2009. KUMPULAN PENGURUSAN & PROFESIONAL Oktober 2009

KURSUS INDUKSI UMUM BIL. 2/2009 KUMPULAN PENGURUSAN & PROFESIONAL 15 – 22 Oktober 2009

1

TATACARA PENGURUSAN PEROLEHAN & BAYARAN OLEH: KHALIJAH HJ. BAKAR JABATAN BENDAHARI

2

Kandungan Pengenalan Prinsip Perolehan Objektif Perolehan Kategori Perolehan Kaedah perolehan Masalah/Isu Prosedur Bayaran Pendahuluan 3

Pengenalan Perolehan adalah satu proses mendapatkan bekalan, perkhidmatan atau pun kerja dengan tatacara yang telah ditetapkan

4

Prinsip Perolehan Akauntabliti awam Diurus secara telus Nilai terbaik Saingan Terbuka Adil dan Saksama

5

Objektif Perolehan Memastikan semua perolehan kerajaan diuruskan secara terbaik dan paling menguntungkan

6

Kategori Perolehan Bekalan Perkhidmatan Kerja

7

Kaedah Perolehan Panjar Wang Runcit Kontrak Pusat Pembelian Terus Requisition(untuk kerja) Sebut Harga Tender Perolehan Darurat 8

Sambungan…… Melalui kontrak jabatan/agensi lain E-Bidding Rundingan Terus Perolehan pangkalan data, jurnal dan maklumat secara atas talian

9

Perolehan Melalui PWR(SPP 2/2002) Kegunaan segera Tidak lebih RM100.00 Tiada dokumen pembelian kecuali resit Barang-barang pakai habis

10

Kontrak Pusat (AP 178.1) Barang gunasama Perlu rujuk Pekeliling Kontrak Perbendaharaan Perlu ada Pesanan Rasmi Pembelian di luar kontrak pusat adalah DILARANG

11

Pembelian Terus (SPP 12/2007) Bekalan/Perkhidmatan - Sehingga RM50,000 setahun setiap jenis item pembelian dari mana2 pembekal - Kajian pasaran utk pastikan berpatutan - Perolehan tidak tertumpu pembekal tertentu

bagi terus harga kepada 12

Sambungan…. Pembelian Terus RM10,000 – RM50,000 - 5 S/H - jika 5 S/H dipanggil tetapi yg beri respon kurang dari 5 boleh terus buat pemilihan selepas tamat tempoh yg diberi 13

Pembelian Terus…….. Perolehan Kerja - tidak melebihi RM20,000 kontraktor kelas F tempatan yg berdaftar dg Pusat Khidmat Kontraktor - Pesanan Rasmi diperlukan

14

Requisition Kerja kecil dan pembaikan yg tidak mengubah struktur asal Nilai kerja melebihi RM20,000 hingga RM100,000 Menggunakan kadar kejuruteraan awam dan bangunan Kontraktor kelas F secara undian, pusingan atau s/h Perlu Pesanan Rasmi 15

PEROLEHAN MELALUI SEBUT HARGA Bekalan/Perkhidmatan - >RM50,000 – RM500,000 (SPP 5/2009)

setahun

- >RM50,000 – RM100,000 dipelawa di kalangan pembekal Bumiputra yg berdaftar dg Kem. Kewangan 16

Sambungan….. Perolehan Melalui Sebut Harga - >RM100,000 – RM500,000 terbuka pembekal Bumiputra/ bukan Bumiputra yg berdaftar dg Kem.Kewangan -

Menggunakan borang yg telah ditetapkan

-

Perkhidmatan Perunding tidak diurus secara S/H

kpd

boleh 17

Sambungan….. Perolehan Melalui Sebut Harga Perolehan Kerja - >RM20,000 – RM500,000 setahun yg tidak menggunakan Jadual Kadar Kejuruteraan Awam dan Bangunan - Kerja yg tidak mengubah bangunan

struktur 18

Sambungan….. Perolehan Kerja Melalui Sebut Harga - Dipelawa kpd sekurangkontraktor tempatan

kurangnya 5

-

Menggunakan borang yang ditetapkan

-

Berdaftar dg PKK dan CIDB(Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan M’sia) dlm kelas F bagi kerja bernilai RM20,000 – RM200,000 19

Sambungan….. Perolehan Kerja Melalui Sebut Harga Kerja bernilai >RM200,000 – RM500,000 hendaklah dipelawa di kalangan sekurangkurangnya 5 kontraktor tempatan Kelas E yang berdaftar dengan PKK

20

Sambungan….. Perolehan Melalui Sebut Harga  Proses Sebutharga: i. Hantar pelawaan/notis S/H kepada pembekal ii. Terima S/H dari pembekal iii. Buka peti S/H iv. Sedia Laporan Pembukaan S/H v. Buat Penilaian vi. Buat Pemilihan vii.Sediakan Pesanan Rasmi 21

Sambungan….. Perolehan Melalui Sebut Harga Penilaian Sebutharga - Dinilai oleh 2 J/K i. ii.

J/K Teknikal J/K Kewangan

Ahli kedua-dua J/K di atas org yg berbeza

mestilah

22

PEROLEHAN MELALUI TENDER Bekalan/Perkhidmatan/Kerja - >RM500,000 setahun - Diiklankan dlm sekurang-kurangnya satu akhbar utama berbahasa Melayu bagi tender tempatan, satu akhbar BM dan satu akhbar BI bagi tender antarabangsa 23

Sambunangan…. Perolehan Melalui Tender Dasar-dasar Khusus -

Penggunaan bahan/barang/perkhidmatan tempatan

-

Keutamaan kpd syarikat Bumiputra 24

Sambungan…. Perolehan Melalui Tender – dasar-dasar khusus

-

Perolehan secara FOB(Free on board) bagi barangan yg perlu diimpot dan harga bersih bagi barangan tempatan

-

Pemindahan teknologi dan pengembangan industri tempatan 25

Sambungan…. Perolehan Melalui Tender – Dasar-dasar khusus

- Item yg ditetapkan secara kontrak panel dlm Pekeliling Kontrak Perbendaharaan tender hendaklah dipanggil di kalangan kontraktor panel shj.

26

PEROLEHAN DARURAT Keperluan segera dan semasa shj Dikecualikan drp prosedur biasa perolehan Laporan terperinci perlu dikemukakan kpd Pegawai Pengawal dlm tempoh satu bulan bagi tujuan audit

27

RUNDINGAN TERUS  Bukan kaedah perolehan tetapi satu keistimewaan iaitu pengecualian dari kaedah perolehan biasa  Dibenarkan dalam keadaan berikut: - Keperluan mendesak - bagi maksud penyeragaman - Satu punca bekalan(sole agent) 28

Sambungan……. RUNDINGAN TERUS

-

Melibatkan keselamatan/

-

Kontrak dg syarikat pembuat Bumiputra

strategik

29

Prosedur Rundingan Terus Sediakan kertas kerja Bawa untuk kelulusan J/K Perolehan Universiti Mohon kelulusan Kem. Kewangan Sediakan SPT, kontrak dan PR

30

PEROLEHAN PANGKALAN DATA, JURNAL DAN MAKLUMAT SECARA ATAS TALIAN

SPP 4/2009 – kuatkuasa mulai 23 Februari 2009 Sebelum ini tiada peraturan khusus utk perolehan pengkalan data on-line SPP 4/2009 membenarkan agensi membuat perolehan secara rundingan terus

31

Syarat Rundingan Terus……. Peruntukan kewangan mencukupi Pembekal tunggal Pembekal mempunyai surat lantikan yang sah dari pemilik Tempoh langganan tidak lebih dari 3 tahun

32

Syarat Rundingan Terus……. Jumlah yuran langganan bagi setiap pangkalan data, jurnal dan maklumat atas talian tidak lebih RM500,000 setahun atau tempoh maksima 3 tahun dengan syarat jumlah yuran tidak lebih RM500,000

33

Syarat Rundingan Terus……. Jumlah yuran langganan yang tidak > RM200,000 hendaklah diluluskan oleh Pegawai Pengawal/Ketua Agensi(Bendahari) Yuran langganan >RM200,000 hingga RM500,000 hendaklah diperakukan dan diluluskan oleh J/K Perolehan B

34

PEMATUHAN KEPADA PERATURAN KEWANGAN Agensi kerajaan mesti mematuhi semua peraturan yg ditetapkan oleh Kem. Kew. termasuk: - Arahan Perbendaharaan - Pekeliling Perbendaharaan - Surat Pekeliling Perbendaharaan - Pekeliling Kontrak Perbendaharaan 35

Masalah/Isu Berkaitan Perolehan Jabatan membuat pembelian tanpa Pesanan Rasmi bagi pembelian >RM1,000.00 Bagi kerja-kerja ubahsuai, jabatan sering minta pihak Jabatan Pengurusan Pembangunan menukar spesifikasi semasa kerja-kerja ubahsuai sedang berjalan tanpa kebenaran Jabatan Bendahari 36

Masalah/Isu Berkaitan Perolehan  Penyediaan spesifikasi bagi pembelian alat oleh jabatan menjurus kepada jenama tertentu  J/K Teknikal di jabatan pengguna sering menolak sesuatu tawaran berdasarkan perkara-perkara yang tidak dinyatakan dalam spesifikasi dokumen tender  Memecahkecil perolehan bekalan/perkhidmatan 37

JAWATANKUASA PEROLEHAN  J/K Perolehan ‘B’ Menimbangkan dan meluluskan tender dg had nilai RM500k – RM20j  J/K Perolehan ‘A’ Menimbangkan dan meluluskan tender dg had nilai RM20j – RM100j

38

PROSEDUR BAYARAN Proses bayaran kepada pembekal dibuat selepas bekalan/perkhidmatan di terima, dipasang, diujicuba(jika berkaitan) manakala bagi perolehan kerja setelah siap dan diserah kepada jabatan

39

Carta Alir Proses Bayaran Terima dokumen dari pembekal Dokumen disahkan oleh jabatan pengguna Dokumen disemak oleh jabatan Bendahari Baucar dan cek disediakan Jika tidak lengkap dokumen dikembalikan

40

Dokumen Yang diperlukan Salinan asal Pesanan Rasmi yang telah diaku terima dan disahkan oleh K/Jabatan Salinan asal Invois/bil Salinan asal Nota Hantaran(DO) Salinan asal sijil pentauliahan(jika berkaitan)

41

Bayaran Kepada Pembekal Bayaran mesti diuruskan dalam tempoh 14 hari selepas menerima dokumen yg lengkap

42

Masalah Berkaitan Proses Bayaran Jabatan tidak t/t di belakang Pesanan Rasmi(Pengesahan) Nota Hantaran tidak disertakan Pembekal tidak tepati tempohmasa penghantaran Invois dari pembekal disimpan oleh jabatan pengguna 43

PENDAHULUAN (tidak termasuk pendahuluan diri  Surat permohonan hendaklah dihantar dalam masa 2 minggu sebelum tarikh diperlukan  Perlu pengesahan K/jabatan  Tidak boleh bertindih  Penyata perbelanjaan hendaklah dihantar dalam masa 2 minggu selepas selesai aktiviti

44

MASAALAH BERKAITAN PENDAHULUAN Jumlah dipohon terlalu banyak Pendahuluan bertindih kerana aktiviti bertindih Resit dikemukakan tidak lengkap Lambat hantar penyata

45

Sekian…………

Q&A

46

Soalan utk perbincangan – kes 1 JPP telah memanggil satu S/H untuk membaik pulih tandas di PUSANIKA Anggaran kos RM 290,000 - S/H diterima – 8 - 2 penyebutharga tidak sertakan salinan sijil pendaftaran dg Kem. Kew. - 1 penyebutharga tidak sertakan sample jubin yang diminta 47