Bestek : Algemene offerteaanvraag met als onderwerp: - Als vaste gedeelte: de levering, montage, installatie en onderhoud van een gecentraliseerd systeem van registratie en beheer van de arbeidstijd en van een systeem van bewaking en toegangscontrole en dit gekoppeld aan het systeem van tijdsregistratie en arbeidstijdbeheer gesitueerd in het gebouwencomplex NORTH GALAXY; - Als voorwaardelijke gedeelte: de verwerving van elektronische prikklokken en licenties met het oog op de uitbreiding van het systeem van registratie en beheer van de arbeidstijd tot een maximum van 200 gebouwen bezet door agenten van de FOD Financiën.
Bestek n° S&L/AO/308/2012 Opening van de offertes: 30/10/2012 om 14u30
ERRATUM: p 1, 11, 13, 14
1
INHOUDSTAFEL A. ALGEMENE BEPALINGEN. .................................................................................................. 4 1. VOORWERP EN AARD VAN DE OPDRACHT........................................................................... 4 2. DUUR VAN HET CONTRACT ..................................................................................................... 8 3. AANBESTEDENDE OVERHEID – AANVULLENDE INFORMATIE. .......................................... 9 4. INFORMATIESESSIE, BEZOEK AAN HET GEBOUW, MEDEDELING VAN DE PLANNEN .... 9 5. INDIENING EN OPENING VAN DE OFFERTES ...................................................................... 11 6. LEIDENDE DIENST- LEIDEND AMBTENAAR. ........................................................................ 14 7. BESCHRIJVING VAN DE UIT TE VOEREN LEVERINGEN..................................................... 15 8. DOCUMENTEN DIE DE OPDRACHT REGELEN..................................................................... 17 9. OFFERTES. ............................................................................................................................... 18 10. PRIJS. ....................................................................................................................................... 20 11. AANSPRAKELIJKHEID VAN DE OPDRACHTNEMER ........................................................... 24 12. SELECTIECRITERIA – REGELMATIGHEID VAN DE OFFERTES – GUNNINGSCRITERIA 24 13. BORGTOCHT. .......................................................................................................................... 32 14. OPLEVERING EN KEURING VAN DE GELEVERDE GOEDEREN EN DE UITGEVOERDE DIENSTEN ...................................................................................................................................... 34 15. UITVOERING VAN DE LEVERINGEN ..................................................................................... 37 16. FACTURATIE EN BETALING VAN DE DIENSTEN................................................................. 39 17. BIJZONDERE VERPLICHTINGEN VOOR DE LEVERANCIER .............................................. 41 18. GESCHILLEN ........................................................................................................................... 46
B.
TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN...................................................................................... 47
I. TECHNISCHE SPECIFICATIES VOOR HET SYSTEEM VAN BEWAKING –EN TOEGANGSCONTROLE :................................................................................................................. 47 AX1.A. 1. Algemene beschrijving van het systeem.................................................................... 47 AX1.A. 2. Algemene architectuur ............................................................................................... 48 AX1.A. 3. Toegang tot het gebouw - Gebruikers........................................................................ 51 AX1.A. 4. Bijzondere functionaliteiten ........................................................................................ 52 AX1.A. 5. Systeembeheer .......................................................................................................... 54 AX1.A. 6. Registratie van events................................................................................................ 56 AX1.A. 7. Bijzondere functies ..................................................................................................... 57 AX1.A. 8. Typeconfiguratie van te controleren of te bewaken voorzieningen............................ 59 AX1.A. 9 Bijzondere technische specificaties .......................................................................... 69 AX1.A.10. Andere technische aspecten ..................................................................................... 76 AX1.A.11. Verslagen .................................................................................................................. 77 AX1.A.12. Subsysteem videobewaking...................................................................................... 78 AX1.A.13. Vervaardiging van de toegangsbadges..................................................................... 81 AX1.B. As-builtdossier, beheerdossier en opleidingsdossier......................................................... 81 AX1.C Installatie en ondersteuning bij de implementatie............................................................... 83 AX1.D. Onderhoud ......................................................................................................................... 83 AX1.D.1. Voorwoord ................................................................................................................... 83 AX1.D.2. Voorwerp en aard van de opdracht............................................................................. 84 AX1.D.3. Beschrijving van de te presteren diensten. ................................................................. 84 AX1.D.4. Prijzen. ........................................................................................................................ 86 AX1.D.5. Onderhoudsverslag..................................................................................................... 86 AX1.E. Detail van de uit te voeren werken .................................................................................... 87
II. TECHNISCHE SPECIFICATIES VOOR HET SYSTEEM VAN ARBEIDSTIJDREGISTRATIE: .. 93 AX2.A. 1 Algemene beschrijving van het systeem.................................................................... 93
2
AX2.A. 2 Algemene architectuur ............................................................................................... 94 AX2.A. 3 Toegang tot het gebouw - Gebruikers........................................................................ 97 AX2.A. 4 Bijzondere functionaliteiten ........................................................................................ 98 AX2.A. 5 Systeembeheer .......................................................................................................... 98 AX2.A. 6 Registratie van events................................................................................................ 99 AX2.A. 7 Bijzondere functies ................................................................................................... 100 AX2.A. 8 Gegevensoverdracht aan het tijdregistratiesysteem................................................ 100 AX2.A. 9 Bijzondere technische specificaties ......................................................................... 101 AX2.A.10 Verslagen ................................................................................................................. 103 AX2.A.11 Vervaardiging van de badges - Vaste gedeelte en Voorwaardelijke gedeelte ........ 104 AX2.B. As builtdossier, beheerdossier en opleidingsdossier....................................................... 105 AX2.C. Installatie en ondersteuning bij de implementatie............................................................ 106 AX2.D Onderhoud - Vaste gedeelte en Voorwaardelijke gedeelte .............................................. 107 AX2.D.1 Voorwoord ................................................................................................................. 107 AX2.D.2 Voorwerp en aard van de opdracht........................................................................... 107 AX2.D.3 Beschrijving van de te presteren diensten. ............................................................... 108 AX2.D.4 Prijzen. ...................................................................................................................... 109 AX2.D.5 Onderhoudsverslag................................................................................................... 109 AX2.E. Detail van de uit te voeren werken .................................................................................. 110 AX2.F. Specificaties voor het tijdbeheer ...................................................................................... 114 AX2.F.1 Wettelijke en reglementaire voorschriften ................................................................ 115 AX2.F.2 In aanmerking te nemen arbeidsprestaties .............................................................. 115 AX2.F.3 In aanmerking te nemen uurregelingtypes ............................................................... 116 AX2.F.4 Profieltypes die de inschrijver in aanmerking moet nemen...................................... 117 AX2.F.4.1 Werkkalenders (=werkschema) ........................................................................ 117 AX2.F.4.2 Beheer van de verloven en afwezigheden........................................................ 118 AX2.F.4.3 Berekening van de arbeidsprestaties................................................................ 120 AX2.F.4.4 Gewenste functionaliteiten ................................................................................ 120 AX2.G. Specificaties voor het tijdbeheer...................................................................................... 122 AX2.G.1 Lijst infrastructuurplan 2015 (zie aparte bijlage) ........................................................ 122 AX2.G.2 Wet van 14 december 2000 (zie aparte bijlage) ........................................................ 122 AX2.G.3 Koninklijk Besluit van 19 november 1998 (zie aparte bijlage) ................................... 123 AX2.G.4 Omzendbrief 476 van 28 mei 1999 (zie aparte bijlage) ............................................. 123 AX2.G.5 Onderrichten van 11 mei 1981 (zie aparte bijlage).................................................... 123 C. ADMINISTRATIEVE BIJLAGEN........................................................................................... 125 BIJLAGE 1: OFFERTEFORMULIER ............................................................................................... 125 BIJLAGE 2: PRIJSINVENTARIS ..................................................................................................... 127 BIJLAGE 3: AFTEKENINGFORMULIER PLANNEN EN SYNTHESETABEL................................. 132
3
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN Stafdienst Logistiek Afdeling Aankopen North Galaxy – Toren B – 4e verd. Koning Albert II laan 33 – bus 961 1030 BRUSSEL
BESTEK n° S&L/AO/308/2012 Algemene offerteaanvraag met als onderwerp: Als vaste gedeelte: de levering, montage, installatie en onderhoud van een gecentraliseerd systeem van registratie en beheer van de arbeidstijd en van een systeem van bewaking en toegangscontrole en dit gekoppeld aan het systeem van tijdsregistratie en arbeidstijdbeheer gesitueerd in het gebouwencomplex NORTH GALAXY; Als voorwaardelijke gedeelte: de verwerving van elektronische prikklokken en licenties met het oog op de uitbreiding van het systeem van registratie en beheer van de arbeidstijd tot een maximum van 200 gebouwen bezet door agenten van de FOD Financiën.
A. ALGEMENE BEPALINGEN. BELANGRIJK Overeenkomstig artikel 3, paragraaf 1, van het KB van 26 september 1996 wordt de aandacht van de inschrijvers erop gevestigd dat in dit bijzonder bestek werd afgeweken van: - artikel 5 van de bijlage van het Koninklijk Besluit van 26 september 1996 betreffende de borgtocht en meer bepaald wat betreft het bedrag en de aanpassing van de borgtocht te wijten aan de afwezigheid van een totale prijs en de onzekerheid over de omvang en de frequentie van de bestellingen van elektronische prikklokken tijdens de duur van deze overheidsopdracht. - artikel 49 van de Algemene Aannemingsvoorwaarden voor wat betreft het aanrekenen van de kosten van het lossen, van het uitpakken en van het stapelen op de plaats van de levering die niet in het bestek worden vermeld.
1. Voorwerp en aard van de opdracht. De opdracht is een opdracht met een voorwaardelijk gedeelte. Het bestaat uit een vast gedeelte en een voorwaardelijk gedeelte. BELANGRIJK De indiener is verplicht om zowel een prijs voor alle onderdelen van het vaste gedeelte als voor alle onderdelen van het voorwaardelijk gedeelte in te dienen. De vaste verbintenis van de aanbestedende overheid is echter beperkt tot louter en alleen het vaste gedeelte. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om het voorwaardelijke gedeelte niet te bestellen en de indiener kan des gevallens geen aanspraak maken op een schadevergoeding.
4
De uitvoering van het voorwaardelijke gedeelte zal in ieder geval enkel mogelijk gemaakt worden door de voorlopige aanvaarding door de aanbestedende overheid van de eerste vijf delen van het vaste gedeelte en door het verkrijgen van het noodzakelijke budget. Het voorwaardelijke gedeelte zal worden besteld door middel van kennisgeving of door afzonderlijke bestelbonnen. Het vaste gedeelte : Het vaste gedeelte heeft als onderwerp de realisatie van de volgende elf componenten van het voorwerp van de opdracht en van één verplichte optie:
1. De levering, montage, installatie en onderhoud van een gecentraliseerd systeem van arbeidstijdregistratie voor een maximum van 200 gebouwen bezet door de FOD Financiën; 2. De levering, montage, installatie en onderhoud van een systeem van bewaking en toegangscontrole voor het NORTH GALAXY gebouwencomplex gekoppeld aan het systeem van arbeidstijdregistratie; 3. Het demonteren en weghalen van het geheel van het bestaande systeem van bewaking en toegangscontrole in het NORTH GALAXY gebouwencomplex; 4. De levering, montage, installatie en onderhoud van maximum 2 elektronische prikklokken in het NORTH GALAXY gebouwencomplex waarschijnlijk in een verdieping van de B Toren 1; 5. De levering, die gedaan wordt in het NORTH GALAXY gebouwencomplex, van 100 “testbadges” die toelaten, volgens de modaliteiten en het toegangsniveau gewenst door de aanbestedende overheid, toegang te verlenen in het NORTH GALAXY gebouwencomplex en de tijd registreren in het gebouwencomplex NORTH GALAXY en elk ander gebouw van de FOD Financiën onder de 200 gebouwen die zouden kunnen worden uitgerust met de elektronische prikklokken in het geval van de oplichting van het voorwaardelijk gedeelte2;
1
Het beperkte aantal klokken in de vaststaande fase zal aan de aanbestedende overheid toelaten om zich te verzekeren van de conformiteit van de naleving van de diensten uitgevoerd door de aannemer aan de regels van de kunst, maar ook aan de bepalingen en voorwaarden van de opdracht, in het bijzonder voor wat betreft de goede werking van het arbeidstijdregistratiesysteem en het systeem van bewaking en toegangscontrole alsook hun goede integratie te controleren. Na de testperiode, op verzoek van de aanbestedende overheid kunnen, zonder bijkomende kosten, de twee prikklokken verplaatst worden naar een andere plaats binnen het NORTH GALAXY gebouwencomplex; 2 Een beperkt aantal bestelde badges in het kader van de vaststaande fase zal aan de aanbestedende overheid toelaten om zich te verzekeren van de conformiteit van de naleving van de diensten uitgevoerd door de aannemer aan de regels van de kunst, maar ook aan de bepalingen en voorwaarden van de opdracht, in het bijzonder voor wat betreft de goede werking van het arbeidstijdregistratiesysteem en het systeem van bewaking en toegangscontrole alsook hun goede integratie;
5
6. Het demonteren en weghalen van actuele prikklokken in het NORTH GALAXY gebouwencomplex3; 7. Het toekennen voor alle medewerkers van de Federale Overheidsdienst Financiën aanwezig in het gebouwencomplex NORTH GALAXY, van een voldoende aantal4 licenties voor de software die gebruikt zal worden voor de registratie en beheer van de arbeidstijd vanaf hun werkplaats; 8. Het toekennen voor de centrale beheerders van het systeem van arbeidstijdregistratie van voldoende5 aantal licenties voor de software gebruikt voor de registratie en beheer van de arbeidstijd; 9. Het toekennen van voldoende6 aantal licenties voor de software gebruikt voor de exploitatie en het beheer van bewaking en toegangscontrolesysteem; 10. De levering, die gedaan wordt in het NORTH GALAXY gebouwencomplex, van minimum 1000 en maximum 10.000 badges die toelaten, volgens de modaliteiten en het toegangsniveau gewenst door de aanbestedende overheid, toegang te verlenen in het NORTH GALAXY gebouwencomplex en arbeidstijd registreren in het gebouwencomplex NORTH GALAXY en elk ander gebouw van de FOD Financiën onder de 200 gebouwen die zouden kunnen worden uitgerust met de elektronische prikklokken in het geval van de oplichting van het voorwaardelijk gedeelte 7; 11. Het aanbieden van opleidingen voor centrale functionele beheerders. BELANGRIJK De uitvoering van punten 6 tot en met 11 vangen niet aan voor de voorlopige oplevering van de eerste vijf delen van het vaste gedeelte. Verplichte optie van het vaste gedeelte De FOD Financiën voorziet bovendien, als verplichte optie, in een mogelijkheid tot wisselwerking (interfacing) tussen het systeem van arbeidstijdbeheer en het systeem van gecentraliseerde elektronische agenda van de FOD Financiën (IBM Lotus Notes).
3
Het demonteren en weghalen van prikklokken in het NORTH GALAXY gebouwencomplex gebeurt pas na de voorlopige oplevering door de aanbestedende overheid van de eerste vijf delen van het vaste gedeelte; 4 Het aantal voldoende licenties is determineerbaar op basis van de types en aantal gebruikers vermeld in de technische voorschriften van onderhavig bestek ; elke agent aanwezig in het NORTH GALAXY gebouwencomplex moet in ieder geval zijn arbeidstijd kunnen registreren vanuit zijn werkplaats; 5 Het aantal voldoende licenties is determineerbaar op basis van de types en aantal gebruikers vermeld in de technische voorschriften van onderhavig bestek ; 6 Het aantal voldoende licenties is determineerbaar op basis van de types en aantal gebruikers vermeld in de technische voorschriften van onderhavig bestek ; 7 Een beperkt aantal bestelde badges in het kader van de vaststaande fase zal aan de aanbestedende overheid toelaten om zich te verzekeren van de conformiteit van de naleving van de diensten uitgevoerd door de aannemer aan de regels van de kunst, maar ook aan de bepalingen en voorwaarden van de opdracht, in het bijzonder voor wat betreft de goede werking van het arbeidstijdregistratiesysteem en het systeem van bewaking en toegangscontrole alsook hun goede integratie;
6
Het doel is om de geregistreerde afwezigheidsgegevens van het systeem werktijdbeheer, automatisch over te brengen in de elektronische agenda. De verschillende aan te bieden modules dienen naar de gebruiker toe zich functioneel te gedragen als één modulair en geïntegreerd systeem.
Het voorwaardelijke gedeelte: Het voorwaardelijke gedeelte heeft als onderwerp de realisatie van de volgende zes componenten voortkomend uit het voorwerp van de opdracht:
1. Het toekennen voor alle medewerkers van de Federale Overheidsdienst Financiën aanwezig in de gebouwen anders dan dezen in het gebouwencomplex NORTH GALAXY, van een voldoende aantal 8 licenties voor de software die gebruikt zal worden voor de registratie en beheer van de arbeidstijd vanaf hun werkplaats. 2. Het toekennen voor de lokale beheerders en eventuele extra centrale beheerders van het systeem van arbeidstijdregistratie van voldoende aantal9 licenties voor de software gebruikt voor de registratie en beheer van de arbeidstijd; 3. De levering, montage, installatie en het onderhoud van elektronische prikklokken in een maximum van 200 gebouwen10 bezet door de FOD Financiën verspreid over het hele nationale grondgebied, daarbij inbegrepen het NORTH GALAXY gebouwencomplex; 4. Het demonteren en weghalen van prikklokken in een maximum van 200 gebouwen bezet door de FOD Financiën; 5. De levering, die gedaan wordt in het NORTH GALAXY gebouwencomplex, van minimum 10.000 en maximum 70.000 badges die toelaten, volgens de modaliteiten en het toegangsniveau gewenst door de aanbestedende overheid, toegang te verlenen in het NORTH GALAXY gebouwencomplex en arbeidstijd registreren in het gebouwencomplex NORTH GALAXY en elk ander gebouw van de FOD Financiën onder de 200 gebouwen die zouden kunnen worden uitgerust met de elektronische prikklokken in het geval van de oplichting van het voorwaardelijk gedeelte 11;
8
Het aantal voldoende licenties is determineerbaar op basis van de types en aantal gebruikers vermeld in de technische voorschriften van onderhavig bestek. Elke agent aanwezig in een gebouw anders dan het NORTH GALAXY gebouwencomplex moet in ieder geval zijn arbeidstijd kunnen registreren vanuit zijn werkplaats; 9 Het aantal voldoende licenties is determineerbaar op basis van de types en aantal gebruikers vermeld in de technische voorschriften van onderhavig bestek ; 10 Het aantal gebouwen waar de prikklokken dienen te worden geïnstalleerd hangt af van de beschikbare budgettaire middelen en de uitvoering van het infrastructuurplan Horizon 2015 van de FOD FINANCIËN; voor meer details wordt verwezen naar punt 7.2 “Planning en fasering” van onderhavig bestek; 11 Een beperkt aantal bestelde badges in het kader van het vaste gedeelte zal aan de aanbestedende overheid toelaten om zich te verzekeren van de conformiteit van de naleving van de diensten uitgevoerd door de aannemer aan de regels van de kunst, maar ook aan de bepalingen en voorwaarden van de opdracht, in het bijzonder voor
7
6. Het aanbieden van opleidingen voor de lokale functionele beheerders en de eventuele extra centrale beheerders. BELANGRIJK In het kader van deze opdracht, worden er maximum vijf dagen opleiding voor het vaste gedeelte en voor het voorwaardelijke gedeelte samen aangeboden. Procedure De gekozen procedure is deze van de Algemene Offerteaanvraag. Onderhavige overheidsopdracht bestaat uit een gemengde overheidsopdracht. De gemengde overheidsopdracht is een opdracht waarvan de prijzen zijn vastgelegd volgens de verschillende manieren waarvan sprake in alinea’s 2 tot en met 4 van artikel 86 van het KB van 8 januari 1996. Hiervoor wordt verwezen naar punt 10.1 “Prijs” van onderhavig bestek. Varianten zijn niet toegestaan. Deze opdracht bestaat uit een enkel perceel.
2. Duur van het contract Het vaste gedeelte begint op de eerste kalenderdag die volgt op de dag waarop de leverancier de kennisgeving van de gunning van de opdracht heeft ontvangen en wordt afgesloten voor een periode van vijf jaar. Het voorwaardelijke gedeelte begint op de eerste kalenderdag die volgt op de dag waarop de leverancier de kennisgeving van de beslissing van de aanbestedende overheid om het voorwaardelijke gedeelte van deze opdracht te lichten, heeft ontvangen en wordt afgesloten voor een periode die eindigt in dezelfde tijd als het vaste gedeelte. De uitvoering van de leveringen voorzien in het onderhavig bestek moet, in alle gevallen, worden beëindigd binnen de voorziene termijn, in overeenstemming met punt 7.2. Aan het einde van de periode van vijf jaar die begint op de eerste kalenderdag die volgt op de dag waarop de leverancier de kennisgeving van de gunning van de opdracht heeft ontvangen, kan, op uitdrukkelijk verzoek van de aanbestedende overheid, het contract worden verlengd van jaar tot jaar, zonder onderhandelingen, onder dezelfde voorwaarden met betrekking tot de enige onderhoudsprestaties van de systemen en andere benodigdheden gekocht in het kader van het vaste gedeelte en het voorwaardelijke gedeelte, mits:
-
De totale duurtijd van de opdracht de 15 jaar niet overschrijdt; De aanbestedende overheid de leverancier schriftelijk op de hoogte brengt van zijn wens om het contract te vernieuwen ten minste één maand voor de verjaardagsdatum van deze laatste.
wat betreft de goede werking van het arbeidstijdregistratiesysteem en het systeem van bewaking en toegangscontrole alsook hun goede integratie;
8
BELANGRIJK De leverancier kan geen aanspraak maken op schadevergoeding of een herziening van de voorwaarden van de opdracht in geval van de vernieuwing van de opdracht. Op grond van artikel 7 van de wet van 24 december 1993, voor wat betreft de enkele diensten van onderhoud, wordt de jaarlijkse prijsherziening toegestaan onder de voorwaarden bepaald in 10.2. Prijsherziening van onderhavig bestek.
3. Aanbestedende overheid – Aanvullende informatie. De aanbestedende overheid is de Belgische Staat vertegenwoordigd door de minister van Financiën. Bijkomende inlichtingen betreffende de procedure of de inhoud van de opdracht kunnen worden verkregen bij de FOD Financiën op het volgende e-mailadres:
[email protected] met vermelding van de referentie en de titel “TCTR”, of telefonisch, op het volgende telefoonnummer: -
Emmanuelle VANDAMME (Inspecteur Fiscaal bestuur; Stafdienst P&O)
0257/89259
BELANGRIJK Gebruik door andere federale aanbestedende overheden De FOD Financiën is de aanbestedende overheid die bevoegd is voor de supervisie en de controle over de opdracht. In het kader van deze opdracht en in overeenstemming met artikel 2, 4° van de wet van 15 juni 2006, kunnen andere federale aanbestedende overheden of federale overheidsbedrijven evenwel verwijzen naar de voorwaarden van deze opdracht om tegemoet te komen aan eventuele behoeften, zonder hiertoe te moeten terugvallen op de mededinging. Bijgevolg moet men, telkens er melding wordt gemaakt van de « FOD Financiën » in deze tekst, daadwerkelijk lezen « FOD Financiën » voor alles wat betreft de gunning of eraan voorafgaat, of «FOD Financiën of een andere federale en programmatorische overheidsdiensten, alsook de instellingen die hieronder ressorteren ».
4. Informatiesessie, bezoek aan het gebouw, mededeling van de plannen 4.1 Informatiesessie Gezien de complexiteit van de opdracht heeft de aanbestedende overheid besloten om een eenmalige infosessie te organiseren ten behoeve van kandidaat-inschrijvers. Deze informatiesessie zal plaatsvinden op 26 september 2012 om 10.00 uur in een van de vergaderzalen van NORTH GALAXY, bereikbaar via de bezoekersingang, Koning Albert II-laan 33 te 1030 BRUSSEL.
9
Tijdens deze informatiesessie zal een overzicht worden gegeven van het voorwerp van de opdracht. Om de informatiesessie vlot te laten verlopen, worden de kandidaat-inschrijvers verzocht om hun vragen via e-mail door te geven aan de aanbestedende overheid op het volgende emailadres:
[email protected]. Tijdens deze sessie zullen enkel de vragen worden behandeld die de aanbestedende overheid uiterlijk op 16 september 2012 om 16 uur, heeft ontvangen. In het onderwerp van de e-mail vermeldt de inschrijver “TCTR”. Alle vragen dienen verplicht duidelijk te verwijzen naar de bijhorende referenties van het bestek (bijvoorbeeld deel 1, punt 1.1, paragraaf 1, pagina1) met vermelding van de taal van het bestek (de paginanummers kunnen verschillen naar gelang de taal van het bestek). Aan de ingang van de vergaderzaal zal aan elke deelnemer worden gevraagd om op een formulier dat ter beschikking wordt gesteld om de identiteit van het bedrijf dat ze vertegenwoordigen, hun naam en hun handtekeningen op te geven. De aanbestedende overheid zal het proces-verbaal van de informatievergadering publiceren op de website van de FOD Financiën http://minfin.fgov.be in de rubriek “Overheidsopdrachten”. Als er geen vragen worden gesteld tijdens de voorgeschreven termijn, dan zal er geen proces-verbaal gepubliceerd worden. 4.2 Bezoek aan het gebouw Het bezoek aan het gebouw zal als volgt verlopen: Gebouw Koning Albert II laan 33 te 1030 Brussel
Datum 26 september 2012 om 11h
Het bezoek wordt beperkt tot bepaalde verdiepingen van het gebouw. Behoudens een uitdrukkelijk verbod van de vertegenwoordiger van de aanbestedende overheid is het gebruik van camera’s en fototoestellen toegestaan voor wat betreft het voorwerp van onderhavig bestek. Het is niet toegelaten om te filmen of foto’s te nemen van het personeel alsook van alle documenten of informatie weergegeven op de schermen voor zover die geen directe relevantie hebben voor het voorwerp van de opdracht. 4.3 Gemeenschappelijke bepalingen informatiesessie en bezoek aan het gebouw BELANGRIJK Een inschrijver mag niet door meer dan twee personen worden vertegenwoordigd tijdens het bezoek aan het gebouw en/of de informatiesessie. Bij zowel de informatiesessie als het bezoek aan het gebouw dienen de kandidaat-inschrijver via een e-mail naar
[email protected] vóór 16 september 2012 laten weten of hij van plan is om deel te nemen aan de informatiesessie en/of het bezoek aan het gebouw. De inschrijver vermeldt in de inschrijvingsmail de naam en de functie van de personen (maximaal 2 personen) die aanwezig zullen zijn bij de informatiesessie en/of het bezoek aan het gebouw. In het onderwerp van de e-mail vermeldt hij “TCTR”.
10
BELANGRIJK Om deel te nemen aan de informatiesessie en/of het bezoek aan het bedrijf, moeten de bezoekers aan de hand van een door een verantwoordelijke van hun bedrijf ondertekend document kunnen bewijzen dat ze tot het genoemde bedrijf behoren. Als dit document niet wordt voorgelegd, kan de vertegenwoordiger van de aanbestedende overheid de toegang weigeren. 4.4 Mededeling van de plannen en synthese tabel De plannen en de synthese tabel kunnen gratis worden verkregen bij een medewerker van de Afdeling Aankopen bij volgend adres, tot 30 oktober 2012, door de aflevering van het in het formulier bijgevoegd in bijlage 3 ingevuld en ondertekend. De vertegenwoordiger van de aanbestedende overheid kan verzoeken tot het tonen van een bewijs van identiteit. Afdeling Aankopen NORTH GALAXY – Toren B4 Koning Albert II-laan 33 1030 BRUSSEL NORTH GALAXY is enkel toegankelijk via de ingang “bezoekers”, gelegen op de benedenverdieping, Koning Albert II-laan 33 te 1030 BRUSSEL en dit enkel tijdens de kantooruren, d.w.z. van 9 tot 11.45 uur en van 14 tot 16 uur.
5. Indiening en opening van de offertes De offertes worden, vóór de opening ervan, ofwel elektronisch ingediend via de e-tenderingapplicatie (zie hieronder voor meer informatie), ofwel via de post (een aangetekend schrijven wordt aanbevolen) verzonden, ofwel persoonlijk neergelegd bij de aanbestedende overheid. De offertes worden aanvaard voor zover de openingszitting van de offertes nog niet geopend is verklaard. 5.1. Offertes verzonden via elektronische middelen De elektronische offertes kunnen verstuurd worden via de e-tendering internetsite https://eten.publicprocurement.be/ die de naleving waarborgt van de voorwaarden van artikel 81 quater van het KB van 8 januari 1996. Er dient opgemerkt te worden dat het versturen van een offerte per e-mail niet aan deze voorwaarden voldoet. Daarom wordt het niet toegestaan op deze wijze offerte in te dienen. Afgezien van eventuele toegestane varianten, mag iedere inschrijver slechts één offerte indienen per opdracht. De inschrijver kan bepaalde bij te voegen documenten die niet of uiterst moeilijk via elektronische middelen kunnen worden aangemaakt op papier bezorgen vóór de uiterste ontvangstdatum. Indien nodig worden de attesten zoals gevraagd in S&L/AO/308/2012 gescand om ze bij de offerte te voegen. Door zijn offerte volledig of gedeeltelijk via elektronische middelen in te dienen, aanvaardt de inschrijver dat de gegevens die voortvloeien uit de werking van het ontvangstsysteem van zijn offerte worden geregistreerd. (Artikel 81 quater van het KB van 8 januari 1996).
11
De offerte moet bij de aanbestedende overheid toekomen vóór de uiterste ontvangstdatum van de offertes. Om te verhelpen aan sommige problemen die zich kunnen voordoen bij de overlegging, de ontvangst of de opening van met elektronische middelen ingediende offertes geeft de aanbestedende overheid aan de inschrijver de toestemming om zowel een offerte, overgelegd met elektronische middelen, in te dienen als een veiligheidskopie, opgesteld met elektronische middelen of op papier. Deze veiligheidskopie wordt in een definitief gesloten envelop gestoken waarop duidelijk “veiligheidskopie” wordt vermeld en wordt binnen de opgelegde ontvangsttermijn ingediend. Deze kopie mag enkel worden geopend ingeval van een tekortkoming bij de overlegging, de ontvangst of de opening van de met elektronische middelen overgelegde offerte. Ze vervangt in dat geval definitief het met elektronische middelen overgelegd stuk. De veiligheidskopie is voor het overige onderworpen aan de op de offertes toepasselijke regels van dit bestek en het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996. Meer informatie kan worden teruggevonden op volgende website : http://www.publicprocurement.be of Via de e-procurement helpdesk (tel: +32 (0)2 790 52 00 of E-mail
[email protected])
BELANGRIJK 1. Het is de inschrijver aangewezen zich aan te melden de dag vóór de opening van de offertes ten einde contact te kunnen opnemen met de helpdesk van eprocurement om eventuele toegangsproblemen tot de site https://eten.publicprocurement.be/ op te lossen. 2. Men moet rekening houden dat de grootte van het bestand ingediend via elektronische weg de 350 Mo niet mag overschrijden. 5.2. Niet via elektronische middelen ingediende offertes De offertes moeten door de inschrijver of diens vertegenwoordiger worden ingediend: - ofwel persoonlijk aan de voorzitter op de dag van de openingszitting, voordat hij de zitting opent; - door ze te overhandigen aan een ambtenaar van de Afdeling Aankopen, ten laatste op de laatste werkdag vóór de opening van de offertes; - per post. Voor elke andere verzendingswijze (zoals Taxipost, expresbrief, enz.) is de inschrijver volledig aansprakelijk. De offertes worden aanvaard voor zover de openingszitting van de offertes nog niet geopend is verklaard. Een laattijdig aangekomen offerte wordt echter in aanmerking genomen voor zover: -
de aanbestedende overheid haar beslissing nog niet heeft bekendgemaakt aan de opdrachtnemer, en dat de offerte per aangetekend schrijven neergelegd werd ten laatste vier kalenderdagen voorafgaand aan de vastgestelde datum voor ontvangst van de offertes.
De offerte dient te worden ingediend in drie exemplaren op papier, waarvan een origineel en een exemplaar op elektronische drager (cd-rom) in pdf-formaat.
12
In geval van afwijkingen tussen de versie op papier en de elektronische versie (cd-rom) zal het originele exemplaar van de versie op papier als geldig worden beschouwd. De inschrijver zal overgaan tot een virusscan van de elektronische drager om te vermijden dat de informatica-infrastructuur van de FOD Financiën met een virus besmet zou worden. Hij zal in zijn offerte melding maken van: het gebruikte programma voor de ScanVirus (en de versie ervan) en de garantie dat het medium is gecontroleerd en geen virus bevat. De FOD Financiën zal tevens een virusscan uitvoeren na de opening van de offertes. De offerte moet in een gesloten omslag worden gestopt waarop de volgende twee vermeldingen zijn aangebracht: - de referentie van het bijzonder bestek: S&L/AO/308/2012 - de datum en het tijdstip van de opening van de offertes: 30 oktober 2012. Deze verzegelde omslag wordt in een tweede omslag gestoken met de volgende vermeldingen: - in de linkerbovenhoek: - het woord: “OFFERTE” - de referentie van het bijzonder bestek: S&L/AO/308/2012 - indien de inschrijving per drager wordt ingediend: de gegevens betreffende de contactpersonen die belast zijn met de inontvangstneming van de offertes: BOGO Gwen (NL) 0257/56824 LACROIX Isabellel (FR) 0257/63023 SPRUYT Raphaël (FR) 0257/80299 VANHAUWERMEIREN Roel (NL) 0257/80427 WOUTERS Bart (NL) 0257/77524 - op de daartoe voorziene plaats: het adres van de geadresseerde. De inschrijver die zijn offerte per drager indient, dient te weten dat de NORTH GALAXY enkel toegankelijk is via de ingang “bezoekers”, gelegen op de benedenverdieping, Koning Albert II-laan 33 te 1030 BRUSSEL en dit enkel tijdens de kantooruren, d.w.z. van 9 tot 11.45 uur en van 14 tot 16 uur. Indien de offerte per drager wordt ingediend, zal enkel een ontvangstbewijs worden afgeleverd indien daarom uitdrukkelijk wordt gevraagd. Er weze op gewezen dat enkel dit ontvangstbewijs als bewijs voor het indienen van de offerte kan dienen. De inschrijver is volledig aansprakelijk voor de verzendingswijze en inontvangstneming van zijn offerte binnen de toegestane termijnen. De offertes moeten worden verstuurd naar of worden ingediend op het volgende adres:
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN Stafdienst Personeel & Organisatie CONCEPTCEL ARBEIDSVOORWAARDEN T.a.v. Mevrouw Emmanuelle VANDAMME, Inspecteur Fiscaal Bestuur NORTH GALAXY – Toren B21 Koning Albert II-laan 33 - Bus 80 1030 Brussel
13
Op 30 oktober 2012 om 14.30 uur zal in de vergaderzaal op B4 van de NORTH GALAXY, Koning Albert II-laan 33 te 1030 BRUSSEL, worden overgegaan tot het openen van de offertes die voor deze opdracht zijn ingediend (zonder bekendmaking van de prijzen). 5.3. Wijzigen of intrekken van een reeds ingediende offerte Als een inschrijver een reeds verstuurde of ingediende offerte wil intrekken of wijzigen, dient dit te gebeuren in overeenstemming met de bepalingen van artikel 105 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996. Het wijzigen of intrekken van een reeds ingediende offerte is mogelijk via de elektronische middelen die voldoen aan de voorschriften van artikel 81 quater van het koninklijk besluit van 8 januari 1996 of op papier. Om een reeds verstuurde of ingediende offerte te wijzigen of in te trekken, is een correct door de inschrijver of diens gemachtigde ondertekende verklaring vereist. Het voorwerp en de draagwijdte van de wijzigingen moeten, op straffe van nietigheid van de offerte, nauwkeurig worden vermeld. De intrekking moet onvoorwaardelijk zijn. De intrekking kan ook per telegram, telex of fax worden meegedeeld, voor zover dat: 1° ze toekomt bij de voorzitter van de zitting voor de opening van de offertes voordat hij de zitting opent; 2° ze wordt bevestigd met een aangetekende brief, a fgegeven bij de post, uiterlijk op de dag die voorafgaat aan de dag van de zitting voor de opening van de offertes. Deze voorwaarde is niet van toepassing indien gebruik wordt gemaakt van elektronische middelen die voldoen aan de voorschriften van artikel 81 quater van het koninklijk besluit van 8 januari 1996.
6. Leidende dienst- leidend ambtenaar. De leidende dienst zoals bedoeld in de artikelen 1 en 2 van de algemene aannemingsvoorwaarden vertegenwoordigt de aanbestedende overheid. Alleen de leidende dienst is bevoegd voor het toezicht op de opdracht alsook voor de controle ervan. Voor deze opdracht werd een leidend ambtenaar aangewezen:
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN Stafdienst Personeel en Organisatie De heer Kurt Van Raemdonck Directeur Personeel & Organisatie NORTH GALAXY – toren B – 16e verdieping Koning Albert II-laan 33 - Bus 80 1030 Brussel De leidend ambtenaar kan een deel van zijn bevoegdheden delegeren.
14
7. Beschrijving van de uit te voeren leveringen 7.1 Beschrijving Hiervoor wordt verwezen naar punt “1. Voorwerp en aard van de opdracht” en aan de Technische voorschriften van onderhavig bestek. 7.2 Planning en Fasering De opdracht is een opdracht met een voorwaardelijk gedeelte. Zij bestaat uit een vast gedeelte en een voorwaardelijk gedeelte. Het vaste gedeelte: De volgende componenten van het vaste gedeelte van de opdracht dienen te worden uitgevoerd binnen een termijn die niet langer mag zijn dan 6 maanden te beginnen van de gunning van de overheidsopdracht ongeacht of de verplichte optie nu door de aanbestedende overheid gelicht wordt of niet : 1. De levering, montage, installatie en onderhoud van een gecentraliseerd systeem van arbeidstijdregistratie voor een maximum van 200 gebouwen bezet door de FOD Financiën; 2. De levering, montage, installatie en onderhoud van een systeem van bewaking en toegangscontrole voor het NORTH GALAXY gebouwencomplex gekoppeld met het systeem van arbeidstijdregistratie; 3. Het demonteren en weghalen van het geheel van het bestaande systeem van bewaking en toegangscontrole in het NORTH GALAXY gebouwencomplex; 4. De levering, montage, installatie en onderhoud van maximum 2 elektronische prikklokken in het NORTH GALAXY, gebouwencomplex waarschijnlijk in een verdieping van de B Toren; 5. De levering, die gedaan wordt in het NORTH GALAXY gebouwencomplex, van 100 “testbadges“; 6. Het demonteren en weghalen van actuele prikklokken in het NORTH GALAXY gebouwencomplex12; 7. Het toekennen voor alle medewerkers van de Federale Overheidsdienst Financiën aanwezig in het gebouwencomplex NORTH GALAXY van een voldoende aantal licenties voor de software die gebruikt zullen worden voor de registratie en beheer van de arbeidstijd vanaf hun werkplaats 8. Het toekennen voor de centrale beheerders van het systeem van arbeidstijdregistratie van voldoende aantal licenties voor de software gebruikt voor de registratie en beheer van de arbeidstijd; 9. Het toekennen van voldoende aantal licenties voor de software gebruikt voor de exploitatie en het beheer van bewaking –en toegangscontrolesysteem. 12
Het demonteren en weghalen van prikklokken in het NORTH GALAXY gebouwencomplex gebeurt pas na de voorlopige oplevering door de aanbestedende overheid van de eerste vijf delen van het vaste gedeelte;
15
BELANGRIJK De uitvoering van punten 6 tot en met 9 vangen niet aan voor de voorlopige oplevering van de eerste vijf delen van het vaste gedeelte. Tijdens de gehele duur van de opdracht, nadat de voorlopige oplevering van de eerste vijf delen van het vaste gedeelte heeft plaatsgevonden, kan de aanbestedende overheid badges bestellen per lot van duizend binnen de limieten voorzien voor het vaste gedeelte. De badges worden geleverd bij het gebouwencomplex NORTH GALAXY binnen de 30 kalenderdagen vanaf het verzenden van de bestelbon. Tijdens het eerste jaar van de uitvoering van de opdracht, nadat de voorlopige oplevering van de eerste vijf delen van het vaste gedeelte heeft plaatsgevonden, kan de aanbestedende overheid opleidingen bestellen voor de centrale beheerders. Deze opleidingen worden georganiseerd binnen de 30 kalenderdagen vanaf het verzenden van de bestelbon. Het voorwaardelijke gedeelte De uitvoering van het voorwaardelijke gedeelte wordt alleen mogelijk gemaakt door de voorlopige oplevering door de aanbestedende dienst van de eerste vijf delen van het vaste gedeelte en door het verkrijgen van het noodzakelijke budget. Het voorwaardelijke deel zal worden besteld door middel van kennisgeving of door afzonderlijke bestelbonnen. Het toekennen voor alle medewerkers van de Federale Overheidsdienst Financiën aanwezig in andere gebouwen dan het NORTH GALAXY gebouwencomplex, van een voldoende aantal licenties voor de software die gebruikt zal worden voor de registratie en beheer van de arbeidstijd vanaf hun werkplaats, moet plaatsvinden in 30 kalenderdagen vanaf het verzenden van de bestelbon. De levering en installatie van elektronische prikklokken vindt plaats gedurende de 2 eerste jaren van deze overheidsopdracht gerekend vanaf de dag die volgt op de bekendmaking van de gunning van de opdracht, volgens het ritme van de bestelbonnen. Op dit ogenblik kan de aanbestedende overheid niet het exacte aantal prikklokken die ze jaarlijks voor deze overheidsopdracht zullen bestellen met absolute zekerheid vaststellen. Op het moment van de opmaak van het bestek, heeft de aanbestedende overheid de intentie het geheel aan gebouwen die werden opgenomen in het infrastructuurplan Horizon 2015 uit te rusten met elektronische prikklokken, met uitzondering van sommige gebouwen die te klein of te specifiek zijn zoals sommige douane kantoren gelegen in de havens of luchthavens. Het aantal gebouwen waar de elektronische prikklokken worden geïnstalleerd hangt bovendien af van de beschikbaarheid van de budgettaire middelen. Echter, in het geval dat het voorwaardelijk gedeelte wordt gelicht, kan de aanbestedende overheid zich engageren voor deze minimale en maximale hoeveelheden :
16
Jaar van uitvoering
Minimum
Maximum
1
150
250
2
150
250
Tijdens de gehele duur van de opdracht, kan de aanbestedende overheid badges bestellen per lot van duizend binnen de limieten voorzien voor het voorwaardelijk gedeelte. De badges worden geleverd bij het gebouwencomplex NORTH GALAXY binnen de 30 kalenderdagen vanaf het verzenden van de bestelbon. Gedurende de 3 eerste jaren van deze overheidsopdracht gerekend vanaf de dag die volgt op de bekendmaking van de gunning van de opdracht, kan de aanbestedende overheid opleidingen bestellen voor de lokale beheerders en de eventuele extra centrale beheerders, zonder echter dat het totale aantal van de opleidingen, van vaste gedeelte en voorwaardelijke gedeelte samen, meer bedraagt dan vijf dagen. Deze opleidingen worden georganiseerd binnen de 30 kalenderdagen vanaf het verzenden van de bestelbon.
BELANGRIJK De onderhoudsprestaties betreffende de installaties, systeem van toegangscontrole en systeem van arbeidstijdregistratie vangen aan na het einde van de garantie van 1 jaar en worden uitgevoerd tijdens de duur van het contract. Voor wat betreft de onderhoudsdiensten kan, aan het einde van de periode van vijf jaar die begint op de eerste kalenderdag die volgt op de dag waarop de leverancier de kennisgeving van de gunning van de opdracht heeft ontvangen, op uitdrukkelijke vraag van de aanbestedende overheid de opdracht verlengd worden van jaar tot jaar voor een maximale periode van ten hoogste vijftien jaar.
8. Documenten die de opdracht regelen. 8.1. Wetgeving - De wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten (BS van 22 januari 1994); - Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten van werken, leveringen en diensten en de concessies van openbare werken (BS van 26 januari 1996); - Het koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken + bijlage: algemene aannemingsvoorwaarden (AAV) voor de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en voor de concessies voor openbare werken (BS van 18 oktober 1996); - Alle wijzigingen aan de voornoemde wet en aan de voornoemde besluiten die van kracht zijn op de dag van de opening van de offertes; 8.2. Documenten betreffende de opdracht. - De in het Bulletin der Aanbestedingen en de in het Publicatieblad van de Europese Unie gepubliceerde berichten en rechtzettingen betreffende deze opdracht maken integraal deel uit van het onderhavige bestek. De inschrijver wordt geacht er kennis van te hebben genomen en er bij het opmaken van zijn offerte rekening mee te hebben gehouden;
17
-
Dit bijzonder bestek nr. S&L/AO/308/2012 de laatste versie ter beschikking gesteld van de indieners op de site van Financiën www.minfin.fgov.be; De offerte van de opdrachtnemer goedgekeurd door de aanbestedende overheid.
9. Offertes. 9.1. Gegevens die moeten worden vermeld in de offerte. De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op artikel 10 van de wet van 24 december 1993 en op artikel 78 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de onverenigbaarheden.
BELANGRIJK De inschrijver is verplicht het bij dit bestek gevoegde offerteformulier te gebruiken alsook inventaris van de prijs. Indien echter andere documenten worden gebruikt, moet hij op elk van deze documenten verklaren dat het document conform de bij het bijzonder bestek behorende modellen is (art. 89 van het KB van 8 januari 1996). De offerte, het offerteformulier en de inventaris van de prijs worden opgesteld in het Nederlands of in het Frans. De inschrijver geeft aan welke taal hij kiest voor de interpretatie van het contract. Indien hij dit niet uitdrukkelijk aangeeft, wordt er van uitgegaan dat hij de taal kiest waarin zijn offerte is opgemaakt. De inschrijver nummert de pagina’s van zijn offerte. Door zijn offerte in te dienen, ziet de inschrijver automatisch af van zijn algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden, zelfs als deze in de een of andere bijlage bij zijn offerte vermeld zijn. In de offerte moeten de volgende inlichtingen worden verstrekt: -
-
totale bedragen in letters en cijfers (exclusief btw); btw-bedragen; totale bedragen in letters en cijfers (inclusief btw); de eenheidsprijzen (exclusief btw); het btw-bedrag; de eenheidsprijzen (inclusief btw); de handtekening van de persoon die bevoegd is om de offerte te ondertekenen; de hoedanigheid van de persoon die de offerte ondertekent; de datum waarop de voornoemde persoon de offerte heeft ondertekend; het complete inschrijvingsnummer van de inschrijver in de Kruispuntbank voor Ondernemingen (voor de Belgische inschrijvers); het inschrijvingsnummer bij de RSZ; het nummer en de naam van de bankrekening van de inschrijver bij de Bank van de Post of bij een andere financiële instelling; de naam, de voornaam, de hoedanigheid of het beroep, de nationaliteit en de woonplaats van de inschrijver, of, indien het een vennootschap betreft, de handelsnaam of benaming, juridische vorm, nationaliteit en maatschappelijke zetel; alle vereiste elementen en documenten voor de evaluatie van de offertes.
18
BELANGRIJK Voor elke offerte die wordt ingediend door een gemachtigde, voegt de lasthebber bij de offerte de rechtsgeldige of onderhandse akte (of een kopie van die akte) de bewijst dat hij ertoe gemachtigd is om de entiteit waarvoor hij inschrijft, te verbinden. De lasthebber kan eveneens het nummer vermelden van de bijlage bij het Belgisch Staatsblad waarin de lastgeving is gepubliceerd. 9.2. Structuur van de offerte De offerte van de indiener dient te bestaan uit de volgende te onderscheiden delen: Deel A « Administratief Deel » Dit deel bestaat uit de volgende onderdelen:
I. Offerteformulier In dit hoofdstuk stelt de inschrijver in de opgelegde volgorde de volgende stukken voor: 1. het ingevulde, gedateerde en ondertekende offerteformulier; 2. voor elke offerte die wordt ingediend door een lasthebber: de rechtsgeldige of onderhandse akte (of een kopie van die akte) die door de lasthebber wordt bijgevoegd als bewijs dat hij ertoe gemachtigd is om de entiteit waarvoor hij inschrijft, te verbinden. De lasthebber kan eveneens het nummer vermelden van de bijlage bij het Belgisch Staatsblad waarin de lastgeving is gepubliceerd. II. Documenten betreffende de selectiecriteria In dit hoofdstuk stelt de inschrijver de volgende stukken voor in de opgelegde volgorde: 1. Documenten betreffende de selectiecriteria ter staving van de financiële en economische draagkracht van de inschrijver. ∇ De verklaring omtrent de omzet betreffende de leveringen en diensten waarnaar de opdracht verwijst, gerealiseerd in de loop van de drie laatste jaren. 2. Documenten betreffende de selectiecriteria ter staving van de technische draagkracht van de inschrijver. ∇ ∇
De referenties vereist onder punt 12.1 van het bestek. De indiener duidt de delen van de opdracht aan waar hij eventueel de intentie heeft tot onderaanneming.
Deel B « Financieel deel » Dit deel omvat: 1. De complete prijslijst.
19
Deel C « Technisch deel » In dit deel, herneemt de indiener het geheel aan informatie die de aanbestedende overheid toelaat om de offerte te evalueren op basis van de gunningscriteria opgenomen in punt 12.3.1 van onderhavig bestek. Deel D « Bijlagen » In dit deel voegt de inschrijver alle bijlagen en nuttige documenten die niet worden geëist in de vorige delen. 9.3. Geldigheidsduur van de offerte. De inschrijvers blijven door hun offerte gebonden gedurende een termijn van 180 kalenderdagen vanaf de dag na die waarop de offertes worden geopend.
10. Prijs. 10.1. Prijs. Gemengde opdracht Onderhavige overheidsopdracht bestaat uit een gemengde opdracht. De gemengde opdracht is een opdracht waarvan de prijzen zijn vastgelegd volgens de verschillende manieren waarvan sprake in alinea’s 2 tot en met 4 van artikel 86 van het KB van 8 januari 1996. Prijs van het vast gedeelte De volgende onderdelen gebeuren volgens forfaitaire globale prijzen:
De levering, montage en installatie van een gecentraliseerd systeem van arbeidstijdregistratie voor een maximum van 200 gebouwen bezet door de FOD Financiën;
De levering, montage en installatie van een systeem van bewaking en toegangscontrole voor het NORTH GALAXY gebouwencomplex gekoppeld met het systeem van arbeidstijdregistratie;
Het demonteren en weghalen van het geheel van het bestaande systeem van bewaking en toegangscontrole in het NORTH GALAXY gebouwencomplex;
Het toekennen voor alle medewerkers van de Federale Overheidsdienst Financiën aanwezig in het NORTH GALAXY gebouwencomplex van een voldoende aantal licenties voor de software die gebruikt zal worden voor de registratie en beheer van de arbeidstijd vanaf hun werkplaats;
Het toekennen voor de centrale beheerders van het systeem van arbeidstijdregistratie van een voldoende aantal licenties voor de software gebruikt voor de registratie en beheer van de arbeidstijd;
20
Het toekennen van een voldoende aantal licenties voor de software gebruikt voor de exploitatie en het beheer van bewaking en toegangscontrolesysteem;
De levering, die gedaan wordt in het NORTH GALAXY gebouwencomplex, van 100 “ testbadges “ die toelaten, volgens de modaliteiten en het toegangsniveau gewenst door de aanbestedende overheid, toegang te verlenen in het NORTH GALAXY gebouwencomplex en tijd registreren in het gebouwencomplex NORTH GALAXY en elk ander gebouw van de FOD Financiën onder de 200 Gebouwen die zouden kunnen worden uitgerust met de elektronische prikklokken in het geval van de oplichting van het voorwaardelijke gedeelte;
(Verplichte optie) De implementatie van de mogelijkheid tot wisselwerking (interfacing) tussen het systeem van arbeidsbeheer en het systeem van gecentraliseerde elektronische agenda van de FOD FINANCIËN (IBM Lotus Notes)
Terwijl de andere onderdelen gebeuren volgens de volgende eenheidsprijzen:
De levering, montage en installatie van een elektronische prikklok in een van de maximum 200 gebouwen bezet door de FOD Financiën verspreid over het hele nationale grondgebied;
Het demonteren en weghalen van een prikklok in een van de 200 gebouwen bezet door de FOD Financiën verspreid over het hele nationale grondgebied daarbij inbegrepen het NORTH GALAXY gebouwencomplex;
Het maandelijkse onderhoud van een elektronische prikklok in een van de 200 gebouwen bezet door de FOD Financiën verspreid over het hele nationale grondgebied;
Het maandelijks onderhoud van het gecentraliseerd systeem arbeidstijdregistratie in het NORTH GALAXY gebouwencomplex;
Het maandelijks onderhoud van het systeem van bewaking en toegangscontrole in het NORTH GALAXY gebouwencomplex.
De levering, die gedaan wordt in het NORTH GALAXY gebouwencomplex, van badges, per pakket van 1000, die toelaten, volgens de modaliteiten en het toegangsniveau gewenst door de aanbestedende overheid, toegang te verlenen in het NORTH GALAXY gebouwencomplex en tijd registreren in het gebouwencomplex NORTH GALAXY en elk ander gebouw van de FOD Financiën onder de 200 Gebouwen die zouden kunnen worden uitgerust met de elektronische prikklokken in het geval van de oplichting van het voorwaardelijke gedeelte;
De opleiding van een groep van 10 functionele centrale of lokale beheerders van het systeem van toegangscontrole of het systeem van arbeidstijdregistratie.
van
21
Prijs van het voorwaardelijke gedeelte De volgende onderdelen gebeuren volgens forfaitaire globale prijzen:
Het toekennen, voor alle medewerkers van de Federale Overheidsdienst Financiën aanwezig in de gebouwen anders dan het NORTH GALAXY gebouwencomplex, van een voldoend aantal licenties voor de software die gebruikt zal worden voor de registratie en beheer van de arbeidstijd vanaf hun werkplaats;
Het toekennen, voor de lokale beheerders en de eventuele extra centrale beheerders van het systeem van arbeidstijdregistratie, van een voldoende aantal licenties voor de software gebruikt voor de registratie en beheer van de arbeidstijd;
Terwijl de andere onderdelen gebeuren volgens de volgende eenheidsprijzen:
De levering, montage en installatie van een elektronische prikklok in één van de maximum 200 gebouwen bezet door de FOD Financiën verspreid over het hele nationale grondgebied, inbegrepen het NORTH GALAXY gebouwencomplex;
Het demonteren en weghalen van een prikklok in één van de maximum 200 gebouwen bezet door de FOD Financiën verspreid over het gehele nationale grondgebied;
De levering, die gedaan wordt in het NORTH GALAXY gebouwencomplex, van badges, per pakket van 1000, die toelaten, volgens de modaliteiten en het toegangsniveau gewenst door de aanbestedende overheid, toegang te verlenen in het NORTH GALAXY gebouwencomplex en tijd registreren in het gebouwencomplex NORTH GALAXY en elk ander gebouw van de FOD Financiën onder de 200 Gebouwen die zouden kunnen worden uitgerust met de elektronische prikklokken in het geval van de oplichting van Het voorwaardelijk gedeelte;
De opleiding van een groep van 10 functionele centrale of lokale beheerders van het systeem van toegangscontrole of het systeem van arbeidstijdregistratie.
BELANGRIJK De inschrijver mag geen verschillende prijs voorstellen voor identieke componenten die zowel opgenomen zijn in het vaste gedeelte als in het voorwaardelijke gedeelte. Elementen inbegrepen in de prijs De leverancier wordt geacht zowel in zijn eenheidsprijzen als in zijn globale prijzen alle kosten en heffingen die op de leveringen en onderhoudsdiensten wegen te hebben inbegrepen, met uitzondering van de belasting op de toegevoegde waarde. In de prijzen zijn inzonderheid ingerekend : 1. de kosten voor verpakking, behalve bij toepassing van artikel 56, § 2, het laden, de overslag en het overladen, het vervoer, de verzekering en het inklaren; 2. de kosten van het lossen, van het uitpakken en van het stapelen op de plaats van de levering;
22
3. de kosten voor de documentatie die eventueel door de aanbestedende overheid wordt geëist betreffende de levering; 4. het monteren en het bedrijfsklaarmaken; 5. de tol- en accijnsrechten; 6. de keurings- en opleveringskosten. Het is verplicht alle prijzen in euro te vermelden.
10.2. Prijsherziening. Voor leveringen wordt geen prijsherziening toegestaan. Voor de onderhoudsdiensten is een prijsherziening mogelijk. De regels voor herziening zijn als volgt:
De prijzen kunnen jaarlijks worden herzien. De opdrachtnemer vraagt elk jaar de prijsherziening aan door middel van een aangetekend schrijven gericht aan de Aanbestedende Overheid, Stafdienst B&B, Afdeling Wervingen, Koning Albert II-laan 33 bus 785, 1030 Brussel.
De prijsherziening gaat in op: de jaardag van de kennisgeving van de gunning van de opdracht als de opdrachtnemer de aanvraag tot herziening vóór deze datum heeft verzonden. De prijsherziening heeft enkel betrekking op de diensten die effectief na de jaardag van de gunning van de opdracht gepresteerd zijn;
de eerste dag van de maand volgend op de verzending van het aangetekend schrijven als de opdrachtnemer een of meer jaardagen heeft laten voorbijgaan. De prijsherziening heeft enkel betrekking op de diensten die effectief na voormelde eerste dag van de maand gepresteerd zijn (opgelet: de opdrachtnemer moet een nieuwe aanvraag indienen voor de herziening van de prijzen van de diensten die na de eerstvolgende jaardag zullen worden gepresteerd).
De prijsherziening wordt berekend aan de hand van de volgende formule: Pr = Po x [( 0,80 X S ) + 0,20] So waarbij: P = herziene prijs Po = initiële prijs So= loonindex AGORIA (alleen voor Belgische opdrachtnemers; buitenlandse opdrachtnemers moeten een analoge index voorstellen) – nationaal gemiddelde, sociale lasten inbegrepen, voor contracten vanaf 11/07/1981, van toepassing in de maand die aan de opening van de offertes voorafgaat. S= zoals S0 hiervoor, maar van toepassing in de maand die de jaardag van de notificatie van de gunning van de opdracht voorafgaat Voor de indexen, zie: http://www.agoria.be De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om de prijzen te herzien bij dalende index. In dat geval volgt de herziening de bovenstaande regels, behalve dat het aangetekend schrijven uitgaat van de aanbestedende overheid. Deze aanpassing van de prijzen kan één keer per jaar gebeuren.
23
11. Aansprakelijkheid van de opdrachtnemer De leverancier aanvaardt de volledige aansprakelijkheid voor fouten of gebreken in de verleende leveringen, in het bijzonder in de studies, de rekeningen, de installaties, plannen of in al de andere stukken die door hem worden ingediend in uitvoering van de opdracht. Bovendien vrijwaart de leverancier de aanbestedende overheid tegen schadevergoeding en interesten die zij verschuldigd is aan derden wegens vertraging in de uitvoering van de leveringen of het in gebreke blijven van de leverancier. De aannemer is er als enige voor verantwoordelijk dat alle veiligheidsnormen van het Algemeen Reglement voor de Arbeidsbescherming en de Codex over het welzijn op het werk en het Algemeen reglement op de elektrische installaties nageleefd worden.
12. Selectiecriteria – Regelmatigheid van de offertes – Gunningscriteria BELANGRIJK De indiening van een offerte door een tijdelijke vennootschap is toegelaten. Het offerteformulier (zie het formulier dat is opgenomen in onderhavig bestek : “bijlage : offerteformulier”) wordt ingevuld en ondertekend door alle leden van de tijdelijke vennootschap of door één of meerdere leden die, volgens de regels, gemandateerd zijn om alle leden van de tijdelijke vennootschap te kunnen vertegenwoordigen ( het bewijs van dit mandaat dient in dat geval te worden ingediend). Elk lid van de tijdelijke vennootschap moet voldoen aan de uitsluitingscriteria hier verderop beschreven. De evaluatie van de financiële, economische en technische draagkracht wordt bekeken voor de tijdelijke vennootschap en niet voor elk lid afzonderlijk. Elk lid van de tijdelijke vennootschap is hoofdelijk aansprakelijk voor alle verplichtingen die voortvloeien uit onderhavige aanbesteding. Enkel de regelmatige offertes van de inschrijvers die voldoen aan de selectiecriteria worden in aanmerking genomen om deel te nemen aan de vergelijking van de offertes volgens de gunningscriteria vermeld in punt 12.3.1 van dit bestek. 12.1. Kwalitatieve selectie De persoonlijke situatie en de draagkracht van de inschrijvers worden onderzocht op basis van de onderstaande selectiecriteria. BELANGRIJK In het kader van de onderhavige opdracht kan er een beroep worden gedaan op onderaannemers. De onderaannemers mogen zich niet bevinden in een van de uitsluitingssituaties zoals bepaald onder punt 12.1.1. van het bestek.
24
12.1.1. Uitsluitingscriteria. BELANGRIJK Door zijn offerte in te dienen, verklaart de inschrijver dat hij zich niet in een van de hierna vermelde uitsluitingsgevallen bevindt. De aanbestedende overheid zal de juistheid nagaan van deze impliciete verklaring op eer in hoofde van de inschrijver met de best geklasseerde offerte. Daartoe zal ze de betrokken inschrijver via de snelste middelen en binnen de door haar bepaalde termijn verzoeken om de inlichtingen of documenten te verstrekken die het mogelijk maken zijn persoonlijke situatie te controleren. De aanbestedende overheid zal zelf de inlichtingen of documenten aanvragen die zij met behulp van elektronische middelen gratis kan verkrijgen bij de diensten die er de beheerder van zijn. Een inschrijver kan van de deelname aan een opdracht worden uitgesloten indien bij dit nazicht zou blijken dat de verklaring op erewoord niet overeenstemt met zijn persoonlijke toestand op de uiterste datum voor de ontvangst van de aanvragen tot deelneming bij beperkte procedure of onderhandelingsprocedure met bekendmaking of op de uiterste datum voor ontvangst van de offertes bij open procedures. Een regularisatie a posteriori is hoe dan ook onmogelijk. Een dergelijke uitsluiting is eveneens mogelijk indien tijdens het verloop van de procedure zou blijken dat de persoonlijke toestand van de kandidaat of van de inschrijver niet meer in overeenstemming is met de verklaring op erewoord. In deze beide hypothesen maakt de aanbestedende overheid een gecorrigeerde rangschikking op, rekening houdend met de mogelijke weerslag van het verwijderen van de aanvraag tot deelneming van de offerte van de uitgesloten kandidaat of inschrijver, met name in geval van toepassing van de bepalingen betreffende het natrekken van abnormale prijzen van artikel 110 § 4 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996. De aanbestedende overheid zal de opdracht vervolgens kunnen toewijzen aan de inschrijver wiens offerte onmiddellijk na deze van de uitgesloten inschrijver is gerangschikt, na ten aanzien van hem eveneens deze bepalingen te hebben toegepast.
Eerste uitsluitingscriterium. §.1. De Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders moet in orde zijn met zijn verplichtingen ten overstaan van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid. Hij wordt geacht in orde te zijn met voormelde verplichtingen indien blijkt dat hij ten laatste daags vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes: 1° aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid al de vereiste aangiften heeft toegezonden, tot en met diegene die slaan op het voorlaatste afgelopen kalenderkwartaal voor de ontvangst van de offertes en 2°
op deze aangiften geen verschuldigde bijdragen van meer dan 2500 euro moet vereffenen, tenzij hij voor die schuld uitstel van betaling heeft verkregen waarvan hij de termijnen strikt in acht neemt.
25
Evenwel, zelfs wanneer de schuld aan bijdragen groter is dan 2500 euro, zal de inschrijver in orde beschouwd worden indien hij, alvorens de beslissing tot het gunnen van de opdracht wordt genomen, aantoont dat hij, ten laatste daags voor de uiterste dag van de offertes, op een aanbestedende overheid in de zin van artikel 4, §1 en §2, 1° tot 8° en 10° van de wet of op een overheidsbedrijf in de zin van artikel 26 van die wet, een of meer schuldvorderingen bezit die zeker, opeisbaar en vrij van elke verbintenis tegenover derden zijn en waarvan het bedrag, op 2500 euro na, ten minste gelijk is aan de achterstallige bijdragen. § 2.
Ten laatste daags vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes moet de buitenlandse inschrijver:
1°
voldaan hebben aan de verplichtingen inzake beta ling van de bijdragen voor de sociale zekerheid, overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is;
2°
in orde zijn met de bepalingen van §1, indien hi j personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders.
§.3.
De aanbestedende overheid kan in eender welk stadium van de procedure, met alle middelen die zij dienstig acht, inlichtingen inwinnen over de stand van betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid van eender welke inschrijver.
Tweede uitsluitingscriterium Wordt uitgesloten van deelname aan de gunningsprocedure: De leverancier die bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan waarvan de aanbestedende overheid kennis heeft, veroordeeld is voor: 1° deelname aan een criminele organisatie zoals bed oeld in artikel 324bis van het Strafwetboek; 2° omkoping zoals bedoeld in artikel 246 van het St rafwetboek; 3° fraude zoals bedoeld in artikel 1 van de overeen komst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Europese Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002; 4° witwassen van geld zoals bedoeld in artikel 3 va n de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. Met het oog op de toepassing van deze paragraaf kan de aanbestedende overheid, indien zij twijfels heeft over de persoonlijke situatie van een leverancier, de bevoegde Belgische of buitenlandse autoriteiten verzoeken om de inlichtingen die zij dienaangaande nodig acht. Derde uitsluitingscriterium. De inschrijver mag niet in een van de volgende gevallen verkeren: 1° in staat van faillissement of van vereffening ve rkeren, zijn werkzaamheden hebben gestaakt of een gerechtelijk akkoord hebben bekomen, of in een overeenstemmende toestand verkeren als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in de nationale wetgevingen en reglementeringen; 2°
aangifte hebben gedaan van zijn faillissement , een procedure van vereffening of een gerechtelijk akkoord aanhangig hebben of een gelijkaardige procedure lopende hebben bestaande in de nationale wetgevingen en reglementeringen.
26
Vierde uitsluitingscriterium. De inschrijver mag niet bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld zijn geweest voor een misdrijf dat afbreuk doet aan zijn professionele integriteit.
Vijfde uitsluitingscriterium De inschrijver mag niet bij zijn beroepsuitoefening een ernstige fout hebben begaan, vastgesteld op elke grond die de aanbestedende overheid aannemelijk kan maken. Bovendien verbindt de inschrijver zich door de ondertekening van zijn offerte tot het naleven van de normen bepaald in de basisverdragen van de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO) en in het bijzonder: - het verbod op dwangarbeid (verdrag nr. 29 betreffende de gedwongen of verplichte arbeid, 1930 en verdrag nr. 105 betreffende de afschaffing van de gedwongen arbeid, 1957); - het recht op de syndicale vrijheid (verdrag nr. 87 betreffende de syndicale vrijheid en de bescherming van het syndicaal recht, 1948); - het recht van organisatie en collectief overleg (verdrag nr. 98 betreffende het recht van organisatie en collectief overleg, 1949); - het verbod op discriminatie inzake tewerkstelling en verloning (verdrag nr. 100 betreffende de gelijke verloning, 1951 en verdrag nr. 111 betreffende discriminatie (beroep en beroepsuitoefening), 1958); - de minimumleeftijd voor kinderarbeid (verdrag nr. 138 betreffende de minimumleeftijd, 1973), alsook het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (verdrag nr. 182 betreffende de ergste vormen van kinderarbeid, 1999). Niet-naleving van de hierboven vermelde verdragen zal dus worden beschouwd als een ernstige fout bij de beroepsuitoefening in de zin van artikel 69, 4° van het KB van 8 januari 1996. De bovenvermelde bepalingen zijn van toepassing ongeacht de andere bepalingen opgenomen in artikel 69 van het voornoemde besluit. Zesde uitsluitingscriterium De inschrijver moet in orde zijn met de betaling van de verschuldigde directe belastingen en van de verschuldigde btw. Zevende uitsluitingscriterium De inschrijver mag zich niet in ernstige mate schuldig hebben gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van de inlichtingen die opeisbaar zijn in het kader van deze opdracht.
BELANGRIJK Niet-naleving van de milieu- en sociale wetgeving, die het voorwerp is geweest van een definitief vonnis of een beslissing met een gelijkwaardig effect, kan beschouwd worden als een overtreding met betrekking tot het professionele gedrag van de betrokken economische operator, of een ernstig vergrijp dat het mogelijk maakt de betrokken partij uit te sluiten van de mededinging voor het contract. Ref.: art. 53 en 54 van Richtlijn 2004/17/EG en art. 45 van Richtlijn 2004/18/EG
27
12.1.2. Selectiecriteria betreffende de draagkracht van de inschrijver. Selectiecriteria betreffende de financiële en economische draagkracht van de inschrijver Eerste criterium betreffende de financiële en economische draagkracht van de inschrijver De inschrijver moet in de loop van de laatste drie boekjaren een jaaromzet met betrekking tot activiteiten die rechtstreeks verband houden met de leveringen en diensten beschreven in dit bijzonder bestek, hebben geboekt van gemiddeld 3.600.000 euro. Hij moet bij zijn offerte een verklaring voegen met betrekking tot dit omzetcijfer tijdens de laatste drie boekjaren. De buitenlandse inschrijver moet tevens de jaarrekeningen van de laatste drie boekjaren bezorgen. Selectiecriteria betreffende de technische draagkracht van de inschrijver Eerste criterium betreffende de technische draagkracht van de inschrijver De inschrijver dient een lijst in van de belangrijkste projecten gerealiseerd gedurende de 3 laatste jaren. Hij duidt aan voor welke publieke en private instanties hij deze projecten heeft gerealiseerd. Als het gaat om overheidsdiensten, wordt het bewijs geleverd door certificaten die zijn afgegeven of ondertekend door de bevoegde autoriteit. Als het gaat om diensten aan privé ondernemingen, wordt het bewijs geleverd door certificaten van deze mensen. Bij gebrek aan deze certificaten, kan de inschrijver zelf de realisatie van deze projecten certifiëren. Tweede criterium betreffende de technische draagkracht van de inschrijver De inschrijver geeft aan welk aandeel van de opdracht hij eventueel zal uitbesteden. 12.2. Regelmatigheid van de offertes De offertes van de geselecteerde inschrijvers zullen worden onderzocht vanuit het oogpunt van hun regelmatigheid. Onregelmatige offertes worden uitgesloten. Enkel de geldige offertes zullen in aanmerking worden genomen om te worden getoetst aan de gunningscriteria. BELANGRIJK De inschrijver rechtvaardigt prijzen op een gedetailleerde, volledige en adequate manier. Hij maakt in zijn offerte de objectieve elementen duidelijk die deze laatste verantwoorden. Rekening houdend met de kenmerken van de huidige opdracht moeten de voorgestelde prijzen normaal zijn. Conform met artikel 88, §2 en §3 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996: 1. moeten de inschrijvers, vóór de gunning van de opdracht, alle inlichtingen verstrekken om de aanbestedende overheid in staat te stellen de aangeboden prijzen te onderzoeken; 2. behoudt de aanbestedende overheid zich het recht voor om alle verificaties van de boekhoudkundige stukken en alle onderzoeken ter plaatse uit te voeren teneinde de juistheid van de verstrekte gegevens na te gaan.
28
12.3. Gunningscriteria. Voor de keuze van de economisch meest voordelige offerte worden de geldige offertes van de geselecteerde inschrijvers getoetst aan een aantal gunningscriteria. De voor de verschillende criteria behaalde punten worden samengeteld om te komen tot een eindklassement. 12.3.1. Lijst van de gunningscriteria De opdracht wordt toegewezen aan de inschrijver die de meest interessante offerte heeft ingediend, rekening houdend met: Gunningscriteria
Punten
1. Prijs inclusief BTW
/50
2. Kwaliteit van de bewaking en toegangscontrole
/20
3. Kwaliteit van de tijdsregistratie
/20
4. Niveau van integratie
/10
1) De prijs inclusief BTW (50%); 2) Kwaliteit van de voorgestelde oplossing met betrekking tot de bewaking en toegangscontrole (20%) 3) Kwaliteit van de voorgestelde oplossing met betrekking tot de registratie en het beheer van de arbeidstijd (20%) 4) Niveau van integratie tussen enerzijds de verschillende applicaties beschreven in onderhavig bestek onderling en anderzijds tussen de geleverde systemen en de informaticasystemen van de Federale Overheidsdienst Financiën (10%) 12.3.2. Methode voor het bepalen van de meest interessante offerte. De gunningscriteria zullen als volgt worden geëvalueerd:
1. De prijs (/50) Wat het criterium “Prijs” betreft, heeft de aanbestedende overheid alvast evaluatieconfiguratie opgesteld die is samengesteld uit verschillende onderdelen.
een
Om de objectiviteit van de aanbestedende overheid en de gelijkheid van behandeling tussen de inschrijvers te garanderen, werd de evaluatieconfiguratie, bestaande uit onderdelen vermeld in de door de inschrijvers verplicht in te vullen prijsinventaris, bepaald vóór de publicatie van de aankondiging van opdracht en werd zij meegedeeld aan de Inspectie van Financiën. De punten voor het criterium “prijs” worden toegekend op basis van de volgende formule:
29
P = 50 XPm Po
Waarbij P het aantal punten is dat aan de inschrijver is toegekend voor het criterium "Prijs"; Pm de laagste globale prijs incl. btw berekend voor de evaluatieconfiguratie is die is voorgesteld door een inschrijver in een geldige offerte; Po de globale prijs incl. btw berekend voor de evaluatieconfiguratie is diegene die wordt voorgesteld door een inschrijver wiens offerte wordt geëvalueerd. Het aantal verkregen punten wordt afgerond tot op twee decimalen. 2. De kwaliteit van de bewaking en toegangscontrole (/20) Om de kwaliteit van de voorgestelde oplossing met betrekking tot de bewaking en toegangscontrole, te kunnen evalueren, zal de aanbestedende dienst zowel de kwaliteit van de software (functionaliteiten, gebruiksvriendelijkheid) onderzoeken als het materiaal dat wordt gebruikt om de toegang tot het NORTH GALAXY gebouwencomplex in het algemeen en bepaalde lokalen, zoals het Data Center in het bijzonder te beperken en te controleren Bij zijn evaluatie zal de aanbestedende overheid rekening houden met: -
De bruikbaarheid, effectiviteit, pertinentie en beheersbaarheid van de verwachte standaard functies van een bewaking en toegangscontrole, in het bijzonder de functies die uitdrukkelijk voorzien zijn in onderhavig bestek (toegangscontrole, inbraakdetectie, opname van gebeurtenissen, enz.);
-
De robuustheid van de oplossing, en in het bijzonder het vermogen om zijn functie uit te voeren bij technische problemen (redundantie);
-
De kwaliteit en betrouwbaarheid van de koppeling van de luchtsluis deuren;
-
De duidelijkheid, efectiviteit, volledigheid en beheersbaarheid van de beheersprocedures (houders van badges, toegangsrechten, procedures voor de behandeling van noodsignalen, ...);
-
De duidelijkheid en de pertinentie van het delen van beheersfuncties tussen de verschillende niveaus van verantwoordelijkheid;
-
Technische kwaliteit en gebruiksvriendelijkheid van de instrumenten van bewaking, hardware en software, die ter beschikking wordt gesteld aan het bewakingspersoneel;
-
De duurtijd van het opslagen van gegevens in het logboek;
-
Het gemak om rapporten te produceren en de beheersbaarheid.
3. De kwaliteit van de registratie en het beheer van de arbeidstijd (/20) Om de kwaliteit van de voorgestelde oplossing met betrekking tot de registratie en het beheer van de arbeidstijd te kunnen evalueren , zal de aanbestedende dienst zowel de kwaliteit van de software (functionaliteiten, gebruiksvriendelijkheid)
30
onderzoeken als het materiaal dat wordt gebruikt om de gegevens in het kader van het systeem van het beheer van de arbeidstijdregistratie te centraliseren en te behandelen op de manier zoals deze in de technische voorschriften beschreven wordt. De aanbestedende overheid hecht meer waarde aan de oplossing die optimaal gebruik maakt van: -
Het in rekening houden met de specifieke kenmerken van de organisatie van de FOD Financiën;
-
Beheer van de aan –en afwezigheidstijd van het personeel;
-
Automatisch berekenen van de arbeidstijd van één ieder;
-
Onmiddellijk visualiseren van de aan –en afwezigheid, te laat komen, vakantie, enz.;
-
Vestigen, bewaren en arbeidstijdregistratie.
gebruik
maken
van
statistische
gegevens
over
de
De aanbestedende dienst houdt ook rekening met het gemak en de flexibiliteit waarmee het systeem kan worden uitgebreid tot andere gebouwen dan het NORTH GALAXY gebouwencomplex. 4. Niveau van integratie tussen enerzijds de verschillende applicaties beschreven in onderhavig bestek en anderzijds tussen de geleverde systemen en de informaticasystemen van de Federale Overheidsdienst Financiën ( /10). De evaluatie heeft betrekking op zowel de integratie tussen de functionaliteiten van de beheerfuncties van de arbeidstijdregistratie enerzijds en de functionaliteiten van de toegangscontrole anderzijds als op de integratie van de voorgestelde systemen met de algemene infrastructuur van de FOD Financiën. Om de offertes te evalueren op het gebied van de integratie tussen de functionaliteiten van de beheerfuncties van de arbeidstijdregistratie enerzijds en de functionaliteiten van de toegangscontrole anderzijds, zal de aanbestedende in overweging nemen: -
De kwaliteit van de procedures voor het maken, bewerken en het beheer van de houders van badges;
-
De mogelijkheid om de gegevens van de toegangscontrole te benutten voor het beheer van de arbeidstijdregistratie;
-
De totale gebruiksvriendelijkheid van beheer van het systeem.
Om de offertes te evalueren op het gebied van de integratie van de systemen met de algemene infrastructuur van de FOD Financiën zal de aanbestedende overheid in overweging nemen: -
De mogelijkheid om de beheersgegevens van het personeel van de FOD Financiën te gebruiken voor het maken of het updaten van de lijst van houders van badges;
-
Het beheer en de authentificatie van gebruikers en systeembeheerders;
31
-
Het beheer van updates en security patches van de basis software, anti-virus software, enz.;
-
De integratie van de systemen voorzien van de algemene diensten van de ITinfrastructuur van de FOD Financiën (DNS, DHCP, Active Directory, NTP, enz.);
-
De gebruiksvriendelijkheid qua beheer en exploitatie van de geleverde systemen in het informatiepark van de FOD Financiën.
12.3.3. Eindcijfer Er wordt een eindcijfer toegekend aan elke offerte door de bekomen punten voor de vier bovenvermelde criteria op te tellen. BELANGRIJK De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om voor de analyse van de offertes een beroep te doen op een of meer externe deskundigen van de FOD Financiën. De meest interessante offerte krijgt het hoogste eindcijfer.
13. Borgtocht. De borgtocht bedraagt 5% van het verkregen opgeteld bedrag van: - de forfaitaire prijs voor de levering, montage en de installatie van een systeem van de bewaking en toegangscontrole in NORTH GALAXY gebouwencomplex dat gekoppeld is aan het systeem van arbeidstijdregistratie; - de globale forfaitaire prijs voor de levering, montage en installatie van een gecentraliseerd arbeidstijdregistratiesysteem; - en de globale forfaitaire prijs voor de licenties van de software van de arbeidstijdregistratie (medewerkers van het NORTH GALAXY gebouwencomplex en de centrale beheerders) en licenties voor de exploitatie en het beheer van het systeem van bewaking en toegangscontrole in het NORTH GALAXY gebouwencomplex dat gekoppeld is aan het systeem van arbeidstijdregistratie. Het op die manier verkregen bedrag wordt afgerond naar het hogere tiental in euro. De borgtocht kan overeenkomstig de wettelijke en reglementaire bepalingen hetzij in contanten, hetzij in overheidsfondsen, hetzij in de vorm van een collectieve borgtocht worden gesteld. De borgtocht kan eveneens worden gesteld via een waarborg toegestaan door een kredietinstelling die voldoet aan de voorschriften van de wet van 22 maart 1993 op het statuut van en het toezicht op de kredietinstellingen of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wet van 9 juli 1975 betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en die toegelaten is tot tak 15 (borgtocht). Binnen dertig kalenderdagen na de dag waarop de opdracht werd afgesloten, moet de aannemer een bewijs leveren van de samenstelling van een borgtocht door zichzelf of door een derde, op een van de volgende manieren: 1° wanneer het om contanten gaat, door de storting van het bedrag op het Postchequerekeningnummer van de Deposito- en Consignatiekas (PCR nr. 6792004099-79) of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie als die van genoemde kas vervult, hierna genoemd openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;
32
2°
3°
4°
wanneer het openbare fondsen betreft, door het deponeren ervan in handen van de kassier van de staat op de zetel van de Nationale Bank in Brussel of in een van de agentschappen ervan op het platteland, voor rekening van de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; wanneer de borgtocht gedekt wordt door een gezam enlijke borgtochtmaatschappij, door neerlegging via een instelling die deze activiteit wettelijk uitoefent, van een akte van solidaire borg bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; wanneer de borgtocht gesteld wordt door middel v an een waarborg, door de verbintenisakte van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming.
Dit bewijs wordt geleverd, naargelang het geval, door overlegging aan de aanbestedende overheid van: 1° hetzij het ontvangstbewijs van de Deposito- en C onsignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 2° hetzij van een debetbericht dat is uitgereikt d oor de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming; 3° hetzij het depositoattest van de Rijkskassier of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4° hetzij de originele akte van solidaire borg, gev iseerd door de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 5° hetzij het origineel van de verbintenisakte opge maakt door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een waarborg heeft toegestaan. Deze documenten, ondertekend door de indiener, vermelden waarvoor de borgtocht is gesteld en de precieze bestemming, bestaande uit een beknopte vermelding van het voorwerp van de opdracht en de referentie van het bestek, alsmede de naam, voornamen en volledig adres van de opdrachtnemer en eventueel deze van de derde die voor rekening van de opdrachtnemer het deposito heeft verricht, met de vermelding “geldschieter” of “gemachtigde”, naargelang het geval. De hierboven genoemde termijn van dertig kalenderdagen wordt geschorst tijdens de sluitingsperiode van de onderneming van de opdrachtnemer voor de dagen van de betaalde jaarlijkse vakantie en de inhaalrustdagen waarin reglementair of in een algemeen verbindend verklaarde collectieve arbeidsovereenkomst wordt voorzien. Het bewijs van het stellen van de borgtocht moeten worden verzonden naar:
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN Stafdienst Budget en Beheercontrole Wervingsbeheerder divisies en lijndiensten Koning Albert II-laan 33 – Bus 782 1030 BRUSSEL De helft van de borgtocht wordt vrijgegeven bij de voorlopige oplevering van het geïntegreerd bewaking -en toegangscontrole beheersysteem (inclusief ontvangst van de nodige licenties) en het gecentraliseerd tijdsregistratiesysteem in het NORTH GALAXY gebouwencomplex. Het saldo wordt vrijgegeven bij de definitieve oplevering van alle goederen die het onderwerp uitmaken van deze markt.
33
14. Oplevering en keuring van de geleverde goederen en de uitgevoerde diensten 14.1 Opvolging van de geleverde goederen en de uitgevoerde diensten en controle door derden 14.1.1 Opvolging van de goede uitvoering van de opdracht De FOD Financiën heeft het recht om permanent toezicht te houden op de leveringen en de diensten die worden uitgevoerd door het team dat bij de uitvoering van de opdracht betrokken is. Het uitvoerende team moet aan de vertegenwoordigers van de FOD Financiën alle nodige inlichtingen en faciliteiten verstrekken met het oog op de vervulling van deze taak. De plannen, specificaties, dossiers, enz. worden in het kader van deze opdracht opgesteld door het personeel van de opdrachtnemer. Ze moeten door de FOD Financiën worden goedgekeurd vóór de uitvoering. De FOD Financiën beschikt over een termijn van 30 kalenderdagen om deze documenten goed te keuren of om opmerkingen te formuleren. Indien er opmerkingen zijn, moeten de betrokken documenten voldoende worden gecorrigeerd vóór de uitvoering, zonder dat deze verbeteringen een herziening van de geplande uitvoeringstermijn tot gevolg hebben, tenzij de opmerkingen het gevolg zouden zijn van nieuwe eisen vanwege de FOD Financiën. Elke overschrijding van de geplande termijn voor de aanvaarding van een document leidt, op verzoek van de betrokken opdrachtnemer, tot een verlenging van de uitvoeringstermijn. Het feit dat een vertraging kan worden toegeschreven aan de FOD Financiën ontslaat de opdrachtnemer niet van de verplichting om toe te zien op de beperking van de gevolgen. De opdrachtnemer kan zich niet beroepen op het feit dat deze controle wordt uitgevoerd, met de bedoeling zich te onttrekken van zijn verantwoordelijkheid wanneer de leveringen of prestaties worden geweigerd omwille van gebreken van welke aard ook en wanneer daaruit een verlenging van de uitvoeringstermijn voortvloeit. 14.1.2 Controle door derden Met het oog op de evaluatie van de uitgevoerde diensten en de opvolging van het project kan de aanbestedende overheid een beroep doen op een derde partij. De opdrachtnemer is verplicht samen te werken met de derde partij en haar alle nodige informatie te verstrekken met het oog op een goed verloop van deze controleactiviteiten. In dit kader wenst de FOD Financiën de offerte van de opdrachtnemer ter beschikking te stellen van interne en externe medewerkers van de FOD Financiën die belast zijn met de evaluatie en de controle. De inschrijvers moeten duidelijk aangeven welke gedeelten van hun offerte niet ter beschikking gesteld kunnen worden van personen buiten de FOD Financiën die belast zijn met de evaluatie en de controle. Als de inschrijver geen enkele beslissing dienaangaande neemt in zijn offerte zal dit worden geïnterpreteerd als een afwezigheid van beperkingen van zijnentwege in het kader van de “controle door derden”, waarbij zijn offerte integraal ter beschikking kan worden gesteld van personen van buitenaf die belast zijn met de evaluatie en de controle.
34
14.2 Beoordeling van de uitgevoerde diensten en controlewerkzaamheden De FOD Financiën zal overgaan tot een volledige controle van de constitutieve voorzieningen binnen elk van de realisatiefases zoals die werden bepaald in de kalender voor de realisatie van het project, en dit binnen 30 kalenderdagen volgend op de bekendmaking door de opdrachtnemer van hun voltooiing. De controles hebben betrekking op de geschiktheid en de goede werking van de uitrustingen.
De controle van de geschiktheid heeft tot doel vast te stellen of de uitrustingen beantwoorden aan de hoeveelheden en de specificaties die door de FOD Financiën werden opgelegd. De controle van de goede werking heeft tot doel vast te stellen of de installaties een goede werking kunnen garanderen onder normale bedrijfsomstandigheden (met andere woorden, of de installaties voldoen op het vlak van de vooraf bepaalde diensten). De controlewerkzaamheden omvatten (waar van toepassing) met name:
het vaststellen dat de leveringen en de bijbehorende diensten wel degelijk werden uitgevoerd; het nagaan of alle functievoorzieningen operationeel zijn en alle parameters daarbij werden ingesteld; het controleren van de capaciteiten op het vlak van prestatievermogen, veiligheid, stevigheid, belasting, …; het eventueel installeren van “testtools” om de eerder vermelde controlewerkzaamheden te kunnen uitvoeren; het controleren van de levering van de documentatie.
Wanneer de uitrustingen binnen de gestelde termijnen blijken te voldoen aan de hiertoe voorziene controles worden ze aanzien als geschikt en goed werkend. Het tijdsschema van de controlewerkzaamheden worden in gezamenlijk overleg bepaald. Indien tijdens de controlewerkzaamheden niet of slechts gedeeltelijk wordt tegemoetgekomen aan het prestatievermogen en/of de functiemogelijkheden die in het bestek worden gevraagd en/of die in de offerte en in eventuele aanvullende documenten worden aangekondigd, verbindt de opdrachtnemer zich ertoe om voor eigen rekening de nodige verbeteringen of wijzigingen aan te brengen, of om het geheel of een gedeelte van de softwarevoorzieningen te vervangen door de levering van een conforme voorziening, en dit binnen 30 kalenderdagen volgend op de datum van het proces-verbaal dat de vaststelling doet van de onmogelijkheid om de voorlopige oplevering af te kondigen. Na die termijn behoudt de FOD Financiën zich het recht voor om de boetes voor vertraging toe te passen. In deze veronderstelling moeten alle opleveringstesten opnieuw worden uitgevoerd, nadat de opdrachtnemer de nodige wijzigingen, aanvullingen of vervangingen heeft doorgevoerd. Indien de uitrustingen niet geschikt en goed werkend worden bevonden zijn binnen de vooropgestelde termijnen, kan de FOD Financiën:
ofwel de ambtshalve opgelegde maatregelen toepassen die voorzien worden in artikel 66 van het algemeen bestek, als bijlage voorzien bij het KB van 26 september 1996, dat de algemene regels bepaalt voor de uitvoering van overheidsopdrachten en voor concessies van openbare werken; ofwel bijzondere schikkingen treffen met de opdrachtnemer.
35
14.3 Voorlopige oplevering Na afloop van de met succes verrichte controlewerkzaamheden zal de FOD Financiën een proces verbaal opstellen van voorlopige oplevering. Het proces-verbaal van voorlopige oplevering zal door beide partijen worden ondertekend. In het geval dat de diensten die het voorwerp van de opdracht uitmaken, bestaan uit louter intellectuele prestaties, zoals studies, analyses, consultancyverslagen, enz., wordt de voorlopige oplevering beschouwd als de definitieve oplevering.
14.4 Garantie In dit gedeelte verwijst het begrip ‘element’ naar elke methodologie, uitrusting of software, en in uitbreiding alles waar garantie en/of onderhoud op toepasbaar is, en, die ontwikkeld/geleverd werd door de opdrachtnemer en deel uitmaakt van deze opdracht. De garantietermijn van elk element is bepaald op één jaar, te rekenen vanaf de datum van de voorlopige oplevering. Als elementen defect zijn, als functies en/of prestaties voorgeschreven in het bestek of aangekondigd in de offerte van de opdrachtnemer, niet of slechts gedeeltelijk bevredigend zijn, in de mate dat de gebreken niet het gevolg zijn van een abnormaal gebruik van de elementen, verbindt de opdrachtnemer zich ertoe voor eigen rekening de noodzakelijke herstellingen of correcties uit te voeren of om zo nodig de defecte elementen te vervangen binnen de termijnen, vermeld in de specificaties van onderhavig bestek. De volledige garantietermijn is van toepassing op de te vervangen elementen. Bij een niet-beschikbaarheid van de oplossing tijdens de garantieperiode, zal deze laatste worden verlengd met een termijn die gelijk is aan die van de onbeschikbaarheid. De garantie dekt met name : -
de herstelling of de vervanging ter plaatse van defecte elementen de correctie van parameters de duur van de gepresteerde werkzaamheden de verplaatsingen van het personeel van de opdrachtnemer.
De inschrijver moet erop toezien de elementen te actualiseren tijdens de garantieperiode. Deze actualisering heeft zowel betrekking op eventuele ‘correcties’ als op de evoluties van het geïnstalleerde element. 14.5 Definitieve oplevering De definitieve oplevering zal worden afgekondigd op verzoek van de opdrachtnemer na het verstrijken van de garantieperiode en minstens één jaar na de voorlopige oplevering van het laatste onderdeel, voor zover de FOD Financiën tijdens deze periode geen klachten heeft geformuleerd aangaande de goede werking. In dit laatste geval zal de definitieve oplevering worden uitgesteld tot het moment waarop het systeem op correcte wijze zal hebben gefunctioneerd gedurende een ononderbroken periode van één jaar. De definitieve oplevering zal worden vastgelegd in een proces-verbaal dat
36
wordt ondertekend door de opdrachtnemer en door de FOD Financiën. De FOD Financiën beschikt over een termijn van 15 kalenderdagen, te rekenen vanaf het verzoek van de opdrachtnemer, om het proces-verbaal van aanvaarding op te stellen dat de toestemming voor de oplevering verleent.
15. Uitvoering van de leveringen 15.1 Plaats waar de leveringen moeten worden uitgevoerd Centrale systemen De servers deel uitmakend van het centrale deel van het systeem zullen worden geïnstalleerd in twee computercentra van Financiën. De systemen zullen worden geïnstalleerd in volgende datacentra : - datacentrum van het gebouwencomplex NORTH GALAXY – Koning Albert II laan 33 te 1030 Brussel; - hulp datacentrum – Industrielaan 25 te Anderlecht Bewaking en Toegangscontrole Het systeem van bewaking en toegangscontrole dient te worden geleverd in het NORTH GALAXY gebouwencomplex Koning Albert II laan 33 te 1030 Brussel. Prikklokken De prikklokken zullen geïnstalleerd worden in een maximum van 200 gebouwen (waaronder het NORTH GALAXY gebouwencomplex) verspreid over het ganse grondgebied en bezet door de Federale Overheidsdienst Financiën. 15.2 Clausule betreffende de technologische evolutie Indien er zich voor het verstrijken van de leveringstermijn een meer geavanceerde technologische evolutie zou voordoen op het gebied van software/hardware, hetzij inzake prestatievermogen, hetzij inzake functiemogelijkheden, zonder dat de prijs hierdoor zou worden verhoogd, is de opdrachtnemer verplicht om de aanbestedende overheid hiervan op de hoogte te brengen en een dergelijke vervanging voor te stellen. In dat geval staat het de aanbestedende overheid vrij om het voorstel al dan niet te aanvaarden. 15.3 Evaluatie van de leveringen Op het moment waarop de leveringen zijn uitgevoerd, zal men overgaan tot de evaluatie van de kwaliteit en de conformiteit van de uitgevoerde leveringen. Er zal een proces-verbaal van deze evaluatie worden opgemaakt, waarvan het originele exemplaar zal worden overgemaakt aan de opdrachtnemer. Als er tijdens de uitvoering van de leveringen afwijkingen worden vastgesteld, zal dit onmiddellijk worden gemeld aan de opdrachtnemer via een fax of een e-mail, die zal worden bevestigd door een aangetekend schrijven. De opdrachtnemer moet dus zo snel mogelijk de nodige verbeteringen aanbrengen. 15.4 Bijzondere bepalingen met betrekking tot de uitvoering van de opdracht Alle onderhoudsoperaties worden uitgevoerd in de lokalen van de administratie, door het personeel van de opdrachtnemer. Als materiaal terug naar de werkplaats moet worden gebracht, zal, zolang het afwezig is, gelijkaardig materiaal in dienst van de administratie worden gesteld. Dit materiaal moet door het personeel van de opdrachtnemer op dezelfde manier als het defecte materiaal worden geïnstalleerd en geconfigureerd.
37
De dagelijkse periode waarin de basisdiensten van de opdrachtnemer in het kader van deze dienstenopdracht worden verzekerd, loopt van maandag tot vrijdag (uitgezonderd feestdagen) van 8.30 tot 17 u. De aannemer zal de garanties leveren dat hij zijn werken en interventies organiseert in de lokalen van de Federale Overheidsdienst Financiën, zodat de volgende dingen niet in het gedrang komen: - de werking van de diensten van de administratie; - de veiligheid van de site (voortdurend open deur); - de veiligheid van het personeel dat er werkt (opgesloten personeel, open blinde vloer, …). In geval van een panne van de installatie moet de opdrachtnemer concreet optreden (pechverhelping) binnen acht (8) werkuren (verplaatsingen inbegrepen) na de aanvraag van de administratie. De hersteltermijn kan worden verlengd indien er daadwerkelijk problemen zijn om toegang te krijgen tot het herstelmateriaal als gevolg van omstandigheden die zijn toe te schrijven aan de administratie. De opdrachtnemer zal echter geen vergoeding kunnen eisen omwille van deze vertraging. De Administratie verbindt zich tot het betalen van de kosten veroorzaakt door: - een foutief gebruik van de uitrusting of een gebruik dat niet in overeenstemming is met de voorschriften van de leverancier van de installatie; - een wijziging of een toevoeging aan de uitrusting, uitgevoerd door de administratie; - het gebruik van voorzieningen die niet overeenstemmen met de door de leverancier van de installatie gespecificeerde voorschriften; - een foutieve wijziging van de systeemparameters, uitgevoerd door het personeel van de administratie. 15.5 Opvolging De werken worden opgevolgd door een stuurgroep. 15.5.1 Stuurgroep (Steering Committee) De stuurgroep omvat enerzijds de verantwoordelijken voor het project bij de opdrachtnemer, samen met de verschillende personen die erbij betrokken zijn naargelang de vooruitgang van het project, en anderzijds de verantwoordelijken voor het project van de FOD Financiën. De stuurgroep is de enige instantie waaraan de opdrachtnemer rekenschap moet afleggen; hij wordt bijgestaan door de interne projectgroep die belast is met de opvolging van de uitvoering van de opdracht. De stuurgroep (Steering Committee) heeft een zeer ruime bevoegdheid: hij behandelt alle contractuele, administratieve en technische aspecten van de uitvoering van de opdracht (levering, oplevering, garantie, vooruitgang van het project, kwaliteit van de uitvoeringen, ...). Hij heeft tevens de bevoegdheid om, na een functionele analyse, wijzigingen in de oorspronkelijke offerte te accepteren wanneer die de oorspronkelijke prijs niet verhogen. Hij fungeert als zetel voor de verslagen. 15.5.2 “KICK OFF”-meeting Binnen een termijn van maximaal één week na de toewijzing van de opdracht moeten de opdrachtnemer en de Federale Overheidsdienst/de administratie verplicht hun eerste stuurvergadering, kick off-meeting genaamd, houden.
38
In deze vergadering kunnen de respectieve teams, hun samenstelling en hun bevoegdheden worden voorgesteld, de kalender van rapporteringsvergaderingen en van de stuurgroep worden opgesteld, de planning van de uitvoering van de opdracht worden bepaald... 15.5.3 Verslagen De opdrachtnemer moet regelmatig een volledig verslag aan de stuurgroep (Steering Committee) voorleggen. Dit verslag vermeldt de vooruitgang van het project (bij elke uitvoeringsfase) en eventuele problemen in verband met de voorgestelde oplossingen. 15.5.4 Contactpersoon van de opdrachtnemer Voor deze opdracht zal de opdrachtnemer een contactpersoon aanduiden die hem zal vertegenwoordigen in zijn relaties met de aanbestedende overheid.
16. Facturatie en betaling van de diensten De betalingen zullen worden verricht na de uitvoering, oplevering en aanvaarding van de volgende leveringen en prestaties, voor zover de aanbestedende overheid in het bezit is van de factuur (facturen): Vaste gedeelte Een eerste betaling kan plaatsvinden na de voorlopige oplevering door de aanbestedende overheid van het geheel van de componenten van het vaste gedeelte, buiten de onderhoudsprestaties, meer bepaald: 1. De levering, montage en installatie van een gecentraliseerd systeem van arbeidstijdregistratie voor een maximum van 200 gebouwen bezet door de FOD Financiën; 2. De levering, montage en installatie van een systeem van bewaking en toegangscontrole voor het NORTH GALAXY gebouwencomplex gekoppeld met het systeem van arbeidstijdregistratie; 3. Het demonteren en weghalen van het geheel van het bestaande systeem van bewaking en toegangscontrole in het NORTH GALAXY gebouwencomplex; 4. De levering, de montage en de installatie van maximum 2 elektronische prikklokken in het gebouwencomplex NORTH GALAXY, waarschijnlijk op een verdieping van de B Toren; 5. De levering, die gedaan wordt in het NORTH GALAXY gebouwencomplex, van 100 “testbadges” die toelaten, volgens de modaliteiten en het toegangsniveau gewenst door de aanbestedende overheid, toegang te verlenen in het NORTH GALAXY gebouwencomplex en tijd te registreren in het gebouwencomplex NORTH GALAXY en elk ander gebouw van de FOD Financiën onder de 200 gebouwen die zouden kunnen worden uitgerust met de elektronische prikklokken in het geval van het oplichten van het voorwaardelijk gedeelte; 6. Het demonteren en weghalen van actuele prikklokken in het NORTH GALAXY gebouwencomplex;
39
7. Het toekennen voor alle medewerkers van de Federale Overheidsdienst Financiën aanwezig in het gebouwencomplex NORTH GALAXY, van een voldoende aantal licenties voor de software die gebruikt zal worden voor de registratie en beheer van de arbeidstijd vanaf hun werkplaats; 8. Het toekennen voor de centrale beheerders van het systeem van arbeidstijdregistratie van voldoende aantal licenties voor de software gebruikt voor de registratie en beheer van de arbeidstijd; 9. Het toekennen van voldoende aantal licenties voor de software gebruikt voor de exploitatie en het beheer van bewaking –en toegangscontrolesysteem; 10. De levering, die gedaan wordt in het NORTH GALAXY gebouwencomplex, van minimum 1000 en maximum 10.000 badges die toelaten, volgens de modaliteiten en het toegangsniveau gewenst door de aanbestedende overheid, toegang te verlenen in het NORTH GALAXY gebouwencomplex en tijd te registreren in het gebouwencomplex NORTH GALAXY en elk ander gebouw van de FOD Financiën onder de 200 gebouwen die zouden kunnen worden uitgerust met de elektronische prikklokken in het geval van het oplichten van het voorwaardelijk gedeelte; 11. Het aanbieden van opleidingen voor centrale functionele beheerders. Extra badges besteld in het kader van het vaste gedeelte Zodra de badges afgeleverd en ontvangen worden, stuurt de leverancier de factuur op naar de aanbestedende overheid.
Voorwaardelijk gedeelte De geleverde leveringen en gepresteerde diensten in het kader van het voorwaardelijke gedeelte kunnen gefactureerd worden in overeenstemming met volgende modaliteiten. Licenties voor de software van de arbeidstijdsregistratie (beheerders en medewerkers) Zodra de licenties afgeleverd en voorlopige ontvangen worden, stuurt de leverancier de factuur op naar de aanbestedende overheid. Elektronische prikklokken De facturatie gebeurt op semesteriele basis voor de gebouwen volledig uitgerust volgens de instructies van de aanbestedende overheid, na de levering, montage, installatie en voorlopige oplevering van de bestelde goederen. Demonteren en weghalen van prikklokken De facturatie gebeurt op semesteriele basis voor de gebouwen volledig uitgerust volgens de instructies van de aanbestedende overheid, na demonteren en weghalen van oude prikklokken EN levering, montage, installatie en voorlopige oplevering van de nieuwe bestelde elektronische prikklokken.
40
Badges De facturatie gebeurt op semesteriele basis na levering en voorlopige oplevering van de bestelde goederen. Opleidingen De facturatie gebeurt op semesteriele basis na levering en voorlopige oplevering van de bestelde diensten.
Onderhoud van de toegangscontrolesysteem, onderhoud van Arbeidtijdsregistratie en onderhoud van de elektronische prikklokken
de
systeem
van
De betaling gebeurt op elke verjaardag van het contract voor de diensten die worden geleverd en aanvaard. De leverancier zendt aan de aanbestedende overheid voor elk systeem en prikklokken een gedetailleerde factuur voor geleverde diensten tijdens de periode.
BELANGRIJK Voor beide systemen en voor elektronische prikklokken, kan de leverancier de onderhoudsdiensten niet factureren voor het verstrijken van de garantieperiode. -----Alle betalingen gebeuren op basis van regelmatige en nauwkeurig aangemaakte facturen (met vermelding van bedrag van BTW en de nummer van de bestelbon) samen met het proces-verbaal van voorlopige oplevering, gericht aan:
Federale Overheidsdienst FINANCIËN Leveranciersboekhouding Koning Albert II-laan 33, bus 788 – 1030 Brussel
Op de facturen is de volgende vermelding aangebracht: “Het verschuldigde bedrag moet worden gestort op rekening nr. … op naam van … te …”. De vereffeningsprocedure verloopt overeenkomstig het Reglement op de Rijkscomptabiliteit. Enkel de correct uitgevoerde werken en leveringen mogen gefactureerd worden. De betaling gebeurt binnen een termijn van 50 kalenderdagen te rekenen vanaf de datum van de factuur, voor zover de aanbestedende overheid binnen de vastgelegde termijn over de andere, eventueel vereiste documenten beschikt. De factuur moet worden opgesteld in euro.
17. Bijzondere verplichtingen voor de leverancier De opdrachtnemer en zijn medewerkers zijn gebonden door een discretieplicht met betrekking tot informatie waarvan zij weet krijgen bij de uitvoering van deze opdracht. Die
41
informatie mag in geen geval worden meegedeeld aan derden zonder de schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid. De opdrachtnemer mag deze opdracht echter wel vermelden als referentie. 17.1 Veiligheid en vertrouwelijkheid Alle inlichtingen die aan het personeel van de begunstigde worden verstrekt in het kader van de opdracht, alle documenten die hem worden toevertrouwd, alle gesprekken waaraan hij deelneemt, worden als strikt vertrouwelijk beschouwd. De betreffende inlichtingen: ♦ kunnen worden vastgelegd op eender welke informatiedrager, zoals papier, een film, een magneetband, een schijf, een diskette, een geïntegreerde montage enz.; ♦ kunnen mondeling en/of via de overdracht van een drager met de gewenste informatie aan de opdrachtgever worden meegedeeld, of kunnen ter kennis van de opdrachtnemer worden gebracht na de uitvoering van de opdracht of van een taak die door de FOD Financiën in het kader van deze opdracht is toevertrouwd; ♦ kunnen geheel of gedeeltelijk bestaan uit, bijvoorbeeld, studies, gebruiksaanwijzingen, ontwerpplannen, productieplannen, technische beschrijvingen, detailplannen, functionele specificaties, procedures, informaticaprogramma's, uitvoeringscodes, berekeningen, enz. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe, zowel tijdens als na de uitvoering van de opdracht, alle vertrouwelijke gegevens en informatie, van welke aard ook, die hem zal worden medegedeeld of waarvan hij bij de uitvoering van zijn opdracht kennis zal nemen, vertrouwelijk te blijven behandelen. De opdrachtnemer staat borg voor de eerbiediging van de vertrouwelijkheid van de gegevens door zijn personeel en zijn onderaannemers. Hij verbindt zich ertoe ze niet mee te delen aan derden, inclusief filialen en andere met de opdrachtnemer verbonden ondernemingen. Hij zal aan zijn personeelsleden en aan die van zijn onderaannemers die rechtstreeks bij de opdracht zijn betrokken slechts die gegevens bekendmaken die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de opdracht. De hierboven genoemde verplichtingen zijn niet van toepassing op informatie van de FOD Financiën: ♦ waarvan de opdrachtnemer op een voor de FOD Financiën aanvaardbare wijze kan aantonen dat ze reeds in zijn bezit was op het moment dat ze hem voor de eerste keer door de FOD Financiën meegedeeld werd; ♦ die, op het ogenblik dat ze gekend was door de FOD Financiën, reeds openbaar was; ♦ die, nadat ze gekend was door de FOD Financiën, openbaar werd gemaakt, maar niet door toedoen van de leverancier; ♦ of die de opdrachtnemer heeft bekomen van een derde die te goeder trouw beschikt over de informatie van de FOD Financiën en ze hem mocht meedelen. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe: ♦ om het geheel of een gedeelte van de informatie van de FOD Financiën niet te kopiëren, indien deze zich bevindt op een drager die hem door deze laatste ter beschikking werd gesteld;
42
♦ om het geheel of een gedeelte van de informatie van de FOD Financiën niet vast te leggen op een informatiedrager, behalve voor de uitvoering van de taken die hem door deze laatste werden opgelegd en voor zover dit noodzakelijk is. Alle informatie die de FOD Financiën aan de opdrachtnemer ter beschikking stelt en elke informatiedrager met informatie van de FOD Financiën die aan de opdrachtnemer ter beschikking wordt gesteld blijven de integrale eigendom van de FOD Financiën, zoals ook elke informatiedrager waarop de opdrachtnemer informatie van de FOD Financiën heeft gekopieerd of geregistreerd de integrale eigendom van de FOD Financiën blijft. De FOD Financiën behoudt op elk moment het recht om de opdrachtnemer te verzoeken om het geheel of een deel van de informatiedragers waarop hij de informatie van de FOD Financiën heeft geregistreerd, terug te bezorgen. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om zonder verwijl alle gevraagde informatiedragers terug te bezorgen, zonder ze te kopiëren. De opdrachtnemer verbindt zich er bovendien toe om bij het verstrijken van de uitvoering van de opdracht zonder verwijl aan de FOD Financiën alle informatiedragers te bezorgen die informatie bevatten over de FOD Financiën en die aan de opdrachtnemer werden toevertrouwd met het oog op de uitvoering van de opdracht, voor zover deze informatiedragers niet eerder werden terugbezorgd aan de FOD Financiën. Alle informatie van de FOD Financiën blijft eigendom van de FOD Financiën. Door informatie ter beschikking te stellen verleent de FOD Financiën de begunstigde geen enkel licentierecht, expliciet noch impliciet, op octrooirechten, auteursrechten of andere intellectuele rechten. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om zich te onthouden van alle industriële toepassingen van de informatie van de FOD Financiën en om die informatie voor geen andere doeleinden te gebruiken dan voor de uitvoering van onderhavige opdracht of voor een taak die hem door de FOD Financiën werd toevertrouwd in het kader van onderhavige opdracht. De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor alle schade waarvan de FOD Financiën het slachtoffer zou kunnen zijn ten gevolge van het niet respecteren door de begunstigde zelf of door leden van zijn personeel van de verplichtingen die hem worden opgelegd volgens dit artikel. 17.2 Veiligheid en personeel van de opdrachtnemer De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om de opdracht te laten uitvoeren door de in de offerte opgegeven personen, behalve in geval van overmacht. De vermelde personen of hun vervangers worden allen geacht effectief deel te nemen aan de uitvoering van de opdracht. De vervangers moeten verplicht worden erkend door de aanbestedende overheid. Het personeel van de aannemer dat in de lokalen van de Federale Overheidsdienst Financiën moet werken, moet zich schikken naar de veiligheidsmaatregelen die in die lokalen van toepassing zijn. Deze maatregelen omvatten maatregelen voor toegangscontrole. Iedere persoon die in de lokalen van de FOD Financiën werkt, moet worden geïdentificeerd en moet in het bezit van een identificatiebewijs zijn. De FOD Financiën behoudt zich het recht voor de toegang tot zijn lokalen te weigeren aan een persoon die niet de nodige veiligheidsgaranties voorlegt.
43
17.3 Verantwoordelijkheid, informatie industriële eigendom, getuigschriften en auteursrechten Alle informatie in de offerte of in de specificaties die als 'informatie over industriële eigendom' of 'vertrouwelijke informatie' kan worden beschouwd, of verband houdt met 'octrooien' of 'auteursrechten', moet zeer duidelijk worden aangegeven en nauwkeurig worden afgebakend en nauwkeurig (elke paragraaf waarop een dergelijk voorbehoud van toepassing is, moet duidelijk als dusdanig worden aangeduid - anders heeft dit voorbehoud geen effect). Het is raadzaam een afdeling van dit type aan te duiden met de vermelding 'VAN INDUSTRIELE EIGENDOM' in de rechterbenedenhoek van de betrokken afdeling. Het aanduiden van het gehele voorstel als informatie van industriële eigendom zal niet aanvaard worden. De inschrijver moet duidelijk alle elementen (onderdelen van het ingediende voorstel of de werkdocumenten en specificaties die tijdens de uitvoering van het project worden afgeleverd) (als"VERTROUWELIJK") identificeren die formules, concepten, tekeningen en opzoekinggegevens bevatten. De enige verantwoordelijkheid van de FOD Financiën zal beperkt blijven tot het vertrouwelijk houden van de bovenvermelde gegevens en het inlichten van de inschrijver over elk verzoek tot openbaarmaking tijdens een periode van vijf (5) jaar vanaf de gunningsdatum van de opdracht. Het niet aanduiden van dergelijke elementen of een laattijdige reactie op de waarschuwing dat een verzoek tot openbaarmaking werd ingediend, wordt beschouwd als een afstand van die eis door de inschrijver ten opzichte van de betrokken elementen. Alle elementen waarvoor niet vooraf en uitdrukkelijk voorbehoud werd gemaakt (in het bijzonder die welke zijn voorgelegd als antwoord op dit bijzonder bestek), worden eigendom van de FOD Financiën. De selectie of het verwerpen van een antwoord doet geen afbreuk aan dit recht. Als de inschrijver houder is van een octrooi of van een exploitatielicentie betreffende de diensten of de software die in het kader van deze opdracht geleverd moeten worden, kan hij bij de FOD Financiën geen verhoging van de prijs van zijn offerte vorderen. Hij is er eveneens toe verplicht om de tekeningen, modellen en auteursrechten aan te duiden die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de opdracht en waarvan hij de auteur of de rechthebbende is. Als hij dit niet vermeldt, kan hij bij de FOD Financiën geen schadevergoeding en/of interesten vorderen voor de miskenning van zijn octrooi- of auteursrecht. BELANGRIJK De inschrijver wordt zeer sterk aangemoedigd in zijn voorstel een samenvattende afdeling te voegen die zeer duidelijk alle plaatsen in zijn voorstel beschrijft waar beperkingen betreffende het aspect 'Informatie van industriële eigendom, octrooien en auteursrechten' worden gepreciseerd. Een opdrachtnemer die de rechten van een derde niet heeft geëerbiedigd of ze niet aan de FOD Financiën heeft meegedeeld, staat borg ten aanzien van deze laatste voor elk beroep dat door die derde tegen hem wordt aangetekend.
44
De FOD Financiën kan de producten die voor de uitvoering van deze opdracht werden ontwikkeld, gebruiken voor andere projecten. De producten die in het kader van deze opdracht voor de FOD Financiën worden ontwikkeld, worden zijn eigendom. De inschrijver waarborgt dat de voorgestelde producten geen namaak zijn van producten, beschermd door octrooien of auteursrechten die eigendom zijn van derden en er het gebruik van verhinderen of beperken. Alle desbetreffende rechten dienen door de opdrachtnemer te worden gedragen. Na toewijzing van de opdracht moet de opdrachtnemer de FOD Financiën op zijn kosten verdedigen tegen elke aantijging volgens dewelke de producten namaak zijn van producten waarop octrooien of auteursrechten rusten in België. De betrokken opdrachtnemer verbindt zich ertoe, hetzij voor de FOD Financiën het recht te bekomen de betrokken producten verder te gebruiken zonder bijkomende kosten, hetzij op zijn kosten de producten te wijzigen of te vervangen op zijn kosten om een einde te stellen aan de namaak, zonder evenwel de fundamentele specificaties van de producten te wijzigen. De betrokken opdrachtnemer moet, zonder beperking van het bedrag, alle schadevergoeding, kosten of uitgaven op zich nemen die eruit voortvloeien en die ten laste van de aanbestedende overheid gelegd worden in een rechtsvordering, gesteund op een dergelijke aantijging, voor zover de betrokken opdrachtnemer het toezicht heeft op de verdediging alsmede op de onderhandelingen met het oog op een minnelijke schikking. De aanbestedende overheid verbindt zich ertoe de betrokken opdrachtnemer zo spoedig mogelijk op de hoogte te stellen, indien ze het voorwerp zou uitmaken van een dergelijke aantijging. In principe draagt de opdrachtnemer de intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot de door de hen aan de FOD Financiën ter beschikking gestelde rapporten, codes, documentatie enz., over aan de FOD Financiën. Voor alle in het bijzonder bestek of later vermelde of indirect aangehaalde rapporten, broncodes, documentatie, enz., waarvan de intellectuele eigendomsrechten niet werden overgedragen aan de aanbestedende overheid overeenkomstig de bepalingen van het bijzonder bestek, verleent de betrokken opdrachtnemer de aanbestedende overheid een onvoorwaardelijke, onherroepelijke, niet-exclusieve en niet-overdraagbare licentie op al de op het ogenblik van de beëindiging van de te sluiten overeenkomst, meest recente versies van de rapporten, broncodes, documentatie, enz., in de mate zij noodzakelijk zijn om ook na de beëindiging van de overeenkomst de dienstverlening ten volle te kunnen uitvoeren, en maakt hij zich sterk dat al zijn werknemers, aangestelden en/of onderaannemers (met inbegrip van, maar niet beperkt tot deze vermeld in de offerte) dit ook zullen doen, en dit zonder enige kosten, behalve de prijs die voor de opdracht zal bepaald worden in de overeenkomst. De betrokken opdrachtnemer vrijwaart de aanbestedende overheid tegen alle kosten en/of schade ingevolge het niet naleven van deze overeenkomst door zijn werknemers, aangestelden of onderaannemers (met inbegrip van maar niet beperkt tot deze vermeld in de offerte). De studies, architecturen en eventuele ontwikkelingen gecreëerd door het personeel van de opdrachtnemer en de documentatie die ermee gepaard gaat, en algemeen gezien elk document dat in uitvoering van deze opdracht rechtstreeks of indirect opgemaakt is door het personeel van de opdrachtnemer, alsook de rechten van intellectuele eigendom die eraan gekoppeld zijn, zijn naarmate ze worden opgemaakt, eigendom van de FOD Financiën.
45
18. Geschillen Alle geschillen betreffende de uitvoering van deze opdracht zullen uitsluitend worden beslecht door de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement van Brussel. De voertaal is het Nederlands of het Frans. De aanbestedende overheid is in geen geval aansprakelijk voor de schade die aan personen of aan goederen wordt berokkend en die het rechtstreekse of onrechtstreekse gevolg is van de activiteiten van deze opdracht. De leverancier vrijwaart de aanbestedende overheid tegen elke schade-eis van derden dienaangaande.
46
B. TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN I. Technische specificaties voor het systeem van bewaking –en toegangscontrole : AX1.A.1. Algemene beschrijving van het systeem De Federale Overheidsdienst Financiën wenst in het North Galaxy-gebouw een bewakingsen toegangscontrolesysteem te installeren. Dit systeem zal moeten worden geïntegreerd in, of op zijn minst moeten werken in combinatie met het tijdregistratiesysteem (zie deel II). Het North Galaxy-gebouw is een kantoorgebouw waar ongeveer 4000 personen werken. Dit gebouw bestaat hoofdzakelijk uit kantoorruimtes alsook een bedrijfsrestaurant, archieven, een parking en diverse technische ruimtes. Het gebouw herbergt eveneens een belangrijk datacenter. Het systeem moet de volgende algemene functies leveren: - toegangscontrole tot het gebouw, - toegangscontrole tot sommige specifieke lokalen in het gebouw - inbraakdetectie of detectie van inbraakpogingen - beheer van de bewakings- en alarmconsoles voor menselijke bewaking, - logboekregistratie van de events (toegang, alarmmeldingen, enz.) - productie van verslagen (bewegingen, events, diverse statussen, enz.), - overdracht van de prikklokgegevens aan het tijdregistratiesysteem. Dit systeem zal met een videobewakingssysteem worden gecombineerd dat de volgende functies levert: - videobewaking via een scherm, - opname van de beelden, - functies voor het opzoeken, afbeelden en ophalen van de opgenomen beelden, - bewegingsdetectie in de beelden en alarmmelding. De mogelijkheid tot bewegingsdetectie in de beelden en het genereren van alarmen, behandeld door het bewakingssysteem moet worden voorzien. Elke gebruiker of regelmatige bezoeker van het gebouw zal een toegangsbadge ontvangen. De houder van een badge zal toegang hebben tot alle ruimtes waarvoor de lokale systeembeheerder hem toegangsrecht zal hebben verleend. Het gebouw bevat twee aparte ruimtes die door twee verschillenden instanties worden beheerd: - het eigenlijke gebouw, - het datacenter en zijn bijlokalen. Elk van deze ruimtes wordt apart beheerd. Het systeem moet een gebruikersbestand van 5.000 personen kunnen beheren. Rekening houdend met de verloren, gestolen, gedeactiveerde badges, enz. en de noodzaak om een historiek van de badges te bewaren, moet het systeem minstens 10.000 badges kunnen beheren.
47
Het moet mogelijk zijn de centrale infrastructuur van het systeem te benutten om de beveiliging van een ander gebouw van Financiën te beheren. Het aantal te beheren gebruikers en badges moet kunnen worden uitgebreid. AX1.A.2. Algemene architectuur Het volledige systeem zal bestaan uit een centraal subsysteem samengesteld uit centrale servers geplaatst in de computerzalen van de FOD Financiën, en uit lokale subsystemen die de verschillende voorzieningen van de gebouwen beheren. De lokale subsystemen communiceren met het centrale systeem via het computernetwerk (TCP/IP) van de FOD Financiën. Het project moet minstens als volgt kunnen beheren: - een lokaal subsysteem voor het North Galaxy-gebouw, - een lokaal subsysteem voor het datacenter. Het volledige systeem moet lokale subsystemen van een ander gebouw, deel van een gebouw of gebouwencomplex kunnen beheren. Het systeem moet in de algemene IT-architectuur van de FOD Financiën worden geïntegreerd. Informatie over deze infrastructuur is beschikbaar in het document "Architecture Building Blocks" op de website: - www.minfin.fgov.be - E-services - ICT-fundamenten - Architecture building blocks V3 URL van het document in het Frans http://minfin.fgov.be/portail2/fr/downloads/modernisation/fondements/ArchitectureBuildingsBl ocks23032011Fr.pdf URL van het document in het Nederlands http://minfin.fgov.be/portail2/nl/downloads/fondements/ArchitectureBuildingBlocks23032011 Nl.pdf
AX1.A.2.1 Netwerk (Zie Architecture Building Blocks: 2. Netwerk en infrastructuur) De IT-activiteit van de FOD Financiën steunt op een belangrijk TCP/IP-computernetwerk dat alle gebouwen bestrijkt. Elk gebouw beschikt over een LAN-infrastructuur die alle kantoren en computerlokalen bestrijkt. Deze gebouwen zijn verbonden met het netwerk van een telecomoperator in het kader van een VPN (Virtual Private Network). In elk gebouw zal het lokale subsysteem voor toegangscontrole met de centrale hub van het computernetwerk van het gebouw verbonden zijn. Het computernetwerk verzekert de communicatie tussen de verschillende gebouwen en het centrale toegangscontrolesysteem. Het lokale subsysteem kan eveneens in meerdere delen worden opgesplitst waarbij elk deel met het computernetwerk van de FOD Financiën verbonden is. De inschrijver zal alle netwerkonderdelen leveren die het lokale subsysteem voor toegangscontrole samenstellen en zal de nodige kabels leggen voor de samenstelling van
48
het lokale subsysteem tot aan het aansluitpunt op het netwerk van de FOD Financiën. De aansluitpunten bestaan uit UTP - RJ 45 connectoren (in principe zonder PoE) op de switches van het netwerk van de FOD Financiën. AX1.A.2.2. Servers De FOD Financiën beschikt over twee grote datacenters met een UNIX- en Windowsserverpark, DB2-databaseservers en een gegevensopslagsysteem met een grote opslagcapaciteit. Met het oog op een gecentraliseerd technisch beheer van de infrastructuur, wenst de FOD Financiën dat de centrale servers van het bewakings- en toegangscontrolesysteem in deze architectuur worden geïntegreerd en zo veel mogelijk in deze datacenters worden geïnstalleerd. In dit opzicht zal de FOD Financiën het aantal nodige centrale servers ter beschikking stellen van de opdrachtnemer. De inschrijver moet in zijn offerte het aantal vereiste servers specificeren. Door de centrale servers van het toegangscontrolesysteem in de gecentraliseerde ITarchitectuur van de FOD Financiën te integreren, zal het systeem de in deze architectuur bestaande services kunnen benutten (DNS, DHCP, NTP, Active directory, IAM, back-up, updates van het systeem, beveiligingspatches, antivirusbeveiliging, enz.). De inschrijver zal alle nodige software leveren voor de implementatie van zijn oplossing. De inschrijver zal alle materiële componenten en software leveren die de locale subsystemen samenstellen. Dit omvat de lokale servers waarvan de lokale installatie onvermijdelijk is. De inschrijver voorziet in een oplossing om de software via het computernetwerk op de werkposten toe te passen. Redundantie Om redenen van bedrijfszekerheid en beschikbaarheid, is het essentieel dat elke belangrijke server in twee exemplaren bestaan, elk in een apart datacenter en gekoppeld aan een procedure voor een snelle overschakeling van de activiteit van de ene server op de andere. Beide datacenters zijn via een hogesnelheidsverbinding met elkaar verbonden. Het gegevensopslagsysteem bestaat in twee exemplaren, onderling verbonden via een hogesnelheidsverbinding voor het kopiëren van de gegevens. Het gegevensopslagsysteem beschikt over een functionaliteit voor gegevensback-up. Zie: Architecture Buiding blocks: 2.3.3 – Servers voor back-up en storage In geval van een panne van een datacenter, zullen de badgelezers in storingsmodus functioneren voor de tijd die nodig is voor de overschakeling van de centrale applicatie op het andere datacenter. Deze overschakeling moet binnen een beperkte tijd kunnen worden uitgevoerd. Een eenvoudige overschakelingsprocedure moet worden bepaald. Bij uitval moet het systeem beveiligd zijn tegen gegevensverlies. Bij een koude start moeten alle nodige programma's, zonder de tussenkomst van een externe persoon, automatisch en correct opstarten. De servers maken deel uit van een groot virtueel serverpark. De kenmerken van de servers zijn beschreven in het voornoemde document "Architecture building blocks".
49
Kenmerken van de UNIX-servers Zie: Architecture Buiding blocks: 2.3.2 – Unix-servers Kenmerken van de Windows-servers Zie: Architecture Buiding blocks: 2.3.4 – Wintel-servers Huidige besturingssystemen: Windows 2003 SP2; Windows 2008 R2 De door de inschrijver geleverde gevoelige uitrustingen zullen worden bewaard in gesloten 19"-kasten, door de inschrijver te leveren en in het datacenter te installeren. Opmerking: de volledige installatie moet met een overspanningsbeveiliging en met een ruisfilter uitgerust zijn. Deze beveiligingen zijn in de totale prijs van de installatie inbegrepen. De kenmerken van de overspanningsbeveiliging en van de ruisfilters zijn beschreven in punt AX1.A.9.7 AX1.A.2.3 Lokale architectuur De inschrijver zal de lokale architectuur van het subsysteem van een gebouw specificeren. Hij zal alle materiële componenten en software, badgelezers, detectie- en bewakingsapparatuur, camera's, lokale servers, netwerkuitrustingen, enz. tot aan het aansluitpunt met het netwerk van de FOD Financiën leveren. De gevoelige uitrustingen zullen worden bewaard in door de inschrijver te leveren gesloten 19"-kasten, bij voorkeur geïnstalleerd in beveiligde lokalen en in ieder geval binnen de zone met toegangscontrole. Al het nodige basismateriaal voor de uitvoering van deze verbindingen is in deze aanneming inbegrepen. Zijn in ieder geval altijd in de totale prijs van de opdracht van deze aanneming inbegrepen, de voedingsbronnen, hun transformatoren, hun gelijkrichters, hun bekabeling en alle nodige toestellen en toebehoren voor de werking, beveiliging, plaatsing, aansluiting, enz. In zijn prijs voorziet de aannemer in alle toebehoren, aansluitingen, programmeringen, enz. zodanig dat de installatie perfect operationeel is overeenkomstig de beschrijving in dit bestek. Dit toebehoren omvat onder meer alle nodige hulpapparatuur, montagebenodigdheden, randapparatuur, switches, patchkabel, eventuele versterkers, ruisfilters, tussenkabels, aangepaste connectoren, aangepaste programmeringen, enz. De precieze plaats van alle voornoemde installatieonderdelen zal tijdens de uitvoering in overleg met de bouwheer worden bepaald. Opmerking: de volledige installatie moet met een overspanningsbeveiliging en met een ruisfilter uitgerust zijn. Deze beveiligingen zijn in de totale prijs van de installatie inbegrepen. De kenmerken van de overspanningsbeveiliging en van de ruisfilters zijn beschreven in punt AX1.A.9.7. AX1.A.2.3.2. Automatische afweer van het systeem De installaties worden uitgevoerd met een controlestroom die door de volledige bekabeling loopt. Alle leidingen en apparatuur moeten zich altijd binnen de beveiligde zones bevinden. De automatische afweer van het volledige systeem moet voor elke leiding, elk toestel en voor alle hulpapparatuur en dergelijke, minstens aan de volgende eisen voldoen: leidingen:
50
-
-
Alle leidingen (d.w.z. besturings-, signalisatie-, voedingsleidingen, enz.) moeten permanent worden bewaakt tegen sabotage, breuk, onderbreking, doorsnijden, enz. Alle leidingen (d.w.z. besturings-, signalisatie-, toevoerleidingen, enz. ) moeten altijd zo veel mogelijk in inbouw, boven de valse plafonds, in gesloten nissen, enz., voor zover beschikbaar, worden geplaatst.
Mochten noch valse plafonds, noch gesloten nissen, enz. aanwezig zijn, zullen de overeenstemmende leidingen over hun gehele toegankelijke lengte mechanisch worden beschermd met metalen buizen, metalen U-profielen of equivalent, en pvckokers. -
apparatuur, aftakdozen, aansluitdozen, enz.: - Alle toestellen, aftakdozen, aansluitdozen, enz. moeten permanent worden bewaakt tegen sabotage, ontkoppeling, breuk, demontage, enz. door middel van ingebouwde contacten en dergelijke die van buitenaf niet toegankelijk zijn. - Alle toestellen, aftakdozen, aansluitdozen, enz. moeten altijd zo veel mogelijk in inbouw, boven de valse plafonds, in gesloten nissen, enz., voor zover beschikbaar, worden geplaatst.
-
alarmberichten verbonden aan de automatische afweer: elke poging tot sabotage, opzettelijke of accidentele beschadiging, zal een alarmsignaal inschakelen. - een alarmmelding zal worden gestuurd aan het voor het betrokken gebouw bevoegde bewakingsteam, - de informatie zal in het logboek van het bewakingssysteem worden geregistreerd.
AX1.A.2.4 Standaardwerkposten van de FOD Financiën De werkposten bij de FOD Financiën zijn uitgerust met het besturingssysteem Windows XP of Windows 7. De minimale kenmerken van de werkposten zijn als volgt: - Geheugen: 2 GB - Harde schijf: 80 GB - Grafische kaart met 64 MB geheugen - 19" flat screen - Dual core-processor (Zie Architecture Building Blocks: 2.3.5 Desktops en laptops) AX1.A.3. Toegang tot het gebouw - Gebruikers Elke gebruiker van een gebouw zal een toegangsbadge hebben die hem in het toegangscontrolesysteem identificeert. Dezelfde badge moet toegang kunnen geven tot alle gebouwen en lokalen van de FOD Financiën. Aan elke badge zijn een aantal toegangsrechten verbonden waarover de badgehouder beschikt. Elke gebruiker van een gebouw van de FOD Financiën zal in de database van het toegangscontrolesysteem geregistreerd zijn. De hierna vermelde minimale gegevens moeten kunnen worden geregistreerd: - Naam, voornaam, - Inschrijvingsnummer, - Instelling,
51
- Bestuur, - Dienst, - Gebouw van gebruikelijke activiteit (administratief adres), - Adres van het gebouw, - Verdieping, - E-mailadres, - Login tot het netwerk van de FOD Financiën, - Telefoonnummer, - Blanco gegeven 1, - Blanco gegeven 2, Aan de gebruiker toegekende badges Status van de badge (geactiveerd, verloren, gestolen, niet meer gebruikt, geblokkeerd, enz.). Toegangsrechten verbonden aan elke badge. Een procedure moet toelaten om de persoonlijke gegevens van een gebruiker te bepalen of bij te werken vanaf een extern bestand aangemaakt door het HR-beheersysteem van de FOD Financiën (verwerking per lot). Deze procedure moet ook toelaten de badges te deactiveren van personeelsleden die niet langer bij de FOD werken. AX1.A.4. Bijzondere functionaliteiten Elke operator van het bewakings- en toegangscontrolesysteem zal individueel worden geïdentificeerd. Aan elke identificatie zullen overeenstemmende gebruiksrechten verbonden zijn. De gebruiksrechten omvatten: - de toegestane acties: aanmaak, raadpleging, bijwerking, wissen van gegevens, - de gegevens waarvoor de acties zijn toegestaan (welk gebouw?). De identificatie- en authenticatieprocedure van de gebruikers zal in het centrale identificatieen authenticatiesysteem (IAM) van het computernetwerk van de FOD Financiën worden geïntegreerd. (zie ook: Architecture Buiding blocks: 3.4.1: IAM-oplossing, 3.7: Services voor Identity en Access Management). AX1.A.4.1. Menselijke bewaking Het North Galaxy-gebouw bevat twee bewakingsteams met bewakingsopdracht van respectievelijk: de bewaking van het gebouw (uitgezonderd het datacenter), de bewaking van het datacenter.
een
specifieke
In sommige gebouwen zijn veiligheidsbeambten aanwezig. Een team van veiligheidsbeambten ziet toe op de beveiliging van een gebouw, een gebouwencomplex of een deel van een gebouw (bv.: datacenter). De bewakingsbeambten moeten over werkposten beschikken waarmee zij het toegangscontrolesysteem voor de ruimte die zij bewaken lokaal kunnen beheren, alarmsignalen kunnen ontvangen en de vereiste actie kunnen nemen. de volgende functionaliteiten moeten worden ondersteund: - ontvangen van alarmmeldingen, - gedifferentieerde behandeling van de alarmmeldingen afhankelijk van hun spoedeisend karakter,
52
-
opheffing, behandeling van de alarmmeldingen, aanduiding op de plannen van de verschillende bewakingsen toegangscontroleapparatuur, aanduiding op de plannen van de toegangspunten in alarmstatus, productie van verslagen van de bewegingshistoriek van alle gebruikers of van 1 gebruiker, productie van verslagen van de historiek van alle alarmpunten of van 1 alarmpunt, videobewaking, reproductie van opgenomen videobeelden, deactivering van verdachte badges.
Een team van veiligheidsbeambten mag slechts zicht en controlebevoegdheid hebben over de zone waarvoor het verantwoordelijk is. In geval van uitbreiding van het systeem tot een ander gebouw, moet het mogelijk zijn om voor dit gebouw een nieuw bewakingsteam samen te stellen. Niet alle gebouwen beschikken over een menselijke bewaking Het systeem moet op de plannen op scherm de plaats en de status van de verschillende bewakings- en toegangscontroleapparatuur kunnen weergeven. Rekening houdend met de grootte van het gebouw, moet qua beheercapaciteit als volgt worden voorzien: - +/- 80 plannen voor het North Galaxy-gebouw, - +/- 20 plannen voor het datacenter. Werkposten voor het bewakingspersoneel De FOD Financiën zal aan het personeel van de bewakingsteams standaardwerkposten ter beschikking stellen die specifieke bewakingsapplicaties kunnen ondersteunen. Mochten de standaardwerkposten niet voldoende zijn om de geplande bewakingsfuncties uit te voeren, dan zal de inschrijver, afhankelijk van het geval, de nodige aangepaste werkposten of randapparatuur (bv. beeldschermen) leveren. De werkposten moeten qua gebruikersnaam, antivirusbeveiliging, update van de basissoftware, enz. in de algemene IT-infrastructuur van de FOD Financiën worden geïntegreerd. Deze werkposten zullen hoofdzakelijk bestemd zijn voor bewakingsfuncties. De lokale beheerder moet ze echter ook voor lokale beheerfuncties kunnen gebruiken (toewijzing van badges, bepaling van de toegangsrechten, parametrisatie van de alarmprocedures, productie van verslagen, enz.). De werkpost moet uitgerust zijn met een akoestisch alarmsignaal. De akoestische signalisatie moet duidelijk hoorbaar zijn. Het akoestisch alarmsignaal moet verschillende tonaliteiten kunnen voortbrengen om verschillende alarmtypes te kunnen onderscheiden. AX1.A.4.2. Onthaal van bezoekers Het North Galaxy-gebouw is uitgerust met een onthaalbalie voor de bezoekers. Het systeem zal een functie moeten bevatten voor het onthaal en de registratie van de bezoekers alsook voor de toewijzing van een tijdelijke badge. Het onthaalpersoneel mag slechts voor specifieke delen van het betrokken gebouw toegangsrechten aan de bezoekersbadge koppelen.
53
De werkposten van het onthaalpersoneel bestaan uit standaardcomputers van de FOD Financiën met aangepaste software. De FOD Financiën wenst dat de onthaalfuncties kunnen worden uitgevoerd met een webapplicatie via een standaardbrowser (webbrowser) AX1.A.4.3. Portier Een portier is een ambtenaar belast met de bewaking van een toegangspunt van een gebouw (bijvoorbeeld een verdieping) en het onthaal van de bezoekers. De portier moet, vanaf zijn balie, de deur die hij moet bewaken met een handbediening kunnen openen. De portier moet beschikken over: - een oproepbel waarmee de bezoeker zich kan aanmelden, - een handbediening om de deur op afstand te openen. Deze handbediening zal bestaan uit een drukknop apart van het toetsenbord van het computersysteem. Deze bediening moet zelfs bij een defect van het toegangscontrolesysteem kunnen werken. NB: behoudens uitzondering, zal de portier niet over een met het systeem verbonden computerpost beschikken. Elk gebruik van de handbediening "portier" moet in het toegangscontrolelogboek worden geregistreerd. AX1.A. 5. Systeembeheer In het kader van het beheer van het bewakings- en toegangscontrolesysteem moeten meerdere beheerniveaus worden bepaald. De opdrachtnemer zal alle nodige software leveren om het aantal geplande gebruikers toe te laten de diverse beheerfuncties uit te voeren. Het beheer van het toegangscontrolesysteem en van het tijdregistratiesysteem worden aan aparte beheerders toevertrouwd. Elke operator van het bewakings- en toegangscontrolesysteem zal individueel worden geïdentificeerd. Aan elke identificatie zullen overeenstemmende gebruiksrechten verbonden zijn. De gebruiksrechten omvatten: - de toegestane acties: aanmaak, raadpleging, bijwerking, wissen van gegevens, - de gegevens waarvoor de acties zijn toegestaan (welk gebouw?). De identificatie- en authenticatieprocedure van de gebruikers zal in het centrale identificatieen authenticatiesysteem (IAM) van het computernetwerk van de FOD Financiën worden geïntegreerd. AX1.A.5.1. Gecentraliseerd technisch beheer Het technische systeembeheer wordt verzorgd door een unieke administratieve en technische instantie van de FOD Financiën, in samenwerking met de leverancier van het systeem (in het kader van een contract technische ondersteuning). Het technische beheerteam is belast met het beheer van de servers en IT-infrastructuur van de FOD Financiën en voert de operationele procedures uit. Het team houdt toezicht op de werking van de gehele installatie, identificeert storingen en meldt die aan de leverancier.
54
De lokale verantwoordelijken van de bewaakte ruimtes zullen technische problemen aan dit team melden. Het gecentraliseerde technisch beheerteam telt 1 tot 5 personen. AX1.A.5.2. Gecentraliseerd functioneel beheer Het gecentraliseerde functioneel beheer omvat diverse taken: - De identificatie en toewijzing van de rechten van de beheerders en in het bijzonder van de lokale beheerders, - Identificatie en registratie van de houders van de toegangsbadges, - Toewijzing (of intrekking) van toegangsbadges, - Parametrisatie van de benamingen van de bewakings- en toegangscontroleapparatuur, - Aanpassing van de bewakingsplannen, - Parametrisatie van de behandelingsprocedures van de alarmmeldingen afhankelijk van hun prioriteit. - Productie van verslagen - Bewakingscapaciteit van het gehele toegangscontrolesysteem - Bewakingscapaciteit van alle camera's en opgenomen beelden. Het gecentraliseerde functioneel beheerteam telt 1 tot 5 personen. AX1.A.5.3. Lokaal functioneel beheer Binnen elke bewaakte ruimte, afhankelijk van een specifieke instantie, zullen de lokale beheertaken door een lokaal beheerteam worden uitgevoerd. Het North Galaxy-gebouw bevat twee aparte ruimtes die door twee verschillende instanties worden beheerd: - het gebouw, zonder het datacenter (instantie: Stafdienst Logistiek) - het datacenter (instantie: Stafdienst ICT) Deze taken omvatten hoofdzakelijk: -
-
-
-
-
-
Identificatie en registratie van de houders van de toegangsbadges. Het betreft hoofdzakelijk de bepaling van gebruikers of regelmatige bezoekers niet bepaald door het gecentraliseerde beheer. Toewijzing (of intrekking) van toegangsbadges. Het betreft hoofdzakelijk de toewijzing van toegangsbadges aan gebruikers of regelmatige bezoekers niet bepaald door het gecentraliseerde beheer, of de registratie van verlies, diefstal of intrekking van badges. Bepaling van de toegangsrechten De bevoegdheid van de lokale beheerder moet beperkt blijven tot het toekennen van toegangsrechten voor de zone waarvoor hij bevoegdheid heeft. In geen geval mag een lokale beheerder de mogelijkheid hebben toegangsrechten toe te kennen voor een zone waarvoor hij geen bevoegdheid heeft. Parametrisatie van de benamingen van de bewakings- en toegangscontroleapparatuur. Deze actie moet beperkt blijven tot de apparatuur van de zone waarvoor de lokale beheerder bevoegdheid heeft. Parametrisatie van de behandelingsprocedures van de alarmmeldingen afhankelijk van hun prioriteit. Deze actie moet beperkt blijven tot de apparatuur van de zone waarvoor de lokale beheerder bevoegdheid heeft. Productie van lokale verslagen. De productie van lokale verslagen moet beperkt blijven tot onderwerpen die tot de bevoegdheid behoren van de lokale beheerder, bijvoorbeeld:
55
-
-
bewegingen van een persoon binnen de zone waarvoor de beheerder verantwoordelijk is, - status van de bewakings- en toegangscontroleapparatuur binnen de zone waarvoor de beheerder verantwoordelijk is. Bewakingscapaciteit van de betrokken bewakings- en toegangscontroleapparatuur. Bewakingscapaciteit van de camera's en opgenomen beelden van de betrokken zone.
Het aantal lokale beheerders wordt geschat op 3 per gebouw, gebouwencomplex of deel van een gebouw. AX1.A.5.4. Werkposten De beheertaken worden uitgevoerd: - vanaf de werkposten van het bewakingspersoneel - vanaf de werkposten van de beheerders De werkposten van de beheerders zijn standaardcomputers van de FOD Financiën met aangepaste software. De FOD Financiën wenst dat de functionele beheertaken kunnen worden uitgevoerd met een webapplicatie via een standaardbrowser (webbrowser). Op de toepassingsgerichte werkposten van het bewakingspersoneel kan specifieke software worden geïnstalleerd. AX1.A.6. Registratie van events Bewaking en toegangscontrole Het bewakings- en toegangscontrolesysteem zal de volgende events registreren: - alle in-/uitbewegingen, van de lokalen en van de gebouwen, gedetecteerd door het toegangscontrolesysteem via de controleapparatuur van de opening van de deuren en andere mechanische toegangscontroleapparatuur (badgelezers, enz.), - alle openingen en sluitingen van deuren (met of zonder toegangsbadge), - alle alarmmeldingen, - alle door de bewakingsbeambten of de systeembeheerders via het systeem uitgevoerde acties. De opgenomen gegevens worden drie maanden bewaard. Op basis van deze gegevens moeten op elk moment verslagen kunnen worden opgesteld. Na deze periode worden de gegevens gearchiveerd. Met het oog op eventueel onderzoek en de productie van verslagen van oude events, moet het mogelijk zijn om gearchiveerde gegevens op te halen.
56
AX1.A.7. Bijzondere functies Evacuatie Bij de evacuatie van een gebouw moeten alle vluchtwegen vrij zijn. Dat betekent: - dat alle deuren met toegangscontrole moeten ontgrendeld zijn, - dat de vergrendelde deuren van de nooduitgangen moeten ontgrendeld zijn, - dat de toegangscontrolepoortjes moeten openen. Indien het systeem meerdere gebouwen beheert, moeten deze acties uitsluitend het gebouw betreffen dat wordt geëvacueerd. Naargelang het geval wordt het bevel tot evacuatie gegeven: - door een automatische alarmprocedure ingeschakeld door het brandpaneel van het gebouw; (Het toegangscontrolesysteem moet de signalen gegeven door het brandpaneel kunnen ontvangen en interpreteren. De ontgrendeling gebeurt normaliter met een potentiaalvrij NO/NC-contact door de branddetectiecentrale van het betrokken gebouw). - door een handbediening gekoppeld aan het brandpaneel van het gebouw; (Het toegangscontrolesysteem moet de signalen gegeven door het brandpaneel kunnen ontvangen en interpreteren.) - door een handbediening direct gekoppeld aan het bewakingsen toegangscontrolesysteem Deze noodontgrendeling moet altijd werken, zelfs in geval van een defect van het besturingssysteem van de toegangscontrolesoftware. Het North Galaxy-gebouw is uitgerust met 2 brandpanelen: - 1 brandpaneel voor de branddetectie in het gehele gebouw, - 1 brandpaneel voor de branddetectie en het automatisch blussen van brand in het datacenter. In geval van een algemene evacuatie van het gebouw, zendt het brandpaneel van het gebouw een signaal aan het brandpaneel van het datacenter. Storingsmodus Bij een defect van bepaalde centrale apparatuur of in geval van een communicatieprobleem, moeten de deuren bestuurd door badgelezers blijven werken. Dergelijke situatie is typisch bij een onderbreking van de communicatie tussen de centrale systemen en het lokale subsysteem. Het geheugen van de lokale besturingseenheid van de badgelezer moet de essentiële gegevens bevatten van de badges die toegang geven tot de betrokken deur. De gegevens van de gelezen badges en de diverse events, worden in dergelijk geval in het lokale geheugen opgeslagen en aan de centrale server overgedragen zodra de verbinding is hersteld. Bij evacuatie moeten de deuren automatisch ontgrendelen, zelfs in storingsmodus. De koppeling van de sasdeuren moet blijven werken, zelfs bij communicatieproblemen met het centrale systeem.
57
Gegevensoverdracht aan het tijdregistratiesysteem. De gegevens die het systeem via de badgelezers registreert, zullen door een tijdregistratiesysteem worden verwerkt. In dit opzicht vormen de toegangscontrole- en tijdregistratiesystemen een geïntegreerd geheel, of wordt voorzien in een procedure voor de automatische overdracht van deze gegevens. Indien beide systemen niet volledig geïntegreerd zijn, kunnen de gegevens hetzij onmiddellijk na het prikken worden overgedragen, hetzij per lot met regelmatige intervallen (bijvoorbeeld elke 10 minuten). De frequentie van de gegevensoverdracht zal instelbaar zijn. Bij elke badgeregistratie moeten de volgende gegevens worden overgedragen: - datum, - uur, - badgenummer, - naam en voornaam van de badgehouder, - inschrijvingsnummer van de badgehouder, - identificatie van het toegangspunt (deur), - identificatie van de toegangsrichting. Bij een badgeregistratie worden alleen de gegevens overgedragen van de bewegingen die relevant zijn voor de tijdregistratie. Relevante bewegingen: - wanneer de badgeregistratie wordt gevolgd door een effectieve toegang (wat dus de gegevens uitsluit van badgeregistraties die niet door een effectieve toegang worden gevolgd ), - wanneer de badgeregistratie relevante toegangspunten betreft. Sommige deuren (en vooral de binnendeuren van het gebouw) worden door de tijdregistratie niet in aanmerking genomen. Relevante toegangspunten betreffen hoofdzakelijk de toegangspunten van de buitenzone van het gebouw. Een lijst van relevante toegangspunten moet worden opgesteld en zal dienen voor de selectie van de over te dragen gegevens. De overdrachtprocedures zijn gebaseerd op standaard IP-overdrachtprotocollen (bv: telnet, HTTP, FTP, enz.). Bij communicatieproblemen waarbij sommige badgelezers op storingsmodus overschakelen, zullen de prikklokgegevens aan het tijdregistratiesysteem worden overgedragen zodra ze voor het centraal toegangscontrolesysteem beschikbaar zullen zijn. Anti passback Voor de lokale processors/controle-units wordt voorzien in een anti-passbacksysteem. Deze functie controleert de positie van elke gelezen badge voor alle zones waar deze functie geactiveerd is. Deze functie heeft tot doel te beletten dat dezelfde badge opnieuw een in-beweging kan registreren zonder eerst een uitbeweging te registreren. Bovendien laat dit systeem toe om op ieder moment het precieze aantal van de in het gebouw aanwezige personen te kennen, wat belangrijk is bij de evacuatie van het gebouw in een noodgeval. De functie zal door de software via de mainframecomputer worden geprogrammeerd. Deze functie kan naar keuze voor bepaalde zones of voor alle zones worden geprogrammeerd. Bij de uitvoering van deze programmering wordt eveneens rekening gehouden met gebruikskalenders waarmee per lokale processor tijdzones kunnen worden ingesteld tijdens dewelke het anti-passbacksysteem al dan niet geactiveerd is.
58
AX1.A.8.Typeconfiguratie van te controleren of te bewaken voorzieningen AX1.A.8.1. Klapdeur met enkele vleugel - gecontroleerd De controle van een klapdeur met enkele vleugel bevat de volgende elementen: - een badgelezer of een codepaneel richting 'in', - een badgelezer of bedieningknop voor de deuropening richting 'uit', - een magnetisch of elektrisch slot, - een drukknop voor de noodontgrendeling in de evacuatierichting, - een dienstontgrendelingsmechanisme van het slot met sleutelbediening, - een contact voor de controle van de deurstatus (open of gesloten) - een detectie stroomonderbreking van het slot (bv.: gebruik van de drukknop voor de noodontgrendeling of van het dienstontgrendelingsmechanisme), - een lokaal akoestisch alarmsignaal in geval van een stroomonderbreking van het slot. Bij evacuatie ontgrendelt de deur automatisch. Elke deuropening moet in het toegangscontrolelogboek worden geregistreerd. Elke deuropening bediend door een badge moet samen met de identificatiegegevens van de gebruikte badge in het toegangscontrolelogboek worden geregistreerd. Elke abnormale situatie (deur geopend zonder toegangsrecht, poging tot opening met een badge zonder toegangsrecht, ongewoon lange opening van de deur, stroomonderbreking van het slot, technisch defect) moet: - in het toegangscontrolelogboek als abnormale situatie worden geregistreerd, - op de console van het lokale bewakingspersoneel (daar waar dit personeel bestaat) een alarmbericht weergeven. Op bevel van het bewakingspersoneel of van een (lokale of centrale) beheerder kan de deur via het toegangscontrolesysteem in vergrendelde of ontgrendelde status worden gehandhaafd. Deze actie moet in het toegangscontrolelogboek worden geregistreerd. AX1.A.8.2. Klapdeur met dubbele vleugel - gecontroleerd De controle van een klapdeur met dubbele vleugel bevat de volgende elementen: - een badgelezer of een codepaneel richting 'in', - een badgelezer of bedieningknop voor de deuropening richting 'uit', - een magnetisch of elektrisch slot aangepast aan de bijzondere configuratie met dubbele vleugel (enkel of dubbel slot), - een drukknop voor de noodontgrendeling in de evacuatierichting, - een dienstontgrendelingsmechanisme van het slot met sleutelbediening, - een contact op elke deurvleugel voor de controle van de deurstatus (open of gesloten), - een detectie stroomonderbreking van het slot (bv.: gebruik van de drukknop voor de noodontgrendeling of van het dienstontgrendelingsmechanisme), - een lokaal akoestisch alarmsignaal in geval van een stroomonderbreking van het slot. Een deur met dubbele vleugel wordt geacht open te zijn wanneer een van de deurvleugels open is. Een deur met dubbele vleugel wordt geacht gesloten te zijn wanneer beide deurvleugels gesloten zijn. Het moet mogelijk zijn om één vleugel te openen, zelfs indien het slot werd vergrendeld terwijl de andere deurvleugel is opengebleven.
59
Bij evacuatie ontgrendelt de deur automatisch. Elke deuropening moet in het toegangscontrolelogboek worden geregistreerd. Elke deuropening bediend door een badge moet samen met de identificatiegegevens van de gebruikte badge in het toegangscontrolelogboek worden geregistreerd. Elke abnormale situatie (deur geopend zonder toegangsrecht, poging tot opening met een badge zonder toegangsrecht, ongewoon lange opening van de deur, stroomonderbreking van het slot, technisch defect) moet: - in het toegangscontrolelogboek als abnormale situatie worden geregistreerd, - op de console van het lokale bewakingspersoneel (daar waar dit personeel bestaat) een alarmbericht weergeven. Op bevel van het bewakingspersoneel of van een (lokale of centrale) beheerder kan de deur via het toegangscontrolesysteem in vergrendelde of ontgrendelde status worden gehandhaafd. Deze actie moet in het toegangscontrolelogboek worden geregistreerd.
AX1.A.8.3. Sas met twee deuren, elk met enkele vleugel - Zonder nooddeur Een sas bestaat uit twee opeenvolgende deuren die niet gelijktijdig kunnen worden geopend. Zodra een van beide deuren open is, blijft de andere deur vergrendeld en elke toegang, in of uit, is verboden. De koppeling tussen beide deuren moet voldoende nauwkeurig en efficiënt zijn zodat beide deuren niet gelijktijdig kunnen worden geopend. Bovendien moet de koppeling blijven werken, zelfs in storingsmodus (communicatieverlies met de centrale servers). Elke klapdeur met enkele vleugel bevat de volgende elementen: - een badgelezer of een codepaneel richting 'in', - een badgelezer of bedieningknop voor de deuropening richting 'uit', - een magnetisch of elektrisch slot, - een drukknop voor de noodontgrendeling in de evacuatierichting, - een dienstontgrendelingsmechanisme van het slot met sleutelbediening, - een contact voor de controle van de deurstatus (open of gesloten) - een detectie stroomonderbreking van het slot (bv.: gebruik van de drukknop voor de noodontgrendeling of van het dienstontgrendelingsmechanisme), - een lokaal akoestisch alarmsignaal in geval van een stroomonderbreking van het slot. Bij evacuatie ontgrendelen beide deuren automatisch. Elke deuropening moet in het toegangscontrolelogboek worden geregistreerd. Elke deuropening bediend door een badge moet samen met de identificatiegegevens van de gebruikte badge in het toegangscontrolelogboek worden geregistreerd. Elke abnormale situatie (deur geopend zonder toegangsrecht, poging tot opening met een badge zonder toegangsrecht, ongewoon lange opening van de deur, stroomonderbreking van het slot, technisch defect) moet: - in het toegangscontrolelogboek als abnormale situatie worden geregistreerd, - op de console van het lokale bewakingspersoneel (daar waar dit personeel bestaat) een alarmbericht weergeven.
60
Op bevel van het bewakingspersoneel of van een (lokale of centrale) beheerder kan elke deur van het sas via het toegangscontrolesysteem in vergrendelde of ontgrendelde status worden gehandhaafd. Deze actie moet in het toegangscontrolelogboek worden geregistreerd. In geval van nood moet het mogelijk zijn om beide deuren van het sas gelijktijdig te ontgrendelen. Alleen het bewakingspersoneel of een lokale beheerder kan dergelijke actie ondernemen. Deze actie moet in het toegangscontrolelogboek worden geregistreerd.
AX1.A.8.4. Sas met twee deuren, elk met dubbele vleugel - Zonder nooddeur Een sas bestaat uit twee opeenvolgende deuren die niet gelijktijdig kunnen worden geopend. Zodra een van beide deuren open is, blijft de andere deur vergrendeld en elke toegang, in of uit, is verboden. De koppeling tussen beide deuren moet voldoende nauwkeurig en efficiënt zijn zodat beide deuren niet gelijktijdig kunnen worden geopend. Bovendien moet de koppeling blijven werken, zelfs in storingsmodus (communicatieverlies met de centrale servers). Elke klapdeur met dubbele vleugel bevat de volgende elementen: - een badgelezer of een codepaneel richting 'in', - een badgelezer of bedieningknop voor de deuropening richting 'uit', - een magnetisch of elektrisch slot aangepast aan de bijzondere configuratie met dubbele vleugel (enkel of dubbel slot), - een drukknop voor de noodontgrendeling in de evacuatierichting, - een dienstontgrendelingsmechanisme van het slot met sleutelbediening, - een contact op elke deurvleugel voor de controle van de deurstatus (open of gesloten), - een detectie stroomonderbreking van het slot (bv.: gebruik van de drukknop voor de noodontgrendeling of van het dienstontgrendelingsmechanisme), - een lokaal akoestisch alarmsignaal in geval van een stroomonderbreking van het slot. Een deur met dubbele vleugel wordt geacht open te zijn wanneer een van beide deurvleugels open is. Een deur met dubbele vleugel wordt geacht gesloten te zijn wanneer beide deurvleugels gesloten zijn. Het moet mogelijk zijn om één vleugel te openen, zelfs indien het slot werd vergrendeld terwijl de andere deurvleugel is opengebleven. Bij evacuatie ontgrendelen beide deuren automatisch. Elke deuropening moet in het toegangscontrolelogboek worden geregistreerd. Elke deuropening bediend door een badge moet samen met de identificatiegegevens van de gebruikte badge in het toegangscontrolelogboek worden geregistreerd. Elke abnormale situatie (deur geopend zonder toegangsrecht, poging tot opening met een badge zonder toegangsrecht, ongewoon lange opening van de deur, stroomonderbreking van het slot, technisch defect) moet: - in het toegangscontrolelogboek als abnormale situatie worden geregistreerd, - op de console van het lokale bewakingspersoneel (daar waar dit personeel bestaat) een alarmbericht weergeven. Op bevel van het bewakingspersoneel of van een (lokale of centrale) beheerder kan elke deur van het sas via het toegangscontrolesysteem in vergrendelde of ontgrendelde status
61
worden gehandhaafd. geregistreerd.
Deze
actie
moet
in
het
toegangscontrolelogboek
worden
In geval van nood moet het mogelijk zijn om beide deuren van het sas gelijktijdig te ontgrendelen. Alleen het bewakingspersoneel of een lokale beheerder kan dergelijke actie ondernemen. Deze actie moet in het toegangscontrolelogboek worden geregistreerd.
AX1.A.8.5. Sas met twee deuren, elk met enkele vleugel - Met nooddeur Een sas bestaat uit twee opeenvolgende deuren die niet gelijktijdig kunnen worden geopend. Zodra een van beide deuren open is, blijft de andere deur vergrendeld en elke toegang, in of uit, is verboden. Naast het sas bevindt zich een nooddeur waarmee, in geval van nood, het lokaal kan worden geëvacueerd zonder door het sas te hoeven gaan. De koppeling tussen beide deuren van het sas moet voldoende nauwkeurig en efficiënt zijn zodat beide deuren niet gelijktijdig kunnen worden geopend. Bovendien moet de koppeling blijven werken, zelfs in storingsmodus (communicatieverlies met de centrale servers). Elke klapdeur met enkele vleugel bevat de volgende elementen: - een badgelezer of een codepaneel richting 'in', - een badgelezer of bedieningknop voor de deuropening richting 'uit', - een magnetisch of elektrisch slot, - een contact voor de controle van de deurstatus (open of gesloten) - een dienstontgrendelingsmechanisme van het slot met sleutelbediening, - een detectie stroomonderbreking van het slot (bv.: gebruik van de drukknop voor de noodontgrendeling of van het dienstontgrendelingsmechanisme), - een lokaal akoestisch alarmsignaal in geval van een stroomonderbreking van het slot. De buitendeur van het sas is in de evacuatierichting uitgerust met een drukknop (achter te breken glas) voor de noodontgrendeling. De binnendeur van het sas is hiermee niet uitgerust. Bij een evacuatie ontgrendelt de buitendeur van het sas automatisch in de evacuatierichting. De binnendeur ontgrendelt niet. Elke deuropening moet in het toegangscontrolelogboek worden geregistreerd. Elke deuropening bediend door een badge moet samen met de identificatiegegevens van de gebruikte badge in het toegangscontrolelogboek worden geregistreerd. Elke abnormale situatie (deur geopend zonder toegangsrecht, poging tot opening met een badge zonder toegangsrecht, ongewoon lange opening van de deur, stroomonderbreking van het slot, technisch defect) moet: - in het toegangscontrolelogboek als abnormale situatie worden geregistreerd, - op de console van het lokale bewakingspersoneel (daar waar dit personeel bestaat) een alarmbericht weergeven. Op bevel van het bewakingspersoneel of van een (lokale of centrale) beheerder kan elke deur van het sas via het toegangscontrolesysteem in vergrendelde of ontgrendelde status worden gehandhaafd. Deze actie moet in het toegangscontrolelogboek worden geregistreerd.
62
In geval van nood moet het mogelijk zijn om beide deuren van het sas gelijktijdig te ontgrendelen. Alleen het bewakingspersoneel of een lokale beheerder kan dergelijke actie ondernemen. Deze actie moet in het toegangscontrolelogboek worden geregistreerd.
AX1.A.8.6. Sas met twee deuren, elk met dubbele vleugel - Met nooddeur Een sas bestaat uit twee opeenvolgende deuren die niet gelijktijdig kunnen worden geopend. Zodra een van beide deuren open is, blijft de andere deur vergrendeld en elke toegang, in of uit, is verboden. Naast het sas bevindt zich een nooddeur waarmee, in geval van nood, het lokaal kan worden geëvacueerd zonder door het sas te hoeven gaan. De koppeling tussen beide deuren van het sas moet voldoende nauwkeurig en efficiënt zijn zodat beide deuren niet gelijktijdig kunnen worden geopend. Bovendien moet de koppeling blijven werken, zelfs in storingsmodus (communicatieverlies met de centrale servers). Elke klapdeur met dubbele vleugel bevat de volgende elementen: - een badgelezer of een codepaneel richting 'in', - een badgelezer of bedieningknop voor de deuropening richting 'uit', - een magnetisch of elektrisch slot aangepast aan de bijzondere configuratie met dubbele vleugel (enkel of dubbel slot), - een contact op elke deurvleugel voor de controle van de deurstatus (open of gesloten), - een dienstontgrendelingsmechanisme van het slot met sleutelbediening, - een detectie stroomonderbreking van het slot (bv.: gebruik van de drukknop voor de noodontgrendeling of van het dienstontgrendelingsmechanisme), - een lokaal akoestisch alarmsignaal in geval van een stroomonderbreking van het slot. De buitendeur van het sas is in de evacuatierichting uitgerust met een drukknop (achter te breken glas) voor de noodontgrendeling. De binnendeur van het sas is hiermee niet uitgerust. Een deur met dubbele vleugel wordt geacht open te zijn wanneer een van beide deurvleugels open is. Een deur met dubbele vleugel wordt geacht gesloten te zijn wanneer beide deurvleugels gesloten zijn. Het moet mogelijk zijn om één vleugel te openen, zelfs indien het slot werd vergrendeld terwijl de andere deurvleugel is opengebleven. Bij een evacuatie ontgrendelt de buitendeur van het sas automatisch in de evacuatierichting. De binnendeur ontgrendelt niet. Elke deuropening moet in het toegangscontrolelogboek worden geregistreerd. Elke deuropening bediend door een badge moet samen met de identificatiegegevens van de gebruikte badge in het toegangscontrolelogboek worden geregistreerd. Elke abnormale situatie (deur geopend zonder toegangsrecht, poging tot opening met een badge zonder toegangsrecht, ongewoon lange opening van de deur, stroomonderbreking van het slot, technisch defect) moet: - in het toegangscontrolelogboek als abnormale situatie worden geregistreerd, - op de console van het lokale bewakingspersoneel (daar waar dit personeel bestaat) een alarmbericht weergeven.
63
Op bevel van het bewakingspersoneel of van een (lokale of centrale) beheerder kan elke deur van het sas via het toegangscontrolesysteem in vergrendelde of ontgrendelde status worden gehandhaafd. Deze actie moet in het toegangscontrolelogboek worden geregistreerd. In geval van nood moet het mogelijk zijn om beide deuren van het sas gelijktijdig te ontgrendelen. Alleen het bewakingspersoneel of een lokale beheerder kan dergelijke actie ondernemen. Deze actie moet in het toegangscontrolelogboek worden geregistreerd.
AX1.A.8.7. Vluchtdeur of andere gecontroleerde deur, met enkele vleugel Een vluchtdeur is uitgerust met een detectiemechanisme om de opening van de deur te detecteren. Elke deuropening alsook elke abnormale detecteerbare situatie (technisch defect) moet: - in het toegangscontrolelogboek als abnormale situatie worden geregistreerd, - op de console van het lokale bewakingspersoneel (daar waar dit personeel bestaat) een alarmbericht weergeven.
AX1.A.8.8. Vluchtdeur of andere gecontroleerde deur, met dubbele vleugel Een vluchtdeur is uitgerust met een detectiemechanisme om de opening van de deur te detecteren. Voor een vluchtdeur met dubbele vleugel moeten beide deurvleugels worden uitgerust met een detectiemechanisme om de opening van de deur te detecteren. De deur wordt geacht open te zijn wanneer een van beide deurvleugels open is. De deur wordt geacht gesloten te zijn wanneer beide deurvleugels gesloten zijn. Elke deuropening alsook elke abnormale detecteerbare situatie (technisch defect) moet: - in het toegangscontrolelogboek als abnormale situatie worden geregistreerd, - op de console van het lokale bewakingspersoneel (daar waar dit personeel bestaat) een alarmbericht weergeven.
AX1.A.8.9. Vluchtdeur of andere gecontroleerde deur, vergrendeld, met enkele vleugel Sommige vluchtdeuren zijn in normale omstandigheden vergrendeld en worden slechts bij een evacuatie via het toegangscontrolesysteem ontgrendeld. De controle van een vergrendelde vluchtdeur, een klapdeur met enkele vleugel, bevat de volgende elementen: - een magnetisch of elektrisch slot, - een drukknop voor de noodontgrendeling in de evacuatierichting, - een dienstontgrendelingsmechanisme van het slot met sleutelbediening, - een contact voor de controle van de deurstatus (open of gesloten), - een detectie stroomonderbreking van het slot (bv.: gebruik van de drukknop voor de noodontgrendeling of van het dienstontgrendelingsmechanisme), - een lokaal akoestisch alarmsignaal in geval van een stroomonderbreking van het slot. Bij evacuatie ontgrendelt de deur automatisch.
64
Elke deuropening, elke stroomonderbreking van het slot, alsook elke abnormale detecteerbare situatie (technisch defect) moet: - in het toegangscontrolelogboek als abnormale situatie worden geregistreerd, - op de console van het lokale bewakingspersoneel (daar waar dit personeel bestaat) een alarmbericht weergeven.
AX1.A.8.10. Vluchtdeur of andere gecontroleerde deur, vergrendeld, met dubbele vleugel Sommige vluchtdeuren zijn in normale omstandigheden vergrendeld en worden slechts bij een evacuatie via het toegangscontrolesysteem ontgrendeld. De controle van een klapdeur met dubbele vleugel bevat de volgende elementen: - een magnetisch of elektrisch slot aangepast aan de bijzondere configuratie met dubbele vleugel (enkel of dubbel slot), - een drukknop voor de noodontgrendeling in de evacuatierichting, - een dienstontgrendelingsmechanisme van het slot met sleutelbediening, - een contact op elke deurvleugel voor de controle van de deurstatus (open of gesloten), - een detectie stroomonderbreking van het slot (bv.: gebruik van de drukknop voor de noodontgrendeling of van het dienstontgrendelingsmechanisme), - een lokaal akoestisch alarmsignaal in geval van een stroomonderbreking van het slot. Een deur met dubbele vleugel wordt geacht open te zijn wanneer een van beide deurvleugels open is. Een deur met dubbele vleugel wordt geacht gesloten te zijn wanneer beide deurvleugels gesloten zijn. Bij evacuatie ontgrendelt de deur automatisch. Elke deuropening, elke stroomonderbreking van het slot, alsook elke abnormale detecteerbare situatie (technisch defect) moet: - in het toegangscontrolelogboek als abnormale situatie worden geregistreerd, - op de console van het lokale bewakingspersoneel (daar waar dit personeel bestaat) een alarmbericht weergeven. Algemene opmerking: In hetzelfde gebouw zullen alle dienstontgrendelingsmechanismen met hetzelfde type van sleutel worden bediend. Het dienstontgrendelingsmechanisme moet zich altijd binnen de beveiligde zone bevinden. Opgelet: dit stemt niet altijd overeen met de evacuatierichting (onder meer in sommige lifthallen).
AX1.A.8.11. Het "portiermechanisme" Het "portiermechanisme" bestaat uit twee delen: Een oproepknop waarmee een bezoeker de aandacht kan trekken van het bewakings- of onthaalpersoneel. Deze knop schakelt een akoestische melding in (bel) die dicht bij de onthaalbeambte is geplaatst. De portier beschikt over een handbediening om de betrokken deur op afstand te ontgrendelen. Aangezien de portier niet over een computerpost beschikt, zal deze handbediening uit een drukknop bestaan. Deze bediening moet zelfs bij een defect van het toegangscontrolesysteem kunnen werken. Elk gebruik van de handbediening "portier" moet in het toegangscontrolelogboek worden geregistreerd.
65
AX1.A.8.12. Lift van het Type 1 Het toegangscontrolesysteem moet het gebruik van de personen- en goederenliften kunnen toelaten of verbieden. De liften van het type 1 functioneren als volgt: - op elke verdieping bevindt zich een drukknop om de lift op te roepen, - in de liftcabine bevindt zich een toetsenpaneel met één toets per verdieping om de gewenste verdieping te kiezen. De liften van het type 1 moeten als volgt beveiligd zijn: - op sommige beveiligde verdiepingen is een badgelezer gekoppeld aan de oproepknop van de lift (of vervangt die). Het toegangscontrolesysteem zal, afhankelijk van de aan de badge verbonden toegangsrechten, de liftoproep toelaten of verbieden. - een badgelezer in de liftcabine laat toe de keuze van de verdieping te controleren. De badgehouder kan slechts de verdiepingen kiezen waarvoor hij toegangsrecht heeft. De oproep van de lift blijft vrij op de niet-beveiligde verdiepingen. De keuze van een niet-beveiligde verdieping blijft vrij. Zo nodig zal de werking van het toegangscontrolesysteem kunnen worden gedeactiveerd om een vrij gebruik van de lift op alle verdiepingen toe te laten. Deze deactivering, op elke beveiligde verdieping en in de liftcabine, zal worden uitgevoerd met beveiligde mechanismen die het gebruik van een sleutel vereisen. In hetzelfde gebouw zullen alle beveiligde mechanismen van de personen- en goederenliften met dezelfde sleutel worden bediend. Elke oproep of gebruik van de lift bediend door een badge moet samen met de identificatiegegevens van de gebruikte badge in het toegangscontrolelogboek worden geregistreerd.
AX1.A.8.13. Lift van het Type 2 Het toegangscontrolesysteem moet het gebruik van de personen- en goederenliften kunnen toelaten of verbieden. De liften van het type 2 functioneren als volgt: - op elke verdieping bevindt zich een keuzemechanisme (bv: Miconic) waarmee de gebruiker zijn verdieping van bestemming kan kiezen. - in de liftcabine bevindt zich geen enkel mechanisme voor de keuze van de verdieping. De liften van het type 2 moeten als volgt beveiligd zijn: - de keuze van de verdieping gebeurt normaliter door middel van het keuzemechanisme, - de liftcabine is uitgerust met een badgelezer waarmee de gebruiker zijn aanwezigheid in de cabine en zijn verdiepingskeuze binnen een bepaalde tijd kan bevestigen indien zijn bestemming een beveiligde verdieping betreft. De keuze van een niet-beveiligde verdieping blijft vrij. Elk gebruik van de lift bediend door een badge moet samen met de identificatiegegevens van de gebruikte badge in het toegangscontrolelogboek worden geregistreerd.
66
AX1.A.8.14. Veiligheidspoortje De toegang tot sommige gebouwen wordt gecontroleerd door beveiligingspoortjes die slechts één persoon per keer doorlaten. De toegang wordt, bij het binnengaan en bij het buitengaan, door een badgelezer gecontroleerd. Het toegangscontrolesysteem zal aan de veiligheidspoortjes worden gekoppeld. Zo zal het systeem de signalen leveren voor de bediening van de opening en sluiting van de poortjes, en de op de poortjes beschikbare statussignalen verwerken (open, gesloten, ontgrendeld, storing, enz.). Bij een evacuatie zullen de poortjes automatisch openen of ontgrendelen. Elke opening van een veiligheidspoortje moet in het toegangscontrolelogboek worden geregistreerd. Elke opening van een veiligheidspoortje bediend door een badge moet samen met de identificatiegegevens van de gebruikte badge in het toegangscontrolelogboek worden geregistreerd. Elke abnormale situatie (poortje geopend of ontgrendeld zonder toegangsrecht, poging tot opening met een badge zonder toegangsrecht, ongewoon lange opening, stroomonderbreking van het slot, technisch defect) moet: - in het toegangscontrolelogboek als abnormale situatie worden geregistreerd, - op de console van het lokale bewakingspersoneel (daar waar dit personeel bestaat) een alarmbericht weergeven. Op bevel van het bewakingspersoneel of van een (lokale of centrale) beheerder kan het poortje via het toegangscontrolesysteem in open (ontgrendeld) of gesloten (vergrendeld) status worden gehandhaafd. Deze actie moet in het toegangscontrolelogboek worden geregistreerd.
AX1.A.8.15. Motorgestuurde deuren en glazen schuifdeuren De toegang tot sommige verdiepingen wordt met motorgestuurde deuren of motorgestuurde glazen schuifdeuren gecontroleerd. De toegang richting 'in' wordt met een badgelezer of codepaneel gecontroleerd, en richting 'uit' met een badgelezer of een drukknop De controle van een schuifdeur bevat de volgende elementen: - een badgelezer richting 'in', - een badgelezer of bedieningknop voor de deuropening richting 'uit', - een drukknop voor de noodontgrendeling in de evacuatierichting, - een detectie stroomonderbreking van de deur (bv.: gebruik van de drukknop voor de noodontgrendeling), - een lokaal akoestisch alarmsignaal in geval van een stroomonderbreking van de deur. Het toegangscontrolesysteem zal de signalen leveren voor de bediening van de opening en sluiting van de deur, en de op de deur beschikbare statussignalen verwerken (vooral de open en gesloten status van de deur). Bij evacuatie ontgrendelt de deur automatisch. Elke deuropening moet in het toegangscontrolelogboek worden geregistreerd.
67
Elke opening bediend door een badge moet samen met de identificatiegegevens van de gebruikte badge in het toegangscontrolelogboek worden geregistreerd. Elke abnormale situatie (deur geopend zonder toegangsrecht, poging tot opening met een badge zonder toegangsrecht, ongewoon lange opening van de deur, stroomonderbreking van het slot, technisch defect) moet: - in het toegangscontrolelogboek als abnormale situatie worden geregistreerd, - op de console van het lokale bewakingspersoneel (daar waar dit personeel bestaat) een alarmbericht weergeven. Op bevel van het bewakingspersoneel of van een (lokale of centrale) beheerder kan de deur via het toegangscontrolesysteem in vergrendelde of ontgrendelde status worden gehandhaafd. Deze actie moet in het toegangscontrolelogboek worden geregistreerd.
AX1.A.8.16. Garageluik Een verticaal schuivend garageluik wordt met een passend detectiemechanisme uitgerust waarmee de open stand van het luik kan worden gedetecteerd. Elke opening van het luik alsook elke abnormale detecteerbare situatie (technisch defect) moet: - in het toegangscontrolelogboek als abnormale situatie worden geregistreerd, - op de console van het lokale bewakingspersoneel (daar waar dit personeel bestaat) een alarmbericht weergeven.
AX1.A.8.17. Slagboom van de parking Sommige gebouwen hebben een parking waarvan de toegang met een slagboom wordt gecontroleerd. Afhankelijk van het gebouw, bevindt de slagboom zich uitsluitend bij het binnenrijden, uitsluitend bij het buiten rijden, of in beide richtingen. De slagboom zal met een badgelezer worden uitgerust om de doorgang in de overeenstemmende richting te verzoeken. Het toegangscontrolesysteem zal aan de slagbomen worden gekoppeld. Zo zal het de signalen leveren voor de bediening van de opening en sluiting van de slagbomen, en de op de slagbomen beschikbare statussignalen verwerken (open, gesloten, storing, enz.). Elke slagboomopening moet in het toegangscontrolelogboek worden geregistreerd. Elke opening bediend door een badge moet samen met de identificatiegegevens van de gebruikte badge in het toegangscontrolelogboek worden geregistreerd. Elke abnormale situatie (slagboom geopend zonder toegangsrecht, poging tot opening met een badge zonder toegangsrecht, ongewoon lange opening van de slagboom, stroomonderbreking van het slot, technisch defect) moet: - in het toegangscontrolelogboek als abnormale situatie worden geregistreerd, - op de console van het lokale bewakingspersoneel (daar waar dit personeel bestaat) een alarmbericht weergeven. Op bevel van het bewakingspersoneel of van een (lokale of centrale) beheerder kan de slagboom via het toegangscontrolesysteem in open of gesloten stand worden gehandhaafd. Deze actie moet in het toegangscontrolelogboek worden geregistreerd.
68
AX1.A.8.18. Diverse toegangscontrolemechanismen; Het toegangscontrolesysteem moet aan diverse toegangscontrolemechanismen bedieningssignalen (opening en sluiting) kunnen leveren. Het moet de statussignalen van deze mechanismen kunnen verwerken. Bij een evacuatie schakelen de mechanismen automatisch over op open stand. Elke opening van een mechanisme moet in het toegangscontrolelogboek worden geregistreerd. Elke opening bediend door een badge moet samen met de identificatiegegevens van de gebruikte badge in het toegangscontrolelogboek worden geregistreerd. Elke abnormale situatie (mechanisme geopend zonder toegangsrecht, poging tot opening met een badge zonder toegangsrecht, ongewoon lange opening van het mechanisme, stroomonderbreking van het slot, technisch defect) moet: - in het toegangscontrolelogboek als abnormale situatie worden geregistreerd, - op de console van het lokale bewakingspersoneel (daar waar dit personeel bestaat) een alarmbericht weergeven. Op bevel van het bewakingspersoneel of van een (lokale of centrale) beheerder kan een mechanisme via het toegangscontrolesysteem in vergrendelde of ontgrendelde status worden gehandhaafd. Deze actie moet in het toegangscontrolelogboek worden geregistreerd. AX1.A.9 Bijzondere technische specificaties AX1.A.9.1 De badge Elke medewerker van de FOD Financiën zal een unieke badge hebben waarmee hij/zij zich kan identificeren, ongeacht het de toegangscontrole of de tijdregistratie betreft. De medewerker zal in alle gebouwen die hij betreedt en die met één van deze systemen uitgerust zijn, dezelfde badge gebruiken. De badge is een passieve badge met een hoge beveiliging en vervaardigd van een stevig materiaal. De onzichtbare codering zal bij de vervaardiging van de badge in de massa worden geïntegreerd. Elke poging om de code te ontcijferen zal de volledige vernietiging van de badge tot gevolg hebben. De badges moeten op een unieke en fraudebestendige wijze worden gecodeerd. Deze "proximity" badges lijken qua vorm en afmetingen veel op een bankkaart. Beide zijden van de badge moeten zodanig uitgevoerd zijn om een foto of een logo met de naam, de dienst, enz. erop af te beelden. De badge zal ongevoelig zijn voor storingen en zal over een grote onzichtbare leeszone beschikken. Het voor deze badges toegepaste protocol voorkomt elke fout bij het lezen. Bij verlies van de badge moet onmiddellijk een nieuwe badge aan de houder kunnen worden afgegeven. Tegelijkertijd moet de verloren badge voor het systeem onbruikbaar kunnen
69
worden gemaakt. Mocht de verloren badge door zijn wettige houder worden teruggevonden, moet de voornoemde actie ook in omgekeerde richting kunnen worden uitgevoerd. Behalve de badges voor de vaste personeelsleden, moet de beheerdienst voor het tijdelijk personeel eveneens badges kunnen aanmaken en in het systeem invoeren. Voor meerdere tijdelijke of nieuwe personeelsleden die elkaar opvolgen, zullen de badges kunnen worden hergebruikt. Bij de overdracht van een badge van een persoon op een andere, moeten alle gegevens van de vorige persoon/personen in het centrale systeem bewaard blijven, uitgezonderd indien de beheerder opzettelijk gegevens uit het bestand wenst te verwijderen. In dergelijk geval betreft het een opzettelijke actie. De FOD Financiën wenst het badgetype in te voeren dat op de markt als standaard wordt erkend zoals de Mifare Desfire-kaart.
AX1.A.9.2. De badgelezer De badgelezer moet de getoonde badges lezen zonder fysiek contact tussen de lezer en de badge. Dat wil zeggen dat het geheel badge + badgelezer van het "proximity" type is. In dit opzicht zal de badgelezer een antennesysteem gebruiken. De antennes zullen vrijwel ongevoelig zijn voor interferenties met de omgeving (door bijvoorbeeld kleurenschermen, permanente magneten, metalen, meetapparatuur van laboratoria, transformatoren, enz.). Het proximity-leessysteem is zodanig ontworpen dat de leesafstand bij het gebruik van passieve badges op ongeveer 10 cm tussen de getoonde badge en de badgelezer kan worden ingesteld. De badgelezers zullen zodanig ontworpen zijn om meerdere badges achtereenvolgens snel te kunnen lezen (hoge leessnelheid). Op de badgelezer zullen signalisatieleds ingebouwd zijn die de programmeersituatie/-status van de badgelezer weergeven. De badgelezer zal in een volledig gesloten behuizing ingebouwd zijn. Deze zal beschermd zijn tegen sabotage: een poging tot sabotage moet een alarm inschakelen dat in het toegangscontrolelogboek wordt geregistreerd. De badgelezers zullen hoofdzakelijk binnen de gebouwen worden gebruikt. Hun werking moet verzekerd zijn bij een relatieve vochtigheid van minstens 10 tot 85 %. De badgelezers zullen tegen muren van metselwerk en/of beton, enz. worden geplaatst, of worden bevestigd aan de toegangscontrolevoorzieningen die ze geacht worden te controleren (poortjes). Een model aangepast aan buitengebruik (eventueel met bescherming tegen weersinvloeden) moet eveneens beschikbaar zijn.
AX1.A.9.3 De lokale processors/controle-units De lokale processors/controle-units beheren/besturen autonoom de toegang(en) tot de beveiligde zone(s) en zijn permanent met de andere lokale processors en/of de centrale servers verbonden. Hiertoe zal elke lokale processor/controle-unit uitgerust zijn met zijn eigen elektronische klok alsook met een buffergeheugen (opslag van minstens de laatste 2000 events zoals geldige toegangen, geweigerde toegangen, alarmmeldingen, enz. door middel van een onafhankelijke en autonome voedingsbron van +/- 4 uur voor de gegevensopslag). Na het herstel van de verbinding(en), zal/zullen het/de geheugen(s) worden leeggemaakt en alle gegevens aan de mainframecomputer worden overgedragen.
70
De gehele installatie moet op termijn de controle toelaten van minstens 60.000 badges (waarvan 30.000 in gebruik). Dit totaal zal het resultaat zijn van opeenvolgende uitbreidingen van het systeem. Het subsysteem van een gebouw moet de controle toelaten van minstens 10.000 badges (waarvan 5.000 in gebruik). De lokale processors/controle-units beschikken elk over de nodige elektronica en capaciteit voor de besturing van minstens 4 tot 8 badgelezers met hun sloten, magneten voor statusmeldingen, alle randapparatuur en toebehoren, enz. De processors worden in de onmiddellijke nabijheid van de te controleren deuren gegroepeerd. Ze worden zodanig geprogrammeerd om te kunnen overeenstemmen met vooraf afgebakende zones waartoe bepaalde badges en/of bepaalde groepen van badges toegangsrecht hebben en andere niet. Deze opties om al dan niet tot een of meer zones toegang te verlenen, moeten eveneens in functie van de werkuren, periodes van 24 uur, enz. kunnen worden geprogrammeerd. Sommige processors zullen tot meerdere groepen kunnen behoren maar de badge zal uitsluitend toegangsrecht hebben tot de zone(s) waarvoor hij werd geprogrammeerd. De diensten van de FOD Financiën moeten de programmering op elk moment kunnen wijzigen en wel op een gebruiksvriendelijke en eenvoudige wijze. Een vrij eenvoudig en soepel beheer moet worden uitgewerkt. Aangenomen dat de organisatie van de dienst of van een gedeelte ervan mocht worden veranderd, moet het mogelijk zijn om de badges niet elk individueel maar per groep(en) te herprogrammeren. Ten bijkomende titel, moet men ook volgende mogelijkheden worden voorzien: - voor elke processor kunnen tijdsindelingen worden geprogrammeerd tijdens welke de beveiligde zones vrij toegankelijk zijn, - de beheerder moet op elke moment vanaf de centrale een toegang van het type "maximaal toegangsrecht" aan bepaalde badges kunnen toevoegen zodat die een onbeperkt toegangsrecht hebben tot alle en/of specifieke zones van het gebouw. De volgende kenmerken zullen minimaal vereist zijn: - volledige onderlinge verbinding en verbinding met de hoofdservers om een onderlinge communicatie te machtigen, - zoals voornoemd, een interne klok en een eigen buffergeheugen met autonome werking, - verwerkingscapaciteit van minstens 5000 badges, - controle van de codes en de geldigheid van individueel gelezen badges binnen programmeerbare tijdsindelingen, - uitgerust met minstens 8 programmeerbare ingangen, - uitgerust met minstens 4 programmeerbare uitgangen, - optie om verschillende types van badgelezers en codepanelen (met pincode) aan te sluiten, - de deurbewaking maakt minstens de volgende statusmeldingen over: deur open, deur te lang open en inbraak in de beveiligde zone, - uitgerust met de anti-passbackfunctie. AX1.A.9.4 Deurmagneetcontact (melding deurstatus) Het magneetcontact dient voor de permanente controle van de deurstatus (open/gesloten) van alle overeenstemmende bewaakte deuren.
71
Het magneetcontact zal een gebalanceerd magneetcontact zijn met alternatief contact en zal bestaan uit: - een contact voor de bewaking/signalisatie van de deurstatus (Reed-contact), met inbegrip van een polarisatiemagneet voor de gecontroleerde afstelling van de controlemagneet in verhouding tot zijn contact/bevestigingsplaat, - een contact voor de antisabotagebewaking van de leiding waarin het magneetcontact zich bevindt. Hun spanning en beveiligingssysteem.
verbruiksstroom
zijn
afhankelijk
van
het
geïnstalleerde
De aannemer zal erop toezien de magneetcontacten zo veel mogelijk in de deuren in te bouwen, en dit op een oordeelkundige en esthetische plaats. De meetstaat voorziet in geen enkele bijzondere post voor de levering van alle nodige materialen, enz. en voor de plaatsing van de magneetcontacten in inbouw of opbouw in deze deuren. De aannemer houdt hiermee rekening bij de opstelling van zijn offerte. Technische kenmerken van alle hierboven vermelde magneetcontacten: - IP-bescherming afhankelijk van hun plaats van montage, - schakelafstand: +/- 15 mm (afhankelijk van de afstand "deur-deuromlijsting" van de bestaande deuren), - contacttype: NC (normaal gesloten), - contacten: beschermd tegen corrosie, vochtigheid, enz. door een bekleding op basis van ruthenium of equivalent materiaal, - schakelspanning van de contacten: maximaal 24 V gelijkstroom en afhankelijk van de gebruikte processor/centrale. - schakelstroom van de contacten: maximaal 500 mA gelijkstroom en afhankelijk van de gebruikte processor/centrale. Maken eveneens deel uit van deze aanneming, de eventuele aanpassingswerken aan de deuren voor de professionele inbouw van de magneetcontacten, leidingen enz. Elke deuropening/-sluiting moet in het bewakings- en toegangscontrolesysteem worden geregistreerd. Een te lange open status van de deuren wordt aan de toegangscontrolecentrale gemeld. De systeembeheerder moet de nodige tijd voor de overdracht van een alarmmelding (voor de te lange opening van de beveiligde deuren) voor elke deur altijd vrij kunnen programmeren. De programmering van deze tijdsintervallen is belangrijk wanneer een of meer bepaalde beveiligde deuren moeten open blijven voor de verplaatsing van volumineuze voorwerpen binnen/buiten de beveiligde zone en is ook afhankelijk van de instelbare tijdsindelingen in verhouding tot de normale diensturen. Afhankelijk van de door de gebruiker uitgevoerde programmering zullen alle alarmmeldingen onmiddellijk of na raadpleging worden weergegeven. Alle storing- en alarmmeldingen kunnen toegangscontrolesysteem worden verzameld.
dus
in
het
centraal
bewakings-
en
AX1.A.9.5. Codepaneel Algemeen Voor de toegangscontrole tot sommige gebouwen of lokalen kan een codepaneel worden gebruikt.
72
Kenmerken van het codepaneel: Het codepaneel bevat: • een roestwerende metalen behuizing • een alfanumeriek toetsenbord • een aantal NO- en NC-contacten met gebruik van minstens één NC-contact voor de interne bescherming van het codepaneel • het paneel is zodanig uitgevoerd om bestand te zijn tegen vandalisme en sabotage • het is aangesloten op het noodstroomnet van de centrale. De aanpassing van de pincode kan eenvoudigweg via de centrale worden uitgevoerd en kan altijd door de gebruikende diensten worden gewijzigd.
AX1.A.9.6. Vergrendelingssystemen van de deuren Gemeenschappelijke bepalingen Voor de toegang tot de beveiligde zone zullen de sloten van de diverse deuren, naargelang het geval, met een passieve kaart/badge (van het proximity-type) en een badgelezer of met een codepaneel worden bediend. Om de beveiligde zone te verlaten wordt een drukknop met een NO/NC-contact of een tweede badgelezer geplaatst voor de ogenblikkelijke ontgrendeling van de deur. De sloten zullen eveneens aangesloten/gevoed zijn op/door een batterij met een autonomie van minimaal 4 uur. Deze voeding kan hetzij in de centrale hetzij in de controller of nog in de onmiddellijke nabijheid van de deursloten worden geplaatst in een daartoe voorziene voedingskast(en) met automatische afweer. De bedrading van de deursloten is eveneens zodanig uitgevoerd dat na een stroomonderbreking van meer dan 4 uur (d.w.z. nadat de autonomie van de voedingsbatterijen is afgelopen), de sloten automatisch op ontgrendelde stand overschakelen (= opening door stroomonderbreking). De sloten zullen ook via hun centrale kunnen worden ontgrendeld bij een alarmmelding van de branddetectiecentrale en/of bij een evacuatiemelding aan deze centrale en dit overeenkomstig de brandbeveiligings- en evacuatie-eisen. Bij een automatische "opening" van de sloten (zowel na afloop van de autonomie van de batterijen als na een evacuatiemelding bij brand), zal een alarmmelding aan de bewakingsbalie van het gebouw worden overgemaakt en in het bewakings- en toegangscontrolesysteem worden geregistreerd. In ieder geval zullen de voedingsbronnen, hun transformatoren, hun gelijkrichters, hun bekabeling en alle nodige toestellen en toebehoren voor de werking, beveiliging, plaatsing, aansluiting, enz altijd in de totale prijs van de opdracht van deze aanneming inbegrepen zijn. Zo ook zal een te lange opening van de deuren altijd via een alarmmelding aan de centrale worden gemeld. De tijd die nodig is voor de overdracht van een alarmmelding (voor de te lange opening van de beveiligde deuren) voor elke deur moet altijd vrij door de systeembeheerder vanaf de centrale geprogrammeerd kunnen worden. De programmering van deze tijdsintervallen is belangrijk wanneer een of meer beveiligde deuren langer moeten open blijven voor de verplaatsing van grote voorwerpen binnen/buiten de beveiligde zone en is ook afhankelijk van de verstelbare tijdsindelingen in verhouding met de normale diensturen.
73
Afhankelijk van de door de gebruiker uitgevoerde programmering, zullen alle alarmmeldingen onmiddellijk, of na raadpleging, op de console van de gebouwbewaker worden weergegeven.
AX1.A.9.6.1. Elektromagneten Technische kenmerken van het magnetisch slot: - het magnetisch slot bestaat uit de eigenlijke magneet en een sluitplaat. De beschermde zijde van de magneet wordt op het vaste deurgeheel gemonteerd en de sluitplaat (met afstelling in verhouding tot de magneet = centreren van beide elementen) op het bewegende gedeelte. - het magnetisch slot is uitgerust met de nodige Reed-contacten voor de bewaking van de volledige bedrading van de magneet tegen sabotage, beschadiging, verwijdering, enz. - maximale bedrijfsspanning: 24 V gelijkstroom - maximaal stroomverbruik: 0,4 A bij 24 V gelijkstroom - minimale hechtkracht: Deur met 1 deurvleugel: 500 kg Deur met 2 deurvleugels: 2 x 500 kg. Opmerkingen: - de sluitplaat, ingebouwd in het slotgeheel, zal met een regelbare sluitholte worden uitgerust zodanig dat de zijspeling van het deurgeheel (deurblad + omlijsting) kan worden afgesteld; - voor de hierna vermelde gevallen moeten de magnetische sloten altijd automatisch kunnen worden ontgrendeld: - stroomonderbreking na afloop van de autonomie, bij defect van de noodstroombatterijen of bij de bediening van de noodontgrendelingsknop, - brandalarm, evacuatiealarm
AX1.A.9.6.2
Elektrische deursloten
De technische kenmerken van het elektrisch veiligheidsslot voldoen in dit geval minstens aan de volgende eisen: - automatische ontgrendeling bij afwezigheid van spanning, - mogelijkheid van mechanische bediening/opening van de deur vanaf de beveiligde ruimte met een deurkruk, - maximale bedrijfsspanning: 24 V gelijkstroom afhankelijk van de kenmerken van de processor/centrale, - stroomverbruik: maximaal 1A bij 24 V gelijkstroom en afhankelijk van de kenmerken van de processor/centrale.
AX1.A.9.6.3. Noodontgrendelingsknop Deze drukknop is vervaardigd uit een slagvaste, onbrandbare thermoplastische stof van een groene kleur en bevindt zich achter te breken glas dat, zodra gebroken, een ingebouwd contact (NC) in werking stelt. De drukknop bevindt zich ter hoogte van de beveiligde deuren. Wanneer de knop wordt ingedrukt, wordt de voedingskabel van de magnetische sloten onderbroken. Het identificatienummer en het adres van de geactiveerde knop worden eveneens in de alarmcentrale weergegeven. Achter het te breken glas bevindt zich, afhankelijk van het gewest, een eentalige of tweetalige tekst (Frans, Nederlands, Duits,
74
Frans + Nederlands, Frans + Duits) of een pictogram dat het gebruik van de drukknop weergeeft. De drukknop moet kunnen worden getest zonder die in te schakelen en zonder het glas te breken. De test wordt uitgevoerd met een speciaal hiertoe bestemde sleutel (met weergave in de centrale). AX1.A.9.7. Filter met overspannings- en ruisbeveiliging: Deze beveiliging is hetzij in de hierna vermelde apparatuur/voorzieningen ingebouwd hetzij in het verdeelbord vanwaar de voedingsleiding(en) naar de betrokken apparatuur vertrekt/vetrekken. De beveiliging betreft elke geïnstalleerde lokale processor, alsook de door de opdrachtnemer geleverde servers. De door de FOD Financiën geleverde servers worden geacht beveiligd te zijn. De filter voldoet minstens aan de volgende kenmerken: - de filter wordt hetzij aan de voedingsingang van de centrale/van de processor met gesoldeerde of geschroefde aansluitingen gemonteerd, hetzij in het elektrisch verdeelbord geplaatst onmiddellijk aan het vertrek van de betrokken voedingskabel van elk van de te beveiligen centrales/processors; - bij de werking van de beveiliging wordt de voeding van de verbruiker onderbroken; in dergelijk geval wordt voorzien in een externe foutmelding in de vorm van een controlelampje met overeenstemmende tekst (het controlelampje wordt bij voorkeur aan de buitenkant van de te beveiligen apparatuur bevestigd). - nominale bedrijfsspanning: 230 V; - toegestane bedrijfsspanning: 270 V effectief bij 50 Hz; - nominale stroom: 16 A; - nominale stootstroom van de aftakstroom (EN51180-1): minimaal 2 kA; - reactietijd: maximaal 25 ns; - de eventueel nodige smeltzekeringen volgens de eisen van de fabrikant, te plaatsen in combinatie met de voornoemde overspanningsbeveiliging, moeten worden geleverd en aangesloten. Deze beveiligingen zullen in het verdeelbord worden geplaatst vanwaar de voedingskabel(s) van de genoemde centrales vertrekt/vertrekken, en zijn in de prijs van elke overeenstemmende centrale en hun gedeeltelijke installaties inbegrepen. Deze beveiligingen zullen de stroombelasting beperken in geval van een kortsluiting in het stroomnet, zodanig dat de maximale kortsluitvastheid van elk voornoemd toestel tot minstens 6 kA wordt teruggebracht.
AX1.9.8. De toegangscontrolepoortjes Het toegangscontrolepoortje dient om de doorgang te controleren van een persoon op een plaats met een drukke doorgang zoals een gang. Het poortje opent slechts de nodige tijd om één enkele persoon door te laten. Deze controlepoortjes zijn van het type met "schuifpanelen" Het poortje zal een elegant ontwerp hebben in overeenstemming met de binnenesthetiek van het gebouw.
75
Het poortje zal uitgerust zijn met een doorgangsdetector die - de gebruiker beschermt tegen een ontijdige sluiting, - onmiddellijk na de doorgang de sluiting bedient. Het poortje zal uitgerust zijn met een veiligheidsmechanisme dat de gebruikers beschermt tegen het risico van verwonding bij ontijdige werking (sluiting). De tijd om het poortje te openen/te sluiten zal kort zijn, om de doorstroming te optimaliseren. Het ontwerp en de hoogte van het poortje zullen elke inbraak door over of onder het sluitmechanisme te stappen, beletten. Het sluitpaneel moet de ruimte vanaf de vloer tot een hoogte van minimaal 1,7 m bedekken. Het toegangscontrolesysteem bedient de opening en sluiting van het poortje. Het poortje levert statusmeldingen aan het toegangscontrolesysteem: open, gesloten, storing, enz. Bij een stroomonderbreking, brandalarm, enz. opent het poortje automatisch. De ruimtes tussen de poortjes van eenzelfde geheel, of tussen het poortje en de muur, zullen worden afgeschermd om enige doorgang te beletten.
AX1.9.8.1. Standaardpoortje Het standaardpoortje is bestemd voor de doorgang van personen. Zijn nuttige breedte bedraagt 60 cm.
AX1.9.8.2. Poortje voor personen met een handicap Het poortje voor personen met een handicap is zodanig ontworpen - om de doorgang toe te laten van een persoon met beperkte mobiliteit, in een rolstoel, - om de doorgang toe te laten van een persoon die een wagentje duwt Zijn nuttige breedte bedraagt 90 cm.
AX1.A.10. Andere technische aspecten Aansluiting van bestaande installaties die geen deel uitmaken van deze aanneming De centrale moet worden uitgerust met de nodige uitgangen, bedieningsrelais, enz., alsook met de aangepaste programmering om de nodige signalen te kunnen overdragen aan de respectieve in dit gebouw aanwezige installaties. (schuifdeur, slagboom, enz.). -
Branddetectie In geval van een evacuatie bij brand, wordt vanaf de branddetectiecentrale een alarmsignaal aan het toegangscontrolesysteem gezonden. Bovendien zal ook de opening worden uitgevoerd van de deuren van de verschillende zones van het gebouw in alarmstatus.
Tijdsmeting Alle apparatuur waaruit het systeem is samengesteld, zal op basis van een unieke tijdsreferentie moeten werken. Bij voorkeur zal de tijdsreferentie worden gebruikt van de IT-
76
infrastructuur van de FOD Financiën. Deze tijdsreferentie wordt geleverd door een NTPserver. (Zie Architecture Building Blocks: 2.1.5 – Tijdssynchronisatie (p 35) ) De tijdsgegevens die weergegeven worden of die opgenomen worden in de verslagen, zullen uitgedrukt worden in lokale tijd, rekening houdend met de overschakelingen op de zomertijd en wintertijd. De overschakeling van de zomertijd op de wintertijd (en omgekeerd) moet automatisch gebeuren. Deze overschakelingen mogen de chronologische volgorde van de gebeurtenissen niet verstoren. Taalaspecten De applicaties die ter beschikking worden gesteld van de gebruikers, de functionele beheerders en de bewakers, moeten in het Frans en het Nederlands zijn opgesteld. De technische beheermiddelen mogen in het Engels zijn. De alarmmeldingen en andere informatie moeten in het Frans en het Nederlands worden weergegeven. De taal voor de opstelling van de meldingen wordt per gebouw gekozen in functie van de geldende regels betreffende het toepasselijk taalgebruik in het gewest. AX1.A.11. Verslagen Het bewakings- en toegangscontrolesysteem moet verschillende soorten verslagen kunnen produceren. Deze verslagen worden gegenereerd op basis van een modelverslag en dataselectie. Het systeem zal een aantal vooraf opgestelde modelverslagen bevatten. De systeembeheerder van het bewakings- en toegangscontrolesysteem moet in staat zijn om, afhankelijk van de behoeften, specifieke modelverslagen op te stellen. De verslagen worden in verschillende formaten geproduceerd: - afgedrukt op papier, of een elektronisch bestand in een afdrukbaar formaat (bv.: pdf). - gegevensexport in de vorm van een elektronisch bestand dat in andere computerapplicaties kan worden ingelezen (bv.: Excel, CSV, enz.) De volgende modelverslagen moeten vooraf worden bepaald: - Lijst van de configuratieparameters van het systeem. - Lijst van de in het systeem gedefinieerde gebouwen. - Lijst van de gecontroleerde of bewaakte toegangspunten, gerangschikt per gebouw. - Lijst van de in het systeem gedefinieerde toegangsprofielen. - Lijst van de houders van toegangsbadges (in alfabetische volgorde). - Lijst van de houders van toegangsbadges met toegangsrechten tot een bepaald gebouw (of gebouwencomplex, of deel van een gebouw). - Lijst van de toegangen van de houders van toegangsbadges. - Lijst van de events (toegang, alarm, enz.). - Lijst van de events per gebouw (toegang, alarm, enz.). - Lijst van de events van een bepaald bewakings- of toegangspunt. - Gedetailleerde lijst (in elektronisch formaat) van de houders van toegangsbadges met toegangsrechten tot een bepaald gebouw (of gebouwencomplex, of deel van een gebouw).
77
-
Lijst van de beheerders en veiligheidsbeambten met toegang tot het systeem en met hun overeenstemmende gebruiksrechten (gerangschikt per gebouw). Logboek van de acties van de beheerders en veiligheidsbeambten. Lijst van de houders van toegangsbadges met de laatste registratie (algemeen of voor een specifiek gebouw). Lijst van de aanwezige personen in een specifiek gebouw (evacuatielijst).
AX1.A. 12. Subsysteem videobewaking Het videobewakingssysteem zal gebaseerd zijn op de IP-technologie en op de volgende normen: - PAL-kleursysteem - Beeldresolutietype: 800 x 600 pixels. - Compressie: MPEG4 of H.264. AX1.A.12.1. De camera’s De camera's van onderhavig bestek zijn vaste camera’s. Zij zijn bestemd voor de bewaking. De camera's zullen worden opgesteld: - aan de binnenkant van een gebouw, - aan de binnenkant van een gebouw, dicht bij een raam, - aan de buitenkant van een gebouw, De gevoeligheid van de camera's zal dienovereenkomstig worden aangepast Beschrijving De camera is hoofdzakelijk samengesteld uit: - de beeldopnamebuis - de optiek - de voeding - de camerasteun De beeldopnamebuis De beeldopnamebuis is volledig elektronisch, van het type CCD (charge-coupled device) of CMOS (complementary metal-oxide semiconductor) en is compatibel met alle op de markt beschikbare standaardlenzen ( 1/3" 1/2" of 2/3"). De optiek De camera is uitgerust met een lens met brandpunt met een standaard "C"- of "CS"- mount. De lens kan zonder gebruik van een speciaal gereedschap worden gewisseld. De lens is uitgerust met een diafragma (auto-iris) Met het oog op de aangepaste brandpuntafstand bepaalt de opdrachtnemer de keuze van de lens in overleg met de leidend ambtenaar na een voorafgaande proef. De keuze van de brandpuntafstand moet mogelijk zijn binnen een brandpuntafstand tussen 3,5 mm en 8 mm. De camerasteun Elke camera wordt gemonteerd op een steun die horizontaal kan gericht worden volgens een hoek tussen 0° en 180° en verticaal volgens een hoek tussen 0° en 70°. De steun is voorzien van een blokkeerinrichting die de camera definitief fixeert in zijn regelpositie. Hij bestaat voornamelijk uit: - een richtbare kop voor de positionering van de camera; - een arm met een zo kort mogelijke aangepaste lengte.
78
Voeding van de camera Twee voedingsopties zijn mogelijk: 1)
De camera's zijn uitgerust met een geïntegreerde voeding die in de camera past of eraan bevestigd is met een clip en die toelaat het geheel aan te sluiten met een soepele kabel en aftakdoos met beschermingsgraad IP 54 volgens de norm C20-529. Het leggen van een voedingskabel vanaf het dichtstbijzijnde beschikbaar elektrisch schakelbord tot aan de aftakdoos is in de opdracht inbegrepen,.
2)
De camera's worden gevoed via hun netwerkaansluiting vanaf een PoE-bron. De levering en de voeding van de PoE-switch zijn in de opdracht inbegrepen.
De bekabeling, de netwerkuitrustingen en de voedingsinstallatie van de camera's, tot aan het aansluitpunt met de netwerkinfrastructuur van de FOD Financiën, maken deel uit van deze opdracht. Normen en technische eigenschappen De camera moet voldoen: -
Aan de normen: CEI 68-2 betreffende de vochtigheid, trillingen, schokken en stoten. CEI 801-2 niveau 3 betreffende elektrostatische ontladingen. -
-
Aan de eigenschappen: PAL-kleur Resolutie van minstens 800 x 600 pixels Lichtsterkte lager dan 1 lux lens F 1,4 Signaal/ruisverhouding hoger dan of gelijk aan 48dB Beveiligd tegen elektromagnetische storingen. Omgevingseisen: Werkingstemperatuur: -l0° tot 40° Werkingsvochtigheidsgraad tot 90 %.
AX1.A.12.2. De bewakings- en weergaveschermen Het bewakingspersoneel zal over performante werkposten beschikken aangepast aan de afbeelding van videobeelden. Normaliter zal gebruik worden gemaakt van standaardwerkposten van de FOD Financiën, uitgerust met alle standaardsoftware voor het gecentraliseerde beheer alsook met specifieke software voor de bewakingsfunctie. De inschrijver mag niettemin meer performante of voor dit specifieke gebruik beter aangepaste werkposten of beeldschermen, of andere accessoires voor te stellen. Een beeldscherm zou niet meer dan twaalf camera's gelijktijdig in mozaïek mogen afbeelden. Het nodige aantal beeldschermen wordt dienovereenkomstig geraamd. Het moet mogelijk zijn om tweemaal op enig deel van een beeld in te zomen om kritieke events nauwkeuriger te kunnen analyseren.
79
De beheerders moeten vanaf een standaardcomputer van de FOD Financiën uitgerust met de aangepaste software, de beelden van een camera kunnen afbeelden of reproduceren. Het bewakingspersoneel en de lokale beheerders zullen alleen de beelden kunnen weergeven van de camera's geïnstalleerd in hun zone van bevoegdheid. AX1.A.12.3. Opname van videobeelden Beeldopname Het opnamematerieel zal de beelden van een of meer camera's opnemen tegen een ritme ingesteld in functie van de behoeften. In normale bedrijfsomstandigheden worden de beelden normaliter een maand bewaard. De opname van de beelden zal aan een bewegingsdetectie worden gekoppeld. Gedurende de bewegingsdetectie, alsook gedurende een kort moment vóór en na de detectie, worden de beelden tegen een normaal ritme opgenomen (bv.: 5 beelden per seconde). Gedurende de periodes zonder bewegingsdetectie worden de beelden tegen een traag ritme opgenomen (bv.: 1 beeld per 30 seconden). Op de punten met een drukkere doorgang moet per werkdag een beweging van 12 uur in aanmerking worden genomen. Beeldreproductie Een zoekfunctie moet toelaten om voor een specifieke periode of voor een specifiek event (bv.: bewegingsdetectie) opgenomen beelden op te zoeken. Het moet mogelijk zijn om de opgenomen videosequentie op scherm te reproduceren. Het moet ook mogelijk zijn om opgenomen beelden in de vorm van een computerbestand te exporteren. Er moet worden voorzien in een gegevensexport in oorspronkelijk formaat alsook in een standaardcomputerformaat dat gemakkelijk kan worden geëxporteerd (bv.: ASF). Het moet mogelijk zijn om foto's in een standaardcomputerformaat (bv.: .JPG) uit een beeld te trekken. Dergelijk gereproduceerde beelden moeten de identificatie van de camera en de datum en uur van opname vermelden. Opnameservers De video-opnameservers zullen in het datacenter worden geïnstalleerd.
Videoalarmmeldingen Het videobewakingssysteem zal alarmmeldingen genereren die in de hierna vermelde omstandigheden door het bewakings- en toegangscontrolesysteem moeten worden behandeld: - bewegingsdetectie, - defect of uitvallen van een camera, - defect of onbeschikbaarheid van een opnameserver, - diverse technische defecten.
80
AX1.A.13. Vervaardiging van de toegangsbadges De toegangsbadges zullen worden gepersonaliseerd met de identificatiegegevens van de houder. Deze gegevens zullen hetzij direct op de badge worden gedrukt hetzij op een plaatje dat op de badge wordt geplakt. De af te drukken identificatiegegevens bevatten als volgt: - een achtergrond die het algemeen visueel aspect vertegenwoordigt en alsook het logo en andere kenmerken van de organisatie bevat, - de foto van de houder, - de namen, voornamen en het inschrijvingsnummer van de houder, - het badgenummer. De afgedrukte gegevens zullen uit het bewakings- en toegangscontrolesysteem worden getrokken. De foto's zullen in het bewakings- en toegangscontrolesysteem worden geregistreerd en door de lokale beheerders en het bewakingspersoneel kunnen worden gebruikt. De foto's zullen worden genomen met een fototoestel verbonden aan het systeem voor de vervaardiging van de badges of zullen in een standaardcomputerformaat (.jpg) worden geïmporteerd. De twee procedures moeten afwisselend kunnen worden toegepast. De lokale beheerders zorgen voor de verzameling van de nodige gegevens voor de vervaardiging van de badges, met inbegrip van de foto's. Ze moeten over de aangepaste software beschikken. De badges zullen worden gedrukt in verschillende belangrijke gebouwen die over een aangepaste printer beschikken. Een systeem voor de vervaardiging van de badges zal bestaan uit: - de werkposten; de werkposten zullen standaardwerkposten zijn van de FOD Financiën uitgerust met de aangepaste software (dus niet in de opdracht inbegrepen); - de software voor de vervaardiging van de badges (één licentie per gebouw); - de software voor de vervaardiging van de modelbadges (één actieve licentie); - de fototoestellen compatibel met het systeem voor de vervaardiging van de badges (toestel aangesloten via USB-poort) - de printers voor het afdrukken van de badges (aangesloten via USB-poort).
AX1.B. As-builtdossier, beheerdossier en opleidingsdossier Oplevering en as-builtdossier Bij de voorlopige oplevering maakt de aannemer een volledig dossier over dat als volgt bevat: - de volledige beschrijving van de uitgevoerde installaties, - het onderhoudsschema tijdens de garantieperiode, - de technische fiches van het geïnstalleerde materieel, - de werk- en aansluittekeningen van de verschillende elementen zoals de racks, kasten, toegangscontroleapparatuur, tijdregistratieapparatuur, enz., - de principeschema's, - de opstelling- en situatietekeningen van de elementen op een schaal 1/50 en 1/100 Het technisch dossier zal in 3 exemplaren worden geleverd. Alle dossiers worden in twee talen, Frans/Nederlands, geleverd.
81
De garantieperiode gaat in op de datum van de voorlopige oplevering. Vanaf deze datum wordt de garantieperiode voor al het door de opdrachtnemer geleverde, geplaatste en aangesloten materieel, vastgesteld op één jaar. Beheerdossier De opdrachtnemer zal een dossier leveren met alle nodige informatie voor het beheer van het bewakings-, toegangscontrole- en tijdregistratiesysteem beschreven in dit bestek. Dit dossier bevat drie delen: - Beheer van de centrale site Dit dossier is bestemd voor het personeel van de FOD Financiën belast met het beheer van de centrale servers van de FOD Financiën waarop de computerapplicaties van het systeem draaien. Dit dossier zal alle nuttige informatie bevatten voor het beheer en de besturing van de bewakings- en toegangscontroleapplicaties geleverd door de opdrachtnemer, bijvoorbeeld: - omgevingseisen (omgeving van het materieel en software), - identificatie en lokalisatie van de programma's en de bestanden, - installatie-eisen, - opstartprocedure, - onderbrekingsprocedure, - back-upkopieën, - transfer- en hervattingsprocedure bij een incident, - procedure voor de import van gegevens per lot, - procedure voor de eerste analyse van incidenten op centraal niveau (systeemproblemen, netwerkproblemen, enz.) - procedures voor de reparatie van eenvoudige "systeem-" of "netwerkproblemen", - ……………….. -
-
Gebruik van het toegangscontrolesysteem Dit dossier is bestemd voor het personeel belast met het gecentraliseerde en lokale functionele beheer van het bewakings- en toegangscontrolesysteem. Dit dossier moet het personeel belast met het functionele beheer toelaten alle functies van het systeem in te stellen en te implementeren. Het moet eveneens de analyse van de incidenten en de oplossing van bepaalde functionele problemen toelaten. Beschrijving, productinformatiebladen en as-builtplannen van het geïnstalleerde systeem.
Opleiding De opdrachtnemer zal een opleiding bieden voor het gebruik en het beheer van het systeem. Er moet in twee verschillende opleidingen worden voorzien (overeenstemmend met de twee voornoemde dossiers) -
Gecentraliseerd technisch beheer Deze opleiding is bestemd voor het team van de FOD Financiën belast met het beheer van de centrale servers van de FOD Financiën waarop de applicaties zijn geïnstalleerd en beoogt hun alle nuttige informatie te verstrekken voor het beheer en de besturing van de door de opdrachtnemer geleverde bewakings- en toegangscontroleapplicaties. Het aantal op te leiden personen ligt tussen 1 en 5.
82
-
Functioneel beheer Deze opleiding is bestemd voor het personeel belast met het gecentraliseerde en lokale functionele beheer. Ze moet het personeel belast met het functionele beheer toelaten alle functies van het systeem in te stellen en toe te passen. Ze moet eveneens de analyse van de incidenten en de oplossing van bepaalde functionele problemen toelaten. Het aantal op te leiden personen ligt: - tussen 1 en 5 centrale functionele beheerders - tussen 1 en 3 lokale functionele beheerders, per gebouw, gebouwencomplex of deel van een gebouw.
AX1.C Installatie en ondersteuning bij de implementatie De opdrachtnemer zal alle nodige installatie- en parametrisatieprestaties leveren voor de implementatie van het systeem. Bovendien zal hij de nodige ondersteuning bieden bij de opstelling van de initiële gegevens van de installatie met het oog op een volledig operationele vertreksituatie. Deze ondersteuning omvat: - het opstellen van het bestand van de badgehouders (vanaf een bestand met persoonsgegevens geleverd door de FOD Financiën), - de studie en het opstellen van alle toegangsprofielen, - de identificatie van de bewakingspunten, alarmpunten, camerapunten, enz. met een voor de gebruiker begrijpelijke omschrijving, - de studie en bepaling van de alarmmeldingen, hun prioriteiten en hun behandelingsprocedure, - de configuratie van de plannen met aanduiding van de bewaakte punten en alarmpunten, - het aanmaken van de gebruikersaccounts van de beheerders, de bewakings- en de onthaalbeambten, - alle andere nodige parametrisatie voor de implementatie van het systeem.
AX1.D. Onderhoud De inschrijver zal onderhoudsdiensten voorstellen voor het onderhoud van het mechanische, elektronische en IT-beveiligingssysteem. De onderhoudsdiensten hebben zowel betrekking op de "software-" als op de mechanische "hardwareonderdelen”. AX1.D.1. Voorwoord In dit deel van het bijzonder bestek zal een specifieke terminologie uit het domein van de onderhoudsdiensten worden gehanteerd. Deze terminologie is opgenomen in dit voorwoord. Wat de software betreft, zal de volgende terminologie worden gebruikt: - het correctieve onderhoud: bestaat uit het corrigeren van werkingsfouten of nonconformiteiten van software. - het adaptieve onderhoud: bestaat, zonder de functionaliteit van de software te veranderen, uit het aanpassen van de toepassing zodat deze kan blijven werken op recentere versies van de basissoftware, of uit het migreren van de toepassing op nieuwe basissoftware (een basissoftware is een vereiste software voor de uitvoering
83
-
van een toepassing, bijvoorbeeld: besturingssysteem, databasebeheersysteem, softwarepakketten, gerichte toepassingen). het evolutieve onderhoud: bestaat uit het laten evolueren van de toepassing door extra functies of modules toe te voegen of door een bestaande functie te vervangen door een andere, of door een andere aanpak voor te stellen.
Wat de hardware betreft, zal de volgende terminologie worden gebruikt: 1) Het correctieve onderhoud: bestaat uit een interventie op een uitrusting zodra deze gebreken vertoont. Dit correctieve onderhoud wordt onderverdeeld in: - palliatief onderhoud: voorlopig herstel van de uitrusting, zodat een vereiste functie volledig of gedeeltelijk kan worden gewaarborgd; - curatief onderhoud: duurzame reparatie die de uitrusting in haar oorspronkelijke staat herstelt. 2) Het preventieve onderhoud: bestaat uit een interventie op een uitrusting alvorens deze gebreken vertoont, om pannes te voorkomen. Dit preventieve onderhoud is voorzien omwille van de bedrijfszekerheid. Dit preventieve onderhoud wordt op zijn beurt onderverdeeld in: - systematisch onderhoud: systematisch uitgevoerde handeling, volgens een kalender (op vaste tijdstippen), ofwel volgens een gebruiksperiodiciteit (uren werking, aantal geproduceerde eenheden, aantal uitgevoerde bewegingen, enz.); - conditioneel onderhoud: uitgevoerd na overzichten, metingen, controles naar de geleidelijke achteruitgang van de uitrusting; - vooruitgepland onderhoud: uitgevoerd na een analyse van de evolutie van de achteruitgang van de uitrusting. AX1.D.2. Voorwerp en aard van de opdracht. De onderhoudsdiensten die het voorwerp van onderhavige opdracht uitmaken, zijn: SOFTWARE Correctief onderhoud Adaptief onderhoud Evolutief onderhoud
HARDWARE Correctief onderhoud Preventief onderhoud
Deze onderhoudsdiensten vinden plaats in een "omniumkader". AX1.D.3. Beschrijving van de te presteren diensten. Deze opdracht heeft als voorwerp de volgende diensten: A)
Een correctief en adaptief onderhoud op het niveau van de software voor: - de software: de installatie van de laatste versie van zowel de software van het toegangscontrole- en videobewakingssysteem als het besturingssysteem van de door de opdrachtnemer geleverde servers en werkposten; - de door de opdrachtnemer geleverde servers (software); - de werkingsparameters van de software; - de databases en de plannen. Dit onderhoud wordt aangevuld door een ondersteuning bij de implementatie en evolutie van deze systemen en de update van de dossiers.
84
B)
Een correctief en preventief onderhoud op het niveau van de hardware voor: - de door de opdrachtnemer geleverde servers (hardware); - de badgelezers; - de tijdregistratieapparatuur (prikklokken); - de openingsknoppen; - de noodopeningsmechanismen; - de camera’s; - de gecontroleerde sloten; - de door de opdrachtnemer geleverde werkposten; - de verschillende elektronische mechanismen die nodig zijn voor de goede werking van deze installatie; - de verschillende elektrische mechanismen die nodig zijn voor de goede werking van deze installatie, vanaf de voeding van de kasten met het materieel van het systeem; - de elektrische beveiligingsmechanismen (UPS, batterijen, oplaadmechanisme); - het kabelnetwerk waarvan deze installatie specifiek gebruik maakt.
C)
Hulp aan de gebruikers bij de implementatie en evolutie van deze systemen, bij de instelling van bepaalde parameters en de update van de as-builtdossiers en -schema's.
D)
Een evolutief onderhoud voor de software voor het voorwerp van deze opdracht. De opdrachtnemer moet de aanbestedende overheid eveneens alle nodige toegangscodes bezorgen voor het beheer en het gebruik van het systeem, met inbegrip van het hoogste bestuursniveau. BELANGRIJK De inschrijver moet in zijn offerte vermelden of hij in zijn procedure voor eerste interventie gebruik maakt van een mechanisme voor onderhoud op afstand. De materiële middelen die in het kader van dit onderhoud op afstand worden gebruikt, zijn ten laste van de opdrachtnemer. De verbinding moet beveiligd zijn om inbraak in het systeem door kwaadwillige personen te vermijden. Het Bestuur zal de aansluiting met het computernetwerk voor zijn rekening nemen. De door de inschrijver voorgestelde methoden, middelen en prijzen moeten realistisch zijn wat betreft de kwaliteit, de hoeveelheid, de aard en de periodiciteit van de diensten die in het kader van de onderhavige opdracht worden gevraagd.
Indien, als gevolg van een onvoorziene omstandigheid, aanvullende onderhoudsdiensten voor uitrustingen die niet opgenomen zijn in de inventaris in deel bij dit bijzonder bestek, nodig zouden zijn, in overeenstemming met artikel 17, § 2, 2°, a van de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, zou hierover kunnen worden onderhandeld via een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking met de opdrachtnemer van onderhavige opdracht, voor zover dat: -
enerzijds het totale bedrag van de geplaatste opdrachten voor aanvullende diensten niet meer dan 50% van onderhavige opdracht bedraagt en anderzijds deze aanvullende diensten technisch of economisch niet kunnen worden gescheiden van onderhavige opdracht zonder ernstig bezwaar of, hoewel scheidbaar van de uitvoering van de opdracht, strikt noodzakelijk zijn voor de vervolmaking ervan.
De inschrijver zal in zijn offerte het geplande onderhoudsplan en in het bijzonder het preventieve onderhoud specificeren. Het preventieve onderhoud zal minstens twee onderhoudsbeurten per jaar omvatten.
85
AX1.D.4. Prijzen. De onderhoudsdiensten vinden plaats in een "omniumkader". De prijs van de opdracht omvat met name: - het periodieke onderhoudsbedrag, waaronder met name: - de levering van de vervangstukken; - de reparatie of vervanging, ter plaatse, van defecte onderdelen; de verbetering van de paramaters en de update van de as-builtschema's; - de update van de software, inclusief het besturingssysteem; - de gepresteerde werkuren; - de verplaatsingen uitgevoerd door het personeel van de opdrachtnemer evenals de vervoerskosten voor de apparatuur als deze terug naar de werkplaats moet worden gebracht. De inschrijver wordt geacht in zijn prijzen alle mogelijke kosten die op de prestaties kunnen wegen te hebben inbegrepen, met uitzondering van de btw. AX1.D.5. Onderhoudsverslag Een onderhoudsverslag, opgesteld in de door de aanbestedende overheid toegelaten vorm en geleverd door de opdrachtnemer wordt, in principe ter plaatse, bijgehouden. Dit onderhoudsverslag wordt aangevuld met een bijlagenregister. Deze bijlagen maken integraal deel uit van het onderhoudsverslag. Het onderhoudsverslag bevat een overzicht van de: (a) verschillende onderhoudsoperaties; (b) verschillende opmerkingen van de opdrachtnemer of van de afgevaardigde van de aanbestedende overheid; (c) occasionele orders van de afgevaardigde van de opdrachtgevende overheid; (d) onvoorziene incidenten en vastgestelde defecten. Dit verslag moet niet dagelijks worden aangepast. Dit onderhoudsverslag moet echter na elke interventie worden aangepast en dit binnen een termijn van 5 werkdagen na de interventie. Het bijlagenregister bestaat uit de technische fiches van elke uitrusting en het overzicht van de interventies op elk van deze uitrustingen. Deze bijlagen mogen in afzonderlijke documenten worden gestoken. De gegevens die door beide partijen worden geleverd, worden aan het onderhoudsverslag en/of aan het bijlagenregister toegevoegd en worden door de afgevaardigde van de aanbestedende overheid en door de opdrachtnemer of diens afgevaardigde bekeken. Indien er onenigheid is, maakt de opdrachtnemer zijn bevindingen kenbaar via een aangetekend schrijven per post, gericht aan de aanbestedende overheid, binnen de 15 kalenderdagen volgend op de datum waarop de melding in kwestie is toegevoegd. Hij moet zijn klachten of aanspraken gedetailleerd en nauwkeurig kenbaar maken. Wanneer de opdrachtnemer binnen de voornoemde termijn van 15 kalenderdagen de naar hem verstuurde brief niet goedgekeurd of vergezeld van zijn waarnemingen terugstuurt wordt ervan uitgegaan dat hij akkoord gaat met de aantekeningen in het onderhoudsverslag en/of in het bijlagenregister.
86
AX1.E. Detail van de uit te voeren werken Korte beschrijving van het North Galaxy-gebouw De te leveren werken, leveringen en diensten omvatten de volgende delen: - installatie van het centrale systeem, - uitrusting van het North Galaxy-gebouw, - uitrusting van het datacenter, - de levering van 6000 toegangsbadges, - de levering van het materieel (printer) en van de nodige software voor de uitrusting van een werkpost om de badges te personaliseren, - de levering van het nodige materiaal voor het personaliseren van de badges door er de persoonsgegevens van de houder op te drukken of te plakken,. - de levering van een geheel van toegangscontrolepoortjes (ter vervanging van de bestaande poortjes), - alle nodige installatie-, parametrisatie- en ondersteuningsprestaties voor de implementatie van het systeem, - de opleiding van het personeel belast met het centrale technische beheer, het centrale functionele beheer en het lokale functionele beheer, - De levering van het as-builtdossier en van het beheerdossier, Het North Galaxy-gebouw is thans uitgerust met een toegangscontrolesysteem dat moet worden vervangen door het systeem beschreven in dit bestek. De afbraak van deze installatie en de verwijdering van het afval en andere materialen van deze afbraak maken deel uit van deze opdracht. De installatie van het nieuwe systeem en de afbraak van het oude systeem zullen zodanig worden gepland om de periodes te beperken waarin de gebouwen, verdiepingen en lokalen niet beveiligd zijn.
AX1.E.1. Centraal systeem De servers die het centrale deel van het systeem samenstellen, zullen in twee datacenters van de FOD Financiën worden geplaatst. De serverinfrastructuur zal een redundante architectuur bevatten. De systemen zullen in de volgende datacenters worden geïnstalleerd: - het datacenter van het North Galaxy-gebouw (Schaarbeek). - het nooddatacenter (Anderlecht). Dit omvat eveneens de levering van de nodige software voor het centrale systeembeheer voor minstens 3 gelijktijdige gebruikers.
AX1.E.2. North Galaxy-gebouw Het North Galaxy-gebouw is een groot administratief gebouw waar ongeveer 4000 ambtenaren werken. Het gebouw is gelegen in de Koning Albert II-laan 33 te 1030 Schaarbeek. Het complex bestaat uit een sokkel vanwaar twee torens van 28 verdiepingen oprijzen en een gebouw van 6 verdiepingen. De Stafdienst Logistiek - Afdeling Brussel is belast met het lokale beheer van het gebouw.
87
Het gebouw wordt permanent door een bewakingsteam vanaf een bewakingscentrum bewaakt. Dit personeel moet over de nodige werkposten beschikken om de beheertaken verbonden aan de alarmmeldingen en videobewaking uit te voeren. De bezoekers melden zich aan een onthaalloket aan. Het gebouw bevat een veiligheidsperimeter die uitgerust is met: - toegangscontrolepoortjes (tourniquets) (te vervangen), - bewaakte nooduitgangen, - enkele gecontroleerde klapdeuren, - toegangsluiken tot de parking en loskades. Het gebouw is uitgerust met een parking met slagbomen. Voor een aantal verdiepingen is er een specifieke bewaking. De veiligheidsperimeter van deze verdiepingen is uitgerust met: - gecontroleerde toegangsdeuren van het type klapdeur of glazen schuifdeur. - bewaakte nooduitgangen. De evacuatiesignalen worden gegeven door de brandcentrale van het gebouw (Prodef). Het gebouw is thans uitgerust met een bewakings- en toegangscontrolesysteem (te vervangen). Dit systeem bestaat uit: - 20 toegangscontrolepoortjes (te vervangen) - 5 glazen schuifdeuren - 125 badgelezers - 13 camera's - 2 bewakingscomputers van het bewakingsteam met 3 beeldschermen (1 voor het beheer van de alarmmeldingen en 2 voor de videobewaking) Drie goederenliften (type 1 - Schindler en Otis) en een personenlift (VIP) (Type 2 - Schindler) waarvoor op sommige verdiepingen een toegangscontrole geldt. Het North Galaxy-gebouw herbergt een datacenter. Dit datacenter wordt als een aparte entiteit beheerd. De opdracht omvat: - de levering, de installatie en de aansluiting op het centrale systeem van de vereiste bewakings- en toegangscontroleapparatuur, - de levering en de installatie van de nodige software op de werkposten van de bewakingsdienst, voor de bewaking van de alarmmeldingen, de videobewaking en het systeembeheer, - de levering en de installatie van de veiligheidspoortjes, - de eventuele levering en installatie van het specifiek materieel voor de werkposten van het bewakingspersoneel, - de levering en de installatie van de apparatuur voor de vervaardiging van de badges, met inbegrip van de software, het fototoestel en de printer. Veiligheidspoortjes In drie toegangsgangen van het gebouw zullen veiligheidspoortjes worden geïnstalleerd. In elke gang zullen de veiligheidspoortjes over de gehele breedte worden geïnstalleerd. Het aantal zal worden bepaald afhankelijk van het type van de poortjes en van de breedte van de gang. Elke rij poortjes zal bestaan uit standaardpoortjes met één poortje voor personen met een handicap.
88
De breedte van de gangen is ongeveer als volgt: - Hal – Toren A: 5,37 m - Hal – Toren B: 5,59 m - Station – Toren B: 7,36 m Bestaande installaties Het gebouw is thans uitgerust met een bewakings- en toegangscontrolesysteem dat moet worden vervangen. De opdrachtnemer zal zich belasten met de delen van dit systeem die gedeactiveerd of afgebroken zijn en moeten worden gedemonteerd en verwijderd. Een aantal bestaande installaties zal zonder vervanging worden verder gebruikt. Het nieuwe bewakings- en toegangscontrolesysteem zal deze installaties hetzij controleren hetzij ermee communiceren. Het nieuwe toegangscontrolesysteem moet compatibel zijn met deze installaties. Beschrijving Enkele magnetische sloten (500 kg) Dubbele magnetische sloten (2 x 500 kg) Elektrisch slot Glazen schuifdeuren Tourniquets Goederenlift gebouw A (type 1) Goederenlift gebouw B (type 1) VIP-lift - gebouw B (type 2) Goederenlift gebouw C (type 1) Branddetectiecentrale
Merk – Model PROEM PROEM Eff Eff Eff3705 (met dioden) Boon-Edam Boon-Edam Schindler Schindler Schindler Otis Prodef
(*) (*) (*)
(*) De inschrijver kan kiezen om de bestaande sloten te vervangen of te behouden. Hij moet wel controleren of die compatibel zijn met het nieuwe systeem. Bovendien moeten de onderhouds- en reparatiediensten die in de garantie en in het onderhoudscontract inbegrepen zijn, deze sloten opnemen. De elektronische onderdelen van het bestaande systeem bevinden zich in kasten (6) of borden (5) op verschillende plaatsen in het gebouw. De inschrijver kan die desgewenst hergebruiken voor zover hun plaatsing geschikt is voor het nieuwe systeem. Een rack met de videoserver van het North Galaxy-gebouw bevindt zich in een technisch lokaal naast het lokaal van de bewakingsdienst van het gebouw. De nieuwe videoservers zullen in een kast in de computerzaal worden geïnstalleerd. Beschrijving van de nieuwe installatie De nieuwe installatie zal bevatten : - drie sets van controletoegangspoortjes waaronder 3 toegangspoortjes voor personen met een handicap en N-aantal standaardpoortjes (N = aantal in functie van de configuratie van de gebouwen), - 130 deuren van verschillende types, waarvan 43 gecontroleerd door een badgelezer (niet inbegrepen zijn de toegangscontrolepoortjes en de liften ), - de apparatuur van drie goederenliften en een personenlift - 92 + 2 * N badgelezers, - 19 drukknoppen voor opening van de deuren
89
-
28 elektromagneten voor deuren met 1 deurvleugel, 24 elektromagneten voor deuren met 2 deurvleugels 8 elektrische deursloten, 68 noodopeningsmechanismen, 64 dienstopeningsmechanismen, 13 onthaalmechanismen ( oproep en opening met afstandsbediening van de deuren), 16 camera’s (+ bijbehorende servers), de controlestations van een bewakingspost ,
Deze cijfers zijn louter indicatief. Het behoort tot de bieder om de nauwkeurigheid op basis van de gedetailleerde documenten in zijn bezit na te gaan
AX1.E.3. Het datacenter van het North Galaxy-gebouw Het North Galaxy-gebouw herbergt een belangrijk datacenter. De Stafdienst ICT is belast met het lokale beheer van het datacenter. Het datacenter wordt permanent door een bewakingsteam vanaf een bewakingscentrum bewaakt. (NB: het betreft een bewakingteam en bewakingscentrum apart van het gebouw). Dit personeel moet over de nodige werkposten beschikken om de beheertaken verbonden aan de alarmmeldingen en videobewaking uit te voeren. Het datacenter bevat een veiligheidsperimeter die uitgerust is met: - twee grote toegangssassen met twee deuren, elke deur met dubbele vleugel, gekoppeld, - bewaakte nooduitgangen, De lokalen van het datacenter bevatten een veiligheidsperimeter die uitgerust is met: - een toegangssas met twee deuren, elke deur met enkele vleugel, gekoppeld, - of een klapdeur met enkele of dubbele vleugel, gecontroleerd - bewaakte nooduitgangen, - bewaakte dienstdeuren, Enkele bijlokalen maken deel uit van het datacenter. De bewaking van de verdiepingen van het gebouw C is gekoppeld aan de bewaking van het datacenter. De evacuatiesignalen van het datacenter worden gegeven door een brandcentrale van het datacenter (Siemens), apart van de brandcentrale van het gebouw. De evacuatiesignalen van het gebouw C worden gegeven door de brandcentrale van het gebouw (Prodef). Het datacenter is thans uitgerust met een bewakings- en toegangscontrolesysteem (te vervangen) dat als volgt bevat:. - 76 badgelezers, - 39 camera's, - 3 bewakingscomputers van het bewakingsteam met 4 beeldschermen (1 voor het beheer van de alarmmeldingen en 3 voor de videobewaking)
90
De opdracht omvat: - de levering, de installatie en de aansluiting op het centrale systeem van de vereiste bewakings- en toegangscontroleapparatuur (zie detail in bijlage), - de levering en de installatie van de nodige werkposten voor de bewakingsdienst, voor de bewaking van de alarmmeldingen, de videobewaking en het systeembeheer,
Bestaande installaties Het datacenter is thans uitgerust met een bewakings- en toegangscontrolesysteem dat moet worden vervangen. De opdrachtnemer zal zich belasten met de delen van dit systeem die gedeactiveerd of afgebroken zijn en moeten worden gedemonteerd en verwijderd. Een aantal bestaande installaties zal zonder vervanging worden verder gebruikt. Het nieuwe bewakings- en toegangscontrolesysteem zal deze installaties hetzij controleren hetzij ermee communiceren. Het nieuwe toegangscontrolesysteem moet compatibel zijn met deze installaties.
Beschrijving Enkele magnetische sloten (500 kg) Dubbele magnetische sloten (2 x 500 kg) Branddetectiecentrale - datacenter Branddetectiecentrale – gebouw (gebouw C)
Merk - Model PROEM PROEM Siemens Prodef
(*) (*)
(*) De inschrijver kan kiezen om de bestaande sloten te vervangen of te behouden. Hij moet wel controleren of die compatibel zijn met het nieuwe systeem. Bovendien moeten de onderhouds- en reparatiediensten die in de garantie en in het onderhoudscontract inbegrepen zijn, deze sloten opnemen. De elektronische onderdelen van het bestaande systeem bevinden zich in kasten (3) of borden (1) op verschillende plaatsen (3) in het datacenter en zijn bijlokalen. De inschrijver kan die desgewenst hergebruiken voor zover hun plaatsing geschikt is voor het nieuwe systeem. Een rack met de centrale server van het toegangscontrolesysteem van het North Galaxygebouw en van het datacenter, alsook met de videoservers van het datacenter, bevindt zich het lokaal van de bewakingsdienst. De nieuwe centrale infrastructuur zal een plaats krijgen in een computerzaal. De opdrachtnemer zal de nodige racks leveren voor de installatie van de door hem geleverde uitrustingen.
91
Beschrijving van de nieuwe installatie De nieuwe installatie zal bevatten : - 110 deuren van verschillende types, waarvan 44 gecontroleerd door een badgelezer (niet inbegrepen zijn de toegangscontrolepoortjes en de liften ), - de apparatuur van drie goederenliften en een personenlift - 82 badgelezers, - 19 drukknoppen voor opening van de deuren - 41 elektromagneten voor deuren met 1 deurvleugel, - 17 elektromagneten voor deuren met 2 deurvleugels - 54 noodopeningsmechanismen, - 58 dienstopeningsmechanismen, - 7 onthaalmechanismen ( oproep en opening met afstandsbediening van de deuren), - 42 cameras (+ bijbehorende servers), - de controlestations van de bewakingsposten , Deze cijfers zijn louter indicatief. Het behoort tot de bieder om de nauwkeurigheid op basis van de gedetailleerde documenten in zijn bezit na te gaan.
92
II. Technische specificaties voor het systeem van arbeidstijdregistratie: De inschrijver moet eerst deel I raadplegen De technische specificaties van deel II hebben steeds betrekking op het vaste gedeelte, behalve wanneer expliciet vermeld is dat een bepaling verwijst naar het voorwaardelijke gedeelte. AX2.A.1. Algemene beschrijving van het systeem North Galaxy-site - Koning Albert II-laan 33, 1030 Brussel De Federale Overheidsdienst Financiën wenst in het North Galaxy-gebouw een bewakingsen toegangscontrolesysteem te installeren (zie deel I van de technische voorschriften). Dit systeem zal moeten worden geïntegreerd in, of op zijn minst moeten werken in combinatie met het tijdregistratiesysteem (waarvan sprake in deze deel II van de technische voorschriften). (initiële installatie). Het North Galaxy-gebouw is een kantoorgebouw waar ongeveer 4000 personen werken. Het gebouw herbergt eveneens een belangrijk datacenter. Het systeem moet de volgende algemene functies leveren: - overdracht van de prikklokgegevens aan het tijdregistratiesysteem. Het North Galaxy-gebouw zal uitgerust worden met de gecentraliseerde installatie van het tijdregistratie/-beheersysteem van het North Galaxy-gebouw zelf alsook van alle andere sites van de FOD Financiën. Deze gecentraliseerde installatie zal ook de licenties moeten integreren voor zowat 30.000 gelijktijdige gebruikers (initiële installatie), alsook de licenties voor 30 tot 200 HR-beheerders/applicatiebeheerders. Elke gebruiker of regelmatige bezoeker van het gebouw zal een toegangsbadge ontvangen. De houder van een badge zal toegang hebben tot alle ruimtes waarvoor de lokale systeembeheerder hem toegangsrecht zal hebben verleend. Het systeem moet een gebruikersbestand van 4000 personen kunnen beheren. Rekening houdend met de verloren, gestolen, gedeactiveerde badges, enz. en de noodzaak een historiek van de badges te bewaren, moet het systeem minstens 8000 badges kunnen beheren. Het moet mogelijk zijn de centrale infrastructuur van het systeem te benutten om de beveiliging van een ander gebouw van Financiën te beheren. Het aantal te beheren gebruikers en badges moet kunnen worden uitgebreid. Andere sites van de FOD Financiën- Voorwaardelijk gedeelte Ongeveer 200 andere sites van de FOD Financiën, gespreid over het hele Belgische grondgebied (lijst infrastructuurplan 2015 – zie AX2.G.1) zullen met tijdregistratieapparatuur moeten worden uitgerust (elektronische prikklokken/badgelezers en badges) (aanvullende installaties). Deze sites zijn ongelijk bezet, gaande van enkele tot meer dan 3000 medewerkers.
93
Elke site zal met minimaal 1 en maximaal 10 prikklokken worden uitgerust. De initiële installatie zal later met de uitrusting van nieuwe gebouwen, delen van gebouwen of gebouwcomplexen worden uitgebreid. Elke aanvullende installatie zal het voorwerp zijn van een aparte bestelbon. Deze opdracht houdt onder meer in dat elke te leveren en te plaatsen installatie in het kader van dit bestek, zal worden ontworpen en uitgevoerd met het oog op een gebruiksklare en operationele installatie, rekening houdend met alle aspecten (zowel wat de technische aspecten als de toepasselijke wetten en normen betreft) betreffende de uitvoering van de werken en de evacuatie van personen in geval van nood. Dat betekent onder meer dat alle nodige materialen, apparatuur (besturing, adressering, enz.), bekabeling, aansluitingen, software, enz., altijd volledig in de totale prijs van de opdracht inbegrepen zijn, zelfs indien die in het bestek, in de (eventueel) bijgevoegde samenvattende meetstaten, plannen, schema's en synoptische tabellen, enz. niet expliciet zijn vermeld Is eveneens in de `prijs inbegrepen: het totale onderhoud van de uitgevoerde installatie: AX2.A.2. Algemene architectuur Het systeem moet in de algemene IT-architectuur van de FOD Financiën worden geïntegreerd. Informatie over deze infrastructuur is beschikbaar in het document "Architecture Building Blocks" op de website: - www.minfin.fgov.be - e-services - ICT-fundamenten - Architecture building blocks V3 URL van het document in het Frans http://minfin.fgov.be/portail2/fr/downloads/modernisation/fondements/ArchitectureBuildingsBl ocks23032011Fr.pdf URL van het document in het Nederlands http://minfin.fgov.be/portail2/nl/downloads/fondements/ArchitectureBuildingBlocks23032011 Nl.pdf
AX2.A.2.1 Netwerk (Zie Architecture Building Blocks: 2. Netwerk en infrastructuur) De IT-activiteit van de FOD Financiën steunt op een belangrijk TCP/IP-computernetwerk dat alle gebouwen bestrijkt. Elk gebouw beschikt over een LAN-infrastructuur die alle kantoren en computerlokalen bestrijkt. Deze gebouwen zijn verbonden met het netwerk van een telecomoperator in het kader van een VPN (Virtual Private Network). In elk gebouw zal het lokale subsysteem voor toegangscontrole met de centrale hub van het computernetwerk van het gebouw verbonden zijn. Het computernetwerk verzekert de communicatie tussen de verschillende gebouwen en het centrale toegangscontrolesysteem.
94
Het lokale subsysteem kan eveneens in meerdere delen worden opgesplitst waarbij elk deel met het computernetwerk van de FOD Financiën verbonden is. De inschrijver zal alle netwerkonderdelen leveren die het lokale subsysteem voor toegangscontrole samenstellen en zal de nodige kabels leggen voor de samenstelling van het lokale subsysteem tot aan het aansluitpunt op het netwerk van de FOD Financiën. De aansluitpunten bestaan uit UTP - RJ 45 connectoren (in principe zonder PoE) op de switches van het netwerk van de FOD Financiën. AX2.A.2.2. Servers De FOD Financiën beschikt over twee grote datacenters met een UNIX- en Windowsserverpark, DB2-databaseservers en een gegevensopslagsysteem met een grote opslagcapaciteit. Met het oog op een gecentraliseerd technisch beheer van de infrastructuur, wenst de FOD Financiën dat de centrale servers van het bewakings-, het toegangscontrole-, het tijdregistratie- en het tijdbeheersysteem in deze architectuur worden geïntegreerd en zo veel mogelijk in deze datacenters worden geïnstalleerd. In dit opzicht zal de FOD Financiën het aantal nodige centrale servers ter beschikking stellen van de opdrachtnemer. De inschrijver moet in zijn offerte het aantal vereiste servers specificeren. Door de centrale servers in de gecentraliseerde IT-architectuur van de FOD Financiën te integreren, zal het systeem de in deze architectuur bestaande services kunnen benutten (DNS, DHCP, NTP, Active directory, IAM, back-up, updates van het systeem, beveiligingspatches, antivirusbeveiliging, enz.). De inschrijver zal alle nodige software leveren voor de implementatie van zijn oplossing. De inschrijver zal alle materiële componenten en software leveren die de locale subsystemen samenstellen. Dit omvat de lokale servers waarvan de lokale installatie onvermijdelijk is. De inschrijver voorziet in een oplossing om de software via het computernetwerk op de werkposten toe te passen. Redundantie Om redenen van bedrijfszekerheid en beschikbaarheid, is het essentieel dat elke belangrijke server in twee exemplaren bestaat, elk in een apart datacenter en gekoppeld aan een procedure voor een snelle overschakeling van de activiteit van de ene server op de andere. Beide datacenters zijn via een hogesnelheidsverbinding met elkaar verbonden. Het gegevensopslagsysteem bestaat in twee exemplaren, onderling verbonden via een hogesnelheidsverbinding voor het kopiëren van de gegevens. Het gegevensopslagsysteem beschikt over een functionaliteit voor gegevensback-up. Zie: Architecture Buiding blocks: 2.3.3 – Servers voor back-up en storage In geval van een panne van een datacenter, zullen de badges in storingsmodus functioneren voor de tijd die nodig is voor de overschakeling van de centrale applicatie op het andere datacenter. Deze overschakeling moet binnen een beperkte tijd kunnen worden uitgevoerd. Een eenvoudige overschakelingsprocedure moet worden bepaald. Bij uitval moet het systeem beveiligd zijn tegen gegevensverlies. Bij een koude start moeten alle nodige programma's, zonder de tussenkomst van een externe persoon, automatisch en correct opstarten.
95
De servers maken deel uit van een groot virtueel serverpark. De kenmerken van de servers zijn beschreven in het voornoemde document "Architecture building blocks". Kenmerken van de UNIX-servers Zie: Architecture Buiding blocks: 2.3.2 – Unix-servers Kenmerken van de Windows-servers Zie: Architecture Buiding blocks: 2.3.4 – Wintel-servers Huidige besturingssystemen: Windows 2003 SP2; Windows 2008 R2 De door de inschrijver geleverde gevoelige uitrustingen zullen worden bewaard in gesloten 19" kasten, door de inschrijver te leveren en in het datacenter te installeren.
Opmerking: de volledige installatie moet met een overspanningsbeveiliging en met een ruisfilter uitgerust zijn. Deze beveiligingen zijn in de totale prijs van de installatie inbegrepen. De kenmerken van de overspanningsbeveiliging en van de ruisfilters zijn beschreven in punt AX1.A.9.7. AX2.A.2.3. Lokale architectuur De inschrijver zal de lokale architectuur van het subsysteem van een gebouw specificeren. Hij zal alle materiële componenten en software, elektronische prikklokken, lokale servers, netwerkuitrustingen, enz. tot aan het aansluitpunt met het netwerk van de FOD Financiën leveren. De gevoelige uitrustingen zullen worden bewaard in door de inschrijver te leveren gesloten 19" kasten, bij voorkeur geïnstalleerd in beveiligde lokalen en in ieder geval binnen de zone met toegangscontrole. Al het nodige basismateriaal voor de uitvoering van deze verbindingen is in deze aanneming inbegrepen. Zijn in ieder geval altijd in de totale prijs van de opdracht van deze aanneming inbegrepen, de voedingsbronnen, hun transformatoren, hun gelijkrichters, hun bekabeling en alle nodige toestellen en toebehoren voor de werking, beveiliging, plaatsing, aansluiting, enz. In zijn prijs voorziet de aannemer in alle toebehoren, aansluitingen, programmeringen, enz. zodanig dat de installatie perfect operationeel is overeenkomstig de beschrijving in dit bestek. Dit toebehoren omvat onder meer alle nodige hulpapparatuur, montagebenodigdheden, randapparatuur, switches, patchkabel, eventuele versterkers, ruisfilters, tussenkabels, aangepaste connectoren, aangepaste programmeringen, enz. De precieze plaats van alle voornoemde installatieonderdelen zal tijdens de uitvoering in overleg met de bouwheer worden bepaald. Opmerking: de volledige installatie moet met een overspanningsbeveiliging en met een ruisfilter uitgerust zijn. Deze beveiligingen zijn in de totale prijs van de installatie inbegrepen. De kenmerken van de overspanningsbeveiliging en van de ruisfilters zijn beschreven in punt I AX1.A.9.7. Bovendien moeten de lokale prikklokken uitgerust zijn met een kaartlezerunit en met een display die de datum en het uur weergeeft.
96
Deze prikklokken moeten zijn uitgerust met de middelen om een onderscheid te kunnen maken tussen inklokken en uitklokken. De installatie van een prikklok omvat de aansluiting op het stroomnet van het gebouw tot aan het dichtstbijzijnde elektrisch schakelbord, alsook de aansluiting op het computernetwerk van de FOD Financiën tot aan de dichtstbijzijnde hub. De prikklok moet naar rato van de bezetting van het gebouw een bepaald aantal registraties kunnen opslaan (norm van 4000 opgeslagen registraties, zie deel I). Gegevensopslag in de prikklokken Bij communicatieproblemen waarbij sommige badgelezers op storingsmodus overschakelen, zullen de prikklokgegevens aan het tijdregistratiesysteem worden overgedragen zodra ze voor het centrale systeem beschikbaar zullen zijn. AX2.A.2.4 Standaardwerkposten van de FOD Financiën De werkposten bij de FOD Financiën zijn uitgerust met het besturingssysteem Windows XP of Windows 7. De minimale kenmerken van de werkposten zijn als volgt: - Geheugen: 2 GB - Harde schijf: 80 GB - Grafische kaart met 64 MB geheugen - 19" flat screen - Dual core-processor (Zie Architecture Building Blocks: 2.3.5 Desktops en laptops) AX2.A.3. Toegang tot het gebouw - Gebruikers Elke gebruiker van een gebouw zal een toegangs-/tijdregistratiebadge hebben die hem in het toegangscontrole- en tijdregistratiesysteem identificeert. Dezelfde toegangs- en/of tijdregistratiebadge moet in alle gebouwen en lokalen van de FOD Financiën toegang kunnen bieden en de werktijden kunnen registreren. Aan elke badge zijn een aantal toegangsrechten en/of tijdregistratierechten verbonden waarover de badgehouder beschikt. Elke gebruiker van een gebouw van de FOD Financiën zal in de database van het toegangscontrole- en tijdregistratiesysteem geregistreerd zijn. De hierna vermelde minimale gegevens moeten kunnen worden geregistreerd: - Naam, voornaam, - Inschrijvingsnummer, - Instelling, - Bestuur, - Dienst, - Gebouw van gebruikelijke activiteit (administratief adres), - Adres van het gebouw, - Verdieping, - E-mailadres, - Login tot het netwerk van de FOD Financiën, - Telefoonnummer, - Uur van het in/uitklokken of van de doorgang aan een toegangscontrolepunt. - Blanco gegeven 1, - Blanco gegeven 2,
97
Aantal aan de gebruiker toegekende badges Status van de badge (geactiveerd, verloren, gestolen, niet meer gebruikt, geblokkeerd, enz.). Toegangsrechten verbonden aan elke badge. Een procedure moet toelaten om de persoonlijke gegevens van een gebruiker te bepalen of bij te werken vanaf een extern bestand aangemaakt door het HR-beheersysteem van de FOD Financiën (verwerking per lot). Deze procedure moet ook toelaten de badges te deactiveren van personeelsleden die niet langer bij de FOD werken. AX2.A.4. Bijzondere functionaliteiten Elke operator van het bewakings-, toegangscontrole- en tijdregistratiesysteem zal individueel worden geïdentificeerd Aan elke identificatie zullen overeenstemmende gebruiksrechten verbonden zijn. De gebruiksrechten omvatten: - de toegestane acties: aanmaak, raadpleging, bijwerking, wissen van gegevens, - de gegevens waarvoor de acties zijn toegestaan (welk gebouw?). De identificatie- en authenticatieprocedure van de gebruikers zal in het centrale identificatieen authenticatiesysteem (IAM) van het computernetwerk van de FOD Financiën worden geïntegreerd. (zie ook: Architecture Buiding blocks: 3.4.1: IAM-oplossing, 3.7: Services voor Identity en Access Management). AX2.A.5. Systeembeheer In het kader van het beheer van het bewakings-, toegangscontrole- en tijdregistratiesysteem, moeten meerdere beheerniveaus worden bepaald. De opdrachtnemer zal alle nodige software leveren om het aantal geplande gebruikers toe te laten de diverse beheerfuncties uit te voeren. Het beheer van het toegangscontrolesysteem en van het tijdregistratiesysteem worden aan aparte beheerders toevertrouwd. Elke operator van het bewakings-, toegangscontrole- en tijdregistratiesysteem zal individueel worden geïdentificeerd. Aan elke identificatie zullen overeenstemmende gebruiksrechten verbonden zijn. De gebruiksrechten omvatten: - de toegestane acties: aanmaak, raadpleging, bijwerking, wissen van gegevens, - de gegevens waarvoor de acties zijn toegestaan (welk gebouw? welke medewerker of groep van medewerkers?). De identificatie- en authenticatieprocedure van de gebruikers zal in het centrale identificatieen authenticatiesysteem (IAM) van het computernetwerk van de FOD Financiën worden geïntegreerd. AX2.A.5.1.Gecentraliseerd technisch beheer Het technische systeembeheer wordt verzorgd door een unieke administratieve en technische instantie van de FOD Financiën, in samenwerking met de leverancier van het systeem (in het kader van een contract technische ondersteuning). Het technische beheerteam is belast met het beheer van de servers en IT-infrastructuur van de FOD Financiën en voert de operationele procedures uit. Het team houdt toezicht op de werking van de gehele installatie, identificeert storingen en meldt die aan de leverancier.
98
De lokale verantwoordelijken van de bewaakte ruimtes zullen technische problemen aan dit team melden. Het gecentraliseerde technisch beheerteam telt 1 tot 5 personen. AX2.A.5.2. Gecentraliseerd functioneel beheer Het gecentraliseerde functioneel beheer omvat diverse taken: - De identificatie en toewijzing van de rechten van de beheerders en in het bijzonder van de lokale beheerders, - Identificatie en registratie van de houders van de toegangsbadges, - Toewijzing (of intrekking) van toegangsbadges, - Parametrisatie van de benamingen van de bewakings-, toegangscontrole- en tijdregistratieapparatuur - Productie van verslagen - Bewakingscapaciteit van het gehele toegangscontrole- en tijdregistratiesysteem
Het gecentraliseerde functioneel beheerteam telt 1 tot 5 personen. AX2.A.5.3. Werkposten De beheertaken worden uitgevoerd: - vanaf de werkposten van de beheerders. De werkposten van de beheerders zijn standaardcomputers van de FOD Financiën met aangepaste software. De FOD Financiën wenst dat de functionele beheertaken kunnen worden uitgevoerd met een webapplicatie via een standaardbrowser (webbrowser). Op de toepassingsgerichte werkposten van het bewakingspersoneel kan specifieke software worden geïnstalleerd. AX2.A.6. Registratie van events Toegangscontrole en tijdregistratie Het bewakings-, toegangscontrole- en/of tijdregistratiesysteem zal de volgende events registreren: - alle in- en uitbewegingen, van de lokalen en van de gebouwen, gedetecteerd door het toegangscontrolesysteem via de controleapparatuur van de opening van de deuren en andere mechanische toegangscontroleapparatuur (badgelezers, elektronische prikklokken, enz.), - alle door de systeembeheerders via het systeem uitgevoerde acties. De opgenomen gegevens worden drie maanden bewaard. Op basis van deze gegevens moeten op elk moment verslagen kunnen worden opgesteld. Na deze periode worden de gegevens gearchiveerd. Met het oog op eventueel onderzoek en de productie van verslagen van oude events, moet het mogelijk zijn om gearchiveerde gegevens op te halen.
99
AX2.A.7. Bijzondere functies Storingsmodus Bij een defect van bepaalde centrale apparatuur of in geval van een communicatieprobleem, moeten de deuren bestuurd door badgelezers blijven werken. Dergelijke situatie is typisch bij een onderbreking van de communicatie tussen de centrale systemen en het lokale subsysteem. Het geheugen van de lokale besturingseenheid van de badgelezer moet de essentiële gegevens bevatten van de badges die toegang geven tot de betrokken deur. De gegevens van de gelezen badges en de diverse events, worden in dergelijk geval in het lokale geheugen opgeslagen en aan de centrale server overgedragen zodra de verbinding is hersteld. Bij evacuatie moeten de deuren automatisch ontgrendelen, zelfs in storingsmodus. De schakeling van de sasdeuren moet blijven werken, zelfs bij communicatieproblemen met het centrale systeem. AX2.A.8 Gegevensoverdracht aan het tijdregistratiesysteem. De gegevens die het systeem via de badgelezers registreert, zullen door een tijdregistratiesysteem worden verwerkt. In dit opzicht vormen de toegangscontrole- en tijdregistratiesystemen een geïntegreerd geheel, of wordt voorzien in een procedure voor de automatische overdracht van deze gegevens. Indien beide systemen niet volledig geïntegreerd zijn, kunnen de gegevens hetzij onmiddellijk na het prikken worden overgedragen, hetzij per lot met regelmatige intervallen (bijvoorbeeld elke 10 minuten). De frequentie van de gegevensoverdracht zal instelbaar zijn. Bij elke badgeregistratie moeten de volgende gegevens worden overgedragen: - datum, - uur, - badgenummer, - naam en voornaam van de badgehouder, - inschrijvingsnummer van de badgehouder, - identificatie van het toegangspunt (deur), - identificatie van de toegangsrichting. Bij een badgeregistratie worden alleen de gegevens overgedragen van de bewegingen die relevant zijn voor de tijdregistratie. Relevante bewegingen: - wanneer de badgeregistratie wordt gevolg door een effectieve toegang (wat dus de gegevens uitsluit van badgeregistraties die niet door een effectieve toegang worden gevolgd), - wanneer de badgeregistratie relevante toegangspunten betreft. Sommige deuren (en vooral de binnendeuren van het gebouw) worden door de tijdregistratie niet in aanmerking genomen. Relevante toegangspunten betreffen hoofdzakelijk de toegangspunten van de buitenzone van het gebouw. Een lijst van relevante toegangspunten moet worden opgesteld en zal dienen voor de selectie van de over te dragen gegevens. De overdrachtprocedures zijn gebaseerd op standaard IP-overdrachtprotocollen (bv.: telnet, HTTP, FTP, enz.).
100
Bij communicatieproblemen waarbij sommige badgelezers op storingsmodus overschakelen, zullen de prikklokgegevens aan het tijdregistratiesysteem worden overgedragen zodra ze voor het centraal toegangscontrolesysteem beschikbaar zullen zijn.
AX2.A.9 Bijzondere technische specificaties AX2.A.9.1 De badge Elke medewerker van de FOD Financiën zal een unieke badge hebben waarmee hij/zij zich kan identificeren, ongeacht het de toegangscontrole of de tijdregistratie betreft. De medewerker zal in alle gebouwen die hij gebruikt et die met één van deze systemen uitgerust zijn, dezelfde badge gebruiken. De badge is een passieve badge met een hoge beveiliging en vervaardigd van een stevig materiaal. De onzichtbare codering zal bij de vervaardiging van de badge in de massa worden geïntegreerd. Elke poging om de code te ontcijferen zal de volledige vernietiging van de badge tot gevolg hebben. De badges moeten op een unieke en fraudebestendige wijze worden gecodeerd. Deze "proximity" badges lijken qua vorm en afmetingen veel op een bankkaart. Beide zijden van de badge moeten zodanig uitgevoerd zijn om een foto of een logo met de naam, de dienst, enz. erop af te beelden. De badge zal ongevoelig zijn voor storingen en zal over een grote niet-richtinggebonden leeszone beschikken. Het voor deze badges toegepaste protocol voorkomt elke fout bij het lezen. Bij verlies van de badge moet onmiddellijk een nieuwe badge aan de houder kunnen worden afgegeven. Tegelijkertijd moet de verloren badge voor het systeem onbruikbaar kunnen worden gemaakt. Mocht de verloren badge door zijn wettige houder worden teruggevonden, moet de voornoemde actie ook in omgekeerde richting kunnen worden uitgevoerd. Behalve de badges voor de vaste personeelsleden, moet de beheerdienst voor het tijdelijk personeel eveneens badges kunnen aanmaken en in het systeem invoeren. Voor meerdere tijdelijke of nieuwe personeelsleden die elkaar opvolgen, zullen de badges kunnen worden hergebruikt. Bij de overdracht van een badge van een persoon op een andere, moeten alle gegevens van de vorige persoon/personen in het centrale systeem bewaard blijven, uitgezonderd indien de beheerder opzettelijk gegevens uit het bestand wenst te verwijderen. In dergelijk geval betreft het een opzettelijke actie. De FOD Financiën wenst een badgetype in te voeren dat op de markt als standaard wordt erkend zoals de Mifare Desfire-kaart.
AX2.A.9.2. De badgelezer De badgelezer moet de getoonde badges lezen zonder fysiek contact tussen de lezer en de badge. Dat wil zeggen dat het geheel badge + badgelezer van het "proximity" type is. In dit
101
opzicht zal de badgelezer een antennesysteem gebruiken. De antennes zullen vrijwel ongevoelig zijn voor interferenties met de omgeving (door bijvoorbeeld kleurenschermen, permanente magneten, metalen, meetapparatuur van laboratoria, transformatoren, enz.). Het proximity-leessysteem is zodanig ontworpen dat de leesafstand bij het gebruik van passieve badges op ongeveer 10 cm tussen de getoonde badge en de badgelezer kan worden ingesteld. De badgelezers zullen zodanig ontworpen zijn om meerdere badges achtereenvolgens snel te kunnen lezen (hoge leessnelheid). Op de badgelezer zullen signalisatieleds ingebouwd zijn die de programmeersituatie/-status van de badgelezer weergeven. De badgelezer zal in een volledig gesloten behuizing ingebouwd zijn. Deze zal beschermd zijn tegen sabotage: een poging tot sabotage moet een alarm inschakelen dat in het toegangscontrolelogboek wordt geregistreerd. De badgelezers zullen hoofdzakelijk binnen de gebouwen worden gebruikt. Hun werking moet verzekerd zijn bij een relatieve vochtigheid van minstens 10 tot 85 %. De badgelezers zullen tegen muren van metselwerk en/of beton, enz. worden geplaatst, of worden bevestigd aan de toegangscontrolevoorzieningen die ze geacht worden te controleren (poortjes). Een model aangepast aan buitengebruik (eventueel met bescherming tegen weersinvloeden) moet eveneens beschikbaar zijn.
AX2.A.9.3. De lokale processors/controle-units De lokale processors/controle-units beheren/besturen autonoom de toegang(en) tot de beveiligde zone(s) en zijn permanent met de andere lokale processors en/of de centrale servers verbonden. Hiertoe zal elke lokale processor/controle-unit uitgerust zijn met zijn eigen elektronische klok alsook met een buffergeheugen (opslag van minstens de laatste 2000 events zoals geldige toegangen, geweigerde toegangen, alarmmeldingen, enz. door middel van een onafhankelijke en autonome voedingsbron van +/- 4 uur voor de gegevensopslag). Na het herstel van de verbinding(en), zal/zullen het/de geheugen(s) worden leeggemaakt en alle gegevens aan de mainframecomputer worden overgedragen. De gehele installatie moet op termijn de controle toelaten van minstens 60.000 badges (waarvan 30.000 in gebruik). Dit totaal zal het resultaat zijn van opeenvolgende uitbreidingen van het systeem. Het subsysteem van een gebouw moet de controle toelaten van minstens 10.000 badges (waarvan 4000 in gebruik). De lokale processors/controle-units beschikken elk over de nodige elektronica en capaciteit voor de besturing van minstens 4 tot 8 badgelezers met hun sloten, magneten voor statusmeldingen, alle randapparatuur en toebehoren, enz. De processors worden in de onmiddellijke nabijheid van de te controleren deuren gegroepeerd. Ze worden zodanig geprogrammeerd om te kunnen overeenstemmen met vooraf afgebakende zones waartoe bepaalde badges en/of bepaalde groepen van badges toegangsrecht hebben en andere niet. Deze opties om al dan niet tot een of meer zones toegang te verlenen, moeten eveneens in functie van de werkuren, periodes van 24 uur, enz. kunnen worden geprogrammeerd. Sommige processors zullen tot meerdere groepen kunnen behoren maar de badge zal uitsluitend toegangsrecht hebben tot de zone(s) waarvoor hij werd geprogrammeerd. De
102
diensten van de FOD Financiën moeten de programmering op elk moment kunnen wijzigen en wel op een gemakkelijke en eenvoudige wijze. Een vrij eenvoudig en soepel beheer moet worden uitgewerkt. Aangenomen dat de organisatie van de dienst of van een gedeelte ervan mocht worden veranderd, moet het mogelijk zijn om de badges niet elk individueel maar per groep(en) te herprogrammeren. Er moet ook in de volgende opties, met toeslag, worden voorzien: - voor elke processor kunnen tijdsindelingen worden geprogrammeerd tijdens welke de beveiligde zones vrij toegankelijk zijn, - de beheerder moet op elke moment vanaf de centrale een toegang van het type "maximaal toegangsrecht" aan bepaalde badges kunnen toevoegen zodat die een onbeperkt toegangsrecht hebben tot alle en/of specifieke zones van het gebouw. De volgende kenmerken zullen minimaal vereist zijn: - volledige onderlinge verbinding en verbinding met de hoofdservers om een onderlinge communicatie te machtigen, - zoals voornoemd, een interne klok en een eigen buffergeheugen met autonome werking, - verwerkingscapaciteit van minstens 4000 badges, - controle van de codes en de geldigheid van individueel gelezen badges binnen programmeerbare tijdsindelingen, - uitgerust met minstens 8 programmeerbare ingangen, - uitgerust met minstens 4 programmeerbare uitgangen, - optie om verschillende types van badgelezers en codepanelen (met pincode) aan te sluiten, - de deurbewaking maakt minstens de volgende statusmeldingen over: deur open, deur te lang open en inbraak in de beveiligde zone, - uitgerust met de anti-passbackfunctie. AX2.A.10. Verslagen Het toegangscontrole- en/of het tijdregistratiesysteem moet verschillende soorten verslagen kunnen produceren. Deze verslagen worden vanaf een modelverslag en een gegevensselectie geproduceerd. Het systeem zal een aantal vooraf opgestelde modelverslagen bevatten. De systeembeheerder van het toegangscontrole- en tijdregistratiesysteem moet in staat zijn om, afhankelijk van de behoeften, specifieke modelverslagen op te stellen. De verslagen kunnen in verschillende formaten worden geproduceerd: - afgedrukt op papier, of een elektronisch bestand in een afdrukbaar formaat (bv.: .pdf). - gegevensexport in de vorm van een elektronisch bestand dat in andere computerapplicaties kan worden ingelezen (bv.: Excel, CSV, enz.) De volgende modelverslagen moeten vooraf worden bepaald: - Lijst van de configuratieparameters van het systeem. - Lijst van de in het systeem gedefinieerde gebouwen. - Lijst van de gecontroleerde of bewaakte toegangspunten, gerangschikt per gebouw. - Lijst van de in het systeem gedefinieerde toegangsprofielen. - Lijst van de houders van toegangsbadges (in alfabetische volgorde). - Lijst van de houders van toegangsbadges met toegangsrechten tot een bepaald gebouw (of gebouwencomplex, of deel van een gebouw). - Lijst van de toegangen van de houders van toegangsbadges.
103
-
-
Lijst van de events (toegang, alarm, enz.). Lijst van de events per gebouw (toegang, alarm, enz.). Lijst van de events van een bepaald bewakings- of toegangspunt. Gedetailleerde lijst (in elektronisch formaat) van de houders van toegangsbadges met toegangsrechten tot een bepaald gebouw (of gebouwencomplex, of deel van een gebouw). Lijst van de beheerders en veiligheidsbeambten met toegang tot het systeem en met hun overeenstemmende gebruiksrechten (gerangschikt per gebouw). Logboek van de acties van de beheerders en veiligheidsbeambten. Lijst van de houders van toegangsbadges met de laatste registratie (algemeen of voor een specifiek gebouw). Lijst van de aanwezige personen in een specifiek gebouw (evacuatielijst). Lijst van alle registraties.
AX2.A.11 Vervaardiging van de toegangsbadges- Vast gedeelte en Voorwaardelijk gedeelte De toegangs-/tijdregistratiebadges zullen worden gepersonaliseerd met de identificatiegegevens van de houder. Deze gegevens zullen hetzij direct op de badge worden gedrukt hetzij op een plaatje dat op de badge wordt geplakt. De af te drukken identificatiegegevens bevatten als volgt: - een achtergrond die het algemeen visueel aspect vertegenwoordigt en het logo en andere kenmerken van de organisatie bevat, - de foto van de houder, - de namen, voornamen en het inschrijvingsnummer van de houder, - het badgenummer. De afgedrukte gegevens zullen uit het bewakings- en toegangscontrolesysteem worden getrokken. De foto's zullen in het bewakings- en toegangscontrolesysteem worden geregistreerd en door de lokale beheerders en het bewakingspersoneel kunnen worden gebruikt. De foto's zullen worden genomen met een fototoestel verbonden aan het systeem voor de vervaardiging van de badges of zullen in een standaardcomputerformaat (.jpg) worden geïmporteerd. De twee procedures moeten afwisselend kunnen worden toegepast. De lokale beheerders zorgen voor de verzameling van de nodige gegevens voor de vervaardiging van de badges, met inbegrip van de foto's. Ze moeten over de aangepaste software beschikken. De badges zullen worden gedrukt in verschillende belangrijke gebouwen die over een aangepaste printer beschikken. Een systeem voor de vervaardiging van de badges zal bestaan uit: - de werkposten; de werkposten zullen standaardwerkposten zijn van de FOD Financiën uitgerust met de aangepaste software (dus niet in de opdracht inbegrepen); - de software voor de vervaardiging van de badges (één licentie per gebouw); - de software voor de vervaardiging van de modelbadges (één actieve licentie); - de fototoestellen compatibel met het systeem voor de vervaardiging van de badges (toestel aangesloten via USB-poort) - de printers voor het afdrukken van de badges (aangesloten via USB-poort).
104
AX2.B. As builtdossier, beheerdossier en opleidingsdossier - Vast gedeelte en Voorwaardelijk gedeelte AX2.B.1 Oplevering en as-builtdossier Bij de voorlopige oplevering maakt de aannemer een volledig dossier over dat als volgt bevat: - de volledige beschrijving van de uitgevoerde installaties, - het onderhoudsschema tijdens de garantieperiode, - de technische fiches van het geïnstalleerde materieel, - de werk- en aansluittekeningen van de verschillende elementen zoals de racks, kasten, toegangscontroleapparatuur, tijdregistratieapparatuur, enz., - de principeschema's,
Het technisch dossier zal in 3 exemplaren worden geleverd. Alle dossiers worden in twee talen, Frans/Nederlands, geleverd. De garantieperiode gaat in op de datum van de voorlopige oplevering. Vanaf deze datum wordt de garantieperiode voor al het door de opdrachtnemer geleverde, geplaatste en aangesloten materieel, vastgesteld op één jaar.
AX2.B.2 Beheerdossier De opdrachtnemer zal een dossier leveren met alle nodige informatie voor het beheer van het bewakings-, toegangscontrole- en tijdregistratiesysteem beschreven in dit bestek. Dit dossier bevat drie delen: - Beheer van de centrale site Dit dossier is bestemd voor het personeel van de FOD Financiën belast met het beheer van de centrale servers van de FOD Financiën waarop de computerapplicaties van het systeem draaien. Dit dossier zal alle nuttige informatie bevatten voor het beheer en de besturing van de bewakings- en toegangscontroleapplicaties geleverd door de opdrachtnemer, bijvoorbeeld: - omgevingseisen (omgeving van het materieel en software), - identificatie en lokalisatie van de programma's en de bestanden, - installatie-eisen, - opstartprocedure, - onderbrekingsprocedure, - back-upkopieën, - transfer- en hervattingsprocedure bij een incident, - procedure voor de import van gegevens per lot, - procedure voor de eerste analyse van incidenten op centraal niveau (systeemproblemen, netwerkproblemen, enz.) - procedures voor de reparatie van eenvoudige "systeem-" of "netwerkproblemen", - ……………….. -
Gebruik van het toegangscontrolesysteem Dit dossier is bestemd voor het personeel belast met het gecentraliseerde en lokale functionele beheer van het bewakings- en toegangscontrolesysteem. Dit dossier moet het personeel belast met het functionele beheer toelaten alle functies van het systeem in te stellen en te implementeren. Het moet eveneens de analyse van de incidenten en de oplossing van bepaalde functionele problemen toelaten.
105
-
Beschrijving, productinformatiebladen en as-builtplannen van het geïnstalleerde systeem.
AX.B.3 Opleiding De opdrachtnemer zal een opleiding bieden voor het gebruik en het beheer van het systeem. Er moet in twee verschillende opleidingen worden voorzien (overeenstemmend met de twee voornoemde dossiers) -
Gecentraliseerd technisch beheer Deze opleiding is bestemd voor het team van de FOD Financiën belast met het beheer van de centrale servers van de FOD Financiën waarop de applicaties zijn geïnstalleerd, en beoogt hun alle nuttige informatie te verstrekken voor het beheer en de besturing van de door de opdrachtnemer geleverde bewakings- en toegangscontroleapplicaties. Het aantal op te leiden personen is ligt tussen 1 en 5.
-
Functioneel beheer Deze opleiding is bestemd voor het personeel belast met het gecentraliseerde en lokale functionele beheer. Ze moet het personeel belast met het functionele beheer toelaten alle functies van het systeem in te stellen en toe te passen. Ze moet eveneens de analyse van de incidenten en de oplossing van bepaalde functionele problemen toelaten. Het aantal op te leiden personen ligt: -
tussen 1 en 5 centrale functionele beheerders tussen 1 en 3 lokale functionele beheerders, per gebouw, gebouwencomplex of deel van een gebouw.
AX2.C Installatie en ondersteuning bij de implementatie De opdrachtnemer zal alle nodige installatie- en parametrisatieprestaties leveren voor de implementatie van het systeem. Bovendien zal hij de nodige ondersteuning bieden bij de opstelling van de initiële gegevens van de installatie met het oog op een volledig operationele vertreksituatie. Deze ondersteuning omvat: - het opstellen van het bestand van de badgehouders (vanaf een bestand met persoonsgegevens geleverd door de FOD Financiën), - de studie en het opstellen van alle toegangsprofielen, - de identificatie van de bewakingspunten, alarmpunten, camerapunten, enz. met een voor de gebruiker begrijpelijke omschrijving, - de studie en bepaling van de alarmmeldingen, hun prioriteiten en hun behandelingsprocedure, - de configuratie van de plannen met aanduiding van de bewaakte punten en alarmpunten, - het aanmaken van de gebruikersaccounts van de beheerders, de bewakings- en de onthaalbeambten, - alle andere nodige parametrisatie voor de implementatie van het systeem.
106
AX2.D. Onderhoud - Vast gedeelt en Voorwaardelijk gedeelte De inschrijver zal onderhoudsdiensten voorstellen voor het onderhoud van het mechanische, elektronische en IT-beveiligingssysteem. De onderhoudsdiensten hebben zowel betrekking op de "software-" als op de mechanische "hardwareonderdelen”. AX2.D.1. Voorwoord In dit deel van het bijzonder bestek zal een specifieke terminologie uit het domein van de onderhoudsdiensten worden gehanteerd. Deze terminologie is opgenomen in dit voorwoord. Wat de software betreft, zal de volgende terminologie worden gebruikt: - het correctieve onderhoud: bestaat uit het corrigeren van werkingsfouten of nonconformiteiten van software. - het adaptieve onderhoud: bestaat, zonder de functionaliteit van de software te veranderen, uit het aanpassen van de toepassing zodat deze kan blijven werken op recentere versies van de basissoftware, of uit het migreren van de toepassing op nieuwe basissoftware (een basissoftware is een vereiste software voor de uitvoering van een toepassing, bijvoorbeeld: besturingssysteem, databasebeheersysteem, softwarepakketten, gerichte toepassingen). - het evolutieve onderhoud: bestaat uit het laten evolueren van de toepassing door extra functies of modules toe te voegen of door een bestaande functie te vervangen door een andere, of door een andere aanpak voor te stellen. Wat de hardware betreft, zal de volgende terminologie worden gebruikt: 1) Het correctieve onderhoud: bestaat uit een interventie op een uitrusting zodra deze gebreken vertoont. Dit correctieve onderhoud wordt onderverdeeld in: - palliatief onderhoud: voorlopig herstel van de uitrusting, zodat een vereiste functie volledig of gedeeltelijk kan worden gewaarborgd; - curatief onderhoud: duurzame reparatie die de uitrusting in haar oorspronkelijke staat herstelt. 2) Het preventieve onderhoud: bestaat uit een interventie op een uitrusting voordat deze gebreken vertoont, om pannes te voorkomen. Dit preventieve onderhoud is voorzien omwille van de bedrijfszekerheid. Dit preventieve onderhoud wordt op zijn beurt onderverdeeld in: - systematisch onderhoud: systematisch uitgevoerde handeling, volgens een kalender (op vaste tijdstippen), ofwel volgens een gebruiksperiodiciteit (uren werking, aantal geproduceerde eenheden, aantal uitgevoerde bewegingen, enz.); - conditioneel onderhoud: uitgevoerd na overzichten, metingen, controles naar de geleidelijke achteruitgang van de uitrusting; - vooruitgepland onderhoud: uitgevoerd na een analyse van de evolutie van de achteruitgang van de uitrusting. AX2.D.2. Voorwerp en aard van de opdracht. De onderhoudsdiensten die het voorwerp van onderhavige opdracht uitmaken, zijn: SOFTWARE HARDWARE Correctief onderhoud Correctief onderhoud Adaptief onderhoud Preventief onderhoud Evolutief onderhoud Deze onderhoudsdiensten vinden plaats in een "omniumkader".
107
AX2.D.3. Beschrijving van de te presteren diensten. Deze opdracht heeft als voorwerp de volgende diensten: A)
Een correctief en adaptief onderhoud op het niveau van de software voor: - de software: de installatie van de laatste versie van zowel de software van het toegangscontrole- en videobewakingssysteem als het besturingssysteem van de door de opdrachtnemer geleverde servers en werkposten; - de door de opdrachtnemer geleverde servers (software); - de werkingsparameters van de software; - de databases en de plannen. Dit onderhoud wordt aangevuld door een ondersteuning bij de implementatie en evolutie van deze systemen en de update van de dossiers.
B)
Een correctief en preventief onderhoud op het niveau van de hardware voor: - de door de opdrachtnemer geleverde servers (hardware); - de badgelezers; - de tijdregistratieapparatuur (prikklokken); - de openingsknoppen; - de noodopeningsmechanismen; - de camera’s; - de gecontroleerde sloten; - de door de opdrachtnemer geleverde werkposten; - de verschillende elektronische mechanismen die nodig zijn voor de goede werking van deze installatie; - de verschillende elektrische mechanismen die nodig zijn voor de goede werking van deze installatie, vanaf de voeding van de kasten met het materieel van het systeem; - de elektrische beveiligingsmechanismen (UPS, batterijen, oplaadmechanisme); - het kabelnetwerk waarvan deze installatie specifiek gebruik maakt.
D)
Hulp aan de gebruikers bij de implementatie en evolutie van deze systemen, bij de instelling van bepaalde parameters en de update van de as-builtdossiers en -schema's.
E)
Een evolutief onderhoud voor de software voor het voorwerp van deze opdracht. De opdrachtnemer moet de aanbestedende overheid eveneens alle nodige toegangscodes bezorgen voor het beheer en het gebruik van het systeem, met inbegrip van het hoogste bestuursniveau. BELANGRIJK De inschrijver moet in zijn offerte vermelden of hij in zijn procedure voor eerste interventie gebruik maakt van een mechanisme voor onderhoud op afstand. De materiële middelen die in het kader van dit onderhoud op afstand worden gebruikt, zijn ten laste van de opdrachtnemer. De verbinding moet beveiligd zijn om inbraak in het systeem door kwaadwillige personen te vermijden. Het Bestuur zal de aansluiting met het computernetwerk voor zijn rekening nemen. De door de inschrijver voorgestelde methoden, middelen en prijzen moeten realistisch zijn wat betreft de kwaliteit, de hoeveelheid, de aard en de periodiciteit van de diensten die in het kader van de onderhavige opdracht worden gevraagd.
108
Indien, als gevolg van een onvoorziene omstandigheid, aanvullende onderhoudsdiensten voor uitrustingen die niet opgenomen zijn in de inventaris in bijlage bij dit bijzonder bestek, nodig zouden zijn, in overeenstemming met artikel 17, § 2, 2°, a van de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, zou hierover kunnen worden onderhandeld via een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking met de opdrachtnemer van onderhavige opdracht, voor zover dat: - enerzijds het totale bedrag van de geplaatste opdrachten voor aanvullende diensten niet meer dan 50% van onderhavige opdracht bedraagt - en anderzijds deze aanvullende diensten technisch of economisch niet kunnen worden gescheiden van onderhavige opdracht zonder ernstig bezwaar of, hoewel scheidbaar van de uitvoering van de opdracht, strikt noodzakelijk zijn voor de vervolmaking ervan. De inschrijver zal in zijn offerte het geplande onderhoudsplan en in het bijzonder het preventieve onderhoud specificeren. Het preventieve onderhoud zal minstens twee onderhoudsbeurten per jaar omvatten. AX2.D.4. Prijzen. AX2.D.4.1. Prijzen. De onderhoudsdiensten vinden plaats in een "omniumkader". De prijs van de opdracht omvat met name: - het periodieke onderhoudsbedrag, waaronder met name: - de levering van de vervangstukken; - de reparatie of vervanging, ter plaatse, van defecte onderdelen; de verbetering van de paramaters en de update van de as-builtschema's; - de update van de software, inclusief het besturingssysteem; - de gepresteerde werkuren; - de verplaatsingen uitgevoerd door het personeel van de opdrachtnemer evenals de vervoerskosten voor de apparatuur als deze terug naar de werkplaats moet worden gebracht. De inschrijver wordt geacht in zijn prijzen alle mogelijke kosten die op de prestaties kunnen wegen te hebben inbegrepen, met uitzondering van de btw. AX2.D.5. Onderhoudsverslag Een onderhoudsverslag, opgesteld in de door de aanbestedende overheid toegelaten vorm en geleverd door de opdrachtnemer wordt, in principe ter plaatse, bijgehouden. Dit onderhoudsverslag wordt aangevuld met een bijlagenregister. Deze bijlagen maken integraal deel uit van het onderhoudsverslag. Het onderhoudsverslag bevat een overzicht van de: (a) verschillende onderhoudsoperaties; (b) verschillende opmerkingen van de opdrachtnemer of van de afgevaardigde van de aanbestedende overheid; (c) occasionele orders van de afgevaardigde van de opdrachtgevende overheid; (d) onvoorziene incidenten en vastgestelde defecten.
109
Dit verslag moet niet dagelijks worden aangepast. Dit onderhoudsverslag moet echter na elke interventie worden aangepast en dit binnen een termijn van 5 werkdagen na de interventie. Het bijlagenregister bestaat uit de technische fiches van elke uitrusting en het overzicht van de interventies op elk van deze uitrustingen. Deze bijlagen mogen in afzonderlijke documenten worden gestoken. De gegevens die door beide partijen worden geleverd, worden aan het onderhoudsverslag en/of aan het bijlagenregister toegevoegd en worden door de afgevaardigde van de aanbestedende overheid en door de opdrachtnemer of diens afgevaardigde bekeken. Indien er onenigheid is, maakt de opdrachtnemer zijn bevindingen kenbaar via een aangetekend schrijven per post, gericht aan de aanbestedende overheid, binnen de 15 kalenderdagen volgend op de datum waarop de melding in kwestie is toegevoegd. Hij moet zijn klachten of aanspraken gedetailleerd en nauwkeurig kenbaar maken. Wanneer de opdrachtnemer binnen de voornoemde termijn van 15 kalenderdagen de naar hem verstuurde brief niet goedgekeurd of vergezeld van zijn waarnemingen terugstuurt wordt ervan uitgegaan dat hij akkoord gaat met de aantekeningen in het onderhoudsverslag en/of in het bijlagenregister.
AX2.E. Detail van de uit te voeren werken Korte beschrijving van het North Galaxy-gebouw De te leveren werken, leveringen en diensten omvatten de volgende delen: - installatie van het centrale systeem, - uitrusting van het North Galaxy-gebouw, - uitrusting van het datacenter, - de levering van 4000 toegangsbadges, - de levering van het materieel (printer) en van de nodige software voor de uitrusting van een werkpost om de badges te personaliseren, - de levering van het nodige materiaal voor het personaliseren van de badges door er de persoonsgegevens van de houder op te drukken of te plakken,. - de levering van een geheel van toegangscontrolepoortjes (ter vervanging van de bestaande poortjes), - alle nodige installatie-, parametrisatie- en ondersteuningsprestaties voor de implementatie van het systeem, - de opleiding van het personeel belast met het centrale technische beheer, het centrale functionele beheer en het lokale functionele beheer, - De levering van het as-builtdossier en van het beheerdossier,
Het North Galaxy-gebouw is thans uitgerust met een toegangscontrolesysteem dat moet worden vervangen door het systeem beschreven in dit bestek. De afbraak van deze installatie en de verwijdering van het afval en andere materialen van deze afbraak maken deel uit van deze opdracht. De installatie van het nieuwe systeem en de afbraak van het oude systeem zullen zodanig worden gepland om de periodes te beperken waarin de gebouwen, verdiepingen en lokalen niet beveiligd zijn.
110
AX2.E.1. Centraal systeem De servers die het centrale deel van het systeem samenstellen, zullen in twee datacenters van de FOD Financiën worden geplaatst. De serverinfrastructuur zal een redundante architectuur bevatten. De systemen zullen in de volgende datacenters worden geïnstalleerd: - het datacenter van het North Galaxy-gebouw (Schaarbeek). - het nooddatacenter (Anderlecht). Dit omvat eveneens de levering van de nodige software voor het centrale systeembeheer voor minstens 3 gelijktijdige gebruikers.
AX2.E.2. North Galaxy-gebouw Het North Galaxy-gebouw is een groot administratief gebouw waar ongeveer 4000 ambtenaren werken. Het gebouw is gelegen in de Koning Albert II-laan 33 te 1030 Schaarbeek. Het complex bestaat uit een sokkel vanwaar twee torens van 28 verdiepingen oprijzen en een gebouw van 6 verdiepingen. De Stafdienst Logistiek - Afdeling Brussel is belast met het lokale beheer van het gebouw. Het gebouw wordt permanent door een bewakingsteam vanaf een bewakingscentrum bewaakt. Dit personeel moet over de nodige werkposten beschikken om de beheertaken verbonden aan de alarmmeldingen en videobewaking uit te voeren. De bezoekers melden zich aan een onthaalloket aan. Het gebouw bevat een veiligheidsperimeter die uitgerust is met: - toegangscontrolepoortjes (tourniquets) (te vervangen), - bewaakte nooduitgangen, - enkele gecontroleerde klapdeuren, - toegangsluiken tot de parking en loskades. Het gebouw is uitgerust met een parking met slagbomen. Voor een aantal verdiepingen is er een specifieke bewaking. De veiligheidsperimeter van deze verdiepingen is uitgerust met: - gecontroleerde toegangsdeuren van het type klapdeur of glazen schuifdeur. - bewaakte nooduitgangen. De evacuatiesignalen worden gegeven door de brandcentrale van het gebouw (Prodef). Het gebouw is thans uitgerust met een bewakings- en toegangscontrolesysteem (te vervangen). Dit systeem bestaat uit: - 20 toegangscontrolepoortjes (te vervangen) - 5 glazen schuifdeuren - 125 badgelezers - 13 camera's - 2 bewakingscomputers van het bewakingsteam met 3 beeldschermen (1 voor het beheer van de alarmmeldingen en 2 voor de videobewaking) Drie goederenliften (type 1 - Schindler en Otis) en een personenlift (VIP) (Type 2 - Schindler) waarvoor op sommige verdiepingen een toegangscontrole geldt.
111
Het North Galaxy-gebouw herbergt een datacenter. Dit datacenter wordt als een aparte entiteit beheerd. De opdracht omvat: - de levering, de installatie en de aansluiting op het centrale systeem van de vereiste bewakings- en toegangscontroleapparatuur (zie detail in bijlage), - de levering en de installatie van de nodige software op de werkposten van de bewakingsdienst, voor de bewaking van de alarmmeldingen, de videobewaking en het systeembeheer, - de levering en de installatie van de veiligheidspoortjes, - de eventuele levering en installatie van het specifiek materieel voor de werkposten van het bewakingspersoneel, - de levering en de installatie van de apparatuur voor de vervaardiging van de badges, met inbegrip van de software, het fototoestel en de printer. Veiligheidspoortjes In drie toegangsgangen van het gebouw zullen veiligheidspoortjes worden geïnstalleerd. In elke gang zullen de veiligheidspoortjes over de gehele breedte worden geïnstalleerd. Het aantal zal worden bepaald afhankelijk van het type van de poortjes en van de breedte van de gang. Elke rij poortjes zal bestaan uit standaardpoortjes met één poortje voor personen met een handicap. De breedte van de gangen is ongeveer als volgt: - Hal – Toren A: 5,37 m - Hal – Toren B: 5,59 m - Station – Toren B: 7,36 m Bestaande installaties Het gebouw is thans uitgerust met een bewakings- en toegangscontrolesysteem dat moet worden vervangen. De opdrachtnemer zal zich belasten met de delen van dit systeem die gedeactiveerd of afgebroken zijn en moeten worden gedemonteerd en verwijderd. Een aantal bestaande installaties zal zonder vervanging worden verder gebruikt. Het nieuwe bewakings- en toegangscontrolesysteem zal deze installaties hetzij controleren hetzij ermee communiceren. Het nieuwe toegangscontrolesysteem moet compatibel zijn met deze installaties. Beschrijving Enkele magnetische sloten (500 kg) Dubbele magnetische sloten (2 x 500 kg) Elektrisch slot Glazen schuifdeuren Tourniquets Goederenlift gebouw A (type 1) Goederenlift gebouw B (type 1) VIP-lift - gebouw B (type 2) Goederenlift gebouw C (type 1) Branddetectiecentrale
Merk - Model PROEM PROEM Eff Eff Eff3705 (met dioden) Boon-Edam Boon-Edam Schindler Schindler Schindler Otis Prodef
(*) (*) (*)
(*) De inschrijver kan kiezen om de bestaande sloten te vervangen of te behouden. Hij moet wel controleren of die compatibel zijn met het nieuwe systeem. Bovendien moeten de onderhouds- en reparatiediensten die in de garantie en in het onderhoudscontract inbegrepen zijn, deze sloten opnemen.
112
De elektronische onderdelen van het bestaande systeem bevinden zich in kasten (6) of borden (5) op verschillende plaatsen in het gebouw. De inschrijver kan die desgewenst hergebruiken voor zover hun plaatsing geschikt is voor het nieuwe systeem. Een rack met de videoserver van het North Galaxy-gebouw bevindt zich in een technisch lokaal naast het lokaal van de bewakingsdienst van het gebouw. De nieuwe videoservers zullen in een kast in de computerzaal worden geïnstalleerd.
AX2.E.3. Het datacenter van het North Galaxy-gebouw Het North Galaxy-gebouw herbergt een belangrijk datacenter. De Stafdienst ICT is belast met het lokale beheer van het datacenter. Het datacenter wordt permanent door een bewakingsteam vanaf een bewakingscentrum bewaakt. (NB: het betreft een bewakingteam en datacenter apart van het gebouw). Dit personeel moet over de nodige werkposten beschikken om de beheertaken verbonden aan de alarmmeldingen en videobewaking uit te voeren. Het datacenter bevat een veiligheidsperimeter die uitgerust is met: - twee grote toegangssassen met twee deuren, elke deur met dubbele vleugel, geschakeld, - bewaakte nooduitgangen, De lokalen van het datacenter bevatten een veiligheidsperimeter die uitgerust is met: - een toegangssas met twee deuren, elke deur met enkele vleugel, geschakeld, - of een klapdeur met enkele vleugel, gecontroleerd - bewaakte nooduitgangen, - bewaakte dienstdeuren, Enkele bijlokalen maken deel uit van het datacenter. De bewaking van de verdiepingen van het gebouw C is gekoppeld aan de bewaking van het datacenter. De evacuatiesignalen van het datacenter worden gegeven door een brandcentrale van het datacenter (Siemens), apart van de brandcentrale van het gebouw. De evacuatiesignalen van het gebouw C worden gegeven door de brandcentrale van het gebouw (Prodef). Het datacenter is thans uitgerust met een bewakings- en toegangscontrolesysteem (te vervangen) dat als volgt bevat:. - 76 badgelezers, - 39 camera's, - 3 bewakingscomputers van het bewakingsteam met 4 beeldschermen (1 voor het beheer van de alarmmeldingen en 3 voor de videobewaking) De opdracht omvat: - de levering, de installatie en de aansluiting op het centrale systeem van de vereiste bewakings- en toegangscontroleapparatuur (zie detail in bijlage), - de levering en de installatie van de nodige werkposten voor de bewakingsdienst, voor de bewaking van de alarmmeldingen, de videobewaking en het systeembeheer,
113
Bestaande installaties Het datacenter is thans uitgerust met een bewakings- en toegangscontrolesysteem dat moet worden vervangen. De opdrachtnemer zal zich belasten met de delen van dit systeem die gedeactiveerd of afgebroken zijn en moeten worden gedemonteerd en verwijderd. Een aantal bestaande installaties zal zonder vervanging worden verder gebruikt. Het nieuwe bewakings- en toegangscontrolesysteem zal deze installaties hetzij controleren hetzij ermee communiceren. Het nieuwe toegangscontrolesysteem moet compatibel zijn met deze installaties. Beschrijving Enkele magnetische sloten (500 kg) Dubbele magnetische sloten (2 x 500 kg) Branddetectiecentrale - datacenter Branddetectiecentrale - gebouw (gebouw C)
Merk - Model PROEM PROEM Siemens Prodef
(*) (*)
(*) De inschrijver kan kiezen om de bestaande sloten te vervangen of te behouden. Hij moet wel controleren of die compatibel zijn met het nieuwe systeem. Bovendien moeten de onderhouds- en reparatiediensten die in de garantie en in het onderhoudscontract inbegrepen zijn, deze sloten opnemen. De elektronische onderdelen van het bestaande systeem bevinden zich in kasten (3) of borden (1) op verschillende plaatsen (3) in het datacenter en zijn bijlokalen. De inschrijver kan die desgewenst hergebruiken voor zover hun plaatsing geschikt is voor het nieuwe systeem. Een rack met de centrale server van het toegangscontrolesysteem van het North Galaxygebouw en van het datacenter, alsook met de videoservers van het datacenter, bevindt zich het lokaal van de bewakingsdienst. De nieuwe centrale infrastructuur zal een plaats krijgen in een computerzaal. De opdrachtnemer zal de kasten leveren.
AX2.F. Specificaties voor het tijdbeheer Voorwoord: De FOD Financiën telt ongeveer 30.000 medewerkers, van wie er 4000 op de North Galaxy-site en 26.000 op de andere sites van de FOD Financiën zijn tewerkgesteld. Licenties zullen moeten worden toegewezen: -
aan de medewerkers (+/- 30.000: 5.000 vast gedeelte en 25.000 voorwaardelijk gedeelte) de hiërarchische meerderen (+/- 6000: 1.000 vast gedeelte en 5.000 voorwaardelijk gedeelte ) de HR-beheerders/applicatiebeheerders (tussen 30 en 200: tussen 5 en 35 vast gedeelte en tussen 25 en 165 voorwaardelijk gedeelte)
Deze verschillende groepen zullen onderscheiden toegangsrechten en profielen hebben, aangemaakt, beheerd, gewijzigd of verwijderd door een of meer HRbeheerders/applicatiebeheerders.
114
AX2.F.1. Wettelijke en reglementaire voorschriften Voor de parametrisatie van de tijdbeheergegevens moet de inschrijver de hierna vermelde en in bijlage bijgevoegde wettelijke en reglementaire voorschriften in acht nemen: - Wet van 14 december 2000 tot vaststelling van sommige aspecten van de organisatie van de arbeidstijd in de openbare sector, Belgisch Staatsblad van 5 januari 2001 (zie AX2 G.2). - Koninklijk Besluit van 19 november 1998 betreffende de verloven en afwezigheden toegestaan aan de personeelsleden van de rijksbesturen, Belgisch Staatsblad van 28 november 1998 (zie AX2 G.3). - Omzendbrief 476 van 28 mei 1999 betreffende de verloven en afwezigheden toegestaan aan de personeelsleden van de rijksbesturen, Belgisch Staatsblad van 17 juni 1999 en van 9 november 1999 (zie AX2 G.4). - Instructies van 11 mei 1981 betreffende de toepassing van de variabele uurregeling bij het Ministerie van Financiën ( zie AX2 G.5) ….. (Deze lijst is indicatief en niet exhaustief)
AX2.F.2. In aanmerking te nemen arbeidsprestaties Het door de inschrijver voorgesteld systeem moet de arbeidsprestaties verricht bij de FOD Financiën zoals hierna vermeld in aanmerking kunnen nemen, d.w.z. ze overeenkomstig de geldende reglementering kunnen registreren en parametriseren: - Normale dag - Verschoven dag - Nacht - Zaterdag - Zondag en feestdagen - Werk tijdens de pauze en/of in ploegen - Doorlopende dienst 24/24 uur en 7/7 dagen - Arbeidsprestaties in dagen - Arbeidsprestaties in halve dagen - Arbeidsprestaties in uren - Arbeidsprestaties in minuten ….. (Deze lijst is indicatief en niet exhaustief) Voor alle voornoemde arbeidsprestaties moet als volgt worden voorzien: - De registratie van de werktijd (en registratie van alle aankomsten en vertrekken). - De boeking van de normaal gepresteerde werktijden die met de gebruikelijke uurregeling van de werknemer overeenstemmen.
115
- De registratie van alle extra arbeidsprestaties in verhouding tot de gebruikelijke uurregeling van de werknemer (overuren, uitzonderlijk gepresteerde uren in het WE/op feestdagen, overuren in verhouding tot het maximaal toegestane aantal overuren, enz.). - De registratie van alle ontbrekende arbeidsprestaties in verhouding tot de gebruikelijke uurregeling van de werknemer. - Het onderscheid tussen in te halen overuren en te betalen overuren alsook hun respectieve boeking. - Al dan niet periodieke beperkingen voor de boeking van de voornoemde gegevens. - Automatische logicaregels moeten kunnen worden opgesteld: het systeem zal procedures moeten kunnen toepassen om bepaalde anomalieën bij het prikken te corrigeren, volgens automatische regels (bijvoorbeeld 2 keer in en 2 keer out, in zonder out, enz.). ….. (Deze lijst is indicatief en niet exhaustief)
AX2.F.3. In aanmerking te nemen uurregelingtypes De inschrijver zal het systeem zodanig parametriseren dat de FOD Financiën een gecentraliseerd beheer van de werktijd vanaf de North Galaxy-site kan uitvoeren en waarbij verschillende scenario's in aanmerking moeten kunnen worden genomen: - Variabele uurregelingen • Variabele tijdsblokken • Vaste tijdsblokken • Pauzeduur - Vaste uurregelingen
• •
Vaste tijdsblokken Pauzeduur
- Arbeidsprestaties per dagelijks uurforfait (telewerk, werk in satellietkantoren) - Kalenders over meerdere jaren - Onbeperkte prestatiecodes - Simulaties van mogelijke uurregelingen - Variabele pauzeduur aangepast aan de soorten arbeidsprestaties - Automatische berekening van de reglementaire minimumpauze(s) zelfs indien de werknemer het gebouw tijdens zijn pauze niet verlaat. - Voor dezelfde werknemer moet tijdelijk en voor opeenvolgende periodes een tweede of derde uurregeling kunnen worden toegepast.
... (Deze lijst is indicatief en niet exhaustief)
116
Het gecentraliseerde beheer houdt in dat de HR-beheerder of applicatiebeheerder van de FOD Financiën de uurregelingtypes, tijdsblokken, kalenders. pauzeduur, enz. zelf en autonoom kan aanmaken, wijzigen en verwijderen. (Deze lijst is indicatief en niet exhaustief) AX2.F.4 Profieltypes die de inschrijver in aanmerking moet nemen Op niveau van de FOD: managers, applicatiebeheerders, administratieve beheerders, HR-beheerders, hiërarchische boomstructuur (link met de databases en bestaande boomstructuren binnen de FOD Financiën), enz. (Deze lijst is indicatief en niet exhaustief) Op niveau van de gebruikers en de doelgroepen: algemene directies/stafdiensten, diensten, onthaal, doorlopende diensten 24/24 uur en 7/7 dagen, nachtwerkers, weekendwerkers, werknemers met glijdende uurregeling, werknemers wier aanwezigheid moet worden geregistreerd maar niet geboekt, werknemers in ploegendienst, werknemers die zwaar werk verrichten, rokers, enz. (Deze lijst is indicatief en niet exhaustief) De HR-beheerder/Systeembestuurder moet nieuwe profielen kunnen aanmaken en die aan de overeenstemmende arbeidsprestaties toewijzen. AX2.F.4.1. Werkkalenders (=werkschema) Naast de diverse soorten arbeidsprestaties beschreven in 1.B. supra, zal de inschrijver moeten voorzien dat aan elke werknemer een werkkalender wordt toegewezen. Het aantal werkkalenders/werkschema's dat kan worden aangemaakt moet onbeperkt zijn (complexiteit: over 1, 2, 3 weken of meer, per dag en per halve dag, per uur en per minuut, met voor elke dag of elke week een verschillend schema, enz.) De HR-beheerder/Systeembestuurder moet nieuwe werkkalenders kunnen aanmaken en die aan een werknemer toewijzen. De HR-beheerder/Systeembestuurder moet de bestaande werkkalenders kunnen wijzigen en beheren. AX2.F.4.1.1 Voor elk soort arbeidsprestatie moet als volgt worden voorzien: - De gebruikelijke werkkalender van de werknemer - Een aanpassing voor elke werknemer met bijzondere aanstelling (deeltijds, verminderde prestaties, enz. - zie de soorten afwezigheden in bijlagen AX2 G.1 t/m AX2 G.5). Elke werknemer met bijzondere aanstelling zal dus mogelijkerwijs een eigen aangepaste werkkalender hebben die uniek is voor hem of gelijk is aan andere bijzondere werkkalenders.
117
Thans zijn aan werknemers van de FOD Financiën met bijzondere aanstelling (vermindering van de gebruikelijke werktijd), ongeveer 8000 kalenders toegekend die van de gebruikelijke werkkalender afwijken. AX2.F.4.1.2 De werkkalenders moeten als volgt voorzien: - De niet-gepresteerde dagen en tijdsblokken - De gepresteerde dagen en tijdsblokken - De status van de gepresteerde en niet-gepresteerde dagen of tijdsblokken, d.w.z. de reden ervan (zie soorten afwezigheden in bijlage AX2 G.1 t/m AX2 G.5). …... (Deze lijst is indicatief en niet exhaustief) AX2.F.4.1.3 de werkkalenders moeten de volgende gegevens bevatten: - Een specifieke code - De verhouding tot de gebruikelijke werkkalender van de werknemer - De verwachte afwezigheden in de werkkalender - Het percentage van de arbeidsprestatie - Het aantal per week te presteren uren - De tijdsblokken van beschikbaarheid - De cyclische en/of recurrente organisatie van de werkkalender ….. (Deze lijst is indicatief en niet exhaustief)
AX2.F.4.2. Beheer van de verloven en afwezigheden AX2.F.4.2.1 Soorten verlof die het systeem in aanmerking moet nemen: Het systeem moet voorzien in de soorten verlof in dagen, halve dagen, uren en minuten. De verschillende soorten verlof zijn vermeld in punt AX2.F.1. Wettelijke en reglementaire voorschriften Sommige soorten verlof vereisen een hiërarchische validatie. Het systeem moet sommige soorten verlof na hiërarchische validatie automatisch aan een bepaalde HR-verantwoordelijke overmaken. Sommige soorten verlof kunnen direct door de werknemer worden ingevoerd met informatie aan de hiërarchie. Voor al deze soorten verlof moet de medewerker een bevestiging van de validatie ontvangen of zien, alsook van de overdracht aan de HR-verantwoordelijke na validatie. Het systeem moet de werknemer toelaten een bewijsstuk (scan, mail, bijlage, enz.) aan zijn verzoek tot regularisatie toe te voegen.
118
Het systeem moet toelaten om voor elk kalenderjaar automatisch een lijst op te stellen van het jaarlijks recht op vakantie en andere verloven en afwezigheden in dagen, beperkt naar rato van de werkkalender van de werknemer. AX2.F.4.2.2. Soorten afwezigheden die het systeem moet onderscheiden: Het systeem moet verschillende soorten afwezigheden kunnen onderscheiden: - Afwezigheden met een impact op het loon - Afwezigheden zonder impact op het loon - Afwezigheden die de werkkalender wijzigen - Afwezigheden die de werkkalender niet wijzigen - Afwezigheden die een attest/bewijsstuk/schriftelijke verklaring vereisen - Afwezigheden die geen attest/bewijsstuk/schriftelijke verklaring vereisen - Afwezigheden die een hiërarchische goedkeuring ter validatie vereisen - Afwezigheden die geen hiërarchische goedkeuring ter validatie vereisen - Afwezigheden die ter informatie aan de hiërarchie moeten worden meegedeeld - Afwezigheden die via het systeem kunnen worden aangevraagd - Afwezigheden die niet via het systeem kunnen worden aangevraagd - Afwezigheden die via een formulier kunnen worden aangevraagd - Afwezigheden die zonder formulier worden aangevraagd - Afwezigheden die bij intern besluit van de FOD Financiën specifiek worden bepaald (dienstvrijstelling, bonus, enz.), d.w.z. een nieuw soort afwezigheid door de HRbeheerder van het systeem aan te maken. - Afwezigheden voor bepaalde groepen (zware arbeid, enz.) of soorten pauzes (cafetaria, rokers, enz.): het tijdregistratiesysteem moet hetzij op vaste en gerichte wijze hetzij omwille van een regularisatie in specifieke indelingen voorzien: cafetariapauze, rookpauze, enz. ….. (Deze lijst is indicatief en niet exhaustief) Deze soorten afwezigheden moeten in dagen, halve dagen, uren en minuten kunnen worden berekend. Sommige soorten afwezigheden vereisen een hiërarchische validatie. Het systeem moet sommige soorten afwezigheden na hiërarchische validatie automatisch aan een bepaalde HR-verantwoordelijke overmaken. Sommige soorten afwezigheden kunnen direct door de werknemer worden ingevoerd met informatie aan de hiërarchie. Voor al deze soorten afwezigheden, moet de medewerker een bevestiging ontvangen of zien van de validatie alsook van de overdracht aan de HR-verantwoordelijke na validatie. Het systeem moet de werknemer toelaten een bewijsstuk (scan, mail, bijlage, enz.) aan zijn verzoek tot regularisatie toe te voegen. Het systeem moet toelaten om voor elk kalenderjaar automatisch een lijst op te stellen van het jaarlijks recht op vakantie en andere verloven en afwezigheden in dagen, beperkt naar rato van de werkkalender van de werknemer.
119
AX2.F.4.3. Berekening van de arbeidsprestaties In het North Galaxy-gebouw zal de registratie van de arbeidsprestaties via de toegangscontrole worden uitgevoerd. Op de andere sites van de FOD Financiën zal de registratie van de arbeidsprestaties via de badgelezers/badges worden uitgevoerd. Het systeem zal echter verplicht een functionaliteit moeten bieden waarbij de werknemer op een computer van de FOD Financiën via de webbrowser (onder "selfservice werknemer", zie infra) zijn werktijd registreert, met een optie voor validatie door zijn hiërarchische meerdere. Het systeem moet in verschillende "tellers" voorzien: AX2.F. 4.3.1. Boeking van de arbeidsprestaties: - Arbeidsprestaties volgens de gebruikelijke uurregeling bij de FOD Financiën - Reglementaire extra arbeidsprestaties beperkt tot: o o o o
Maximaal 1 per dag Maximaal 1 per week Maximaal 1 per maand Maximaal 1 over een aantal maanden
- Uitzonderlijke en of extra prestaties buiten de gebruikelijke uurregeling - Specifieke arbeidsprestaties - In te halen arbeidsprestaties - Te betalen arbeidsprestaties ….. (Deze lijst is indicatief en niet exhaustief) AX2.F. 4.3.2. Boeking van de afwezigheden: -
Afwezigheden waarvan het aantal beperkt is tot een bepaalde periode (jaarlijkse vakantie, bloeddonatie, omstandigheidsverlof, inhaaldagen, enz. bijlage)
-
Afwezigheden waarvan het aantal niet beperkt is tot een bepaalde periode
….. (Deze lijst is indicatief en niet exhaustief)
AX2.F. 4.4. Gewenste functionaliteiten AX2.F. 4.4.1. Op niveau van de werknemer:
-
Het systeem moet gemakkelijk gebruiksvriendelijk zijn.
te
gebruiken,
ergonomisch,
intuïtief,
en
-
Het systeem moet de werknemer toelaten om dagelijks via de webbrowser met zo weinig mogelijk schermen, de volgende gegevens te raadplegen:
120
o
o o o o o
Zijn persoonsgegevens: naam - voornaam - inschrijvingsnummer arbeidsstelsel - afwijkingen in verhouding tot het arbeidsstelsel - doelgroep, enz. Zijn registraties Zijn foutmeldingen - Zijn anomalieën Zijn verloven en afwezigheden in afwachting van validatie Zijn gevalideerde verloven en afwezigheden Zijn verschillende tellers ….. (Deze lijst is indicatief en niet exhaustief)
-
De werknemer kan alleen zijn eigen gegevens raadplegen: door op gepersonaliseerde wijze op de applicatie met zijn netwerkgebruikersnaam in te loggen.
2. Het systeem moet voorzien in een "selfservice webbrowser" waarmee de werknemer, afhankelijk van het geval al dan niet met hiërarchische validatie als volgt kan invoeren: o o o o
Zijn in- en out-registraties Een verzoek tot afwezigheid Correctie van fouten Een werkschema ….. (Deze lijst is indicatief en niet exhaustief)
De werknemers moeten vanaf elke interne computer van de FOD Financiën, of met een VPN voor telewerk bijvoorbeeld, hun werktijdgegevens kunnen raadplegen.
AX2.F.4.4.2. Op niveau van de hiërarchie: - Het systeem moet gebruiksvriendelijk zijn.
gemakkelijk
te
gebruiken,
ergonomisch,
intuïtief,
en
- Het systeem moet de hiërarchie toelaten om dagelijks via de webbrowser met zo weinig mogelijk schermen, de volgende gegevens van de werknemers onder hun verantwoordelijkheid te raadplegen. o o o o o o
Persoonsgegevens: naam - voornaam - inschrijvingsnummer - arbeidsstelsel afwijkingen in verhouding tot het arbeidsstelsel - doelgroep, enz. Registraties Foutmeldingen - Anomalieën Verloven en afwezigheden in afwachting van validatie Gevalideerde verloven en afwezigheden Verschillende tellers ….. (Deze lijst is indicatief en niet exhaustief)
-
Het systeem moet voorzien in een "web-selfservice" waarmee de hiërarchie arbeidsprestaties, afwezigheden, regularisaties, werkschema's, tellers, enz. kan
121
valideren (deze lijst is indicatief en niet exhaustief), verzocht door de werknemers onder zijn verantwoordelijkheid. -
Het systeem moet de hiërarchie op één enkel scherm een algemeen en uniek overzicht bieden van de afwezigheden en aanwezigheden van zijn dienst.
-
Het systeem moet in geval van afwezigheid van de hiërarchie vervangingsregels (flow) voorzien.
AX2.F.4.4.3. Op niveau van de HR-beheerders - De HR-beheerder/applicatiebeheerder moet de volgende bewerkingen onbeperkt kunnen uitvoeren: o o o o o
nieuwe werkkalenders aanmaken de vaste en variabele tijdsblokken wijzigen de uurregelingen wijzigen soorten arbeidsprestaties en afwezigheden toevoegen of verwijderen nieuwe doelgroepen, profielen en gebruikers invoeren ….. (Deze lijst is indicatief en niet exhaustief)
AX2.F.4.4.4. Op niveau van de interactie met de bestaande systemen: Links met de bestaande databases en boomstructuren van de FOD Financiën. Het systeem moet voorzien in de compatibiliteit van de gegevens met, en in een gegevensback-up van de volgende bestaande systemen binnen de FOD Financiën DBorg – Dbpers Lotus Notes IAM-netwerkgebruikersnaam
AX2.G. Specificaties voor het tijdbeheer AX2.G.1 Lijst infrastructuurplan 2015 (zie aparte bijlage) Deze aparte bijlage is een document beschikbaar in elektronische versie met als naam “AX2.G.1 plan infrastructure 2015 Fr-Nl” in .pdf formaat (acrobat reader). Deze bijlage kan worden geraadpleegd op de internet site van e-Notification (https://enot.publicprocurement.be) en op de site van de FOD Financiën (http://www.minfin.fgov.be/) onder de rubriek “overheidsopdrachten”. AX2.G.2 Wet van 14 december 2000 (zie aparte bijlage) tot vaststelling van sommige aspecten van de organisatie van de arbeidstijd in de openbare sector, Belgisch Staatsblad van 5 januari 2001 Deze aparte bijlage is een document beschikbaar in elektronische versie met als naam “AX2.G.2 Wet 14 december 2000 Nl “ in .pdf formaat (acrobat reader).
122
Deze bijlage kan worden geraadpleegd op de internet site van e-Notification (https://enot.publicprocurement.be) en op de site van de FOD Financiën (http://www.minfin.fgov.be/) onder de rubriek “overheidsopdrachten”. Deze Wet kan ook rechtstreeks geraadpleegd worden via de Kruispuntbank Wetgeving van de FOD Justitie: http://tinyurl.com/wet14-12-2000.
AX2.G.3
Koninklijk Besluit van 19 november 1998 (zie aparte bijlage) betreffende de verloven en afwezigheden toegestaan aan de personeelsleden van de rijksbesturen, Belgisch Staatsblad van 28 november 1998 Deze aparte bijlage is een document beschikbaar in elektronische versie met als naam “AX2.G.3 KB19 november 1998 Nl” in .pdf formaat (acrobat reader). Deze bijlage kan worden geraadpleegd op de internet site van e-Notification (https://enot.publicprocurement.be) en op de site van de FOD Financiën (http://www.minfin.fgov.be/) onder de rubriek “overheidsopdrachten”. Dit Koninklijk Besluit kan ook rechtstreeks geraadpleegd worden via de Kruispuntbank Wetgeving van de FOD Justitie: http://tinyurl.com/kb19-11-1998.
AX2.G.4
Omzendbrief 476 van 28 mei 1999(zie aparte bijlage) betreffende de verloven en afwezigheden toegestaan aan de personeelsleden van de rijksbesturen, Belgisch Staatsblad van 17 juni 1999 en van 9 november 1999 Deze aparte bijlage is een document beschikbaar in elektronische versie met als naam “AX2.G.4 Omzendbrief 28 mei 1999 Nl” in .pdf formaat (acrobat reader). Deze bijlage kan worden geraadpleegd op de internet site van e-Notification (https://enot.publicprocurement.be) en op de site van de FOD Financiën (http://www.minfin.fgov.be/) onder de rubriek “overheidsopdrachten”. Deze Omzendbrief kan ook rechtstreeks geraadpleegd worden via de Kruispuntbank Wetgeving van de FOD Justitie: http://tinyurl.com/ozb28-05-1999.
AX2.G.5
Onderrichten van 11 mei 1981 (zie aparte bijlage) betreffende de toepassing van de variabele uurregeling bij het Ministerie van Financiën Deze aparte bijlage is een document beschikbaar in elektronische versie met als naam “AX2.G.5 Onderrichtingen 11 mei 1981 Fr-Nl” in .pdf formaat (acrobat reader). Deze bijlage kan worden geraadpleegd op de internet site van eNotification (https://enot.publicprocurement.be) en op de site van de FOD Financiën (http://www.minfin.fgov.be/) onder de rubriek “overheidsopdrachten”.
123
OPMERKING: Deze offerteaanvraag kan geenszins worden beschouwd als een verbintenis vanwege de FOD FINANCIËN, die zich het recht voorbehoudt om de opdracht al dan niet toe te wijzen. 1030 BRUSSEL
DE VOORZITTER VAN HET DIRECTIECOMITÉ HANS D’HONDT
124
C. ADMINISTRATIEVE BIJLAGES BIJLAGE 1: Offerteformulier BESTEK nr.: S&L/AO/308/2012
Algemene offerteaanvraag met als onderwerp: Als vaste gedeelte: de levering, montage, installatie en onderhoud van een gecentraliseerd systeem van registratie en beheer van de arbeidstijd en van een systeem van bewaking en toegangscontrole en dit gekoppeld aan het systeem van tijdsregistratie en arbeidstijdbeheer gesitueerd in het gebouwencomplex NORTH GALAXY; Als voorwaardelijke gedeelte: de verwerving van elektronische prikklokken en licenties met het oog op de uitbreiding van het systeem van registratie en beheer van de arbeidstijd tot een maximum van 200 gebouwen bezet door agenten van de FOD Financiën.
OFFERTEFORMULIER Het formulier moet volledig worden ingevuld De firma (volledige benaming) met als adres: (straat) (postnr en gemeente) (land)
Ingeschreven bij de Kruispuntbank van de Ondernemingen onder nummer en waarvoor Mijnheer/Mevrouw (*)
(naam) (functie)
gedomicilieerd op het adres (straat) (postnr en gemeente) (land) als inschrijver of gevolmachtigde optredend, ondertekent hieronder en verbindt zich overeenkomstig de voorwaarden en bepalingen van het genoemde bestek tot de uitvoering van de leveringen en diensten die het onderwerp uitmaken van onderhavig bestek, tegen de vermelde bedragen volgens de bijgevoegde inventaris. In het geval deze offerte wordt goedgekeurd, zal de borgtocht worden gestort overeenkomstig de in het bestek gestelde voorwaarden en termijnen.
125
In de offerte is de vertrouwelijke informatie en/of de informatie die betrekking heeft op technische of commerciële geheimen duidelijk aangeduid. Het betalingsorganisme van de aanbestedende overheid zal de verschuldigde sommen betalen door storting of overschrijving op
het rekeningnummer IBAN BIC Er wordt gekozen voor de
Nederlandse/Franse (*)
taal voor de interpretatie van het contract.
Alle briefwisseling betreffende de uitvoering van de opdracht moet worden gestuurd naar:
(straat) (postnr. en gemeente) ( en F-nummer)
Gedaan:
Te
op
2012
De inschrijver of gevolmachtigde: (naam) (functie) (handtekening)
126
BIJLAGE 2: Prijsinventaris BESTEK : S&L/AO/308/2012
Algemene offerteaanvraag met als onderwerp: Als vaste gedeelte: de levering, montage, installatie et onderhoud van een gecentraliseerd systeem van tijdregistratie en arbeidstijdbeheer en van een systeem van bewaking en toegangscontrole en dit gekoppeld aan het systeem van tijdsregistratie en arbeidstijdbeheer gesitueerd in het gebouwencomplex NORTH GALAXY; Als voorwaardelijke gedeelte: de verwerving van elektronische prikklokken en licenties met het oog op de uitbreiding van het systeem van tijdsregistratie en arbeidstijdbeheer tot een maximum van 200 gebouwen bezet door agenten van de FOD Financiën.
PRIJSINVENTARIS De prijzeninventaris moet volledig worden ingevuld. De prijs exlusief wordt uitgedrukt in letters en cijfers. De prijs inclusief BTW wordt enkel uitgedrukt in cijfers. De prijzeninventaris moet worden ondertekend en gedateerd. Elk blad moet worden geparafeerd.
EENHEIDSPRIJS EN GLOBALE PRIJS (in EUR) In letters
In cijfers
HET VASTE GEDEELTE 1
Pgt
Globale forfaitaire prijs voor de levering, montage en installatie van een gecentraliseerd arbeidstijdregistratiesysteem.
Excl. BTW
€
Incl. BTW
€
2
Pmgt
Maandelijkse prijs voor onderhoud van het gecentraliseerd arbeidstijdregistratiesysteem
Excl. BTW
€
Incl. BTW
€
3
Pca
Globale forfaitaire prijs voor de levering de montage en de installatie van de bewakings –en toegangscontrolesysteem in het NORTH GALAXY gebouwencomplex
Excl. BTW
€
Incl. BTW
€
127
4
Pmca
Maandelijkse prijs voor onderhoud van de bewaking en toegangscontrole
Excl. BTW
€
Incl. BTW
€
5
Peca
Globale forfaitaire prijs voor het demonteren en het weghalen van het bestaande systeem van bewaking en toegangscontrole in het gebouwencomplex NORTH GALAXY
Excl. BTW
€
Incl. BTW
€
6
Pp
Eenheidsprijs voor de levering, montage en installatie van een elektronische prikklok
Excl. BTW
€
Incl. BTW
€
7
Pmp
Maandelijkse prijs voor het onderhoud van een elektronische prikklok
Excl. BTW
€
Incl. BTW
€
8
Pbt
Globale forfaitaire prijs van een pakket van 100 “testbadges”
Excl. BTW
€
Incl. BTW
€
9
Pep
Eenheidsprijs voor het demonteren en het weghalen van een actuele prikklok
Excl. BTW
€
Incl. BTW
€
Pgtrf
Globale forfaitaire prijs voor het voldoende aantal licenties voor het gebruik van software bestemd om de registratie en beheer van de arbeidstijd toe te laten vanaf de werkplaats verworven in het kader van het vaste gedeelte voor alle medewerkers van de FOD Financiën aanwezig in het gebouwencomplex NORTH GALAXY
Excl. BTW
€
Incl. BTW
€
10
128
11
Pbtrf
Globale forfaitaire prijs voor voldoende aantal licenties verworven in het kader van het vaste gedeelte voor de centrale beheerders van het systeem van arbeidstijdregistratie
Excl. BTW
€
Incl. BTW
€
12
Ptc
Globale forfaitaire prijs voor voldoende aantal licenties van software gebruikt voor de exploitatie en het beheer van bewaking en toegangscontrolesysteem verworven in het kader van het vaste gedeelte
Excl. BTW
€
Incl. BTW
€
13
Pb
Eenheidsprijs van een pakket van 1000 badges
Excl. BTW
€
Incl. BTW
€
14
Pfg
Eenheidsprijs voor een opleiding bedoeld voor maximum 10 functionele beheerders van het systeem van arbeidstijdregistratie of systeem van bewaking en toegangscontrole
Excl. BTW
€
Incl. BTW
€
15
Opt
Verplichte optie : Globale forfaitaire prijs voor de wisselwerking (interfacing) tussen het systeem van arbeidstijdbeheer en het systeem van gecentraliseerde elektronische agenda van de FOD Financiën (IBM Lotus Notes)
Excl. BTW
€
Incl. BTW
€
129
VOORWAARDELIJK GEDEELTE
1
Pgtrc
Globale forfaitaire prijs voor voldoende aantal licenties voor het gebruik van de software bestemd om de registratie en beheer van de arbeidstijd toe te laten vanaf de werkplaats verworven in het kader van het voorwaardelijke gedeelte voor alle medewerkers van de FOD Financiën aanwezig in de gebouwen van de FOF Financiën anders dan het NORTH GALAXY gebouwencomplex
Excl. BTW
€
Incl. BTW
€
2
Pbtrc
Globale forfaitaire prijs voor voldoende aantal licenties verworven in het kader van het voorwaardelijke gedeelte voor de lokale beheerders en eventueel de extra centrale beheerders van het systeem van arbeidstijdregistratie
Excl. BTW
€
Incl. BTW
€
3
Pp
Eenheidsprijs voor de levering, montage en installatie van een elektronische prikklok
Excl. BTW De prijs is reeds vermeld in punt 6 Pp in het vaste gedeelte Incl. BTW 4
Pmp
Maandelijkse prijs voor het onderhoud van een elektronische prikklok
Excl. BTW De prijs is reeds vermeld in punt 7. Pmp in het vaste gedeelte Incl. BTW 5
Pep
Eenheidsprijs voor het demonteren en het weghalen van een actuele prikklok
Excl. BTW De prijs is reeds vermeld in punt 9. Pep in het vaste gedeelte Incl. BTW 6
Pb
Eenheidsprijs van een pakket van 1000 badges
Excl. BTW De prijs is reeds vermeld in punt 13. Pb in het vaste gedeelte Incl. BTW
130
7
Pfg
Eenheidsprijs voor een opleiding bedoeld voor maximum 10 functionele beheerders van het systeem van arbeidstijdregistratie of systeem van bewaking en toegangscontrole
Excl. BTW De prijs is reeds vermeld in punt 14. Pfg in het vaste gedeelte Incl. BTW
Gedaan :
te
2012
De indiener of volmachtigde :
(naam)
(functie)
(handtekening)
131
BIJLAGE 3: Aftekeningformulier Plannen en Synthesetabel
DATUM
NAAM
FIRMA
HANDTEKENING
BELANGRIJK De persoon die de plannen wenst op te halen is degene wiens naam weergegeven wordt op dit formulier. De vertegenwoordiger van de aanbestedende overheid kan verzoeken tot het tonen van een bewijs van identiteit. Indien men bij het ophalen van het document een firma vertegenwoordigt, zal de persoon een bewijs leveren van zijn lidmaatschap van die vennootschap (attesten, enz.). Door de ondertekening van bovenstaand formulier stemt de inschrijver toe tot geheimhouding tegenover derden van de aangeboden plannen voor andere doeleinden dan deze voor de uitvoering van de opdracht in onderhavig bestek. Het NORTH GALAXY gebouwen complex is enkel toegankelijk via de ingang “bezoekers”, gelegen op de benedenverdieping, Koning Albert II-laan 33 te 1030 BRUSSEL en dit enkel tijdens de kantooruren, d.w.z. van 9 tot 11.45 uur en van 14 tot 16 uur
132
133
