2004

UNIVERSITAS BINA NUSANTARA Jurusan Sistem Informasi Program Studi Komputerisasi Akuntansi Skripsi Sarjana Komputer Semester Genap tahun 2003/2004

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENJUALAN KREDIT DAN PIUTANG DAGANG PADA PT GRAHA SUMBER PRIMA ELEKTRONIK

Lingny Suparman

0400499013

Achmad Noviar

0400513371

Desy

0400517382 Kelas/Kelompok: 10MBA/01

Abstrak Tujuan penelitian skripsi ini adalah menganalisis sistem informasi manajemen penjualan kredit dan piutang dagang yang terdapat pada PT Graha Sumber Prima Elektronik untuk mengidentifikasi masalah yang sedang dihadapi dan kelemahan dari sistem informasi ini. Data diperoleh dari pengamatan secara langsung ke lapangan untuk mengetahui bagaimana keadaan di lapangan, masalah-masalah apa saja yang timbul di lapangan dan melakukan wawancara dengan nara sumber dalam melakukan pengumpulan data. Hasil analisis tersebut dan studi pustaka digunakan untuk merancang usulan sistem informasi penjualan kredit dan piutang dagang yang mampu mendukung aktivitas operasional perusahaan agar dapat lebih efektif dan efisien. Dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem informasi manajemen penjualan kredit dan piutang dagang memberikan kemudahan bagi pihak manajemen memperoleh informasi dengan cepat dan mudah serta penyajian laporan secara cepat dan akurat. Kata kunci : Sistem Informasi Manajemen, Penjualan Kredit, Piutang Dagang PRAKATA vii

Dengan memanjatkan puji syukur ke hadirat Tuhan atas berkat dan rahmat-Nya sehingga penulisan skripsi yang berjudul “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Manajemen Penjualan Kredit dan Piutang Dagang pada PT Graha Sumber Prima Elektronik” dapat diselesaikan. Adapun penulisan skripsi ini merupakan salah satu syarat dalam menyelesaikan jenjang Strata-1 di Universitas Bina Nusantara, Jakarta. Penulis menyadari bahwa dalam penulisan skripsi ini masih terdapat kekurangan dan kelemahan karena keterbatasan yang dimiliki. Untuk itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang membangun dari pembaca maupun pihak yang terkait untuk menyempurnakan materi maupun cara penulisan skripsi ini. Pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan banyak terima kasih kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan dan dukungan baik secara moril maupun materiil sehingga penulis dapat menyelesaikan sksipsi ini. Terima kasih penulis berikan kepada: 1. Ibu Dr., Ir. Theresia Widia Soeryaningsih, MM., selaku Rektor Universitas Bina Nusantara yang telah memberikan kesempatan bagi penulis untuk menimba ilmu di universitas ini. 2. Bapak Idris Gautama, SE., S.Kom., MM., MBA., selaku ketua program Komputerisasi Akuntansi Universitas Bina Nusantara, Jakarta. 3. Bapak Ditdit N. Utama, S.Kom., MM.SI, M.Com., selaku dosen pembimbing yang telah meluangkan waktunya untuk memberikan petunjuk dan saran yang mendukung penulisan skripsi ini. 4. Segenap pimpinan dan karyawan PT Graha Sumber Prima Elektronik yang turut membantu dalam memberikan informasi yang berguna dalam menyelesaikan skripsi ini. 5. Orang tua dan saudara-saudara yang telah memberikan dukungan yang sangat besar kepada penulis. viii

6. Seluruh dosen dan staf pengajar yang telah memberikan masukan dalam penulisan skripsi ini. 7. Seluruh staf yang bertugas di Universitas Bina Nusantara yang telah memberikan pelayanan dan informasi dibutuhkan. 8. Rekan-rekan dan semua pihak-pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu yang telah memberikan dukungan selama proses penyelesaian skripsi ini. Akhir kata, dengan segala keterbatasan dan kekurangannya, penulis mengharapkan semoga skripsi ini bermanfaat bagi pihak-pihak yang membutuhkan.

Jakarta, Juni 2004

Penulis

ix

DAFTAR ISI Halaman Halaman Judul Luar............................................................................................................i Halaman Judul Dalam ........................................................................................................ii Halaman Persetujuan Softcover.........................................................................................iii Halaman Persetujuan Hardcover.......................................................................................iv Halaman Pernyataan Dewan Penguji.................................................................................v Abstrak............................................................................................................................viii Prakata...............................................................................................................................ix Daftar Isi............................................................................................................................xi Daftar Tabel....................................................................................................................xvii Daftar Gambar...............................................................................................................xviii Daftar Lampiran............................................................................................................xxiii

BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang..................................................................................................1 1.2 Ruang Lingkup.................................................................................................3 1.3 Tujuan dan Manfaat..........................................................................................3 1.4 Metodelogi Penelitian.......................................................................................4 1.5 Sistematika Penulisan.......................................................................................5

BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Sistem Informasi Manajemen 2.1.1 Sistem x

2.1.1.1 Definisi Sistem............................................................................7 2.1.1.2 Komponen Sistem.......................................................................8 2.1.1.3 Karakteristik Sistem....................................................................9 2.1.2 Informasi 2.1.2.1 Definisi Informasi........................................................................9 2.1.2.2 Karakteristik Informasi..............................................................10 2.1.3 Sistem Informasi 2.1.3.1 Definisi Sistem Informasi..........................................................11 2.1.3.2 Komponen Sistem Informasi.....................................................12 2.1.4 Manajemen 2.1.4.1 Definisi Manajemen..................................................................13 2.1.4.2 Tanggung Jawab Manajemen....................................................14 2.1.4.3 Jenjang Manajemen...................................................................15 2.1.5 Definisi Sistem Informasi Manajemen..................................................16 2.1.6 Penerapan Sistem Informasi Manajemen pada Fungsi-fungsi Organisasi..............................................................................................17 2.2 Sistem Informasi Penjualan Kredit dan Piutang Dagang...............................18 2.2.1 Penjualan...............................................................................................18 2.2.1.1 Penjualan Tunai.........................................................................19 2.2.1.2 Penjualan Kredit........................................................................19 2.2.2 Sistem Informasi Penjualan...................................................................19 2.2.3 Definisi Piutang Dagang........................................................................19 2.2.4 Pelunasan Piutang Dagang....................................................................21 2.3 Analisis dan Perancangan Berorientasi Object xi

2.3.1 Definisi Analisis Berorientasi Object....................................................21 2.3.2 Definisi Perancangan Berorientasi Object.............................................22 2.3.3 Analisis dan Perancangan Berorientasi Object......................................22 2.3.4 Tahapan Analisis dan Perancangan Berorientasi Object.......................22 2.3.5 Delapan Diagram dalam Analisis dan Perancangan Berorientasi Object....................................................................................................26 2.3.6 Keunggulan Analisis dan Perancangan Berorientasi Object.................31

BAB 3 DOKUMENTASI ANALISIS 3.1 The Task 3.1.1 Purpose 3.1.1.1 Sejarah PT Graha Sumber Prima Elektronik.............................32 3.1.1.2 Struktur Organisasi dan Deskripsi Tugas..................................33 3.1.1.3 Kegiatan Usaha..........................................................................38 3.1.1.4 Sistem Penjualan Kredit pada PT Graha Sumber Prima Elektronik..................................................................................38 3.1.1.5 Sistem Penagihan Piutang Dagang pada PT Graha Sumber Prima Elektronik........................................................................39 3.1.1.6 Permasalahan pada Sistem yang Ada........................................41 3.1.2 System Definition...................................................................................42 3.1.3 Context 3.1.3.1 Problem Domain.......................................................................47 3.1.3.2 Application Domain...................................................................47 3.2 Problem Domain xii

3.2.1 Cluster...................................................................................................47 3.2.2 Structure 3.2.2.1 Class Diagram...........................................................................50 3.2.2.2 Classes.......................................................................................52 3.2.2.3 Behavioral Pattern....................................................................65 3.2.3 Events....................................................................................................71 3.3 Application Domain 3.3.1 Usage 3.3.1.1 Overview....................................................................................71 3.3.1.2 Actors.........................................................................................75 3.3.1.3 Use Cases..................................................................................78 3.3.2 Functions 3.3.2.1 Complete Function List.............................................................87 3.3.2.2 Specification of Functions.........................................................97 3.3.3 User Interface 3.3.3.1 Dialogue Style...........................................................................98 3.3.3.2 Overview..................................................................................108 3.3.3.3 Examples..................................................................................110 3.3.4 The Technical Platform.......................................................................136 3.4 Recommendations 3.4.1 The System’s Usefulness and Feasibilty..............................................137 3.4.2 Strategy................................................................................................139 3.4.3 Development Economy........................................................................139

xiii

BAB 4 DOKUMENTASI PERANCANGAN 4.1 The Task 4.1.1 Purpose................................................................................................143 4.1.2 Quality Goals.......................................................................................144 4.2 Technical Platform 4.2.1 Equipment............................................................................................145 4.2.2 System Software...................................................................................145 4.2.3 System Interfaces.................................................................................145 4.2.4 Design Language.................................................................................146 4.3 Architecture 4.3.1 Component Architecture......................................................................146 4.3.2 Process Architecture...........................................................................148 4.3.3 Standards.............................................................................................149 4.4 Operation Specification................................................................................149 4.5 Recommendations 4.5.1 The System’s Usefulness......................................................................151 4.5.2 Plan for Iniatiating Use.......................................................................151 4.5.3 Implementation Plan...........................................................................151

BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN 5.1 Simpulan.......................................................................................................153 5.2 Saran.............................................................................................................155

xiv

DAFTAR PUSTAKA...................................................................................................156 RIWAYAT HIDUP LAMPIRAN FOTOCOPY SURAT SURVEI

xv

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1

Event Table................................................................................................71

Tabel 3.2

ActorTable.................................................................................................74

Tabel 3.3

Function List.............................................................................................87

Tabel 3.4

Windows....................................................................................................98

Tabel 4.1

Prioritas Kriteria Perancangan................................................................144

Tabel 4.2

Operation “Berhenti”..............................................................................150

xvi

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1

Karakteristik suatu Sistem.......................................................................... 9

Gambar 2.2

Komponen dari Sistem Informasi............................................................. 13

Gambar 2.3

Manajer dan Jenjang Manajemen..............................................................16

Gambar 2.4

Subactivities in choosing a system............................................................ 22

Gambar 2.5

Main activities and results in object oriented analysis and design.......... 23

Gambar 2.6

Activities in problem-domain modeling.................................................... 24

Gambar 2.7

Application-domain analysis.................................................................... 24

Gambar 2.8

Activities in architectural design.............................................................. 26

Gambar 2.9

Component design.....................................................................................27

Gambar 3.1

Struktur Organisasi PT Graha Sumber Prima Elektronik......................... 33

Gambar 3.2

Sistem Penjualan Kredit dan Piutang Dagang.......................................... 40

Gambar 3.3

Cluster Karyawan Penjualan.....................................................................48

Gambar 3.4

Cluster Karyawan Penagihan....................................................................48

Gambar 3.5

Cluster Pelanggan..................................................................................... 49

Gambar 3.6

Cluster Dokumen Penjualan..................................................................... 49

Gambar 3.7

Cluster Dokumen Penagihan.................................................................... 50

Gambar 3.8

Class Diagram.......................................................................................... 51

Gambar 3.9

Manajer Penjualan Class.......................................................................... 52

Gambar 3.10 Manajer Penagihan Class..........................................................................53 Gambar 3.11 Salesman Class........................................................................................ 55 Gambar 3.12 Staf Administrasi Penjualan Class............................................................56 Gambar 3.13 Seksi Faktur Class.................................................................................... 57

xvii

Gambar 3.14 Kolektor Class.......................................................................................... 58 Gambar 3.15 Seksi Penagihan Class.............................................................................. 59 Gambar 3.16 Pelanggan Class........................................................................................ 60 Gambar 3.17 Daily Activity Class...................................................................................61 Gambar 3.18 Purchase Order Class............................................................................... 62 Gambar 3.19 Faktur Class.............................................................................................. 63 Gambar 3.20 Jadwal Penagihan Class............................................................................ 64 Gambar 3.21 Daftar Penagihan dan Realisasi Class.......................................................65 Gambar 3.22 Statechart Diagram untuk Manajer Penjualan Class...............................65 Gambar 3.23 Statechart Diagram untuk Manajer Penagihan Class...............................66 Gambar 3.24 Statechart Diagram untuk Salesman Class.............................................66 Gambar 3.25 Statechart Diagram untuk Administrasi Penjualan Class........................66 Gambar 3.26 Statechart Diagram untuk Seksi Faktur Class..........................................67 Gambar 3.27 Statechart Diagram untuk Kolektor Class................................................67 Gambar 3.28 Statechart Diagram untuk Seksi Penagihan Class....................................67 Gambar 3.29 Statechart Diagram untuk Pelanggan Class.............................................68 Gambar 3.30 Statechart Diagram untuk Daily Activity Class........................................68 Gambar 3.31 Statechart Diagram untuk Purchase Order Class....................................69 Gambar 3.32 Statechart Diagram untuk Faktur Class...................................................69 Gambar 3.33 Statechart Diagram untuk Jadwal Penagihan Class.................................70 Gambar 3.34 Statechart Diagram untuk Daftar Penagihan dan Realisasi Class............70 Gambar 3.35 Use Case Diagram untuk Sistem Penjualan Kredit dan Piutang Dagang.................................................................................. 72 Gambar 3.36 Statechart Diagram untuk Pendaftaran Pelanggan...................................78 xviii

Gambar 3.37 Statechart Diagram untuk Otorisasi Plafond............................................79 Gambar 3.38 Statechart Diagram untuk Pengecekan Plafond.......................................80 Gambar 3.39 Statechart Diagram untuk Penyusunan Daily Activity.............................81 Gambar 3.40 Statechart Diagram untuk Pemrosesan Purchase Order..........................82 Gambar 3.41 Statechart Diagram untuk Pembuatan Faktur...........................................83 Gambar 3.42 Statechart Diagram untuk Penyusunan Jadwal Penagihan.......................84 Gambar 3.43 Statechart Diagram untuk Penginputan Daftar Penagihan dan Realisasi..............................................................................................85 Gambar 3.44 Statechart Diagram untuk Pencetakan Laporan.......................................86 Gambar 3.45 Sequence Diagram untuk Pendaftaran Pelanggan....................................88 Gambar 3.46 Sequence Diagram untuk Otorisasi Plafond.............................................89 Gambar 3.47 Sequence Diagram untuk Pengecekan Plafond........................................90 Gambar 3.48 Sequence Diagram untuk Penyusunam Daily Activity..............................91 Gambar 3.49 Sequence Diagram untuk Pemrosesan Purchase Order...........................92 Gambar 3.50 Sequence Diagram untuk Pembuatan Faktur............................................93 Gambar 3.51 Sequence Diagram untuk Penyusunan Jadwal Penagihan........................94 Gambar 3.52 Sequence Diagram untuk Penginputan Daftar Penagihan dan Realisasi....................................................................................................95 Gambar 3.53 Sequence Diagram untuk Pencetakan Laporan.........................................96 Gambar 3.54 Sequence Diagram untuk Pendaftaran Pelanggan....................................99 Gambar 3.55 Sequence Diagram untuk Otorisasi Plafond...........................................100 Gambar 3.56 Sequence Diagram untuk Pengecekan Plafond......................................101 Gambar 3.57 Sequence Diagram untuk Penyusunan Daily Activity.............................102 Gambar 3.58 Sequence Diagram untuk Pemrosesan Purchase Order.........................103 xix

Gambar 3.59 Sequence Diagram untuk Pembuatan Faktur..........................................104 Gambar 3.60 Sequence Diagram untuk Penyusunan Jadwal Penagihan......................105 Gambar 3.61 Sequence Diagram untuk Penginputan Daftar Penagihan dan Realisasi..........................................................................106 Gambar 3.62 Sequence Diagram untuk Pencetakan Laporan.......................................107 Gambar 3.63 Navigation Diagram untuk Sistem Penjualan Kredit dan Piutang Dagang......................................................................................109 Gambar 3.64 Window Cover........................................................................................ 110 Gambar 3.65 Window Menu Utama..............................................................................111 Gambar 3.66 Window Master Penjualan.......................................................................112 Gambar 3.67 Window Master Pelanggan......................................................................113 Gambar 3.68 Window Master Penagihan......................................................................114 Gambar 3.69 Window Plafond......................................................................................115 Gambar 3.70 Window Transaksi Penjualan..................................................................116 Gambar 3.71 Window Daily Activity............................................................................ 117 Gambar 3.72 Window Purchase Order........................................................................ 118 Gambar 3.73 Window Faktur .......................................................................................120 Gambar 3.74 Window Transaksi Penagihan.................................................................121 Gambar 3.75 Window Jadwal Penagihan......................................................................122 Gambar 3.76 Window Daftar Penagihan dan Realisasi.................................................124 Gambar 3.77 Window Laporan Penjualan.....................................................................125 Gambar 3.78 Window Laporan Penagihan....................................................................126 Gambar 3.79 Laporan Pelanggan..................................................................................127 Gambar 3.80 Laporan Daily Activity............................................................................128 xx

Gambar 3.81 Laporan Pemesanan................................................................................129 Gambar 3.82 Laporan Penjualan...................................................................................130 Gambar 3.83 Laporan Plafond..................................................................................... 131 Gambar 3.84 Laporan Jadwal Penagihan......................................................................132 Gambar 3.85 Laporan Penagihan..................................................................................133 Gambar 3.86 Laporan Kartu Piutang............................................................................134 Gambar 3.87 Laporan Analisa Umur Piutang...............................................................135 Gambar 3.88 Laporan Giro Mundur.............................................................................136 Gambar 3.89 Gantt Chart..............................................................................................140 Gambar 4.1

Component Architecture untuk Sistem Penjualan Kredit dan Piutang Dagang................................................................................147

Gambar 4.2

Deployment Diagram............................................................................. 148

xxi

DAFTAR LAMPIRAN

Examples of rich-picture symbols.................................................................................... L1 Notation for class diagram.............................................................................................. L2 Notation for statechart diagram...................................................................................... L3 Notation for use-case diagram.........................................................................................L4 Notation for sequence diagram........................................................................................L5 Notation for navigation diagram..................................................................................... L6 Notation for component diagram..................................................................................... L7 Notation for deployment diagram.................................................................................... L8

xxii