PERATURAN REKTOR UNIVERSITAS GADJAH MADA NOMOR 391/P/SK/HT/2009 TENTANG PEDOMAN KERJASAMA INSTITUSIONAL UNIVERSITAS GADJAH MADA
REKTOR UNIVERSITAS GADJAH MADA, Menimbang : a. bahwa untuk meningkatkan administrasi pelayanan yang optimal dalam penyelenggaraan kegiatan kerjasama di lingkungan Universitas Gadjah Mada, baik dengan sesama Institusi Pendidikan Tinggi, Industri dan lembaga donor maupun dengan mitra kerja lain yang berskala nasional atau internasional, diperlukan adanya Pedoman Kerjasama Institusional sebagai acuan bagi unit-unit kerja di lingkungan Universitas Gadjah Mada dalam menjalin kerjasama institusional; b. bahwa sehubungan dengan huruf a, perlu diterbitkan Pedoman Kerjasama Institusional Universitas Gadjah Mada yang ditetapkan dengan Peraturan Rektor; Mengingat
: 1. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional (Lembaran Negara Tahun 2003 Nomor 78, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4301); 2. Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2009 tentang Badan Hukum Pendidikan (Lembaran Negara Tahun 2009 Nomor 10, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4965); 3. Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi (Lembaran Negara Tahun 1999 Nomor 115, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3859); 4. Peraturan Pemerintah Nomor 61 Tahun 1999 tentang Penetapan Perguruan Tinggi Negeri sebagai Badan Hukum (Lembaran Negara Tahun 1999 Nomor 116, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3860); 5. Peraturan Pemerintah Nomor 153 Tahun 2000 tentang Penetapan Universitas Gadjah Mada sebagai Badan Hukum Milik Negara (Lembaran Negara Tahun 2000 Nomor 271); 6. Peraturan Mendiknas Nomor 26 Tahun 2007 tentang Kerja Sama Perguruan Tinggi di Indonesia dengan Perguruan Tinggi atau Lembaga Lain di Luar Negeri; 7. Keputusan Majelis Wali Amanat Universitas Gadjah Mada Nomor 12/SK/MWA/2003 tentang Anggaran Rumah Tangga Universitas Gadjah Mada sebagaimana telah diubah dengan Keputusan Majelis Wali Amanat Universitas Gadjah Mada Nomor 06/SK/MWA/2008 tentang Perubahan Anggaran Rumah Tangga Universitas Gadjah Mada; 8. Keputusan Majelis Wali Amanat Universitas Gadjah Mada Nomor 16/SK/MWA/2007 tentang Pemberhentian dan Pengangkatan Rektor Universitas Gadjah Mada; 9. Keputusan Majelis Wali Amanat Universitas Gadjah Mada Nomor 29/SK/MWA/2007 tentang Rencana Strategis Universitas Gadjah Mada 2008 – 2012;
10. Keputusan Rektor Universitas Gadjah Mada Nomor 205/P/SK/HT2007 tentang Perubahan Keputusan Rektor Universitas Gadjah Mada Nomor 259/P/SK/HT/2004 tentang Organisasi dan Rincian Tugas Kantor Pimpinan Universitas, Lembaga, Direktorat, Biro dan Unit Kerja di lingkungan Universitas Gadjah Mada; MEMUTUSKAN: Menetapkan : PERATURAN REKTOR UNIVERSITAS GADJAH MADA TENTANG PEDOMAN KERJASAMA INSTITUSIONAL UNIVERSITAS GADJAH MADA BAB I KETENTUAN UMUM Pasal 1 Dalam Peraturan Rektor ini yang dimaksud dengan: 1. Universitas adalah Universitas Gadjah Mada. 2. Rektor adalah Rektor Universitas Gadjah Mada. 3. Fakultas adalah Fakultas di lingkungan Universitas Gadjah Mada. 4. MoU (memorandum of understanding) adalah kesepakatan awal antara pihak Universitas Gadjah Mada dengan pihak mitra yang berisi ruang lingkup secara umum mengenai hak dan kewajiban kedua belah pihak berkaitan dengan pendayagunaan sumber daya manusia, sarana dan prasarana, serta dana untuk kegiatan kerjasama. 5. Perjanjian Kerjasama adalah kesepakatan antara Universitas Gadjah Mada dengan pihak mitra mengenai hak dan kewajiban kedua belah pihak berkaitan dengan pendayagunaan sumber daya manusia, sarana dan prasarana serta dana untuk kegiatan kerjasama. 6. Kegiatan kerjasama adalah pelaksanaan kesepakatan kerjasama antara Universitas Gadjah Mada dengan pihak mitra baik yang berada di dalam negeri maupun di luar negeri. 7. Unit kerja adalah Kantor Pimpinan Universitas, Fakultas, Sekolah Pascasarjana, Lembaga, Pusat, Unit Penunjang Universitas, Unsur Pelaksana Administrasi, Satuan Keamanan Kampus (SKK), dan Satuan Audit Internal (SAI). 8. Pihak Mitra adalah pihak ketiga baik yang berasal dari dalam negeri maupun luar negeri yang melakukan kesepakatan kerjasama dengan Universitas Gadjah Mada. BAB II PRINSIP UMUM, BENTUK DAN MITRA KERJASAMA Pasal 2 Prinsip umum Kerjasama terdiri atas: a. Kemitraan, kesetaraan, kebersamaan dan saling menguntungkan; b. Menjunjung asas musyawarah untuk mufakat dalam setiap pengambilan keputusan; dan c. Menghargai keberadaan dari lembaga masing – masing.
Pasal 3
Bentuk Kerjasama terdiri atas: a. Penyediaan tenaga ahli, bahan pengajaran, fasilitas pendidikan dan kebudayaan; b. Penyelenggaraan kerjasama di bidang akademik; c. Penyelenggaraan kerjasama di bidang penelitian dan pengembangan ilmu; d. Penyelenggaraan kerjasama di bidang pengabdian kepada masyarakat; e. Penyelenggaraan kerjasama di bidang manajemen; f. Penyelenggaraan kerjasama di bidang pengembangan sarana dan prasarana; dan g. Bentuk kerjasama komersial lain yang belum tertuang dalam pedoman ini. Pasal 4 Mitra Kerjasama terdiri atas: a. Lembaga Pemerintah baik di tingkat pusat maupun daerah; b. Lembaga Pendidikan Tinggi Negeri atau Swasta, dari dalam negeri atau luar negeri; c. Dunia usaha/Industri/Perusahaan Nasional atau Internasional; d. Lembaga donor dalam bidang pendidikan dan/atau penelitian; e. Individu yang memiliki komitmen bagi kemajuan pendidikan; f. Alumni; dan g. Organisasi non Pemerintah baik Nasional maupun Internasional. BAB III STRATEGI PELAKSANAAN KERJASAMA Bagian Pertama Organisasi Pengelola Kerjasama Paragraf 1 Penanggungjawab Pasal 5 (1) Penanggungjawab kerjasama terdiri atas: a. Rektor; dan b. Wakil Rektor Senior dan Wakil Rektor. (2) Rektor sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a memiliki wewenang: a. Memberikan dan melakukan persetujuan atas MoU dan/atau kerjasama dengan pihak mitra; b. melimpahkan kegiatan kerjasama kepada Fakultas dan/atau unit kerja yang relevan; c. melindungi hak profesional bagi pelaksana kegiatan kerjasama; d. menandatangani MoU dan/atau Perjanjian Kerjasama yang telah disepakati bersama. (3) Wakil Rektor Senior dan Wakil Rektor sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b memiliki wewenang: a. melakukan koordinasi, sinkronisasi, dan integrasi dalam lingkungan Universitas dan instansi lain. b. memfasilitasi dan memperlancar proses kegiatan kerjasama yang diusulkan oleh Fakultas dan unit kerja di lingkungan Universitas; dan c. merencanakan, mengembangkan dan melaksanakan penjajakan kegiatan kerjasama dengan pihak mitra.
Paragraf 2 Pengadministrasi Kerjasama Pasal 6 (1) Unit Kerja yang diberikan kewenangan untuk mengadministrasikan seluruh kegiatan kerjasama antara Universitas Gadjah Mada dengan pihak ketiga adalah Kantor Administrasi Kerjasama (KAK) (2) Kantor Administrasi Kerjasama (KAK) sebagaimana dimaksud pada ayat (1) memiliki wewenang: a. melakukan kegiatan pengadministrasian seluruh kerjasama Universitas dan melakukan manajemen royalty yang digunakan oleh pihak luar Universitas; b. memfasilitasi, menyiapkan dan melaksanakan acara penandatanganan MoU dan/atau perjanjian kerjasama; c. mengembangkan dan memelihara sistem informasi dan administrasi pelaksanaan kerjasama; dan d. melakukan monitoring, evaluasi, dan pelaporan administrasi pelaksanaan kerjasama. Bagian Kedua Pelaksanaan Kerjasama Pasal 7 Pelaksanaan kerjasama berpedoman pada prinsip: a. kejelasan tujuan dan hasil; b. saling menghormati dan menguntungkan; c. profesional; d. pelibatan berbagai pihak yang dipandang perlu dan berkepentingan secara proaktif; e. pelaksanaan yang dapat dipertanggungjawabkan secara internal dan eksternal; f. pelaksanaan yang berkala dan berkelanjutan; g. basis indikator kinerja, efektif dan efisian; dan h. kelembagaan. Bagian Ketiga Analisis dan Penilaian Terhadap Calon Mitra Kerja Pasal 8 (1) Analisis dan penilaian terhadap calon mitra kerja dilakukan sebelum ditandatanganinya perjanjian kerjasama. (2) Analisis dan penilaian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi: a. kejelasan status hukum; b. track record/kualifikasi yang baik; c. nilai strategis; d. dukungan manajemen yang handal; e. itikad baik; f. kompatibilitas dalam aspirasi, tujuan dan minat; g. kompatibilitas dalam aspek budaya dari calon mitra; h. ketersediaan sumber daya dari calon mitra; i. komitmen yang baik dan kesediaan saling percaya; j. kesediaan menanggung risiko sebagai akibat hukum dari perjanjian kerjasama;
k. kesediaan dan kemudahan bertukar dan berbagi informasi; l. nilai sinergi yang dapat dibangun dari kerjasama; dan m. kesepakatan pada peraturan dan kebijakan yang digunakan untuk pelaksanaan kerjasama. Bagian Keempat Lingkup Bidang Kerjasama Pasal 9 Lingkup Kerjasama mencakup: a. Bidang Pendidikan, Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat; dan b. Bidang studi lanjut untuk tenaga-tenaga profesional, training, dan usaha yang bersifat komersial dan sosial. BAB IV PROSEDUR DAN MEKANISME KERJASAMA Pasal 10 Prosedur dan mekanisme kerjasama diatur berdasarkan tahapan kerjasama, yang meliputi: a. Penjajakan Kerjasama; b. Pengesahan Kerjasama; c. Pelaksanaan Kerjasama; d. Monitoring dan Evaluasi Pelaksanaan Kerjasama; e. Pemutusan Perjanjian Kerjasama; dan f. Pengembangan Program. Bagian Pertama Penjajakan Kerjasama Pasal 11 (1) Untuk pelaksanaan kegiatan awal suatu kerjasama harus dilakukan melalui penjajakan terhadap calon mitra kerja yang didasarkan pada tugas pokok dan fungsi Universitas Gadjah Mada. (2) Penjajakan kerjasama sebagaimana dimaksud pada ayat 1 meliputi tahap Analisis dan Penilaian Terhadap Calon Mitra Kerja dan negosiasi. (3) Penjajakan Kerjasama dapat dilakukan oleh Unit atau Universitas. (4) Prosedur penjajakan yang dilakukan harus sepengetahuan/seijin minimal Kepala Unit Kerja, yang selanjutnya dilaporkan secara tertulis kepada Rektor atau Wakil Rektor Senior atau Wakil Rektor yang sesuai bidangnya untuk dipelajari terlebih dahulu. (5) Rencana kerjasama yang dinilai layak untuk dilaksanakan, selanjutnya dibahas antar pejabat terkait/berwenang dan ditindaklanjuti oleh pihak-pihak pelaksana teknis.
Bagian Kedua Pengesahan Kerjasama
Pasal 12 (1) Pengesahan Kerjasama merupakan rangkaian kegiatan yang diawali dengan penyusunan naskah MoU dan/atau perjanjian kerjasama sampai dengan terlaksananya penandatanganan naskah MoU dan/atau perjanjian kerjasama. (2) Teknis pembuatan naskah MoU dan/atau perjanjian kerjasama sebagai berikut: a. substansi isi MoU dan/atau perjanjian kerjasama harus dibicarakan terlebih dahulu oleh Universitas atau unit kerja dan mitra kerja. b. butir-butir kesepakatan selanjutnya dibuat dalam naskah MoU dan/atau perjanjian kerjasama; c. naskah MoU dan/atau perjanjian kerjasama dikirim ke Kantor Administrasi Kerjasama (KAK), dan diteruskan ke bidang Hukum dan Tatalaksana (HKTL) untuk dipelajari aspek hukumnya; d. hasil koreksi dari HKTL, oleh KAK dikirim kembali ke PIC (Person In Charge) dan/atau untuk dikomunikasikan ulang dengan pihak mitra kerja; e. naskah yang sudah disepakati bersama oleh unit kerja dan mitra kerja, dikonsultasikan kepada Wakil Rektor Senior/Wakil Rektor untuk dipelajari ulang substansi MoU dan/atau isi perjanjian kerjasama, dengan ketentuan: 1. jika ada koreksi, segera diperbaiki oleh HKTL; 2. jika disetujui, akan diberikan paraf persetujuan; 3. jika dibutuhkan pencermatan yang lebih akurat, akan dibentuk tim khusus. f. naskah MoU dan/atau perjanjian kerjasama yang sudah diparaf oleh Wakil Rektor Senior/Wakil Rektor, selanjutnya disampaikan ke Rektor sebagai laporan. g. jika ada koreksi naskah MoU dan/atau perjanjian kerjasama diperbaiki ulang dan dikonsultasikan kembali sampai dapat persetujuan Rektor; h. MoU dan/atau perjanjian kerjasama yang sudah mendapatkan persetujuan, dibuat rangkap 2 (dua) masing-masing dilengkapi dengan materai untuk ditandatangani oleh Rektor dan pihak mitra kerja pada hari pelaksanaan penandatanganan. Bagian Ketiga Pelaksanaan Kerjasama Pasal 13 (1) Pelaksanaan Kerjasama merupakan rangkaian kegiatan yang dilakukan setelah penandatanganan naskah MoU dan/atau perjanjian kerjasama. (2) Untuk kelancaran pelaksanaan kerjasama sesuai dengan kesepakatan bersama, perlu ditunjuk unit pelaksana kerjasama yang bertugas untuk menyusun petunjuk pelaksanaan kerjasama dan/atau menyusun petunjuk teknis. (3) Tugas Unit pelaksana adalah: a. membahas, merumuskan dan menyusun juklak (petunjuk pelaksanaan) dan/atau juknis (petunjuk teknis) bersama mitra kerja; b. melaksanakan kegiatan sesuai dengan perjanjian kerjasama; dan c. membuat laporan secara berkala kegiatan kerjasama kepada Pimpinan Universitas.
Bagian Keempat Monitoring dan Evaluasi Pelaksanaan Kerjasama
Pasal 14 (1) Kegiatan Monitoring dan Evaluasi Pelaksanaan Kerjasama dilakukan oleh Kantor Administrasi Kerjasama serta unit lain yang relevan di Universitas Gadjah Mada dan mitra kerja. (2) Monitoring dilakukan untuk menjamin agar tahapan-tahapan pekerjaan dapat terlaksana dengan baik dan mencapai tujuan yang diharapkan. (3) Monitoring dapat dilakukan dengan merujuk pada faktor-faktor kelayakan untuk suatu pelaksanaan pekerjaan, karena setiap jenis kegiatan kerjasama memiliki faktor kelayakan yang berbeda-beda. (4) Tim monitoring terdiri atas orang yang ahli/menguasai prinsip-prinsip monitoring dan selukbeluk jenis kegiatan yang diawasi. (5) Hasil monitoring dijadikan bahan untuk mengevaluasi suatu kegiatan kerjasama dapat dilanjutkan, diperbaiki atau diambil keputusan lainnya. (6) Evaluasi hasil kegiatan kerjasama dilakukan oleh tim evaluasi yang terdiri atas Universitas, mitra kerja, dan/atau pihak eksternal/pihak lain yang memiliki otoritas untuk melakukan evaluasi yang disetujui secara bersama. (7) Kegiatan Monitoring dan Evaluasi Pelaksanaan Kerjasama merujuk pada ketentuan yang telah dibuat secara bersama. Bagian Kelima Pemutusan Perjanjian Kerjasama Pasal 15 (1) Kegiatan kerjasama dapat dihentikan oleh salah satu pihak, jika terdapat penyimpanganpenyimpangan yang tidak dapat diperbaiki. (2) Pemutusan kerjasama dilakukan setelah kedua belah pihak melakukan musyawarah dan tidak dapat menemukan kata sepakat. Bagian Keenam Pengembangan Program Pasal 16 (1) Jika berdasarkan hasil evaluasi kegiatan kerjasama dipandang perlu/layak untuk dilanjutkan, dapat dilakukan diskusi tentang kemungkinan pengembangan baru yang bertujuan untuk mendukung keberlanjutan kegiatan kerjasama guna mencapai tujuan bersama. (2) Pertimbangan untuk pengembangan program didasarkan pada: a. identifikasi hal baru yang muncul selama kegiatan kerjasama berlangsung; dan b. analisis kemungkinan pengembangan kerjasama untuk periode-periode mendatang.
BAB V KETENTUAN LAIN-LAIN
Pasal 17 Pedoman Kerjasama Institusional merupakan pedoman penyelenggaraan kerjasama bagi seluruh unit kerja di lingkungan Universitas Gadjah Mada. BAB VI KETENTUAN PENUTUP Pasal 18 Hal-hal yang belum cukup diatur dalam peraturan ini, akan ditetapkan lebih lanjut dengan keputusan tersendiri. Pasal 19 Peraturan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.
Ditetapkan di Yogyakarta pada tanggal 6 Juli 2009 Rektor,
Prof. Ir. Sudjarwadi, M.Eng., Ph.D.
