Brief aan de leden T.a.v. het college
informatiecentrum tel.
uw kenmerk
bijlage(n)
BAWI (070) 373 8022 onderwerp
ons kenmerk
datum
vanaf 1 januari 2008 is het Digitaal
BAWI/U200701996
20 december 2007
Klantdossier wettelijk verplicht
Lbr. 07/132
Samenvatting Deze brief informeert u over de voortgang van de implementatie van het Digitaal Klantdossier Werk en Inkomen (DKD); de brief wordt in overleg met Divosa (vereniging van directeuren van sociale diensten) verzonden. In het DKD worden de gegevens van klanten van UWV, CWI en gemeenten gebundeld getoond. Mensen die zich inschrijven voor werk of een uitkering aanvragen, hoeven op termijn nog maar één keer gegevens te verstrekken. Als een klant bijvoorbeeld aan het Centrum voor Werk en Inkomen (CWI) zijn opleiding en werkervaring heeft gemeld, hoeft hij die gegevens later niet meer te verstrekken aan het Uitvoeringsinsituut Werknemersverzekeringen (UWV) of de gemeente. Op 11 december jl. heeft de Eerste Kamer de Wet Eenmalige gegevensuitvraag werk en inkomen (WEU) aangenomen. Deze wet zal per 1 januari 2008 in werking treden en brengt een aantal wijzigingen van onder meer de Wet Suwi en de Wet Werk en Bijstand met zich mee. Het wordt vanaf dan verplicht voor gemeenten, UWV en CWI om een afgesproken set van gegevens elektronisch aan te leveren én te tonen aan hun klanten via een digitaal klantbeeld. Het DKD is hiermee een belangrijke eerste stap waardoor burgers minder vaak hun gegevens hoeven te verstrekken. Het Coördinatiepunt ICT Gemeenten (CP-ICT) ondersteunt gemeenten al sinds begin 2007 bij de invoering van het DKD in uw gemeente. U heeft hierover op 2 januari 2007 ook een ledenbrief ontvangen (kenmerk MARZ/INF/U200602120, ledenbrief 06/192). Onder meer heeft het CP-ICT medio 2007 twee financiële regelingen ingesteld waarmee gemeenten een tegemoetkoming in de kosten van de invoering van het DKD kunnen krijgen. Het is dan wel van belang dat u tijdig alle DKD-gegevens elektronisch aanlevert, óf tijdig uitstel aanvraagt bij het CP-ICT. Uw projectleider DKD is hierover al meermalen geïnformeerd, maar met deze brief willen wij die gemeenten die nog niet van deze regelingen gebruik hebben gemaakt, oproepen dit alsnog te doen.
Aan de leden
informatiecentrum tel.
uw kenmerk
bijlage(n)
BAWI (070) 373 8022 onderwerp
ons kenmerk
datum
vanaf 1 januari 2008 is het
BAWI/U200701996
20 december 2007
Digitaal Klantdossier wettelijk
Lbr. 07/132
verplicht Opzet Digitaal Klantdossier Met de invoering van het Digitaal Klantdossier (DKD) wordt een belangrijke stap gezet in de richting van een meer klantgerichte en efficiëntere uitvoering op het terrein van werk en inkomen. Door UWV, CWI en gemeenten worden digitaal gegevens beschikbaar gesteld aan elkaar én gedeeltelijk aan de klant, via internet (www.werk.nl en indien u daarvoor kiest via de site van uw gemeente). Deze gegevens worden niet centraal opgeslagen, maar telkens uit de “bronsystemen” opgehaald. Dit biedt een betere garantie op actualiteit en kwaliteit. Voor gemeenten loopt deze communicatiestroom via het Inlichtingenbureau.
Niet alleen worden gegevens getoond, ze worden ook hergebruikt: zo worden elektronische formulieren, zoals de elektronische aanvraag WWB (e-WWB) gedeeltelijk vooringevuld met al bekende gegevens. Zo hoeft de klant die gegevens niet meerdere keren te verstrekken, en wordt de uitvoering doelmatiger. In het begin zal het aantal gegevens in het DKD en op de e-formulieren relatief beperkt zijn, maar omdat in de loop der tijd meer gegevensbronnen op het DKD zullen worden aangesloten, zullen steeds meer gegevens kunnen worden hergebruikt. Zo werken gemeenten en andere partijen samen aan een klantvriendelijke en efficiënte uitvoering op het terrein van werk en inkomen. Nu al zijn enkele gegevens van de Rijksdienst voor het Wegverkeer (RDW) opgenomen in het DKD, en binnenkort zullen ook de Sociale Verzekeringsbank en over enkele maanden de Informatie Beheer-groep volgen.
Met de inwerkingtreding van de Wet Eenmalige gegevensuitvraag werk en inkomen (WEU) per 1 januari 2008 wordt het voor UWV, CWI en gemeenten verplicht gegevens zoveel mogelijk te hergebruiken. De klant mag daar ook op vertrouwen en kan daar rechten aan ontlenen. Uiteraard geldt hierbij een groeipad: techniek, processen en formulieren moeten worden aangepast, en de kwaliteit van de gegevens moet goed genoeg zijn. Het Ministerie van SZW zal dit groeipad vastleggen in de lagere regelgeving (Amvb en ministeriële regeling) die bij de WEU hoort. De VNG en Divosa hebben bij de Staatssecretaris van SZW op aangedrongen dat ná het moment van bekendmaking van de lagere regelgeving, en bij iedere wijziging daarvan, een redelijke periode als invoeringstermijn in aanmerking wordt genomen.
Wij willen nog uw aandacht vestigen op twee belangrijke punten bij de invoering van het DKD: ten eerste is het essentieel dat zorgvuldig wordt omgegaan met gegevens van burgers, en dat die gegevens alleen worden gebruikt voor doeleinden waarvoor dat is toegestaan én ze bestemd zijn. De meeste gemeenten hebben grote stappen gemaakt met de verbetering van hun ICT-beveiliging en beleidsmaatregelen getroffen op het terrein van privacy en beveiliging, maar dit blijft een voortdurend punt van aandacht, zeker nu met de komst van DKD gegevens meer en meer elektronisch worden uitgewisseld tussen partijen. Ten tweede is het belangrijk dat voor burgers helder is waar zij terecht kunnen indien zij menen dat een gegeven onjuist geregistreerd staat. Dit is op zich niet nieuw, ook nu kunnen burgers aan overheidsinstanties verzoeken hun gegevens aan te passen, maar door de grotere transparantie die het DKD met zich meebrengt en het gebruik van nieuwe communicatie-instrumenten, is het noodzakelijk uw beleid en processen op dit punt opnieuw te bekijken. Ook is het essentieel dat u over beide zaken afspraken maakt met ketenpartners, zoals CWI en UWV, en de uitvoering van deze afspraken bewaakt, zodat processen en techniek goed op elkaar afgestemd zijn en blijven.
Ondersteuning voor gemeenten door CP-ICT en Inlichtingenbureau Alle gemeenten hebben een eigen projectleider DKD. De meeste gemeenten zijn al vergevorderd met de invoering van het DKD. Zo hebben bijna alle gemeenten goede afspraken gemaakt met hun ketenpartners over de wijze van ingebruikname van het DKD en de communicatie richting klanten. Veel gemeenten leveren al gegevens aan; een aantal gemeenten moet hier echter nog mee beginnen. Op 19 december 2007 zal bij 17 gemeenten naar verwachting het DKD operationeel zijn. Voor alle overige gemeenten zal het klantbeeld op 3 januari 2008 worden geopend via www.werk.nl.
Voor de invoering van het DKD is een gezamenlijk programma van gemeenten (VNG en Divosa), UWV en CWI ingericht. Voor de gemeenten participeert het CP-ICT in de uitvoering van het programma. Het programmabureau is ondergebracht bij het Bureau Keteninformatisering Werk en Inkomen (BKWI). Onderdeel van het programma is een gezamenlijk implementatieproject van CPICT, UWV, CWI en BKWI.
vanaf 1 januari 2008 is het Digitaal Klantdossier wettelijk verplicht 20 december 2007
02/04
Bij de invoering van het DKD worden gemeenten ondersteund door het CP-ICT. Elke gemeente heeft een eigen contactpersoon vanuit het CP-ICT (regio-coach). Indien u naar aanleiding van deze brief dan ook vragen heeft over het DKD of de WEU, kunt u contact opnemen met uw regio-coach of met het CP-ICT, via het algemene nummer 030-2332337. Het CP-ICT werkt bij de invoering van het DKD intensief samen met het Inlichtingenbureau, dat als sectorloket voor de gemeenten fungeert richting andere DKD-partijen en waaraan iedere gemeente zijn gegevens dient aan te leveren. Het Inlichtingenbureau heeft een service-desk, waar u terecht kunt met vragen omtrent bijvoorbeeld aanlevering van uw bestanden of verwijsindex: 0800 – 222 11 22.
Bijdrage in de kosten Door het CP-ICT zijn dit jaar twee regelingen ingesteld, waarmee gemeenten een bijdrage kunnen krijgen in de kosten die gemoeid gaan met de invoering van het DKD. De eerste regeling betreft een bijdrage in de kosten van ICT-aanpassingen, dit is de zg. "40-centregeling", waarbij de gemeente een vergoeding van maximaal 40 cent per inwoner kan declareren. Met de tweede regeling (de "adviseurregeling") kunnen gemeenten een bijdrage krijgen in de kosten van de diensten van derden de invoering van het DKD in hun organisatie. De teksten van beide regelingen zijn al enige tijd geleden gepubliceerd en ook aan uw projectleider DKD direct gecommuniceerd. U kunt de regelingen nalezen via de ondersteuningssite www.operatiedkd.nl.
Het CP-ICT wil u nogmaals op het bestaan van deze regelingen attenderen en u oproepen daar gebruik van te maken. Voor beide regelingen is een voorwaarde voor uitbetaling, dat u nog in 2007 alle verplichte gegevens in het kader van het DKD aan het Inlichtingenbureau levert (of, in geval van webservices: de verwijsindex aanlevert, waarna een succesvolle bevraging kan plaatsvinden). Op de ondersteuningssite operatiedkd.nl is ook een overzicht van alle verplichte gegevens te vinden. Hier vindt u ook een nieuwsbrief die op 10 december jl. verzonden is, onder meer naar uw projectleider DKD, en waarin wordt aangegeven hoe u onder bepaalde voorwaarden uitstel voor deze regelingen kunt krijgen. Hiervoor is, onder andere, noodzakelijk dat u uiterlijk 21 december 2007 een brief stuurt met een daartoe strekkend verzoek aan het CP. Kijkt u voor meer informatie op www.operatiedkd.nl. Al eerder is aangegeven dat de Wet eenmalige gegevensuitvraag werk en inkomen (WEU) per 1 januari 2008 in werking treedt, waarmee de aanlevering aan het DKD dan een wettelijke verplichting wordt.
Voor de volledigheid: indien u géén uitstelbrief als hierboven genoemd aan het CP-ICT stuurt voor 21 december 2007, én niet alle verplichte gegevens nog in 2007 aan het Inlichtingenbureau levert, kunt u in het geheel geen recht doen gelden op één van de bijdragen.
vanaf 1 januari 2008 is het Digitaal Klantdossier wettelijk verplicht 20 december 2007
03/04
De laatste fase: ingebruikname DKD in overleg met CWI en UWV
We zien dat gemeenten voortvarend aan de slag zijn gegaan met de invoering van het DKD. Nu volgt de laatste stap: daadwerkelijke ingebruikname door hergebruik van gegevens van ketenpartners en continue wederzijdse afstemming van processen. Dit alles met het doel een om de klant beter van dienst te zijn. De VNG en Divosa wensen u hierbij veel succes!
Deze ledenbrief staat ook op VNG-net. Kijk op www.vng.nl onder brieven>ledenbrieven.
Hoogachtend, Vereniging van Nederlandse Gemeenten, b.a.
mr. R.J.J.M. Pans, voorzitter directieraad
P.S. Het hoofd van de afdeling sociale zaken heeft deze brief ook ontvangen.
Deze ledenbrief staat ook op VNG-net. Kijk op www.vng.nl onder VNG-brieven.
vanaf 1 januari 2008 is het Digitaal Klantdossier wettelijk verplicht 20 december 2007
04/04
