BAB 3 ANALIS IS S IS TEM YANG S EDANG BERJALAN
3.1
Gambaran Umum Perusahaan
3.1.1 Sejarah Perusahaan PT Istana Kebayoran Raya M otor didirikan pada tanggal 6 M ei 1982 dengan akte pendirian oleh Notaris R. M uh. Hendarmawan, S.H., dengan No.SIUP: 127/75/0904/PB/II/1991/2. Perusahaan ini didirikan oleh Bp. Ang Kang Hoo, Bp. Somardi Tjandra, dan Bp. Suhendra Gomaidy dengan nama Honda Fatmawati yang beralamat di R.S. Fatmawati No. 21 Kebayoran Baru – Jakarta 12410. Honda Fatmawati telah membuktikan performanya sebagai pusat penjualan dan pelayanan purna jual kendaraan yang berkualitas. Hal ini dapat dibuktikan melalui demikian besarnya penjualan unit kendaraan dan peningkatan pelayanan purna jual dari divisi suku cadang, body repair, serta divisi general repair melalui pengembangan program keanggotaan bengkel. Keberhasilan PT. Istana Kebayoran Raya M otor melalui Honda Fatmawati tidak berhenti sampai disini saja. Pada tanggal 28 Juli 1994 PT. Istana Kebayoran Raya M otor mendirikan sebuah dealer Honda baru yang terletak di Pondok Indah dengan nama Honda Pondok Indah yang berlokasi di Jl. Sultan Iskandar M uda Kav 8, Arteri Pondok Indah Kostrad, Jakarta 12240. Kini setelah 24 tahun berdiri, jumlah unit kendaraan Honda yang terjual di Indonesia telah mencapai angka yang semakin fantastis. M elihat hal ini mereka berusaha untuk meningkatkan performa penjualan dan pelayanan menjadi lebih baik lagi, seperti perluasan lahan dari 5.000 m2 menjadi 7.920 m2, penggantian dan penambahan fasilitas
52
53 dengan peralatan yang lebih canggih, peningkatan sumber daya manusia dalam kualitas maupun kuantitas, dan manajemen perusahaan yang lebih kokoh, solid, dan dinamis. Dengan kata lain, Honda Fatmawati adalah pusat penjualan, perawatan, dan perbaikan mobil Honda yang terbesar dan terlengkap dalam upayanya memberikan performa yang terbaik untuk para pelanggannya. PT. Istana Kebayoran Raya M otor telah mencapai prestasi yang luar biasa dalam perjalanannya selama 24 tahun dan para pemilik dari perusahaan ini adalah Bp. Ang Kang Hoo, Bp. Somardi Tjandra, dan Ibu Yanty Gomaidy. Sedangkan untuk manajemen perusahaan, Honda Fatmawati dikelola oleh Tim M anajemen yang kokoh, solid, dinamis, dan efisien yang terdiri dari : Bp. Somardi Tjandra (Komisaris Utama), Bp. M uljadi Tanandjaja (Direktur Utama), Ibu Ang Hoey Lee (Direktur Keuangan), Bp. Winata Harjanto (Direktur Penjualan), dan Bp. Iman S. Tjandra (General M anager) M anajemen PT. Istana Kebayoran Raya M otor menjalankan visi dan misi perusahaan dengan filosofi bahwa kepuasan pelanggan adalah yang terpenting bagi perusahaan. M otor penggerak utama Honda Fatmawati terdiri dari manajemen dan karyawan yang tersebar diberbagai divisi, antara lain divisi penjualan, divisi general repair, divisi body repair, serta divisi suku cadang. Tim M anajemen dan karyawan Honda Fatmawati yang semula terdiri dari 30 karyawan , kini telah berkembang menjadi 147 karyawan. Peningkatan jumlah karyawan dalam perusahaan tentunya juga diimbangi dengan peningkatan kesejahteraan karyawan sesuai dengan falsafah perusahaan bahwa sumber daya manusia merupakan asset berharga perusahaan.
54 Untuk mencapai kinerja terbaik, karyawan diberi kesempatan mengikuti program pendidikan dan pelatihan. Selain itu perusahaan juga memberi dorongan motivasi kerja serta memberlakukan etos kerja yang tinggi. Jaminan kesejahteraan diwujudkan dalam bentuk gaji serta fasilitas lainnya seperti ruang makan yang menyajikan makanan yang higienis dan bergizi, loker penyimpanan, ruang istirahat karyawan, fasilitas ruang kerja yang nyaman, perumahan, fasilitas transportasi, fasilitas ibadah, jaminan kesehatan dan kesejahteraan karyawan. Bahkan Honda Fatmawati kini telah memiliki koperasi terbesar diantara pusat servis Honda di Indonesia yang telah mengkontribusikan 43 rumah tinggal dan 32 sepeda motor bagi para karyawannya. Honda Fatmawati selalu mengacu kepada keseimbangan antara karyawan dan perusahaan. Bagi mereka karyawan adalah aset bagi perusahaan, sehingga sebagai timbal baliknya mereka sangat mencintai perusahaannya. Hal ini dapat dibuktikan dengan banyaknya karyawan Honda Fatmawati yang telah bekerja lebih dari 15 tahun, bahkan mencapai 23 tahun. Ruang pamer Honda Fatmawati adalah pintu gerbang divisi penjualan yang memiliki jam kerja lebih lama, yakni dari pukul 08.00 pagi hingga 21.00 malam. Dengan luas sebesar 700m2 , ruang pamer Honda Fatmawati dapat menampung 10 unit kendaraan display. Sistem penjualan yang terkomputerisasi diterapkan guna memberikan pelayanan yang lebih baik kepada para pelanggan. Pembelian kendaraan dapat dilakukan dengan cara yang fleksible, yakni tunai, kredit atau tukar tambah. Pada periode tertentu mereka juga memberikan potongan atau hadiah langsung kepada para pelanggannya. Selain itu, mereka juga menyediakan layanan purna jual seperti kartu keanggotaan bengkel yang dapat dimiliki oleh setiap pelanggan. Dengan
55 kartu tersebut pelanggan dapat menikmati berbagai kemudahan dan pelayanan khusus serta menikmati diskon dalam perawatan kendaraannya. Untuk kepuasan pelanggan, pusat pelayanan Honda Fatmawati beroperasi dari pukul 08.00 pagi hingga 21.00 malam. Kunci kualitas pelayanan adalah memadukan keterampilan para mekanik profesional yang handal dan terlatih dengan peralatan canggih guna memberikan pelayanan yang cepat dan akurat. Fasilitas pelayanan dilengkapi dengan bengkel general repair dengan 20 stall seluas 1.000 m2, body repair dengan 32 stall seluas 1.300 m2, ruang penyimpanan suku cadang sekitar 3.500 macam barang seluas 450 m2 yang persediaannya dikontrol secara computerized, sehingga kapasitas bengkel Honda dapat melayani perawatan dan perbaikan hingga 3.000 kendaraan per bulan. Selain itu, mereka fasilitas canggih yang menjamin kendaraan pelanggan mendapatkan perawatan terbaik, misal : bengkel body repair yang dilengkapi dengan alat pelurus body dan sistem pencampuran cat modern serta pengecatan sistem oven untuk menjadikan kendaraan seperti baru kembali. Bagi para pemilik kendaraan lama, mereka juga menyediakan paket perawatan hemat untuk meremajakan kendaraankendaraan lama. Fasilitas perawatan kendaraan mereka dilengkapi dengan peralatan lengkap dan canggih seperti 4 single post lift, 18 two-post lift, 2 scissor lift, computerized and full optical wheel alignment, computerized wheel balancer, car benchand measuring system, 2 painting and dry booth, kendaraan derek yang siap beroperasi 24 jam, ruang penyimpanan kendaraan baru dengan daya tampung 70 unit kendaraan dan peralatan lainnya yang sesuai dengan standar Honda.
56 Disamping itu, mereka juga menempatkan customer relations officer di divisi penjualan dan divisi after sales untuk menjembatani kebutuhan para pelanggan sehingga dapat memberikan pelayanan yang lebih baik. Selain itu, Honda Fatmawati juga dilengkapi fasilitas penunjang lainnya seperti area parkir yang mampu menampung 100 unit kendaraan pelanggan, executive lounge, ruang tunggu yang nyaman, mushola, kantin keamanan, dan kids corner sebagai tempat bermain anak-anak.
57 3.1.2
S truktur Organisasi Perusahaan dan Uraian Tugas dan Wewenang
3.1.2.1 S truktur Organisasi Perusahaan Berikut ini adalah gambar struktur organisasi PT Istana Kebayoran Raya M otor.
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Istana Kebayoran Raya M otor Sumber: PT Istana Kebayoran Raya M otor tahun 2006
58 3.1.2.2 Uraian Tugas dan Wewenang Berikut ini adalah uraian tugas dan wewenang masing – masing bagian yang terdapat dalam struktur organisasi pada PT Istana Kebayoran Raya M otor. 1. Board of Directors Board of Directors memegang kekuasaan tertinggi di perusahaan. Adapun tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut: a. M embawahi President Director dan mempunyai wewenang untuk melakukan pengawasan terhadap seluruh kegiatan perusahaan. b. M engevaluasi, menyetujui, dan memberikan saran – saran terhadap kebijakan perusahaan. c. M engangkat Director serta mengawasi segala aktivitas Director dalam menjalankan perusahaan. d. M emberikan pertimbangan terhadap rencana yang disusun oleh Director. e. M enerima laporan pertanggungjawaban dari President Director mengenai aktivitas perusahaan. 2. President Director Tugas dan tanggung jawabnya : a. Bertanggung jawab kepada Board of Directors. b. M enetapkan dasar – dasar kebijakan perusahaan dengan dibantu Director. c. M erumuskan visi dan misi perusahaan dan mengajukannya kepada Board of Directors. d. M embuat perencanaan strategis jangka panjang yang akan dijalankan perusahaan sesuai dengan visi dan misi yang ada. e. M enerima laporan-laporan dan pertanggungjawaban dari setiap departemen.
59 f. M engawasi operasi perusahaan melalui laporan – laporan yang diterima maupun pengawasan secara langsung. g. M emberikan laporan pertanggungjawaban kepada Board of Directors secara berkala. 3. Operational Director Tugas dan tanggung jawabnya : a. Bertanggung jawab kepada President Director b. Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan operasional perusahaan dan memberikan laporan pertanggungjawaban kepada President Director 4. Sales Director Tugas dan tanggung jawabnya : a. Bertanggung jawab kepada President Director b. Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan pemasaran dan penjualan yang meliputi pengawasan rencana dan target serta melakukan analisis terhadap hasil kegiatan. c. M embuat strategi pemasaran dan penjualan. d. M enyusun dan mengawasi anggaran biaya promosi dan penjualan. e. M engamati perkembangan pasar. 5. Finance Director Tugas dan tanggung jawabnya : a. Bertanggung jawab kepada President Director b. Bertanggung jawab atas seluruh bagian keuangan dan mengawasi seluruh kegiatan
yang
berhubungan
dengan
mengamankan seluruh harta perusahaan.
keuangan
perusahaan,
serta
60 c. M enyusun kebijakan prosedur dan program kerja dibidang administrasi keuangan dan akuntansi dan mengawasi pelaksanaanya. 6. General Manager Tugas dan tanggung jawabnya : a. Bertanggung jawab kepada Operational Director b. M engkoordinasikan dan mengawasi setiap kegiatan operasional perusahaan agar sesuai dengan kebijakan perusahaan yang telah ditetapkan c. M engadakan rapat rutin dengan manajer setiap divisi untuk mengambil keputusan mengenai langkah – langkah pengembangan dan perbaikan. d. M emberikan laporan pertanggungjawaban kepada Operational Director 7. Sales Manager Tugas dan tanggung jawabnya : a. Bertanggung jawab kepada Sales Director b. M elaksanakan strategi pemasaran dan penjualan yang telah ditetapkan oleh Sales Director c. M enentukan target penjualan d. M engawasi dan bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan promosi dan penjualan. 8. Finance Manager Tugas dan tanggung jawabnya : a. Bertanggung jawab kepada Finance Director b. M engawasi penggunaan aktiva perusahaan khususnya kas c. Bertanggung jawab terhadap segala sesuatu yang berhubungan dengan pencatatan akuntansi
61 d. Bertanggung jawab untuk pembayaran gaji kepada karyawan. 9. Business Development ( Data Analysis) Tugas dan tanggung jawabnya : a. M enghitung upah mekanik, Ass. Service Advisor, Service Advisor, insentif unit mobil masuk dan insentif Sparepart, Insentif Derek di Honda Fatmawati dan Honda Pondok Indah b. Analisa jumlah member Honda Fatmawati dan Honda Pondok Indah c. Input sisa pemakaian bahan Body & Paint di Honda Fatmawati d. Cek Stok Opname karyawan Body & Paint dengan bahan yang digunakan oleh staff e. Hitung insentif karyawan Body & Paint Honda Fatmawati dan Honda Pondok Indah f. Buat analisa data dan Gross Margin Honda Fatmawati dan Honda Pondok Indah 10. Business Development (QC. General Repair) Tugas dan tanggung jawabnya : •
Monitoring yang meliputi: a. M obil masuk b. M obil yang selesai dikerjakan dan tidak selesai c. M obil-mobil yang terlalu lama di parkirkan setelah selesai dikerjakan ataupun tidak selesai d. M obil-mobil repair berat e. M obil-mobil claim pengulangan kerja f. Surat-surat komplain customer bengkel dan meresponnya
62 11. Business Development (QC. B/P) Tugas dan tanggung jawabnya : a. M engambil data untuk laporan bulanan meliputi : i. Jumlah mobil keluar ii. Jumlah pengulangan kerja iii. Komplain kendaraan b. M engamati dan mencoba memperbaiki prosedur-prosedur kerja pada body repair 12. Human Resource Department & General Affair Bagian Human Resource Department & General Affair dikerjakan oleh satu orang, dimana orang tersebut juga bertanggung jawab dalam hal penggajian. Berikut ini dijabarkan pembagian tugas secara spesifik, antara lain: a. Human Resource Department Tugas dan tanggung jawabnya : •
M engatur dan menyelesaikan hak- hak pegawai
•
M embuat surat pengangkatan dan pemberhentian pegawai serta membuat surat referensi kerja
•
M erekrut karyawan baru
•
M emasang iklan lowongan pekerjaan
b. General Affair Tugas dan tanggung jawabnya : •
Perawatan gedung
•
Service Telepon
63 •
Service dan perawatan AC
•
M embawahi bagian Umum dan Satpam
•
M engontrol cleaning service
c. Payroll Tugas dan tanggung jawabnya : •
M embuat kartu absensi dan menjaga atau mengawasi absensi pegawai
•
M embuat daftar gaji karyawan staff dan menghitung lemburan karyawan
•
M enghitung potongan Jamsostek karyawan
•
M embagikan upah mekanik kepada masing – masing kepala divisi
13. Service Advisor B/P Tugas dan tanggung jawabnya : a. M enerima keluhan dari customer dan mencatatnya pada working order b. M endiagnosa
kendaraan bersama customer dan memberikan penjelasan
diagnosa ke customer c. M embuat estimasi pekerjaan, waktu dan biaya d. M elayani surveyor asuransi e. M enyiapkan berkas claim f. M enjual kartu member
64 14. Assisten Service Advisor B/P Tugas dan tanggung jawabnya : M embantu Service Advisor dalam melaksanakan tugasnya 15. Technician Body & Paint Terdiri dari 4 bagian dengan pembagian tugas masing – masing sebagai berikut : a. Ketok B/P M engembalikan kondisi kendaran yang rusak keposisi semula, assembling dan disassembling sampai kendaraan siap untuk di dempul b. Dempul B/P M elanjutkan pekerjaan mekanik ketok, untuk menghaluskan hasil pengetokan hingga ke posisi semula hingga siap untuk dilakukan proses pengecatan c. Mixing B/P M emformulasikan warna cat hingga sesuai warna aslinya d. Cat B/P M enyemprotkan hasil formulasi warna ke panel kendaraan yang selesai dilakukan pendempulan 16. PDI B/P Tugas dan tanggung jawabnya : a. M emeriksa hasil pengerjaan dan merapikan kendaraan yang siap untuk diambil b. M emutuskan apakah kendaraan layak untuk diserahkan atau diperbaiki kembali
65 17. Service Advisor General Repair Tugas dan tanggung jawabnya : a. M enerima keluhan dari customer dan mencatatnya pada working order b. M endiagnosa
kendaraan bersama customer dan memberikan penjelasan
diagnosa ke customer c. M emberikan informasi kepada customer tentang lamanya pekerjaan dan estimasi biaya d. M enjual kartu member 18. Assisten Service Advisor General Repair Tugas dan tanggung jawabnya : a. Terima order dari SA b. M embuat faktur c. Input data mobil masuk ke komputer d. M engisi buku service e. M embuat estimasi customer 19. Technician General Repair Tugas dan tanggung jawabnya : a. M elaksanakan pekerjaan dengan baik yang ditugaskan oleh Service Advisor b. M elaksanakan penggantian spareparts sesuai dengan apa yang di butuhkan dengan persetujuan Service Advisor c. M emberitahukan kepada Service Advisor bahwa kendaraan telah selesai di perbaiki 20. Customer Relation Officer General Repair ( CRO ) Tugas dan tanggung jawabnya :
66 a. M enangani komplain pelanggan secara langsung dan lewat telepon b. M elakukan follow up dengan cara menghubungi customer perhari c. Kontrol harian dan memfollow up komplain dealer d. Konfirmasi ke bagian sparepart untuk mengontrol pemesanan barang-barang klaim garansi dan konfirmasi ke bagian tool room untuk pengiriman barangbarang bekas garansi (HPM garansi) e. Input mobil perhari ke dalam komputer (incoming car) 21. Staff Sparepart a. Staff Sparepart pelayanan ke General Repair & Body Paint Tugas dan tanggung jawabnya : •
Pengadaan suku cadang keperluan Bengkel dan Body Repair
•
Pengadaan suku cadang Non-Honda untuk keperluan Body Repair dan Estimasi
•
Pelayanan loket suku cadang keperluan Bengkel dan Body Repair
•
M embuat laporan berapa pemakaian sparepart baik dari Bengkel maupun dari body repair
•
M enginput pemakaian sparepart dari bengkel dan body repair,Body shop dan part shop
b. Staff Sparepart pengiriman barang Tugas dan tanggung jawabnya : Antar Pesanan suku cadang ke Body Shop dan Part Shop c. Staff Sparepart pengambilan barang Tugas dan tanggung jawabnya :
67 M engambil barang ke HPM d. Staff Sparepart Accessories Tugas dan tanggung jawabnya : Pengadaan Accessories Honda, pelayanan kebutuhan showroom. e. Staff Sparepart Gudang Tugas dan tanggung jawabnya : •
Bertanggung jawab terhadap semua spare part
•
M engatur keluar masuknya barang
•
M elakukan stok opname
•
M engatur jumlah persediaan barang di gudang
•
M elakukan pemantauan atas pemesanan ulang persediaan dan melaporkannya kepada staff sparepart pembelian
f. Staff Sparepart pembelian Tugas dan tanggung jawabnya : M elakukan order pembelian barang kepada supplier g. Staff Sparepart penjualan Tugas dan tanggung jawabnya : •
M elayani pembelian barang dari pelanggan perusahaan.
•
Pengadaan barang untuk keperluan penjualan
22. Information Technology Staff Tugas dan tanggung jawabnya : a. Maintenance operational sistem komputer (software dan hardware)
68 b. Sebagai pusat informasi, penelitian dan pengembangan system management informasi. c. M edia support / Tim Pembantu dalam hal kelangsungan operasional divisi lain khususnya di bidang informasi teknologi. 23. Sales Supervisor Tugas dan tanggung jawabnya : a. M embina dan memimpin sales force, mengelola tim dan memberikan pelatihan dengan timnya b. Sebagai problem solver bagi timnya, memberi solusi atau memecahkan kendala yang dialami oleh timnya atau salesman c. Sebagai motivator terhadap timnya d. Sebagai penanggung jawab untuk kegiatan pameran, membuat surat pemberitahuan ke main dealer, mengawasi pameran selama berlangsung, membuat laporan pameran kepada intern dan main dealer e. M elakukan evaluasi kinerja salesman per bulan. Evaluasi ini akan dijadikan bahan pertimbangan keputusan perusahaan untuk salesman tersebut per 3 bulan f. M embuat rencana kerja bulanan baik pameran, test drive, grup persentasi dan target timnya sesuai dengan tipe. 24. Sales Executive Tugas dan tanggung jawabnya : a. M encari dan menawarkan produk kepada customer b. M embina hubungan yang baik dengan customer
69 25. Counter Coordinator Tugas dan tanggung jawabnya : a. M embina dan memimpin sales counter, me-manage tim dan memberikan pelatihan dengan timnya b. Sebagai problem solver bagi timnya, memberi solusi atau memecahkan kendala yang dialami oleh timnya atau sales counter c. Sebagai motivator terhadap timnya d. Sebagai penanggung jawab untuk kegiatan pameran, membuat surat pemberitahuan ke main dealer , mengawasi pameran selama berlangsung, membuat laporan pameran kepada intern dan main dealer e. M elakukan evaluasi kinerja sales counter per bulan. Evaluasi ini akan dijadikan bahan pertimbangan keputusan perusahaan untuk sales counter tersebut per 3 bulan f. M embuat rencana kerja bulanan baik pameran, test drive, grup persentasi dan target timnya sesuai dengan tipe 26. Sales Counter Tugas dan tanggung jawabnya : a. M enerima tamu yang datang di showroom b. M engangkat telepon yang masuk di sales counter c. M enjelaskan produk yang ditawarkan kepada customer termasuk accessories, asuransi, service, dll 27. Sales Admin Tugas dan tanggung jawabnya :
70 a. Pengaturan
formulir
SPK: pendataan
SPK
keluar
sampai dengan
pengambilan SPK yang kemudian di input di computer sesuai dengan nomor urut SPK b. M embuat data penjualan setelah SPK lengkap (DP, Tanda tangan Sales Manager, KTP, nama untuk faktur, perhitungan kredit) atas persetujuan Sales Manager c. M elakukan proses stock matching sesuai dengan daftar SPK yang telah di input dengan daftar stock kendaraaan d. M emaintain booking list, untuk SPK yang masih belum ada stock e. M enerima bukti serah terima kendaraan dari customer 28. CRO Showroom Tugas dan tanggung jawabnya : a. Follow up customer dan membuat laporannya b. M enanggani komplain/ masukan data customer c. M embuat grafik/laporan quesioner customer d. M engirim Birthday card untuk customer e. M emasukkan data SPK f. M embantu membuat laporan Sales Manager 29. Accounting Tugas dan tanggung jawabnya : a. Print out penjualan dan laporan penjualan ke bengkel b. M embuat rekap penjualan mobil dan laporan pajak c. M enghitung HPP , stock mobil, submatrial d. Periksa hutang mobil
71 e. Periksa piutang dan discount mobil dan bengkel f. M embuat jurnal memorial g. Periksa Input GL, kas, bank h. Input bukti penerimaan dan pengeluaran yang berhubungan dengan penjualan dan pembelian mobil i. M enerima kwitansi uang muka dan pelunasan penjualan mobil j. M enerima, input dokumen pembelian mobil k. M embuat bukti penerimaan dan pengeluaran kas kecil dan faktur pajak
3.2
Analisis Porter Dalam pendekatan Porter akan dinilai potensi keunggulan kompetitiff
perusahaan dalam industri yang telah digelutinya. Adapun 5 (lima) kekuatan persaingan dalam industri yang akan dilihat dalam analisa Porter ini adalah ancaman masuknya pendatang baru, ancaman produk atau jasa subtitusi, kekuatan tawar menawar dari pembeli dan persaingan dari perusahaan sejenis dalam industri tersebut. Dapat dilihat bahwa kekuatan persaingan dalam suatu industri tidak terbatas dari pesaing yang dapat dilihat saja, melainkan kekuatan tawar menawar pembeli dan pemasok juga produk pengganti juga harus dipandang sebagai pesaing yang dapat mengancam keberadaan perusahaan dalam industri ini. Kelima kekuatan persaingan ini dapat dilihat pada gambar 3.2 dibawah ini, berikut penjelasannya yang disesuaikan dengan dengan topik pembahasan, yaitu mengenai persediaan suku cadang.
72 Pendatang Baru -
Pemasok -
PT. Honda Prospect M otor PT Sikkens PT Topindo Atlas Asia PT. Naviri Anugerah
PT. Honda Arista Depok
Pelanggan
Pesaing Sejenis - PT. Imora M otor - PT. Inti Karya M egah - PT. M itrausaha Gentaniaga - PT. Gading Prima Autoland
-
City Motor Sakti M otor Jaya Speed M otor M aestro Speed M otor
Produk Pengganti tidak ada produk pengganti
Gambar 3.2 Analisis Lima Kekuatan Porter PT. Istana Kebayoran Raya M otor
3.2.1
Ancaman Pendatang Baru (Threat of New Entrant) Tidak banyaknya pendatang baru yang bergerak di industri yang sama, membuat
posisi perusahaan cukup aman dengan suku cadang yang dijualnya. Untuk masuk ke dalam area bisnis ini tidaklah mudah, terdapat beberapa ketentuan serta peraturan dari PT. Honda Prospect M otor selaku Agen Tunggal Pemegang M erk (ATPM) atau principal yang mewajibkan perusahaan tersebut mempunyai bagian-bagian seperti showroom mobil Honda, bengkel resmi dengan mekanik yang telah mendapatkan
73 training dari PT. Honda Prospect M otor, gudang persediaan suku cadang yang memadai dan dapat menampung segala macam suku cadang mobil Honda sehingga dapat memaksimalkan kinerja bengkel. Contoh pesaing barunya adalah : PT. Honda Arista Depok yang baru didirikan dan merupakan satu-satunya bengkel resmi Honda di Depok. PT. Istana Kebayoran Raya M otor mempunyai pangsa pasar sendiri dalam penjualan suku cadang, selain untuk keperluan perbaikan bengkel dan keperluan cabang, sehingga dengan adanya pesaing baru, tidak terlalu banyak mempengaruhi posisi perusahaan akan persediaan suku cadang saat ini. 3.2.2
Ancaman Produk Pengganti (Threat of Substitute Product) Sampai saat ini belum ditemukan ancaman produk pengganti untuk suku cadang
mobil Honda, karena suku cadang yang jenisnya sangat bervariasi dan juga semua suku cadang tersebut sudah baku digunakan untuk sebuah kendaraan mobil Honda, sehingga posisi perusahaan akan ancaman produk pengganti cukup aman. 3.2.3
Kekuatan Daya Tawar Pemasok (The Bargaining Power of Suppliers) Pemasok utama dari PT. Istana Kebayoran Raya M otor adalah PT. Honda
Prospect M otor selaku Agen Tunggal Pemegang M erk (ATPM ). Hampir semua jenis suku cadang mobil Honda didatangkan dari PT. Honda Prospect M otor. Untuk keperluan oli mesin, PT. Honda Prospect M otor mendatangkannya dari PT. Topindo Atlas Asia, selaku distributor tunggal oli Top One, sedangkan untuk keperluan Body Repair PT. Istana Kebayoran Raya M otor mendatangkan suku cadang seperti cat dari PT. Sikkens. Untuk keperluan suku cadang yang tidak terlalu besar, seperti busi dan lain-lain, bisa didatangkan dari perusahaan lain selain PT. Honda Prospect Motor. Contoh perusahaan tersebut adalah PT. Naviri Anugerah sebagai pemasok busi NGK. Dengan terbatasnya pemasok suku cadang di PT. Istana Kebayoran Raya Motor dapat dikatakan bahwa
74 posisi perusahaan terhadap pemasok di sini agak lemah atau dengan kata lain kekuatan daya tawar pemasok sangat tinggi, karena jika PT. Honda Prospect M otor sebagai distributor terbesar suku cadang tersebut, dan PT. Topindo Atlas Asia sebagai distributor oli mesin melakukan penghentian distribusi barang yang diminta, akan mengakibatkan penghentian operasional perusahaan bagian bengkel dan bagian bengkel di cabang. Untuk itu sangat diperlukan dibuatnya regulasi persediaan barang antara pemasok dan perusahaan agar persediaan suku cadang tersebut tidak terhambat 3.2.4
Kekuatan Daya Tawar Pembeli (The Bargaining Power of Buyers) Pembeli di sini yang dimaksud adalah semua pemakai suku cadang dari PT.
Istana Kebayoran Raya M otor selain untuk kebutuhan internal perusahaan (bengkel cabang maupun pusat). Para pembeli suku cadang tersebut adalah City Motor, Jaya Speed M otor, M aestro Speed M otor, dan Sakti M otor. Sebagai pemasok suku cadang mobil Honda, PT. Istana Kebayoran Raya M otor tidak mempunyai posisi yang kuat di bagian ini atau dengan kata lain kekuatan daya tawar pembeli cukup tinggi, karena banyaknya dealer Honda lain yang menyediakan suku cadang dengan harga yang kompetitif, sehingga sebagai pembeli mereka dapat memilih pemasok suku cadang mereka yang dinilai paling baik. Yang membuat para pembeli memprioritaskan PT. Istana Kebayoran Raya M otor sebagai pemasok suku cadang mereka antara lain adalah jarak antara pembeli dan PT. Istana Kebayoran Raya M otor yang berdekatan di bilangan Jakarta Timur, ketersediaan suku cadang yang diminta serta ketepatan waktu dalam mengantar suku cadang tersebut yang diberikan oleh PT. Istana Kebayoran Raya M otor.
75 3.2.5
Persaingan Antara Perusahaan Sejenis (Rivalry Among Existing Firms) Banyaknya perusahaan yang bergerak di bidang ini, membuat perusahaan
membagi pangsa pasarnya dalam penjualan suku cadang. Perusahaan yang merupakan pesaing utama PT. Istana Kebayoran Raya M otor dalam menjual suku cadang mobil Honda adalah PT. Imora M otor (Honda Jakarta Center), PT. Auto Daya Keisindo (Honda Tendean), PT. Gading Prima Autoland (Honda Autoland), PT. M itrausaha Gentaniaga (Honda M ugen). Persaingan antara perusahaan sejenis untuk suku cadang sangat besar, sehingga kadang pelanggan dari perusahaan beralih ke perusahaan lain, karena tidak tersedianya barang/suku cadang yang diminta.
3.3
Analisis EOQ Dalam aktivitas operasionalnya, Istana Kebayoran Raya menggunakan berbagai
macam spare part mobil Honda yang digunakan untuk bagian general repair & body paint, bagian penjualan, dan pendistribusian ke bagian cabang yang kebutuhan per harinya bervariasi. Sedangkan dalam pengadaan spare part untuk menunjang kegiatan operasionalnya, perusahaan melakukan pembelian spare part / barang yang dilakukan satu bulan sekali dengan jumlah yang dibeli berdasarkan prediksi dari manajer spare part dengan mempertimbangkan kebutuhan bulan lalu dan tingkat stok di gudang. Jika dilakukan suatu analisa atas kebijakan tersebut, dapat ditemukan adanya kelemahan, yaitu perusahaan melakukan proses order spare part kepada supplier berdasarkan prediksi dari manajer spare part dengan mempertimbangkan kebutuhan bulan lalu dan tingkat stock di gudang, sedangkan tingkat kebutuhan dari perusahaan kurang lebih konstan per bulannya tergantung jenis spare part yang bersangkutan.
76 Berdasarkan hasil perkiraan ramalan pesanan spare part, maka dapat ditentukan besarnya jumlah pembelian spare part yang ekonomis dengan menggunakan rumus (formula approach ) Economic Order Quantity (EOQ) sebagai berikut : Berdasarkan peramalan dan asumsi, didapatkan : •
D adalah permintaan tahunan barang persediaan, dalam unit
•
S adalah biaya pemasangan atau pemesanan untuk setiap pesanan
•
H adalah biaya penahanan atau penyimpanan per unit per tahun
•
N adalah jumlah pemesanan yang diinginkan
•
T adalah jumlah waktu antar-pemesanan yang diinginkan
Economic Order Quantity (EOQ) =
2DS H
N
=
D EOQ
T
=
jumlah hari kerja N
Dari rumus EOQ di atas, dapat diketahui bahwa besarnya pembelian yang ekonomis adalah sejumlah unit tertentu, sehingga perhitungan sample barang untuk menentukan EOQ adalah sebagai berikut :
77 Data barang yang akan diuji sebagai sample adalah sebagai berikut: Tabel 3.1 Data sampel spare part (Sumber : PT. Istana Kebayoran Raya M otor, 2006) Saringan Oli (Oil Filter)
Nama Barang Harga Barang
Rp. 26.400,-
Permintaan per tahun
12.700 unit
Biaya pemesanan (1 % dari harga)
Rp. 264,-
Biaya
penyimpanan
per
unit
per Rp. 132,-
tahun(0.5% dari harga) Permintaan max/hari
50 unit
Permintaan rata-rata/hari
42 unit
Waktu tenggang ( Lead time )
3 hari
Jumlah hari kerja per tahun
300 hari
Permintaan harian ( permintaan per tahun / 42 unit jumlah hari kerja )
EOQ =
2DS H
=
(2) (12700) (264) (132)
=
50800
= 225,38 ≈ 225 unit
78 N
=
D EOQ
=
12700 225
= 56,44 ≈ 56 pesanan per tahun
T
= jumlah hari kerja N =
300 56
= 5,3 ≈ 5 hari kerja setelah pemesanan sebelumnya
Dari perhitungan EOQ, jumlah pemesanan yang diinginkan serta jumlah waktu antar pemesanan yang diinginkan berdasarkan data sampel barang dari tabel 3.1, dapat diketahui hasil sebagai berikut : •
Jumlah optimal barang per pemesanan (EOQ)
=
225 unit
•
Jumlah pemesanan yang diinginkan
=
56 pesanan per tahun
•
Jumlah waktu antar pemesanan yang diinginkan =
5
hari
kerja
setelah
pemesanan sebelumnya
79 3.4
Analisis Safety Stock dan Reorder Point Persediaan pengaman diperlukan untuk menjaga kemungkinan kekurangan spare
part, akibat permintaan akan spare part lebih besar daripada perkiraan semula ataupun karena keterlambatan datangnya spare part yang dipesan. PT. Istana Kebayoran Raya M otor tidak pernah menyediakan secara khusus persediaan pengaman, karena tidak adanya persediaan pengaman, maka untuk menangani masalah kekurangan spare part tersebut perusahaan harus melakukan pemesanan ekstra. Dengan adanya pemesanan ekstra tersebut, perusahaan juga harus mengeluarkan biaya ekstra untuk pemesanan. Dari masalah tersebut di atas, usulan perbaikan untuk perusahaan adalah diadakannya persediaan pengaman. Untuk menghindari terjadinya kekurangan spare part pada saat tertentu maupun pada saat tenggang waktu (lead time) dalam proses pemesanan berikutnya, diperlukan adanya persediaan pengaman. Pada saat menentukan besarnya persediaan pengaman, terlebih dahulu harus diperhatikan frekuensi pemesanan yang telah ditentukan pada saat penghitungan jumlah pesanan yang ekonomis dengan menggunakan metode (Economic Order Quantity). Untuk menentukan besarnya persediaan pengaman dapat dilakukan dengan menggunakan perhitungan sebagai berikut :
Persediaan pengaman (ss) = (penggunaan max/hari – penggunaan rata-rata/hari) x waktu tenggang (L)
80 Dari perhitungan safety stock di atas, dapat diketahui besarnya persediaan pengaman, sehingga hasil perhitungan persediaan pengaman dari data sampel barang berdasarkan tabel 3.1 adalah sebagai berikut :
ss
= (50-42) x 3 = 8 x3 = 24 unit
Perusahaan kadang kala terlambat dalam melakukan pemesanan kembali, sehingga perusahaan sering mengalami kekurangan persediaan. Untuk menghindari kemungkinan tersebut, perusahaan harus merencanakan saat untuk melakukan pemesanan berikutnya secara tepat. Usulan dalam penetapan reorder point adalah sebagai berikut :
ROP
= d x L + ss
d
= Permintaan harian
L
= Lead time pemesanan atau jumlah hari kerja yang diperlukan untuk mengirimkan pesanan
ss
= Persediaan pengaman (safety stock)
81 Dari data sampel barang berdasarkan tabel 3.1 dapat dilakukan perhitungan sebagai berikut :
ROP
= (42 x 3) + 24 = 150 unit
Berdasarkan perhitungan reorder point di atas, dapat diketahui bahwa barang harus dipesan kembali pada saat persediaan di gudang sejumlah 150 unit.
29 EOQ = 225 unit
150 24
3 hari
Gambar 3.3 Siklus Pemesanan Persediaan
82 3.5
Prosedur Sistem yang Sedang Berjalan Adapun prosedur pengelolaan persediaan yang diterapkan di Bagian Gudang PT.
Istana Kebayoran Raya M otor adalah sebagai berikut : 1. Staff Sparepart pelayanan ke General Repair & Body Paint PT. Istana Kebayoran Raya M otor akan memberikan surat permintaan barang (SPB) kepada staff spare part bagian gudang 2. Berdasarkan bukti permintaan barang tersebut, staff spare part bagian gudang membuat Bukti Barang Keluar ( spare part ) sebanyak 3 ( tiga ) rangkap, yang didistribusikan kepada : a. Rangkap ke-1 didistribusikan kepada bagian general repair & body paint atau bengkel lain yang bersangkutan beserta spare part yang diminta b. Rangkap ke-2 didistribusikan kepada Bagian Accounting c. Rangkap ke-3 disimpan oleh staff spare part bagian gudang sebagai arsip 3. Staff spare part bagian gudang mengentri data barang keluar ke dalam sistem informasi persediaan PT. Istana Kebayoran Raya M otor. 4. Prosedur permintaan barang melalui Surat Permintaan Barang (SPB) juga dilakukan oleh staff sparepart cabang dan staff sparepart penjualan yang ditujukan kepada staff sparepart gudang. 5. Prosedur permohonan pembelian barang dilakukan oleh staff gudang kepada bagian pembelian dengan memberikan Surat Permohonan Pembelian Barang (SPPB) agar dilakukan pemesanan kepada pihak supplier. 6. Staff sparepart gudang dapat melihat sisa stok di gudang, dan menurut perkiraan staff sparepart gudang pesanan dilakukan setiap bulan sesuai dengan kebutuhan
83 Kebijakan yang telah ditetapkan dan diterapkan pada PT. Istana Kebayoran Raya M otor dalam pengelolaan persediaan bahan baku adalah sebagai berikut : 1. Izin masuk gudang hanya dibatasi kepada karyawan Bagian Gudang. 2. Setiap pembelian dan pemakaian spare part akan dicatat ke dalam bukti barang masuk dan bukti barang keluar. 3. Permintaan spare part / barang dilakukan oleh bagian terkait dengan bagian gudang dengan menggunakan Surat Permintaan Barang (SPB) 4. Permohonan pembelian spare part / barang dilakukan oleh bagian gudang dengan
bagian
pembelian
dengan
menggunakan
Pembelian Barang (SPPB) . 5. Stok opname dilakukan dua kali dalam setahun.
Surat
Permohonan
84 3.6
Rich Picture Sistem yang Berjalan
mengirim
Manajer Umum Suppli ers mengi rim Laporan Tahunan mencetak
$
Rencana Pembelian dan Daft ar Kebutuhan per Bulan
$ $
mencetak copy surat jalan mencetak mengirim surat jalan dan barang S taff Spare P art Bagian Pembeli an Copy Surat Jalan mengirim Manajer S pare Part
mengirim Dist ribusi mengirim Bukti B arang K eluar Rangkap 2
data t ahunan
S urat P ermohonan P embelian B arang A ccounting
mencetak
mencet ak
entri data mengirim barang I nformation Syst ems menyi mpan barang
Staff S pare Part Bagian Gudang
mengirim barang
mengambil barang mencet ak
Receiving
mengirim mengirim I nventory mengirim barang
mengirim barang
mengirim
Bukti Barang Keluar rangkap 1 Bengkel
inventory cabang
S urat P ermintaan Barang
mencet ak
mengi rim spare part kebutuhan bengkel
mencetak
mencetak $
surat jalan dan P O rangkap 2
$ $
S taff Spare P art Pelayanan ke General Repair & Body P aint
spare part yang dipesan pembeli beserta surat jalan
S taff S pare P art Bagian P enjualan
Gambar 3.4 Rich Picture Sistem yang Berjalan
pembeli
85 3.7
Permasalahan yang Dihadapi Dari hasil survei dan wawancara yang telah dilakukan, terdapat beberapa
permasalahan dengan masih diterapkannya sistem secara manual, yaitu : 1. Prediksi yang salah dari manajer spare part atas pemesanan barang normal yang dilakukan tiap bulan, sehingga sering terjadi kekosongan barang atau penumpukan barang di gudang dan sulitnya menentukan waktu pemesanan ulang ke bagian pembelian agar ordernya diteruskan kepada supplier. 2. Adanya kesulitan dalam melakukan permintaan barang yang dilakukan oleh bagian-bagian yang bersangkutan kepada bagian gudang, karena surat permintaan barang (SPB) masih bersifat manual, serta bagian yang bersangkutan dalam membuat surat permintaan barang (SPB) tidak dapat melihat jumlah stok barang / spare part pada saat real time.Akibatnya banyak permintaan barang yang diterima oleh bagian gudang, tetapi quantity stock nya tidak mencukupi untuk memenuhi permintaan tersebut.
3.8
Pemecahan Masalah Untuk mengatasi permasalahan yang ada pada sistem yang sedang berjalan akan
ditawarkan suatu pemecahan masalah dengan menggunakan metode EOQ yang akan memperbarui sistem. Sistem informasi yang akan dirancang memiliki kemampuan sebagai berikut : 1. M anajer spare part dapat melakukan proses perhitungan dalam menentukan kuantitas barang yang akan dibeli dengan menggunakan metode EOQ, sehingga pemesanan persediaan barang dapat dideteksi agar pemesanan barang dapat dilakukan secara optimal (tidak kekurangan maupun tidak kelebihan stok).
86 Apabila persediaan yang telah dikeluarkan telah melebihi batas dari reorder point, reminder akan bekerja di dalam sistem tersebut. Setelah pihak gudang mengakses reminder tersebut, maka sistem akan menampilkan daftar barang-barang yang mencapai titik ROP. Selain itu, adanya suatu fasilitas bagi staff bagian gudang untuk memasukkan data untuk setiap barang yang masuk dan keluar, sehingga memudahkan dan mempercepat proses dalam mencari informasi pada saat dibutuhkan 2. Surat Permintaan Barang (SPB) maupun Surat Permohonan Pembelian Barang (SPPB) dapat dibuat di dalam sistem tanpa harus dikerjakan secara manual. Bagian yang bersangkutan dapat melakukan permintaan barang kepada bagian gudang tanpa harus melakukan konfirmasi ketersediaan barang terlebih dahulu, dan bagian gudang dapat mengajukan permohonan pembelian barang kepada bagian pembelian melalui SPPB agar proses dilakukan lebih cepat dan akurat. Selain itu bukti barang masuk dan bukti barang keluar,serta catatan barang rusak / hilang juga dapat dikerjakan di dalam sistem, yang hasilnya akan tercetak di dalam laporan.
3.9
System Definition yang Diusulkan System Definition yang diusulkan pada PT. Istana Kebayoran Raya M otor
dimulai pada saat manajer mendaftarkan barang. Pada saat mendaftarkan barang tersebut, manajer spare part akan memasukkan identitas-identitas barang serta melakukan perhitungan ROP dan EOQ. Apabila terjadi peningkatan atau penurunan tingkat permintaan, maka manajer pembelian dapat merubah identitas barang dengan melakukan perhitungan ROP dan EOQ sesuai dengan keadaan yang dihadapi.
87 Terdapat suatu reminder yang aktif di pihak gudang pada saat terdapat barang yang mencapai Reorder Point ( ROP ). Setelah staff bagian gudang mengaksesnya, maka sistem akan menampilkan barang-barang yang mencapai ROP. Kemudian staff bagian gudang diminta untuk membuat Surat Permohonan Pembelian Barang ( SPPB ) yang akan diberikan kepada pihak pembelian Supplier akan mengirimkan barang yang dipesan oleh staff spare part bagian pembelian. Saat bagian gudang menerima barang dari supplier, maka pihak gudang akan memeriksa kuantitas serta kondisi fisik barang dan mencocokkan barang yang diterima tersebut dengan surat jalan. Jika pada akhirnya ada barang yang di-retur karena rusak Pada saat pengantaran, maka bagian gudang tidak akan membuat catatan barang masuk untuk barang tersebut. Bagian gudang bertanggung jawab untuk menyimpan dan mengatur letak pada rak-rak barang ( spare part ) agar sesuai dengan prinsip FIFO. Untuk memenuhi kebutuhan setiap bulannya, staff gudang cabang mengirimkan Surat Permintaan Barang ( SPB ) kepada staff gudang pusat. Pihak gudang pusat akan mengecek SPB yang dikirimkan pihak cabang tersebut dari sistem. Setelah itu staff gudang pusat akan membuat catatan barang keluar sesuai SPB yang diterima dan memberikan catatan barang keluar tersebut dan barang kepada staff gudang bagian cabang. Dalam menunjang kebutuhan perbengkelan, staff pelayanan ke General Repair & BP dapat mengajukan penggunaan spare part ke bagian gudang dengan mengirimkan Surat Permintaan Barang ( SPB ) kepada bagian gudang pusat. Pihak gudang pusat akan mengecek SPB yang dikirimkan pihak general repair tersebut dari sistem. Kemudian staff bagian gudang akan membuat catatan barang keluar sesuai SPB yang diterima dan
88 memberikan catatan barang keluar tersebut dan barang kepada staff pelayanan ke General Repair & BP. Dalam menunjang kebutuhan penjualan spare part, bagian penjualan akan mengajukan permohonan barang ke pihak gudang. Pihak penjualan akan mengirimkan Surat Permintaan Barang ( SPB ) kepada pihak gudang untuk keperluan penjualan barang. Pihak gudang pusat akan mengecek SPB yang dikirimkan pihak bagian penjualan tersebut dari sistem. Kemudian staff bagian gudang akan membuat catatan barang keluar sesuai SPB yang diterima dan memberikan catatan barang keluar tersebut dan barang kepada staff bagian penjualan. Stok opname akan dilakukan setahun sekali oleh pihak gudang masing-masing area. Pihak gudang pusat akan melakukan stok opname pada inventory di pusat, Apabila terjadi ketimpangan antara jumlah barang di gudang dengan stock yang ada saat ini, barang yang hilang tersebut akan dibuatkan catatan barang hilang oleh staff spare part bagian gudang.Jika terdapat barang yang tidak layak pakai lagi, maka bagian gudang akan membuatkan catatan barang rusak untuk barang tersebut. Hasil dari stok opname tersebut akan diinput ke dalam sistem berupa catatan barang rusak dan catatan barang hilang dan diberikan kepada manajer spare part untuk disertakan dalam laporan tahunan ke manajer umum. M anajer spare part akan mengecek sistem secara terus-menerus untuk memantau keadaan persediaan dan mencetak laporan dari sistem untuk diberikan kepada manajer umum dalam evaluasi akhir tahun.
89 3.10
Rich Picture Sistem yang Diusulkan
Gambar 3.5 Rich Picture Sistem yang Diusulkan
3.11
FACTOR Criteria Suatu sistem yang terkomputerisasi yang dapat mendukung kegiatan operasional
Persediaan khususnya pemesanan barang, penerimaan persediaan, pengeluaran barang, dan pengendalian stok. Sistem ini akan menangani masalah persediaan di gudang. Sistem terutama harus dapat menghasilkan informasi yang cepat dan tepat dari data-data
90 yang di-input sehingga dapat membantu pihak yang membutuhkan. Sistem ini akan diimplementasikan pada 1 buah server yang terhubung dalam intranet dan digunakan oleh user sistem – 1 (satu) orang manajer, 3(tiga) orang staff bagian gudang pusat, serta 2(dua) orang staff bagian pembelian, serta 3(tiga) orang staff gudang cabang, serta 5 (lima) orang staff bagian penjualan. Sistem ini juga membutuhkan printer untuk mencetak berbagai surat dan laporan yang dibutuhkan.
91 Tabel 3.2 FACTOR Criteria Functionality
M endukung kegiatan operasional Persediaan Barang sehari–hari khususnya pemesanan barang, penerimaan persediaan, pengeluaran barang, pengawasan mutu, retur barang, dan pengendalian stok
Application
Seorang manajer yang bertanggung jawab dalam segala aktivitas yang
Domain
berkaitan dengan system, yaitu pemesanan barang, penerimaan barang, pengeluaran barang, pengawasan mutu dan pengendalian stok
Conditions
Sistem dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan untuk menangani aktivitas menentukan jumlah pesanan, menentukan waktu antar pesanan, permintaan barang, penerimaan barang, pengeluaran barang, dan pengendalian stok
Technology
1 buah server yang terhubung dalam intranet
Objects
Barang, catatan barang, SPPB, SPB, bukti barang masuk, bukti barang keluar
Responsibility
M enghasilkan suatu informasi yang cepat dan tepat bagi pihak yang membutuhkan serta dapat mengatasi permasalahan-permasalahan yang timbul pada aktivitas menentukan jumlah pesanan, menentukan waktu antar pesanan, permintaan barang, penerimaan barang, pengeluaran barang, dan pengendalian stok
92 3.12
Problem Domain Sistem mempunyai sasaran dan tujuan untuk mengelola informasi tentang
aktivitas persediaan barang yaitu penentuan pesanan optimum, penentuan waktu pesanan, penerimaan dan pengeluaran barang, serta pengendalian stok. Pengelolaan persediaan bertanggung jawab untuk : •
M emenuhi kebutuhan barang dari cabang sesuai permintaan
•
Keperluan bengkel PT. Istana Kebayoran Raya M otor (General Repair dan Body and Paint )
•
M emenuhi kebutuhan bagian penjualan spare part PT. Istana Kebayoran Raya M otor
3.13
Application Domain Sistem harus dapat membantu user sistem – M anajer Spare part, dan staff bagian
gudang, serta staff pembelian – untuk mengelola informasi –informasi yang berkaitan dengan persediaan barang di gudang.
Staff bagian gudang bertanggung jawab untuk
mengelola persediaan di gudang, memenuhi kebutuhan spare part dari cabang, bengkel, dan penjualan, menjaga kuantitas persediaan, serta menginput dan mengelola data-data persediaan, tanpa dapat merubah data tersebut. Sistem ini dapat menghasilkan dokumen dan laporan yang dibutuhkan. Sistem juga dilengkapi dengan fasilitas pencarian informasi yang berkaitan dengan persediaan dan fasilitas reminder system. Adanya tampilan menu memudahkan user sistem dalam menggunakan sistem ini.
93 3.14
Problem Domain Analysis
3.14.1. Cluster
Karyawan
Bag.Gudang
Bagian_Penjualan
Bagian_General_Repair_&_BP
Gambar 3.6 Cluster karyawan <
> Dokumen Catatan_barang
1 1..*
Surat_Permintaan_Barang
Bukti_barang_keluar
-KdSPB -T anggal SPB -KdKaryawan -Status
-Kdbuktikeluar -tglbukti keluar -Status +Membuat() +Mencetak()
+Membuat() Item_catatan_barang
1
1 1 Item_SPB
Bukti_Barang_Masuk
1
Surat _Permohonan_pembelian_barang
-KdSPB -KdBarang -Q tyOr der 1 1
1 1..*
Item_SPPB
It em_Bukti_barang_masuk
Gambar 3.7 Cluster Dokumen
94
<> barang Barang
Gambar 3.8 Cluster Barang 3.14.2 Structures
Gambar 3.9 Structure Sistem pada PT. Istana Kebayoran Raya M otor
95 3.14.3 Classes Beberapa class candidate di atas yang akan menjadi class akan dijelaskan berikut ini : 1. Bagian Gudang Class Bagian Gudang merupakan sekumpulan karyawan yang bekerja di cabang manapun, dimana merupakan bagian yang mengatur stok persediaan barang, barang masuk dan barang keluar. Atributnya : KdKaryawan, NamaKaryawan, Bagian, Alamat, Tempat_Lahir, Tanggal_Lahir, Password. 2. Bagian Penjualan Class Bagian Penjualan merupakan sekumpulan karyawan yang bekerja di bagian ini, dimana merupakan bagian yang membuat SPB untuk permintaan barang. Atributnya : KdKaryawan, NamaKaryawan, Bagian, Alamat, Tempat_Lahir, Tanggal_Lahir, Password. 3. Bagian General Repair Class Bagian General Repair merupakan sekumpulan karyawan yang bekerja di bagian ini, dimana merupakan bagian yang membuat SPB untuk permintaan barang yang dibutuhkan oleh bengkel. Atributnya : KdKaryawan, NamaKaryawan, Bagian, Alamat, Tempat_Lahir, Tanggal_Lahir, Password. 4. S PPB Class SPPB merupakan sekumpulan surat permohonan pembelian barang yang dikeluarkan oleh bagian gudang kepada bagaian pembelian untuk memesan barang dalam pemenuhan stok sesuai reminder ROP.
96 Atributnya : NoSPPB, TanggalSPPB, NamaKaryawan, Status. 5. Item S PPB Class Item SPPB merupakan sekumpulan item dari SPPB. Atributnya : NoSPPB, KdBarang, QtyOrder. 6. S PB Class SPB merupakan sekumpulan surat permintaan barang yang dikeluarkan oleh bagian gudang cabang, bagian penjualan dan bagian general repair kepada bagaian gudang untuk memnuhi permintaan barang yang mereka butuhkan. Atributnya : NoSPB, TanggalSPB, NamaKaryawan, Status. 7. Item S PB Class Item SPB merupakan sekumpulan item dari SPB Atributnya : NoSPPB, KdBarang, QtyOrder. 8. Catatan barang Class catatan barang merupakan sekumpulan barang yanr rusak atau hilang. Catatan ini dibuat secara berkala. Atributnya : NoCatatan, TanggalCatatan, NamaKaryawan. 9. Item Catatan Barang Class item catatan barang merupakan sekumpulan item catatan barang yang rusak dan hilang. Atributnya : NoCatatan, KdBarang, Qty, Status. 10. Bukti barang masuk Class bukti barang masuk adalah sekumpulan bukti barang yang akan masuk untuk penambahan persediaan. Dimana ini adalah bukti barang yang dibuat oleh bagian gudang jika telah meneriman barang yang diantar oleh supplier
97 Atributnya : KdBuktiM asuk, TanggalBuktiM asuk, KdKaryawan. 11. Item bukti barang masuk Class item catatan barang merupakan sekumpulan item catatan barang yang rusak dan hilang Atributnya : KdBuktiM asuk, KdBarang, QtyOrder 12. Bukti barang keluar Class bukti brang keluar merupakan sekumpulan bukti barang keluar. Dimana bukti ini dibuat bersdasarkan permintaan barang yang telah diterima oleh bagian gudang. Atributnya : KdBuktiKeluar, TanggalBuktiKeluar, KdKaryawan. 13. Barang Class Barang merupakan sekumpulan barang yang ada. Atributnya : KdBarang, NmBarang, JnsM obil, TahunM obil, Harga, Discount, PembeliaanTerakhir, QuantityStock, ROP, EOQ 3.14.4 Events Tabel 3.3 Event Table Event Membuat Mencetak mengupdate Mendata Class Bag Penjualan Bag General Repair & BP Bag Gudang Catatan Barang Item Catatan Barang Barang SPB Item SPB Bukti Barang masuk Item Bukti Barang Masuk Bukti Barang Keluar SPPB Item SPPB
* * * + +
*
*
* + + + + + + +
+ + +
+
98 3.14.5 Behaviour 1. Bagian Gudang
Bagian Gudang -KdKaryawan -NamaKaryawan -Bagian -Alamatkaryawan -Tempatlahir -Tanggal lagir -Password
/ Membuat
/ Mendata
[Masuk Kerja]
[Pulang_Kerja] Active / Mencetak
Gambar 3.10 Class dan State Chart Bgn_Gudang 2. Bagian Penjualan
Bagian Penjualan -KdKaryawan -NamaKaryawan -Bagian -Alamatkaryawan -Tempatlahir -Tanggal lagir -Password
/ membuat
[terima pesanan]
/ mencetak aktif
Gambar 3.11 Class dan State Chart Bgn_Penjualan
99 3. Bagian General Repair
Bagian General Repair -KdKaryawan -NamaKaryawan -Bagian -Alamatkaryawan -Tempatlahir -Tanggal lagir -Password
/ membuat
[terima pesanan]
/ mencetak aktif
Gambar 3.12 Class dan State Chart Bgn_General_Repair 4. S PPB Surat_Permohonan_pembel ian_barang -Kd_SPPB -Tgl_SPPB -KdKaryawan -statut
[ Reminder_ROP] /
/ Membuat Available
/ Mencetak Active
Gambar 3.13 Class dan State Chart SPPB
100 5. Item S PPB I tem_SPPB -KdSPPB -KdBarang -QtyOreder
[ Reminder_ROP] /
/ Membuat Available
/ Mencetak Active
Gambar 3.14 Class dan State Chart Item_SPPB 6. S PB Surat_Permintaan_B arang -KdSPB -Tanggal SPB -KdKaryawan -Status
/ Membuat
/ Mencetak aktif
Gambar 3.15 Class dan State Chart SPB 7. Item S PB Item_SPB -KdSPB -KdBarang -QtyOrder
/ Membuat
/ Mencetak aktif
Gambar 3.16 Class dan State Chart Item SPB
101 8. Catatan barang Catatan_barang -KdCatatan -Tanggal catatan -KdKaryawan
/ Membuat aktif
Gambar 3.17 Class dan State Chart Catatan_barang 9. Item Catatan Barang Item_catatan_barang -KdC atatan -KdBarang -Qty -Status
/ Membuat aktif
Gambar 3.18 Class dan State Chart Item_Catatan_Barang 10. bukti barang masuk Bukti_B arang_Masuk -KdbuktiMasuk -Tanggalbuktimasuk -KdKaryawan
[Barang_datang]
/ Membuat Available
Active
Gambar 3.19 Class dan State Chart Bukti_barang_masuk
102 11. Item bukti barang masuk Item_Bukti_barang_masuk -Kdbuktimasuk -Kdbarang -Qtyorder
[Barang_datang]
/ Membuat Available
Active
Gambar 3.20 Class dan State Chart Item_bukti_barang_masuk 12. Bukti barang keluar. Bukti_barang_keluar -Kdbuktikeluar -tglbukti keluar -Status
` / Membuat
[barang_tersedia] Available
/ Mencet ak Active
Gambar 3.21 Class dan State Chart Bukti_barang_Keluar 13. Barang Barang -KdBarang -NmBarang -JnsMob il -TahunMobil -Harga -QuantityStock -ROP -EOQ
/ Update
/ Mendata
[Barang Habis] available
Gambar 3.22 Class dan State Chart Barang
103 3.15
Application Domain Analysis
3.15.1
Usage
3.15.1.1 Overview Tabel 3.4 Actor Table
Bgn_Gudang_Pusat
Bgn_Gudang_cbg
UseCase Mendata_Brg Membuat SPB Membuat SPPB Membuat_Bukti_Brg_Masuk Membuat_Bukti_Brg_Keluar Membuat_Catatan_Brg Membuat Laporan
Bgn_GeneralRepair
Bgn_Penjualan
Actor
X X
X
X X X X X X
104 3.15.1.2 Actors Tabel 3.5 Definisi dari actor bagian penjualan Bgn_Penjualan Purpose
M erupakan seseorang yang membuat SPB ke bagian gudang sesuai dengan barang-barang yang ia butuhkan untuk dijual.
Characterization
Seseorang yang telah berpengalaman di bidang ini. M isalnya, seseorang yang mengenal sistem yang
berjalan
di
perusahaan
ini,
serta
merupakan orang yang berpengalaman dan mampu mengoperasikan PC dengan baik.
105 Tabel 3.6 Definisi dari actor bagian General Repair Bgn_ General_Repair Purpose
M erupakan seseorang yang membuat SPB ke bagian gudang sesuai dengan barang-barang yang ia butuhkan dalam perbengkelan
Characterization
Seseorang yang telah berpengalaman di bidang ini. M isalnya, seseorang yang mengenal sistem yang berjalan di perusahaan ini, serta merupakan orang
yang
berpengalaman
mengoperasikan PC dengan baik.
dan
mampu
106 Tabel 3.7 Definisi dari actor bagian Gudang Cabang Bgn_Gudang_Cabang Purpose
M erupakan seseorang yang membuat SPB ke bagian gudang pusat sesuai dengan barangbarang yang ia butuhkan dalam pemenuhan stock barang pada gudang cabang
Characterization
Seseorang yang telah berpengalaman di bidang
ini.
M isalnya,
seseorang
yang
mengenal sistem yang berjalan di perusahaan ini,
serta
merupakan
orang
yang
berpengalaman dan mampu mengoperasikan PC dengan baik.
107 Tabel 3.8 Definisi dari actor bagian Gudang Pusat Bgn_Gudang_Pusat Purpose
M erupakan seseorang yang berperan aktif membuat SPPB untuk pemenuhan stock barang, pembuatan bukti barang masuk dan bukti barang keluar, catatan
sampai pembuatan
barang rusak
dan
hilang
serta
pembuatan laporan. Characterization
Seseorang yang telah berpengalaman di bidang
ini.
M isalnya,
seseorang
yang
mengenal sistem yang berjalan di perusahaan ini,
serta
merupakan
orang
yang
berpengalaman dan mampu mengoperasikan PC dengan baik.
108 System Informasi Persediaan PT. Istana Kebayoran Raya Motor
Mendata_barang bag.Penjualan
Membuat_SPB
Membuat_SPPB
Bag.Pelayanan ke General R epair & Body Paint
<>
update_barang
< >
Membuat_bukti_bara ng_masuk
Membuat_bukti_bara ng_keluar
Bag.Gudang cabang Bag.Gudang Pusat <> Membuat_catatan_ba rang
Membuat_Laporan
Gambar 3.23 Usecase PT Istana Kebayoran Raya M otor
Penjelasan Use Case 1. Mendata Barang Apabila ada barang baru maka bagian gudang akan menginput data barang untuk dimasukkan dalam database barang. Object
: Bagian gudang dan barang
Function : Create, add, edit, delete
109 2. Membuat S PB Bagian gudang cabang, bagian general repair dan bagian penjualan akan menginput Surat Permintaan Barang apabila membutuhkan barang. Object
: Bagian gudang pusat, barang, SPB, bagian penjualan, bagian general
repair, bagian gudang cabang. Function : Create, update, delete 3. Membuat S PPB Bagian gudang pusat akan membuat Surat Permintaan Pembelian Barang, apabila bagian gudang menerima reminder ROP Object
: Bagian gudang pusat, SPPB, brang
Function : Create, edit, delete, update 4. Membuat Bukti Barang Masuk Bagian gudang pusat akan membuat Bukti Barang M asuk apabila bagian gudang pusat menerima barang. Kemudian stok barang akan terupdate. Obj
: Bagian gudang pusat, barang, bukti barang masuk
function
: Create, update, delete, edit
5. Membuat Bukti Barang Keluar Bagian gudang cabang akan membuat bukti barang keluar berdasarkan SPB yang di terima baik dari bagian gudang cabang, bagian penjualan dan bagian general dan repair. Barang akan otomatis ter-update. Object
: Bagian gudang pusat, bagian gudang cabang, bagian penjualan, bagian
general repair, bukti barang keluar, barang Function : Create, update
110 7. Membuat Catatan Barang Bagian gudang pusat akan membuat catatan barang secara berkala untuk mendata barang-barang yang hilang dan rusak. Dimana data tersebut akan secara otomatis mengupdate stok barang dan catatan ini sebagai laporan barang yang rusak dan hilang. Object
: Catatan Barang, Bagian gudang,
Function : Create 8. Membuat Laporan Setiap bulannya bagian gudang akan membuat laporan barang masuk dan barang keluar. Object
: Bukti barang keluar, bukti barang masuk, bagian gudang
Function : Create
111 3.15.2 Sequence Diagram 1. Pendataan Barang
Bgn_Gudang_Pusat
Create()
Window_Pendataan_Barang
entry Kd_Barang() entry_data_barang() Click_Hitung ROP dan EOQ() Barang Hitung() Click_Save() update() close()
Gambar 3.24 Sequence Pendataan Barang
112 2. Pembuatan SPB
Bgn_Gudang_C abang
Creat e()
Window _Pembuat an_SPB
Menambah_SPB_baru() Clic k_save() Create()
Window_Detail
C lick _menambah_barang() C reate()
Window_tambah_barang
C reate()
Lis t_barang
Barang
Get _data() Return() Get_dat a() R et urn() ent ry _Qt y_barang() Sim pan()
Cek_Barang() Updat e_Qty () S PB U pdate() Clos e()
Gambar 3.25 Sequence Pembuatan SPB oleh Bagian Gudang Cabang
113
B gn_Gudang_P enjualan
Create()
Window_Pembuatan_S PB
Menambah_SP B_baru() Click_save() Create()
Window_Detail
Click_menambah_barang() Creat e()
Window_t ambah_barang
Create()
List _barang
Barang
Get_dat a() Ret urn() Get_data() Ret urn() entry_Qty_barang() Simpan()
Cek_Barang() Updat e_Qt y() SPB Updat e() Close()
Gambar 3.26 Sequence Pembuatan SPB oleh Bagian Penjualan
114
Bgn_General_Repair
Creat e()
Wi ndow _P embuatan_S PB
Menambah_S PB_baru() Click _save() C reate()
W indow_Detail
Clic k_menambah_barang() Creat e()
W indow_tambah_barang
Lis t_barang
Creat e()
Barang
Get_data() R et urn() Get _data() Return() ent ry _Qty _barang() Simpan()
Cek_Barang() Updat e_Qty() SPB Updat e() Close()
Gambar 3.27 Sequence Pembuatan SPB oleh Bagian General Repair
115 3. Pembuatan SPPB
Bgn_Gudang_Pusat
Create()
W indow_Pembuatan_SPPB
entry_kd_SPPB() Cl ick_li hat_detai l_brg() Create()
Window_Detail
Click_Tambah_brg() create()
Wi ndow_tambah_barang
List_barang
Create()
Barang
Get_data() Return() Get_data() Return() entry_Qty_barang() SPPB
Simpan()
Update() Close()
Gambar 3.28 Sequence Pembuatan SPPB
116 4. Pembuatan Bukti Barang M asuk
Bgn_Gudang_Pusat
C reate()
Window_Bukti_Barang_Mas uk
entry _B uk ti_Brg_Masuk() Clic k_lihat_det ail_brg() Create()
W indow_Detail
Cl ick_Lihat_detail() Create()
Window _tambah_barang
C reate()
List_barang
B arang
Get_data() Return() Get_data() Return() ent ry _Qty _barang() Simpan()
Update()
B uk ti_Barang_Masuk Update() Close()
Gambar 3.29 Sequence Pembuatan Bukti Barang M asuk
117 5. Pembuatan Bukti Barang Keluar
Bgn_ Gudang_Pusat
Create()
Windo w_ Approve_SPB SPB
Cl ick_App rove() Bukti _Bara ng_Keluar
update_Status()
Save() Cli ck_Bukti_Barang_Keluar()
Close()
Cre ate()
Wind ow_Bukti_Barang_Kelua r
Ge t_data() Return() Cetak()
Create()
Doc_Bukti _Barang _Ke luar
Cetak() Close() Close()
Gambar 3.30 Sequence Pembuatan Bukti Barang Keluar
118 6. Pembuatan Catatan Barang
Bgn_Gud ang_ Pusat
Crea te ()
Wind ow_Ca ta ta n
en try_kd _SPPB() cl ick_l ihat_d etail_ brg() Create()
Windo w_De tai l Wi ndow_ ta mbah_ baran g
Cli ck_Li hat_de tai l() C lick_ tam bah_ Ba rang() Li st_ barang
Crea te()
Baran g
Get_da ta () Return() Ge t_ data() Re turn () Catatan Baran g
entry_da ta () Simpa n() U pdate() cetak() cre ate()
doc_ cata ta n _brg
cetak() C lose() Cl ose()
Gambar 3.31 Sequence Pembuatan Catatan Barang
119 7. Pembuatan Laporan
Bgn_Gudang
create()
Window_Laporan Bukti_B arang_masuk
entry data( ) get() B ukti_Barang_Keluar
return( )
get() return() cetak() create()
Doc_Laporan
Cetak() Close() Close( )
Gambar 3.32 Sequence Pembuatan Laporan
120 3.15.3 Function Tabel 3.9 Complete Function List No Functions 1 Pendataan Barang
2
3
4
5
6
7
Type Update
Complexity Complex
Create
Update
Simple
Hitung EOQ
Compute
Complex
Hitung ROP
Compute
Complex
Update
Update
Simple
Save
Update
Simple
Pembuatan SPB
Update
Medium
Create
Update
Simple
Update barang
Update
Simple
Save
Update
Simple
Pembuatan SPPB
Update
Medium
Create
Update
Simple
Update
Update
Simple
Save Pembuatan Bukti Barang Masuk
Update
Simple
Update
Medium
Create
Update
Simple
Save Pembuatan Bukti Barang Keluar
Update
Simple
Update
Medium
Create
Update
Simple
Save
Update
Simple
Pembuatan Catatan Barang
Update
Medium
Create
Update
Simple
Update barang
Update
Simple
Save
Update
Simple
pembuatan laporan
Update
Medium
Create laporan penjualan
Update
Simple
Save
Update
Simple
121 3.15.4
Interface
3.15.4.1 Dialogue Style Tabel 3.10 User Interface windows and printouts Windows
Printouts
Form Login Form Home Form Ubah Password Form Data Barang Form M enambah Barang Form Ubah Barang Form Lihat Barang Form Karyawan Form M enambah Karyawan Form Ubah Karyawan Form Lihat Karyawan Form SPPB Form M enambah SPPB Form Detil SPPB Form M enambah Detil SPPB Form Approve SPPB Form Detil Approve SPPB Form SPB Forn M enambah SPB Form Detil SPB Form M enambah Detil SPB Form Approve SPB Form Approve Detil SPB Form Bukti Barang M asuk Form M enambah
Bukti Barang
122 M asuk Form Detil Bukti Barang M asuk Form M enambah Detil Bukti Barang M asuk Form Bukti Barang Keluar Form Detil Bukti Barang Keluar Form Catatan Barang Form M enambah Catatan Barang Form Detil Catatan Barang Form M enambah
Detil
Catatan
Barang Form Cetak Laporan
Laporan Bukti Barang M asuk, Laporan Bukti Barang Keluar, Laporan Catatan Barang Rusak/Hilang
123
Men ambah SPB De til Text
App ro ve SPPB
D etil Ap prr ove SPPB
Text
Text
Lihat Detil SPPB yang akan diapprove
Click Approve SPB
Me namba h Bu kti Bar an g Masu k Text
Man amb ah Cat atan b ara ng Det il Text
Menambah Detil Bukti Barang Masuk
Mana mb ah SPPB Deta il
Detil Ap pr ove SPB
Text
Text
Menambah Detil Catatan Barang
Bukti Ba ra ng Ma suk Detil Text
C atat an Bara ng Detil Text
Menam bah detil SPB Menam bah detil SPPB
Detil SPB Te xt
Lihat Detil SPB Ap pr ove SPB yang akan Te xt diapprove
Lihat detil Bukti Barang Masuk
Det ail SPPB Text
Click Appr ove SPB
Lihat detail SPB
Lihat Catatan Barang Detil
Mena mb ah Bukti Bara ng Ma suk Hea der Te xt
Men amb ah Cat atan Ba ran g H ead er Text
Lihat detil Bukti Barang Masuk Menambah Bukti Barang Masuk Bukt i Bara ng Ma suk
Lihat detil S PPB
Lihat detail SP B Me namba h SPB H ead er Text
De til bu kti b ara ng kelu ar
Lihat detil SPPB
Text
Text
Men ambah SPPB he ade r Te xt
Lihat detil Bukti Barang Keluar
Menambah SPB Baru
Menambah Catatan Barang Bar u
Cat atan Bar ang
Buk ti Bar ang Kelu ar
Text
Text
Lihat Catatan Barang Detil
Menam bah S PPB Baru
SPB Text
SPPB Uba h Pas swor d
Text
Click Bukti Barang Keluar
Click_SPB
Click SPPB H ome
Text
Click Ubah P assword
Click Bukti Barang Masuk Click Catatan Barang
L apo ran Buk ti Bar ang Kelu ar Text
Cetak _Laporan
Text L ihat Kar yawan Text
Lihat_Karyawan
Cetak Laporan Text
Lihat_Data_Barang
Karyawan Click_Login
Dat a Kar yawan
cetak Laporan Bukti Barang Keluar
click_data_barang D ata Bara ng
Text Log in Click_login
cetak Laporan Bukti Barang Masuk Lih at D ata Bara ng
Text Text
Text
Click_menabah data_Karyawan Men ambah Da ta Karya wan Text
L apo ran Buk ti Bar ang Ma suk Text
cetak Laporan Catatan Barang Rus ak / Hilang Click_ubah_K aryawan Ub ah D ata Karya wan Text
Click_logout click_Ubah
click_m enambah_data_ba rang Me namb ah Ba ra ng
Uba h Ba ran g Te xt
Text
Gambar 3.33 Navigation Diagram
La por an Cat atan Bar ang Text
124 3.15.4.2
Overview
Gambar 3.34 Form Login
Gambar 3.35 Form Home
125
Gambar 3.36 Form Ubah Password
Gambar 3.37 Form Data Barang
126
Gambar 3.38 Form M enambah Data Barang Baru
Gambar 3.39 Form M engubah Data Barang
127
Gambar 3.40 Form Lihat Data Barang
Gambar 3.41 Form Data Karyawan
128
Gambar 3.42 Form M enambah Data Karyawan Baru
Gambar 3.43 Form M engubah Data Karyawan
129
Gambar 3.44 Form Lihat Karyawan
Gambar 3.45 Form Surat Permohonan Pembelian Barang (SPPB)
130
Gambar 3.46 Form M enambah Surat Permohonan Pembelian Barang (SPPB)
Gambar 3.47 Form Detil Surat Permohonan Pembelian Barang (SPPB)
131
Gambar 3.48 Form M enambah Detil Surat Permohonan Pembelian Barang (SPPB)
Gambar 3.49 Form Approve Surat Permohonan Pembelian Barang(SPPB)
132
Gambar 3.50 Form Approve Detil Surat Permohonan Pembelian Barang (SPPB)
Gambar 3.51 Form Surat Permintaan Barang (SPB)
133
Gambar 3.52 Form M enambah Surat Permintaan Barang (SPB)
Gambar 3.53 Form Detil Surat Permintaan Barang (SPB)
134
Gambar 3.54 Form M enambah Detil Surat Permintaan Barang (SPB)
Gambar 3.55 Form Approve Surat Permintaan Barang (SPB)
135
Gambar 3.56 Form Approve Detil Surat Permintaan Barang (SPB)
Gambar 3.57 Form Bukti Barang M asuk
136
Gambar 3.58 Form M enambah Bukti Barang M asuk
Gambar 3.59 Form Detil Bukti Barang M asuk
137
Gambar 3.60 Form M enambah Detil Bukti Barang M asuk
Gambar 3.61 Form Bukti Barang Keluar
138
Gambar 3.62 Form Detil Bukti Barang Keluar
Gambar 3.63 Form Catatan Barang Rusak/Hilang
139
Gambar 3.64 Form M enambah Catatan Barang Rusak / Hilang
Gambar 3.65 Form Detil Catatan Barang Rusak / Hilang
140
Gambar 3.66 Form M enambah Detil Catatan Barang Rusak/Hilang
Gambar 3.67 Form M encetak Laporan
141
Gambar 3.68 Form Cetak Laporan Bukti Barang Keluar
Gambar 3.69 Form Cetak Laporan Bukti Barang M asuk
142
Gambar 3.70 Form Cetak Laporan Catatan Barang Rusak / Hilang
143 3.15.5
The Technical Platform Sistem dikembangkan untuk digunakan pada PC dengan bahasa pemrograman
web berbasiskan ASP dengan menggunakan IDE Macromedia MX 2004. User interface berbasis web. Struktur tabel dibuat dengan SQL Server 2000. Sistem dioperasikan dengan menggunakan keyboard dan mouse.
3.16
Recommendation
3.16.1
The System Usefulness and Feasibility Sistem mempermudah user dalam pengolahan data persediaan barang dan
membuat laporan. Dengan rancangan user interface yang sederhana, user dapat mempersingkat waktu saat pemrosesan data persediaan. Bagi penulis, sistem yang diusulkan layak secara teknis untuk diterapkan. Rancangan sistem ini juga secara ekonomis mendukung efisiensi perusahaan dalam pencarian data dari sistem yang sedang berjalan saat ini.
3.16.2
Strategy Sistem yang dirancang terlebih dahulu diujikan kepada user sebelum
diimplementasikan ke Bagian Penjualan. User mencakup anggota staf Bagian gudang, bagian penjualan, bagian pembelian, bagian general repair, dan manager. Sistem diterapkan dengan strategi phase in conversion, yaitu penerapan sistem secara bertahap dengan sistem yang sedang berjalan sehingga user sebagai pengguna sistem dapat menerima perubahan sedikit demi sedikit dan dapat menyesuaikan dengan sistem yang baru.
144 3.16.3
Development Economy Sistem yang dirancang ini akan membutuhkan tenaga 5 orang sebelum siap di-
install dimana 3 orang mempunyai peranan utama dalam perancangan sistem yang meliputi ide-ide dan garis besar rancangan sistem baru, perancangan komponenkomponen pendukung yang dibutuhkan untuk menjalankan sistem serta perancangan budget sesuai dengan permintaan perusahaan. Sedangkan 2 orang lagi bertindak sebagai programmer yang bertanggungjawab untuk menerapkan sistem yang telah dirancang ke dalam bentuk bahasa pemrograman. Proses perancangan dan pemrograman akan memakan waktu sekitar 3 bulan. Waktu M aret
Tabel 3.11 Jadwal kegiatan implementasi Kegiatan • • •
Gambaran rancangan sistem baru dalam bentuk laporan tertulis. M endaftar platform yang dibutuhkan dalam implementasi sistem baru. Rancangan budget
April
Penerapan sistem dalam bentuk pemrograman.
M ei
Pengimplementasian sistem secara cut over.
Tabel 3.12 Perkiraan Biaya Pengeluaran Hardware
Analisa SDM Total
Detail Barang
Qty
Harga Satuan
Jumlah
PC dengan pentium 4 Server dengan Intel Xeon Keyboard dan mouse Printer
14 1
Rp 4.000.000, 00 Rp. 10.000.000,00
Rp 56.000.000, 00 Rp 10.000.000,00
2 2
Rp Rp
Rp 300.000, 00 Rp 750.000, 00 Rp 500.000, 00 Rp 67.750.000, 00
150.000, 00 375.000, 00
