SKLAD V EXCELU
Sklad v Excelu OBSAH 1
ÚVOD .................................................................................................................................................................3
2 2.1 2.2 2.3 2.4
POPIS FUNKCÍ .....................................................................................................................................................3 VLASTNÍ ZOBRAZENÍ ........................................................................................................................................................ 3 MASTER DATA ............................................................................................................................................................... 4 ŠARŽE .......................................................................................................................................................................... 6 ŘÍZENÍ ZÁSOBY ............................................................................................................................................................... 7
3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 3.11 3.12 3.13 3.14 3.15 3.16 3.17 3.18
POPIS SYSTÉMU ..................................................................................................................................................7 ŠARŽE .......................................................................................................................................................................... 7 KNIHA ŠARŽÍ .................................................................................................................................................................. 8 LOG SKLAD ................................................................................................................................................................... 8 ZÁSOBA ........................................................................................................................................................................ 8 DRUH .......................................................................................................................................................................... 9 EXSPIRACE .................................................................................................................................................................... 9 VÝPOČET EXSPIRACE........................................................................................................................................................ 9 STAV............................................................................................................................................................................ 9 MJ .............................................................................................................................................................................. 9 SKLADOVÁNÍ............................................................................................................................................................. 9 DPH ..................................................................................................................................................................... 10 DRUH VÝROBKU ...................................................................................................................................................... 10 LOG ...................................................................................................................................................................... 10 UNLOCK ................................................................................................................................................................ 10 SKLAD ................................................................................................................................................................... 10 STAV ŠARŽE ............................................................................................................................................................ 11 DRUH POHYBU ........................................................................................................................................................ 11 DODAVATELÉ .......................................................................................................................................................... 11
4
ZÁVĚR ............................................................................................................................................................... 11
2/11
Sklad v Excelu
1 Úvod Představuji vám model jednoduchého skladu, který jsem vytvořil v Microsoft Excelu. Ne, že by nešlo vytvořit i složitý model, ale ten už by byl závislý na podmínkách toho kterého podniku. Takže je to v podstatě jen takový hrubý základ, který lze rozšiřovat a upravovat podle potřeby. Soubor je k dispozici pro vaše úpravy a rozšíření, případně pro dotazy.
2 Popis funkcí 2.1
Vlastní zobrazení Po otevření souboru se objeví list „Master data“ (Obrázek 1).
Obrázek 1
Soubor obsahuje ještě tyto další listy: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18.
Šarže Kniha šarží Druh Exspirace Výpočet exspirace Stav MJ Skladování DPH Druh výrobku Log Unlock Sklad Stav šarže Zásoba Druh pohybu Log sklad Dodavatelé. Tyto listy jsou v základním zobrazení skryty. Pro ovládání skladu postačí zobrazení vlastního pohledu „Master data“, které je aktivováno při otevření souboru. Private Sub Workbook_Open()
3/11
Sklad v Excelu Pomoc.OdemciSesit Pomoc.Odemci ActiveWorkbook.CustomViews("Master data").Show Pomoc.Zamci Pomoc.ZamciSesit End Sub
Všimněte si, že se list a sešit nejdříve odemykají, potom se nastavuje vlastní zobrazení a opět se zamykají. Chcete-li zobrazit i jiné pohledy než „Master data“, použijte tlačítko dialogové okno Vlastní zobrazení (Obrázek 2).
a objeví se
Obrázek 2
Před zobrazením tohoto okna jsou sešit a list pochopitelně odemčeny a opět zamčeny. Private Sub cmdPohled_Click() Pomoc.Odemci Pomoc.OdemciSesit Application.Dialogs(xlDialogCustomViews).Show Pomoc.Zamci Pomoc.ZamciSesit End Sub
Volbou zobrazení „Vše“ se zobrazí všechny listy, které sešit obsahuje. Upozornění V systému je zamykán jen list Master data, další listy jsou odemčené, to znamená, že by se měla věnovat velká opatrnost pouštět uživatele do tohoto zobrazení. To by mělo být jen v rozsahu oprávnění administrátora. 2.2
Master data List „Master data“ obsahuje základní data o materiálu. Tento soubor podporuje jen klíčové atributy, postupně je lze doplňovat podle potřeb. Pokud označíte buňku s číslem materiálu v prvním sloupci, objeví se dialogové okno Základní data materiálu (Obrázek 3). Zde nastavte vlastnosti materiálu.
4/11
Sklad v Excelu Obrázek 3
Rozbalovací pole formuláře jsou načítána z listů podle tohoto seznamu (Kapitola 3): Pole Druh Exspirace Dodavatel MJ (měrná jednotka) DPH Druh výrobku Stav Skladování
List Druh Exspirace Výpočet exspirace Dodavatelé MJ DPH Druh výrobku Stav Skladování
Tlačítko odemyká list a umožňuje editovat záznamy. O tomto odemčení je vytvořen záznam na listu Unlock (Kapitola 3.14) a uživatel je požádán o zdůvodnění (Obrázek 5). Obrázek 4
Tlačítko materiálu.
přidělí nové číslo podle pořadí a otevře prázdné okno k založení nového
Tlačítko 3.13).
uloží změny ve formuláři a provede záznam o změnách na list Log (Kapitola
5/11
Sklad v Excelu 2.3
Šarže Má-li materiál nějakou zásobu šarží na skladě, je zobrazena na záložce Šarže (Obrázek 5) ve formátu Číslo šarže/Exspirace/Stav/Sklad.
Obrázek 5
Dvojklikem na šarži se objeví skladová karta Šarže (Obrázek 6), kde jsou základní údaje o zásobě: datum exspirace, umístění, statut a množství. Obrázek 6
Tlačítkem je možné změnit základní atributy šarže (exspirace, sklad a stav). Tyto operace by měly být v kompetenci odpovědných osob, především útvaru jakosti a proto systém požaduje heslo (Obrázek 7). Obrázek 7
Po zadání hesla a potvrzení tlačítkem OK jsou změny provedeny v listu Šarže (Kapitola 3.1) současně se záznamem do listu Log Sklad (Kapitola 3.3).
6/11
Sklad v Excelu 2.4
Řízení zásoby Tlačítkem lze měnit zásobu ve skladu. V okně Pohyb na skladě (Obrázek 8) vyberte druh pohybu (zde pouze příjem a výdej) a množství. Lze připojit i poznámku.
Obrázek 8
Změna se zapíše do listu Zásoba (Kapitola 3.4). Tlačítkem (Obrázek 5) lze založit šarži v Knize šarží (Kapitola 3.2) podle jednoduchého algoritmu zvýšením čísla o 1 poslední šarže. Objeví se formulář Příjem šarže (Obrázek 9), kde vyplňte potřebné údaje. Obrázek 9
Při plánovaném zakládání šarže nemusí být známo množství materiálu ani exspirace, pravděpodobně ani umístění zásoby. Ani jedna položka tedy nemusí být vyplněna a může být dodána později postupem podle výše popsaného postupu tlačítkem
(Obrázek 6).
Takto založená šarže je zapsána do listu Zásoba (Kapitola 3.4), pokud není vyplněno pole Množství, je zapsána s nulovou zásobou. Statut této šarže je nastaven automaticky na „Neuvolněno“. Tak, jak bylo napsáno v kapitole 2.3, její uvolnění je v kompetenci útvaru jakosti.
3 Popis systému 3.1
Šarže List šarže (Obrázek 10) je aktuální seznam šarží a jejich nejdůležitějších atributů: exspirace, stav a umístění.
7/11
Sklad v Excelu Obrázek 10
3.2
Kniha šarží Kniha šarží slouží jako počitadlo (Obrázek 11) a záznamník o historii zakládání šarží jednotlivých materiálů.
Obrázek 11
3.3
Log Sklad List Log Sklad (Obrázek 12) sleduje změny na úrovni atributů šarže.
Obrázek 12
3.4
Zásoba List Zásoba (Obrázek 13) sleduje přehled změn zásob jednotlivých šarží.
Obrázek 13
8/11
Sklad v Excelu 3.5
Druh List Druh (Obrázek 14) je jednoduchým a rozšiřitelným číselníkem druhu materiálu.
Obrázek 14
3.6
Exspirace List Exspirace (Obrázek 14) je jednoduchým a rozšiřitelným číselníkem počtu dní životnosti materiálu od data začátku exspirace.
Obrázek 15
3.7
Výpočet exspirace Výpočet data exspirace může obsahovat různé strategie (Obrázek 16).
Obrázek 16
3.8
Stav Na listu Stav je jednoduchý číselník, kterým lze nastavit stav položky na listu Master data (Obrázek 17).
Obrázek 17
3.9
MJ List MJ (Obrázek 18) obsahuje seznam používaných měrných jednotek.
Obrázek 18
3.10 Skladování List Skladování (Obrázek 19) obsahuje jednoduchý a rozšiřitelný číselník skladovacích podmínek.
9/11
Sklad v Excelu Obrázek 19
3.11 DPH List DPH (Obrázek 20) obsahuje jednoduchý číselník sazeb DPH. Obrázek 20
3.12 Druh výrobku Kategorizace výrobků je pro podniky důležitá ke sledování ekonomických ukazatelů pro určité výrobkové skupiny. List Druh výrobku (Obrázek 21) je jednoduchý a rozšiřitelný číselník těchto skupin. Obrázek 21
3.13 Log List Log (Obrázek 22) sleduje změny, které se odehrávají na listu Master data. Obrázek 22
3.14 Unlock List Unlock (Obrázek 23) sleduje, kdo, kdy a proč si otevřel list Master data pro zápis. Obrázek 23
3.15 Sklad List Sklad (Obrázek 24) je jednoduchý a rozšiřitelný číselník skladů.
10/11
Sklad v Excelu Obrázek 24
3.16 Stav šarže List Stav šarže (Obrázek 25) je jednoduchý a rozšiřitelný číselník stavů skladové zásoby. Obrázek 25
3.17 Druh pohybu List Druh pohybu (Obrázek 26) je jednoduchý a rozšiřitelný číselník stavů druhů pohybů skladové zásoby. Obrázek 26
3.18 Dodavatelé List Dodavatelé (Obrázek 27) může sloužit jako jednoduchý adresář. Obrázek 27
4 Závěr Nedělám si ambice, že tam nejsou nějaké chyby, díry v zabezpečení, či něco, co vám přijde nelogické. Řekl bych, že cílem bylo vytvořit něco, co by mohlo být základem, na kterém lze postavit poměrně solidní datovou základnu, třeba i pro nějaké solidní skladové hospodářství.
11/11
