Van zandbakkenzand tot
12
podium mei 2012
t afvalverwijdering: het kan goedkoper
Professionele inkoop kan de uitgaven flink drukken Nog niet eens zo lang geleden, als de schriften bijna op waren, belde de directeur of de conciërge van de basisschool de leverancier. Of hij fietste zelf even langs de winkel. Inmiddels raakt het onderwijs meer en meer overtuigd van de voordelen van een meer professionele inkoop. Er zijn schoolbesturen die een professionele inkoper aanstellen. Nieuw is de samenwerking tussen de PO-Raad en de Onderwijs Inkoop Groep (OIG). Leden van de PO-Raad kunnen nu bij de OIG terecht voor professionalisering van hun inkoop en inkoopvoordeel. TEKST LISETTE BLANKESTIJN
podium mei 2012
13
Voor de PO-Raad is het helder: scholen zijn er om goed onderwijs te verzorgen. De PO-Raad is er om het belang van schoolbesturen te behartigen en de sector te verstevigen. Daarbij hoort ook de ontwikkeling van de financieeladministratieve taken. In deze tijd van bezuinigingen is het goed als schoolbesturen zien waar ze zelf kunnen besparen zonder de kwaliteit aan te tasten. Scholen stellen vaak lage eisen aan hun leveranciers. Ze hebben geen tijd om meerdere offertes op te vragen en zijn eigenlijk al blij als hun bestelling op tijd wordt geleverd. Inkopen is hun vak niet. Uit onderzoek blijkt dat een kwart van de schoolbesturen leermiddelen en schoonmaak te duur inkoopt. Hierop is dus nog veel winst te behalen
Michiel Koelewijn van de Onderwijs Inkoop Groep. De bij OIG aangesloten besturen participeren vrijblijvend in een inkoopcollectief.
14
podium mei 2012
en daarom hebben we een raamcontract gesloten met de Onderwijs Inkoop Groep. Leden van de PO-Raad kunnen daar met een korting terecht, op basis van no cure no pay pay.
Scan van de inkoopportefeuille Bij OIG werken zowel mensen met een achtergrond in het onderwijs als in het bedrijfsleven, gespecialiseerd in inkoop en inkoopprofessionalisering. Ze werken volgens een zevenstappenplan. Eerst maken ze een uitgebreide scan van de inkoopportefeuille. Vervolgens kijken ze met een benchmark waar het beter kan. Daarbij wordt gekeken wat een reële prijs zou zijn voor een bepaalde dienst of product. OIG kijkt wat gebruikelijk is in het onderwijs, maar ook in het bedrijfsleven. Vervolgens gaan ze in gesprek met leveranciers. Er is vaak winst te behalen, door scherpere prijzen of door collectief in te kopen. Michiel Koelewijn van OIG: ‘De bij ons aangesloten besturen participeren vrijblijvend in een inkoopcollectief. Zo’n collectief doet zaken met leveranciers die topkwaliteit willen bieden tegen scherpe condities.’ Het behaalde voordeel is geheel voor de school, minus een percentage voor de OIG in het eerste jaar. De PO-Raad behaalt hierbij zelf geen financieel gewin; zij doet dit op verzoek van haar leden. Die willen focussen op hun hoofdtaak: het geven van goed onderwijs. Om daarvoor zoveel mogelijk geld te kunnen inzetten willen ze besparen op hun inkoop. Professionaliseren en eventueel uitbesteden van inkoop is daarom handig.
In deze tijd van bezuinigingen is het goed als schoolbesturen zien waar ze zelf kunnen besparen zonder de kwaliteit aan te tasten Duurzaamheid Stichting Bijzonder Basisonderwijs Velsen (BBV, 8 basisscholen) ging als eerste schoolbestuur in zee met de Onderwijs Inkoop Groep. Leo Wijker, bestuurder en ‘critical friend’ van de OIG: ‘Als schoolbestuur hechten wij aan duurzaamheid. Wij willen graag dat onze leveranciers ons als partner zien, en niet
louter als klant. We hebben het over een samenwerking van meerdere jaren, en daarbij hoort dan ook dat je elkaar niet het vel over de oren trekt. In die relatie moet je allebei willen investeren, zodat je er beiden sterker van wordt. Daarom ben ik erg tevreden over de drietrap die de OIG bij ieder traject hanteert: eerst komt de relatie, dan de kwaliteit en de prijs. Duurzaamheid staat voor ons ook voor bedrijfszekerheid en continuïteit in onze bedrijfsvoering. ‘
Benchmark ‘Na het eerste interview met OIG hebben we alle langlopende contracten pro forma opgezegd,’ vertelt Wijker. ‘Nu lopen we alle dossiers een voor een langs. Denk aan schoonmaak, automatisering, afvalverwijdering, bedrijfshulpverlening, podium mei 2012
15
beveiliging, het administratiekantoor, zandbakkenzand, maar ook aan schoolmaterialen. Alleen daarop besparen we nu zo’n € 45.000 per jaar!’ De bestuurder: ‘Na een eenmalige investering hebben we nu al tienduizenden euro’s verdiend, terwijl we in veel gevallen bij onze vaste leveranciers zijn gebleven. De contracten voor kopieermachines bleken 43% goedkoper te kunnen. Natuurlijk: autonomie is voor veel scholen en besturen een groot goed, maar we zien dat samenwerking loont. Dat komt door de kennis die er bij de OIG zit: zij weten dat als je fatsoenlijke schoonmaak wilt, dat voor € 20 per uur kan. Dergelijke kennis heb ik als bestuurder niet. En ik wil geen leerkracht op straat hoeven zetten omdat ik de lesmaterialen te duur heb ingekocht.’
Schoolbesturen delen inkoper Sommige schoolbesturen bedenken
eigen constructies om geld te besparen. In Apeldoorn weten drie schoolbesturen al een aantal jaren flinke voordelen te behalen door gezamenlijk in te kopen. Niet via de OIG, maar door een eigen inkoper aan te stellen. Wessel Ytsma, lid van de Raad van Bestuur van Stichting Protestants Christelijk Basisonderwijs (PCBO): ‘Wij hebben een inkoper laten opleiden op hbo-niveau. Hij sluit mantelovereenkomsten met leveranciers. Die professionalisering van de inkoop levert veel op. Met de inkoop van computers hebben we al enkele tonnen bespaard. Daarnaast werken we samen bij de inkoop van kopieerapparaten, facilitaire zaken, meubilair, de schoonmaak, leermiddelen enzovoorts. Onze inkoper, Richard de Groot, heeft verstand van geld en beschikt over onderhandelingsvaardigheden. Een schooldirecteur beseft meestal niet dat een prijsverschil van € 0,001 op een wc-rol een
Zeven valkuilen bij inkoop De Onderwijs Inkoop Groep signaleert zeven veel voorkomende valkuilen. r JOLPPQDPOUSBDUFO[JKOBMKBSFOMBOHOJFUNFFSCFLFLFO r IFUAPVXFKPOHFOTLSFOUFOCSPPEXPSEUEVVSCFUBBME r CJKUFWFFMMFWFSBODJFSTXPSEUEFJOLPPQPOEPPS[JDIUJHFOTUJKHFOEFBENJOJTUSB tieve kosten r HFFO USBOTQBSBOUF SBBNDPOUSBDUFO r UFWFFMNFEFXFSLFSTIPVEFO[JDICF[JHNFUEFJOLPPQ r CFQFSLUFDPOUSPMFWBOCJOOFOLPNFOEFGBDUVSFO r HFFONBOBHFNFOUJOGPSNBUJFTZTUFFN www.poraad.nl > Vereniging > Ledenvoordeel
16
podium mei 2012
Wessel Ytsma: ‘Wij hebben zelf een inkoper laten opleiden op HBO-niveau.’
fundamenteel verschil maakt over een heel jaar. Richard onderhandelt tot het randje. Maar het belangrijkste is dat hij schooldirecteuren helpt bij het definiëren van hun vraag. Als je je vraag goed stelt, en je hebt je programma van eisen scherp, dan kun je goed onderhandelen en krijg je een goede kwaliteit tegen een scherpe prijs.’
Europese aanbesteding PCBO trekt op inkoopgebied sinds 2010 samen op met de Apeldoornse schoolbesturen voor openbaar en katholiek onderwijs, en ook het voortgezet onderwijs doet mee. Ytsma: ‘De meeste dossiers betreffen EU-aanbesteding, maar er worden ook documenten en informatie uitgewisseld. We werken bottom-up: per productgroep kijken we wie er wil aan-
haken. We vormen dan een werkgroep waarin ook een aantal schooldirecteuren en materiedeskundigen zitten. Dit verhoogt het draagvlak bij de scholen. De kosten voor ieder traject worden gedeeld. Bij een EU-aanbesteding bijvoorbeeld huren we een adviesbureau in. Deze kosten betalen we gezamenlijk. Het contractbeheer ligt bij Richard; hij geeft aan welke producten het jaar erop gezamenlijk ingekocht kunnen worden.’ In het onderwijs ontbreekt het vaak aan gevoel voor bedrijfsmatig handelen, vindt Ytsma. ‘Ik kom zelf uit het bedrijfsleven, ik vind dit leuk. Bovendien: we hebben te maken met gemeenschapsgeld, dat moeten we niet over de balk smijten. Er is in het onderwijs nog veel besparingspotentieel op de indirecte kosten. Zo lang er nog schooldirecteuren zijn die potloden in de supermarkt kopen is er voordeel te behalen.’ ■
De Onderwijs Inkoopgroep De OIG startte voorjaar 2011, opereert vanuit Zeewolde en bedient inmiddels 25 besturen met bijna 250 basisscholen. OIG hanteert een uit het bedrijfsleven afkomstig inkoopconcept. Zij focust op twaalf inkoopsegmenten en werkt op basis van no cure no pay pay. www.onderwijsinkoopgroep.nl
podium mei 2012
17
