2. Bevindingen bij de uitwerking van de implementatievoorstellen

AFRONDING VERKENNING AMBTELIJKE SAMENWERKING AV 1.

Inleiding

Op 9 juli 2013 heeft het Dagelijks Bestuur van de regio Alblasserwaard – Vijfherenlanden (AV) opdracht gegeven aan het regionaal managementteam (RMT) om met een aanpak te komen ter vermindering van de kwetsbaarheid van de ambtelijke organisaties in de regio. Het RMT heeft deze opdracht ter hand genomen. Via een plan van aanpak en een inventarisatie van samenwerkingsmogelijkheden heeft u besloten dat de volgende voorstellen in aanmerking komen voor implementatie: Beleid: 1. SIP, maken van bedrijfsvoeringsplannen t.b.v. passende inzet van medewerkers 2. Onderdelen visie 2030, maken van bedrijfsvoeringsplannen t.b.v. passende inzet van medewerkers 3. Yammer ten behoeve van het makkelijk delen van kennis en ervaringen Dienstverlening: 1. Kwaliteitscriteria Vergunning, Toezicht en Handhaving (VTH)/WABO Uitvoering: 1. Geodesie, waaronder Basisregistratie Grootschalige Topografie 2. Afvalwaterketen 3. Beheerpakketten 4. Nutsvoorzieningen 5. Personeel lenen van elkaar 6. In- en uitlenen van BOA’s Overstijgend: 1. Bevorderen van mobiliteit van medewerkers tussen gemeenten/publiek ondernemerschap

2.

Bevindingen bij de uitwerking van de implementatievoorstellen

De afgelopen twee maanden is gewerkt aan implementatievoorstellen voor deze samenwerkingsmogelijkheden. Zie bijlage. Onze bevindingen zijn de volgende:  Het RMT is van mening dat een voorstel t.a.v. samenwerking op AV-niveau op beleidsgebied zijn doel gaat missen, nu de rapportage van de commissie Schutte is verschenen. Dit voorstel heeft immers in hoge mate een bestuurlijke compoment. Om die reden is een implementatievoorstel t.a.v. de samenwerking op beleidsniveau niet verder uitgewerkt, en dus ook niet bijgevoegd. Lopende trajecten op het gebied van bijvoorbeeld de Woonvisie, Economie en Toerisme worden voortgezet.  Het voorstel voor samenwerking in de afvalwaterketen is voor de volledigheid ter kennisname bijgevoegd. Deze samenwerking is op 2 december 2013 al bekrachtigd door de negen deelnemende gemeenten. We vinden het niet zinvol om dat alsnog door u te laten bekrachtigen.  Voor de overige voorstellen is het RMT van mening dat het zinvol is op deze vlakken de samenwerking verder gestalte te geven omdat er schaalvoordelen zijn te behalen op het gebied van kwaliteit, vermindering van kwetsbaarheid en beheersing van de kosten. Niet in de laatste plaats vindt het RMT het zinvol op deze vlakken verder samen te werken omdat de betrokken medewerkers van onze gemeenten de meerwaarde er van inzien en met veel energie aan de voorstellen hebben gewerkt. Wij willen dit graag ondersteunen, temeer omdat op deze terreinen quick wins kunnen worden behaald. Elke gemeente draagt bij aan inzet en kosten ten behoeve van de realisatie van het voorstel.  Het voorstel uit de pijler Uitvoering om personeel van elkaar te lenen vertoont een overlap met een bredere aanpak, namelijk het voorstel voor Publiek Ondernemerschap. Daarom worden deze voorstellen samengevoegd onder de noemer Publiek Ondernemerschap.  Het voorstel t.a.v. BOA’s moet nog worden opgepakt.  Mogelijk is bij Vianen belangstelling om mee te doen met een aantal samenwerkingstrajecten. In de afvalwaterketen werkt Vianen al mee.

Nanette van Ameijde 26 maart 2014

3.

Voorstel

Het RMT stelt u voor: - in te stemmen met de implementatievoorstellen voor: o VTH/WABO, o Gebruik van Yammer, o SIP, o Nutsbedrijven/Concessieovereenkomst Stedin, o Basisregistratie Grootschalige Topografie, o Publiek Ondernemerschap; - het voorstel voor de inzet van BOA’s separaat te ontwikkelen; - de gemeentesecretaris van Zederik te verzoeken aan de gemeente Vianen te vragen of zij willen aanhaken bij een aantal implementaties; - net zoals bij het plan van aanpak en de inventarisatieronde te bepalen of de voorstellen worden; besproken met college, gemeenteraad en ondernemingsraad; - de opdracht aan het RMT nu als afgerond te beschouwen; - het RMT te verzoeken de daadwerkelijke implementatie ter hand te nemen.

Nanette van Ameijde 26 maart 2014

Implementatievoorstel VTH: vergunningverlening, toezicht en handhaving (WABO) taken. Voorstel:

Verkenning samenwerking in de AV of overdracht taken naar OZHZ om te voldoen aan de landelijke criteria

Opdrachtgever:

RMT : Secretaris gemeente Zederik Joop Koetsenruijter

Trekker:

Joop Koetsenruijter

Datum:

03-03-2014

Doel een aanleiding Doel: Voldoen aan de landelijke criteria

Aanleiding: Voor een goede uitvoering van VTH-Wabo taken zijn landelijke kwaliteitseisen ontwikkeld. De kwaliteitscriteria bevatten criteria voor kritische massa, inhoud en proces. Deze vastgestelde kwaliteitscriteria vormen de basis voor de minimale kwaliteit van de uitvoering en zullen wettelijk worden vastgelegd. Het uitgangspunt is dat alle organisaties voor alle Wabo VTHtaken voldoen op 1 januari 2015 en in de toekomst zullen blijven voldoen. Voldoet een gemeente op 1 januari 2015 niet aan de gestelde criteria, dan is de provincie bevoegd deze taken en daaraan gerelateerde middelen bij de gemeente weg te halen en onder te brengen bij de betreffende Regionale Uitvoeringsdienst (Ozhz).

Eindresultaat Alle vijf gemeenten in de AV voldoen aan de landelijke kwaliteitseisen;

Tussenresultaten Rapportage van een onderzoek naar de mogelijkheden om:

1. Een regionale samenwerking (AV-5) te organiseren waarbij regionale virtuele poules worden gevormd om kritische massa in fte, voldoende werkvoorraad en expertise te bundelen en te ontwikkelen 2. Een regionale organisatie op nivo van de AV-5 waarbij mensen fysiek bij elkaar gebracht zijn, 3. Een verkenning van de mogelijkheid om deze VTH-Wabo taken bij de OZHZ onder te brengen.

Wat levert het op? Een goede organisatie voor de uitvoering van de VTH taken die voldoet aan de landelijke kwaliteitseisen.

Proces / beslismomenten Het proces en de beslismomenten zijn gekoppeld aan het landelijk implementatietraject zoals dat bij Planning is omschreven - Projectgroep instellen (afgerond) - Projectstartup (afgerond) - Opdracht aan bureau Senze voor verkenning taken naar OZHZ - Uitwerking opdracht door Senze maart en april - Besluit / keuze voor een variant april / mei 2014 - Uitwerking keuze in periode tot aan december 2014

Planning (begin en eind) Er is een landelijk implementatietraject opgezet dat ongeveer twee jaar duurt en kent vijf fasen: Fase 1 De startmeting (maart – mei 2013) Fase 2 Het verbeterplan (juni – november 2013) Fase 3 Professionaliseren (november 2013 – december 2014) Fase 4 De eindmeting (november – december 2014) Fase 5 Kwaliteitsborging (vanaf 2015) In de regio is fase 1 afgerond en het Verbeterplan in fase 2 is in concept gereed. Dit moet nog bestuurlijk worden vastgesteld. Doel van dit onderzoek is te voldoen aan fase 3.

Samenstelling organisatie -

Trekker J.H. Koetsenruijter gemeente Zederik Leden projectgroep. deskundig en verantwoordelijken van de betrokken gemeenten Werkgroep(en) Samenstelling afhankelijk van onderwerp

Benodigdheden €

Voor onderzoek naar mogelijkheid om taken bij OZHZ onder te brengen is 5.500 euro per gemeente noodzakelijk.

Uren

Per deelnemer ca. 40 tot 50 uur. (schatting)

Kennis

Binnen de regiogemeenten aanwezig en ingehuurd bij bureau Senze voor het onderzoek OZHZ.

Aandachtspunten (risico's) Bedreiging

Tegenmaatregel

Ontwikkeling in de regio Advies Commissie Schutte

Het advies meenemen in het bepalen van de vervolgstappen.

en de daaruit voorvloeiende beslissing van de gemeenteraden van de AV gemeenten

Gelet op het premature stadium van dit project is het op dit moment niet duidelijk wat de financiële consequenties zullen zijn. Duidelijk is wel dat er financiële consequenties aan dit implementatietraject verbonden zijn om per 1 januari 2015 aan de nieuwe wettelijke eisen te gaan en te blijven voldoen.

Zo mogelijk bij onderzoek betrekken en/ of bij aanbieding van onderzoek

Overige zaken Voor de gemeente Giessenlanden is het noodzakelijk om uiterlijk mei van dit jaar een besluit op de mogelijke uitvoering te nemen. Dit in verband met een interne organisatie ontwikkeling.

Ambtelijke samenwerking Regio AV

Implementatievoorstel SIP Voorstel:

Sociaal domein

Opdrachtgever:

Trekker:

A.Vergouwe/M. Does

Datum:

Stuurgroep Samenwerking in Participatie (SIP)

Doel Voor de Stuurgroep Samenwerking in Participatie is de volgende opdracht geformuleerd: ‘De stuurgroep SIP is binnen de door de gemeenteraden te stellen kaders en procesplanningen verantwoordelijk voor de voorbereidingen rondom de decentralisaties op het terrein van ondersteuning, participatie en jeugd en het aanbrengen van samenhang tussen deze decentralisaties, waarbij afstemming wordt gezocht met de prestatievelden van de Wmo.

Eindresultaat Implementatie van de drie decentralisaties.

Tussenresultaten Zie bijgevoegde bestuursplanning (bijlage 1). De procesplanning kent 4 fases, te weten: - Visievorming op het gebied van het sociaal domein (is afgerond) - Van visie naar beleid (vaststelling door gemeenteraden in februari/maart 2014) - Van beleid naar inrichting en uitvoering (vaststelling door gemeenteraden in juni 2014) - Van inrichting en uitvoering naar implementatie (afronding voor 1 januari 2015)

Wat levert het op? In de eerste plaats een goede implementatie van de 3 D’s binnen het congruente samenwerkingsverband (verplicht gesteld door het Rijk). Uiteindelijk een voor de burgers betere en meer integrale uitvoering van de taken op het gebied van het sociaal domein.

-1-


Proces / beslismomenten Zie bestuursplanning (bijlage 1) en structuurnotitie (bijlage 2)

Planning (begin en eind)

Zie bestuursplanning (bijlage 1) Per fase wordt een detailplanning gemaakt.

Voor 20 februari 2014 is detailplanning voor de fase ‘van beleid naar inrichting en uitvoering’ afgerond. Deze planning wordt voorgelegd aan de ambtelijke voorbereidingsgroep (AVG) en ter kennisname gebracht van de stuurgroep SIP.

Samenstelling organisatie Zie structuurnotitie (bijlage 2)

Benodigdheden €

Uren

Kennis

??

Zie bijgevoegde begroting (bijlage 3). Zie voorlopige urenplanning (bijlage 4). Op dit moment wordt gewerkt aan meer gedetailleerde urenplanning (afronding 15 februari 2015). Er zijn zeer veel medewerkers betrokken binnen de regio. Per fase zal bekeken worden welke inzet benodigd is. Tijdens de beleidsfase zijn/waren beleidsmedewerkers nodig. Tijdens de volgende fases zal meer expertise nodig zijn op het gebied van management. De inzet wordt primair afgestemd met de afdelingshoofden van de verschillende gemeenten/uitvoeringsorganisaties (Bas Renes is door de afdelingshoofden als contactpersoon aangewezen. Qua ureninzet lijkt de inzet per gemeente redelijk evenwichtig. Qua kennis en inbreng is dit evenwicht minder aanwezig.

-2-



-

Financiën

-

Tijdige afronding (er is veel te doen en er is nog veel onduidelijk)

-

Discussie over jeugd met ZHZ

Tegenmaatregel

-

Er zijn vijf controllers/financiële medewerkers betrokken bij het proces. In alle projectgroepen een persoon en in het transitieteam 2 personen.

-

Er is een bestuursplanning gemaakt. Zoals aangegeven wordt per fase een detailplanning gemaakt.

-

Op bestuurlijk en ambtelijk niveau wordt overleg gevoerd met ZHZ

Overige zaken

-3-

20/1/2014

Plan van Aanpak doorontwikkeling van Publiek Ondernemerschap in de AV

1. Start Publiek Ondernemen 2013: Aanleiding: • • • •

Maatschappelijke ontwikkelingen vergrijzing/ontgroening, individualisering Weinig regionale mobiliteit Vooruitlopen op de toekomst: meer samenwerking tussen gemeenten Wens om medewerkers extra ontwikkelmogelijkheden te bieden, met behoud van de eigen baan (werkgarantie)

Doelstelling en visie De doelstelling is drieledig: 

 

We willen uiteindelijk bereiken dat binnen de AV medewerkers meer regisseur van hun eigen loopbaan worden en dat het vanzelfsprekender wordt dat medewerkers binnen hun dienstverband bij verschillende opdrachtgevers werkervaring opdoen. Medewerkers krijgen meer kansen om hun talenten te ontwikkelen, zeker wanneer binnen de eigen organisatie daarvoor minder mogelijkheden zijn Nieuwe kennis en ervaring inbrengen , zowel bij aanvang bij de inlenende organisatie als bij terugkeer in de uitlenende organisatie Verlagen van kosten voor inhuur derden.

Visie: van ambtenaar naar publieke ondernemer (regie over eigen loopbaan en werkzaamheden binnen de AV; zie voor uitgebreide uitgangspunten en randvoorwaarden bijlage 2).

2. Wat is het doel van de doorontwikkeling Publiek Ondernemerschap 2014? Iedereen onderschrijft de motieven en logica achter de idee van Publiek ondernemerschap. Toch is er nog geen sprake van een bekend begrip c.q. een veel toegepaste werkwijze. Daarom stellen wij voor als eerste opgave het bewustzijn van

Een initiatief van de AV gemeenten

de mogelijkheden tot Publiek Ondernemerschap te vergroten: Bewustwording van mogelijkheden bij personeel en management AV gemeenten: Publiek Ondernemerschap: een kwestie van doen

3. Terugblik en vooruitblik Het doorontwikkelen van Publiek Ondernemerschap kan het begin zijn van een bredere doelstelling om in AV verband samen te werken aan de Duurzame Inzetbaarheid van de medewerkers. Wat hebben we tot nu toe gedaan? In het voorjaar van 2013 is een presentatie gegeven vanuit de werkgroep Publiek Ondernemerschap aan het RMT AV. Daarna zijn verschillende leden van de werkgroep presentaties gaan verzorgen aan de MT’s binnen de AV-organisaties (inclusief de RSD). Resultaten Kijken we eerst terug naar de resultaten en kansen t.a.v. Publiek Ondernemerschap dan zien we samengevat: Wat doen we / wat gaat goed: meer dan 20 uitwisselingen in het eerste jaar, subsidie binnen voor ondersteunende website in ZHZ-verband; en er ontstaan geleidelijk meer directe contacten tussen managers met het oog op (uit)lenen van medewerkers. Kansen De kansen om meer samen te werken op het terrein van Duurzame Inzetbaarheid zijn ruim, zowel qua instrumenten als per gemeente: we zetten nog een beperkt aantal instrumenten in en niet iedere gemeente maakt in dezelfde mate gebruik van de kansen die Publiek Ondernemerschap. 4. Acties voor de doorontwikkeling van Publiek Ondernemerschap 2014 Het is goed om in AV-verband tot een verruiming te komen van het aantal instrumenten dat we inzetten in het kader van Publiek Ondernemerschap. Echter, laten we eerst zorgen dat we de basis op orde hebben. Onzes inziens is dat het (nog meer) bewust maken van management en medewerkers van het belang van Publiek Ondernemerschap. Dat willen we doen door in de eerste helft van 2014 een draaiboek (1) voor de gemeentes te ontwerpen, gericht op informatie en kanalen die bij kunnen dragen aan het verkrijgen van inzicht in de voordelen van Publiek Ondernemerschap. Daarin geven we aan welke communicatiekanalen met welke inhoud benut kunnen worden om de boodschap over te brengen. Ook geven we aan welke personeelsinstrumenten (bv functioneringsgesprekken, werkoverleg) op welke wijze kunnen worden ingezet. Dit digitale draaiboekje verspreiden we onder de P&O’ers van de deelnemende organisaties. Punt van discussie is nog of we Publiek Ondernemerschap via het ontwikkelen en ophangen van posters (2) willen ondersteunen. Ook al is bewustwording de eerste stap, toch menen we dat we door het aanbieden van een groter aantal instrumenten (op dit moment gaat het alleen om tijdelijk klussen en projecten in AV-verband) het Publiek Ondernemerschap kunnen stimuleren. Bijlage 1 is een overzicht van wat we nu binnen de AV gezamenlijk doen aan Publiek Ondernemerschap. Bovendien staan de

2

mogelijkheden genoemd om in het bredere verband samen te werken aan Inzetbaarheid en Ontwikkeling (3) van de AV-medewerkers. We leggen het RMT AV graag voor welke van deze mogelijkheden de voorkeur krijgen om op te pakken in de komende periode. In bijlage I staan naast bestaande vormen van samenwerking binnen de AV op de terreinen Publiek Ondernemerschap en Inzetbaarheid & Ontwikkeling kansen voor nieuwe initiatieven op deze terreinen. De P&O afdelingen hebben in hun laatste AV-bijeenkomst aangegeven samen te willen optrekken in het ontwikkelen van een praktisch instrument voor (strategische) personeelsplanning. Dat instrument is belangrijk om de bestaande formaties en toekomstige behoefte aan personeel tegen elkaar af te zetten. Dat levert belangrijke informatie op voor gerichte investeringen in personeel. Daarnaast is afgesproken dat de P&O afdelingen nagaan of de in GLZ verband opgestelde aanpak voor Duurzame Inzetbaarheid (samenhangende interventies t.a.v. gezondheid, levensfasen en vitaliteit) bruikbaar is voor andere AVgemeenten. Voorgesteld wordt dat het RMT met instemming kennis neemt van deze twee voornemens (Personeelsplanning en Duurzame Inzetbaarheid) en daar aan toevoegt de opdracht om de mogelijkheid van een AV-academy (3) uit te werken in een voorstel. De AV-academy kan worden opgezet naar voorbeeld van de GLZ-academy. GLZ-academy is een in GLZ verband beproefde en succesvolle opzet waarin medewerkers met potentieel op of rond hbo-niveau een intensief leer- en ontwikkeltraject doorlopen. Dat gebeurt in leerteams die zijn samengesteld uit de deelnemende gemeenten. Zij krijgen een relevante projectopdracht om uit te voeren, doorlopen collectief modules op bijvoorbeeld de terreinen projectmatig werken, samenwerken, communiceren, opdrachtgeverschap, regievoering etc., en worden door mentoren begeleid in hun persoonlijke leerdoelen. Deze opzet sluit aan bij de idee van Publiek Ondernemerschap omdat samenwerkt wordt voor en vanuit de deelnemende gemeenten. Er wordt meer van elkaar geleerd en gebruik gemaakt. De ontwikkeling van Publiek Ondernemerschap kan worden versterkt door een voorbeeldrol vanuit een groep enthousiaste ambassadeurs (4). Die kan bestaan uit een groep talentvolle medewerkers die deelneemt aande AV-academie. is een Promotieteam (4) uit de deelnemende organisaties met als taak het stimuleren, promoten en zowel letterlijk als figuurlijk uitdragen van Publiek Ondernemerschap. Het voorstel daarbij is om deze werkgroep samen te stellen uit deelnemers van de eerste AV-academy met als opdracht om het Publiek Ondernemerschap te promoten en verder uit te werken en bijvoorbeeld in elke gemeente een maand feitelijk te werken. Tot die tijd kunnen de P&O-afdelingen gevraagd worden twee maal per jaar kort verslag te doen van de aantallen medewerkers en opdrachten die er binnen de AV zijn aangeboden en uitgewisseld. Samengevat wordt het RMT voorgesteld om te besluiten tot de volgende acties: 1. Een draaiboek (1) laten ontwerpen, gericht op informatie en kanalen die bij kunnen dragen aan het toepassen en verkrijgen van inzicht in de voordelen van Publiek Ondernemerschap. 2. Bekendheid ondersteunen via een ouderwets maar beproefd middel van posters.

3

3. Met instemming kennis te nemen van het voornemen van de P&O-afdelingen om samen een instrument voor personeelsplanning te ontwikkelen en instrumenten voor (duurzame) inzetbaarheid uit te wisselen; en opdracht te geven een voorstel uit te werken voor een AV-Academy. 4. Bij een eventuele eerste AV-Academy een leer- cq promotieteam de opdracht te geven om het Publiek Ondernemerschap te promoten en verder 8uit te werken.

4

5. Planning en middelen A) Publiek Ondernemen:

Doelstelling

Het doel is dat AV medewerkers meer regisseur worden van hun eigen loopbaan en dat het vanzelfsprekender wordt dat medewerkers binnen hun dienstverband bij verschillende opdrachtgevers werkervaring opdoen. Medewerkers krijgen meer kansen om hun talenten te ontwikkelen, zeker wanneer binnen de eigen organisatie daarvoor minder mogelijkheden zijn.

Budget

€ 6.000,00

Uit te voeren door

Werkgroep Publiek ondernemerschap, bestaande uit: - Gert Krijgsman P&O adviseur Gemeente Molenwaard (trekker) en 2 P&O-ers en 2 communicatiemedewerkers uit de diverse gemeenten

Wat gaat de werkgroep opleveren en doen: De werkgroep gaat een 2-tal draaiboeken voor de gemeenten ontwikkelen. Een draaiboek waarin de rechtspositionele gevolgen van het uitlenen van medewerkers uiteen worden gezet en waarin modellen worden opgenomen die voor de uitlening kunnen worden gehanteerd. Dit om vragen in dit kader aan de voorkant beantwoord te hebben. Een draaiboek dat handvaten biedt om het publiek ondernemerschap te promoten en welke personeelsinstrumenten kunnen worden ingezet om met de medewerkers in gesprek te gaan over mobiliteit, talentontwikkeling en duurzame inzetbaarheid (bijv. werkoverleg, gesprekken binnen de HR-cyclus). Dit om te zorgen dat publiek ondernemerschap goed bekend is binnen de organisaties en wordt benut en ingezet. Ook zal de werkgroep promotie materiaal ontwikkelen. O.a. voor op de intranetsites, maar ook posters die bijdragen aan het onder de aandacht brengen van het publiek ondernemerschap. Als laatste zal de werkgroep in diverse samenstelling het publiekondernemerschap nog een keer onder de aandacht brengen, d.m.v. een presentatie, binnen de diverse MT’s

Benodigde middelen en tijd Activiteit Ontwikkelen draaiboeken Ontwikkelen promotie materiaal Presenatatie MT’s

Benodigde uren 18 uur per persoon 12 uur per persoon 4 uur per persoon

5

Budget € 1.000,00 € 5.000,00

Doorlooptijd 2 maanden (maart/april 2014) 2 maanden (maart/april) 1 maand (mei 2014)

B) AV- Academie Toelichting: Waar dit voorstel primair betrekking heeft op een AV leergang doen wij de suggestie om algemene gezamenlijke interne trainingen ook op te nemen in de AV academie (hier train-je-collega genoemd). Bij de “AV Academie” komt het accent te liggen op het bevorderen van ontwikkeling door medewerkers en kennisuitwisseling. De AV academie draagt er tevens aan bij dat betrokkenen hun netwerk vergroten, dat de onderlinge mobiliteit wordt bevorderd en de organisaties toekomstbestendiger worden. In deze memo wordt geschetst welke deelproducten geleverd gaan worden in de komende tijd, welke planning er ligt, de organisatie en benodigde middelen.

UITGANGSPUNTEN 

     

4 deelnemers per gemeente aan de AV leergang. In totaal 24. Evt. aangevuld met 2 jr.medewerkers/trainees die in het kader van werkervaring opdoen aanvullend training en opleiding krijgen. De totale groep wordt dan 26 deelnemers. NB aantal deelnemers is nog een bespreekpunt! Tijdsbesteding leergang: overdag werktijd en avonduren eigen tijd. (96 uur leergang en 24 uur opdrachten) en daarnaast eigen tijd. Minimaal 1 train-je-collega-training per gemeente .Zie boven. In totaal dus 6. Leergang op HBO niveau. Train-je-collega voor alle niveaus. Kosten leergang 3500 per deelnemer voor 12 dagen en aanvullende zelfstudie/opdrachten Aan einde opleiding eindpresentatie/toets voor een intern panel. Dit panel geeft feedback aan de deelnemers. 1 coördinerend opdrachtgever en opdrachtgever per gemeente. Contactpersoon per gemeente.

3. kostenraming en benodigde capaciteit onderwerp externe begeleiding av leergang train je collega week projecttrekker

(Giessenlanden)

communicatiemedewerker contactpersoon per gemeente mentoren opdrachtgever(s)

Budget/taken

€84.000 leergang

en €9.000 facilitaire kosten € 1.200,= facilitaire kosten Regie over uitvoering, afstemming gemeenten etc. Loonkosten: € 4.500,= ondersteuning communicatie/intranet werving en evaluatie begeleiding pve vaststellen en deelname panel

capaciteit 120 uur per deelnemer 4 uur per docent 120 uur 24 uur 20 uur 9 uur per persoon 6 uur

In totaal komen de kosten daarmee op € 94.200 (€15.700 per gemeente) excl. loonkosten projecttrekker (€ 750,= per gemeente). Incl. €16.450

6

PLANNING

Activiteit Voorbereiding (maart – augustus 2014) PROGRAMMA VAN EISEN av LEERGANG INCL VASTSTELLING (door RMT)

Doorlooptijd

gereed

2 maanden (maart/april 2014)

april 2014

Presentatie MT’s

1 maand (april) 1 maand (APRIL 2014)

april 2014 april 2014

PRESENTATIE IN COLLEGES 6 GEMEENTEN

WERVING EXTERNE BUREAUS VOOR av 3 maanden (april-juni 2014) LEERGANG (meervoudige) ONDERHANDSE AANBESTEDING promotiemateriaal en info voor 2 maanden (mei-juni 2014) intranetsites maken DEELPLANNING EN BEGROTING (komt 3 maanden (mei-juli 2014) deze fase niet pas na selectie bureau en bijbehorende offerte / plan van aanpak?) voorlichting in organisaties en werving 2 maanden (juni-juli) deelnemers werven mentoren 1 maand (augustus) werven docenten voor train je 3 maanden (juni tot augustus) collegaweek intakegesprekken 1 maand uitvoering (september 2014 – februari 2015) AV leergang 6 maanden (septemberfebruari) eindpresentaties AV leergang in 6 1 maand (februari 2015) GEMEENTEN train je collega week (min.1 workshop 1 maand (oktober 2014) per gemeente) evaluatie (november 2014 en maart 2015) evaluatie train je collegaweek 1 maand (november 2015) evaluatie AV leergang 1 maand (maart 2015)

7

juni 2014

juni2014 juli 2014

juLi 2014 augustus 2014 augustus 2014 augustus 2014 februari 2015 februari 2015 oktober 2014

november 2014 maart 2015

Bijlage 1: Resultaten van en kansen voor samenwerking binnen de AV t.a.v. Publiek Ondernemerschap en Duurzame Inzetbaarheid.

Publiek ondernemen / Samenwerken op Inzetbaarheid en Ontwikkeling: Thema Publiek Ondernemen (uitwisselen klussen en projecten)

Wat doen we wel / wat gaat goed: -

-

-

-

Wat kan beter / Welke kansen zijn er:

> 20 uitwisselingen eerste jaar; Subsidie binnengehaald tbv website werkeninZHZ; Speciale banner op ZHZ site voor klussen en projecten; Binnen een half jaar eenvoudige toegang tot loopbaan-testen; Toename in contacten tussen managers over personele uitwisseling; Professionele (gratis service ) ondersteuning Randstad.

-

-

Promotie Publiek Ondernemen

-

Nog te weinig aandacht na presentaties in MT’s

-

Interne markt bij vacatures

-

Vacatures worden opengesteld binnen de AV

-

Gezamenlijk opleiden

-

Alleen uitwisseling binnen GLZ, zoals GLZ-Academie *

-

8

Bij enkele gemeenten veel aanbod klussen, andere weinig; Geringe bekendheid onder medewerkers; Stimuleren eigen profiel medewerkers (net als LinkedIn); Uitwisselen medewerkers (horizonverbreding); Eigen AV deelwebsite binnen de ZHZ website; Vast thema in functioneringsgesprekken. Promotiefilm. Successen communiceren. Duurzame Werkgroep P&O’ers voor promoten en beheersen uitwisselingen Promotiefilm Draaiboekje kan nader worden uitgewerkt Gezamenlijke verzamelplaats (binnen ZHZ website). AV academie opzetten; Intervisie: Netwerk (jong) AV; mentorschap; Delen en afstemmen opleidingsplannen; Gezamenlijke inkoop opleidingen. Interne training: medewerkers dragen

Reintegratie

-

Strategische personeelsplanning

-

Overige thema’s binnen Duurzame Inzetbaarheid (DI): (gezondheidsmangement, levensfasebewust beleid en vitaliteit)

-

Incidentele reintegratie van medewerker bij andere AV gemeente Bekendheid dat meer gemeenten behoefte hebben aan instrument Er is een gezamenlijk beleid voor GLZ ontwikkeld met lokale ruimte. In principe ook bruikbaar voor andere AV gemeenten.

-

-

-

kennis over aan elkaar. Aanbieden van tijdelijke plek binnen andere gemeente). Gezamenlijke praktische tool voor strategische personeelsplanning. Uitwisselen binnen AV: start door delen uitgewerkte visie en instrumenten DI GLZ

-

* GLZ-academy is een in GLZ verband beproefde en succesvolle opzet waarin medewerkers met potentieel op of rond hbo-niveau een intensief leer- en ontwikkeltraject doorlopen. Dat gebeurt in leerteams die zijn samengesteld uit de deelnemende gemeenten. Zij krijgen een relevante opdracht om uit te voeren, doorlopen collectief modules op bijvoorbeeld de terreinen projectmatig werken, samenwerken, communiceren, opdrachtgeverschap, regievoering etc., en worden door mentoren begeleid in hun persoonlijke leerdoelen. Deze opzet sluit aan bij de idee van Publiek Ondernemerschap omdat samenwerkt wordt voor en vanuit de deelnemende gemeenten. Er wordt meer van elkaar geleerd en gebruik gemaakt.

Bijlage 2: Uitgangspunten en randvoorwaarden Publiek Ondernemerschap nog eens in beeld:

Uitgangspunten en randvoorwaarden: •

•

We benutten eigen talent, binden onze medewerkers aan de AV, verlagen kosten voor inhuur en verspreiden nieuwe kennis en ervaring in eigen organisaties door vacatures, klussen en projecten binnen de AV aan te bieden; We stimuleren deelname door ruimte bieden voor vervangende capaciteit / aanpassingen reguliere werkhoeveelheid van deelnemende ambtenaren.

Randvoorwaarden nader omschreven: •

Medewerking leidinggevenden • Inzicht in voordelen • Halen en brengen • Organisatie faciliteert oplossingen

9

Belangen individuele medewerker tenminste net zo belangrijk als belangen organisatie (dus ondanks ‘verlies’ goede medewerker toch medewerking verlenen). Duidelijke financiële afspraken tussen in- en uitlenende partij Cultuur waarin mobiliteit gemeengoed is (visie op publiek ondernemerschap) • Uitgangspunten: Publiek Ondernemerschap: medewerker wordt regie over eigen inzet gegund! • Voorbeeldgedrag leidinggevenden • Communiceren van successen: Marketing • Aansluiting contract ZHZ 2013 - 2015 • Eenvoudige standaarden voor detachering en kosten • Scheppen draagvlak bij leidinggevenden • Successen communiceren •

• •

10


Implementatievoorstel Basisregistratie Grootschalige Topografie Voorstel:

Instellen Platform BGT (Basisregistratie Grootschalige Topografie)

Opdrachtgever:

RMT

Trekker:

Tony Tessers

Datum:

03-03-2014

Doel a. Efficiënte realisatie van de (wettelijk verplichte) BGT per 1 januari 2016, voor de individuele gemeenten b. Platform realiseren voor het delen van kennis bij het opbouwen van de BGT c. Waar mogelijk en op onderdelen samenwerken bij de opbouw van de BGT

Eindresultaat 1-1-2016 Individuele gemeenten hebben tegen de laagst mogelijke kosten een BGT gerealiseerd die aan de wettelijke eisen voldoet.

Tussenresultaten 1-6-2014 Er is een plan van aanpak voor de onderdelen waarop kan worden samengewerkt.

-1-


Wat levert het op? Realisatiefase a. Synergievoordeel door samenwerking (op onderdelen) bij het realiseren van de BGT, b. Effectievere samenwerking met de andere bronhouders (RWS, Waterschap ca.). Beheerfase a. Beter uitgangspunt voor kostenbesparing door samenwerking als gevolg van afstemming bij realisatie.

Proces / beslismomenten a. b. c. d. e.

platform instellen inventarisatie samenwerkingsmogelijkheden plan van aanpak samenwerking op onderdelen plan van aanpak uitvoeren individuele gemeenten leveren op aan SVB-BGT

Planning (begin en eind) instellen projectgroep inventariseren Opstellen plan van aanpak uitvoering plan van aanpak fase 2 (opwerken BGT)

April 2014 April/Mei 2014 Mei/Juni 2014 Juli 2014 – december 2015 Januari 2016

Samenstelling organisatie Stuurgroep: RMT Trekker: Tony Tessers (afdelingshoofd Buitenruimte Molenwaard) Platform: vertegenwoordigers deelnemende gemeente

Benodigdheden €

Realisatiebudget BGT zaak voor individuele gemeenten

-2-


Uren

Vergader frequentie platform: bij start 3x maandelijks, daarna 1x per 2 maanden. Ca. 50 uur per gemeente

Kennis

Is op onderdelen aanwezig bij een aantal gemeenten.

??


Tegenmaatregel

Gemeenten zitten in een verschillende fase van het proces (Giessenlanden bijna klaar, Molenwaard moet nog starten) Gemeenten die al ver gevorderd zijn hebben minder belang bij deelname.

Commitment in RMT en in het regionaal overleg afdelingshoofden over het nut van het platform en de solidariteit tussen de gemeenten. Besluit over het beschikbaar stellen van uren in het RMT

Overige zaken Relatie met de samenwerking op het bredere terrein van GIS/GEO Relatie met project beheerpakketten (in de realisatie en in de beheerfase.

-3-


Implementatievoorstel Personeel lenen van elkaar Voorstel:

Personeel van elkaar inlenen op projectbasis

Opdrachtgever:

RMT : Secretaris gemeente Hardinxveld-Giessendam Robert ‘t Hoen

Trekker:

Afdelingshoofd Beheer Onderhoud en Realisatie Jan Moerlands

Datum:

4-3-2014

Doel Personeel van elkaar inlenen op projectbasis

Eindresultaat De regiogemeenten lenen in eerste instantie personeel van elkaar in. Als er geen personeel beschikbaar is bij een van de deelnemende gemeenten dan pas wordt naar externen(marktpartijen) gekeken. Bovenstaande geldt ook voor het uitbesteden van werk

Tussenresultaten Wat levert het op? Het levert op dat: - Wisselende werkdrukken kunnen worden opgevangen en het voorkomt tegelijkertijd leegloop. - De kwaliteit van het personeel wordt optimaal ingezet. Bij inhuur vanuit marktpartij is kwaliteit van het ingehuurde personeel nog niet bekend. - Lagere kosten t.o.v. inhuur van marktpartij. - Kennis van streek, plaats is veelal aanwezig wat de kwaliteit van het werk verhoogd. - We leren van elkaars kennis en werkwijze.

Proces / beslismomenten -

RMT geeft opdracht dit verder uit te werken. Primair afspreken dat we geen werk uitbesteden maar altijd eerst bij elkaar informeren of iemand capaciteit heeft oftewel inleen kan leveren. Opstellen “spelregels” Vaststellen van de uurtarieven voor inleen en voor werk.

Planning (begin en eind) -

RMT geeft opdracht (maart 2014) Primair afspreken dat we geen werk uitbesteden maar altijd eerst bij elkaar informeren of iemand capaciteit heeft oftewel inleen kan leveren. Overleggen met de afdelingshoofden ivm maken afspraken voor uur tarieven inleen en werk. (maart – april 2014) RMT besluit over uurtarieven inleen en werk. (april - mei 2014)

-1-



-

Trekker Jan Moerlands, gemeente Gorinchem, E-mail: [email protected] telf: 0183-659610 of 06-53321948 Leden projectgroep Afdelingshoofden AV gemeenten Incidentele inzet ivm opstellen uurtarieven en “spelregels” Financieel medewerker Juridisch medewerker P&O medewerker

Benodigdheden €

De kosten zijn nihil

Uren

Uren per gemeente: Overleggen tbv het opstellen van advies aan het RMT over het vaststellen van het uren tarief bij inleen en urentarief bij uitbesteden van werk aan collega gemeente: 2 x 2 uren = 4 uren/gemeente Uren centraal: Inzet advisering P&O = 4 uren Inzet advisering en opstellen overeenkomst/reglement Juridische zaken = 8 uren Inzet advisering financiën = 4 uren Totaal (uren per gemeente + uren centraal) = 40 uren

Kennis

Binnen de regiogemeenten aanwezig.

??


werken worden aan ingenieursbureaus uitbesteed ipv deze werkzaamheden bij AV gemeente onderbrengen. (indirecte inleen) Ontwikkeling in de regio Advies Commissie Schutte en de daaruit voorvloeiende beslissing van de gemeenteraden van de AV gemeenten

Tegenmaatregel

Altijd eerst bij collega gemeente navragen of capaciteit en kwaliteit aanwezig is.

Vooruitlopend op het definitief vaststellen van het advies Commissie Schutte de minimale variant uitwerken.

Overige zaken geen

-2-


Implementatievoorstel Samenwerking Beheerpakketten Voorstel:

Trekker:

Samenwerking Beheerpakketten Sjako Janse afdelingshoofd ORS HardinxveldGiessendam

Opdrachtgever:

RMT

Datum:

6-03-2014

Doel Elkaar ten behoeve van bedrijfsvoering en dienstverlening ondersteunen bij het bijhouden en op stroomlijnen van beheerprogramma’s voor de openbare ruimte.

Eindresultaat a. Alle gemeenten gebruiken voor het beheer van de openbare ruimte hetzelfde beheerprogramma Obsurve. b. Er is een platform opgezet voor het delen van kennis bij het gebruik van beheerprogramma’s

Tussenresultaten Besluit over Plan van aanpak

Wat levert het op? Realisatiefase - inzicht in relatie tussen beheerprogramma’s en ontwikkelingen Geo/GIS - synergievoordeel bij het actueel houden krijgen van de programma’s door kennisdeling en stroomlijning binnen het platform

-1-


Proces / beslismomenten a. b. c. d.

Projectgroep instellen plan van aanpak opstellen en goedkeuren plan van aanpak uitvoeren oplevering project

Planning (begin en eind) instellen projectgroep inventariseren stand van zaken en behoefte bij gemeenten opstellen plan van aanpak besluit plan van aanpak RMT uitvoering plan van aanpak opleverdocument (afgestemd op oplevering BGT)

april 2014 april / mei 2014 juni 2014 juli –aug 2014 aug 2014 – aug 2015 eind 2015

Samenstelling organisatie Stuurgroep (RMT) Trekker: Sjako Janse, afdelingshoofd ORS Hardinxveld-Giessendam Projectgroep : vertegenwoordigers deelnemende gemeente Aandachtspunten projectgroep: benoemen projectleider, zorgen voor inbreng kennis DG Dialog/Obsurve, applicatiebeheer en samenhang met GIS/Geo,

Benodigdheden €

nihil voor werkprojectgroep

Uren

60 uur / gemeente (uit te werken in PvA)

Kennis

Is aanwezig bij een gemeenten

??

Nvt


Tegenmaatregel

Beschikbaarheid medewerkers

Besluit over inzet personeel in RMT

-2-


Overige zaken -

Er is een relatie met: de samenwerking op het gebied van de BGT (zie implementatievoorstel BGT) de samenwerking in de afvalwaterketen ivm samenwerking beheerpakket riolering

-3-

Ambtelijke samenwerking Regio AV Versie 2: 10 maart 2014 Kenmerk Zederik: Z.5992/9398

Implementatievoorstel

Voorstel:

Trekker:

Consessie overeenkomst STEDIN en onderzoek precarioheffing op kabels en leidingen Afdelingshoofd Publiekszaken gemeente Zederik:

Opdrachtgever:

Secretaris gemeente Hardinxveld-Giessendam: Robert ‘ t Hoen

Datum:

10 maart 2014

Piet den Adel

Doel Nieuw e concessie overeenkomst STEDIN en resultaten onderzoek precarioheffing op kabels en leidingen

Eindresultaat  

Advies vernieuw en/verlengen/beëindigen concessie overeenkomst STEDIN Advies al of niet instellen precarioheffing op kabels en leidingen

Tussenresultaten  

Concept overeenkomst concessie overeenkomst Stedin Tussen resultaat onderzoek precarioheffing op kabels en leidingen

Wat levert het op? In samenw erking AV gemeenten (inclusief Drechtsteden) voor de volgende onderw erpen:  Nieuw e (en/of beëindiging van) concessie overeenkomst Stedin  Advies al of niet instellen precarioheffing op kabels en leidingen

-1 -


Proces / beslismomenten   

Concept overeenkomst STEDIN Definitieve overeenkomst STEDIN Voorstel al of niet invoeren precarioheffing op Kabels en Leidingen of alternatief

Planning (begin en eind)  

Concessie overeenkomst STEDIN Onderzoek precarioheffing op Kabels en Leidingen

 

Dec 2013 – sept 2014 Doorlopend, afh. van Rijk

Samenstelling organisatie Projectleider Projectleider, De heer Piet den Adel, gemeente Zederik ([email protected]) Leden werkgroep: Medew erker gemeente Gorinchem Medew erker gemeente Dordrecht, Mw . Verschuren Medew erker gemeente Hardinxveld - Giessendam Contacten met de nutsbedrijf(en) w orden centraal en namens de deelnemende gevoerd door de heer P. den Adel en mevrouw Verschuren

Benodigdheden €

€ 0,-

Uren

50 uur per deelnemende gemeente w erkgroep Gemeente Dordrecht en Zederik: 40 uur extra

Kennis

Aanw ezig

??


Tegenmaatregel

Het Rijk is aan het bezien hoe om te gaan met precarioheffing op Kabels en Leidingen (zie bijlage). Mogelijke afschaffing. Dan nieuw e methode om huidige inkomsten veilig te stellen.

Onderdeel van onderzoek. Afw achten w etsvoorstel en besluit Rijksregering

-2 -

Ambtelijke samenwerking Regio AV Politiek ligt precarioheffing gevoelig omdat kosten (in)direct verhaald w orden op de burgers.

Goed doorrekenen en discussie laten voeren

Overige zaken Gemeente Zederik heeft een verordening precariobelasting en heft deze al op de leidingen van OASEN (w aterleiding).

-3 -


Overzicht kabinetsvoornemens en weten regelgeving naar de stand op 17 januari 2014 (bron: www.vng.nl) . Inhoud

Kamerstukken

Bekendmaking

Inwerkingtreding

Stukken

Afschaffing precariobelasting voor ondergrondse infrastructuur

Junicirculaire 2012 (p. 41)

Brief Min. BZK standpunt regering 30-06-2011 Advies RvS (week 382012; niet openbaar)

Motie Van der Burg over precariobelasting op netwerken van nutsbedrijven

32 500-VII, nr. 9

07-12-2010

Gevolgen belastingheffing (MV Precariobelasting artikel 4) Als het wetsvoorstel wordt aangenomen dan betekent dit dat gemeenten geen precariobelasting meer kunnen heffen op infrastructuur van nutsbedrijven. Korte inhoud De bedoeling is om een vrijstelling van precariobelasting voor infrastructuur van nutsbedrijven in de wet op te nemen. Aanleiding hiervoor was de Motie Van der Burg die ertoe strekt om zo snel mogelijk het wetsvoorstel vrijstelling precariobelasting op netwerken van nutsbedrijven in te dienen. De MIN van BZK stelt zijn brief van 30 juni 2011 dat in overleg met de VNG en de Unie van Waterschappen zal worden gezocht naar een uitwerking van het wetsvoorstel, waarbij de gevolgen voor de decentrale overheden zo beperkt mogelijk worden gehouden. Gedacht wordt aan een overgangstermijn voor de decentrale overheden die nu al precariobelasting heffen. In september 2012 heeft de Raad van State advies uitgebracht over het wetsvoorstel tot afschaffing van de precariobelasting op infrastructuur van nutsbedrijven. De inhoud van het advies is nog niet bekend. Het wordt pas openbaar bij indiening van het wetsvoorstel bij de Tweede Kamer. Op een eerder wetsvoorstel met dezelfde strekking heeft de RvS zeer kritische gereageerd. Belangrijkste kritiek van de RvS en redenen om het eerdere wetsvoorstel niet in te dienen waren dat het wetsvoorstel een meer omvattende, consistente visie op het totale decentrale belastinggebied ontbeert en dat de noodzaak van het wetsvoorstel is komen te vervallen nu geen sprake is van een lastenverlichting voor de burger. Het ministerie van BZK heeft in april 2013 laten weten dat de MIN van BZK meer tijd neemt om te studeren op reële alternatieven. Hij onderzoekt of een analogie met de „gedoogconstructie‟ in de Telecomwet mogelijk is. Het wetsvoorstel tot afschaffing precariobelasting op kabels en leidingen van 14 nutsbedrijven houdt hij tot die tijd aan. In tegenstelling tot het bericht in de junicirculaire 2012 dat in de zomer van 2012 een wetsvoorstel zou worden ingediend, is er nog geen wetsvoorstel bij de TK ingediend. Het is nog niet bekend wanneer de wet in werking treedt.

-4 -


Implementatievoorstel Yammer Voorstel:

Yammer gebruiken om kennis uit te wisselen

Opdrachtgever:

A. Vergouwe

Trekker:

A. Vergouwe

Datum:

8 maart 2014

Doel Het online platform Yammer inzetten als informeel instrument (“digitaal prikbord”) toe te voegen aan de bestaande formele communicatielijnen om ideeën met elkaar uit te kunnen wisselen.

Eindresultaat Beleidsmedewerkers, leidingevenden en adviseurs kunnen in een open forum, maar binnen een besloten groep, vragen stellen en informatie uitwisselen. Onafhankelijk van plaats en tijd.

Wat levert het op? Het levert op dat: - Beleidsmedewerkers, leidinggevenden en adviseurs elkaar snel kunnen vinden - Men elkaar in het werk praktisch kan ondersteunen - Informatie snel uitgewisseld kan worden - Op deze wijze kennis sneller en makkelijker kan worden ontsloten en worden gedeeld - Bestanden via een centrale plaats gedeeld kunnen worden - Plaats onafhankelijke communicatie (werkplek & mobiel) - Het e-mail verkeer afneemt.

Proces / beslismomenten -

Identificeren gebruikersgroep Vaststellen welk type Yammer abonnement past bij de functionele behoefte Inrichten beheerorganisatie en opstellen beheerdocument Introductie en uitrol Yammer Evaluatie

Planning (begin en eind) -

Inventarisatie (maart - april 2014) Opstellen beheerdocument(april 2014) Introductie en Uitrol (april - mei 2014) Evaluatie (juni – juli 2014)

-1-



Leden projectgroep: Informatiemanager (tevens projectleider) Communicatieadviseur Functioneelbeheerder ( I&A)

Benodigdheden €

5 euro per maand /gebruiker

Uren

72 uur

Kennis

Binnen de regiogemeenten aanwezig.

Middelen

Yammer (dienst ) , ICT-middelen (laptop, tablet,telefoon) projectlid


Onvoldoende ervaring gebruikersgroep met de werkwijze via het platform

Tegenmaatregel

Gefaseerde introductie en instellen (tijdelijk) steunpunt

Weglekken van vertrouwelijke informatie.

Men bewust maken van de risico’s. Vastleggen(afspraken) welke informatie via het platform gedeeld mag worden. Of niet te kiezen voor dit platform, maar voor een platform dat volledig in eigen beheer is.

Niet beschikbaar zijn van het platform.

Inrichten (bepalen) van een administratief steunpunt.

Overige zaken

-2-


-3-


Implementatievoorstel Voorstel:

Afvalwaterketen

Opdrachtgever:

RMT, dhr R. ‘t Hoen

Trekker:

Dhr S. Vreeburg (Leerdam)

Datum:

28 januari 2014

Samenwerking in de afvalwaterketen Alblasserwaard en Vijfheerenlanden In 2011 zijn in het nationale Bestuursakkoord Water afspraken gemaakt over intensieve samenwerking in de afvalwaterketen tussen gemeenten en waterschappen. Het doel is de te verwachten kostenstijgingen zoveel mogelijk te beperken, de kwetsbaarheid te verlagen en het innovatievermogen en de kwaliteit te vergroten Om invulling te geven aan het gestelde in het Bestuursakkoord Water zijn de 10 gemeenten in de Alblasserwaard en de Vijfheerenlanden en het waterschap Rivierenland in 2011 gestart met onderzoek naar een verdere intensivering van de samenwerking in de afvalwaterketen. De eerste stap daarin was het uitvoeren van een regionaal feitenonderzoek. Hierin zijn de kenmerken, de huidige en toekomstige middelen van het totale afvalwatersysteem beschreven. Aansluitend op het feitenonderzoek zijn business cases uitgewerkt met bepaling van uitgangspunten en richtingen voor invulling van de samenwerking. De business cases tonen duidelijk het potentieel van samenwerking. Dit geeft verbetering op kwaliteit, kwetsbaarheid en kosten, welke voldoen aan de landelijke doelstellingen. Het is van belang om te streven naar eenheid van beleid en eensluidende uitgangspunten. Hierdoor wordt onderlinge vergelijking, afstemming en uitwisseling eenvoudiger. Dit geeft mogelijkheden voor inbreng en inzet van elkaars kennis en kunde. Op 2 december 2013 hebben de 9 gemeenten en het waterschap een samenwerkingsovereenkomst ondertekend. De partijen zijn hiermee een 'verbindende samenwerking' aangegaan, met vastlegging van de samenwerkingsdoelen en afspraken. Aan de hand van een jaarprogramma worden de diverse acties en projecten uitgevoerd. Een stuurgroep houdt toezicht op de uitvoering door de programmaleider en teams van medewerkers van de betrokken partijen.

Pagina 1 van 8

datum: 27 januari 2014


Doel Door een intensieve samenwerking en verdere afstemming bij het inzamelen, transporteren en zuiveren van afvalwater de doelmatigheid verbeteren in termen van verbeteren kwaliteit van de dienstverlening, verminderen van de kwetsbaarheid en verlagen van maatschappelijke kosten. Tot de te bereiken doelen behoren in ieder geval dat: - de personele kwetsbaarheid wordt beperkt door verbinding van medewerkers; - de kwaliteit van taakuitvoering verbetert door kennisuitwisseling; - de samenwerking per saldo in lagere kosten resulteert doordat taken gecombineerd worden opgepakt en/of uitgevoerd. De beoogde besparing bedraagt circa € 2,4 miljoen per jaar vanaf 2020. Hiermee voldoet deze regio aan de vanuit het bestuursakkoord water gestelde landelijke doelstelling : vanaf 2020 jaarlijks € 380 miljoen besparing

Eindresultaat -

De personele kwetsbaarheid beperken door verbinding van medewerkers; De kwaliteit van taakuitvoering verbeteren door kennisuitwisseling; Besparing van circa € 2,4 miljoen per jaar vanaf 2020 op de kosten voor het inzamelen, transporteren en zuiveren van afvalwater.

Tussenresultaten In algemene termen is het van belang om te streven naar eenheid van beleid, als voornemen van alle partijen. Eensluidende beleidsuitgangspunten maken onder andere onderlinge afstemming en uitwisseling eenvoudiger, gegevens vergelijkbaar en voorkomen dat het wiel steeds opnieuw wordt uitgevonden. Gelet op de haalbaarheid en mogelijke besparingen is er prioriteit voor de volgende onderwerpen: Het harmoniseren van beleid en beheer Het gaat om samenwerking van gemeenten onderling en het waterschap door onderlinge expertise te benutten en afstemming in het voortraject. Nevendoel is het vrijspelen van capaciteit voor andere deeltaken, bijvoorbeeld voor onderzoek en gegevensbeheer. Gezamenlijk onderzoek en gegevensbeheer Onderbouwing van doelmatige investeringen in de afvalwaterketen en heroverweging van vervangingsinvesteringen. Gezamenlijk beheer en onderhoud van gemalen en pompunits Dit is een belangrijke kostenpost en raakt alle gemeenten en het waterschap. Er kan relatief los van andere taken geoptimaliseerd worden. Het afstemmen van financiële uitgangspunten Het op identieke wijze rubriceren van begrotingsposten maakt vergelijking en een goede analyse van verschillen mogelijk. Dit is de basis voor verdere optimalisaties. Het inventariseren en afstemmen van onderhoudscontracten voor de riolering Door te starten met uitwerking van afzonderlijke delen kan op een aantal onderwerpen sneller resultaat worden behaald. Deze eerste resultaten kunnen de aanjagers zijn voor nieuwe samenwerkingsmogelijkheden.

Pagina 2 van 8



Wat levert het op? -

De personele kwetsbaarheid beperken door verbinding van medewerkers; De kwaliteit van taakuitvoering verbeteren door kennisuitwisseling; Besparing van circa € 2,4 miljoen per jaar vanaf 2020 op de kosten voor het inzamelen, transporteren en zuiveren van afvalwater.

Proces / beslismomenten Jaarprogramma De kern van de werkwijze is een jaarprogramma voor samenwerkingsactiviteiten en –projecten. Dit jaarprogramma wordt opgesteld door de kerngroep, vastgesteld door de stuurgroep en uitgevoerd onder regie van de programmaleider. Het jaarprogramma behoeft de goedkeuring van de afzonderlijke gemeenten en waterschap en wordt na vaststelling door de stuurgroep ter instemming voorgelegd aan alle gemeenten en het waterschap. Inhoudelijke onderwerpen worden uitgewerkt als project en in 2014 wordt gestart met: Het harmoniseren van beleid en beheer Gezamenlijk onderzoek en gegevensbeheer Gezamenlijk beheer en onderhoud van gemalen en pompunits Het afstemmen van financiële uitgangspunten Het inventariseren en afstemmen van onderhoudscontracten voor de riolering Per onderwerp wordt een projectleider aangewezen, een projectplan opgesteld, budget toegekend, et cetera. De hiervoor genoemde onderwerpen worden nader om tot een concrete aanpak te komen. De uitwerking wordt bij voorkeur gefinancierd uit 'algemene samenwerkingsmiddelen' waar de stuurgroep over beschikt. Over de resultaten van projecten, concrete investeringsvoorstellen, bijstellen van werkwijze, meerjarige verplichtingen besluiten de colleges van de gemeenten en dagelijks bestuur van het waterschap afzonderlijk. Daarmee behouden de verschillende besturen hun autonomie in de definitieve besluitvorming.

Doorlopend proces, evaluatie in 2016 Een gekozen samenwerkingsvorm dient niet star te zijn. Bij de evaluatie dient te worden bekeken of de gehanteerde samenwerkingsvorm nog de meest optimale is. Wellicht dat een andere samenwerkingsvorm nog meer vruchten af kan werpen. De samenwerkingsovereenkomst is aangegaan voor een periode van drie jaar (2014 - 2016) met een stilzwijgende verlenging van telkens vier jaar. In 2016 wordt de samenwerking geëvalueerd op basis van de doelstellingen in de samenwerkingsovereenkomst. Op deze wijze kan ook tussentijds gereageerd worden op de bestuurlijke veranderingen die verwacht worden in de regio.

Planning (begin en eind) Benoeming verantwoordelijk afdelingshoofd, projectleider, gastheerorganisatie en kernteam. Opstellen, instemming en vaststelling jaarprogramma door stuurgroep en aansluitend door gemeenten en waterschap.

Februari 2014 1e kwartaal 2014

In het jaarprogramma worden de samenwerkingsactiviteiten en – projecten nader uitgewerkt, invulling van de projectgroepen, benodigde tijd en middelen. Onderstaand volgt een eerste voorzet voor de inhoudelijke onderwerpen van 2014.

Pagina 3 van 8



Globale Planning nadere uitwerking inhoudelijke onderwerpen Het harmoniseren van beleid en beheer Vanuit gezamenlijke verantwoordelijkheid voor de afvalwaterketen komen tot eensluidende beleidsmatige uitgangspunten en een vergelijkbare processen. Door samenwerking en gezamenlijke werkwijzen kan de afvalwaterketen doelmatig en toekomstbestendig worden ingericht en beheerd. Mogelijkheden: - Afstemming, harmoniseren en standaardiseren vGRP - Brede inzet eigen specialisten voor opstellen vGRP - Bundeling van ervaringen, kennis en specialisatie waardoor minder zaken “dubbel” uitvoeren - Door afstemming beleid en processen eenvoudige uitwisseling en afstemming tussen de partijen - Minder personele inzet nodig dan het totaal van inzet bij de huidige gemeenten afzonderlijk - Clustergewijs opstellen vGRP Planning : - 4e kwartaal 2014 : proces en nadere invulling voor vGRP - 4e kwartaal 2015 : nieuw vGRP voor gemeenten Zederik, Leerdam, Vianen en Gorinchem

Gezamenlijk onderzoek en gegevensbeheer Het inzicht in het functioneren van de afvalwaterketen is gebaseerd op meetgegevens in plaats van theoretische modellen. Beheer- en investeringsafwegingen worden genomen op basis van inzicht in de daadwerkelijke toestand in plaats van theoretische normen. Mogelijkheden: - Bundeling van ervaringen, kennis en specialisatie - Meetgegevens eenduidig en centraal opslaan met gezamenlijke analyse en rapportage - Afstemming en uniformering van gegevens inventarisatie en opslag - Revisieverwerking, produceren benodigde overzichten, inlezen inspectiegegevens, beoordelingen, analyses, et cetera door aantal specialisten gezamenlijk laten uitvoeren - Gezamenlijk onderzoek naar beheersystemen voor overige objecten - Sofware op één plek, centrale server Planning : - 4e kwartaal 2014 : nadere uitwerking en invulling gezamenlijk meet- en monitoringsprogramma

Gezamenlijk beheer en onderhoud van gemalen en pompunit Vergelijking en afstemming van beheer- en onderhoudsprocessen ven daardoor verdere optimalisatie van de werkzaamheden en kosten. Mogelijkheden: - Afstemmen en scherpstellen uitgangspunten beheer en onderhoud - Vergelijkbaar maken van kosten en prestaties. Opstellen en vergelijken van kentallen - Opstellen standaard aanbestedingsdocumenten - clusteren van (onderhouds-)bestekken - Uitwisseling van deskundig personeel/kennis. - Gezamenlijk besturings- en onderhoudsbeheersysteem. - Geclusterde onderhoud/piket/storingsdienst. Planning : - 4e kwartaal 2014 : optimalisatie onderhoudsproces - 2e kwartaal 2015 : nadere uitwerking van gezamenlijke invulling onderhoud/piket/storingsdienst Pagina 4 van 8



Het afstemmen van financiële uitgangspunten Harmoniseren en uniformeren van financiële uitgangspunten en gelijke rubricering en boeking van de kosten maakt onderlinge vergelijking en verdere afstemming mogelijk. Daarnaast eenduidig vaststellen van de beleidsmatige keuzes voor bepaling van de rioolheffing. Mogelijkheden : Uitgangspunt is de beleidsvrijheid van elke gemeenten om de bekostiging van de riolerings- en zuiveringstaak te bepalen. Niettemin zijn er samenwerkingsmogelijkheden: - Afstemming van terminologie, kostenrubricering, et cetera - Het vaststellen van transparante financiële uitgangspunten - Gezamenlijke lastenheffing Planning : - 4e kwartaal 2014 : harmonisering kostenrubricering en terminologie - 2e kwartaal 2015 : eenduidige beschrijving beleidsmatige financiële keuzes en rioolheffingberekeningsmodel

Inventariseren en afstemmen van onderhoudscontracten voor de riolering Naast uitvoering door eigen dienst worden diverse onderhoudswerkzaamheden uitgevoerd door derden. Vergelijking, uitwisseling van kennis, expertise en documenten. Door onderlinge afstemming en combineren van werkzaamheden inkoopvoordeel en vergroting onderhandelingspositie. Mogelijkheden : - Afstemmen en scherpstellen uitgangspunten - Opstellen standaard aanbestedingsdocumenten - Beperkt clusteren van bestekken, 'samen op de markt', lokale aannemers niet uitsluiten - Voorbereiding, toezicht en directievoering op werkzaamheden combineren - Gezamenlijk verwerken van inspectiegegevens in beheerprogramma's. - Uitwisseling van deskundig personeel (eigen medewerkers of derden) - Planning van werken afstemmen/combineren - Meer werkzaamheden beleggen bij één partij Planning : - 3e kwartaal 2014 : inzichtelijk onderhoudswerkzaamheden en –contracten van een ieder en mogelijkheden tot afstemming en samenwerking

Pagina 5 van 8



Samenstelling organisatie

De samenwerkingsstructuur bestaat uit - bestuurlijke stuurgroep; - programmaleider; - ambtelijke kerngroep; - ambtelijke projectgroepen per project.

De bestuurlijke stuurgroep is samengesteld uit twee leden vanuit de Regio AV, één bestuurlijk vertegenwoordiger vanuit de Drechtsteden (Sliedrecht en Papendrecht), één bestuurder vanuit de gemeente Vianen en één bestuurder vanuit het waterschap Rivierenland. Rollen van de stuurgroep: - toezien op de uitvoering van de samenwerkingsovereenkomst; - bestuurlijke opdrachtgever van de programmaleider en kerngroep; - vaststellen jaarprogramma, jaarbegroting, jaarverslag, rapportages, aanbiedingsbrieven; - bestuurlijke vertegenwoordiger, regisseur en ontwikkelaar van de samenwerking. De besluitvorming ligt bij de Stuurgroep binnen de grenzen zoals vastgelegd in de Samenwerkingsovereenkomst. De afzonderlijke besturen van de partners behouden hun autonomie in de definitieve besluitvorming. Vanuit het RMT is afgesproken dat de aanstelling van de programmaleider en het kernteam wordt verzorgd door de inhoudelijk met de rioleringszorg verbonden afdelingshoofden. De gemeente Leerdam levert de verantwoordelijk afdelingshoofd in de regio, de heer Stefan Vreeburg en is de gastheerorganisatie voor de programmaleider, de heer John Teeuw. Taken en verantwoordelijkheden programmaleider:

-

opsteller en opdrachtnemer van het jaarprogramma en verzorgt rapportage over de voortgang; aansturing uitvoering jaarprogramma, beheert voortgang, communicatie, financiën et cetera; stemt de werkzaamheden af met het gezamenlijk overleg van afdelingshoofden; administreert de uitwisseling van personeel; opdrachtgever en budgethouder voor projecten; voorzetter kerngroep en kan zelf ook optreden als projectleider van een werkgroep.

De kerngroep en projectleden komen bij voorkeur uit de deelnemende organisaties. Taken kerngroep: - adviseert en is klankbord voor de programmaleider; - uitvoering jaarprogramma, beheert voortgang, communicatie, financiën et cetera; - leden treden op als projectleider, sturen projectteams aan en ondersteunen deze; - als projectleider verantwoordelijk voor voortgang, budget en kwaliteit van de werkzaamheden; - bereidt agenda en stukken voor de stuurgroep voor; - verzorgt contacten met collega’s van de deelnemers van de samenwerking.

Pagina 6 van 8



Benodigdheden De jaarlijkse exploitatiekosten hebben betrekking op de inzet van de programmaleider, ondersteuning, een algemeen onderzoeksbudget, et cetera. De exploitatiekosten worden uitgewerkt in het jaarprogramma. Onderdeel

Raming uren/jaar

Raming kosten

Inzet programmaleider

600

€ 50.000

Kernteam

200

p.m.

Apparaatskosten

Secretariële ondersteuning en faciliteiten

p.m.

Post algemeen onderzoek

€ 50.000

Totaal

€ 100.000 + p.m.

De samenwerking wordt ondersteund vanuit de gastheerorganisatie de gemeente Leerdam. De kosten van ondersteuning worden verwerkt in het jaarprogramma. De 9 gemeenten en het waterschap zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor de jaarlijkse kosten en betalen daartoe een jaarbijdrage. De besteding van de jaarbijdrage geschiedt conform de activiteiten vastgelegd in het jaarprogramma. De verdeling van de jaarbijdrage in de exploitatiekosten is gebaseerd op het aantal inwoners per gemeente waarbij het waterschap bijdraagt als grote gemeente. De verdeelsleutel is als volgt: Partner Giessenlanden Gorinchem Hardinxveld-Giessendam Leerdam Molenwaard Papendrecht Sliedrecht Vianen Zederik Waterschap Rivierenland Totaal

Aantal inwoners (per 1-1-2012) 14.508 35.038 17.654 20.664 29.102 32.032 24.232 19.670 13.434 Rato: 35.038 260.839

Bijdrage exploitatiekosten 6% 15% 7% 8% 12% 13% 10% 8% 6% 15% 100%

Over projectkosten besluiten de partners individueel en per geval afzonderlijk aan de hand van een voorstel of business case vastgesteld door de Stuurgroep. Bij verrekening van de kosten wordt uitgegaan van een verdeling over de partners die bij het project betrokken zijn en/of daar belang bij hebben op basis van inwonertal, tenzij een andere verdeling is vastgelegd in het projectvoorstel. In het jaarprogramma worden per activiteit en project de uren die de partners inzetten vastgelegd. Dit geldt ook voor de inzet van de leden van de Kerngroep. De partners conformeren zich aan de vastgestelde inzet voor de leden van de Kerngroep op basis van de afspraken in het jaarprogramma. Er wordt gestreefd naar een evenwichtige verdeling van de inzet van medewerkers over activiteiten en projecten, mede bepaald door de belangen van de betrokken partners bij die activiteiten en projecten. In het jaarprogramma wordt de inzet van medewerkers gesaldeerd en wordt een eventuele verrekening vastgelegd. Overige financiële verrekeningen worden zo nodig in projectplannen vastgelegd, waarna partijen hier separaat over besluiten.

Pagina 7 van 8




Tegenmaatregel

Afbrokkelend draagvlak

Een breed draagvlak zowel op ambtelijk als bestuurlijk niveau is noodzakelijk voor het welslagen. De organisatievorm is zoveel mogelijk aangesloten bij de huidige structuren. Bij de verdere uitwerking van de deelgebieden dient voldoende aandacht te worden besteed aan de verschillende wensen, behoeften en onderlinge verschillen bespreekbaar te maken en door een goede informatie en terugkoppeling wordt een terugtrekkende houding en vermindering van draagkracht voorkomen. Gestreefd wordt naar maximale participatie, maar voldoende ruimte voor maatwerk. De nadere uitwerking en invulling van de verschillende onderwerpen dient zo veel mogelijk plaats te vinden met de betrokken medewerkers. De voortgang en resultaten worden in de diverse gremia periodiek teruggekoppeld en indien nodig nader toegelicht en besproken. Nadrukkelijk is gesteld dat het besparingspotentieel niet als taakstellend wordt opgevat. Toename van doelmatigheid kan betrekking hebben op kosten, maar zeker ook op prestatie-, risico- , kwaliteits- en kwetsbaarheid verbeteringen. Het kan zijn dat de beoogde winsten in eerste instantie achter blijven bij de verwachtingen, terwijl genoemde zaken wel degelijk toenemen. Momenteel wordt door een projectgroep vanuit de visitatiecommissie gewerkt aan benoeming van prestatie-indicatoren om deze zaken meetbaar te maken. Voortschrijdend inzicht en heroverwegingen kunnen leiden tot andere planvorming en kosten, met als gevolg een zwevend referentievlak. Het Regionale Feitenonderzoek in combinatie met de cijfers vanuit het landelijke feitenonderzoek gelden als referentie voor de situatie in 2020. De besparingen worden hieraan gerelateerd. Voor operationele taken is er groeipotentie voor verdergaande samenwerking. Het bundelen van deze taken kan bij de deelnemende gemeenten en waterschap tot problemen leiden van ontvlechting van taken en achterblijvende overheadkosten. Bij de nadere uitwerking per onderdeel wordt dit duidelijk in beeld gebracht en worden de consequenties aangegeven. Projectleiders en projectmedewerkers komen bij voorkeur uit de deelnemende organisaties. Zo nodig regelt de leverende partij vervanging. Indien de inzet van specifieke medewerkers problemen oplevert bij de leverende organisatie (wegvallen van capaciteit), wordt dit zo veel mogelijk gezamenlijk opgelost.

Achterblijvende besparingen

Zwevend referentievlak

Ontvlechting en achterblijvende overhead

Inzet eigen medewerkers veroorzaakt capaciteitsproblemen

Overige zaken

Pagina 8 van 8


Ambtelijke samenwerking Regio AV Versie 3: 10 maart 2014 Kenmerk Zederik: Z.9552/9391

Implementatievoorstel Voorstel:

Trekker:

Samenw erking Nutsbedrijven Afdelingshoofd Buurt en Omgeving gemeente Zederik:

Opdrachtgever:

Secretaris gemeente Hardinxveld-Giessendam: Robert ‘ t Hoen

Datum:

10 maart 2014

Diego Schultz

Doel Opstellen producten in het kader van nutsbedrijven (-voorzieningen)

Eindresultaat   

Algemene Verordening Ondergrondse Infrast ructuur (AVOI) Handboek Kabels en Leidingen Verlegregeling Stedin

Tussenresultaten Concept versies van de genoemde producten

Wat levert het op?   

Algemene Verordening Ondergrondse Infrastructuur (AVOI) Handboek Kabels en Leidingen Verlegregeling Stedin

-1 -


Proces / beslismomenten  Besluit inhuren extern bureau / zelf opstellen: Besproken op 11/02 w egbeheerders AV. Zelf oppakken (actie Zederik). 

RMT stelt implementatievoorstel vast en geeft opdracht



Definitief AVOI vaststellen



Definitief Handboek kabels en leidingen vaststellen



Definitief verlegregeling vaststellen

Planning (begin en eind) 

Algemene Verordening Ondergrondse Infrastructuur (AVOI)

Concept 3 april 2014 (overleg w egbeheerders) Definitief juni 2014



Handboek Kabels en Leidingen

Nader bezien (ná juni 2014)



Verlegregeling Stedin

Vaststellen sept 2014

Samenstelling organisatie Projectleider Diego Schultz, gemeente Zederik ([email protected]) Leden werkgroep (via wegbeheerders overleg) Aad van Eijk - Gemeente Hardinxveld-Giessendam - [email protected] Richard Vermeulen - Gemeente Gorinchem - [email protected] Nico Vuurens - Gemeente Zederik - [email protected] Aart van der Ham - Gemeente Molenw aard - aart.vanderHam@gemeentemolenw aard.nl Jan Pin - Gemeente Leerdam - [email protected]

Arie Huisman - Gemeente Giessenlanden - [email protected]

Benodigdheden €

€ 0,=

-2 -


Uren

Algemeen: 10 uur per gemeente, via overleg w egbeheerders AVOI / Handboek: 20 uur gemeente Zederik Als nodig: 8 uur Juridische ondersteuning

Kennis

Aanw ezig


Tegenmaatregel

Resultaten rapport commissie Schutte In afw achting op bestuurlijk besluit, geen onomkeerbare afspraken maken i.v.m. mogelijke samenw erking Vianen/Leerdam/Zederik

Bilateraal Vianen betrekken (Leerdam/Zederik)

Overige zaken Overlegmomenten w erkgroep w orden Projectleider schuift aan bij dit overleg.

gekoppeld

aan

het

overleg

AV-w egbeheerders.

-3 -

2. Bevindingen bij de uitwerking van de implementatievoorstellen

Recommend Documents