12

E-Link II voor KMO’s Informatie altijd en overal ter beschikking (Deel industrie)

Chris Block 9/2/12

De KMO heeft veel vraagtekens over ICT

• Onze informatica is onvoldoende aangepast aan onze bedrijfsvoering • Welke nieuwe technologieën kunnen een toegevoegde waarde bieden voor ons bedrijf? • Hoe kunen we met ICTkosten besparen? • Er is nog veel manueel werk ondanks onze investering in ICT • Welke zijn voor ons de juiste ICT oplossingen om onze business beter te ondersteunen? • Moeten we een pakket kopen, huren of gebruiken we een toepassing op het internet?

[email protected] confidential

2

Business – ICT Alineëring • Elink II wil business met ICT aliniëren. • Het is een proactieve discipline waardoor de KMO’s efficiënter informaticamiddelen kunnen inzetten om de bedrijfsdoelstellingen te bereiken en het zal resulteren in een kosten verlaging en/of competitief voordeel • De alineëring is een continu aandachtspunt bij elke verandering • Strategie ontwikkeling • Nieuwe investeringen • Operationele wijzigingen [email protected] confidential

3

Positionering Elink II Project in het ICT landschap •

Langs de ene kant zijn er de algemene opleidingen en sensibiliseringsactiviteiten op gebied van ICT, georganiseerd vanuit o.a. KMO-IT, KamerAcademie Mechelen, sectorfederaties voor het grote publiek.

•

Langs de andere kant is er de individuele (one-to-one) benadering vanuit de private sector.

•

Met E-Link II willen we ons daar tussenin positioneren door kleine groepen (+- 20 bedrijven) KMO’s bij elkaar te brengen en in te zoomen op de door hen geformuleerde noden en knelpunten op gebied van ICT. Deze noden en knelpunten worden gedistilleerd uit de hiervoor ontworpen webbased audit en uit de analyse van Business Processen van de KMO’s . Vanuit deze noden en knelpunten helpen we de KMO’s in groepjes met concepten en oplossingen. Daarvoor doen we beroep op zowel IT-specialisten, grote marktspelers (o.a. Microsoft, Belgacom,…) als neutrale adviseurs. Door in groepjes te werken leren de KMO’s ook van elkaar. We werken bottom-up [email protected] confidential

4

Doelstellingen

1. Een performante bedrijfsorganisatie. 2. Een permanente procesverbetering. 3. Slim netwerken 4. Vlotte contacten met dienstverlening (Egov)

de

overheid

dank

zij

digitale

5

Van bedrijfsprocessen tot ICT oplossingen

Bedrijfsprocessen

Systeemvereisten

Architectuur

ICT oplossingen


6

Interactie tussen de bedrijfssystemen

(Customer Relation Management) (Enterprise Resource Planning)

(Warehouse Management Systeem)


7

Op welke trends wil het project inspelen?

• • • • • • • •

SaaS E-business Elektronisch document beheer Thuis werken Mobiel computing Web 2.0 Virtualisatie E-gov


8

Wat maakt het project uniek? • We volgen een bottom up benadering. • We gebruiken studenten om KMO’s te helpen in het maken van analyses en om processen in kaart te brengen omdat meestal te weinig methodische knowhow aanwezig is bij de KMO’s. • Door in Kennis Kringen te werken kunnen we zeer gericht werken en zeer interactie. • De opgedane kennis wordt verzameld in een kennisdatabank www.elinkmechelen.be met een eraan gekoppelde nieuwsbrief die maandelijks de nieuwigheden weergeeft op de kennisdatabank


9

Project werkplan • •

• •

•

Via een web based audit peilen we naar de ICT kennis van de KMO’s en selecteren we wie in aanmerking komt om deel te nemen. Aan de deelnemende bedrijven koppelen we master studenten in Operation Management die mee de business processen gaan uittekenen bij de KMO’s. Ze moeten zich vooral richten naar die business processen waar knelpunten en noden zijn die op te lossen met ICT. Door de noden te kennen kunnen we de KMO’s clusteren in Kennis Kringen (KK) van ± 5 bedrijven rond bepaalde thema’s. Voor elk van die KK’s gaan we aan experten vragen de nieuwste technieken en oplossingen voor te stellen zodat de KMO’s een idee krijgen van de pro en contra’s alvorens ze naar commerciële ICT bedrijven stappen voor implementatie. De opgedane kennis wordt verzameld in een kennis databank.


10

Klankbord groep

• Ze bestaat uit 8 regionale ICT experts, Microsoft, Belgacom ICT Bridging - Jockordy, Stad Mechelen, Voka Kamer van Koophandel Mechelen, KMO-IT, Lessius, met als coördinator [email protected]

Deelnemende KMO’s E-link project • 17 dynamische KMO’s uit diensten en productie omgeving


11

Deelnemers E-Link Project

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17

Naamonderneming VANHUYNEGEMASSOCIATES BVBA Twinplast HEYVAERT BART bvba Decoform Topchim Roscon

Advocatenkantoor Jan Bergmans HTMS VSE Special Things

sector Chartered accountants & Tax- consultants Schuimverpakkingen sfeerhaarden, sierschouwen, kachels en elektro Interieur inrichting Paper and cardboard coating technology Distributie baby artikelen borstvoedingsproducten en distributie van productgamma voor de neonatologie Advocaten kantoor Metalen dichtingsringen Lasapparatuur promotiemateriaal en relatiegeschenken

Amco Group

Communicatie bureau

Uytterhoeven Keukens Caluwaerts & C° bedrijfsrevisoren bvba Vosschemie Benelux De Bie

maatkasten certificatie van economische gegevens ald bedrijfsrevisor koudhardende kunststoffen en composietmaterialen Drukkerij (Offset & digitaal) Logistieke automatisering, Embedded software en Industriële automatisering (Process Control

Medical Essentials

CoSo Softec bvba


12

Web Based Audit De web based audit behandelt de volgende onderwerpen: 1. ICT competenties. 2. Optimale ICT Infrastructuur. 3. Bedrijfscontinuiteit. te voorkomen en te beveiligen. 4. Performante internettoepassingen • Samenwerking met derden • Mobiel werken. • E-government

5. ICT in bedrijfsprocessen 6. Verwachtingen E-Link project

Eenvoudig & verstaanbaar voor de KMO 13

Conclusies Audit • De KMO’s vinden ICT noodzakelijk maar hebben de know how meestal niet in huis. Het zijn vooral externe mensen die hen helpen • Het ICT budget zal groeien bij de KMO’s • Project management is niet goed gekend dus bijsturing is noodzakelijk • Het kennen van hun Business Processen vinden ze belangrijk • Bedrijfszekerheid moet verbeterd worden. Stoomuitval beveiliging, disaster recovery en externe backup zijn aandachtspunten • De meeste zijn geïnteresseerd in virtueel werken • SAAS is nog weinig gekend niettegenstaande belangrijk voor kleine KMO’s • Van Egov liggen ze niet direct wakker en is nog niet ingeburgerd. Wordt weinig gebruikt . InCityS zou een oplossing kunnen zijn. • Aanpak van E-business is voor velen nog niet duidelijk zeker als ze hun business processen niet goed kennen [email protected] confidential

14

Bepaling van de Business Processen • We hebben 19 Master studenten Handelswetenschappen Operations van de Lessius Hogeschool Campus Carolus gehad die de processen van de KMO’s mee bepaald hebben. • Hun eindrapport werd afgeleverd eind december 2011 waarin de volgende elementen aan bod kwamen: 1. Missie – visie – strategie (strategie vooral op gebied van ICT) 2. Organisatie structuur 3. De business processen van de KMO’s ( De studenten konden zich concentreren op enkele kritische processen) 4. Knelpunten en noden op gebied van ICT 5. Mogelijke suggesties voor verbetering met ICT oplossingen

• De KMO’s hebben ook punten geven over de geleverde prestaties van de studenten zodat de oefening niet vrijblijvend was voor de studenten. [email protected] confidential

15

Relevantie voor de bedrijven (1) Kan het bedrijf verder werken op deze oefening? Zijn er voldoende aanknopingspunten voor een werkbare implementatie?

• • • • • •

Er werden zeker mogelijkheden aangereikt die realistisch zijn, zowel in prijs als product De aanpak was een belangrijke stap vooruit in het leren analyseren van de business processen voor het bedrijf Dit zou een start kunnen zijn als we die oefening willen vervolledigen. Ja, het was een test om het hele proces in detail te overlopen. Het was een nuttige manier om huidige, geplande en toekomstige processen te evalueren. Zeker en vast maar de studenten kregen een te korte tijd toebedeeld


16

Relevantie voor de bedrijven (2) Is de strategieoefening voldoende praktisch opgebouwd en voldoende toegepast op de concrete situatie van het bedrijf om werkbaar te zijn?

• • •

Ze is volledig toegepast op de concrete situatie van het bedrijf Het was een nuttige oefening om alles te overlopen met iemand van buiten het bedrijf. Het project op zich was leuk en leerzaam om te doen.


17

Inzet/samen-werking met het bedrijf Was er een duidelijke inzet van de student? Hoeveel energie heeft hij/zij daarin gestoken? Hoe diep heeft de student gegraven in de informatie over het bedrijf om tot de analyse te komen?

•

• • •

De student heeft snel en zeer accuraat de bestaande business processen doorgrond en de goede conclusies getrokken naar optimalisatie toe In verhouding met de voorziene uren is er goed gewerkt. De student kwam zeer professioneel en zakelijk over. Zeer efficiënte aanpak binnen het korte tijdsbestek, ook een groot inlevingsvermogen.


18

Conclusies getrokken uit de evaluatie •

•

• •

• • •

De studenten hebben zeer goed werk geleverd. Ik ben er verwonderd over dat ze de processen zo goed in kaart gebracht hebben met de hulp van de KMO’s en ook de suggesties die er tot nu toe uitkomen zijn zinvol. Ook in dit project valt het op dat de doelstellingen op 3 - 5 jaar van de KMO’s zijn meestal niet goed gedefinieerd en de daaruit voorvloeiende strategie is veel te vaag. De studenten staan positief tov het experiment De Coördinatoren van Lessius zijn ook zeer positief over het project tot nu toe en spreken er van deze formule vanaf volgend jaar op te nemen in hun lesprogramma De formule van Kennis Kringen (kleine groepen vormen) is positief. Er is zeer veel interactie tussen studenten, lesgevers en KMO’s Door de oefening worden er ook eindwerken gecreëerd voor de studenten bij de KMO’s De tijd die de studenten kregen was vrij kort maar in de industrie krijgt men ook niet altijd veel tijd om iets te onderzoeken of uit te voeren.


19

Noden Deelnemers E-Link Project

Noden Deelnemers E-Link Project Bedrijfsnummer

1

2

3

4

6

17

14

1

5

2

6

16

7

13

Bedrijfsnummer

Knelpunten/Noden Planningssysteemvoor opvolging dossier, Link tussen Toga en outlook, Website dat dossierverloop weergeeft en backup systeemzijn mogelijk in Toga. Men moet een upgade nemen in Toga Alleen moet onderzocht worden of men van outlook naar toga kan linken Document beheer Beveiliging Planning Stabiliteit netwerk CRM- Communicatie Planning Cloud computing 1x data ingeven Agenda's op elkaar afstemmen Routinetaken automatiseren door Intelligent scanning systeem Mailverkeer linken aan dossier (CRMgerelateerd) Cloudcomputing - communicatie Planning (eventueel met een doorgedreven CRM systeem) Opvolgen offertes (Beperkte CRM) Web based admin (Cloudcomputing) Enormtraag Documentsbeheerssysteem Calculatiesysteem(kijken bij De Bie) Voorraadbeheerssysteem Leveranciersbeoordelingssysteem

De rode noden zullen individueel bekeken worden met de ICT bedrijven. Gelieve uw naam op te geven. [email protected] confidential

8

7

9

10

10

9

11

8

12

18

13

15

14

20

15

19

16

3

17

12

Knelpunten/Noden Checklist voor aankoop materiaal tijdrovend koppeling Interieurbouw pakket IBT - boekhouding Venice Interne communicatie scanning met barcode CRM Planning Mobiel werken Uitbouw webwinkel CRMmet knowledge database ERP(modulair opgebouwd en gekoppeld met CRM) Project management Is Dave van Just Software een oplossing Disaster recovery ICT infrastructuur audit Ombouw DOS programma's Timesheets automatiseren Kosten baten analyse maken herprogrameren of een CRMsysteem CRM Facturatie Timesheets CRM Sociale media gebruiken omzaken shareable te maken Planning (Cafca ) Backup Externe ICT partner gewenst voor audit Netwerkconnectiviteit op meerdere plaatsen search engine optimisation en google adds Is sociale media interssant voor onze business Ecommerce koppelen aan website (Eerste info die 20 nodig is) Koppeling CRMsysteemmet productie (project management)

Hoe ICT Competentie's aanzwengelen bij KMO's met concepten? 3 Elektronisch zaken doen

De bedoeling is om concepten aan te reiken zodat men beter gewapend is wanneer men contact opneemt met ICT bedrijven

4

8

Noden KMO’s

6

1

Nieuwe manier van werken

7

Infrastructuur

9

2


5

21

Hoe kennis overdragen?

• Er zullen Kennis Kringen gemaakt worden zodat we zeer interactief kunnen werken. • Start maart 2012 • Planning 18.00 – 18.30 hapje en drankje 18.30 – 21.00 interactieve uiteenzetting. Het is de bedoeling vooral kapstokken aan te leveren en geen cursus. We willen helpen met hints waarop men moet letten als men achteraf het ICT systeem willen aanpassen en verbeteren • We geven de studenten van Lessius die geholpen hebben met de BP’s ook de kans aan deze sessies deel te nemen. • We zullen ook proberen enkele sessies op verplaatsing te houden zo dat men software en/of hardware kan zien om het praktisch te maken. • In welke tijdspan zien jullie de behandeling van deze topics? 3 maand, 6 maand, 1 jaar? [email protected] confidential

22

Roscon

Topchim

Vosschemie Benelux

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

HTMS

Medical Essentials

1

1

14

Heyvaert Bart

Decoform

1

1

13

De Bie

VSE

1

Coso Softec

Uytterhoeven Keukens

12 1

Amco Group

Twinplast

Vanhuynegem Associates

Special Things

15 1

16 1

17 1

Tot

Wanneer plannen we de sessies?

13

4/04/2012

KVKM

1

1

12

17/04/2012

KVKM

1

1

14

15/05/2012

1

10

19/06/2012

1

13

18/09/2012

1

12

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

16/10/2012

Belgacom ?

1

1

1

1

13

20/11/2012

Microsoft ?

1

1

1

1

9

18/12/2012

1

1

1

1

12

15/01/2013

5

9

1

1

9

1

1

Plaats

5

1

1

1

1

1

4

1

1

7

Caluwaerts & C° Bedrijfsrevisoren

11 1

9

Totaal

10 1

1

1 1

9 1

9

9

1

8 1

8

8

1

7 1

1

1 1

6 1

6

7

1 1

5 1

7

6

4

9

5

3 1

5

4

2

8

3

1 1

3

2

Bedrijfszekerheid en veiligheid is een must voor de KMO Wat betekent een managed workplace? Hoe kunnen we efficient Customer Relation Management (CRM) organiseren? Welke elementen van Supply Chain Management zijn belangrijk voor de KMO? Mobiliteit wint aan belangrijkheid. We moeten er klaar voor zijn Cloud computing is dat iets voor de KMO? Remote werken hoe aanpakken? Wat moeten we weten over websites, webshops en E-Business? Sociale media worden winnen aan belang. Hoe moeten we als KMO hiermee omgaan?

4

Onderwerpen sessies 1

Advokaten kantoorJan Bergmans

Matrix voor het aanzwengelen van ICT Competentie's bij KMO's

Inhoud van de sessies

Syneton ?

Wie kan helpen voor de sessies?

Bedrijfszekerheid en veiligheid is een must voor de KMO

Internet Security: Penetratietest, hacktest, firewall, phishing, antispam, antimaleware, redundantie, hosting, backup, Outsourcing/Co-sourcing

2

Wat betekent een managed workplace?

Hier gaat het over disaster recovery, Onderhoud, SLA's (service levels agreements), One stop shopping, Busness Continuity plan, ICT/Telecom Audit,

P&J Benedict - ICT4ME

3

Hoe kunnen we efficient Customer Relation Management (CRM) organiseren?

Hierin behandelen we ook document beheer, klanten opvolging, sales & marketing aspecten, overzenden van grote bestanden

Blue Connections - CRM warehouse

1

Herithos - Aurelium

Welke elementen van Supply Chain Management zijn belangrijk voor de KMO?

In deze sessie is het niet de bedoeling om in te zoemen op ERP. We beperken ons tot planningsconcepten, facturatie mogelijkheden, productie administratie, Barcode scanning

Desk Solutions - The missing link

Mobiliteit wint aan belangrijkheid. We moeten er klaar voor zijn

Computer - telefoon integratie - VOIP, netwerken Intranet - extranet, draadloze netwerken, Bluetooth, Wifi, mobiel internet

Belgacom Bridging ICT - Geosolutions

Cloud computing is dat iets voor de KMO?

Wat kan en wat kan niet? Wat zijn de voor en nadelen? Wat betekenen Private Cloud/hybride Cloud/Public Cloud/

Blue Connections - Belgium Cloud

7

Remote werken hoe aanpakken?

Hier behandelen we ook SaaS, dropbox, software voor samenwerking en kennis delen, VPN [email protected] confidential Terminal server - ASP, Team viewer, evernotes

23 Arco - Microsoft

8

Wat moeten we weten over websites, webshops en E-Business?

Hierin behandelen we ook search engine optimalisatie, succesfactoren voor een webshop,

9

Sociale media worden winnen aan belang. Hoe moeten we als KMO hiermee omgaan? Twitter, Facebook, Linkedin, Google adds & apps

4 5 6

E-on - Desk Solutions Syneton - Inventive Designers

Valorisatie aspecten uit het Elink II project •

• •

• •

• • • • •

Een praktische industrieoefening voor master studenten handelswetenschappen rond Business Processen. Het bevordert de samenwerking industrie met de academische wereld Eindwerken voor studenten Samenwerkingsverbanden tussen de KMO’s en IT bedrijven • Kennis database VSE – Syneton • Disaster recovery en IT audit Vosschemie – P&J Benedict Uitbouw van een virtueel kantoor met Belgacom en Microsoft en enkele KMO’s Opportuniteiten voor ICT bedrijven • Kosten/baten analyse voor ombouw DOS programma’s • Web based admin (Cloudcomputing) loopt zeer traag • Voorraad beheerssysteem • IT audit IT competentie verhoging door best practices sessies Samenwerking tussen enkele performante ICT-ondernemingen in de Mechelse regio. InCityS is een mogelijkheid om het Egov gebruik te intensifiëren De opgedane kennis wordt samengebracht in een knowledge database Samenwerking tussen de Voka Kamers van Koophandel en de steden en gemeentes waardoor men een grotere groep ondernemingen kan bereiken. 24 [email protected] confidential

Enkele Tips van belang bij dit Elink II Project 1. 2. 3.

Om uw ICT strategie te bepalen start ge bij uw business strategie Analyseer uw huidige knelpunten Organisatie, processen en systemen inzicht is de basis voor uw aanpassingen 4. Om de ICT behoeften te bepalen vertrek vanuit de bedrijfsprocessen 5. Informeer U over nieuwe trends en technologieën, welke zijn kosten besparend, welke kunnen een competitief voordeel bieden? 6. Streef naar een geïntegreerde, modulaire, flexibele informatica omgeving, met standaard software paketten en minimum aan maatwerk 7. Vereenvoudig 8. Sommige ICT diensten kan je gewoon outsourcen: PC’s, netwerken, servers in de cloud, E-mails in de cloud 9. Business analyse stel je zelf op, de functionele en technische analyse is voor de leverancier, de architectuur doet ge in samenspraak 10. Upgraden of vernieuwen? Soms is vernieuwen goedkoper [email protected] confidential

25

12

Recommend Documents