11

Fiscaal Service Gebruikershandleiding

Versie 2.0 06/11

Woord vooraf Bij gebruik van een zakelijke auto voor privédoeleinden wordt u als gebruiker door de fiscus belast, behalve wanneer u kunt aantonen dat de auto uitsluitend voor zakelijke doeleinden wordt gebruikt. De FARINGWELL Fiscaal Service ondersteunt u een fiscaal sluitende ritregistratie te genereren, direct geschikt voor de belastingdienst. De Fiscaal Service bestaat uit een FARINGWELL volgsysteem welke alle ritten nauwkeurig vastlegt op basis van tijdstip, locaties (ook de tussenliggende) en de gereden kilometers. En deze vervolgens per rit communiceert naar onze FARINGWELL OnLine applicatie. Daarnaast bestaat er de mogelijkheid om tegen geringe meerkosten maandelijks automatisch de rapportage per e-mail te ontvangen. Deze gegevens zijn vervolgens verkrijgbaar in de vorm van een fiscale rapportage en zijn indien gewenst te exporteren naar Excel®. De gegevens kunnen, indien nodig, achteraf worden aangepast. Fiscaal Service is zo ontwikkeld dat u als gebruiker gemakkelijk en overzichtelijk bij uw ritgegevens kunt komen. Deze handleiding bevat een stapsgewijze uitleg over de mogelijkheden van dit product. Mochten er onverhoopt onduidelijkheden zijn of heeft u vragen over dit product, dan kunt u altijd contact opnemen met onze Service Desk op nummer +31 (0)88 2252200 (optie 1). Pagina 7 van deze gebruikershandleiding beschrijft op welke wijze de kilometerstand aangepast kan worden. Doordat het systeem op basis van GPS ritten/afstanden berekent kan het zo zijn dat het totaal niet 100% overeenkomt met de kilometerstand in het voertuig. Wij adviseren om dit zelf minimaal 1 keer per maand te controleren en indien nodig in de rapportage te corrigeren.

1. De applicatie FARINGWELL OnLine 1.1 Aan de slag Het opvragen en eventueel aanpassen van de fiscale rapportages is mogelijk middels de webapplicatie FARINGWELL OnLine en is 24 uur per dag en 7 dagen per week voor u beschikbaar. De applicatie moet door middel van een browser worden benaderd en is bereikbaar via www.faringwell.com . Vervolgens gaat u naar het gedeelte ‘My FARINGWELL’ waarna u op het inlogscherm ‘FARINGWELL OnLine’ klikt. U ziet dan het volgende inlogscherm:

1.2 Inloggen op uw persoonlijke account In de welkomstbrief, welke u per post heeft ontvangen, treft u uw inlogcodes (aansluitnummer & ID code) voor de toegang tot uw persoonlijke account. Zodra u deze correct heeft ingevuld ziet u het volgende beginscherm:

2. Uw ritten 2.1 Waar vind ik mijn ritinformatie? Om uw ritinformatie te benaderen klikt u op het ‘voertuig’ welke u links in het beginscherm aantreft onder de optie ‘mobiele units’. Vervolgens verschijnt de optie ‘rapporten’ waar u op klikt en de optie: ‘fiscaal rapport’ verschijnt. Het volgende scherm verschijnt dan voor u wanneer u op deze functie klikt:

Aan de rechterkant van het scherm heeft u de mogelijkheid om de periode in te geven over welke u de rapportage wilt bezichtigen. Ook is het mogelijk om direct een ‘snelle selectie’ aan te geven door op deze knop te drukken. Let wel: voor het genereren van grotere rapportages (maandoverzicht/jaaroverzicht) heeft de applicatie langer nodig dan voor dagrapportages. Selecteer een periode en klik vervolgens op genereren. Het volgende scherm verschijnt dan voor u:

om de rapportage te

2.2 De rapportage per onderdeel Het onderstaande scherm bevat aanvullende informatie welke de belastingdienst nodig heeft voor het verwerken van de rapportages. Deze informatie is door u doorgegeven aan onze Service Desk en kan ook alleen worden gewijzigd door deze afdeling. Eventuele wijzigingen kunnen worden doorgegeven via [email protected] onder vermelding van uw aansluitnummer en ID code.

De rapportage bevat de volgende overzichten: Rittentotaal, Overzicht per maand en Rittenoverzicht. Rittentotaal

Overzicht per maand

Rittenoverzicht

2.3 Hoe draai ik een Fiscaal rapportage uit? U heeft de mogelijkheid om elke rapportage te printen. U volgt hiervoor de volgende stappen: 1. selecteer de gewenste rapportageperiode middels de optie ‘fiscaal rapport’ 2. bovenaan elke rapportage verschijnt het printlogo 3. klik op het logo en selecteer een printer in uw netwerk 2.4 Exporteer de rapportage naar Excel Om de rapportage te exporteren naar Excel onderneemt u de volgende stappen: 1. 2. 3. 4.

selecteer de gewenste rapportageperiode middels de optie ‘fiscaal rapport’ bovenaan elke rapportage verschijnt het Excellogo klik op het logo en het Excel bestand met de ritinformatie wordt gedownload. raadpleeg de handleiding Excel voor het gebruik van dit programma

2.5 Maandelijkse rapportage per e-mail Fiscaal Service biedt u de mogelijkheid om voor slechts €1,00 excl. BTW, per maand automatisch een rapport te ontvangen per email met daarin de ritinformatie van de afgelopen maand. Om deze dienst te activeren kunt u contact opnemen met onze administratie op nummer +31 (0)88 2252200 of [email protected]. 2.6 Gebruik van het product in het buitenland Fiscaal Service slaat de ritten op in het buitenland en verstuurt deze alleen wanneer het systeem is ingelogd op een Nederlands GSM netwerk. Let wel: het geheugen heeft de mogelijkheid tot het loggen van maximaal 4500km en zal bij overschrijding hiervan de eerst aanwezige informatie overschrijven. 2.7 Hoe wijzig ik mijn kilometerstand? Tijdens de ‘systeemtest’ met de dealer/installateur is de aanwezige kilometerstand overgenomen in uw persoonlijke account. De kilometerstand ziet u terug in de rapportage. Echter is het goed mogelijk dat er een kleine afwijking is ontstaan ten opzichte van de aanwezige kilometerstand in het voertuig zelf. Indien gewenst kunt u zelf bij de laatste rit de huidige kilometerstand invullen, of u kunt contact opnemen met één van Service Desk medewerkers. Zelf de kilometerstand aanpassen 1. genereer een rapportage van de lopende dag 2. klik vervolgens op 3. het onderstaande scherm verschijnt:

4. vul vervolgens de juiste kilometerstand in en eventueel gewenst kunt u gelijk een opmerking toevoegen (veld rechts) met tekst en uitleg over de wijziging. Let wel: probeer kort en bondig te blijven anders zal de rapportage tijdens het printen niet netjes kunnen worden uitgelijnd. Klik op ‘Bewaar rit type wijzigingen’ De applicatie zal vanaf nu de laatst ingegeven kilometerstand aanhouden en is hierbij definitief gewijzigd. Aanpassing kilometerstand door Service Desk Neem hiervoor contact op met de Service Desk van FARINGWELL op de onderstaande contactgegevens: FARINGWELL Service Desk Telefoon: +31 (0)88 2252200 : [email protected] De Service Desk is geopend van maandag tot en met vrijdag van 8.00 uur tot 17.30 uur. Mocht uw kilometerstand grote afwijkingen vertonen, neem dan contact op met onze Service Desk.

2.8 Rittype wijzigen zakelijk/privé Volgens de richtlijnen van De Belastingdienst is het toegestaan om maximaal 500km aan privébestemmingen toe te kennen. De applicatie werkt volgens een vooraf ingestelde werkkalender, waarbij alle ritten die op werkdagen (ma t/m vrij) van 0700 uur tot 19.00 uur binnenkomen op de FARINGWELL server, automatisch worden weggeschreven onder ‘zakelijk’. Ritten in het weekend en buiten de zakelijke kalender om worden automatisch weggeschreven onder ‘privé’. Deze werkkalender kan eenmalig (kosteloos) worden gewijzigd door onze Service Desk. U kunt dit kenbaar maken in een e-mail naar [email protected] o.v.v. uw aansluitnummer en ID code. Indien u toch een rittype wilt aanpassen is dat mogelijk en gaat u als volgt te werk: 1. genereer een rapportage van de lopende dag 2. klik vervolgens op 3. het onderstaande scherm verschijnt:

4. Ga naar de optie ‘Stel rijgedrag in’ en klik op het gewenste rittype. Plaats eventueel gewenst een opmerking in het veld ‘opmerkingen’ ter verduidelijking van de handeling. Klik op ‘Bewaar rit type wijzigingen’ De applicatie zal vanaf het gekozen rittype in de rapportage aanhouden en eventuele opmerkingen weergeven.

3. De laatst beschikbare positie op kaart 3.1 Hoe verkrijg ik de laatst bekende positie op kaart? Het is mogelijk om de laatst bekende positie te tonen op kaartmateriaal. Hiermee wordt bedoeld: de laatste keer dat het FARINGWELL systeem heeft gecommuniceerd met de FARINGWELL server. Hiervoor klikt u onder ‘opdrachten’ (links onderin het scherm) op de optie ‘Laatst beschikbare positie’. Het volgende scherm verschijnt dan:

3.2 Welke informatie kan ik hier vinden? 1. kaart met laatst bekende positie ---------------

of

2. statusinformatie voertuig-------------------------------------------------------------------

3. Voertuiggegevens beknopt-------------------------

3.3 Het wijzigen van het kaartmateriaal U heeft de mogelijkheid om het type kaartmateriaal te wijzigen. Standaard wordt er gebruik gemaakt van ‘PTV NAVTEQ’, maar indien gewenst kan ook ‘Google Maps’ worden gebruikt. U kunt dit eenvoudig wijzigen door te klikken op het gewenste kaarttype onderaan het kaartmateriaal. De wijziging is zichtbaar bij de volgende keer dat u de functie ‘laatst beschikbare positie’ gebruikt. 4. Wijzigen van Password 4.1 Hoe ontvang ik mijn password? In de welkomstbrief treft u de inloggegevens voor uw persoonlijke OnLine account aan. Passwords mogen uit privacyoverwegingen helaas niet telefonisch aan u doorgegeven worden door onze Service Desk medewerkers 4.2 Hoe wijzig ik mijn bestaande password? Onderaan de internetpagina treft u links onderaan de optie ‘verander password’. Als u daar op klikt verschijnt het onderstaande scherm:

U heeft hier de mogelijkheid om een nieuw password in te geven. Let wel: het password moet minimaal 8 karakters bevatten en tenminste 1 cijfer. Wij adviseren om zorgvuldig met uw inloggegevens om te gaan om misbruik hiervan te voorkomen.

5. Hulp en ondersteuning 5.1 Hulp en ondersteuning met de applicatie Indien u vragen heeft over de werking van het product Fiscaal Service kunt u van maandag tot en met vrijdag van 9.00 uur tot 17.00 uur contact opnemen met onze Service Desk op de onderstaande contactgegevens. Of indien u een algemene vraag heeft kunt u dit ook aangeven via de optie ‘contact’ links bovenaan in het ‘fiscaal account’. FARINGWELL.   Linnewever  1   2292  JG  Wateringen   Tel.  +31  (0)88  –  2252200  (optie  1  voor  de  Service  Desk)   Fax  +31  (0)88  -­‐  2252212   E-­‐mail  [email protected].       Website  www.faringwell.com        

Let op: de Service Desk medewerker zal naar uw aansluitnummer en ID code vragen. Zonder deze gegevens kunnen zij u helaas niet van dienst zijn. 5.2 Hulp en ondersteuning aanleveren rapportage Belastingdienst Het is goed mogelijk dat u door de Belastingdienst wordt gevraagd uw rittenregistratie aan te leveren van een fiscaal jaar. Voor een volledige en juiste aangifte hiervan raden wij u aan contact op te nemen met de Belastingdienst op de onderstaande contactgegevens. Belastingdienst Tel. 0800-0543 (bereikbaar van maandag tot en met donderdag van 8.00 tot 20.00 uur en op vrijdag van 8.00 tot 17.00 uur) Website. www.belastingdienst.nl

6. Kwaliteit, betrouwbaarheid en continuïteit Volgsystemen grijpen hoe dan ook altijd in op de persoonlijke levenssfeer van de gebruiker/berijder. Om deze reden besteden wij alle aandacht aan het beheer van uw gegevens en het waarborgen van uw privacy. Als een van de weinige leveranciers van goedgekeurde volgsystemen is FARINGWELL een Service Provider welke voldoet aan het Keurmerk Mobiele Beveiliging. Dit keurmerk regelt in feite de dienstverlening van de Service Provider en dan met name op de deelgebieden Kwaliteit, Continuïteit en Betrouwbaarheid.

Het keurmerk Mobiele Beveiliging heeft alleen betrekking op gekeurde beveiligingssystemen en niet op het product Fiscaal Service. Ondanks dat hanteren wij deze kwaliteitsnorm, voor zover mogelijk, ook voor onze niet-gecertificeerde dienstverlening. Naast een uiterst betrouwbare unit welke door een erkend FARINGWELL installateur in uw voertuig moet worden gemonteerd, bent u als klant hierdoor gewaarborgd van een correcte afwikkeling op alle fronten. Voor nu en in de toekomst!