14. Time Management Company Onze visie

15/10/14

© Time Management Company 2014

Onze visie


1

15/10/14

Uw webpagina


Plan van aanpak Don VM 16/10

1/2de dag training in groep

Don NM 16/10

individueel gesprek

Vrij 17/10

mail met actieplan & weblink & opdracht logboek

Vrij 24/10

deadline logboek

Tot 13/11

uitvoer actieplan met opvolging

Dag 2 na 1 mnd individueel gesprek © Time Management Company 2014

2

15/10/14

Cursusdoelen q doelen & prioriteiten stellen q op een verantwoorde manier 'neen' zeggen q effectiever delegeren q uw tijdrovers opsporen q systematisch plannen q efficiënter e-mailen/vergaderen q uw persoonlijk organisatiesysteem © Time Management Company 2014

Rust & overzicht


3

15/10/14

Uw actieplan


Stellingen


19

4

15/10/14

EFFECT-Methode


Essentie


5

15/10/14

Omzetten in doelstellingen q  S pecifiek q  M eetbaar

(sporten => drie keer per week joggen) (veel => tenminste 100K verdienen)

q  A cceptabel

(8 kilo op 2 dagen vermageren)

q  R ealiseerbaar

(diploma arts op een jaar)

q  T ijdsgebonden

(eind 2014: 15K sparen)

Altijd SMART?


Zelf prioriteiten stellen

niet dringend wel belangrijk

dringend én belangrijk

niet dringend én niet belangrijk

niet belangrijk wel dringend


6

15/10/14

Uw doelstellingen


39

SMART-model q  S pecifiek q  M eetbaar

(sporten => drie keer per week joggen) (veel => tenminste 100K verdienen)

q  A cceptabel

(8 kilo op 2 dagen vermageren)

q  R ealiseerbaar

(diploma arts op een jaar)

q  T ijdsgebonden

(eind 2014: 14K sparen)


7

15/10/14

Functie


Administratief bediende q  Waar willen jij en je baas naartoe? q  Wat zal ik eerst doen? X of Y? q  Wat zijn de dringende problemen? Het is cruciaal te weten wat jouw doelstellingen precies zijn.


8

15/10/14

Project Manager q  Operationele activiteiten q  Strategische activiteiten q  Evaluatieve activiteiten 80% operationele activiteiten, 15% naar strategische activiteiten en 5% naar evaluatieve momenten?


rol thuis? Wat is uw q  Ouder q  Poetsdienst q  Kinderopvangdienst q  Klusjesdienst q  Tuindienst q  Kookdienst q  …


9

15/10/14

Wie ben je thuis?



10

15/10/14

Modewoord



11

15/10/14

Focus


Minimaliseren storingen


12

15/10/14

Attention management q  Elke 12 minuten een onderbreking q  5 keer per uur q  40 keer per dag q  200 keer per week q  Open kantoren


Thuiswerk


13

15/10/14

Neen durven zeggen

q  Hou je eigen planning voor ogen. q  Zeg meteen als iets niet mogelijk is. q  Hoe? Vriendelijk en leg het uit.


Delegeren


14

15/10/14

Clean desk


Archief


15

15/10/14

Digitaal


Hoe vaak?


16

15/10/14

Mailverkeer


Mailtips q  Controleer je e-mails 3x per dag q  Pas interval send/receive aan q  Wees spaarzaam met “cc”

q  Zet melding nieuwe e-mail uit q  Liever geen reply to all


17

15/10/14

Mailtips q  Gebruik volle onderwerpregels q  Neem de telefoon voor dringende berichten of complexe vragen

q  Schrijf je uit voor alle nieuwsbrieven die je niet leest


Mails


18

15/10/14

Uren in mailsysteem


Efficiëntie


19

15/10/14

Logboek


92

Elke dag plannen


20

15/10/14

Plan een ‘Shituur’


Braindump q  Projecten (milestones & deadline) q  To Do’s (ik & anderen/tegen wanneer) q  Andere To Do’s q  ….


21

15/10/14

3 Folders q  Actie q  Follow up q  Archief


Elke mail = beslissen q  Doe het nu Ø  doen/archiveer/delete Ø  2 minuten-regel


22

15/10/14

Elke mail = beslissen q  Stel het uit Ø  indien vandaag = actiefolder Ø  indien later voor kleine taak = takenlijst Ø  indien later voor grotere taak = agenda met tijdsblok


Elke mail = beslissen q  Delegeer Ø  indien vandaag = ‘follow-up’ folder Ø  indien later = takenlijst


23

15/10/14

Voorwaarde = schone lei

q  Beslis nu tot welke datum uw mails in de ‘nooit meer te bekijken’ folder

q  Je hebt ze nog voor het geval dat… q  Ga aan de slag met de rest van je mails


Uw To Do list q  Werken met taken q  Maak taken van uw mails & Archiveer q  Te veel taken? q  ‘To Do’ blokken in agenda q  Categorieën q  Delegeer indien mogelijk


24

15/10/14

Categorieën q  De kracht van het bundelen q  Taken of e-mails q  To do list die u kunt filteren

q  Wat zijn uw categorieën? q  @meeting q  @manager

q  @homeoffice q  #project ABC


Bekijk je systeem elke dag q  Hygiëne q  2 maal per week

q  Maak je het eigen systeem q  Routine q  2de natuur


25

15/10/14

Vergaderen


Efficiënt vergaderen q  Moet iedereen de hele vergadering aanwezig zijn? q  Bezorg iedereen een agenda: informeren/beslissing/rondvraag. q  Leg een start- én einduur vast.


26

15/10/14

Efficiënt vergaderen q  Maak een tijdsplanning per punt. q  Behandel de belangrijkste punten eerst. q  Sluit agendapunten af met: wie doet wat tegen wanneer? q  Verspreid een actielijst binnen de 24u.


Tijdvreters


119

27

15/10/14

Projecten & Contexten


122

Uw actieplan


28

15/10/14

Creativiteit?

q  tegenpolen? q  studie bij 68 R&D ingenieurs q  betere omstandigheden verkrijgen om creatief bezig te zijn


Tools phraseexpress.com

doodle.com


29

15/10/14


30

14. Time Management Company Onze visie

Recommend Documents