SALINAN
PERATURAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 06/E/2011 TENTANG PEDOMAN JADWAL RETENSI ARSIP KEPEGAWAIAN LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA, Menimbang
: bahwa untuk mendayagunakan arsip kepegawaian secara efisien dan efektif dalam pelaksanaan tugas-tugas umum pemerintahan dan pembangunan, serta agar tercapainya ketertiban pelaksanaan penyusutan arsip kepegawaian, perlu menetapkan Pedoman Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia;
Mengingat
:
1. Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1974 Nomor 55, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3041), sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 169, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3890); 2. Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1997 Nomor 18, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3674); 3. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071); 4. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1979 Nomor 51, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3151); 5. Keputusan Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi, dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Departemen, sebagaimana telah beberapa kali diubah, terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 64 Tahun 2005; 6. Keputusan Presiden Nomor 110 Tahun 2001 tentang Unit Organisasi dan Tugas Eselon I Lembaga Pemerintah Non Departemen, sebagaimana telah beberapa kali diubah, terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 52 Tahun 2005; 7. Keputusan Presiden Nomor 61/M Tahun 2010; 8. Peraturan Bersama Kepala ANRI dan Kepala BKN Nomor 05/2007 dan Nomor 41/2007 tentang Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian Pegawai Negeri dan Pejabat Negara; 9. Keputusan Kepala LIPI Nomor 1151/M/2001 tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia, sebagaimana telah diubah dengan Keputusan Kepala LIPI Nomor 3212/M/2004;
Memperhatikan
1. Surat Edaran Kepala ANRI Nomor 01/SE/1981 tentang Penanganan Arsip In Aktif; 2. Surat Edaran Kepala ANRI Nomor 02/SE/1983 tentang Nilai Guna Arsip; 3. Surat Edaran Kepala ANRI Nomor SE/02/1993 tentang Pedoman Umum untuk Menentukan Nilai Guna Arsip; 4. Surat Kepala BKN RI Nomor K.26-30/V.274-2820/32 tanggal 20 September 2011 tentang Persetujuan JRA Kepegawaian LIPI; 5. Surat Kepala ANRI Nomor P.JRA/29/2011 tanggal 16 November 2011 tentang Persetujuan JRA Kepegawaian dan JRA Keuangan LIPI;
MEMUTUSKAN: Menetapkan
: PERATURAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA TENTANG PEDOMAN JADWAL RETENSI ARSIP KEPEGAWAIAN LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA. Pasal 1 Dalam Peraturan ini yang dimaksud dengan: 1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 2. Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. 3. Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. 4. Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. 5. Arsip In Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun/tidak produktif. 6. Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejahteraan, telah habis retensinya dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. 7. Arsip Terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya. 8. Arsip Umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga. 9. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip. 10. Arsip Kepegawaian adalah arsip yang berkaitan dengan pengelolaan adminsitrasi kepegawaian yang meliputi kegiatan perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, dan pertanggungjawaban. 11. Pengelolaan Arsip Kepegawaian adalah kegiatan perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, dan pertanggungjawaban kepegawaian. 12. Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan arsip yang berkaitan erat dengan nilai guna arsip. 13. Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang berisi paling sedikit jenis arsip beserta jangka waktu penyimpanannya atau retensi dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip yang dapat dimusnahkan, dinilai kembali atau dipermanenkan sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip. 14. Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan volume arsip dengan cara : a. memindahkan arsip in aktif dari unit kearsipan dalam lingkungan lembagalembaga negara atau badan-badan pemerintahan masing-masing sesuai dengan JRA secara teratur dan tetap; b. memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku, pemusnahan arsip yang mempunyai jangka waktu simpan 10 (sepuluh) tahun atau lebih dalam pelaksanaannya berpedoman pada Pasal 8 Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979; c. menyerahkan arsip statis dari unit kearsipan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia. Penyerahan arsip sekurang-kurangnya 1 (satu) kali dalam 10 (sepuluh) tahun serta dilaksanakan dengan membuat berita acara penyerahan arsip yang disertai Daftar Pertelahaan Arsip dari arsip-arsip yang diserahkan.
Pasal 2 (1) (2)
Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian LIPI disusun sebagai pedoman atau acuan kepada pejabat dan pelaksana dalam mengelola penyusutan arsip kepegawaian yang berada di lingkungan unit kerja masing-masing. Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian LIPI sebagaimana dimaksud pada ayat (1) bertujuan untuk: a. meningkatkan efisiensi dan efektivitas terhadap sarana kantor;. b. menjamin keselamatan arsip sebagai bahan pertanggungjawaban nasional; c. mewujudkan konsistensi dalam penyusutan arsip secara teratur dan terus menerus; d. mempermudah penyelamatan arsip yang memiliki nilai guna permanen. Pasal 3
Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian LIPI berfungsi sebagai: a. pedoman penyusutan arsip kepegawaian berdasarkan jangka simpan yang telah ditentukan antara lain kualifikasinya terdiri dari musnah, vital, permanen, dan dinilai kembali; b. sarana pengendalian pengelolaan arsip kepegawaian dalam rangka menjaga keseimbangan antara arsip kepegawaian yang tercipta dengan intensitas penyusutannya, sehingga efisiensi penanganan arsip kepegawaian tetap terjaga; c. memperlancar daur hidup (life of cycles) arsip kepegawaian mulai dari tahap penciptaan arsip hingga penyusutan arsip. Pasal 4 Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian LIPI memuat: a. jenis arsip/seri arsip (dokumen) kepegawaian, berupa berkas yang dicipta, diatur/dikelola sebagai suatu unit karena mempunyai hubungan (kesamaan subyek, fungsi, hasil dari kegiatan atau saling berhubungan dengan cara lain); b. penentuan Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian LIPI/Masa Simpan (Retensi) meliputi Aktif dan In Aktif, dapat menggunakan: 1. angka, yaitu 1 (satu) tahun, 2 (dua) tahun, dst; 2. kalimat, yaitu sampai haknya habis, selama barang masih dimiliki, sebelum peraturan yang baru terbit, dst; 3. angka dan kalimat, yaitu 1 (satu) tahun setelah diterbitkannya Keputusan, 2 (dua) tahun sesudah pemeriksaan (audit), dst. c. menilai guna arsip kepegawaian (nasib akhir/keterangan), meliputi: 1. permanen, yaitu arsip bernilai guna abadi, sekunder, dan historis; 2. musnah, yaitu dalam waktu tertentu nilai gunanya habis; 3. dinilai kembali, yaitu pertimbangan (permanen atau musnah). Pasal 5 Setiap penyusutan arsip dan dokumen kepegawaian LIPI dikelola secara sistematis, sesuai dengan nilai guna arsip yang dimiliki berdasarkan Undang-Undang Kearsipan dan Peraturan Pemerintah yang berlaku. Pasal 6 Setiap Pejabat dan/atau Pelaksana pengelola penyusutan arsip di lingkungan LIPI wajib melaksanakan semua ketentuan dalam Peraturan ini dan ketentuan-ketentuan lainnya yang berhubungan dengan Peraturan ini.
Pasal 7 Peraturan ini berlaku pada tanggal ditetapkan.
Ditetapkan di Jakarta Pada tanggal 1 Desember 2011 KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA, Cap ttd. LUKMAN HAKIM NIP 19530923 198203 1 001 SALINAN Keputusan ini disampaikan kepada Yth.: 1. Kepala Badan Kepegawaian Negara RI; 2. Kepala Arsip Nasional RI; 3. Para Pejabat Eselon I di lingkungan LIPI; 4. Para Kepala Satuan Kerja di lingkungan LIPI.
Disalin sesuai dengan aslinya Kepala Biro Kerja Sama dan Pemasyarakatan Iptek Plh., Cap ttd. Endang Tjempakasari NIP 19561206 198003 2 002
SALINAN LAMPIRAN KEPUTUSAN KEPALA LIPI NOMOR : 06/E/2011 TANGGAL : 1 DESEMBER 2011 JADWAL RETENSI ARSIP KEPEGAWAIAN LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA No 1.
Jenis Arsip Formasi Pegawai a. Usulan dari Satuan Kerja b. Usulan Permintaan Formasi kepada Menpan dan Kepala BKN c. Persetujuan Menpan d. Penetapan Formasi
2.
Pengadaan Pegawai a. Proses Penerimaan Pegawai meliputi: 1) Pengumuman 2) Seleksi Administrasi (Elektronik) 3) Pemanggilan Peserta Test (Elektronik) 4) Pelaksanaan Ujian Tertulis 5) Keputusan Hasil Ujian 6) Wawancara b. Penetapan Pengumuman Kelulusan c. Berkas Lamaran yang Tidak Diterima d. Nota Usul dan Kelengkapan Penetapan NIP e. Nota Usul Pengangkatan Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) menjadi Pegawai Negeri Sipil (PNS) lebih dari 2 (dua) tahun f. Surat Keputusan CPNS / PNS Kolektif
3.
Pembinaan Karir Pegawai a. Diklat / Kursus / Ujian Dinas / Izin Belajar Pegawai - Surat Perintah / Surat Tugas / SK / Surat Izin - Laporan Kegiatan Pengembangan Diri b. Tugas Belajar - Surat Perintah / Surat Tugas / SK / Surat Izin - Laporan Kegiatan Pengembangan Diri c. Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan (STTPL) / Sertifikat d. Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3) e. Daftar Usulan Penetapan Angka Kredit - Surat Usulan Satuan Kerja - Bukti Fisik - Notulen Sidang - PAK, SK, SPMT, SPMJ f. Disiplin Pegawai - Daftar Hadir - Rekapitulasi Daftar Hadir g. Berkas Hukuman Disiplin
Jangka Waktu Penyimpanan (Retensi) Aktif In Aktif
Keterangan
2 tahun setelah tahun anggaran 2 tahun setelah tahun anggaran 2 tahun setelah tahun anggaran 2 tahun setelah tahun anggaran
2 tahun
Musnah
3 tahun
Musnah
3 tahun
Musnah
3 tahun
Musnah
2 tahun setelah semua diangkat PNS
2 tahun
Musnah
2 tahun setelah semua diangkat PNS 1 tahun setelah tahun anggaran -
2 tahun
Musnah
-
Musnah
-
1 tahun setelah Surat Keputusan (SK) ditetapkan 2 tahun setelah petikan SK ditetapkan
2 tahun
Masuk berkas perseorangan Masuk berkas perseorangan
3 tahun
Dinilai kembali
1 tahun setelah SK ditetapkan
2 tahun
Musnah
3 tahun setelah SK ditetapkan
2 tahun
Musnah
-
-
1 tahun setelah DP3 ditetapkan 1 tahun anggaran berjalan
3 tahun
Masuk berkas perseorangan Musnah
1 tahun anggaran berjalan
2 tahun
1 tahun anggaran berjalan
2 tahun
2 tahun
Musnah, kecuali SK PAK masuk berkas perseorangan Musnah Musnah, kecuali BAP dan SK masuk berkas perseorangan
h. Penghargaan dan Tanda Jasa
2 tahun setelah SK ditetapkan
2 tahun
Musnah, kecuali SK masuk berkas perseorangan
4.
Penyelesaian Pengelolaan Keberatan Pegawai
1 tahun setelah memperoleh keputusan tetap
5 tahun
Dinilai kembali, kecuali SK Penetapan masuk berkas perseorangan
5.
Mutasi Pegawai a. Alih Status, Pindah Instansi, Pindah Wilayah Kerja, Diperbantukan, Dipekerjakan, Penugasan Sementara, Mutasi Antar Perwakilan, Mutasi ke dan dari Perwakilan, Pemindahan Sementara, Mutasi Antar Unit b. Nota Persetujuan / Pertimbangan Kepala BKN c. Mutasi Keluarga - Surat Izin Pernikahan / Perceraian - Surat Penolakan Izin Pernikahan / Perceraian - Surat Nikah / Cerai - Akte Kelahiran Anak - Surat Keterangan Meninggal Dunia d. Usul Kenaikan Pangkat / Golongan / Jabatan
1 tahun setelah SK ditetapkan
2 tahun
Musnah, kecuali Nota dan SK masuk berkas perseorangan
-
-
-
-
Masuk berkas perseorangan Masuk berkas perseorangan
1 tahun setelah SK ditetapkan
2 tahun
e. Usul Pengangkatan dan Pemberhentian Dalam Jabatan Struktural / Fungsional
1 tahun setelah SK ditetapkan
2 tahun
f. Usul Penetapan Perubahan Data Dasar/ Status / Kedudukan Hukum Pegawai
1 tahun setelah SK ditetapkan
2 tahun
g. Peninjauan Masa Kerja
2 tahun setelah SK ditetapkan
2 tahun
h. Berkas atau Dokumen Baperjakat - Usulan Satuan Kerja - Evaluasi - Pelaksanaan dan Penetapan Sidang Administrasi Pegawai a. Surat Perintah Dinas / Surat Tugas
1 tahun setelah SK ditetapkan
5 tahun
2 tahun setelah pelaksanaan
2 tahun
b. Cuti Besar
1 tahun setelah SK ditetapkan 1 tahun setelah pelaksanaan 1 tahun setelah pelaksanaan 3 tahun setelah pelaksanaan 1 tahun setelah identitas ditetapkan
-
6.
c. Cuti Sakit, Cuti Bersalin, Cuti Tahunan d. Cuti Alasan Penting e. Cuti di Luar Tanggungan Negara (CLTN) f. Dokumentasi Identitas Pegawai - Usul Penetapan Karpeg / KPE / Karis / Karsu - Keanggotaan Organisasi Profesi / Kedinasan
Musnah, kecuali Nota dan SK masuk berkas perseorangan Musnah, kecuali SK masuk berkas perseorangan Musnah, kecuali Surat Persetujuan dan SK masuk berkas perseorangan Musnah, kecuali Nota dan SK masuk berkas perseorangan Musnah
2 tahun
Musnah, kecuali SK masuk berkas perseorangan Masuk berkas perseorangan Musnah
2 tahun
Musnah
-
Masuk berkas perseorangan Musnah
2 tahun
- Laporan Pajak Penghasilan Pribadi (LP2P) - Keterangan Penerimaan Pembayaran Penghasilan Pegawai (KP4) g. Berkas Kepegawaian dan Daftar Urut Kepangkatan (DUK) 7. Kesejahteraan Pegawai a. Berkas tentang Layanan Pemeliharaan Kesehatan Pegawai b. Berkas tentang Layanan Asuransi Pegawai c. Berkas tentang Layanan Tabungan Perumahan d. Berkas tentang Layanan Bantuan Sosial e. Berkas tentang Layanan Olah Raga dan Rekreasi f. Berkas tentang Layanan Beras / Pakaian Dinas g. Berkas tentang Layanan Pengurusan Jenazah 8. Pemberhentian Pegawai Tanpa Hak Pensiun 9. Perselisihan / Sengketa Kepegawaian
2 tahun
-
Musnah
2 tahun
-
Musnah
1 tahun setelah SK ditetapkan
2 tahun
Masuk berkas perseorangan
1 tahun setelah memperoleh keputusan yang bersifat tetap
2 tahun setelah hak dan kewajibannya habis 2 tahun
Dinilai kembali
10.
Usul Pemberhentian dan Penetapan Pensiun Pegawai / Janda / Dudanya dan PNS yang tewas
1 tahun setelah SK ditetapkan
11.
Berkas Perorangan Pegawai Negeri Sipil, antara lain: a. Nota Penetapan NIP dan Kelengkapannya b. Nota Persetujuan / Pertimbangan Kepala BKN c. SK Pengangkatan CPNS d. Hasil Pengujian Kesehatan e. SK Pengangkatan PNS f. SK Peninjauan Masa Kerja g. SK Kenaikan Pangkat h. Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas / Menduduki Jabatan / Surat Pernyataan Pelantikan i. SK Pengangkatan Dalam atau Pemberhentian dari Jabatan Struktural / Fungsional j. SK Perpindahan Wilayah Kerja k. SK Perpindahan Antar Instansi l. SK Cuti di Luar Tanggungan Negara (CLTN) m. Berita Acara Pemeriksaan n. SK Hukuman Jabatan / Hukuman Displin PNS o. SK Perbantuan / Dipekerjakan di Luar Instansi Induk p. SK Penarikan Kembali dari Perbantuan / Dipekerjakan q. SK Pemberian Uang Tunggu r. SK Pembebasan dari Jabatan Organik karena diangkat sebagai Pejabat Negara s. SK Pengalihan PNS t. SK Pemberhentian sebagai PNS u. SK Pemberhentian Sementara v. Surat Keterangan Pernyataan Hilang w. Surat Keterangan Kembalinya PNS yang Dinyatakan Hilang x. SK Penggantian Nama y. Surat Perbaikan Tanggal Tahun Kelahiran z. Akta Nikah / Cerai
1 Tahun, setelah berhenti/ pensiun
2 tahun, setelah hak dan kewajibannya habis
Musnah, kecuali SK masuk berkas perseorangan Musnah, kecuali Pejabat Eselon I dan Pejabat lain yang secara individual ditentukan oleh Instansi dan PNS yang berjasa/ terlibat peristiwa berskala nasional
12.
aa. Akta Kelahiran bb. Isian Formulir PUPNS cc. Berita Acara Pengambilan Sumpah/ Janji PNS dan Jabatan dd. Surat Permohonan Menjadi Anggota Parpol ee. Surat Keterangan Mutasi Keluarga ff. Surat Keterangan Meninggal Dunia/ Hilang gg. Surat Keterangan Peningkatan Pendidikan hh. Penetapan Angka Kredit Jabatan Fungsional ii. Surat Pemberitahuan Kenaikan Gaji Berkala jj. Surat Tugas / Izin Belajar Dalam / Luar Negeri kk. Surat Izin Berpergian ke Luar Negeri ll. Kartu Pendaftaran Ulang (Kardaf) PNS mm. Ijazah / Sertifikat nn. SK Penempatan / Penarikan Pegawai ll. SK Pengangkatan pada Jabatan di Luar Instansi Induk pp. Surat Pertimbangan Status PNS qq. SK Pengaktifan Kembali sebagai PNS rr. Surat Pernyataan Pengunduran Diri dari Jabatan Organik karena dicalonkan sebagai Kepala / Wakil Kepala Daerah ss. SK Pensiun Berkas Perseorangan Pejabat Eselon I LIPI
1 tahun, setelah berhenti / pensiun
2 tahun, setelah hak dan kewajibannya habis
Permanen
KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA, Cap
ttd.
LUKMAN HAKIM NIP 19530923 198203 1 001 Disalin sesuai dengan aslinya Kepala Biro Kerja Sama dan Pemasyarakatan Iptek Plh., Cap ttd. Endang Tjempakasari NIP 19561206 198003 2 002
