UNIVERSITAS BINA NUSANTARA ________________________________________________________ Program Studi Ganda Sistem Informasi – Akuntansi Skripsi Sarjana Komputer – Sarjana Ekonomi Semester Genap 2003/2004 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGENDALIAN BIAYA DAN KUANTITAS PRODUKSI PADA PT. BIGINUSINDO PERMAI Dian Arianti W. NIM : 0300457161 Abstrak Akuntansi biaya untuk perusahaan produksi memegang peranan penting untuk kemajuan perusahaan. Kesalahan perhitungan biaya akan berdampak kepada besarnya harga pokok produksi sehingga harga jual akan semakin mahal untuk menutup ongkos produksi. Dengan demikian dalam produksi perlu dilakukan pengendalian. Perusahaan yang bergerak di bidang konveksi, setiap model baju memiliki karakteristik yang berbeda. Penulis merasa tertarik untuk melakukan analisa dan memberikan usulan perancangan Sistem Informasi Pengendalian Produksi pada PT. BIGINUSINDO PERMAI dengan menggunakan Job Order Costing. Metode yang penulis gunakan dalam skripsi ini adalah studi kepustakaan, survey lapangan, analisis terhadap sistem yang berjalan, identifikasi permasalahan, dan perancangan sistem usulan dengan menggunakan alat bantu perancangan sistem. Dari penelitian yang dilakukan penulis menemukan beberapa kelemahan antara lain : penghitungan harga pokok produksi yang sangat sederhana, kuantitas permintaan bahan baku ke gudang dilakukan berdasarkan pengalaman historis dan tidak dibatasi, tidak adanya pengontrolan terhadap bahan baku sisa, dan tidak ada keterangan yang dapat diperoleh jika terjadi perbedaan kuantitas barang yang berpindah dari satu departemen ke departemen lain. Bedasarkan kelemahan yang ditemukan, penulis menyarankan agar perusahaan melakukan perbaikan-perbaikan meliputi perubahaan sistem harga pokok produksi, pembuatan anggaran biaya produksi, dan pemanfaatan teknologi informasi untuk menghasilkan informasi yang cepat dan aktual. Kata Kunci : pengendalian biaya, pengendalian kuantitas, biaya anggaran, biaya aktual,order produksi, raw material, work in process, finished good, progres produksi
iii
PRAKATA
Puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah membimbing, memberikan berkat, dan kekuatan sehingga skripsi ini dapat terselesaikan. Penulis menyadari bahwa skripsi ini jauh dari sempurna karena keterbatasan pengalaman, pengetahuan, dan waktu. Untuk itu, dengan segala kerendahan hati penulis sangat menghargai segala saran dan kritik yang membangun untuk menyempurakan skripsi ini. Pada kesempatan ini, penulis ingin menyampaikan terimakasih yang sedalamdalamnya kepada: 1. Ibu Dr. Theresia Widia S. selaku Rektor Universitas Bina Nusantara. 2. Bapak Misbahul Munir, Ak., MBA., dan Ibu Rindang Widuri, S.Kom., MM, selaku Ketua dan Sekretaris Jurusan Program Studi Akuntansi yang telah memberikan pengarahan selama penulis menjalankan studi di Universitas Bina Nusantara. 3. Bapak Siswono, S.Kom,MM., dan Bapak Johan, S.Kom., MM, selaku Ketua dan Sekretaris Jurusan Program Studi Sistem Informasi yang telah memberikan pengarahan selama penulis menjalankan studi di Universitas Bina Nusantara. 4. Bapak Suparto Darudiato, S.Kom., MM. dan Bapak Sri Yanto, Ak., sebagai dosen pembimbing yang telah bersedia meluangkan waktu dalam memberikan bimbingan dan pengarahan bagi penulis selama penyusunan skripsi. 5. Bapak Eddy Susanto, segenap manajemen, dan karyawan PT. Biginusindo Permai yang telah memberikan kesempatan, ijin, dan dukungan selama proses
iv
penyelesaian skripsi ini. 6. Kedua orangtua, ci Dewi, Desy, om Daniel, tante Lian, dan Inge yang telah senantiasa mendoakan dan terus memberikan semangat di setiap saat. 7. Iwan atas perhatian, dorongan, dan yang bersama-sama memberi saran dan pendapat. 8. Teman-teman di kelas Ganda MI Akuntansi ’99 atas keceriaannya. 9. Teman-teman di PDC, khususnya kepada Ko Hanny, Ko Eas, dan otoJoseph, atas bimbingannya, serta Lydiawati, Julia Loisa, Maria, atas pengertiannya dan kerjasamanya. 10. Ci Anny Tandyo, Pak Hery H.M., Pak Dafris Arifin, dan Pak Sugito atas bimbingan yang diberikan. 11. Semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu per satu, yang telah memberikan bantuan dalam berbagai bentuk guna penyelesaian skripsi ini. Semoga Tuhan senantiasa melimpahkan berkat-Nya kepada semua pihak. Akhir kata, penulis berharap agar skripsi ini dapat bermanfaat bagi pembaca dan pihak-pihak yang membutuhkan, sehingga hasil yang diperoleh dapat lebih sempurna dan berguna di masa yang akan datang.
Jakarta, Juli 2004 Penulis
v
DAFTAR ISI Halaman i ii iii iv v vi viii xi xiv xv
Halaman Judul Luar Halaman Judul Dalam Halaman Persetujuan Hardcover Halaman Pernyataan Dewan Penguji Abstrak Prakata Daftar Isi Daftar Gambar Daftar Tabel Daftar Lampiran BAB 1
PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang 1.2 Ruang Lingkup 1.3 Tujuan dan Manfaat 1.4 Metodologi Penelitian 1.5 Sistematika Penulisan
1 1 2 3 4 5
BAB 2
LANDASAN TEORI 2.1 Sistem Informasi 2.1.1 Pengertian Sistem 2.1.2 Definisi Informasi 2.1.3 Definisi Sistem Informasi 2.1.4 Komponen Utama Sistem Informasi 2.1.5 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi 2.2 Analisis Sistem 2.2.1 Pengertian Analisis Sistem 2.2.2 Langkah Analisis Sistem 2.3 Perancangan Sistem 2.3.1 Pengertian Perancangan Sistem 2.3.2 Tahap Perancangan Sistem 2.3.3 Alat Bantu Perancangan Sistem 2.3.3.1 Bagan Alir Dokumen 2.3.3.2 Diagram Aliran Data 2.3.3.3 Kamus Data 2.3.3.4 Normalisasi 2.3.3.5 ERD 2.3.3.6 Spesifikasi Proses 2.3.3.7 Bagan Terstruktur 2.4 Pengertian dan Tujuan Akuntansi Biaya 2.4.1 Pengertian Akuntansi Biaya
vi
7 7 7 7 8 8 10 11 11 11 12 12 12 13 13 13 14 15 16 16 17 17 17
2.4.2 Tujuan Akuntansi Biaya Pengertian dan Klasifikasi Biaya 2.5.1 Pengertian Biaya 2.5.2 Klasifikasi Biaya Sistem Biaya Berdasarkan Pesanan 2.6.1 Harga Pokok Produksi (HPP) 2.6.2 Tarif Biaya Overhead Pabrik Departemental 2.6.3 Tarif Overhead Ditetapkan di Muka 2.6.4 Metode Kalkulasi Biaya 2.6.5 Selisih Biaya Overhead 2.6.6 Biaya Pesanan (Job Order Costing) 2.6.7 Pendekatan Umum Terhadap Job Order Costing 2.6.8 Metode Penentuan HPP Pengendalian Produksi
17 18 18 19 21 21 23 24 25 25 26 27 28 29
BAB 3
ANALISIS SISTEM BERJALAN 3.1 Sejarah Perusahaan 3.2 Struktur Organisasi 3.3 Pembagian Tugas dan Wewenang 3.4 Prosedur Sistem Berjalan 3.4.1 Prosedur Order Produksi Berjalan 3.4.2 Prosedur Permintaan Bahan Baku Berjalan 3.4.3 Prosedur Produksi Berjalan 3.4.4 Prosedur Pencatatan BTKL Berjalan 3.4.5 Prosedur Pembiayaan Lain-Lain Berjalan 3.4.6 Prosedur Penghitungan HPP Berjalan 3.5 Diagram Aliran Data 3.5.1 Diagram Konteks 3.5.2 Diagram Nol 3.5.3 Diagram Rinci 3.6 Evaluasi Sistem Pengendalian Produksi PT. Biginusindo Permai 3.6.1 Evaluasi atas Infrastruktur Teknologi Informasi 3.6.2 Evaluasi atas Struktur Organisasi 3.6.3 Evaluasi atas Formulir 3.7 Kelemahan Sistem Informasi PT. Biginusindo Permai 3.8 Solusi yang Diusulkan
31 31 32 32 37 37 40 42 52 56 58 61 61 61 62 63 63 63 64 65 67
BAB 4
RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN 4.1 Perhitungan Harga Pokok Produksi Menggunakan Job Order Costing 4.2 Bagan Alir Dokumen Usulan 4.2.1 Prosedur Order Produksi Usulan 4.2.2 Prosedur Permintaan Bahan Baku Usulan 4.2.3 Prosedur Produksi Usulan 4.2.4 Prosedur Pencatatan BTKL Usulan 4.2.5 Prosedur Pencatatan Pembiayaan Lain-Lain Usulan 4.2.6 Prosedur Pencatatan BOP Usulan
68 68
2.5 2.6
2.7
vii
77 77 79 81 94 99 102
4.3
4.4
4.5 4.6 2.7 BAB 5
4.2.7 Prosedur Pengembalian Bahan Baku Usulan 4.2.8 Prosedur Penghitungan HPP Usulan Diagram Aliran Data yang Diusulkan 4.3.1 Diagram Konteks 4.3.2 Diagram Nol 4.3.3 Diagram Rinci Data Sistem 4.4.1 Kamus Data 4.4.1.1 Kamus Data Aliran Data 4.4.1.2 Kamus Data untuk Data Store 4.4.1.3 Kamus Data Laporan 4.4.2 Normalisasi Data 4.4.3 Spesifikasi Tabel 4.4.4 ERD Perancangan Proses 4.5.1 Bagan Terstruktur 4.5.2 Spesifikasi Proses Rancangan Masukan 4.6.1 Formulir 4.6.2 Layar Rancangan Keluaran
SIMPULAN DAN SARAN 5.1 Simpulan 5.2 Saran
105 107 109 109 110 111 115 115 115 116 118 121 130 143 144 144 162 203 203 207 227 228 228 242
DAFTAR PUSTAKA RIWAYAT HIDUP LAMPIRAN FOTOKOPI SURAT SURVAI
243 245 246 249
viii
DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 2.1 Gambar 2.2 Gambar 3.1 Gambar 3.2 Gambar 3.3 Gambar 3.4 Gambar 3.5 Gambar 3.6 Gambar 3.7 Gambar 3.8 Gambar 3.9 Gambar 3.10 Gambar 3.11 Gambar 3.12 Gambar 3.13 Gambar 3.14 Gambar 3.15 Gambar 3.16 Gambar 3.17 Gambar 3.18 Gambar 3.19 Gambar 3.20 Gambar 4.1 Gambar 4.2 Gambar 4.3 Gambar 4.4 Gambar 4.5 Gambar 4.6 Gambar 4.7 Gambar 4.8 Gambar 4.9 Gambar 4.10 Gambar 4.11 Gambar 4.12 Gambar 4.13 Gambar 4.14 Gambar 4.15 Gambar 4.16 Gambar 4.17
Rumus Tarif Ditetapkan di Muka Pendekatan Pengendalian Produksi Struktur Organisasi PT. Biginusindo Permai Garis Besar Proses Produksi PT. Biginusindo Permai DAD Prosedur Order Produksi Berjalan DAD Prosedur Permintaan Bahan Baku Berjalan DAD Prosedur Produksi Berjalan DAD Prosedur Produksi Berjalan (Lanjutan) DAD Prosedur Produksi Berjalan (Lanjutan) DAD Prosedur Produksi Berjalan (Lanjutan) DAD Prosedur Produksi Berjalan (Lanjutan) DAD Prosedur Produksi Berjalan (Lanjutan) DAD Prosedur Pencatatan BTKL (Bulanan) Berjalan DAD Prosedur Pencatatan BTKL (Upahan) Berjalan DAD Prosedur Pencatatan Pembiayaan Lain-Lain Berjalan DAD Prosedur Penrhitungan HPP Berjalan Diagram Konteks Sistem Berjalan Diagram Nol Sistem Berjalan Diagram Rinci 1.0 Berjalan Diagram Rinci 2.0 Berjalan Diagram Rinci 2.2 Berjalan Struktur Organisasi Usulan Kaos Felix the Cat DAD Prosedur Order Produksi Usulan DAD Prosedur Permintaan Bahan Baku Usulan DAD Prosedur Produksi Usulan DAD Prosedur Produksi Usulan (Lanjutan) DAD Prosedur Produksi Usulan (Lanjutan) DAD Prosedur Produksi Usulan (Lanjutan) DAD Prosedur Produksi Usulan (Lanjutan) DAD Prosedur Produksi Usulan (Lanjutan) DAD Prosedur Produksi Usulan (Lanjutan) DAD Prosedur Pencatatan BTKL (Bulanan) Usulan DAD Prosedur Pencatatan BTKL (Upah) Usulan DAD Prosedur Pencatatan Pembiayaan Lain-Lain Usulan DAD Prosedur Pencatatan BOP Usulan DAD Prosedur Pengembalian Bahan Baku Usulan DAD Prosedur Perhitungan HPP Usulan Diagram Konteks Usulan ix
25 30 32 37 39 41 47 48 49 50 51 52 54 56 58 60 61 61 62 62 62 64 68 79 81 88 89 90 91 92 93 94 96 98 101 104 106 108 109
Gambar 4.18 Gambar 4.19 Gambar 4.20 Gambar 4.21 Gambar 4.22 Gambar 4.23 Gambar 4.24 Gambar 4.25 Gambar 4.26 Gambar 4.27 Gambar 4.28 Gambar 4.29 Gambar 4.30 Gambar 4.31 Gambar 4.32 Gambar 4.33 Gambar 4.34 Gambar 4.35 Gambar 4.36 Gambar 4.37 Gambar 4.38 Gambar 4.39 Gambar 4.40 Gambar 4.41 Gambar 4.42 Gambar 4.43 Gambar 4.44 Gambar 4.45 Gambar 4.46 Gambar 4.47 Gambar 4.48 Gambar 4.49 Gambar 4.50 Gambar 4.51 Gambar 4.52 Gambar 4.53 Gambar 4.54 Gambar 4.55 Gambar 4.56 Gambar 4.57 Gambar 4.58 Gambar 4.59 Gambar 4.60 Gambar 4.61 Gambar 4.62 Gambar 4.63 Gambar 4.64
Diagram Nol Usulan Diagram Rinci 1.0 Usulan Diagram Rinci 2.0 Usulan Diagram Rinci 3.0 Usulan Diagram Rinci 4.0 Usulan Diagram Rinci 5.0 Usulan Diagram Rinci 6.0 Usulan Diagram Rinci 7.0 Usulan ERD Rancangan Bagan Terstruktur Usulan Rancangan Bagan Terstruktur Usulan (Lanjutan) Rancangan Bagan Terstruktur Usulan (Lanjutan) Rancangan Bagan Terstruktur Usulan (Lanjutan) Rancangan Bagan Terstruktur Usulan (Lanjutan) Rancangan Bagan Terstruktur Usulan (Lanjutan) Rancangan Bagan Terstruktur Usulan (Lanjutan) Rancangan Bagan Terstruktur Usulan (Lanjutan) Rancangan Bagan Terstruktur Usulan (Lanjutan) Rancangan Bagan Terstruktur Usulan (Lanjutan) Rancangan Bagan Terstruktur Usulan (Lanjutan) Rancangan Bagan Terstruktur Usulan (Lanjutan) Rancangan Bagan Terstruktur Usulan (Lanjutan) Rancangan Bagan Terstruktur Usulan (Lanjutan) Rancangan Bagan Terstruktur Usulan (Lanjutan) Rancangan Bagan Terstruktur Usulan (Lanjutan) Rancangan Bagan Terstruktur Usulan (Lanjutan) Rancangan Bagan Terstruktur Usulan (Lanjutan) Rancangan Formulir Order Produksi Rancangan Formulir Daftar Biaya Produksi Aktual Rancangan Surat Permohonan Pembiayaan Lain Rancangan Formulir Reimburse Rancangan Formulir Desain Rancangan Layar Login Rancangan Layar Menu untuk PPC Rancangan Layar Menu untuk Produksi Rancangan Layar Menu untuk Manajer Rancangan Layar Menu untuk Marketing Rancangan Layar Menu untuk Gudang Bahan Baku Rancangan Layar Menu untuk Gudang Finished Good Rancangan Layar menu untuk Kasir Rancangan Layar Inventarisasi Raw Material Rancangan Layar Inventarisasi WIP Rancangan Layar Inventarisasi Finished Good Rancangan Layar Formula Bahan Baku Rancangan Layar Formula Tarif BTKL dan BOP Rancangan Layar Order Produksi Rancangan Layar Biaya Anggaran – Bahan Baku x
110 111 111 112 112 113 113 114 143 144 145 146 147 148 149 150 151 152 153 154 155 156 157 158 159 160 161 204 204 205 205 206 207 207 208 208 209 209 210 210 211 211 212 213 214 215 216
Gambar 4.65 Gambar 4.66 Gambar 4.67 Gambar 4.68 Gambar 4.69 Gambar 4.70 Gambar 4.71 Gambar 4.72 Gambar 4.73 Gambar 4.74 Gambar 4.75 Gambar 4.76 Gambar 4.77 Gambar 4.78 Gambar 4.79 Gambar 4.80 Gambar 4.81 Gambar 4.82 Gambar 4.83 Gambar 4.84 Gambar 4.85 Gambar 4.86 Gambar 4.87 Gambar 4.88 Gambar 4.89
Rancangan Layar Biaya Anggaran – BTKL – BOP Rancangan Layar Biaya Aktual – Permintaan Bahan Baku Rancangan Layar Biaya Aktual – Permintaan Bahan Baku (Lanjutan) Rancangan Layar Biaya Aktual – Penerimaan SPaB Rancangan Layar Biaya Aktual – Pengembalian Bahan Baku Lebih Rancangan Layar Biaya Aktual – Penerimaan SPkB Rancangan Layar Biaya Aktual – Cek BTKL – BOP Aktual Rancangan Layar Biaya Aktual – Catat BTKL – BOP Aktual Rancangan Layar Pemindahan Barang – Cek Pemindahan Barang Rancangan Layar Pemindahan – Kirim Rancangan Layar Pemindahan – Terima Rancangan Layar Cek Progress Produksi Rancangan Layar Input Range Tanggal Laporan Rancangan Layar Input Kode Order Rancangan Laporan Order Produksi Rancangan Laporan Order Produksi Selesai Rancangan Laporan Pemakaian Bahan Baku per Order Rancangan Laporan Pemakaian Tenaga Kerja Langsung per Order Rancangan Laporan Pemakaian Overhead Pabrikasi per Order Rancangan Laporan Varians Pemakaian Bahan Baku per Order Rancangan Laporan Varians Pemakaian Tenaga Kerja Langsung Pabrikasi per Order Rancangan Laporan Varians Overhead Pabrikasi per Order Rancangan Laporan HPP Aktual per Order Rancangan Laporan HPP Anggaran per Order Rancangan Laporan Varians HPP per Order
xi
217 218 219 220 220 221 221 222 223 224 225 226 226 226 227 228 229 230 231 232 233 234 235 236 237
DAFTAR TABEL Halaman Tabel 4.1 Tabel 4.2 Tabel 4.3 Tabel 4.4 Tabel 4.5 Tabel 4.6 Tabel 4.7 Tabel 4.8
Indeks Pemakaian Bahan Baku Kaos Felix the Cat Formula Kaos Felix the Cat Informasi Total Gaji dan Volume Produksi Tahun 2003 Biaya Gaji Departemen Produksi tahun 2003 Tarif BTKL Departemen Produksi Biaya Overhead Pabrik PT. Biginusindo Permai Tarif Biaya Overhead Pabrik Informasi Pendukung Dasar Alokasi
xii
68 69 71 71 72 73 76 77
DAFTAR LAMPIRAN Halaman Lampiran 1 Lampiran 2 Lampiran 3
Simbol Diagram Aliran Dokumen Simbol Diagram Aliran Data Simbol Bagan Terstruktur
xiii
246 247 248
