Implementace pravidel fakturace dle směrnice EU/45/2010 do zákona o DPH - pohled Generálního finančního ředitelství Ing. Radek Hála RNDr. Miroslav Veselý
- ČDS sleduje přechod od papírových forem dokumentů k elektronickým dlouhobě - Od roku 2004 promítnuto do metod daňové kontroly – vznik týmu pro e-Audit, pořízení softwaru, vzdělávání pracovníků - Snaha provádět daňovou kontrolu ERP systémů elektronickou formou - První aplikace u velkých společností, pracovníci specializovaných pracovišť (OSK) - Postupně je vytvářena metodika, proškolování pracovníků - Nové přístupy akceptuje postupně i veřejnost
- Souběžně jsou řešeny i jiné formy digitalizace komunikace daňové správy s daňovými subjekty – podpora elektronického vyplnění či přímo podání daňového přiznání, komunikace přes datové schránky, atd. - Postup od papírové komunikace k elektronické je s ohledem na komplikovanou strukturu informačních systémů ČDS velmi náročným procesem - Velká část informací se stále nachází i nadále produkuje v papírové podobě, což do značné míry zpětně omezuje i jejich využitelnost – zejména pro širší vyhodnocování, počítačové zpracování například pro řízení rizik atd.
Využití elektronické formy dokumentů má v rámci ČDS dva možné aspekty : - aplikace na vlastní dokumenty, spojené s výkonem poslání organizace, tedy se správou daní a poplatků - zpracování elektronických informací , předložených daňovými subjekty v rámci daňových kontrol Dále budeme sledovat pouze druhý pohled z pohledu správců daně.
Řešení ve třech pohledech
- technologie (použité x k dispozici) - legislativa – zákony a jiná omezení - uživatelé
Otázka technologií – je volbou daňového subjektu, dostupných technologií, kterou daňová správa nemůže ovlivnit. Výkon kontroly účetních dokladů tedy nemůže být vázán na konkrétní typ technologie, ale každý doklad, který může být podroben daňové kontrole, musí být kontrolovatelný, tedy předložen v čitelné podobě včetně všech náležitostí, které ze zákona mít musí.
Otázka legislativy – z pohledu správce daně musí veškeré doklady, které souvisejí s ekonomickou činností daňového subjektu, splňovat zákonem určené náležitosti, bez ohledu na jejich formu – papírová, elektronická, smíšená Kromě obecného práva – obchodní a občanský zákoník v platném znění platí i zákony speciální – Daňový řád, Zákon o dani z přidané hodnoty, Zákon o účetnictví - Speciální zákony elektronickou formu dokladů připouštějí, ale neřeší detaily provedení, zejména převody mezi formami. Více k zákonům zejména z pohledu DPH ve druhé části přednášky
Otázka uživatele – je klíčová pro výsledek. Prezentovaná řešení práce s dokumenty v elektronickém tvaru jsou určena především pro podnik, firmu, který chce prostřednictvím elektronizace dokumentů snížit pracnost a zvýšit spolehlivost vyhodnocení ekonomických podkladů, jako jsou faktury, bankovní platby, smlouvy, atd. Poněkud v pozadí je jako uživatel – pracovník daňové správy, který v rámci své práce má za úkol tyto doklady kontrolovat.
Otázka uživatele - pokračování Pro představu Evidujeme přes 7 000 000 registrovaných daňových subjektů v ČR (včetně spících firem a neaktivních živnostníků , včetně plátců daně z nemovitostí) Asi 1 000 000 ekonomicky činných DS Máme cca 3300 pracovníků daňové kontroly
Obě tyto skupiny budou uživateli přijatého řešení.
V roce 2011 Provedeno 47 000 daňových kontrol + 20 000 ostatních kontrolních úkonů Přibližně polovina kontrolních úkonů s nálezem Pouze 10% provedeno alespoň z větší části formou eAuditu. Přínos státnímu rozpočtu – přes 16 mld. Kč.
Požadavky na řešení
Pro potřeby výkonu správy daní je v tuto chvíli pohlíženo na elektronický dokument pohlíženo jako na listinný. Pokud tedy zákon požaduje, aby při kontrole byl předložen originál účetního dokladu, podepsaný osobou, zodpovědnou za jeho zaúčtování, musí stejnou informaci obsahovat i doklad elektronický. Tuto podmínku třeba nesplňuje naskenovaná kopie dokumentu, doručeného v papírové podobě. Naopak tomuto požadavku by odpovídal naskenovaný dokument, pokud by jeho elektronická podoba byla elektronicky podepsána odpovědnou osobou (vydavatelem!).
V současné době je na úrovni GFŘ zpracováván metodický dokument, který bude řešit otázku implementace elektronické fakturace (e-faktura) do systému výkonu správy daní, respektive co bude přijatelné z hlediska průkaznosti a věrohodnosti, jaké postupy budou v souladu s požadavky správce daně a jaké nikoliv. Jedná se o akt harmonizace práva EU do legislativy ČR, nikoliv o vlastní iniciativu ČDS. Oblast úpravy jen e-faktura v DPH !!
Obecný požadavek na dokumenty bez ohledu na formu je, aby v každém okamžiku byl patrné, co bylo obsahem obchodní transakce, kdy proběhla, v jaké hodnotě, kdo ji provedl Tato informace musí být dostupná po dobu 11 let – tím je myšleno, že všechny části této informace musejí být čitelné a srozumitelné pro pracovníka, který provádí kontrolu. Tato podmínka není dnes splněna ani u některých papírových dokladů (například stvrzenky od benzínových pump z termotiskáren – po roce nečitelné) V elektronické podobě musí splňovat tuto podmínku i archivovaná data – zajištění neměnnosti obsahu a validace el. Podpisu po celou dobu archivace.
Určitou otázku či nejistotu budí 11letá stabilita datové či programové báze, ve které je dokument vydán – laicky řečeno, zda vývoj IT nezpůsobí, že prostředky, kterými byl dokument pořízen, nebudou za 10 let funkční.
Samostatným problémem z pohledu správy daní jsou a budou převody mezi různými formami existence dokumentů – dnes například jako forma autorizované konverze z elektronického dokumentu do papírové formy a naopak – služba Czech point asi nebude cestou pro celý ekonomický sektor ČR
Požadavky na doklady dle právních předpisů obecný cíl právní úpravy Směrnice Rady 2010/45/EU, kterou se mění směrnice č.2006/112/ES, o společném systému DPH - Definování daňového dokladu - Umožnit použití elektronických DD u všech typů DD dle ZDPH - Nově definovat věrohodnost původu DD, neporušenost obsahu DD a čitelnost DD - rovné zacházení s doklady v listinné i elektronické podobě - zjednodušení pravidel fakturace - snížení administrativní zátěže
Požadavky na doklady dle právních předpisů – hlavní vlastnosti dokladu
čl. 233 Směrnice – od doby vystavení faktury až do ukončení doby jejího uchování musí být zaručena věrohodnost původu faktury, neporušenost jejího obsahu a její čitelnost. --------- auditní stopy, kontrolní mechanismy
Požadavky na doklady dle právních předpisů Zákon o dani z přidané hodnoty č. 235/2004 Sb., ve znění od 1.1.2013 - celková změna dílu 5 zákona, problematika daňových dokladů - Implementovány cíle Směrnice o DPH zejména čl. 217, 218, 219a, 226,232, 233, 241, 245, 247/2 - § 26 – definice daňového dokladu a zrovnoprávnění dokladů v listinné a elektronické podobě
Daňový doklad od 1.1.2013 požadavky dle zákona o DPH
-
DD je písemnost splňující podmínky dle ZDPH Listinná i elektronická podoba Dodavatel – odpovědnost za správnost údajů Odpadá doplňování údajů na DD Obsah DD musí zůstat nezměněn po celou dobu jejich uchování
Daňový doklad v elektronické podobě od 1.1.2013 - požadavky dle zákona o DPH
- DD má el. formu jen tehdy pokud je vystaven a obdržen elektronicky - Odběratel musí s elektronickou formou souhlasit - Dohoda dodavatele a odběratele musí zahrnovat nejen vystavení DD, ale i jeho předání a zpřístupnění po celou dobu uchování DD
Daňový doklad v elektronické podobě od 1.1.2013 - Vystavování DD
- Vystavování DD se řídí pravidly členského státu dle místa plnění dané transakce – základní pravidlo § 27/1 ZDPH - Výjimka: § 27/2 ZDPH – dle sídla nebo provozovny dodavatele - DD se obvykle vystavuje do 15-ti dnů ode dne kdy vznikla povinnost přiznat daň nebo se uskutečnilo plnění (§28 odst. 1 a 2) – výjimky jsou v § 28 odst. 4 - Zmocnění k vystavení DD pro odběratele nebo pro třetí osobu – písemná podoba, el. podoba- el. podpis
Daňový doklad v elektronické podobě od 1.1.2013 - požadavky dle zákona o DPH
- Náležitosti DD - § 29 – taxativní výčet - Informace musí zachycovat skutečné dodání zboží či poskytnutí služby - Zvláštní DD – splátkový kalendář, platební kalendář, souhrnný DD a doklad o použití - DD při vývozu a dovozu § 33 a § 33a ZDPH – úprava v Nařízení Rady 2913/92/EHS ohledně el. podpisu a uznávané el. značky.
Zajištění daňových dokladů
A) Věrohodnost původu – zaručení autenticity: - totožnost osoby, která plnění uskutečnila nebo DD oprávněně vystavila - § 34 ZDPH – kontrolní procesy vytvářející spolehlivou vazbu mezi DD a daným plněním - tzv. auditní stopa – (objednávky, doklady o platbách apod.)
Zajištění daňových dokladů
A) Věrohodnost původu – zaručení autenticity: - Uznávaný elektronický podpis - Uznávaná elektronická značka - Elektronická výměna dat (EDI), jestliže dohoda o výměně dat stanoví užití postupů zaručující věrohodnost původu a neporušenost obsahu. Nezbytnost zajištění věrohodnosti původu po celou dobu životnosti dokladu!!! Nutnost pamatovat na auditní stopu mezi DD a předmětným plněním.
Zajištění daňových dokladů
A) Věrohodnost původu – zaručení autenticity: - Datové schránky – pouze identifikace osoby, která DD do schránky vložila. Věrohodnost je pouze k okamžiku odeslání nebo přijetí zprávy. - DD je věrohodný pouze za předpokladu, že období před jeho vložením do datové schránky a období po jeho vyjmutí z datové schránky je zajištěno pomocí auditní stopy.
Zajištění daňových dokladů
A) Věrohodnost původu – zaručení autenticity: - časová razítka – fixace věrohodnosti původu DD v čase; omezená doba platnosti razítek - E-mailová komunikace – není věrohodná, nezbytné zajistit věrohodnost původu jiným způsobem, auditní stopa.
Zajištění daňových dokladů
A) Věrohodnost původu – zaručení autenticity u dokladů v listinné podobě: - Vlastnoruční podpis osoby, která plnění uskutečnila a doklad vystavila případně jiné identifikátory např. razítko, speciální hlavičkový papír, vodoznak apod. - DD je doručen prostřednictvím třetí osoby (kurýrní služby apod.) a je možno jednoznačně identifikovat odesilatele a výstavce DD.
Zajištění daňových dokladů
B) Neporušenost obsahu – zaručení integrity: - tj. obsah DD požadovaný dle ZDPH po celou dobu jeho životnosti nebyl měněn. - Uznávaný el. podpis - Uznávaná el. značka - Elektronická výměna dat (EDI), pokud dohoda o výměně dat stanoví užití postupů zaručujících věrohodnost původu a neporušenost obsahu.
Zajištění daňových dokladů
B) Neporušenost obsahu – zaručení integrity a změna formátu el.dokladu: Formát lze měnit, nicméně je nutno zajistit neporušenost jeho obsahu. - Využití platného uznávaného el. podpisu – nutno mít změnu zaznamenánu ve spolehlivé auditní stopě - Uložení na médium, kde nelze provádět změny nepřepisovatelné optické disky nebo magnetooptické disky
Zajištění daňových dokladů B) Neporušenost obsahu – zaručení integrity a změna formátu el.dokladu: - Uložení do důvěryhodného úložiště dokumentů kde je zajištěn proti změnám – symetrické a asymetrické šifrování
Zajištění daňových dokladů B) Neporušenost obsahu – zaručení integrity a změna formátu dokladu v listinné podobě: - Nutno posoudit zda nosič splňuje podmínku neporušitelnosti obsahu po celou dobu životnosti dokladu resp. po dobu nutnou dle zákona. (10 let uchování) - Termoúčtenky, barevné tisky, samopropisovací papíry apod. - převod do el.formy – spolehlivá auditní stopa § 35a ZDPH
Zajištění daňových dokladů C) Čitelnost obsahu DD:
- DD by měl být čitelný tj. zobrazitelný tak, aby jeho obsah povinných náležitostí dle ZDPH byl srozumitelný bez dalších potřebných vysvětlení či zkoumání. - Informace by měly být lidským okem čitelné a srozumitelné a to po celou dobu životnosti DD. (od vystavení do skartace)
Zajištění daňových dokladů C) Čitelnost obsahu DD v listinné podobě: - Nutno upozornit na termotisky a samopropisovací papíry – omezení jejich čitelnosti v čase - Doporučení převodu do jiných formátů např. skenování do pdf (věrohodnost el. konverze je však třeba zajistit vystavující stranou nebo třetí nezávislou osobou)
Uchovávání daňových dokladů - Věrohodnost původu, neporušenost obsahu a čitelnost musí být zachována po celou dobu životnosti DD. - Lhůta uchování DD je dle předpisů 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se uskutečnilo zdanitelné plnění. - Zvolená technologie pro vytvoření auditní stopy by měla mít stálost alespoň 11 let.
Uchovávání daňových dokladů - § 35a ZDPH- DD lze uchovávat elektronicky prostřednictvím všech elektronických prostředků pro zpracování a uchování dat. - Musí být uchovávána rovněž data, která zaručují autenticitu a integritu dokladu. - Pokud jsou uchovávány DD prostřednictvím el. prostředků umožňující nepřetržitý dálkový přístup, je povinnost umožnit správci daně přístup k těmto dokladům a možnost stahovat je a používat je.
Uchovávání daňových dokladů v listinné podobě - Uložení nejlépe ve tmě a ve stálé teplotě nepřesahující 25°C. DD by neměly být vystaveny bodovému tlaku.
Převod daňových dokladů Doklady lze převést z listinné podoby do elektronické - § 33 ZÚ a § 35a ZDPH.
Děkujeme za pozornost.
Otázky ?
