Raadsinformatiebrief WOZL d.d. 09/09/14
Update operationele voortgang – Het proces om WOZL te transformeren tot een uitvoeringsorganisatie voor enkel beschut werk en detacheringen, verloopt volgens planning en binnen de budgettaire kaders. Dat blijkt uit bijgaande update van de actielijst, behorend bij de directionele H4-nota die vorig jaar oktober werd opgesteld en toen naar alle raadsleden is gestuurd. (Ter achtergrond informatie opnieuw bijgevoegd). In die nota zijn de onderwerpen aan activiteiten en acties opgenomen die – gesorteerd naar Regie, Bestuur, Locatie, Organisatie en Proces – ultimo 2014 zouden zijn uitgevoerd. Dit alles om uitvoering te geven aan het door de gemeenteraden vastgelegde beleid (in de zgn. “8-punten-notitie”), met als kernpunten: de beleidsbepalende en regievoerende rol terug te brengen naar de gemeenten en WOZL te transformeren tot vorengenoemde uitvoeringsorganisatie. Bijgaande update geeft u een concreet beeld van de actuele stand van zaken. Met betrekking tot het onder “Regie” genoemde document over de toekomst van GR WOZL: dit document wordt deze maand september in het bestuur behandeld en zal vervolgens onderwerp van discussie bij de gemeentebesturen zijn. Na besluitvorming op gemeentelijk bestuurlijk niveau zal dit beleidsdocument bepalend zijn voor de toekomstige structuur, processen en diensten van WOZL. Vernieuwde website WOZL – Klein maar opvallend onderdeel uit de H4-nota betreft de aanpassing van de website van WOZL. Die aanpassing is vanaf 16 september een feit. De nieuwe vormgeving moet bijdragen aan een eigentijdse uitstraling van het Werkvoorzieningschap. Werving nieuwe directeur gestart – Er is gestart met de wervingsprocedure voor een algemeen directeur in vaste dienst. Het contract met Richard de Winter – de huidige algemeen directeur ad interim - loopt namelijk op 31 december af. Het bestuur heeft ervoor gekozen de functie voor de komende jaren op structurele wijze in te vullen. Rapportage eerste kwartaal 2014 – Bijgaand ontvangt u ook de rapportage over de periode januari tot en met maart 2014 (Q1) van GR WOZL en de Verbonden Partijen (de BV’s). De resultaten in Q1 2014 laten zien dat we op koers liggen conform de vastgestelde begroting 2014 en concept 1e begrotingswijziging 2014. De nadere toelichting is in bijgaande rapportage uitgewerkt. Met betrekking tot de beweging ‘van binnen naar buiten’, is in Q1 het aantal gedetacheerden toegenomen tot een percentage van 52,4 procent. Inclusief de medewerkers die op locatie werken, werkt daarmee in totaal ruim 70 procent buiten de beschutte muren van WOZL. In deze periode is het aantal medewerkers Beschut licht toegenomen door het herplaatsen van een aantal deelnemers van het project Werksaam, alsmede nieuwe instroom vanuit de wachtlijst. Ook in het tweede kwartaal zet deze trend zich voort, zowel financieel als sociaal. Volgens afspraak ontvangt u na het derde kwartaal wederom een gedetailleerde tussentijdse rapportage. Heerlen, 9 september 2014
Overzicht: Stand van zaken 18-8-2014 Afgehandeld Lopend Toekomst
Hoofdonderwerp
Wat?
Wie?
Regie
Governance lange termijn / structuur GR
Opdracht en initiatief vanuit het Bestuur.
Regie
Regiefunctie gemeenten aangaande de onderkant van de arbeidsmarkt in relatie tot WOZL als uitvoeringspartner - nadere invulling geven aan hoe en op welke wijze
Initiatief vanuit het Bestuur al dan niet via de deelnemende gemeenten.
Wanneer gereed volgens H4? Eerste helft 2014 besluit vorming over governance.
Stand van zaken
Eind 2013 t/m het eerste helft van 2014.
Opdracht uitgezet via een ambtelijke werkgroep aan IROKO. Titel opdracht: Bestek toekomst GR WOZL en haar uitvoerende onderdelen BV’s (beschut en detacheringen). Verwachte oplevering finaal document eind augustus 2014. Aansluitend discussie en besluitvorming op gemeentelijk bestuurlijk niveau. Aansluitend vertaling wat dit voor de structuur, processen en diensten van WOZL betekent.
Opdracht uitgezet via een ambtelijke werkgroep aan IROKO. Titel opdracht: Bestek toekomst GR WOZL en haar uitvoerende onderdelen BV’s (beschut en detacheringen). Verwachte oplevering finaal document eind augustus 2014. Aansluitend discussie en besluitvorming op gemeentelijk bestuurlijk niveau. Aansluitend vertaling wat dit voor de structuur, processen en diensten van WOZL betekent.
WOZL deelneemt / zijn plaatsvindt. Regie
Integrale benadering gemeenten - voorstel indienen
Door WOZL in afstemming met een ambtelijke werkgroep.
Eind 2013/ begin 2014
Continue afstemming met betrokken gemeenten indien grote projecten i.s.m. gemeenten worden opgesteld/uitgevoerd. Uitgangspunt is dat bij gemeenten intern tussen de diverse afdelingen afstemming is geweest op welke wijze het project i.s.m. WOZL met integraal wordt vormgegeven. Op dit moment concreet overleg met alle gemeenten, die dit nog niet hebben gedaan, over overname Groenbestekken gemeenten en onderbrenging bij gemeente of gemeentelijk werkbedrijf.
Regie
Onderlinge verrekening en bonus-malus methodiek - voorstel indienen Rollen - notitie bespreken en vaststellen Herinrichten beschut voorstel indienen
Door WOZL in afstemming met een ambtelijke werkgroep. De daartoe geëigende gremia.
Eind 2013
Voorstel gereed en geaccordeerd door het bestuur. Uitvoering door financiële unit GR in samenspraak met werkgroep financiën gemeenten.
Eind 2013
Notitie is geschreven en besproken in het DB van december 2013, en is besproken bij de diverse gemeenteraden.
Aansturing vanuit de directie van WOZL.
Eerste kwartaal 2014 besluitvor ming.
Afstoting van circa 1500 m2 aan de Boschstraat met ingang vanaf1 april. Finale toetsing van teruggave m2 aan Libol in de afrondende fase.
Bestuur
Locatie
Volgende fase afstoting/herinrichting Beschut pas mogelijk indien uitstroom, d.m.v. individuele/groepsdetachering, vanuit Beschut
plaatsvindt.
Organisatie
Organogram(me n)
WOZL
Eind 2013 voorgeno men besluit.
Gereed en intern gecommuniceerd. Volgende fase nadere uitwerking in detail organisatiestructuur tot op fte niveau nauwkeurig voor Holding ,Beschut BV en Detachering BV. Definitief voorstel eind september gereed afhankelijk van besluitvorming rondom document opgesteld door IROKO.
Organisatie
Vervreemding post
Directie Bestuur
Organisatie
Organisatie
Vervreemding Groen - commerciële activiteiten
Directie
Vervreemding Groen - publieke activiteiten
Directie i.o.m. betrokken gemeenten
Bestuur
Eerste en tweede kwartaal 2014 uitvoering.
Onderhandelingen afgerond. Definitieve besluitvorming door bestuur in augustus. Doelstelling overdracht postactiviteiten richting MTB 1 september 2014
Eerste kwartaal 2014 besluitvor ming. Eerste helft 2014 uitvoering. Eerste kwartaal 2014/twee de kwartaal 2014 besluitvor
In augustus finale onderhandelingen met Vebego/Balanz en afronding concept overeenkomst. Besluitvorming bestuur in augustus. Doelstelling overgang naar commerciële partij 1 september 2014.
Gemeente Landraaf: gesprekken zijn hervat; In 2014 wordt het groenbestek uitgevoerd met als basis de afspraken van 2013. Gemeente Heerlen: Heerlen heeft een kwartiermaker aangesteld. Doelstelling door de gemeente uitwerking overdracht groenbestek
ming.
richting werkbedrijf Heerlen. Overdracht per 1 oktober Gemeente Kerkrade: overleg over overname groenbestekken gestart. Mogelijke overname 1 januari 2015? Gemeente Brunssum: overname afgerond voor 2014 Gemeente Nuth : Hier worden geen significante groenwerkzaamheden uitgevoerd. Gemeente Simpelveld: contract loopt tot 1-4-2014. De gemeente heeft aangegeven het groenpakket in eigen beheer te willen gaan uitvoeren en de medewerkers via detachering te laten lopen. Gemeente Onderbanken: Overleg over vorm en inhoud loopt De Heuvelland-gemeenten: (Valkenburg, Vaals, Gulpen-Wittem) gaan in 2014 ongewijzigd verder. Over de situatie per 1-1-2015 zijn gesprekken lopende/gepland. Gemeente Voerendaal: voert sinds 2013 in eigen beheer uit. Medewerkers worden gedetacheerd vanuit WOZL.
Organisatie
Betere Buren
Organisatie
Kwekerij
Directie i.o.m. betrokken gemeenten Directie en bestuur
Eind 2013
Afgerond.
Eind 2013/begi n 2014
Overdracht heeft plaats gevonden .
inventaris atie + voorstel behandelen.
Discussie over beëindiging huurovereenkomst Kwekerij Landgraaf met eigenaar Libol loopt. Afronding verwacht in september/ oktober.
Organisatie
Herschikking activiteiten vanuit GR en B.V.’s
Directie
Eerste tot en met derde kwartaal 2014
Juridische herschikking afgerond in december 2013. Aanvang voorbereiding inrichting holding met daaronder een Beschut binnen BV en een Detachering BV eind september gereed afhankelijk van besluitvorming rondom document van IROKO
Organisatie
KAM
WOZL
Eind 2013 gereed
Afgerond. ISO controle bedradings-systemen positief afgerond. HCCP audit positief afgerond. KAM plannen voor alle bedrijfsactiviteiten opgesteld en door Or’ n akkoord bevonden. Structuur versterkt. Externe achtervang voor KAM coördinator georganiseerd. ISO-audit Groen maart 2014 afgerond. Aandachtpunten worden hersteld. Controle veiligheid werkplaats groen uitgevoerd. Handboek Arbo en Milieu, kwaliteitshandboek beschut afronding in de eindfase.
Proces
Mensontwikkeling - startmeting - plan van aanpak aansluitend uitrol
WOZL
Heel 2014
Start actie competentie inventarisatie medewerkers beschut (eind augustus 2014 gereed. Werving procedure manager IDU gereed. Inregelen IDU proces structureel in de organisatie rest van 2014 en 2015.
Proces
Proces
Geld/Fi nanciën
WerkSaam - voorstel aan Bestuur Flexibele schil - voorstel
Directie
Vervoerscontract - voorstel - operationele afronding
WOZL
Directie
Eind 2013/begin 2014. Eerste helft 2014
Project is half april afgerond. Van 88 personen 80 “opgelost”. Nog 8 hebben specifieke individuele aandacht. Project afgerond.
Concreet voorstel. April 2014 - na besluitvor ming van het Bestuur.
Vervoerder gecontracteerd. Aanbesteding afgerond.
Projectgroep is samengesteld. Aanvang analyse en voorbereiding uitvoering wordt meegenomen in strategische discussie: structuur WOZL Detachering en Beschut BV. Besluitvorming september/oktober 2014
Augustus/ September afronding analyse individuele deelnemers in hoeverre men nog recht heeft op gebruik van vervoer.
Geld/Fi nanciën
Huurcontracten
WOZL
Doorlopend proces.
Opzegging van één hal in Brunssum (1500 m2). Locatie post in Kerkrade per 1 maart 2014 opgezegd. Opzegtermijn 1 jaar tot maart 2015. Overleg met Libol beëindiging huur Kwekerij Afronding najaar.
Geld/ Financië n
Verzuimbeleid – huisbezoek - voorstel
Directie
Eind 2013.
Plan van aanpak i.s.m. APAC opgesteld en afgerond. Aanvang Resultaten worden continue gemonitord. Intensief overleg met APAC. Gemiddeld totaal verzuim 14,5%. Ongeveer 1,5 % boven landelijk gemiddelde. Nieuw verzuim beleid gestart deze zomer.
Geld/ Financië n
Herijking transitiebudget
Directie/ WOZL
Eind 2013/ eerste kwartaal 2014
Gereed; Bestuur heeft herijking geaccordeerd. Afhandeling via de gemeenteraden loopt. Overzicht stand van zaken wordt in bestuursvergaderingen gepresenteerd.
Algeme ne zaken
Algeme ne zaken
Algeme ne zaken
ICT - strategische ICT-plan vaststellen -Uitvoering
Directie en Bestuur
FUWA SW en CAR-UWO
WOZL i.s.m. expertise gemeente Heerlen
Commerciële slagkracht - Plan maken - Voorstel capaciteit en positionering
Eind 2013/ 2014
Contract getekend en onderhandelingen afgerond.
Upgrade software gereed eind september.
WOZL
Eerste kwartaal 2014 tot en met het derde kwartaal 2014.
Voorlichting COR afgerond. Start. April 2014 ( contract met externe instantie die e.a. uitvoert getekend, onder voorwaarde goedkeuring COR). Eind september voorlichting CAO personeel aansluitend indeling en vaststelling functieniveau in oktober.
Eind 2013. Invoering eerste,twe ede en derde kwartaal 2014
Operationele invulling verkoop binnendienst beschut gereed.
Fuwa SW najaar 2014
Benoeming accountmanagers bedrading en beschut gereed. Er is echter weer een vacature ontstaan.
Organisatie en benoeming accountmanagers detachering nog niet gereed. Doelstelling: deze vacature stelling voor accountmanagement detachering september (afhankelijk strategische structuurdiscussie detacheringen BV)
Algeme ne zaken
Communicatie - strategisch plan
WOZL
Eerste kwartaal 2014.
Inhuur externe partij t.b.v. verbetering website, (interne en externe) communicatie, positionering WOZL in zijn geheel, etc Vanaf april 2014. Promotiemateriaal eind augustus gereed. Website eind augustus gereed.
Herontwerp WOZL actueel en intranet na de zomer. Strategische communicatie herpositionering oppakken na afronding en besluitvorming rondom document IROKO . Algeme ne zaken Algeme ne zaken
Harmonisatie arbeidsvoorwaar den ASB Cultuur
WOZL
Allen
Eerste kwartaal 2014. Doorlopend.
Harmonisatie afgerond Asb medewerkers over naar Detachering Ozl. Continue.
H4 Hoe, Hart, Hoofd en Handen
WOZL 01-11-2013
Inleiding Op 26 september 2013 is aan het Dagelijks Bestuur een eerste presentatie gegeven met betrekking tot de huidige stand van zaken rondom WOZL en in welk vaarwater de organisatie zich op dit moment bevindt. Er is geen aanleiding om de toen aangegeven hoofdlijnen met betrekking tot dit onderwerp te wijzigen. Deze zijn: a) Er is een algemeen gebrek aan vertrouwen door vrijwel alle stakeholders in de organisatie van WOZL. Ook binnen de organisatie is er bij medewerkers, leiding en staf sprake van een gebrek aan vertrouwen en worden er vraagtekens geplaatst bij de te volgen weg (de ‘hoe- vraag’). Mensen zijn onzeker en het is onduidelijk wat de situatie waarin WOZL zich momenteel bevindt, voor hun betekent, voor de afdeling waar men werkt en WOZL in het algemeen. b) WOZL is financieel redelijk ‘in control’. Dat wil niet zeggen dat het resultaat naar tevredenheid is. Maar de organisatie weet hoe de geldstromen lopen, wat de resultaten van de verschillende bedrijfsonderdelen zijn. Men heeft een redelijk goed idee waar de financiële knelpunten zich in de exploitatie bevinden c) Als het gaat om mensontwikkeling ter ondersteuning van het instroom- en uitstroomproces van medewerkers - in de meest brede zin van het woord zijn er in het verleden diverse initiatieven genomen. Het ontbreekt echter aan een integrale aanpak als het gaat om het leggen van verbanden en het inbrengen van lijnen in de processen. d) Ondanks de hectische situatie waarin de organisatie zich op dit moment bevindt, is er bij velen die werkzaam zijn bij WOZL duidelijk sprake van hoge betrokkenheid bij de organisatie en de WSW-collega’s. Op alle niveaus in de organisatie is behoefte aan duidelijkheid en rust. De ‘watvraag’ staat niet meer ter discussie. De 8 strategische uitgangspunten, geformuleerd door gemeenten en bestuur, genieten draagvlak. Leiding en staf beseffen dat de wereld van de WSW aan het veranderen is en dat de rol van de gemeenten als regievoerder en eindverantwoordelijke voor het hele proces evident is. Deze notitie heeft tot doel aan de 8 strategische uitgangspunten - zoals aangegeven door gemeenten en bestuur - voor de komende periode nader operationeel invulling te geven. Op hoofdlijnen wordt de ‘hoe-vraag’ voor de komende periode nader uitgewerkt. Strategische uitgangspunten De 8 strategische uitgangspunten zijn te rubriceren onder 5 hoofdonderwerpen, te weten: 1. Regie: De gemeente bepaalt bij wie en waar de WSW wordt uitgevoerd. Regie indien gewenst tot op individueel niveau 2. Bestuur: Passende bestuursstructuur die regie mogelijk maakt. 3. Locatie: Bij voorkeur bij de gemeente zelf. Indien noodzakelijk/mogelijk uitvoering op regionaal niveau.
4. Organisatie: Beschut binnen WOZL. Detachering maximaal op locatie tenzij…. Groepsdetachering intern en op locatie. 5. Proces: In-, door- en uitstroom op basis van werk dat past bij de mens. Daarnaast is er nog een drietal andere hoofdonderwerpen in deze notitie behandeld die weliswaar niet direct aansluiten bij de strategische uitgangspunten, maar wel van belang zijn bij de uitvoering van de hoe-vraag. Het betreft hier zaken/onderwerpen rondom geld/financiën, algemene zaken en activiteiten die gestopt kunnen worden. De hoe-vraag Bij het uitwerken van de hoe-vraag is het van belang een drietal items voortdurend mee te nemen in de besluitvorming. Deze zijn te omschrijven als: - Hart; hiermee bedoelen we: voortdurend te beseffen dat complexe veranderingsprocessen zoals die nu bij WOZL (gaan) plaatsvinden, ruimte moeten bieden voor emotie en dat medewerkers op alle niveau’s geïnformeerd en betrokken dienen te zijn bij het proces. Mensen moeten deelgenoot worden gemaakt van datgene wat moet gebeuren en waar de organisatie voor staat. Essentieel hierbij is véél en open communiceren op alle niveaus in de organisatie en ook met de stakeholders buiten de organisatie (Denk hierbij aan o.a. Gemeenteraden, Colleges van B&W, bestuur, Ondernemingsraden, vakbonden, WSW-adviesraden, klanten, ouders en begeleiders en bovenal de medewerkers zelf). - Hoofd; dit staat voor het maken van goede plannen/businesscases waarin onderwerpen van zoveel mogelijk kanten belicht worden voordat tot besluitvorming wordt overgegaan. Dit kan in eerste instantie vertragend werken, maar consensus aan de voorkant over de te volgen weg is belangrijker dan de snelheid van uitvoering op korte termijn. - Handen; dit staat voor de middelen die nodig zijn om de gemaakte keuzes ook daadwerkelijk te kunnen uitvoeren. Het gaat hierbij o.a. om het genereren van menskracht vanuit de organisatie zelf, het inhuren van externe deskundigheid als bepaalde expertise niet aanwezig is bij de organisatie en/of deelnemende gemeenten en het beschikken over adequate hulpmiddelen (bijvoorbeeld ICT-infrastructuur met hieraan gekoppeld de noodzakelijke software). Als het gaat om geld en tijd mag het hopelijk duidelijk zijn dat ook in 2014 nog een beroep gedaan zal worden op aanwezige en nog te vinden geldbronnen om een goede uitvoering van de hoe-vraag mogelijk te maken. Vanzelfsprekend zal hiervoor vooraf toestemming aan het bestuur voor worden gevraagd. In het vervolg van deze notitie zal per de eerder genoemde hoofdonderwerpen worden aangegeven welke zaken van belang zijn en prioriteit hebben als het gaat om analyse, voorbereiding, besluitvorming en invoering. Het betreft een nadere uitwerking op hoofdlijnen en ontslaat de organisatie niet van grote en kleine (deel)hoofdactiviteiten die noodzakelijk zijn om de operationele bedrijfsvoering te verbeteren, te versterken, dan wel te wijzigen. Immers ook voor WOZL geldt op dit moment dat “tijdens de verbouwing” de dienstverlening richting in- en externe klanten gehandhaafd moet blijven.
a) Regie 1. Governance lange termijn Bestuurlijk is de regio en zijn de 11 deelnemende gemeenten in de GR WOZL volop in beweging. Zowel landelijke, regionale, alsook gemeentelijke ontwikkelingen voortkomend uit mogelijke wetswijzigingen, nieuwe samenwerkingsverbanden etc. maken het noodzakelijk om op korte termijn te starten met een strategische herijking van de GR WOZL. Het betreft dan zaken met betrekking tot haar structuur, haar statuten en haar operationele uitvoeringsorganen. Er zal aansluiting gezocht moeten worden bij de strategische notie die op dit moment voorbereid wordt met betrekking tot governance vraagstukken en de rollen die diverse gremia hierin moeten spelen. Het is noodzakelijk in de eerste helft van 2014 hierover tot nadere besluitvorming te komen. Opdracht en initiatief, o.a. met betrekking tot wie bij de voorbereiding betrokken moet worden, dient vanuit het Bestuur van WOZL genomen te worden. 2. Regiefunctie gemeenten aangaande de onderkant van de arbeidsmarkt in relatie tot WOZL als uitvoeringspartner Het nader invulling geven aan de regiefunctie die elke gemeente binnen de GR heeft voor de uitvoering van de diverse wetten gerelateerd aan burgers die een afstand tot de arbeidsmarkt hebben en woonachtig zijn in de verschillende gemeenten, heeft niet alleen forse consequenties voor de gemeenten zelf, maar zeker ook voor WOZL als organisatie. Immers, het mogelijk uittreden van verschillende gemeenten uit de GR en het opzetten van regionale gemeentelijke(n) arbeidsmarktbenadering (bijvoorbeeld het opzetten van werkgeversservicepunten) is van directe invloed op de organisatiestructuur en de processen van WOZL. Vanaf eind 2013 t/m eerste helft van 2014 moet nadere invulling gegeven worden aan hoe en op welke wijze WOZL deelneemt aan/zijn plaats vindt in dit proces. Initiatief hiertoe moet voortkomen uit het Bestuur al dan niet via de deelnemende gemeenten. 3. Integrale benadering gemeenten Ook het binnen elke gemeente vinden van een balans tussen financiële en sociaal-maatschappelijke doelstellingen, heeft invloed op de operationele bedrijfsvoering van WOZL (bijvoorbeeld vervreemding van activiteiten van WOZL aan gemeenten (werkbedrijven)). Voorkomen moet worden dat de discussie hierover binnen elke gemeente, doorklinkt in de onderhandelingen van WOZL met gemeenten en/of externe partijen over overname van activiteiten. Op korte termijn moet duidelijk worden hoe het Bestuur door middel van concrete voorstellen invulling gaat geven aan het oplossen van de hiervoor aangegeven problematiek. Zo zal tegen het einde van 2013 / begin 2014 door WOZL - in afstemming met een ambtelijke werkgroep - een voorstel ingediend worden hoe integraal om te gaan met detacheringstarieven richting alle deelnemende gemeenten. 4. Onderlinge verrekening In aansluiting op punt 3 is het noodzakelijk helderheid te scheppen over een onderlinge verrekening tussen deelnemende gemeenten, met hieraan gekoppeld afspraken over een bonus-malusregeling als het gaat over de mate van gunning van werk aan WOZL. Ook hier geldt dat een en ander uiterlijk eind 2013 tot
besluitvorming moet leiden. Dit om te voorkomen dat het in 2014 bij vervreemding van activiteiten en de eventuele herschikking/modularisering van de GR een adequate en slagvaardige besluitvorming en uitvoering in de weg staat. b) Bestuur 1. Rollen Een aantal onderwerpen dat hieronder valt, is onder het hoofdonderwerp Regie reeds besproken. Wel moet aanvullend nog de strategische notitie aan de orde komen, die nu wordt voorbereid, waar het gaat om de rollen van de diverse gremia belast met de aansturing, toezicht en controle van WOZL. Teneinde te voorkomen dat – ook in de toekomst – rollen van diverse gremia onduidelijk zijn en blijven, is het van belang deze notitie in de daartoe geëigende gremia te bespreken en vast te stellen voor het einde van 2013. c) Locatie 1. Herinrichten Beschut Het verkleinen van het aantal locaties waar ‘beschutte’ activiteiten plaatsvinden, is een operationele doelstelling die wel forse consequenties kan hebben voor de gehele organisatie en voor de mensen die er werken. De werkgroep herinrichting Beschut die nu reeds operationeel is binnen WOZL, zal een concreet voorstel formuleren hoe invulling te geven aan dit voornemen. De hoofdlijnen van het voorstel moeten voor 1-1-2014 gereed zijn om de eventuele huurcontracten van gebouwen op te zeggen en in het eerste kwartaal van 2014 al met de eerste uitvoeringsstappen te kunnen starten. Voorbereiding, presentatie en besluitvorming zal voor het einde van het eerste kwartaal 2014 plaatsvinden. Aansturing van dit proces vindt plaats vanuit de directie van WOZL. d) Organisatie 1. Organogram(men) Om op korte termijn duidelijkheid en rust in de organisatie terug te brengen, zal een van de belangrijke acties zijn: duidelijkheid verschaffen over het organogram. Ieders plaats in de organisatie dient zo spoedig mogelijk helder te zijn. Hierbij wordt gecommuniceerd dat dit niet voor “de eeuwigheid” zal zijn. Als gevolg van de afbouw van de organisatie en van de vervreemdingen, zal dit organogram regelmatig aangepast moeten worden. Doelstelling is om voor eind 2013 aan iedereen door middel van een voorgenomen besluit duidelijkheid te geven en, indien noodzakelijk, de Ondernemingraad resp. Ondernemingsraden om advies te vragen. 2. Vervreemdingen - Post: Doelstelling is voor het einde van 2013 in het Bestuur besluitvorming te laten plaatsvinden over de vervreemding van postactiviteiten. De verwachting is dat met een potentiële overnamekandidaat in de maanden november en december inhoudelijk onderhandeld kan worden. Na advies van de OR zal indien alles conform planning verloopt- uitvoering in het eerste en tweede kwartaal van 2014 kunnen plaatsvinden.
- Groen: Op dit moment wordt gesproken met een aantal kandidaten als het gaat om de commerciële activiteiten van Groen. Deze gesprekken zijn niet voor eind 2013 afgerond. Besluitvorming en uitvoering zal, alle zorgvuldigheid betrachtend, naar het zich nu laat aanzien pas in het eerste kwartaal van 2014 plaatsvinden. Uitvoering van een eventueel genomen besluit verwachten wij niet eerder dan de eerste helft 2014. Als het gaat om door gemeenten over te nemen activiteiten, bevindt de organisatie zich in ‘meerstromenland’: - De gemeente Landgraaf heeft de intentie zo snel mogelijk een aantal groenactiviteiten over te nemen om in het eerste kwartaal 2014/tweede kwartaal 2014 nadere invulling te geven aan een gemeentelijk werkbedrijf, mede geconcentreerd rondom groenactiviteiten. De onderhandelingen lopen hierover. Voorwaarde voor een succesvolle afronding is consensus over de financiële aspecten, maar zeker ook op welke wijze op langere termijn de detachering van groenmedewerkers vanuit WOZL richting de gemeente Landgraaf structureel vorm zal worden gegeven. - De gemeente Heerlen heeft aangegeven ook groenactiviteiten onder te brengen in een gemeentelijk werkbedrijf. De doelstelling is om in het eerste kwartaal van 2014/tweede kwartaal 2014 tot besluitvorming over te gaan. - Buurtbeheer Brunssum: De overdracht van Betere Buren Brunssum bevindt zich in de finale fase. - Kwekerij: Met betrekking tot de kwekerij hebben in 2013 reeds veel activiteiten plaatsgevonden. Gesproken is met externe commerciële partijen, diverse businesscases zijn voorzichtig opgezet, problematiek rondom huur en vastgoed is een voortdurend punt van overleg geweest met de eigenaar van de kwekerij, discussie over herbouw, verbouw dan wel sluiting van de kwekerij hebben op verschillende niveaus plaats gevonden, etc. Met als gevolg dat het op dit moment niet helder is welke stappen en besluiten genomen moeten worden als het gaat om de kwekerij en wat in deze casus nu wijsheid is. Op zeer korte termijn zal externe expertise ingehuurd moeten worden om die nodige helderheid en duidelijkheid te geven, zodat het bestuur een afgewogen besluit kan nemen. Deze inventarisatie dient in november / december 2013 plaats te vinden met aansluitend besluitvorming. Voor dit onderzoek zullen financiële middelen vrijgemaakt moeten worden. WOZL zal - in afstemming met de kerngroep en de ambtelijke financiële adviseurs - op korte termijn een voorstel aan het bestuur doen. 3. Herschikking BV-structuur Op dit moment wordt gewerkt aan een voorstel om de herinrichting van de activa en activiteiten over de verschillende B.V.’s voor te bereiden. In aansluiting hierop zal in het eerste kwartaal van 2014 een verdere vereenvoudiging van het organisatiemodel worden voorbereid en medio 2014 worden doorgevoerd. Nadruk zal hierbij onder andere liggen op het onderbrengen van detacheringsen begeleid werken- activiteiten ( nu nog aanwezig in de GR) in een organisatorisch verband binnen een Detachering B.V. Daarnaast zal invulling gegeven moeten worden aan het creëren van en Beschut Binnen B.V. Doelstelling is om uiteindelijk te komen tot nog twee hoofd organisatiestructuren v.w.b. de uitvoering namelijk en Detacherings B.V. en een Beschut Binnen B.V. 4. KAM( Kwaliteit, Arbeidsomstandigheden en Milieu )
KAM-activiteiten zijn operationeel in de organisatie geborgd. Met het opstellen van een nieuw organogram zal tevens gekeken worden hoe deze activiteit in de organisatie ook strategische voor de komende periode wordt ingericht, geborgd en vormgegeven. Eind 2013 zal de directie hier een voorgenomen besluit over formuleren. e) Proces 1. Mensontwikkeling Zoals al in de inleiding aangegeven, is Mensontwikkeling en het In-, Door- en Uitstroomproces niet goed geborgd in de organisatie. Het voorstel is om in november en december van dit jaar door een externe partij een nulmeting te laten doen om aan te geven waar de organisatie staat met betrekking tot dit onderwerp. In aansluiting hierop zal na goedkeuring door het Bestuur een plan van aanpak worden opgesteld op welke wijze in 2014 structurele verbetering moet plaatsvinden binnen WOZL om tot een goede uitvoering van dit kernproces te kunnen komen. Hiervoor zullen significante financiële middelen noodzakelijk zijn. 2. WerkSaam Het project WerkSaam dient in zijn huidige vorm gestopt te worden: processen, definities, samenwerkingsverbanden en geldstromen zullen opnieuw gedefinieerd worden. Samenwerking tussen diverse partijen - nu verenigd in WerkSaam heeft ook in de toekomst voor WOZL toegevoegde waarde. Doelstelling is om uiterlijk eind 2013/begin 2014 hierover met een concreet voorstel richting het Bestuur te komen. Tot die tijd zullen geen grote initiatieven worden ondernomen. Echter, incidenteel op operationeel niveau gebruik maken van de huidige kennis en kunde van betrokkene partijen blijft wel mogelijk. 3. Flexibele schil Door het in 2014 verder doorzetten van de beweging van binnen naar buiten (meer detacheringen en vervreemdingen) zal in de eerste helft van 2014 moeten worden nagedacht worden over het creëren van een flexibele schil bij Detachering/Beschut. Onvermijdelijk is dat vanuit detachering medewerkers (in principe) tijdelijk terugkeren naar de Detacheringsorganisatie en/of Beschut Binnen organisatie. Detacheringscontracten kunnen beëindigd worden, werkgevers stoppen bepaalde activiteiten, de handicap van medewerkers neemt toe, etc. WOZL moet de mogelijkheden hebben om deze medewerkers tijdelijk te kunnen opvangen en werk te bieden. Men spreekt dan over het beschikken van een flexibele schil v.w.b. werkaanbod. Dit is een ingewikkeld en lastig vraagstuk. Hoe hiermee in detail om te gaan vereist veel overleg en nadere studie. Een concreet uitgewerkt voorstel wordt dan ook niet in de eerste helft van 2014 verwacht. De directie en het management van WOZL zullen dit in de loop van 2014 oppakken. f) Geld/financiën 1. Vervoerscontract Met de herijking van de uitgangspunten rondom het groepsvervoer is veel geld gemoeid. Dit vraagstuk speelt niet alleen bij WOZL, maar bij vrijwel alle WSWbedrijven in Nederland. Veel WSW-organisaties hebben hier reeds besluiten in genomen, waarbij men zich realiseert dat dit ook sociale consequenties kan
hebben. Vanuit WOZL zal uiterlijk eind 2013/begin 2014 een concreet voorstel worden gedaan hoe hiermee in de toekomst om te gaan en wat de sociale en financiële consequenties zullen zijn. Doelstelling is om uiterlijk medio 2014 - na besluitvorming van het Bestuur - tot operationele afronding van de genomen besluiten te komen. 2. Huurcontracten Huurcontracten en opzegging hiervan is een doorlopend proces, waarbij de organisatorische bewegingen bepalend zijn. 3. Verzuimbeleid - huisbezoek Op dit moment is in het contract met de Arbodienst opgenomen de mogelijkheid van een huisbezoek bij elke medewerker. Hiermee is een substantieel bedrag gemoeid. Eind 2013/eerste kwartaal 2014 zal WOZL met een voorstel bij het Bestuur komen hoe hiermee om te gaan (handhaven/anders inrichten/afschaffen). g) Algemene zaken 1. ICT Rondom ICT speelt een aantal fundamentele zaken. Allereerst: een aantal ICTsoftwaresystemen is verouderd. Hiervoor is in 2014 absoluut een inhaalslag nodig. Daarnaast speelt het vraagstuk van de operationele bemensing van de ICT-afdeling. Moet alle kennis en kunde buiten de deur liggen? Is het noodzakelijk om intern menskracht beschikbaar te hebben als het gaat om de aansturing van een externe partner? En is het strategisch applicatiebeheer van Softwarepakketten essentieel voor de operationele bedrijfsvoering (Compass, Navision, Office-pakket,..)? Eventueel ingehuurd vanuit een grote gemeente? Daarnaast speelt het voornemen delen van het ICT-pakket in de loop van 2014 opnieuw aan te besteden. Ook hier is menskracht voor nodig. In november/december van 2013 moet het strategische ICT-plan vastgesteld worden door de directie en Bestuur van WOZL om vervolgens tot uitvoering in 2014 over te gaan (inclusief de aanbesteding). Hier zijn kosten mee gemoeid die niet in de begroting staan. Voor eind 2013 zal hier een voorstel voor worden gedaan. 2. FUWA / CAR-UWO Om duidelijkheid en rust in de organisatie te brengen, is het van belang om functies te beschrijven en te waarderen. Het voorstel van directie is om dit traject samen met de kennisdragende functionarissen van de gemeente Heerlen op te pakken. Het traject zal starten in het eerste kwartaal van 2014 en gezien de verwachte doorlooptijd, zal dit doorlopen tot en met het derde kwartaal van 2014. 3. Commerciële slagkracht De commerciële slagkracht van de WOZL-bedrijven dient verder te worden geprofessionaliseerd en uitgebreid. Door een vorige interim-manager is hiertoe reeds de eerste aanzet gegeven. Het is zaak om een plan uit te rollen waarin zowel de interne als de externe commerciële component afdoende worden gewaarborgd. Van belang hierbij is om na te gaan hoe WOZL detacheringen en beschutte activiteiten in de markt dient te zetten. De verwachting is dat in het
eerste kwartaal van 2014 een plan gepresenteerd kan worden. Parallel hieraan zal een voorstel worden gedaan over de capaciteit en over de positie van accountmanagement en commercie in de organisatie, m.n. bij Detachering en Beschut. Rekening moet gehouden worden met het ontstaan van enkele vacatures. Het huidige voorstel m.b.t. externe communicatie over bedrijfsactiviteiten naar de markt - uitgewerkt door een reclamebureau - zal op dit moment nog niet geïmplementeerd worden. Het is daar nu niet het juiste moment voor. In een later stadium komt WOZL hier op terug. 4. Communicatie Eerder is al aangegeven dat het essentieel is véél en open te communiceren op alle niveaus in de organisatie en ook met de stakeholders buiten de organisatie. De interne en externe communicatie is een belangrijk aandachtspunt. Met behulp van externe expertise zal een strategisch communicatieplan worden opgesteld dat het eerste kwartaal van 2014 aan het Bestuur zal worden voorgelegd. Hier is een beperkt budget voor nodig. 5. Harmonisatie arbeidsvoorwaarden ASB Binnen WOZL zijn er momenteel diverse ‘bloedgroepen’ werkzaam. Tussen de voormalige ASB’ers (van Maecon) en de andere WSW’ers zijn er verschillen in arbeidsvoorwaarden. De directie gaat in het eerste kwartaal van 2014 na op welke wijze de arbeidsvoorwaarden geüniformeerd kunnen worden en zal hier uitvoering aan geven. 6. Cultuur Overkoepelend over alle activiteiten gedurende de komende periode is voortdurend het aspect cultuur aanwezig. Cultuur is geen aparte hoofdactiviteit. Cultuur is een resultante van hoe we met elkaar omgaan en het gedrag dat we met elkaar tentoonspreiden. Cultuurverandering zit ingebakken in het succesvol uitvoeren van hoofdactiviteiten, het aanspreken van mensen op hun verantwoordelijkheden, het behalen van individuele en gezamenlijke doelen en het benoemen/vieren van successen. Door voortdurend te hameren op focus, bedrijfsmatig werken, samenwerking en positieve gedragsverandering, zal in de komende jaren ook de cultuur moeten (gaan) veranderen. Bij alles wat WOZL doet, zal cultuur onderdeel zijn van het geheel. h) Stoppen 1. Pinguïn Gezien de commotie die het project Pinguïn teweeg heeft gebracht, gaat de directie niet verder met de uitvoering ervan. Wel zal ernaar gestreefd worden om een zachte landing te realiseren door de lopende zaken af te wikkelen. Let wel, het functioneren en het beoordelen van medewerkers zal worden ingericht bij het opzetten van het FUWA-traject. Financiering Om invulling te geven aan de strategische uitgangspunten en uitvoering te geven aan de processen en hoofdactiviteiten genoemd in deze notitie is er budget noodzakelijk. Deze processen en hoofdactiviteiten zijn niet opgenomen in de meerjarenbegrotingen van de B.V.’s.
In 2013 is er een transitiebudget ter beschikking gesteld van € 3.478 Mio, onder andere voor herstructurering Beschut Binnen, mobiliteitspool SW en ondergrenzers. Dit budget zal in 2013 niet volledig benut gaan worden. Het niet uitgegeven budget ultimo 2013 kan mede ingezet worden ter financiering van bovengenoemde processen en hoofdactiviteiten. Het is dan noodzakelijk dat dit resterende budget wordt toegevoegd aan de voorzieningen. De besteding van het resterende budget zal in lijn blijven met dezelfde doelen. Het is wel van belang dat de doelen nogmaals expliciet worden benoemd om duidelijkheid en helderheid te kunnen verschaffen inzake de bestedingen. De financiering van een aantal hoofdactiviteiten, waaronder de hoofdactiviteiten ICT en “Kwekerij” kunnen waarschijnlijk gefinancierd worden binnen het huidige budget. Een voorstel hiervoor zal, als het gaat om de kwekerij zo spoedig mogelijk en voor ICT uiterlijk eind 2013 worden ingediend.
Bijlage 1 Overzicht
Hoofdonderwerp Wat? Regie Governance lange termijn / structuur GR Regie Regiefunctie gemeenten aangaande de onderkant van de arbeidsmarkt in relatie tot WOZL als uitvoeringspartner - nadere invulling geven aan hoe en op welke wijze WOZL deelneemt / zijn plaatsvindt. Regie Integrale benadering gemeenten - voorstel indienen Regie
Bestuur Locatie
Onderlinge verrekening en bonus-malus methodiek - voorstel indienen Rollen - notitie bespreken en vaststellen Herinrichten
Wie? Opdracht en initiatief vanuit het Bestuur. Initiatief vanuit het Bestuur al dan niet via de deelnemende gemeenten.
Wanneer? Eerste helft 2014 besluitvorming over governance. Eind 2013 t/m het eerste helft van 2014.
Door WOZL in afstemming met een ambtelijke werkgroep. Door WOZL in afstemming met een ambtelijke werkgroep. De daartoe geëigende gremia. Aansturing
Eind 2013/begin 2014
Eind 2013
Eind 2013 Eerste kwartaal 2014
beschut - voorstel indienen
vanuit de directie van WOZL.
besluitvorming.
Organisatie
Organogram(men)
WOZL
Organisatie
Vervreemding post
Directie
Eind 2013 voorgenomen besluit. Eind 2013 gesprekken overnamekandidaten.
Bestuur Directie
Organisatie
Organisatie
Organisatie
Vervreemding Groen - commerciële activiteiten
Vervreemding Groen - publieke activiteiten Betere Buren Brunssum
Organisatie
Kwekerij - inventarisatie en voorstel
Organisatie
Herschikking activiteiten vanuit GR en B.V.’s KAM
Organisatie Proces
Proces Proces
Mensontwikkeling - nulmeting - plan van aanpak aansluitend uitrol WerkSaam - voorstel aan Bestuur Flexibele schil
Directie
Eind 2013/begin 2014 besluitvorming. Eerste en tweede kwartaal 2014 uitvoering. Eind 2013 Gesprekken.
Bestuur
Eerste kwartaal 2014 besluitvorming.
Directie
Eerste helft 2014 uitvoering. Eerste kwartaal 2014/tweede kwartaal 2014 besluitvorming. Bevindt zich in finale fase.
Directie i.o.m. betrokken gemeenten Directie i.o.m. betrokken gemeenten WOZL in afstemming met de kerngroep en de ambtelijke financiële adviseurs Directie
Eind 2013/begin 2014 inventarisatie + voorstel behandelen.
Eerste tot en met derde kwartaal 2014
WOZL
Eind 2013 voorgenomen besluit.
WOZL
Eind 2013 en heel 2014
Directie
Eind 2013/begin 2014.
Directie
Eerste helft 2014
Geld/Financiën
- voorstel Vervoerscontract - voorstel
WOZL
- operationele afronding Geld/Financiën Geld/Financiën
Huurcontracten Verzuimbeleid – huisbezoek - voorstel Herijking transitiebudget ICT - strategische ICTplan vaststellen - Nieuwe aanbesteding - uitvoering
WOZL Directie
Algemene zaken
FUWA SW en CARUWO
Algemene zaken
Commerciële slagkracht - Plan maken - Voorstel capaciteit en positionering
WOZL i.s.m. expertise gemeente Heerlen WOZL
Geld/ financiën Algemene zaken
Algemene zaken Algemene zaken Algemene zaken Stoppen
Communicatie - strategisch plan Harmonisatie arbeidsvoorwaarden ASB Cultuur Pinguïn
Begin 2014 concreet voorstel. Medio 2014 - na besluitvorming van het Bestuur. Doorlopend proces. Eind 2013.
Directie/ WOZL Eind 2013/ eerste kwartaal 2014 Directie en Eind 2013. Bestuur 2014. 2014 Eerste kwartaal 2014 tot en met het derde kwartaal 2014.
Eind 2013. Invoering eerste,tweede en derde kwartaal 2014 WOZL WOZL Allen WOZL
Eerste kwartaal 2014. Eerste kwartaal 2014. Doorlopend.
Toelichting 1e kwartaalrapportage 2014 WOZL Bijgaand treft u aan de 1e kwartaal rapportage over 2014 van het Werkvoorzieningschap Oostelijk Zuid-Limburg (WOZL). WOZL is door de 11 gemeenten in Parkstad en Heuvelland opgericht als Gemeenschappelijke Regeling, en voert namens hen de Wet sociale werkvoorziening (Wsw) uit. Dat betekent concreet dat in deze regio ruim 4.700 mensen via WOZL aan passend werk worden geholpen. De betrokken gemeenten zijn: Brunssum, Gulpen-Wittem, Heerlen, Kerkrade, Landgraaf, Nuth, Onderbanken, Simpelveld, Vaals, Valkenburg aan de Geul en Voerendaal. De realisatie t/m maart is per saldo € 0,185 mln. positiever dan begroot. De verwachting voor heel 2014 is dat het totale tekort met € 8,863 mln. gelijk zal blijven aan de 1 e begrotingswijziging. Dit tekort is inclusief een bedrag van € 2,0 mln. transitiekosten. Deze initiële kosten hebben betrekking op de inrichting van de op 22 oktober 2012 opgerichte bv’s en betreft een overloop van activiteiten uit het jaar 2013. Het overschot van het budget transitiekosten 2013 ad. € 2,184 mln. wordt teruggestort naar de deelnemende gemeenten. Door de deelnemende gemeenten zijn voor WOZL uitgangspunten geformuleerd. Één van de uitgangspunten is de beweging van ‘binnen naar buiten’ voor de sw-medewerkers binnen WOZL. Deze activiteit heeft continu de aandacht binnen WOZL en heeft geleid tot een toename van het aantal gedetacheerden van 43,1% in oktober 2012 naar 52,3% per 1 april 2014.
Werkvoorzieningschap Oostelijk Zuid Limburg
Rapportage 2014 Q1
2
Inhoud 1.
Toelichting ............................................................................................................... 4
2.
Financieel ................................................................................................................ 6 2.1 Algemeen............................................................................................................. 6 2.2 Bedrijfsvoering ..................................................................................................... 6 2.3 Uitvoering Wsw ..................................................................................................... 7 2.4 WIW/ID ............................................................................................................... 7 2.5 Transitiekosten ..................................................................................................... 7 2.6 Tekort bv’s ........................................................................................................... 8 2.7 Personeelskosten Wsw ........................................................................................... 8
3.
Kengetallen ............................................................................................................. 9
4.
Verbonden Partijen................................................................................................ 12 4.1 Inleiding ............................................................................................................. 12 4.2 Opzet en inrichting van de rapportage .................................................................... 12 4.3 Ontwikkelingen in de organisatie ............................................................................ 12 4.4 Resultaten........................................................................................................... 13
3
1. Toelichting Het Werkvoorzieningschap Oostelijk Zuid-Limburg, kortweg WOZL, is door de 11 gemeenten in Parkstad en Heuvelland opgericht als Gemeenschappelijke Regeling, en voert namens hen de Wet sociale werkvoorziening (Wsw) uit. Dat betekent concreet dat in deze regio ruim 4.700 mensen via WOZL aan passend werk worden geholpen. De betrokken gemeenten zijn: Brunssum, Gulpen-Wittem, Heerlen, Kerkrade, Landgraaf, Nuth, Onderbanken, Simpelveld, Vaals, Valkenburg aan de Geul en Voerendaal. De uitvoering van de Wet sociale werkvoorziening houdt het beheer van de wachtlijst in, de voorbereiding op passende tewerkstelling en de voorbereiding van de aanvraag van herindicaties. Daarbij hoort de begeleiding van burgers met een Wsw-indicatie naar een passende werkplek en het toezicht daarop. Tevens beheert en verantwoordt WOZL de gemeentelijke budgetten die voor de sociale werkvoorziening zijn vrijgemaakt. Het koppelen van mensen-met-een-beperking aan bedrijven die voor hen passend werk hebben, dat is dus in de kern de belangrijkste opdracht voor WOZL. Om dat zo goed mogelijk te kunnen uitvoeren, speelt WOZL verschillende rollen: WOZL werkt samen met private bedrijven waar medewerkers met een Wsw-indicatie in dienst zijn. Deze private bedrijven worden via WOZL gecompenseerd voor de begeleiding en de beperkte arbeidsproductiviteit van deze medewerkers (Begeleid Werken). WOZL detacheert sw-medewerkers bij speciaal voor de sociale werkvoorziening aangewezen uitvoeringsinstanties (Relim, Transfer Werkt bv en De Werkmeester bv). De sw-medewerkers zijn in dienst bij WOZL. Deze private bedrijven moeten voldoen aan vastgestelde criteria. WOZL bestuurt zelf enkele uitvoeringsorganisaties, die als zelfstandige BV’s onder de paraplu van het Werkvoorzieningschap zijn gebracht. Het accent ligt hier op zgn. beschut werk, bedoeld voor medewerkers met een matige tot ernstige arbeidshandicap. Daarnaast detacheert WOZL sw-medewerkers die in dienst zijn van WOZL, bij bedrijven en instellingen in de regio.
4
Dit is de eerste tussentijdse rapportage van de GR en verbonden partijen over de periode januari tot en met maart 2014 (Q1). De resultaten in Q1 2014 laten zien dat de GR en verbonden partijen op koers liggen conform de vastgestelde begroting 2014 en concept 1e begrotingswijziging 2014. De nadere toelichting is in dit document uitgewerkt. De sociale kengetallen (hoofdstuk 3) laten zien dat de beweging ‘van binnen naar buiten’ een continue activiteit is. In Q1 is het aantal gedetacheerden toegenomen, waarbij het percentage gedetacheerden op 52,3 procent uitkomt. In deze periode is het aantal medewerkers beschut licht toegenomen door het herplaatsen van een aantal deelnemers van het project Werksaam, alsmede nieuwe instroom vanuit de wachtlijst. Deze financiële rapportage is in ontwikkeling en zal in afstemming met de beleidscommissie en commissie financiën naar een hoger niveau gebracht worden, zodat de deelnemende gemeenten de regie en sturing op de uitvoering van de Wsw beter kunnen volgen.
5
2. Financieel WOZL Programmarekening 2014 - Q1 2014
Rubriek
(bedragen x € 1.000,-) t/m maart 2014
2014
begroting bijgesteld
begroting t/m maart
realisatie t/m maart
Bedrijfsvoering
-458
-115
81
196 v
-458
Uitvoering Wsw
956
239
450
211 v
956
0
0
-28
-28 n
0
-9
-7
-9
-2 n
-9
Transitiekosten
-2.000
-500
-318
182 v
-2.000
Tekort bv's
-7.352
-1.872
-1.574
298 v
-7.352
0
3.200
2.528
-672 n
0
-8.863
945
1.130
Uitvoering WIW/ID Uitvoering Overig
Personeelskosten Wsw Resultaat voor financiering en algemene dekkingsmiddelen
v = voordeel /
afwijking
prognose jaar
185
-8.863
n = nadeel
2.1 Algemeen Bij de begroting is uitgegaan van de concept 1e begrotingswijziging zoals deze per 1 mei j.l. verstuurd is naar de colleges B&W ter zienswijze aan de raad. Als gevolg van seizoensinvloeden wijkt bij sommige rubrieken de realisatie t/m maart af ten opzichte van de begroting t/m maart. De conclusie op basis van de 1e kwartaalcijfers is dat er geen reden is om de prognose voor heel 2014 aan te passen ten opzichte van de laatste begrotingswijziging. Tenzij anders vermeld, zijn alle bedragen in deze rapportage weergegeven in duizendtallen.
2.2 Bedrijfsvoering Deze rubriek omvat de interne en externe dienstverlening van de WOZL-organisatie, voor zover passend binnen de organisatiedoelstellingen en de ondersteuning van het bestuur. De afwijkingen tussen realisatie en begroting in het eerste kwartaal zijn te verklaren doordat een aantal baten voor heel 2014 wordt gerealiseerd in het 1e kwartaal 2014. Bij de lasten is de beweging andersom en zal een aantal posten pas ultimo jaar gerealiseerd worden. De prognose voor heel 2014 blijft gelijk aan de bijgestelde begroting.
6
2.3 Uitvoering Wsw In deze rubriek worden onder de baten de rijkssubsidies verantwoord die WOZL ontvangt van de deelnemende en niet-deelnemende gemeenten. Bij de deelnemende gemeenten gaat het daarbij om de rijkssubsidie op basis van de taakstelling 2014. Voor de niet-deelnemende gemeenten gaat het om de rijkssubsidie voor de sw-medewerkers van die gemeenten die bij WOZL zijn tewerkgesteld. Bij de lasten worden de subsidies verantwoord die WOZL verstrekt aan de verschillende uitvoeringsorganisaties. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen de categorieën Regulier (WOZL bv’s), ASB, Begeleid werken en Beschut werken (Relim, Werkmeester). Daarnaast is er nog een kleine groep sw-medewerkers die is tewerkgesteld bij buiten regionale uitvoeringsorganisaties (Vixia, MTB). Op dit moment ligt de realisatie in lijn met de verwachting. De prognose voor 2014 is derhalve gelijk aan de bijgestelde begroting.
2.4 WIW/ID In 2014 zorgt WOZL voor de uitvoer van de WIW- en ID-regeling voor de gemeenten Heerlen en Kerkrade. De kosten worden volledig doorbelast aan deze gemeenten.
2.5 Transitiekosten Deze kosten hebben betrekking op de initiële kosten voor de inrichting van de op 22 oktober 2012 opgerichte bv’s. In de jaarstukken 2013 is voorgesteld om het restant budget 2013 ad € 2,184 mln. terug te storten naar de deelnemende gemeenten. Het grootste gedeelte van deze activiteiten heeft echter een doorloop naar 2014. Daarvoor is in de 1e begrotingswijziging 2014 een bedrag van € 2,0 mln. aangevraagd. Tot en met maart is er € 0,318 mln. uitgegeven. De uitputting van het budget wordt periodiek teruggekoppeld aan het Dagelijks Bestuur, waarbij er kritisch gekeken wordt naar de gelden die ten laste van het budget worden gebracht. Het is de verwachting dat het totaal van de begroting niet zal worden overschreden.
7
2.6 Tekort bv’s Het exploitatietekort van de verbonden partijen tot en met maart is lager dan begroot. Enerzijds blijft de bezetting achter, waardoor het negatieve subsidieresultaat beter is dan begroot. Dit zal echter zijn weerslag hebben op het subsidieresultaat bij andere uitvoerders. Anderzijds is het operationeel resultaat beter dan begroot. Er blijft aandacht voor een sobere en doelmatige organisatie. Voor een uitgebreide toelichting verwijzen we naar de bijlage.
2.7 Personeelskosten Wsw Dit betreft de personeelskosten van de sw-medewerkers die zijn tewerkgesteld bij de WOZL-bv's. Maandelijks wordt bij de WOZL-bv’s een bedrag in rekening gebracht inclusief een opslag voor de uitkering vakantiegeld en eindejaar. De lasten zijn daarentegen de daadwerkelijk uitbetaalde personeelskosten. Tussentijds ontstaat hierdoor een saldo in deze rubriek. Ultimo het jaar zijn de werkelijk betaalde kosten gelijk aan de bedragen die in rekening zijn gebracht bij de WOZL-bv’s. Het uiteindelijke saldo van deze rubriek is nihil.
8
3. Kengetallen Kengetallen Sw-bezetting ten behoeve van kwartaalverslag WOZL
peildatum:
31-03-2014
(incl. ASB, Relim en Werkmeester)
Indeling bezetting naar handicap categorie:
handicap categorie pers. Beschut matig
3932 395
Beschut ernstig
Beschut matig 4327
Indeling bezetting naar leeftijd:
Beschut ernstig
leeftijd
pers.
< 25 jaar
70
25 < 35 jr.
25 < 35 jr.
485
35 < 45 jr
35 < 45 jr
685
45 < 55 jr
45 < 55 jr
1516
55 < 60
55 < 60
826
> 59 jr
> 59 jr
745
< 25 jaar
4327
Indeling bezetting naar omvang dienstverband:
omvang dienstverband
pers. < 10 uur
< 10 uur
8
10 < 18 uur
121
10 < 18 uur
18 < 36 uur
1067
18 < 36 uur
36 uur
3131
36 uur
4327
Indeling bezetting naar loonschaal wsw:
pers. minimumloon
550
schaal A
135
schaal B1
243
schaal B2
309
schaal C1
558
schaal C1
schaal C2
861
schaal C2
schaal D1
612
schaal D1
schaal D2
437
schaal D2
schaal E
352
schaal E
schaal F
201
schaal F
schaal G
56
schaal G
schaal H
10
schaal H
schaal I
3
loongroep
minimumloon schaal A
schaal B1 schaal B2
schaal I
4327
9
Indeling bezetting naar bedrijfsonderdeel:
bedrijfsonderdeel
pers. 1439
Detachering OZL bv Groen OZL bv
633
Post OZL bv
191
Detachering OZL bv Groen OZL bv Post OZL bv
1448
Beschut OZL bv WOZL Ondersteuning bv
Beschut OZL bv
172
WOZL Ondersteuning bv
52
WerkSaam
WerkSaam
ASB
161
ASB
Relim
122
Relim
Werkmeester
109
Werkmeester
4327
Indeling naar uitstroom:
uitstroom pers. naar reguliere werkgever
-
naar reguliere werkgever
naar ander Sw-regio
-
naar ander Sw-regio
(vroeg-)pensioen
17
overlijden
(vroeg-)pensioen
overlijden
4
arbeidsongeschiktheid
arbeidsongeschiktheid
10
afloop proeftijd
afloop proeftijd
1
beëindiging dienstverband
beëindiging dienstverband
17
niet langer doelgroep
-
overige
1
overplaatsing
-
niet langer doelgroep overige overplaatsing
50
15 t/m 42 dgn.
> 42 dagen
totaal
12-mnd. VG
januari 2013 2,22%
1,88%
3,50%
8,16%
15,76%
14,21%
februari 2013 2,97%
2,84%
3,85%
7,72%
17,38%
14,43%
maart 2013 2,57%
2,24%
4,49%
6,94%
16,24%
14,57%
april 2013 1,81%
1,60%
3,98%
7,17%
14,56%
14,62%
mei 2013 1,51%
1,24%
2,84%
6,99%
12,58%
14,64%
juni 2013 1,95%
1,35%
3,68%
6,59%
13,57%
14,65%
juli 2013 1,38%
1,22%
3,21%
7,09%
12,90%
14,68%
1 t/m 7 dgn.
8 t/m 14 dgn.
Ziekteverzuim Totaal WOZL (incl. ASB)
augustus 2013 1,36%
1,08%
3,01%
7,22%
12,67%
14,66%
september 2013 1,82%
1,46%
3,91%
6,96%
14,15%
14,69%
oktober 2013 2,20%
1,94%
4,59%
6,70%
15,43%
14,72%
november 2013 1,99%
1,78%
3,78%
7,05%
14,60%
14,57%
december 2013 0,86%
0,80%
4,60%
8,09%
14,35%
14,52%
januari 2014 1,90%
1,45%
3,17%
8,03%
14,55%
14,42%
februari 2014 2,47%
1,65%
4,39%
7,06%
15,57%
14,26%
maart 2014 1,91%
1,53%
4,15%
7,50%
15,09%
14,17%
verzuimpercentage
13%
10%
1 t/m 7 dgn. 8 t/m 14 dgn.
50%
15 t/m 42 dgn. > 42 dagen
27%
10
okt. 2012
dec. 2012
jun. 2013
dec. 2013
april 2014
Ontwikkeling Sw-bezetting WOZL
Overig
370
327
123
137
115
WOL
828
707
748
735
719
in fte's
60%
Beschut
1.152
1.160
1.158
1.146
1.099
Detacheringen
1.779
1.953
2.043
2.049
2.118
50% 43,1% 40%
okt. 2012
dec. 2012
jun. 2013
dec. 2013
april 2014
20,1%
Overig
9,0%
7,9%
3,0%
3,4%
2,8%
WOL
20,1%
17,0%
18,4%
18,1%
17,7%
Beschut
27,9%
28,0%
28,4%
28,2%
27,1%
9,0%
47,1%
50,2%
50,4%
3,4%
3,0%
17,7%
2,8%
0%
Overig 43,1%
18,1%
27,1%
7,9%
okt. 2012
Detacheringen
28,2%
18,4%
17,0%
20%
10%
28,4%
28,0%
27,9%
30%
in %-ages
52,3%
50,4%
50,2% 47,1%
dec. 2012 WOL
jun. 2013 Beschut
dec. 2013
april 2014 Detacheringen
52,3%
In bovenstaande tabel valt af te lezen dat de bezetting bij detacheringen geleidelijk toeneemt. De lijn van binnen naar buiten wordt hiermee succesvol gevolgd. Dit is in overeenstemming met de uitgangspunten zoals die door de deelnemende gemeenten zijn aangegeven.
11
4. Verbonden Partijen 4.1 Inleiding Dit is de 1e tussentijdse rapportage over 2014, bedoeld om het Dagelijks Bestuur te informeren over de uitvoering van de begroting in financiële en in operationele zin. Er zal conform besluit ieder kwartaal een tussentijdse rapportage worden opgesteld, waarbij er in het 3e kwartaal tevens een verwachting zal worden gegeven voor het resultaat ultimo december 2014. De voorliggende rapportage is bedoeld om meer inzicht te geven in de Uitvoering SW en het exploitatietekort van de verbonden partijen. Met de rapportage wordt beoogd inzicht te geven in de tussentijdse resultaten, zodat het Dagelijks Bestuur op de hoogte is van de voortgang van de uitvoering en daar waar nodig bij kan sturen. De rapportage biedt ook de mogelijkheid om nieuwe ontwikkelingen voor te leggen en voortschrijdend inzicht te vertalen in een begrotingswijziging. De 1e begrotingswijziging 2014 is 1 mei j.l. verstuurd naar de colleges B&W ter zienswijze aan de raad. Hierin is een exploitatietekort verbonden partijen opgenomen van € 7,352 mln. Dit is ongewijzigd ten opzichte van de begroting 2014, zoals deze eerder is vastgesteld.
4.2 Opzet en inrichting van de rapportage De tussentijdse rapportage beoogt vooral een afwijkingenrapportage te zijn. Vertrekpunt is de 1e begrotingswijziging 2014. Belangrijke afwijkingen worden gerapporteerd. De situatie ultimo 1e kwartaal van het begrotingsjaar wordt beschreven, op basis van gegevens uit de financiële administratie en informatie die door het management van de BV’s is verstrekt. Daarbij is ook nadrukkelijk navraag gedaan naar de verwachting voor het 2e kwartaal, de ontwikkeling in risico’s en in verplichtingen. De gerapporteerde gegevens geven geen aanleiding voor een voorstel tot een begrotingswijziging.
4.3 Ontwikkelingen in de organisatie Op 1 mei j.l. zijn de jaarstukken over het verlengde boekjaar 2012/2013, 1e begrotingswijziging 2014 en begroting 2015 incl. meerjarenramingen 2016-2018 verstuurd naar de colleges B&W. De jaarstukken laten zien dat het totale exploitatietekort over 2013 aanzienlijk lager is dan begroot, wat inhoudt dat er gelden terug zullen vloeien naar de gemeenten. Daarnaast geven de ontwikkelingen binnen de organisatie geen aanleiding om een gewijzigd budget voor het jaar 2014 aan te vragen. Daarnaast is de transitie in volle gang. De notitie H4 is de basis voor deze transitie en middels een voortgangsrapportage wordt periodiek gerapporteerd welke stappen er zijn gezet en welke stappen er nog ondernomen dienen te worden. Met de aanstelling van Dick van de Velde in april is
12
daarnaast het directieteam weer voltallig en kan er nog meer focus komen op de mensontwikkeling binnen WOZL.
4.4 Resultaten Het netto resultaat tot en met de maand maart is uitgekomen op een tekort van € 1,574 mln. Het begrote tekort tot en met maart was € 1,872 mln. Het tekort tot en met maart is € 0,298 mln. lager dan begroot. Het resultaat per BV is als volgt:
Resultaat t/m maart
€ (x € 1.000) € (x € 1.000) Netto resultaat Begroot
WOZL 1 Groen OZL WOZL Ondersteuning Detachering OZL Post OZL Beschut OZL Cumulatief
-16 -361 34 750 64 -2.045 -1.574
-16 -454 26 691 21 -2.139 -1.872
4.4.1 WOZL 1 In december 2013 heeft er een herstructurering plaatsgevonden. In deze vennootschap vinden geen operationele activiteiten plaats, naast directievoering over de andere verbonden partijen. 4.4.2 Groen OZL (incl. kwekerij) De ontwikkelingen binnen Groen OZL zijn in een stroomversnelling gekomen. Steeds meer gemeenten zijn of gaan het groenonderhoud in eigen beheer uitvoeren, rechtstreeks of via werkbedrijven. De gemeenten en werkbedrijven maken hierbij gebruik van de kennis, infrastructuur, mensen en middelen van Groen OZL. De sw-medewerkers worden vanuit Detachering OZL gedetacheerd. De toekomst van de kwekerij is nog onzeker. De kassen waarin momenteel gewerkt wordt, zijn slecht en de arbeidsomstandigheden niet optimaal. Er heeft reeds een onderzoek plaatsgevonden binnen de kwekerij. Hieruit is naar voren gekomen dat de kwekerij in zijn huidige vorm geen toekomst heeft. Er wordt momenteel onderzocht of de activiteiten bij derden kunnen worden ondergebracht, zodat de werkgelegenheid voor de sw-medewerkers behouden blijft. Daarnaast bevinden de gesprekken met geïnteresseerde partijen voor de commerciële activiteiten zich in een afrondende fase. In het 2e kwartaal zal duidelijker zijn of en zo ja wanneer de commerciële activiteiten verkocht gaan worden aan der99den. Van groot belang hierbij is dat de werkgelegenheid voor de sw-medewerkers voor langere tijd behouden blijft. Alle bovenstaande ontwikkelingen zorgen voor een grote druk en spanning bij alle medewerkers binnen Groen OZL. Tevens zullen de financiële resultaten onder druk komen te staan. In de begroting 2014 is reeds rekening gehouden met deze ontwikkelingen.
13
4.4.3 WOZL Ondersteuning BV In april zal het nieuwe hoofd HRM/Mensontwikkeling aangesteld worden. De processen en functies zullen nog beter ingevuld en ingericht gaan worden, om de organisatie helemaal klaar te maken voor de toekomst. Daarnaast zal er een manager IDU (in-door-uitstroom) aangesteld worden om ervoor te zorgen dat het IDU-proces centraal zal komen te staan binnen heel WOZL en WOZL nog meer een organisatie zal worden waarin de mens centraal zal staan. 4.4.4 Detachering OZL De gemiddelde bezetting ultimo maart 2014 bedraagt 1.312,74 fte en dit is al ruim 37 fte hoger dan de gemiddelde bezetting over 2013. In april zal de groepsdetachering bij RD4 van start gaan, waardoor de bezetting verder zal stijgen. De verwachting is een stijging naar ruim 1.526 fte, zeker met de mogelijke vervreemdingen van Post OZL en Groen OZL in zicht. Het ziekteverzuim is op dit moment hoger dan begroot. Dat heeft zijn weerslag op de declarabele uren en dus op de omzet. Beheersing van het verzuim heeft op dit moment hoge prioriteit en samen met onze arbodienstverlener wordt onderzocht hoe dit aan te pakken. Dit geldt overigens binnen heel WOZL. Daarnaast is er tevens aandacht voor de sw-medewerkers zonder object (geen werk). Ondanks dat ook er successen zijn en bedrijven de weg naar WOZL langzaam weten te vinden, blijft dit een punt van grote aandacht. Vooral voor sw-medewerkers die instromen vanuit de wachtlijst is er niet direct werk voorhanden. Middels opleidingen en proefplaatsingen wordt geprobeerd de sw-medewerkers snel aan werk te helpen. Doordat de bezetting gestaag groeit, neemt ook de druk op de interne organisatie toe. De workload van de jobcoaches neemt toe en er is dringend behoefte aan uitbreiding. De verwachting is dat de invulling hiervan in het 2e kwartaal zal plaatsvinden. De economie vindt langzaam zijn weg naar boven, maar desondanks zien wij dat het aantal slechte betalers aan het groeien is. Dit blijft een punt van aandacht. Het is immers niet alleen van belang dat de sw-medewerkers een werkplek hebben, maar ook dat deze werkplek uiteindelijk betaald wordt.
14
4.4.5 Post OZL De omzet en marge komen door extra opdrachten in het 1e kwartaal circa 6% hoger uit dan begroot. Onder leiding van de nieuwe manager is de rust teruggekeerd binnen de organisatie en dit vertaalt zich mede terug in de financiële resultaten. De gesprekken met een geïnteresseerde partij bevinden zich in een laatste fase. De verwachting is dat in het 2e kwartaal meer duidelijkheid hierover zal komen. Duidelijkheid is ook nodig, aangezien de medewerkers al ruim 1½ jaar in onzekerheid zijn over de toekomst. 4.4.6 Beschut OZL Beschut OZL blijft in beweging. Er zijn successen te melden bij bedradingen, waar goede kwaliteit van het geleverde werk en de leverbetrouwbaarheid ervoor hebben gezorgd dat er een aantal grote orders is binnengehaald. Deze orders zorgen er mede voor dat er een stabiel aanbod van werk is voor de medewerkers die op beschutte werkzaamheden zijn aangewezen. We merken echter wel dat de markt een “vechtersmarkt” aan het worden is. Dit mede met het oog op de invoering van de participatiewet. Het blijft lastig om passend werk te vinden met een toegevoegde waarde die ook bij het werk hoort. De tarieven staan erg onder druk en bedrijven worden tegen elkaar uitgespeeld. Helaas is het niet mogelijk om te garanderen dat er geen tijdelijke leegloop ontstaat op individuele afdelingen. Door optimale samenwerking tussen de diverse afdelingen en alternatieve werkzaamheden, zoals extra scholing, wordt geprobeerd de sw-medewerkers die het betreft werk dan wel een zinvolle dagbesteding te geven. De herstructurering binnen Beschut zit in een afrondende fase en mag succesvol worden genoemd. Doordat meer medewerkers de weg naar buiten vinden en door een betere en efficiëntere inrichting van werk, mensen en middelen, zijn we erin geslaagd een stuk huisvesting vrij te spelen. Dit zal er mede voor zorgen dat de vaste kosten zullen dalen. In december en januari heeft er daarnaast een “nulmeting” plaatsgevonden. Hieruit is gebleken dat het IDU-proces nog onvoldoende structureel binnen WOZL georganiseerd is. Dit zal in het 2e kwartaal opgepakt worden. Er zal een manager IDU aangesteld worden die hiervoor mee moet zorg dragen. Daarnaast zullen 1.000 mensen in kaart worden gebracht, zodat de ontwikkelcapaciteit inzichtelijk is en meer en meer gestuurd kan worden op de door- en uitstroom van medewerkers naar werk bij een reguliere werkgever.
15
4.4.7 Exploitatieoverzicht verbonden partijen Het exploitatieoverzicht van de verbonden partijen ultimo maart ziet er als volgt uit:
Omschrijving
2014
2014
2014
Begroting
Realisatie
Verschil
geconsolideerd geconsolideerd geconsolideerd Omzetwaarde
8.205
8.167
-38
grondstoffen, inhuur, uitbesteed
1.122
1.095
-27
Bruto marge
7.083
7.072
-11
Lonen n-SW
1.197
1.201
4
Opleidingen
56
23
-33
782
698
-84
Personeelskosten
Overige personeelskosten SW Overige personeelskosten n-SW
5
3
-2
838
721
-117
1.201
1.204
2
2.040
1.925
-115
Totale bedrijfskosten
2.365
2.292
-74
Operationeel resultaat
2.678
2.855
178
Lonen SW
27.564
27.230
-334
Rijkssubsidie SW
23.014
22.801
-213
Subsidieresultaat
-4.550
-4.429
121
Netto resultaat
-1.872
-1.574
299
3.517 80
3.487 78
-30 -2
personele kosten SW personele kosten n-SW Totaal personeelskosten
Aantal FTE Wsw Aantal FTE N-Wsw
Het betere netto resultaat van € 0,299 mln. is onder te verdelen in een beter subsidieresultaat van € 0,121 mln. en een beter operationeel resultaat van € 0,178 mln. Het lagere subsidieresultaat is het gevolg van een lagere bezetting dan begroot (ruim 30 fte). Daarnaast zijn de gemiddelde loonkosten per fte SW ook lager dan begroot. Iedere kleine afwijking in de gerealiseerde loonkosten zorgt voor een absoluut grote afwijking door het volume van WOZL. Opgemerkt dient te worden dat het bovenstaand financieel overzicht enkel is bedoeld om de afwijkingen weer te geven, zoals die zich op dit moment laten zien. Hierbij is zoveel mogelijk rekening gehouden met seizoensinvloeden.
16
