2005)

VERSIEWIJZIGINGEN

Wijzigingen versie 14.00 (01/04/2006) <-> versie 13.02 (01/02/2005) Algemeen

•

Aanpassing query voor alle rapporten: Bij het afdrukken van bepaalde rapporten, zoals bijvoorbeeld de lijst klanten, bekomt men een query-scherm. Dit scherm laat u toe om de selectie te doen van klant X tot en met klant Y. Aangezien de meeste klanten een lijst wensen van al hun klanten, wordt nu automatisch voorgesteld van '0' tot 'ZZZZZ' in plaats van '0' tot '0'. Dit heeft als gevolg dat, als u de query niet aanpast, de inhoud van het rapport alle gegevens zal omvatten. De meeste klanten hadden ondertussen de gewoonte om bij de queries telkens in te tikken van '0' tot 'ZZZZZ', wat dus nu niet meer nodig zal zijn.

Bedrijvenscherm

•

•

•

Ondernemingsnummer (KBO -nummer): Sinds 01/01/2005 werd het BTW-nummer en het HR-nummer vervangen door een overkoepelend nummer. Het oude BTW-nummer bestaat uit 9 cijfers en werd dus vervangen door het ondernemingsnummer, dat bestaat uit 10 cijfers. Momenteel bevinden wij ons nog in een overgangsfase waarbij men nog de keuze heeft om de BTW-aangifte en BTW-listing in te dienen met 9 cijfers of met 10 cijfers. Ten laatste op 01/01/2008 moet iedereen alles verwerken met 10 cijfers. Daarom hebben wij nu reeds in W -Invoice de nodige aanpassingen gedaan in het bedrijvenscherm + in het BTWaangiftescherm + in het licentiescherm opdat het ondernemingsnummer vanaf nu ingegeven moet worden met 10 karakters. Alle bestaande klanten en leveranciers die u in W -Invoice heeft ingebracht, worden dankzij de installatie van deze update omgezet naar het aangepaste ondernemingsnummer. De update zal dus automatisch controleren of de klant een Belgische klant is, indien ja, dan zal hij ervoor zorgen dat voor de bestaande 9 karakters, een '0' wordt geplaatst. Daarnaast werd het nieuwe algoritme ingebouwd die een controle doet op de juistheid van een ondernemingsnummer. Na installatie van deze update zal u dus geen ondernemingsnummer meer kunnen ingeven dat uit 9 karakters bestaat, daarnaast zal W-Invoice controleren of dit ondernemingsnummer wel kan correct zijn (volgens een wiskundige formule). Aanpassing factuurlay-out inzake ondernemingsnummer: Door de wijziging inzake het ondernemingsnummer hebben wij de standaardafdruk van de documenten moeten aanpassen, dit om te blijven voldoen aan de wettelijke verplichtingen. Deze verplichtingen hebben wij uitgewerkt op layoutniveau en dit voor de lay-outs van onderstaand type: o Factuur o Creditnota o Offerte o Leveringsbon o Bevestiging bestelling o Abonnement o Verloren offerte o Brief o Vrij facturatietype verkoop 1 o Vrij facturatietype verkoop 2 o Factuur (aankoopdagboek) o Creditnota (aankoopdagboek) o Bestelling (aankoopdagboek) o Receptiebon (aankoopdagboek) o Prijsaanvraag (aankoopdagboek) o Vrij facturatietype aankoop (aankoopdagboek) Alle 15 lay-outs in 'verkoopfactuurscherm' en alle 15 lay-outs in 'aankoopfactuurscherm' werden aangepast, rekening houdende met bovenstaande opmerkingen. De aangepaste lay-outs, vindt u terug op de cd-rom onder het onderdeel 'REPORTS' of op onze website, onder het onderdeel 'Versie 14.00 afhalen', 'Standaardlay-outs afhalen'. Indien u geen aangepaste lay-out heeft, nodigen wij u uit om de standaardlayouts te kopiëren naar de subdirectory RPT van W -Invoice. Indien u echter WEL een aangepaste lay-out heeft, nodigen wij u uit om onze supportmensen op te bellen op 0903/99.083 (betaallijn) zodat wij samen 2 kleine aanpassingen telefonisch kunnen doorvoeren aan uw lay-out. De supportmensen kan u bereiken elke werkdag van 9 uur tot 12 uur en van 13u30 tot 16 uur, op vrijdagnamiddag gesloten wegens opleiding.

© SLABINCK Kristof bvba - Mimosalaan 5 - 8520 Kuurne - [email protected] - BE 0465.656.319

VERSIEWIJZIGINGEN

•

•

•

•

Juridische vorm: Het aantal karakters bij juridische vorm werd vergroot van 6 karakters naar 20 karakters. Vroeger kon men de juridische vorm BVBA niet ingeven met puntjes tussen elk karakter, dus B.V.B.A. kon niet worden ingegeven. Dit is nu gewijzigd. Nieuw rapport 'Lijst klanten per type': Vanaf nu is er een nieuw rapport in het bedrijvenscherm, zijnde CQRYCMP2B 'Lijst Klanten per type' met daarbij de mogelijkheid om bij het afdrukken van de lijst te selecteren van klant tot klant en van bedrijfstype tot bedrijfstype. Per nieuw bedrijfstype wordt een nieuwe pagina begonnen. Deze lijst stelt u in staat om bijvoorbeeld aan elke klant in het veld 'bedrijfstype' de code van een vertegenwoordiger te linken. Als men nu een lijst wil trekken per vertegenwoordiger met daaronder al zijn klanten, dan activeert men dit rapport. Per vertegenwoordiger wordt een nieuwe pagina begonnen. Nieuw rapport 'Lijst Klanten Medecontractant': Vanaf nu is er een nieuw rapport in het bedrijvenscherm, zijnde CQRYCMP2C 'Lijst Klanten Medecontractant' met daarbij de mogelijkheid om bij het afdrukken van de lijst, te selecteren van klant tot klant. Dit rapport geeft u een lijst van alle klanten die in het bedrijvenscherm als BTW-regime geparametre erd staan als 'Medecontractant'. Aanpassing aan rapport etiketten klanten + leveranciers, op vraag van de Belgische Post: Wij hebben de rapporten CQRYCMP3 en CQRYCMP6 inzake etiketten klanten en leveranciers aangepast, zijnde: o 'B' voor de postcode werd verwijderd. o Het land 'BELGIE' of 'BELGIUM' wordt niet meer afgedrukt indien het een Belgisch adres is.

Artikelscherm

•

•

Nieuw rapport 'Stocklijst Min/Max artikels, gesorteerd volgens artikelnaam': Vanaf nu is er een nieuw rapport in het artikelscherm, zijnde CQRYART7B 'Stocklijst Min/Max artikels' met daarbij de mogelijkheid om bij het afdrukken van de lijst te selecteren van leverancier tot leverancier. Dit rapport geeft u een lijst van alle artikels die u aankoopt per leverancier, waarvan de minimumstock overschreden is, doch deze lijst wordt alfabetisch gesorteerd volgens leverancier en artikelnaam. Aanpassing aantal karakters in het artikelnaamveld: Het aantal karakters werd aangepast naar 30 karakters + het aantal karakters werd afgestemd op het aantal karakters in het artikelnaamveld van de detail boeking en snelboekingslijn in verkoop- en aankoopfactuur.

Verkoopfactuurscherm

•

•

•

•

•

Aanpassing benaming afdrukscherm in het scherm Verkoopdagboek: Als u in het verkoopdagboekscherm, op printertje drukt, krijgt u het scherm 'Afdrukken'. Linksbovenaan stond het woord 'Factuur', dit werd gewijzigd naar 'Verkoopdocumenten' aangezien u een afdrukopdracht kan geven van alle documenten en niet enkel van facturen. Kopiefunctie bij verkoopdocumenten: Bij het aanmaken van een 'kopie' van een verkoopfactuur, wordt alles integraal overgenomen in het kopie-document, tenzij de inhoud van het referentieveld. In het referentieveld komt automatisch de melding 'Kopie xxxx' waarbij xxxx verwijst naar het documentnummer waarvan een kopie werd genomen. Indien u echter in het licentiescherm, bij de button 'Kopiëren referentie' een vinkje plaatst, dan wordt ook de inhoud van het referentieveld gekopieerd op het ogenblik dat men een 'kopie' maakt van een verkoopfactuur. Nieuw rapport 'Fact/CN per factuurnummer + klantgegevens': Vanaf nu is er een nieuw rapport in het scherm 'Detail Verkoop', zijnde CQRYVFDK 'Fact/CN per factuurnummer + klantgegevens' met daarbij de mogelijkheid om bij het afdrukken van de lijst te selecteren van datum tot datum. Dit rapport is identiek aan het rapport CQRYVFD1 'Fact/CN per factuurnummer' MAAR de bedrijfscode + bedrijfsnaam wordt nu naast elke factuur vermeld. Blijkt dat dit rapport veel gebruikt wordt om maandelijks of per kwartaal een controlelijst af te drukken van alle facturen die men heeft gemaakt. Nieuw rapport 'Fact/CN per bedrijfstype': Vanaf nu is er een nieuw rapport in het scherm 'Detail Verkoop', zijnde CQRYVFD2C 'Fact/CN per bedrijfstype' met daarbij de mogelijkheid om bij het afdrukken van de lijst te selecteren van bedrijfstype tot bedrijfstype en van datum tot datum. Per nieuw bedrijfstype wordt een nieuwe pagina begonnen. Deze nieuwe lijst stelt u in staat om bijvoorbeeld aan elke klant een code van een vertegenwoordiger te linken, via het bedrijfstype. Als men nu een lijst wil trekken per vertegenwoordiger met daaronder al diens verkopen, dan activeert men dit rapport. Per vertegenwoordiger wordt een nieuwe pagina begonnen. Nieuw rapport 'Fact/CN per klant Medecontr': Vanaf nu is er een nieuw rapport in het scherm 'Detail verkoop', namelijk CQRYVFD2D 'Fact/CN per klant medecontr' met daarbij de mogelijkheid om bij het © SLABINCK Kristof bvba - Mimosalaan 5 - 8520 Kuurne - [email protected] - BE 0465.656.319

VERSIEWIJZIGINGEN

•

•

•

•

•

afdrukken van de lijst te selecteren van klant tot klant en van datum tot datum. Zoals de benaming van het rapport het al zegt, is het een variant van het bestaande rapport CQRYVFD2, maar dan enkel voor de facturen of creditnota's wiens BTW-regime = 'Medecontractant'. Nieuw rapport 'Export leveringsbon in Excel': Vanaf nu is er een nieuw rapport in het scherm 'Detail verkoop', namelijk CQRYVFD27 'Export leveringsbon in Excel'. Dit rapport exporteert alle leveringsbonnen naar een xls-formaat. Bij het activeren van het rapport kan men een selectie doen van alle leveringsbonnen tussen datum X en datum Y. Het aangemaakte Excel-best and wordt weggeschreven in uw TMP subdirectory van W-Invoice. Aanpassing aan verkooplay-outs + aanmaningen, op vraag van de Belgische Post: Wij hebben de standaardlay-outs aangepast in het verkoopfactuurscherm en aankoopfactuurscherm + in rapport CQRYVFH7 en CQRYVFH8 inzake de aanmaningen + in rapport CQRYCMP3 en CQRYCMP6 inzake etiketten klanten en leveranciers, waardoor onderstaande werd aangepast o 'B' voor de postcode werd verwijderd. o Het land 'BELGIE' of 'BELGIUM' wordt niet meer afgedrukt indien het een Belgisch adres is. Aanpassing aan het rapport inzake aanmaningen: Er werd een aanpassing gedaan aan het rapport in het scherm 'Verkoopfactuur', namelijk in het rapport CQRYVFH7 'Aanmaning huidige klant' en rapport CQRYVFH8 'Aanmaning alle klanten' wordt een overzicht gegenereerd van alle vervallen facturen. Vanaf nu zal onder het overzicht der vervallen facturen en creditnota's, nu ook een overzicht komen van alle nog te vervallen facturen. Hierdoor zal uw klant kunnen vaststellen dat er nog een aantal facturen vervallen zullen zijn op datum X. Aanpassing aan het rapport 'Totaal F/C per klant (+kort): Er werd een aanpassing gedaan aan het rapport in het scherm 'Detail Verkoop', namelijk aan het rapport CQRYVFD2B, 'Totaal F/C per klant (+kort)', werd een kleine correctie gedaan ivm de letters 'um' die op een 2de lijn werden vermeld van de kolombenamingen. Aanpassing aantal karakters in het verkoopfactuurscherm: Het aantal karakters van het artikelnaamveld in het scherm 'Detail verkoop' en in de 'snelboekingslijn' werd aangepast naar 30 karakters zodat het aantal karakters werd afgestemd op het aantal karakters in het artikelnaamveld van de artikelfiche.

Aankoopfactuurscherm

•

•

•

•

Aanpassing benaming afdrukscherm in het scherm Aankoopdagboek: Als u in het aankoopdagboekscherm, op printertje drukt, krijgt u het scherm 'Afdrukken'. Linksbovenaan stond het woord 'Bestelbon, dit werd gewijzigd naar 'Aankoopdocumenten' aangezien u een afdrukopdracht kan geven van alle documenten en niet enkel van bestelbonnen. Kopiefunctie bij aankoopdocumenten: Bij het aanmaken van een 'kopie' van een aankoopfactuur, wordt alles integraal overgenomen in het kopie-document, tenzij de inhoud van het referentieveld. In het referentieveld komt automatisch de melding 'Kopie xxxx' waarbij xxxx verwijst naar het documentnummer waarvan een kopie werd genomen. Indien u echter in het licentiescherm, bij de button 'Kopiëren referentie' een vinkje plaatst, dan wordt ook de inhoud van het referentieveld gekopieerd op het ogenblik dat men een 'kopie' maakt van een aankoopfactuur. Aanpassing inzake rapport 'Aankopen/CN per leverancier': Er werd een aanpassing gedaan aan het rapport in het scherm 'Detail Aankoop', namelijk aan het rapport CQRYAFD2, 'Aankopen/CN per leverancier'. Vanaf nu wordt er per leverancier met een nieuw blad begonnen. Daarnaast wordt ook per leverancier een totaalbedrag berekend, zodat u onmiddellijk uw totaalomzet per leverancier kan vaststellen. Correctie inzake kopiëren referentie: Bij het kopiëren van een aankoopfactuur, werd altijd de referentie meegekopieerd, eender wat geparametreerd stond in het licentiescherm. De routine ivm automatisch genereren van een referentie bij het nemen van een kopie, en het niet overnemen van een referentie cfr. licentieschermparameter, werd nu wel uitgewerkt in dit onderdeel van W -Invoice for Windows. Dit heeft als gevolg dat bij het aanmaken van een 'kopie' van een aankoopfactuur alles integraal wordt overgenomen in het kopie-document, tenzij de inhoud van het referentieveld. In het referentieveld komt automatisch de melding 'Kopie xxxx' waarbij xxxx verwijst naar het documentnummer waarvan een kopie werd genomen. Indien u echter in het licentiescherm, bij de button 'Kopiëren referentie' een vinkje plaatst, dan wordt ook de inhoud van het referentieveld gekopieerd op het ogenblik dat men een 'kopie' maakt van een aankoopfactuur.


VERSIEWIJZIGINGEN

•

•

•

•

•

•

•

Nieuw rapport 'Investering per leverancier': Vanaf nu is er een nieuw rapport in het scherm 'Detail aankoop', namelijk CQRYAFDG 'Investeringen per leverancier'. Dit rapport geeft u een overzicht van alle aankoopfacturen en creditnota's waarbij u een investering heeft aangekocht. Nieuw rapport 'Totaal Aankopen/CN per Leverancier': Vanaf nu is er een nieuw rapport in het scherm 'Detail aankoop', namelijk CQRYAFD2A 'Tot aal Aankopen/CN per Leverancier'. Zoals de benaming van het rapport het al zegt, is het een variant van het bestaande rapport CQRYAFD2, maar dan enkel een alfabetische lijst van alle leveranciers bij wie u iets heeft aangekocht, en naast de leveranciersnaam, het totale bedrag dat u bij hen hebt aangekocht. U heeft daarbij de mogelijkheid om bij het afdrukken van de lijst, te selecteren van leverancier tot leverancier en van datum tot datum. Nieuw rapport 'Aankopen/CN Leverancier MC': Vanaf nu is er een nieuw rapport in het scherm 'Detail aankoop', namelijk CQRYAFD2E 'Aankopen/CN Leverancier MC' met daarbij de mogelijkheid om bij het afdrukken van de lijst te selecteren van leverancier tot leverancier en van datum tot datum. Zoals de benaming van het rapport het al zegt, is het een variant van het bestaande rapport CQRYAFD2, maar dan enkel voor de facturen of creditnota's wiens BTW-regime = 'Medecontractant'. Nieuw rapport 'Export totaal aan/verk artikel': Vanaf nu is er een nieuw rapport in het scherm 'Detail aankoop', namelijk CQRYAFDFE 'Export totaal aan/verk artikel' met daarbij de mogelijkheid om bij het afdrukken van de lijst te selecteren van datum tot datum. Zoals de benaming van het rapport het al zegt, is het een variant van het bestaande rapport CQRYAFDF, 'Totaal aank/verk per artikel', maar wordt de inhoud geëxporteerd in een xls-formaat. Het aangemaakte Excel-bestand wordt weggeschreven in uw TMP subdirectory van W?Invoice. Aanpassing inzake rapport 'Aankopen/CN per Artikel': Er werd een aanpassing gedaan aan het rapport in het scherm 'Detail Aankoop', namelijk aan het rapport CQRYAFD26, 'Aankopen/CN per Artikel'. U kan in de query (kleine popup) van datum tot datum invullen, dit gebeurt nu op basis van de boekingsdatum in plaats van op de documentdatum. Nieuw rapport 'Investeringen per leverancier': Vanaf nu is er een nieuw rapport in het scherm 'Detail aankoop', namelijk CQRYAFDG 'Investeringen per leverancier', met daarbij de mogelijkheid om bij het afdrukken van de lijst te selecteren van leverancier tot leverancier en van datum tot datum. Dit rapport genereert een lijst van alle aankoopfacturen waar u een aankoop van een investeringsgoed heeft gedaan. Aanpassing aantal karakters in het aankoopfactuurscherm: Het aantal karakters van het artikelnaamveld in het scherm 'Detail aankoop' en in de 'snelboekingslijn' werd aangepast naar 30 karakters zodat het aantal karakters werd afgestemd op het aantal karakters in het artikelnaamveld van de artikelfiche.

BTW-aangifte

•

Aanpassing aan lay-out BTW-aangifte, op vraag van het Ministerie van Financiën: Alles wordt vanaf heden in het lettertype 'COURIER-Standaard-12' afgedrukt, zoals door het Ministerie van Financiën aan ons werd opgelegd.

Licentiescherm

•

•

•

•

Nieuw veld 'Vestigingsnummer': Dit veld werd op vraag van sommige klanten aangemaakt. Dit nummer wordt soms door de overheid gevraagd naast het ondernemingsnummer. Het nummer kan verkregen worden via het ondernemersloket of de kruispunt databank. Het vestigingsnummer moet niet specifiek op een factuurlay-out of ander rapport worden afgedrukt, maar kan wel geactiveerd worden op uw lay-out indien u dit wenst. Dit veld kreeg als variable 'licvnr'. Nieuw veld 'Registratienummer': Op vraag van sommige klanten werd dit veld aangemaakt. Dit nummer wordt vooral door klanten in de bouwsector gebruikt. Het registratienummer wordt vanaf nu op de standaardlay-out afgedrukt, onder het banknummer. Dit veld kreeg als variable 'licrnr'. Nieuw veld 'IBAN': Op vraag van sommige klanten werd dit veld aangemaakt. Dit nummer is vooral voor betalingen van buitenlandse klanten. Het IBAN-veld wordt vanaf nu op de standaardlay-out afgedrukt, onder uw website-adres. Dit veld kreeg als variable 'liciba'. Nieuw veld 'SWIFT': Op vraag van sommige klanten werd dit veld aangemaakt. Dit nummer is vooral voor betalingen van buitenlandse klanten. Het SWIFT -veld wordt vanaf nu op de standaardlay-out afgedrukt, onder uw e-mailadres. Dit veld kreeg als variable 'licswf'.


VERSIEWIJZIGINGEN

•

Nieuw veld 'Commerciële tekst': In het licentiescherm is er een nieuw ve ld voorzien waar u een commerciële tekst kan ingeven van 30 karakters. Dit veld kreeg als variable 'liccom' en wordt in de standaardlay-out afgedrukt onderaan de documenten, net boven het veld 'licentie logo' of 'liclogo'.

Stockbeheer

•

•

•

•

Nieuw rapport 'Voorraad GAP (>0)': Vanaf nu is er een nieuw rapport in het scherm 'Voorraad', namelijk CQRYSTK2b 'Voorraad GAP (>0)', met daarbij de mogelijkheid om bij het afdrukken van de lijst de datum in te geven. Zoals de benaming van het rapport het al zegt, is het een variant van het bestaande, maar dan wel met enkel de voorraadartikels erop indien het aantal stuks groter is dan 0 (dus wat 0 is of wat negatief is, komt er niet op en kan dus ook niet opgeteld worden). Nieuw rapport 'Voorraad LIFO (>0)': Vanaf nu is er een nieuw rapport in het scherm 'Voorraad', namelijk CQRYSTK4b 'Voorraad LIFO (>0)', met daarbij de mogelijkheid om bij het afdrukken van de lijst de datum in te geven. Zoals de benaming van het rapport het al zegt, is het een variant van het bestaande, maar dan wel met enkel de voorraadartikels erop indien het aantal stuks groter is dan 0 (dus wat 0 is of wat negatief is, komt er niet op en kan dus ook niet opgeteld worden). Nieuw rapport 'Voorraad FIFO (>0)': Vanaf nu is er een nieuw rapport in het scherm 'Voorraad', namelijk CQRYSTK6b 'Voorraad FIFO (>0)', met daarbij de mogelijkheid om bij het afdrukken van de lijst de datum in te geven. Zoals de benaming van het rapport het al zegt, is het een variant van het bestaande, maar dan wel met enkel de voorraadartikels erop indien het aantal stuks groter is dan 0 (dus wat 0 is of wat negatief is, komt er niet op en kan dus ook niet opgeteld worden). Nieuw rapport 'Voorraad Voorraad & Prijs (>0)': Vanaf nu is er een nieuw rapport in het scherm 'Voorraad', namelijk CQRYSTK7b 'Voorraad & Prijs (>0)', met daarbij de mogelijkheid om bij het afdrukken van de lijst de datum in te geven. Zoals de benaming van het rapport het al zegt, is het een variant van het bestaande, maar dan wel met enkel de voorraadartikels erop indien het aantal stuks groter is dan 0 (dus wat 0 is of wat negatief is, komt er niet op en kan dus ook niet opgeteld worden).

BTW-listing

•

Aanpassing aan lay-out BTW-listing, op vraag van het Ministerie van Financiën: Alles wordt vanaf heden in het lettertype 'COURIER-Standaard-12'afgedrukt, zoals door het Ministerie van Financiën aan ons werd opgelegd.

Wijzigingen versie 13.02 (01/02/2005) <-> versie 13.01 (23/04/2004) In deze versie werd de wetswijziging uitgewerkt op niveau van de factuurlay-out inzake BTW-nummer en Handelsregisternummer die vervangen moeten worden door het Ondernemingsnummer (ook KBO nummer genoemd). • alle 15 factuurlay-outs in 'verkoopfactuurscherm' en alle 15 lay-outs in 'aankoop-factuurscherm' werden aangepast, rekening houdende met bovenstaande wetswijziging. • OPGELET: indien u een AANGEPASTE lay-out heeft, nodigen wij u uit om deze per mail toe te sturen naar [email protected], wij zullen dan verifiëren of deze gemakkelijk kan aangepast worden, of ... moet hergeprogrammeerd worden. Hiervoor neemt u best eerst telefonisch contact met de supportafdeling. Indien u nog vragen heeft over deze wetswijziging, nodigen wij u uit om te surfen naar onderstaande url waar u relevante informatie bekomt: http://mineco.fgov.be/enterprises/crossroads_bank/pdf/folder_kbo_nl.pdf

Wijzigingen versie 13.01 (23/04/2004) <-> versie 13.00 (07/04/2004) De update versie 13.01 omvat 2 gecorrigeerde rapporten, namelijk: Informatiefiche klanten = CQRYCMP7a Informatiefiche leveranciers = CQRYCMP8a


VERSIEWIJZIGINGEN

Wijzigingen versie 13.00 (07/04/2004) <-> versie 12.07 (16/04/2003) De update versie 13.00 is speciaal ontwikkeld om alle suggesties uit te werken in W -Invoice for Windows, dewelke wij ontvangen hebben van onze trouwe klanten. Gelieve nota te nemen van het feit dat na installatie van de update versie 13.00, een herregistratie nodig zal zijn. Algemeen

•

Herindexatie bestanden: Bij het opstarten van W -Invoice komt men in het ‘User Identification’ scherm. Hier bevindt zich rechtsonderaan een ‘geel sleuteltje’. Dit ‘geel sleuteltje’ dient om de indexen op te halen uit de recover-directory. Men hoeft dit enkel te activeren indien men een foutmelding krijgt van W -Invoice betreffende ‘corrupted index’ dewelke veroorzaakt werd door bijvoorbeeld een stroomonderbreking. Dankzij dit ‘geel sleuteltje’ kan men in 90% van de gevallen, een dossierherstelling vermijden. Wij raden aan om deze functie enkel te activeren na telefonisch overleg met de supportafdeling.

Bedrijvenscherm

•

•

•

•

Tel Privé: Rechtsonderaan in het bedrijvenscherm is er een nieuw veld ter ingave van een bijkomend telefoon nummer, namelijk het privé telefoonnummer. Dit veld werd bijgevoegd aan het scherm omdat een aantal klanten het privé telefoonnummer bijhouden in het memoveld. U kan nu ook opzoekingen doen via het haalscherm, op basis van dit veld. Ook bij de sortering kunnen wij dit veld gebruiken. Lijst leveranciers: Er werd een nieuwe lijst aangemaakt in het rapportenscherm, met als rapportcode CQRYCMP9d en als benaming ‘Export leveranciers voor BKH’. Dit rapport genereert een xls file met een specifieke volgorde van kolommen, dewelke door de meeste boekhouders en klanten worden gebruikt. Lijst klanten: Er werd een nieuw lijst aangemaakt in het rapportenscherm, met als rapportcode CQRYCMP9e en als benaming ‘Export klanten voor BKH’. Dit rapport genereert een xls file met een specifieke volgorde van kolommen, dewelke door de meeste boekhouders en klanten worden gebruikt. Browse scherm: Via het brilletje kan men het browse scherm activeren in het bedrijvenscherm. De volgorde van het browse scherm werd aangepast als volgt: Taal - Bedrijf - Naam - Juridische vorm - titel - Persoon Adres lijn 1 - Postcode - Stad - e-mail - Bedrijfstype - Naam 2 - Adres 2 lijn 1 - telzone - telefoon - GSM faxzone - fax - website - BTW nummer - …

Artikelscherm

•

•

Datumveld: Net zoals wij in het bedrijvenscherm linksbovenaan de datum bijhouden waarop het bedrijf werd aangemaakt of gewijzigd, wordt dit vanaf nu ook bijgehouden voor het artikelscherm. Dit is handig voor klanten wiens artikels frequent wijzigen van prijs. Aan de hand van de datum bekomen zij een idee, wanneer de laatste keer een wijziging aan de artikelfiche werd uitgevoerd. Artikel voor aankoop of verkoop: Onderaan links in het artikelscherm zijn er 2 velden bijgekomen. U kan vanaf nu een vinkje plaatsen bij het veld ‘Aankopen’ en/of het woord ‘Verkopen’. Dit heeft als gevolg dat u kan bepalen of dit artikel moet voorkomen op de artikellijst die u bekomt bij het opvragen van de lijst in het aankoopfactuurscherm en/of in het verkoopfactuurscherm. Doel hiervan is dat u alle boekhoudkundige artikels zoals water, elektriciteit, enz… parametreert als ‘Aankopen’ waardoor deze boekhoudkundige artikels niet meer worden voorgesteld bij het boeken van een verkoopfactuur.

Verkoopfactuurscherm

•

• •

Aanpassing haalscherm artikels: Bij het inboeken van facturen, kan je in de snelboekingslijn op het tonnetje klikken. Hierdoor bekomt u het haalscherm van de artikels. Zodra je dit haalscherm bekomt, krijg je de lijst met de artikels voorgesteld. Deze lijst zal vanaf nu beginnen met de laatst ingetikte artikelcode. Puntje tussen de 1000-tallen: Vanaf nu wordt in de geboekte artikellijn een puntje vermeld tussen den 1000-tallen. Dit zorgt voor een grotere leesbaarheid van de getallen. Vrij tekstveld: De lengte van de 10 vrije tekstvelden, dewelke opgeroepen kunnen worden door op het icoon bovenaan te klikken waarin een tekstballonnetje wordt afgebeeld, werd aangepast naar 40 karakters.


VERSIEWIJZIGINGEN

•

•

•

•

• •

• •

•

•

Vermelding van het woord ‘Kopie xxxxx’: Indien men een kopie neemt van een offerte of verkoopfactuur, wordt in het ‘Referentie’ veld, automatisch de vermelding ‘Kopie xxxxx’ vermeld. Deze ‘xxxxx’ staat voor het documentnummer waarvan een kopie werd gemaakt. Browse: Via het brilletje kan men het browse scherm activeren in het verkoopfactuurscherm. De volgorde van het browse scherm werd aangepast als volgt: Type - Nummer - Documentdatum - Boekingsdatum Vervaldatum - Tot Bedrag - Saldo - Bedrijf - Naam - Referentie - … Aanpassing verkoopfactuur layout 6 – Overheid: Onderaan deze layout wordt het 'totaalbedrag' in letters uitgeschreven, namelijk met de formulering: ‘Voor waar en echt verklaard voor de som van XXXXX’ . Vroeger was het woord ‘van’ voor de XXXXX niet aanwezig, daarnaast werd het getal uitgeschreven, zich baserend op totaal saldo. Dit werd nu aangepast, men baseert zich nu op het bedrag vermeld als ‘Totaal’. Nieuwe verkoopfactuur layout 10 – ‘Factuur + Kortings %’: In deze lay-out wordt per lijn het kortingspercentage vermeld in plaats van het kortingsbedrag. Het percentage dat vermeld wordt is het percentage dat u heeft ingetikt bij ‘% Korting’ in de snelboekingslijn. Aanpassing rapport: Het rapport CQRYVFH16 met als benaming ‘Intracommunautaire lijst’ werd aangepast. Vanaf heden wordt ook de ISO-Code + het BTW nummer van de klant erop vermeld. Aanpassing rapport: Het rapport CQRYVFD6 met als benaming ‘Detail Fact / CN per artikel’ + het rapport CQRYVFD6b met als benaming ‘Verkopen per artikel’ werd aangepast. Bij creditnota’s wordt het aantal nu wel degelijk als negatief cijfer beschouwd. Aanpassing rapport: Het rapport CQRYVFD2B met als benaming ‘Totaal F/C per klant (+kort) werd aangepast inzake probleem bij sommatie van de bedragen. Aanpassing rapport: Het rapport CQRYVFDD met als benaming ‘Detail F/C per artikel/klant’ werd aangepast. Vanaf nu worden alle facturen vermeld waarin dit artikel werd verkocht, gesorteerd volgens klant. Onderaan staat de lijn met de totale verkochte hoeveelheid voor dit artikel, voor deze klant. Finaal komt helemaal onderaan het totaal van alle verkochte hoeveelheden aan alle klanten voor dit artikel. Bestaande W -Invoice gebruikers die dit rapport gebruiken doen er goed aan om Query te controleren of de laatste lijn van deze query gelijk is aan hetgeen hieronder staat vermeld: ORDER BY ARTCDE,CMPCDE,&YTMPSRT Aanpassing rapport: Het rapport CQRYVFD6b met als benaming ‘Verkopen per artikel’ werd aangepast inzake probleem bij datumselectie. Bestaande W -Invoice gebruikers die dit rapport gebruiken doen er goed aan om Query te controleren van dit rapport en te checken of deze query gelijk is aan hetgeen hieronder staat vermeld: SELECT * ; FROM CVFD, CVFH, CPRJ, CKDR, CART, XQTY, CBTW, CKSS ; INTO TABLE (YTMPDBF) ; WHERE CVFD.NUMMER > 0.AND.; CVFH.NUMMER=CVFD.VFHNUM.AND.; CVFH.VFHSTKDAT>=ZDAT1.AND.; CVFH.VFHSTKDAT<=ZDAT2.AND.; CPRJ.NUMMER=CVFD.PRJNUM.AND.; CKDR.NUMMER=CVFD.KDRNUM.AND.; CART.NUMMER=CVFD.ARTNUM.AND.; XQTY.NUMMER=CVFD.QTYNUM.AND.; CBTW.NUMMER=CVFD.BTWNUM.AND.; CKSS.NUMMER=CVFD.KSSNUM.AND.; CART.ARTCDE>=ZCDE1.AND.; CART.ARTCDE<=ZCDE2; .AND. cvfd.vfdqty>0 .AND. &YTMPFOR ; ORDER BY &YTMPSRT Nieuw rapport: In het detail verkoopfactuurscherm werd een nieuw rapport aangemaakt, namelijk CQRYVFD26 met als benaming ‘Export Verkopen voor BKH’. Dit rapport genereert een xls file met een specifieke volgorde van kolommen, dewelke door de meeste boekhouders en klanten worden gebruikt.


VERSIEWIJZIGINGEN

•

•

Nieuw rapport: In het detail verkoopfactuurscherm werd een nieuw rapport aangemaakt, namelijk CQRYXFDF met als benaming ‘Totaal verk/aank per artikel’. Dit rapport genereert een lijst met daarop een overzicht van alle aankopen + verkopen per artikel, zowel inzake aantal als inzake bedrag. Nieuw rapport: In het detail verkoopfactuurscherm werd een nieuw rapport aangemaakt, namelijk CQRYVFDO met als benaming ‘Omzet per klant’. Dit rapport genereert een lijst met daarop een overzicht van alle klanten, met daarnaast hun adresgegevens + BTW-nummer en hun totale omzet. De omzet per klant kon men vroeger ook via de lijst CQRYVFD2 (Fact / CN per klant) gebruiken, doch dan bekwam men per klant eerst een opsomming van alle facturen in detail en dus geen globalisatie per klant.

Aankoopfactuurscherm

•

• • •

•

•

•

•

•

•

Aanpassing haalscherm artikels: Bij het inboeken van facturen, kan je in de snelboekingslijn op het tonnetje klikken. Hierdoor bekomt u het haalscherm van de artikels. Zodra je dit haalscherm bekomt, krijg je de lijst met de artikels voorgesteld. Deze lijst zal vanaf nu beginnen met de laatst ingetikte artikelcode. Puntje tussen de 1000-tallen: Vanaf nu wordt in de geboekte artikellijn een puntje vermeld tussen den 1000-tallen. Dit zorgt voor een grotere leesbaarheid van de getallen. Vrij tekstveld: De lengte van de 10 vrije tekstve lden, dewelke opgeroepen kunnen worden door op het icoon bovenaan te klikken waarin een tekstballonnetje wordt afgebeeld, werd aangepast naar 40 karakters. Browse: Via het brilletje kan men het browse scherm activeren in het aankoopfactuurscherm. De volgorde van het browse scherm werd aangepast als volgt: Type - Nummer - Documentdatum - Boekingsdatum Vervaldatum - Tot Bedrag - Saldo - Bedrijf - Naam - Referentie - … Aanpassing rapport: Het rapport CQRYAFD6 met als benaming ‘Aankopen/CN per Artikel’ + het rapport CQRYAFD6b met als benaming ‘TOTAAL Aankopen/CN Artikel’ werd aangepast. Bij creditnota’s wordt het aantal nu wel degelijk als negatief cijfer beschouwd. Nieuw rapport: In het detail aankoopfactuurscherm werd een nieuw rapport aangemaakt, name lijk CQRYAFD9b met als benaming ‘Export Aankoop voor BKH’. Dit rapport genereert een xls file met een specifieke volgorde van kolommen, dewelke door de meeste boekhouders en klanten worden gebruikt. Nieuw rapport: In het detail aankoopfactuurscherm werd een nieuw rapport aangemaakt, namelijk CQRYXFDF met als benaming ‘Totaal aank/verk per artikel’. Dit rapport genereert een lijst met daarop een overzicht van alle aankopen + verkopen per artikel, zowel inzake aantal als inzake bedrag. Nieuw rapport: In het detail aankoopfactuurscherm werd een nieuw rapport aangemaakt, namelijk CQRYAFDO met als benaming ‘Aankopen per leverancier’. Dit rapport genereert een lijst met daarop een overzicht van alle leveranciers, met daarnaast hun adresgegevens + BTW-nummer en uw totale omzet bij hen. Nieuw rapport: In het detail aankoopfactuurscherm werd een nieuw rapport aangemaakt, namelijk CQRYAFD3b met als benaming ‘Aankopen per kostensoort –zb’. Dit rapport is een tweelingsbroer van het rapport CQRYAFD3 ‘Aankopen per kostensoort’ maar dan zonder bladsprong na elke kostensoort. Kwestie van minder papier te moeten gebruiken bij het afdrukken via deze nieuwe lijst. Nieuw rapport: In het detail aankoopfactuurscherm werd een nieuw rapport aangemaakt, namelijk CQRYAFD6a met als benaming ‘TOTAAL Aankopen/CN Artikel’. Dit rapport is een tweelingbroer van het rapport CQRYAFD6 ‘Aankopen/CN per Artikel’ maar dan zonder detail van elk artikel, dus enkel een totaal per artikel wordt hierin weergegeven.

BTW-aangifte

•

Foutief controletotaal: Bij het genereren van het controletotaal van de BTW aangifte was er een probleem met het eindresultaat van dit controletotaal. Nader onderzoek heeft uitgewezen dat er een bijkomende relatie moest gelegd worden met het vak 71 dat altijd moet ingevuld worden, zelfs al is het bijvoorbeeld 0,00. Het verschil van 71 dat eerder werd vastgesteld is hierdoor opgelost.

Licentiescherm

•

Parameter inzake afdrukken: In het licentiescherm, heb je rechtsonderaan de mogelijk om een vinkje te plaatsen bij het veld 'Afdrukken met duplicaten' OF ‘Afdrukken op scherm’. Aan u om aan te duiden wat u prefereert bij het afdrukken van documenten uit het verkoopfactuur scherm. Vinkt u geen enkel veld aan


VERSIEWIJZIGINGEN

•

van bovenstaande 2, dan zal bij het afdrukken altijd ‘Afdrukken’ worden voorgesteld (dus zonder duplicaten). Aanpassing kopieerfunctie: Bij het maken van een kopie van een artikel wordt standaard een integrale kopie gemaakt, dus ook de Nederlandstalige + Franstalige + Engelstalige + Duitstalige benaming en omschrijving wordt gekopieerd. Vanaf nu kan u in het licentiescherm een activatie doen van ‘Kopiëren omschrijving’. Indien er geen vinkje voor ‘Kopiëren omschrijving’ staat vermeld, wordt bij het kopiëren van een artikel, enkel de Nederlandstalige benaming en omschrijving gekopieerd

Financieel dagboek

•

Snelheid optimalisatie: Controle snelheid bij afdruk: Wij hebben enige technische ingrepen gedaan ter optimalisatie van de snelheid bij het genereren van de afdruk van een financieel dagboek.

Stockbeheer

•

Aanpassing rapport: Het rapport CQRYSTK7 met als benaming ‘Voorraad & prijs (<>0) werd aangepast. Bij negatieve voorraad wordt het aantal nu wel degelijk als negatief cijfer beschouwd EN wordt ook dit artikel getoond. Vroeger werd enkel het artikel en voorraad getoond indien het aantal stuks in voorraad groter was dan 0, nu wordt dit getoond indien het aantal stuk groter OF kleiner is dan 0.

Abonnementen

•

Overname omschrijving abonnement ipv artikel: Bij het werken met abonnementen gebruikt men altijd een basisabonnement. Het basisabonnement omvat een artikel uit de artikelfiche, doch de voorgestelde omschrijving van het artikel kan gewijzigd worden. Bleek dat bij het genereren van een reeks abonnementsfacturen op basis van dergelijk basisabonnement, terug de default omschrijving uit de artikelfiche werd gebruikt. In de versie 13.00 werd dit opgelost, vanaf nu baseren wij ons op de artikelomschrijving in het basisabonnement.

Wijzigingen versie 12.07 (16/04/2003) <-> versie 12.06 (03/04/2003) Er werd in de 12.07 een correctie uitgevoerd inzake de berekening van het controlegetal betreffende de BTWaangifte. Indien u met de versie SPECIAL werkt en u kreeg bericht van de dienst BTW dat uw BTW-controlegetal, vermeld op uw BW -aangifte, niet correct was, moet u de update 12.07 installeren. Na installatie is het aan te raden dat de BTW-aangifte door u wordt herberekend in W -Invoice en herafgedrukt. Vergelijk het controlegetal of dit gewijzigd is !

Wijzigingen versie 12.06 (03/04/2003) <-> versie 12.05 (28/03/2003) Goed nieuws ! Sinds vandaag, maandag 07/04/2003 kunnen wij u melden dat DE BTW-LISTING IS GOEDGEKEURD ! => Werkt u met de module BTW-Listing, dan moet u zeker met de versie 12.06 werken om op een correcte manier uw BTW-listing te berekenen en af te drukke n !

Wijzigingen versie 12.05 (28/03/2003) <-> versie 12.04 (19/03/2003) De update versie 12.05 werd speciaal ontwikkeld om aan de wijzigingen in de wetgeving te blijven beantwoorden inzake de BTW-Listing.

Wijzigingen versie 12.04 (19/03/2003) <-> versie 12.03 (12/03/2003) De update versie 12.04 werd speciaal ontwikkeld om aan de wijzigingen in de wetgeving te blijven beantwoorden inzake de BTW-Listing. Wij hadden namelijk nieuws ontvangen van het Ministerie van Financiën dat er nog een


VERSIEWIJZIGINGEN

aantal wijzigingen moesten uitgevoerd worden aan de BTW-Listing. De aanpassingen hieraan zitten in de versie 12.04 en ... de goedkeuring werd dus opnieuw aangevraagd.

Wijzigingen versie 12.03 (12/03/2003) <-> versie 12.02 (03/03/2003) Goed nieuws ! DE BTW-AANGIFTE IS GOEDGEKEURD ! => Werkt u met de versie W -Invoice Special, dan moet u zeker met de versie 12.03 werken om op een correcte manier uw BTW-aangifte te berekenen en af te drukken !

Wijzigingen versie 12.02 (03/03/2003) <-> versie 12.01 (26/02/2003) De update versie 12.02 werd speciaal ontwikkeld om een probleempje op te lossen inzake afdrukken facturen in groep. Bleek dat met de versie 12.00 of 12.01, soms een foutbericht kon ontstaan indien u meerdere facturen terzelfdertijd wilde afdrukken, via verkoopdagboek / printertje / van datum tot datum. => dit is dus met de versie 12.02 opgelost.

Wijzigingen versie 12.01 (26/02/2003) <-> versie 12.00 (28/01/2003) De update versie 12.01 werd speciaal ontwikkeld om aan de wijzigingen in de wetgeving te blijven beantwoorden. Trouwe klanten die hun BTW-listing afdrukken met W -Invoice moeten deze update installeren VOOR zij hun BTWlisting van het jaar 2002 afdrukken met W -Invoice. OPGELET: wij wachten nog op de goedkeuring van het Ministerie van Financiën. Pas nadat wij de goedkeuring hebben ontvangen, mag u uw BTW-listing afdrukken met het pakket W-Invoice. In afwachting van deze goedkeuring raden wij u aan om uw aangifte manueel in te dienen (formulier aan te vragen bij het BTW-kantoor in uw kanton). Daarnaast hebben wij op algemeen verzoek van onze klanten ook nog een aantal gebruikerswijzigingen doorgevoerd die ervoor moeten zorgen dat u op een nog efficiëntere wijze met W -Invoice zal kunnen werken. Wettelijke wijzigingen Geautomatiseerde jaarlijkse lijst van de BTW-belastingplichtige afnemers – versie 2003 De auditeur-generaal van financiën, Dhr. O. Cruyplant heeft in een schrijven namens de minister en de directeurgeneraal van het Ministerie van Financiën, gemeld dat er wordt overgegaan tot het scannen van de jaarlijkse lijst van de BTW-belastingplichtige afnemers, op papier. Om het scannen mogelijk te maken zijn er een een aantal richtlijnen en voorwaarden inzake opmaak en aanvulling waaraan voldaan moest worden. Het bestaand model van de geautomatiseerde BTW listing in EUR, komt hiermee dan ook te vervallen. De lijst moet alle belastingplichtige afnemers bevatten waarmee u in het jaar 2002 handelingen hebt verricht voor een totaal bedrag, zonder belasting, van minstens 250,00 EUR ! • Het nieuwe model van de jaarlijkse lijst van de BTW-belastingplichtige afnemers - versie 2003, dient voor het eerst te worden gebruikt voor de handelingen gesteld in 2002. De indiening moet gebeuren voor 31 maart 2003. • De lay-out van de formulieren moet op wit papier - formaat DIN A4, portret georiënteerd en langs 1 zijde bedrukt, met zwarte inkt, worden afgedrukt. • De aangifte moet perfect leesbaar zijn. • Het papier moet van goede kwaliteit zijn zodat de verwerking bij wijze van scanning wordt gewaarborgd. • De geautomatiseerd BTW-listing formulier moet identiek zijn aan het voor dit doel ontworpen model van de Administratie, m.a.w. op het formulier moeten al de teksten, kaders en roosters alsmede de referte vermeld onderaan links van het document, worden opgenomen, in dezelfde volgorde en identiek aan deze vermeld op de modellen. • Elke aanpassing aangebracht ingevolge een gewijzigde wetgeving aan de formulieren van de Administratie, zal onverwijld dienen te worden aangebracht aan de in eigen beheer ontwikkelde BTW-aangiften. Op dit principe wordt geen enkele afwijking toegestaan.


VERSIEWIJZIGINGEN

• • • •

•

• •

•

• • • •

•

•

De variabele gegevens die worden ingevuld op het formulier moeten een cijfer-/lettergrootte hebben gelijk aan 12 punten. De bedragen en nummers moeten worden afgedrukt in Arabische cijfers, het lettertype = ARIAL en de tekenstijl = standaard. De ingevulde gegevens moeten minimum 2 mm. Van de kantlijnen van de roosters (verticaal en horizontaal) verwijderd blijven. Bij het invullen van nummers en bedragen moeten de cijfers steeds aan elkaar worden geschreven, inzonderheid de duizendtallen worden niet gescheiden bij wijze van een punt of een spatie. Daarentegen moeten de te vermelden decimalen in de aangegeven bedragen steeds van de eenheden worden gescheiden bij wijze van een komma. In het bovenste kader waarin het BTW-nummer van de aangever, jaar van de handelingen en de vermelding van het aantal bladzijden wordt ingevuld, moeten alle aanvullingen in de respectieve roosters zowel horizontaal als verticaal worden gecentreerd. Het voornoemde is tevens geldig voor het bovenste kader te vermelden van af bladzijde 2 en volgende. In het kader “AANGEVER” mag geen identificatie-etiket worden gekleefd. In het kader I worden de identificatiegegevens van de belastingplichtige (naam en adres) steeds op een geautomatiseerde wijze ingevuld. Deze gegevens, te vermelden onder "Naam en adres van de aangever", moeten steeds van links worden uitgelijnd. De andere inlichtingen zoals de datum en de vermeldingen in te vullen in de roosters onder rubriek A1 en A2 alsmede onder B, worden hierin zowel horizontaal als verticaal gecentreerd. In het kader III "lijst van de afnemers" worden de gegevens, in te vullen in de respectieve roosters, als volgt gepositioneerd: a) verticaal worden ze allen gecentreerd. - b) horizontaal wordt het "BTW-nummer afnemer" gecentreerd en de aan te geven bedragen m.b.t. de "omzet" en "BTW-bedrag'' worden steeds van rechts uitgelijnd. - negatieve bedragen moeten worden voorafgegaan door een "minteken", dat wordt geplaatst de eerst vrije positie voor het respectieve bedrag, m.a.w. zonder het plaatsen van een spatie. Het is verplicht om onderaan elke bladzijde in de roosters voorzien voor het invullen van de totaalbedragen, de respectieve sommen af te drukken. Bij een NIHIL-opgave wordt enkel het bovenste kader en kader I ingevuld, inclusief de handtekening. Verder mogen er geen vermeldingen worden aangebracht. Vooraleer de formulieren worden ingediend bij de Administratie, moeten de betrokken belastingplichtigen of hun gevolmachtigde deze dateren, ondertekenen en voorzien van al de terzake gevraagde inlichtingen. Van de lijst moet een dubbel worden gemaakt, door middel van een fotokopie of op om het even welke andere wijze, dat door de belastingplichtige of zijn gevolmachtigde moet worden bewaard gedurende de wettelijke termijn van 10 jaar ! GEVOLG: De wijziging inzake de lay-out zal worden uitgewerkt in de versie 12.0X. Zodra deze versie 12.0X klaar is, zullen wij de aanvraag tot goedkeuring versturen naar het ministerie van Financiën. Wij verwachten voor 15/03/2003 hun antwoord. GEVOLG: Het is echter héél belangrijk dat u als belastingplichtige bovenstaande regels en voorwaarden respecteren zal. Gelieve u dus afdoende te informeren !

Gebruikerswijzigingen

• •

•

In het bedrijvenscherm, werd het rapport inzake etiketten klanten en etiketten leveranciers aangepast. Het rapport CQRYCMP3 drukt nu alle gegevens af in 3 kolommen in plaats van in 2 kolommen. In het Financieel Dagboek, werd in het rapportenscherm, het rapport CQRYFDB4 aangepast. Nu kan het referentieveld uit de detail van het financieel uittreksel door u geactiveerd worden op dit rapport. Gelieve hiervoor wel contact op te nemen met het support center van W -Invoice, zodat wij u telefonisch kunnen begeleiden bij het activeren van deze variabele YQRYFDB.FFDREF Elke klant die deze update installeert, zelfs een klant die met de versie 12.00 werkt, zal moeten een nieuw licentienummer van W -Invoice for Windows aanvragen. Hou hiermee rekening bij het installeren van de update. Het is dus aan te raden om de update te installeren tijdens de werkuren, zodat u ook snel en vlot een antwoordfax krijgt met uw licentienummer.


VERSIEWIJZIGINGEN

Wijzigingen versie 12.00 (28/01/2003) <-> versie 11.02 (27/08/2002) De nieuwe update van W -Invoice for Windows voor het jaar 2003 is klaar ! De update versie 12.00 is speciaal ontwikkeld om aan de wijzigingen in de wetgeving te blijven beantwoorden. Trouwe klanten die hun BTW-aangifte afdrukken met W -Invoice moeten deze update installeren VOOR zij hun eerste BTW-aangifte van het jaar 2003 afdrukken met W -Invoice. OPGELET : wij wachten nog op de goedkeuring van het Ministerie van Financiën. Pas nadat wij de goedkeuring hebben ontvangen, mag u uw BTW-aangifte afdrukken met het pakket W -Invoice. In afwachting van deze goedkeuring raden wij u aan om uw aangifte manueel in te dienen (formulier aan te vragen bij het BTW-kantoor in uw kanton). Daarnaast hebben wij op algemeen verzoek van onze klanten ook nog een aantal gebruikerswijzigingen doorgevoerd die ervoor moeten zorgen dat u op een nog efficiëntere wijze met W -Invoice zal kunnen werken. Wettelijke wijzigingen Geautomatiseerde periodieke BTW-aangifte in EUR – model 2003 De auditeur-generaal van financiën, Dhr. O. Cruyplant heeft in een schrijven namens de minister en de directeurgeneraal van het Ministerie van Financiën, gemeld dat er wordt overgegaan tot het scannen van de periodieke BTWaangiften op papier. Om het scannen mogelijk te maken zijn er een een aantal richtlijnen en voorwaarden inzake opmaak en aanvulling waaraan voldaan moest worden. Het bestaand model van de geautomatiseerde BTW aangifte in EUR, komt hiermee dan ook te vervallen. • Het nieuwe model van de geautomatiseerde periodieke BTW-aangifte – versie 2003, dient voor het eerst te worden gebruikt voor de handelingen verricht in 2003. Indien u maandaangever bent, moet u dit dus gebruiken vanaf de aangifte januari 2003, bij kwartaalaangevers start u dus met het gebruik bij de aangifte 1ste kwartaal 2003. • De lay-out van het formulier moet bestaan uit 1 blad, formaat DIN A4, portret georiënteerd en langs 1 zijde bedrukt, met zwarte inkt. • De aangifte moet perfect leesbaar zijn. • Het papier moet van goede kwaliteit zijn zodat de verwerking bij wijze van scanning wordt gewaarborgd. • De geautomatiseerd BTW-aangifteformulier moet identiek zijn aan het voor dit doel ontworpen model van de Administratie, m.a.w. op het formulier moeten al de kaders, teksten en roosters worden opgenomen, in dezelfde volgorde en analoog aan deze vermeld op de modellen. • Elke aanpassing aangebracht ingevolge een gewijzigde wetgeving aan de formulieren van de Administratie, zal onverwijld dienen te worden aangebracht aan de in eigen beheer ontwikkelde BTW-aangiften. Op dit principe wordt geen enkele afwijking toegestaan. • De variabele gegevens die worden ingevuld op het formulier moeten een cijfer-/lettergrootte hebben gelijk aan 12 punten. • De bedragen en nummers moeten worden afgedrukt in Arabische cijfers, het lettertype = ARIAL en de tekenstijl = standaard. • De ingevulde gegevens moeten minimum 2 mm. Van de kantlijnen van de roosters verwijderd blijven. • Bij het invullen van bedragen in de roosters dient de uitlijning steeds van rechts te gebeuren. • In het kader “AANGEVER” moeten de diverse elementen noodzakelijk voor de identificatie van de belastingplichtige, inzonderheid de juridische vorm, benaming en volledig adres, worden afgedrukt. • Bij het BTW-identificatienummer dat tevens in dit kader maar in het apart hiervoor voorzien rooster dient ingevuld, moet bij de afdruk ervan de duizendtallen worden gescheiden bij wijze van een “punt” of een “spatie”’. • In het kader “AANGEVER” mag geen identificatie-etiket worden gekleefd. • In het kader “I ALGEMENE INLICHTINGEN” moeten de aangiftetijdvakken, voor de kwartaalaangevers worden weergegeven onder de vorm “1” tot en met “4” en voor de maandaangevers onder de vorm “01” tot en met “12”. Het jaar moet steeds voluit met 4 cijfers worden afgedrukt. (bijvoorbeeld onder de vorm “2003”). • In de kaders II tot en met VII met de genummerde roosters 00 tot 91, moeten de ingevulde bedragen steeds met 2 decimalen worden afgedrukt, zelfs wanneer het in te vullen bedrag een geheel getal is (bijvoorbeeld een bedrag = 1.125 EUR wordt vermeld als 1.125,00). De duizendtallen dienen gescheiden


VERSIEWIJZIGINGEN

• •

• •

•

•

• •

bij wijze van een “punt” of een “spatie”. De roosters waarin geen enkel bedrag hoeft te worden aangegeven, moeten blanco blijven. Bij een NIHIL-aangifte moet het rooster 71 worden ingevuld met de cijfers “0,00”. De overige roosters van kader II tot en met VII moeten blanco blijven. Het aangifteformulier mag geen negatieve bedragen bevatten, inzonderheid : het bedrag van de creditnota’s ontvangen in de loop van een aangifteperiode voor de in de roosters 81,82 en/of 83 van deze aangifte of van een voorgaande aangifte vermelde handelingen, moet steeds in mindering worden gebracht van het te vermelden bedrag in het desbetreffende rooster (81, 82 of 83). Wanneer ingevolge deze vermindering het te vermelden bedrag in het desbetreffende rooster (81, 82 of 83) negatief zou zijn, mag het niet in dat rooster worden ingeschreven. Men zal dit rooster op nul brengen (blanco laten) en het nog te verrekenen bedrag zal moeten in mindering worden gebracht van het op te nemen bedrag in het desbetreffende rooster (81, 82 of 83) van de volgende aangifte(n). Voornoemde regel is tevens geldig voor de handelingen m.b.t. de roosters 86 en 87. => U ziet in W -Invoice het negatief bedrag in het vak 81,82 of 83 op het scherm, maar dit wordt blanco afgedrukt. U moet dus ZELF manueel dit negatief bedrag verrekenen op uw volgende BTW-aangifte, dit kan dus NIET automatisch beheerd noch verwerkt worden door W -Invoice ! Dezelfde principes dienen te worden toegepast voor negatieve verbeteringen zoals vergissingen vastgesteld bij de boekingen door de aangever en dergelijke meer… In het kader “controletotaal” moet het gemeenschappelijk totaal worden ingevuld van de volgende elementen; het BTW-identificatienummer van de aangever + de diverse bedragen die werden aangegeven in de roosters 00 tot 91 met inbegrip van de correlatieve identificatiecodes 00, 01, enz…. , maar waarbij geen rekening wordt gehouden met de in deze roosters vermelde komma (bijvoorbeeld een in het rooster 01 aangegeven bedrag van 125,00 wordt voor de berekening van het controletotaal 1.50.001). Bij het afdrukken van het controletotaal in het rooster ad hoc, moeten de duizendtallen worden gescheiden bij wijze van een “punt” of een “spatie”, de uitlijning dient van rechts te gebeuren. Het mag evenwel nooit met decimalen worden afgedrukt. T ot slot mag in het controletotaal geen rekening worden gehouden met de identificatiecodes die door geen enkel bedrag in cijfers worden voorafgegaan. Opmerking : De cijfers “0,00” worden gelijk gesteld met een bedrag. Alzo moet, wanneer in de aangifte voor de maand december in het rooster 91 de cijfers “0,00” moeten worden ingevuld, de corrrelatieve identificatiecode 91 tevens worden opgenomen in de berekening van het controletotaal. Voornoemde regel geldt ook voor de cijfers “0,00” ingevuld in het rooster 71 bij een NIHIL-aangifte. Vooraleer de formulieren worden ingediend bij de Administratie, moeten de betrokken belastingplichtigen of hun gevolmachtigde deze dateren, ondertekenen en voorzien van al de terzake gevraagde inlichtingen – dit alles moet worden opgenomen in de daartoe voorziene roosters onder rubriek “VIII DATUM en HANDTEKENIN(EN)”. Van de aangifte moet een dubbel worden gemaakt, door middel van een fotokopie of op om het even welke andere wijze, dat door de belastingplichtige of zijn gevolmachtigde moet worden bewaard gedurende de wettelijke termijn van 10 jaar ! GEVOLG : De wijziging inzake de lay-out werden in de versie 12.00 aangemaakt. De aanvraag tot goedkeuring werd verstuurd naar het ministerie van Financiën. Wij verwachten eerstdaags hun antwoord. GEVOLG : Het is echter héél belangrijk dat u als belastingplichtige bovenstaande regels en voorwaarden respecteren zal. Gelieve u dus afdoende te informeren !

Gebruikerswijzigingen Algemeen

• •

In de Franse versie werd in het hoofdmenu een vertalingsfout aangepast, zijnde bij Action/collez werd dit gewijzigd in Action/coller. Na het installeren van een update werd vroeger altijd de standaardparameter terug geactiveerd inzake automatisch link naar project X. Met de versie 12.00 werd dit aangepast. De standaardparameters die u in het licentiescherm heeft ingegeven inzake default link naar project X, blijven behouden. Dit principe is nu ook van toepassing voor de algemene rekening der klanten/leveranciers en de kosten- en opbrengstenrekening.


VERSIEWIJZIGINGEN

•

GEVOLG : In W -Invoice wordt automatisch een kopie van de DBF data genomen bij het verlaten van het pakket, dewelke wordt weggeschreven in de BCK directory. Deze functie is enkel van toepassing voor klanten die niet met een netwerkversie werken. Vanaf de versie 12.00 is er echter een wijziging ontstaan. Er worden vanaf nu maar 3 backups bijgehouden in plaats van 9 backups. Bleek namelijk dat 9 backups niet echt nodig waren en dit enkel maar veel schijfruimte in beslag nam.

Bedrijf

•

•

W-Invoice deed tot op heden een controle op het BTW-Nummer. Bij een klant met ISO-Code EL, werd echter niet toegelaten om een BTW nummer in te geven met meer dan 9 karakters. In de versie 12.00 werd dit aangepast. Klanten met ISO-Code EL kunnen vanaf nu dus ook een BTW-nummer met 10 karakters hebben. De rapporten CQRYCMP7b + CQRYCMP7c + CQRYCMP7d + CQRYCMP7e + CQRYCMP7f werden aangepast. Er werd namelijk tot op heden geen sortering voorzien in dit rapport. Vanaf de versie 12.00 is dit gewijzigd waardoor dus een sortering wordt gedaan per klant en daarna ook per datum.

Artikel

•

Bij aanmaak van een nieuw artikel, geef je de code + naam + omschrijving in. Op algemeen verzoek wordt vanaf nu automatisch de Nederlandstalige benaming en omschrijving gekopieerd naar het veld waarin u de Franstalige + Engelstalige + Duitstalige vertaling kan ingeven. Hierdoor wordt vermeden dat bij het maken van een factuur aan een Franstalige klant, er een factuur afgedrukt wordt met een blanko benaming en omschrijving, omdat bij het aanmaken van het artikel vergeten werd om de vertaling in te geven.

BTW-code beheer

•

Veel klanten hebben een artikel aangemaakt in hun W -Invoice pakket dat noemt ‘leeggoed’. Dit artikel koppelen zij dan aan de BTW code 0 %. Op het ogenblik dat men een factuur maakt aan de klant, dan wordt ook het artikel ‘leeggoed’ gebruikt. Gevolg is dat op de BTW-aangifte, het vak 00 wordt ingevuld met de omzet inzake onder andere leeggoed. Het is echter de bedoeling dat dit niet als omzet wordt aanzien, en het gefactureerde bedrag aan ‘leeggoed’ niet opgenomen wordt in de BTW-aangifte. Dit kan vanaf de versie 12.00 door de BTW-code ‘NVT LG’ te gaan koppelen aan het artikel ‘leeggoed’. De BTW-code ‘NVT LG’ is dus eigenlijk 0 % maar heeft als resultaat dat dit NIET opgenome n wordt in de omzet van de BTWLISTING en ook NIET opgenomen wordt in de omzet van de BTW-AANGIFTE. Het wordt ook NIET opgenomen ter berekening van de korting kontant.

Verkoopdagboek

•

Er is een vrij documenttype bijgemaakt waardoor u nu 2 vrije facturat ietype verkoop heeft. Dit kan u dan gebruiken om bijvoorbeeld een pro-forma factuur te maken. Dit nieuw documenttype heeft geen boekhoudkundige waarde en komt dus niet in de BTW-aangifte of -listing.

Verkoopfactuur

•

•

•

•

Bij het omzetten van een document van Offerte naar Verkoopfactuur, dan werd door W -Invoice, de datum van vandaag automatisch ingevuld voor de documentdatum, boekingsdatum, vervaldag. Na installatie van de versie 12.00 wordt ook automatisch de vervaldag voor korting kontant aangepast. Sommige klanten verkopen vooral aan particulieren. Dit heeft als gevolg dat zij bij het aanmaken van een factuur, altijd het veld ‘Bedragen Incl. BTW’ moeten aankruisen. In de versie 12.00 is er nu een mogelijkheid voorzien om automatisch dit veld te laten activeren op het ogenblik dat men de klant heeft geselecteerd. Er is nu in het bedrijvenscherm, een nieuw veld voorzien dat noemt ‘Bedragen Incl. BTW’. Dit veld bevindt zich naast het veld ‘Aanmaning’. De parameter in dit veld staat altijd op AF, u moet dus echt zelf dit veld aanklikken om dit te activeren. Zodra dit veld geactiveerd werd, zal bij het inboeken van een factuur voor deze klant of leverancier, het veld ‘Bedragen Incl. BTW’ automatisch geactiveerd zijn. Een aantal klanten willen de facturen altijd automatisch laten afdrukken met de duplicaten. Tot op heden werd bij het drukken op het ‘printertje’ in het verkoopfactuurscherm, automatisch het bolletje zwart gemaakt bij het woord ‘Afdrukken’. Indien men onmiddellijk op de OK toets drukt, bekomt me n dus enkel © SLABINCK Kristof bvba - Mimosalaan 5 - 8520 Kuurne - [email protected] - BE 0465.656.319

VERSIEWIJZIGINGEN

•

•

•

•

•

•

• •

de afdruk van het origineel. Indien u echter altijd het bolletje wenst voorgesteld te krijgen bij ‘Afdrukken met duplicaten’, kan u in het licentiescherm, rechtsonderaan een V -tje zetten bij het veld ‘Afdrukken met duplicaten’. Om dit V-tje daar te kunnen plaatsen moet u natuurlijk eerst op het geel potlood bovenaan in het licentiescherm klikken. Nadat u het V -tje er heeft geplaatst drukt u op de groene V om uw parameter te bewaren. Bij het inboeken van facturen, kan je op het tonnetje klikken zodat je het haalscherm van de artikels opent. Tot op heden werd de laatst ingetikte artikelcode onthouden en werd de lijst dus voorgesteld, beginnend met uw laatst ingetikte artikelcode. Op algemeen verzoek (meerderheid van stemmen) werd dit gedesact iveerd in de versie 12.00. In de snelboekingslijn wordt vanaf heden een controle ingebouwd inzake korting per artikel. Indien u bijvoorbeeld een artikel heeft, dewelke u aankoopt voor 1000,00 EURO en hierop 20% winstmarge neemt op de verkoopprijs, waardoor de verkoopprijs wordt 1.250,00 EURO, dan werd de vraag gesteld om een controle in te bouwen waardoor u verwittigd wordt op het ogenblik dat u meer korting toekent dan uw winstmarge. Bij het inboeken van een korting in een snelboekingslijn zal het programma vanaf nu, een onzichtbare controle doen met het percentage der winstmarge in het artikelscherm. Indien u korting inzake bedrag of procent groter is als de winstmarge, bekomt u een waarschuwingsscherm met de vraag ‘U geeft meer korting dan de verkoopsmarge! Doorgaan ?’ Indien u op OK drukt, zal u dus een verkoop boeken waarbij u weet dat u verlies lijdt. Kwestie van bij het inboeken al te weten, waarmee u bezig bent ! Bij het activeren van het rapport CQRYVFD19 (export verkoopdetail Excel) bekom je een xls bestand. Bij het openen van dit bestand werden bekom je een aantal kolommen. Het aantal kolommen werd in de versie 12.00 uitgebreid met de kolom cmp001 + cmp002 + ctynum1 + pttcde1 + pttwpl1. Hierdoor bekomt u de gegevens van het eerste vrije veld in het bedrijvenscherm + het tweede vrije veld + het bedrijfstype + de postcode + de woonplaats van de klant. Na de EURO conversie blijkt dat sommige klanten, na inboeking van de betaling, alsnog de melding krijgen dat het openstaand saldo voor een bepaalde factuur 0,01 EURO bedraagt. Dit heeft te maken met de omrekening tijdens de conversie en de afronding der bedragen. Door de versie 12.00 te installeren, zullen alle facturen met een openstaand bedrag van 0,01 of 0,02 EURO, automatisch gesaldeerd worden, waardoor deze facturen niet meer zullen opgenomen worden in uw lijst van openstaande klanten. Bij het boeken van een verkoopfactuur kan u een klantenlijst en artikellijst op het scherm bekomen door het respectievelijk icoon aan te klikken waardoor u het haalscherm bekomt. Dit haalscherm werd nu vergroot zodat u nog meer lijnen kan zien bij het activeren van dit haalscherm. Bij het activeren van het geel brilletje bekom je een overzicht van al uw documenten. De volgorde van deze kolommen werd aangepast naar : Dagboeknummer, Valuta, Type document, nummer, boekingsdatum, documentdatum, vervaldatum, Leveringsdatum, Naam, Juridische Vorm, Totaal bedrag, Betaald, Saldo, Centralisatierekening, Referentie, Persoon, Adres lijn 1, Postcode, Stad, Telefoon, Fax, GSM, E-Mail,, Website, BTW, Bank, enz… Er werd een nieuw rapport bijgemaakt, namelijk CQRYVFD25. Dit rapport geeft een overzicht van alle klanten met hun omzet (zonder de detail der gegevens). Op de lay-outs kan u nu uw GSM nummer en website adres activeren, dewelke kan ingegeven worden in het licentiescherm.

Aankoopfactuur

•

•

•

Bij het omzetten van een document van Bestelling naar Aankoopfactuur, dan werd door W -Invoice, de datum van vandaag automatisch ingevuld voor de documentdatum, boekingsdatum, vervaldag. Na installatie van de versie 12.00 wordt ook automatisch de vervaldag voor korting kontant aangepast. Bij het inboeken van facturen, kan je op het tonnetje klikken zodat je het haalscherm van de artikels opent. Tot op heden werd de laatst ingetikte artikelcode onthouden en werd de lijst dus voorgesteld, beginnend met uw laatst ingetikte artikelcode. Op algemeen verzoek (meerderheid van stemmen) werd dit gedesactiveerd in de versie 12.00. Na de EURO conversie blijkt dat sommige klanten, na inboeking van de betaling aankoopfacturen, alsnog de melding krijgen dat het openstaand saldo voor een bepaalde factuur 0,01 EURO bedraagt. Dit heeft te maken met de omrekening tijdens de conversie en de afronding der bedragen. Door de versie 12.00 te installeren, zullen alle facturen met een openstaand bedrag van 0,01 of 0,02 EURO, automatisch gesaldeerd


VERSIEWIJZIGINGEN

•

•

• •

worden, waardoor deze facturen niet meer zullen opgenomen worden in uw lijst van openstaande leveranciers. Bij het boeken van een aankoopfactuur kan u een leverancierslijst en artikellijst op het scherm bekomen door het respectievelijk icoon aan te klikken waardoor u het haalscherm bekomt. Dit haalscherm werd nu vergroot zodat u nog meer lijnen kan zien bij het activeren van dit haalscherm. Bij het activeren van het geel brilletje bekom je een overzicht van al uw documenten. De volgorde van deze kolommen werd aangepast naar : Dagboeknummer, Valuta, Type document, nummer, boekingsdatum, documentdatum, vervaldatum, Leveringsdatum, Naam, Juridische Vorm, Totaal bedrag, Betaald, Saldo, Centralisatierekening, Referentie, Persoon, Adres lijn 1, Postcode, Stad, Telefoon, Fax, GSM, E-Mail,, Website, BTW, Bank, enz… Er werd een nieuw rapport bijgemaakt, namelijk CQRYAFD25. Dit rapport geeft een overzicht van alle leveranciers met het totaal der aankopen (zonder de detail der gegevens). Op de lay-outs kan u nu uw GSM nummer en website adres activeren, dewelke kan ingegeven worden in het licentiescherm.

Project

•

In het rapport CQRYPRJ3 (Aankoop/Verkoop per proj/art) was een kleine berekeningsfout aanwezig. De totalen van verkoop en aankoop onderaan beide rubrieken werden niet correct weergegeven, terwijl dat in het projecttotaal wel het geval is. De oorzaak lag in het feit dat de NIET aftrekbare BTW die in het projectenscherm meetelt om de aankoopkostprijs te berekenen, in dit rapport niet werd meegeteld. Dit werd dan ook in de versie 12.00 opgelost.

Licentie

•

In het licentiescherm is nu een nieuw veld voorzien om uw GSM nummer en uw website adres in te vullen. Deze nieuwe velden kregen in W -Invoice de variabele XLIC.LICWEB en XLIC.LICGSM. U kan dus op al uw rapporten en dus ook op uw verkoopfactuur, deze variabelen activeren, indien u dit wenst.

Financieel dagboek

•

•

•

Linksonderaan het verkoopfactuur en aankoopfactuurscherm, bevindt zich het veld ‘Betaald EUR’. Naast dit veld heeft u een geel potlood. Bij het drukken van het geel potlood kreeg u een lijst met een 5 tal betalingen / voorschotten die in het financieel dagboek op deze klant werden geboekt. In de versie 12.00 werd het aantal lijnen verhoogd tot 22 lijnen. In het scherm ‘Detail Financieel Uittreksel’ heb je onderaan 2 horizontale kaders. 1 voor de openstaande facturen en 1 voor de reeds betaalde voorschotten. Vanaf de versie 12.00 werden deze kaders groter gemaakt zodat er nu 7 lijnen per kader zichtbaar zijn. Bij het aanmaken van een nieuw financieel dagboek, was er een controle voorzien inzake het feit of een banknummer wel degelijk uniek was. Deze controle werd in de versie 12.00 geannuleerd. Hierdoor verdwijnt de foutmelding ‘geef een unieke code in’ waardoor u vanaf nu wel degelijk per jaar, een dagboek kan maken van uw lopende rekening (en het banknummer kan invullen).

Automatische facturatie

•

In de module automatische facturatie is vanaf heden ook een mogelijkheid voorzien om via het icoon blauw fabriekje, uw klant te kunnen selecteren. Hierdoor bent u niet verplicht om de klantencode te kennen bij het aanmaken van uw opdracht tot automatische omzetting van uw leveringsbonnen in een factuur per klant.

Abonnementen

•

Bij het aanmaken van een abonnement, heeft men de mogelijkheid om automatisch honderden facturen aan te maken. In de versie 12.00 werd bij het aanmaken van een factuur, ook rekening gehouden met de taal van de klant. Indien de klant Franstalig is, dan werd de franstalige benaming en omschrijving van het artikel gebruikt ter aanmaak van de abonnementsfactuur. In de vorige versie werd geen rekening gehouden met de taal van de klant, waardoor de franstalige klanten alsnog een factuur kregen met een nederlandstalige tekst. Dit is dus definitief opgelost. © SLABINCK Kristof bvba - Mimosalaan 5 - 8520 Kuurne - [email protected] - BE 0465.656.319

VERSIEWIJZIGINGEN

Wijzigingen versie 11.02 (27/08/2002) <-> versie 11.01 (22/05/2002) In de versie 11.02 is er enkel 1 wijziging tegenover de versie 11.01. Deze wijziging was nodig voor een klant die actief w as in de veehandel en zijn aankoopfacturen wilde exporteren naar een extern boekhoudpakket.

Wijzigingen versie 11.01 (22/05/2002) <-> versie 11.00 (17/01/2002) De lijst inzake berekening stock had problemen indien u ooit met een artikel in negatieve voorraad was gegaan, dit werd in de versie 11.01 aangepast.

Wijzigingen versie 11.00 (17/01/2002) <-> versie 10.00 (11/07/2001) Wettelijke wijzigingen De wetgeving inzake de geautomatiseerde periodieke BTW-aangifte in EUR werd via het formeel schrijven van het ministerie van financiën dd. 07/12/2001 gewijzigd. Onderstaande zaken moesten gewijzigd worden en worden door de update versie 11.00 aangepast : • Alle BTW-aangiftes voor handelingen vanaf 01/01/2002 mogen ENKEL nog in EURO gebeuren. • Links op het formulier moeten de identificatiegegevens (naam, adres en BTW-identificatienummer) van de belastingplichtige op een geautomatiseerde wijze worden afgedrukt. • Het rooster “BTW-identificatienummer van de boekhouder” mag niet meer ingevuld worden en dient dus blanco te blijven. Dit nummer mag dus ook niet meer worden opgenomen in het controletotaal. • Vanaf 01/01/2002 zullen geen identificatie-etiketten meer verstuurd worden naar de belastingplichtigen teneinde, bij het toekomstig scannen van de formulieren, problemen te vermijden met o.a. losgekomen etiketten, etiketten die niet precies op de juiste plaats worden gekleefd, enz… Bovenstaande wijzigingen zorgen ervoor dat u, als trouwe W -Invoice klant, de update versie 11.00 ZEKER voor het afdrukken van uw eerste BTW-aangifte inzake het jaar 2002, moet installeren. Vergeet niet dat u op die BTWaangifte geen etiket meer mag kleven, het is dus heel belangrijk dat uw bedrijfsgegevens die in het licentiescherm genoteerd staan, duidelijk en correct zijn ingevuld. De wetgeving inzake de BTW-listing heeft ervoor gezorgd dat de BTW-listing, die moet ingediend worden voor 31/01 moest gewijzigd worden. Door de invoering van de EURO moeten de bedragen afgedrukt worden met 2 cijfers na de komma, dit vanaf de BTW-listing die betrekking heeft op een volledig boekjaar verwerkt in EURO. Indien u dus op 01/01/2001 de EURO-conversie heeft uitgevoerd, moet u de versie 11.00 installeren voordat u de BTW-listing inzake het jaar 2001 afdrukt in EURO. Gebruikerswijzigingen

•

•

• •

Oplossing probleem BTW-listing : in de versie 10.00 en 10.01 werd reeds de BTW-listing gebruikt voor de EURO. Er werd dus een afdruk gedaan met 2 cijfers na de komma. Het totaalbedrag per blad kon soms niet afgedrukt worden door een tekort aan plaats, waardoor men sterretjes kreeg afgedrukt in plaats van het totaalbedrag. Dit probleem werd definitief opgelost. In het rapport aankopen per artikel (CQRYAFD6) kan een query worden ingevuld, zijnde: Van artikel tot artikel’ ‘Van klant tot klant’ ‘Van datum tot datum’ De tweede query werd aangepast naar ‘van leverancier tot leverancier’. In het rapport aankopen per artikel (CQRYAFD6) en verkopen per artikel (CQRYVFD6) wordt nu ook de query ‘van datum tot datum’ bovenaan op het rapport afgedrukt. Hierdoor kan u nadien, bij het consulteren van deze lijst op papier, terugvinden over welke periode deze omzetlijst handelde. In het projectenscherm werd een speciaal rapport ontwikkeld (CQRYPRJ3 = Aankoop/verkoop per project/artikel en CQRYPRJ4 = Aankoop/verkoop per project) die u in staat stelt om een totaal overzicht te


VERSIEWIJZIGINGEN

•

•

•

•

•

•

bekomen per project van alle verkoopfacturen en aankoopfacturen die eraan gelinkt zijn, met een resultaatberekening hiervan. Indien de omzet van dit project groter is dan de aankoopkost, dan wordt het % der winst uitgerekend. Is de aankoopkost echter groter dan de omzet van dit project, dan wordt het cijfer 0 als percentage der winst afgedrukt. Een nieuwe klant zal door het installeren van de versie 11.00 niet meer de mogelijkheid hebben om een dossier in BEF te starten. De eerste dossiermunt wordt nu automatisch EUR in plaats van BEF. Er blijft echter nog altijd een mogelijkheid om als alternatieve dossiermunt BEF te activeren, dit omdat wij veronderstellen dat de W -Invoice gebruiker nog enige tijd in BEF zal blijven redeneren. Alle EMU munten zoals DEM en FRF, enz… worden nu niet meer standaard meegeleverd bij nieuwe klanten. In het bedrijvenscherm kan men op het icoon klikken waarin een mannetje met de hoed wordt afgebeeld. Ook tijdens het boeken van aankoop- of verkoopdocumenten kan men op het icoon waarin een rekenmachine wordt afgebeeld drukken, die naast de klant- of leveranciersnaam wordt afgebeeld. Dit icoon activeert één van de sterkste tools van W?Invoice, u krijgt er namelijk een overzicht van de omzet – bedrag der openstaande facturen – enz… Op algemeen verzoek van onze klanten werd voor de omzet inzake facturen/creditnota’s een opsplitsing gedaan in bedrag exclusief BTW en bedrag inclusief BTW. Klant vraagt = wij ontwikkelen. Een heel belangrijke wijziging met betrekking tot de aanmaning (CQRYVFH7 en CQRYVFH8) werd doorgevoerd in de versie 11.00. Indien u nog openstaande facturen heeft, die geboekt werden in BEF (bijvoorbeeld een factuur van november 2001) en u heeft ook een openstaande factuur, die geboekt werd in EURO (bijvoorbeeld een factuur van januari 2002), dan was er in de versie 10.00 een probleem. Bij het afdrukken van de aanmaning kreeg u een lijn voor de factuur in BEF en een tweede lijn voor de factuur in EURO. Dankzij de ve rsie 11.00 wordt dit aangepast. De bedragen van facturen die vervallen zijn en initieel geboekt werden in BEF, worden automatisch omgerekend naar EURO. Indien u dus aanmaningen afdrukt met W -Invoice moet u zeker de versie 11.00 installeren. Gelieve echter altijd eerst te verifiëren of de layout aan uw wensen voldoet, voordat u een grote printopdracht geeft, aangezien wij de bestaande lay-out aanpassen. Deze wijziging is geprogrammeerd in deveronderstelling dat u in EURO werkt, wat in principe wettelijk verplicht is sinds 01/01/2002. In de versie 10.00 werd een speciale parameter ingebouwd opdat bij het ingeven in het zoekscherm (haalicoon) van bijvoorbeeld een artikelnaam, deze naam zou onthouden worden bij een volgende activering van het zoekscherm. Op algemene vraag werd deze parameter afgezet bij het activeren van het artikel-haalicoon in de detail verkoopfactuur en detail aankoopfactuur scherm. Alle klanten die met W -Invoice offertes, leveringsbonnen, bevestiging bestellingen, prijsaanvragen, recept iebonnen, enz… aanmaken zullen met onderstaande wijziging HEEL tevreden zijn. Indien u een offerte heeft gemaakt op 01/11/2001 van 10.000 BEF exclusief BTW en de klant heeft op vandaag de bestelbon gefaxt. Dan kan u het documenttype wijzigen MAAR dit mocht u met de versie 10.00 niet doen, aangezien het initieel document (de offerte van 01/11/2001) nog in BEF was. In de versie 11.00 hebben wij een automatische omrekeningsmodule ingebouwd. Zodra een document wordt gewijzigd of gekopieerd, wordt gecontroleerd wat de initiële munt was van dit document. Indien dit document niet in EURO werd opgemaakt, wordt een omrekening voorgesteld. Het spreekt voor zich dat u altijd MOET op OK drukken als het pakket deze vraag aan u heeft gesteld. U krijgt echter nog de keuze aangezien sommigen documenten hebben in USD en dan willen bepalen dat de omrekening niet moet gebeuren. Concreet : de automatische omzetting van documenttypes van BEF naar EURO kan terug, dit dankzij de versie 11.00. Halleluja ! Hopelijk bent u overtuigd dat de versie 11.00 een aanrader is om zo snel mogelijk te installeren. Vergeet niet om eerst een volledige back-up van uw W -Invoice directory te nemen, alvorens de update te installeren. Enkel klanten met een udpatecontract of update- & supportcontract kunnen deze update registreren want een herregistratie zal noodzakelijk zijn na installatie van de update versie 11.00. Hou met de herregistratie dus rekening en installeer de update tijdens de werkuren (registraties tussen 9u00 en 17u00 worden nog dezelfde dag behandelt) of op het ogenblik dat u tussen het moment van installatie update en de eerstvolgende werkdag, geen bijkomende documenten meer wenst aan te maken.


VERSIEWIJZIGINGEN

Wijzigingen versie 10.00 (11/07/2001) tegenover versie 9.07 (05/09/2000) Algemeen

•

•

•

Wanneer men een update installeert, wordt automatisch een directory c:/winvoice/recover aangemaakt waarin de indexbestanden van die versie gekopieerd worden. Wanneer men een corrupted DBF heeft in W Invoice kan het terugplaatsen van deze indexbestanden er meestal voor zorgen dat een dossierherstelling niet meer nodig is. Het terugzetten van deze indexbestanden mag enkel mits telefonische begeleiding van het support center. Bij het kopiëren van een factuur of bedrijf kreeg u vroeger de tekst: 'bent u akkoord dat een kopie van dit bestand wordt genomen'. Dit werd nu gewijzigd in '.... van dit ene record ....' Dit om verwarring te vermijden bij onze klanten. Er zit vanaf heden een automatisch back-up in van de laatste 2 werkdagen. Mocht u ooit een probleem hebben met uw dossier, dan is er toch een kans om bepaalde zaken uit die onzichtbare back-ups te halen.

Bedrijvenscherm

•

• • •

Er werd linksbovenaan een nieuw veld met een datum 'Wijziging’ geplaatst. In dit veld wordt automatisch de datum van vandaag ingevuld zodra men de fiche aanmaakt via het groen plusteken of een bedrijf wijzigt via het geel potlood. Veldgrootte van ‘Email’ werd breder gemaakt, zodat er visueel meer karakters kunnen worden weergegeven. Veldgrootte van ‘GSM’ werd breder gemaakt, zodat er visueel meer karakters kunnen worden weergegeven. Veldgrootte van ‘Website’ werd breder gemaakt, zodat er visueel meer karakters kunnen worden weergegeven.

Artikelscherm

•

Vanaf nu zal wat u intikt door het programma onthouden worden bij het activeren van het haalicoon. Bij een volgende activatie van het haalicoon wordt dan uw laatst ingetikte zoekopdracht automatisch voorgesteld. Zelfs nadat men de sorteersleutel heeft aangepast. Dit is handig voor mensen die een artikelnaam hebben ingetikt, maar nadien vaststellen dat de sortering op code stond. Nu kunnen ze dus de sortering aanpassen naar artikelnaam, zonder de oorspronkelijke zoekopdracht opnieuw te moeten intikken.

Verkoopdagboek

•

•

Zodra het SALDO van een factuur groter is dan nul, wordt in de overzichtslijst (rechtergedeelte van het verkoopdagboek) een letter ‘s’ geplaatst. Hierdoor ziet u onmiddellijk of een factuur nog een openstaand saldo heeft. Er is een vrij documenttype bijgemaakt. Dit kan u dan gebruiken om bijvoorbeeld een pro-forma factuur te maken. Dit nieuw documenttype heeft geen boekhoudkundige waarde en komt dus niet in de BTW-aangifte of -listing.

Verkoopfactuur

•

•

• •

Bij het nemen van een kopie van een document, worden de document -, boekings- en vervaldag aangepast in de kopie, naar de datum van vandaag. De datum korting contant werd vroeger NIET aangepast. Dit is in de versie 10.00 aangepast. Daarnaast werd een heel belangrijke wijziging gemaakt omdat de EURO op komst is. Indien u een kopie wenst te nemen van documenten die geboekt werden in BEF, terwijl u al in een EURO dossier werkt, dan zal het programma automatisch het document omrekenen naar EURO. Hierdoor is de kopie van het oorspronkelijk BEF-document dus omgerekend in EURO. De hoeveelheid in de snelboekingslijn van de verkoopfactuur werd gewijzigd inzake aantal karakters. Vroeger was dit 9999,9999. Nu wordt dit een maximum van 999998,9999 stuks. Bij het kopiëren van een factuur werd het veld referentie en detailreferentie overgenomen van de oorspronkelijke factuur. Dit werd gewijzigd in de versie 10.00. Als u een kopie neemt, kan u voordat u deze


VERSIEWIJZIGINGEN

•

•

• • •

•

•

•

kopie valideert, de referentie aanpassen. Hierdoor wordt dan zowel de gekopieerde referentie als de detailreferentie overschreven. In het scherm verkoopfactuur hebt u een rekenmachientje. Dit geeft een overzicht van de verkopen, aankopen, enz... Vanaf de versie 10.00 krijgt u de mogelijkheid om op een printertje (rechtsbovenaan) te drukken, waardoor u de detaillijsten kan oproepen die de vermelde bedragen weergeven. Als u in het verkoopdagboek een overzicht vraagt van alle offertes, door naast de defaultnummering op het wit paginaatje te klikken en … dan gaat u naar het verkoopfactuurscherm, en u drukt op het groen plusteken, … dan werd toch FACTUUR voorgesteld ipv offerte. Vanaf nu wordt het respectievelijk document voorgesteld, zijnde dus in dit geval: offerte. Bij het hanteren van het document ‘brief’, worden zowel de klanten als leveranciers zichtbaar, via het blauw fabriekje. Het aantal lay-outs werd gewijzigd van 9 naar 15 lay-outs. Sommige rapporten werden gewijzigd inzake gebruiksvriendelijheid, bijvoorbeeld rapport verkopen per klant. Nu kan u het rapport activeren en ‘van … tot …’ intikken (= klantcode), en daarna ‘van … tot …’ (= van datum tot datum). Hierdoor zal u minder snel met voorwaarden moeten werken. De lijst CQRYVFH1 en CQRYVFH5 werd gewijzigd. Vroeger kreeg men enkel de totalen inclusief BTW, nu is er ook een kolom voor het bedrag exclusief BTW voorzien alsook voor het bedrag van de BTW. U kan nu ook van … tot … intikken. De verkoopfactuur lay-out ‘cvfhprt8’, die dient om brieven te versturen, werd nu zodanig gewijzigd dat het adres van de bestemmeling enkel op de eerste pagina wordt vermeld. Hierdoor kan u dus meer tekst op de tweede pagina afdrukken. In alle rapporten hebt u nu de mogelijkheid om de omschrijving, via de scroll toetsen te lezen. Het probleem was vroeger dat wanneer u een omschrijving van 6 lijnen had ingetikt, u dan de omschrijving niet kon nalezen, tenzij u in wijzigmodus stond. Nu hoeft dit niet meer, u kan via de scroll toetsen alle lijnen overlopen.

Aankoopdagboek

•

•

Zodra het SALDO van een factuur groter is dan nul, wordt in de overzichtslijst (rechtergedeelte van het aankoopdagboek) een letter ‘s’ geplaatst. Hierdoor ziet u onmiddellijk of een factuur nog een openstaand saldo heeft. Er is een vrij documenttype bijgemaakt. Dit kan u dan gebruiken om bijvoorbeeld een pro-forma factuur te maken. Dit nieuw documenttype heeft geen boekhoudkundige waarde en komt dus niet in de BTW-aangifte of -listing.

Aankoopfactuur

•

•

• •

•

•

Bij het nemen van een kopie van een document, worden de document -, boekings- en vervaldag aangepast in de kopie, naar de datum van vandaag. De datum korting contant werd vroeger NIET aangepast, wat dus fout was. Dit is in de versie 10.00 aangepast. Daarnaast werd een heel belangrijke wijziging gemaakt omdat de EURO op komst is. Indien u een kopie wenst te nemen van documenten die geboekt werden in BEF, terwijl u al in een EURO dossier werkt, dan zal het programma automatisch het document omrekenen naar EURO. Hierdoor is de kopie van het oorspronkelijk BEF-document dus omgerekend in EURO. De hoeveelheid in de snelboekingslijn van de verkoopfactuur werd gewijzigd inzake aantal karakters. Vroeger was dit 9999,9999. Nu wordt dit een maximum van 999998,9999 stuks. Bij het kopiëren van een factuur werd het veld referentie en detailreferentie overgenomen van de oorspronkelijke factuur. Dit werd gewijzigd in de versie 10.00. Als u een kopie neemt, kan u voordat u de kopie valideert, de referentie aanpassen. Hierdoor wordt dan zowel de gekopieerde referentie als de detailreferentie overschreven. In het scherm aankoopfactuur hebt u een rekenmachientje. Dit geeft een overzicht van de verkopen, aankopen, enz... Vanaf de versie 10.00 krijgt u de mogelijkheid om op een printertje (rechtsbovenaan) te drukken, waardoor u de detaillijsten kan oproepen die de vermelde bedragen weergeven. Als u in het aankoopdagboek een overzicht vraagt van alle receptiebonnen, door naast de defaultnummering op het wit paginaatje te klikken en … dan gaat u naar het aankoopfactuurscherm, en u


VERSIEWIJZIGINGEN

• • •

•

•

drukt op het groen plusteken, … dan werd toch FACTUUR voorgesteld ipv receptiebon. Vanaf nu wordt het respectievelijk document voorgesteld, zijnde dus in dit geval: receptiebon. Bij het hanteren van het document ‘prijsaanvraag’, worden zowel de klanten als leveranciers zichtbaar, via het blauw fabriekje. Het aantal lay-outs werd gewijzigd van 9 naar 15 lay-outs. Sommige rapporten werden gewijzigd inzake gebruiksvriendelijheid, bijvoorbeeld rapport aankopen per leverancier. Nu kan u het rapport activeren en ‘van … tot …’ intikken (= leverancierscode), en daarna ‘van … tot …’ (= van datum tot datum). Hierdoor zal u minder snel met voorwaarden moeten werken. De lijst CQRYAFH1 en CQRYAFH5 werd gewijzigd. Vroeger kreeg men enkel de totalen inclusief BTW, nu is er ook een kolom voor het bedrag exclusief BTW voorzien, evenals voor het bedrag van de BTW. U kan nu ook van … tot … intikken. Het rapport CQRYAFD6, aankopen per artikel, vermeldde vroeger niet de opsplitsing inzake aankoopprijs, BTW niet aftrekbaar en kosten bedrijf. In de versie 10.00 wordt dit nu wel gedaan.

Gebruikersbeheer

•

Enkel een gebruiker met level 9 kan nu nog de paswoorden zien van de gebruikers met een level, die lager is dan 9.

BTW-listing

•

Bij een EURO-dossier werd de BTW-listing geweigerd door de Administratie omdat de bedragen zonder komma's worden afgedrukt. Vanaf versie 10.00 is dit gewijzigd.

Abonnementen

•

De referentie van het type factuur werd niet overgenomen naar de hoofding van de verkoopfactuur. De artikelreferenties van het type factuur werden wel overgenomen naar de artikelreferenties van de detail verkoopfactuur. Dit gaf als nadeel dat bij de link naar SHL in de openstaande posten klanten en in de klantenhistoriek er geen melding is van een referentie. Dit werd opgelost in de versie 10.00.

Financieel dagboek

•

Het sorteringscherm in detail financieel uittreksel werd groter gemaakt.

Stockbeheer

•

Voor de producten die aangekruist staan voor opvolgen stock, kunt u vanaf nu een instelbaar minimum aantal bijhouden. Zodoende dat er na het maken van facturen een lijstje kan afgedrukt worden, op het scherm of op papier, van de producten die in stock = of < dan dat ingestelde minimum nog aanwezig zijn. Zie lijst ‘cqryart7a’, zijnde ‘stocklijst min/max artikels’. In deze lijst wordt ook de te bestellen hoeveelheid voorgesteld.

PLUS versie = Export naar algemene boekhouding Super Hi-Link

• •

Het probleem met de nul hoeveelheden is opgelost. Bij het kopiëren van een document, werd vroeger de button ‘gelinkt/niet gelinkt’ meegekopieerd. In de versie 10.00 is dit niet meer zo.


•

Er zijn 2 nieuwe modules beschikbaar, zijnde: 'Automatische receptie' en 'Automatische levering'. De module 'automatische receptie' laat u toe om in het aankoopdagboek een icoon te activeren waardoor alle bestelbons worden omgezet in een receptiebon. U kan opteren om alles te groeperen en er is zelfs een mogelijkheid om een bepaalde inhoud van een bestelbon aan te klikken zodat deze niet wordt omgezet in een receptiebon. De module 'automatische levering' laat u toe om in het verkoopdagboek een icoon te © SLABINCK Kristof bvba - Mimosalaan 5 - 8520 Kuurne - [email protected] - BE 0465.656.319

VERSIEWIJZIGINGEN

•

activeren waardoor alle documenten bevestiging bestelling worden omgezet in een leveringsbon. U kan opteren om alles te groeperen en er is zelfs een mogelijkheid om een bepaalde inhoud van een bevestiging bestelling aan te klikken zodat deze niet wordt omgezet in een leveringsbon. Rapportgenerator: in het verleden bleek het installeren van een nieuwe versie bij de W -Invoice klanten nogal wat problemen te geven. Men moest namelijk alle oude lay-outs manueel terugzetten. Dit is nu niet meer zo. Er wordt nu automatisch na het installeren van de update, een routine gestart die alle oude rapporten automatisch terugzet. Deze automatische terugzetroutine zet ook de oude query’s terug maar werkt wel NIET bij de BROWSE-functies. Dus als u via het brilletje in het klantenscherm de breedte van de weergegeven kolommen of de plaats van de kolommen hebt gewijzigd in de vorige versie, dan zal u na het installeren van de update terug de defaultwaarden van de kolommen bekomen.

Bedrijvenscherm

•

•

• •

•

•

Alle rapporten in het bedrijvenscherm werden aangepast. Bij het afdrukken of visualiseren van een rapport kreeg je het scherm "Van ... tot ..." klant. Hier moest de bedrijfscode worden ingevuld. Sommige gebruikers kenden de bedrijfscode niet van hun klant en hadden hierbij problemen. Nu kan u op het blauw fabriekje drukken en eerst de klant opzoeken. Het is dus de bedoeling dat u de eerste klant en de laatste klant via het bedrijfsicoon activeert, met als resultaat alle klanten die een code hebben tussen diegene die bij ‘van …’ en ‘tot …’ werd ingevuld. In het bedrijvenscherm bevindt zich in de opdrachtenregel een icoon waarin een mannetje met een hoed wordt afgebeeld. Na het drukken op dit icoon bekwam men de som van de verkoopfacturen, offertes, bevestiging bestelling, verloren offertes en leveringsbonnen per klant evenals de som van de openstaande facturen. Nu wordt ook de som van de aankoopfacturen, bestelbonnen, receptiebon en prijsaanvraag evenals de som van de openstaande aankoopfacturen. Hierdoor kan u vanaf nu ten allen tijde zien wat de stand van zaken is bij een bepaalde leverancier. In het rapportenscherm van het bedrijf werden dan ook bijkomende rapporten gemaakt die een detailweergave zijn van de som die in bovenstaand icoon werden vermeld. In alle rapporten van het bedrijvenscherm worden vanaf nu ook volgende velden vermeld: e-mail, website en GSM-nummer. In het bedrijvenscherm is een nieuw rapport ontwikkeld dat u toelaat om een lijst af te drukken van alle klanten die in het bedrijvenscherm, de parameter kregen dat zij nooit een aanmaning mogen ontvangen. Hierdoor kan u een lijst trekken van alle klanten die geen aanmaning mogen krijgen, alvorens de aanmaningen af te drukken en eventueel dus nog een correctie te kunnen doorvoeren. In het bedrijvenscherm bestaat er de mogelijkheid om een automatische kopie te laten maken van dit bedrijf. Dit is bijvoorbeeld ideaal mocht u een eenmanszaak als klant hebben (gewone BTW-plichtige) en dezelfde klant komt bij u kopen maar vraagt een factuur op zijn persoonlijke naam. Dan moet u een nieuwe klant aanmaken maar met het BTW-regime NIET BTW-plichtige. In dit geval kan u dan een kopie bedrijf (tweelingsbroer) laten aanmaken en hoeft u enkel het BTW-regime nog aan te passen en zijn BTW-nummer te verwijderen. Zodra men de kopieerfunctie activeert, zijnde in het bedrijvenscherm - rapportenscherm verkoopfactuurscherm - aankoopfactuurscherm - artikelscherm verschijnt er een klein scherm. In dit scherm wordt u gevraagd: ‘Bent u zeker dat u een kopie wilt maken van dit ene bestand’. Zodra u op OK drukt wordt de kopie gemaakt, heeft u zich vergist, dan kan u nog op Cancel drukken.

Artikelscherm

• • •

Bij samengestelde artikels kan u nu 9.999 stuks van 1 bepaald artikel toewijzen in plaats van 999 stuks. In het artikelscherm zijn er vanaf nu 12 vrije velden, net als in het bedrijvenscherm. In het artikelscherm bestaat de mogelijkheid om een automatische kopie te laten maken van dit artikel. Dit is bijvoorbeeld ideaal mocht u een artikel verkopen met een bepaalde prijs per stuk, maar hetzelfde artikel ook wenst aan te maken met een prijs per 10 stuks. Dan moet u een nieuw artikel aanmaken maar met een andere prijs en de vermelding in de omschrijving dat het om 10 stuks gaat. In dit geval kan u dan een kopie artikel (tweelingsbroer) laten aanmaken en hoeft u enkel de prijs en de omschrijving nog aan te passen.


VERSIEWIJZIGINGEN

Verkoopfactuur

•

• •

•

•

•

• •

•

• •

• • •

•

•

Tijdens het boeken van een document (zowel in het scherm verkoopfactuur als aankoopfactuur), kan u in de snelboekingslijn op het geel potlood drukken. Hierdoor bekomt u een nieuw scherm waarin de artikelnaam en de artikelomschrijving wordt voorgesteld. Dit scherm werd nu groter gemaakt (15 cm op 25 cm) waardoor het gemakkelijker en vooral duidelijker is om de omschrijving in te tikken van bijvoorbeeld een blanco artikelgegeven. Bij het afdrukken van facturen met duplicaten wordt per factuur, eerst het origineel afgedrukt en daarna het duplicaat. In voorgaande versies werd eerst het duplicaat afgedrukt en daarna het origineel. In het verkoopfactuurscherm werd lay-out 3 gewijzigd in een lay-out die specifiek bedoeld is om een leveringsbon af te drukken. Via deze lay-out wordt geen eenheidsprijs of totaalprijs afgedrukt. Onderaan wordt een kader afgedrukt waarin uw klant zijn handtekening kan plaatsen, specifiek bedoeld om een leveringsbon afte tekenen. In het verkoopfactuurscherm werd lay-out 4 gewijzigd in een lay-out die specifiek bedoeld is om een factuur af te drukken op papier van de bank BBL waar het onderste gedeelte een overschrijvingsformulier betreft. Deze lay-out is enkel geschikt indien de inhoud van uw factuur maximum 5 lijnen betreft. In het verkoopfactuurscherm werd lay-out 5 gewijzigd in een lay-out die specifiek bedoeld is om een factuur af te drukken op papier van de bank GB waar het onderste gedeelte een overschrijvingsformulier betreft. Deze lay-out is enkel geschikt indien de inhoud van uw factuur maximum 5 lijnen betreft. In het verkoopfactuurscherm werd lay-out 9 meertalig gemaakt. Hierdoor wordt het kader, waarin de tekst staat 'Hierbij bestel ik bovenstaande zaken' en 'Naam, stempel en handtekening' automatisch vertaald in het Frans, Engels of Duits, naargelang de taal van de klant. In het verkoopfactuurscherm werden alle 9 de lay-outs aangepast. Op elke lay-out wordt vanaf nu ook het klantnummer en het referentieveld uithet verkoopfactuurscherm afgedrukt. In het verkoopfactuurscherm, kan u via de rapportgenerator het rapport 'aanmaningen' activeren. In de vorige versies werd op een aanmaning onderaan een paginanummer afgedrukt, dit paginanummer wordt nu niet meer afgedrukt. Bij het maken van kopies van documenten, bijvoorbeeld van een leveringsbon, dan werd aan de kopie automatisch een nieuw nummer toegekend. Nu wordt dit pas gedaan op het ogenblik dat u de kopie heeft gevalideerd door op de groene V te drukken. In de boekingslijn van een verkoopfactuur of aankoopfactuur kan u vanaf nu ook een bedrag ingeven dat groter is dan 9.999.999. In het scherm verkoopfactuur werd een bijkomend type document aangemaakt met als benaming ‘brief’. Dit is ideaal voor de mensen die een korte brief wensen aan te maken en gebruik maken van de meegeleverde lay-out ‘brief’. Het aanmaken van een brief doet u best door het blanco artikel aan te klikken en daarna op het geel potloodje in de snelboekingslijn te drukken. In dit scherm kan u dan bovenaan de aanspreking en eronder de inhoud van uw brief ingeven. Een brief met W -Invoice is heel gemakkelijk aangezien uw klantenbestand hierin reeds aanwezig is, een woord centreren of vet maken, enz... is echter niet mogelijk. Op de aanmaningen wordt nu de datum en plaats van afdruk vermeld, bijvoorbeeld: B-8200 BRUGGE, 01/07/2001. De standaardtekst op de aanmaningen werd nu ook in het Engels en Duits aangemaakt, de Nederlandtalige en Franstalige tekst was reeds beschikbaar. In het verkoopfactuur scherm werd een lijst toegevoegd waarop alle klanten worden vermeld die op NIET BTW-plichtig staan als BTW-regime en als voorwaarde dat zij reeds een factuur of creditnota hebben ontvangen. Deze lijst is ideaal om een dubbele controle te doen bij het opmaken van de BTW-listing. Er werd namelijk in het verleden vastgesteld dat men bij de aanmaak van een klant per ongeluk het regime wijzigde naar Niet BTW-plichtige alhoewel het op gewone BTW-plichtige moest blijven staan. Hierdoor werden deze klanten niet op de BTW-listing vermeld. Aan u dus om via deze lijst een dubbele controle te doen alvorens uw BTW-listing op te sturen. Aanpassing bij alle standaard verkoopfactuur en aankoopfactuur lay-outs: er wordt vanaf elke nieuwe installatie, onderaan een zin afgedrukt, zijnde: ‘De vermelding omrekening in Euro is louter ter informatie’. Daarnaast wordt nu ook op de verkoopfactuur lay-out ook de leveringsdatum afgedrukt. Aanpassing kopieerfunctie in verkoop- en aankoopfactuurscherm: bij het kopiëren van een document dat vergrendeld was, werd deze vergrendeling ook meegekopieerd. Dit werd aangepast, waardoor de kopie van het document NIET vergrendeld is (groen sleuteltje).


VERSIEWIJZIGINGEN

•

•

•

• • •

In het verkoopfactuur- en aankoopfactuurscherm staat onder de vervaldatum nu een nieuw veld zijnde leveringsdatum. Hier kan u dus ingeven wanneer de zaken werden geleverd bij de klant, die in de boekingslijnen van de factuur staan vermeld. In de snelboekingslijn hebt u de mogelijkheid om na het selecteren van een artikel, op het geel potlood te drukken. Hierdoor bekomt u de naam en omschrijving van het artikel. Nu kan u er ook een referentie ingeven, die per boekingslijn wordt bewaard. Indien gewenst zou dit dan op de factuurlay-out kunnen worden geplaatst (= variabele Yvfh.vfdref). In het verkoopfactuur- en aankoopfactuurscherm bestaat de mogelijkheid om onder de snelboekingslijn op het icoon te drukken waarin 2 pijltjes worden afgebeeld. Hierdoor bekomt u een overzicht van alle geboekte artikels. Het probleem was dat er maximum 8 boekingslijnen op dit artikel werden getoond en u vanaf dan moest scrollen met de pijltjes toetsen. Vanaf nu kan u 19 boekingslijnen in dit sorteerscherm zien, zonder te scrollen waardoor dit veel overzichtelijker is voor mensen die facturen boeken met heel veel artikels in. In de lay-out 2 van het scherm verkoopfactuur werd onderaan het veld ‘voorschot” en het veld ‘totaal nog te betalen’ niet afgedrukt. Dit werd aangepast in deze versie zodat dit wel wordt afgedrukt. In het verkoopfactuur- en aankoopfactuurscherm, detail verkoopfactuurscherm en detail aankoopfactuurscherm zijn er nu ook 12 vrij velden die kunnen bijgehouden worden. In het verkoopfactuurscherm werd een lay-out aangemaakt die noemt ‘Overheid’. Deze lay-out is speciaal ontwikkeld voor wie soms moet leveren aan een overheidsinstelling. Hierop wordt de formule ‘voor waar en echt verklaard + bedrag automatisch in letters’ afgedrukt.

Aankoopfactuur

•

•

•

In detail aankoopfactuur of detail verkoopfactuur, werd de eenheidsprijs niet aangepast indien men het totaalbedrag had aangepast, bijvoorbeeld: u hebt een boeking van 1000 excl. BTW, 1 stuk, geen korting, is dus 1000 t otaal. Als het totaal werd veranderd in 2000, dan werd de eenheidsprijs niet gewijzigd waardoor u een vertekend beeld kon bekomen en er een incorrecte stockwaardering kon ontstaan. In het aankoopfactuurscherm is nu ook een icoon voorzien waarin een rekenmachientje wordt voorgesteld, dit icoon bevindt zich naast de leveranciersnaam. Door op dit icoon te drukken, bekomt u alle info inzake openstaande facturen en wel nog niet betaald werden, enz… voor deze leverancier. In het rapport aankopen per artikel wordt onderaan de artikelcode, de artikelnaam afgedrukt. Sommigen klanten vonden dit nogal verwarrend, daarom wordt vanaf nu naast de artikelcode, de artikelnaam afgedrukt.

BTW-aangifte

• •

In het scherm BTW-aangifte werd de berekeningsbalk aangepast, zodat de berekening van de BTW-aangifte effectief klaar is op het ogenblik dat er 100 % op de berekeningsbalk wordt voorgesteld. Bij het afdrukken van de BTW-aangifte werd vroeger eerst een voorbeeld op het scherm getoond, dit werd nu gewijzigd.

Gebruikersbeheer

•

De standaard gebruikerscode waarbij u het pakket opstart, kreeg een gebruikerslevel 8. Hierdoor kan dergelijke gebruiker het onderdeel 'uitzuiveren bestanden', niet activeren. Om deze parameter te wijzigen moet u inloggen met de gebruikerscode 'SU' en het paswoord 'SU'.

Automatisch facturatie

•

Wanneer men in het verkoopdagboekscherm op het icoon klikt om de automatische facturatie op te starten, bekomt men een scherm waarbij u de parameters kan ingeven voor deze automatische facturatie. Als men bij sortering opteert voor het type ‘leveringsbon’ en geen ‘groepering’ aankruist, dan wordt bij het aanmaken van de factuur de originele volgorde bewaard van alle boekingslijnen per leveringsbon. Tussen elke boekingslijn op de factuur verschijnt een nieuwe tekstlijn waarbij de oorspronkelijke leveringsbonnummer en leveringsdatum wordt vermeld. Vanaf nu wordt als standaard sortering dus ‘leveringsbon’ voorgesteld in plaats van ‘artikel’.


VERSIEWIJZIGINGEN

Stockbeheer

•

In het onderdeel stockbeheer werden 4 nieuwe rapporten aangemaakt. Deze 4 nieuwe rapporten zijn dezelfde als de bestaande, maar drukken enkel de artikels af waarvan de hoeveelheid in stock groter is dan 0 stuks. Hierdoor wordt vermeden dat u ellenlange lijsten bekomt waarop alle artikels die u niet meer in stock heeft, ook worden afgedrukt. • De waardeberekening der stock bij LIFO en FIFO werd aangepast. Automatische Receptie

•

Bij de module automatische receptie heeft men nu de mogelijkheid om tijdens het inboeken van een receptiebon, op het icoon ‘B’ te drukken. Hierdoor bekomt men alle bevestiging bestellingen die op naam van deze leverancier werden geboekt. Nu kan men lijn per lijn selecteren en het effectief ontvangen aantal ingeven, waardoor het ontvangen aantal in een receptiebon wordt geboekt en het nog niet ontvangen aantal in de bevestiging bestelling blijft geboekt. Ideale oplossing dus bij deelleveringen.

Multi-User

•

Voor multi-user versies werd een grondige wijziging uitgevoerd inzake beveiliging gegevens. Indien u de opdracht geeft om uw pakket W -Invoice te activeren en de server is niet actief, dan kan u ook niet het pakket W -Invoice opstarten. Vroeger werd een melding gegeven 'server not found, working local' en kon je toch het pakket W -Invoice opstarten, nu kan dit niet meer.

PLUS versie = Export naar algemene boekhouding Super Hi-Link

•

•

•

Voor de PLUS gebruikers wordt nu de deviezencode (uit de fiche in Super Hi-Link) automatisch overgenomen bij het eenmalig importeren van uw klanten- en leveranciersbestand in W -Invoice for Windows. Aanpassing kopieerfunctie in aankoop- en verkoopfactuurscherm voor PLUS klanten: bij het kopiëren van een document wordt ook het LINKSTADIUM gelinkt (disketje IN/UIT) meegekopieerd. Bij het kopiëren van een document zal het stadium GELINKT steeds op OFF staan. In de snelboekingslijn hebben de PLUS klanten nu ook de mogelijkheid om naast het referentie van het artikel (max. 18 karakters) ook een algemene toelichting (max. 73 karakters) en een analytische toelichting (max. 73 karakters) in te geven. Deze worden ook meegelinkt naar de vennootschapsboekhouding Super Hi-Link.


•

• •

• •

Bij het opstarten van W -Invoice als Franse gebruiker, werd bij het aanmaken van een nieuwe klant als taal altijd Nederlands ingevuld. Als Franse gebruiker (die meestal Franstalige klanten heeft), was men verplicht altijd de taal aan te passen naar het Frans. Dit is nu opgelost. Nu wordt de inlogtaal van de gebruiker automatisch voorgesteld als taal bij het aanmaken van een nieuwe klant of leverancier. De handleiding van W -Invoice werd volledig vertaald naar het Frans en is vanaf de versie 9.02 ook consulteerbaar via de functietoets F1. Bij het installeren van een update van W -Invoice had men bij de W -Invoice LITE gebruiker soms problemen. Indien deze klant ooit zijn dagboeknummer had gewijzigd naar nummer 2 bijvoorbeeld in plaats van 1 en men installeerde de update, dan was hij alle gegevens kwijt, aangezien hij enkel het dagboek met nummer 1 wordt voorgesteld (W -Invoice LITE = mono-dagboek). In W -Invoice versie 9.02 is dit opgelost, in dergelijk geval worden alle mogelijke dagboeken voorgesteld, maar kan er geen bijkomend dagboek worden aangemaakt. U kan nu W -Invoice opstarten in het Engels of in het Duits door in te loggen met de gebruikerscode E of D. Indien men bij de registratie als eerste dossiermunt een munt ingeeft dat geen lid is van de EURO, zal de volledige EURO-wetgeving niet meer worden toegepast. Hierdoor zal bij het aanmaken van een nieuwe klant ook altijd de valuta worden voorgesteld die bij registratie als eerste dossiermunt werd geparametreerd.


VERSIEWIJZIGINGEN

•

Alle koersverhoudingen voor de munten die lid zijn van de EMU, werden in het pakket W -Invoice meegeleverd, waardoor u bij het installeren van de EURO update niet verplicht wordt om zelf de koersverhoudingen in te geven.

Bedrijvenscherm

•

•

• • •

• •

• • • • • • •

•

Bij het aanmaken van een nieuw bedrijf, wordt automatisch de eerstvolgende bedijfscode ingevuld, zodra men op de groene V drukt. Dit zorgt er dus voor dat men nooit meer een bedrijf kan aanmaken met een blanco bedrijfscode. Dankzij deze wijziging kan u dus ook nooit meer de melding krijgen : 'geef een unieke code in'. (Dit kon u krijgen indien u reeds een bedrijf had met een blanko bedrijfscode en u nogmaals een bedrijfsfiche wenst te valideren met een blanko bedrijfscode). Er is een nieuw veld beschikbaar in het bedrijvenscherm, 'aanmaning'. Dit veld kan geactiveerd worden (zwart vinkje) of gedesactiveerd worden (geen zwart vinkje). Indien dit veld geactiveerd werd, zal deze klant een aanmaning bekomen indien hij een vervallen factuur heeft. Indien dit veld niet geactiveerd werd, zal de klant nooit een aanmaning krijgen, tenzij u dit veld terug geactiveerd heeft. Dit is bijvoorbeeld nuttig om ervoor te zorgen dat een goede vriend nooit geen aanmaning krijgt. In het bedrijvenscherm kan u nu ook het GSM nummer van uw klant bijhouden. In het bedrijvenscherm kan u nu ook het WEBSITE adres van uw klant bijhouden. In het bedrijvenscherm is er nu een nieuw icoon toegevoegd, zijnde een wit tekstballonnetje. Door hierop te klikken, kan u 10 bijkomende alfanumerieke velden parametreren en bijhouden. De veldbenaming kan aangepast worden in het hoofdmenu via 'dossier', 'vrije teksten'. Dit is uiterst handig om bijvoorbeeld de nummerplaat van de klant bij te houden, een bepaald serienummer van een toestel, enz... U kan later ook op 1 van die 10 alfanumerieke velden opzoekingen doen via het geel brilletje (browse) of door het drukken op het haalicoon. U kan ook sorteren op die velden in het haalscherm en in de rapporten. In het bedrijvenscherm bevindt zich een mannetje met een hoed. Hier wordt nu ook het totaalbedrag van de verloren offertes vermeld. Het memoveld onderaan werd groter gemaakt, zodat u duidelijker kan nalezen wat hierin werd vermeld. Dit is zeker en vast handig voor de W -Invoice gebruikers die in het memoveld de sluitingsdagen van hun klant vermelden, enz... De volgorde der velden werd aangepast, waardoor u bij het drukken op de TAB-toets, perfect alle velden chronologisch kan overlopen. De sorteringsfunctie werd aangepast (geel sleuteltje), u krijgt de lijst van sorteermogelijkheden voorgesteld, volgens de chronologische volgorde in de schermopbouw. In het rapportenscherm, bij etiketten krijgt u bij het afdrukken de mogelijkheid om te kiezen 'van welke klant tot welke klant' u een etiket wenst af te drukken. Dit is ook mogelijk bij etiketten van leveranciers. In het rapport CQRYCMP1 wordt nu onderaan ook uw memoveld automatisch afgedrukt en ook het BTWregime vermeld. In alle rapporten van het bedrijvenscherm werd bij de contactpersoon nu ook de aanspreektitel bijgevoegd. Er werd een nieuw rapport aangemaakt met als benaming 'Verloren offerte klanten'. Hierdoor kan u een overzichtslijst op het scherm consulteren of afdrukken van alle verloren offertes voor een bepaalde klant. Er werd een nieuw rapport aangemaakt met als benaming 'Receptiebon leveranciers'. Hierdoor kan u een overzichtslijst op het scherm consulteren of afdrukken van alle receptiebonnen voor een bepaalde leverancier. Er werd een nieuw rapport aangemaakt met als benaming 'Prijsaanvraag leveranciers'. Hierdoor kan u een overzichtslijst op het scherm consulteren of afdrukken van alle prijsaanvragen voor een bepaalde leverancier.

Artikelscherm

•

Bij het aanmaken van een nieuw artikel, wordt automatisch de eerstvolgende artikelcode ingevuld, zodra men op de groene V drukt. Dit zorgt er dus voor dat men nooit meer een artikel kan aanmaken met een blanco artikelcode. Dankzij deze wijziging kan u dus ook nooit meer de melding krijgen : 'geef een unieke code in'. (Dit kon u krijgen indien u reeds een artikel had met een blanko artikelcode en u nogmaals een artikelfiche wenst te valideren met een blanko artikelcode).


VERSIEWIJZIGINGEN

•

•

• • •

Er is een nieuw veld beschikbaar, zijnde 'Kostendrager'. Hierdoor kan u een default kostendrager aan een bepaald artikel toewijzen, net zoals u een default kostensoort reeds kon toewijzen. Dit is ideaal om een nog beter analytisch inzicht te bekomen inzake uw kostenstructuur. Nu is het veld 'Numeriek' en het vrij veld 'Alfanumeriek' ook consulteerbaar bij het drukken op het brilletje (browse functie) of door het drukken op het haalicoon. Hierdoor kan u dus ook sorteren op die velden in het haalscherm en in de rapporten. De sorteringsfunctie werd aangepast (geel sleuteltje), u krijgt de lijst van sorteermogelijkheden voorgesteld, volgens de chronologische volgorde in de schermopbouw. Er is een nieuw rapport aangemaakt waardoor u een prijslijst, gesorteerd op artikelcode en op artikelnaam, kan afdrukken. In het rapport CQRYART2 werd bij het afdrukken of visualiseren altijd gevraagd 'Van artikel tot artikel' MAAR ook 'Van artikelgroep tot artikelgroep'. De vraag 'Van artikelgroep tot artikelgroep' was hier overbodig en is dan ook verwijderd.

BTW-code

•

In de wijzigmodus, kon je met de SHIFT+TAB niet terugkeren naar het vorige veld zodra je het veld 'taal' had bereikt. Dit is nu opgelost waardoor je vanaf heden voortdurend naar het vorige veld kan gaan via de SHIFT + TAB combinatie.

Verkoopdagboek

•

•

•

•

In het verkoopdagboek bevindt zich in de rechterzijde van het scherm een overzichtslijst van alle geboekte documenten. Indien men een documentnummer gebruikte met meer dan 8 karakters kreeg men in het overzichtsscherm een wiskundige formule. Dit is opgelost doordat men enkel nog 7 karakters kan gebruiken bij het genereren van een documentnummer. In het verkoopdagboek is er nu een bijkomend document dat 'Verloren offerte' heet. Hierdoor kan u bepaalde offertes, waarvan u zeker bent dat de klant deze niet zal bestellen, wijzigen naar het documenttype 'Verloren offerte'. Hierdoor heeft u deze offerte nog in uw archief en zal uw totaalbedrag van de nog openstaande offertes dichter aanleunen bij de potentiële omzet. In het verkoopdagboek, na het drukken op het printertje kan u nu ook de opdracht geven om het dagboek van een bepaalde periode af te drukken voor het type document 'Bevestiging bestelling' en 'Verloren offerte' De volgorde der velden werd aangepast, waardoor u bij het drukken op de TAB-toets, perfect alle velden chronologisch kan overlopen.

Verkoopfactuur

•

•

•

•

Nu kan u in het verkoopdagboek alle documenten automatisch binnen hetzelfde dagboek kopiëren (er een tweelingsbroer van maken). Dit is ideaal om bijvoorbeeld een basisofferte aan te maken, en nadien altijd een kopie van deze offerte te nemen en deze dan te individualiseren voor deze nieuwe klant. Een andere mogelijkheid waarbij het kopiëren van documenten uiterst nuttig kan zijn : U maakt een verkoopfactuur die bestaat uit 10 artikels, na 1 week blijkt dat deze factuur gekrediteerd moet worden. U kan dan naar deze verkoopfactuur gaan, een kopie nemen, het documenttype wijzigen in 'Creditnota' en valideren. Het kopiëren van documenten kan dus een grote tijdsbesparing worden. Bij het aanmaken van een document in het verkoopdagboek, was u verplicht om op het grijs plusteken te drukken om het eerstvolgende nummer te bekomen. Dit is nu niet meer nodig, bij het valideren wordt automatisch het eerstvolgende nummer voorgesteld. Hierdoor krijgt u niet meer de melding 'documentnummer moet groter zijn dan 0'. Bij het wijzigen van een documenttype wordt nu automatisch de boekingsdatum, documentdatum en vervaldatum aangepast naar de datum van vandaag. Hierdoor loopt u niet meer het risico dat u een offerte van 8/1/99 op 20/10/99 wijzigt in een bevestiging bestelling, en dat deze bevestiging bestelling op 8/1/99 blijft staan. In het verkoopfactuurscherm kan u nu ook bij het afdrukken, kiezen tussen 'Afdrukken van enkel het origineel' of 'Afdrukken met duplicaten'. Vroeger kon dit enkel indien men de printopdracht gaf via het verkoopdagboekscherm.


VERSIEWIJZIGINGEN

• •

•

•

• •

•

•

• • •

•

• • •

In hetverkoopfactuurscherm heeft u nu 9 lay-outs in plaats van 4 lay-outs. Op deze lay-outs wordt nu standaard ook uw 'E-mail adres' vermeld. Bij het afdrukken van een verkoopfactuur kan u nu lay-out 2 gebruiken. Deze lay-out is een variant op layout 1. Uw firmagegevens staan linksbovenaan in plaats van onderaan het document. Hierdoor worden alle nieuwe licenties geleverd met 2 verschillende factuurlay-outs. Bij het afdrukken van een document in het verkoopdagboek, kan u nu lay-out 8 selecteren die als benaming kreeg 'Brief'. Hierdoor kan u nu een document aanmaken dat als type 'Offerte' krijgt. U selecteert vervolgens uw klant, daarna selecteert u het artikel met als code '.'. U kan nu in dit vrij artikel alles schrijven alsof het een brief was. De 'Artikelnaam' is uw aanspreking zoals 'geachte' en bij 'Omschrijving' tikt u uw tekst. Het afdrukken van deze brief doet u via lay-out 8. Bij het afdrukken van een document in het verkoopdagboek kan u nu lay-out 9 selecteren die als benaming 'Offerte' kreeg. Deze lay-out heeft onderaan een kader, waar de klant kan ondertekenen, uw firmagegevens staan ook linksbovenaan in plaats van onderaan de afdruk. Ideaal dus om offertes te versturen en de klant het heel gemakkelijk te maken om te bestellen (hij hoeft enkel nog te tekenen). Als men tijdens het boeken van een verkoopfactuur, een document gebruikte waarvan de artikelcode volledig leeg was, dan kon men deze boekingslijn niet valideren. Dit is opgelost. Bij het afdrukken van een document voor een buitenlandse klant stond er vroeger 1 EUR = 40,3399 BEF, nu staat er de waarde van de EURO vermeld, volgens het land van de klant. Bijvoorbeeld 1 EUR = 6,55957 FRF. In het verkoopfactuurscherm is er een nieuw rapport aanwezig dat u een overzicht geeft van alle intracommunautaire verkopen. Dit is een handig rapport voor mensen die een intracommunautaire opgave moeten indienen. In het rapport CQRYVFD6 werd de hoeveelheid altijd opgeteld, zelfs al werden er creditnota's geboekt. Dit is nu opgelost, bij facturen is de hoeveelheid PLUS en bij creditnota's is het altijd MIN, waardoor het eindtotaal altijd correct is. Er werd een nieuw rapport aangemaakt met als benaming 'Verloren offertes per artikel'. Hierdoor kan u een overzichtslijst op het scherm consulteren of afdrukken van verloren offertes, gesorteerd volgens artikel. Er werd een nieuw rapport aangemaakt met als benaming 'Verloren offertes per klant'. Hierdoor kan u een overzichtslijst op het scherm consulteren of afdrukken van alle verloren offertes, gesorteerd volgens klant. Er werd een nieuw rapport aangemaakt met als benaming 'Verloren offertes per nummer'. Hierdoor kan u een overzichtslijst op het scherm consulteren of afdrukken van alle verloren offertes, gesorteerd volgens nummer. Bij het afdrukken van de aanmaning werd er nooit een totaal van de aanmaning berekend, tenzij op de laatste aanmaning. Deze laatste aanmaning kreeg als totaalbedrag het bedrag van alle aanmaningen van alle klanten. Dit werd opgelost. Nu staat in de aanmaning bovenaan ook uw firmanaam vermeld. In elke aanmaning worden onderaan alle facturen die voor die klant openstaan, samengeteld. Het rapport CQRYVFH7 kreeg een andere benaming, zijnde 'Aanmaning huidige klant '. Het rapport CQRYVFH8 kreeg een andere benaming, zijnde 'Aanmaning alle klanten'.

Aankoopdagboek

•

• • • •

In het aankoopdagboek is er nu een bijkomend document dat 'Receptiebon' heet. Hierdoor kan u bepaalde bestelbons omzetten in een receptiebon indien de fact uur nog niet in uw bezit is. De stock wordt ook onmiddellijk aangepast zodra u een receptiebon heeft geboekt. In het aankoopdagboek is er nu een bijkomend document dat 'Prijsaanvraag' heet. Hierdoor kan u een document opmaken waarbij u een offerte aan uw leverancier aanvraagt voor een bepaalde aankoop. Dankzij bovenstaande 2 nieuwe documenten is de chronologische stap van prijsaanvraag naar bestelbon en bestelbon naar receptiebon en daarna van receptiebon naar factuur gezet. In het aankoopdagboek, na het drukken op het printertje kan u nu ook de opdracht geven om het dagboek van een bepaalde periode af te drukken voor het type document 'Bestelbon', 'Receptie' en 'Prijsaanvraag'. De volgorde der velden werd aangepast, waardoor u bij het drukken op de TAB-t oets, perfect alle velden chronologisch kan overlopen.


VERSIEWIJZIGINGEN

Aankoopfactuur

•

•

•

•

• •

• •

• • •

•

Nu kan u in het aankoopfactuurscherm alle documenten automatisch binnen hetzelfde dagboek kopiëren (er een tweelingsbroer van maken). Dit is ideaal om bijvoorbeeld een basisprijsaanvraag aan te maken, en nadien altijd een copij van deze prijsaanvraag te nemen en deze dan te individualiseren. Een andere mogelijkheid waarbij het kopiëren van documenten uiterst nuttig kan zijn : U boekt een aankoopfactuur die bestaat uit 10 artikels, na 1 week ontvangt u hiervoor een creditnota. U kan dan naar deze aankoopfactuur gaan, een kopie nemen, het documenttype wijzigen in 'Creditnota' en valideren. Het kopiëren van documenten kan dus een grote tijdsbesparing worden. Een ander voorbeeld is voor alle terugkerende facturen zoals leasing, gewaarborgd inkomen, electriciteit, enz.. U kan dan copij maken van vroegere geboekte aankoopfacturen. Bij het aanmaken van een document in het aankoopfactuurscherm, was u verplicht om op het grijs plusteken te drukken om het eerstvolgende nummer te bekomen. Dit is nu niet meer nodig, bij het valideren wordt automatisch het eerstvolgende nummer voorgesteld. Hierdoor krijgt u niet meer de melding 'documentnummer moet groter zijn dan 0'. Bij het wijzigen van een documenttype wordt nu automatisch de boekingsdatum, documentdatum en vervaldatum aangepast naar de datum van vandaag. Hierdoor loopt u niet meer het risico dat u een bestelbon van 8/1/99 op 20/10/99 wijzigt in een factuur, en dat deze factuur op 8/1/99 blijft staan. Bij het afdrukken van een bestelbon in het aankoopdagboek, kan u nu lay-out 9 selecteren die als benaming kreeg 'Brief'. Hierdoor kan u nu een document aanmaken dat als type 'Bestelbon' krijgt. U selecteert vervolgens uw leverancier, daarna selecteert u het artikel met als code '.'. U kan nu in dit vrij artikel alles schrijven alsof het een brief was. De 'Artikelnaam' is uw aanspreking zoals 'geachte' en bij 'Omschrijving' tikt u uw tekst. Het afdrukken van deze brief doet u via lay-out 9. In het aankoopfactuurscherm is er nu een nieuw rapport dat heet: 'Aankopen algemeen'. Hierdoor krijgt u een inzicht in wat reeds meer dan 90 dagen vervallen is, meer dan 60 dagen of meer dan 30 dagen. In het rapport CQRYAFD6 werd de hoeveelheid altijd opgeteld, zelfs al werden er creditnota's geboekt. Dit is nu opgelost, bij facturen is de hoeveelheid MIN en bij creditnota's is het altijd PLUS, waardoor het eindtotaal altijd correct is. Er werd een nieuw rapport aangemaakt met als benaming 'Receptiebons per artikel'. Hierdoor kan u een overzichtslijst op het scherm consulteren of afdrukken van alle receptiebons, gesorteerd volgens artikel. Er werd een nieuw rapport aangemaakt met als benaming 'Receptiebons per leverancier'. Hierdoor kan u een overzichtslijst op het scherm consulteren of afdrukken van alle receptiebons, gesorteerd volgens leverancier. Er werd een nieuw rapport aangemaakt met als benaming 'Receptiebons per nummer'. Hierdoor kan u een overzichtslijst op het scherm consulteren of afdrukken van alle receptiebons, gesorteerd volgens nummer. Er werd een nieuw rapport aangemaakt met als benaming 'Prijsaanvragen per artikel'. Hierdoor kan u een overzichtslijst op het scherm consulteren of afdrukken van alle prijsaanvragen, gesorteerd volgens artikel. Er werd een nieuw rapport aangemaakt met als benaming 'Prijsaanvragen per leverancier'. Hierdoor kan u een overzichtslijst op het scherm consulteren of afdrukken van alle prijsaanvragen, gesorteerd volgens leverancier. Er werd een nieuw rapport aangemaakt met als benaming 'Prijsaanvragen per nummer'. Hierdoor kan u een overzichtslijst op het scherm consulteren of afdrukken van alle prijsaanvragen, gesorteerd volgens nummer.

Project

•

In W-Invoice worden alle verkoopfacturen, CN's en aankoopfacturen en binnenkomende CN's automatisch gelinkt aan een default project. Door het projectenscherm op te starten bekomt u automatisch een berekening van het totaal aan omzet MIN totaal aan aankopen, het resultaat is voor u een indicatie of de zaken goed gaan of niet. Voortaan heeft u de mogelijkheid om in het licentiescherm op het mannetje met de hoed te drukken. Hier kan u dan een default project aanduiden. Het is dan bijvoorbeeld mogelijkheid om voor elk jaar een bepaald project aan te maken zoals 'Resultaat 1999', 'Resultaat 2000'. Op 1 januari 2000 moet u dan voordat u begint te boeken, het default project in het licentiescherm parametreren op 'Resultaat 2000'. Zo krijgt u dan een indicatie van de mogelijke winst/verlies (zonder rekening te houden met belastingen, RSZ, aftrekbaarheid volgens kostensoort, enz...) per jaar in het projectenscherm.


VERSIEWIJZIGINGEN

BTW-aangifte

•

• • •

De BTW-aangiftes worden voortaan chronologisch gerangschikt. De sortering is volgens jaar. Binnen een bepaald jaar wordt eerst de kwartaalaangifte voorgesteld (eerste, tweede, ...) en daarna de maandaangiftes (januari, februari, ...). Foute afdruk bij BTW-aangifte inzake 'Aanvraag identificatie etiketten' en 'Terugbetaling tegoeden' is opgelost (cfr. newsletter april 1999). In de BTW-aangifte stond onderaan vermeld 'Voorschotten voldaan in december '91'. Het cijfer '91' werd verwijderd. In het vak 46 en 47 worden de intracommunautaire handelingen vermeld inzake de verkopen. In het vak 46 moet het totaal aan intracommunautaire verkopen van goederen worden vermeld en in vak 47 moet het totaal aan intracommunautaire verkopen van diensten worden vermeld. W-Invoice berekent alle verkopen samen en plaatst deze in het vak 46. Een automatische opsplitsing in de BTW-aangifte is niet mogelijk. Daarom werd in het verkoopdagboek een nieuw rapport aangemaakt dat CQRYVFH14 als code kreeg. Dit berekent voor u het totaal aan intracommunautaire verkopen inzake goederen en inzake diensten. Deze totalen kunnen dan door u gebruikt worden ter manuele aanpassing van het vak 46 en 47. Vergeet echter niet om in het voorwaardescherm volgende lijn toe te voegen: .AND. CVFH.VFHBKHDAT >= CTOD('01.10.99') .AND. CVFH.VFHBKHDAT <= CTOD ('31.12.99') De eerste datum tussen haakjes moet de begindatum zijn van uw BTW-aangifte en de tweede datum tussen haakjes moet de einddatum zijn van uw BTW-aangifte.

Gebruiksbeheer

•

• •

Nu kan u per gebruiker een level toekennen. Naast het level kan nu ook de toegang per onderdeel in WInvoice worden geactiveerd. Hierdoor kan u dus een gebruiker aanmaken met level 1, die enkel toegang tot het bedrijfsbeheer mag hebben. Dit is ideaal om een jobstudent uw klantenfiches te laten ingeven, enz... Door deze restrictie door te voeren, zal bij het opstarten van W -Invoice door die gebruiker, enkel het blauw fabriekje zichtbaar zijn. Een gebruiker met level 9 kan enkel de restricties ingeven, beschreven in het vorig punt. Enkel een gebruiker met level 9 kan het onderdeel 'Uitzuiveren bestanden' activeren.

Licentiescherm

•

Vroeger werden alle documenten in het verkoopdagboek en aankoopdagboek automatisch vergrendeld zodra zij werden afgedrukt of werden gebruikt ter berekening van de BTW-aangifte. Nu kan u in het licentiescherm de automatische vergrendeling afzetten. Hierdoor zal het pakket uw documenten enkel nog vergrendelen indien zij werden gebruikt ter berekening van de BTW-aangifte.

Uitzuiveringen bestanden

• •

Het uitzuiveren van bestanden is enkel en alleen beschikbaar indien men als gebruiker het level 9 heeft. Nu kan u de verkoopfacturen, aankoopfacturen en uw voorraadgegevens uitzuiveren met een bepaalde einddatum. Dit wil zeggen dat u kan bepalen dat alles moet uitgezuiverd worden tot op een bepaalde datum. Het programma zal dan alle desbetreffende documenten verwijderen uit uw dossier op voorwaarde dat dit document gesaldeerd is (er geen openstaand saldo meer bestaat voor dit document). Wij raden u ten zeerste aan om dit onderdeel nooit te activeren voordat u het SISA Service Center heeft gecontacteerd. U kan alvast al 1 gulden regel noteren : 'Neem alt ijd 1 of 2 backups (op een externe drager) van uw dossier, voordat u dit onderdeel activeert'.

Financieel dagboek

•

• •

In het scherm 'Financieel uittreksel' staat de documentdatum nu eerst en daarna pas de boekingsdatum. Hierdoor vermijdt men dat er interne controle problemen met de datum ontstaan, waardoor men verplicht was altijd eerst het tweede veld in te geven en dan terug te keren naar het eerste veld. In het financieel dagboek werd korting contant voor creditnota's opgeteld in plaats van afgetrokken, dit is nu opgelost. In het financieel dagboek werd bij het boeken van een betaling in vreemde valuta, de omrekening naar de BEF niet automatisch uitgevoerd, dit is opgelost. Als u nu een factuur hebt van 100 EUR, stelt hij ernaast © SLABINCK Kristof bvba - Mimosalaan 5 - 8520 Kuurne - [email protected] - BE 0465.656.319

VERSIEWIJZIGINGEN

•

voor 4.340 BEF. Als u de 100 EUR overschrijft met 50 EUR, wordt bij BEF automatisch 2.170 BEF voorgesteld. Bij het inboeken van een voorschot in het scherm 'Detail financieel uittreksel', wordt onmiddellijk het veld geactiveerd waarin u het bedrag kan invullen van het voorschot. Vroeger werd het veld met de valutacode geactiveerd, waardoor u eerst op de TAB toets moest drukken om naar het veld te gaan om het bedrag in te vullen. Dankzij deze aanpassing is terug 1 TAB toets uitgespaard.

Automatische facturatie

•

Bij het groeperen van leveringsbons worden de toegestane kortingen nu opgeteld waardoor een groepering van dezelfde artikels met dezelfde eenheidsprijs mogelijk is.

Stockbeheer

•

In het verkoopdagboek en aankoopdagboek werd onderaan een veld toegevoegd, zijnde 'Opvolgen stock'. Indien u het vinkje verwijderd heeft, zal voor alle documenten in dit dagboek GEEN stock worden bijgehouden. Dit is ideaal voor mensen die soms bepaalde verkopen doen als tussenpersoon in de handel waarbij de goederen nooit fysisch door hen verhandeld worden. Het desactiveren van dit veld kan enkel en alleen indien de gebruiker een level 9 heeft, zoniet is dit veld niet zichtbaar. Het is namelijk heel gevaarlijk als een niet bevoegd iemand, zomaar de activatie van 'Opvolgen stock 'zou kunnen wijzigen.

Automatische bestelling

•

Er is een nieuwe module beschikbaar die optioneel kan aangekocht worden. Deze module laat u toe om in het verkoopdagboek documenten aan te maken van het type 'Bevestiging bestelling'. Na het activeren van deze module, wordt automatisch in het aankoopdagboek een 'Bestelbon' aangemaakt waarbij alle artikels die in de 'Bevestiging bestelling' werden vermeld, worden aangemaakt ter bestelling bij de respectievelijke leverancier. Deze module is ideaal voor tussenpersonen in de handel die nooit goederen in stock hebben en deze goederen enkel bestellen op het ogenblik dat zij de verkoop reeds hebben gerealiseerd.

PLUS Versie

•

• • •

•

• •

•

In het bedrijvenscherm is er nu een veld 'Aanmaning' voorzien. Indien dit veld actief staat (een vinkje staat voor het woord aanmaning) dan wordt bij het linken in de bedrijfsfiche van SHL ook het veld 'Aanmaning' geactiveerd. Indien niet geactiveerd in W -Invoice, wordt dit in SHL ook niet geactiveerd. Linksonderaan is er nu in het bedrijvenscherm een veld voorzien tot het invullen van de referentie, dit wordt dan ook doorgelinkt naar SHL. Linksonderaan is er nu in het bedrijvenscherm een veld voorzien tot het invullen van de betalingswijze, dit wordt dan ook doorgelinkt naar SHL op voorwaarde dat dezelfde codes worden gebruikt zoals bij SHL. In het artikelscherm kan u nu een kostendrager parametreren. Deze wordt dan standaard voorgesteld bij het boeken van een verkoop- of aankoopfactuur. U kan deze dan nog wijzigen via 'Detail verkoop- of aankoopscherm'. In het artikelscherm staat een mannetje met een hoed. Hier wordt de parameter inzake de opbrengstenrekening en kostenrekening voorgesteld. Via dit mannetje met een hoed kan u nu bepalen dat een bepaald artikel nooit geëxporteerd mag worden, voor vrije artikels bijvoorbeeld is dit handig. Bij het exporteren wordt de exportdiskette van de aankoop-en verkoopfactuur automatisch ingedrukt en wordt de factuur ook automatisch vergrendeld. In het licentiescherm kan u nu de default algemene rekening klanten en leveranciers, maar ook de default kostenrekening en opbrengstenrekening voor artikels parametreren evenals de default kostensoort en kostendrager. Vroeger bestond het probleem dat men bijvoorbeeld wilde exporteren naar de algemene rekening 40000, W -Invoice altijd 400000 voorstelde. Men was dan verplicht om dit per klant te wijzigen, nu kan dit via de default gegevens gewijzigd worden, voor eens en altijd. Enkel een gebruiker met level 9 kan gelockte documenten wijzigen. Indien men een level heeft kleiner dan 9, kan men dit dus niet. Gevolg is dat het wijzigen van de exportbutton naar actief of inactief enkel maar kan als men inlogt met een gebruiker van level 9.


VERSIEWIJZIGINGEN

•

•

Enkel een gebruiker met level 9 kan in het bedrijfsbeheer nog de bedrijfscode wijzigen. Hierdoor wordt vermeden dat men nadien zomaar de bedrijfscode wijzigt. Reden is dat bij het wijzigen van de bedrijfscode er in SHL opnieuw een nieuwe klantenfiche wordt aangemaakt. Via de restricties in het gebruikersbeheer kan u bepalen of een bepaalde gebruiker toegang mag hebben tot de import - of exportfunctie.

Wijzigingen versie 8.07 (01/10/1998) <-> versie 7.00 (28/07/1997) Voorwoord

•

Naast de verwerking van de EURO wetgeving werden ook talloze verbeteringen en aanpassingen uitgevoerd, waardoor u nog sneller en efficiënter zal kunnen werken. Heel veel nieuwigheden zijn te danken aan de talloze suggesties die wij hebben ontvangen van onze W -Invoice gebruikers. Wij hopen dan ook dat onderstaande opsomming ertoe zal leiden dat u echt tevreden bent van deze nieuwigheden. Wij wensen u hierbij ook mede te delen dat de on-line help werd herwerkt met inbegrip van alle onderstaande wijzigingen.

Bedrijfsbeheer

•

•

• •

Titel : De titel is het veld waarbij u de aanspreektitel van de contactpersoon kan bepalen. Standaard wordt een blanco titel voorgesteld (er werd niets ingevuld). Deze titel wordt ook op de verkoopfactuur vermeld, net voor de naam van de contactpersoon. Om een lijst van de titels te bekomen, klikt u op het pijltje dat zich rechts van het titelveld bevindt (eventueel zoeken door de beginletter van de titel in te geven). Aanklikken wat u wenst is de boodschap. Standaard worden er onderstaande titels meegeleverd in W Invoice: - de heer - mevrouw Indien de gewenste titel zich niet in de lijst bevindt, dan kunt u op het geel potlood klikken, dat de blanco titel voorafgaat. Dit geel potlood (verwijzend naar de 6 fundamentele spelregels), is de wijzigopdracht van de bestaande lijst. U kan enkel een nieuwe titel aanmaken indien u zich niet in de Wijzigmodus bevindt (dit wil zeggen dat de groene V, grijs moet zijn). Na het klikken op dit geel potlood zal u een nieuw scherm krijgen dat ‘Titel’ heet. Hier vindt u enkel de opdrachtenregel, het haalicoon en het veld titel. Indien u een nieuwe titel wenst aan te maken, klikt u op het groen plusteken, u tikt de gewenste titel in en daarna bevestigt u dit door op de groene V te klikken. Klik op het haalscherm om een overzicht te krijgen van alle titels die in W -Invoice zitten. Klik op het deurtje om te verlaten en u komt automatisch terug in het bedrijvenscherm. Alfanumeriek (1) : Dit veld is een vrij veld. U kan hier een alfanumeriek gegeven intikken (zowel letters als cijfers of een combinatie van beiden). Met dit alfanumeriek veld kan u een extra gegeven van de klant bijhouden. Een voorbeeld? Een garagehouder wenst de nummerplaat van zijn klant bij te houden evenals het type voertuig. Dan kan hij bij dit eerste alfanumeriek veld de nummerplaat intikken (bv. LSD754). Bij het tweede alfanumeriek veld (zie volgend punt) kan hij dan het type voertuig ingeven (bv. Golf). Als hij dan op een bepaald ogenblik de wagen van zijn klant ziet staan in zijn garage, en hij wenst de klant te verwittigen dat de wagen klaar is, dan kan hij via het haalicoon in het bedrijvenscherm, de bedrijven sortere n op het alfanumeriek veld 1 en de nummerplaat LSD754 intikken. Zodra hij op Enter zal drukken en op de OK-toets, zal hij de juiste klantenfiche bekomen. Een ander voorbeeld is dat er bijvoorbeeld een nieuw model van Golf gelanceerd wordt, u wenst een opendeurdag te houden en een mailing te doen naar alle klanten die reeds een Golf hebben gekocht bij u. U gaat in het bedrijvenscherm naar het onderdeel rapporten (via het printertje in de opdrachtenregel) en bij het rapport dat de etiketten afdrukt van uw klanten, tikt u de voorwaarde in: alfanumeriek 2 = Golf). Resultaat is dat u een doelgerichte mailing kan afdrukken. Massa's toepassingsmogelijkheden dus. Alfanumeriek (2) : Voor meer uitleg, zie punt alfanumeriek (1) Valuta : Standaard stelt W -Invoice de valutacode voor die u als eerste dossiermunt tijdens uw registratie heeft geparametreerd (of die u in het licentiescherm hebt gewijzigd nadat u reeds geregistreerd was). De valuta is van fundamentaal belang, zij zal bepalen in welke munt de factuur van uw klant zal worden uitgedrukt. Naast deze valuta zal ook het bedrag in de tweede dossiermunt, meestal de EUR worden © SLABINCK Kristof bvba - Mimosalaan 5 - 8520 Kuurne - [email protected] - BE 0465.656.319

VERSIEWIJZIGINGEN

•

vermeld op uw factuur. Wij raden u ten zeerste aan om het onderdeel met als titel: DE EURO, duidelijk na te lezen Rapportgenerator : In dit rapportenscherm staan er een aantal heel interessante lijsten waardoor u heel snel en efficiënt bepaalde belangrijke gegevens kunt bekomen. Een voorbeeld? De telefoon rinkelt, u start W-Invoice op en activeert het bedrijvenscherm. U neemt de telefoon op en de klant vraagt om een bestelling te noteren. U zou natuurlijk onmiddellijk kunnen noteren en de kous is af. MAAR … soms kan het wel eens nuttig zijn om heel snel te kijken of deze klant een 'goede' klant is. Met 'goede' klant bedoelen wij: Hoeveel heeft hij reeds bij mij gekocht? Hoeveel moet hij mij nog betalen? Daarom zal u onmiddellijk de bedrijfsfiche van deze klant oproepen in het pakket (door op het haalicoon te drukken en zo de klant op te zoeken in uw klantenlijst, eenmaal gevonden op de OK-toets drukken). Nu zijn er 2 mogelijkheden: - Zodra u de klantenfiche op het scherm ziet, kan u nu op het printertje drukken. Eenmaal in het rapportenscherm activeert u via het brilletje de lijst 'informatiefiche klanten'. Op het scherm krijgt u nu een overzicht van wat hij al allemaal heeft gekocht en hoeveel hij nog moet betalen. Dit kan tot verrassende resultaten zorgen en u vrijwaren om alsmaar bestellingen op te nemen zonder rekening te houden met het betalingsgedrag van de klant. - U kan nog sneller werken door in de opdrachtenregel te klikken op het icoon waarin een mannetje met een hoed wordt afgebeeld. Zodra u hierop heeft geklikt, krijgt u een algemeen overzicht van het totaal aan Facturen en Creditnota's die er reeds werden geboekt op deze klant, wat hij nog moet betalen, het totaalbedrag aan offertes er nog openstaat, het totaalbedrag aan leveringsbonnen en het totaalbedrag aan bevestiging bestellingen. Deze mogelijkheid in W-Invoice is een krachtig kenmerk dat u heel snel en efficiënt belangrijke informatie zal bezorgen. Zeker en vast een aanrader! In het rapportenscherm kan u ook al uw klanten exporteren in een *.xls formaat. Dit kan eventueel nuttig zijn, mocht u een mailingactie willen uitvoeren en gebruik wenst te maken van een ander pakket.

Artikelbeheer

•

•

•

BEF of EUR : U zal vaststellen dat u nu 2 kolommen bekomt, de eerste kolom is diegene waar u de bedragen kan ingeven in uw eerste dossiermunt. Meestal zal dat BEF zijn. In de tweede kolom komen de waarden in de tweede dossiermunt, meestal zal dat de EUR zijn. Standaard wordt het bolletje zwart gemaakt voor het veld BEF. Dit heeft als doel omdat wij veronderstellen dat u uw aankoopprijs wenst in te geven in BEF. Stel dat u de aankoopprijs in EUR wenst in te geven (omdat u een aankoopfactuur heeft ontvangen van een leverancier waarop geen bedrag in BEF werd vermeld maar wel in EUR), dan moet u het bolletje zwart maken voor het veld EUR (dat naast het veld BEF staat). Aankoopprijs in BEF en EUR : Hier kunt u de aankoopprijs ingeven die u betaald heeft voor dit artikel. Let op: hier geeft u uw aankoopprijs in, in bedragen exclusief BTW. Indien uw aankoopprijs een bedrag is met cijfers na de komma, dan kunt u gebruik maken van het leesteken ‘komma’. U kunt maximum 5 cijfers na de komma ingeven. Op basis van deze aankoopprijs bent u straks in de mogelijkheid om uw verkoopprijs te laten berekenen. Het is ook deze aankoopprijs die zal voorgesteld worden bij het boeken van een aankoopfactuur voor dit artikel (indien de leverancier als valuta = BEF werd geparametreerd). Indien echter de leverancier als valuta = EUR werd geparametreerd, wordt het bedrag uit de rechterkolom voorgesteld. Een voorbeeld? U koopt een artikel elektriciteit aan, u kunt als aankoopprijs exclusief BTW bijvoorbeeld 4.600 BEF intikken. Hierdoor zal bij het boeken van een aankoopfactuur voor het artikel elektriciteit, automatisch 4.600 BEF excl. BTW worden voorgesteld. Dit is heel handig aangezien meestal gedurende 11 maanden dezelfde bedragen op uw aankoopfacturen voor elektriciteit zullen worden toegepast. Zodra u de aankoopprijs heeft ingevuld in de linkerkolom en u drukt op de TAB-toets, dan zal u vaststellen dat automatisch het bedrag in EUR werd ingevuld (= ingebrachte aankoopprijs: koersverhouding tussen BEF en EUR). Excl. BTW of Incl. BTW : U zal vaststellen dat u nu een veld 'Excl. BTW' en daaronder een veld 'Incl. BTW' ziet staan waarvoor een bolletje staat. Standaard staat het bolletje zwart voor het veld 'Excl. BTW'. Dit wil zeggen dat wij veronderstellen dat de meeste W -Invoice klanten hun prijzen ingeven in bedragen exclusief BTW. Doordat het bolletje zwart is voor het veld 'Excl. BTW', bent u niet in staat om in het veld 'Verkoopprijs Incl. BTW' een bedrag in te geven.


VERSIEWIJZIGINGEN

•

•

•

•

Indien u een winkel hebt waarbij u uw prijzen afficheert in bedrag inclusief BTW, moet u dus eerst het bolletje zwart maken dat voor het veld staat 'Incl. BTW'. Indien u dit niet doet, zal u niet in staat zijn om in het veld 'Verkoopprijs Incl. BTW' een bedrag in te geven. Als u een bedrag inclusief BTW wenst in te geven, vergeet dan niet om eerst te verifiëren of de BTW-code wel juist staat geparametreerd, standaard is dit 21 %. Indien dit niet correct is, gelieve deze dan te wijzigen. Verkoopprijs Excl. BTW : Deze verkoopprijs wordt automatisch ingevuld (tenzij de herbereken toets op nonactief staat), na het ingeven van de aankoopprijs excl. BTW en de marge in procent en/of de marge in bedrag. Deze verkoopprijs wordt ook automatisch aangepast bij het wijzigen van de marge in procent en/of bedrag (tenzij de herbereken toets op non-actief staat). De verkoopprijs excl. BTW zal ook aangepast worden bij het ingeven van een verkoopprijs incl. BTW. Het is ook deze verkoopprijs excl. BTW die zal voorgesteld worden, bij het boeken van een verkoopfactuur voor dit artikel (indien u in het verkoopscherm het bolletje bij Incl. BTW niet hebt geactiveerd). Indien u bijvoorbeeld een artikel werkuren verkoopt, dan kunt u als verkoopprijs exclusief BTW bijvoorbeeld 1.500 BEF intikken. Hierdoor zal bij het boeken van een verkoopfactuur voor het artikel werkuren, er automatisch 1.500 BEF excl. BTW worden voorgesteld (indien u in het verkoopscherm het bolletje bij Incl. BTW niet hebt geactiveerd). Indien u hier een bedrag excl. BTW invult, zal automatisch het veld 'Verkoopprijs Incl. BTW' worden ingevuld door volgende formule: Verkoopprijs Excl. BTW * BTW%. Indien uw verkoopprijs excl. BTW een bedrag is met cijfers na de komma, dan kunt u gebruik maken van het leesteken ‘komma’. U kunt maximum 5 cijfers na de komma ingeven. Zodra u de verkoopprijs excl. BTW heeft ingevuld en u drukt op de TAB-toets, dan zal u vaststellen dat automatisch het bedrag in de tweede dossiermunt, zijnde EUR werd ingevuld (= ingebrachte verkoopprijs excl. BTW: koersverhouding tussen BEF en EUR). Het is ook deze verkoopprijs excl. BTW die zal voorgesteld worden bij het boeken van een verkoopfactuur voor dit artikel (indien de klant als valuta = BEF werd geparametreerd en het bolletje in het verkoopscherm bij Incl. BTW niet werd geactiveerd). Indien de klant als valuta = EUR werd geparametreerd en het bolletje in het verkoopscherm bij Incl. BTW niet werd geactiveerd, wordt het bedrag uit de rechterkolom voorgesteld. Verkoopprijs Incl. BTW : Deze verkoopprijs wordt automatisch ingevuld, op basis van de verkoopprijs excl. BTW * BTW-percentage indien men het bolletje had zwart gemaakt voor 'Excl. BTW'). Indien men het bolletje zwart heeft gemaakt voor 'Incl. BTW' is het in dit veld dat u de verkoopprijs inclusief BTW moet ingeven. Let wel op dat de juiste BTW-code is geparametreerd (standaard is dit 21 %). Indien u hier een bedrag incl. BTW invult, zal automatisch het veld 'Verkoopprijs Excl. BTW' worden ingevuld door volgende formule: Verkoopprijs Incl. BTW: 1,xx (xx = het BTW percentage dat van toepassing is voor dit artikel). Indien uw verkoopprijs incl. BTW een bedrag is in BEF, kan deze enkel een bedrag zijn ZONDER cijfers na de komma. Zodra u de verkoopprijs incl. BTW heeft ingevuld en u drukt op de TAB-toets, dan zal u vaststellen dat automatisch het bedrag in de tweede dossiermunt, zijnde EUR werd ingevuld (= ingebrachte verkoopprijs incl. BTW: koersverhouding tussen BEF en EUR). Het is deze verkoopprijs incl. BTW die zal voorgesteld worden bij het boeken van een verkoopfactuur voor dit artikel (indien de klant als valuta = BEF werd geparametreerd en het bolletje in het verkoopscherm bij Incl. BTW WEL werd geactiveerd). Indien de klant als valuta = EUR werd geparametreerd en het bolletje in het verkoopscherm bij Incl. BTW WEL werd geactiveerd, wordt het bedrag uit de rechterkolom voorgesteld. Vrij veld Numeriek : In dit veld, kunt u een bepaald numeriek (= cijfers) gegeven bijhouden. Dit kan bijvoorbeeld nuttig zijn om het aantal flessen in een karton te vermelden (indien u bij hoeveelheidcode had vastgelegd: ‘karton’). U kunt dan in bepaalde lijsten, ook dit vrij numeriek veld laten verschijnen. U kan zelfs op dit vrij numeriek veld zoeken, via het haalicoon in het artikelscherm. Een andere mogelijkheid is bijvoorbeeld het gewicht van dit artikel bijhouden. Valuta : Hier kan u per artikel, de aankoopprijs en verkoopprijs in vreemde valuta ingeven. Dit is enkel nuttig indien u klanten heeft die met buitenlandse valuta werken. Buitenlandse valuta zijn alle munten zonder rekening te houden met de eerste dossiermunt (meestal is dit BEF) en de tweede dossiermunt


VERSIEWIJZIGINGEN

•

(meestal is dit EUR). Wanneer is dit nuttig? Stel dat een klant in Frankrijk uw factuur wenst te ontvangen in FRF en in EUR, dan moet u op klantniveau bepalen dat zijn gewenste munt FRF is (in plaats van BEF). De tweede stap is om hier in het valuta onderdeel van het artikelscherm, uw aankoopprijs en/of verkoopprijs in FRF in te geven. U kunt meerdere prijzen in vreemde valuta per artikel linken. Deze prijs in vreemde valuta zal W-Invoice dan aan u voorstellen op het ogenblik dat u een verkoopfactuur, creditnota, aankoopfactuur, offerte, enz… wenst te boeken voor deze klant of leverancier die geparametreerd stond met die desbetreffende vreemde valuta. Het ingeven van een aan- of verkoopwaarde in vreemde valuta kan u enkel door op het haalicoon van de valuta te klikken. Dit icoon kan u enkel activeren indien u zich niet in de wijzigmodus bevindt (dit wil zeggen dat het groen plusteken groen moet zijn). Indien u op het icoon klikt, dat rechts van het woord valuta staat, waarin een ‘EURO’ teken wordt afgebeeld, krijgt u onderstaand scherm. Hier kunt u op het groen plusteken klikken, daarna bij valuta de gewenste valuta selecteren. In W -Invoice werden een aantal standaard koersen ingevuld per meegeleverde valuta. Voor de DEM is dit bijvoorbeeld: 1 DEM = 20 BEF en de DEM is lid van de EMU en afronding van de DEM is 2 cijfers na de komma. Deze koersen zijn van toepassing tot 1/1/99, vanaf 1/1/99 zal W-Invoice u automatisch vragen om de koersverhouding tussen de EUR en alle valuta te parametreren. Meer informatie hierover vindt u in het onderdeel met als titel De EURO. Indien u op het geel potlood klikt voor de valuta, komt u in het scherm waarin wij de standaardwaarden hebben vastgelegd voor deze munt. U kan deze natuurlijk wijzigen volgens de meest recente dagkoers. Om verder te bouwen op ons voorbeeld dat wij de valuta DEM activeren en koersverhouding tegenover de BEF = 1/20. Ons artikel kost aankoop 1000 BEF, dan zal W-Invoice automatisch voorstellen dat de aankoopprijs van dit artikel in DEM = 50 DEM. In de kolom ernaast wordt de aankoopprijs in BEF (dossiermunt) nogmaals voorgesteld, zijnde 1000 BEF. Daarnaast vindt u de aankoopwaarde in EUR. Zoals u reeds heeft kunnen vaststellen worden, zodra u de munt hebt aangeklikt, alle velden automatisch ingevuld. U kan per valuta de voorgestelde aankoopprijs, marge in % en marge in vast bedrag, evenals de verkoopprijs excl. BTW wijzigen. U kunt effectief tientallen valuta prijzen aanmaken per artikel. Dit in relatie met de verschillende types vreemde valuta die u handhaaft bij uw klanten en leveranciers. Zodra u in een aankoopfactuur, verkoopfactuur, enz… bovenstaand artikel aanklikt waarbij de klant of leverancier alsDEM valuta staat geparametreerd, dan zal bovengenoemde aankoopprijs of verkoopprijs excl. BTW in DEM worden voorgesteld. Wij houden eraan hierbij nog eens te herhalen dat het heel nuttig is om ook het onderdeel met als titel De EURO na te lezen, dit is het onderdeel dat de volledige EURO-problematiek bespreekt. Rapportgenerator : In het rapportenscherm kan u ook al uw artikels exporteren in een *.xls formaat. Dit kan eventueel nuttig zijn, mocht u een mailingactie willen uitvoeren en gebruik wenst te maken van een ander pakket. U kan ook een prijslijst afdrukken en/of etiketten op zelfklevend papier waarbij de afmetingen op voorhand door ons werd gedefinieerd. Ook een export van al uw artikels naar HTML (internet) werd voorzien, ideaal voor W -Invoice gebruikers die op hun website hun artikel prijslijst wensen te plaatsen.

Artikelgroepbeheer

•

Korting : Dit is een heel krachtig onderdeel dat jammer genoeg voor weinig W -Invoice gebruikers nuttig zal zijn. Het principe is als volgt. In het kortingscherm, kan u per artikelgroep een kortingspercentage parametreren dat van toepassing is bij een bepaald type klant (= bedrijfstype). Een voorbeeld? U heeft 10 klanten die een kleinhandel zijn en 1 klant die een groothandel is. Bij elke klant heeft u in het veld 'bedrijfstype' geparametreerd of het een klein- of groothandel is. Daarna heeft u een aantal artikels die allen tot de artikelgroep 'toebehoren' worden geparametreerd. Bij elk artikel heeft u individueel een standaard verkoopprijs geparametreerd. U wenst alle klanten die behoren tot het bedrijfstype 'kleinhandel' een korting te geven van 20 % op alle artikels die deel uitmaken van de artikelgroep 'toebehoren'. De klanten die behoren tot het bedrijfstype 'groothandel' geeft u een korting van 30 % op alle artikels die deel uitmaken van de artikelgroep 'toebehoren'. Wat is nu het gevolg? U moet het scherm 'korting' activeren door op het haalicoon van de korting te klikken. Dit icoon kan u enkel activeren indien u zich niet in de wijzigmodus bevindt (dit wil zeggen dat het groen plusteken groen moet


VERSIEWIJZIGINGEN

zijn). Indien u op het icoon klikt, dat rechts van het woord korting staat, krijgt u onderstaand scherm. Hier geeft u de kortingen in per artikelgroep volgens het bedrijfstype. Als u dan later een verkoopfactuur zal maken voor het artikel 'diskette' (dat gelinkt is aan de artikelgroep 'toebehoren') en de klant werd geparametreerd als kleinhandel, dan zal de basisverkoopprijs worden voorgesteld, maar bij de hoeveelheidskorting zal 20 % worden voorgesteld in plaats van de standaard hoeveelheidskorting op bedrijfsniveau. BTW-Codebeheer

•

NIET aftrekbaar Bedrijf (NIET bij W-Invoice LITE) : Een W -Invoice LITE gebruiker moet hier in principe geen rekening mee houden, voor de andere versies is het toch interessant om hier eventjes bij na te denken. Sommige W -Invoice gebruikers die met een versie werke n hoger dan de W -Invoice LITE, maken specifieke BTW-codes aan naargelang het soort artikel. Het is namelijk zo dat men bij het boeken van aankoopfacturen, bepaalde aankopen heeft waarbij men het BTW-bedrag niet volledig mag aftrekken. Hiervoor is het aan t e raden om contact op te nemen met uw boekhouder. Als wij denken aan brandstof voor een personenwagen in gemengd gebruik (cfr. eenmanszaak), dan kunt u in regel stellen dat men maximum 50 % van de BTW mag aftrekken. Idem voor onderhoud en herstellingen van deze personenwagen. De BTW voor restaurant- en receptiekosten is in principe helemaal niet aftrekbaar. Dus moeten wij dan een BTW-code aanmaken waarbij geparametreerd wordt dat 0 % van de BTW mag afgetrokken worden. Dit is ook hetzelfde geval voor relatiegeschenken met een bedrag (maatstaf van heffing) dat groter is dan 500 BEF. Het NIET -aftrekbare gedeelte moet als kost worden opgenomen in de BTW-aangifte, in het vak 82. Bij projectbeheer zullen wij later in deze cursus zien dat bij alle aankopen die gelinkt worden naar een bepaald project, er ook rekening wordt gehouden met het NIET-aftrekbaar gedeelte van de BTW. Een goed gestructureerd assortiment BTW-codes, in overleg met uw boekhouder, kan u een nog duidelijker beeld geven van al uw kosten en zal zeker en vast ertoe bijdragen dat uw BTW-aangifte correct zal worden berekend. OPGELET: Indien u niet duidelijk weet wat u moet ingeven bij NIET aftrekbaar Bedrijf en NIET aftrekbaar Privé, neem dan geen risico's en bel naar het SISA Service Center.

Verkoopfactuur

•

•

Bedragen Incl. BTW : Standaard is dit veld niet geactiveerd, er staat namelijk geen kleine zwarte V voor het veld ingevuld. Dit heeft als gevolg dat wij veronderstellen dat u een document zal boeken waarbij de verkoopprijs excl. BTW van belang is en niet de verkoopprijs incl. BTW. Een voorbeeld? U heeft in het artikelscherm een artikel werkuren aangemaakt en geparametreerd dat de verkoopprijs = 1.250 BEF per uur excl. BTW. Als u nu een factuur zal boeken, dan zal u het veld 'Bedragen Incl. BTW' NIET activeren omdat uw prijszetting gebaseerd is op prijzen excl. BTW. Indien u echter een artikel muziekcd heeft aangemaakt en geparametreerd dat de verkoopprijs incl. BTW = 1.250 BEF per stuk, zal u anders te werk gaan. U zal nu een factuur boeken waar u het veld 'Bedragen Incl. BTW' WEL zal activeren door erop te klikken (het is actief als er een kleine zwarte V voor staat). Doordat u dit veld heeft geactiveerd zal u bij de snelboekingslijn, de verkoopprijs inclusief BTW worden voorgesteld. Ook de afdruk van de factuur zal automatisch aangepast worden, de kolom (totaal artikel * verkoopprijs = verkoopprijs Excl. BTW) wordt automatisch gewijzigd in [(totaal artikel * verkoopprijs) + BTW] = verkoopprijs Incl. BTW. NOOT: Indien u een document boekt en het vakje 'Bedragen Incl. BTW' heeft aangeduid, heeft dit als gevolg dat de som van de factuur gelijk is aan de som van alle bedragen incl. BTW. Klanten icoon : => BIJKOMENDE MOGELIJKHEID: Indien u de klantencode kent, kunt u bij het haalicoon op de TAB-toets drukken, de eerste karakters van deze klantencode intikken en op de enter-toets drukken. Hierdoor zal eerst gezocht worden of deze klant nog niet bestaat in het klantenbestand. Indien de ingetikte karakters gevonden worden, dan wordt de gevonden klant ook voorgesteld in dit veld. Indien de ingegeven karakters niet gevonden worden, dan verschijnt het overzicht van de klanten. Een voorbeeld? Stel dat ons klantenbestand bestaat uit volgende klanten met onderstaande klantencodes: ART123, © SLABINCK Kristof bvba - Mimosalaan 5 - 8520 Kuurne - [email protected] - BE 0465.656.319

VERSIEWIJZIGINGEN

•

•

•

BART123, BDART123, DART123 Indien wij enkel de 'B' ingeven gevolgd door een Enter, dan wordt de klant BART123 voorgesteld. Wordt daarentegen BD ingegeven, dan wordt de klant BDART123 voorgesteld. Bij ingave van C wordt het overzichtscherm van de klanten voorgesteld. Bent u niet zeker welke klant het is en kent u de eerste karakters van de klantencode niet, dan kan u altijd een overzichtbekomen van de klanten door het karakter '*' in te tikken en op de enter-toets te drukken. Indien u bijvoorbeeld '*B' intikt, wordt het overzichtsscherm van de klanten gevisualiseerd met als eerste klant de klantencode die met een B begint, in dit voorbeeld BART123. Klanteninfo :Zodra u de klant hebt bepaald, kan u uiterst rechts van de klantnaam op het printertje drukken. Zodra u hierop heeft geklikt, krijgt u een algemeen overzicht van het totaal aan Facturen en Creditnota's die er reeds werden geboekt op deze klant, wat hij nog moet betalen, het totaalbedrag aan offertes er nog openstaat, het totaalbedrag aan leveringsbonnen en het totaalbedrag aan bevestiging bestellingen. Een handige tool om in een vingerknip een duidelijk inzicht te krijgen m.b.t. enkele vitale gegevens. Valuta : Standaard stelt W -Invoice de valutacode voor die u bij deze klant heeft geparametreerd in het klantenscherm. Deze valuta is van fundamentaal belang, zij zal bepalen in welke munt de factuur van uw klant zal worden uitgedrukt. Naast deze valuta zal ook het bedrag in de tweede dossiermunt, (meestal is dit de EUR) worden vermeld op uw factuur. Indien u op klant niveau als valuta, de FRF had geparametreerd, zal in dit veld ook FRF worden voorgesteld. Naast het veld FRF wordt de koers voorgesteld die werd vastgelegd in het valutascherm. Indien u dit wenst, kan u de voorgestelde valuta wijzigen in een andere valuta zoals bijvoorbeeld de DEM. Het wijzigen van de voorgestelde valuta kan u doen door op het pijltje dat naar onder kijkt (rechts van het veld valuta) aan te klikken en uw keuze te bepalen. Na wijziging van de voorgestelde valuta wordt automatisch de respectievelijke koers voorgesteld. OPGELET: Indien u voor een bepaalde klant, een andere valuta wenst te parametreren, dan moet u het veld valuta in het klantenscherm wijzigen. Een wijziging valuta in het verkoopfactuurscherm is eenmalig en wordt niet als een standaardaanpassing aan de klantenparameters beschouwd. NOOT: Bij documenten in vreemde munt zal de prijs opgehaald worden die in het artikel-deviezen scherm werd ingegeven. Indien hij deze niet vindt, zal hij de prijs nemen uit het artikelscherm en deze omrekenen volgens de documentkoers die werd voorgesteld naast de valuta vermelding in dit document. OPGELET: Bij de berekening van de BTW-aangifte en het afdrukken van het verkoopdagboek, wordt altijd in de eerste dossiermunt, bv. BEF berekend. Een factuur in vreemde valuta wordt dus door het programma omgerekend in de eerste dossiermunt. - BEF - BEF - EUR Nadat u bij valuta op de TAB-toets hebt gedrukt, krijg je een lijn voorgesteld waar 3 munten worden voorgesteld. De eerste munt is de valuta van deze verkoopfactuur, de tweede munt is de BEF (of de eerste dossiermunt uit het licentiescherm) en de derde munt is de EUR (of de tweede dossiermunt uit het licentiescherm). Onder deze 3 munten komt het respectievelijk totaalbedrag van de factuur in die bewuste munt. Standaard worden alle detailwaarden (eenheidsprijs, totaal eenheidsprijs * aantal stuks, bedrag BTW) in de eerste munt voorgesteld. Indien u echter deze waarden in de tweede munt of derde munt op het scherm wenst te consulteren, moet u het bolletje aanklikken dat voor die bewuste munt staat vermeld. Indien u bij het boeken van een factuur, bijvoorbeeld het bolletje bij EUR zwart maakt (in dit voorbeeld de derde munt), dan kan u onmiddellijk de verkoopfactuur boeken in EUR en zal er automatisch een omrekening gebeuren naar de eerste munt en de tweede munt. Artikel icoon : => BIJKOMENDE MOGELIJKHEID: Indien u de artikelcode kent, kunt u bij het haalicoon op de TAB-toets drukken, de eerste karakters van deze artikelcode intikken en op de enter-toets drukken. Hierdoor zal eerst gezocht worden of dit artikel nog niet bestaat in het artikelbestand. Indien de ingetikte karakters gevonden worden, dan wordt het gevonden artikel ook voorgesteld in dit veld. Indien de ingegeven karakters niet gevonden worden, dan verschijnt het overzicht van de artikels. Een voorbeeld? Stel dat ons artikelbestand bestaat uit volgende artikels met onderstaande artikelcodes: ART123, BART123, BDART123, DART123


VERSIEWIJZIGINGEN

•

Indien wij enkel de 'B' ingeven gevolgd door een Enter, dan wordt het artikel BART123 voorgesteld. Wordt daarentegen BD ingegeven, dan wordt het artikel BDART123 voorgesteld. Bij ingave van C wordt het overzichtscherm van de artikels voorgesteld. Bent u niet zeker welk artikel het is en kent u de eerste karakters van de artikelcode niet, dan kan u altijd een overzicht bekomen van de artikels door het karakter '*' in te tikken en op de enter-toets te drukken. Indien u bijvoorbeeld '*B' intikt, wordt het overzichtsscherm van de artikels gevisualiseerd met als eerste artikel, de artikelcode die met een B begint, in dit voorbeeld BART123. TIP: HOE FACTUREN MAKEN ZONDER GEBRUIK VAN ARTIKELBEHEER Sommige W -Invoice gebruikers werken niet graag met artikels bij het boeken van verkoopfacturen. Daarom wordt door hen een blanco artikel aangemaakt. Dit blanco artikel is als het ware een aangemaakt artikel, maar met als artikelcode de vermelding van de BTW-code. Zij geven verder geen enkel gegeven in bij dit aangemaakt blanco artikel, enkel het BTW-percentage dat van toepassing is wordt door hen vastgelegd. Zo zijn er een aantal W -Invoice gebruikers die 4 of meer blanco artikels hebben, namelijk artikelcode 0 en 6 en 12 en 21. Hierdoor boeken zij altijd hun verkoopfacturen met blanco artikels. Het grote nadeel is dat men dan ook geen gedetailleerde gegevens m.b.t. de verkoop kan verkrijgen uit de rapportgenerator, denkende aan de lijst “wat verkocht per artikel”. Aan u de vrije keuze! Het werken met blanco artikels wordt heel veel gebruikt bij dienstverlenende bedrijven, men geeft de code van het blanco artikel in, drukt op de enter-toets, het geel potlood is zwart omlijnd, men drukt nogmaals op de enter-toets, en men tikt de naam en de omschrijving in van de dienst die men wenst te factureren, daarna op het groen licht klikken. Enkele tips : Indien uw factuur is geboekt en afgedrukt, is het nuttig om deze te locken (= ”sluiten”, dit doet u door op het groen sleuteltje, dat zich links van het geel potlood in de opdrachtenregel bevindt, te klikken). Een factuur wordt automatisch gelockt indien deze werd opgenomen bij de berekening van de BTW-aangifte (enkel voor de gebruikers van de W -Invoice SPECIAL). Sommige W -Invoice gebruikers werken niet graag met artikels bij het boeken van verkoopfacturen. Daarom wordt door hen een blanco artikel aangemaakt. Dit blanco artikel is als het ware een aangemaakt artikel, maar met als artikelcode de vermelding van de BTW-code. Zij geven verder geen enkel gegeven in bij dit aangemaakt blanco artikel, enkel het BTW-percentage dat van toepassing is wordt door hen vastgelegd. Zo zijn er een aantal W -Invoice gebruikers die 4 of meer blanco artikels hebben, namelijk artikelcode 0 en 6 en 12 en 21. Hierdoor boeken zij altijd hun verkoopfacturen met blanco artikels. Het grote nadeel is datmen dan ook geen gedetailleerde gegevens m.b.t. de verkoop kan verkrijgen uit de rapportgenerator, denkende aan de lijst “wat verkocht per artikel”. Aan u de vrije keuze! Het werken met blanco artikels wordt heel veel gebruikt bij dienstverlenende bedrijven, men geeft de code van het blanco artikel in, drukt op de entertoets, het geel potlood is zwart omlijnd, men drukt nogmaals op de enter-toets, en men tikt de naam en de omschrijving in van de dienst die men wenst te factureren, daarna op het groen licht klikken. Sommige W -Invoice gebruikers roepen hun artikel op, geven de hoeveelheid in en drukken op de TAB-toets totdat zij in het veld bedrag inclusief BTW komen. Daar geven zij onmiddellijk de afgesproken prijs BTW inclusief in voor de totale boeking. Gevolg is dat W -Invoice automatisch het bedrag exclusief BTW zal berekenen. Zeker en vast handig voor W -Invoice gebruikers die een winkel hebben en veel aan endusers moeten factureren. Opgelet: Vergeet niet het veld 'Bedragen Incl. BTW' in dit geval te activeren. Vergeet niet dat het boeken van verkoopfacturen geen speelgoed is, enige aandacht is nog altijd vereist. Een goede controle voordat men afdrukt vermijdt tijdverlies, klachten, creditnota’s, enz.

Aankoopfactuur

•

Zie de opsomming in vorig punt, verkoopfactuur. Deze werd ook uitgevoerd op niveau van de aankoopfacturen.

BTW-aangifte

•

Ook de nieuwe lay-out werd uitgewerkt die geldig is vanaf 1/1/99. Klanten die hun BTW-aangifte aanmaken en afdrukken met W -Invoice moeten een kopij van deze goedkeuring meesturen bij het neerleggen van de eerste BTW-aangifte in het jaar 1999. Wij bedoelen hiermee deze die u op 20 februari of 20 april 1999 zal toesturen. Een kopij van de goedkeuring wordt u toegestuurd nadat u ons dit telefonisch heeft aangevraagd.


2005)

Recommend Documents