[Document title]
20 Kata Kunci Rotary Youth Exchange District 3420 Rotary Youth Exchange merupakan: 1. Program Pertukaran Pemuda dan Budaya 2. Kesempatan untuk mengenal budaya asing yang berbeda-beda 3. Kesempatan membangun dan menjalin persaudaraan, persahabatan dan pengertian antarbangsa 4. Jembatan perdamaian Internasional yang tak mengenal perbedaaan bangsa, ras, suku, agama, keyakinan, pandangan dan budaya 5. Sarana meningkatkan kepercayaan diri 6. Pembentukan pribadi mandiri, tangguh dan berdaya juang tinggi 7. Kesempatan membuka wawasan internasional 8. Pendidikan / sekolah kehidupan 9. Sarana peningkatan kualitas SDM 10. Kesempatan pembentukan Sister Club Rotary (antara Sponsor Club dan Host Club)
Rotary Youth Exchange bukan merupakan: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.
1
Program pengentasan kemiskinan Program bantuan beasiswa Program pertukaran pelajar (akademis) Program pendidikan formal akademis untuk mendapatkan ijazah/diploma “Batu loncatan” untuk meneruskan pendidikan di luar negeri Tempat pengasingan sementara (saat keluarga sedang menghadapi masalah) Pengisi waktu luang dikarenakan ada suatu rencana Pribadi Study tour / home stay ke luar negeri Hak Istimewa bagi keluarga Rotarian Layaknya Biro Perjalanan yang bisa menempatkan pilihan negara tujuan sesuai keinginan sendiri
[Document title]
DAFTAR ISI BAB I: Sebagai Orangtua Outbound Pendahuluan ..............................................................................................................................................3 Peran Sebagai Orangua Siswa Outbound .............................................................................................5 Belajar Mandiri ....................................................................................................................................5 Home sick? No Way! .........................................................................................................................5 Penggunaan Handphone dan/atau Laptop Pribadi ........................................................................6 Adaptasi...............................................................................................................................................7 Biarlah Proses Berjalan Sewajarnya................................................................................................8 Telah lahir Anak “Baru” yang Matang dan Mandiri.........................................................................8 Mengunjungi Putra/Putri Anda ..........................................................................................................8 BAB II Sebagai Host Parent Siswa Inbound Orangtua (Host Parent) Siswa Inbound Bagaimana Mempersiapkan Diri Sebaik-baiknya ....................................................................... 10 Sebelum Kedatangan ..................................................................................................................... 11 Setelah Kedatangan ....................................................................................................................... 12 Pengaturan di Rumah .............................................................................................................. 12 KITAS, Paspor, Return Ticket ................................................................................................ 13 Penggunaan Telepon dan Internet ........................................................................................ 13 Sekolah...................................................................................................................................... 14 Kegiatan Sosial / Ekstra Kurikuler .......................................................................................... 14 Asuransi .................................................................................................................................... 14 Travel dan Trip ......................................................................................................................... 15 Konselor .................................................................................................................................... 15 Rules & Local Rules................................................................................................................. 15 Lain-lain (uang saku, biaya KITAS, Emergency Fund) ....................................................... 16 Tanya Jawab Seputar Hosting Siswa IB ............................................................................... 17 BAB III Sexual Abuse and Harrasment Policy Rotary Zero Tolerance ........................................................................................................ 18 Pengertian Sexual Abuse & Harassment ..................................................................................... 18 Mencegah dan menghindari lebih bijaksana ............................................................................... 18 Hindari Prasangka Yang Salah ..................................................................................................... 18 Lampiran - Lampiran:
2
[Document title]
BAB I
Sebagai Orangtua Siswa Outbound Pendahuluan Kami mengucapkan selamat, putra/putri Bapak dan Ibu telah lulus seleksi dalam program pertukaran pemuda Rotary serta bergabungnya keluarga Bapak Ibu sekarang telah menjadi bagian dari keluarga besar Rotary International. Rotary sebagai franchise of "goodness" berkembang dari waktu ke waktu dan Rotary Youth Exchange Program merupakan salah satu program unggulan di Rotary dan telah terbukti manfaat dan peran strategisnya dalam ikut membangun persaudaraan, persahabatan dan memupuk perdamaian pada masyarakat internasional. Hal yang paling menarik dari program ini adalah prinsip dasar program yang memfasilitasi pemahaman lintas budaya dan persahabatan keluarga antarbangsa, di mana seluruh keluarga menjadi terlibat secara intens di dalamnya. Sebagai program yang berbasis keluarga, kita akan "tenggelam" untuk menjadi lebih tahu tentang apa dan bagaimana budaya asing, bahkan hingga masuk ke dalamnya. Begitu juga sebaliknya, tanpa terasa kita juga mengenalkan budaya Indonesia kepada para siswa Inbound yang turut terlibat secara aktif dalam kehidupan kita sehari-hari. Azas resiprokal merupakan salah satu keistimewaan program ini. Suatu azas timbal balik yang membuat antarkeluarga di dunia yang tadinya saling berjauhan dan saling tidak mengenal untuk menjadi lebih akrab, bahkan seperti saudara sendiri. Bagaimana tidak, selama satu tahun anak kita "diopeni" oleh keluarga baru mereka, sementara Bapak dan Ibu juga aka mengalami yang hamper serupa: mendapatkan "anak" baru yang “sementara” menggantikan putra/putri Bapak Ibu yang tengah menjalankan misinya dalam berpartisipasi pada program Rotary Youth Exchange jauh di negeri seberang. Pada prinsipnya, dasar-dasar budaya manusia di seluruh dunia adalah sama serta bersifat universal. Tidak ada yang lebih baik dan tak ada pula yang lebih jelek. Intinya karena cuma berbeda kultur. Hanya detil spesifik saya yang hanya berbeda (misalnya kebiasaan hidup, cara pandang, cara bersikap atas suatu hal, cara pikir, serta bahasa). Dari sini lah kita dapat belajar bahwa pada dasarnya tidak ada budaya yang lebih unggul antara satu dengan yang lain, kecuali perbedaan cara menyikapinya itu sendiri. Perbedaan cara menyikapi inilah yang justru harus "dinikmati" oleh peserta program pertukaran. Dengan kata lain, kata kuncinya adalah kemampuan "beradaptasi". Sebab kalau tidak mau menerima/ menghargai perbedaan, apa gunanya anak kita pergi jauh-jauh memasuki "lingkungan baru" dan anakanak mereka bersusah -payah datang ke Indonesia? Tetap tinggal saja di negaranya masing-masing. Jelas, kemampuan beradaptasi akan menentukan kematangan diri menjadi manusia yang utuh dalam keluasan wawasan untuk menggapai hidupnya yang lebih baik di masa depan.
3
[Document title]
Di atas semuanya, sesuai misi dan visi Program Pertukaran Remaja ini, ketika anak-anak kita terpapar dan saling bersentuhan dengan bangsa pada dasarnya mereka telah membangun pemahaman
lain,
antarbangsa. Itulah makna terdalam misi dan visi Rotary Youth Exchange yang turut berkontribusi dalam membantu menciptakan dunia yang lebih nyaman dengan membangun perasaan aman dan damai. Petunjuk Pelaksanaan ini berisi sejumlah acuan atas bagaimana menjadi orangtua siswa Outbound (OB) dan menjadi host parent bagi siswa Inbound (IB). Kami berharap panduan ini dapat membantu meringankan dan memudahkan Bapak dan lbu untuk turut berperan aktif dalam program Rotary Youth Exchange ini. Buku Panduan ini berisi lampiran-lampiran Local Rules Asuransi siswa Inbound Tanya jawab dan diskusi seputar hosting siswa IB Check List Hal-hal Penting
4
[Document title]
Peran sebagai Orangtua Siswa Outbound Kerja Sama untuk Keberhasilan: Kerjasama dan pengertian Anda merupakan kunci keberhasilan putra/putri Anda dalam menjalankan program Rotary Youth Exchange (RYE). Anak-anak boleh saja lebih tahu dan menyadari bahwa tidaklah mudah untuk bisa menjadi siswa RYE. Mereka memahami bahwa berbagai tantangan yang harus dihadapi begitu banyak, namun sesungguhnya justru Anda sendirilah yang sering kali akan lebih merasakan “tidak lah selalu mudah untuk berperan menjadi orangtua siswa RYE”. Masalah umum yang terjadi pada anak-anak adalah semacam culture shock atau benturan budaya yang biasa terjadi pada setiap orang yang berpindah dan memasuki sebuah budaya yang berbeda. Sesuatu yang sama sekali baru, belum pernah dialami sebelumnya, serta akan dirasa kurang nyaman. Biasanya anak-anak kita dapat bersikap lebih fleksibel dan luwes. Berbagai pengalaman menunjukkan bahwa mereka biasanya hanya perlu waktu sesaat untuk penyesuaian diri dan beradaptasi dalam suatu proses penyerapan budaya di negeri orang. Ya, memang awalnya saja yang sulit. Dari pengalaman selama ini, pada kenyataannya mereka lebih luwes beradaptasi dengan lingkungan baru dan tidak sesulit seperti yang kita bayangkan. Saatnya bagi mereka kini belajar lepas dari orangtuanya dan hidup mandiri. Belajar bertanggung jawab sepenuhnya atas diri mereka sendiri. Kita yakin mereka akan menemukan jalannya sendiri dan memecahkan problemnya dengan balk. Kami yakin Anda pun pasti sependapat dan mempunyai keyakinan yang sama dengan kami. Kami perlu dukungan Anda sepenuhnya sebagai orangtua untuk ikut memberikan suasana yang sejuk dan menenteramkan. Di bawah ini kami sampaikan beberapa hal penting untuk menjadi perhatian bersama : 1. Belajar Mandiri Semenjak putra/putri Anda meninggalkan tanah air dan tinggal sendiri berjauhan dari keluarga, mereka pasti telah bisa memutuskan sendiri apa yang terbaik bagi dirinya. Jangan terlalu dicemaskan. Bagi mereka situasinya tidak akan dirasakan amat merisaukannya. Mereka pasti belajar banyak untuk menjadi lebih dewasa dan tangguh dalam mengatasi masalahnya sendiri. Harap diingat, di sana ada host parent yang akan bertindak dengan penuh tanggung jawab terhadap putra/putri Anda. Bahkan mungkin saja rasa was-wasnya akan jauh lebih besar ketimbang Anda sendiri dalam menjaga mereka sebaik-baiknya. Anda telah tahu, sebagaimana Anda sendiri kalau diserahi tanggung jawab menjaga anak orang lain, bukan? 2. Home Sick? - No way! Yang diperlukan dari Anda adalah dorongan dan sikap-sikap yang menyejukkan hati mereka. Ceritakan kabar yang menggembirakan serta berita yang manis. Perasaan homesick, tidak betah dan rindu pulang adalah hal yang amat wajar untuk dialami beberapa siswa dalam beberapa pekan awal mereka menjalani program pertukaran. Tak jarang ajang “curhat” itu dituangkan dalam bahasa yang amat memilukan. Bersiaplah untuk menerima curhatan 5
[Document title]
mereka melalui berbagai media komunikasi, mulai dari email, WhatsApp, berbagai saluran media social hingga panggilan telpon yang tak kalah memilukan. Kesemua itu adalah hal yang sangat biasa terjadi. Maka kami harap Anda pun tidak terlalu panik dan larut secara emosi dalam menerima tulisan atau kabar dari putra/putri Anda yang penuh dengan keluh kesah. Sejumlah curhat tipikal seperti ini mungkin akan Anda temui di masa-masa awal anak Anda menjalani program pertukaran:
"Betul-betul ngga betah deh, aku” “Aku merasakan kesepian dan ingin pulang sekarang juga!" "Aku ngga cocok dengan makanan di sini" "Aku gak bisa berkomunikasi dengan keluarga di sini. Sama sekali ngga paham dengan apa yang diomongkan mereka" "Tidak ada seorang pun di sini yang menghendaki kehadiran aku" "Pelajarannya susah, bahasanya aku ngga ngerti sama sekali" Dengarkanlah mereka baik-baik dan tenang. Beri dorongan mereka untuk terus kuat dan merasa nyaman. Yang penting, jangan ikut larut dan panik dengan curhat mereka.
3. Penggunaan HP dan/atau Laptop Pribadi Dewasa ini alat komunikasi dan fasilitasnya begitu canggih dan merata sehingga memudahkan siapa saja untuk saling berhubungan di mana saja, dan kapan saja. Kini seolah dunia begitu menyempit hingga terasa hampir tak ada jarak yang memisahkan. Anda sebagai orangtua tentu tak asing lagi dengan cara-cara berkomunikasi yang dilakukan oleh putra/putri Anda. Namun dalam hal ini, dengan segala hormat, kami mohon kerjasama dan pengertian Anda sepenuhnya untuk mendukung keberhasilan putra/putri Anda untuk segera dapat “menyatu” dengan keluarga dan lingkungannya yang barunya. Diharapkan pada masa empat bulan pertama program, orang tua tidak dahulu terlalu sering berhubungan dengan putra/putri Anda melalui media apapun. Teguhkan hati untuk sejenak “mengasingkan” mereka guna beradaptasi pada lingkungan dan keluarga baru mereka, dengan cara mereka sendiri. Biarkan mereka menjalin kearaban dengan keluarga dan teman-teman barunya. Mohon jangan “ganggu” proses adaptasi mereka dengan terlalu sering berkomunikasi. Jangan sampai intensitas berkomunikasi dengan mereka yang tinggi justru menimbulkan kesan pada Host Family bahwa mereka hanya sibuk dengan dirinya sendiri, seolah tak mau gaul, cuek terhadap sekelilingnya.
6
[Document title]
Pengalaman kami menunjukkan bahwa intensitas berkomunikasi yang terlalu tinggi justru mengganggu pemantapan hubungan yang sedang dibina oleh host parent dengan putraputri Anda. Jangan terlalu cepat bereaksi menelepon terhadap tulisan/pesan yang terdengar tidak begitu "membahagiakan" itu. Proses penguatan kemandirian (termasuk memecahkan sendiri masalahnya tanpa tergantung orang lain) dimulai dari sini. Jadi jangan terlampau dikhawatirkan. Lingkungan di sana pasti berusaha semaksimal mungkin untuk membuat mereka nyaman. Hubungan komunikasi yang terlalu intens di masa awal program cenderung dapat merusak upaya-upaya penyesuaian yang sedang mereka bangun. Ikuti saja secukupnya perkembangan melalui media social (misal: Facebook, Instagram) atau pesan-pesan yang mereka kirimkan. Cukup dengan tulisan yang singkat, dorongan yang membesarkan hati akan membuahkan hasil yang lebih bermanfaat dan berefek lebih positif. Gunakan telepon atau Skype call hanya untuk urusan yang sangat penting, mendesak dan darurat saja. Untuk kesempatan khusus (misalnya pada hari ulang tahun atau pada Hari Raya) panggilan telpon dapat dilakukan secukup dan sewajarnya saja. Mohon dapat dipahami sepenuhnya misi dan visi program Rotary Youth Exchange ini yang menempatkan putra/putri Anda untuk dapat sesegera mungkin tune in dan “tenggelam" dalam menjalani program dengan sukses. 4. Adaptasi Penyesuaian diri merupakan kunci yang paling penting. Sebagai peserta program pertukaran, siswa Outbound dituntut untuk memiliki kemampuan beradaptasi dengan situasi dan lingkungan baru dalam masyarakat baru. Perbedaan budaya menyebabkan perbedaan berbagai kebiasaan dalam segala hal, seperti sistem pendidikan, cara pandang, cara pergaulan, hubungan kekeluargaan dan sebagainya. Hal ini bisa saja mendorong mereka untuk mengeluh bosan di kelas, pelajarannya terlalu sulit, bahasanya tidak dimengerti, sulit mencari teman di sekolah maupun di lingkungan lain, aturan di rumah "aneh" dan sebagainya. Inilah sebagian dari banyaknya tantangan yang akan dihadapi oleh putra/putri Anda di negeri asing yang serba asing. Rotary Youth Exchange memberikan penekanan padanya sebagai program pertukaran budaya antarbangsa. Jadi nasehatkan untuk menghadapi dan mengatasi tantangan-tantangan tersebut dengan beradaptasi sebaik-baiknya. Ikuti saja dengan bersikap lentur terhadap apapun keadaannya. Dalam memandang sesuatu jangan terlalu cepat berpikir negatif dahulu dan sepihak. Perlu sikap bijak dan terbuka untuk menerima sesuatu yang baru, "seaneh" apapun dan bagaimanapun. Jangan melakukan penolakan tetapi segera pelajari dan pahami kultur baru tersebut. Posisikan diri selalu tampil menyenangkan semua orang dengan senyum dan ramah. Adaptasi akan cepat terjadi dengan melalui antara lain: 7
[Document title]
kemampuan berbahasa asing setempat ditingkatkan dengan lebih balk, proaktif mencari dan memperbanyak teman-teman baru dll. Selalu mengambil inisiatif. Menjadi pribadi yang bersifat terbuka. Bersikap terbuka dan berupaya untuk bisa menempatkan diri sebaik-baiknya agar cepat diterima dalam pergaulan sosial di tempat baru. Mengikuti sebanyak mungkin semua kegiatan di sekolah dan komunitas sesuai minat (misalnya: tim olahraga, band, orkestra, paduan suara, seni drama, lukis, science, dan sebagainya); Menangkap berbagai kesempatan yang ada untuk memperluas interaksi dengan komunitas setempat.
Diharapkan dengan begitu, mereka akan cepat mempunyai teman-teman akrab, kelompok yang akan membuat mereka betah untuk cepat beradaptasi serta bersosialisasi dengan lingkungannya yang baru. Dengan sikap pribadi yang terbuka ini niscaya putra/ putri Anda tidak akan lagi merasa "kesepian", "sendiri", "terasing", "terkucil", dan "bosan". Anda sebagai orangtua harus membantu membangun kepercayaan pada dirinya dan jangan ikut merasa lemah dan impulsif yang cenderung membenarkan sikap mereka jika sedang "depresif" dan berpikir negatif. Biarkan sewajarnya ia mengalami proses yang "sulit" tersebut. Percayalah tak lama ia pasti bisa mengatasi masalahnya dengan baik. Banyak problem akan terpecahkan dengan belajar dari pengalaman mereka sendiri. Anda cukup memberikan pandangan-pandangan yang positif, mendorong, membesarkan hati dan meyakinkannya. 5. Biarlah Proses Berjalan Sewajarnya Anda harus merasa terikat dengan apa yang putra/putri Anda ceritakan tentang kegiatannya. Beberapa gaya hidup dan pola pikirnya mungkin kemudian bisa jadi sangat terasa "aneh" bagi kita. "Kok dia jadi berubah begitu?", begitu komentar Anda. Tetapi kami percaya akan integritas putra/putri Anda. Transformasi pada putra/putri Anda merupaan salah satu "proses adaptasi” yang sedang dijalani. 6. Telah Lahir Anak"Baru"yang Matang dan Mandiri Anda kelak pasti tak akan bisa menyembunyikan rasa heran sekaligus takjub seberapa jauh perkembangan kematangan dan kedewasaaannya terbentuk selama mengikuti program pertukaran. Setelah mereka Anda menyelesaikan programnya, lihatlah. Sungguh sulit kita memercayainya bahwa mereka adalah anak-anak kita yang sama yang kita kirim mengikuti Rotary Youth Exchange setahun silam. la sungguh berbeda, betapa membanggakan! Mengunjungi Putra/Putri Anda Orang tua, saudara dan kerabat, teman sangat tidak dianjurkan untuk mengunjungi putra/putri Anda selama masa awal program berlangsung. Kerap kali kunjungan-kunjungan seperti itu malah menciptakan masalah- masalah rumit pada keluarga yang ketempatan putra/putri Anda. Host family, teman-teman dan komunitas baru tengah membangun hubungan dengan mereka. Ini lah tahapan di mana mereka saling mengenal satu sama lain dan membentuk kepercayaan. Biarkan mereka untuk bisa mengatasi sendiri kesulitan di masa awal program, terutama melawan rasa homesick atau rasa “tidak diinginkan” oleh lingkungan barunya.
8
[Document title]
Meskipun demikian, kami tidak bisa melarang atas kunjungan Anda guna menengok putra/putri Anda. Kunjungan semacam ini hanya diperkenankan pada masa akhir menjelang usainya program pertukaran (tidak melebihi tiga bulan sebelum jadwal kepulangannya). Walau kunjungan sesuai dengan ketentuan tersebut dibolehkan, kiranya Bapak dan Ibu perlu meninjau kembali urgensi rencana kunjungan tersebut. Apakah memang sangat perlu dan bijak untuk mengunjungi mereka di saat-saat akhir program sebelum kepulangan ke tanah air? Patut dipahami bahwa masa-masa tersebut adalah "golden time" bagi mereka ketika terlibatnya suasana hati yang penuh emosional saat mereka akan berpisah dengan host family yang selama setahun sudah berlaku seperti orangtua sendiri? Hubungan erat dan emosional juga sudah lekat dengan teman-teman barunya. Bijaksana kah bila Anda mengganggu suasana hati mereka? Namun tentu saja keputusan itu kami kembalikan sepenuhnya kepada Anda sebagai orangtuanya. AKHIRNYA, meskipun demikian kesimpulan yang perlu kami sampaikan, kami tidak bisa menjamin sepenuhnya bahwa para siswa Rotary Youth Exchange akan merasa senantiasa senang dan sukses menyelesaikan program pertukaran pemuda ini. Semua akan berpulang kepada yang bersangkutan, juga tak kurang bantuan dorongan moril dan material dari Anda sebagai orangtuanya. Bagaimanapun juga, dengan bangga dapat kami katakan kepada Bapak Ibu bahwa, hingga kini sejak Rotary Youth Exchange dilaksanakan oleh Rotary International lebih dari 30 tahun silam, persentase ketidakberhasilan adalah sangat kecil. Kebanyakan anak-anak pulang malah dengan agak"ogah- ogahan" Dengan wajah nampak menyesal is berkata: 'Lho kok sudah harus pulang? Cepet amat ya? Rasanya baru mulai betah. Aku gak mau pulang! "Nah Iho! ☺
9
[Document title]
BAB II
Sebagai Host Parent Siswa Inbound Bagaimana Mempersiapkan Diri Sebaik-baiknya sebagai Orangtua (Host Parent) Siswa Inbound. Pada dasarnya anak -anak Inbound sama saja, tak ada bedanya seperti anak-anak kita sendiri. Hanya "bule" saja kulitnya. Kita menghadapi anak-anak remaja yang kadang menuntut perhatian khusus yang “susah-susah gampang”. Ada saatnya mereka ingin lepas dari orangtua, untuk sekadar agar tidak ingin dibilang anak-anak lagi. Tetapi di lain waktu ia begitu ingin bermanjamanja bagai anak kecil yang menuntut perhatian penuh. Secara prinsipiil, cara menangani Siswa Inbound tidaklah berbeda seperti apa yang telah Anda lakukan terhadap putra/putri Anda sendiri. Kita tahu kapan harus “keras”, tetapi di kali lain kita harus bersikap “manis” kepada mereka. Jangan terlalu mengistimewakan sebagai orang spesial, tamu agung yang harus dijaga bagai “barang antik”. Lakukan apa adanya seperti kebiasaan yang sehari-hari di rumah. Hindari kesan over-protective, over possessive, dan over-generous. Tidak perlu ada perlakuan khusus yang lain daripada yang lain seperti VIP. Apalagi kalau Anda harus mengada-adakan. Tetapi sebaliknya, jangan pula Anda berlaku "cuek" bahkan tidak peduli. Seperti halnya yang dialami oleh anak kita sendiri di negeri orang, yang perlu menjadi perhatian adalah masalah menyangkut bertemunya dua budaya yang berbeda. Sehingga perlu penyelarasan pada kebiasaan-kebiasaan dan nilai- nilai yang berlainan. Cara pandang mereka bisa jadi ada yang bertentangan dengan kebiasaan kita di sini. Sama seperti anak kita sendiri, kemampuan beradaptasi juga kita tuntut kepada mereka. Penting untuk selalu melakukan diskusi dan pembahasan tentang segala sesuatunya bila timbul masalah. Hargai sisi pandang mereka. Kita harus banyak belajar mengenal mereka, sebagaimana halnya kita mengharapkan mereka pun akan belajar tentang kita. Sejak awal sempatkan waktu sering berkomunikasi untuk membangun saling pengertian. Kita berharap dalam waktu yang tak terlalu lama mereka dapat segera menyesuaikan diri. Pengalaman mengajarkan, anak-anak jauh lebih mudah beradaptasi terhadap lingkungan yang baru. Tetapi itu semua tergantung pada dukungan dari dan dorongan sepenuhnya dari Anda sebagai Host Parent untuk menciptakan kondisi yang nyaman bagi mereka dan ujung-ujungnya sebenarnya juga bagi kita sendiri.
10
[Document title]
Berikut ini kami sampaikan hal-hal yang perlu dilakukan, untuk mempercepat proses adaptasi kedua belah pihak.
I. SEBELUM KEDATANGAN 1. Kenalilah siapa dia : Setelah Anda (sebagai calon Host Parent) menerima kabar dan kepastian siapa calon “anak” Anda, pelajarilah segala sesuatunya dari data yang Anda terima. Apa hobinya, kesenangan aktivitasnya, titik berat perhatiannya, pandangan hidupnya, kelemahan, kelebihannya dan sebagainya. Lakukan antisipasi untuk memudahkan saling penyesuaian diri nantinya bila “anak” Anda telah datang.
2. Memilih Sekolah : Mulailah melakukan pendekatan dengan pihak SMA yang Anda pilih sebagai tempat "anak" Anda akan bersekolah. Pilihlah yang dekat-dekat saja, sehingga Anda tidak akan mengalami problem dengan kendaraan umum dan padatnya lalu lintas. Artinya mudah dicapai dengan kendaraan umum, bis atau angkot. Kurangi upaya ketergantungan pada kendaraan keluarga. Lebih baik dipilih sekolah yang sudah berpengalaman menerima siswa pertukaran pelajar atau tempat anak Anda sendiri bersekolah. Kerjasama dengan Host Club dan Pengurus Korwil terkait. 3. Guarantee Form (GF) Dokumen GF yang sudah Anda terima harap diisi dan ditandatangani Kepala Sekolah dan distempel Sekolah. Lalu segera serahkan kepada Sekretariat RYE untuk diproses lebih lanjut, yaitu untuk mengurus Izin Belajar dari Kemendikbud dan VITAS (Visa Izin Tinggal Terbatas) dari Ditjen Imigrasi. 4. Siapkan kamarnya untuk dia sendiri. Tidak harus memakai AC, tetapi sejuk dan cukup ventilasi bersih dan cukup nyaman. 5. Mulailah berkomunikasi dengan “anak” baru Anda itu, kirimlah Surat segera: a. Ceritakan mengenai keluarga, anggota keluarga, rumah tinggal dan lingkungan. Kirimkan foto-fotonya. Ceritakan juga sekilas tentang negara kita. Kirimkan peta kota Anda. Beri tanda lokasi rumah dan sekolah. b. Informasikan tentang sekolahnya. c. Kirimkan kamus kecil percakapan bahasa Indonesia sederhana sehari-hari agar dia pun mulai mempersiapkan diri menjadi "anak Indonesia". d. Bilamana Anda berdua suami-isteri bekerja, beritahukan juga bagaimana mengisi kegiatannya di rumah sementara menunggu orangtua pulang bekerja. 6. Konfirmasi Kedatangan: Bila waktu kedatangannya sudah mendekat, konfirmasikan sekali lagi kedatangannya: menggunakan penerbangan apa, nomor penerbangannya, tanggal dan jamnya. Informasi 11
[Document title]
tersebut harap disampaikan juga kepada Sekretariat RYE untuk cross check waktu penjemputan.
II. SETELAH KEDATANGAN 1. Menjemput sendiri: Usahakan Anda berdua sebagai "Bapak Ibunya yang baru" menjemput sendiri kedatangannya di bandara. 2. Welcome drink: Sambutlah kedatangannya di rumah dengan hangat (welcome drink dan karangan bunga di kamarnya). Perkenalkan dengan seluruh anggota isi rumah. A. Pengaturan di Rumah 1. HP dan Komputer Pribadi: Pengurus RYE menekankan perlunya pembatasan penggunaan HP dan komputer laptop pribadi yang berlebihan (teruatama pada masamasa awal program) Diharap Anda mengingatkan ketentuan tersebut. Bila diperlukan, HP dan komputer pribadi harap diminta dan disimpan di Host Club. Hal ini tentu saja untuk menghindari jangan sampai terjadi keberadaan fisik mereka di Indonesia namun tetapi jiwa/emosinya tetap di negara asalnya.
12
2.
Kamar Mandl, WC: Beritahu segera tentang bagaimana menggunakan kamar mandi, menggunakan WC dan cara mandi yang 2 kali sehari.
3.
Aturan Main di Rumah: Beritahu sesegera mungkin kebiasaaan-kebiasaan di rumah, apa yang boleh dan tidak. Boleh dengan izin atau yang tidak boleh sama sekali. Bicarakan aturan main yang harus disepakati bersama. Ini juga berkaitan dengan Lembar "First Night Questions" yang dibawa oleh siswa Inbound. Buatlah itu sebagai Home Rules yang harus dipatuhi.
4.
Etika & Sopan Santun: Perlakukan sebagai anggota keluarga sendiri. Ajarkan secara perlahan dan bertahap tentang etika dan sopan santun kebiasaan- kebiasaan kita. Jaga hal-hal sensitif menyangkut agama dan keyakinan.
5.
Menu Makanan: Pada minggu-minggu pertama, sediakan menu makanan sesuai kebiasaaan siswa di negaranya sendiri, bersamaan dengan mulai diperkenalkannya menu
6.
makanan keluarga Anda. Yang paling mudah adalah menyediakan roti isi/ sandwich. Konsumsi buah-buahan diperbanyak.
7.
Bahasa Indonesia: Sambil menyesuaikan dengan lingkungan dan suasana baru serta mengembalikan kesegaran tubuhnya akibat jet lag, biarkan pada minggu-minggu pertama ia banyak istirahat di rumah dulu sebelum masuk sekolah. la harus segera mengikuti kursus Bahasa Indonesia yang diadakan secara intensif oleh Koordinator Wilayah/ Club selama 3 bulan pertama (Language Camp).
[Document title]
8.
Mulailah berkomunikasi dengan mengajarkan sedikit-sedikit bahasa Indonesia. sediakan kamus InggrisIndonesia vv. Usahakan dan "paksa"kan berbicara sehari-hari dalam bahasa Indonesia semampu dia.
Dalam waktu 3 (tiga) bulan Pengurus YEP akan melakukan tes dengan Lomba Pidato untuk menilai kemampuannya berbahasa Indonesia. Kemampuan bahasa adalah entry point ia cepat bisa beradaptasi dengan lingkungan yang baru. 1.
Belajar sambil bermain: Untuk membantu mempercepat perbendaharaan bahasa Indonesia, ajarilah sambil bermain dengan permainan-permainan yang melatih kelancaran berbahasa, misalnya main scrabble bahasa Indonesia. Permainan ini tak terasa memaksa menghafal kata-kata bahasa Indonesia.
2.
Bangkitkan minat bercerita tentang dirinya: Pada kesempatan berkumpul seluruh keluarga pada makan malam atau kesempatan lain, bangkitkan minat anak untuk menceritakan keluarganya, teman-temannya, kegiatan di negaranya agar ia merasa diperhatikan. Mintalah ia menceritakan pengalaman hari-harinya di sekolah pasti akan sangat mengasyikkan.
3.
Jangan menimbulkan rasa cemburu pada anggota keluarga lain/anak kandung sendiri, karena perlakuan yang dianggap lebih mengistimewakan atau terlalu banyak berkomunikasi dengan “saudara barunya”. Hal ini bisa merepotkan & menjadi masalah
4.
Libatkan siswa pada kegiatan sehari-hari di rumah.
5.
Memasak menu Favorit: tawarkan menyiapkan untuk memasak menu favorit keluarga di negaranya. Ini merupakan salah satu pendekatan yang mudah dalam membina keakraban dengan mereka.
B. KITAS, Paspor dan Return Ticket 1. KITAS (Kartu Izin Tinggal Sementara) diurus oleh Host Parent dengan membawa semua dokumen penting inbound (paspor, visa, foto, fotokopi GF, Keterangan Sekolah) ke Kantor Imigrasi setempat disertai Surat Pengantar, Surat Sponsor, dan Surat Kuasa dari Rotary, yang harus segera diurus dalam waktu 15 (lima belas) sejak dari hari kedatangannya. 2.
STM: Sesudah memperoleh KITAS lalu mengurus STM (Surat Tanda Melapor) di Polda setempat.
3.
Simpan baik-baik Paspor, KITAS Asli, Return Ticket dan Emergency Fund: Untuk menghindari kehilangan, paspor asli, KITAS asli dan Return Ticket, emergency Fund (USD 500) harap segera diberikan kepada pengurus/koordinator wilayah untuk disimpan. Untuk kegiatan sehari-hari cukup membawa copy dokumen saja.
13
[Document title]
C. Penggunaan Telepon dan Internet 1. Telepon: Beritahu tentang penggunaan telepon rumah yang dipakai bersama-sama. Untuk tidak membebani Anda, gunakan fasilitas SLI Collect Call untuk hubungan ke negaranya 2. Jangan mencuri dengar pembicaraan teleponnya dengan siapa saja.
3. Jangan coba ikut membaca Surat-Surat pribadi yang diterima atau buku hariannya. Hormatilah privacy-nya. 4. Komputer: Sepakati bagaimana kalau ingin menggunakan komputer/ internet yang digunakan bersama-sama di rumah.
D. Sekolah
14
[Document title]
1. Seragam Sekolah: seragam sekolahnya.
Siapkan
pakaian
2. Antarkan pada hari pertama sekolahnya. Pertemukan mereka dengan Kepala sekolahnya, Wali Kelas atau guru-guru lain. Jangan lupa membawa dokumen-dokumen seperti Surat rekomendasi dari Kemendiknas. 3. Mata Pelajaran di Sekolah: Bicarakan bersama Kepala Sekolah, ia akan masuk kelas mana dengan mata pelajaran interest-nya. Sarankan barangkali kelas yang lebih banyak mengajarkan bahasa akan jadi lebih tepat, daripada kelas lain yang bisa membuat bosan, jemu dan frustrasi. la pasti akan menemui kesulitan karena belum memahami bahasa pengantar bahasa Indonesia. 4. Tugas Sekolah: Tanyakan apa saja yang diperlukan sehari-hari sehubungan dengan tugas sekolahnya. 5. Bekal Makan Siang : Tawarkan untuk membawa bekal makan siang dari rumah.
E. Kegiatan Sosial / Ekstrakurikuler 1. Ikut sertakan dalam kegiatan/pertemuan keluarga besar, seperti arisan, silaturahmi, Halal Bihalal, pesta Natal/Tahun Baru dan sebagainya, sehingga si anak akan merasa bagian dari keluarga sendiri dan tidak merasa kehilangan suasana hari-hari besar di negaranya sendiri sesuai kebiasaannya. 2. Ajaklah untuk melihat kegiatan masyarakat kita a.l. pasar tradisional, stasiun bis, KA, museum, pameran-pameran, jajan kaki lima, piknik keluarga, dsb. 3. Tawarkan untuk mengundang teman-teman di lingkungan atau teman- teman sekolahnya untuk makan siang atau malam pada kesempatan khusus. Akrablah dengan mereka karena bisa membantu membangun perasaan "tidak sendirian". 4. Libatkan ke Klub/ perkumpulan olahraga/ kesenian sesuai dengan hobinya ataupun memberikan tambahan pengetahuan tentang budaya kita misalnya belajar menari tarian daerah, membatik, memasak dsb. F. Asuransi Asuransi saat ini harus memakai asuransi yang disarankan Rotary International yaitu asuransi CISI Bolduc. Orang tua siswa harus membeli polis asuransi dimaksud sebelum siswa Inbound tiba di Indonesia. Untuk pembayaran rawat jalan yang sifatnya reimbursement, diwajibkan untuk dibayarkan oleh siswa Inbound menggunakan: 1. Kartu Kredit pribadi 2. Emergency Fund apabila tidak ada kartu kredit Untuk rawat inap, Host Parent/ YEO dapat langsung menghubungi CISI Bolduc dan seharusnya tidak perlu membayar langsung. Claim asuransi yang bersifat reimbursement sebaiknya dilakukan oleh orang tua siswa karena hasil reimburse akan ditransfer oleh CISI Bolduc kepada yang bersangkutan.
15
[Document title]
G. Travel dan Trip 1. Siswa Inbound tidak diperkenankan melakukan perjalanan sendiri ke luar kota, kecuali bersama host parent ataupun yang diadakan/bersama pengurus YEP tingkat Club, Korwil dan District atau sekolah yang telah disetujui pengurus YEP. 2. Big Trip & Smal Trip telah direncanakan oleh pengurus YEP sebagai optional dengan biaya siswa Inbound sendiri dan dilaksanakan oleh Travel Agent yang ditunjuk resmi oleh Pengurus YEP. 3. Siswa Inbound tidak dibenarkan untuk mengatur jadwal perjalanan sendiri maupun bersama sesama siswa Inbound ke luar kota. 4. Host Parent tidak dibenarkan menerima siswa IB dari kota lain yang berinisiatif sendiri bepergian dan meminta untuk ikut menginap, dan/atau mengajak trip IB lain kecuali atas persetujuan dan telah mendapat izin dari Club YEP Officer dari host club nya dan/ atau Koordinator Wilayah setempat. 5. Biasanya tidak jarang terjadi, pada 3 bulan terakhir menjelang selesainya program, natural parent siswa IB ada yang berkunjung untuk menengok putra/putrinya ke negara kita atas sepengetahuan Pengurus RYE.Tentu saja mereka diperkenankan untuk melakukan trip bersama, namun tidak boleh mengganggu jadwal kegiatan IB yang telah disusun sebelumnya. Orangtua asli diharuskan menandatangani perjanjian pernyataan mengambil alih tanggung jawab terhadap IB selama bersama dengan orangtuanya. H. Konselor Peranan Konselor adalah membina siswa dan sebagai jembatan komunikasi antara siswa IB dan hostparent. Kepada Konselor lah Anda atau siswa IB bisa mengadu dan tempat bertanya. Oleh karena itu, bila timbul masalah-masalah yang dianggap serius dan tidak teratasi, segera hubungi Konselor atau Pengurus Wilayah untuk membantu/konsultasi penyelesaian masalah. Sekali lagi, hanya dengan kerja sama dan pengertian dua belah pihak proses adaptasi akan berlangsung lebih cepat dan mulus. Petunjuk di atas hanya garis besarnya saja. Kami harapkan bisa diselaraskan dengan kebijaksanaan yang telah biasa Anda terapkan sehari-hari pada keluarga Anda di rumah. Pada akhirnya keluarga Anda akan merasakan tidak ada bedanya dengan mengasuh terhadap anak kita sendiri. Dan apa komentar Anda? "Ah, ternyata nggak sesulit seperti yang saya bayangkan sebelumnya". I. Rules – Local Rules : Peraturan Siswa Sebagaimana anak kita di luar negeri, semua siswa YEP harus mematuhi dan menandatangani rules yang sudah baku dan berlaku di seluruh Rotary Club di dunia yang melaksanakan YEP. Selain peraturan standar yang terdapat pada formulir pendaftaran tingkat internasional, juga berlaku local rules/peraturan setempat untuk dilaksanakan dan dipatuhi yang juga harus dinyatakan dengan tanda tangan siswa IB.
16
[Document title]
Intinya dimaksudkan guna memperkuat rules yang bersifat umum dan secara spesifik disesuaikan dengan situasi dan kondisi setempat. Terlampir bisa dilihat local rules yang dimaksud. Mohon hal ini menjadikan perhatian sungguh-sungguh dari para host parent. J. Lain-lain (uang saku, biaya KITAS, Emergency Fund ) 1. Siswa IB akan mendapatkan uang saku bulanan sebesar Rp 700.000 (tujuh ratus ribu rupiah) dari Host Club. Siswa diminta datang mengambilnya sendiri pada waktu Club Meeting. 2. Minimal 1 bulan sekali IB diharuskan datang mengikuti Club Meeting. 3. Biaya KITAS, STM, Kemendiknas ditanggung oleh kepengurusan RYE. 4. Emergency fund sebanyak USD 500 milik siswa IB disimpan oleh Host Club. Bila kemudian terpakai, orangtua siswa Inbound agar diingatkan untuk mengisinya kembali. Bila hingga akhir program emergency fund ternyata tidak terpakai akan dikembalikan pada saat program berakhir (sebaiknya pada hari-hari terakhir saat siswa akan pulang). Emergency fund dapat pula digunakan untuk membayar biaya kelebihan bagasi pada penerbangan pulang mereka.
Beberapa Pertanyaan yang Sering Muncul Seputar Inbound 1
Tanya Jawab
: Bolehkan siswa IB pergi ke wilayah lain? : Boleh, asaI bersama Host Parent, Host Club dan Rotarian. Tidak boleh pergi dan mengatur perjalanan sendiri
2
Tanya Jawab
: Bolehkan IB pergi ke Singapura? : Lialibilty lnsurance membolehkan IB pergi hanya ke Singapura dan Malaysia. Itupun harus dengan Host Parent, tidak boleh pergi sendiri. Yang terpenting dokumen imigrasi untuk reentry permit visa harus diurus sebelumnya.
3
Tanya Jawab
: Bolehkan IB berpindah sekolah? : Tidak boleh. Karena urusan perizinan dari Kemendikbud telah ditentukan hanya pada sekolah yang diajukan pertama kali. Ketika programnya telah selesai, sekolah bersangkutan diminta membuat surat pernyataan bahwa IB telah menyelesaikan programnya di sekolah tersebut. Surat itu menjadi dasar untuk mengurus exit permit-nya di Kantor Imigrasi ketika pulang.
4
Tanya
: Bila IB dianggap "nakal" dan tak mematuhi peraturan dan ketentuan pengurus YEP, apa yang harus dilakukan? : Pertama-tama dilakukan pendekatan personal melaIui Konselor, Host Club dan Konselor Wilayah. Kalau tidak berubah ditegur dengan Surat Peringatan I. Bila tidak juga disusul dengan SP II dan III. Terakhir langsung dipulangkan.
Jawab
Namun saat memberikan Peringatan I harap juga di-cc-kan kepada Chairman Sponsor District agar juga mengikuti masalah siswa OBnya sejak awal. Bila kenakalan fatal yaitu narkoba, mencuri atau hubungan sexual, IB langsung dipulangkan tanpa surat peringatan. 17
[Document title]
5
18
Tanya Jawab
: Apakah siswa IB boleh diberikan pinjaman uang bila membutuhkan? : Tidak, karena kebutuhan pokok siswa telah terjamin. Kalaupun diperlukan mendadak siswa IB memiliki emergency fund (EF) untuk segala kebutuhan tetapi harus minta izin terlebih dahulu.
[Document title]
BAB III Sexual Abuse and Harassment Policy Rotary Zero Tolerance (tidak ada kompromi) Rotary International, termasuk District 3420, bertekad untuk menciptakan dan memelihara lingkungan yang paling aman bagi seluruh peserta bagi Rotary Youth Exchange. Sudah menjadi tugas dari semua Rotarian, suami/ isterinya, mitra, host parent, dan sukarelawan lainnya untuk melindungi kenyamanan diri sejauh kemampuan mereka, dan mencegah kekerasan fisik, kekerasan seksual, dan kekerasan emosi bagi anak-anak muda dengan siapa mereka akan berhubungan. Pengertian Sexual Abuse and Harassment Beruntunglah kita sebagai orang timur yang terkenal dengan sifat sopan santun, tentunya dapat menentukan hal-hal apa saja yang bersifat melecehkan. Menurut petunjuk dari Rotary International halhal tersebut seperti membiarkan majalah porno yang dilihat oleh siswa, atau bercerita tentang seks yang sebenarnya sudah dianggap pelecehan. Mencegah dan Menghindari Lebih Bijaksana Pelecehan sering terjadi justru oleh “orang-orang” terdekat. Club YEP Officer dan Konselor harus menyampaikan hal ini kepada host parent agar mereka bisa menjadi bagian anggota Rotary yang berkewajiban menjaga dan menegakkan aturan yang ada. Kata kunci untuk menghindari pelecehan adalah pencegahan dan menghindari. Kepada setiap host family yang akan menerima siswa diingatkan hal ini sejak awal program agar aturan dapat dipegang teguh dan dijaga. Konsekuensi pelanggaran dapat berurusan dengan pihak yang berwajib dan program YEP dihentikan oleh Rotary International. Hindari Prasangka yang Salah Masyarakat awam yang terpengaruh karena hanya melihat tayangan TV atau film yang diketahui selama ini mengira bahwa setiap anak asing “bule” pada umumnya “terbiasa” dengan pergaulan bebas. Hal ini tidak benar sama sekali. Kita sering terkecoh oleh pandangan mata bahwa secara fisik siswa IB nampak bongsor bak orang dewasa, padahal sesungguhnya mereka adalah masih anak-anak jua. Sehingga urusan sex tidak/belum menjadi perhatian mereka. Mohon untuk menjadikan perhatian di mana lingkungan siswa berada, seperti lingkungan sekolah, lingkungan extra kurikuler, serta lingkungan host parent.
19
[Document title]
20
