Vnitřní předpis města Dvůr Králové nad Labem č. 15/2012
Zajištění úkolů vyplývajících ze zákona č. 111/2009 Sb., o základních registrech na MěÚ a MP Dvůr Králové nad Labem čl. I. Preambule Tento vnitřní předpis upravuje postupy při aplikaci zákona č. 111/2009 Sb., o základních registrech, ve znění pozdějších předpisů (dále jen ZZR) a některých souvisejících předpisů v podmínkách Městského úřadu Dvůr Králové nad Labem (MěÚ). Úředníci jsou povinni řídit se zde uvedenými postupy. Úředníky se pro účely toho předpisu rozumí zaměstnanci města zařazení do MěÚ a strážníci městské policie.
čl. II. Předmět úpravy zákona Zákon upravuje dvě základní oblasti: • vymezuje obsah základních registrů, informačního systému základních registrů a informačního systému územní identifikace a stanoví práva a povinnosti, které souvisejí s jejich vytvářením, užíváním a provozem, • zřizuje Správu základních registrů.
čl. III. Základní pojmy •
Agenda Souhrn činností spočívajících ve výkonu vymezeného okruhu vzájemně souvisejících činností v rámci působnosti orgánu veřejné moci (dále jen OVM). Agenda je vymezena konkrétním zákonem, který upravuje způsob výkonu konkrétního úseku veřejné správy.
1
•
Činnost Soubor úkonů, které jsou za účelem výkonu veřejné moci vykonávány OVM v rámci jejich agendy
•
Role Souhrn oprávnění úřední osoby, která vykonává určitou činnost, k přístupu k referenčním údajům v základních registrech nebo k údajům v agendových informačních systémech.
•
Ohlášení a registrace agendy Je proces, ve kterém ústřední správní úřad nebo jiný správní úřad s celostátní působností, v jehož působnosti je agenda, provede její ohlášení Ministerstvu vnitra České republiky (dále jen ministerstvo). Pokud ministerstvo neshledá v ohlášení agendy nedostatky, provede registraci agendy, přidělí kód agendy a údaje o agendě zařadí do číselníku agend.
•
Oznámení o vykonávání působnosti v agendě Je proces, ve kterém orgán OVM, kterým je státní orgán, územní samosprávný celek a fyzická, nebo právnická osoba, byla-li jí svěřena působnost v oblasti veřejné správy, oznámí ministerstvu vykonávání působnosti v agendě a to do 30 dnů ode dne její registrace. V oznámení uvede název OVM, kód agendy dle číselníku agend, označí požadované role určené pro danou agendu a uvede počet úředních osob, které budou roli zastávat.
•
Registrace OVM pro výkon agendy Je proces, který probíhá na základě oznámení o vykonávání působnosti v agendě. Po přijetí oznámení provede Ministerstvo vnitra kontrolu údajů, a jestliže bylo v registraci agend požadováno, zašle toto oznámení ke stanovisku i správci agendy a správcům agendových informačních systémů. Pokud ministerstvo neshledá v oznámení o vykonávání působnosti v agendě nedostatky, a pokud bylo stanovisko k oznámení kladné, provede ministerstvo registraci OVM pro výkon agendy.
•
Základní Registr Základní registr (dále jen ZR) je informační systém veřejné správy, který obsahuje referenční údaje a představuje základní kámen pro rozšiřování služeb pro občany v rámci strategie rozvoje projektů eGovernmentu. Registry představují soubor údajů, které bude sdílet celá veřejná správa. Ostatní registry budou čerpat údaje ze základních registrů. Základním registrem je dle ZZR: a) registr obyvatel (dále jen ROB) b) registr právnických osob, podnikajících fyzických osob a orgánů veřejné moci (dále jen ROS) c) registr územní identifikace, adres a nemovitostí (dále jen RÚIAN) d) registr agend orgánů veřejné moci a některých práv a povinností (dále jen RPP) Údaje základního registru – základní registr obsahuje: a) referenční údaje b) referenční vazby (odkazy na referenční údaje z jiného registru) c) identifikátory d) autentizační údaje pro přístup k neveřejným údajům e) provozní údaje (záznam o využívání údajů z registru, záznam o poskytnutí údajů z registru)
2
•
Referenční údaj Referenčním údajem se rozumí údaj vedený v základním registru, který je označen jako referenční údaj. Referenční údaj je považován za správný, pokud není prokázán opak nebo pokud nevznikne oprávněná pochybnost o správnosti referenčního údaje.
•
Editor základního registru Editorem základního registru je OVM, který je oprávněn zapisovat referenční údaje do základního registru a provádět změny zapsaných referenčních údajů. Je zodpovědný za to, že jím zapsané referenční údaje jsou v souladu s údaji uvedenými v dokumentech, na jejichž základě jsou údaje do příslušného základního registru zapsány. Editor referenční údaj zapisuje do základního registru prostřednictvím agendového informačního systému.
•
Využívání údajů ze základních registrů Každému úředníkovi je zákonem stanovena povinnost využívat údaje ze základních registrů při výkonu činnosti v rozsahu, v jakém je k tomu oprávněn. Klient nemusí dokládat referenční údaje, které jsou o něm vedeny. Tyto referenční údaje si úředník zjišťuje sám prostřednictvím základních registrů. Výjimku tvoří případy, kdy referenční údaje: a) nejsou v základním registru obsaženy, nebo b) jsou označeny jako nesprávné, nebo c) vznikne oprávněná pochybnost o správnosti referenčního údaje, nebo d) jsou nezbytné pro bezpečnostní řízení podle jiného právního předpisu. Úředník má povinnost identifikovat žadatele nebo předmět jeho podání a to prostřednictvím čísla elektronicky čitelných identifikačních dokladů (občanský průkaz, cestovní pas, průkaz o povolení k pobytu) nebo kombinací údajů definovaných např. § 36 zákona č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů (přestože se jedná o referenční údaje), dále pak provést ztotožnění vůči ZR u klientů, kteří jsou subjekty řízení. Důvodem pro tuto úpravu původního postupu je možnost účastníka řízení podat odvolání proti vydanému rozhodnutí a to z důvodu nesprávného výroku rozhodnutí vlivem neověření údajů. Občan nebo právnická osoba - klient má přehled, jaké referenční údaje jsou o něm vedeny a kdo je využívá – je mu poskytnut výpis referenčních údajů o něm vedených a záznamů jejich využívání jednotlivými OVM. Občanovi je umožněno automatické rozesílání změn (notifikací) vybraných referenčních údajů na soukromoprávní subjekty, které klient určí.
•
Reklamace údajů obsažených v základních registrech Správnost referenčního údaje může zpochybnit kdokoliv, kdo je oprávněn daný referenční údaj získat ze základního registru a to v případě, že je schopen prokázat jeho nesprávnost, nebo má jiné oprávněné pochybnosti o jeho správnosti. Referenční údaj za nesprávný označuje editor tohoto údaje. Referenční údaj označený jako nesprávný má po dobu, po kterou je takto označen, pouze informativní povahu. Označení referenčního údaje za nesprávný odstraňuje editor tohoto údaje neprodleně poté, co ověří jeho správnost.
•
Vydávání ověřených výstupů ze základních registrů Ze základního registru se vydávají ověřené výstupy z informačního systému veřejné správy ve smyslu zákona č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy, ve znění pozdějších předpisů. Není-li zákonem stanoveno jinak, neveřejné údaje se poskytují pouze osobě, o níž jsou tyto údaje vedeny.
3
Údaje se poskytují na základě žádosti podané: a) elektronicky pomocí formuláře podepsaného uznávaným elektronickým podpisem nebo odeslaného pomocí datové zprávy, b) v listinné podobě podané na kterýkoliv obecní úřad obce s rozšířenou působností, krajský úřad nebo ministerstvo, žádost musí být opatřena ověřeným podpisem, c) osobně na kontaktním místě veřejné správy nebo na ministerstvo, osoba se musí identifikovat pomocí bezpečnostního kódu a čísla elektronicky čitelného identifikačního dokladu. Osobě, která má zřízenu datovou schránku, je automaticky zasílána informace o každé změně jejích referenčních údajů a jednou ročně záznam o využívání jejích údajů. •
Správa základních registrů Správa základních registrů (dále jen SZR) je správním úřadem, který vznikl na základě ZZR k 01.01.010. Úřad je samostatnou organizační složkou státu, která je účetní jednotkou a součástí rozpočtové kapitoly ministerstva. Správce informačního systému veřejné správy, který podle zákona určuje účel a prostředky zpracování informací a za informační systém odpovídá.
•
Informační systém základních registrů Informační systém základních registrů (dále jen ISZR) je informační systém veřejné správy, jehož prostřednictvím je zajišťováno sdílení dat mezi jednotlivými základními registry navzájem a základními registry a agendovými informačními systémy, správa oprávnění přístupu k datům a další činnosti podle ZZR.
•
DS (datová schránka) - datová schránka slouží pro komunikaci v oblasti veřejné správy mezi jednotlivými orgány veřejné správy a fyzickými a právnickými osobami. Jejím prostřednictvím lze činit podání kterémukoliv úřadu. Úřady prostřednictvím datové schránky doručují své písemnosti příslušným adresátům (fyzickým nebo právnickým osobám), stejně jako komunikují s jinými orgány veřejné správy. Veškerým úkonům, které jsou prostřednictvím elektronické datové schránky, resp. přepážky činěny, je přiznána ekvivalence k úkonům činěným písemně.
•
Informační systémy veřejné správy Informační systémy veřejné správy (dále jen ISVS) jsou souborem informačních systémů, které slouží pro výkon veřejné správy (zákon 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy, ve znění pozdějších předpisů). Jsou jimi i informační systémy zajišťující činnosti podle zvláštních zákonů.
•
Informační systém o informačních systémech veřejné správy Informační systém o informačních systémech veřejné správy (dále jen ISoISVS) slouží ke sběru a poskytování informací o informačních systémech veřejné správy. Jedná se o základní informace o ISVS a informace o dostupnosti ISVS.
•
Agendový informační systém (dále jen AIS) Informační systém veřejné správy, který slouží k výkonu agendy. V podmínkách MěÚ Dvůr Králové nad Labem se jedná např. o programy VERA, GORDIC, VEMA apod.
•
Formulářový AIS Formulářový AIS (dále jen FAIS) je sada formulářů v prostředí CzechPOINT@Office. 4
Prostřednictvím FAIS je možné: a) poskytovat referenční údaje (ověřit údaje vůči referenčním vedených v základních registrech) b) iniciovat proces reklamace referenčního údaje (vznesení pochybnosti o správnosti referenčního údaje) c) nahlásit klientovi seznam osob, které budou formou datové schránky informování o změně referenčních údajů klienta (zmocnění k informaci o změnách) •
Identifikátory fyzických a právnických osob Identifikátorem fyzické nebo právnické osoby se rozumí jednoznačný kód v rámci příslušného AIS nebo ZR, který je přiřazen záznamu o této osobě. Každý AIS používá kromě vlastních identifikátorů také identifikátory pro komunikaci s ISZR: a) pro fyzické osoby tzv. agendový identifikátor fyzické osoby (dále jen AIFO) b) pro právnické osoby identifikátory vedené v registru osob (např. IČO) Z agendového identifikátoru fyzické osoby nelze odvodit zdrojový identifikátor fyzické osoby a nelze z něj ani dovodit osobní nebo jiné údaje o fyzické osobě, jíž byl přiřazen.
•
Zdrojový identifikátor fyzické osoby Zdrojový identifikátor fyzické osoby (dále jen ZIFO) je neveřejným identifikátorem. Ze zdrojového identifikátoru fyzické osoby nelze dovodit osobní ani jiné údaje o fyzické osobě, jíž byl přiřazen.
čl. IV Registr obyvatel – ROB
V registru obyvatel jsou vedeny údaje o fyzických osobách. Správcem ROB je Ministerstvo vnitra ČR. 1. subjekty vedené v ROB - registr obyvatel slouží ke shromažďování údajů jednak o státních občanech ČR a cizincích s povolením k pobytu na území ČR nebo těch, jimž byla udělena mezinárodní ochrana formou azylu nebo doplňkové ochrany. Mezi tyto subjekty patří i občané jiných států EU, kteří plánují pobývat v ČR déle než 3 měsíce, fyzické osoby, u nichž stanoví jiný právní předpis, že budou vedeny v ROB (statutární zástupce a jednatele právnických osob, zahraniční studenty VŠ nebo pracovníky zaměstnané na území ČR, kteří nemají povolený pobyt v ČR. 2. • • •
•
údaje vedené v ROB příjmení, jméno, popřípadě jména, adresa místa pobytu, případně též adresa, na kterou mají být doručovány písemnosti podle jiného právního předpisu; uvedené adresy jsou vedeny ve formě referenční vazby (kódu adresního místa) na referenční údaj o adrese v registru územní identifikace; v případě adresy, na kterou mají být doručovány písemnosti podle jiného právního předpisu, se vede i údaj o identifikaci poštovní přihrádky nebo dodávací schránky nebo adresa, která je mimo území České republiky a které nebyl přidělen kód adresního místa v registru územní identifikace, datum, místo a okres narození, u subjektu údajů, který se narodil v cizině, datum, místo a stát, kde se narodil; údaj o místě a okrese narození na území České republiky se vede ve formě referenční vazby (kódu územního prvku) na referenční údaj v registru územní identifikace, 5
•
• • • • •
datum, místo a okres úmrtí, jde-li o úmrtí subjektu údajů mimo území České republiky, vede se datum úmrtí, místo a stát, na jehož území k úmrtí došlo; je-li vydáno rozhodnutí soudu o prohlášení za mrtvého, vede se den, který je v rozhodnutí uveden jako den smrti, popřípadě jako den, který nepřežil, a datum nabytí právní moci tohoto rozhodnutí; údaj o místě a okrese úmrtí na území České republiky se vede ve formě referenční vazby (kódu územního prvku) na referenční údaj v registru územní identifikace, státní občanství, popřípadě více státních občanství, čísla elektronicky čitelných identifikačních dokladů, AIFO, provozní údaje – záznamy o využívání údajů, o poskytnutí údajů subjektu apod. záznam o zřízení datové schránky a identifikátor datové schránky, je-li tato datová schránka zpřístupněna.
3. zapisování údajů do ROB – provádí editor informačních systémů: • Krajský úřad – údaje o státním občanství – nabytí, pozbytí státního občanství; • Policie České republiky – údaje o cizincích, kterým bylo vydáno povolení k trvalému pobytu, byla udělena mezinárodní ochrana formou azylu nebo doplňkové ochrany a občanech jiných členských států EU; • Obecní úřady obcí s rozšířenou působností - k nově zavedenému občanu při nabytí státního občanství související údaje; • Ohlašovna - adresa místa trvalého pobytu, adresa pro doručování písemností; • Matrika – přidělení rodného čísla, narození, změny údajů, údaje o otci, popření otcovství, osvojení, uzavření manželství, vznik registrovaného partnerství, úmrtí; • Soud – rozvod, neplatnost, neexistence manželství, zrušení, neplatnost, neexistence registrovaného partnerství, omezení; zbavení způsobilosti k právním úkonům 4. poskytování údajů z ROB - na základě žádosti fyzické nebo právnické osoby dle § 58 až 60 ZZR 5. uchovávání a likvidace údajů vedených v ROB - údaje obyvatel se uchovávají v registru obyvatel po dobu 3 let od smrti subjektu údajů nebo ode dne nabytí právní moci rozhodnutí soudu o prohlášení za mrtvého. Tímto ustanovením nejsou dotčena ustanovení o uchovávání údajů stanovená v jiných právních předpisech upravujících vedení agendových informačních systémů, prostřednictvím nichž jsou zapisovány referenční údaje vedené v registru obyvatel.
čl. V Registr osob – ROS
V registru osob jsou vedeny údaje o právnických osobách a podnikajících fyzických osobách. Správcem ROS je Český statistický úřad. 1. subjekty vedené v ROS - právnická osoba, organizační složka právnické osoby, organizační složka státu, podnikající fyzická osoba, zahraniční osoba a organizační složka zahraniční osoby, organizace s mezinárodním prvkem, pokud je zapsána do evidence podle jiného právního předpisu. 2. údaje vedené v ROS: (1) V registru osob se vedou referenční údaje, referenční vazby, identifikátory a dále provozní údaje o osobách v rozsahu stanoveném tímto zákonem. (2) O osobě se vedou referenční údaje • obchodní firma nebo název nebo jméno, popřípadě jména, a příjmení, pokud není fyzická osoba uvedená v § 25 písm. d) zapsána do obchodního rejstříku, 6
•
• • • • • •
• •
• • • •
jméno, popřípadě jména, a příjmení fyzické osoby uvedené v § 25 písm. d) a e); jde-li o osobu vedenou v registru obyvatel, vede se tento údaj ve formě referenční vazby (kódu agendového identifikátoru fyzické osoby) na referenční údaj v registru obyvatel, agendový identifikátor fyzické osoby pro agendu registru osob, datum vzniku nebo datum zápisu do evidence podle jiných právních předpisů, datum zániku nebo datum výmazu z evidence podle jiných právních předpisů, právní forma, záznam o zřízení datové schránky a identifikátor datové schránky, je-li tato datová schránka zpřístupněna, statutární orgán vyjádřený referenční vazbou na registr obyvatel anebo na registr osob nebo údajem o jménu, popřípadě jménech, příjmení a bydlišti u fyzické osoby nebo údajem o názvu a sídle právnické osoby, nevedou-li se tyto osoby v registru obyvatel nebo registru osob, právní stav, adresa sídla osoby nebo adresa místa podnikání fyzické osoby uvedené v § 25 písm. d) a e); jde-li o stavební objekt vedený v registru územní identifikace, vede se tento údaj ve formě referenční vazby (kódu adresního místa) na referenční údaj o adrese v registru územní identifikace, datum zahájení provozování činnosti v provozovně, datum ukončení provozování činnosti v provozovně, adresa místa provozovny; jde-li o stavební objekt vedený v registru územní identifikace, vede se tento údaj ve formě referenční vazby (kódu adresního místa) na referenční údaj o adrese v registru územní identifikace, adresa místa pobytu v České republice ve formě referenční vazby (kódu adresního místa) na referenční údaj o adrese v registru územní identifikace, popřípadě bydliště v zahraničí fyzické osoby uvedené v § 25 písm. d) a e); jde-li o osoby vedené v registru obyvatel, vede se adresa místa pobytu ve formě referenční vazby (kódu agendového identifikátoru fyzické osoby) na referenční údaj o fyzické osobě v registru obyvatel.
3. zapisování údajů do ROS – editor registru zapisuje a edituje referenční údaje a identifikátory do registru osob. 4. poskytování údajů z ROS - identifikátory a referenční údaje vedené o osobách, s výjimkou údajů podle § 26 odst. 2 písm. b), c) a n), jsou veřejně přístupné prostřednictvím k tomu určených agend. Poskytnutí referenčních údajů, provozních údajů nebo identifikátorů, které nejsou veřejně přístupné, je zaznamenáno a vedeno elektronicky, a to po dobu 1 roku ode dne jejich poskytnutí.
čl. VI. Základní registr územní identifikace – RÚIAN
V registru územní identifikace se vedou údaje o územních prvcích a územních jednotkách. Správcem RÚIAN je Český úřad zeměměřický a katastrální. 1. objekty údajů vedených v RÚIAN • územní prvek - část zemského povrchu vymezená hranicí nebo výčtem jiných územních prvků, které ji dohromady tvoří, adresní místo nebo stavební objekt, • územně evidenční jednotka sloužící pro evidenci územních prvků stejného druhu, která nemá hranici, 7
•
• • • • •
•
stavební objekt - dokončená budova zapisovaná do katastru nemovitostí České republiky (dále jen „katastr nemovitostí“) nebo jiná dokončená stavba, která se do katastru nemovitostí nezapisuje, ale bylo jí přiděleno číslo popisné nebo evidenční, pokud slouží k ubytování lidí nebo k podnikání nebo jiné ekonomické činnosti, adresní místo - takové místo v terénu, kterému lze ve vztahu ke stavebnímu objektu jednoznačně přiřadit adresu, lokalizační údaj - územní prvek nebo územně evidenční jednotky údaje, které jednoznačně vymezují jejich umístění v terénu, vyjádřené souřadnicemi v souřadnicovém systému Jednotné trigonometrické sítě katastrální (S-JTSK), vazba mezi územními prvky - vztah, vyjadřující, do kterých územních prvků daný územní prvek náleží (nadřazené územní prvky) nebo z kterých územních prvků se daný územní prvek skládá (podřazené územní prvky), vazba územně evidenčních jednotek na územní prvky - vztah, vyjadřující jakých územních prvků je územně evidenční jednotka součástí (nadřazené územní prvky) a ze kterých územních prvků se územně evidenční jednotka skládá (podřazené územní prvky), adresa - kombinace názvu okresu, názvu obce, názvu městské části nebo městského obvodu, názvu části obce nebo v případě hlavního města Prahy názvu katastrálního území, čísla popisného nebo evidenčního, názvu ulice a čísla orientačního a dále zvláštních údajů pro doručování prostřednictvím poštovních služeb, která jednoznačně určuje adresní místo, správní obvod- v hlavním městě Praze území, na němž vykonává úřad městské části hlavního města Prahy určený Statutem hlavního města Prahy některou přenesenou působnost z rozsahu svěřeného orgánu obce s rozšířenou působností.
2. údaje o objektech vedené v RUIAN – • O každém územním prvku se v registru územní identifikace vedou – a) identifikační údaje, kterými jsou kód a název, b) lokalizační údaje, kterými jsou definiční bod, a nejde-li o adresní místo nebo stavební objekt, jehož hranice nejsou zobrazeny v katastrální mapě, též hranice, c) údaje o vazbách na jiné územní prvky, případně na územně evidenční jednotky. • O každé územně evidenční jednotce se v registru územní identifikace vedou – a) identifikační údaje, kterými jsou kód a název, b) lokalizační údaje, kterými jsou u části obce definiční bod a u ulice definiční čára, c) údaje o vazbách na územní prvky. • Identifikačními údaji o územním prvku, kterým je – a) pozemek, jsou kód a název katastrálního území, ve kterém pozemek leží, a parcelní číslo, b) stavební objekt, jsou identifikační údaje pozemku, na kterém je stavební objekt postaven, a dále, c) údaj o jeho čísle popisném nebo evidenčním, pokud se přiděluje, a údaj o části obce, ke které stavební objekt přísluší, nebo, d) údaj o tom, že se jedná o stavební objekt, kterému se popisné ani evidenční číslo nepřiděluje. • Kódem územního prvku nebo územně evidenční jednotky je číselný nebo abecedně číselný údaj, který je jim jako jedinečný přiřazen a je veden v registru územní identifikace. Kód územního prvku nebo územně evidenční jednotky, který byl přidělen, nelze užívat opakovaně, pokud jiný právní předpis nestanoví jinak. • Definičním bodem územního prvku nebo územně evidenční jednotky je bod umístěný uvnitř územního prvku nebo územně evidenční jednotky poblíž jejich středu. • Definiční čára ulice vyjadřuje průběh ulice v terénu.
8
3. zobrazení územních prvků - územní prvky z registru územní identifikace jsou zobrazovány nad mapami státního mapového díla nebo nad digitální mapou veřejné správy, která je vytvořena propojením katastrální mapy, ortofotomapy, popřípadě též technické mapy obce nebo města, pokud je vedena. 4. zapisování údajů do RÚIAN - editor údajů, který je správcem registru územní identifikace, prostřednictvím informačního systému katastru nemovitostí zapisuje a edituje identifikační a lokalizační údaje o katastrálním území a o pozemku a údaje o jejich vazbách na ostatní územní prvky. ČSÚ, obce a stavební úřady údaje stanovené tímto zákonem zapisují do informačního systému (ISUI). 5. poskytování údajů z RÚIAN - registr územní identifikace je veřejně přístupný způsobem umožňujícím dálkový přístup. Údaje z tohoto registru se poskytují v elektronické podobě, na nosičích dat se poskytují za úplatu, nejedná-li se o údaje pro tvorbu územně analytických podkladů. Vydávání výpisů, včetně ověřených výstupů z registru územní identifikace podle jiného právního předpisu tím není dotčeno. Registr územní identifikace zprostředkovává z katastru nemovitostí údaje o vlastníkovi pozemku nebo v katastru nemovitostí evidovaného stavebního objektu, které jsou veřejné. Z informačního systému územní identifikace se vydávají též ověřené výstupy podle jiného právního předpisu.
čl. VII. Registr práv a povinností – RPP
V registru práva povinností jsou vedeny údaje o agendách OVM a o právech a povinnostech fyzických a právnických osob. Správcem je Ministerstvo vnitra ČR. Obsahem registru jsou: 1. Referenční údaje o působnosti orgánů veřejné moci a to o agendách, o orgánech veřejné moci, které je vykonávají, o informačních systémech, které pro výkon agend používají a o rozsahu oprávnění přístupu k referenčním údajům a návaznost na eSbírku. 2. Referenční údaje o právech a povinnostech osob a to o údajích o rozhodnutích, na jejichž základě dochází ke změně referenčním údajů v ZR, o údajích o dalších právech a povinnostech osob, pokud tak stanoví jiný právní předpis. Referenční údaje vedené v registru práv a povinností (§ 50, 51,52): a) referenční údaje o agendách orgánů veřejné moci, a to včetně údajů o oprávněních přístupu k datům vedeným v základních registrech a seznamu názvů agend a jejich číselných kódů (dále jen „číselník agend“), b) referenční údaje o právech a povinnostech fyzických a právnických osob a právech a povinnostech k věcem (dále jen „práva a povinnosti osob“), pokud jsou údaje o těchto osobách a věcech vedeny v základních registrech, a to včetně údajů o rozhodnutích OVM. Referenční údaje vedené v RPP: 1. Referenčním údajem o agendě orgánu veřejné moci je: a) název agendy a její číselný kód, které jsou součástí číselníku agend, b) číslo a název právního předpisu a označení jeho ustanovení, který působnost stanovuje, c) výčet a popis činností, které mají být vykonávány v agendě, d) výčet orgánů veřejné moci, které agendu vykonávají, nebo jejich souhrnné označení, e) název ústředního správního úřadu nebo jiného správního úřadu s celostátní působností, jehož agenda byla registrována, a identifikátor tohoto orgánu, f) výčet orgánů veřejné moci, které byly pro výkon agendy registrovány, a identifikátor příslušného orgánu,
9
výčet základních registrů nebo agendových informačních systémů, do kterých je pro výkon agendy nezbytné zajistit přístup k údajům v nich vedeným, h) výčet rolí nezbytných pro výkon agendy, i) údaj o rozsahu oprávnění k přístupu k jednotlivým referenčním údajům v základních registrech podle písmene g) určených jednotlivými rolemi, j) údaj o rozsahu oprávnění k přístupu k jednotlivým údajům v agendových informačních systémech podle písmene g) určených jednotlivými rolemi, k) číslo a název právního předpisu a označení jeho ustanovení, na jehož základě je orgán veřejné moci oprávněn k přístupu k údajům vedeným v základním registru nebo v agendovém informačním systému jiného správce. g)
2. Referenčními údaji o právech a povinnostech osob jsou dále údaje o určitém právu nebo povinnosti osoby, pokud jiný právní předpis stanoví, že se o nich vedou údaje v registru podle tohoto zákona; v tomto případě referenčními údaji jsou: a) určité právo nebo povinnost, vymezené vazbou na příslušné ustanovení jiného právního předpisu a konkretizované tak, aby bylo zcela zřejmé, o jaké právo nebo povinnost a v jakém jejich rozsahu jde, b) jméno, popřípadě jména, příjmení, adresa místa pobytu, datum narození fyzické osoby ve formě referenční vazby na referenční údaj v registru obyvatel nebo obchodní firma nebo název, adresa sídla právnické osoby ve formě referenční vazby na referenční údaj v registru osob, kterým právo nebo povinnost vznikly, c) název a kód agendy, při jejímž výkonu právo nebo povinnost vznikly. 3. zápis údajů – editorem je ministerstvo, které též vede seznam čísel a názvů právních předpisů, které uvádějí povinnosti a pravomoci OVM. OVM zasílá oznámení o vykonávání působnosti v agendě do 30 dnů ode dne registrace agendy a je – editorem referenčních údajů, požaduje získávání údajů ze základních registrů, požaduje získávání údajů z agendových informačních systémů jiných správců. 4. poskytování údajů - na základě žádosti fyzické nebo právnické osoby dle § 58 až 60 zákona ZZR
čl. VIII. Postupy úředníků 1. oznámení o vykonávání působnosti v agendě – provádí metodik základních registrů (zaměstnanec města, jmenovaný tajemníkem MěÚ do této funkce), který průběžně informuje tajemníka úřadu o všech změnách. Na základě oznámení o registraci provádí změny v agendách a koordinuje opatření k zajištění aktualizace vnitřních předpisů a interních dokumentů tak, aby byl zajištěn soulad se skutečným stavem. Dále eviduje všechny agendy s přehledem úředníků, kteří se na agendě podílí a jejich činnostní role. Ze své práce se zodpovídá tajemníkovi úřadu. 2. připojení jednotlivých AIS - za připojení jednotlivých AIS k ISZR zodpovídá odbor informatiky. Kromě technických podmínek odbor informatiky zajistí také evidenci AIS v IS o informačních systémech veřejné správy a odeslání žádostí o umožnění přístupu OVM ke službám vnějšího rozhraní ISRZ na SZR. Odbor informatiky rovněž zajistí archivaci logovacích údajů o přístupech k neveřejným údajům základních registrů a to po dobu nejméně jednoho roku. 3. přiřazení rolí jednotlivým úředním osobám – na základě analýzy agendy provedené metodikem, vedoucími odborů a určeným strážníkem MP jsou přiřazeny jednotlivé role 10
agend určeným úředníkům MěÚ a MP Dvůr Králové nad Labem. Takto určení úředníci zodpovídají za řádné naplnění povinností, vyplývajících ze ZZR. 4. logování přístupu – pro zajištění povinností vyplývajících ze zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů a ZZR jsou zaznamenávány veškeré přístupy (tzn. pořizování změn i prosté nahlížení na údaje). Výpisy těchto záznamů ke své osobě si může každý občan vyžádat a na jejich základě pak požadovat vysvětlení, proč bylo k jeho údajům přistupováno. 5. úřední postupy - úředník, který vykonává činnosti v registrovaných agendách dle zákona, zodpovídá za správný úřední postup. Ke své činnosti využívá referenční údaje ze základních registrů a doložení těchto údajů od občanů vyžaduje pouze ve výjimečných a odůvodněných případech. Pokud úředník vykonává roli editora údajů v základním registru, provede zápis nebo změnu bez zbytečného odkladu, nejpozději do 3 pracovních dnů ode dne, kdy se o vzniku nebo změně dozvěděl. Při zjištění nesouladu referenčních údajů se skutečným stavem uvědomí příslušného editora neprodleně prostřednictvím DS, e-mailu, interního sdělení. 6. Formuláře vystavené na webu města - údaje: jméno, příjmení, trvalý pobyt a číslo OP. Za správnou podobu formulářů vystavených na webu města odpovídají vedoucí odborů v rámci jejich kompetencí. Případnou úpravu formulářů řeší ve spolupráci s odborem informatiky. Publikaci formulářů zajistí na webu města OI. 7. Zabezpečení přístupu k neveřejným údajům - organizační opatření, která zabraňují neoprávněnému přístupu k údajům vedených v AIS a v základních registrech, jsou stanovena vnitřním předpisem Provozní řád IS města.
čl. IX. Občané, právnické osoby a podnikatelé 1. Nedokládání referenčních údajů - občané, právnické osoby a podnikající fyzické osoby nemusí dokládat referenční údaje, které jsou o nich vedené v základních registrech. Výjimkou jsou případy, kdy referenční údaje chybí, jsou označeny jako nesprávné, vznikne oprávněná pochybnost o správnosti údaje nebo jsou nezbytné pro bezpečnostní řízení podle jiného právního předpisu. Nedokladování referenčních údajů klientem nemá vliv na povinnost identifikovat žadatele nebo předmět jeho podání a to prostřednictvím čísla elektronicky čitelných identifikačních dokladů (občanský průkaz, cestovní pas, průkaz povolení k pobytu) nebo kombinací údajů obsažených např. § 36 zákona č. 500/2004 Sb. (přestože se jedná o referenční údaje): jméno, popřípadě jména a příjmení, datum a místo narození, adresa místa trvalého pobytu. V některých případech mají přednost speciální zákony (např. zákon č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel), kdy se při ohlášení změny místa k trvalému pobytu vyžaduje doložení vlastnictví bytu nebo domu. 2. Poskytnutí údajů ze základních registrů - občanům jsou poskytovány výpisy údajů, které jsou o nich vedeny v základních registrech. Výpisy jsou poskytovány na základě žádosti dle článku III. – vydávání ověřených výstupů ze základních registrů. 3. Oznámení změn referenčních údajů třetím osobám - občan může zažádat o rozesílání informací o změně vybraných referenčních údajů (např. změna trvalého bydliště) dalším subjektům prostřednictvím žádosti podané na kontaktním místě veřejné správy. 11
čl. X. Služby CzechPOINT@Office, datové schránky • •
Pracoviště CzechPOINT zajišťuje příjem žádostí o výpis údajů ze základních registrů a příjem žádostí o rozesílání změn referenčních údajů třetím osobám (matrika, evidence obyvatel). Alternativní nástroj pro přístup k ZR – v případě, že AIS nebude schopen komunikovat s ISZR, ale datová komunikace bude funkční, lze jako alternativního nástroje pro přístup k ZR využít – a) Služby CzechPOINT@Office = sada formulářů v prostředí CzechPOINT@Office(tzv. Formulářový AIS – FAIS) umožňující: - poskytovat referenční údaje (ověřit údaje vůči referenčním vedeným v ZR, - iniciovat proces reklamace referenčního údaje (vznesení pochybnosti o správnosti referenčního údaje), - nahlásit klientovi seznam osob, které budou formou datové schránky informování o změně referenčních údajů klienta (zmocnění k informaci o změnách). b) Prohlížečka dat ze základních registrů.
čl. XI. Závěrečná ustanovení. 1. Tento vnitřní předpis nabývá účinnosti dnem 27.06.2012.
2. Tento vnitřní předpis byl schválen radou města dne 26.06.2012, pod číslem usnesením R/536/2012.
Mgr. Edita Vaňková v. r. starostka města
12
Příloha č. 1 – přehled agend
A42 Místní poplatky A43 Pojištění odpovědnosti z provozu vozidla A44 Stanovení stálých volebních okrsků A46 Uzavírání manželství a určování otcovství A49 Péče o zdraví lidu A50 Sledování veškerého nakládání a zacházení s návykovými látkami A51 Státní pomoc po živelní či jiné pohromě A113 Registrace agend a orgánů veřejné moci pro výkon agendy A115 Evidence obyvatel a rodná čísla A117 Občanské průkazy A118 Cestovní doklady občanů České republiky A120 Obchodní rejstřík, nadační rejstřík, rejstřík obecně prospěšných společností A121 Živnostenské podnikání A123 Územní identifikace A338 O krizovém řízení A341 Požární ochrana A343 Obecní zřízení A345 Kontaktní místo veřejné správy A372 Knihovní zákon A378 Navrácení nezákonně vyvezených kulturních statků A388 Veřejné rozpočty A397 Cenová regulace a kontrola A404 Provozování loterií a jiných podobných her A405 Správní poplatky A414 Matriky A419 Zbraně a střelivo A420 Obecní policie A432 Autorské právo A452 Výroba, šíření a archivování audiovizuálních děl A549 Péče o válečné hroby A560 Geologické práce A561 Podpora regionálního rozvoje A567 Vyvlastnění A569 Agenda speciálního stavebního úřadu A572 Zajištění dopravní obslužnosti veřejnými službami v přepr. cest. A575 Výkon státní správy ve věcech civilního letectví A687 Sčítání lidu, domů a bytů A721 Povodňová ochrana A761 Omezení nočního provozu zastaváren A819 Nouzové zásoby ropy a řešení stavu ropné nouze A821 Hospodářská opatření pro krizové stavy A893 Protidrogová politika A943 Myslivost A944 Činnosti dle zákona o zemědělství A946 Státní správa rybářství A951 Reprodukční materiál lesních dřevin A960 Zákon o hornické činnosti, výbušninách a o Státní báňské správě 13
A963 Ochrana přírody a krajiny A967 Státní správa lesů A998 Agenda o podmínkách provozu na pozemních komunikacích A1021 Daně spravované celními orgány A1023 Státní občanství ČR A1028 Správa, evidence a dozor v oblasti mírového využívání jaderné energie a ionizujícího záření A1029 Sociální zabezpečení A1042 Silniční doprava A1044 Veterinární zákon A1045 Vodovody a kanalizace pro veřejnou potřebu A1046 Agenda řidičů A1061 Ochrana utajovaných informací a bezpečností způsobilost
14
