Inhoud 1
Onderzoeksopzet (Online vragenlijsten, focusgroep & persona’s) ................................................. 2
2
Datavisualisatie ............................................................................................................................... 3
3
2.1.
Datavisualisatie medewerkers/ managementteam ................................................................. 3
2.2.
Datavisualisatie studenten ...................................................................................................... 5
Uitwerking vragenlijst ...................................................................................................................... 6 3.1. Respons vragenlijst medewerkers /managementteam ................................................................ 6 3.2. Respons vragenlijst studenten ..................................................................................................... 8
4
Focusgroepen ................................................................................................................................. 9 4.1. Voorwaarden focusgroepen ......................................................................................................... 9 4.2. Analyse deelnemers focusgroepen medewerkers ....................................................................... 9 4.3. Analyse deelnemers focusgroep ‘managementteam’ ................................................................ 11 4.4. Analyse deelnemers focusgroepen studenten ........................................................................... 12
5
Uitwerking definitieve persona’s aan de hand van focusgroepen................................................. 14 5.1. Uitwerking definitieve persona ‘Ben’ aan de hand van focusgroep medewerkers & managementteam ............................................................................................................................. 14 5.2. Uitwerking definitieve persona ‘Britt’ aan de hand van focusgroep medewerkers & managementteam ............................................................................................................................. 17 5.3.
Uitwerking definitieve persona ‘Jeroen’ aan de hand van focusgroep studenten ................. 19
5.4.
Uitwerking definitieve persona ‘Astrid’ aan de hand van focusgroep studenten .................. 21
Bijlagen.................................................................................................................................................. 24 Bijlage I
Casus Ben op basis van vragenlijsten & datavisualisatie ............................................. 24
Bijlage II
Casus Britt op basis van vragenlijsten & datavisualisatie ............................................. 25
Bijlage III
Casus Jeroen op basis van vragenlijsten & datavisualisatie ........................................ 26
Bijlage IV
Casus Astrid op basis van vragenlijsten & datavisualisatie .......................................... 27
1
Onderzoeksopzet (Online vragenlijsten, focusgroep & persona’s)
Knel- en toppunten Data visualisatie Studenten
Knel- en toppunten Data visualisatie medewerkers
STORY TELLING (Ingesproken stem) op basis van resultaten datavisualisatie Sto
Studenten
Medewerkers
Managementteam
Jeroen Astrid
Ben Britt
Ben Britt
Semi-gestructureerd interview (afgenomen door 2 stagiaires SPECO) Inclusief hulpvragen voor stagiaires
Persona’s definitief
Strategische keuzes
Digitale Campus –
Interne Communicatie
uitwerking van de strategie
uitwerking van de strategie
Userstories & Implementatieplan
Communicatieplan
Realisatie
2
Datavisualisatie
2.1.
Datavisualisatie medewerkers/ managementteam
Inventarisatie van top – en knelpunten medewerkers m.b.t. ‘mijn Sporthogeschool’, persoonlijke communicatie en overige communicatie.
Figuur 2.1. Datavisualisatie totaal (Hoes, 2014)
Top- en knelpunten medewerkers weergegeven van weinig naar veel respons.
Figuur 2.2. Datavisualisatie van klein naar groot (Hoes, 2014).
2.2.
Datavisualisatie studenten
Nb: ivm het lage respons van de studenten (3%) is ervoor gekozen om de gegevens wél mee te nemen in de volgstappen (schrijven van casussen voor de personas), maar niét weer te geven in een datavisualisatie (ivm tijd efficiëntie).
3
Uitwerking vragenlijst
3.1. Respons vragenlijst medewerkers /managementteam N= 45 medewerkers (34%) Bij respons (knelpunten dan wel toppunten) > dan 40% wordt het onderdeel meegenomen in de casus Resp.
Percentage Pos Neg
Overige opmerkingen (open vraag)
Portal: Mijn Onderwijs
44,44%
85,00%
15,00%
Portal: Inlever punt Portal: Begeleiden
44,44%
30,00%
70,00%
Gebruiksvriendelijke digitale leeromgeving die strak vorm gegeven is Weblectures zijn gericht op studenten. Er zijn eenvoudiger systemen die ook toegangkelijker zijn voor collega's onderling zoals Camtasia Studio 8 / Adobe presenter. Het opnemen van colleges, intervisies en andere belangrijke info kan langs deze weg eenvoudig en eenvoudig beschikbaar worden gesteld. Erg effectief en zowel tijd- als kostenbesparend. ---
51,11%
39,13%
60,87%
Portal: Roosters Portal: Aanmaken
60,00%
81,48%
18,52%
Een anders systeem voor progress waarin je op gebied van begeleiden vele meer kan zien en kan noteren (vraag aan Daan Geelen!) Onderscheid tussen Portal / N@tschool / SAS etc etc?? ---
64,44%
79,31%
20,69%
---
Portal: Algemene Navigatie Portal: Mijn Nieuws
66,67%
100%
0,00%
---
71,11%
87,50%
12,50%
Portal: 73,53% 75,56% Samenwerk en Persoonlijke Communicatie Persoonlijk: 64,44% 89,66% Docent/ Medewerker Overige communicatie Overig: 44,44% 45,00% Infoborrel
26,47%
Er wordt nog te weinig positief nieuws (wat elkaar stimuleert) medegedeeld. Ook door bescheidenheid. Maak duidelijk wat voor soort nieuws waar gemeld moet worden. Niet alleen afhankelijk dat door teamleiders dit soort info doorsturen maar ook collega's kunnen op deze manier elkaar een hart onder de riem steken. De opzet van de portal is duidelijk alleen werkt niet iedereen volgens dezelfde methode en wordt info niet altijd gevonden, gedeeld of geplaatst.
14
Overig: Werkoverleg
51,11%
73,91%
26,09%
15
Overig: Team overleg
51,11%
43,48%
56,52%
1 2
3 4
5 6 7
8
9
10
11
12
10,34%
----
55,00%
Graag aan het begin van het jaar een overzicht van alle infoborrels zodat we deze mede kunnen plannen. Het zou fijn zijn al het MT ook een plek heeft waar informatie gedeeld wordt, nu missen medewerkers info die in het MT besloten wordt. Een gedeelte komt misschien terug in teambijeenkomsten, maar daar kan ook nooit iedereen bij aanwezig zijn of de info komt te laat. Idee: Openbare notulen? Of besluitenlijst of iets dergelijks is voor mij ook al voldoende. Meer doelgericht en planmatig werken. Minder hap-snap en last minute. Betrek de betrokkenen actief in een vroegtijdig stadium. Meer feeling met de werkvloer is gewenst. Onderscheid hoofd en bijzaken, ook in financieel oogpunt zorgvuldigere keuzes maken! gaat veel geld verloren aan kansen zinloze acties. Meer terugkoppeling van CG, MT meer een centrale plaats geven en wellicht push bericht aan koppelen (net als bij nieuwsberichten) zodat je automatisch meer op de hoogte blijft. Behoefte aan inhoudelijke teamoverleggen. Nu is het vaak in de vorm van mededeling en delen met elkaar. Ook nodig, maar inhoudelijke discussie ontbreekt.
13
16
17 18
19 20
21
22 23
24 25 26
27 28
Overig: Aan- 55,56% 72,00% 28,00% --Afw. Bord Overig: 88,46% 57,78% 11,54% --Indiv. gesprekken Overig: E86,21% 64,44% 13,79% --Mail Overig: 96,55% 64,44% 3,45% --Lync Overige feedback die niet in Top Respons terugkwam Interne trainingen aanbieden op maat voor docenten FSH. Nu aantal trainingen door Fontys aangeboden die te weinig inhoudelijk aansluiten op de lessen/behoefte van FSH docenten. Peil eens waar docenten behoefte aan hebben en organiseer dat. Communicatie middels schermen verloopt niet goed als studenten hier iets op willen laten publiceren. Bijvoorbeeld promoten project of kamp voor FSH studenten. Reactie komt niet of veel te laat. Communicatie in het algemeen van projecten waar studenten/docenten mee bezig zijn. Bijvoorbeeld bij binnenkomst links achter het glas vh servicepunt een etalage maken zodat het project / onderzoek wat op dat moment centraal staat meer bekendheid krijgt en letterlijk zichtbaar is (misschien ook iemand bij staat die meer info kan geven) Duidelijk meldpunt (bij wie of naar wie email versturen) als je nieuws wil laten zien aan studenten/medewerkers bij bv geboorte, prestatie van student/docent, onderzoek afsluiting of artikel gepubliceerd van een docent etc. Het is niet duidelijk bij wie je voor welke vragen / verantwoordelijkheden moet zijn. Gebouw faciliteert het informeel ontmoeten niet.. Dus ook niet de makkelijke communicatie. Gevolg hiervan is dat de communicatie geformaliseerd wordt ... Gevolg daarvan: mailcultuur, en belachelijk veel formele communicatiesystemen. Kijk maar naar eens kritisch naar deze enquête. We zijn geen extreem grote organisatie... Dat kan beter... Less is more. Begin met een docentenkamer. Een home away from home.. P.s niet een hoek van de kantine! Maar een serieuze plek. Op dit moment dreigt de interne communicatie weer log en onbeheersbaar te worden
3.2. Respons vragenlijst studenten N= 50 Studenten (3%) Bij respons (knelpunten dan wel toppunten) > dan 40% wordt het onderdeel meegenomen in de casus
1 2 3
4 5 6 7
8 9
Resp.
Percentage Pos Neg
50,00
68,00
32,00
50
64,71
35,29
72,00
88,89
11,11
Portal: 79,49 78,00 Webmail Portal: 90,24 82,00 Roosters Portal: 88,00 38,64 Inleverpunt Portal: Mijn 96,00 25,00 Portfolio Persoonlijke Communicatie Persoonlijk: 42,00 9,52 Ex. Com Persoonlijk: 82,00 58,54 Docent/ Medewerker
20,51
Portal: Mijn Onderwijs Portal: Mijn Resultaten Portal: Mijn Nieuws
61,36
inleverpunt-> WERKT NOOIT!!!!!
75,00
Competentieprofiel mag makkelijker opgezet worden, het is nog heel ouderwets en alles is lastig vindbaar of erin te zetten.
90,48 41,46
11
12 13
15 16
17 18 19
Overige communicatie Overig: E58,00 82,76 Mail
Er wordt te weinig gecommuniceerd via "Mijn Nieuws". Er wordt vanuit gegaan dat studenten overal maar zelf achter kunnen komen, terwijl dit 9 van de 10 keer niet het geval is. "Mijn Nieuws" bestaat niet voor niets - waarom wordt het dan niet gebruikt. Het zou zoveel tijd schelen als hier een bericht op wordt geplaatst. Studenten weten dan waar zij aan toe zijn en de docenten krijgen geen 100 e-mails per dag met dezelfde vraag.
9,76
10
14
Overige opmerkingen (open vraag)
Studenten moeten hun producten op tijd inleveren. Er wordt dus ook verwacht dat de docenten deze op tijd nagekeken hebben. Zo niet, communiceer dit duidelijk met ons. Nu heb ik nog steeds geen feedback en word ik scheef aangekeken omdat ik al 2 mails gestuurd heb binnen 3 werkdagen. Verder wil ik nog kwijt dat er pas in de 3e week door de docent uitleg gegeven werd over hoe het beroepsproduct van deze periode eruit moet zien, dit is erg laat vind ik. Als je individueel een afspraak met een medewerker maakt is er niks aan de hand, dan verloopt het allemaal prima. Echter zodra er intern tussen medewerkers overlegd moet worden, blijft er hier en daar nog wel eens wat liggen. Overleg tussen docenten kan beter. Er wordt teveel gemaild Ik vind op dit moment dat Fontys een aantal zaken niet goed afhandelt naar de studenten toe. Sommigen uit mijn klas moeten stoppen omdat ze te weinig studiepunten hebben door (vind ik en meerderen met mij) geen geldige reden. Als meer dan de helft van alle leerlingen uit het eerste jaar een 1 heeft behaald voor een beroepsproduct vind ik niet dat je dat kunt neerleggen bij de leerling. Is er dan niet ergens iets mis gegaan naar de communicatie van docent naar student?
Docenten reageren nauwelijks op e-mails. Deze manier van communiceren is er ook niet voor niets. Op dit moment gebruiken studenten het wel, maar is het eenrichtingverkeer, omdat docenten niet reageren. Docenten mailen niet tijdig terug. De nieuwe lay-out in de webmail stoort mij zeer. Onoverzichtelijk en er staat te veel in het scherm, de mails worden te groot weergegeven. Ik persoonlijk vind dit een belachelijke aanpassing. Overige feedback die niet in Top Respons terugkwam sas+ moet er gewoon helemaal uitgegooid worden, want dit werkt gewoon niet naar behoren en voldoet niet aan de wensen van deze tijd. Daarom wordt er misschien dit jaar geen gebruik van gemaakt?? het reserveren van ruimtes moet een apart kopje worden op de pagina met alle knopjes, dit graag ook voor het reserveren van camera's etc. ICT -> niet "klantvriendelijk" 17,24
4
Focusgroepen
Voor het onderzoek is gekozen voor een combinatie tussen kwantitatief onderzoek (vragenlijst) en kwalitatief onderzoek (focusgroepen). Doel van de focusgroepen is om een gestructureerde discussie te krijgen op basis van de gespreksthema’s die middels de vragenlijst vooraf zijn bepaald. We kiezen voor deze methode om:
een beter beeld te krijgen van de beleving van de interne communicatie onder de verschillende doelgroepen (Managementteam, Medewerker, Student) gedetailleerde reacties te krijgen op basis van de gespreksthema’s die de doelgroepen hebben aangedragen Informatie te verzamelen over de behoefte van de doelgroepen
4.1. Voorwaarden focusgroepen De focusgroepen zijn in eerste instantie geselecteerd op basis van bereidbaarheid (vrijwillig respons) en in de tweede wervingsronde door persoonlijke benadering. Daarbij is rekening gehouden met de volgende voorwaarden:
Er is gebruik gemaakt van relatief kleine groepen respondenten: 5- 8 respondenten per sessie dat voldoende ruimte laat om over details te praten. In iedere focusgroep dienen respondenten met andere achtergronden vertegenwoordigd te zijn. Er is gekozen voor een samenstelling van respondenten die representatief zijn voor leden van de totale doelgroep Er is gekozen voor een homogene samenstelling (medewerkers, studenten, managementteam). Ze dienen zich vrij te voelen om hun mening met elkaar te delen. Er is gezorgd voor een informele setting (pizzasessies voor studenten, ontbijtsessies voor medewerkers) Er is gekozen voor twee onafhankelijke gespreksleiders: (twee stagiair(e)s vanuit SPECO): Annick Aerts en Willem de Bijl. De discussie is deels opgenomen maar werd alléén beluisterd door de stagiaires zelf (ter ondersteuning van de uitwerking). Medewerkers van de afdeling Marketing & Communicatie en de Digitale Campus zullen de sessie inleiden.
4.2. Analyse deelnemers focusgroepen medewerkers In totaal hebben 11 medewerkers deelgenomen aan de ‘ontbijtsessie’. Deze medewerkers zijn middels focusgroepen samengesteld op basis van de volgende criteria:
Verdeling LO/SBE medewerkers Verdeling OOP / OP Verdeling >2 jaar in dienst / < 2 jaar in dienst
Aantal deelnemers focusgroep medewerkers 12 10 8 6 4 2 0
11 (100%) 7 (64%) 4 (36%) Aantal respondenten totaal
Aantal OOP personeel
Aantal OP personeel
Verdeling medewerkers 4,5
3,5 3
4 (36%)
4 (36%)
4
2,5
1
1 (9%)
1,5
2 (18%)
2
0,5 0 Aantal LO medewerkers
Aantal SBE medewerkers
Aantal OOP medewerkers
Aantal medewerkers Lectoraat
Duur dienstverband medewerkers 8 7 7 (64%)
6 5 4
4 (36%)
3 2 1 0 Aantal medewerkers langdurig in dienst >2 jaar
Aantal medewerkers kortdurend in dienst <2 jaar
Verdeling fulltime / partime aanstelling 12 10
11 (100%)
8 7 (64%)
6 4
4 (36%) 2 0 Totaal aantal medewerkers
Fulltime
Parttime
4.3. Analyse deelnemers focusgroep ‘managementteam’ Het voltallige Managementteam heeft deelgenomen aan de focusgroep ‘Managementteam’. Bij deze sessie is bovendien de coördinator kwaliteitszorg nog aangesloten.
Aantal deelnemers focusgroep managementteam / verdeling man/vrouw 12 10 8
10 (100%)
6 4
5 (50%)
5 (50%)
Totaal aantal mannen
Totaal aantal vrouwen
2 0 Aantal respondenten totaal
Dienst duur medewerkers MT 7 6 6 (54%) 5 4 4 (36%) 3 2 1 0 Aantal medewerkers langdurig in dienst >2 jaar
Aantal medewerkers kortdurend in dienst <2 jaar
4.4. Analyse deelnemers focusgroepen studenten In totaal hebben 38 studenten deelgenomen aan de ‘pizzasessie’. Deze studenten zijn middels focusgroepen samengesteld op basis van de volgende criteria:
Spreiding studenten over verschillende bachelor opleidingen LO/SBE; Spreiding studiejaar ¼; Afkomstig uit verschillende afstudeerrichtingen; Evenredige verdeling man/vrouw.
Helaas hebben we een evenredige verdeling van LO/SBE studenten binnen één focusgroep niet kunnen realiseren. Derhalve is besloten om tijdens een SLB uur één LO-klas te bevragen.
Aantal deelnemers focusgroep studenten 40 30
38 (100%)
20 18 (48%)
20 (52%)
Aantal LO studenten
Aantal SBE studenten
10 0 Aantal totaal
Verdeling studenten LO over studiejaren
5
0 (0%)
10
0 (0%)
15
0 (0%)
18 (100%)
20
0 Aantal eerstejaars LO Aantal tweedejaars LO Aantal derdejaars LO
Aantal vierdejaars LO
Verdeling studenten SBE over studiejaren 12
4 2
4 (20%)
6
3 (15%)
8
3 (15%)
10 (50%)
10
0 Aantal eerstejaars SBE Aantal tweedejaars SBE Aantal derdejaars SBE Aantal vierdejaars SBE
Verdeling studenten LO/SBE over afstudeerrichtingen 20 15
18 (48%)
10 5
7 (18%)
6 (16%)
3 (8%)
4 (10%)
0 Aantal studenten Aantal studenten Aantal studenten Aantal studenten Aantal studenten LO SLA SWL SLU propdeuse
Totaal aantal studenten SBE/LO over de studiejaren 30 28 (74%)
25 20 15 10 5 4 (10%)
3 (8%)
3 (8%)
Totaal aantal derdejaars
Totaal aantal vierdejaars
0 Totaal aantal eerstejaars
Totaal aantal tweedejaars
5
Uitwerking definitieve persona’s aan de hand van focusgroepen
Tijdens de focusgroep bijeenkomsten werden voor iedere doelgroep (studenten/medewerker& managementteam) twee Persona’s gepresenteerd (bijlage I t/m IV). Dit, zoals eerder gemeld, op basis van de resultaten uit de vragenlijsten. Doel was om een karakterisering te schetsen van een bepaald type gebruiker volgens het principe van story telling (vooraf online ingesproken). Er is bewust gekozen voor twee tegenovergestelde typeringen. Deze persona’s representeren een gemiddelde weergave van de Sporthogeschool – student of medewerker. Twee tegenoverstelde persona’s helpt de werkgroep om de juiste balans te vinden binnen onze interne communicatie. Uiteindelijk hebben de groepsdiscussies geleidt tot het aanscherpen van de definitieve persona’s. Uiteindelijk zal dit handvaten bieden voor strategische keuzes binnen de werkgroep Digitale Campus en de interne communicatie.
5.1. Uitwerking definitieve persona ‘Ben’ aan de hand van focusgroep medewerkers & managementteam Contractduur Karakter eigenschappen
Langer werkzaam bij Fontys Sporthogeschool
Hoe ziet mijn dagelijkse werk eruit?
Wat vind ik leuk?
Inhoudelijk expert; een lopende encyclopedie; Minder interesse in digitale leefomgeving; laat de computer liever voor wat het is: afspraken schrijf ik voor mezelf op; Terughoudende en bewustere keuze in te gebruiken media (minder natuurlijk/minder interesse) Het ontwijken is niet meer van deze tijd, maar ik wel zo min mogelijk tijd achter de computer besteden Ik heb behoefte aan persoonlijk contact, om elkaar te ontmoeten, een voorkeur voor face-to-face Ik ben trots op zowel student als medewerker. Ik ben nieuwsgierig naar wat iedereen allemaal doet binnen Sporthogeschool Ik heb behoefte aan structuur en duidelijkheid Bepaalde ontwikkelingen wil ik in meegaan, andere dingen kan iemand anders wel voor mij doen
Het liefst sta ik de hele dag les te geven Persoonlijk contact met mijn studenten, stagebegeleiders of collega’s staat bij mij voorop. Ik ben zo vaak als mogelijk in of rondom het gebouw van Sporthogeschool te vinden. Wijzigingen in het rooster regel ik meestal met studenten zelf, buiten systemen om. Koffiecorner is voor mij een belangrijke plek voor sociaal contact tussen de werkzaamheden door
Om gezien te worden als expert; Eén op één (persoonlijke) begeleiding Informatie delen in een informele setting. Ruimte creëren om elkaar informeel te ontmoeten (‘home away from home’) Dagelijks op de hoogte gehouden willen worden van alle inspanningen die studenten en docenten leveren. Positief nieuws (succesvolle projecten, onderzoeken of kampervaringen) uit de organisatie delen met elkaar (fysiek in het gebouw naast digitaal) Persoonlijk een terugkoppeling krijg over onderwerpen die mij persoonlijk interesseren (bijv. Curriculumgroep of Kwaliteitszorg) )en centraal een terugkoppeling naar alle medewerkers (Managementteam) Samen spitssporten (16:30 tot 18:00 uur). Past bij de levensstijl van Sporthogeschool: ontmoeten in informele zin, beter dan in de file staan, minder inbreuk op privé-/gezinsleven!
Wat vind ik niet leuk?
Wat wil ik bereiken? / Wat zou ik graag willen?
Waar doe ik mijn werk
Welke apparaten heb ik ter beschikking?
Ad hoc organisatie: ik heb behoefte aan structuur en duidelijkheid, duidelijke jaarplanningen. ‘Taggen’ van bestanden geeft mij structuur (makkelijker terugvinden van dingen) De digitale manier van samenwerken kost mij tijd Het omgaan met (formele) interne communicatiesystemen als Lync of Portal Het vinden van informatie moet geen zoektocht zijn. Niet teveel muisklikken Nieuwe technologieën. Zeker als een nieuwe techniek onvoldoende werkt. Dan val ik terug op manier die zichzelf bewezen heeft. Verschillend gebruik van de Portal door medewerkers. Ik wil graag spelregels voor het gebruik van online werkruimten Formeel nieuws over de organisatie via collega’s horen. Ik twijfel dan aan betrouwbaarheid. Informatie online opzoeken (informatieborrels, indienen declaraties etc) kost mij veel tijd. Indeling 'modern' gebouw zorgt voor minder informele communicatie dan in Tilburg of Sittard. Hoeveelheid overbodige mails: ik heb behoefte aan meer structuur in mail (wanneer wel/niet/cc) Individuele pauze. Ik mis gezamenlijkheid; er is geen echte huiselijke plek voor medewerkers
Ik wil meer doelgericht en planmatig werken, geen ad hoc organisatie Ik wil graag op de hoogte blijven van alle management en onderwijs ontwikkelingen middels periodiek inhoudelijke teamoverleggen. Intensiveren van de inhoudelijke discussie: nu wordt informatie vaak gepusht (eenzijdig); Informatieborrel behouden om op de hoogte te blijven, maar ook hier de inhoudelijke discussie intensiveren. Filteren van informatie die mij persoonlijk interesseert d.m.v. aanmelden voor een platform of project. Filtering van informatie moet vooral specifieker kunnen. Dus niet alle informatie voor alle medewerkers maar op onderwerp / thema Besluitvorming van het managementteam inzien. Op die manier blijf ik up to date en behoudt het Managementteam de feeling met de collega’s op de werkvloer Meer samenwerken via Portal: dat is waarschijnlijk meer dan alleen het delen van documenten. Hierin moet ik geschoold worden. Vanuit interne communicatie moet er een keuze gemaakt worden tussen ‘musthaves’ en ‘nice-to-haves’ Ik heb behoefte aan een archieffunctie van werkruimten zodat ik iets makkelijk terug kan vinden Ik wil graag geïnformeerd worden met naam en toenaam, anders wordt het zo anoniem
Ik ben vijf dagen per week in of rondom het gebouw van Sporthogeschool te vinden. Via Facetime, Lync of telefoon ben ik niet bereikbaar Op mail reageer ik laat. Vaak is de vraag al mondeling opgelost Een voicemail kun je ook niet inspreken.
Ik heb een oude Nokia telefoon van Fontys Hogescholen zonder internetverbinding. Ik geef voorkeur aan bellen boven andere communicatiemiddelen De IPad wordt voor privé doeleinden gebruikt. Op het werk maak ik gebruik van de Fontys laptop die ik bij voorkeur aan het einde van de dag in mijn kluis achterlaat. Als ik internet of portal wil raadplegen doe ik dat voor aanvang of aan het einde van mijn werkdag Ik zoek mijn informatie op andere plekken van de daarvoor bestemde middelen (persoonlijk, telefonisch, mail sturen o.i.d.)
Hoe is mijn kennis van computers en software?
Wat Ben wil meegeven
Ik kan me redden met de standaard programma’s, maar het zal nooit mijn hobby worden. Ik heb behoefte aan hulp en richtlijnen Faciliteren en informeren in mogelijkheden van sociale media Functionaliteit ‘digitale ontmoetingsplaats’ moet uitgelegd worden. Laat het zien op studiedag Ik heb behoefte aan een op maat training op regelmatige basis (bijvoorbeeld geschoold worden in gepersonaliseerde informatie) Laat een expert mij vertellen wat de mogelijkheden zijn van een digitale werkplaats Ik wil kennis opdoen in het toepassen van gebruiksvriendelijke goede software zodat er minder snel fouten gemaakt worden Met gebruiksvriendelijk toepassen bedoel ik: a la iPad: het moet zichzelf wijzen. Ik wil wel mee met ontwikkelingen maar pas als het bewezen is en bijdraagt aan de kwaliteit van het onderwijs Ik wil een fysiek aanspreekpunt bij technische problemen Ik heb behoefte aan een structurele follow up (mag ook gegeven worden door collega’s) na een eerste kennismaking van technische applicaties en de mogelijkheden.
Op dit moment is het verschil tussen LO-SBE groter dan Ben-Britt. Waak voor individualisatie Kracht van interpersoonlijk contact is het 'per ongeluk' van elkaar leren
5.2. Uitwerking definitieve persona ‘Britt’ aan de hand van focusgroep medewerkers & managementteam Contractduur Karakter eigenschappen
Onlangs begonnen met werken bij Fontys Sporthogeschool <1 jaar
Hoe ziet mijn dagelijkse werk eruit?
Wat vind ik leuk?
Wat vind ik niet leuk?
Ik wil graag experimenteren; Ik sta open voor nieuwe ontwikkelingen; Ik bekijk (inter)nationaal wat nieuwe ontwikkelingen zijn die ten goede komen aan het onderwijs; Ik ben een dromer: denk in kansen en oplossingen; Ik ben opgegroeid met de ontwikkelingen in de media (en daardoor meer geïnteresseerd); Face to face contact is ook bij mij nog steeds aanwezig; Ik heb een voorkeur voor online samenwerking; Ik ben getraind in multitasking.
Ik start mijn dag met de mobiele versie van de Portal; die bekijk ik via mijn Smartphone Ik ben het grootste gedeelte van mijn werkzaamheden digitaal bezig. Ik ga, als het kan, mee in de laatste ontwikkelingen (Weblectures, Flipping the Classroom, Digitaal beoordelen, interactief beoordelen via IPad) Mijn Outlook agenda is gesynchroniseerd met de Sporthogeschool jaaragenda, mijn lesrooster en mijn privé-agenda. Studenten en medewerkers kunnen dus altijd zien waar ik ben. Iedereen kan in mijn digitale agenda om een afspraak te plannen: zowel studenten als docenten. Ik heb een zoekende/nieuwsgierige houding en ben zelfstandig: Informatieborrel of andere persoonlijke ontmoetingen zijn van toegevoegde waarde, maar ik ontvang die informatie net zo goed via de Online route.
Ik vind het leuk om te experimenteren. Zoals het opnemen van mijn lessen en via een Online Catalogus beschikbaar stellen aan studenten. Grootschalige interactie en samenwerking via een social intranet: een directe, snelle en laagdrempelige online communicatie tussen medewerkers onderling, studenten onderling en tussen medewerker en student Ik wil de traditionele behoefte om onderwijs-informatie te publiceren en te delen niet vervangen; er wil dat er een extra social component wordt toegevoegd Ik wil kunnen reageren op andere berichten. Of het nu om onderwijsmodules gaat, het terugvinden van informatieborrels of besluiten die genomen zijn in het MT Ik wil mensen via hun expertise kunnen vinden: een 'smoelenboek' van waaruit ik op expertise en interesse samenwerking met collega's kan zoeken. Ik zie graag een Online plek waar mensen persoonlijk lief en leed kunnen delen, bijvoorbeeld via een scherm in beschermde omgeving zoals de medewerkersruimte Ik vind het leuk om algemene belangrijke informatie via een 'Fontys-Facebook' te weten te komen. Online inhoudelijke discussie met medewerkers over onderdelen die mij interesseren. Informatie ontvangen die voor mij als professional van belang is
De logge en onbeheersbare systemen van Fontys Het aantal klikmomenten binnen het inleverpunt (herhaling bij ieder product): Tijdsverlies door hoeveelheid aan dubbel werk (inefficiëntie): bijvoorbeeld inleverpunt én uploaden in Euphorus. Hoeveelheid mails: studenten leveren iets in via het inleverpunt en mailen mij dan nogmaals het beroepsproduct voor de zekerheid. Meer structuur dus in mailing (procedures instellen) Ontvangen van informatie dat mij niet direct aangaat: ik maak graag zelf mijn persoonlijke keuzes hierin Als praktijkdocent sta ik veel in zalen. Er zal gekeken moeten worden naar begeleiding/beoordeling ‘op locatie’ Er dient gewaakt te worden voor ‘oppervlakkigheid’ door vluchtig gebruik media Houdt het vinden van informatie ook voor mij gemakkelijk
Wat wil ik bereiken? / wat zou ik graag willen
Waar doe ik mijn werk
Welke apparaten heb ik ter beschikking?
Het is frustrerend als ik als medewerker niet precies weet waarmee anderen mee bezig zijn Ben staat in de weg door gebrek aan kennis, ik moet vaak problemen oplossen. Ik ga vaak zelf extra werk doen omdat de kennis bij Ben ontbreekt. Ik bel ook als ik sneller antwoord wil. De huidige zoekfunctie belemmert mij in de personalisatie
Tijdwinst door eenvoud in gebruik: Eén digitaal inleverpunt inclusief plagiaatcheck. Eén feedbackdocument met verschillende tags (afstemmen op persoonlijk niveau) etc Ik wil op de hoogte blijven van alle ontwikkelingen binnen de organisatie waar mijn persoonlijke interesse naar uit gaat. Ik wil zoeken via een hashtag of trefwoord en kan alle basis trefwoorden vastpinnen. Ik ben zichtbaar via een ‘Fontys Track and Trace systeem’. Mijn ziekmelding is gelijktijdig zichtbaar op alle interne communicatiemiddelen (Lync, rooster, aanwezigheidsbord, Portal, infoschermen etc) Bekijken van de mobiele Portalversie via mijn Smartphone die gebruiksvriendelijk en strak is vormgegeven Mijn lesrooster, jaar- en vergaderagenda zijn met elkaar gesynchroniseerd en fluctueren niet met elkaar. Ik wil graag mijn onderwijs delen met mijn directe collega’s Goed overdragen van de studievoortgang (persoonlijk dossier, persoonlijke ontwikkeling) van studenten via een begeleidingssysteem Andere app voor informatievoorziening vanuit Fontys Sporthogeschool Projectruimtes met een duidelijke structuur Ik werk zowel thuis als op Fontys Sporthogeschool (Het Nieuwe Werken). Buiten lesmomenten en vergaderingen ben ik dus plaats en tijd ongebonden Als ik thuis werk ben ik via mail, Lync, Facetime of telefonisch gewoon beschikbaar. Zowel voor studenten (Online voortgangsgesprekken) als voor medewerkers (vergadering). Individuele gesprekken met mijn teamleider doe ik het liefst Face to Face Op het aan- en afwezigheidsbord zien studenten en medewerkers overigens dat ik wel bereikbaar ben maar niet op locatie ben. Ik werk met een IPad (zowel in de les als achter mijn bureau), een laptop van school en ik heb een privé smartphone. Als ik het internet of de Portal wil raadplegen doe ik dat zowel op de opleiding als vanuit huis. Mijn mobiele telefoon heb ik dag en nacht aanstaan. Ik kan dus wijzigingen in mijn rooster direct in mijn agenda zien en mail direct beantwoorden
Hoe is mijn kennis van computers en software?
Niets is te gek, ik ben altijd op zoek naar een nog betere oplossing. En dan kijken hoe we dat toe kunnen passen in het onderwijs.
Wat Britt wil meegeven
Op dit moment is het verschil tussen LO-SBE groter dan Ben-Britt. Persoonlijk contact heeft meer diepgang, online contact is aanzet tot persoonlijk contact of om minder precaire zaken op te lossen
5.3.
Uitwerking definitieve persona ‘Jeroen’ aan de hand van focusgroep studenten
Type student
Eerstejaars student Fontys Sporthogeschool
Karakter eigenschappen
Ik heb behoefte aan persoonlijk contact, elkaar ontmoeten. Ik ben redelijk serieus bezig met mijn studie Docenten ontmoet ik het liefst ‘real life’. Interactie vind ik belangrijk Ik heb behoefte aan structuur en duidelijkheid Ik wil mijn tijd liever besteden aan zaken die écht nodig zijn om mijn studie succesvol af te ronden.
Hoe ziet mijn dagelijkse studie eruit?
Onderwijsmateriaal en overige informatie vanuit de opleiding dienen mij dagelijks in hapklare brokken te bereiken (op persoonlijk niveau); Ik studeer het liefst op school (interactie met medestudenten en docenten); Ik ben niet 24 uur per dag bezig met school, wel met social media.
Wat vind ik leuk?
Wat vind ik niet leuk?
Wat wil ik bereiken? / Wat zou ik graag willen?
Ik vind het prettig als informatie op een gepersonaliseerde manier wordt aangeboden. Ik ben voorstander van één centraal inleverpunt dat altijd werkt, en dat op eenzelfde manier wordt gebruikt door docenten Tussentijdse feedback ontvang ik graag persoonlijk tijdens een face-to-face gesprek. Aanbieden van integrale digitale onderwijsformatie via één kanaal: roosters, PowerPoint, nieuws Samenwerken met anderen, soms op afstand en met veel eigen verantwoordelijkheid, is voor mij leren omgaan met onvoorspelbaarheid, onbetrouwbaarheid (o.a. door het kwijtraken van documenten) en minder controle. Docenten die op individuele eilandjes zitten en hun eigen regels maken (waardoor ik overzicht mis) Ik word te weinig geïnformeerd via ‘Mijn nieuws’. ‘Mijn nieuws’ kent teveel verdwaalde berichten Er wordt vaak van uitgegaan dat ik zelf overal kan achter komen. Het is zoeken als een speld in de hooiberg Onbereikbaarheid van docenten buiten de lesuren om (telefoon staat vaak uit, een voicemail kun je niet inspreken. Op mail reageren ze vaak niet of erg laat) De communicatie/afstemming tussen docenten onderling laat nog wel eens te wensen over Mijn nieuws moet echt ‘mijn nieuws’ zijn, niet algemeen nieuws. Ik zie hierdoor belangrijke berichten over het hoofd Persoonlijke profielen. Als die er online komen wil ik hier niet aan meedoen N@Tschool frustreert mij. De website werkt niet goed of totaal niet Op papier toetsen De afwachtende houding van de luie student: zij moeten niet op informatie blijven wachten, maar zelf zoeken: het is geen MBO Ik weet niet af van het bestaan en de toepassing van Lync en het aanwezigheidsbord, maar ik wil hier wel van op de hoogte zijn. Onbetrouwbaarheid van het inleverpunt. Opdrachten stuur ik via mail én inleverpunt omdat het inleverpunt vaak niet werkt. Communicatie hoeft niet persé via één kanaal te verlopen, maar gaat nu via teveel kanalen. Ik wil wel zoeken naar informatie, maar vaak is die onvindbaar. Achterhaalde informatie bij arrangementen en nieuws Algemene berichten worden geplaatst onder ‘mijn nieuws’ en ik kan zelf bepalen wanneer ik een persoonlijke terugkoppeling krijg over onderwerpen die mij in die fase van mijn studie aangaan. Procedures zijn voor alle docenten én studenten helder én eenvoudig Ik wil als student zelf berichten kunnen publiceren zodat anderen kunnen reageren (en mij kunnen helpen) Tentamenroosters, jaarroosters en lesroosters via één kanaal verspreiden én geïntegreerd aanbieden Docenten verspreiden informatie naar eigen inzicht. Studenten moeten zich aan
Waar doe ik mijn studie
formats en criteria houden, dus docenten ook. Stuur het nieuws of via mail, òf via mijn nieuws. Niet het ene hier en het andere daar. Eenduidige richtlijnen voor docent wat betreft beoordeling. Niet afwijken gedurende het proces. Klachten moeten op een manier kunnen worden gemeld dat je niet meteen ‘de gebeten hond’ bent. Ik wil dat de portal geschikt wordt gemaakt voor mijn tablet en smartphone Ik vind het helder en overzichtelijk als een powerpoint met hastag(s) start, zodat ik weet op welke trefwoorden ik het terug kan vinden Ik wil automatisch toegevoegd worden aan de juiste doelgroep Ik heb behoefte aan een omvormtabel (toetsing) of een automatische koppeling aan de juiste inhoud (jaar 4 - naar jaar 2) Zowel de student als de docent moet meewerken als het gaat om gepersonaliseerde informatie. Tutorfunctie digitaliseren Versnelde nakijkprocedure voor studenten met C of D advies Een goede zoekfunctie is onmisbaar Lync zowel op Smartphone als op tablet beschikbaar maken Communicatiemiddelen moeten toegankelijker zijn voor huidige en toekomstige studenten. Indien docenten niet bereikbaar zijn: gelieve doorverwijzen naar juiste contactpersoon binnen de sectie. Maak werkdagen zichtbaar voor studenten PPT van tevoren online zodat ik mee kan schrijven Kwaliteitskring niet achteraf bevragen maar inzetten wanneer het écht nodig is.
Ik doe de studie om op school te studeren, niet om thuis alle lessen te volgen. Dan was ik wel LOI gaan doen. Studeren doe ik thuis in alle rust. Samenwerken gebeurt in mijn huidige projectgroep via What’s app, Dropbox of vergelijkende diensten. Daar is de docent natuurlijk geen lid van.
Welke apparaten heb ik ter beschikking?
(Tablet) Smartphone Laptop Vaste computer op school
Hoe is mijn kennis van computers en software?
Ik ben terughoudend om nieuwe technologieën toe te passen Ik ben nog niet klaar voor de digitale manier waarop in het HBO les wordt gegeven De functionaliteit van een digitale ontmoetingsplaats moet uitgelegd worden. Ik weet niet hoe bepaalde functionaliteiten ingesteld moeten worden/functioneren Ik kan me redden met de standaard programma’s, maar het zal nooit mijn hobby worden. Ik heb behoefte aan hulp en richtlijnen Ik heb behoefte aan een contactpersoon voor vragen over communicatiemiddelen en ICT middelen (Dat is nu niet bij mij bekend) Communicatiemiddelen en de inrichting ervan veranderen elk jaar. Hou mij op de hoogte van de veranderingen in de systemen. Ik heb behoefte aan een Q en A tool met een geautomatiseerde database (voorbeeldantwoorden). Ik heb behoefte aan een directe vragenchat (ICT)
Wat Jeroen wil meegeven
Portal hoeft geen Facebook te worden Digibeten vormen de uitzondering onder de studentenpopulatie Structuur door alles voor te kauwen = conservatief. In hoeverre wil je voorkauwen? 80% zit onder het niveau van Jeroen. Wil Sporthogeschool de beste mensen selecteren in de vorm van Jeroen en Astrid? Er zijn amper nog studenten zonder smartphone Creëer een plek om alle studenten in een keer ‘communicatie-proof’ te maken (wegwijzer). Verschillende browsers openen portal anders
5.4.
Uitwerking definitieve persona ‘Astrid’ aan de hand van focusgroep studenten
Contractduur
Derdejaars student Fontys Sporthogeschool
Karakter eigenschappen
Ik ben een ‘Bezige bij’; Ik ben erg serieus bezig met mijn studie; Ik ben actief bezig met bouwen aan mijn CV; Wil graag experimenteren; Staat open voor nieuwe ontwikkelingen; Heeft een iPad en de nieuwste smartphone: altijd bereikbaar; Ik ben een dromer: ik denk in kansen en oplossingen
Hoe ziet mijn dagelijkse studie eruit?
Ik ben erg druk met mijn studie en nevenactiviteiten: ik vind het daarom prettig dat ik de lesstof steeds vaker tijd- en plaatsonafhankelijk kan bestuderen. Ik bestudeer de stof voor aanvang van de les, maar wél wanneer het mij uitkomt. Indien nodig kan ik een online les herhalen Ik vind het fijn dat de docent tijdens werkcolleges de diepte met mij ingaat.
Wat vind ik leuk?
Wat vind ik niet leuk?
Wat wil ik bereiken? / Wat zou ik graag willen?
Ik wil dagelijks op de hoogte blijven van alle ontwikkelingen binnen de organisatie waar mijn persoonlijke interesse naar uit gaat. Een directe, snelle en laagdrempelige online communicatie tussen docent en student en studenten onderling. Delen van onderwijs of organisatie-informatie (gekoppeld aan hashtags) Gebruik maken van een online vragenuur via Lync of de ‘Question en Answer tool’ bij een Online les. Een social intranet om te informeren én om geïnformeerd te worden Ik wil dat klassikale momenten om te informeren blijven bestaan, maar middels het aanmaken van trefwoorden, profielen of blogs kan ik besproken lesthema’s altijd achteraf inzien Ontvangen van overige informatie is voor mij ballast en wil ik niet ontvangen: ik maak graag zelf mijn persoonlijke keuzes Mijn nieuws moet echt ‘mijn nieuws’ zijn, niet algemeen nieuws. Ik zie hierdoor belangrijke berichten over het hoofd Criteria die veranderen gedurende de periode. Deze moeten vanaf begin bekend zijn en gehandhaafd blijven. De High Five moeten nageleefd worden door docenten en kritiek moet geaccepteerd worden. Onbetrouwbaarheid van Communicatiemiddelen als de Fontys Wekker of de SMS Service. Fontys Wekker: ik krijg soms een melding en soms niet. SMS service: ik krijg geen bericht notification. ICT achtergrond docenten. Docent moet het zelf ook snappen; ik moet hem vaak helpen Aan en afwezigheidsbord: onvolledige of onjuiste informatie In bevestigingsmail inleverpunt staat geeninhoud. Arrangementen veranderen. Namen van leerarrangement ook. Zorgt voor onoverzichtelijkheid (behoefte aan een omvormtabel) Onvindbaarheid van de Online lessen Niet iedereen fulltime online Teveel enquêtes Sharpoint moet op alle devices en vanuit alle programma’s werken: Portal werkt niet altijd op Google Chrome, Roosterapp werkt niet op Android. Ik heb behoefte aan een Fontys Dropbox, met genoeg ruimte om als groep in te werken. Een grootschalige interactie en samenwerking via een social intranet. Verborgen kennis binnen Fontys Sporthogeschool zichtbaar maken Een persoonlijk profiel voor iedere docent en student met zijn/haar expertisegebieden. Op deze manier kan ik zelf mijn sparringpartner(s) vinden én aanspreken Door elkaar online te ontmoeten (middels trefwoorden) maak je de school kleiner
Het eenvoudig inleveren van producten op één plek en in één systeem (directe check op plagiaat) Gelijke procedures rondom inleveren, beoordelen en feedback geven (voor alle docenten binnen de gestelde tijd). Mondelinge feedback: zegt iets over de manier van reageren. Indien de docent feedback digitaal inspreekt zegt dat meer over hoe hij het vindt (intonatie) Goed om digitaal te beoordelen. Maar als ik behoefte heb aan persoonlijke toelichting moet dat mogelijk zijn. Eindgesprekken en stagebeoordeling face-to-face, andere onderdelen kunnen online beoordeeld worden. Een sociale component toevoegen binnen ‘mijn sporthogeschool’. Daarbij wordt de traditionele behoefte om informatie te publiceren en te delen overigens niet vervangen Meer interactief (samen)werken: Ik kan online colleges of items volgen, berichten ‘liken’ en erop reageren. Als een docent niet op school is (maar wel werkt), is hij via mail, Lync, Facetime of telefonisch wél bereikbaar. ‘Bereikbaar zijn’ staat gelijk aan reageren: Zo voorkomt de docent dat hij wordt overspoeld met mail. Docenten verspreiden informatie naar eigen inzicht. Studenten moeten zich aan formats en criteria houden, dus docenten ook. Stuur het nieuws of via mail, òf via mijn nieuws. Niet het ene hier en het andere daar. Ik ontvang graag pushberichten (ziekmeldingen) via mijn Smartphone. Communicatie over ziekmeldingen ook via infoschermen en het aan- en afwezigheidsbord. Ik wil graag informatie kunnen filteren op een specifieke klas/groep/leerarrangement. Ik wil een persoonlijk profiel voor docenten/studenten waar studenten vragen op kunnen stellen en kunnen zien welke vragen al zijn gesteld, bijv. met FAQ Leesbevestiging ontvangen als docenten mail hebben gelezen. Ik ben erg druk en wil daarom documenten/presentaties/berichten snel terug kunnen vinden. Ik heb behoefte aan een archief functie én zoekfunctie Zoekfunctie op portal werkt niet, ik heb behoefte aan filters. Middels een omvormtabel mijn studie elementen koppelen aan de juiste studie-inhoud (bij herkansing bijvoorbeeld) Ik wil met een docent een afspraak kunnen maken via zijn digitale agenda. Persoonlijke aandacht blijf ik belangrijk vinden. Portal-applicatie voor telefoon en tablet Mogelijkheid tot rapporteren foutieve communicatie docent. Ideale situatie = een inleverpunt voor alle opdrachten en producten met verschillende mappen: - beroepsproducten - werkplekleren - feedback . Een centraal inleverpunt wat werkt (voldoende capaciteit) Feedback op producten moet behouden blijven voor portfolio (Archieffunctie) Bij inleverpunt moet auto-reply komen wanneer docent het product heeft geopend. Ik wil nieuwsberichten die voor mij belangrijk zijn kunnen opslaan of bewaren. Ieder leerarrangement is een groep. Een Fontys App die persoonlijk is na éénmaal inloggen Melding in mailbox/pushbericht bij teruggave beroepsproducten en tentamenpunten Videocollege van elk hoorcollege Geen verplichte colleges. Ik ben zelf verantwoordelijk.
Waar doe ik mijn werk
Ik volg mijn studie het liefst tijd- en plaatsonafhankelijk
Welke apparaten heb ik ter beschikking?
Ik werk met een Computer, heb een Tablet en een privé smartphone. Als ik het internet of de Portal wil raadplegen doe ik dat zowel op de opleiding als vanuit huis. Mijn mobiele telefoon heb ik dag en nacht aanstaan. Ik kan dus
wijzigingen in mijn rooster direct in mijn agenda zien en mail direct beantwoorden Ik wil pushberichten ontvangen via de lesroosterapp van Fontys
Hoe is mijn kennis van computers/ software
Niets is te gek, ik ben altijd op zoek naar een nog betere oplossing.
Wat Astrid wil meegeven
Jeroen en Astrid zijn beiden gemotiveerd. Ik mis de ongemotiveerde student (de luie student die naar school gaan omdat ze moeten). Kanttekening: wat niet goed is kan wel goed worden. Als Track and Trace-systeem werkt is het ideaal, maar is dit reëel? Verantwoordelijkheid ligt bij de student om uit te zoeken om actuele lesinformatie te vinden. Let op versnippering verspreiding informatie ECA uren / vacatures
Bijlagen Bijlage I
Casus Ben op basis van vragenlijsten & datavisualisatie
1 Gepersonaliseerd 2 samenwerken 3 begeleiden beoordeling feedback 4 Informeren 5 Ontmoeten 6 Communicatiemiddelen Ik vind het prettig dat informatie op een gepersonaliseerde manier wordt aangereikt. Onderwijs- en organisatie-informatie dient voor mij in hapklare brokken te worden aangereikt. Ik wil mijn tijd liever besteden aan zaken die écht nodig zijn om mijn werk goed te doen. Een afname van het aantal e-mails dat ik ontvang en verstuur is zeer wenselijk, maar ik weet niet zo goed hoe ik dit moet aanpakken. Samenwerken in een digitale omgeving is voor mij leren omgaan met onvoorspelbaarheid, onbetrouwbaarheid (o.a. door het kwijtraken van documenten) en minder controle. De opzet en structuur van de Portal of N-schijf is voor mij duidelijk, alleen niet iedereen werkt volgens dezelfde methode en structuur. Ik kan geplaatste of gedeelde informatie en documenten daarom niet altijd vinden. Dat maakt het dat ik liever voor de veilige weg kies: printen of die persoon vragen om het document één op één te mailen. Als het gaat over het beoordelen, begeleiden of feedback geven aan studenten dan merk ik dat ik best terughoudend ben om nieuwe technologieën toe te passen. Ik snap het niet meteen en denk dan dom over te komen. Ik ben vóór persoonlijke beoordeling en begeleiding van de student, maar de rol van technische ontwikkelingen hierin, is in mijn ogen minimaal. Een goede plagiaatcheck vind ik hiervan een goed voorbeeld. Voor het opnemen van Weblectures zou ik dan toch écht een training op maat nodig hebben. Feedback geef ik ook graag persoonlijk terug in een face-to-face gesprek. Ik wil graag geïnformeerd worden over management- en onderwijsontwikkelingen middels periodiek inhoudelijke overleggen. Deze overleggen zijn integraal gepland in mijn lesrooster en worden gecommuniceerd aan het begin van het jaar. Nu worden mededelingen vaak tijdens een informatieborrel gepusht op het moment dat iets al besloten is. Hierdoor ontbreekt de inhoudelijke discussie. Ik heb behoefte aan een oplossing waarbij ik persoonlijk een terugkoppeling krijg over onderwerpen die mij persoonlijk interesseren en dat er standaard een centrale terugkoppeling gaat naar alle medewerkers . Zo krijgen we meer zicht in ontwikkelingen en behoudt het Managementteam de feeling met de ideeën van de collega’s op de werkvloer. Als het gaat over intern communicatienieuws dan zou ik graag op de hoogte gehouden willen worden van alle inspanningen die studenten en docenten leveren. We leveren namelijk prachtige projecten en onderzoeken op. Ik zie en lees er alleen zo weinig van terug. Deel dat positieve nieuws met elkaar. Ik wil als medewerker zelf dit bericht intern publiceren zodat anderen kunnen reageren. Ik zou het ook mooi vinden als er naast de informatieschermen en in het nieuwsbulletin op de Portal ergens in het gebouw een soort fysieke etalage zouden zijn, waar ik ‘real life’ kan zien wie met welke projecten en onderzoeken allemaal bezig is. Een mooi inloopmoment om meer informatie met elkaar te delen en van gedachte te wisselen: zo krijgt het project (én de mensen die erachter zitten) écht een gezicht. Ik deel mijn kennis graag met mijn collega’s. Maar wél in een informele setting. Ik weet namelijk niet zo goed hoe ik met formele communicatiesystemen als Lync om moet gaan. Dat is voor mij puur praktisch. In mijn ideale wereld is Sporthogeschool voor een ieder een ‘home away from home’: een tweede thuis waar we de ruimte hebben om elkaar serieus en ook informeel te ontmoeten. Persoonlijk contact met mijn studenten, stagebegeleiders of collega’s staat bij mij voorop. Ik ben dan ook vijf dagen per week in of rondom het gebouw van Sporthogeschool te vinden. Afspraken kun je met me maken aan het einde van de les; zo kan ik wellicht ook het aantal e-mails terugdringen. Het communicatiever maken van onze collega’s en studenten met behulp van de juiste communicatiemiddelen is natuurlijk een belangrijk issue. Zelf ben ik veel persoonlijk aanwezig en dus via telefoon ben ik minder goed bereikbaar. Een voicemail kun je ook niet inspreken. Op mail reageer ik laat en van Lync weet ik niet eens hoe dat werkt. Zoek in het gebouw en gij zult vinden. Ik heb een oude Nokia telefoon zonder internetverbinding. De iPad wordt goed gebruikt door mijn kinderen, die moeten mij nog regelmatig uitleggen hoe je een App installeert. Op het werk maak ik gebruik van een laptop die ik aan het einde van de dag in mijn locker achterlaat. Als ik internet of portal wil raadplegen doe ik dat ’s morgens voor aanvang van mijn lessen.
Ik realiseer me echter ook dat als we allemaal anders communiceren, dit verwarrend werkt voor studenten. De technische oplossingen die geboden worden, moeten daarom voor mij eenvoudig en logisch werken.
Bijlage II
Casus Britt op basis van vragenlijsten & datavisualisatie
1 Gepersonaliseerd 2 Samenwerken 3 Begeleiden beoordeling feedback 4 Informeren 5 Ontmoeten 6 Communicatiemiddelen Ik wil op de hoogte blijven van alle ontwikkelingen binnen de organisatie waar mijn persoonlijke interesse naar uit gaat. Ik zoek dan via een trefwoord en kan alle basis trefwoorden ‘vastpinnen’. Alle overige informatie wil ik niet ontvangen: ik maak graag zelf mijn persoonlijke keuzes hierin. Ik zou het fijn vinden als er binnen Sporthogeschool sprake zou zijn van grootschalige interactie en samenwerking via een social intranet. Een directe, snelle en laagdrempelige online communicatie tussen medewerkers onderling, studenten onderling en tussen medewerker en student. Onderwijs of organisatie-informatie wordt gedeeld en is gekoppeld aan hashtags. Op die manier wordt verborgen kennis binnen de organisatie zichtbaar gemaakt. Iedere medewerker heeft een eigen profiel waarin onder andere zijn/haar expertisegebieden zijn opgenomen. Op deze manier kan ik mijn ideale team / sparringpartner samenstellen of aanspreken. Al met al ‘Mijn Sporthogeschool á la Facebook / twitter/Linkedin . Ik vind het leuk om te experimenteren. Met name als het gaat over begeleiden van studenten in de breedste zin van het woord. Zo heb ik onlangs mijn lessen Online opgenomen en via een Online Catalogus beschikbaar gesteld aan studenten. Daarnaast ben ik tijdens begeleidingsuren de diepte met ze ingegaan. Online kon ik zien hoe mijn colleges gewaardeerd werden. Mijn Online vragenuur via Lync en de ‘Question en Answer tool’ werd goed door de studenten gebruikt. Overige weblectures, opgenomen in de collegezaal, die in dat arrangement aan bod kwamen, werden overigens in diezelfde Catalogus aangeboden. Ik zou graag willen kijken hoe ik dit ook kan delen met mijn directe collega’s. Het zou mij veel werk schelen als ik in een digitale omgeving zou werken waar de student het product eenvoudig inlevert op één plek, waar het direct op plagiaat gecheckt wordt. Vervolgens kan ik tags koppelen aan mijn feedback en dat per product invoegen als die feedback van toepassing is. Ik kan mondelinge feedback opnemen en beroepsproducten ‘ranken’ op basis van niveaucriteria. Als je per criterium gerankt hebt dan rolt de beoordeling er automatisch uit. Verder juich ik social intranet erg toe om mijn medecollega’s te informeren over besluiten én natuurlijk om geïnformeerd te worden: we vervangen de traditionele behoefte om informatie te publiceren en te delen niet, maar voegen een extra sociale component toe. Dus fysieke overleggen blijven bestaan, af en toe gevolgd via Facetime als ik niet aanwezig kan zijn, maar middels het aanmaken van profielen of blogs kan ik besproken items naar keuze altijd achteraf inzien. Ik kan collega’s of items volgen, berichten ‘liken’ en reageren. Op die manier kan een team meningen peilen, mijlpalen aankondigen of een interessante online discussie starten. Overigens ook een ideale mogelijkheid om studenten te informeren en te laten reageren. De eerste stappen zijn voorzichtig gezet om de Portal te gebruiken als een dynamisch samenwerkplatform waar ruimte is voor medewerkers om te ontmoeten. Portal zou in mijn ogen een 'online koffiecorner-effect' moeten hebben waar zowel de student als de medewerker elkaar ontmoeten: wanneer hij maar wil en waar hij maar wil. Social intranet werkt namelijk ook uitstekend op smartphone en tablet. Medewerkers en/of studenten die elkaar niet of niet zo goed kennen worden verbonden op onderwerp, vraag of interesse. Een soort Facebook maar dan voor Sporthogeschool vrienden! Ik werk met een iPad (zowel in de les als achter mijn bureau), een laptop van school en ik heb een privé smartphone. Als ik het internet of de Portal wil raadplegen doe ik dat zowel op het werk als vanuit huis. In mijn ideale wereld bestaat er tot slot nog een soort ‘Personal Track and Trace systeem’. Als ik thuis werk ben ik via mail, Lync, Facetime of telefonisch gewoon bereikbaar. Zowel voor studenten als voor medewerkers. Communicatiesystemen als een aan- en afwezigheidsbord, zien dat ik wel bereikbaar ben, maar niet in het gebouw ben. Ben ik bijvoorbeeld ziek? Dan hoef ik dit maar via mijn Smartphone vóór 8.00 met één druk op de digitale knop kenbaar te maken. De mobiele versie van de Portal, die gebruiksvriendelijk en strak is vormgegeven en die ik op mijn Smartphone kan bekijken, ziet gelijk dat ik het ben. Via een overzichtelijke navigatie kan ik iedereen in één keer waarschuwen.
Zo krijgt mijn teamleider (de applicatie weet wie dat is) een sein, studenten die specifiek les van me hebben worden automatisch geïnformeerd middels een pushbericht, roosters voor die dag worden aangepast, en Lync laat zien dat ik ziek ben. Medewerkers krijgen de mededeling aan het begin van de dag, informatieschermen tonen mijn afwezigheid en het aan en afwezigheidsbord, communiceert dezelfde boodschap. En dat allemaal met één druk op de knop!
Bijlage III
Casus Jeroen op basis van vragenlijsten & datavisualisatie
1 Gepersonaliseerd 2 samenwerken 3 begeleiden beoordeling feedback 4 Informeren 5 Ontmoeten 6 Communicatiemiddelen Ik vind het prettig als informatie op een gepersonaliseerde manier wordt aangeboden. Onderwijsmateriaal en overige informatie vanuit de opleiding dienen mij in hapklare brokken te bereiken. Ik wil mijn tijd liever besteden aan zaken die écht nodig zijn om mijn studie succesvol af te ronden. Het zou mij dan ook veel tijd schelen als berichten worden geplaatst onder ‘mijn nieuws’ en ik zelf kan bepalen wanneer ik een persoonlijke terugkoppeling krijg over onderwerpen die mij in die fase van mijn studie aangaan. Samenwerken in een digitale omgeving is voor mij wel even wennen. Samenwerken met anderen, soms op afstand en met veel eigen verantwoordelijkheid, is voor mij leren omgaan met onvoorspelbaarheid, onbetrouwbaarheid (o.a. door het kwijtraken van documenten) en minder controle. Samenwerken gebeurt in mijn huidige projectgroep via What’s app en Dropbox of vergelijkende diensten. Daar is de docent natuurlijk geen lid van. Als het gaat over het beoordelen, begeleiden of feedback geven op mijn producten, dan lijkt het wel of alle docenten op individuele eilandjes zitten en hun eigen regels maken m.b.t. feedback geven en beoordelen. Het plaatsen of inleveren van verschillende documenten op verschillende plaatsen én docenten die daarin zelf hun regels bepalen, zorgt ervoor dat het geheel onoverzichtelijk wordt. Ik ben daarom best terughoudend om nieuwe technologieën toe te passen. Ik ben dus wél voorstander van één centraal inleverpunt, dat altijd werkt, en waar ik al mijn producten digitaal inlever, maar niét van eigen gemaakte regels van docenten over de toepassing daarvan. De procedure rondom de inleverlocatie, feedback geven, beoordelen en deadlines dient dus voor alle docenten én studenten helder én eenvoudig te zijn. Deze afspraken en het daadwerkelijk nakomen daarvan, creëert structuur en overzicht. Ik word te weinig geïnformeerd via ‘Mijn nieuws’. Er wordt vaak uitgegaan van het feit dat we overal zelf wel achter kunnen komen. Dat is echter niet het geval: vaak is het echter zoeken naar een speld in een hooiberg die iedere docent op een andere manier verstopt. Ik wil als student zelf berichten kunnen publiceren zodat anderen kunnen reageren. Op die manier hoef ik mijn antwoord niet altijd bij een docent of examencommissie te halen. Over het algemeen moet ik dan vaak lang wachten op een antwoord terwijl iemand anders, die een soortgelijke ervaring heeft gehad, mij wellicht veel beter en sneller verder kan helpen. Docenten ontmoet ik het liefst ‘real life’. Dat werkt toch beter dan per mail bij de meesten. Tussentijdse feedback ontvang ik daarom graag persoonlijk tijdens een face-to-face gesprek. Het schijnt dat je docenten ook via een soort MSN-programma kunt benaderen en elkaar zo Online kunt ‘ontmoeten’ voor een feedback moment. Ik weet echter niet zo goed hoe ik als student met dergelijke communicatiesystemen naar docenten toe om moet gaan. Ik heb het namelijk één keer geprobeerd: de desbetreffende docent bleek al 320 dagen offline te zijn. Wederom maakt iedereen zijn eigen regels hierin. Vaak merk ik dat docenten buiten de lessen om, minder goed bereikbaar zijn. De telefoon staat vaak uit en een voicemail kan ik dan niet inspreken. Op mail reageren ze vaak niet of erg laat. Bovendien houden niet alle docenten consequent bij of ze in het gebouw zijn via het aanwezigheidsbord. Als een docent niet altijd aanwezig is op school, wordt hij op deze manier behoorlijk onbereikbaar. Ook zou ik het prettig vinden als tentamenroosters, jaarroosters en lesroosters op één manier én geïntegreerd, worden aangeboden. Dat biedt overzicht. Tot slot merk ik dat de communicatie tussen docenten onderling wel eens te wensen over laat. Dat zorgt ervoor dat ik én mijn klasgenoten de vraag per e-mail bij meerdere docenten neerleg. Een bericht op Portal met een passend antwoord voor iedereen die daarin geïnteresseerd is, zou ervoor zorgen dat docenten niet tientallen e-mails per dag ontvangen met dezelfde vraag.
Bijlage IV
Casus Astrid op basis van vragenlijsten & datavisualisatie
1 Gepersonaliseerd 2 Samenwerken 3 Begeleiden beoordeling feedback 4 Informeren 5 Ontmoeten 6 Communicatiemiddelen Ik wil op de hoogte blijven van alle ontwikkelingen binnen de organisatie waar mijn persoonlijke interesse naar uit gaat. Ik zoek dan via een trefwoord en kan alle basis trefwoorden ‘vastpinnen’. Alle overige informatie is voor mij ballast en wil ik niet ontvangen: ik maak graag zelf mijn persoonlijke keuzes hierin. Ik zou het fijn vinden als er binnen Sporthogeschool sprake zou zijn van grootschalige interactie en samenwerking via een social intranet. Een directe, snelle en laagdrempelige online communicatie tussen docent en student en studenten onderling. Onderwijs of organisatie-informatie wordt gedeeld en is gekoppeld aan hashtags. Op die manier wordt verborgen kennis binnen Fontys Sporthogeschool zichtbaar gemaakt. Iedere docent en student heeft een eigen profiel waarin onder andere zijn/haar expertisegebieden middels trefwoorden zijn opgenomen. Op deze manier kan ik zelf mijn sparringpartner(s) vinden én aanspreken. Aangezien ik druk ben met mijn studie, dansschool en bijbaan, vind ik het prettig dat ik de lesstof steeds vaker tijd- en plaatsonafhankelijk kan bestuderen. Zo worden steeds vaker lessen van te voren Online opgenomen of ter plekke in de collegezaal, in de vorm van een weblecture. De inhoud wordt via een Online Catalogus beschikbaar gesteld. Ik bestudeer deze stof voor aanvang van de les, maar wél wanneer het mij uitkomt. Tijdens werkcolleges gaat de docent de diepte met ons in. Ik vind het fijn dat ik, als ik stof niet goed begrijp, de Online les zo vaak kan herhalen als ik wil. Ik heb zelfs al dankbaar gebruik gemaakt van de ‘Question en Answer tool’ bij één van de Online lessen. Ik stelde een vraag over de inhoud van een dia en een kwartier later stuurde de docent al een antwoord. Een Online vragenuur via Lync, een zogenaamd MSN Programma van Fontys, zou voor mij dan ook absoluut geen probleem zijn. Het eenvoudig inleveren van producten op één plek en in één systeem zou voor mij écht een uitkomst zijn. Tevens een plek waar het product direct op plagiaat gecheckt wordt. Ik merk namelijk dat andere studenten vaak iets te graag willen kijken hoe ik iets heb aangepakt. Ik hoef niet persé face to face feedback: mondelinge en schriftelijke feedback mag de docent opnemen en toevoegen aan het beroepsproduct zelf. Natuurlijk wél binnen de afgesproken tijd. Dus één inleverpunt vind ik een goed idee: onder voorbehoud dat het altijd en overal werkt en procedures op eenzelfde manier toegepast worden. Naast samenwerken juich ik social intranet erg toe om te informeren én om geïnformeerd te worden. Fontys Sporthogeschool vervangt de traditionele behoefte om informatie te publiceren en te delen niet, maar voegt een sociale component toe. Dus klassikale momenten om te informeren blijven bestaan, maar middels het aanmaken van trefwoorden, profielen of blogs kan ik besproken lesthema’s altijd achteraf inzien. Ook zie ik gelijk welke literatuur vanuit de E-libary aansluit op deze thema’s omdat deze aan dezelfde hastags verbonden zijn. Op deze manier kan ik colleges of items volgen, berichten ‘liken’ en erop reageren. Op die manier kan mijn projectgroep bijvoorbeeld meningen peilen, kan een docent mijlpalen aankondigen of kan ik zelf een interessante online discussie starten. De Portal zou in mijn ogen een 'online koffiecorner-effect' moeten hebben waar zowel de student als de docent elkaar op een informelere manier ontmoeten: wanneer hij maar wil en waar hij maar wil. Social intranet werkt namelijk ook uitstekend op smartphone en tablet. Docenten en/of studenten die elkaar niet of niet zo goed kennen worden verbonden op onderwerp, vraag of interesse. Een soort Facebook maar dan voor Sporthogeschool vrienden! In mijn ideale wereld bestaat er tot slot nog een soort ‘Personal Track and Trace systeem’ die docenten kan volgen. Als een docent bijvoorbeeld niet op school is, is hij via mail, Lync, Facetime of telefonisch wél gewoon bereikbaar. ‘Bereikbaar zijn’ staat overigens bij mij gelijk aan reageren. Zo voorkomt de docent dat hij wordt overspoeld met mail. Ik zie op het aan- en afwezigheidsbord, dat deze docent wel bereikbaar en dus aanspreekbaar is, maar niet fysiek in het gebouw is. Is een docent tot slot ziek? Dan krijg ik, omdat ik die dag les heb van hem, ’s morgens gelijk persoonlijk een pushbericht via mijn Smartphone. Mocht ik al in het gebouw zijn: dan zie ik dit onmiddellijk via de infoschermen en het aan en afwezigheidsbord.
