızetes eredményeit az értékelés folyamán és végén meg kell beszélni a belsı ellenırzési vezetıvel. A végsı eredményeket közölni kell a belsı ellenırzési vezetıvel, illetve a szervezet vezetıjével. Indokolt esetben a szervezet felügyeletét ellátó szervet is tájékoztatni kell a külsı minıségértékelés eredményeirıl. A tájékoztatásnak a következıket kell tartalmaznia: •Egy strukturált értékelési folyamat alapján megfogalmazott véleményt a belsı ellenırzési tevékenység standardoknak való megfelelésére vonatkozóan. A „Standardoknak megfelelı” kifejezés azt jelenti, hogy a belsı ellenırzési tevékenység gyakorlata, egészében véve, eleget tesz az IIA Standardokban foglalt követelményeknek. Hasonlóképpen, a „nem a Standardoknak megfelelı” kifejezés azt jelenti, hogy belsı ellenırzési tevékenység gyakorlatában tapasztalt hiányosságok hatása olyan jelentıs és annyira súlyos, hogy veszélyezteti a belsı ellenırzési tevékenység feladatainak ellátását. A külsı értékelés eredményeire vonatkozó vélemény megfogalmazása megbízható ítéletalkotást, feddhetetlenséget és kellı szakmai gondosságot feltételez. •Mind az értékelés alatt megfigyelt, mind pedig a tevékenységben esetleg használható legjobb gyakorlat alkalmazásának felmérését és értékelését. •Fejlesztési javaslatokat, ahol ez lehetséges. •A belsı ellenırzési vezetı válaszát, amely egy intézkedési tervet tartalmaz és megjelöli a végrehajtási határidıket.

•A belsı ellenırzési tevékenység tervezése Kötelezı tartalmi elemek A teljes tervezési folyamat leírása (lépések, dokumentumok, felelısök, feladatok, határidık, módszerek stb.) mind a stratégiai, mind pedig az éves ellenırzési terv vonatkozásában: •tervezési alapelvek;

•a tervezés elıkészítése; •kockázatelemzési módszertan leírása; •stratégiai ellenırzési terv és éves ellenırzési terv (fejezetet irányító esetén összefoglaló éves ellenırzési terv); •erıforrások elosztása; •a tervek módosítása.

•A tervezés alapelvei Bkr. 29. § (1) Az ellenırzési munka megtervezéséhez a belsı ellenırzési vezetı kockázatelemzés alapján - az államháztartásért felelıs miniszter által közzétett módszertani útmutató figyelembevételével - stratégiai ellenırzési tervet és éves ellenırzési tervet készít, amelyeket a költségvetési szerv vezetıje hagy jóvá. Az ellenırzés tervezési folyamat során a következı kulcsfontosságú alapelveket kell követni: •A tervezést folyamatokra és az azokban rejlı kockázatokra kell alapozni Az ellenırzési feladatok prioritásainak kidolgozása során a belsı ellenırzés vezetıje a folyamat alapú kockázatelemzés eredményeit felhasználva jár el. •A tervezésnek a jövıbe kell tekintenie A stratégiai ellenırzési tervnek a Bkr. 30. § (1) bekezdése alapján négy évet kell lefednie. A legmagasabb kockázatú folyamatok vizsgálatát minél korábbi idıpontra kell tervezni. Az ilyen folyamatokat meghatározott rendszerességgel, 1-2 évente újra bele kell foglalni az éves ellenırzési tervbe. •A tervezésnek folyamatosnak kell lennie A tervezés folyamatában mindvégig célszerő betartani a gördülı tervezés elvét, a stratégiai ellenırzési tervet szükség szerint kell felülvizsgálni. Ezzel párhuzamosan év végén – kockázatelemzés alapján – el kell készíteni a következı évre vonatkozó éves ellenırzési tervet. •A tervezésnek rugalmasnak és aktualizáltnak kell lennie Az ellenırzések tervezésének a szervezetre ható változásokhoz igazodnia kell. Elıfordulhat, hogy azok a területek, amelyek egy adott idıpontban jelentıs kockázatúnak minısültek, a továbbiakban már nem lesznek azok és fordítva. Ezért a szervezet kockázati struktúráját évente értékelni, és az ellenırzési terveket ennek megfelelıen módosítani kell. •A tervezés elıkészítése A tervezés elıkészítése magában foglalja a kockázatelemzést megelızı elıkészítı lépéseket, valamint magát a kockázatelemzést is. A kockázatelemzést megelızı elıkészítés során a belsı ellenırzés: •elemzi a külsı és belsı kontrollkörnyezetet annak érdekében, hogy azonosítsa az ellenırzési tervezés során figyelembe veendı változásokat; •értelmezi a szervezet célkitőzéseit, beleértve a belsı ellenırzés céljait is; •azonosítja a folyamatokat, illetve az adott folyamat irányításáért, mőködtetésért felelıs személyeket, azaz a folyamatgazdákat és a vezetıkkel egyeztet az egyes folyamatok – a szervezet célkitőzéseihez viszonyított – fontosságáról; •megvitatja a vezetıkkel, mit várnak el a belsı ellenırzéstıl; •a vezetıkkel közösen meghatározza a belsı ellenırzési fókuszt.

•Általános felmérés Az általános felmérés részeként a költségvetési szerv külsı és belsı kontrollkörnyezetének vizsgálatára kerül sor. Ennek keretében a belsı ellenırzés összegyőjti és elemzi a szervezet mőködési környezetében és folyamataiban történt változásokra vonatkozóan rendelkezésre álló információkat is. A környezet változásának elsıdleges forrásai: •hazai és európai uniós jogszabályi változások; •gazdasági-politikai környezet változása; •a szervezet stratégiájának, célkitőzéseinek, rövid- és hosszú távú feladattervének változása; •belsı szervezeti változások; •belsı eljárások, ellenırzési nyomvonalak, kézikönyvek változása. Ezek a változások a szervezet folyamataiban rejlı kockázatok azonosítása szempontjából kiemelten fontosak, ezért a belsı ellenırzésnek arra kell törekednie, hogy összegyőjtsön minden információt a költségvetési szerv vezetıségétıl, egyes szervezeti egységeitıl. Az általános felmérés nem azt jelenti, hogy az adott költségvetési szerv belsı kontrollkörnyezetérıl folyamatosan szerzi be a naprakész információkat. Ennek az a célja, hogy munkájához megismerje annak a területnek a legfıbb jellegzetességeit, amit majd a tervezéskor az ellenırzési feladatok közé vagy a konkrét belsı ellenırzés során az elvégezendı feladatai közé kell besorolnia, illetve a konkrét belsı ellenırzésnél vizsgálnia kell. Az általános felmérés eredményeként a költségvetési szerv legalapvetıbb mőködési kérdéseinek így „nyitott könyvként” kell a belsı ellenırzés rendelkezésére állniuk. •A folyamatok és folyamatgazdák azonosítása A belsı ellenırzés a folyamatok és folyamatgazdák azonosítása során a szervezet mőködési folyamataira koncentrál. A folyamatok a szervezet célkitőzéseinek elérése érdekében kerültek kialakításra és ennek érdekében mőködnek. Különösen fontos ezért a tervezés során figyelembe venni a szervezet mőködési folyamatait, és azonosítani a folyamatgazdákat, vagyis azokat a személyeket a szervezeten belül, akik elsıdlegesen felelısek az adott folyamat végrehajtásáért, mőködtetéséért. A folyamatok és folyamatgazdák azonosítását, valamint a folyamatok fontosságának pl. 1-5-ig terjedı skálán történı elemzését lehetıleg a szervezet vezetésével közösen kell elvégezni. A vezetık bevonása történhet vezetıi interjúk, munkamegbeszélések keretében, illetve az elkészült folyamatlista a vezetés részére észrevételezésre történı megküldésével is. A kialakított ellenırzési nyomvonalak segítenek a szervezet folyamatainak azonosításában, megértésében. Fontos megemlíteni, hogy mindez nem a folyamatok relatív kockázatosságáról szóló vita, hanem egy módszer a kockázatelemzés idıpontjában, a legfontosabb folyamatok meghatározására. Az elemzés eredményeit a folyamatok összesített kockázatelemzésének eredményével együtt kell felhasználni a kockázatelemzés végeredményének kialakításához.

A szervezet folyamatait fıfolyamatok mentén kell csoportosítani (pl.: Humánerıforrásgazdálkodás), amelyek rész-/al-folyamatokra oszthatók (pl.: Munkaerı felvétel; Képzés, oktatás, stb.). Az ellenırzési nyomvonal és a mőködési folyamatok nem ugyanazt jelentik, nem egymás szinonimái. Az ellenırzési nyomvonal elkészítése feltételezi, hogy a mőködési folyamatok már pontosan és teljes mértékben feltárásra kerültek az adott költségvetési szervnél. •A belsı ellenırzési fókusz kialakítása A belsı ellenırzési fókusz a belsı ellenıröknek és a költségvetési szerv vezetıjének azon közös nézetét, elképzeléseit jelenti, hogy a belsı ellenırzésnek elsısorban mely területekre kell irányítania erıforrásait. A belsı ellenırzési fókusznak a szervezet vezetıivel a kockázatelemzéshez lefolytatott interjúkon, vagy egyéb munkaértekezleteken, munkamegbeszéléseken történı közös kialakítása a tervezés elıkészítési folyamat egyik legfontosabb lépése. A belsı ellenırzési fókusz a belsı ellenırzést segíti a magas kockázatúnak tekintett folyamatok rangsorolásában, illetve az ellenırzött tevékenységek és egységek közötti erıforrás-allokáció meghatározásában, azaz a belsı ellenırzéssel szemben támasztott vezetıi elvárások azonosításában. A belsı ellenırzési fókuszt a szervezet célkitőzéseinek és a szervezet vezetıinek belsı ellenırzésre vonatkozó speciális elvárásainak figyelembe vételével kell kialakítani. A szervezet célkitőzéseinek feltárása során a belsı ellenırzésnek a költségvetési szervezet vezetıivel meg kell vitatnia és értelmeznie kell a szervezet stratégiai idıtávú és rövidtávú, éves célkitőzéseit annak érdekében, hogy ellenırzési erıforrásait ezen célok elérésének támogatására mozgósítsa. Míg egyes célkitőzések hosszabb ideig változatlanok maradhatnak (pl.: az EU mőködési irányelveinek való megfelelés), addig új célkitőzések is felmerülhetnek minden évben (pl.: az adatfeldolgozáshoz használatos új IT rendszer zökkenımentes bevezetése). A célkitőzések megvalósítása szempontjából kritikus tényezıket szintén meg kell vitatni a szervezet vezetıivel. Ezen kérdések megválaszolására irányuló megbeszéléseket felsı vezetıi szinten tartják a költségvetési szerv és a belsı ellenırzés vezetıi. A kockázatelemzés és az ellenırzés végrehajtása során mindezt részletekbe menıen meghatározzák majd a folyamatgazdákkal közösen. A vezetık elvárásai alatt annak meghatározása értendı, hogy a vezetık milyen kérdésköröket, feladatokat illetıen számítanak a belsı ellenırzés bizonyosságot adó, illetve tanácsadó tevékenységére. A vezetıknek lehetnek speciális elvárásai a belsı ellenırzéssel szemben. Ezek az elvárások általában a vezetık egyes, a szervezet mőködésével kapcsolatos fıbb elgondolásaiból adódnak (pl.: egy speciális mőködési irányelvnek való megfelelés). Ezeket az elvárásokat az éves ellenırzési terv elkészítése során figyelembe kell venni. A belsı ellenırzési fókuszt az elfogadott szervezeti célkitőzések és egyeztetett vezetıi elvárások alapján a belsı ellenırzésnek és a szervezeti vezetıknek közösen kell kialakítania. A belsı ellenırzési fókusz megadja azokat a fıbb elemeket, amelyek mentén az ellenırök a kockázatokat elemezni fogják, és amelyekre a belsı ellenırzés a feladatainak ellátása érdekében koncentrálni fog.

•Kockázatelemzés A kockázatelemzési folyamat célja, hogy azonosítsa, elemezze, rangsorolja és dokumentálja a szervezet folyamataiban és fıbb szervezeti egységeinél létezı kockázatokat. A kockázatelemzés az elsı lépés ahhoz, hogy az éves ellenırzési tevékenységet a költségvetési szerv vezetıivel egyetértésben meghatározott belsı ellenırzési fókusszal összehangolják. A kockázatelemzés szolgáltatja a legfontosabb információt a belsı ellenırzési tevékenységek (konkrét ellenırzések) elıkészítéséhez is. A kockázatelemzést a belsı ellenırzési vezetı irányítja, aki a belsı ellenıröket szükség szerint bevonja a munkába és informálja ıket minden egyes lépésrıl. •A szervezet folyamatainak azonosítása és megértése A kockázatelemzés elsı lépése a szervezet valamennyi, az elemzésbe bevont fı- és alfolyamatainak meghatározása. A folyamatokban rejlı fıbb kockázatok azonosításának elsı lépéseként a belsı ellenırzésnek meg kell értenie a fıbb folyamatokat. Ennek érdekében – a vonatkozó belsı szabályzatok megismerését követıen – a folyamatok felelıseivel (folyamatgazdákkal), illetve amennyiben szükséges, a folyamatba bevont kulcsfontosságú személyekkel interjúkat és munkamegbeszéléseket kell tartani. Módszertan A folyamatgazdákkal folytatott megbeszélés során az általános összefüggésekbıl kiindulva, fokozatosan el kell jutni az egyedi jellemzık megértéséig. A belsı ellenırzési fókuszra való összpontosítás mellett, a megbeszélésen figyelemmel kell lenni az alábbiak feltárására: •A folyamat célja és tárgya: Meg kell ismerni a folyamat célját és tárgyát, valamint a vezetıség által meghatározott, a célok elérése szempontjából fontos tényezıket. A folyamat céljainak közvetlenül kapcsolódniuk kell a szervezet céljaihoz, illetve a meglévı egyéb célokhoz (pl. jogszabályi megfelelés). •A folyamat általános jellemzése: A folyamatok kezdete, vége, kulcsfontosságú inputjai, outputjai, eredményei (outcome) és változásai, a részfolyamatok, az információ technológia hatása a folyamatra, illetve más vonatkozó és fontos információk. •Kulcsfontosságú teljesítménymutatók (KTM), különös tekintettel az alábbiakra: •A KTM-eket használják a folyamatnak a meghatározott kritikus sikertényezık és szervezeti célok szempontjából történı monitoringjához; •Eljárások a kedvezıtlenül alakuló KTM-ek esetén; •A KTM-ek külsı és belsı összehasonlítása (benchmarking) a folyamat teljesítményének folyamatos fejlesztése érdekében. Azt követıen, hogy az elemzésbe bevont valamennyi folyamat meghatározásra és értelmezésre került, szükséges megvizsgálni a mőködési folyamatok belsı ellenırzési fókuszhoz viszonyított relatív jelentıségét. A mőködési folyamatok belsı ellenırzési fókuszhoz viszonyított relatív jelentısége magas, közepes és alacsony lehet, ami függ:

•a belsı ellenırzési fókusz minden elemének relatív fontosságától (pl.: mi a legfontosabb célkitőzés); •a folyamatok relatív fontosságától (pl.: ez a folyamat kritikus-e a célkitőzés elérése szempontjából). Ezt az elemzést a költségvetési szervezet vezetıivel, a folyamatgazdákkal, illetve a folyamatban érintett kulcsszereplıkkel közösen célszerő elvégezni, konszenzusra kell jutni a folyamatok fontosságának összesített értékelése tekintetében. Módszertan Az adott folyamat fontosságának meghatározása alatt az adott folyamatoknak a célkitőzések elérésében jelentett szerepét kell érteni, amely a kockázatelemzés során az adott folyamat súlyát fogja megadni, ezáltal hozzájárulva a kockázatelemzés és a tervezés minıségének növeléséhez. Fontos hangsúlyozni, hogy a mőködési folyamatok relatív jelentısége nem egyfajta vita a folyamatok létjogosultságáról, adott folyamat relatív jelentıségét mindig az aktuális szervezeti célokhoz való hozzájárulás mértékéhez képest állapítjuk meg. A belsı ellenırzésnek természetesen tisztában kell lennie azzal, hogy egy szervezet folyamatai nem önkényesen, hanem a szervezeti célok megvalósítása érdekében kerültek kialakításra, az adott cél vagy részcél eléréshez minden egyes folyamat és alfolyamat hozzájárul. Ugyanakkor a tervezés, kockázatelemzés idıszakában minden bizonnyal vannak olyan folyamatok, amelyek relatív fontossága az aktuális szervezeti célok alapján magasabb vagy alacsonyabb. Ez a módszer tehát arra alkalmas, hogy a legfontosabb folyamatokat meghatározza az elfogadott belsı ellenırzési fókusz vonatkozásában. A feltérképezés és az elemzés eredményeit a folyamatok összesített kockázatelemzésének eredményével együtt kell felhasználni a kockázatelemzés végsı eredményének kialakításához.

•Kockázatok, kockázati tényezık és a fıbb kontrollpontok azonosítása, elemzése Miután viszonylag részletesen megismerte és megértette a fı- és alfolyamatokat, a belsı ellenırzésnek azonosítania kell a folyamathoz kapcsolódó jelentıs kockázatokat, azonban fontos megjegyezni, hogy a belsı ellenırzés a saját szakmai véleményére támaszkodva felül bírálhatja a folyamatgazdák által meghatározott kockázatokat, illetve azok mértékét. Módszertan Kockázatnak minısül minden olyan esemény, tevékenység vagy tevékenység elmulasztása, ami befolyásolhatja a szervezet mőködését, a célok elérését (explicit vagy implicit). Minden kockázatnak két lényeges jellemzıje van: •A bekövetkezésének valószínősége; •A bekövetkezés hatása (pl.: a szervezeti célok elérésére gyakorolt hatás, befolyás).

Az alábbi, a belsı ellenırzési fókusszal és a folyamat jellegével összefüggı kérdések megválaszolása segít a jelentıs kockázatok azonosításában:

•Melyek azok a tényezık, amelyeknek jól kell mőködniük ahhoz, hogy a folyamat a céloknak megfelelıen funkcionáljon? •A folyamaton belül milyen hiba, gyengeség akadályozhatja a célok teljesítését? •Tartalmaz-e a folyamat eredendıen olyan feltételt, amely pénzügyi vagy egyéb veszteséget eredményezhet? A Kockázatelemzési Kritérium Mátrix (KKM) elkészítése A Kockázatelemzési Kritérium Mátrix a szervezet folyamataira vonatkozó, következetes kockázatelemzés végrehajtásának elsıdleges eszköze. A KKM-nek az elfogadott kockázati tőréshatáron (tolerancia szinten) kell alapulnia. Az egységesség érdekében a KKM-et a belsı ellenırzésnek kell elkészítenie. Módszertan Kockázati tényezı: •olyan tényezı vagy körülmény, ami elıidézheti a kockázatokat; •olyan helyzet, amely kedvez a kockázatok bekövetkezésének. Egy azonosított kockázat hatásának megítélésére a KKM elemzési segítséget nyújt, melyek a következık lehetnek: magas, jelentıs, mérsékelt és alacsony hatás. Minden egyes kockázati tényezıhöz a KKM elemzési kategóriákat rendel a vezetık kockázati toleranciája alapján. Ezen toleranciák mind a vezetık kockázathoz való viszonyulásának, mind a kockázati tényezı alapjául szolgáló célkitőzés fontosságának megfelelnek. A KKM az azonosított kockázat bekövetkezési valószínőségének megítéléséhez szükséges elemzési rangsort is tartalmaz. A kockázatelemzés folyamatában minden egyes azonosított kockázatot a KKM használatával kell értékelni. Ezután az azonosított kockázat átfogó elemzéséhez a hatásokra és a valószínőségekre vonatkozó ismereteket, becsléseket össze kell kapcsolni. Az egyes fı- és alfolyamathoz meghatározott kockázatokat a KKM-ben meghatározott kockázati tényezık mentén kell az alábbi két szempont alapján kell értékelni: •a kockázati tényezı bekövetkezési valószínősége (mely lehet magas, jelentıs, mérsékelt és alacsony; vagy számszerő értékkel, pl. magas: 4, jelentıs: 3, mérsékelt: 2, alacsony: 1) valamint; •a kockázati tényezı célokra gyakorolt hatása (mely ugyancsak lehet: magas, jelentıs, mérsékelt és alacsony; vagy számszerő értékkel, pl. magas: 4, jelentıs: 3, mérsékelt: 2, alacsony: 1) alapján. Módszertan A pontozás során két megközelítést lehet alkalmazni: •az egyes kockázatok esetében a kockázati tényezıkre adott pontszámok átlagaként, vagy •a legnagyobb pontszám alapján (azaz ha a kockázati tényezık közül egy a legmagasabb értéket kapta, akkor a kockázat valószínősége vagy célokra gyakorolt hatása a legnagyobb pontszámot fogja kapni. A kontrollpontok a folyamatok végrehajtásáért felelıs folyamatgazdák által kialakított olyan folyamat elemek, csomópontok, ahol a folyamat eredményes mőködése szempontjából fontos kontroll vagy ellenırzési lépéseket valósítanak meg. A

kockázatelemzés során a legfontosabb kontrollpontokat fel kell tárni, a belsı ellenırzésének látnia kell a kontrollpontok rendszerét. Ennek során fontos, hogy a belsı ellenır megértse és dokumentálja az információkat, hogy a kontrollpontokat és az azonosított jelentıs kockázatokat közvetlenül egymáshoz kapcsolja. A kockázatelemzés során értékelni kell az egyes fı- és alfolyamatokhoz tartozó egyedi kockázatokat, majd összesíteni kell azokat. Ezután a belsı ellenırzés összesítheti a hatások és valószínőségek értékelését a folyamatokhoz rendelt egyedi kockázatokra vonatkozóan. Ennek alapján egy átfogó besorolást ad az adott folyamat kockázatosságának. •A kockázatelemzés végeredményének kialakítása A kockázatelemzés végeredményének kialakításához a belsı ellenırzésnek össze kell vetnie az egyes folyamatok átfogó kockázatelemzését, a mőködési folyamatok jelentısége feltérképezésének és elemzésének eredményeivel . Ennek során két összetevıt kell bemutatni: •az adott folyamat mennyire jelentıs, fontos •az adott folyamat mennyire kockázatos. Ebbıl a két tényezıbıl kell a végsı következtetést levonni, amely a folyamat „összesített kockázatai értékelését” adja. Az értékelés végeredménye mutatja meg, hogy elsıdlegesen mire irányuljon az ellenırzési erıforrások elosztása az ellenırzés tervezési szakaszában. Módszertan Fontos, hogy a belsı ellenırzés saját szakmai ítélıképességére (pl. eddigi ellenırzési tapasztalataira) támaszkodjon a kockázatelemzés végleges összeállítsa során. A végleges kockázatelemzést meg kell vitatni a költségvetési szerv vezetıivel és a legfontosabb folyamatokért felelıs személyekkel annak érdekében, hogy a felmérés logikai alapja közös értelmezést nyerjen, illetve a kockázatelemzés eredményére vonatkozóan konszenzus alakuljon ki. Erre az egyik legmegfelelıbb fórum a fókuszmegbeszélések, amelyek a gyakorlatban már számos költségvetési szervnél jól beváltan mőködnek, legalább éves rendszerességgel a tervezés idıszakában. A kockázati térkép alkalmas lehet arra, hogy áttekinthetıen bemutassa a kockázatelemzés végeredményét, az egyes folyamatok végsı kockázati besorolásának megfelelıen. •Stratégiai ellenırzési terv Bkr. 30. § (1) A belsı ellenırzési vezetı stratégiai ellenırzési tervet készít, amely összhangban a szervezet hosszú távú céljaival - meghatározza a belsı ellenırzésre vonatkozó stratégiai fejlesztéseket a következı négy évre, és az alábbiakat tartalmazza: a) a hosszú távú célkitőzéseket, stratégiai célokat; b) a belsı kontrollrendszer általános értékelését; c) a kockázati tényezıket és értékelésüket; d) a belsı ellenırzésre vonatkozó fejlesztési és képzési tervet; e) a szükséges erıforrások felmérését elsısorban a létszám, képzettség, tárgyi feltételek tekintetében;

f) az a)-c) pont alapján meghatározott ellenırzési prioritásokat és az ellenırzési gyakoriságot. (2) A stratégiai ellenırzési tervet szükség szerint felül kell vizsgálni. A Bkr. 29. § (1) bekezdése értelmében a stratégiai ellenırzési tervet a belsı ellenırzési vezetı kockázatelemzés alapján készíti és a költségvetési szerv vezetıje hagyja jóvá. A stratégiai terv: •hosszú távra határozza meg a belsı ellenırzés célját, valamint tevékenységének és fejlesztésének irányait; •segít abban, hogy a belsı ellenırzés céljának megvalósítását ne a meglévı feltételek korlátozzák, hanem megtalálja annak a módját, hogy a célok eléréséhez szükséges feltételeket elıre átgondoltan megteremtse; •a rendelkezésre álló információk rendszerezése és a kockázatelemzés révén lehetıvé válik az erıforrások optimális tervezése és elosztása, illetve az ellenırzési célkitőzések hatékonyabb meghatározása; •a stratégiai terv hozzájárul a belsı ellenırzés – és általa a költségvetési szerv – céljainak eléréséhez, eredményességéhez; •a stratégiai terv lehetıvé teszi a belsı ellenırzés tevékenységének, céljának jobb megértését a költségvetési szerv számára; •a stratégiai terv képezi az alapját az éves ellenırzési tervnek. Amennyiben a költségvetési szerv rendelkezik a hosszú távú célokat is kijelölı szervezeti stratégiával vagy feladattervvel, akkor a belsı ellenırzésnek ezt a stratégiai ellenırzési terv elkészítéséhez figyelembe kell vennie. Amennyiben a költségvetési szerv nem rendelkezik formalizált, írott és a szervezet vezetıje által jóváhagyott szervezeti stratégiával, feladattervvel, akkor a belsı ellenırzésnek a kockázatelemzés megalapozására lefolytatott interjúk keretében kell felmérnie a hosszú távú szervezeti célokat. A szervezeti célok azonosítása és elemzése kijelöli a belsı ellenırzés számára, hogy hosszú távon mely területekre, folyamatokra koncentrálja az ellenırzési erıforrásokat.

A stratégiai terv nem konkrét ellenırzési feladatokat, hanem a belsı ellenırzés átfogó céljaira, a folyamatok kockázataira és a belsı ellenırzés fejlesztésének irányára, prioritásaira vonatkozó összegzést tartalmaz. A belsı ellenırzési vezetı kockázatelemzés alapján, összhangban szervezet hosszú távú céljaival, stratégiai tervet készít, amely meghatározza a belsı ellenırzés irányait és súlypontjait, a feladat ellátáshoz szükséges erıforrásokat, valamint a belsı ellenırzésre vonatkozó stratégiai fejlesztéseket. Az ellenırzési célokat az adott szervezet céljaihoz igazítva kell meghatározni. A stratégiai tervet a belsı ellenırzési vezetı készíti el és a költségvetési szerv vezetıje hagyja jóvá. A stratégiai terv 4 évre készül, a szervezet tevékenységi körét, sajátosságait és célkitőzéseit figyelembe véve.

•Éves ellenırzési terv (és összefoglaló éves ellenırzési terv) Bkr. 31. § (1) A belsı ellenırzési vezetı - összhangban a stratégiai ellenırzési tervvel - összeállítja a tárgyévet követı évre vonatkozó éves ellenırzési tervet. (2) Az éves ellenırzési tervnek a stratégiai ellenırzési tervben és a kockázatelemzés alapján felállított prioritásokon, valamint a belsı ellenırzés rendelkezésére álló erıforrásokon kell alapulnia. (3) Az elvégzett kockázatelemzés során magas kockázatúnak minısített területekre az éves ellenırzési terv készítése során kiemelt figyelmet kell fordítani, és a lehetı legrövidebb idın belül ellenırizni kell. (4) Az éves ellenırzési terv tartalmazza: a) az ellenırzési tervet megalapozó elemzések és a kockázatelemzés eredményének összefoglaló bemutatását; b) a tervezett ellenırzések tárgyát; c) az ellenırzések célját; d) az ellenırizendı idıszakot; e) a rendelkezésre álló és a szükséges ellenırzési kapacitás meghatározását; f) az ellenırzések típusát; g) az ellenırzések tervezett ütemezését; h) az ellenırzött szerv, illetve szervezeti egységek megnevezését; i) a tanácsadó tevékenységre tervezett kapacitást; j) a soron kívüli ellenırzésekre tervezett kapacitást; k) a képzésekre tervezett kapacitást; l) az egyéb tevékenységeket. (5) Az éves ellenırzési tervet a belsı ellenırzési vezetı a költségvetési szerv vezetıjének egyetértésével módosíthatja. (6) Tanácsadó tevékenységet, illetve soron kívüli ellenırzést a költségvetési szerv vezetıje, illetve a belsı ellenırzési vezetı kezdeményezésére lehet végezni. Az éves ellenırzési terv elkészítéséhez nyújt támogatást a 3. számú iratminta. •Erıforrások elosztása Az erıforrások elosztása az ellenırzési tervek megvalósíthatóságának biztosítása szempontjából kulcsfontosságú lépés. Egy tervezett ellenırzés erıforrás szükségleteinek felmérése során elsısorban a következıket kell figyelembe venni: •az azonosított kockázatok jelentısége; •a tervezett ellenırzés típusa; •az ellenırizendı tevékenységek összetettsége; •a tevékenység kapcsán rendelkezésre álló ismeretek szintje; •a tevékenységekkel kapcsolatosan és a bevont ellenırzendı területeken szerzett korábbi ellenırzési tapasztalatok; •az ellenırök képzettsége, hozzáértése és szakmai gyakorlata. A tervezett ellenırzések elvégzéséhez szükséges ellenıri napok száma az erıforrásszükséglet felmérés alapján becsülhetı meg. Az ellenırzési kapacitás meghatározásánál figyelembe kell venni az ellenırök egyéb elfoglaltságait is. Az éves ellenırzési terv végrehajtásához szükséges kapacitás meghatározásában a 2. számú iratminta nyújt segítséget. Az ellenırzési célnak és feladatoknak megfelelıen, valamint a kockázatelemzés eredményeivel összhangban kell megválasztani az ellenırzés végrehajtásához szükséges vizsgálati eljárásokat és módszereket.

A soron kívüli ellenırzések szükségessége nem várt eseményekbıl adódik, így a soron kívüli ellenırzések számát és erıforrás-szükségletét az ellenırzési tervezés során nem lehet elıre pontosan meghatározni. Általános szabályként a soron kívüli ellenırzések elvégzésére ezért a rendelkezésre álló éves ellenırzési erıforrás 10-30 %-át célszerő elkülöníteni az ellenırzési tervezés során. •Az éves ellenırzési terv módosítása A Bkr. 31. § (5) bekezdése alapján az éves ellenırzési tervet a belsı ellenırzési vezetı a költségvetési szerv vezetıjének egyetértésével módosíthatja. Az éves ellenırzési terv módosításának két legtipikusabb esete az ellenırzés/tanácsadás elhagyása, illetve új ellenırzés/tanácsadás felvétele. Mindkét esetre jellemzı, hogy vagy a költségvetési szerv vezetıjének javaslata vagy a belsı ellenırzési vezetı kezdeményezése (pl. ellenırzési párhuzamosság elkerülése) alapján kerül sor. Soron kívüli az az ellenırzés, amelynek tárgya konkrétan nem határozható meg elıre, de a tervben kapacitást terveznek rá. Ezzel szemben már terven felülinek minısül az az ellenırzés, amit a tervezett és a soron kívüli kapacitáson felül valósítanak meg pl. egy tervezett ellenırzés helyett. Az alábbi esetekben jellemzıen nem szükséges az éves ellenırzési terv módosítása: •az ellenırzés tervezett kezdete vagy vége módosul; •az ellenırzött szervezetek, szervezeti egységek körének bıvítésére kerül sor; •az ellenırzendı idıszak kibıvítése vált szükségessé. •A bizonyosságot adó tevékenység végrehajtása Tartalmi elemek A Bkr. elıírásai szerint a BEK tartalmazza a bizonyosságot adó tevékenység végrehajtására vonatkozó eljárási szabályokat, amelyek az alábbi folyamatokra terjednek ki: •az ellenırzésre való felkészülés lépései, alapelvei; •a megbízólevél elkészítése, értesítések; •az ellenırzési program elkészítésének menete, tartalma; •nyitó megbeszélés, kommunikáció az ellenırzöttel; •helyszíni ellenırzés menete; •az ellenırzési dokumentumokra vonatkozó követelmények (vizsgálati program, munkalapok, forrásdokumentumok, egyéb, az ellenırzéshez kapcsolódó dokumentum); •belsı ellenırzési eljárások, technikák, módszerek leírása; •az ellenırzés minıségbiztosítása; •az ellenırzés megszakítása, felfüggesztése; •az ellenırzés során büntetı-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság feltárása esetén alkalmazandó eljárás; •a belsı ellenırzési jelentés elkészítése, egyeztetések, a jelentés lezárása. Az ellenırzések végrehajtása az éves ellenırzési tervben foglalt ellenırzések módszeres elvégzését jelenti. Az ellenırzés végrehajtásának legfıbb célja, hogy minden egyes ellenırzött folyamaton és területen a fıbb kockázatok kezelésére létrehozott kontrollok

megfelelıségét értékelje, valamint megállapítsa, hogy a folyamatok az elvárásoknak megfelelıen mőködnek-e, illetve megállapítsa, hogy a szükséges kontrollpontok vagy folyamatok hiányosak-e. Az ellenırzésre való felkészülés során meg kell gyızıdni arról, hogy az ellenırzés célját és tárgyát meghatározták, a megfelelı ellenırzési erıforrások rendelkezésre állnak-e, illetve az ellenırzési programot (bıvebben ld. Az ellenırzési program elkészítése) elkészítették-e. A felkészülési folyamatot a kockázatelemzés során azonosított, az ellenırizendı folyamatokhoz, tevékenységekhez tartozó fıbb kockázati tényezıkre, a vonatkozó ellenırzési célkitőzésekre kell alapozni. • Adminisztratív felkészülés •A megbízólevél elkészítése Bkr. 34. § (1) A belsı ellenırt - ideértve a vizsgálatban részt vevı szakértıt is megbízólevéllel kell ellátni, amelyet a belsı ellenırzési vezetı ír alá. A belsı ellenırzési vezetı megbízólevelét a költségvetési szerv vezetıje írja alá. (2) A megbízólevél - e megnevezés mellett - az alábbiakat tartalmazza: a) az ellenır nevét, regisztrációs számát, szolgálati igazolványának, illetve amennyiben szolgálati igazolvánnyal nem rendelkezik - a személyazonosító igazolványának vagy más személyazonosításra alkalmas igazolványának számát; b) az ellenırzött szerv, illetve szervezeti egység megnevezését; c) a 21. § (3) bekezdésében meghatározott ellenırzés típusát, kivéve tanácsadó tevékenység esetén; d) az ellenırzés tárgyát és célját; e) az ellenırzésre vonatkozó jogszabályi vagy egyéb felhatalmazásra történı hivatkozást; f) a megbízólevél érvényességi idejét; g) a kiállítás keltét; h) a kiállításra jogosult aláírását, bélyegzılenyomatát. Amennyiben a költségvetési szervnél a belsı ellenırzési feladatokat egy személy látja el, a megbízólevelet a költségvetési szerv vezetıje írja alá, hiszen ebben az esetben ı minısül a belsı ellenırzési vezetınek.

•Az ellenırzött szervezet vezetıjének értesítése Bkr. 35. § (1) Az ellenırzés megkezdésérıl szóban vagy írásban értesíteni kell az ellenırzött szerv vagy szervezeti egység vezetıjét. Ennek keretében a belsı ellenırzési vezetı tájékoztatást ad az ellenırzés céljáról és formájáról, jogszabályi felhatalmazásról, valamint az ellenırzés várható idıtartamáról. … (4) A helyszíni ellenırzést annak megkezdése elıtt legalább 3 nappal szóban vagy írásban be kell jelenteni az ellenırzött szerv, illetve szervezeti egység vezetıjének. Ennek keretében a belsı ellenırzési vezetı tájékoztatást ad az ellenırzés során végrehajtandó feladatokról, valamint az ellenırzés várható idıtartamáról. (5) Az (1) és a (4) bekezdés szerinti értesítések összevonhatók. Az elızetes bejelentést nem kell megtenni, ha az - a rendelkezésre álló adatok alapján - meghiúsíthatja az ellenırzés eredményes lefolytatását. Az elızetes bejelentés elhagyásáról a belsı ellenırzési vezetı dönt.

(6) A helyszíni ellenırzés megkezdésekor az ellenır köteles bemutatni a megbízólevelét az ellenırzött szerv, illetve szervezeti egység vezetıjének vagy az ıt helyettesítı személynek. Az elızetes bejelentés elhagyásáról a belsı ellenırzési vezetı általában akkor dönt, ha pl. a kockázatelemzés vagy mintavételezés eredménye alapján az ellenırizendı bizonylatok nem vagy csak hiányosan állnak rendelkezésre, a vizsgálat alá vont terület szabálytalanság vagy csalás gyanújában érintett, vagy az ellenırizendı tevékenységért felelıs vezetık várhatóan meghiúsítják az ellenırzés eredményes lefolytatását. Az értesítılevél mintája az ellenırzés megkezdésérıl a 7. számú iratmintában található. •Az ellenırzés idıszükségletének nyilvántartása Az adott vizsgálattal töltött ellenıri napok számának pontos vezetése azért fontos, mert jelzi a belsı ellenırzési tevékenység hatékonyságát, segít a jövıbeni ellenırzési programok idıszükségletének tervezésében, a belsı ellenırzés stratégiai fejlesztéséhez alapul szolgál. Az ellenıri napok vezetését már az ellenırzésre történı felkészüléssel célszerő megkezdeni, és azt az ellenırzés valamennyi további fázisában (ellenırzés végrehajtása, jelentésírás) szükséges folytatni. A belsı ellenırök vezetik az adott ellenırzés végrehajtására fordított munkaidı (napok) elszámolását, az ellenıri napok alapján az ellenırzési nyilvántartásban az idıszükséglet nyilvántartásra vonatkozó részben meghatározzák az adott ellenırzéshez felhasznált munkaidıt. •Az ellenırzési program elkészítésének menete •A rendelkezésre álló háttérinformációk összegyőjtése A vizsgálatvezetı megvizsgálja az ellenırzött folyamathoz, szervezeti egységhez, illetve tevékenységhez kapcsolódóan rendelkezésre álló információkat, amelynek forrásai elsısorban a következık lehetnek: •vonatkozó jogszabályok, szabályzatok és útmutatók; •szervezeti és mőködési szabályzat, ügyrend; •mőködési kézikönyvek és eljárásrendek; •a kockázatelemzés és az ellenırzés tervezése során az egyes folyamatok vonatkozásában azonosított kockázatok; •ellenırzési nyomvonalak; •szervezeti stratégia, rövid- és hosszú távú feladattervek; •munkaköri leírások; •az ellenırizendı folyamatokat, tevékenységeket érintı elemzések, értékelések; •korábbi évek belsı ellenırzési dokumentumai; •külsı ellenırzést végzık korábbi ellenırzési jelentései (az Európai Számvevıszék, az Európai Bizottság, az Állami Számvevıszék, a Kormányzati Ellenırzési Hivatal, az Európai Támogatásokat Auditáló Fıigazgatóság, a Magyar Államkincstár, az irányító szerv, illetve a felsorolt szervezetek megbízottjai által végzett ellenırzések).

•Az ellenırzés célkitőzéseinek véglegesítése A vizsgálatvezetı feladata, hogy az ellenırzés tervezése során megfogalmazott ellenırzési célkitőzést véglegesítse. Az ellenırzési célkitőzés annak tág megfogalmazása, hogy az ellenırzés mire irányul. A céloknak a kockázatelemzés során azonosított kockázatok jellegzetességeit kell figyelembe venniük. •Az ellenırzés tárgyának véglegesítése Az ellenırzés tárgyának véglegesítése során a vizsgálatvezetı határozza meg, hogy az ellenırzés mit foglaljon magába, mely fı- és alfolyamatokra, tevékenységekre irányuljon az ellenırzés. Ez a kockázatelemzés során nyert folyamatismeret, a háttér-információk és az ellenırzési cél segítségével határozható meg. Az ellenırzés tárgyának figyelembe kell vennie minden vonatkozó és fontos rendszert, folyamatot, nyilvántartást, alkalmazottat és fizikai vagyontárgyat, stb. melyek a tevékenységhez kapcsolódnak. Az ellenırzés tárgyának meghatározása akkor megfelelı, ha biztosítja, hogy az ellenır az azonosított kockázatokat kezelni hivatott kontrollok megfelelıségérıl megalapozott véleményt tud alkotni, és ahhoz kapcsolódóan megfelelı bizonyítékot tud szolgáltatni. •Az ellenırizendı idıszak véglegesítése Az ellenırzés végrehajtásának tervezése során ki kell jelölni, hogy az adott ellenırzés mekkora idıszakot ölel fel. A belsı ellenırzés jellemzıen utólagos bizonyosságot adó tevékenység. Az ellenırizendı idıszak meghatározása során figyelemmel kell lenni az adott ellenırizendı folyamat, tevékenység azonosított kockázataira, hiszen ezek jellemzıi és mértéke határozzák meg, hogy mekkora idıszakot szükséges átfognia az ellenırzésnek. Az ellenırizendı idıszak meghatározása során célszerő figyelembe venni, hogy nagyobb ellenırizendı idıszak kijelölése magasabb bizonyosságot nyújt egy-egy folyamat, tevékenység megfelelıségérıl, ugyanakkor jelentısen több ellenırzési erıforrást is igényelhet. Emellett fontos szem elıtt tartani az ellenırzési idıszak megállapítása kapcsán, hogy a különbözı években folytatott vizsgálatok folyamatot alkossanak, azaz az ellenırzött intézménynél az ellenırzéssel felölelt idıszakok lehetıleg „hézagmentesek” legyenek, és feleslegesen ne fedjék egymást. •Az erıforrások helyes meghatározása A vizsgálatvezetı ismételten elvégzi az éves ellenırzési tervben az adott ellenırzéshez hozzárendelt erıforrásbecslést, figyelembe véve különösen a konkrét ellenırzési célokat, az ellenırzés tárgyát és az ellenırizendı idıszakot, így megbizonyosodva arról, hogy a szükséges erıforrások elegendıek-e a meghatározott célok eléréséhez. Az ellenırzésben résztvevı ellenırök számának, valamint a vizsgálat lefolytatásához szükséges ellenıri napok végsı meghatározása során mind az ellenırzés típusát és komplexitását, mind az idıkereteket és az ellenırök tapasztalatát, tudását és hozzáértését figyelembe kell venni. •Az ellenırzés módszereinek meghatározása Az ellenırzési módszerek az ellenırzés során lefolytatott, illetve alkalmazott vizsgálati technikák, eljárások, melyek az ellenırzés célkitőzéseinek, tárgyának, típusának, továbbá a rendelkezésre álló erıforrásoknak megfelelıen kerülnek kiválasztásra. Az ellenırzési módszerek kiválasztását a tervezés során lefolytatott kockázatelemzés eredményeihez kell igazítani, és figyelemmel kell lenni arra, hogy egyes ellenırzési módszerek magasabb ellenırzési bizonyítékot eredményeznek, míg más ellenırzési módszerek

inkább a kontrollok mőködésének átfogó elemzésére alkalmasak. Az ellenırzési program összeállítása során figyelembe kell venni, hogy az ellenırzés végrehajtása során milyen vizsgálati eljárásokat szükséges alkalmazni, azaz: •az ellenırzés céljainak eléréséhez szükséges tesztelés célterületeit és mértékét, beleértve az alkalmazandó mintavételi eljárásokat is; továbbá •a szükséges tesztelés jellegét és hatókörét, beleértve az ellenırzési pontok vagy folyamatok (kontrollok) tesztelésének módját, az egyéni (szubsztantív) tesztelést és a további vizsgálati eljárásokat. •Az ellenırzési program írásba foglalása Bkr. 33. § (1) A belsı ellenırzési vezetı - a 34. § (1) bekezdésében foglaltak figyelembevételével - minden egyes ellenırzés lefolytatásához megbízólevél aláírásával kijelöli a vizsgálatvezetıt és az ellenırzéseket lefolytató belsı ellenıröket. (2) A vizsgálatvezetı által készített és a belsı ellenırzési vezetı által jóváhagyott ellenırzési program tartalmazza: a) az ellenırzést végzı szerv, illetve szervezeti egység megnevezését; b) az ellenırzött szerv, illetve szervezeti egység megnevezését; c) a 21. § (3) bekezdésében meghatározott ellenırzés típusát; d) az ellenırzés tárgyát és célját; e) az ellenırizendı idıszakot; f) az ellenırzés tervezett idıtartamát, a jelentéselkészítésének határidejét; g) az ellenırök, szakértık, valamint a vizsgálatvezetı megnevezését, megbízólevelük számát, a feladatmegosztást; h) az ellenırzés részletes feladatait és az alkalmazott módszereket; i) a kiállítás keltét; j) a belsı ellenırzési vezetı aláírását. (3) Az ellenırzési program végrehajtását a belsı ellenırzési vezetı felügyeli. A programtól eltérni a belsı ellenırzési vezetı jóváhagyásával lehet, a program módosítását a vizsgálatvezetı kezdeményezheti. Amennyiben a vizsgálatvezetı a fentieknek megfelelıen megtervezte az ellenırzés lefolytatását, azaz összegyőjtötte a rendelkezésre álló háttér információkat, meghatározta az ellenırzés célkitőzéseit és tárgyát, az ellenırizendı idıszakot, továbbá meghatározta a szükséges erıforrásokat, valamint az ellenırzés módszereit, akkor mindezeket formálisan is rögzíteni kell az ellenırzési programban. Az ellenırzési programot a belsı ellenırzési vezetı hagyja jóvá, aki az Enyingi Polgármesteri Hivatal esetében a költségvetési szerv vezetıje. Az ellenırzési program mintája a 4. számú iratmintában található. •Az ellenırzés lefolytatása A helyszíni munka az ellenırzési program végrehajtását jelenti, amely az adott folyamat kockázatainak és a hozzájuk tartozó kontrolltevékenységeknek a részletes elemzéséhez, teszteléséhez vezet, majd ezen kontrollok értékelésével zárul. Bkr. 35. § (2) Az ellenırzést szükség szerint a helyszínen, illetve adatbekérés útján, elsısorban az ellenırzés tárgyához, céljához és idıszakához kapcsolódó dokumentációk alapján a belsı kontrollrendszer értékelésével, valamint az ellenırzési programban meghatározott ellenırzési módszerek alkalmazásával kell végrehajtani. (3) Az adatbekérés útján kapott információk valódiságát az ellenır - a rendelkezésére álló eszközökkel - köteles vizsgálni.

A helyszíni munka fıbb feladatai a következık: •a folyamatok és tevékenységek részletes megismerése, megértése a folyamatgazdákkal folytatott interjúk, valamint az egyéb vizsgálati technikák, módszerek alapján; •a kockázatok és azokhoz kapcsolódó kontrollok részletes, alapos megismerése, megértése, illetve a vizsgálati eljárások során azonosított további kockázatok felmérése; •a kontrolltevékenységek elemzése, tesztelése és értékelése; •az ellenırzési célkitőzéshez kapcsolódó ésszerő bizonyosság beszerzése az ellenırzési megállapítások levonása érdekében; •az ellenırzött vezetıkkel a folyamatos kommunikáció fenntartása és értesítésük az ellenırzés megállapításairól, javaslatairól. Az ellenırzési célkitőzések elérése és az ellenırzési program megfelelı végrehajtása érdekében a belsı ellenırnek: •ismernie kell azon kérdésköröket, amelyeket az elızı ellenırzések nem vizsgáltak (az elızı ellenırzések munkalapjai segítenek ennek megítélésében); •minden szokatlan adatra, tényre rá kell kérdeznie; •folyamatosan fel kell jegyeznie az ellenırzés lefolytatása során észlelt hiányosságokat, a kontrolltevékenységek gyengeségeit (megállapítások, következtetések és javító szándékú javasatok formájában), ugyanakkor célszerő feljegyeznie a jó gyakorlatokat is; •megállapításait és következtetéseit a bizonyítékok elemzésére és értékelésére kell alapoznia. •Nyitó megbeszélés, kommunikáció az ellenırzöttekkel A nyitó megbeszélésre általában a helyszíni munka elsı napján kerül sor az ellenırzött területért felelıs vezetı (folyamatgazda), az ellenırzésben résztvevı ellenırök és (lehetıség szerint) a belsı ellenırzési vezetı részvételével. A nyitó megbeszélés fıbb céljai a következık: •a megbízólevelek bemutatása az ellenırzött szerv/szervezeti egység vezetıjének; •tájékoztatás az ellenırzés célkitőzéseirıl, tárgyáról, az ellenırizendı idıszakról és az ellenırzés módszereirıl; •az ellenırzés megkezdéséhez szükséges adatok, dokumentumok bekérése; •az ellenırzött szervezetnél elvégzendı ellenırzési munka idıkereteinek meghatározása, a szükséges interjúk, tesztelések, stb. ütemezése. •Az ellenırzés megszakítása, felfüggesztése Bkr. 38. § (1) Az ellenırzést a belsı ellenırzési vezetı megszakíthatja, ha a) soron kívüli vizsgálatot vagy az ellenırzési tervben nem ütemezett tanácsadó tevékenységet kell lefolytatni, vagy b) a vizsgálatvezetı vagy a belsı ellenır az ellenırzés lefolytatásában akadályoztatva van. (2) Az ellenırzést a belsı ellenırzési vezetı felfüggesztheti, ha az ellenırzöttnél a) az ellenırzést érintı személyi vagy szervezeti változás vagy elháríthatatlan ok, b) a számviteli rend állapota, c) a dokumentáció és a nyilvántartások hiányossága, vagy d) az ellenırzött költségvetési szerv, illetve szervezeti egység jogsértı magatartása az ellenırzés folytatását akadályozza. (3) A belsı ellenırzési vezetı az ellenırzés megszakítása vagy felfüggesztése esetén

arról írásban tájékoztatja az ellenırzött költségvetési szerv, illetve szervezeti egység vezetıjét, melyben az ellenırzés felfüggesztése esetén határidı megállapításával egyúttal felhívja az ellenırzött költségvetési szerv, illetve szervezeti egység vezetıjét az akadály megszüntetésére. Az ellenırzés megszakításáról vagy felfüggesztésérıl a belsı ellenırzési vezetı egyidejőleg írásban tájékoztatja az ellenırzési tervét jóváhagyó vezetıt. (4) A megszakított, illetve felfüggesztett ellenırzést az elrendelése okául szolgáló akadály elhárulásától számított 30 napon belül folytatni kell, ennek idıpontjáról a belsı ellenırzési vezetı dönt és az ellenırzés folytatásáról írásban értesíti az ellenırzött költségvetési szerv, illetve szervezeti egység vezetıjét. Az ellenırzés megszakításának vagy felfüggesztésének tényérıl az ellenırzött szervezet vagy szervezeti egység vezetıjét írásban haladéktalanul értesíteni kell. Az ellenırzött szervezet vagy szervezeti egység vezetıjét tájékoztatni kell arról is, hogy elıreláthatólag mely idıponttól kerül sor a belsı ellenırzés végrehajtásának folytatására. Amennyiben az ellenırzés végrehajtásának felfüggesztésére olyan indokkal kerül sor, amely az ellenırzött szervezet vagy szervezeti egység érdekkörébe tartozik (pl. a számviteli rend állapota, a dokumentáció és nyilvántartás hiányossága), az ellenırzési vezetı köteles írásban határidıt megállapítani az ellenırzött terület vezetıjének az akadály megszüntetésére. A határidı megállapítása során célszerő figyelembe venni, hogy ésszerően mennyi idı alatt háríthatók el az ellenırzést akadályozó tényezık (pl. a számviteli rend súlyos állapota nyilvánvalóan nem javítható néhány munkanap alatt), ugyanakkor az akadály elhárítására kitőzött határidı nem lehet olyan hosszú, melynek leteltét követıen – az ellenırzési programban rögzített ellenırzési céllal, ellenırizendı idıszakkal – értelmetlenné válik a vizsgálat lefolytatása. •Az ellenırzés során büntetı-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság feltárása esetén alkalmazandó eljárás Bkr. 17. § (2) A belsı ellenırzési kézikönyv tartalmazza: f) az ellenırzés során büntetı-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság feltárása esetén alkalmazandó eljárást. 22. § (1) A belsı ellenırzési vezetı feladata: e) amennyiben az ellenırzés során büntetı-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja merül fel, a költségvetési szerv vezetıjének, illetve a költségvetési szerv vezetıjének érintettsége esetén az irányító szerv vezetıjének a haladéktalan tájékoztatása és javaslattétel a megfelelı eljárások megindítására; 26. § A belsı ellenır köteles: e) amennyiben az ellenırzés során büntetı-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja merül fel, haladéktalanul jelentést tenni a belsı ellenırzési vezetınek; h) az eredeti dokumentumokat az ellenırzés lezárásakor hiánytalanul visszaszolgáltatni, illetve amennyiben az ellenırzés során büntetı-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja merül fel, az eredeti dokumentumokat a szükséges intézkedések megtétele érdekében a belsı ellenırzési vezetı útján az ellenırzött költségvetési szerv vezetıjének jegyzıkönyv alapján átadni; 44. § (2) Amennyiben az ellenırzés során büntetı-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja merül fel, az nem befolyásolja az ellenırzés lezárását.

Jelen kérdéskörbe a büntetı-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság feltárása tartozik. Ezeket a cselekményeket jelen kézikönyvben, összefoglaló néven: szabálytalanságoknak nevezzük. A szabálytalanságok kezelésének általános célja, hogy a különbözı jogszabályokban és szabályzatokban meghatározott elıírások sérülésének, megszegésének megelızéséhez, megakadályozásához hozzájáruljon, illetve azok sérülése, megsértése esetén a megfelelı állapot helyreállítása, hibák, hiányosságok, tévedések korrigálása, felelısség megállapítása, hathatós intézkedések foganatosítása megtörténjen. A belsı ellenırzés felelıs azért, hogy a belsı kontrollrendszer megfelelıségének és hatékonyságának vizsgálatával és értékelésével a szabálytalanságok bekövetkezését csökkentsék. Ez elsısorban a költségvetési szerv azon tevékenységeire, mőködési területeire vonatkozik, ahol magas a szabálytalanságok elıfordulásának kockázata. Ezek megakadályozása olyan feladatok végrehajtásából áll, amelyek kiküszöbölik az elkövetés lehetıségét, illetve korlátozzák az okozott kár mértékét. A belsı ellenırzés meghatározó szerepet játszik abban, hogy a szabálytalanságra utaló jelek azonosításra kerüljenek. A költségvetési szervek belsı ellenıreinek kiemelt figyelmet kell fordítaniuk a szabálytalanságokon belül a csalások elkövetésére utaló jelekre. A szervezet belsı ellenırei megfelelı ismeretekkel kell, hogy rendelkezzenek a szabálytalanságok és csalások jeleinek felismeréséhez. A belsı ellenırzés a kontrollrendszerek megfelelı mőködésének és hatékonyságának vizsgálata által segíti elı a csalások és szabálytalanságok kockázatának csökkentését, illetve felméri, hogy az elıbb említett hatékonyság milyen mértékben áll összhangban a szervezet tevékenységével, illetve a céljai eléréséhez és rendszerei megfelelı mőködtetéséhez szükséges lehetséges kockázattal. A csalások és szabálytalanságok megakadályozása érdekében a legfontosabb teendı a hatékony és eredményes belsı kontrollrendszer kiépítése és mőködtetése, melynek elsıdleges felelıssége a szervezetek vezetıit terheli. Amennyiben a belsı ellenır vizsgálata során olyan súlyos hiányosság gyanúját észleli, amelynek alapján jelentıs negatív hatással fenyegetı kockázat bekövetkezése valószínősíthetı, akkor haladéktalanul kezdeményeznie kell a folyamatgazdánál a szükséges intézkedések megtételét, illetve a belsı ellenırzés vezetıjét és rajta keresztül a költségvetési szerv vezetıjét késlekedés nélkül informálnia kell. Ez utóbbinál nem várhat a belsı ellenırzési jelentés vagy annak tervezetének elkészültéig. Súlyos hiányosság gyanújának észlelése esetén a belsı ellenıröknek célszerő azonnal jegyzıkönyvet felvennie (10. számú iratminta). Kapcsolódó egyéb jogszabályi rendelkezések BHYPERLINK "http://www.njt.hu/cgi_bin/njt_doc.cgi? docid=152383.235449"üntetı Törvénykönyv (BHYPERLINK "http://www.njt.hu/cgi_bin/njt_doc.cgi?docid=152383.235449"tk.HYPERLINK "http://www.njt.hu/cgi_bin/njt_doc.cgi?docid=152383.235449") A számvitel rendjének megsértése 289. § (1) Aki a számvitelrıl szóló törvényben vagy a felhatalmazásán alapuló jogszabályokban elıírt a) beszámoló készítési, könyvvezetési, könyvvizsgálati kötelezettségét megszegi, b) bizonylati rendet megsérti,

és ezzel a vagyoni helyzetének áttekintését, illetve ellenırzését meghiúsítja vagy az adott üzleti évet érintıen a számvitelrıl szóló törvény szerinti megbízható és valós képet lényegesen befolyásoló hibát idéz elı, bőntettet követ el, és öt évig terjedı szabadságvesztéssel büntetendı. Vesztegetés 290. § (1) Aki gazdálkodó szervezet részére vagy érdekében tevékenységet végzı személynek vagy rá tekintettel másnak azért ad vagy ígér jogtalan elınyt, hogy a kötelességét megszegje, bőntett miatt három évig terjedı szabadságvesztéssel büntetendı. Gazdálkodó szervezet vezetı állású személyének visszaélése 298/A. § A gazdálkodó szervezet vezetı állású személye, aki a) a gazdálkodó szervezet vagyoni helyzetérıl vagy vezetı állású személyérıl e tevékenységével összefüggésben, illetve a gazdálkodó szervezetre vonatkozóan pénzügyi eszközrıl valótlan adat közlésével vagy híresztelésével, illetve adat elhallgatásával, b) pénzügyi eszközre vonatkozó színlelt ügylet kötésével a gazdálkodó szervezet tagját vagy tagjait megtéveszti, vétséget követ el, és két évig terjedı szabadságvesztéssel büntetendı. Költségvetési csalás 310. § (1) Aki a) költségvetésbe történı befizetési kötelezettség vagy költségvetésbıl származó pénzeszközök vonatkozásában mást tévedésbe ejt, tévedésben tart vagy a valós tényt elhallgatja, b) költségvetésbe történı befizetési kötelezettséggel kapcsolatos kedvezményt jogtalanul vesz igénybe, c) költségvetésbıl származó pénzeszközöket a jóváhagyott céltól eltérıen használ fel, és ezzel egy vagy több költségvetésnek vagyoni hátrányt okoz, vétséget követ el, és két évig terjedı szabadságvesztéssel büntetendı. A költségvetési csaláshoz kapcsolódó felügyeleti vagy ellenırzési kötelezettség elmulasztása 310/A. § A gazdálkodó szervezet vezetıje, ellenırzésre vagy felügyeletre feljogosított tagja vagy dolgozója, ha a 310. §-ban meghatározott bőncselekményt a gazdálkodó szervezet tagja vagy dolgozója a gazdálkodó szervezet érdekében követi el, és a felügyeleti vagy az ellenırzési kötelezettség teljesítése a bőncselekményt megakadályozhatta volna, bőntettet követ el, és öt évig terjedı szabadságvesztéssel büntetendı. Sikkasztás 317. § (1) Aki a rábízott idegen dolgot jogtalanul eltulajdonítja, vagy azzal sajátjaként rendelkezik, sikkasztást követ el. Hőtlen kezelés 319. § (1) Akit idegen vagyon kezelésével bíztak meg, és ebbıl folyó kötelességének megszegésével vagyoni hátrányt okoz, hőtlen kezelést követ el. Csalás 373. § (1) Aki jogtalan haszonszerzés végett mást tévedésbe ejt, vagy tévedésben tart, és ezzel kárt okoz, csalást követ el. A szabálysértésekrıl, a szabálysértési eljárásról és a szabálysértési nyilvántartási rendszerrıl szóló 2012. évi II. törvény 1. § (1) szerint szabálysértés az a törvény által büntetni rendelt tevékenység vagy mulasztás, amely veszélyes a társadalomra. A Polgári Törvénykönyvrıl szóló 1959. évi IV. törvény 339. § (1) bekezdése kimondja, hogy aki másnak jogellenesen kárt okoz, köteles azt megtéríteni. Mentesül a felelısség alól, ha bizonyítja, hogy úgy járt el, ahogy az adott helyzetben általában elvárható. A kártérítési eljárás megindítására a polgári perrendtartásról szóló 1952. évi III. törvény rendelkezései (elsısorban a VIII. (általános) és XXIII. (speciális) fejezet, a

munkaviszonyból és a munkaviszony jellegő jogviszonyból származó perek) az irányadók. Kártérítési felelısség tekintetében irányadók továbbá a Munka Törvénykönyvérıl szóló 2012. évi I. törvény HYPERLINK "http://www.njt.hu/cgi_bin/njt_doc.cgi? docid=143164.222254"(Mt.), a közszolgálati tisztviselıkrıl szóló 2011. évi CXCIX. törvényHYPERLINK "http://www.njt.hu/cgi_bin/njt_doc.cgi? docid=142936.223492" (HYPERLINK "http://www.njt.hu/cgi_bin/njt_doc.cgi? docid=142936.223492"KttvHYPERLINK "http://www.njt.hu/cgi_bin/njt_doc.cgi? docid=142936.223492".), a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvényHYPERLINK "http://www.njt.hu/cgi_bin/njt_doc.cgi? docid=17120.235263" (Kjt.) megfelelı rendelkezései. Fegyelmi eljárás, illetve felelısség tekintetében az Mt. és a Kttv. megfelelı rendelkezései az irányadók. •Ellenırzési munkalapok A belsı ellenırzési tevékenység során felhasznált dokumentumok jellemzıen kétfélék lehetnek: •Már meglévı, rendelkezésre álló dokumentumok, pl.: •az ellenırzött szervezet vizsgálat alá vont folyamatainak, tevékenységének ellenırzési nyomvonalai; •az ellenırzött szervezet által a vizsgálat tárgyát képezı eljárásra vagy feladatra vonatkozóan kialakított vagy alkalmazott eredeti okmány (vagy másolat), mint pl. számviteli-pénzügyi bizonylatok, szerzıdések, nyilvántartások, hivatalos levelezések dokumentumai, stb.; •korábbi ellenırzések releváns dokumentumai; •jogszabályok, szabályzatok, stb., amelyek a vizsgálat tárgyát képezı területet vagy eljárást szabályozzák; •az ellenırzött szervezet által alkalmazott belsı szabályzatok, vezetıi utasítások, kézikönyvek, írásbeli iránymutatások és eljárások. •A belsı ellenır által készített munkalapok, pl.: •az ellenırzött személyekkel folytatott tárgyalásról, interjúról készült munkalap •az ellenırzött szervezet mőködésének folyamatleírása vagy folyamatábrája; •a belsı ellenırzés által végzett tesztelés vagy egyéb vizsgálati eljárás leírása, ideértve a teszteredményeket, illetve az egyéb vizsgálati eljárások eredményeit is; •a belsı ellenırzés által készített kérdıívek. Az ellenırzési munkalapok elsıdleges célja az ellenırzési jelentésben foglalt megállapítások és következtetések alátámasztása. A munkalapok az ellenırzés kezdetétıl annak végéig az ellenır által elvégzett munka dokumentációjaként szolgálnak. Egyértelmően tanúsítják a lefolytatott vizsgálati eljárásokat, az elvégzett teszteket, illetve azok forrását, a vizsgálat megállapításait és a levont következtetéseket, továbbá a bizonyítékok listáját. A munkalapokat úgy kell elkészíteni, hogy az elvégzett munkát, az iratokat és az eredményeket olyan személy is megértse, aki a folyamatról keveset tud. A munkalap egy, az ellenırzést felülvizsgáló személy vagy külsı ellenır számára is lehetıvé kell, hogy tegye a munkafolyamatok és munkalépések végigkövetését, valamint meg kell, hogy teremtse az ellenırzési program vonatkozó lépése, feladata, illetve a megállapítások és következtetések közötti közvetlen kapcsolatot.

Az ellenırzési munkalapok általában: •az ellenırzés során folytatott kommunikáció alapjai; •az ellenırzött személyekkel való megbeszélések alapját képezik; •alapul szolgálnak az ellenırzés folyamatának és elvégzésének folyamatos minıségbiztosításához, felülvizsgálatához; •segítséget nyújtanak az ellenırzések megtervezésében, végrehajtásában, az eredmények dokumentálásában, a jelentésírásban; •dokumentálják, hogy az ellenırzési célokat elérték-e; •megkönnyítik egy kívülálló, harmadik fél számára az elvégzett munka és az ellenırzés eredményeinek értelmezését; •segítik a belsı ellenırzési munkatársak szakmai fejlıdését; •segítséget nyújtanak az újonnan felvett belsı ellenırök képzésében; •útmutatóul, háttér-információként és referenciaként szolgálnak a késıbbi ellenırzésekhez. Az ellenırzési munkalapok rendszerezése, formátuma és tartalma az ellenırzés jellegébıl adódóan eltérı lehet, azonban általában a következı tényeket kell dokumentálniuk: •adott vizsgálatnak az ellenırzési program szerinti végrehajtását; •a kontrollrendszer megfelelıségének és hatékonyságának vizsgálatát és értékelését; •a végrehajtott ellenırzési eljárásokat, az összegyőjtött információkat, a megállapításokat és levont következtetéseket; •az ellenırzési munka felülvizsgálatát; •az ellenır és az ellenırzött terület kommunikációját. Az ellenır által elkészített munkalapok összegezik az ellenırzési programban foglalt minden egyes lépés teljesítéséhez kapcsolódó kulcsfontosságú információkat. A munkalapok felülvizsgálata A belsı ellenırzési vezetı felelıssége a folyamatos minıségbiztosítás keretében a megfelelı felülvizsgálat biztosítása a munkalapok minısége és megfelelısége tekintetében. A felülvizsgálat bizonyítékaként a felülvizsgáló a nevével, kézjegyével és dátummal lát el minden munkalapot a felülvizsgálatot követıen. A Hivatal esetében egy belsı ellenır látja el a belsı ellenırzést a munkalapok felülvizsgálata más személy által nyilvánvalóan nem lehetséges. Ebben az esetben alkalmazható az az eljárás, hogy a belsı ellenır a megállapítások írásba foglalása során önmaga újra áttekinti a munkalapokat. Külsı szolgáltató igénybevétele esetén, ugyanazok a szabályok érvényesek, mint egy szervezeti egységként mőködı belsı ellenırzés esetében. A (vezetıi) felülvizsgálatnak a munkalapok lezárása után lehetıleg azonnal, de legalább egy héten belül meg kell történnie. A felülvizsgáló észrevételeit a munkalapon kell rögzíteni vagy ahhoz kell csatolni felülvizsgálati megjegyzésként. Amennyiben a munkalapot felülvizsgálati megjegyzéssel látják el, akkor a munkalap nem tekinthetı teljesnek mindaddig, amíg a felülvizsgáló személy által felvetett kérdéseket nem rendezik, és a rendezés tényét a munkalapon nem dokumentálják. A felülvizsgálatnak meg kell határoznia, hogy: •az ellenırzési eljárás, az egyes ellenırzési lépések az ellenırzési programnak megfelelıen történtek-e, az ellenırzési lépéseket maradéktalanul végrehajtották-e; •az egyes feladatok elvégzéséhez tartozó vizsgálati eljárásokat és azok eredményeit megfelelıen dokumentálták-e; •az ellenırzési munkát megfelelıen hajtották-e végre;

•a megállapítások, és következtetések megfelelıek-e, elegendı és megfelelı bizonyítékokon alapulnak-e; •az ellenırzött területekkel a szükséges konzultációk megtörténtek-e; •az ellenırzött egységgel folytatott minden vitát megoldottak-e; és •a fent leírt, a munkalapok elkészítésére vonatkozó iránymutatásokat követték-e.

•Alapvetı vizsgálati eljárások, technikák Az ellenırzés során a belsı ellenırnek a megállapításai, következtetései, véleménye kialakításához, az ezeket alátámasztó bizonyítékok megszerzéséhez különbözı közvetlen és közvetett módszereket, továbbá az ezek révén megszerzett információk feldolgozását szolgáló logikai eljárásokat, technikákat lehet és kell alkalmaznia. Az ellenırzés céljainak megvalósításához szükséges elegendı és megfelelı ellenırzési bizonyíték megszerzéséhez alapvetıen két út választható: •a rendszer-alapú vagy •a közvetlen vizsgálati megközelítési mód. Amennyiben az ellenırzési megközelítési módra vonatkozóan nincsenek megkötések, a felmért és kiértékelt kockázatok függvényében, szakmai megítélés alapján kell dönteni a megközelítési módok alkalmazásáról, minden esetben szem elıtt tartva az ellenırzési munka hatékonyságának követelményét. Az ellenırzési megközelítési mód alkalmazására vonatkozó döntést az ellenırzési feladat megtervezése, elıkészítése szakaszában kell meghozni. Módszertani leírás A) A rendszer-alapú megközelítés A rendszer-alapú ellenırzési megközelítési mód (System Based Approach, SBA) alkalmazása azt jelenti, hogy a szükséges ellenırzési bizonyosság megszerzéséhez az ellenır az ellenırzött (szervezet, tevékenység, projekt) belsı kontrollrendszere, kontrolleljárásai megbízhatóságának vizsgálatára és értékelésére támaszkodik, és csak a minimálisan szükséges közvetlen, részletes vizsgálatokat végzi el. A rendszer-alapú megközelítési mód alkalmazása a következı lépéseken keresztül történik: •a vonatkozó kulcsfontosságú belsı kontrollfunkciók azonosítása (meghatározása) és mélyreható vizsgálata, értékelése, annak eldöntéséhez, hogy milyen mértékben lehet bízni a létrehozott belsı irányítási, szabályozási és ellenırzési rendszerben (belsı kontrollrendszerben) és annak mőködésében; •a kulcsfontosságú kontrolleszközök vizsgálata annak megállapításához, hogy azok a vizsgált idıszak egészében eredményesen mőködtek-e; •a kulcsfontosságú kontrolleszközök vizsgálata eredményének kiértékelése annak megállapításához, hogy a tapasztalt megbízhatósági szint elfogadható-e; •meghatározott számú, mintavétellel kiválasztott tranzakció részletes vizsgálata, pl. annak meghatározása érdekében (az ellenırzés céljához kapcsolódóan), hogy az ellenırzött éves költségvetési beszámolója pontos és teljes, a benne foglalt tranzakciók törvényesek és szabályosak voltak-e és/vagy a gazdaságossági, hatékonysági, eredményességi kritériumok teljesültek-e. A rendszer-alapú megközelítés alkalmazhatóságának feltétele, hogy a kontrollrendszer vagy a vonatkozó kontrolleljárások az ellenır által felhasználható meghatározott bizonyossági szintet biztosítsanak. Amennyiben a kontrollkockázatokat elızetesen közepes vagy alacsony szintőnek értékeltek, elviekben lehetséges a rendszer alapú megközelítés alkalmazása. B) A közvetlen vizsgálati megközelítés A közvetlen vizsgálati megközelítést (Direct Substantive Testing, DST) kell alkalmazni, amikor nem lehetséges az ellenırzés céljainak elérése kontrollrendszerek vizsgálatára

való támaszkodással. Ilyen esetben a rendszerek vizsgálata nem célszerő, kivéve, ha az ellenırzéssel szemben specifikus elvárás a szervezet belsı pénzügyi irányítási, szabályozási és kontrollrendszerei mőködésének értékelése is. Közvetlen vizsgálati megközelítés révén nem szerezhetı bizonyosság a belsı kontrollok általános mőködésérıl (miután ebben a megközelítési módban e rendszerek vizsgálata nem történt meg és nincs bizonyíték hatékonyságukra). A végsı döntés tehát annak a mérlegelésétıl függ, hogy melyik megközelítés gazdaságosabb és hatékonyabb az ellenırzési feladat egészének elvégzése, azon belül egyes céljainak elérése szempontjából. A döntéshez figyelembe kell venni azt az alapvetı követelményt is, hogy a rendszer alapú megközelítés alkalmazása esetén a kontrollok részletes tesztelése mellett a magas szintő ellenırzési bizonyosság eléréséhez mindenképpen el kell végezni bizonyos mennyiségő közvetlen vizsgálatot is. Néhány, gyakorta használt alapvetı vizsgálati eljárás, technika, melyeket a belsı ellenırök mind a rendszer-alapú, mind a közvetlen vizsgálati megközelítés során alkalmazhatnak az adott ellenırzés tárgyától, céljától függıen: •Elemzı eljárások (dokumentumok vizsgálata, elemzése; összehasonlító elemzés; költség-haszon elemzés); •Tételes tesztelés; •Egyedi tesztelés; •Statisztikai elemzés; •Kérdésfelvetés; •Folyamatábrák; •Belsı kontrollok tesztelése; •Számítógéppel támogatott ellenırzési technikák.

esettanulmányok;

•A bizonyítékok beszerzése, nyilvántartása és a teljességi nyilatkozat Bkr. 26. § d) pontja alapján a belsı ellenır köteles megállapításait, következtetéseit és javaslatait tárgyszerően, a valóságnak megfelelıen írásba foglalni, és azokat elegendı és megfelelı bizonyítékkal alátámasztani. Bkr. 26. § h) pontja alapján a belsı ellenır köteles az eredeti dokumentumokat az ellenırzés lezárásakor hiánytalanul visszaszolgáltatni, illetve amennyiben az ellenırzés során büntetı-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja merül fel, az eredeti dokumentumokat a szükséges intézkedések megtétele érdekében a belsı ellenırzési vezetı útján az ellenırzött költségvetési szerv vezetıjének jegyzıkönyv alapján átadni. Bkr. 40. § (1) Az ellenırzési jelentésben foglaltakat elegendı, megbízható, érdemi és hasznos ellenırzési bizonyítékokkal kell alátámasztani. (2) Az ellenırzés megállapításainak bizonyítására felhasználható különösen: a) az eredeti okirat, amely a gazdasági esemény elsıdleges okirata, bizonylata; b) a másolat, amely az eredeti okirat szöveghő, hitelesített másolata; c) a kivonat, amely az eredeti okirat meghatározott részének, részeinek szöveghő, hitelesített másolata; d) a tanúsítvány, amely több eredeti okiratnak az ellenır által meghatározott szövegrészét és számszaki adatait tartalmazza; e) a közös jegyzıkönyv, amely olyan tényállás igazolására szolgál, amelyrıl nincs egyéb okirat, de amelynek valódiságát az ellenır és az ellenırzött szerv, illetve szervezeti egység illetékes vezetıje, alkalmazottja közösen megállapítja, és e tényt aláírásukkal igazolják; f) a fénykép, videofelvétel vagy más kép-, hang- és adatrögzítı eszköz, amely alkalmazható az ellenır által szemrevételezett helyzet, állapot hiteles igazolására;

g) a szakértıi vélemény, amely a speciális ismereteket igénylı szakkérdésekben felkért szakértı által adott értékelés; h) a nyilatkozat, amely az ellenırzött szerv, illetve szervezeti egység alkalmazottjának olyan írásbeli vagy szóbeli kijelentése, amely okirat hiányában vagy meglévı okirattal ellentétesen valamilyen tényállást közöl; i) a többes nyilatkozat, amely több személynek külön-külön vagy együttesen tett nyilatkozata ugyanazon tényállásról; j) az informatikai rendszerben rögzített, feldolgozott, onnan lekérdezéssel paraméterek, illetve szőrési feltételek beállításával nyerhetı adat. A Bkr. 40. § (2) bekezdésének e) pontjában meghatározott közös jegyzıkönyv egy lehetséges mintáját a 8. számú iratminta tartalmazza. Közös jegyzıkönyvet lehet készíteni olyan megállapítás igazolására, amelyrıl nincs okirat, de mindkét fél aláírásával igazolja. Az ellenır által nyilvántartott információnak és bizonyítéknak a következı szempontoknak kell megfelelnie: •egy független, tájékozott személy ugyanazon következtetést vonja le belıle, mint amit az ellenır tett (elégséges); •mérvadó, és a lehetıségekhez képest a szakmailag helyes módszerek alkalmazásán alapul (megbízható); •logikai kapcsolatban áll azzal, aminek a bizonyítására irányul (releváns és fontos). Bkr. 36. § Az ellenırzés során a belsı ellenır kérésére az ellenırzött szerv, illetve szervezeti egység vezetıje köteles teljességi nyilatkozatot adni, amelyben az ellenırzött szerv, illetve szervezeti egység vezetıje igazolja, hogy az ellenırzött feladattal összefüggı, felelısségi körébe tartozó valamennyi okmányt, illetve információt hiánytalanul az ellenır rendelkezésére bocsátotta. A teljességi nyilatkozat mintája a 9. számú iratmintában található. •Az ellenırzési jelentés Bkr. 39. § (1) A belsı ellenır a megállapításait, következtetéseit és javaslatait tartalmazó ellenırzési jelentést, vagy több kapcsolódó témájú ellenırzési jelentés alapján összefoglaló ellenırzési jelentést készít. Bkr. 41. § (1) A megállapításokat, következtetéseket és javaslatokat úgy kell lényegre törıen és világosan megfogalmazni, hogy a) az ellenırzött szerv, illetve szervezeti egység egészének mőködése, gazdálkodása vagy az ellenırzött tevékenység objektíven értékelhetı legyen, b) vegye figyelembe a mőködéssel, gazdálkodással, tevékenységgel kapcsolatos kockázatokat, c) azok végrehajthatóak, teljesítésük pedig ellenırizhetı és számon kérhetı legyen. (2) A belsı ellenır köteles az ellenırzési jelentésben objektíven szerepeltetni minden olyan lényeges tényt, pozitív és negatív megállapítást, hiányosságot és ellentmondást, amely biztosítja a vizsgált tevékenységrıl szóló ellenırzési jelentés teljességét. (3) A belsı ellenırök az ellenırzési jelentés elkészítésénél kötelesek értékelni minden, a vizsgált szervezet, illetve egyéb felek által rendelkezésükre bocsátott információt és véleményt, azonban ez utóbbi nem befolyásolhatja a belsı ellenırök tényeken alapuló megállapításait, következtetéseit. (4) Az ellenırzési jelentés vezetıi összefoglalójában az ellenırzés eredményét és a feltárt hiányosságokat összefoglaló értékelést kell adni. A belsı ellenırzést végzı személy vagy szervezet a jogszabályoknak és belsı

szabályzatoknak való megfelelést, valamint a gazdaságosságot, hatékonyságot és eredményességet vizsgálva, a belsı ellenırzési folyamat legfontosabb termékeként, megállapításokat, következtetéseket és javaslatokat fogalmaz meg a fejezetet irányító szerv vezetıje vagy a költségvetési szerv elsı számú vezetıje, valamint az ellenırzött szervezet azon tagjai számára, amelyek közremőködése a belsı ellenırzés által feltárt hiányosságok, hibák megszüntetéséhez, korrigálásához elengedhetetlen. Az ellenırzési megállapítások olyan megfigyelések, tapasztalatok, észrevételek, melyek a vizsgált folyamatok, tevékenységének mőködésére, a mőködés „mikéntjére” vonatkoznak. A megállapításoknak mindig relevánsnak kell lenniük az ellenırzés célja, tárgya, a fıbb ellenırzési feladatok szempontjából. Nem elegendı pusztán a folyamatok, tevékenységek megfigyelt mőködését leírni, a megállapításokat mindig az ellenırzési kritériumokkal, ellenırzési feladatokkal összefüggésben kell leírni. Az ellenırzés nyomán tett következtetéseket, majd javaslatokat annak figyelembevételével kell megfogalmazni, hogy a vizsgált folyamatoknak, tevékenységeknek hogyan kellene mőködniük.

Módszertani leírás Az ellenırzési jelentésben foglalt megállapításoknak a következıknek kell megfelelniük: •Kritérium – utalnak a folyamatok és kontrollok elvárt mőködésének szempontjaira (mi kellene, hogy legyen); •Valós tények – a vizsgálat során a belsı ellenır által azonosított tényszerő bizonyítékokon alapulnak (mi van); •Ok – az elvárt és valós feltételek közti eltérés okát felfedik (miért van eltérés); •Hatás – a kockázat, illetve kockázati kitettség bemutatása. A szervezet ezzel a kockázattal szembesül amiatt, mert az adott feltétel nem áll összhangban a saját kritériumában szereplı elvárással (az eltérés hatása). •A megállapítások, következtetések és javaslatok részletes ismertetése A megállapítások az ellenırzési tényállás ismertetésére szolgálnak, bemutatják a belsı kontrollrendszer esetleges gyengeségeit, a feltárt kockázatokat. Éppen ezért a megállapítások: •pontosak és ellenırzési bizonyítékokkal alátámasztottak; •az ellenırzési programra hivatkoznak; •jelentıségük alapján sorba rendezettek. A megállapításokat azok folyamatokra gyakorolt hatása alapján kell sorba rendezni, beleértve a belsı kontrollrendszer hatékonyságára és eredményességére gyakorolt hatásukat is. A megfogalmazott megállapításoknak és következtetéseknek a folyamatokra és a szervezet mőködésének célkitőzéseire gyakorolt lehetséges kockázatát/hatását ugyancsak célszerő röviden ismertetni a jelentésben. A jelentésben megfogalmazott megállapítások és következtetések alapján a belsı ellenıröknek ajánlásokat, javaslatokat kell megfogalmazniuk a feltárt hiányosságok, gyengeségek kijavítására, vagy éppen a hatékonyabb, eredményesebb, gazdaságosabb mőködésre. A javaslatok kapcsán jelölni szükséges, hogy azok intézkedést igényelnek-e, vagy esetleg már az ellenırzés során kijavításra kerültek.

•Az ellenırzési jelentés tartalmi követelményei Bkr. 39. § (3) Az ellenırzési jelentésnek tartalmaznia kell: a) az ellenırzést végzı szerv, illetve szervezeti egység megnevezését; b) az ellenırzött szerv, illetve szervezeti egység megnevezését; c) az ellenırzésre vonatkozó jogszabályi felhatalmazás megjelölését; d) a 21. § (3) bekezdésében meghatározott ellenırzés típusát; e) az ellenırzés tárgyát; f) az ellenırzés célját; g) az ellenırzött idıszakot; h) a helyszíni ellenırzés kezdetét és végét; i) az alkalmazott ellenırzési módszereket és eljárásokat; j) vezetıi összefoglalót; k) az ellenırzési megállapításokat, következtetéseket és javaslatokat, valamint a köztük fennálló összefüggéseket; l) az ellenırzött idıszakban az ellenırzött területért (vagy feladatért) felelıs vezetık nevét, beosztását; m) a jelentés dátumát és az ellenırzésben közremőködött ellenırök, szakértık nevét és aláírását. Az áttekinthetıség érdekében minden ellenırzési jelentésnek egy standard formátumot kell követnie, amelyben az ellenırzéshez kapcsolódó információk szerepelnek (14. számú iratminta: Ellenırzési jelentés/-tervezet minta). A vezetıi összefoglalónak az ellenırzéssel kapcsolatos legfontosabb információkat kell kiemelnie, úgy mint a fıbb megállapítások, következtetések és javaslatok, valamint a vizsgált területrıl, folyamatról kialakított, összesített vélemény (Bkr. 41. § (4)). •A belsı ellenırzési jelentés elkészítéséért felelıs személy Bkr. 39. § (2) Az ellenırzési jelentés elkészítéséért, annak tartalmáért, a levont következtetésekért és a kapcsolódó javaslatokért a vizsgálatvezetı, a megállapítások valódiságáért és alátámasztásáért a vizsgálatot végzık felelısek. Mivel a vizsgálatvezetı felelıssége az ellenırzési jelentéstervezet, majd az ellenırzési jelentés elkészítése, át kell tekintenie a munkalapokon szereplı, az ellenırzés során tett megállapításokat, majd ezekre alapozva kell elkészítenie az ellenırzési jelentés tervezetét. Az ellenırzési jelentéstervezetnek tartalmaznia kell az ellenırzött terület vezetıinek minden olyan válaszát, válaszára tett módosítást, amelyben az ellenırzés során már megegyeztek. Következı lépésként a belsı ellenırzési vezetınek felül kell vizsgálnia az ellenırzési jelentés tervezetét és az annak alapjául szolgáló munkalapokat, hogy megbizonyosodjon arról, minden megállapítás és következtetés pontos és bizonyítékokkal megfelelıen alátámasztott. •A jelentéstervezet megküldése egyeztetésre Bkr. 42. § (1) A belsı ellenırzési vezetı a jelentés tervezetét, illetve annak kivonatát egyeztetés céljából megküldi az ellenırzött szerv, illetve szervezeti egység vezetıjének, továbbá annak, akire vonatkozóan a jelentéstervezet megállapítást vagy javaslatot tartalmaz (a továbbiakban együttesen: érintettek).

(2) Az érintettek észrevételeiket a jelentéstervezet kézhezvételétıl számított 8 napon belül kötelesek megküldeni a belsı ellenırzési vezetı részére. (3) Indokolt esetben a belsı ellenırzési vezetı a (2) bekezdésben meghatározottnál hosszabb, legfeljebb 30 napos határidıt is megállapíthat. (4) Soron kívüli ellenırzés esetén a belsı ellenırzési vezetı a (2) bekezdésben meghatározottnál rövidebb határidıt is megállapíthat. (5) A jelentéstervezet megküldésére vonatkozó kísérı levélben fel kell hívni az ellenırzött figyelmét arra, hogy a határidı elmulasztását egyetértésnek kell tekinteni és a nemleges választ is jelezni kell a határidın belül, valamint az észrevételek megküldésével egy idıben lehetısége van a 43. § (1) bekezdése szerinti egyeztetı megbeszélés kezdeményezésére. (6) Amennyiben az érintettek nem tesznek érdemi észrevételt a jelentéstervezetre, akkor a nemleges válaszukkal együtt - amennyiben a jelentéstervezet megállapításokat vagy javaslatokat tartalmaz az érintett szervezeti egység vonatkozásában - már az intézkedési tervet is elkészíthetik és megküldhetik az ellenırzést végzı szerv vagy szervezeti egység részére a megadott véleményezési határidın belül. (7) Az észrevétel elfogadásáról vagy elutasításáról a vizsgálatvezetı dönt, amelyrıl az észrevételezési határidı lejártától számított 8 napon belül az érintetteknek írásbeli tájékoztatást ad és indokolja az el nem fogadott észrevételeket vagy kezdeményezi a 43. § (1) bekezdése szerinti megbeszélés összehívását. (8) Az elfogadott észrevételeket a vizsgálatvezetı átvezeti az ellenırzési jelentéstervezeten. Az érintettek észrevételeit, illetve a vizsgálatvezetı válaszát csatolni kell az ellenırzés dokumentációjához.

Kísérılevél tartalma az ellenırzési jelentéstervezet megküldéséhez: •határidı (fıszabályként 8 – max. 30 nap) az észrevételek megtételére, (lehetıleg dátummal, hogy egyértelmő legyen), •a határidı elmulasztását egyetértésnek kell tekinteni, de •a nemleges választ is jelezni kell határidın belül (így elkerülhetı a félreértés és több ellenırzött esetén is számon tartható, hogy ki nem tett még észrevételt), •az ellenırzöttnek is lehetısége van az egyeztetı megbeszélés kezdeményezésére, valamint •nemleges válasz esetén akár már intézkedési terv is elkészíthetı és megküldhetı. Az ellenırzési jelentéstervezetben annak lezárásáig fel kell tüntetni a „Tervezet” szót. Az ellenırzési jelentés tervezetét a belsı ellenırzési vezetı küldi meg az érintettek részére egyezetés céljából, akik fıszabályként a kézhezvételtıl számított 8 napon belül tehetik meg észrevételeiket. Indokolt esetben a belsı ellenırzési vezetı maximum 30 napos, de akár a 8 napnál rövidebb határidıt is megállapíthat soron kívüli ellenırzés esetén (ld. 11. számú iratminta: Kísérılevél ellenırzési jelentéstervezet megküldéséhez). A jelentéstervezet egyeztetése elektronikus úton is történhet. A Bkr. értelmében az érintetteknek az észrevételek megküldésével egy idıben lehetısége van egyeztetı megbeszélés kezdeményezésére. A kísérılevélben célszerő felhívni az érintettek figyelmét, hogy amennyiben nem tesznek érdemi észrevételt a jelentéstervezetre, akkor a nemleges válaszukkal együtt – amennyiben a jelentéstervezet megállapításokat vagy javaslatokat tartalmaz az érintett szervezeti egység vonatkozásában – már az intézkedési tervet is elkészíthetik és megküldhetik az ellenırzést végzı szerv vagy szervezeti egység részére a megadott

véleményezési határidın belül. Az észrevétel elfogadásáról vagy elutasításáról a vizsgálatvezetı dönt, amelyrıl az észrevételezési határidı lejártától számított 8 napon belül az érintetteknek írásbeli tájékoztatást ad (12. számú iratminta) és indokolja az el nem fogadott észrevételeket vagy kezdeményezi az egyeztetı megbeszélés összehívását.

•Az egyeztetı megbeszélés Bkr. 43. § (1) Amennyiben az érintettek részérıl a megállapításokat vitatják, akkor egyeztetı megbeszélést kell tartani, bármelyik fél kezdeményezésére. (2) Az egyeztetı megbeszélésen részt vesz a vizsgálatvezetı, az ellenırzést végzı belsı ellenırök, az ellenırzést végzı szerv belsı ellenırzési vezetıje, az ellenırzött szerv, illetve szervezeti egység vezetıje, irányított szervnél végzett ellenırzés esetén annak belsı ellenırzési vezetıje, valamint a vizsgálatban érintett egységek vezetıi és szükség szerint más olyan személy, akinek meghívása a vizsgálat tárgya vagy megállapításai miatt indokolt. Az egyeztetı megbeszélésrıl jegyzıkönyvet kell készíteni, amely tartalmazza a megbeszélés eredményét. A jegyzıkönyvet csatolni kell az ellenırzési jelentéshez. (3) Indokolt esetben a belsı ellenırzési vezetı az észrevételek átvezetése után a jelentéstervezetet az érintetteknek ismételten megküldheti visszamutatás céljából 5 napos határidıvel. Az egyeztetı megbeszélés jegyzıkönyvét (21. számú iratminta) csatolni kell az ellenırzési jelentéshez, melyben be kell mutatni a fennmaradt vitás kérdéseket, álláspontokat. Amennyiben az ellenırzési jelentés jelentısen módosul az egyezetı megbeszélést követıen, a belsı ellenırzési vezetı ismételten megküldheti a jelentéstervezetet visszamutatás céljából. •Az ellenırzés lezárása Bkr. 2. § f) ellenırzés lezárása: egy adott ellenırzés akkor tekinthetı lezártnak, ha az ellenırzési jelentést (vagy annak kivonatát) az ellenırzést végzı költségvetési szerv vezetıje megküldte az ellenırzött szerv, illetve szervezeti egység részére (illetve annak, akire vonatkozóan megállapítást vagy javaslatot tartalmaz); Bkr. 2. § o) lezárt ellenırzési jelentés: a belsı ellenır által elkészített, az ellenırzött szervezettel egyeztetett, az elfogadott észrevételek átvezetésével véglegezésre került és aláírt ellenırzési jelentés; Az ellenırzést végzı költségvetési szerv vezetıje levélben tájékoztatja a címzetteket az ellenırzés lezárásáról, melyben megküldi a lezárt ellenırzési jelentést és szükség esetén felkéri az ellenırzöttet az intézkedési terv elkészítésére (13. számú iratminta: Kísérılevél a lezárt ellenırzési jelentés megküldéséhez). Bkr. 43. § (4) Az ellenırzési jelentést, illetve annak kivonatát a vizsgálatvezetı és a vizsgálatot végzı valamennyi ellenır aláírását követıen a belsı ellenırzési vezetı hagyja jóvá és megküldi a költségvetési szerv vezetıje részére. Bkr. 44. § (1) A költségvetési szerv vezetıje a lezárt ellenırzési jelentést vagy annak kivonatát megküldi: a) irányított, illetve felügyelt költségvetési szerv ellenırzése esetén az ellenırzött szerv vezetıjének, illetve

b) saját szervezet ellenırzése esetén az ellenırzött szervezeti egység vezetıjének, továbbá c) annak, akire vonatkozóan megállapítást vagy javaslatot tartalmaz, és szükség esetén felkéri az intézkedési terv elkészítésére. (2) Amennyiben az ellenırzés során büntetı-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja merül fel, az nem befolyásolja az ellenırzés lezárását. •Intézkedési terv elkészítése, jóváhagyása és módosítása Bkr. 45. § (1) Az intézkedési terv elkészítéséért, végrehajtásáért és a megtett intézkedésekrıl történı beszámolásért az ellenırzött, valamint a javaslattal érintett szerv, illetve szervezeti egység vezetıje felelıs. (2) Az intézkedési tervet a szükséges intézkedések végrehajtásáért felelıs személyek és a vonatkozó határidık megjelölésével kell elkészíteni. Az intézkedési tervben az egyes feladatokhoz kapcsolódó határidıket úgy kell meghatározni, hogy azok számon kérhetıek legyenek. Amennyiben a feladat jellege egy éven túl mutat, akkor részfeladatokat, illetve részhatáridıket kell meghatározni, ahol értelmezhetı. (3) Az intézkedési tervet a lezárt ellenırzési jelentés kézhezvételétıl számított 8 napon belül kell elkészíteni és megküldeni a költségvetési szerv vezetıje és a belsı ellenırzési vezetıje részére. Indokolt esetben a belsı ellenırzési vezetı javaslatára a költségvetési szerv vezetıje ennél hosszabb, legfeljebb 30 napos határidıt is megállapíthat. (4) A költségvetési szerv vezetıje az intézkedési terv jóváhagyásáról az intézkedési terv kézhezvételétıl számított 8 napon belül – a belsı ellenırzési vezetı véleményének kikérésével – dönt. (5) Az ellenırzött szervezeti egység vezetıje az intézkedési tervben meghatározott egyes feladatok végrehajtására, legfeljebb egy alkalommal – a határidı lejártát megelızıen – határidı, illetve feladat módosítást kérhet a költségvetési szerv vezetıjétıl. A kérelem elfogadásáról vagy elutasításáról a költségvetési szerv vezetıje – a belsı ellenırzési vezetı véleményének kikérésével – dönt, és errıl tájékoztatja az ellenırzött szervezeti egység vezetıjét és a belsı ellenırzési vezetıt is. (6) Az (5) bekezdésben meghatározott kérelem elbírálásának jogát a költségvetési szerv vezetıje átruházhatja a belsı ellenırzési vezetıre, aki rendszeresen beszámol a határidı módosítási kérelmekrıl és azok elfogadásáról vagy elutasításáról. •Az intézkedési terv elfogadásáról, ill. el nem fogadásáról szóló értesítés a 15. számú iratmintában található. •Az ellenırzések nyomon követése Tartalmi elemek A Bkr. elıírásai szerint a BEK tartalmazza az ellenırzési megállapítások hasznosításának nyomon követését, amely az alábbi folyamatokra terjed ki: •az intézkedési terv elkészítésére vonatkozó eljárási szabályok, felelısök, határidık megjelölésével; •intézkedési terv végrehajtásának nyomon követése; •utóvizsgálat lefolytatása. Az ellenırzések nyomon követése (Bkr. 46-47. §-ai) az a folyamat, melynek keretében a költségvetési szerv belsı ellenırzése értékeli, hogy az ellenırzött terület vezetıi által az ellenırzési jelentésben foglalt megállapítások, következtetések és javaslatok kapcsán végrehajtott intézkedései megvalósultak-e, mennyire voltak megfelelıek, hatékonyak és

idıszerőek. Az ellenırzési megállapítások nyomon követésének elsıdleges eszközei: •az intézkedési terv végrehajtásának figyelemmel kísérése; •utóvizsgálat. Bkr. 46. § (1) Az ellenırzött szervezeti egység vezetıje az intézkedési tervben meghatározott egyes feladatok végrehajtásáról az intézkedési tervben meghatározott legutolsó határidı lejártát követı 8 napon belül írásban beszámol a költségvetési szerv vezetıje részére, és ezen beszámolót egyúttal tájékoztatásul megküldi a belsı ellenırzési vezetıje részére is. (2) Az (1) bekezdésben meghatározott beszámoló tartalmazza a megtett intézkedések rövid leírását, a végre nem hajtott intézkedések okát és esetlegesen a 45. § (5) bekezdése alapján a határidı, illetve feladat módosítási kérelmet. (3) Amennyiben az ellenırzött szerv, szervezeti egység vezetıje az intézkedési tervben meghatározott egyes feladatok végrehajtásáról az (1) bekezdésben meghatározott határidın belül nem számol be és a 45. § (5) bekezdése alapján határidı hosszabbítást sem kért, a költségvetési szerv vezetıje, illetve a belsı ellenırzési vezetı utóellenırzést kezdeményezhet a soron kívüli feladatokra tervezett kapacitásának a terhére. 47. § (1) A belsı ellenırzési vezetı a 46. § (1) bekezdésében meghatározott tájékoztatás alapján éves bontásban nyilvántartást vezet, amellyel a belsı ellenırzési jelentésekben tett megállapításokat, javaslatokat, a vonatkozó intézkedési terveket és azok végrehajtását nyomon követi. (2) A (1) bekezdésben meghatározott nyilvántartásnak - az államháztartásért felelıs miniszter által közzétett módszertani útmutató figyelembevétele mellett - tartalmaznia kell az ellenırzési jelentésben szereplı javaslatot, az elfogadott intézkedési tervet, az intézkedési terv alapján végrehajtott intézkedések rövid leírását, és a végre nem hajtott intézkedések okát. Az intézkedési terv végrehajtásának nyomon követése Az ellenırzött terület vezetıjének az intézkedési tervben foglaltak megvalósításáról tájékoztatnia kell a belsı ellenırzési vezetıt. Az intézkedési tervben foglalt feladatok végrehajtásának nyomon követésére szolgál a 22. számú iratminta. Utóvizsgálat A végrehajtott intézkedések hatékonyságát szükség esetén utóvizsgálat keretében vagy a területet érintı következı ellenırzés során felül kell vizsgálni. Módszertani leírás Az utóvizsgálatra indokolt esetben általában azt követıen kerül sor, amikor az intézkedési tervben foglalt utolsó határidı lejár. Elıfordulhat ugyanakkor, hogy a belsı ellenırzési vezetı úgy ítéli meg, hogy még az intézkedési tervben rögzített határidık lejárta elıtt szükséges az utóvizsgálatot lefolytatni (pl. ha az intézkedések végrehajtása egyértelmően veszélyeztetve van). Az utóvizsgálat lefolytatásának célja, hogy a belsı ellenırzés megbizonyosodhasson az elfogadott intézkedések megfelelı végrehajtásáról, vagy arról a tényrıl, hogy ha az ellenırzött terület vezetıje nem, vagy nem megfelelıen hajtja végre az intézkedéseket. Az utóvizsgálat hasonlít a hagyományos ellenırzésre, azonban az ellenırzési célok és az ellenırzés tárgya szőkebb, csak az ellenırzési jelentésben leírt hiányosságokra, valamint a kapcsolódó javaslatok végrehajtására terjed ki. Ugyanazt a tervezési, végrehajtási és jelentési eljárást kell követni egy utóvizsgálat elvégzése során, mint bármely más

ellenırzés során, figyelembe véve az alábbiakat: •Az alapellenırzés jelentésének megállapításait, következtetéseit és javaslatait át kell tekinteni annak meghatározása érdekében, hogy az utóvizsgálat mire terjedjen ki; •Az intézkedés értékeléséhez használt ellenırzési tesztelést és eljárást megfelelıen meg kell tervezni; •Szükség szerint helyszíni ellenırzést kell végezni, és az elvégzett ellenırzési munkát dokumentálni kell; •A végrehajtás esedékességi dátumát igazolni kell, és ha szükséges, felül kell vizsgálni. Ha a belsı ellenır az utóvizsgálat során megállapítja, hogy a korábbi ellenırzés során feltárt hiányosságok megszüntetése érdekében nem történtek meg a megfelelı lépések, akkor arról a szervezet vezetıjét tájékoztatni kell. Beszámolás Tartalmi elemek A Bkr. elıírásainak megfelelıen a BEK tartalmazza a bizonyosságot adó tevékenységre vonatkozó eljárási szabályokat, amelyek magukban foglalják az éves (összefoglaló éves) ellenırzési jelentések és egyéb beszámolók (pl. negyedéves, féléves beszámolók, egyéb tájékoztató dokumentumok) elkészítése során követendı szabályokat is. A BEK-ben az alábbi pontokat ajánlott itt kifejteni: •beszámolók elkészítéséért felelıs személy, a jóváhagyó(k), a címzettek, határidık meghatározása; •beszámolók tartalma, szerkezete; •beszámolás eljárási folyamatai. A Bkr. az éves (és összefoglaló éves) ellenırzési jelentésre vonatkozóan állapít meg kötelezettségeket: Bkr. 48. § Az államháztartásért felelıs miniszter által közzétett módszertani útmutató figyelembevételével elkészített éves ellenırzési jelentés, illetve összefoglaló éves ellenırzési jelentés az alábbiakat tartalmazza: a) a belsı ellenırzés által végzett tevékenység bemutatása önértékelés alapján az alábbiak szerint: aa) az éves ellenırzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése; ab) a bizonyosságot adó tevékenységet elısegítı és akadályozó tényezık bemutatása; ac) a tanácsadó tevékenység bemutatása; b) a belsı kontrollrendszer mőködésének értékelése ellenırzési tapasztalatok alapján az alábbiak szerint: ba) a belsı kontrollrendszer szabályszerőségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabb javaslatok; bb) a belsı kontrollrendszer öt elemének értékelése; c) az intézkedési tervek megvalósítása. 49. § (1) Az éves ellenırzési jelentés elkészítéséért a belsı ellenırzési vezetı felelıs, amelyet jóváhagyásra megküld a költségvetési szerv vezetıjének. (2) A költségvetési szerv vezetıje az éves ellenırzési jelentést megküldi a fejezetet irányító költségvetési szerv belsı ellenırzési vezetıje részére a tárgyévet követı év február 15-ig. (3) Helyi önkormányzati költségvetési szerv esetén a belsı ellenırzési vezetı az éves ellenırzési jelentést megküldi a jegyzınek, többcélú kistérségi társulás felügyelete alá tartozó költségvetési szerv esetén a munkaszervezet vezetıjének a tárgyévet követı év

február 15-ig. (4) A fejezetet irányító szerv belsı ellenırzési vezetıje kidolgozza, és a fejezetet irányító szerv vezetıjének jóváhagyását követıen megküldi a tárgyévet követı év április 15-ig az államháztartásért felelıs miniszternek az elızı évre vonatkozó éves ellenırzési jelentést, valamint a fejezethez tartozó költségvetési szervek éves ellenırzési jelentései alapján összeállított összefoglaló éves ellenırzési jelentést. (5) A minisztérium belsı ellenırzési vezetıje a jóváhagyott éves ellenırzési jelentését a tárgyévet követı év április 15-ig megküldi a Kormányzati Ellenırzési Hivatal elnökének. Bkr. 29. és 48. §-ának megfelelıen a belsı ellenırzési vezetı az államháztartásért felelıs miniszter által közzétett módszertani útmutató figyelembevételével készíti el az éves ellenırzési tervét, illetve az éves ellenırzési jelentését. Az éves (és összefoglaló éves) ellenırzési jelentések elkészítésének elsıdleges célja segíteni a fejezetet irányító szerv vezetıjét abban, hogy fejezeti szinten áttekinthesse, elemezhesse, értékelhesse a fejezetet irányító szerv, valamint a felügyelete alá tartozó költségvetési szervek tárgyévi belsı ellenırzési tevékenységét, az ellenırzési tervek teljesítését, valamint a belsı ellenırzési tevékenység által tett megállapítások hasznosítását. Az éves jelentések elkészítése erısíti a vezetıi felelısség/elszámoltathatóság rendszerét, mivel a költségvetési szervek vezetıi tudatos felelısséget vállalnak a jelentés elkészítéséért, figyelembe véve azt, hogy a beszámolás végsı célja a Kormány tájékoztatása az államháztartási belsı kontrollrendszer helyzetérıl és mőködésérıl. Mindemellett az összefoglaló éves ellenırzési jelentésekbıl nyerhetı információk támogatják az államháztartásért felelıs miniszternek az államháztartási belsı kontrollrendszerek vonatkozásában végzett központi koordinációs és harmonizációs tevékenységét. Az ellenırzési dokumentumokkal kapcsolatos elıírások Tartalmi elemek A Bkr. elıírásainak megfelelıen a BEK-nek tartalmaznia kell az ellenırzési dokumentumok formai követelményeit, az alkalmazott iratmintákat. A BEK-ben az alábbi pontokat ajánlott itt kifejteni: •az ellenırzési dokumentumok meghatározása (pl. beérkezı, kimenı dokumentumok, munkalapok); •az ellenırzési dokumentumok kezelésére, tárolására vonatkozó általános és specifikus szabályok (az elektronikus formában tárolt dokumentumokra vonatkozóan is, pl. könyvtárstruktúra, jogosultságok); •nyilvántartásokra vonatkozó elıírások (pl. szerkezete, tartalma); •az egyes ellenırzésekhez tartozó dokumentumok megırzésére vonatkozó szabályok (az ellenırzési mappa felépítése, tartalma, az elektronikus formájú mappára is); •az ellenırzési dokumentumokhoz való hozzáférés. A Bkr. 22. és 50. §-ai rendelkeznek az ellenırzési dokumentumok megırzésérıl, nyilvántartásáról.

Bkr. 22. § (2) Az (1) bekezdésben foglalt feladatokon túl a belsı ellenırzési vezetı köteles: … b) gondoskodni a belsı ellenırzések nyilvántartásáról, a költségvetési szerv vezetıjének döntésétıl függıen a külsı ellenırzések nyilvántartásáról, valamint az ellenırzési dokumentumok megırzésérıl, illetve a dokumentumok és az adatok biztonságos tárolásáról; … e) kialakítani és mőködtetni az 50. §-ban meghatározott nyilvántartást; f) a belsı ellenırzési tevékenység során kezelt adatokat illetıen betartani az adatvédelmi és minısített adatok védelmére vonatkozó elıírásokat, valamint gondoskodni arról, hogy a belsı ellenırzést végzık tevékenységüket ezek figyelembevételével végezzék. 50. § (1) A belsı ellenırzési vezetı köteles nyilvántartást vezetni az elvégzett belsı ellenırzésekrıl és gondoskodni az ellenırzési dokumentumok megırzésérıl. (2) A nyilvántartás tartalmazza: a) az ellenırzés azonosítóját; b) az ellenırzött szerv, illetve szervezeti egységek megnevezését; c) az ellenırzés tárgyát; d) az ellenırzés kezdetének és lezárásának idıpontját; e) az ellenırzés lefolytatásában részt vett vizsgálatvezetı, a belsı ellenır és a szakértı nevét; f) a vizsgált idıszakot; g) az intézkedési terv készítésének szükségességét. A belsı ellenırnek az elvégzett ellenırzési munkáról minden fontos információt és adatot dokumentálni kell, amelyek bizonyítékul szolgálnak a megállapítások és következtetések, a vélemények alátámasztásához, valamint igazolják, hogy az ellenırzést a Bkr. által elıírt követelményeknek megfelelıen végezték el. Az ellenırzési munka dokumentálása a belsı ellenır által az ellenırzési munka végrehajtásáról készített, illetve az ellenırzési munka során szerzett és megırzött írásos és/vagy elektronikus dokumentumokban történik, amelyeket összefoglalóan munkadokumentumoknak nevezünk. Az ellenırzésekhez tartozó dokumentumok nyilvántartását ún. ellenırzési mappák képezik. A mappáknak tartalmuk jellege alapján két fajtája van: az egyik az ún. Konkrét ellenırzés mappája, a másik pedig az Általános belsı ellenırzési mappa. Az elıbbi az aktuális ellenırzés munkalapjait tartalmazza, míg az utóbbi a korábbi belsı ellenırzésekre és a kontrollrendszerre vonatkozó releváns információkat tartalmazza. Az Általános belsı ellenırzési mappa lényegében egy olyan információ halmaz, amelyet az adott szervezet belsı ellenırei győjtenek össze. Az Általános belsı ellenırzési mappa háttérinformációval szolgál az ellenırnek az ellenırzött szervezetekrıl, szervezeti egységekrıl, folyamatokról, a belsı kontrollrendszerrıl, a vonatkozó stratégiai és operatív tervekrıl, jogszabályokról és belsı szabályzatokról, módszertanokról, az esetleges egyéb ellenırzések eredményeirıl, vagyis a rendszerrıl. Ezt a mappát folyamatosan aktualizálni szükséges. Tartalmi elemei a következık: •Stratégiai és operatív tervek; •Szerzıdések, együttmőködési dokumentumok; •A szervezet tevékenységeinek, folyamatainak leírása; •Jogszabályi háttér, belsı szabályzatok, módszertanok; •A belsı kontrollrendszer egyes elemeit alátámasztó dokumentumok, pl. ellenırzési

nyomvonal, folyamatábrák, kockázatkezelési szabályzat, szabálytalanságkezelési szabályzat, vezetıi elszámoltathatóság dokumentumai, számviteli eljárások szabályai, stb.; •Szervezeti ábra a felelıs személyek beosztásának és neveinek megjelölésével, valamint a felelısségi körök bemutatásával; •Korábbi ellenırzési jelentések; •Egyéb hasznos információk. A Konkrét ellenırzési mappát (23. számú iratminta) az adott feladatért felelıs belsı ellenır kezeli, a munkalapok mappában történı elhelyezésével. A munkalapok az ellenırök birtokában vannak, és fontosságuk miatt biztonságos ırzésükrıl, valamint tartalmuk bizalmas kezelésérıl nekik kell gondoskodniuk. Az ellenırzés során elkészített vagy kapott munkalapokat úgy kell rendezni és iktatni, hogy az a belsı ellenırzési vezetıi felülvizsgálatot és a szükséges ellenırzési információk visszakeresését megkönnyítse. Ezért minden ellenırzési dokumentumot, nyilvántartást az adott ellenırzésre vonatkozó mappába le kell főzni, illetve elektronikus mappa esetén oda lementeni. Az ellenırzési dokumentumokhoz való hozzáférés Az ellenırzési mappa, beleértve az ellenırzési munkalapokat, a belsı ellenırzés birtokában maradnak mind az ellenırzés végrehajtása során, mind pedig az ellenırzést követı idıszakban. Biztosítani kell, hogy a belsı ellenırzési vizsgálatok irataihoz való hozzáférés illetéktelen személyek számára ne legyen lehetséges. Minden olyan kérést, amely ellenırzési anyagokhoz való hozzáférésre irányul, a belsı ellenırzési vezetıhöz kell címezni, aki felelıs az ellenırzési dokumentumokhoz való hozzáférés felügyeletéért. A költségvetési szerv vezetése, a szervezet más tagjai, vagy külsı fél (pl. külsı ellenırök) kérhetik az ellenırzési iratokhoz (beleértve a munkalapokat, jelentéseket, terveket, egyéb iratokat stb.) való hozzáférést, mert ez elengedhetetlen lehet az ellenırzési megállapítások és javaslatok igazolásához vagy megmagyarázásához, illetve az ellenırzési dokumentumok más célra történı felhasználásához. Ezeket a hozzáférési kérelmeket a belsı ellenırzési vezetınek kell jóváhagynia, de abban az esetben, ha a hozzáférési kérelem külsı féltıl érkezik, a szervezet vezetıjének szintén jóvá kell hagynia. Általános szabályként az ellenırzési iratokat a belsı ellenırzésnek kell megıriznie a vonatkozó jogszabályi elıírásoknak megfelelı ideig. Az ellenırzési iratokat biztonságos és védett helyen kell tárolni. A tanácsadó tevékenység Tartalmi elemek A Bkr. 17. § (2) pontban szereplı elıírásoknak megfelelıen a BEK-nek tartalmaznia kell a tanácsadó tevékenységre vonatkozó eljárási szabályokat. A BEK-ben az alábbi pontokat ajánlott itt kifejteni: •a tanácsadó tevékenység fogalma, típusai, elhatárolása a bizonyosságot adó tevékenységtıl; •a tanácsadó tevékenység ellátásával kapcsolatos megfontolások, irányelvek; •a tanácsadó tevékenység tervezése, végrehajtása; •az eredmények írásba foglalása;

•nyomon követés. •A

tanácsadó tevékenység tevékenységtıl

fogalma,

elhatárolása

a

bizonyosságot

adó

A Bkr. az alábbiak szerint rendelkezik a tanácsadó tevékenységrıl: Bkr. 2. § E rendelet alkalmazásában r) tanácsadó tevékenység: a költségvetési szerv vezetıje részére nyújtott olyan hozzáadott értéket eredményezı szolgáltatás, amelynek jellegét és hatókörét a belsı ellenırzési vezetı és a költségvetési szerv vezetıje a megbízáskor közösen írásban vagy szóban határoz meg anélkül, hogy a felelısséget magára vállalná a belsı ellenır. 20. § (2) A belsı ellenırök olyan folyamatok tekintetében is végezhetnek tanácsadó tevékenységet, ahol korábban felelıs szerepük volt. A tanácsadó tevékenység független egy esetleg késıbb elrendelt ellenırzéstıl. 21. § (4) A tanácsadó tevékenység keretében ellátható feladatok lehetnek különösen: a) vezetık támogatása az egyes megoldási lehetıségek elemzésével, értékelésével, vizsgálatával, kockázatának becslésével; b) pénzügyi, tárgyi, informatikai és humánerıforrás-kapacitásokkal való ésszerőbb és hatékonyabb gazdálkodásra irányuló tanácsadás; c) a vezetıség szakértıi támogatása a kockázatkezelési és szabálytalanságkezelési rendszerek és a teljesítménymenedzsment rendszer kialakításában, folyamatos továbbfejlesztésében; d) tanácsadás a szervezeti struktúrák racionalizálása, a változásmenedzsment területén; e) konzultáció és tanácsadás a vezetés részére a szervezeti stratégia elkészítésében; f) javaslatok megfogalmazása a költségvetési szerv mőködése eredményességének növelése és a belsı kontrollrendszerek javítása, továbbfejlesztése érdekében, a költségvetési szerv belsı szabályzatainak tartalmát, szerkezetét illetıen. Az ellenırök nem fogadhatnak el olyan tanácsadói megbízást, amelynek célja olyan követelmények megkerülése, vagy ennek mások számára történı lehetıvé tétele, mely követelmények fennállnának egy ellenırzési feladat során. A belsı ellenırzéssel szemben támasztott elvárások megfogalmazása során a szervezet vezetıjének a belsı ellenırzési vezetıvel közösen kell átbeszélnie és megegyeznie a szervezet vezetésének elvárásait, valamint a rendelkezésre álló belsı ellenırzési kapacitást és szakértelmet egyaránt tükrözı bizonyosságot adó és tanácsadó munkákról. A tanácsadó tevékenység jellegét ezt követıen rögzíteni kell a szervezet Belsı Ellenırzési Alapszabályában. Amennyiben a szervezet vezetıségének a belsı ellenırzés tanácsadó tevékenységére vonatkozó elvárása, illetve a rendelkezésre álló belsı ellenıri kapacitás vagy szakértelem változna, a változások a Belsı Ellenırzési Alapszabályban történı átvezetésérıl is gondoskodni kell. A tanácsadó tevékenység lehetséges kategóriái a következık: •Hivatalos tanácsadói megbízások: elıre tervezettek, írásbeli megállapodás szükséges, akár a belsı ellenırzés, akár külsı szolgáltató végzi a tanácsadó tevékenységet. •Informális tanácsadói megbízások: rutin tevékenység, mint pl. részvétel állandó bizottságokban, határidıs projektekben, ad-hoc megbeszéléseken, véleményezés, valamint rutinszerő információcsere. •Speciális tanácsadói megbízások: részvétel egy, a szervezetet érintı speciális projekt megvalósításának egyes szakaszaiban, pl. szervezetek összeolvadása, szétválása, más szervezet által ellátott feladatok átvétele, komplex rendszerek

átalakítása. •Sürgısségi tanácsadói megbízások: részvétel egy katasztrófát vagy más jelentıs költségvetési hatású eseményt követı, a mőködések helyreállításával vagy fenntartásával foglalkozó munkacsoportban, melyet átmeneti idıszakra szóló segítség nyújtásával, speciális és szokatlan határidejő feladattal bíztak meg. •A tanácsadó tevékenységre vonatkozó irányelvek A belsı ellenıröknek a tanácsadó tevékenység elvállalása és végzése során az alábbiakra kell tekintettel lenniük: •A tanácsadó tevékenység céljainak összhangban kell lenniük a szervezeti célokkal. •A tanácsadó tevékenységnek hozzáadott értéket kell teremtenie. •A belsı ellenır függetlensége, tárgyilagossága nem csorbulhat a tanácsadó tevékenység végzése során. •Amennyiben a tanácsadó tevékenység során a függetlenség, vagy a tárgyilagosság csorbulása feltételezhetı, errıl a költségvetési szerv vezetıjét tájékoztatni kell. •A belsı ellenır nem hozhat vezetıi döntéseket. A tanácsadó tevékenység végzése során a belsı ellenır nem vállalhat át az adott folyamat kialakításával, irányításával, átalakításával stb. kapcsolatos vezetıi felelısséget, feladatokat (ide tartozik a szabályalkotásban, szabályzatok aktualizálásban való felelıs részvétel is). A tanácsadó tevékenység célja nem lehet bármely szintő vezetıi felelısség csökkentése. A fent felsorolt követelményeket a belsı ellenırzésnek mérlegelnie kell, és csak abban az esetben lehet elvállalnia a tanácsadói megbízást, ha ezeket érvényesíteni tudja. A belsı ellenır a tanácsadó tevékenységet a Belsı Ellenırzés Szakmai Gyakorlatának Nemzetközi Normáival összhangban, a belsı ellenırökre vonatkozó Etikai Kódexnek, valamint a magyarországi államháztartási belsı ellenırzési standardoknak megfelelıen végzi. Függetlenség és objektivitás értelmezése a tanácsadó tevékenység vonatkozásában Mind a belsı ellenıröknek, mind a szervezet vezetıinek figyelembe kell vennie az alábbiakat a tanácsadói megbízásra történı felkérés/elvállalás elıtt, illetve a tanácsadói feladatok végzése során: •Amennyiben egy tanácsadói feladat során az objektivitás sérülését feltételezhetjük, azt figyelembe kell venni a tanácsadói feladatok elvállalása elıtt, illetve a feladat végzésének folyamatában is. Amennyiben az objektivitás sérülése ellenére a tanácsadói feladat ellátását nem lehet visszautasítani, a feladat elvégzése során kapott eredményének kommunikálásakor az objektivitás sérülésének tényét figyelembe kell venni. (Ilyen esetben a tanácsadói feladatról szóló jelentés, jegyzıkönyv vagy egyéb beszámoló nem tartalmazhatja a „standardoknak megfelelıen elvégezve” kikötést). •Ha a belsı ellenırök nem ellenırzés jellegő feladat elvégzésre kapnak utasítást, a belsı ellenırzési vezetınek tájékoztatni kell a szervezet elsı számú vezetıjét arról, hogy ez a tevékenység nem bizonyosságot adó tevékenység, és ennek következtében ezekbıl ellenırzés-jellegő következtetéseket nem lehet levonni. •A belsı ellenır objektivitása nem sérül, ha az ellenır a különbözı normákra, kontrollokra, egyéb, a folyamatok javítását támogató intézkedésekre még azok bevezetése elıtt tesz javaslatot. Az ellenır objektivitása akkor sérülhet, ha az ellenır tervez meg, vezet be ilyen rendszereket, vagy készíti el ezek folyamatait

és mőködteti ezen rendszereket. A kellı szakmai gondosság a tanácsadói feladatok ellátása során A belsı ellenırnek a következık ismeretében, kellı szakmai gondossággal kell eljárnia a hivatalos tanácsadói feladat ellátása során: •A vezetés tagjainak elvárásai, beleértve a tanácsadói feladat eredményeinek jellegét, idızítését, és kommunikálását. •A szolgáltatást kérık motivációi, céljai. •A tanácsadói feladat célkitőzéseinek megvalósításához szükséges munka hatóköre. •A tanácsadói feladat elvégzéséhez szükséges felkészültség és források. •A tanácsadói feladat ellátásának hatása a szervezet vezetıje által korábban elfogadott ellenırzési tervre. •A tanácsadói feladat lehetséges kihatása a jövıbeli ellenırzési feladatokra és megbízásokra. •A tanácsadói feladat végrehajtásából származó potenciális elınyök a szervezetre nézve. •A tanácsadó tevékenység tervezése és végrehajtása A Bkr. az alábbiakban rendelkezik a tanácsadó tevékenység tervezése és végrehajtása tekintetében: Bkr. 31. § (1) A belsı ellenırzési vezetı - összhangban a stratégiai ellenırzési tervvel összeállítja a tárgyévet követı évre vonatkozó éves ellenırzési tervet. … (4) Az éves ellenırzési terv tartalmazza: … i) a tanácsadó tevékenységre tervezett kapacitást; … (5) Az éves ellenırzési tervet a belsı ellenırzési vezetı a költségvetési szerv vezetıjének egyetértésével módosíthatja. (6) Tanácsadó tevékenységet, illetve soron kívüli ellenırzést a költségvetési szerv vezetıje, illetve a belsı ellenırzési vezetı kezdeményezésére lehet végezni. 37. § (1) A tanácsadó tevékenységre szóló felkérésnek - amely történhet szóban vagy írásban - tartalmaznia kell: a) a tanácsadó tevékenység tárgyát és célját; b) a beszámolás formáját és határidejét. (2) A tanácsadó tevékenység végrehajtása során nem kell alkalmazni a 33. §-ban, a 35-36. §-ban és a 38-47. §-ban foglaltakat. (3) Amennyiben a belsı ellenırzési tevékenységet teljes körően külsı szolgáltató látja el, akkor a tanácsadó tevékenységre szóló felkérést minden esetben írásban kell rögzíteni. A belsı ellenırzési standardoknak megfelelıen a tanácsadó tevékenység funkcióját meg kell határozni az alapszabályban, illetve a stratégiai ellenırzési tervben. Az éves tervezés során – amennyiben ez lehetséges – a tanácsadói feladatokat ugyanolyan alapossággal és részletességgel ajánlott megtervezni, mint a bizonyosságot nyújtó ellenırzési feladatokat, különös tekintettel az alábbiakra: •a tanácsadó tevékenység ellátásához szükséges kapacitás és szakértelem (kompetencia és képességek), •külsı erıforrás bevonásának igénye – szükség szerint,

•tanácsadó tevékenység kapacitásigénye, •tanácsadói feladatok ütemezése, •tanácsadói feladatok célja és hatóköre. Az elıre nem tervezett tanácsadói megbízásokat a soron kívüli ellenırzési kapacitás terhére kell elvégezni, illetve – amennyiben elegendı kapacitás vagy szakértelem nem áll rendelkezésre – külsı szolgáltató bevonására kell javaslatot tenni, szükség esetén módosítani kell az éves ellenırzési tervet. Amennyiben a Belsı Ellenırzési Alapszabály specifikus korlátozásokat tartalmaz a nem ellenırzés jellegő feladatok belsı ellenırök által történı elvégzése tekintetében, akkor e korlátozásokat a vezetés tudtára kell hozni és meg kell tárgyalni azokat. Amennyiben a Belsı Ellenırzési Alapszabály nem tartalmaz korlátozásokat, a tanácsadói feladat elfogadása elıtt az alábbi értékelést célszerő lefolytatni: •Annak felmérése, hogy a tanácsadással érintett folyamat, feladat, vagy mőködési funkció milyen jelentıséggel bír a szervezet számára (pl. költségvetési bevételre és kiadásra gyakorolt hatás, jó hírnévre gyakorolt hatás, költségvetési alapfeladat vagy éppen vállalkozói feladat, kiszervezett vagy belsı erıforrással ellátott feladat, stb.). •Annak elızetes felmérése, hogy a tanácsadással érintett területre, annak kockázatosságára, belsı kontrollrendszerének megfelelıségére, stb. vonatkozóan rendelkezik-e már a belsı ellenırzés valamilyen ismerettel (pl. korábban lefolytatott belsı vagy külsı ellenırzések, egyéb felmérések). •A tanácsadási feladat lefolytatásához szükséges erıforrások (idıtartam, emberi erıforrás, szükséges kompetenciák, képességek, stb.) felmérése. Amennyiben a felmérés alapján a belsı ellenırzés nem rendelkezik a tanácsadói feladat elvégzéséhez szükséges erıforrásokkal (akár egyéb ellenırzési feladatokkal való leterheltség, akár kompetencia vagy képesség hiányában), ezt jelezni kell a felsı vezetés felé. •Annak vizsgálata, hogy a feladat ellátásával nem sérül-e a belsı ellenırök függetlensége és objektivitása. Az értékelés eredményét meg kell vitatni a költségvetési szerv vezetıjével. A tanácsadói feladat belsı ellenırök által történı elvállalásáról vagy éppen elutasításáról a költségvetési szerv vezetıjével közösen célszerő döntést hozni. A hivatalos tanácsadói feladatok munkaprogramjainak célszerő tartalmazniuk: •a feladat célkitőzéseit, •a tanácsadói feladat hatókörét, •a célkitőzés megvalósításához szükséges és alkalmazandó módszert, •a feladat végrehajtásához szükséges (ellenıri) kapacitást, •a feladat tervezett ütemezését, •a feladat idıigényét, •a jelentés vagy egyéb záródokumentum elkészítésének határidejét. A tanácsadói feladat hatókörének meghatározásakor a belsı ellenırök növelhetik vagy csökkenthetik azt a vezetés igényeinek megfelelıen. Ugyanakkor a belsı ellenırnek is meg kell gyızıdnie arról, hogy a munka tervezett hatóköre alkalmas lesz arra, hogy a feladat célkitőzései teljesüljenek. A tanácsadói feladat célkitőzéseit, hatókörét és feltételeit idırıl idıre felül kell vizsgálni és a munkavégzés folyamán a szükséges kiigazításokat meg kell tenni. A belsı ellenırzési vezetı köteles nyilvántartást vezetni valamennyi, a belsı ellenırzés

által elvégzett munkáról és gondoskodni az ellenırzési és tanácsadói feladatokhoz kapcsolódó dokumentumok megırzésérıl. A tanácsadó tevékenység dokumentálása a belsı ellenır által készített, illetve a tanácsadói munka során szerzett és megırzött írásos és/vagy elektronikus feljegyzésekben, dokumentumokban és más adatformátumban történik, amelyeket összefoglalóan tanácsadói feladat munkadokumentumainak nevezünk. A belsı ellenırzés által végzett tanácsadó tevékenység dokumentálásának célja: •az elvégzett munka átláthatóságának növelése, •a tanácsadó tevékenység eredményességéhez való hozzájárulás, •az elvégzett munka eredményeinek és az azok alapján megszületett javaslatoknak a dokumentálása, a rendszerezés és a visszakereshetıség érdekében, •a tanácsadói feladat eredményei és javaslatai megalapozottságának biztosítása. A belsı ellenırnek a tanácsadó tevékenység célkitőzéseinek eléréséhez és munkaprogramja végrehajtásához szükséges információkat azonosítania és értékelnie kell, valamint valamennyi, az eredményeket, javaslatokat, illetve az esetlegesen feltárt kockázatokat és kontroll-hiányosságokat alátámasztó információt köteles dokumentálni és nyilvántartani. Az elvégzett tanácsadói feladatokról szóló nyilvántartás: •a tanácsadói feladat elvégzésérıl szóló jelentés összeállításának alapját képezi, •bizonyítékul szolgál az eredmények, javaslatok, esetlegesen feltárt kockázatok és kontroll-hiányosságok alátámasztásához; •dokumentálja, hogy a tanácsadói feladat célkitőzéseit hogyan valósították meg; •igazolja, hogy a tanácsadói feladatokat a vonatkozó standardok ajánlásai, további a felsı vezetıi megbízás (szerzıdés, munkaprogram) által elıírt követelményekkel összhangban végezték el; •szükség esetén elısegíti a külsı felek által történı áttekintést, •segíti a belsı ellenırzésben dolgozó munkatársak szakmai fejlıdését. •A tanácsadói feladat eredményeirıl szóló tájékoztatás A belsı ellenırzési vezetı tájékoztatnia kell a költségvetési szerv vezetıjét a tanácsadói megbízás eredményeirıl. A tájékoztatás formai és tartalmi követelményeit a tanácsadó tevékenység végzésére vonatkozó felkérés tartalmazza. A tanácsadó tevékenység elvégzésérıl szóló jelentésben az alábbiakra ajánlott kitérni: •a tanácsadói megbízásra való hivatkozás, •a tanácsadói feladat címe, száma, célja, tárgya, a tanácsadói feladatot elvégzı személyek neve, •a tanácsadói feladat végrehajtásának módszere, •az eredmények bemutatása, •a tanácsadói feladat elvégzése során feltárt jelentıs kockázatok, kontroll hiányosságok, ajánlások A tanácsadói feladatok elvégzésérıl szóló jelentés egy lehetséges mintáját a 19. számú iratminta tartalmazza. •A tanácsadó tevékenység eredményeinek hasznosítása, nyomon követés A tanácsadó tevékenység eredményeinek figyelemmel kísérésének célja egyfelıl a javaslatok hasznosulásának nyomon követése, másfelıl a belsı ellenırök által feltárt esetleges kockázatok, kontroll-hiányosságok kijavításának figyelemmel kísérése.

Mindemellett a tanácsadói feladatok eredményeinek nyomon követése kiegészítı információkkal szolgálhat a belsı ellenırzés számára a stratégiai és az éves tervezés folyamatában, a kockázatosnak ítélt területek azonosításában, a kockázatelemzés során. A tanácsadói feladat ellátásának figyelemmel kísérésére alkalmas módszerek lehetnek pl. az alábbiak: •írásbeli beszámoló/szóbeli tájékoztatás kérése a tanácsadással érintett szervezettıl a tanácsadás eredményeinek hasznosításáról; •a szervezet folyamataiban bekövetkezett változások nyomon követése (lehetıség szerint); •amennyiben a belsı ellenırzés egy projekt jellegő feladat végrehajtásának folyamatában, vagy a projekt indítása elıtt végzett tanácsadói tevékenységet, akkor az eredmények nyomon követésére alkalmas lehet, ha a belsı ellenırzés megfigyelıként részt vesz a projekttel kapcsolatos munkamegbeszéléseken, illetve nyomon követi a projekt végrehajtás egyes mérföldköveit (pl. emlékeztetık, jegyzıkönyvek, részanyagok, stb. tanulmányozásával). •A tanácsadó tevékenységre vonatkozó beszámoló A Bkr. az alábbiak szerint rendelkezik a tanácsadó tevékenységre vonatkozó beszámolásról:

Bkr. 48. § Az államháztartásért felelıs miniszter által közzétett módszertani útmutató figyelembevételével elkészített éves ellenırzési jelentés, illetve összefoglaló éves ellenırzési jelentés az alábbiakat tartalmazza: a) a belsı ellenırzés által végzett tevékenység bemutatása önértékelés alapján az alábbiak szerint: … ac) a tanácsadó tevékenység bemutatása; … Az éves (összefoglaló) ellenırzési jelentésekben be kell számolni a tárgyévben végzett tanácsadó tevékenységrıl, a Bkr. és a Terv és Beszámoló Útmutató alapján. •A belsı ellenırzési tevékenység minıségét biztosító szabályok A belsı ellenırzési tevékenység minıségét biztosító eljárásoknak a következıkre kell kiterjedniük: •a nemzetközi standardoknak, a magyarországi államháztartási belsı ellenırzési standardoknak és a belsı ellenırökre vonatkozó etikai kódexnek való megfelelés; •a belsı ellenırzési tevékenység alapszabályának, céljainak, célkitőzéseinek, szabályzatainak és eljárásainak megfelelısége; •hozzájárulás a szervezet belsı kontrollrendszerének fejlesztéséhez; •az alkalmazandó jogszabályok és egyéb elıírások betartása; •a legjobb gyakorlatok elfogadása és alkalmazása; •összességében annak értékelése, hogy a belsı ellenırzési tevékenység ad-e hozzáadott értéket és fejleszti-e a szervezet mőködését. A számon kérhetıség biztosítása érdekében, a belsı ellenırzési vezetınek a minıséget biztosító eljárások eredményeit ismertetnie kell a belsı ellenırzés érintettjeivel.

Mentorálás A Bkr. a szakmai gyakorlat alóli felmentés lehetıségének biztosításával lehetıvé teszi, hogy tehetséges – felsıfokú iskolai végzettséggel rendelkezı – pályakezdık felvételt nyerhessenek és belsı ellenırként el tudjanak helyezkedni. A kezdetekben, a szükséges szakmai gyakorlat megszerzéséig egy tapasztaltabb kolléga mentori segítsége nagyban hozzájárulhat a késıbbi munka minıségileg és szakmailag is megfelelı ellátásához. A mentorálás fontos eleme a folyamatos konzultáció. Folyamatos minıségbiztosítás A folyamatos minıségbiztosítás az ellenırzések végrehajtásának, az egyes ellenırzési folyamatoknak, illetve a belsı ellenırzés teljesítményének folyamatos nyomon követése, felülvizsgálata. A belsı ellenırzési vezetı felelıssége, hogy biztosítsa az ellenırzési tevékenység megfelelı szakmai-vezetıi minıségbiztosítását. A minıségbiztosítás kiterjed: •a tervezésre, •az ellenırzésre történı felkészülésre, •az ellenırzés lefolytatására, •a munkalapok használatára, •az ellenırzési jelentés elkészítésére, •az eredmények közlésére, valamint •a javaslatok végrehajtásának nyomon követésére egyaránt. A belsı ellenırzési vezetı teljes körően felel a folyamatos minıségbiztosításért, azonban kijelölheti pl. a belsı ellenırzés területén megfelelı tapasztalattal rendelkezı munkatársát (rendszerint a vizsgálatvezetıt) más, kevésbé tapasztalt belsı ellenırök munkájának felülvizsgálatára. A folyamatos minıségbiztosítás egy, a mindennapi belsı ellenırzési folyamatokba beépülı, rutin jellegő tevékenységgé kell, hogy váljon. A folyamatos minıségbiztosítás nem azonos a bizonyos idıközönként végzett önértékelésekkel, illetve a külsı minıségértékelésekkel. A folyamatos minıségbiztosítás célja, hogy a belsı ellenırzési tevékenység végzésére mindenkor a vonatkozó standardok, jogszabályok, belsı szabályzatok és legjobb gyakorlatok alapján kerüljön sor. A folyamatos minıségbiztosítás lehetıvé teszi, hogy a belsı ellenırzési vezetı idıben be tudjon avatkozni egy-egy ellenırzési folyamatba, amennyiben az nem a tervezetteknek (belsı ellenırzési terv, ellenırzési program), illetve nem a vonatkozó standardoknak, jogszabályi és belsı szabályozási elıírásoknak megfelelıen került végrehajtásra. A folyamatos minıségbiztosítás elsıdleges eszköze az ellenırzés egyes folyamatainak minıségbiztosítását, vezetıi felülvizsgálatát támogató ellenırzési listák (check-list) használata lehet, amelyek alkalmasak annak értékelésére, hogy az ellenırzési tevékenység során a jogszabályokban és a kézikönyvben elıírt eljárásoknak megfelelıen járnak-e el az ellenırök, illetve, hogy az ellenırzési folyamat szükséges lépéseit megtették-e.

A minıségbiztosítás elvégzését tanúsító ellenırzési listákat minden esetben hozzá kell

csatolni az adott ellenırzési folyamat munkaanyagaihoz (pl. kockázatelemzés, tervezés folyamatában), illetve adott belsı ellenırzés mappájához (pl. az ellenırzésre való felkészülés, az ellenırzés végrehajtása, a jelentés elkészítése vonatkozásában). A belsı ellenırzési vezetınek ezeket az ellenırzési listákat szintén felül kell vizsgálnia és a felülvizsgálat tényét aláírásával kell tanúsítania. Az ellenırzési listák mellett a belsı ellenırzési vezetı vagy a minıségbiztosítást végzı személy egyéb eszközökkel is élhet, mint pl. a belsı ellenırök beszámoltatása az elvégzett munkáról, közvetlen részvétel az ellenırzés egyes folyamataiban, egy-egy ellenırzési szakasz lezárását megelızı vezetıi megbeszélések, stb. Az elszámoltathatóság érdekében a belsı ellenırzési vezetı a felülvizsgálat, a folyamatos belsı minıségértékelés eredményeirıl rendszeres idıközönként tájékoztatja a költségvetési szerv vezetıjét, pl. az éves ellenırzési jelentésben. Kockázatelemzési modellek A belsı ellenırzés tervezését megalapozó kockázatelemzés során szervezeti folyamatokat vetünk alá átfogó elemzésnek és értékelésnek, valamilyen meghatározott szempontrendszer (pl. folyamatokhoz rendelt kockázati tényezık elemzése, értékelése). A kockázatelemzés elsıdleges célja, hogy az egyes folyamatokban rejlı kockázatokat, vagyis a kedvezıtlen vagy nem kívánt esemény bekövetkezésének valószínőségét mérlegelje és valószínősítse. A folyamatokban rejlı kockázatok ugyanis veszélyeztethetik a mőködési célkitőzések, vagy a teljesítmény kritériumok elérését, éppen ezért a kockázatelemzés egyes módszerei a belsı ellenırzés teljes hatókörét érintıen alkalmazhatók. Minden szervezetet egy meghatározott cél (vagy célok) érdekében hoztak létre, illetve hogy mőködésével egy meghatározott célt (vagy célokat) szolgáljon. Ezek megvalósítása vagy teljesítése során azonban olyan tényezık is szerepet játszanak, amelyek bekövetkezése és hatása bizonytalan. Bizonytalanságuk a szervezet mőködésének, felépítésének összetettségébıl, illetve a környezet (gazdasági, társadalmi, politikai, természeti stb.) összetettségébıl és kiszámíthatatlan változásaiból fakad. A kockázatkezelés szempontjából a kockázat azt a lehetıséget jelenti, hogy egy esemény vagy intézkedés befolyásolja a szervezet azon képességét, hogy célkitőzéseit elérje. Kockázatok egyaránt eredhetnek annak eshetıségébıl, hogy a lehetıségeket nem realizálják, és annak lehetıségébıl, hogy a hátrányos események bekövetkeznek. A kockázat, mint pozitívum A kockázat, mint fogalom általában negatív kategóriaként jelenik meg azonban a kockázat nem csak negatív, hanem pozitív is lehet (felfogható a bekövetkezı események várható érték körüli szórásaként is). Így a kockázat fogalmát úgy is meghatározhatjuk, hogy mindazon események összessége, amelyek bekövetkezési lehetısége hatással van egy szervezet céljai elérésére. A kockázat hatása szerint két csoportba sorolható: •negatív kockázat •pozitív kockázat Mindez természetesen csak egy a lehetséges megközelítések közül, a COSO modellje pl. a

negatív irányú eseményeket kockázatnak, a pozitív irányú behatásokat lehetıségnek definiálja. Kockázati kategóriák Egy terület tényleges vagy potenciális kockázatának értékeléséhez véleményt kell alkotni az adott terület kulcsfontosságú tényezıinek meghatározása és mérlegelése alapján, amelyek az elvégzett tevékenységekkel, a létezı kontrollrendszerekkel, múltbéli és valószínősíthetı jövıbeli eseményekkel, a mőködési környezettel stb. kapcsolatosak. A pénzügyi és gazdasági tényezık ebben a folyamatban általában nagyobb hangsúllyal jelennek meg, hiszen általában a pénzügyi kockázatot és a mőveletek nagyságrendjét jól jellemzik.

A kockázati kategóriák egy lehetséges osztályozása a következı: Pénzügyi és gazdasági

Magatartási

Történeti Mőködési

Környezeti

Belsı kontrollhoz kapcsolódó

Közvélemény

bevétel volumene, kiadások, készpénz összege, likviditás és forgó- illetve tıkeeszközök értéke, egyéb befektetett erıforrások értéke, a mővelet értéke a szervezet számára. a vezetıség és a munkatársak személyes tulajdonságai és értékei; szerepek és helyzetek; tisztesség, megbízhatóság, motiváció; a belsı ellenırzéssel szemben tanúsított hozzáállás, elszámoltathatóság és kontroll. múltbéli veszteségek, hibák, szabálytalanságok, kontroll vétségek stb. volumene, gyakorisága és oka. Ez a fennálló aggályokat is magában foglalja. mőveletek mérete, komplexitása, mőszaki jellege, láthatósága, érzékenysége, stabilitása; változás mértéke és valószínősége (a mőveletekben, munkatársak személyében és folyamatokban); rejlı inherens kockázat; elhelyezkedés, delegálás külsı tényezık: pénzügyi, gazdasági, jogi stb.; a környezet dinamizmusa; kapcsolódások más rendszerekhez, más mőveletektıl való függés (pl. informatika); vezetıség, közvélemény aggályai stb. a problémák megelızésére, észlelésére és korrigálására, a rendszerek gyengeségeinek kiemelésére és kijavítására, a kellemetlen események kezelésére és a célkitőzések elérésének elısegítésére tervezett belsı kontrollok megléte és eredményessége. a közvéleményre gyakorolt hatás

A vezetıség véleményét, megítélését figyelembe kell venni arra vonatkozóan, hogy mely területeket kell nagy kockázatúnak tekinteni.

Kockázatelemzés A kockázat értékelése alapvetıen a fent említett, különféle tényezık kvalitatív minısítésére alapul, amely a tapasztalatokra és a rendelkezésre álló információkra támaszkodó megítélést eredményez. Kockázatelemzési modell A kockázatelemzés célja megállapítani az egyes rendszerek kockázatának mértékét, feladata pedig meghatározni az ellenırzések gyakoriságát. A magas kockázatú rendszereket gyakrabban (például évente) kell ellenırizni. Az ellenırzések tekintetében magas prioritású rendszerek beazonosításához nemcsak a kockázatértékelést kell figyelembe venni, hanem más lehetséges tényezık hatását is értékelni kell (pl. a vezetıség kérései stb.). Az egyes rendszerek kockázatelemzését a kockázati tényezık, és azok súlya alapján kell elvégezni. Minden egyes tényezıre vonatkozóan értékelést kell végezni, és meg kell határozni az egyes kockázati tényezık rendszerekre gyakorolt hatását (súlyként kifejezve). 1. Pénzügyi szabálytalanságok valószínősége 1) Megfelelı és eredményes 2) Közepes, néhány hiányossággal, nem megfelelıen megvalósított 3) Gyenge Súly: 6 2. Elıirányzaton belüli gazdálkodás 1) Stabil rendszer, kis változások 2) Kis változások, de nem rendszeresek vagy jelentısek 3) A munkatársak személyét, a szabályozást és a folyamatokat érintı, jelentıs változások Súly: 5 3. Legutóbbi ellenırzések óta eltelt idı 1) Nem komplex 2) Közepesen komplex 3) Nagyon komplex Súly: 4 4. Munkatársak végzettsége, tapasztalata 1) Alacsony mértékő, nem befolyásol más rendszereket 2) Közepes mértékő 3) Nagymértékő, a rendszer közvetlen kapcsolatban áll más, fontos rendszerekkel Súly: 3 5. A helyi szabályozás 1) Alacsony 2) Közepes 3) Magas Súly: 4 6. Közbeszerzés 1) Alacsony 2) Közepes 3) Magas Súly: 2

7. Uniós támogatások felhaszn. végrehajtott beruh. 1) 1 évnél kevesebb 2) 1-2 év 3) 2-4 év 4) 4-5 év 5) 5 évnél több Súly: 2 8. Külsı hatások 1) Alacsony szintő 2) Közepes szintő 3) Magas szintő Súly: 4 Kockázati tényezık és alkalmazott súlyozás

Sorszám

Kockázati tényezı

Kockázati tényezı terjedelme

Alkalmazott Súly

Ponthatár

1.

Pénzügyi szabálytalanságok valószínősége

1-3

6

6 - 18

2.

Elıirányzaton belüli gazdálkodás

1-3

5

5 - 15

3.

Legutóbbi ellenırzés óta eltelt idı

1-4

4

4 - 16

4.

Munkatársak végzettsége, tapasztalata

1-4

3

3 - 12

5.

A helyi szabályozás

1-3

4

4 - 12

6.

Közbeszerzés

1-3

2

2-6

7.

Uniós támogatás beruh.

1-3

2

3-6

8.

Külsı hatások

1-3

2

3-6

felhaszn.

végrehajtott

MINIMÁLIS PONTSZÁM:

30

MAXIMÁLIS PONTSZÁM:

91

A belsı ellenıröknek a tapasztalataik és szakmai megítélésük alapján értékelniük kell az egyes kockázati tényezık adott rendszerre gyakorolt hatását. A kockázati tényezık és súlyaik kiszámításának, valamint a rendszerek prioritási besorolásának leegyszerősítésére szoftver is alkalmazható (pl. Microsoft Excel). A belsı ellenırzési vezetınek ellenıriznie és értékelnie kell az eredményeket, és ebbe javasolt bevonnia a szervezeti egységek vezetıit, akik a vonatkozó rendszerekért / folyamatokért felelnek. E szakasz végére minden rendszer kockázati tényezıjének mértékét – magas, közepes, alacsony – meg kell állapítani.

Magas prioritású rendszerek

évente ellenırizendı

Közepes prioritású rendszerek

kétévente ellenırizendı

Alacsony prioritású rendszerek

négyévente ellenırizendı

A kockázatelemzés eredménye információval szolgál a stratégiai és az éves ellenırzési terv elkészítéséhez, ami a ténylegesen rendelkezésre álló erıforrásokat veszi figyelembe. A stratégiai terv meghatározza azokat a rendszereket, amelyekre vonatkozóan a következı négyéves idıszakon belül ellenırzéseket kell végrehajtani, amennyiben az erıforrásokat allokálták. Évente, az éves tervvel és a megfelelı vezetıségi tagokkal egyeztetett változtatásokkal összhangban kell felülvizsgálni.

Kérdésfelvetés (interjú, tájékoztatás, kérdıívek, felmérések, fókuszcsoport-interjú) A kérdésfeltevés (interjú, tájékoztatáskérés) az ellenırzött szervezeten belül vagy kívül, meghatározott személyektıl történı információgyőjtés. Az információgyőjtés köre az írásban bekért hivatalos válaszoktól a személyekkel folytatott beszélgetések alapján szerzett informális közlésekig terjedhet. A tájékoztatáskérés történhet a szervezeten belül vagy kívül, szóban vagy írásban. Az interjú és tájékoztatáskérés a szervezet illetékes munkatársainak kikérdezését, a válaszok kiértékelését, megfelelı ellenırzı kérdések feltevését és adott esetben az információk megerısítését is jelenti. A tájékoztatáskérés speciális, de kiemelten fontos esetei az ellenırzött szervezet, illetve szervezeti egység vezetésétıl bekért teljességi nyilatkozat és a szükséges tanúsítványok. Az ellenırök a folyamatgazdákkal és a folyamatban résztvevı más munkatársakkal interjúkat készítenek a folyamatok és kockázatok elemzése céljából. Az interjúknak az a célja, hogy elmélyítsék ismereteiket a folyamatokról, tevékenységekrıl, kockázatokról és vonatkozó ellenırzési pontokról. Az interjú alapján az ellenır a folyamatot leírhatja szöveges magyarázatok vagy különbözı folyamatábrák használatával, majd ismereteit bıvítheti a folyamatok részletes átvizsgálása során, amikor: •a folyamatot mőködés közben vizsgálja; •egy vagy több tranzakciót végigkövet a teljes folyamatban, annak kezdetétıl a végéig. A hatékonyság érdekében fontos, hogy az ellenır feljegyezzen és felmérjen minden olyan, az interjúk és/vagy folyamat-vizsgálatok során feltárt, beazonosított kockázatot és ellenırzési pontot vagy folyamatot (kontrollt), amely az eredeti kockázatelemzésben még nem, vagy nem kellı részletességgel szerepelt. A siker érdekében az interjút gondosan kell elıkészíteni és felépíteni. Az alapos felkészülés – így például (amennyiben megoldható) az ellenırzılisták kidolgozása – segít az interjú hatékonyságának maximalizálásában. Az interjúalannyal törekedni kell az ıszinte és nyílt légkörő kommunikációra. A különbözı kérdéstípusokat és alkalmazásuk körülményeit a következıkben foglaljuk össze: •Nyílt - megválaszolandó kérdések – ezek a kérdések a hogyan, miért, hol, mikor és mi kérdıszavakkal kezdıdnek, és új, még nem elemzett információ győjtésére szolgálnak. Általában szélesebb területet fednek le, és többfajta válaszadást tesznek lehetıvé, mint a zárt kérdések. •Zárt kérdések – ezek egy kérdéssor végén lehetnek hasznosak, konkrét tények begyőjtése érdekében (igen/nem). •Teszt- és értékelı kérdések – ezek révén konkrétabb információ győjthetı be, és

ellenırizhetı a tudás és tapasztalat mélysége. Segítségükkel az interjúalany tudásának hiányosságai is feltárhatók valamely területen vagy témában, így jelentıs információt jelentenek az ellenır munkájában. Tanácsos az interjúk lefolytatása során elkerülni az alábbiakat: •Többszörös, ismétlıdı kérdések – ezek azt a benyomást keltik, hogy a kérdezı nem igazán ismeri a problémákat és nincs tisztában vele, hogy milyen kérdésekre keres választ. A kérdéseket megfelelıen meg kell tervezni, át kell gondolni. •Irányító vagy sugalmazó kérdések – ezekkel általában nyomás gyakorolható az interjúalanyra, hogy egy bizonyos módon válaszoljon. Általuk talán olyan válaszok nyerhetık, amelyeket a kérdezı hallani kíván, ezek azonban mégsem tekinthetık kellı bizonyítéknak. •Homályosan megfogalmazott kérdések – a kérdezınek pontosan kell meghatároznia a keresett információt, és azt, hogy mit kíván megtudni. •Hipotetikus kérdések – ezek révén csak hipotetikus válaszok nyerhetık, amelyek szintén nem használhatók fel megfelelı bizonyítékként. A pontos visszaemlékezés érdekében az interjúk során elhangzottakat jegyzetelni kell, és az interjút követıen azt a lehetı leghamarabb dokumentálni kell. Ha a szóbeli információ különösen fontos a vizsgálat szempontjából, az interjúról készült írásos feljegyzést az interjúalannyal meg kell erısíttetni. Kérdıívek, kérdéssorok, felmérések A kérdıívek egy konkrét témára vonatkozó információk megszerzését szolgáló kérdéssort tartalmaznak. Abban az esetben, ha interjúk lefolytatása a megkérdezettek nagy száma miatt nem lehetséges, az információgyőjtés fontos eszközei lehetnek a kérdıívek. Gyakran használják fel ezeket a szolgáltatás minıségének megítélésére vagy a szolgáltatásnyújtás javítási lehetıségeinek felmérésére. A kérdıíveket úgy kell felépíteni, hogy az adott helyzet igényeinek megfeleljenek. Leginkább az alábbi körülmények esetén megfelelı alkalmazásuk: •ha az információgyőjtésre fordított idıt és költséget minimalizálni kell; •ha az információ másképp nem áll rendelkezésre; •ha az ellenır a szervezet erısségeit és gyengeségeit próbálja beazonosítani; •ha a cél a szolgáltatás minıségének felmérése az ügyfelek által adott szempontok alapján. A kérdıív szerkezete közvetlen hatással van a beszerzett információk minıségére, és ezért a gondos megtervezése különösen fontos. A kérdıívek kitöltése egyszerő kell, hogy legyen annak érdekében, hogy az esetleges válaszadók ne vonakodjanak azokat kitölteni. Nagyobb a kitöltési hajlandóság, ha a kérdıívet bizalmasan kezelik, a válaszadók nem azonosíthatók. Kérdéssorok képezik a kérdıívek gerincét. Három területen, az anyagi erıforrás- és vagyongazdálkodás, emberi erıforrás-gazdálkodás és a közbeszerzések ellenırzésének témakörében megfogalmazott kérdések biztosíthatnak kiindulás alapot a kérdıívek elkészítésére. Felmérés végzése új vagy szabványosított információk begyőjtésének hasznos módszere lehet mind minıségi, mind mennyiségi szempontból. Felmérés segítségével egy ellenırzési területen számos válaszadó kérdezhetı meg. A legfıbb mennyiségi felmérési módszerek a postai (saját kitöltéső) kérdıívek, a személyes interjúk és a telefonos interjúk. A felmérések hasznosak új ismeretek és naprakész információk beszerzésénél, ugyanakkor azokat nagy gonddal kell megtervezni, felépíteni és kivitelezni, ha hasznos és

megbízható információkat akarunk nyerni. Egy felmérés tervezésénél az ellenırök a felmérés kialakításához, levezetéséhez és elemzéséhez legjobb, ha képzett szakemberek segítségét veszik igénybe. Fókuszcsoport-interjú A fókuszcsoport-interjú, mint ellenırzési technika olyan embercsoport – gyakran egy szervezet szakértı munkavállalóinak, de elıfordulhat, hogy a szervezet ügyfeleinek csoportja – akiket egy meghatározott téma vagy probléma megvitatására választanak ki. A fókuszcsoport ideális mérete az irányított megbeszélések esetén 7-8 fı. Gyakran használják fel ıket olyan típusú információk győjtése során, és olyan eredmények megalapozására, amelyek esetén a válaszadók véleményüknek saját megfogalmazásukkal adnak hangot. A belsı kontrollok tesztelése A belsı kontrollok, illetve a kockázatok megismerésére alapozva az ellenırök értékelik, hogy az egyes kontrollok milyen hatékonyan csökkentik, vagy eredményesen kezelik az adott kockázatokat. Ebben a tekintetben az ellenırök feladata különösen: •A beazonosított kontrollokat közvetlenül a kockázatokhoz kapcsolni; •A kontrollok hatékonyságát felmérni a kockázatok megelızése, feltárása és csökkentése tekintetében; •A kontrollok jellemzıit felmérni (pl. IT vagy manuális kontrollok); •Felmérni, hogy az ellenırzési pont vagy folyamat a kockázatot hatékonyan csökkenti-e, ha ez az egyetlen kontroll, amire támaszkodni lehet; •Felmérni, hogy az adott ellenırzési pont vagy folyamat csak akkor hatékony-e, ha más kontrollokkal együtt mőködik; •Azonosítani és feljegyezni azon területeket, amelyek a folyamatot és a vonatkozó kontrollok hatékonyságát befolyásolják (pl.: ismétlıdı vagy hiányzó kontrolleljárások). Az ellenırnek a kontrolleljárások felmérése során folyamatosan keresnie kell a választ az alábbi kérdésekre: •“Mi hibásodhat meg a folyamatban?” •“Milyen intézkedések biztosítják, hogy a folyamat nem hibásodik meg?” •“Ezek az intézkedések megfelelıek-e arra, hogy a kockázatot elfogadható szintre csökkentsék?” Az ellenıröknek kiemelt figyelmet kell fordítaniuk arra a körülményre, hogy az esetek többségében több kontrolltevékenység is létezik az adott kockázat csökkentésére. Ebben az esetben az ellenır feladata az, hogy a kontrollok kombinációját értékelje annak meghatározása érdekében, hogy azok hatékonyak-e, vagy a kevésbé fontos folyamattevékenységek felesleges kontrolltevékenységei miatt tapasztalható-e a hatékonyság csökkenése. A belsı kontrollok tesztelését – amennyiben a kontrollrendszer megfelelıségének értékelése nem az ellenırzés kifejezett célja – csak abban az esetben célszerő és/vagy szükséges elvégezni, ha az ellenır valószínősítette a kontrollrendszerben az eredményes eszközök és eljárások létezését és azt is, hogy errıl az eredményes mőködésrıl teszteléssel meg lehet gyızıdni. Az ellenırzött szervezet tevékenységének, belsı kontrollrendszerének alapos ismeretében

és magas belsı kontrollbizonyosság esetén a tételes tesztek száma lényegesen csökkenthetı, de ilyenkor is végre kell hajtani meghatározott, minimális mennyiségő alapvetı vizsgálati eljárást (pl. mintavételezéssel). Az ellenırzött szervezet tevékenységének, belsı kontrollrendszerének nem megfelelı ismeretében, illetıleg amikor alacsony a belsı kontrollok eredményes mőködésébıl származó bizonyosság, az alapvetı vizsgálati eljárásokat, különösen az adatok, tranzakciók tételes tesztelését kell kiterjedtebben végrehajtani. Annál a szervezetnél, ahol a mőködés és annak megfelelıen a belsı irányítási és ellenırzési-, illetve szabályozási rendszer földrajzi értelemben szétszórtan helyezkedik el, vagy egyéb oknál fogva mőködése nehezen ellenırizhetı, a belsı kontrollrendszer tesztelése jelentıs költségekkel járhat, alacsony hatékonyságú lehet. Ilyen körülmények között ugyancsak az alapvetı, részletes vizsgálati eljárásokat indokolt alkalmazni. Az adatok, tranzakciók mintavétellel történı tételes vizsgálatának eredményességét nagymértékben elısegíti a belsı kontrollok tesztelése. Az ellenırzési eljárások kombinált alkalmazásával állapítható meg az egyes hibák, szabálytalanságok, valamint a gyenge teljesítmény és a belsı kontrollrendszer hiányosságai közötti közvetlen, ok-okozati összefüggés. Ez lehetıséget nyújt az ellenırzött szervezetnek a belsı kontrollrendszere javítására javaslatot adni, amely kedvezı hatást gyakorolhat a mőködés szabályszerőségére és a teljesítményekre. Ha az ellenırzés közvetlen célja a belsı kontrollrendszer mőködésének értékelése, a kontrolleljárások tesztelése ellenırzési bizonyítékot szolgáltathat arra, hogy a kontrolleljárások nem elızik meg, vagy nem tárják föl a mőködés hiányosságait. Ezeknél az ellenırzéseknél a belsı kontrollrendszer gyengeségeinek hatására a vonatkozó ellenırzési bizonyíték megszerzéséhez szükség lehet az alapvetı, részletes vizsgálati eljárások (tételes tesztelés vagy mintavételezés) lefolytatására is. Ha a belsı kontrollokra vonatkozó tesztek eredményei azt mutatják, hogy a kontrollok nem teljesítik céljaikat, akkor az érintett tranzakciókra, ügyekre nézve fennáll a lényeges hiba, szabálytalanság vagy gyenge teljesítmény kockázata. Amennyiben a kontrolltevékenységek menet közbeni vizsgálata indokolja, akkor az értékelés eredménye alapján az eredeti tesztelési tervet – amely az ellenırzési program része – újra meg kell vizsgálni és pontosítani kell. A tesztelés célja annak meghatározása, hogy a jelentıs kockázatok kezelésére szolgáló kontrolltevékenységek mőködése megfelel-e az elvárásoknak. Az ellenır ennek érdekében: •Azonosítja, mely kontrollokat kell tesztelni a következık figyelembevételével: •Hatékonyság biztosított: a kontrolltevékenységet fel kell jegyezni, de tesztelni nem kell; •Hatékonyság biztosított, de csak más kontrollokkal együtt: minden releváns kontrolltevékenységet tesztelni kell; •Hatékonyság nem biztosított: tesztelni kell a kontrolltevékenységet. •Meghatározza a tesztelés jellegét, a tesztelési technikákat; •Meghatározza, hogy milyen nagyságú mintát kell alkalmazni a tesztelés során. A tesztelés akkor hatékony, ha a teszt részletesen tájékoztat a követendı eljárás természetérıl, idıszükségletérıl és kiterjedésérıl. A tesztelési technika kiválasztásakor mérlegelni kell:

•A teszteléssel megszerezni kívánt bizonyítékokat (minıségük és hatókörük) annak meghatározása érdekében, hogy a kontrollok a tervezettnek és szándékoltnak megfelelıen mőködnek; •A vizsgált folyamat típusát (pl.: nagyszámú, ismétlıdı tranzakcióval járó folyamat, mint az igénylési folyamat, valószínőleg más tesztelési technikát igényel, mint egy ritkábban elıforduló folyamat, mint a kutatás-fejlesztés). A kontrolleljárások tesztelése során alapvetı, hogy választ kapjunk a következı kérdésre: “A kockázat bekövetkezhet-e a megfelelıen mőködı kontroll mellett?” Bármely tesztelés elvégzése során az ellenırnek elegendı és megbízható bizonyítékot kell szereznie annak igazolására, hogy a kontrollok a szándékoltnak megfelelıen mőködnek-e. A dokumentációnak megfelelı bizonyítékkal kell szolgálnia ahhoz, hogy a munkalapokat felülvizsgáló meghatározhassa, hogy mit teszteltek és a tesztelésnek mi volt az eredménye. Ha a tesztelés azt mutatja, hogy a kontrolltevékenység nem az elvárásoknak megfelelıen mőködött, akkor három lehetıség van a kontrolltevékenységekkel szembeni kifogások kezelésére, mielıtt még az ellenırzési jelentésbe megállapításként bekerülne: •A kontrolltevékenység gyengesége, hiányossága jellegének vizsgálata. •Az adott kontrollért felelıs személlyel egyeztetni kell a kontrolleljárásokkal szembeni kifogásokat, a hiba jellegének megértése érdekében. (Vajon az egész sokaságot vagy csak annak egy bizonyos részét érinti-e, pl.: egyes egységeket vagy osztályokat), a hiba idıhorizontjának megértése érdekében (pl.: a hó végi folyamatok során), illetve azért, hogy az ellenır megfelelı ismeretekkel rendelkezzen a kifogással kapcsolatosan, arról összességében véleményt tudjon alkotni. •Minden olyan kontrolleljárást figyelembe kell venni, amely a kifogásolt kontroll által érintett kockázatot célozza, a kifogásolt kontrollt helyettesíti vagy hatással van rá. Tesztelési technikák A fıbb tesztelési technikák – melyek alkalmazhatók mind a rendszer alapú-, mind a közvetlen vizsgálati megközelítések esetében egyaránt – a következık: •Bizonylatolás (dokumentumok átvizsgálása): a tételek végigkövetése alapdokumentumig a kontrolleljárások mőködésének bizonyításához.

az

•Újraértékelés: a meglévı kontrolleljárások újbóli értékelése, az ellenırzés eredményeinek, illetve az alkalmazottak által elért eredmények és a vezetık által megtett intézkedések összehasonlítása. •Számítás (átszámítás, újraszámítás): az alapbizonylatok és a könyvelési nyilvántartások számszaki felülvizsgálatából áll (pl. a forrásadatok és a számviteli nyilvántartások aritmetikai helyességének ellenırzése), vagy pedig önálló számítások elvégzését jelenti. Ez a részletes ellenırzési eljárások egyik legfıbb módszere, minthogy az ezzel szerzett bizonyíték általában megbízható. •Megfigyelés: valamely, mások által végrehajtott tevékenység, eljárás figyelemmel kísérését jelenti (pl. a szervezet által végrehajtott leltározáson való részvétel). Ezzel a módszerrel az ellenır egyrészt a fizikai formában létezı dologról, másrészt a mőködı eljárásokról, folyamatokról szerezhet be információt, valamint segítséget nyújt az arra vonatkozó adatok beszerzéséhez az is, hogy a dolgozók a

megfelelı eljárásokat követik-e. Az ellenırök pontos megfigyelés révén elsı kézbıl próbálnak meg véleményt alkotni a vizsgált tevékenységrıl vagy viselkedésrıl. A folyamatok mőködés közbeni megfigyelése elegendı és hiteles ismeretet biztosít az ellenırök számára a problémáknak az ellenırzött területtel történı megvitatásához. Figyelembe kell azonban venni, hogy egyetlen megfigyelés alapján nem vonható le következtetés hosszabb idıszak során bekövetkezett eseményekre vonatkozóan. A tevékenységek közvetlen megfigyelése során a következıket kell figyelembe venni: •A megfigyelést úgy kell (elfogadott angol szóhasználattal: common sense) végezn, hogy a gyakorlatban ténylegesen tapasztalható tényeket állapítsuk meg és rögzítsük; s nem azzal a céllal, hogy valamilyen elızetes elméleti jellegő feltevést igazoljunk vagy elvessünk. •A közvetlenül érintett dolgozóknak történı bemutatáskor az ellenır körültekintıen magyarázza el, hogy mit próbál elérni a tevékenység megfigyelésével. •Az ellenırnek törekednie kell arra, hogy a napi munkavégzést, illetve a dolgozók tevékenységét ne zavarja meg, ne akadályozza. A megfigyelık megpróbálják megérteni a folyamat résztvevıinek szerepét, és a tevékenységrıl belsı ismereteket szerezni méghozzá úgy, hogy közben objektív megfigyelı szerepüket megırzik. •Minden megfigyelést gondosan dokumentálni kell, mivel kulcsfontosságú információként szolgálhat. •Vegyük figyelembe a dolgozók által azt követıen tett informális megjegyzéséket, hogy az ellenırök megnyerték bizalmukat (de vigyázzunk arra az esetre, ha egyszerően panaszkodnak). A megszerzett információkat alapos elemzés alá kell vetni. Nem valószínő, hogy ezzel a módszerrel az ellenır elegendı bizonyítékhoz juthat, de hasznos lehet például a belsı kontrolleljárások teszteléséhez. Megbízhatóságát maga az ellenırzés ténye korlátozhatja, mert hatást gyakorolhat a tevékenység végzésének módjára. Célszerő, ha az ellenır a szemrevételezés és a megfigyelés eredményeit (tapasztalatait) a munkadokumentumokban történı feljegyzés mellett az ellenırzött szervezet dolgozójával együtt aláírt dokumentumban (közös jegyzıkönyvben) is rögzíti. •Analitikus eljárások: a felhasznált adatokra való rákérdezés technikája nagyon hatékonyan használható nagy mennyiségő tranzakció és adat esetében; használható trendek, statisztikai irányvonalak meghatározására, hatáselemzésre és a minta kiválasztáshoz, illetve a végrehajtott kontroll, valamint a tesztelési folyamat hatékonyságának igazolására. •Szemle (szemrevételezés): irányulhat dokumentumra, bizonylatra, nyilvántartásra vagy egyéb tárgyiasult eszközökre (építményekre, készletekre). A bizonyíték megszerzésének egyik legáltalánosabban alkalmazható eszköze, amit egyaránt jól lehet használni a belsı kontrollok tesztelésénél és a részletes tartalmi vizsgálatoknál. A tárgyi eszközök szemrevételezése nyújtja például a leginkább megbízható ellenırzési bizonyítékot azok létezésérıl. •Visszaigazolás: az ellenırzött szervezet nyilvántartásaiban található információk megerısítésére szolgál. Például az ellenır a követelések visszaigazolását kéri az adósokkal történı közvetlen kommunikáció útján. Visszaigazolással ellenırzési

bizonyíték szerezhetı, pl. a vevıi és a szállítói egyenlegeknek, a bankszámlaegyenlegeknek és hitelállományoknak, egyes szerzıdések tartalmának, idegen helyen tárolt készletek meglétének vagy a peres ügyek állásának megerısítésére. A visszaigazolás széles körben, ugyanakkor nagy körültekintés mellett alkalmazható eszköz. Alkalmazása esetén az ellenırnek különös figyelmet kell fordítania arra, ha a szervezeten kívüli külsı felekkel kommunikál, hiszen a belsı ellenırzés alapesetben nem terjed ki a szervezet üzletfeleinek, partnereinek ellenırzésére. Ilyen esetben a kommunikáció csak információkérés, tájékozódás lehet. •Összehasonlítás: két vagy több dokumentum, fizikálisan létezı tétel, illetve adat közötti azonosságok és eltérések vizuális vagy elektronikus eszközökkel történı meghatározása. Tipikus formája a pénzügyi adatok egymás közötti vagy a pénzügyi és a nem pénzügyi adatok, tételek közötti összefüggések elemzése. Az összehasonlítás révén szerzett bizonyíték megbízhatósága döntıen a vizsgált összefüggés valószínőségétıl és a felhasznált adatokra vonatkozó kontrolleszközök létezésétıl, illetve megfelelı mőködésétıl függ. •Rovancsolás: Az ellenırzést végzı személy jelenlétében a felelıs személy valamit megszámlál. Legtipikusabb példája a pénztárrovancs. •Kísérlet: Valamilyen mesterséges folyamat tudatos elıidézése ellenırzési célból. Mőszaki jellegő ellenırzéseknél jellemzı. A belsı kontrollrendszer kulcsfontosságú elemeinek tesztelése Az ellenırzött szervezetek mőködésével, gazdálkodásával, könyvvezetésével, ellenırzésével kapcsolatos jogszabályok általában keretjellegőek. Ebbıl következıen az egyes szervezetek vezetıinek kötelezettsége és egyben felelıssége, hogy – a jogszabályi keretek között – belsı szabályzataikban egyértelmően, következetesen és kellı részletezettséggel szabályozzák a szabályszerő és hatékony feladatvégzés rendjét, a kapcsolódó jog- és felelısségi köröket, eljárási szabályokat. A belsı szabályozási elemeket az ellenırnek általában abból a szempontból kell értékelnie, hogy azok: •teljes körően tartalmazzák-e a szervezet kompetenciájába utalt szabályozási feladatokat; •összhangban vannak-e a jogi szabályozással, alkalmasak-e a szabályozó funkció betöltésére; •a feladatok végrehajtásával kapcsolatos hatás- és felelısségi köröket megfelelıen meghatározták-e; •a végrehajtás nyomon követése, a felügyeleti funkciók és az ellenırzési pontok kellıen kiépítettek-e és mőködésük folyamatosan eredményes-e. A belsı szabályozás kulcselemei, azok fontossági sorrendje szervezetenként eltérı lehet, függıen azok tevékenységétıl, a gazdasági, pénzügyi, számviteli folyamatok megszervezésének módjától. Az általánosan érvényes szabályozási kulcselemek a következık: •az alapító okirat (alapszabály), •a szervezeti és mőködési szabályzat, •a gazdálkodási szabályzat, •a gazdasági szervezet ügyrendje, •a számvitel szabályozása,

•a pénzügyi jogkörök szabályozása, •a kockázatkezelés, a belsı kontrollrendszer, azon belül a belsı ellenırzés szabályozása, •az informatikai rendszerek szabályozása, •ellenırzési nyomvonal. A belsı kontrollrendszer kulcsfontosságú elemeit jellemzıen az ezek tárgyát képezı ügyletekbıl, tranzakciókból vagy tevékenységekbıl vett minta segítségével lehet tesztelni. A mintavétel módszerének és az elvégzett tesztek jellegének lehetıvé kell tenniük, hogy az ellenırzés bizonyítékokkal támaszthassa alá a belsı kontrollrendszer folyamatos, következetes és eredményes mőködését. •A folyamatosság követelménye: meg kell erısíteni (bizonyítékot kell szerezni), hogy a kulcsfontosságú kontrollok a vizsgált idıszak teljes idıtartamán keresztül folyamatosan mőködtek. •A következetesség követelménye: meg kell erısíteni, hogy a kulcsfontosságú kontrollok mőködése minden, az adott munkafolyamatban végzett mőveletre egyformán kiterjed (például minden tranzakcióra, amely a könyvelési rendszeren keresztülhaladt). •Az eredményesség követelménye: meg kell erısíteni, hogy a kulcsfontosságú kontrollok feltárják a munkafolyamatban a hibát, ha az bekövetkezik. A megfelelıségi tesztet a kulcsfontosságú kontrollokra irányulóan indokolt elvégezni. A kontrollok bármelyikét kulcsfontosságú kontrollnak lehet minısíteni, ha tesztje elegendı és megfelelı bizonyítékot ad a kontroll megbízható mőködésérıl az adott területen lehetséges hibák tekintetében, függetlenül attól, hogy az alsóbb szintő kontrollok – az adott hibák tekintetében – megfelelıen mőködnek-e. A kulcsfontosságú kontrollok jellemzıi: •elvileg a legerısebbnek kell lennie azok közül a kontrolleljárások közül, amelyek a potenciális hiba elhárítására szolgálnak (különbözı szinteken); •viszonylag könnyen tesztelhetı a folyamatos, következetes és eredményes mőködésük, mert például szilárd bizonyíték található a kontrolleljárás megtörténtére (írásos bizonyíték, aláírás stb.); •azok a kontrolleljárások, amelyek legalább két vagy több mőködési hiba ellen biztosítanak védelmet.

A kulcsfontosságú kontrollokat az ellenırzés céljainak és tárgyának meghatározása után, de az elvégzendı tesztek megtervezése elıtt kell meghatározni. Megbízhatatlanná válik a kiválasztott kulcsfontosságú kontroll, ha a teszt eredménye azt mutatja, hogy mőködésében a teljes vizsgált idıszakban kivételek – hiányosságok – történtek. Ebben az esetben az ellenırnek célszerő lehet további mintát tesztelni a kontroll mőködésével kapcsolatban. Ha a további tesztek során ismét egy vagy több hiba merül fel, a kontrollt megbízhatatlannak kell minısíteni, azonnal el kell vetni a tesztelt kulcsfontosságú kontroll megbízhatóságát. A kiegészítı tesztek esetén mérlegelni kell, hogy a pótlólagos mintavétel ugyanannak a hibának, hiányosságnak a vizsgálatára irányuljon-e, amelyet az elsı tesztek tártak fel

(például arra az idıszakra, amikor a kontroll elvégzéséért felelıs személy távol volt), az elsı mintavételnél alkalmazott általános mintavételi elvek alapján kell-e a kiegészítı mintát venni (vagyis máskor is elıfordulhatott-e a hiba). Meg kell vizsgálni továbbá annak a lehetıségét is, hogy a tesztelt kulcsfontosságú kontroll hiányos mőködését nem kompenzálja-e más (alternatív) kontroll, amely a kontrollbizonyosságot biztosíthatja. Kompenzációs vagy alternatív kontrollok lehetnek mindazok a kontrolleljárások, amelyek a kontrollrendszer felépítésének értékelése során már meghatározásra kerültek az adott kontrollcél teljesítését szolgáló egyik eszközként, de mint kulcsfontosságú kontroll nem lettek kiválasztva a tesztelésre. Az alternatív kontroll mőködésének megbízhatóságáról is elegendı és megfelelı bizonyítékot kell szerezni. A kiegészítı tesztek elvégzése problémát okozhat az ellenırzés költségeinek és idıhatárainak korlátjai miatt. Ezért a kiegészítı tesztek ráfordításigényét célszerő összevetni a kontrollbizonyosság felhasználása nélkül elvégzendı, nagyobb mennyiségő alapvetı vizsgálati eljárások ráfordításaival, mérlegelve azt is, hogy a kontrolltesztek eredményei a késıbbi ellenırzések során is felhasználhatóak lesznek-e. A kifejezetten a belsı kontrollrendszer eredményességének ellenırzése céljából történı tesztelésnél a megfelelı értékeléshez el kell végezni az alternatív kontrollok kiegészítı tesztelését is. A kulcsfontosságú kontrollok megfelelıségi tesztjeinek kiértékelése eredményeként rögzíteni kell minden feltárt hiányosságot, különösen azt, ha: •a rendszer kialakításának (elızetes) értékelése során nem sikerült azonosítani a kulcsfontosságú kontrollokat a potenciális mőködésbeli hibákra vonatkozóan; •a kontrollok tesztje feltárta, hogy a kulcsfontosságú kontrollok nem folyamatosan, következetesen és/vagy eredményesen mőködnek; •nincs lehetıség – az adott ellenırzés keretei között – a kulcsfontosságú kontrollok mőködését az ellenırzött idıszak teljes idıtartamára és/vagy minden helyen tesztelni. A belsı kontrollrendszer eredményességérıl az ellenır jellemzıen a következı három általános következtetés valamelyikét fogalmazza meg: •Kiváló: a belsı kontrollrendszer felépítése és mőködése (a kontrollkörnyezet és a kontrolleljárások) megfelelnek a legmagasabb szintő elvárásoknak és a szabályozásoknak a mőködésbeli hibák megelızése és feltárása, kijavítása tekintetében. •Jó: a belsı kontrolleljárások kisebb (tolerálható mértékő) hiányosságokkal elégítik ki az eredményességi elvárásokat a mőködésbeli hibák megelızése és feltárása, kijavítása tekintetében. •Gyenge: a belsı kontrollrendszer mőködésében túl sok hiányosság fordul elı ahhoz, hogy megbízhatónak lehessen azt minısíteni.

Összesített vélemény az ellenırzött területrıl A belsı ellenır összesített értékelést és véleményt adhat az ellenırzött területrıl. A véleményt a következı öt kategória valamelyikébe lehet sorolni. Megfelelı Az ellenırzés „megfelelınek” ítélt területei szinte minden tekintetben megfelelı belsı kontrollokkal rendelkeznek, és minıségi teljesítményt mutatnak. A megállapítások alapvetıen nem jeleznek komolyabb hiányosságot a belsı ellenırzési pontok vagy folyamatok rendszerében. Az ellenırzési jelentésben közölt megállapítások nem utalnak alapvetı gyenge pontokra a szervezeti egységek szintjén alkalmazott irányelvekben és eljárásokban. Az ilyen területeken gyakorlott, hozzáértı munkaerı dolgozik, amely már bebizonyította, hogy képes a célkitőzések megvalósítására, a kockázatok megfelelı kezelésére. Korlátozottan megfelelı Az ellenırzés „korlátozottan megfelelınek” ítélt területei a legtöbb tekintetben megfelelı kontrollokkal rendelkeznek, és elfogadható teljesítményt mutatnak. Bizonyos területek vonatkozásában a megállapítások azonban arra utalnak, hogy a belsı ellenırzési pontok vagy folyamatok rendszerét nem minden esetben mőködtetik, illetve követik nyomon megfelelıen. Ha az adott terület vagy szervezeti egység vezetıje nem tesz megfelelı korrekciós intézkedéseket, akkor a belsı irányítási és ellenırzési rendszerben lényeges hiányosságok alakulhatnak ki. A szervezeti egységek szintjén alkalmazott irányelvek és eljárások általában hatékonyak, és az ellenırzési megállapítások általában olyan gyengeségekre utalnak, amelyek a szokásos munkafolyamatok mellett korrigálhatók a vezetés beavatkozása nélkül. Gyenge Az ellenırzés „gyengének” értékelt területein a belsı ellenırzési pontok vagy folyamatok rendszere több hiányosságot is mutat, vagy a szervezeti egységek szintjén esetleg teljesen hiányzik. A szervezeti egységek lehetséges pénzügyi veszteségeinek kockázata nagy ezeken a területeken. A teljesítményt a szervezeti egység vezetıi nem követik nyomon és nem felügyelik megfelelıen, de az alkalmazott irányelvek és eljárások sem minden esetben elég hatékonyak ahhoz, hogy az ellenırzési pont vagy folyamat mőködjön. Azonnali korrekciós intézkedésre van szükség, amit a terület vezetıje részére készített rendszeres (pl.: havi) elırehaladási (státusz) jelentéseknek kell követniük. Kritikus Az ellenırzés „kritikusnak” ítélt területein a teljesítmény, illetve a mőködési feltételek több fontos szempontból is hiányosságokat mutatnak. Ezeken a területeken az alapvetı belsı ellenırzési pontok vagy folyamatok mőködésérıl sem beszélhetünk, és ezek a rendszerek annyira gyengék, hogy a pénzügyi veszteség kockázata magas (vagy az már be is következett). A szervezeti egységek szintjén alkalmazott irányelvek és eljárások ilyen esetben megakadályozzák az ellenırzés területén kitőzött célok jelentıs részének megvalósulását. A korrekciós intézkedést a vezetés részérıl szigorú (pl. heti) beszámoltatásnak kell követnie.

Elégtelen Az ellenırzés „elégtelennek” ítélt területein a teljesítmény, illetve a mőködési feltételek elégtelenek, súlyosan veszélyeztetik a mőködést. Az ellenırzési jelentésben foglalt megállapítások hozzá nem értı, illetve hanyag ügykezelésre, a vonatkozó törvények és jogszabályok kirívó és/vagy ismétlıdı figyelmen kívül hagyására, vagy a meghatározott irányelvektıl és eljárásoktól való szándékos eltérésre mutatnak rá. Mindez azt jelzi, hogy a szervezet kritikus helyzetbe került, ami – ha nem tesznek sürgısen intézkedéseket – végsı soron a szervezet iránti bizalom teljes elvesztésével és a szervezet integritásának és életképességének a veszélyeztetésével járhat.

Az ellenırzés megállapításainak rangsorolása Az ellenırzési jelentés megállapításait célszerő a szerint rangsorolni, hogy milyen hatással vannak az ellenırzött tevékenységre, beleértve a belsı kontrollrendszer gazdaságosságára, hatékonyságára és eredményességére vonatkozó befolyásukat. A megállapítások és az adott megállapításhoz tartozó kockázatok rangsorolásának összhangban kell lennie. Kiemelt jelentıségőnek minısül a megállapítás, ha olyan tényre mutat rá, amely megakadályozza, hogy valamely tevékenység, funkció vagy szervezeti egység alapvetıen eleget tegyen legfontosabb céljainak és célkitőzéseinek, vagy olyan helyzetet tár fel, amelyben a szervezet kockázati kitettsége jelentıs. Ide tartozhat az eljárásrend nyilvánvaló megszegése, a jogszabályi, illetve kormányzati rendelkezések be nem tartása, az olyan általánosan bevett gyakorlat szándékos figyelmen kívül hagyása, amellyel a szervezet jelentıs költségmegtakarítást érhetne el vagy hatékonyabban mőködhetne. A kiemelt jelentıségő megállapítások azonnali intézkedést igényelnek a vezetés részérıl. Átlagos jelentıségőnek minısül a megállapítás, ha olyan tényre mutat rá, amely valamely fontos cél vagy célkitőzés megvalósítását hátráltathatja, de azt nem akadályozza meg. Csekély jelentıségőnek minısül a megállapítás, ha olyan tényt tár fel, amely beszámoltatást, illetve korrekciós intézkedést igényel, de nem hátráltatja jelentısen a cél vagy célkitőzések megvalósítását. Az ilyen tény ugyanakkor ronthatja bizonyos mőveletek hatékonyságát és minıségét.

IRATMINTÁK

Sorszám

Megnevezés

Kötelezı (K)/ Ajánlott (A)

1. számú iratminta

Egyéni képzési terv

K

2. számú iratminta

Az éves ellenırzési terv végrehajtásához szükséges kapacitás meghatározása

K

3. számú iratminta

Éves ellenırzési terv

K

4. számú iratminta

Ellenırzési program

K

5. számú iratminta

Megbízólevél

K

6. számú iratminta

Összeférhetetlenségi nyilatkozat

K

7. számú iratminta

Értesítı levél

K

8. számú iratminta

Közös jegyzıkönyv

A

9. számú iratminta

Teljességi nyilatkozat

K

10. számú iratminta

Súlyos hiányosság gyanúját rögzítı jegyzıkönyv

A

11. számú iratminta

Kísérılevél ellenırzési jelentéstervezet megküldéséhez

K

12. számú iratminta

Válaszlevél az észrevételekre

K

13. számú iratminta

Kísérılevél lezárt ellenırzési jelentés megküldéséhez

K

14. számú iratminta

Ellenırzési jelentés/-tervezet

K

15. számú iratminta

Intézkedési terv elfogadása

A

16. számú iratminta

Intézkedések nyilvántartása

K

17. számú iratminta

Ellenırzést követı felmérı lap

A

18. számú iratminta

Ellenırzések nyilvántartása

A

19. számú iratminta

Tanácsadói feladat elvégzésérıl szóló jelentés

K

20. számú iratminta

Tudás és készségleltár

A

21. számú iratminta

Jegyzıkönyv az egyeztetı megbeszélésekrıl

A

22. számú iratminta

Ellenırzési mappa

A

1.számú iratminta – Egyéni képzési terv

<Szervezet megnevezése>

EGYÉNI KÉPZÉSI TERV részére

Egyeztetett képzési terv, egyéni fejlıdést támogató tevékenységek

Esedékesség

Tevékenység #1 (pl.: Nemzetközi Belsı Ellenıri Oklevél megszerzése) Tevékenység #2

Dátum:

Jóváhagyta (költségvetési szerv vezetı vezetı1): Dátum:

Aláírás:

Aláírás:

Név:

1Bkr. 22. § (2) bekezdés c) pont

1

2. számú iratminta – Az éves ellenırzési terv végrehajtásához szükséges kapacitás megállapítása Ellenıri napok száma összesen Átlagos Srsz Létszá (Átlagos Megnevezés munkanapok . m (fı) munkanapok száma száma / fı × Létszám) 1. Bruttó munkaidı 2. Kiesı munkaidı (3)+(4)+(5) 3. Fizetett ünnepek 4. Fizetett szabadság (átlagos) 5. Átlagos betegszabadság 6. Nettó munkaidı (rendelkezésre álló kapacitás): (1)-(2) 7. Tervezett ellenırzések végrehajtása (pl. 60%) 8. Soron kívüli ellenırzés (pl. 10-30%) 9. Tanácsadói tevékenység (pl. 10%) 10. Képzés (pl. 10%) 11. Egyéb tevékenység kapacitásigénye (pl. 5%) 12. Összes tevékenység kapacitásigénye: Az éves ellenırzési terv végrehajtásához 13. szükséges:

(7)+(8)+(9)+(10)+(11) (6) vs. (12) Ha a rendelkezésre álló kapacitás több, mint amennyi a terv végrehajtásához szükséges

14. Tartalékidı

15.

16.

Ha a terv végrehajtásához speciális szakértelem szükséges

Külsı szakértık (speciális szakértelem) igénybevétele

Ideiglenes kapacitás kiegészítés (külsı szolgáltató által)

2

Ha a rendelkezésre álló kapacitás nem elegendı a terv végrehajtásához, akkor külsı szolgáltató igénybevételét kell tervezni

Az lenırzés tárgya

3. számú iratminta – Éves ellenırzési terv Az éves ellenőrzési terv a jogszabályi előírásoknak megfelelően az alábbiakat tartalmazza: a)Az ellenőrzési terv elkészítése során felhasznált kimutatások, elemzések, egyéb dokumentumok felsorolása. b)Az ellenőrzési tervet megalapozó elemzések és a kockázatelemzés eredményének összefoglaló bemutatása. c)A bizonyosságot adó tevékenységhez rendelkezésre álló és a szükséges ellenőri kapacitás tervezése (a tervadatokat kérjük a Mellékletekben bemutatni). d)A tervezett feladatok felsorolása, lehetőleg az alábbi táblázatos forma felhasználásával:

Az ellenırzés célja, módszerei, ellenırizendı idıszak

Azonosított kockázati tényezık (itt elegendı a kockázatelemzési dokumentum vonatkozó pontját megadni)

Az ellenırzés típusa

Az ellenırzött szerv, szervezeti egység

Az ellenırzés tervezett ütemezése

ot adó tevékenység:

Összesen: e)A tanácsadói tevékenységhez, a soron kívüli ellenőrzésekhez, a képzésekhez és az egyéb tevékenységekhez szükséges kapacitás tervadatokat kérjük a Mellékletekben bemutatni.

3


Az éves ellenőrzési terv kötelezően kitöltendő mellékletei (értelemszerűen csak a terv

oszlopok kitöltése szükséges): 1.számú melléklet: Létszám és erőforrás 2.számú melléklet: Ellenőrzések 3.számú melléklet: Tevékenységek 5.számú melléklet: Csak a 4/2011. (I. 28.) Korm. rendelet hatálya alá tartozó közreműködő szervezetek, irányító hatóság és igazoló hatóság részére kitöltendő!

Készítette:

Jóváhagyta:

Dátum:

Dátum:



4

4. számú iratminta – Ellenırzési program <Szervezet neve> ELLENİRZÉSI PROGRAM <Ellenırzés címe> címő ellenırzéshez I. Az ellenırzés szervezésére vonatkozó adatok Az ellenırzést végzı szerv vagy szervezeti egység: Az ellenırzés tárgya és célja: Ellenırzött szervezet(ek) vagy szervezeti egység(ek): Az ellenırzés típusa: Ellenırizendı idıszak: Ellenırzés tervezett idıtartama: Jelentéstervezet elkészítésének határideje: Jelentés véglegesítésének tervezett határideje: Idıigény (ellenıri munkanapok száma): Vizsgálatvezetı:

Név / megbízólevél száma Név / megbízólevél száma

Az ellenırzésben közremőködı belsı ellenırök (és/vagy szakértık):

Név / megbízólevél száma Név / megbízólevél száma

5

II. A vizsgálat szempontjai Az ellenırzött folyamat/tevékenység

Kockázatok

Az ellenırzés lépései/Tesztelési stratégia/Alkalmazott módszer

Felelıs

Felülvizsgáló

Megjegyzések

A. <Ellenırzési feladat> A.1. <Ellenırzési részfeladat>

1. <Ellenırzési lépés / alkalmazott módszer(ek)> 2. <Ellenırzési lépés / alkalmazott módszer(ek)> 3. <Ellenırzési lépés / alkalmazott módszer(ek)>

<Ellenırzési részfeladat végrehajtója>



A.2. <Ellenırzési részfeladat>

1. <Ellenırzési lépés / alkalmazott módszer(ek)> 2. <Ellenırzési lépés / alkalmazott módszer(ek)>

<Ellenırzési részfeladat végrehajtója>



1. <Ellenırzési lépés / alkalmazott módszer(ek)>

<Ellenırzési részfeladat végrehajtója>



B. <Ellenırzési feladat> B.1. <Ellenırzési részfeladat>

Készítette:

Jóváhagyta: Név: Aláírás: Dátum:

Név: Aláírás: Dátum: 6

6

5. számú iratminta – Megbízólevél <Szervezet neve> MEGBÍZÓLEVÉL Megbízom belsı ellenırt / belsı ellenırzési vezetıt / vizsgálatvezetıt / szakértıt (regisztrációs száma, szolgálati igazolványának, illetve - amennyiben szolgálati igazolvánnyal nem rendelkezik - a személyazonosító igazolványának vagy más személyazonosításra alkalmas igazolványának számát), hogy a <Ellenırzött szervezet és/ vagy szervezeti egység neve>-nál/-nél az <Ellenırzés címe> tárgyban <ellenırzés típusa> belsı ellenırzést végezzen, a 20xx. … hó … nap -tól - 20xx. … hó … nap –ig terjedı idıszakban. Az ellenırzés célja… A belsı ellenırzés lefolytatására a 20xx. évi Éves ellenırzési terv / a szervezet elsı számú vezetıjének javaslata alapján kerül sor, soron kívüli / terven felüli ellenırzésként2. Fent nevezett személy a megbízás tárgyát illetıen információt kérhet, az ellenırzött szerv helységeibe beléphet, minden vonatkozó ügyiratba betekinthet, azt a helyszínrıl elviheti, arról másolatot készíthet. A belsı ellenır a helyszíni ellenırzés megkezdésekor köteles bemutatni a megbízó levelét az ellenırzött szerv vagy szervezeti egység vezetıjének.Az ellenırzés során a belsı ellenır a vonatkozó jogszabályok – különös tekintettel az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvényre, valamint a költségvetési szervek belsı kontrollrendszerérıl és belsı ellenırzésérıl szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendeletre –, és a <ellenırzést végzı szervezet neve> Belsı ellenırzési kézikönyvének vonatkozó iránymutatásai szerint jár el. Jelen megbízólevél 20xx. … hó … nap -ig érvényes. Jóváhagyta: Név: vagy Aláírás: Dátum:

2Értelemszerűen, attól függően, hogy tervezett vagy soron kívüli ellenőrzésről van-e szó. 3Belső ellenőrzési vezető érintettsége estén a költségvetési szerv vezetője írja alá a megbízólevelet.

7

7

6. számú iratminta – Összeférhetetlenségi nyilatkozat ÖSSZEFÉRHETETLENSÉGI NYILATKOZAT

Alulírott , mint a <szervezet> belsı ellenıre kijelentem, hogy a <x/20xx.> iktatószámú <Ellenırzés címe> ellenırzésben való részvétel kapcsán a költségvetési szervek belsı kontrollrendszerérıl és belsı ellenırzésérıl szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 20. §-ának (1) bekezdésében meghatározott összeférhetetlenségi okok nem állnak fenn.

Enying, 20xx. hó nap.

……………………………………………… Belső ellenőr

Előttünk, mint tanúk előtt:

aláírás

aláírás

állandó lakcím:

állandó lakcím:

személyi igazolvány száma:

személyi igazolvány száma:

8

8

ÖSSZEFÉRHETETLENSÉGI NYILATKOZAT Alulírott , mint a <szervezet> belsı ellenıre kijelentem, hogy a <x/20xx.> iktatószámú <Ellenırzés címe> ellenırzésben való részvétel kapcsán a költségvetési szervek belsı kontrollrendszerérıl és belsı ellenırzésérıl szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 20. §-ának (1) bekezdésében meghatározott összeférhetetlenségi okok az alábbiak tekintetében áll fenn. A <szervezeti egység megnevezése> vezetőjének vagy alkalmazottjának a Polgári Törvénykönyvről szóló 1959. évi IV. törvény 685. § b) pontja szerinti közeli hozzátartozója vagyok, így ezen szervezeti egység tekintetében nevezett személy foglalkoztatásának időtartama alatt bizonyosságot adó tevékenységet nem láthatok el; -ig a <szervezeti egység megnevezése> vezetőjének munkáltatói jogköre alá tartoztam, így a fenti dátumtól számított egy éven belül, (dátum)-ig nevezett szervezeti egység tekintetében bizonyosságot adó tevékenységet nem végezhetek; az ellenőrizendő <szakterület megnevezése> szakterülettel vagy <szervezeti egység megnevezése> szervezeti egységgel közös, illetve kapcsolódó program vagy feladat végrehajtásában működtem közre -ig, így a program -i lezárását, illetve a feladat -i elvégzését követő egy éven belül, -ig nevezett szakterület/szervezeti egység tekintetében bizonyosságot adó tevékenységet nem végezhetek. Enying, 20xx. hó nap.

……………………………………………… Belső ellenőr

Előttünk, mint tanúk előtt:

aláírás

aláírás

állandó lakcím:

állandó lakcím:

személyi igazolvány száma:

személyi igazolvány száma:

9

9

7. számú iratminta – Értesítı levél A költségvetési szervet érintı ellenırzés esetén: <Szervezet neve> FE LJEGYZ ÉS asszony/úr részére <szervezeti egység neve> Tárgy: Értesítés ellenırzés / helyszíni ellenırzés megkezdésérıl Értesítem, hogy a <szervezet és a belsı ellenırzési egysége neve> 20xx. … hó … nap -tól - 20xx. … hó … nap -ig az <Ellenırzés címe> tárgyban ellenırzést fog végezni. Az ellenırzés típusa: … Az ellenırzés célja annak megállapítása, hogy … A belsı ellenırzés lefolytatására a 20xx. évi Éves ellenırzési terv / a költségvetési szerv vezetıjének javaslata alapján kerül sor, soron kívüli / terven felüli ellenırzésként4. A vizsgálat során az ellenır a költségvetési szervek belsı kontrollrendszerérıl és belsı ellenırzésérıl szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet szabályai és a <szervezet neve> Belsı ellenırzési kézikönyvének vonatkozó elıírásai szerint jár el. A belsı ellenır megbízólevéllel igazolja magát. Tájékoztatom, hogy a vizsgálat vezetésével bíztam meg (Elérhetıségek felsorolása). Az ellenırzésben részt vesz . Kérem, hogy a <Ellenırzött szervezeti egység> részérıl az ellenırzés koordinálásával megbízott személyrıl és elérhetıségérıl <x> napon belül tájékoztatni szíveskedjen. A nyitó megbeszélésre , -án/én <x> órakor kerül sor. Továbbá kérem, hogy szíveskedjék az ellenırzés munkatársai részére a vizsgálathoz szükséges valamennyi dokumentumot rendelkezésre bocsátani, és lehetıvé tenni az illetékes munkatársakkal való konzultációt, valamint a vizsgálat lefolytatásához szükséges helyiségekbe való szabad bejutást. Keltezés 4Értelemszerűen, attól függően, hogy tervezett vagy soron kívüli ellenőrzésről van-e szó.

10

10

Irányított szervnél végzett ellenırzés esetén: <Szervezet neve> FE LJEGYZ ÉS <ellenırzést végzı költségvetési szerv vezetıje> asszony/úr részére Tárgy: Értesítés ellenırzés / helyszíni ellenırzés megkezdésérıl Értesítem, hogy a <szervezet és a belsı ellenırzési egysége neve> 20xx. … hó … nap -tól - 20xx. … hó … nap -ig az <Ellenırzés címe> tárgyban ellenırzést fog végezni. Az ellenırzés típusa: … Az ellenırzés célja annak megállapítása, hogy … A belsı ellenırzés lefolytatására a 20xx. évi Éves ellenırzési terv / a költségvetési szerv vezetıjének javaslata alapján kerül sor, soron kívüli / terven felüli ellenırzésként5. A vizsgálat során az ellenır a költségvetési szervek belsı kontrollrendszerérıl és belsı ellenırzésérıl szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet szabályai és a <szervezet neve> Belsı ellenırzési kézikönyvének vonatkozó elıírásai szerint jár el. A belsı ellenır megbízólevéllel igazolja magát. Tájékoztatom, hogy a vizsgálat vezetésével bíztam meg (Elérhetıségek felsorolása). Az ellenırzésben részt vesz . Kérem, hogy a mellékelt értesítı levelet egyetértése esetén aláírni szíveskedjen. / Tájékoztatásul mellékelem az értesítı levelet. (A belsı ellenırzési vezetı érintettsége esetén: Kérem, hogy a mellékelt értesítı levelet és megbízó levelet6 egyetértése esetén aláírni szíveskedjen.) Keltezés 5Értelemszerűen, attól függően, hogy tervezett vagy soron kívüli ellenőrzésről van-e szó. 6Belső ellenőrzési vezető érintettsége estén a költségvetési szerv vezetője írja alá a megbízólevelet.

11

11

<Szervezet neve> asszony/úr részére <Szervezet neve> Tárgy: Értesítés ellenırzés / helyszíni ellenırzés megkezdésérıl Tisztelt Asszony/Úr! Értesítem, hogy a <szervezet és a belsı ellenırzési egysége neve> 20xx. … hó … nap -tól - 20xx. … hó … nap -ig az <Ellenırzés címe> tárgyban ellenırzést fog végezni. Az ellenırzés típusa: … Az ellenırzés célja annak megállapítása, hogy … A belsı ellenırzés lefolytatására a 20xx. évi Éves ellenırzési terv / a költségvetési szerv vezetıjének javaslata alapján kerül sor, soron kívüli / terven felüli ellenırzésként7. A vizsgálat során az ellenır a költségvetési szervek belsı kontrollrendszerérıl és belsı ellenırzésérıl szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet szabályai és a <szervezet neve> Belsı ellenırzési kézikönyvének vonatkozó elıírásai szerint jár el. A belsı ellenır megbízólevéllel igazolja magát. Tájékoztatom, hogy a vizsgálat vezetésével bíztam meg (Elérhetıségek felsorolása). Az ellenırzésben részt vesz . Kérem, hogy a <Ellenırzött szervezeti egység> részérıl az ellenırzés koordinálásával megbízott személyrıl és elérhetıségérıl <x> napon belül tájékoztatni szíveskedjen. A nyitó megbeszélésre -án/én <x> órakor kerül sor. Továbbá kérem, hogy szíveskedjék az ellenırzés munkatársai részére a vizsgálathoz szükséges valamennyi dokumentumot rendelkezésre bocsátani, és lehetıvé tenni az illetékes munkatársakkal való konzultációt, valamint a vizsgálat lefolytatásához szükséges helyiségekbe való szabad bejutást. Keltezés 7Értelemszerűen, attól függően, hogy tervezett vagy soron kívüli ellenőrzésről van-e szó.

12

12

8. SZÁMÚ IRATMINTA – KÖZÖS JEGYZŐKÖNYV KÖZÖS JEGYZİKÖNYV Ellenırzést végzı szervezeti egység: Ellenırzött szervezet / szervezeti egység(ek): A jegyzıkönyv készítésekor jelenlévık neve, beosztása: Ellenırzés iktatószáma: Ellenırzés címe: Jegyzıkönyv készítés dátuma: Jegyzıkönyv készítés helyszíne: A tényállás rögzítése (a megállapításoknál jelezni kell, hogy melyek a megsértett vagy egyéb módon releváns jogszabályok, belsı szabályzatok stb.):

A jegyzıkönyvhöz csatolt dokumentumok felsorolása (amennyiben releváns):

Jegyzıkönyv készítı aláírása:



Ellenırzött szerv, szervezeti egység vezetıje / alkalmazottja aláírása: 13

13

9. számú iratminta – Teljességi nyilatkozat

TELJESSÉGI NYILATKOZAT

Alulírott ………………………………………………. (név, beosztás), büntetıjogi felelısségem tudatában kijelentem, hogy a <szervezet neve, átvevı belsı ellenır neve> számára átadott dokumentumok, legjobb tudásom szerint, mindazon dokumentumok, nyomtatványok, adatok, információk, melyek szükségesek az adott állapot felméréséhez. Kijelentem továbbá, hogy az átadott dokumentumok, adatok és információk megbízható, teljes körő információt tartalmaznak.

Enying, 20xx. hó nap

……………………………………………… Az ellenőrzött egység vezetője

14

14

10. számú iratminta – Súlyos hiányosság gyanúját rögzítı jegyzıkönyv JEGYZİKÖNYV Ellenırzést végzı szervezeti egység: Ellenırzött szervezet / szervezeti egység(ek): A jegyzıkönyv készítésekor jelenlévık neve, beosztása: Ellenırzés iktatószáma: Ellenırzés címe: Jegyzıkönyv készítés dátuma: Jegyzıkönyv készítés helyszíne: A tényállás rögzítése (a megállapításoknál jelezni kell, hogy melyek a megsértett vagy egyéb módon releváns jogszabályok, belsı szabályzatok stb.):

A jegyzıkönyvhöz csatolt dokumentumok felsorolása (amennyiben releváns):

Feltételezett felelısök megnevezése (amennyiben megállapítható a rendelkezésre álló információk alapján): Javaslat a megfelelı eljárások elindítására:

Jegyzıkönyv készítı aláírása:



Ellenırzött szerv, szervezeti egység vezetıje / alkalmazottja aláírása: 11. számú iratminta – Kísérılevél ellenırzési jelentéstervezet megküldéséhez 15

15

Az adott költségvetési szervet érintı ellenırzés esetén: <szervezet neve> FE LJEGYZ ÉS , asszony/úr részére <szervezeti egység neve>

Tárgy: Ellenırzési jelentéstervezet egyeztetése Tájékoztatom, hogy a belsı ellenırzés az éves ellenırzési terve ütemezésének8 és/vagy az ellenırzési programnak megfelelıen elvégezte az <Ellenırzés címe> címő ellenırzést, amelyrıl a jelentés-tervezetet ezúton megküldöm egyeztetésre. Tájékoztatom, hogy a jelentést elızetesen egyeztettük -val, akit az ellenırzés koordinálásával bízott meg. Az elızetes egyeztetés során érdemi véleményeltérés nem merült fel.9 Az ellenırzés fıbb megállapításait és javaslatait az ellenırzési jelentéstervezet <x> oldalán található vezetıi összefoglaló tartalmazza. Kérem, hogy a jelentéstervezettel kapcsolatos véleményét a jelentéstervezet kézhezvételétıl számított <8> napon10 belül részemre megküldeni szíveskedjék. A költségvetési szervek belsı kontrollrendszerérıl és belsı ellenırzésérıl szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 42. § (6) bekezdése alapján amennyiben az érintettek nem tesznek érdemi észrevételt a jelentéstervezetre, akkor a nemleges válaszukkal együtt – amennyiben a jelentéstervezet megállapításokat vagy javaslatokat tartalmaz az érintett szervezeti egység vonatkozásában – már az intézkedési tervet is elkészíthetik és megküldhetik az ellenırzést végzı szerv vagy szervezeti egység részére a megadott véleményezési határidın belül.

8A felesleges rész törlendő. 9A felesleges rész törlendő. 10A Bkr. 42. § (3) bekezdése értelmében indokolt esetben a belsı ellenırzési vezetı a (2) bekezdésben meghatározottnál hosszabb, legfeljebb 30 napos határidıt is megállapíthat, illetve a (4) bekezdés alapján soron kívüli ellenırzés esetén a belsı ellenırzési vezetı a (2) bekezdésben meghatározottnál rövidebb határidıt is megállapíthat.

16

16

A költségvetési szervek belsı kontrollrendszerérıl és belsı ellenırzésérıl szóló

370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 42. § (5) bekezdése értelmében felhívom a figyelmét, hogy a határidı elmulasztását egyetértésnek kell tekinteni és a nemleges választ is jelezni kell a határidın belül, valamint az észrevételek megküldésével egy idıben lehetısége van a 43. § (1) bekezdése szerinti egyeztetı megbeszélés kezdeményezésére. Keltezés

17

17

Irányított szervet érintı ellenırzés esetén: <szervezet neve> asszony/úr részére <Szervezet neve> <Szervezet címe>

Tárgy: Ellenırzési jelentéstervezet egyeztetése

Tisztelt Asszony/Úr! Tájékoztatom, hogy a belsı ellenırzés az éves ellenırzési terve ütemezésének11 és/vagy az ellenırzési programnak megfelelıen elvégezte az <Ellenırzés címe> címő ellenırzést, amelyrıl a jelentés-tervezetet ezúton megküldöm egyeztetésre. Tájékoztatom, hogy a jelentést elızetesen egyeztettük -val, akit az ellenırzés koordinálásával bízott meg. Az elızetes egyeztetés során érdemi véleményeltérés nem merült fel.12 Az ellenırzés fıbb megállapításait és javaslatait az ellenırzési jelentéstervezet <x> oldalán található vezetıi összefoglaló tartalmazza. Kérem, hogy a jelentéstervezettel kapcsolatos véleményét a jelentéstervezet kézhezvételétıl számított 8 napon13 belül részemre megküldeni szíveskedjék. A költségvetési szervek belsı kontrollrendszerérıl és belsı ellenırzésérıl szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 42. § (6) bekezdése alapján amennyiben az érintettek nem tesznek érdemi észrevételt a jelentéstervezetre, akkor a nemleges válaszukkal együtt amennyiben a jelentéstervezet megállapításokat vagy javaslatokat tartalmaz az érintett szervezeti egység vonatkozásában - már az intézkedési tervet is elkészíthetik és megküldhetik az ellenırzést végzı szerv vagy szervezeti egység részére a megadott véleményezési határidın belül. 11A felesleges rész törlendő. 12A felesleges rész törlendő. 13A Bkr. 42. § (3) bekezdése értelmében indokolt esetben a belsı ellenırzési vezetı a (2) bekezdésben meghatározottnál hosszabb, legfeljebb 30 napos határidıt is megállapíthat, illetve a (4) bekezdés alapján soron kívüli ellenırzés esetén a belsı ellenırzési vezetı a (2) bekezdésben meghatározottnál rövidebb határidıt is megállapíthat.

18

18

A költségvetési szervek belsı kontrollrendszerérıl és belsı ellenırzésérıl szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 42. § (5) bekezdése értelmében felhívom a figyelmét, hogy a határidı elmulasztását egyetértésnek kell tekinteni és a nemleges választ is jelezni kell a határidın belül, valamint az észrevételek megküldésével egy idıben lehetısége van a 43. § (1) bekezdése szerinti egyeztetı megbeszélés kezdeményezésére. Keltezés

Tisztelettel:

19

19

12. számú iratminta – Válaszlevél az észrevételekre Az adott költségvetési szervet érintı ellenırzés esetén: <szervezet neve> FE LJEGYZ ÉS , asszony/úr részére <szervezeti egység neve>

Tárgy: Válaszlevél az észrevételekre

Tájékoztatom, hogy az <Ellenırzés címe> címő ellenırzés vonatkozásában megküldött jelentés-tervezettre adott észrevételei elfogadásra kerültek / nem kerültek elfogadásra. Tekintettel arra, hogy a jelentés-tervezettel kapcsolatban észrevételek maradtak fel, kezdeményezem az egyeztetı megbeszélés összehívását , -en.14 Kérem, hogy az ellenırzésben érintettek részvételérıl gondoskodni szíveskedjen! Keltezés



14Amennyiben nem kerültek az észrevételek elfogadásra.

20

20

Irányított szervet érintı ellenırzés esetén: <szervezet neve> asszony/úr részére <Szervezet neve> <Szervezet címe>

Tárgy: Válaszlevél az észrevételekre

Tisztelt Asszony/Úr!

Tájékoztatom, hogy az <Ellenırzés címe> címő ellenırzés vonatkozásában megküldött jelentés-tervezettre adott észrevételei elfogadásra kerültek / nem kerültek elfogadásra. Tekintettel arra, hogy a jelentés-tervezettel kapcsolatban észrevételek maradtak fel, kezdeményezem az egyeztetı megbeszélés összehívását , -en.15 Kérem, hogy az ellenırzésben érintettek részvételérıl gondoskodni szíveskedjen! Keltezés

Tisztelettel:

15Amennyiben nem kerültek az észrevételek elfogadásra.

21

21

13. számú iratminta – Kísérılevél lezárt ellenırzési jelentés megküldéséhez A költségvetési szervet érintı ellenırzés esetén: <szervezet neve> FE LJEGYZ ÉS <ellenırzést végzı költségvetési szerv vezetıje> asszony/úr részére <szervezeti egység neve>

Tárgy: Lezárt ellenırzési jelentés megküldése

Tájékoztatom, hogy az éves ellenırzési terv ütemezésének és az ellenırzési programnak megfelelıen a belsı ellenırzés elvégezte az <Ellenırzés címe> címő ellenırzést, amelyrıl az egyeztetett, lezárt ellenırzési jelentést ezúton megküldöm. Kérem szíves intézkedését, annak érdekében, hogy a Bkr. 44. § (1) bekezdésének megfelelıen a jelentés megküldésre kerüljön az érintettek <érintettek felsorolása> részére, és ezzel egyidejőleg kérje fel az érintetteket az intézkedési terv elkészítésére. Kérem, hogy a mellékelt feljegyzés(eke)t egyetértése esetén aláírni szíveskedjen.

Keltezés

Mellékletek: lezárt ellenırzési jelentés intézkedési terv minta

22

22

<szervezet neve> FE LJEGYZ ÉS asszony/úr részére Tárgy: Lezárt ellenırzési jelentés megküldése

Tájékoztatom, hogy az éves ellenırzési terv ütemezésének és az ellenırzési programnak megfelelıen a belsı ellenırzés elvégezte az <Ellenırzés címe> címő ellenırzést, amelyrıl az egyeztetett, lezárt ellenırzési jelentést ezúton megküldöm. Kérem, hogy az intézkedési tervet a kézhezvételtıl számított <8>16 napon belül készítse el és küldje meg részemre és a belsı ellenırzés részére. Felhívom szíves figyelmét, hogy az intézkedési terv elkészítésére a Bkr. 45. §-a az irányadó.

Keltezés

Mellékletek: lezárt ellenırzési jelentés intézkedési terv minta

16Indokolt esetben a belsı ellenırzési vezetı javaslatára a költségvetési szerv vezetıje ennél hosszabb, legfeljebb 30 napos határidıt is megállapíthat.

23

23

Irányított szervnél végzett ellenırzés esetén:

<szervezet neve> FE LJEGYZ ÉS <ellenırzést végzı költségvetési szerv vezetıje> asszony/úr részére <szervezeti egység neve>

Tárgy: Lezárt ellenırzési jelentés megküldése

Tájékoztatom, hogy az éves ellenırzési terv ütemezésének és az ellenırzési programnak megfelelıen a belsı ellenırzés elvégezte az <Ellenırzés címe> címő ellenırzést, amelyrıl az egyeztetett, lezárt ellenırzési jelentést ezúton megküldöm. Kérem szíves intézkedését, annak érdekében, hogy a Bkr. 44. § (1) bekezdésének megfelelıen a jelentés megküldésre kerüljön az érintettek <érintettek felsorolása> részére, és ezzel egyidejőleg kérje fel az érintetteket az intézkedési terv elkészítésére. Kérem, hogy a mellékelt feljegyzés(eke)t egyetértése esetén aláírni szíveskedjen.

Keltezés

Mellékletek: lezárt ellenırzési jelentés intézkedési terv minta

24

24

<szervezet neve>

asszony/úr részére <szervezet neve>

Tárgy: Lezárt ellenırzési jelentés megküldése

Tisztelt Asszony/Úr! Tájékoztatom, hogy az éves ellenırzési terv ütemezésének és az ellenırzési programnak megfelelıen a belsı ellenırzés elvégezte az <Ellenırzés címe> címő ellenırzést, amelyrıl az egyeztetett, lezárt ellenırzési jelentést ezúton megküldöm. Kérem, hogy az intézkedési tervet a kézhezvételtıl számított <8>17 napon belül készítse el és küldje meg Nekem és a belsı ellenırzésnek. Felhívom szíves figyelmét, hogy az intézkedési terv elkészítésére a Bkr. 45. §-a az irányadó.

Keltezés Tisztelettel: < költségvetési szerv vezetı neve, beosztása> Mellékletek: lezárt ellenırzési jelentés intézkedési terv minta I.

17Indokolt esetben a belsı ellenırzési vezetı javaslatára a költségvetési szerv vezetıje ennél hosszabb, legfeljebb 30 napos határidıt is megállapíthat.

25

25

14. INTÉZKEDÉSI TERV MINTA <Ellenőrzés címe> című vizsgálathoz Megállapítás

Javaslat

Intézkedés

Készítette: Dátum: <ellenırzött szerv, ill. szervezeti egység vezetıje>

Határidı18

Jóváhagyta: Dátum:

Felelıs

Véleményezte: Dátum:





18Az intézkedési tervben az egyes feladatokhoz kapcsolódó határidıket úgy kell meghatározni, hogy azok számon kérhetıek legyenek. Amennyiben a feladat jellege egy éven túl mutat, akkor részfeladatokat, illetve részhatáridıket kell meghatározni, ahol értelmezhetı.

26

26

15. számú iratminta – Ellenırzési jelentés/-tervezet

<szervezet neve> <ellenırzés azonosító száma:>

Jóváhagyom Név: Aláírás: Dátum: A jelentést elfogadom és az intézkedési terv elkészítését elrendelem: Név: Aláírás: Dátum:

27

27

16. számú iratminta ELLENİRZÉSI JELENTÉS <Ellenırzés címe> címő vizsgálathoz I./ AZ ELLENİRZÉS SZERVEZÉSÉRE VONATKOZÓ ADATOK

Az ellenırzést végzı szervezet: Annak megállapítása volt, hogy… A vizsgálat célja: Ellenırzött szervezet(ek): Az ellenırzés típusa: Vonatkozó jogi háttér:

A költségvetési szervek belsı kontrollrendszerérıl és belsı ellenırzésérıl szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet

Alkalmazott ellenırzési eszközök és módszertanok: Ellenırzött idıszak: Ellenırzés idıtartama: Idıigény (ellenıri munkanapok száma): Vizsgálatvezetı:

Név / megbízólevél száma Név / megbízólevél száma

Az ellenırzésben közremőködött belsı ellenırök:

Név / megbízólevél száma Név / megbízólevél száma

Az ellenırzött idıszakban hivatalban lévı vezetık:

Név / szervezet vagy szervezeti egység / idıintervallum Név / szervezet vagy szervezeti egység / idıintervallum Név / szervezet vagy szervezeti egység / idıintervallum

28

28

II./ VEZETİI ÖSSZEFOGLALÓ A vizsgálat során felmértük és értékeltük <Ellenırzés tárgya és terjedelme>. <Mintavételezés esetén a mintavétel módja, a minta mérete és a minta által biztosított ellenırzési lefedettség bemutatása.> Meg vagyunk gyızıdve arról, hogy az elvégzett munka elégséges volt ahhoz, hogy megalapozott véleményt formálhassunk.

Fıbb megállapításaink a következık:

A megállapítások és a javaslatok részletes leírása az ellenırzési jelentés további részében található. Az ellenırzési jelentést az ellenırzött területek vezetıivel egyeztettük, melyrıl készült jegyzıkönyvet mellékelem. (Az egyeztetı (záró) megbeszélést követıen esetlegesen fennmaradt vitás álláspont ismertetése).19 Az ellenırzés nyomán kialakított véleményünk a vizsgált területrıl, illetve folyamatokról összességében20:

19Abban az esetben, ha volt egyeztető megbeszélés. 20Bkr. 41. § (4) bekezdése alapján Az ellenőrzési jelentés vezetői összefoglalójában az ellenőrzés eredményét és a feltárt hiányosságokat összefoglaló értékelést kell adni.

29

29

III. FİBB MEGÁLLAPÍTÁSOK ÉS JAVASLATOK <Ellenőrzés címe> című vizsgálathoz

Srsz.

Megállapítás

Rangsor

Kockázat / Hatás

30

Javaslat

Intézkedést igényel? (igen / nem)

30

IV./ RÉSZLETES MEGÁLLAPÍTÁSOK



Keltezés: Aláírás: Név:

Keltezés: Aláírás: Név:

31

Keltezés: Aláírás: Név:

31

17. számú iratminta – Ellenırzést követı felmérı lap

ELLENİRZÉST KÖVETİ FELMÉRİ LAP

Ellenırzés alapadatai Ellenırzés megnevezése: Ellenırzés száma: Ellenırzés kezdete: Ellenırzés vége: Vizsgálatvezetı: Ellenırzésben részt vettek: Az alábbi kérdőív egy ellenőrzést követő felmérés, melyet az ellenőrzött terület képviselői minden egyes ellenőrzés elvégzése után kitöltenek. A kérdőívben az Önök által szolgáltatott információk jelentős segítséget nyújtanak a belső ellenőrzés fejlesztése, célkitűzéseinek elérése érdekében a jövőbeni ellenőrzések során. Kérjük értékelje, hogy véleménye szerint az adott területen a belső ellenőrzés hogyan teljesítette munkáját. Kérjük, fejtse ki javaslatait vagy észrevételeit, amelyek segíthetnek bennünket munkánk magasabb színvonalú elvégzésében. Kérjük, juttassa vissza a felmérést a belső ellenőrzési vezető részére ________________ig. Köszönjük segítségét!

:

lsı ellenırök az ellenırzés tőzéseit világosan rtették. llenırzés eredményeit ntés) idıben elküldték. felelı tájékoztatást kapott az ırzés elırehaladásáról. felelı magyarázatot kapott végzett munkáról és annak ról.

Kritikus Átlag alatti Átlagos Jó Kitőnı értelmezhetıNem

Az alábbi kérdések degyikénél kérjük, jelölje a legmegfelelıbb választ.



1 2 3 4 5

Észrevételek / javaslatok

N/ A

N/ A N/ 1 2 3 4 5 A 1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

N/ A 32

32

: lsı ellenırök a folyamatok ítására vonatkozó slatokat tettek a felmerült lémák megoldására. lsı ellenırök a folyamatok konyságának, ményességének és aságosságának növelésére tkozó javaslatokat lmaztak meg. lsı ellenırzés által tett slatok építı jellegőek és ehajthatók voltak. lsı ellenırök megértették a gált folyamatnak, illetve az evékenységének jellemzıit. lsı ellenırök megértették a gált folyamatok kritikus, sfontosságú kérdéseit, yek szükségesek a tőzések eléréséhez. lsı ellenırök azonosították csfontosságú kockázatokat.

lsı ellenırök megértették az tratégiáját és sfontosságú prioritásait. lsı ellenırök fogékonyak ak az Ön problémáira és yeire, és pozitív hozzáállást sítottak. lsı ellenırök elfogadták és asználták az Ön, illetve katársai javaslatait. lsı ellenırök felismerték és ték a kontroll pontokkal folyamatokkal kapcsolatos éseket. lsı ellenırök megfelelıen munikáltak.

lsı ellenırök bizalmat ttek az Ön vezetıiben és vták azok elismerését.

1 2 3 4 5

N/ A

1 2 3 4 5

N/ A

1 2 3 4 5

N/ A

1 2 3 4 5

N/ A

1 2 3 4 5

N/ A

1 2 3 4 5

N/ A

1 2 3 4 5

N/ A

1 2 3 4 5

N/ A

1 2 3 4 5

N/ A

1 2 3 4 5

N/ A

1 2 3 4 5

N/ A

1 2 3 4 5

N/ A 33

33

: lsı ellenırök a feladatra észültek voltak.

1 2 3 4 5

N/ A

kolt volt az információk és gok bekérése.

1 2 3 4 5

N/ A

pi tevékenységek N/ szakítása – amennyire 1 2 3 4 5 A séges – minimális volt. sszes hozzáadott érték, amit N/ sı ellenırzés nyújtott az Ön 1 2 3 4 5 A egének.

34

34

18. számú iratminta – Ellenırzések nyilvántartása

llenırzés atószáma zonosítója )

Az ellenırzött szerv, illetve szervezeti egységek megnevezése

Ellenırzé s tárgya

Vizsgált idıszak

Ellenırzé s típusa

Idıszükséglet (munkanap )

Résztvevık

Ellenırzés kezdete

terv

Intézkedési terv készítés szükségessége

Megállapítások száma

Javaslatok száma

Elfogadot t javaslato k száma

35

Szabálytalansági gyanú

tény

Helyszíni ellenırzés kezdete terv

tény

Intézkedési terv elkészült

Helyszíni ellenırzés vége terv

tény

Intézkedési terv státusza

Ellenırzési jelentéstervezet elkészítése

Ellenırz jelenté lezárás

terv

terv

tény

Az intézkedési terv teljesítésének dátuma

35

té

19. számú iratminta – Tanácsadói feladat elvégzésérıl szóló jelentés <Szervezet neve> JELENTÉS TANÁCSADÓI FELADAT VÉGREHAJTÁSÁRÓL

Jogszabályi felhatalmazás: A költségvetési szervek belsı kontrollrendszerérıl és belsı ellenırzésérıl szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet

Tanácsadói feladat célkitőzései: Tanácsadói feladat hatóköre: Tanácsadói feladat végrehajtásának módszere: Tanácsadást végzı belsı ellenırök: Vezetıi összefoglaló:

Tanácsadói feladat eredményeinek részletezése:

36

36

Tanácsadói munka során feltárt lényeges kockázatok, kontroll hiányosságok:

Ajánlások a felsı vezetés számára:

Jelentés eredményeinek hasznosítását korlátozó tényezık:

Készítette:

Jóváhagyta:

Név: [vizsgálatvezetı] Aláírás:

Név: [belsı ellenırzési vezetı] Aláírás:

Dátum:

Dátum:

37

37

20. számú iratminta – Tudás- és Készség Leltár, illetve Fejlesztési Terv

Értékelés (1-5)

Megnevezés

Fejlesztési terv (az 1-2-3-asra értékelt kategóriák fejlesztést igényelnek)

Státusz

(1 – nincs /gyenge; 2 – elégséges; 3 – folyamatban/közepes; 4 – átlagos; 5 – van/átlag feletti) Szakmai végzettség és ismeretek Szakirányú felsıfokú végzettség Közigazgatási szakvizsga Mérlegképes könyvelı Másoddiploma, posztgraduális végzettség Informatikai ismeretek Közbeszerzési ismeretek Közösségi támogatások ellenırzési ismeretek Okleveles könyvvizsgáló Okleveles belsı ellenır (CIA) Államigazgatási ismeretek Vonatkozó hazai jogszabályi környezet ismerete

38

38

Értékelés (1-5)

Megnevezés

Fejlesztési terv (az 1-2-3-asra értékelt kategóriák fejlesztést igényelnek)

Státusz

Államháztartási, költségvetési ismeretek Adózási ismeretek Belsı szabályzatok ismerete A költségvetési szerv / fejezet ismerete Információ és menedzsment Adatgyőjtés és háttértudás fejlesztése (feladathoz kapcsolódó) Információ szintetizálása Az ellenırzési munka megfelelı dokumentálása (iratminták, munkalapok használata, ellenırzési bizonyítékok győjtése stb.) Önképzés, kiegészítı adatgyőjtés (feladatvégzésen túl) Tudásmegosztás, információ áramoltatás Módszeres és rendszerszemlélető gondolkodás Az ellenırzési módszertanok ismerete és alkalmazása

39

39

Folyamatok elemzése Folyamatok átlátása, lényegi pontok megítélése Kockázati tényezık felismerése, jelzése Kontrolleljárások azonosítása, elemzése Probléma felismerés Probléma megoldási készség Kreatív javaslatok kialakítása Végrehajthatóság-központú gondolkodás (gyakorlatias megállapítások és javaslatok) Kommunikáció és együttmőködés Megállapítások pontos, következetes és tömör írásba foglalása Szóbeli kommunikációs készség Írásbeli kommunikációs készség Idegen nyelv ismerete Tárgyalóképesség Együttmőködı készség (szervezeten belül) Kapcsolattartás külsı partnerekkel Csoportos megoldások segítése Attitőd

40

40

Felelısségtudat, elkötelezettség a munkavégzésben Precizitás Határidık teljesítése, idıgazdálkodás Informatikai ismeretek Szövegszerkesztés Táblázatkezelés Prezentációkészítés Közös meghajtó használata A költségvetési szervnél (és a fejezethez tartozó intézményeknél) használt informatikai rendszerek ismerete Vezetıi kompetenciák Elvégzett munka nyomon követése, ellenırzése Visszajelzés az elért eredményekrıl Visszajelzés a hibákról Önképzési lehetıség biztosítása a munkatársak részére Belsı képzés Határidık betartása /betartatása Egyértelmő feladat meghatározás

41

41

Delegálás Háttéranyagok és a munkavégzéshez szükséges információk rendelkezésre bocsátása Ütemezés / tervezés (idıgazdálkodás) Csapatmunka biztosítása Csapatépítés Változásmenedzsment

42

42

1.számú iratminta – Egyeztetı megbeszélés jegyzıkönyv JEGYZİKÖNYV Ellenırzést végzı szervezeti egység: Ellenırzött szervezet / szervezeti egység(ek): A jegyzıkönyv készítésekor jelenlévık neve, beosztása:



Ellenırzés iktatószáma: Ellenırzés címe: Jegyzıkönyv készítés dátuma: Jegyzıkönyv készítés helyszíne: A megbeszélésen elhangzottak:

A megbeszélés követıen fennmaradt / nem maradt21 fenn vitás kérdés. Ha maradt fenn vitás kérdés, akkor be kell mutatni az ellenırzöttek álláspontját:

21A megfelelő aláhúzandó.

43

43

A jegyzıkönyvhöz csatolt dokumentumok felsorolása (amennyiben releváns):



Jelenlévık aláírása:

44

44

2.számú iratminta – Ellenırzési mappa

I.

Borítólap (tartalmazza az ellenırzés címét és számát)

II.

Tartalomjegyzék

III.

Minıségbiztosítási ellenırzési lista

IV.

Megbízólevél

V.

Ellenırzési program

VI.

Ellenırzési jelentés

VII.

Munkalapok A számozás sorrendjében lefőzve valamennyi elkészített, papíralapú munkalap és nyilvántartott bizonyíték

VIII. Kommunikáció az ellenırzés során Az ellenırzési munka megkezdésérıl szóló értesítı levél, a megbeszélések emlékeztetıi, az ellenırzést követı kommunikáció

45

45

dokumentumai IX.

Elfogadott intézkedési terv és a végrehajtásához kapcsolódó információk

X.

Ellenırzést követı felmérı lap és annak elemzése

XI.

Ellenırzés nyilvántartása

46

46

3. függelék a 9/2013. (IV. 29.) önkormányzati rendelethez

Az önkormányzat önként vállalt feladatai

a) Enyingi Városi Bölcsőde b) Átlagos gondozást, ápolást nyújtó bentlakásos intézmény

31

4. függelék a 9/2013. (IV. 29.) önkormányzati rendelethez59

Az önkormányzat fenntartásában lévő intézmények

Enyingi Egyesített Szociális Intézmény

Enyingi Polgármesteri Hivatal

Enyingi Szirombontogató Óvoda

Vas Gereben Művelődési Ház és Könyvtár

Enyingi Városi Bölcsőde Enying Város Önkormányzatának Városgondnoksága

59

Kiegészítette az 525/2015.(X.28.) Képviselő-testületi határozat

32

5. függelék a 9/2013. (IV. 29.) önkormányzati rendelethez 1. Az önkormányzat székhelye, törzsszáma: 8130 Enying, Kossuth Lajos utca 26. 727387 2. Adószáma: 3. Tevékenysége: 3.1 TEÁOR szerint:

15727385-2-07 8421 Külügyek 8690 Egyéb humán-egészségügyi ellátás 8899 M.n.s. egyéb szociális ellátás bentlakás nélkül 4221 Folyadék szállítására szolgáló közmű építése 5814 Folyóirat, időszaki kiadvány kiadása 6810 Saját tulajdonú ingatlan adás-vétele 6820 Saját tulajdonú, bérelt ingatlan bérbeadása, üzemeltetése 7311 Reklámügynöki tevékenység 3600 Víztermelés, -kezelés, -ellátás 3700 Szennyvíz gyűjtése, kezelése 3811 Nem veszélyes hulladék gyűjtése 3812 Veszélyes hulladék gyűjtése 4211 Út, útpálya építése 5629 Egyéb vendéglátás 8110 Építményüzemeltetés 8621 Általános járóbeteg-ellátás 8622 Szakorvosi járóbeteg-ellátás 8623 Fogorvosi járóbeteg-ellátás 9311 Sportlétesítmény működtetése 9603 Temetkezés, temetkezést kiegészítő szolgáltatás

3.260,61,62 Enying Város Önkormányzata alaptevékenységének kormányzati funkciók szerinti besorolása: 011130 Önkormányzatok és önkormányzati hivatalok jogalkotó és általános igazgatási tevékenysége 013320 Köztemető-fenntartás és- működtetés 013350 Az önkormányzati vagyonnal való gazdálkodással kapcsolatos feladatok 016080 Kiemelt állami és önkormányzati rendezvények 045120 Út, autópálya építése 045160 Közutak, hidak, alagutak üzemeltetése, fenntartása 051030 Nem veszélyes (települési) hulladék vegyes (ömlesztett) begyűjtése, szállítása, átrakása 051050 Veszélyes hulladék begyűjtése, szállítása, átrakása 052020 Szennyvíz gyűjtése, tisztítása, elhelyezése 063020 Víztermelés,- kezelés-, ellátás 064010 Közvilágítás 066010 Zöldterület-kezelés 066020 Város-, községgazdálkodási egyéb szolgáltatások 072111 Háziorvosi alapellátás 072112 Háziorvosi ügyeleti ellátás 072311 Fogorvosi alapellátás 074011 Foglalkozás-egészségügyi alapellátás 074031 Család és nővédelmi egészségügyi gondozás 074032 Ifjúság-egészségügyi gondozás 081030 Sportlétesítmények, edzőtáborok működtetése és fejlesztése 083030 Egyéb kiadói tevékenység 096010 Óvodai intézményi étkeztetés 104030 Gyermekek napközbeni ellátása 104042 Gyermekjóléti szolgáltatások 60

Módosította és kiegészítette a 101/2014. (III. 26.) képviselő-testületi határozat Kiegészítette a 206/2014. (VI. 25.) képviselő-testületi határozat 62 Kiegészítette a 299/2015. (VI.24.) képviselő-testületi határozat

61

33

107051 107052 107053 107054 052080 041231 041232 041233 041237 016010

Szociális étkeztetés Házi segítségnyújtás Jelzőrendszeres házi segítségnyújtás Családsegítés Szennyvízcsatorna építése, fenntartása, üzemeltetése Rövid időtartamú közfoglalkoztatás Start munkaprogram- Téli közfoglalkoztatás Hosszabb időtartamú közfoglalkoztatás Közfoglalkoztatási mintaprogram Országgyűlési, önkormányzati és európai parlamenti képviselőválasztásokhoz kapcsolódó tevékenységek 016020 Országos és helyi népszavazással kapcsolatos tevékenységek 042130 Növénytermesztés, állattenyésztés és kapcsolódó szolgáltatások 047120 Piac üzemeltetése 063080 Vízellátással kapcsolatos közmű építése, fenntartása, üzemeltetése 091220 Köznevelési intézmény 1-4 évfolyamán tanulók nevelésével, oktatásával összefüggő működtetési feladatok 091140 Óvodai nevelés, ellátás működtetési feladatai 102021 Időskorúak, demens betegek tartós bentlakásos ellátása 102030 Idősek, demens betegek nappali ellátása 096020 Iskolai intézményi étkeztetés 061020 Lakóépület építése 106010 Lakóingatlan szociális célú bérbeadása, üzemeltetése

34

6. függelék a 9/2013. (IV. 29.) önkormányzati rendelethez

Az önkormányzat testvértelepülései és partnertelepülései

Jukamenszkoje – Udmurt Köztársaság

Bánffyhunyad - Románia

Bad Urach – Németország

Swierklany - Lengyelország

35