Seminarie De gemeentelijke webstie Website stad Gent
Presentatie dd 29/03/2007
Agenda 1. Waarom een nieuwe website? 2. Voorstelling nieuwe website 3. Het project 1. Fasering en sleuteldata 2. Projectstructuur en verantwoordelijkheden 3. Toekomstplannen 4. Praktijkervaringen 1. Technische uitdagingen en valkuilen 2. Inhoudelijke uitdagingen en valkuilen
1. Waarom nieuwe website? • Navigatie was te breed en te diep geworden. • De huisstijl van de site werd door sommige redacteurs “vrij” geïnterpreteerd. • Er werden verschillende platformen gebruikt die te weinig geïntegreerd waren. • Geen overkoepelende zoekfunctie.
1. Waarom nieuwe website? Gevolg: • Onoverzichtelijk aanbod aan informatie. • Inconsistentie in de vormgeving • Moeilijk beheer van de informatie en toepassingen
2. Voorstelling website Realisatie extern portaal met vier grote onderdelen: 1. 2. 3. 4.
Nieuwe vormgeving Herwerking informatie-aanbod Introductie krachtige zoekmotor Uitbouw centraal publieksloket Gebruik makend van een Content Management Systeem.
2. Voorstelling website – Wat is nieuw tegenover de vorige versie?
2. Voorstelling website
2. Voorstelling website: navigatie
Hoofdthema’s
Thema’s
Toegang tot wijksites
2. Voorstelling website: navigatie
Functionele navigatie
Rechtstreekse toegang tot doelgroepen en “Gent in beeld”
2. Voorstelling website: navigatie Kruimelpad
Contextuele navigatie
Voorstelling website
2. Voorstelling website
2. Voorstelling website
2. Voorstelling website
Voorstelling website
Voorstelling website
2. Voorstelling website
2. Voorstelling website
Voorstelling website : zoekfunctie
Eenvoudige zoek vanop elke pagina
Voorstelling website: zoekfunctie Geavanceerde zoekfunctie
Voorstelling website: publieksloket
Voorstelling website: publieksloket
Voorstelling Kanaal nieuwsbrief
3. Het project – Fasering en sleuteldata • Najaar 2004: ontwerpfase/voorstudie • Inventaris van de toenmalige website (informatie én applicaties) • Benchmark • Workshop met communicatieverantwoordelijken van de stad • Beknopte evaluatie van de websitestatistieken en de vragen aan het call center Gentinfo
CONCEPTNOTA
3. Het project – Fasering en sleuteldata • Voorjaar – zomer 2005 • Aftoetsing conceptnota bij beleid • Selectie en gunning van het content managementsysteem (CMS) Smartsite 5.1 • Pilootproject met SAP Enterprise Portal (SAP EP) = (POC vr. het identificeren van burgers en het integreren van formulieren en aanvragen in een portaalinterface). • Voorstudie ZOEK • •
Inventarisatie problemen Shortlist zoekmotoren
3. Het project – Fasering en sleuteldata • Najaar 2005 – zomer 2006 : implementatie • Uitwerking en implementatie van het grafisch en user interface design voor de nieuwe site • Implementatie van het pakket Smartsite 5.1 + opleidingen voor gebruik van het pakket • Implementatie van SAP Enterprise Portal 6.0 en de integratie van de interactieve Cevi e-loket formulieren in het publieksloket; • Implementatie van de zoekmotor FAST Enterprise Search Platform v 5.0.
Nieuwe site live op 11 juli 2006
3. Het project – Projectstructuur • Stuurgroep • Maandelijkse bijeenkomsten • Politiek verantwoordelijke, diensthoofden en projectleden
• Verschillende werkgroepen • Werkgroep visuele aspecten • Werkgroep per hoofdthema (Leven, Werken, Bezoeken, Bestuur) • Werkgroep gebiedsgerichte informatie en participatie • Werkgroep technische aspecten • Alle werkgroepen bestonden uit leden van zowel de stad als van Digipolis
• Projectteam : wekelijks of meer indien nodig
4. Praktijkervaringen 1. Technische en organisatorische uitdagingen en valkuilen 2. Inhoudelijke uitdagingen en valkuilen
4. Praktijkervaringen 1. Technische en organisatorische uitdagingen en valkuilen 1. Legacy 1. 20.000 statische pagina’s moesten gescreend én manueel gemigreerd worden 2. 30-tal achterliggende db-en werden gemigreerd of geïntegreerd
2. Timing 1. Zeer strikte deadline 1. Onvoldoende (tijd voor) testing vóór de uitrol van CMS pakket naar redacteurs 2. Onvoldoende testing voor lancering website
4. Praktijkervaringen 1. Technische en organisatorische uitdagingen en valkuilen 3. Projectomvang 1. Twee grote projecten 1. CMS 2. Vernieuwing website 1. Themasite + wijksites + Kanaal nieuwsbrief : 1 big bang 2. Nieuwe functionaliteiten: RSS, FAQ DB, 3. Bestaande zelfgeschreven applicaties werden zoveel mogelijk ondergebracht in het CMS (vragenuurtje, persberichten, linkenportaal, documentatiewijzer, 4. Nieuwe versies van stadsplan, bibcatalogus, …
4. Praktijkervaringen 1. Technische en organisatorische uitdagingen en valkuilen 3. Projectomvang 2. Afstemmen van de kanalen Internet, nieuwsbrief en het servicecenter van Gentinfo 1. Operatoren gebruiken site voor informatieverstrekking en dienstverlening 2. Koppeling met SAP Customer Relationship Management zodat alle adresgegevens consistent zijn ongeacht het kanaal
4. Praktijkervaringen 1. Technische en organisatorische uitdagingen en valkuilen 4. Betrokken partijen - aantal 1. Intern: 70-tal stadsdiensten, 170 (eind)redacteurs + Digipolis 2. Extern: +/- 10 verschillende firma’s betrokken bij de implementatie van de nieuwe site (Smartsite, Valoris, These days, Debugged, Silicon Image, Orqua, Eozen, Cevi, Amplexor, Yellow2be, …) Î Veel coördinatie en afstemming is noodzakelijk !
4. Praktijkervaringen 1. Technische en organisatorische uitdagingen en valkuilen 5. Keuze van CMS en implementatiepartners 1. Neem voldoende tijd voor selectie en gunning van CMS pakket • Contacteer referenties met implementatie van zelfde omvang • Werk met POCs • Laat aantonen (demo op maat of POC) wat standaard is binnen het pakket
2. Implementatiepartner = productleverancier : gevaarlijk ! • Onvoldoende capaciteit • Niet dienstgericht, …
4. Praktijkervaringen 2. Inhoudelijke uitdagingen en valkuilen • Diensten nauw betrekken bij project: inhoud én vormgeving • Redacteurs niet louter een opleiding geven, maar ook het project uitleggen. • Indien mogelijk: zelf de opleidingen geven. Indien toch een externe firma: een projectverantwoordelijke aanwezig laten zijn en samen opleiding geven.
4. Praktijkervaringen 2. Inhoudelijke uitdagingen en valkuilen Een CMS lost niet alles op! Het blijkt voor redacteuren moeilijk te zijn om: • info op de juiste plaats in de navigatie neer te zetten. (Beperk het aantal plaatsen!) • info goed te structureren. • het juiste contenttype te kiezen. • zich los te maken van dienstgericht denken.
Vragen? •
Annelies Gobert – Digipolis Gent tel. 09 266 09 36
[email protected]
•
Jan De Baets – Stad Gent – Dienst Voorlichting tel. 09 266 52 13
[email protected]
• URL’s • •
http://www.gent.be https://publieksloket.gent.be
